Đánh giá (audit) Tiêu chuẩn ISO 19011:2018 định nghĩa như sau: Đánh giá là quá trình có hệ thống, độc lập và được lập thành văn bản để thu được bằng chứng khách quan và xem xét đánh giá chúng một cách khách quan để xác định mức độ thực hiện các chuẩn mực đánh giá. Có hệ thống nói lên việc đánh giá phải thiết lập mục tiêu đánh giá, chương trình đánh giá, kế hoạch đánh giá, phân bổ nguồn lực cho đánh giá, tổng kết đánh giá. Tính độc lập nghĩa là đánh giá phải được thực hiện khách quan, vô tư không chịu áp lực từ bên nào, không có sự xung đột về lợi ích hoặc mâu thuẫn nào. Chuyên gia phải độc lập, nếu có thể chuyên gia không nên tự đánh giá công việc của mình hoặc không có mối quan hệ lợi ích với bên được đánh giá. Bản chất của quá trình đánh giá là quá trình so sánh giữa chuẩn mực đánh giá và thực tế vận hành để xác định mức độ thực hiện và tuân thủ các chuẩn mực đánh giá. Thông thường hoạt động đánh giá được chia làm 3 nhóm, đánh giá bên thứ nhất, đánh giá bên thứ 2 và đánh giá bên thứ 3. Đánh giá nội bộ thường được gọi là đánh giá của bên thứ nhất, do tổ chức tự thực hiện hoặc thực hiện với danh nghĩa của tổ chức (tự đánh giá nội bộ). Đánh giá bên ngoài bao gồm đánh giá của bên thứ hai và bên thứ ba. + Đánh giá của bên thứ hai được tiến hành bởi các bên quan tâm tới tổ chức, như khách hàng hoặc người khác với danh nghĩa của khách hàng (đánh giá của khách hàng, các bên liên quan như cơ quan quản lý,...); + Đánh giá bên thứ ba được tiến hành bởi tổ chức đánh giá độc lập, như tổ chức cấp chứng nhậnđăng ký sự phù hợp hoặc cơ quan quản lý (đánh giá chứng nhận). 2. Đánh giá sự phù hợp (conformity assessment) Tiêu chuẩn ISOIEC 17000 : 2020 định nghĩa rằng: Đánh giá sự phù hợp chứng minh rằng các yêu cầu cụ thể được đáp ứng. CHÚ THÍCH: Đánh giá sự phù hợp bao gồm các hoạt động được định nghĩa ở nơi khác trong tài liệu này, chẳng hạn như nhưng không giới hạn ở thử nghiệm, thanh tra, xác nhận, xác minh, chứng nhận và công nhận. 3. Đánh giá kết hợp (combined audit) Tiêu chuẩn ISO 19011:2018 định nghĩa như sau: Đánh giá kết hợp là hoạt động đánh giá được thực hiện đồng thời trên hai hay nhiều hệ thống quản lý cho chỉ một bên được đánh giá. CHÚ THÍCH 1: Khi hai hay nhiều hệ thống quản lý cho các lĩnh vực cụ thể được tích hợp vào một hệ thống quản lý thì được gọi là hệ thống quản lý tích hợp. Đánh giá kết hợp là đánh giá một lúc nhiều tiêu chuẩn của bên được đánh giá, ví dụ đánh giá ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 cùng một lần đánh giá. Trong trường hợp bên được đánh giá đã tích hợp hai hay nhiều tiêu chuẩn vào một hệ thống quản lý chung thì đánh giá như vậy gọi là đánh giá tích hợp.Nguyễn Hoàng Em – Lead auditor Trang 8 4. Đồng đánh giá (joint audit) Tiêu chuẩn ISO 19011:2018 định nghĩa như sau: Đồng đánh giá là hoạt động đánh giá được thực hiện cho chỉ một bên được đánh giá bởi hai hay nhiều tổ chức đánh giá. Trong trường hợp 2 hay nhiều tổ chức thực hiện đánh giá cùng một bên được đánh giá gọi là đồng đánh giá. Ví dụ như hai tổ chức chứng nhận cùng đánh giá một doanh nghiệp, một bên đánh giá tiêu chuẩn ISO 14001 và một bên đánh giá tiêu chuẩn ISO 45001. 5. Chương trình đánh giá (audit programme) Tiêu chuẩn ISO 19011:2018 định nghĩa như sau: Chương trình đánh giá các sắp đặt cho tập hợp một hay nhiều cuộc đánh giá được hoạch định cho một khoảng thời gian cụ thể và nhằm mục đích cụ thể. Thông thường, đối với đánh giá bên thứ 3 thường có hai chương trình đánh giá, một chương trình đánh giá cho một chu kỳ đánh giá 3 năm và một chương trình đánh giá cho 1 kỳ đánh giá. Chương trình đánh giá được đề cập chi tiết trong chương 4. 6. Phạm vi đánh giá (audit scope) Tiêu chuẩn ISO 19011:2018 định nghĩa như sau: Phạm vi đánh giá là mức độ và ranh giới của một cuộc đánh giá. Chú thích 1: Phạm vi đánh giá thường bao gồm mô tả về các địa điểm thực và ảo, các chức năng, các đơn vị thuộc tổ chức, các hoạt động và quá trình, cũng như khoảng thời gian tiến hành. Chú thích 2: Địa điểm ảo là nơi tổ chức thực hiện công việc hoặc cung cấp dịch vụ bằng môi trường trực tuyến cho phép các cá nhân ở địa điểm thực bất kỳ thực thực thi các quá trình. Mức độ là miêu tả số lượng sản phẩm, quá trình dịch vụ cần thực hiện đánh giá; Ranh giới nói lên địa điểm được đánh giá, số lượng phòng ban được đánh giá. Tóm lại, phạm vi đánh giá bao gồm các yếu tố sau: Địa điểm hoặc số lượng địa điểm được đánh giá; Phòng ban được đánh giá (nếu có); Phạm vi loại trừ (nếu có); Số lượng sản phẩm, dịch vụ, quá trình được đánh giá. Phạm vi đánh giá được đề cập trong chương 3. 7. Kế hoạch đánh giá (audit plan) Tiêu chuẩn ISO 19011:2018 định nghĩa như sau: Kế hoạch đánh giá là sự mô tả các hoạt động và sắp xếp cho một cuộc đánh giá. Các hoạt động và sắp xếp trong đánh giá có thể bao gồm: Mục tiêu đánh giá; Chuẩn mực đánh giá; Phạm vi đánh giá, gồm việc nhận biết các đơn vị tổ chức và chức năng hay các quá trình được đánh giá; Ngày và địa điểm tiến hành hoạt động đánh giá tại chỗ, bao gồm việc thăm các địa điểm tạm thời và các hoạt động đánh giá từ xa, khi thích hợp; Khoảng thời gian dự kiến của hoạt động đánh giá tại chỗ;
Các thuật ngữ và nguyên tắc đánh giá
I THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA
Tiêu chuẩn ISO 19011:2018 định nghĩa đánh giá là một quá trình hệ thống, độc lập và được lập thành văn bản, nhằm thu thập bằng chứng khách quan Quá trình này cho phép xem xét và đánh giá một cách khách quan để xác định mức độ thực hiện các chuẩn mực đánh giá.
Hệ thống đánh giá cần thiết lập mục tiêu rõ ràng, xây dựng chương trình và kế hoạch đánh giá cụ thể, phân bổ nguồn lực hợp lý và thực hiện tổng kết đánh giá hiệu quả.
Tính độc lập trong đánh giá là yếu tố quan trọng, yêu cầu phải thực hiện một cách khách quan và vô tư, không bị ảnh hưởng bởi áp lực bên ngoài Chuyên gia cần duy trì sự độc lập, tránh tự đánh giá công việc của mình và không có mối quan hệ lợi ích với đối tượng được đánh giá để đảm bảo tính chính xác và công bằng trong quá trình đánh giá.
Quá trình đánh giá là sự so sánh giữa các chuẩn mực và thực tế vận hành, nhằm xác định mức độ thực hiện và tuân thủ các tiêu chí đã đề ra.
Thông thường hoạt động đánh giá được chia làm 3 nhóm, đánh giá bên thứ nhất, đánh giá bên thứ 2 và đánh giá bên thứ 3
Đánh giá nội bộ, hay còn gọi là đánh giá của bên thứ nhất, là quá trình mà tổ chức tự thực hiện hoặc thực hiện dưới danh nghĩa của tổ chức, thường được gọi là tự đánh giá nội bộ.
- Đánh giá bên ngoài bao gồm đánh giá của bên thứ hai và bên thứ ba
Đánh giá của bên thứ hai được thực hiện bởi các bên có liên quan đến tổ chức, bao gồm khách hàng và các cá nhân hoặc tổ chức khác đại diện cho khách hàng, như các cơ quan quản lý và các bên liên quan khác.
2 Đánh giá sự phù hợp (conformity assessment)
Tiêu chuẩn ISO/IEC 17000 : 2020 định nghĩa rằng: Đánh giá sự phù hợp chứng minh rằng các yêu cầu cụ thể được đáp ứng
Đánh giá sự phù hợp bao gồm nhiều hoạt động như thử nghiệm, thanh tra, xác nhận, xác minh, chứng nhận và công nhận, được định nghĩa rõ ràng trong tài liệu này.
3 Đánh giá kết hợp (combined audit)
Tiêu chuẩn ISO 19011:2018 quy định rằng đánh giá kết hợp là hoạt động đánh giá diễn ra đồng thời trên hai hoặc nhiều hệ thống quản lý, nhưng chỉ một bên được đánh giá.
Hệ thống quản lý tích hợp là sự kết hợp của hai hoặc nhiều hệ thống quản lý cho các lĩnh vực cụ thể vào một hệ thống duy nhất Đánh giá kết hợp cho phép thực hiện đánh giá nhiều tiêu chuẩn cùng một lúc, chẳng hạn như ISO 9001:2015 và ISO 14001:2015 trong cùng một quy trình đánh giá.
Đánh giá tích hợp xảy ra khi bên được đánh giá kết hợp hai hoặc nhiều tiêu chuẩn vào một hệ thống quản lý chung.
4 Đồng đánh giá (joint audit)
Tiêu chuẩn ISO 19011:2018 quy định rằng đồng đánh giá là quá trình đánh giá được thực hiện cho một bên duy nhất, nhưng bởi hai hoặc nhiều tổ chức đánh giá khác nhau.
Khi hai hoặc nhiều tổ chức cùng thực hiện đánh giá một bên được đánh giá, quá trình này được gọi là đồng đánh giá Chẳng hạn, hai tổ chức chứng nhận có thể cùng đánh giá một doanh nghiệp, một bên kiểm tra tiêu chuẩn ISO 14001 và bên kia kiểm tra tiêu chuẩn ISO 45001.
5 Chương trình đánh giá (audit programme)
Tiêu chuẩn ISO 19011:2018 quy định chương trình đánh giá, bao gồm việc tổ chức một hoặc nhiều cuộc đánh giá được lập kế hoạch trong một khoảng thời gian xác định, nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể.
Chương trình đánh giá được đề cập chi tiết trong chương 4
6 Phạm vi đánh giá (audit scope)
Tiêu chuẩn ISO 19011:2018 định nghĩa như sau: Phạm vi đánh giá là mức độ và ranh giới của một cuộc đánh giá
Tổng quan về quá trình chứng nhận
Về cơ bản quá trình chứng nhận có thể chia làm các bước như sau:
Hình 2.1 Tóm tắt quá trình chứng nhận
Khi có nhu cầu đăng ký chứng nhận, khách hàng liên hệ với Tổ chức chứng nhận để được hướng dẫn trình tự và báo giá
Nhân viên bán hàng của Tổ chức chứng nhận sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp các thông tin cần thiết để xem xét đăng ký chứng nhận, bao gồm: a) Phạm vi chứng nhận mong muốn; b) Thông tin chi tiết về tổ chức đăng ký, như tên, địa chỉ, quy trình, nguồn lực và nghĩa vụ pháp lý; c) Nhận diện các quy trình sử dụng nguồn bên ngoài có thể ảnh hưởng đến sự phù hợp; d) Các tiêu chuẩn hoặc yêu cầu chứng nhận mong muốn; e) Thông tin về việc sử dụng tư vấn hệ thống quản lý, nếu có Để thu thập thông tin, Tổ chức chứng nhận thường gửi phiếu "Bảng câu hỏi – Questionnaire" cho khách hàng.
2 Xem xét đăng ký chứng nhận
Sau khi thu thập đầy đủ thông tin từ khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ phối hợp với Quản lý chứng nhận của Tổ chức chứng nhận để xem xét các thông tin liên quan.
Khách hàng đăng ký chứng nhận
Xem xét đăng ký chứng nhận
Xây dựng chương trình đánh giá
Phê duyệt chương trình đánh giá
Báo giá và thỏa thuận hợp đồng Đánh giá giai đoạn 1
Giải quyết vấn đề trong đánh giá giai đoạn 1 Đánh giá giai đoạn 2
Giải quyết vấn đề trong đánh giá giai đoạn 2
Quyết định chứng nhận lần đầu
Xác nhận lại chương trình đánh giá và thời gian đánh giá kỳ giám sát 1 Đánh giá giám sát
2 và theo dõi khắc phục Đánh giá chứng nhận lại Đánh giá giám sát
1 và theo dõi khắc phục
Xác nhận lại chương trình đánh giá và thời gian đánh giá kỳ giám sát 2
Xây dựng chương trình đánh giá kỳ chứng nhận lại và thỏa thuận hợp đồng cần thông tin chi tiết về tổ chức đăng ký và hệ thống quản lý, bao gồm số lượng nhân sự, lĩnh vực hoạt động, rủi ro, số ca làm việc, và các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian đánh giá Tất cả những khác biệt trong cách hiểu giữa tổ chức chứng nhận và tổ chức đăng ký phải được giải quyết Tổ chức chứng nhận cần có năng lực và khả năng thực hiện hoạt động chứng nhận để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình đánh giá.
- Xem xét hiện tại mình có đủ chuyên gia có đủ năng lực trong lĩnh vực đó chưa hay phải tìm kiếm chuyên gia trong Tập đoàn, thuê ngoài;
Sau khi xem xét đăng ký, tổ chức chứng nhận sẽ quyết định chấp nhận hoặc từ chối đăng ký chứng nhận Nếu từ chối, tổ chức phải lập văn bản và giải thích rõ lý do cho khách hàng Dựa trên kết quả xem xét, tổ chức chứng nhận cần xác định các năng lực cần thiết cho đoàn đánh giá và cho quyết định chứng nhận.
3 Xây dựng chương trình đánh giá
Sau khi đánh giá khả năng và năng lực chứng nhận, Tổ chức chứng nhận thiết lập chương trình đánh giá cho chu kỳ 3 năm nhằm tính toán chi phí, nguồn lực và các vấn đề quan trọng khác.
Theo yêu cầu điều khoản 9.1.3 Tiêu chuẩn ISO 17021-1:2015 thì chương trình đánh giá phải bao gồm các yếu tố như bảng 2.1
Chương trình đánh giá cần xác định thời gian đánh giá cho toàn bộ chu kỳ và phương pháp lựa chọn địa điểm lấy mẫu, đặc biệt khi có chứng nhận nhiều địa điểm Nội dung này sẽ được trình bày chi tiết trong chương 4.
4 Phê duyệt chương trình đánh giá
Sau khi hoàn tất việc tính toán chương trình đánh giá, nhân viên bán hàng sẽ trình bày chương trình này lên Quản lý chứng nhận để được phê duyệt, thường gọi là Audit Team hoặc A-Team Sau khi nhận được sự phê duyệt, nhân viên bán hàng sẽ tiến hành tính toán chi phí đánh giá nhằm lập báo giá cho khách hàng.
5 Báo giá và thỏa thuận hợp đồng
Sau khi chương trình đánh giá được phê duyệt, nhân viên bán hàng sẽ thông báo giá cho khách hàng Nếu cả hai bên đồng ý với mức giá, sẽ tiến hành ký kết hợp đồng và các thỏa thuận chứng nhận, bao gồm việc sử dụng con dấu và logo chứng nhận.
Bảng 2.1 Yêu cầu tiêu chuẩn ISO 17021-1:2015 về chương trình đánh giá
Để đảm bảo hệ thống quản lý của khách hàng đáp ứng các yêu cầu chứng nhận, cần xây dựng một chương trình đánh giá cho chu kỳ chứng nhận đầy đủ Chương trình này phải xác định rõ các hoạt động đánh giá cần thiết và bao gồm các yêu cầu toàn diện đối với hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn hoặc tài liệu quy định đã chọn.
Chương trình đánh giá cho chứng nhận lần đầu bao gồm đánh giá hai giai đoạn, giám sát trong năm đầu và năm thứ hai sau quyết định chứng nhận, cùng với đánh giá chứng nhận lại trong năm thứ ba trước khi hết hạn Chu kỳ chứng nhận ba năm đầu tiên bắt đầu từ quyết định chứng nhận, trong khi chu kỳ tiếp theo bắt đầu từ quyết định chứng nhận lại Việc xác định chương trình đánh giá và các điều chỉnh cần thiết phải xem xét quy mô khách hàng, phạm vi và độ phức tạp của hệ thống quản lý, sản phẩm, quy trình, cũng như tính hiệu lực của hệ thống quản lý và kết quả từ các lần đánh giá trước.
CHÚ THÍCH 1: Phụ lục E đưa ra lưu đồ quá trình đánh giá và chứng nhận điển hình
Danh mục dưới đây liệt kê các hạng mục bổ sung cần xem xét trong quá trình xây dựng hoặc sửa đổi chương trình đánh giá Những hạng mục này cũng cần được đề cập khi xác định phạm vi đánh giá hoặc lập kế hoạch đánh giá.
- khiếu nại tổ chức chứng nhận nhận được về khách hàng;
- đánh giá kết hợp, tích hợp hoặc đồng đánh giá;
- những thay đổi về yêu cầu chứng nhận;
- những thay đổi về yêu cầu pháp lý;
- những thay đổi về yêu cầu công nhận;
- dữ liệu về việc thực hiện của tổ chức (ví dụ dữ liệu về mức độ lỗi, chỉ số kết quả thực hiện chính (KPI);
- mối quan ngại của các bên quan tâm;
CHÚ THÍCH 3: Nếu chương trình chứng nhận cụ thể của ngành công nghiệp quy định thì chu kỳ chứng nhận có thể không phải là ba năm
Cần thực hiện đánh giá giám sát tối thiểu một lần mỗi năm, ngoại trừ năm tái chứng nhận Ngày diễn ra cuộc đánh giá giám sát đầu tiên sau khi cấp chứng nhận ban đầu không được vượt quá 12 tháng kể từ ngày quyết định chứng nhận.
Xác định phạm vi đánh giá
Theo ISO 19011:2018, Phạm vi đánh giá (audit scope) là mức độ và ranh giới của một cuộc đánh giá
Phạm vi đánh giá bao gồm mô tả chi tiết về các địa điểm thực và ảo, các chức năng, đơn vị thuộc tổ chức, hoạt động và quy trình, cũng như khoảng thời gian thực hiện.
Địa điểm ảo là môi trường trực tuyến mà tổ chức sử dụng để thực hiện công việc và cung cấp dịch vụ, cho phép cá nhân từ mọi vị trí thực tế tham gia vào các quy trình một cách linh hoạt.
Phạm vi đánh giá thường có một số loại như phạm vi đánh giá nội bộ, phạm vi đánh giá chứng nhận,
I PHẠM VI ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Đối với đánh giá nội bộ thường có một cách đánh giá cơ bản:
Đánh giá toàn bộ hệ thống tổ chức là quá trình tổng thể nhằm kiểm tra các hoạt động, phòng ban và quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng Mục tiêu của đánh giá này là xác nhận rằng các yêu cầu của tiêu chuẩn hệ thống được đáp ứng, đồng thời đảm bảo rằng tất cả các quy trình đang hoạt động hiệu quả và đạt được kết quả mong muốn.
Đánh giá theo bộ phận hoặc khu vực là cần thiết để xác nhận rằng tất cả các quy trình được áp dụng trong khu vực hoặc bộ phận đều có hiệu lực và đạt được kết quả mong đợi.
Đánh giá theo sản phẩm cụ thể là một phương pháp mà tổ chức có thể áp dụng để xem xét từng quá trình liên quan đến sản xuất một sản phẩm nhất định Trong loại hình đánh giá này, các chuyên gia có thể lựa chọn số lô, số seri hoặc một dòng sản phẩm cụ thể để thực hiện việc đánh giá.
Đánh giá theo quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng tập trung vào các quy trình cụ thể, như quá trình mua hàng và kiểm soát nhà cung cấp Việc này giúp đảm bảo rằng các hoạt động trong hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện hiệu quả và đáp ứng các tiêu chuẩn đã đề ra.
II PHẠM VI ĐÁNH GIÁ BÊN THỨ 3
1 Xác nhận phạm vi đánh giá
Phạm vi đánh giá là mức độ và ranh giới của một cuộc đánh giá Một phạm vi đánh giá bao gồm bốn thành phần:
- Tên tổ chức được chứng nhận: ghi theo pháp nhân công ty
Địa chỉ hoạt động của tổ chức cần ghi theo thông tin trên giấy phép kinh doanh, bao gồm số phòng và số tầng nếu tổ chức hoạt động tại các tòa nhà văn phòng cho thuê Nếu có sự thay đổi địa chỉ do nâng cấp hoặc chia tách, sáp nhập đơn vị hành chính mà doanh nghiệp chưa cập nhật trong đăng ký kinh doanh, có thể ghi theo địa chỉ thực tế hiện tại Ví dụ, khi xã được nâng cấp thành phường, hoặc khi huyện trở thành thị xã, hay khi quận 9, quận Thủ Đức và quận 2 sáp nhập thành Thành phố Thủ Đức.
- Sản phẩm/quá trình chứng nhận
- Địa chỉ và phạm vi áp dụng của từng địa điểm nếu chứng nhận nhiều địa điểm
Khi xác định sản phẩm và quá trình chứng nhận cần phân biệt một số dạng sau:
Bên sản xuất thực hiện quy trình tiếp nhận đơn hàng và lệnh sản xuất, tiến hành mua sắm nguyên liệu, thực hiện sản xuất, bảo quản thành phẩm và cuối cùng là giao hàng đến tay khách hàng.
- Gia công: Khách hàng cung cấp nguyên vật liệu chính, công ty thực hiện gia công tạo sản phẩm và giao lại khách hàng
Lắp ráp là quá trình mà bên được đánh giá không thực hiện chế tạo sản phẩm hay các cấu phần, mà chỉ sử dụng các bán thành phẩm hoặc cấu phần được cung cấp từ nhà sản xuất khác để hoàn thiện sản phẩm Ví dụ điển hình là lắp ráp xe ô tô Khi xác định phạm vi đánh giá, cần chú ý đến một số vấn đề quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quy trình lắp ráp.
Phạm vi chứng nhận chỉ áp dụng cho các sản phẩm đang được sản xuất, không bao gồm sản phẩm tương lai chưa được sản xuất hoặc các sản phẩm đã ngừng sản xuất, thường là những sản phẩm có hồ sơ sản xuất quá 1 năm.
Phạm vi chứng nhận cần phải chỉ rõ nhóm sản phẩm cụ thể, tránh việc sử dụng các thuật ngữ chung chung Đối với sản phẩm thuộc một loại trong nhóm lớn, nếu phạm vi chứng nhận ghi tên nhóm lớn, cần bổ sung chú thích để làm rõ nhóm sản phẩm được chứng nhận, nhằm tránh sự hiểu lầm về phạm vi thực tế Chẳng hạn, nếu công ty chỉ sản xuất sản phẩm xoài sấy, phạm vi chứng nhận nên ghi là “Sản xuất nông sản sấy (Xoài sấy)”.
Khi địa chỉ hoạt động khác với địa chỉ ghi trong giấy đăng ký kinh doanh, cần làm rõ mối liên hệ pháp lý giữa hai địa chỉ này Không nên chứng nhận cho những địa điểm không có pháp nhân, ngoại trừ các địa điểm tạm thời.
- Trong trường hợp phạm vi chứng nhận là sản xuất hoặc lắp ráp thì các hoạt động chứng nhận không được 100% thuê ngoài;
1.2 Cách thức xác nhận phạm vi đánh giá
- Bước 1 - Xác nhận tính pháp lý: tính pháp lý thể hiện ở hai yếu tố chuyên gia phải kiểm tra:
+ Giấy phép kinh doanh: hai yếu tố phải kiểm tra giấy phép kinh doanh:
Địa điểm hoạt động hoặc sản xuất kinh doanh cần phải phù hợp với giấy phép kinh doanh đã được cấp Nếu doanh nghiệp là chi nhánh của một công ty, thì bắt buộc phải có giấy phép đăng ký hoạt động cho chi nhánh đó.
Để đảm bảo tính hợp lệ của sản phẩm hoặc dịch vụ đăng ký, cần kiểm tra xem chúng có nằm trong Giấy đăng ký kinh doanh hay không, thông qua mã ngành đăng ký để xác định sự phù hợp.
+ Đối với sản phẩm/dịch vụ có yêu cầu đặc biệt về pháp luật thì cần xem xét có đầy đủ giấy phép con hay không:
✓ Giấy đủ điều kiện kinh doanh, ví dụ như kinh doanh xăng dầu;
✓ Giấy chứng nhận hợp quy hoặc hợp chuẩn theo quy định;
✓ Công bố sản phẩm đối với sản phẩm thực phẩm;
Các giấy phép môi trường bao gồm giấy phép môi trường, biên bản hoàn thành các công trình bảo vệ môi trường, biên bản nghiệm thu hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC), và giấy phép sử dụng phóng xạ.
✓ Các giấy phép an toàn như giấy phép nghiệm thu tòa nhà, PCCC,…
- Bước 2 – Kiểm tra việc thiết lập các quá trình sản xuất
Xây dựng chương trình đánh giá
1 Tính ngày công đánh giá
Tùy theo tiêu chuẩn đánh giá, có nhiều hướng dẫn và quy định khác nhau về cách tính ngày công Thời gian đánh giá được hướng dẫn chi tiết trong tiêu chuẩn ISO/IEC TS 17023:2013, liên quan đến việc xác định thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý Đặc biệt, đối với các tiêu chuẩn phổ biến như ISO 9001, việc tuân thủ các quy định này là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình đánh giá.
14001, ISO 45001 thì sử dụng các hướng dẫn IAF MD5, đối với các tiêu chuẩn nhóm thực phẩm thì áp dụng tiêu chuẩn ISO 22003-1:2022
Bảng 4.1 Yêu cầu của ISO 17021-1:2015 về thời gian đánh giá
Khi xác định thời gian đánh giá, tổ chức chứng nhận cần xem xét các yếu tố quan trọng như yêu cầu của tiêu chuẩn hệ thống quản lý, mức độ phức tạp của khách hàng và hệ thống quản lý của họ, cũng như điều kiện công nghệ và quy định hiện hành Ngoài ra, việc thuê ngoài các hoạt động trong hệ thống quản lý, kết quả của các đánh giá trước đó, quy mô và số lượng địa điểm, cùng với vị trí địa lý của các địa điểm cũng cần được xem xét Hơn nữa, các rủi ro liên quan đến sản phẩm, quá trình hoặc hoạt động của tổ chức và các hình thức đánh giá kết hợp hoặc tích hợp cũng là những yếu tố quan trọng cần lưu ý.
Các yếu tố sau đây cần phải xem xét khi tính toán thời gian đánh giá và hoạch định các giai đoạn trong đánh giá:
Những điều sau đây phải được xem xét khi xác định thời gian đánh giá:
- Thời gian đánh giá chắc chắn phải được phân bổ cho các giai đoạn đánh giá, Giai đoạn
1 và Giai đoạn 2 Thời gian của Giai đoạn 1 là thường từ 0,5 đến 1 ngày Tối đa 50% tổng thời gian đánh giá có thể được phân bổ cho Giai đoạn 1
- Thời gian của Giai đoạn 2 có thể không dưới 1 ngày
- Thời gian đánh giá kỳ giám sát bằng 1/3 thời gian cần thiết cho đánh giá chứng nhận
- Thời gian đánh giá kỳ chứng nhận lại thường là khoảng 2/3 thời gian đánh giá chứng nhận
- Thời gian đánh giá tối thiểu tại hiện trường (onsite) có thể không thấp hơn 80% tổng thời gian tối thiểu
- 20% còn lại của tổng thời gian tối thiểu là dành cho việc lập kế hoạch đánh giá và viết báo cáo
- Một ngày đánh giá bao gồm 8 giờ làm việc, thời gian nghỉ ăn và thời gian di chuyển không được tính
Trong một số trường hợp đặc biệt, như chuyển đổi cơ quan chứng nhận không đủ điều kiện đánh giá hoặc hệ thống đơn giản với nhân sự dưới 50 người, có thể thực hiện đánh giá giai đoạn 1 và giai đoạn 2 liên tiếp nhưng tách biệt về ngày.
- Tham khảo thêm ISO/IEC TS 17023:2013 – Đánh giá sự phù hợp – Hướng dẫn xác định thời lượng đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý
1 Tính toán ngày công đánh giá theo IAF MD5
1.1 Các yếu tố điều chỉnh thời lượng đánh giá (QMS, EMS và OH & SMS)
Các yếu tố bổ sung cần xem xét trong quá trình đánh giá hệ thống quản lý bao gồm: tăng thời gian đánh giá cho các hệ thống phức tạp, đặc biệt là khi liên quan đến nhiều địa điểm, đa ngôn ngữ, hoặc quy định cao như thực phẩm và dược phẩm Đối với hệ thống QMS, thời gian đánh giá sẽ tăng khi có các hoạt động rủi ro cao hoặc quy trình thuê ngoài Hệ thống EMS sẽ yêu cầu thêm thời gian nếu môi trường nhạy cảm hơn hoặc có nhiều khía cạnh môi trường cần chú ý Đối với OH&S, thời gian đánh giá có thể tăng do tỷ lệ tai nạn cao, sự hiện diện của công chúng, hoặc các thủ tục pháp lý Ngược lại, thời gian đánh giá có thể giảm nếu khách hàng đã có hệ thống quản lý chín muồi, quy mô nhỏ, hoặc đã được chứng nhận trước đó.
Chính phủ yêu cầu thực hiện OH & SMS, tuy nhiên mức độ tự động hóa cao không áp dụng cho các hệ thống này Đối với nhân viên làm việc "ngoài địa điểm" như nhân viên bán hàng, tài xế và nhân viên phục vụ, có thể kiểm tra việc tuân thủ các hoạt động của họ thông qua việc xem xét hồ sơ, nhưng điều này cũng không áp dụng cho OH & SMS.
Tổng thời gian giảm trừ không được vượt quá 30% tổng thời lượng, được xác định từ bảng đánh giá ngày công dựa trên nhân sự hiệu lực của từng tiêu chuẩn
Ngày công đánh giá trong ISO 9001 được xác định dựa trên số lượng nhân sự hiệu lực, các yếu tố điều chỉnh như tăng giảm ngày công, số lượng địa điểm đánh giá, tính phức tạp của bên được đánh giá và mức độ rủi ro.
1.2.1 Tính toán số ngày công đánh giá trên số nhân sự hiệu lực
Bảng 4.2 Xác định ngày công dựa trên số nhân sự hiệu lực
Số lượng nhân sự hiệu lực
Thời gian đánh giá Giai đoạn 1 + Giai đoạn 2 (ngày)
Số lượng nhân sự hiệu lực
Thời gian đánh giá Giai đoạn 1 + Giai đoạn 2 (ngày)
426-625 11 > 10.700 Theo dõi tiến trình ở trên
Số lượng nhân sự hiệu lực bao gồm tất cả nhân sự liên quan trong phạm vi chứng nhận, bao gồm nhân viên chính thức, tạm thời, bán thời gian và cả những người làm việc theo ca Điều này cũng bao gồm các nhân viên không thường trực như nhà thầu Đối với OH & SMS, số nhân sự hiệu lực còn tính cả nhân sự từ các nhà thầu và nhà thầu phụ thực hiện công việc dưới sự kiểm soát của tổ chức, nhằm đảm bảo hiệu suất OH & SMS của tổ chức không bị ảnh hưởng.
1.2.2 Tính mức độ phức tạp
Hình 4.1 – Mối quan hệ giữa Mức độ phức tạp và thời gian đánh giá
Các quá trình lặp đi lặp lại;
Phức tạp lớn Nhiều địa điểm Nhiều quá trình Phạm vi lớn Quá trình duy nhất Chịu trách nhiệm thiết kế
(2) Điểm bắt đầu từ bảng 4.2
Các quá trình lặp đi lặp lại;
Nhiều quá trình Chịu trách nhiệm thiết kế Phạm vi lớn
Quá trình duy nhất Phức tạp nhỏ
Mức độ phức tạp hệ thống của khách hàng -→
Ví dụ: Phức tạp thấp: Mức 1: giảm 15% thời lượng đánh giá, Mức 2, 3: giữ nguyên thời lượng đánh giá, Mức 4: tăng 15% thời lượng đánh giá
Các loại rủi ro này mang tính không xác định và chỉ là những ví dụ mà tổ chức chứng nhận có thể tham khảo khi xác định loại rủi ro trong một cuộc đánh giá.
Khi sản phẩm hoặc dịch vụ gặp lỗi, nó có thể dẫn đến thảm họa kinh tế hoặc gây nguy hiểm cho tính mạng con người Những trường hợp này không chỉ ảnh hưởng đến doanh nghiệp mà còn tác động tiêu cực đến xã hội Ví dụ điển hình bao gồm các sản phẩm không đảm bảo an toàn, dịch vụ kém chất lượng, và những sự cố nghiêm trọng khác có thể xảy ra.
Thực phẩm, dược phẩm, và phi cơ là những lĩnh vực quan trọng trong nền kinh tế Ngành đóng tàu và các thành phần chịu lực đóng vai trò thiết yếu trong xây dựng cơ sở hạ tầng phức tạp Thiết bị điện và gas, cùng với dịch vụ y tế và sức khỏe, góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống Đánh bắt cá và nhiên liệu hạt nhân cũng là những ngành công nghiệp quan trọng, trong khi hóa chất, sản phẩm hóa học và sợi đóng góp vào sự phát triển bền vững.
Trường hợp lỗi của sản phẩm hoặc dịch vụ có thể gây ra thương tích hoặc bệnh tật Các ví dụ bao gồm nhưng không giới hạn:
Các thành phần và kết cấu không chịu tải đóng vai trò quan trọng trong xây dựng, với các hoạt động xây dựng đơn giản Kim loại cơ bản và sản phẩm chế tạo, cùng với sản phẩm phi kim loại, là những yếu tố thiết yếu trong ngành công nghiệp Ngoài ra, đồ nội thất, thiết bị quang học, giải trí và dịch vụ cá nhân cũng góp phần vào sự phát triển đa dạng của thị trường hiện nay.
Trường hợp lỗi của sản phẩm hoặc dịch vụ không có khả năng gây ra thương tích hoặc bệnh tật Các ví dụ bao gồm nhưng không giới hạn:
- Hàng dệt và quần áo; bột giấy, giấy và các sản phẩm từ giấy; xuất bản; dịch vụ văn phòng; giáo dục; bán lẻ, khách sạn và nhà hàng
Các hoạt động kinh doanh được phân loại theo mức độ rủi ro sẽ có thời gian đánh giá khác nhau: những hoạt động rủi ro thấp có thể cần ít thời gian hơn so với quy định trong Bảng QMS 1, trong khi các hoạt động rủi ro trung bình sẽ tuân theo thời gian đã được xác định trong bảng này, và các hoạt động rủi ro cao sẽ cần thêm thời gian đánh giá.
Khi một công ty thực hiện nhiều loại hình hoạt động kinh doanh khác nhau, như xây dựng công trình đơn giản (rủi ro trung bình) và cầu (rủi ro cao), Tổ chức chứng nhận cần xác định thời gian đánh giá phù hợp Việc này phải tính đến số lượng nhân sự tham gia vào từng hoạt động để đảm bảo đánh giá chính xác và hiệu quả.
Trong ngành có rủi ro cao, thời lượng đánh giá sẽ tăng thêm 10%, trong khi đối với rủi ro trung bình, thời gian đánh giá sẽ giữ nguyên Đối với rủi ro thấp, thời gian đánh giá sẽ giảm 10% so với thời gian được quy định trong bảng 4.2.
1.2.4 Ví dụ về tính ngày công cho ISO 9001 a Tính ngày công
Lựa chọn chuyên gia đánh giá
Lựa chọn chuyên gia đánh giá là yếu tố quyết định đến sự thành công của quá trình đánh giá Quy trình này bao gồm việc lựa chọn trưởng đoàn đánh giá, các chuyên gia, chuyên gia kỹ thuật và thông dịch viên phù hợp.
Trong yêu cầu tiêu chuẩn ISO 19011:2018 và ISO 17021-1:2015 cũng đề cập các yêu cầu đối với lựa chọn đoàn đánh giá
Theo tiêu chuẩn ISO 19011:2018, điều khoản 5.5.4 quy định việc lựa chọn thành viên đoàn đánh giá cần xem xét năng lực tổng thể của đoàn để đạt được các mục tiêu đánh giá, dựa trên phạm vi và chuẩn mực đánh giá Năng lực này bao gồm yêu cầu về năng lực của trưởng đoàn và các chuyên gia trong đoàn, được quy định cụ thể theo từng tiêu chuẩn đánh giá như ISO 19011:2018 và ISO 17021-1:2015.
- ISO 17021-1:2015 quy định phụ lục A - Kiến thức và kỹ năng cần thiết;
ISO 19011:2018 quy định tại điều khoản 7 về năng lực và đánh giá năng lực của chuyên gia đánh giá Mỗi tiêu chuẩn đánh giá đều có những yêu cầu riêng biệt, đảm bảo rằng các chuyên gia đáp ứng đầy đủ các tiêu chí cần thiết để thực hiện đánh giá hiệu quả.
ISO/IEC 17021-2:2016 quy định các yêu cầu đối với tổ chức đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý, đặc biệt là hệ thống quản lý môi trường Tiêu chuẩn này nhấn mạnh tầm quan trọng của năng lực đánh giá và chứng nhận, nhằm đảm bảo rằng các tổ chức có khả năng thực hiện đánh giá một cách chính xác và hiệu quả Việc tuân thủ các yêu cầu này không chỉ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững và bảo vệ môi trường.
ISO/IEC 17021-3:2017 là tiêu chuẩn quốc tế quy định yêu cầu đối với tổ chức đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý Phần 3 của tiêu chuẩn này tập trung vào năng lực đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng Tiêu chuẩn này nhằm đảm bảo rằng các tổ chức đánh giá có đủ năng lực và kiến thức cần thiết để thực hiện quy trình đánh giá một cách hiệu quả và chính xác Việc tuân thủ ISO/IEC 17021-3:2017 không chỉ nâng cao uy tín của tổ chức mà còn đảm bảo sự tin cậy trong các chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng.
ISO/IEC TS 17021-4:2015 quy định các yêu cầu đối với tổ chức đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý, đặc biệt tập trung vào năng lực đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý sự kiện bền vững Tiêu chuẩn này nhằm đảm bảo rằng các tổ chức có khả năng thực hiện đánh giá một cách hiệu quả và đáng tin cậy, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững trong các sự kiện Việc tuân thủ các yêu cầu này không chỉ nâng cao uy tín của tổ chức mà còn đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý sự kiện.
ISO/IEC TS 17021-5:2014 quy định các yêu cầu đối với tổ chức đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý tài sản Tiêu chuẩn này nhấn mạnh tầm quan trọng của năng lực đánh giá và chứng nhận, đảm bảo rằng các tổ chức có khả năng thực hiện các quy trình đánh giá một cách hiệu quả và chính xác Việc tuân thủ các yêu cầu này không chỉ nâng cao độ tin cậy của chứng nhận mà còn góp phần cải thiện hiệu suất quản lý tài sản trong các tổ chức.
ISO/IEC 17021-6:2017 quy định các yêu cầu đối với tổ chức đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý kinh doanh liên tục Tiêu chuẩn này nhấn mạnh tầm quan trọng của năng lực đánh giá và chứng nhận, đảm bảo rằng các tổ chức có đủ khả năng để thực hiện các quy trình đánh giá một cách hiệu quả và chính xác Việc tuân thủ các yêu cầu này không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn tăng cường độ tin cậy của các chứng nhận được cấp cho các hệ thống quản lý kinh doanh liên tục.
ISO/IEC TS 17021-7:2014 quy định các yêu cầu đối với cơ quan cung cấp dịch vụ đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý, đặc biệt là trong lĩnh vực an toàn giao thông đường bộ Tiêu chuẩn này nhấn mạnh tầm quan trọng của năng lực đánh giá và chứng nhận, đảm bảo rằng các tổ chức có khả năng thực hiện các quy trình đánh giá một cách hiệu quả và đáng tin cậy Việc tuân thủ các yêu cầu này không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn góp phần vào sự an toàn và bền vững của hệ thống giao thông.
ISO/IEC TS 17021-8:2019 quy định các yêu cầu đối với tổ chức cung cấp dịch vụ đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý, tập trung vào năng lực đánh giá và chứng nhận nhằm phát triển bền vững trong cộng đồng Tiêu chuẩn này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đảm bảo các tổ chức có đủ năng lực để thực hiện đánh giá và chứng nhận một cách hiệu quả, góp phần vào sự phát triển bền vững Việc tuân thủ các yêu cầu này không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn thúc đẩy sự tin cậy trong các hệ thống quản lý.
ISO/IEC TS 17021-9:2016 là tiêu chuẩn quy định các yêu cầu đối với tổ chức đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý, đặc biệt là trong lĩnh vực chống hối lộ Tiêu chuẩn này tập trung vào việc đảm bảo năng lực của các tổ chức trong việc thực hiện đánh giá và chứng nhận, nhằm nâng cao tính minh bạch và hiệu quả của các hệ thống quản lý chống hối lộ Việc tuân thủ ISO/IEC TS 17021-9:2016 giúp các tổ chức xây dựng niềm tin với các bên liên quan và cải thiện quy trình quản lý rủi ro liên quan đến hối lộ.
ISO/IEC TS 17021-10:2018 là tiêu chuẩn quan trọng trong lĩnh vực đánh giá sự phù hợp, quy định các yêu cầu đối với tổ chức đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý Phần 10 của tiêu chuẩn này tập trung vào năng lực đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp Tiêu chuẩn này nhằm đảm bảo rằng các tổ chức đánh giá có đủ khả năng và kiến thức để thực hiện các đánh giá một cách hiệu quả, từ đó nâng cao chất lượng và độ tin cậy của chứng nhận trong lĩnh vực an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.
ISO/TS 22003-1:2022 quy định yêu cầu đối với tổ chức đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý an toàn thực phẩm, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đảm bảo an toàn thực phẩm trong toàn bộ chuỗi cung ứng Mức độ phức tạp của cuộc đánh giá được xem xét kỹ lưỡng, nhằm đánh giá hiệu quả của các biện pháp quản lý an toàn thực phẩm và khả năng đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế Tổ chức cần đảm bảo quy trình đánh giá minh bạch và đáng tin cậy, từ đó nâng cao uy tín và chất lượng của hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.
Mức độ phức tạp của cuộc đánh giá quyết định số ngày công và yêu cầu chuyên môn của thành viên trong đoàn Đối với các cuộc đánh giá phức tạp, như nhiều địa điểm và sản phẩm công nghệ cao, cần lựa chọn chuyên gia có trình độ chuyên sâu Đánh giá tích hợp được thực hiện đồng thời trên nhiều hệ thống quản lý cho một bên, trong khi đồng đánh giá là đánh giá cho một bên bởi nhiều tổ chức Việc áp dụng đánh giá tích hợp hoặc đồng đánh giá có thể rút ngắn thời gian so với đánh giá thông thường nhờ vào sự thuần thục của hệ thống Quan trọng là chuyên gia phải có đủ năng lực để đánh giá tất cả các tiêu chuẩn trong trường hợp đánh giá tích hợp.
Tùy thuộc vào phương pháp đánh giá, việc lựa chọn đoàn đánh giá và chuyên gia sẽ khác nhau Đối với phương pháp đánh giá từ xa, cần chọn chuyên gia không chỉ có năng lực chuyên môn mà còn thành thạo kỹ năng sử dụng các phần mềm hỗ trợ đánh giá từ xa Ngoài ra, cần đảm bảo tính vô tư và khách quan để tránh mọi xung đột lợi ích trong quá trình đánh giá.
Các loại hình đánh giá
I CÁC LOẠI HÌNH ĐÁNH GIÁ
Đánh giá bên thứ nhất, hay còn gọi là đánh giá nội bộ, là quá trình mà tổ chức tự thực hiện hoặc thuê chuyên gia để đánh giá các quy trình và phòng ban trong hệ thống quản lý nhằm đảm bảo sự tuân thủ các tiêu chí và mục tiêu đã đề ra Chuyên gia thực hiện đánh giá có thể là nhân viên nội bộ hoặc bên ngoài, nhưng họ phải đại diện cho tổ chức chứ không phải khách hàng Đánh giá này giúp xác định mức độ tuân thủ các tiêu chuẩn, phát hiện điểm yếu trong hệ thống quản lý, và nhận diện các vấn đề tiềm ẩn có thể dẫn đến sự không tuân thủ Đồng thời, nó cũng tập trung vào cơ hội cải tiến, thực hiện các hành động khắc phục và phòng ngừa, cũng như cung cấp thông tin và lời khuyên cho lãnh đạo nhằm nâng cao hiệu lực của hệ thống quản lý.
Khi được lập kế hoạch, thực hiện và duy trì hiệu quả, đánh giá nội bộ không chỉ nâng cao giá trị cho quản lý hệ thống mà còn giúp giảm thiểu chi phí quản lý.
Đánh giá bên thứ hai là quá trình được thực hiện bởi các bên quan tâm, như khách hàng, nhằm đánh giá nhà cung cấp và đảm bảo họ đáp ứng các yêu cầu hợp đồng Những yêu cầu này có thể bao gồm kiểm soát quy trình, khả năng truy xuất nguồn gốc, tiêu chuẩn độ sạch và tài liệu cụ thể Đánh giá có thể diễn ra tại cơ sở của nhà cung cấp hoặc thông qua tài liệu gửi đến từ họ Quan trọng là đánh giá bên thứ hai không liên quan đến chứng nhận Các cuộc đánh giá này thường được thực hiện khi tổ chức phát triển sản phẩm mới, phê duyệt nhà cung cấp, tìm kiếm nguồn cung thay thế, điều tra vấn đề sản phẩm, xác nhận hành động khắc phục hoặc thực hiện đánh giá duy trì trong quản lý nhà cung cấp Đánh giá bên thứ hai là công cụ hữu ích để củng cố chuỗi cung ứng, đảm bảo rằng tất cả các nhà cung cấp đều đáp ứng hoặc vượt qua yêu cầu đã đề ra.
Đánh giá bên thứ ba được thực hiện bởi các tổ chức độc lập như tổ chức cấp chứng nhận hoặc cơ quan quản lý, nhằm xác minh rằng hệ thống quản lý của một công ty tuân thủ các yêu cầu tiêu chuẩn Quá trình này bao gồm ba loại đánh giá: đánh giá chứng nhận, đánh giá duy trì và đánh giá chứng nhận lại Đánh giá bên thứ ba cung cấp một cái nhìn khách quan và độc lập về mức độ tuân thủ của hệ thống quản lý với các tiêu chuẩn nhất định, đặc biệt là các tiêu chuẩn Quốc tế (ISO) Kết quả của quá trình này là xác nhận hệ thống quản lý phù hợp với tiêu chuẩn áp dụng và cấp chứng nhận nếu đạt yêu cầu.
Bảng 6.1 trình bày các loại hình đánh giá khác nhau, bao gồm đánh giá bên trong và bên ngoài Đánh giá bên trong gồm đánh giá nội bộ, trong khi đánh giá bên ngoài bao gồm đánh giá nhà cung cấp, đánh giá chứng nhận hoặc công nhận, và đánh giá từ các bên quan tâm bên ngoài khác Ngoài ra, còn có đánh giá theo luật định, chế định và các hình thức tương tự.
II CÁC DẠNG ĐÁNH GIÁ BÊN THỨ 3
Đánh giá chứng nhận lần đầu được chia thành hai giai đoạn: giai đoạn 1 và giai đoạn 2 Hai giai đoạn này thường tách biệt để có thời gian khắc phục các điểm yếu của hệ thống nếu phát hiện Tuy nhiên, trong trường hợp đánh giá chuyển đổi chứng nhận hoặc khi hệ thống đã hoạt động ổn định nhiều năm mà chưa được chứng nhận, hai giai đoạn có thể thực hiện gần nhau nhưng vẫn tách biệt về ngày đánh giá, được gọi là Back to Back, ví dụ như giai đoạn 1 vào ngày 2/1/2023 và giai đoạn 2 vào ngày 3/1/2023.
Yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 17021-1:2015 về đánh giá giai đoạn 1 như bản 6.2
Bảng 6.2 Yêu cầu tiêu chuẩn ISO 17021-1:2015 về giai đoạn 1
Việc hoạch định cần đảm bảo rằng các mục tiêu của giai đoạn 1 sẽ được đáp ứng, đồng thời khách hàng phải được thông báo về mọi hoạt động diễn ra tại cơ sở trong giai đoạn này.
CHÚ THÍCH: Giai đoạn 1 không yêu cầu kế hoạch đánh giá chính thức (xem 9.2.3)
Mục tiêu của giai đoạn 1 bao gồm việc xem xét thông tin văn bản về hệ thống quản lý của khách hàng, đánh giá điều kiện tại các địa điểm cụ thể và trao đổi với nhân sự để xác định sự sẵn sàng cho giai đoạn 2 Ngoài ra, cần xem xét sự hiểu biết của khách hàng về các yêu cầu tiêu chuẩn, thu thập thông tin về phạm vi hệ thống quản lý, bao gồm địa điểm, quy trình, thiết bị và mức độ kiểm soát Việc phân bổ nguồn lực cho giai đoạn 2 cũng cần được xem xét và thống nhất với khách hàng Đồng thời, giai đoạn này cũng tập trung vào việc thu thập hiểu biết về hệ thống quản lý và các hoạt động tại cơ sở, cũng như đánh giá việc thực hiện các cuộc đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo để xác định sự sẵn sàng cho đánh giá giai đoạn 2.
Mục tiêu của đánh giá giai đoạn 1 là xác định sự sẵn sàng của tổ chức cho đánh giá chứng nhận giai đoạn 2 Đánh giá này thường diễn ra trong khoảng thời gian từ 0,5 đến 2 ngày và thường được thực hiện tại địa điểm của tổ chức được đánh giá Đối với các tổ chức có nhiều hơn một địa điểm, đánh giá thường được tiến hành tại trụ sở chính của tổ chức đó.
Ngoài các vấn đề đã nêu trong bảng 6.1, chuyên gia cần xem xét thêm các mục tiêu và số liệu quan trọng liên quan đến việc thực hiện các kế hoạch, cùng với các yêu cầu cơ bản của luật định mà tổ chức phải tuân thủ.
Tóm lại, trong thời gian này, chuyên gia sẽ:
Xem xét các chỉ số chính của hoạt động chính là điều cần thiết để đánh giá kết quả đạt được so với các mục tiêu đã đề ra Cần phân tích xem liệu các mục tiêu mà công ty đã đặt ra có được hoàn thành hay không, từ đó rút ra những bài học và điều chỉnh chiến lược cho phù hợp.
Để đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý, cần xác định các chỉ tiêu chính như kế hoạch hoạt động của bên được đánh giá Ví dụ, trong tiêu chuẩn ISO 9001, các chỉ tiêu quan trọng bao gồm doanh số bán hàng, sản lượng sản xuất và bán hàng, tỷ lệ hàng hư hỏng, tỷ lệ đổi trả hàng, cũng như số lượng đơn hàng bị trả hoặc yêu cầu bồi thường.
Khi xác nhận phạm vi đánh giá của Hệ thống quản lý, cần chú ý rằng phạm vi này phải đầy đủ thông tin như tên công ty, địa chỉ, địa điểm, logo in trên chứng nhận và ngôn ngữ của chứng nhận Thông thường, các tổ chức chứng nhận sử dụng phiếu đặt hàng chứng nhận (Certificate Order Form) để thể hiện các thông tin này.
+ Các hoạt động đăng ký chứng nhận không được 100% thuê ngoài;
Các hoạt động đăng ký chứng nhận cần được thực hiện trong một khoảng thời gian tối thiểu, chẳng hạn như 3 tháng, và phải bao quát đầy đủ tất cả các giai đoạn trong quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ.
Phạm vi cần thể hiện các sản phẩm và dịch vụ hiện đang sản xuất hoặc cung cấp, không bao gồm việc chứng nhận cho các sản phẩm tương lai hoặc sản phẩm đang trong giai đoạn thử nghiệm.
Xây dựng kế hoạch đánh giá
I Yêu cầu của các tiêu chuẩn về lập kế hoạch đánh giá
Theo tiêu chuẩn ISO 19011:2018, điều khoản 3.6 định nghĩa kế hoạch đánh giá (audit plan) là mô tả các hoạt động và sắp xếp cần thiết cho một cuộc đánh giá Việc lập kế hoạch đánh giá bao gồm việc chi tiết hóa các hoạt động và phân bổ thời gian cho quá trình đánh giá.
Theo yêu cầu ISO 17021-1:2015, nội dung kế hoạch đánh giá bao gồm các nội dung sau:
Bảng 7.1 Yêu cầu ISO 17021-1:2015, nội dung kế hoạch đánh giá
Kế hoạch đánh giá cần phải tương thích với mục tiêu và phạm vi đánh giá, bao gồm các yếu tố sau: mục tiêu đánh giá, chuẩn mực đánh giá, phạm vi đánh giá với việc xác định các đơn vị tổ chức và chức năng hay các quá trình được đánh giá, thời gian và địa điểm thực hiện hoạt động đánh giá tại chỗ, bao gồm cả việc thăm các địa điểm tạm thời và các hoạt động đánh giá từ xa khi cần thiết, khoảng thời gian dự kiến cho hoạt động đánh giá tại chỗ, cùng với vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong đoàn đánh giá cũng như những người đi cùng như quan sát viên hoặc phiên dịch.
Theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 19011:2018, kế hoạch đánh giá bao gồm những nội dung sau:
Bảng 7.2 ISO 17021-1:2015 – Điều khoản 6.3.2.2 nội dung kế hoạch đánh giá
6.3.2.2 Nội dung chi tiết khi lập kế hoạch đánh giá
Khi lập kế hoạch đánh giá, quy mô và nội dung có thể thay đổi tùy thuộc vào loại đánh giá, chẳng hạn như đánh giá ban đầu hay đánh giá tiếp theo, cũng như giữa đánh giá nội bộ và bên ngoài Do đó, kế hoạch đánh giá cần có tính linh hoạt để điều chỉnh khi có sự thay đổi cần thiết trong quá trình thực
Việc lập kế hoạch đánh giá cần chú ý đến các yếu tố quan trọng như mục tiêu đánh giá, phạm vi đánh giá bao gồm tổ chức và các chức năng của nó, chuẩn mực đánh giá cùng thông tin tham chiếu, địa điểm và thời gian thực hiện các hoạt động đánh giá, nhu cầu tìm hiểu về cơ sở vật chất và quy trình của bên được đánh giá, phương pháp đánh giá và mức độ lấy mẫu cần thiết, vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong đoàn đánh giá, cũng như việc phân bổ nguồn lực phù hợp dựa trên các rủi ro và cơ hội liên quan đến hoạt động đánh giá.
- Việc xác định (các) đại diện của bên được đánh giá cho cuộc đánh giá này;
Khi ngôn ngữ làm việc và ngôn ngữ báo cáo của cuộc đánh giá không trùng khớp với ngôn ngữ của chuyên gia đánh giá hoặc bên được đánh giá, điều này có thể gây ra sự hiểu lầm trong quá trình đánh giá Việc sử dụng ngôn ngữ phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác và hiệu quả.
- Các nội dung của báo cáo đánh giá;
- Các sắp đặt về logistic và trao đổi thông tin, bao gồm cả các sắp đặt cụ thể cho các địa điểm được đánh giá;
- Mọi hành động cụ thể được thực hiện để giải quyết rủi ro trong việc đạt được các mục tiêu đánh giá và cơ hội nảy sinh;
- Các vấn đề liên quan đến bảo mật và an ninh thông tin;
- Mọi hành động tiếp theo từ lần đánh giá trước đó hoặc (các) nguồn khác, ví dụ các bài học kinh nghiệm, xem xét dự án;
- Các hoạt động tiếp theo đối với cuộc đánh giá đã được lập kế hoạch;
- Việc điều phối với các hoạt động đánh giá khác, trong trường hợp đồng đánh giá
Các kế hoạch đánh giá phải được trình bày rõ ràng cho bên được đánh giá Mọi vấn đề liên quan đến kế hoạch đánh giá cần được giải quyết giữa trưởng đoàn đánh giá và bên được đánh giá, cùng với sự tham gia của các cá nhân quản lý chương trình đánh giá nếu cần thiết.
Kế hoạch đánh giá sẽ thay đổi tùy theo loại hình và mục tiêu đánh giá Trong lần đánh giá chứng nhận đầu tiên, kế hoạch sẽ bao gồm hai giai đoạn: giai đoạn 1 và giai đoạn 2 Đối với các lần giám sát 1 và 2, kế hoạch đánh giá có thể tương tự nhau.
II Trình tự các bước trong lập kế hoạch đánh giá
1.1 Xem xét phạm vi đánh giá, quy mô và thời gian hoạt động bên được đánh giá a Phạm vi
Việc xem xét phạm vi đánh giá là rất quan trọng để trưởng đoàn đánh giá hiểu rõ giới hạn của cuộc đánh giá, bao gồm các quá trình, sản phẩm và dịch vụ liên quan, cũng như các điều khoản loại trừ Điều này đảm bảo việc lập kế hoạch được thực hiện đúng, đầy đủ và hợp lý Hơn nữa, việc này còn giúp trưởng đoàn cân nhắc thời gian di chuyển phù hợp cho quá trình đánh giá.
Xem xét phạm vi đánh giá cũng cho biết những quá trình nào được tuyên bố không áp dụng để giới hạn phạm vi đánh giá
Thời gian đánh giá thường hạn chế đối với các chuyên gia, do đó việc xác định số lượng sản phẩm và quy trình là cần thiết để ước lượng khối lượng công việc cần thực hiện Điều này giúp trưởng đoàn lập kế hoạch đánh giá hiệu quả và đảm bảo quá trình đánh giá diễn ra sâu sắc và toàn diện Số lượng sản phẩm và quy trình trong phạm vi đánh giá là thông tin quan trọng để xây dựng kế hoạch phù hợp.
Việc xem xét phạm vi đánh giá đã trình bày ở chương 3: Xác định phạm vi đánh giá b Quy mô
Số lượng nhân sự: số lượng nhân sự sẽ ảnh hưởng đến ngày công đánh giá, chúng đã được đề cập ở phần tính ngày công đánh giá
Số lượng và khoảng cách giữa các nhà xưởng ảnh hưởng đến việc di chuyển của chuyên gia Vì vậy, trưởng đoàn cần xem xét yếu tố này để tính toán thời gian hợp lý cho từng chuyên gia.
Khi lập kế hoạch đánh giá, trưởng đoàn cần xem xét mức độ phức tạp của quá trình Đối với những quy trình phức tạp và yêu cầu công nghệ cao, việc đánh giá cần có sự tham gia của các chuyên gia có chuyên môn phù hợp Thời gian đánh giá cũng cần đủ dài để theo dõi toàn bộ quá trình sản xuất.
Các doanh nghiệp sản xuất thường hoạt động từ một đến ba ca mỗi ngày Nếu chỉ hoạt động một ca, kế hoạch đánh giá không cần quá chú trọng đến số ca trong ngày Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp làm việc hai hoặc ba ca, việc lập kế hoạch cần xem xét các yếu tố quan trọng liên quan đến hiệu suất và quản lý nguồn lực.
Nhân sự vận hành và giám sát trong các ca làm việc khác nhau có thể không giống nhau Ví dụ, ca đêm có thể gặp khó khăn khi thiếu sự giám sát thích hợp từ phòng kỹ thuật hoặc phòng quản lý chất lượng, và sự vắng mặt của nhân viên QC trong ca đêm có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động.
Việc thu thập thông tin ca làm việc có thể thực hiện qua việc trao đổi với đầu mối của bên được đánh giá hoặc từ các báo cáo trước đó Nếu phát hiện sự sai khác trong kiểm soát giữa các ca, trưởng đoàn đánh giá cần xem xét mức độ rủi ro và trao đổi với Giám đốc kỹ thuật về việc có cần đánh giá ca ngoài giờ hành chính hay không Nếu cần thiết phải tiến hành đánh giá ngoài giờ, trưởng đoàn phải thông báo cho điều phối chứng nhận để thỏa thuận lại thời gian trước khi lập lịch chính thức.
Chuẩn bị trước đánh giá
1 Xây dựng Danh sách kiểm tra (Checklist)
Danh sách kiểm tra trong đánh giá là công cụ sắp xếp nội dung cho một cuộc đánh giá, giúp đảm bảo tính đầy đủ và toàn diện Việc xây dựng danh sách kiểm tra phù hợp rất quan trọng, vì nếu thiếu, chuyên gia có thể bỏ sót các nội dung cần thiết và không xem xét đầy đủ các khía cạnh của cuộc đánh giá Danh sách kiểm tra cung cấp sự hỗ trợ cần thiết trong quá trình đánh giá.
- Bằng chứng khách quan rằng một cuộc đánh giá đã được thực hiện;
- Cung cấp một hồ sơ cho thấy tất cả các khía cạnh của chương trình được đáp ứng;
- Cơ sở thông tin để lập kế hoạch đánh giá trong tương lai;
- Một phương tiện để quản lý thời gian;
- Các kế hoạch và chiến lược lấy mẫu
Danh sách kiểm tra là một công cụ hữu ích bao gồm các ghi chú và hướng dẫn chi tiết cho các lĩnh vực cụ thể Nó cung cấp những câu hỏi cần thiết và kỹ thuật phù hợp để thực hiện đánh giá hiệu quả Việc sử dụng danh sách kiểm tra hoặc các thủ tục văn bản giúp đảm bảo tính liên tục và toàn diện trong các lĩnh vực quan tâm.
Danh sách kiểm tra bao gồm các câu hỏi liên quan đến từng yêu cầu của tiêu chuẩn được đánh giá Phần này tập trung vào các khía cạnh như trách nhiệm quản lý, đào tạo, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và giám sát quy trình.
Có hai phương pháp thiết kế bảng kiểm tra: một là cho chuyên gia điền thông tin vào phần trả lời, và hai là sử dụng hình thức xác nhận Có/Không hoặc Phù hợp/Chưa phù hợp Trong một số trường hợp, danh sách kiểm tra còn được gọi là Giao thức Kiểm toán.
Bảng 8.1 Checklist đánh giá ISO 9001 theo cách thứ nhất
Yêu cầu tiêu chuẩn Bằng chứng Kết luận
4.1 Hiểu bối cảnh tổ chức
Xác định các vấn đề bên ngoài và bên trong:
- Các vấn đề phải phù hợp với mục tiêu / mục đích và chiến lược
- Các vấn đề ảnh hưởng đến khả năng đạt được kết quả dự kiến của QMS
- Thông tin về các vấn đề phải được theo dõi và xem xét định kỳ
Bảng phân tích bối cảnh tổ chức theo SWOT ngày
4.2 Yêu cầu các bên liên quan
Tổ chức đã xác định, giám sát và xem xét:
- Các bên quan tâm có liên quan đến QMS
- Các yêu cầu và mong đợi của họ liên quan đến QMS
Bảng xác định yêu cầu các bên liên quan ngày 1/1/2023, có 4 bên liên quan được xác định:
Khách hàng, nhà cung cấp, chủ sở hữu và cơ quan quản lý pháp luật
Bảng 8.2 Checklist đánh giá ISO 9001 theo cách thứ hai
Yêu cầu tiêu chuẩn Kết luận Tài liệu xem xét 4.1 Hiểu bối cảnh tổ chức
- Có xác định các vấn đề phù hợp với mục tiêu/mục đích và chiến lược không? Có
Bảng phân tích bối cảnh tổ chức theo SWOT ngày 1/1/2023;
- Có xác định các vấn đề ảnh hưởng đến khả năng đạt được kết quả dự kiến của
- Các thông tin về các vấn đề có được theo dõi và xem xét định kỳ không? Có
4.2 Yêu cầu các bên liên quan
Tổ chức đã xác định các bên quan tâm liên quan đến Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS) Theo Bảng xác định yêu cầu các bên liên quan ngày 1/1/2023, có tổng cộng 4 bên được xác định, bao gồm Khách hàng, Nhà cung cấp, Chủ sở hữu và Cơ quan quản lý pháp luật.
- Tổ chức có xác định các yêu cầu và mong đợi của họ liên quan đến QMS không?
- Tổ chức có theo dõi, cập nhật và xem xét các yêu cầu này không? Có
Tuỳ theo các tiếp cận đánh giá mà checklist đánh giá có thể được thiết lập cụ thể riêng
Về cách thức xây dựng checklist có thể được tóm gọn thành các bước sau: a Bước 1: Xem xét thông tin dạng văn bản
Khi xem xét mục đích của cuộc đánh giá, việc thiết kế checklist sẽ được điều chỉnh theo mục tiêu cụ thể Chẳng hạn, nếu mục đích là để xác định sự tuân thủ các yêu cầu pháp luật, các câu hỏi trong checklist sẽ tập trung vào việc liệu các yêu cầu pháp luật đã được thực hiện đầy đủ hay chưa.
- Xem xét phạm vi của cuộc đánh giá để xác định ranh giới cuộc đánh giá để xây dựng bảng câu hỏi nằm trong phạm vi đánh giá;
Quá trình đánh giá cần được xem xét kỹ lưỡng để xác định các yêu cầu liên quan đến tiêu chuẩn đánh giá, chẳng hạn như ISO 9001, quy trình thực hiện và các yêu cầu từ các bên liên quan.
- Xem xét các rủi ro, các điểm yếu của quá trình để xác định các điểm trọng tâm cần đánh giá;
- Xem xét những yêu cầu của chuẩn mực đánh giá, ví dụ như yêu cầu của tiêu chuẩn được đánh giá, quy trình, yêu cầu các bên liên quan…;
- Xem xét thời lượng đánh giá để quyết định số lượng câu hỏi cần đánh giá; b Bước 2: Xây dựng bản câu hỏi/nội dung đánh giá
Tùy thuộc vào cách tiếp cận đánh giá, bản câu hỏi có thể được thiết lập theo hai dạng chính: tiếp cận theo quá trình/phòng ban và tiếp cận theo chuẩn mực đánh giá Đối với tiếp cận theo quá trình/phòng ban, việc thiết lập checklist đánh giá có thể được thực hiện qua các bước cụ thể.
Để đảm bảo sự tuân thủ và hiệu quả trong quá trình đánh giá, cần liệt kê tất cả các yêu cầu chính của chuẩn mực đánh giá áp dụng liên quan đến quá trình hoặc phòng ban cụ thể Những yêu cầu này bao gồm các tiêu chuẩn cần thiết và các quy trình mà tổ chức phải tuân thủ Việc tổng hợp và phân tích các yêu cầu này sẽ giúp nâng cao chất lượng đánh giá và đảm bảo tính nhất quán trong thực hiện.
Mỗi yêu cầu của chuẩn mực đều đặt ra các câu hỏi hoặc nội dung cần xác nhận, nhằm xác định rõ mục đích và bằng chứng mong muốn thu thập cho từng câu hỏi.
Để đảm bảo hiệu quả trong việc thiết lập quy trình, cần tuân thủ cấu trúc 5M 1I 1E, PDCA và tư duy dựa trên rủi ro Đối với việc đánh giá quy trình bảo trì theo tiêu chuẩn ISO 9001, câu hỏi nên được xây dựng theo các bước: Lập kế hoạch bảo trì, Thực hiện bảo trì, Đánh giá hiệu quả quá trình bảo trì và Cải tiến kế hoạch bảo trì Tại mỗi bước, hãy áp dụng cấu trúc 5M 1I 1E, tư duy dựa trên rủi ro và tiếp cận theo quy trình để đưa ra các câu hỏi phù hợp.
Bảng 8.3 Ví dụ checklist lập kế hoạch bảo trì
Bước Câu hỏi Bằng chứng
Lập kế hoạch bảo trì Đầu vào lập kế hoạch
Kế hoạch có dựa trên khuyến nghị của nhà sản xuất không?
Kế hoạch có dựa trên tình trạng thiết bị và lịch sử sự cố hay xu hướng thiết bị không?
Quá trình lập kế hoạch
Nhân sự lập kế hoạch có đủ năng lực hay không?
Kế hoạch có được thực hiện trong thời gian quy định hay không?
Kế hoạch bảo trì có được phê duyệt của người có trách nhiệm hay không? Đầu ra quá trình lập kế hoạch
Nội dung kế hoạch phù hợp với tình hình sản xuất và nguồn lực của bộ phận không?
Kế hoạch cần đảm bảo bao gồm đầy đủ các thiết bị quan trọng Đồng thời, đầu ra của kế hoạch phải liên kết chặt chẽ với việc mua sắm hoặc dự trữ các công cụ, thiết bị và phụ tùng cần thiết để thực hiện kế hoạch hiệu quả.
- Những vấn đề chung có thể đánh giá cho các quá trình/phòng ban như là:
+ Con người: đủ nhân sự, năng lực, nhận thức (chính sách, mục tiêu, rủi ro công việc,…), phân công công việc,…;
+ Rủi ro: nhận diện và kiểm soát các rủi ro của quá trình;
+ Nguồn lực: cơ sở hạ tầng, phương tiện có đủ không,…;
+ Kiểm soát thông tin dạng văn bản;
Để phân tích và đánh giá hoạt động một cách hiệu quả theo chuẩn mực, việc thiết lập checklist đánh giá là rất cần thiết Quy trình này bao gồm các bước cụ thể nhằm đảm bảo sự chính xác và đầy đủ trong việc tiếp cận và thực hiện đánh giá.
- Liệt kê tất cả các yêu cầu của chuẩn mực đánh giá, ví dụ như yêu cầu tiêu chuẩn, yêu cầu quy trình, yêu cầu các bên liên quan,…
- Từ những yêu cầu đó, chuyển thành những câu hỏi tương ứng
Danh sách tham dự là một biểu mẫu quan trọng trong quá trình đánh giá, chứng minh sự hiện diện của các thành viên trong cuộc họp khai mạc và kết thúc Theo quy định của từng tổ chức chứng nhận, trưởng đoàn đánh giá cần chuẩn bị sẵn danh sách và điền thông tin khách hàng trước, để khi cuộc họp diễn ra, các thành viên có thể ký tên xác nhận sự tham gia của mình.
Bảng 8.4 Ví dụ về “Danh sách tham dự”
Tên công ty: CTY TNHH ABC
STT Tên người tham dự Chức vụ Phòng ban Họp khai mạc ngày: 1/1/23
3 Bảo mật thông tin và cam kết tính khách quan trong đánh giá
Thực hiện đánh giá
- Ngày thực hiện cuộc họp;
- Chức vụ và phòng ban;
Theo ISO 19011:2018, cuộc họp khai mạc có ba mục đích chính: xác nhận sự thống nhất giữa các bên tham gia, bao gồm bên được đánh giá và đoàn đánh giá, về kế hoạch đánh giá; giới thiệu đoàn đánh giá cùng các vai trò của từng thành viên; và đảm bảo rằng tất cả các hoạt động đánh giá đã được lập kế hoạch đều có thể thực hiện được.
Vào thời điểm dự kiến trong kế hoạch đánh giá, Trưởng đoàn đánh giá sẽ tổ chức cuộc họp khai mạc Nội dung của cuộc họp này được quy định theo tiêu chuẩn ISO 19011:2018 và ISO 17021-1:2015.
Bảng 9.1.a Yêu cầu ISO 19011:2018 về nội dung cuộc họp khai mạc
Cuộc họp khai mạc nên được tổ chức với lãnh đạo của bên được đánh giá và những người phụ trách các chức năng hoặc quy trình liên quan Trong cuộc họp, cần tạo cơ hội để các bên liên quan đặt câu hỏi và trao đổi thông tin.
Mức độ chi tiết trong quá trình đánh giá cần phải phù hợp với mức độ quen thuộc của bên được đánh giá Trong các trường hợp như đánh giá nội bộ tại tổ chức nhỏ, cuộc họp khai mạc có thể chỉ đơn giản là thông báo về việc tiến hành đánh giá và giải thích hoạt động liên quan Tuy nhiên, đối với những tình huống đánh giá khác, cuộc họp có thể yêu cầu tính chính thức và cần ghi lại danh sách người tham dự Cuộc họp này thường do trưởng đoàn đánh giá chủ trì.
Khi thích hợp, cần xem xét việc giới thiệu về:
- Những người tham gia khác, kể cả quan sát viên và người hướng dẫn, phiên dịch và tóm lược về vai trò của họ;
- Các phương pháp đánh giá để quản lý các rủi ro đối với tổ chức do sự hiện diện của các thành viên đoàn đánh giá gây ra
Khi thích hợp, cần xem xét việc xác nhận những hạng mục sau:
- Mục tiêu, phạm vi và chuẩn mực đánh giá;
Kế hoạch đánh giá cần thiết phải bao gồm các sắp đặt liên quan đến bên được đánh giá, như xác định ngày và thời gian cho cuộc họp kết thúc, tổ chức các cuộc họp sơ bộ giữa đoàn đánh giá và lãnh đạo bên được đánh giá, cũng như thực hiện mọi thay đổi cần thiết để đảm bảo quá trình đánh giá diễn ra suôn sẻ.
- Các kênh trao đổi thông tin chính thức giữa đoàn đánh giá và bên được đánh giá;
- Ngôn ngữ được sử dụng trong quá trình đánh giá;
- Bên được đánh giá luôn được thông tin về tiến triển của cuộc đánh giá trong suốt quá trình đánh giá;
- Sự sẵn có của các nguồn lực và cơ sở vật chất cần thiết cho đoàn đánh giá;
- Các vấn đề liên quan đến an ninh và bảo mật thông tin;
- Các sắp đặt liên quan đối với việc tiếp cận, sức khỏe, an toàn, an ninh, tình huống khẩn cấp và các sắp đặt khác cho đoàn đánh giá;
Các hoạt động tại hiện trường có thể tác động đến quá trình đánh giá Cần chú ý đến việc trình bày thông tin liên quan đến các hạng mục sau đây, nếu phù hợp:
- Phương pháp báo cáo những phát hiện đánh giá bao gồm cả tiêu chí phân loại, nếu có;
- Các điều kiện có thể dừng đánh giá;
- Cách giải quyết các phát hiện có thể có trong quá trình đánh giá;
Bảng 9.1.b Yêu cầu ISO 17021-1:2015 về nội dung họp khai mạc
Cuộc họp khai mạc chính thức với lãnh đạo khách hàng và những người liên quan là bước quan trọng trong quy trình đánh giá Trưởng đoàn đánh giá sẽ chủ trì cuộc họp để giải thích cách thức triển khai hoạt động đánh giá, bao gồm giới thiệu các thành viên tham gia và vai trò của họ, xác nhận phạm vi chứng nhận, kế hoạch đánh giá, và các sắp xếp liên quan như thời gian họp Cuộc họp cũng cần xác nhận kênh trao đổi thông tin chính thức, nguồn lực cần thiết, các vấn đề bảo mật, và thủ tục an toàn lao động Thêm vào đó, cần xác nhận vai trò của người hướng dẫn, phương pháp báo cáo, điều kiện kết thúc sớm cuộc đánh giá, và tình trạng các phát hiện trước đó Cuối cùng, khách hàng sẽ được thông tin về tiến trình đánh giá và có cơ hội đặt câu hỏi.
III TRÌNH TỰ THỰC HIỆN CUỘC HỌP KHAI MẠC VÀ NHỮNG LƯU Ý KHI THỰC HIỆN CUỘC HỌP
1 Những điều cần lưu ý a Chọn chỗ ngồi
Vị trí ngồi lý tưởng nên có tầm nhìn hướng ra cửa chính và ít người qua lại phía sau để giảm thiểu sự phân tâm và dễ dàng quan sát mọi người ra vào Ngoài ra, chỗ ngồi cần thông thoáng để đảm bảo an toàn và thuận tiện cho việc thoát nạn trong những tình huống khẩn cấp bất ngờ.
- Chỗ ngồi cho phép “Khoảng trống riêng tư” để các thành viên trong đoàn có thể giao tiếp với nhau (qua Skype, zalo,…);
Chỗ ngồi nên được sắp xếp đối diện với lãnh đạo cao nhất để thuận tiện cho việc trao đổi thông tin trong cuộc họp, đặc biệt khi có sự tham gia của lãnh đạo cao nhất.
Khi vào phòng họp, nếu bạn đến sớm, hãy chủ động chọn chỗ ngồi hợp lý; còn nếu đến muộn, bạn sẽ không có sự lựa chọn Đối với đoàn đánh giá, nếu không có chỗ ngồi cố định, cần chú ý đến lối đi phía sau và xem có ai ngồi phía sau không, điều này giúp họ quyết định có nên làm việc riêng hoặc trao đổi vấn đề nhạy cảm qua phần mềm hỗ trợ Ngoài ra, nhớ ghi nhớ tên ban lãnh đạo của bên được đánh giá để tạo ấn tượng tốt.
Việc ghi nhớ tên ban lãnh đạo là rất quan trọng đối với trưởng đoàn đánh giá Sau khi giới thiệu, trưởng đoàn thường có thể quên tên của họ Để khắc phục điều này, trưởng đoàn nên ghi chú lại tên của ban lãnh đạo ngay sau khi họ được giới thiệu.
Hoạt động sau đánh giá
Theo tiêu chuẩn ISO 17021-1:2015, đoàn đánh giá cần thực hiện hoạt động theo dõi các hành động khắc phục và xem xét hiệu lực của chúng sau khi đánh giá Việc theo dõi này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng các biện pháp khắc phục được thực hiện hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu đã đề ra.
“9.4.9 Phân tích nguyên nhân của sự không phù hợp
Tổ chức chứng nhận cần yêu cầu khách hàng phân tích nguyên nhân và mô tả các biện pháp khắc phục cụ thể đã thực hiện hoặc dự kiến thực hiện nhằm loại trừ sự không phù hợp đã được phát hiện, trong một khoảng thời gian xác định.
9.4.10 Hiệu lực của việc khắc phục và hành động khắc phục
Tổ chức chứng nhận cần đánh giá các biện pháp khắc phục, nguyên nhân đã được xác định và các hành động khắc phục mà khách hàng đề xuất để quyết định tính chấp nhận của chúng.
Tổ chức chứng nhận cần kiểm tra và xác nhận hiệu lực của tất cả các biện pháp khắc phục đã thực hiện, đồng thời lập hồ sơ bằng chứng để giải quyết các sự không phù hợp Kết quả xem xét và kiểm tra phải được thông báo cho khách hàng, cùng với thông tin về việc cần thiết có cuộc đánh giá bổ sung toàn bộ, đánh giá bổ sung có giới hạn, hoặc bằng chứng dạng văn bản để xác nhận hiệu lực của các hành động khắc phục.
Việc xác nhận hiệu lực của các biện pháp khắc phục và hành động khắc phục có thể được thực hiện thông qua việc xem xét thông tin văn bản từ khách hàng hoặc kiểm tra tại hiện trường khi cần thiết Thông thường, nhiệm vụ này do thành viên của đoàn đánh giá thực hiện.
Trong ISO 19011:2018 yêu cầu như sau:
“6.7 Tiến hành hoạt động sau đánh giá
Kết quả đánh giá có thể chỉ ra nhu cầu khắc phục hoặc cơ hội cải tiến, tùy thuộc vào mục tiêu đánh giá Các hành động này thường do bên được đánh giá quyết định và thực hiện trong khoảng thời gian đã thống nhất Bên được đánh giá cần thông báo tình trạng của các hành động này với cá nhân quản lý chương trình đánh giá và/hoặc đoàn đánh giá khi cần thiết.
2 Thời hạn khắc phục điểm không phù hợp,
Tiêu chuẩn ISO 17021-1:2015 và ISO 19011:2018 không quy định cụ thể thời gian thực hiện hành động khắc phục, mà thời gian này phụ thuộc vào thỏa thuận giữa đoàn đánh giá và bên được đánh giá Tuy nhiên, các tổ chức chứng nhận khác nhau có thể có quy định khác nhau về thời gian khắc phục Đối với những điểm không phù hợp nặng trong quá trình đánh giá chứng nhận lại, ISO 17021-1:2015 yêu cầu tổ chức chứng nhận xác định thời gian khắc phục và hành động khắc phục, với điều kiện các hành động này phải được thực hiện và kiểm tra xác nhận trước khi hết thời hạn.
Trong trường hợp điểm không phù hợp nặng được phát hiện trong đánh giá giai đoạn
ISO 17021-1:2015 quy định rằng tổ chức chứng nhận phải tiến hành giai đoạn 2 khác nếu không thể xác nhận việc thực hiện khắc phục các điểm không phù hợp nặng trong vòng 6 tháng kể từ ngày kết thúc giai đoạn 2 Do đó, thời gian khắc phục cho các điểm không phù hợp nặng không được vượt quá 6 tháng.
Một số tiêu chuẩn đặc thù khác như IATF 16949, thời gian khắc phục như sau [1} :
- Đối với điểm không phù hợp nặng
+ Trong vòng tối đa hai mươi ngày kể từ cuộc họp kết thúc đánh giá hiện trường, phải gửi hồ sơ sự khắc phục và phân tích nguyên nhân;
Trong vòng tối đa sáu mươi ngày sau khi cuộc họp kết thúc đánh giá hiện trường, cần gửi bằng chứng về các hành động khắc phục và hiệu lực của những hành động này.
- Đối với sự không phù hợp nhỏ:
Trong vòng tối đa sáu mươi ngày sau khi cuộc họp kết thúc đánh giá hiện trường, cần cung cấp bằng chứng về việc khắc phục, phân tích nguyên nhân, hành động khắc phục và hiệu quả của các hành động khắc phục đã thực hiện.
3 Đóng điểm không phù hợp
Việc đóng các điểm không phù hợp có hai hình thức: thông qua xem xét hồ sơ khắc phục và đánh giá lại tại hiện trường Đối với những điểm không phù hợp nghiêm trọng hoặc mang tính hệ thống, chuyên gia thường ưu tiên xác nhận tại hiện trường để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình khắc phục.
Một quá trình theo dõi điểm không phù hợp gồm các bước như sau: a Các yếu tố của quá trình hành động khắc phục:
- Một quá trình thực hiện hành động khắc phục phải gồm các yếu tố như sau:
+ Giải pháp khắc phục tạm thời sự không phù hợp;
+ Phân tích nguyên nhân và chỉ ra nguyên nhân gốc của vấn đề;
+ Giải pháp cần thực hiện để ngăn ngừa sự tái diễn;
+ Phân công trách nhiệm thực hiện và thời gian hoàn thành;
+ Kết quả thực hiện và đánh giá hiệu lực của hành động được thực hiện
Sau khi đến hạn khắc phục, bên được đánh giá cần gửi hồ sơ cho trưởng đoàn đánh giá để xem xét và xác định các điểm không phù hợp Đồng thời, cần xem xét kế hoạch hành động khắc phục để đảm bảo tất cả các vấn đề đã được giải quyết hiệu quả.
- Trong giai đoạn này, bên đánh giá sẽ gửi kế hoạch khắc phục về trưởng đoàn đánh giá, những nội dung cần gửi trong giai đoạn này là:
+ Giải pháp khắc phục tạm thời sự không phù hợp;
+ Phân tích nguyên nhân và chỉ ra nguyên nhân gốc của vấn đề;
+ Giải pháp cần thực hiện để ngăn ngừa sự tái diễn;
+ Phân công trách nhiệm thực hiện và thời gian hoàn thành;
Khi bên được đánh giá gửi kế hoạch khắc phục cho trưởng đoàn đánh giá, trưởng đoàn sẽ xem xét tính hợp lý của kế hoạch thực hiện.
Phân tích nguyên nhân giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề Để ngăn ngừa sự tái diễn, các giải pháp cần được thực hiện phù hợp với mức độ không phù hợp và phải loại bỏ nguyên nhân gây ra sự không phù hợp đó.
+ Thời gian dự kiến hoàn thành có vượt quá thời gian đã thỏa thuận hay quy định của bên chứng nhận hay không?
Giám sát năng lực chuyên gia
Giám sát năng lực chuyên gia bao gồm việc chứng kiến đánh giá, xem xét hồ sơ và phản hồi từ khách hàng cũng như các bên liên quan Đánh giá dưới sự chứng kiến là một cuộc đánh giá có sự tham gia của bên công nhận và tổ chức quản lý chứng nhận, nhằm giám sát năng lực của các chuyên gia trong đoàn đánh giá Việc giám sát này được quy định trong điều khoản 7 của tiêu chuẩn ISO 19011:2018 và các phụ lục A, B, C của tiêu chuẩn ISO 17021-1:2015 Bài viết này tập trung vào việc chứng kiến đánh giá của bên công nhận, với đoàn đánh giá bao gồm các chuyên gia và chuyên gia kỹ thuật Mặc dù chuyên gia bên công nhận không can thiệp vào cuộc đánh giá, họ vẫn có quyền xem hồ sơ tài liệu của bên được đánh giá để thu thập bằng chứng phù hợp, theo thủ tục được hướng dẫn trong IAF MD 17:2019.
Khi đoàn đánh giá tổ chức chứng nhận thực hiện đánh giá tại hiện trường, cần chú ý đến một số vấn đề quan trọng để tránh gặp phải những điểm không phù hợp.
Nội dung trao đổi này tóm tắt các phát hiện đánh giá, tiến độ thực hiện, những vấn đề cần làm rõ, cũng như bất kỳ trở ngại hay nghi ngờ nào liên quan đến điểm không phù hợp.
Họp khai mạc cần đảm bảo đầy đủ nội dung theo quy định của ISO 17021-1:2015 và 19011:2018 Để đạt được điều này, trưởng đoàn nên chuẩn bị trước các nội dung cần trao đổi và tạo slide trình chiếu bằng PowerPoint Trong cuộc họp khai mạc, việc đọc lại nội dung đã chuẩn bị sẽ giúp đảm bảo tất cả yêu cầu được đáp ứng Nội dung này đã được đề cập trong chương 9 về họp khai mạc.
Sau khi đọc các nội dung khai mạc, phải để dành thời gian cho bên được đánh giá phản hồi thông tin
3 Vai trò của chuyên gia trưởng
Vấn đề thứ 2 nữa hay mất phải là trưởng đoàn không thể hiện vai trò đầy đủ của trưởng đoàn, ví dụ như:
Trưởng đoàn cần thể hiện rõ vai trò phân công thành viên trong đoàn, đồng thời đại diện đoàn để đánh giá và trao đổi thông tin với bên được đánh giá.
- Giải quyết tất cả các vấn đề phát sinh trong quá trình đánh giá, như trong tình huống ở chương 10
4 Trao đổi thông tin trong đoàn
Các thành viên trong đoàn cần thường xuyên cập nhật thông tin cho trưởng đoàn về tiến độ đánh giá và các phát hiện liên quan Việc trao đổi này nên được thực hiện qua các công cụ hỗ trợ như Zalo hoặc Skype Quan trọng là mọi thông tin trao đổi phải có bằng chứng để đảm bảo tính minh bạch và phù hợp với yêu cầu.
Khi phát hiện một điểm không phù hợp, chuyên gia cần nhanh chóng thông báo cho trưởng đoàn Nếu phát hiện điểm không phù hợp nặng, việc báo cáo ngay lập tức cho trưởng đoàn là rất quan trọng.
- Quan hệ các thành viên trong đoàn phải chia sẻ, hợp tác và chuẩn mực
Trong quá trình đánh giá, nếu các chuyên gia nghi ngờ về một vấn đề nào đó, họ có thể yêu cầu sự hỗ trợ từ những chuyên gia khác để kiểm tra và xác nhận thông tin Việc trao đổi thông tin này giúp đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của kết quả đánh giá.
Khi thực hiện đánh giá, chuyên gia cần tiến hành lấy mẫu một cách cẩn thận và không chấp nhận việc khách hàng chọn sẵn hoặc đề nghị đổi mẫu, trừ trường hợp bất khả kháng Để đảm bảo tính chính xác, chuyên gia nên yêu cầu khách hàng cung cấp danh sách đơn hàng hoặc sản phẩm sản xuất, bao gồm số lô sản xuất, từ đó chọn mẫu trọng danh sách Việc này giúp đảm bảo phạm vi đánh giá, tỷ trọng sản phẩm và rủi ro liên quan đến sản phẩm được xem xét đầy đủ.
Trong phỏng vấn, việc đặt ra các câu hỏi có mục đích, chiều sâu và đủ để xác nhận vấn đề cần đánh giá là rất quan trọng Tránh hỏi những câu hỏi lan man hoặc không liên quan để đảm bảo cuộc phỏng vấn diễn ra hiệu quả và tập trung vào chủ đề chính.
- Quá trình đánh giá phải đảm bảo khách quan, công bằng, không áp đặc hoặc sử dụng ngôn ngữ mang tính đe doạ
Khi xem xét các điểm phát hiện, không nên kết luận ngay với khách hàng về mức độ phù hợp của chúng Thay vào đó, hãy thông báo cho khách hàng về sự tồn
Việc đánh giá hiệu quả cần áp dụng quy trình PDCA và mô hình 5M1E1I, đồng thời tư duy dựa trên rủi ro, tránh việc chỉ tập trung vào một khía cạnh duy nhất mà không xem xét các thông tin liên quan Ví dụ, khi đánh giá quy trình bảo trì, không chỉ nên xem xét cách thức thực hiện mà còn cần đặt ra các câu hỏi về mục tiêu, rủi ro, năng lực thực hiện và phân tích dữ liệu để có cái nhìn toàn diện hơn.
Trước khi kết thúc cuộc họp đánh giá, đoàn đánh giá sẽ tiến hành xem xét các phát hiện và trình tự được nêu trong chương 11 Các vấn đề quan trọng sau đây cần được nêu rõ: