Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh nhà nước một thành viên giầy thụy khuê

Vì vậy, cầnthiết phải quản lý vật liệu một cách chặt chẽ, tránh để xẩy ra thất thoát lãng phívốn để từ đó giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.Trải qua hơn nửa thế kỷ

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN GIẦY THỤY KHUÊ

Lịch sử hình thành và phát triển của công ty giầy Thụy Khuê

Tên công ty: Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Giầy Thụy Khuê Tên giao dịch: Thụy Khuê shoes company

Văn phòng giao dịch và trưng bày sản phẩm: 152 Thụy Khuê, Hà Nội Tổng diện tích: 50 000 m 2 Điện thoại: (84-4)8340081-8340083

Website : www.thuykhueshoesco.vnn.vn

Bộ máy hành chính và các xí nghiệp thành viên sản xuất đặt tại khu A2 xã Phú Diễn, huyện Từ Liêm, Hà Nội.

Ngân hàng giao dịch: Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội và Ngân hàng Công thương Hà Nội.

Công ty TNHH Nhà nước một thành viên giầy Thụy Khuê là doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước, thuộc UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp với vốn điều lệ 40 tỷ VND.

Sau hơn 50 năm phát triển, công ty TNHH Nhà nước một thành viên giầy Thụy Khuê đã đạt được những thành tựu đáng kể Thương hiệu giầy Thụy Khuê không chỉ được người tiêu dùng trong nước biết đến mà còn vươn ra thị trường quốc tế, góp phần vào sự phát triển chung của thành phố Hà Nội Thành công này là nhờ vào nỗ lực không ngừng nghỉ của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty.

Công ty bắt nguồn từ xí nghiệp Quân Khu X30, được thành lập vào tháng 1/1957 với nhiệm vụ sản xuất giầy vải và mũ cứng cho bộ đội Đến tháng 5/1960, dây chuyền sản xuất giầy vải đầu tiên hoàn thành và đi vào hoạt động, đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong lịch sử của X30 với sản phẩm chủ lực là giầy vải các loại Năm 1962, sau khi sở Công nghiệp và Thủ công nghiệp

Hà Nội đã quyết định sáp nhập xí nghiệp giầy vải Kiến Thiết vào X30 và chính thức đổi tên Xí nghiệp X30 thành nhà máy cao su Thụy Khuê.

Năm 1970, nhằm thúc đẩy phát triển ngành công nghiệp thủ đô, xưởng sản xuất mũ được tách riêng và xí nghiệp giầy Vạn Hương được nhập vào nhà máy Cùng thời điểm, nhà máy cao su Thụy Khuê được đổi tên thành Xí nghiệp giầy vải Hà Nội Đến năm 1978, xí nghiệp này sáp nhập với xí nghiệp giầy vải Thượng Đình và chính thức mang tên Xí nghiệp giầy vải Thượng Đình.

Vào ngày 1/4/1989, UBND thành phố Hà Nội đã ban hành quyết định số 93/QĐ-UB cho phép thành lập lại xí nghiệp giầy vải Thụy Khuê, đánh dấu bước ngoặt quan trọng cho công ty Mặc dù mới thành lập, xí nghiệp đã phải đối mặt với nhiều thách thức do vốn ít, cơ sở hạ tầng hạn chế và máy móc lạc hậu Để khắc phục tình hình, năm 1994, công ty đã di chuyển đến khu A2, xã Phú Diễn, huyện Từ Liêm, Hà Nội, với cơ sở mới rộng hơn 30.000m², bao gồm ba phân xưởng sản xuất chính và các khu vực hỗ trợ Công ty cũng đã đầu tư dây chuyền sản xuất từ Đài Loan, nâng công suất lên từ hai triệu đến ba triệu đôi giày dép mỗi năm.

Năm 1998, ngành da giày, đặc biệt là công ty giày Thụy Khuê, đã đối mặt với nhiều thách thức do cuộc khủng hoảng tài chính khu vực Đông Nam Á, dẫn đến khó khăn trong việc khai thác đơn hàng và bị khách hàng ép giá Để vượt qua tình hình này, công ty đã quyết định tái cấu trúc bộ máy sản xuất, bao gồm 3 xí nghiệp thành viên và một trung tâm thương mại chuyển giao công nghệ, bắt đầu từ ngày 1/4/1998.

Vào mùa giày 2002-2003, công ty đã quyết định chuyển đổi hình thức kinh doanh của xí nghiệp số 1 từ sản xuất gia công sang hình thức mua bán trực tiếp, đánh dấu một bước ngoặt quan trọng và mở ra hướng phát triển ổn định cho công ty Năm 2004, sự thay đổi này đã mang lại nhiều cơ hội mới cho sự phát triển bền vững.

2005 công ty tập trung mở rộng khai thác thị trường quốc tế, tìm kiếm và hợp tác với các khách hàng có thương hiệu trên thế giới.

Theo chủ trương của Đảng về việc sắp xếp và đổi mới doanh nghiệp nhà nước (DNNN) năm 2005, công ty đã chuyển đổi sang mô hình quản lý mới là công ty TNHH Nhà nước một thành viên Sự chuyển đổi này đã tạo ra bước ngoặt quan trọng trong công tác tổ chức quản lý sản xuất, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Trong bối cảnh Việt Nam gia nhập WTO, ngành xuất khẩu giầy, đặc biệt là công ty giầy Thụy Khuê, đối mặt với nhiều thách thức từ sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp nước ngoài như Ấn Độ và Trung Quốc Tuy nhiên, dưới sự lãnh đạo của UBND thành phố và nỗ lực của cán bộ công nhân viên, công ty đã đạt được nhiều thành công, liên tục được công nhận là hàng Việt Nam chất lượng cao và giành nhiều giải thưởng vàng chất lượng từ tổ chức Quốc tế Châu Á Thái Bình Dương.

Công ty đã chuyển mình từ một doanh nghiệp chủ yếu tập trung vào sản xuất gia công sang mô hình sản xuất và kinh doanh trực tiếp, thể hiện sự mạnh dạn trong chiến lược phát triển.

Chức năng, nhiệm vụ của công ty giầy Thụy Khuê

Công ty sản xuất giày chuyên cung cấp các sản phẩm giày dép phục vụ cho xuất khẩu và tiêu dùng nội địa Sản phẩm của công ty đa dạng về kiểu dáng và mẫu mã, bao gồm giày dép nữ thời trang, giày thể thao, giày vải cao cấp và giày bảo hộ lao động Ngoài ra, công ty còn sản xuất nhiều hàng hóa phục vụ xuất khẩu.

- Tổ chức sản xuất và kinh doanh các mặt hàng theo đúng nghành nghề đăng ký và mục đích thành lập công ty.

- Bảo toàn và tăng cường vốn.

- Thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước.

Để đảm bảo kết quả lao động hiệu quả, công ty không ngừng chăm lo cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên Đồng thời, công ty cũng chú trọng nâng cao trình độ khoa học kỹ thuật và chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ công nhân viên.

Trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo công ty là thực hiện chức năng quản lý đảm bảo việc sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao.

Đặc điểm tổ chức hệ thống sản xuất công ty giầy Thụy Khuê

Quy trình sản xuất giầy vải tại công ty giầy Thụy Khuê được tổ chức theo cả hai hình thức song song và liên tục Các loại vật liệu khác nhau được xử lý qua các bước công nghệ riêng biệt, sau đó được kết hợp để tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh.

Nguyên vật liệu cho sản xuất bao gồm vải bạt và vải phin mộc để làm mũ giày, cao su cho đế giày, cùng với các hóa chất như lưu huỳnh, CaCO3, kẽm và các chất xúc tác, chất độn nhằm làm dẻo cao su, tăng cường độ bền và chống lão hóa.

Quy trình sản xuất giầy bắt đầu bằng việc cắt vải bạt và vải phin thành hình mũ giầy, sau đó các mũ giầy này được hoàn thiện qua công đoạn may Tiếp theo, chúng được dập ôdê và gò Cao su được cắt nhỏ, nghiền và trộn với hóa chất, sau đó đưa vào máy cán để tạo thành các tấm mỏng Các tấm cao su này được cắt thành đế giầy và ép với lớp caosu mỏng trên bề mặt Cuối cùng, sản phẩm được định hình và kiểm tra chất lượng trước khi đóng gói và nhập kho thành phẩm.

Quy trình sản xuất giầy của công ty có thể được khái quát qua sơ đồ sau:

Cao su, vải bạt, vải phin, hóa chất

Bồi dán bạt, phin với nhau sau đó cắt thành mũ giầy.

Công đoạn đúc đế: Đúc, dập ra đế giầy cao su hoặc nhựa tổng hợp.

May hoàn chỉnh thành các mũ giầy

Lồng mũ giầy vào phom giầy, sau đó quét keo lên đế và chân giầy Tiếp theo, ráp đế vào chân mũ giầy và đưa vào gò Dán cao su làm nhãn giầy và trang trí các đường nét lên giầy trước khi thực hiện quá trình lưu hóa.

Luồn dây giầy, kiểm nghiệm chất lượng.

Sơ đồ quy trình sản xuất giầy

Đặc điểm tổ chức hệ thống quản lý tại công ty giầy Thụy Khuê

Để hiệu quả trong quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh, mỗi doanh nghiệp cần tổ chức bộ máy quản lý phù hợp Cơ cấu tổ chức này sẽ được thiết lập dựa trên quy mô, loại hình doanh nghiệp, cũng như các đặc điểm và điều kiện sản xuất cụ thể của từng tổ chức.

Các phòng chức năng trong tổ chức đảm nhận nhiệm vụ riêng biệt, nhưng vẫn duy trì mối quan hệ hợp tác chặt chẽ để hỗ trợ lẫn nhau trong công việc Sự phối hợp này giúp quy trình làm việc trở nên suôn sẻ và hiệu quả hơn.

Bộ máy tổ chức quản lý hiệu quả là yếu tố then chốt dẫn đến thành công của công ty giầy Thụy Khuê, nhờ vào việc phân công công việc rõ ràng cho từng bộ phận và phòng ban, cùng với đội ngũ cán bộ có năng lực và kinh nghiệm trong quản lý.

Hiện nay, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo sơ đồ sau:

Phó tổng giám đốc kỹ thuật Phó tổng giám đốc kinh doanh Phó tổng giám đốc kế hoạch

Phòng đảm bảo chất lượngPhòng kế toán tài chính

Xí nghiệp I Xí nghiệp II Xí nghiệp III Trung tâm

Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý

Mối quan hệ chỉ đạo

Mối quan hệ phối hợp công tác và phối hợp hoạt động

Mối quan hệ phối hợp công tác và chỉ đạo nghiệp vụ

Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến, với tổng giám đốc đứng đầu, chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật và các cơ quan Nhà nước cũng như nhân viên trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh Tổng giám đốc được hỗ trợ bởi ba phó tổng giám đốc và một kế toán trưởng.

Phó tổng giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp chỉ đạo các bộ phận được phân công, hỗ trợ tổng giám đốc trong công việc quản lý và điều hành Các nhiệm vụ cụ thể sẽ được phân công và ủy quyền rõ ràng để đảm bảo hiệu quả hoạt động của tổ chức.

+ Một phó tổng giám đốc phụ trách kỹ thuật.

+ Một phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh.

+ Một phó tổng giám đốc phụ trách kế hoạch.

Kế toán trưởng, hay trưởng phòng Tài chính Kế toán, có trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động kế toán trong doanh nghiệp Vị trí này đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho tổng giám đốc để đưa ra các quyết định kinh tế hợp lý, đồng thời phụ trách lập kế hoạch tổng hợp cho doanh nghiệp.

Các phòng ban chức năng được tổ chức để đáp ứng yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh, nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, ổn định và thông suốt trong toàn công ty.

Phòng cơ năng: Chịu trách nhiệm sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, lắp đặt hệ thống điện nước phục vụ cho toàn công ty.

Phòng kỹ thuật phối hợp với phòng kinh doanh xuất nhập khẩu để xác định nhu cầu vật tư và dự toán sản xuất sản phẩm Nhiệm vụ chính của phòng là xác định mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn và quy cách sản phẩm, đồng thời nghiên cứu, chế thử và ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật mới vào quy trình sản xuất.

Phòng kế toán tài chính là bộ phận chủ chốt trong việc thực hiện kế hoạch tài chính của công ty, có trách nhiệm điều hòa và phân phối vốn để phục vụ sản xuất kinh doanh Nhiệm vụ của phòng bao gồm đánh giá kết quả hoạt động sản xuất, hạch toán lỗ lãi, và thực hiện nghĩa vụ thu nộp ngân sách nhà nước Ngoài ra, phòng còn đảm nhiệm việc phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ cần thiết.

Phòng tổ chức có nhiệm vụ theo dõi và quản lý yếu tố nhân sự trong công ty, đồng thời lên kế hoạch bố trí và điều động lao động phù hợp với trình độ chuyên môn, tay nghề và bậc thợ của từng cá nhân.

Phòng hành chính đảm nhận vai trò tổ chức các buổi giao ban, quản lý hồ sơ công ty, và phụ trách các hoạt động văn thư, y tế Ngoài ra, phòng còn quản trị đời sống, bảo vệ, thường trực và tổ chức hội nghị tiếp khách.

Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đảm nhận trách nhiệm quản lý hợp đồng mua bán sản phẩm và cung cấp vật liệu sản xuất Đội ngũ này nghiên cứu thị trường để nắm bắt giá cả, xu hướng tiêu dùng và sự biến động cung cầu, từ đó xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả Họ cũng tìm kiếm và mở rộng thị trường khách hàng cả trong và ngoài nước, đồng thời điều phối xe cộ và vật tư để vận chuyển hàng hóa một cách hiệu quả.

Với hệ thống quản lý đồng bộ và sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, doanh nghiệp có thể đạt hiệu quả cao trong điều hành sản xuất kinh doanh.

Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty giầy Thụy Khuê

1.5.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Phòng Tài chính - Kế toán của công ty đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và hỗ trợ hoàn thành kế hoạch sản xuất hàng năm Đây là trợ lý đắc lực cho tổng giám đốc và ban lãnh đạo, giúp đưa ra các quyết định đúng đắn và hiệu quả trong quản lý sản xuất kinh doanh Đồng thời, phòng cũng thực hiện nhiệm vụ ghi chép, thu thập và tổng hợp thông tin tài chính cần thiết.

Kế toán tiền lươngKế toán tiền mặt kiêm kế toán nguyên vật liệuKế toán thanh toán ngân hàng và tạm ứng

Kế toán công nợ Thủ quỹ

Kế toán tập hợp chi phí, giá thành tiêu thụ

Nhân viên hạch toán tại các xí nghiệp thành viên cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và đầy đủ về tình hình kinh tế, tài chính và hoạt động của công ty.

Sơ đồ1.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty giầy Thụy Khuê

Phó phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiện các công việc liên quan đến thuế, theo dõi nghĩa vụ thuế với Nhà nước, đồng thời quản lý tài sản cố định (TSCĐ), theo dõi sự biến động của TSCĐ và thực hiện việc trích, phân bổ khấu hao một cách hợp lý.

Kế toán tập hợp chi phí, giá thành và tiêu thụ đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận và tổng hợp các chi phí sản xuất, tính toán giá thành sản phẩm, đồng thời theo dõi và hạch toán hoạt động tiêu thụ sản phẩm trong công ty.

Kế toán tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc tính toán và theo dõi thanh toán lương cho toàn bộ công nhân viên trong công ty Ngoài ra, họ còn có trách nhiệm quản lý các khoản bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) theo quy định hiện hành.

Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản phải trả cho người bán.

Kế toán tiền mặt kiêm kế toán nguyên vật liệu có trách nhiệm theo dõi và ghi chép quá trình nhập xuất vật liệu, công cụ, dụng cụ trong kỳ, đồng thời quản lý và hạch toán các khoản thu chi tiền mặt của công ty.

Kế toán thanh toán ngân hàng và tạm ứng đảm nhiệm việc thanh toán các khoản nợ thông qua séc, phiếu chi, chuyển tiền và thực hiện thanh toán quốc tế bằng L/C tại ngân hàng Ngoại thương Hà Nội hoặc ngân hàng Công thương Hà Nội.

Thủ quỹ có trách nhiệm thu và chi tiền dựa trên các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi Hàng ngày, thủ quỹ cần lập báo cáo sổ quỹ tiền mặt và vào cuối tháng, tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt, đồng thời chuyển số dư sang tháng tiếp theo.

Mỗi xí nghiệp thành viên có nhân viên kinh tế phụ trách thanh toán lương và BHXH cho công nhân dựa trên bảng chấm công, đồng thời tổng hợp số liệu về vật liệu xuất dùng và nhập kho thành phẩm Để nâng cao hiệu quả quản lý kinh tế tài chính, công ty hiện áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, kết hợp với hệ thống kế toán chi tiết, tổng hợp và báo cáo đầy đủ theo chế độ tài chính hiện hành Hình thức này giúp giảm khối lượng ghi sổ, đảm bảo việc đối chiếu số liệu diễn ra thường xuyên và kịp thời, cung cấp thông tin cần thiết cho việc tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế tài chính trong báo cáo kế toán.

Kể từ năm 1998, công ty đã ứng dụng phần mềm kế toán Fast vào một bộ phận kế toán, giúp hiện đại hóa quy trình kế toán Hiện nay, toàn bộ công việc kế toán của công ty được thực hiện trên máy vi tính, đồng thời vẫn duy trì việc ghi chép trên sổ để thuận tiện cho việc đối chiếu và kiểm tra.

Theo hình thức tổ chức kế toán tập trung, tất cả các công tác kế toán tài chính, từ tổng hợp số liệu đến lập báo cáo, đều được thực hiện tại phòng kế toán tài chính của công ty Các xí nghiệp không hạch toán độc lập, mà chỉ có nhân viên kinh tế ghi chép các số liệu liên quan đến lao động, tiền lương, nguyên vật liệu và thành phẩm, sau đó chuyển chứng từ lên phòng kế toán Nhân viên kinh tế chịu sự quản lý của giám đốc, trong khi phòng kế toán tài chính chỉ kiểm tra và hướng dẫn chuyên môn Cách tổ chức này giúp phòng kế toán tài chính theo dõi biến động tài sản và kiểm tra hoạt động của công ty một cách hiệu quả.

1.5.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán

+ Niên độ kế toán : Từ 01/01đến 31/12.

+ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép: Việt Nam đồng (VND)

+ Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi sang các đồng tiền khác: Theo tỷ giá công bố của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.

+ Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

+ Phương pháp tính khấu hao: khấu hao theo đường thẳng theo quyết định

+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: bình quân gia quyền.

+ Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký- chứng từ

+ Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

- Hạch toán chi tiết: phương pháp thẻ song song.

- Nguyên tắc đánh giá: Theo thành phẩm nhập kho.

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.

+ Phương pháp áp dụng tính toán các khoản dự phòng, tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng theo quy định của Nhà nước.

1.5.2.2 Hình thức tổ chức sổ kế toán tại công ty

Hệ thống kế toán Việt Nam đã trải qua những đổi mới quan trọng, đóng góp tích cực vào quá trình đổi mới kinh tế trong bối cảnh cải cách sâu sắc của hệ thống quản lý kinh tế.

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

Bảng kê Thẻ và sổ chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết về nước nhà bao gồm các đặc điểm sản xuất, quy mô sản xuất và trình độ quản lý nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty giầy Thụy Khuê Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ với tổ chức công tác kế toán theo kiểu tập trung, trong đó toàn bộ công tác hạch toán được thực hiện tại phòng Kế toán Các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế, kết hợp giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết.

Hàng ngày, kế toán tiến hành thu thập, kiểm tra và phân loại các chứng từ gốc liên quan Sau đó, họ ghi số liệu vào sổ chi tiết và các bảng kê Cuối tháng, dựa vào bảng kê và sổ chi tiết, kế toán đối chiếu với chứng từ gốc để ghi vào nhật ký chứng từ Cuối cùng, từ nhật ký chứng từ, họ chuyển vào sổ cái và lập báo cáo tài chính.

Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ.

Ghi chú : Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

Vài năm gần đây, Công ty giầy Thụy Khuê đã đầu tư phần mềm kế toán:

Fast Accounting 2000 nên các kế toán viên chỉ cần lọc các chứng từ cho phù hợp.

Sau đó nhập các dữ liệu vào máy Đến cuối tháng, lập bút toán kết chuyển và in báo cáo theo yêu cầu của Công ty.

1.5.2.3 Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản và hệ thống chứng từ Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản

Trên cơ sở vận dụng chế độ kế toán của Nhà nước, thi hành theo quyết định

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY GIẦY THỤY KHUÊ

Mã hóa các đối tượng cần quản lý

Để tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính, công ty cần khai báo hệ thống danh mục kế toán Danh mục kế toán là tập hợp dữ liệu giúp quản lý có hệ thống các đối tượng kế toán thông qua việc mã hóa chúng.

Mã hoá là quá trình sử dụng ký tự để nhận diện duy nhất các đối tượng kế toán, giúp tránh nhầm lẫn, truy cập dữ liệu nhanh chóng và tổ chức các phần hành kế toán một cách rõ ràng Việc này tạo thuận lợi cho công tác đối chiếu, quản lý công nợ và xử lý thừa thiếu tiền vốn, vật tư, hàng hóa Hơn nữa, mã hóa cũng bảo mật thông tin quản lý, làm cho việc truy tìm số liệu trở nên khó khăn nếu không nắm rõ bộ mã kế toán.

Mỗi danh mục trong kế toán quản lý một loại đối tượng cụ thể, bao gồm danh mục hàng hóa, vật tư, tài sản cố định (TSCĐ), kho, nhà cung cấp và khách hàng Ngoài ra, các danh mục cũng có thể đại diện cho các yếu tố đặc trưng trong công việc kế toán như tài khoản kế toán, chứng từ và khoản mục.

Mỗi danh mục bao gồm nhiều danh điểm, trong đó danh điểm là một đối tượng cụ thể thuộc danh mục đó, ví dụ như Phin mộc.

Mã số 2222 thuộc danh mục vật liệu "Phin", trong đó các đối tượng kế toán cụ thể được quản lý bằng cách gán mã riêng biệt.

Ví dụ: Trong danh mục vật liệu “Phin” thì Phin mộc 2222 có mã là 02201F.

Do đó, không thể có hai danh điểm nào đó có cùng mã

Một số điều cần lưu ý khi mã hóa một danh mục:

- Mã phải là duy nhất trong danh mục (mã không được lồng hoặc trùng nhau).

- Mã phải dễ nhớ để tiện cho việc cập nhập và tra cứu.

- Đặt mã phải đồng nhất (đặt theo một quy tắc nhất định)

Khi xây dựng hệ thống mã, cần lưu ý rằng nếu danh điểm có thể phát sinh theo thời gian, việc mã hóa cho các danh điểm này là rất quan trọng.

- Trong một số trường hợp hệ thống mã hóa phải được xây dựng sao cho thật tiện lợi cho việc xử lý và lên báo cáo.

Một số gợi ý về cách thức xây dựng hệ thống mã hóa của các danh mục:

+ Khi số lượng danh điểm lớn:

Phương pháp đánh số các danh điểm mới bắt đầu từ 00001 giúp dễ dàng quản lý và theo dõi Một lợi ích nổi bật của phương pháp này là các phát sinh mới luôn được liệt kê ở phía dưới khi sắp xếp theo thứ tự chữ cái, tạo sự thuận tiện trong việc tìm kiếm và sử dụng thông tin.

+ Trong trường hợp số lượng danh điểm không nhiều:

- Có thể mã hóa theo cách dễ gợi nhớ đến các tên danh điểm.

VD: Đối với các khách hàng ta có thể mã hóa theo tên giao dịch của khách hàng:

Công ty ABC có mã là ABC, Công ty XYZ có mã là XYZ…

+ Tùy theo nhu cầu xử lý số liệu:

Có thể áp dụng một phương án khác trong mã bằng cách chia thành các nhóm khác nhau, trong đó mỗi nhóm không chỉ có một cấp mà có thể có đến 2 hoặc 3 cấp.

Đối với các đơn vị có khách hàng phân bố trên toàn quốc, việc nhóm khách hàng theo tỉnh hoặc thành phố là rất hữu ích Ví dụ, các khách hàng ở Hà Nội có thể được phân loại bằng ký hiệu HN, trong khi khách hàng tại TP HCM sẽ được đánh dấu bằng HCM.

Để đảm bảo tính duy nhất và dễ quản lý, không nên để mã của một danh điểm trở thành một phần trong mã của danh điểm khác Cần mã hóa sao cho tất cả các mã đều có độ dài bằng nhau, giúp tránh nhầm lẫn và nâng cao hiệu quả trong việc quản lý dữ liệu.

VD: Mã KLABC và KLABC1 => Hai mã xảy ra hiện tượng lồng nhau bởi mã

KLABC1 lồng trong mã KLABC Với trường hợp này ta phải mã hóa là KLABC1 và KLABC2.

Giới thiệu màn hình nhập dữ liệu

Nhập dữ liệu là quá trình đưa thông tin vào máy tính thông qua các thiết bị đầu vào, cho phép máy tính xử lý dữ liệu theo chương trình đã cài đặt Cập nhật thông tin kế toán là bước đầu tiên và rất quan trọng trong việc sử dụng phần mềm kế toán, vì vậy cần tuân thủ các nguyên tắc nhất định để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.

Tại công ty giầy Thụy Khuê, quá trình nhập dữ liệu kế toán về nguyên vật liệu được thực hiện trên phần mềm kế toán Fast 2000 thông qua một màn hình nhập liệu với các nội dung chi tiết.

Để nhập dữ liệu và thông tin kế toán vật liệu, cần dựa vào các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho do các bộ phận liên quan lập Phần mềm kế toán của công ty đã thiết kế mẫu cho các chứng từ này theo quy định kế toán Sau khi nhập xong dữ liệu, người dùng có thể xem và in các chứng từ kế toán theo mẫu đã được thiết kế trong phần mềm.

Khi nhập dữ liệu, cần nhập từng chứng từ và chi tiết theo các chỉ tiêu của loại chứng từ tương ứng Sau khi hoàn tất việc nhập, hãy lưu trữ dữ liệu vào máy để đảm bảo an toàn và dễ dàng truy xuất sau này.

Trong phần mềm kế toán Fast, các phím chức năng được thiết kế để phục vụ mục đích cụ thể, giúp người dùng dễ dàng nhập dữ liệu và thông tin kế toán, đồng thời tối ưu hóa việc khai thác và sử dụng phần mềm.

F1: Trợ giúp F3: Sửa một bản ghi F4: Thêm một bản ghi mới F5: + Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điểm

+ Xem file chi tiết đang xem số liệu tổng hợp + Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật F7: In

F8: Xóa một bản ghi F9: Máy tính

F10: Chọn các chức năng tủy chọn

Các đối tượng cần quản lý có liên quan đến việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty giầy Thụy Khuê

2.3.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty giầy Thụy Khuê

Vật liệu đóng vai trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh, là yếu tố cấu thành sản phẩm qua sự tác động của con người Số lượng và chủng loại nguyên vật liệu ở mỗi xí nghiệp phụ thuộc vào sản phẩm mà họ sản xuất Tại công ty giầy Thụy Khuê, nguyên vật liệu không chỉ có những đặc điểm chung của loại hình vật liệu đặc trưng mà còn mang những đặc điểm riêng biệt phù hợp với nhiệm vụ sản xuất của công ty.

Công ty giầy Thụy Khuê chuyên sản xuất các loại giầy thời trang, giầy thể thao và giầy ba-ta, cùng với một số nửa thành phẩm Để đáp ứng nhu cầu thị trường trong và ngoài nước, công ty tập trung vào sản xuất giầy vải hoặc giầy vải pha da Nguyên vật liệu chủ yếu được sử dụng bao gồm vải bạt, vải phin, đế kếp, xăng công nghiệp, chỉ viền và các hóa chất, tất cả đều tham gia vào một chu kỳ sản xuất duy nhất và hoàn toàn chuyển vào giá trị sản phẩm.

Ví dụ: Vải bạt sau khi qua công đoạn bồi vải, may mũ giầy sẽ được thay đổi hình thái mới nằm trong sản phẩm.

Công ty chủ yếu thu mua nguyên vật liệu từ các nguồn trong nước, đảm bảo sự ổn định và uy tín từ các đối tác như công ty Dệt công nghiệp, công ty Dệt 19-5, công ty giầy vải Thanh Cường, và công ty TNHH Phương Nam cho vải; cùng với chỉ may từ công ty Phong Phú.

Sản phẩm của công ty chủ yếu được sản xuất theo đơn đặt hàng từ các công ty nước ngoài, do đó việc cung cấp nguyên vật liệu phụ thuộc vào các hợp đồng này Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu có trách nhiệm xây dựng kế hoạch cung cấp vật liệu hợp lý, nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục và hiệu quả.

Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong cơ cấu chi phí sản xuất của công ty, chiếm khoảng 60-65% tổng chi phí và giá thành sản phẩm.

Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh, vì sự biến động nhỏ về chi phí có thể ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm, từ đó tác động đến giá bán, lợi nhuận và sức cạnh tranh của doanh nghiệp Do đó, việc quản lý nguyên vật liệu cần được thực hiện chặt chẽ, đảm bảo chất lượng, kịp thời và phù hợp với quy cách chủng loại, đồng thời tránh lãng phí và không hiệu quả Hơn nữa, cần hạn chế tình trạng mua sắm quá nhiều nguyên vật liệu để tránh ứ đọng vốn, giảm chất lượng vật liệu và ảnh hưởng xấu đến chất lượng sản phẩm.

2.3.2 Mã hóa các đối tượng kế toán có liên quan đến kế toán nguyên vật liệu tại công ty

Việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty giầy Thụy Khuê liên quan chủ yếu đến các danh mục như:

- Danh mục vật liệu, sản phẩm, hàng hóa

- Danh mục đơn vị khách hàng

 Khai báo, mã hóa danh mục tài khoản:

Dựa trên danh mục tài khoản mẫu của Bộ Tài chính, các công ty xây dựng có thể thiết lập một hệ thống tài khoản riêng biệt, phù hợp với đặc điểm và nhu cầu cụ thể của đơn vị mình.

Để sửa thông tin tài khoản như số hiệu và tên tài khoản, bạn cần truy cập vào menu “Kế toán tổng hợp”, sau đó chọn “Danh mục tài khoản” Để thực hiện chỉnh sửa, nhấn phím F3 Nếu doanh nghiệp muốn thêm tài khoản con, hãy nhấn phím tương ứng.

F4 rồi khai báo tên, số hiệu tài khoản và các thông tin cần thiết.

 Khai báo, mã hóa danh mục vật liệu, sản phẩm, hàng hóa

Ma_vt Ten_vt Dvt Tk Tk_dt Tk_gv Tk_tl Gia_ton Ton_vt_ck Nhom_vt1 Nhom_vt2 …

01.002NB Mút tráng vải Ya 1521 511 632 531 TB C 1521.01

01.004NB Keo bồi KG 1521 511 632 531 TB C 1521.01

01.005NB Keo TC KG 1521 511 632 531 TB C 1521.01

01.007NB Keo thái Chai 1521 511 632 531 TB C 1521.01

01.020HC Các-bô-nát kẽm KG 1521 511 632 531 TB C 1521.01

01.024HC Keo da trâu KG 1521 511 632 531 TB C 1521.01

01.027HC Xanh Crôm KG 1521 511 632 531 TB C 1521.01

01.036HC Cao su xốp 4ly TAM 1521 511 632 531 TB C 1521.01

01.044HC Keo DP 120 KG 1521 511 632 531 TB C 1521.01

01.056HC Keo bồi vải KG 1521 511 632 531 TB C 1521.01

01.059HC Mút PU 6ly TAM 1521 511 632 531 TB C 1521.01

Để khai báo và mã hóa danh mục vật liệu, sản phẩm, hàng hóa, trước tiên bạn cần chọn menu “Kế toán hàng tồn kho”, sau đó tiếp tục vào menu “Danh mục từ điển” và chọn “Danh mục hàng hóa, vật tư” Tiếp theo, nhấn phím F4 để nhập dữ liệu về vật liệu cần khai báo Ví dụ, khi khai báo “Kếp loại I”, bạn thực hiện theo các bước hướng dẫn.

+ Tên vật tư: Kếp Loại I

+ Theo dõi tồn kho: 1 (Số 1: có theo dõi tồn kho, số 0: không theo dõi tồn kho)

Cách tính giá tồn kho bao gồm bốn phương pháp chính: Thứ nhất, tính theo giá trung bình tháng, giúp cân bằng giá trị hàng hóa trong một khoảng thời gian Thứ hai, tính theo giá đích danh, cho phép xác định giá trị cụ thể của từng mặt hàng Thứ ba, tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO), ưu tiên xuất hàng theo thứ tự nhập Cuối cùng, tính theo giá trung bình di động, điều chỉnh giá trị hàng tồn kho theo biến động giá theo thời gian.

+ TK kho: 1521-Nguyên vật liệu chính

+ Sửa kho: 1 (Số 1: được sửa, số 0: không được sửa)

Sau khi kết thúc khai báo kích chuột vào nút “Nhận”

 Khai báo mã hóa danh mục đơn vị khách hàng

Ma_kh Ten_kh Tk

Han_t t Kh_dv_cn Dia_chi Ma_kh_phu Nhom_kh …

NB.CSKH HTX chế biến csu Khải Hoàn 331A 0 Đà Nẵng

NB.CTHL Công ty TNHH Hoa Lân 331A 0 Hà Nội

NB.DANCUONG Công ty TNHH Dân Cường 331A 0 Hà Nội

NB.DOANKET Công ty bao bì Đoàn Kết 331A 0 Hà Nội

NB.DUCDAI Cơ sở SX khuôn đế Đức Đại 331A 0 Hà Nội

NB.THAIMINH Công ty Thai Minh 331A 0 Hà Nội

NB.GIADINH Công ty giầy Gia Định 331A 0 TP Hồ Chí Minh

NB.HCNHAP Mua hóa chất của nước ngoài 331A 0 Singapore

NB.HOANGHA Cơ khí may Hoàng Hà 331A 0 Hà Nội

NB.HOANGLAN Công ty Giầy Hoàng Lan 331A 0 Hà Nội

NB.HONGPHAT Công ty Hồng Phát 331A 0 Hà Nội

NB.LEX Công ty Lexelart 331A 0 Tây Ban Nha

NB.LONGKINH Công ty Long Giang 331A 0 Trung Quốc

NB.MINHANH Cơ sở Minh Anh 331A 0 TP Hồ Chí Minh

NB.MINHTHAI Cơ sở Minh Thái 331A 0 TP Hồ Chí Minh

NB.NHANMY Công ty dệt nhãn Nhân Mỹ 331A 0 TP Hồ Chí Minh

NB.PHUONGNAM Công ty ĐTXD Phương Nam 331A 0 Hà Nội

NB.PT DNTN Phú Thọ 331A 0 Phú Thọ

Để bắt đầu, hãy chọn menu “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả”, sau đó vào menu “Danh mục từ điển” và chọn “Danh mục nhà cung cấp”.

F4, khi đó, máy sẽ hiện ra màn hình khai báo:

+ Tên khách: Công ty TNHH Hoa Lân

+ Địa chỉ: Số 105 Trần Quang Khải- Hà Nội

Sau đó kích chuột vào nút “Nhận”

Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại công ty giầy Thụy Khuê

2.4.1 Phân loại nguyên vật liệu tại công ty

Công ty chuyên sản xuất giầy vải sử dụng nguyên vật liệu đa dạng như vải, chỉ, cao su, keo dán, xăng, dầu và bao bì Mỗi loại vật liệu có đặc điểm riêng, khiến việc bảo quản trở nên phức tạp do số lượng lớn và tính chất lý hóa khác nhau Để quản lý hiệu quả, công ty phân loại nguyên vật liệu dựa trên vai trò và tác dụng của chúng trong quá trình sản xuất.

Nguyên vật liệu chính là yếu tố quan trọng nhất trong quá trình sản xuất của công ty, đóng vai trò quyết định trong việc hình thành sản phẩm Các loại nguyên vật liệu chính bao gồm vải phin, vải bạt, hóa chất, chỉ may và các loại viền, mỗi loại lại được phân chia thành nhiều hình thức khác nhau Chẳng hạn, vải phin được chia thành các loại như phin trắng, phin vàng và phin mộc, tạo nên sự đa dạng trong sản phẩm cuối cùng.

- Nhiên liệu: Bao gồm xăng A76, xăng A92, xăng đốt lò.

- Phụ tùng thay thế: Là toàn bộ các chi tiết phụ tùng dùng cho máy khâu như: Suốt máy, ổ chao máy, vòng bi, dây cu-roa, …

Toàn bộ nguyên vật liệu của công ty được quản lý theo các kho sau:

Kho 1 là kho vải bạt, nơi lưu trữ các loại vải phin, dây giày và chỉ viền phục vụ cho quá trình sản xuất của công ty Mỗi loại vải được sắp xếp riêng biệt ở từng kệ và khu vực khác nhau để đảm bảo quản lý hiệu quả.

+ Kho 2: Kho hóa chất- đây là kho để các hóa chất, mỗi loại hóa chất được để trong một thùng khác nhau.

Ngoài ra, còn có một téc xăng để dự trữ, một bãi than để đốt lò.

Việc phân loại vật liệu một cách khoa học giúp quản lý hiệu quả tình hình nhập, xuất, và tồn kho nguyên vật liệu Kế toán sẽ mở sổ chi tiết cho từng loại vật liệu, từ đó theo dõi số lượng, đơn giá và tổng tiền Điều này cũng tạo điều kiện cho việc đối chiếu số lượng với thẻ kho, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý vật liệu.

2.4.2 Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty

2.4.2.1 Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho

Khi đánh giá nguyên vật liệu nhập kho, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng giá mua thực tế, phản ánh đầy đủ chi phí thực tế đã bỏ ra Để đảm bảo tính chính xác trong việc ghi nhận giá trị vật liệu, công ty sử dụng giá thực tế tại thời điểm nhập kho, được xác định theo từng nguồn nhập khác nhau.

Nhập kho do mua ngoài bao gồm trị giá vốn thực tế, được tính từ giá mua, các loại thuế không hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp và bảo quản trong quá trình mua hàng Ngoài ra, các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc mua vật liệu cũng được tính, trừ đi các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất.

Vào ngày 02/08/2008, công ty đã mua vật liệu chính "Keo TC" từ công ty TNHH Đại Long và nhận được hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), trong đó chi phí vận chuyển bốc dỡ do bên bán chịu.

HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01-GTKT 3LL

Liên 2 (Giao khách hàng) Ký hiệu: AA/2006T

Ngày 02/08/2008 No: 901 Đơn vị bán: Công ty TNHH Đại Long Địa chỉ: Đinh Đức Thiện- Bình Chánh- TP Hồ Chí Minh

Số tài khoản: 711A 165892664 Mã số thuế: 010092357-6 Điện thoại: 085690834

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Khánh Đơn vị: Phòng kế hoạch kinh doanh XNK- Công ty giầy Thụy Khuê Địa chỉ: Phú Diễn- Hà Nội

Hình thức thanh toán: TM/CK Mã số thuế: 010010106-5

STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi tư triệu, tám trăm mười bốn ngàn đồng chẵn

Người mua hàng Kế toán trường Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Căn cứ vào số liệu trên hóa đơn (GTGT) số 901 Xác định trị giá vốn thực tế của số vật liệu này nhập kho là: 34 814 000 đồng.

Khi mua nguyên vật liệu nhập khẩu, thuế nhập khẩu sẽ được tính vào giá trị của nguyên vật liệu đó khi nhập kho Điều này sẽ được ghi nhận trong Nhật ký chứng từ số 10, cụ thể là trong phần theo dõi tài khoản 333, với mục Nợ TK 152 cho phần thuế nhập khẩu.

Nhập kho từ sản xuất và gia công chế biến của công ty được xác định với trị giá vốn thực tế bằng giá thành sản xuất của vật liệu cùng với chi phí vận chuyển (nếu có).

Phế liệu thu hồi nhập kho bao gồm các sản phẩm hỏng, với trị giá thực tế nhập kho được xác định dựa trên giá trị có thể sử dụng, giá bán hoặc ước tính.

2.4.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho:

Nguyên vật liệu của công ty được xuất kho chủ yếu để phục vụ sản xuất và được đánh giá theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ Trị giá vốn vật liệu

Chức năng tính giá trung bình trong phần mềm Fast được thực hiện qua Menu “Tính đơn giá trung bình”, cho phép cập nhật các chi phí nhập mua và điều chỉnh giá trị như một bản ghi bình thường với mã vật tư và mã kho, mặc dù số lượng là 0 Phần mềm tự động tính toán các chi phí này vào giá vốn của vật tư, giúp xác định trị giá thực tế của vật liệu xuất kho cho từng loại vật liệu theo công thức nhất định.

Trị giá vật liệu xuất kho Số lượng vật liệu xuất kho x Đơn giá bình quân cả kỳ

Trong đó: Đơn giá bình quân gia quyền Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ

Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ +

Số lượng vật liệu nhập trong kỳ

Ví dụ 2: Ngày 12/08/2008, công ty xuất 6 mét vải bạt 3x3 kem cho phân xưởng I để sản xuất giầy xuất khẩu theo phiếu xuất kho số 2165 ngày 12/08/2008 như sau:

Biểu số: 2.2 Đơn vị: Công ty giầy Thụy Khuê Mẫu số: 02-VT

Bộ phận: Phân xưởng sản xuất I (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Thảo- Xí nghiệp I.

Lý do xuất kho: Sản xuất giầy xuất khẩu tại phân xưởng 1.

Xuất tại kho: KN- Kho Nguyệt.

Số lượng Đơn giá Thành quy cách, phẩm chất Yêu cầu Thực tiền vật tư xuất

Phụ trách BPSD Thủ trưởng đơn vị Người nhận Thủ kho

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Cuối tháng, sau khi nhập dữ liệu phiếu nhập và xuất liên quan đến vải bạt 3x3 kem trong tháng 8, kế toán vật liệu sẽ áp đơn giá xuất cho từng phiếu xuất kho Trình tự xác định đơn giá xuất bao gồm việc vào Menu “Vật tư”, chọn “Giá trị trung bình” và chạy menu.

Phần mềm Fast tự động tính toán đơn giá xuất kho cho từng phiếu xuất theo phương pháp bình quân gia quyền đã được cài đặt Một ví dụ cụ thể về việc xác định đơn giá xuất cho vải bạt 3x3 kem trong tháng 8/2008 sẽ được minh họa qua màn hình sau.

Phiếu xuất hàng v.tư tiền VND

Ngày ctừ 12/8/2008 Số ctừ 2165 Ông bà: Thảo

Mã khách CM Xuất cho sản xuất XN1

Diễn giải SX giầy xuất khẩu

Mã kho KN Kho Nguyệt

Mã vật tư 02107VB Bạt 3x3 kem Tồn

Giá VND Thành tiền Tỷ giá 1.00

Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Số lượng Giá Thành tiền …

Như vậy, trị giá vốn thực tế của vải bạt 3x3 kem xuất ngày 12/08/2008 là:

Thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu tại công ty giày Thụy Khuê

2.5.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu

2.5.1.1 Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho.

Phòng Kế hoạch Kinh doanh Xuất nhập khẩu (KHKDXNK) có trách nhiệm cung cấp vật liệu và theo dõi tình hình thực hiện cung ứng Dựa trên tình hình thực hiện và dự trữ sản xuất, phòng lập kế hoạch thu mua và thực hiện mua vật liệu theo kế hoạch đã đề ra Sau khi ký kết hợp đồng với bên bán, phòng sẽ kiểm tra hóa đơn và phiếu xuất kho để đảm bảo tính chính xác Khi hàng hóa được chuyển đến, cán bộ tiếp liệu phối hợp với thủ kho để đánh giá số lượng, chất lượng và quy cách vật tư, lập biên bản kiểm nghiệm Nếu vật tư đạt yêu cầu, phòng sẽ tiến hành nhập kho và lập phiếu nhập kho dựa trên hóa đơn và biên bản kiểm nghiệm Đối với vật liệu nhập khẩu, phòng cũng thực hiện tương tự với biên bản kiểm nghiệm và phiếu nhập kho.

Phiếu nhập kho vật tư được lập theo 3 liên:

- Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu

Liên 2 được giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho, giúp theo dõi chỉ tiêu số lượng Thủ kho cũng có nhiệm vụ chuyển thông tin này lên cho kế toán vật liệu tại phòng kế toán.

- Liên 3: Giao cho người nhập hàng để làm thủ tục thanh toán.

Phiếu nhập kho cần phải có chữ ký đầy đủ từ các phòng ban và bộ phận liên quan Định kỳ, phiếu nhập vật tư sẽ được gửi đến phòng kế toán để ghi sổ và lưu trữ.

Các loại vật liệu nhập kho cần phải tuân thủ theo quy định của kho hàng Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp vật liệu một cách khoa học và hợp lý, đảm bảo quản lý hiệu quả cho từng loại vật liệu, nhằm thuận tiện cho việc theo dõi và nhập kho.

Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu bao gồm các chứng từ quan trọng như Hóa đơn (GTGT), Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Phiếu nhập kho, Thẻ kho, Bảng kê nhập kho và Bảng tổng hợp nhập Quy trình luân chuyển các chứng từ này được quy định cụ thể để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý kho.

Ví dụ 3: Ngày 02/08/2008, Công ty mua vải Bạt 3456 tẩy của công ty TNHH vải giầy Thanh Cường và nhận được các chứng từ sau:

Ngày 02/08/2008 No:1069 Đơn vị bán: Công ty TNHH vải giầy Thanh Cường Địa chỉ: Trương Định- Hà Nội

Số tài khoản: 711A 1928164645 Mã số thuế: 010235451-3 Điện thoại: 0413569084

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Khánh Đơn vị: Phòng kế hoạch kinh doanh XNK- Công ty giầy Thụy Khuê Địa chỉ: Phú Diễn- Hà Nội

Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm mười chín triệu, chín trăm bốn mốt nghìn năm trăm đồng

Người mua hàng Kế toán trường

Khi hàng hóa được chuyển đến công ty, phòng KHKDXNK và phòng đảm bảo chất lượng phối hợp với thủ kho để đánh giá và kiểm tra số lượng cũng như quy cách của vật tư, sau đó lập biên bản kiểm nghiệm vật tư.

Biểu số: 2.4 Đơn vị: Công ty giầy Thụy Khuê Mẫu số 03- VT

Bộ phận: … (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ

Dựa trên hóa đơn GTGT ngày 20/08/2008 của công ty TNHH vải giầy Thanh Cường, ban kiểm nghiệm bao gồm ông Nguyễn Văn Tuấn từ Phòng KHKDXNK với vai trò Trưởng ban và ông Đinh Văn Hoàng từ Phòng đảm bảo chất lượng với vai trò Ủy viên.

Bà: Tạ Thị Nguyệt- Thủ kho- Ủy viên. Đã kiểm nghiệm vật tư sau đây:

Tên,nhãn hiệu Mã số Phương ĐVT

Số lượng Kết quả kiểm nghiệm quy cách thức kiểm theo SL đúng SL không vật tư nghiệm chứng từ quy cách đúng quy cách phẩm chất phẩm chất

Kết luận của ban kiểm nghiệm: Đạt tiêu chuẩn nhập kho.

Trưởng ban Ủy viên Ủy viên

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,họ tên)

Dựa trên hóa đơn giá trị gia tăng và biên bản kiểm nghiệm vật tư, khi vật tư đáp ứng đầy đủ yêu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại và tiêu chuẩn nhập kho, phòng KHKDXNK sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho.

Họ và tên người giao: Nguyễn Văn Khánh

Theo Hóa đơn (GTGT) số 1069 ngày 02/08/2008 của công ty TNHH vải giầy

Thanh Cường và biên bản kiểm nghiệm vật tư số 1492 ngày 02/08/2008.

Nhập tại kho : KN- Kho Nguyệt.

Số lượng Đơn giá Thành tiền quy cách, phẩm Theo Thực chất vật tư chứng từ nhập

Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Một trăm ba bẩy triệu, tám trăm linh tám nghìn đồng chẵn

Thủ kho Người giao Thủ trưởng đơn vị

Khi nhận được phiếu nhập do phòng KHKDXNK gửi đến, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy theo trình tự được minh họa như sau:

- Từ màn hình giao diện của phần mềm kế toán Fast 2000, chọn “Phiếu nhập”.

- Trên màn hình xuất hiện “Phiếu nhập kho”, kế toán nhập các thông tin sau:

+ Diễn giải: Mua bạt 3456 tẩy của công ty TNHH vải giầy Thanh Cường

Mã ctừ VN1 Phiếu nhập kho tiền VND

Ngày ctừ 02/08/2008 Số ctừ 1563 Ông bà Khánh

Mã khách NBTC Tổ hợp tác Thanh Cường Dư có: 1,026,024

Diễn giải Mua bạt 3456 tẩy của cty TNHH vải giầy Thanh Cường

Mã kho KN Kho Nguyệt

Mã vật tư 02003VB Bạt 3x3 mộc Tồn 500

Mã vật tư Tên vật tư ĐVT

Số lượng Giá Thành tiền …

GTGT Thuế GTGT đầu vào của vật tư 38,176,500

Sau khi hoàn tất việc nhập thông tin vào phiếu nhập kho trên máy, kế toán vật liệu sẽ tiếp tục thực hiện việc nhập thuế GTGT bằng cách điền số hóa đơn GTGT vào ô tương ứng.

“HĐGTGT” Khi đó, sẽ xuất hiện màn hình nhập thuế suất thuế GTGT.

Nhập thuế suất thuế GTGT xong thì trên màn hình phiếu nhập mua hàng sẽ hiện ra “tiền thuế” là 38,176,500 và cột “tổng tiền thanh toán” là 419,941,500

Cuối cùng, nhấn nút “Lưu” để kế toán vật liệu chuyển giao phiếu nhập kho và hóa đơn GTGT cho kế toán công nợ, nhằm theo dõi việc thanh toán từ khách hàng.

Vào ngày 22/08/2008, Công ty đã thực hiện việc mua hạt nhựa PE từ Công ty TNHH Đại Long Sau khi vật liệu được giao đến, bộ phận thủ kho và kỹ thuật tiến hành kiểm tra chất lượng và chủng loại của hạt nhựa Sau khi hoàn tất kiểm tra, họ đã lập phiếu nhập kho Do hóa đơn chưa được nhận, phiếu nhập kho đã được lập dựa trên phiếu xuất kho số 1001 của bên bán.

Họ và tên người giao: Nguyễn Thanh Bình- Phòng KHKDXNK

Theo phiếu xuất kho số 1001 ngày 22/08/2008 của công ty TNHH Đại Long

Số lượng Đơn giá Thành tiền quy cách, phẩm Theo Thực chất vật tư chứng từ nhập

1 Hạt nhựa PE 01017HC Kg 1,000 1,000

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đến ngày 28/08/2008 công ty mới nhận được hóa đơn (GTGT) của công ty TNHH Đại Long như sau:

Ngày 28/08/2008 No: 1088 Đơn vị bán: Công ty TNHH Đại Long. Địa chỉ: Khâm Thiên- Hà Nội

Số tài khoản: 711A 1326928618 Mã số thuế: 0108951385 Điện thoại: 0416235184

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thanh Bình Đơn vị: Phòng kế hoạch kinh doanh XNK- Công ty giầy Thụy Khuê Địa chỉ: Phú Diễn- Từ Liêm- Hà Nội

Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi mốt triệu, chín trăm nghìn đồng chẵn

Người mua hàng Kế toán trường Thủ trưởng đơn vị

Khi đã nhận được hóa đơn (GTGT) kế toán tiến hành ghi vào phiếu nhập kho số 1597 ở cột đơn giá và thành tiền theo đúng hóa đơn.

2.5.1.2 Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến.

Trong trường hợp vật liệu thuê ngoài gia công chế biến từ tháng trước được nhập kho trong tháng này, phòng KHKDXNK sẽ lập biên bản kiểm nghiệm và viết phiếu nhập kho dựa trên các chứng từ liên quan và số lượng vật liệu đã về đến công ty.

Ví dụ 5: Ngày 02/08/2008, công ty nhận được phiếu xuất kho số 1892 ngày

04/07/2008 và số vật liệu đã về đến công ty, phòng KHKDXNK tiến hành viết phiếu nhập kho như sau:

Họ và tên người giao: Nguyễn Văn Khánh Đơn vị: Phòng KHKDXNK

Theo phiếu xuất kho số 1892 ngày 04/07/2008 và HĐTC số 0921 ngày 02/08/2008 của công ty TNHH vài giầy Thanh Cường thanh toán tiền gia công nhuộm.

Số lượng Đơn giá Thành quy cách, phẩm Theo Thực tiền chất vật tư chứng từ nhập

Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Hai mươi chín triệu, bốn trăm hai tư nghìn, bốn trăm linh hai nghìn đồng chẵn.

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đồng thời, kế toán tiến hành nhập vào máy như sau:

Trên giao diện màn hình, chọn “Phiếu nhập” và loại phiếu nhập 2: “Nhập vật tư thuê gia công” Sau đó, kế toán vật liệu sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính.

+ Diễn giải: Nhập hàng gia công

Sau khi nhập xong toàn bộ thông tin liên quan đến chứng từ này, kế toán nhấn phím “Lưu”

Trên màn hình sẽ hiển thị phiếu nhập kho tương tự như mẫu đã nêu ở trang 34, với điểm khác biệt là tài khoản Có được sử dụng là 154G, đại diện cho vật liệu thuê ngoài gia công chế biến.

2.5.1.3 Nhập kho do xuất dùng sản xuất không hết.

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty giầy Thụy Khuê

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là nhiệm vụ quan trọng kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán, nhằm theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn kho tại công ty giầy Thụy Khuê, nơi có nguyên vật liệu đa dạng và phức tạp Để quản lý hiệu quả, kế toán chi tiết vật liệu cần được thực hiện theo từng kho, loại, nhóm vật liệu và phải đồng thời diễn ra tại kho và phòng kế toán dựa trên cùng một cơ sở chứng từ Các chứng từ kế toán phải được lập kịp thời, đầy đủ, đúng

Công ty giầy Thụy Khuê áp dụng phương pháp thẻ song song trong kế toán chi tiết nguyên vật liệu, cho phép theo dõi và quản lý công việc một cách hiệu quả tại hai địa điểm cùng lúc.

Tại kho, thủ kho ghi chép tình hình nhập, xuất và tồn kho trên thẻ kho, chỉ theo dõi số lượng Mỗi loại vật liệu sẽ có một thẻ kho riêng, được lập bởi phòng kế toán với đầy đủ thông tin như tên vật liệu, quy cách, ngày tháng, số phiếu nhập, và trích yếu Thẻ kho này được giao cho thủ kho để thực hiện hạch toán nghiệp vụ mà không phân biệt phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu.

Vào tháng 08/2008, thủ kho đã nhận các phiếu nhập và xuất liên quan đến nguyên vật liệu chính là vải Bạt 3456 tẩy, và sau đó tiến hành ghi chép vào thẻ kho.

Theo phiếu nhập kho số 1563 ngày 02/08 được trích dẫn tại biểu 2.5 trang 33 về việc nhập vải bạt 3456 tẩy, thủ kho đã ghi vào thẻ kho số lượng nhập là 24,630 và sau đó tính toán số tồn kho.

Số tồn kho cuối ngày 02/08:

(Là số tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong ngày 02/08)

Biểu số: 2.13 Đơn vị: Công ty giầy Thụy Khuê Mẫu số: S12- DN

31/08/2008 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Bạt 3456 tẩy Đơn vị tính: M

Ngày Số lượng tháng từ nhập

Nhập Xuất xuất Nhập Xuất Tồn

Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc

Vào cuối tháng, thủ kho sẽ lập "Báo cáo tồn kho" dựa trên số liệu từ thẻ kho của từng loại vật tư Báo cáo này sẽ là cơ sở để kế toán kiểm tra và đối chiếu số liệu, từ đó nâng cao hiệu quả và giám sát chặt chẽ công tác quản lý kho.

BÁO CÁO TỒN KHO VẬT LIỆU

T Tên vật tư Đvt Tồn đầu kỳ Nhập trong Xuất trong

Tồn cuối kỳ kỳ kỳ

Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc

Trong báo cáo tồn kho, chúng ta có thể thấy số liệu về tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ của Bạt 3456 được theo dõi và ghi lại một cách rõ ràng trên thẻ kho, được tổng hợp trong một dòng trên báo cáo.

Để quản lý chặt chẽ và chính xác số lượng vật liệu nhập, xuất và tồn kho cho từng đơn vị, kế toán cần đối chiếu số liệu không chỉ giữa kho và phòng kế toán mà còn với các đơn vị sử dụng vật liệu Nếu vật liệu xuất kho không được sử dụng hết, cần lập phiếu nhập kho để gửi lại cho thủ kho, nhằm ngăn chặn tình trạng thất thoát nguyên vật liệu và lãng phí.

Để quản lý nguyên vật liệu hiệu quả tại các xí nghiệp, nhân viên thống kê hàng ngày sẽ ghi nhận số lượng và loại nguyên vật liệu tiêu hao cho từng sản phẩm, sau đó so sánh với định mức tiêu hao Điều này giúp nhà quản lý đưa ra quyết định phù hợp nhằm tối ưu hóa quy trình sản xuất.

Cuối tháng, nhân viên thống kê tổng hợp số liệu dựa trên định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng sản phẩm và số lượng thực tế đã tiêu hao Họ lập “Báo cáo vật tư” cho mỗi loại sản phẩm tại từng xí nghiệp, sau đó gửi lên phòng Tài chính-kế toán để theo dõi và ghi sổ.

Tại phòng kế toán, khi nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu, kế toán tiến hành phân loại và sắp xếp chúng Sau đó, dữ liệu được nhập vào máy, và phần mềm kế toán tự động cập nhật vào sổ chi tiết Sổ chi tiết vật liệu được lập hàng tháng cho từng kho, ghi chép theo trình tự thời gian của các nghiệp vụ nhập, xuất kho nguyên vật liệu Sổ này giúp theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho về số lượng và giá trị của từng loại vật liệu, làm căn cứ đối chiếu với ghi chép của thủ kho.

+ Cột chứng từ: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ nhập nguyên vật liệu và xuất nguyên vật liệu.

+ Cột diễn giải: Ghi diễn giải nội dung của chứng từ dùng để ghi sổ.

+ Cột tài khoản đối ứng: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.

+ Cột đơn giá: Ghi đơn giá (giá vốn) của một đơn vị nguyên vật liệu nhập, xuất kho.

+ Cột số lượng nhập: Ghi số lượng vật liệu nhập kho

+ Cột thành tiền nhập: Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho ghi giá trị vật liệu nhập kho.

+ Cột số lượng xuất: Ghi số lượng vật liệu xuất kho.

+ Cột thành tiền xuất: Ghi giá trị vật liệu xuất kho.

+ Cột số lượng tồn: Ghi số lượng vật liệu tồn kho.

+ Cột thành tiền tồn: Ghi giá trị vật liệu tồn kho.

Biểu số 2.15 Đơn vị: Công ty giầy Thụy Khuê Mẫu số S10- DN

SỔ CHI TIẾT NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU

Năm2008 Tài khoản: 1521 Tên kho: KN- Kho Nguyệt Tên, quy cách nguyên liệu, vật liệu: Bạt 3456 tẩy, mã số: 02003VB Đơn vị tính: M

Chứng từ Diễn giải Tài khoản Đơn Nhập Xuất Tồn Ghi

Số hiệu Ngày tháng đối ứng giá Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền chú

00 24,630 381,765,000 93,782 1,485,430,920 PX1955 4/8 Xuất sản xuất XNI 621C 16,0

0 68,172 1,074,595,300 PX2286 28/8 Xuất sản xuất XNII 621A 16,0

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc

Việc đối chiếu giữa công việc của kế toán và thủ kho được thực hiện dựa trên chỉ tiêu số lượng, trong đó kế toán sẽ tiến hành kiểm tra sự khớp nhau giữa thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu của Bạt 3456 tẩy trong tháng 8/2008.

Khi kế toán nhập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho vào phần mềm, hệ thống sẽ tự động cập nhật bảng kê phiếu nhập, bảng kê phiếu xuất vật liệu, cùng với bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật liệu.

Cuối tháng, sau khi cập nhật đầy đủ phiếu nhập và phiếu xuất, kế toán vào menu “Vật tư”, chọn “Giá trị trung bình” và chạy menu “Tổng hợp” Phần mềm kế toán Fast sẽ tự động tính toán đơn giá xuất kho cho từng mặt hàng, đồng thời nhập số liệu vào các phiếu xuất kho, bảng kê phiếu xuất vật liệu và bảng tổng hợp xuất vật liệu.

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty giầy Thụy Khuê

Hạch toán tổng hợp vật liệu là công cụ quan trọng trong quản lý nguyên vật liệu và hoạt động kinh doanh Công ty giầy Thụy Khuê sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để thực hiện hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu hiệu quả.

Các tài khoản kế toán chủ yếu được sử dụng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty: TK 152, TK 133, TK 331, TK 111, TK 112, TK 141, TK 138,

TK 338, TK 311, TK 154, TK 621, TK 627, TK 641, TK 642.

Công ty sử dụng các tài khoản liên quan với ký hiệu chi tiết cho từng phân xưởng, như A cho Xí nghiệp II- Thụy Khuê, B cho Xí nghiệp III- Yenkee, C cho Xí nghiệp I- Charming, và G cho gia công Để thuận tiện cho việc phân bổ và tính toán, các tài khoản có thể được mở chi tiết, chẳng hạn như tài khoản 152 được phân chia cụ thể tại công ty.

- TK 1521: Nguyên vật liệu chính

- TK 1524: Phi tùng sửa chữa thay thế

- TK 1525: Thiết bị, vật tư cho XDCB

Công ty áp dụng hệ thống sổ kế toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký chứng từ để quản lý kế toán tổng hợp vật liệu, kết hợp với hệ thống tài khoản hiệu quả.

Kế toán nhập vật liệu:

Dựa trên hóa đơn giá trị gia tăng và phiếu nhập kho, kế toán vật liệu thực hiện hạch toán và ghi chép công nợ vào sổ chi tiết, nhằm theo dõi quá trình thanh toán với nhà cung cấp.

Ví dụ 13: Ngày 13/8, đơn vị nhập vải 9925 theo phiếu nhập 1620 của công ty dệt 19/5 theo hóa đơn số 913 chưa thanh toán.

Khi nhận được phiếu nhập kho và hóa đơn giá trị gia tăng của bên bán, kế toán vật liệu tiến hành hạch toán như sau:

Việc ghi chép vào sổ chi tiết nguyên vật liệu và bảng kê phiếu nhập vật liệu là rất quan trọng Kế toán công nợ sẽ dựa vào hóa đơn và phiếu nhập kho để ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán, với mỗi nghiệp vụ được ghi một dòng để theo dõi số tiền phải trả và số tiền đã thanh toán Sổ này cho phép theo dõi tình hình thanh toán chi tiết với từng nhà cung cấp, vì mỗi sổ được mở riêng cho từng nhà cung cấp.

Phần mềm kế toán Fast cho phép công ty xem và in các báo cáo chi tiết dựa trên dữ liệu kế toán hàng ngày, bao gồm Sổ chi tiết thanh toán với người bán, Nhật ký chứng từ, và Sổ cái các tài khoản liên quan Để thực hiện việc xem và in "Sổ chi tiết thanh toán với người bán", người dùng cần thực hiện theo một trình tự cụ thể.

Trên giao diện màn hình, bạn cần truy cập vào menu “Kế toán tổng hợp”, sau đó chọn “Kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ” Tiếp theo, hãy chọn “Sổ chi tiết tài khoản” và sau đó là “Sổ chi tiết thanh toán với người bán” Lúc này, sổ chi tiết thanh toán với người bán sẽ được hiển thị trên màn hình theo mẫu quy định.

Biểu số 2.21 thuộc đơn vị Công ty giầy Thụy Khuê, mẫu số S31-DN, có địa chỉ tại 152 Thụy Khuê, Hà Nội Nội dung này được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN

Tài khoản: 331 Đối tượng: Công ty dệt 19/5 Tháng 08/2008

Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK đối Số phát sinh Số dư Ghi chú ghi sổ Số Ngày ứng Nợ Có Nợ Có

2/8 PN 1562 2/8 Nhập vải Phin vàng 1521 34,258,169 chưa thanh toán 133 3,425,816

13/8 PC128 13/8 Thanh toán tiền vải 111 12,368,125

13/8 PN 1620 13/8 Nhập vải 9925 1521 20,364,500 chưa thanh toán 133 2,036,450

14/8 PN 1627 14/8 Nhập vải chéo 1521 6,152,493 chưa thanh toán 133 615,249

23/8 PN 1731 23/8 Nhập Bạt 3419 tẩy 1521 115,624,380 chưa thanh toán 133 11,562,438

Người ghi sổ Kế toán trưởng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Bên cạnh sổ chi tiết thanh toán với người bán có “Nhật ký chứng từ số

Nhật ký chứng từ số 5 theo dõi tài khoản 331 - Phải trả cho người bán, được sử dụng để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với nhà cung cấp vật liệu Nhật ký này bao gồm hai phần: phần phản ánh số phát sinh bên Có tài khoản 331 đối ứng với Nợ các tài khoản liên quan, và phần theo dõi thanh toán ghi Nợ TK 331 đối ứng với Có các tài khoản liên quan Cấu trúc và phương pháp ghi sổ của Nhật ký chứng từ số 5 được thiết kế để quản lý hiệu quả công nợ và thanh toán.

-Nhật ký chứng từ số 5 bao gồm các cột:

+ Tên đơn vị (hoặc người bán)

+ Số dư đầu tháng: là số dư đầu tháng này hay cũng chính là số dư cuối tháng trước của TK 331

+ Ghi Có TK 331, Ghi Nợ các tài khoản liên quan: phản ánh số phát sinh bên Có TK 331

+ Theo dõi thanh toán (ghi Nợ TK 331): Phản ánh những khoản đã thanh toán cho nhà cung cấp

+ Số dư cuối tháng: Số dư cuối tháng trên tài khoản 331

Cơ sở ghi vào Nhật ký chứng từ số 5 là sổ theo dõi thanh toán với người bán (TK331) Vào cuối mỗi tháng, cần hoàn thành việc ghi sổ chi tiết cho tài khoản này để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong việc quản lý tài chính.

Kế toán cần tổng hợp số liệu cuối tháng từ từng sổ chi tiết cho từng đối tượng để ghi vào Nhật ký chứng từ số 5 Số liệu tổng cộng từ mỗi sổ chi tiết thanh toán với người bán sẽ được ghi một dòng trên Nhật ký chứng từ số 5.

-Cuối tháng, khóa sổ Nhật ký chứng từ số 5, xác định tổng số phát sinh bên

Có TK 331 đối ứng với Nợ các tài khoản liên quan và lấy số liệu tổng cộng của

Nhật ký chứng từ số 5 để ghi Sổ Cái (Có TK 331, Nợ các TK liên quan).

Công ty giầy Thụy Khuê, địa chỉ tại 152 Thụy Khuê, Hà Nội, hoạt động theo mẫu số S04 a5-DN Đơn vị này được thành lập và hoạt động theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, ban hành ngày 20/03/2006 bởi Bộ trưởng Bộ Tài chính.

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Ghi có TK 331- Phải trả người bán

Tên đơn vị Dư đầu tháng Ghi Có TK 331, Nợ các TK liên quan Ghi Nợ TK 331, Có TK liên quan hoặc người bán N ợ Có 152 133 Cộng Có TK

Kế toán xuất vật liệu:

Cuối tháng, kế toán vật liệu thực hiện việc phân bổ nguyên vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng khác nhau Để in "Bảng phân bổ nguyên vật liệu", người dùng cần truy cập vào menu "Tổng hợp cuối tháng vật tư", chọn "Bảng phân bổ nguyên vật liệu" và nhấn "In thẳng ra máy in".

Bảng phân bổ nguyên vật liệu thể hiện các loại nguyên vật liệu đã xuất dùng trong tháng, tính theo giá thực tế Đồng thời, bảng này cũng phân bổ giá trị nguyên vật liệu cho các đối tượng sử dụng hàng tháng, ghi Có tài khoản 152 và Nợ các tài khoản liên quan.

Căn cứ để ghi vào bảng phân bổ nguyên vật liệu là các phiếu xuất kho, dựa trên chỉ tiêu “Lý do xuất kho”

Bảng này hiển thị các loại nguyên vật liệu được sử dụng trong tháng, tính theo giá thực tế, với các cột dọc thể hiện từng loại nguyên vật liệu và các dòng

PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY GIẦY THỤY KHUÊ

Đánh giá khái quát về thực trạng công tác kế toán tại công ty giầy Thụy Khuê

3.1 Đánh giá khái quát về thực trạng công tác kế toán tại công ty giầy Thụy Khuê.

3.1.1 Thực trạng chấp hành chế độ kế toán

Công ty giầy Thụy Khuê áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, một phương pháp phổ biến trong doanh nghiệp Công tác kế toán tại Công ty đã tuân thủ đúng chế độ kế toán của Nhà nước, phát huy vai trò quan trọng của kế toán như một công cụ quản lý kinh tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đáp ứng hiệu quả yêu cầu quản lý.

3.1.2 Thực trạng vận dụng hệ thống sổ kế toán Ưu điểm

Hiện nay, công ty áp dụng tổ chức kế toán tập trung và kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, sử dụng hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ Phương pháp này phù hợp với quy mô sản xuất và trình độ của cán bộ kế toán, đồng thời kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.

Hệ thống chứng từ tuân thủ quy định của chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu và yếu tố cần thiết cho quản lý và kế toán Tất cả các chứng từ đều được kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp trước khi được ghi sổ.

Công ty Giầy Thụy Khuê hiện đang áp dụng hình thức hạch toán tổng hợp là Nhật ký chứng từ, phù hợp với quy mô và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Tuy nhiên, hình thức này chỉ thích hợp với kế toán thủ công và khi sử dụng phần mềm kế toán, sẽ gặp một số bất cập Chẳng hạn, Nhật ký chứng từ số 7 có cấu trúc nhiều cột, trong khi khổ giấy máy in chỉ là A4, dẫn đến việc phải in nhiều tờ và dễ bị thất lạc Do đó, công ty nên xem xét chuyển sang hình thức Nhật ký chung hoặc Chứng từ ghi sổ để thuận tiện hơn cho công tác kế toán hiện tại.

3.1.3 Thực trạng vận dụng hệ thống chứng từ

Công tác kế toán ban đầu đã thực hiện đầy đủ những thủ tục theo quy định.

Hệ thống chứng từ sử dụng theo quy định kế toán hiện hành đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu cần thiết cho quản lý và kế toán Tất cả chứng từ đều được kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp trước khi ghi sổ.

3.1.4 Thực trạng một số phần hành kế toán

Kế toán tài sản cố định: Ưu điểm:

Công ty thực hiện quản lý tài sản cố định (TSCĐ) một cách chặt chẽ, đáp ứng yêu cầu quản lý vốn trong bối cảnh kinh tế hiện nay Kế toán TSCĐ đã theo dõi hiệu quả tình hình tăng giảm, khấu hao và kiểm kê TSCĐ theo quy trình chuẩn, đảm bảo phản ánh chính xác nguyên giá và mức khấu hao của TSCĐ hiện có.

Việc thanh lý tài sản cố định hữu hình (TSCĐHH) diễn ra chậm do thủ tục rườm rà Mỗi lần thanh lý hoặc nhượng bán, công ty phải lập phiếu xác định tình trạng kinh tế và kỹ thuật của TSCĐHH, sau đó gửi tờ trình xin thanh lý cho giám đốc Chỉ khi có quyết định cho phép, công ty mới được thực hiện thanh lý Quá trình này tốn nhiều thời gian và ảnh hưởng đến việc hạch toán TSCĐHH của công ty.

Kế toán chi phí giá thành: Ưu điểm:

+ Việc sử dụng tài khoản:

Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính quy định để quản lý chi phí sản xuất Việc tập hợp chi phí sản xuất (CPSX) được phân loại thành ba khoản mục chính: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (CPNVLTT), Chi phí nhân công trực tiếp (CPNCTT) và Chi phí sản xuất chung (CPSXC) Để theo dõi các khoản mục này, công ty sử dụng các tài khoản 621, 622 và 627.

Việc theo dõi TK 622 theo từng bộ phận sản xuất giúp quản lý giờ công và tính tiền công hiệu quả TK 627 được phân chia thành các tiểu khoản, giúp việc theo dõi chi phí trở nên cụ thể và rõ ràng Cuối kỳ, các chi phí này sẽ được kế toán tập hợp vào TK 154 để tính giá thành sản phẩm.

Các doanh nghiệp không chỉ áp dụng hệ thống tài khoản chung mà còn chi tiết hóa các tài khoản và tiểu khoản để theo dõi từng đối tượng cụ thể Việc này giúp quản lý dễ dàng kiểm soát chi phí phát sinh và đơn giản hóa quá trình tính giá thành.

+ Về hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán:

Đội ngũ kế toán giàu kinh nghiệm của công ty đã áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ một cách sáng tạo và hiệu quả, phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh Trong quá trình hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, công ty đã sử dụng hệ thống sổ sách kế toán phù hợp với quy định, ghi chép đầy đủ từng khoản mục theo mẫu sổ quy định.

Kế toán có thể điều chỉnh sổ chi tiết để phù hợp với công việc và quy mô riêng, từ đó giúp ghi chép và theo dõi các khoản chi phí một cách thuận lợi hơn.

Việc lập, luân chuyển và lưu trữ chứng từ được thực hiện theo quy định hiện hành, góp phần thuận lợi cho hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành.

+ Về phương pháp hạch toán CPSX và tính giá thành sản phẩm:

Việc phân loại chi phí thành ba khoản mục: CFNVLTT, CFNCTT và CFSXC giúp xác định rõ vị trí và chức năng của chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh Điều này là cơ sở để tập hợp chi phí sản xuất và xác định giá thành một cách chính xác, từ đó cung cấp thông tin hệ thống cho các báo cáo tài chính.

Tiêu đề	Hoàn Thiện Công Tác Kế Toán Nguyên Vật Liệu Tại Công Ty TNHH Nhà Nước Một Thành Viên Giầy Thụy Khuê
Tác giả	Nguyễn Huyền Trang
Người hướng dẫn	GVHD: Nguyễn Quốc Trung
Trường học	Trường Đại Học
Chuyên ngành	Kế Toán
Thể loại	Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp

Định dạng
Số trang	88
Dung lượng	183 KB