Trang 2 Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận đơn vị và cá nhân cómối quan hệ phụ thuộc lẫn hau, đợc chun mơn hố có những nhiệmvụ quyền hạn trách nhiệm nhất định, dợc bố trí theo những
Lời nói đầu Ngày nay, kinh tế nớc ta chun sang nỊn kinh tÕ thÞ trêng cã sù quản lý nhà nớc, doanh nghiệp đặc biệt quan tâm đến hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Họ phải định t sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm Vì việc xây dựng ngày hoàn thiện máy quản lý phù hợp hiệu để tồn phát triển kinh tế thị trờng đầy biến động phức tạp công việc cấp bách nhà lÃnh đạo quản lý doanh nghiệp Bộ máy quản lý doanh nghiệp đơc coi đầu nÃo cho đời đờng lối, chủ trơng, chiến lợc, sách lợc phát triển doanh nghiệp Là sinh viên khoa Khoa học quản lý, đợc tiếp thu kiến thức kinh tế, quản lý với nghiên cứu thực tế em nhận thức đợc tầm quan trọng vấn đề nên em đà chọn đề tài: MộtMột số biện pháp hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty khí ôtô xe máy Thanh Xuân Do kiến thức kinh nghiệm nhiều hạn chế, đề tài em không tránh khỏi thiếu sót Em mong đợc giúp đỡ, góp ý cô Em xin chân thành cảm ơn ! Chơng I : Lý luận chung cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp I Cơ cấu tổ chức máy quản lý nhà doanh nghiệp Khái niệm yêu cầu tổ chức 1.1 Khái niệm cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức tổng hợp phận đơn vị cá nhân có mối quan hệ phụ thuộc lẫn hau, đợc chuyên môn hoá có nhiệm vụ quyền hạn trách nhiệm định, dợc bố trí theo cấp bậc, khâu khác nhằm thực hoạt động tổ chức tiến tới mục tiêu đà xác định Cơ cấu tổ chức thể cách thức hoạt động tổ chức đợc phân công phân hệ, phận cá nhân Nó xác định rõ mối tơng quan hoạt động cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm gắn liền với cá nhân, phận, phân hệ tổ chức mối quan hệ quyền lực bên tổ chức 1.2 Yêu cầu tổ chức Mỗi công việc, vấn đề có đòi hỏi, yêu cầu đặt Đặc biệt lĩnh vực xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp ( vấn đề vô phức tạp) yêu cầu phải đạt đợc Trong chế thị trờng, việc hoàn thiện máy quản lý phải hợp lý, phù hợp với doanh nghiệp, phù hợp với thời đại doanh nghiệp tồn phát triển Còn cứng nhắc, không phù hợp doanh nghiệp đứng vững đợc chế thị trờng biến động nh nay, cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp bắt buộc phải đặt cho yêu cầu sau: - Tính tối u : Giữa khâu, cấp quản lý phải thiết lập mối quan hệ hợp lý, lựa chọn xắp xếp cán quản lý vào vị trí với khả trình độ họ, quy định lề lối làm việc chặt chẽ giảm bớt khâu, cấp trung gian, đảm bảo thông tin thông suốt Làm nh vậy, cấu tổ chức quản lý mang tính động cao, sát phục vụ mơc ®Ých ®Ị cđa hƯ thèng - TÝnh linh hoạt : cấu tổ chức quản lý có khả thích ứng cao với tình huống, hoàn cảnh nhằm đáp ứng cách mau lẹ, kịp thời công tác quản lý doanh nghiệp - Độ tin cậy cao : cấu tổ chức máy quản lý phải đảm bảo tính xác tất thông tin sử dụng doanh nghiệp Muốn cấu tổ chức máy quản lý phải đợc cấu thành ngời có lực, phẩm chất tốt - Tính hiệu quả: cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính hiệu quả, ngĩa chi phí bỏ phải tơng xứng với kết thu Đây yêu cầu mang tính tổng hợp Vai trò cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp - Cơ cấu máy quản lý doanh nghiệp biểu tập trung quyền lực, chủ trơng, quan điểm trình độ quản lý chủ thể quản lý - Cơ cấu máy quản lý doanh nghiệp hợp lý làm cho thân máy hoạt động có hiệu quả, thông tin đợc lu chuyển thống nhất, nhanh chóng, từ tạo điều kiện cho phận tham gia hoạt động doanh nghiệp đợc thuận tiện, dễ dàng - Cơ cấu máy quản lý doanh nghiệp hợp lý, giúp cho doanh nghiệp giảm đợc chi phí không cần thiết, đồng thời cấu lại đội ngũ cán hợp lý, dùng ngời việc Mặt khác tạo cho máy khả tù häc tËp, tù thÝch nghi m«i trêng tay đổi Biết tạo sử dụng thời phát triển đột biến, có lợi cho doanh nghiệp - Cơ cấu máy quản lý doanh nghiệp hợp lý giúp cho doanh nghiệp phát triển đặc biệt lực lợng lao động Các thuộc tính cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp 3.1 Chuyên môn hoá công việc Chuyên môn hoá công việc làm tăng suất lao động, không ngời phơng diện tâm sinh lý thực đợc tất hoạt động nhiệm vụ phức tạp, ngời có hội đủ kỹ cần thiết Mặt khác chuyên môn hoá công việc tạo công việc đơn giản, dễ đào tạo để thực Điều đà thúc đẩy chuyên môn hóa lực lợng lao động, biến ngời thành chuyên gia số công việc định Chuyên môn hoá tạo nhiều công việc khác nên ngời lựa chọn cho công việc vị trí phù hợp với lực phát huy tối đa mạnh Tuy nhiên không nên lạm dụng chuyên môn hoá, mà mức độ chuyên môn hoá cao làm cho công việc trở nên nhàm chán, đơn điệu, làm giảm suất lao động 3.2 Phân chia tổ chức thành phận mô hình tổ chức phận Cơ cấu tổ chức thể hình thức cấu tạo tổ chức bao gồm phận mang tính độc lập tơng đối thực nhiệm vụ định.Việc hình thành phận cấu phản ánh trình chuyên môn hoá hợp nhóm chức quản lý theo hiều ngang Nếu cách phân chia tổ chức thành phận hạn chế số thuôc cấp quản lý trực tiếp làm hạn chế quy mô tổ chức Việc hợp nhóm hoạt động ngời để tạo nên phận tạo điều kiện mở rộng tổ chức đến mức độ không hạn chế Các phận tổ chức đợc hình thành dựa tiêu chí khác nhau, làm xuất mô hình tổ chức phận khác 3.3 Mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm tổ chức + Quyền hạn: quyền tự chủ trình định quyền đòi hỏi tuân thủ định gắn liền với vị trí (hay chức vụ) quản lý định cấu tổ chức Quyền hạn vị trí quản lý đợc giao phó cho ngời nắm giữ vị trí Quyền hạn liên quan đến phẩm chất cá nhân ngời cán quản lý Khi mét ngêu rêi khái chøc vơ, qun hạn không rời theo ngời mà lại thc vỊ ngêi thay thÕ +Tr¸ch nhiƯm : c¸c nhà quản lý đợc trao quyền hạn họ phải có trách nhiệm, bổn phận phải hoàn thành nhiệm vụ đợc phân công Quyền hạn mà không gắn liền với trách nhiệm tơng xứng tạo điều kiện cho lộng quyền, ngợc lại để nhà quản lý phải chịu trách nhiệm nhiệm vụ mà ngời không đủ quyền để thực +Các loại quyền hạn cấu tổ chức o Quyền hạn trực tuyến quyền hạn cho phép ngời quản lý định giám sát trực tiếp cấp dới o Quyền hạn tham mu, chất mối quan hệ quyền hạn tham mu cố vấn Chức tham mu hay phận tham mu điều tra khảo sát, nghiên cứu, phân tích đa ý kiến t vấn cho ngời quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ Sản phẩm lao động cán hay phận tham mu lời khuyên định cuối Một số yêu cầu làm cho công tác tham mu trở nên có hiệu quả: Nhận thức đắn mối quan hệ quyền hạn Trực tuyến có nghĩa định thực chúng Còn tham mu chứa đựng quyền hỗ trợ cố vấn Trực tuyến định tham mu phải đề xuất ý kiến, kiến nghị Làm cho ngời lÃnh đạo trực tuyến lắng nghe tham mu vµ lµm cho viƯc sư dơng tham mu trở thành thông lệ đời sống tổ chức Đảm bảo cho tham mu đầy đủ thông tin Bảo đảm tham mu toàn diện o Quyền hạn chức năng: quyền trao cho cá nhân hay phận đợc định kiểm sát hoạt động định phận khác 3.4 Cấp bậc phạm vi quản lý Nguyên nhân có cấp quản lý tổ chức giới hạn tầm quản lý (phạm vi quản lý) số ngời phận mà nhà quản lý kiểm soát có hiệu quả, tầm quản lý rộng cần cấo quản lý tầm quản lý hẹp cần nhiều cấp quản lý Có số lợng hạn chế thuộc cấp mà nhà quản lý giám sát có hiệu quả, nhng số xác trờng hợp khác thuộc vào nhiều biến số ảnh hởng chúng đến thời gian cần thiết cho việc quản lý hiệu Những yếu tố liên quan đến việc xác định tầm quản lý phù hợp: o Tầm quản lý trình độ cán quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận với nhau, điều kiện yếu tố khác không thay đổi trình độ nhà quản lý cao tầm quản lý rộng ngợc lại o Tính phức tạp công việc quản lý tỷ lệ nghịch với tầm quản lý, có nghĩa hoạt động quản lý phức tạp, đa lĩnh vực, đòi hỏi tính sáng tạo cao số lợng thuộc cấp mà nhà quản lý cần nhiều ngợc lại, với công viêc đơn giản, đơn lĩnh vực nhà quản lý cần thuộc cấp o Trình độ ý thức tôn träng mƯnh lƯnh cđa cÊp díi cã quan hƯ tû lệ thuận với tầm quản lý Thuôc cấp đợc đào tạo tốt có ý thức cần quan hệ tác động cấp cấp dới o Tầm quản lý tăng lên có rõ ràng xác định nhiệm vụ quyền hạn trách nhiệm, ngời đợc đào tạo tốt, thực nhiệm vụ đợc xác định rõ ràng có đủ quyền hạn để thực cách có hiệu cần thời gian ý tối thiểu cấp o Năng lực hệ thống thông tin có ảnh hởng đến tầm quản lý Một hệ thống có khả cung cấp truyền đạt thông tin nh định cách nhanh chóng xác đầy đủ, rút ngắn khoảng cách cấp cấp dới 3.5 Tập trung phân quyền quản lý a Các khái niệm o Tập trung phơng thức tổ chức quyền định đợc tập trung vào cấp quản lý cao tổ chức o Phân quyền xu hớng phân tán quyền định cho cấp quản lý thấp hệ thống thứ bậc tổ chức Phân quyền tợng tất yếu mà tổ chức đạt đến quy mô trình độ phát triển định làm cho ngời hay cấp quản lý đảm đơng công việc quản lý tổ chức o Uỷ quyền quản lý tổ chức hành vi cấp trao cho cấp dới số quyền hạn để họ nhân danh thực công việc định b Mức độ phân quyền tổ chức Tập trung phân quyền hai xu hớng trái ngợc nhau, mức độ phân quyền lớn : o Tỷ trọng định đề cấp quản lý thấp lớn o Các định đợc đề cấp thấp quan trọng mức độ phân quyền lớn o Phạm vi tác động định đợc cấp dới lớn mức mức độ phân quyền lớn o Một ngời quản lý đợc độc lập trình định múc độ phân quyền lớn, mức độ phân quyền giảm ngời quản lý phải thông báo định với cấp trên, lại nhỏ phải tham khảo ý kiến cấp Tập trung cao làm cho chất lợng định mang tính chiến lợc giảm xuống mà nhà quản lý cấp cao bị sa lầy định tác nghiệp Việc giành phía khối lợng lớn công việc, đồng nghĩa với việc loại bỏ cấp quản lý thấp khỏi trình định làm giảm quan tâm, tính tích cực khả sáng tạo họ Phân quyền có lợi, phân quyền tạo thiếu quán sách, tình trạng khả kiểm soát cấp cấp dới, tình tạng cát cấp cấp dới Khi phân quyền mức độ cao, nhà quản lý có xu hớng trở thành ngời diều hành độc lập tổ chức nhỏ Họ cần đến máy tham mu thống kê, kế toán, kỹ thuật cho riêng mình, dẫn đến tình trạng trùng lắp chức năng, gâp thiệt hại tài cho tổ chức Một kết luận chung đà đợc rút cốt lõi việc phân quyền có hiệu đảm bảo cân thích đáng tập trung phân quyền Một tổ chức giữ đợc cân tốt có khả tập trung cấp cao quyền định chiến lợc sách nhằm tạo khuôn khổ thống cho hoạt động toàn tổ chức Một định chiến lợc sách đợc đề cấp cao nhất, định tác nghiệp đợc uỷ quyền cho phận Để đạt đợc mức độ phân quyền mong muốn cần có uỷ quyền chu đáo, đợc đảm bảo số điều kiện tiên quyết: o Các nhà quản lý phải thực tự giác trao cho cÊp díi qun tù ®Ĩ hä cã thĨ hoàn thành nhiệm vụ, chấp nhận viêc cấp dới lựa chọn phơng pháp, giải pháp khác so với suy nghĩ mình, cho phép cấp dới đợc mắc sai lầm học hỏi từ sai lầm o Xây dựng hệ thống mở cấp với cấp dới Những nhà quản lý nắm đợc xác khả cấp dới lựa chọn đối tợng uỷ quyền, ngợc lại, cấp dới nhận đợc quan tâm cấp họ cố gắng hoàn thành nhiệm vụ có trách nhiệm cao công việc o Các nhà quản lý phải có khả phân tích yếu tố nh mục tiêu tổ chức, đòi hỏi nhiệm vụ lực nhân viên để thực làm chủ trình uỷ quyền 3.6 Phối hợp phận tổ chức Phối hợp trình liên kết hoạt động ngời, phận, phân hệ hệ thống riêng rẽ nhằm thực có kết hiệu mục tiêu chung tổ chức Mục tiêu phối hợp đạt đợc thống hoạt động phận với bên tổ chức Phạm vi cần thiết phối hợp phụ thuộc vào thuộc tính nhiệm vụ mức độ độc lập ngời phân thực nhiệm vụ Khi nhiệm vụ đòi hỏi tơng tác đơn vị, tốt đạt đợc mức độ phối hợp cao Khi trao đổi thông tin quan trọng, công việc hoàn thành với hiệu cao mối liên hệ hạn chế đơn vị Mức độ phối hợp cao có lợi công việc không thờng nhật đễ gặp phải tình khó dự doán, phải thực môi trờng thay đổi công việc phụ thuộc lẫn Thêm vào đó, mọt tổ chức đặt cho hệ thống mục tiêu lớn, đòi hỏi mức ®é cao cđa sù phèi hỵp Mét sè ®iỊu gióp đạt đợc phối hợp tốt: o Xây dựng kênh thông tin ngang dọc, lên xuống thông suốt phận cấp quản lý o Duy trì mối iên hệ công việc phận phận riêng lẻ o Duy trì mối liên hệ tổ chức với môi trờng trực tiếp gián tiếp Những yêu cầu cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Việc xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức phải đảm bảo yêu cầu sau: o Tính thống mục tiêu Một cấu tổ chức đợc coi có kết cho phép cá nhân góp phần công sức vào mục tiêu cđa tỉ chøc o TÝnh tèi u Trong c¬ cÊu tổ chức có đầy đủ phận, phân hệ, ngời để thực hoạt động cần thiết Giữa phận thiết lập đợc mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất, nhờ cấu mang tính động cao, sát phục vụ mục đích đề tổ chức o Tính tin cậy Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính xác, kịp thời, đầy đủ thông tin đợc sử dụng tổ chức, nhờ đảm bảo phối hợp tốt hoạt động nhiệm vụ tất phận tổ chức o Tính linh hoạt Đợc coi hệ lĩnh, cấu tổ chức phải có khả thích ứng linh hoạt với tình xảy tổ chức nh môi trờng Một số mô hình tổ chức máy quản lý doanh nghiệp 5.1 Cơ cấu giản đơn kiểu doanh nghiệp cá nhân Đây cấu trúc đơn giản nhất, việc nói chung phơ thc vµo ngêi chđ doanh nghiƯp Ngêi chđ doanh nghiệp định thực công việc quản lý, ngời công nhân đợc thuê để thc công việc cụ thể Không có hoạc có phòng ban rõ ràng, tổ chức linh hoạt, công ty buôn bán thờng có cấu trúc linh hoạt 5.2 Mô hình tổ chức theo chức Sơ đồ 1: Sơ đồ cấu tổ chức phận theo chức Giám đốc Trợ lý giám đốc Trởng phòng nhân Phó GĐ marketing Phó GĐ kỹ thuật Phó GĐ sản xuất Phó GĐ tài Ngiên cứu thị trờng Quản lý kỹ thuật Lập kế hoạch SX Lập KH tài Lập KH marketing Thiết kế Dụng cụ Ngân quỹ Quảng cáo Kỹ thuật điện Phân xởng Kế toán chung Quản lý bán hàng Kỹ thuật khí Phân xởng Kế toán chi phí Bán hàng Kiểm tra chất lợng Phân xởng Thống kê sử lý số liệu Là hình thức phân chia phận cá nhân chuyên trách lĩnh vực khác nh marketing, nghiên cứu phát triển, sản xuất, tài hợp nhóm đơn vị cấu hợp nhóm đơn vị cấu + Ưu điểm: o Hiệu tác nghiệp cao nhiệm vụ có tính tác nghiệp lặp lặp lại hàng ngày o Phát huy đầy đủ u chuyên môn hoá ngành nghề o Giữ đợc sức mạnh uy tín chức chủ yếu o Đơn giản hoá việc đào tạo o Chú trọng đến tiêu chuẩn nghề nghiệp t cách nhân viên