Khái quát chung về công ty
Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty cơ khí Ôtô xe máy Thanh Xuân là một doanh nghiệp Nhà nớc trong lực lợng vũ trang Tiền thân của công ty là một xởng sửa chữa Ôtô xe máy của Bộ nội vụ nay là Bộ công an, ra đời năm1963, đến năm 1968 đợc đổi tên thành Xí nghiệp sửa chữa Ôtô xe máy( do bộ nội vụ bao cấp) Năm 1988 đợc đổi tên là Nhà máy đại tu Ôtô xe máy số 1- Bộ nội vụ Để phù hợp với tình hình mới trong cơ chế thị trờng, nhà máy đại tu Ôtô xe máy số 1 đợc trở thành một doanh nghiệp nhà nớc hoạt động độc lập theo nghị định 338 của Chính phủ và Quyết định số 300/BNV ngày 9/7/1993 Năm
1999 do tính chất đặc biệt nhà máy đã đợc chuyển thành Công ty cơ khí Ôtô xe máy Thanh Xuân- Bộ công an.
Từ khi thành lập, nhà máy nhiều năm liền hoàn thành kế hoạch, đợc Nhà nớc và Bộ công an tặng huân huy chơng và bằng khen.
Là một doanh nghiệp nhà nớc trong lực lợng vũ trang nên hoạt động sản xuất chính của Công ty là tập trung sửa chữa, phục hồi và cải tạo các loại Ôtô xe máy trong và cả ngoài ngành Công an Đồng thời Công ty còn sản xuất các loại biển số xe Ôtô, xe máy, các loại biển báo giao thông phản quang và các sản phẩm phản quang khác phục vụ cho công tác quản lý va an toàn giao thông Đây cũng là một lĩnh vực mới rất quan trọng của xí nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu của ngành Công an cũng nh nhu cầu của thị trờng. Để đáp ứng các yêu cầu của ngành và vừa phải đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi, Công ty đã có nhiều cố gắng trong việc nâng cao uy tín chất l- ợng Sửa chữa Ôtô xe máy không chỉ phục vụ trong ngành mà còn thu hút khách hàng bên ngoài đến sửa chữa Công ty còn mạnh dạn đầu t công nghệ tiên tiến, thiết bị hiện đại vào sản xuất các sản phẩm phản quang có chất lợng cao để phục vụ cho yêu cầu của ngành mà còn để cạnh tranh trên thị trờng. Sản phẩm của Công ty đợc một số nớc trong khối ASEAN biết tới Đặc biệt công ty đã đa một dây chuyền sản xuất biển phản quang của mình và cử chuyên gia sang nớc CHDCND Lào để sản xuất biển phản quang cho nớc bạn theo yêu cầu của bộ nội vụ Lào.
Nh vậy, trải qua hơn 40 năm hình thành và phát triển bằng uy tín và chất lợng sản phẩm, công ty đã dần khẳng định đợc vị thế của mình trên thị tr- ờng Công ty đã từng bớc khẳng định mình để tồn tại và ngày càng phát triển với tôc độ tăng trởng nhanh và vững chắc.
Một vài con số về sự tăng trởng của Công ty cơ khí Ôtô xe máy Thanh Xuân- Bô công an.
1 Tổng doanh thu Triệu đồng
2 Doanh thu thuần Triệu đồng
3 Giá vốn hàng bán Triệu đồng
4 Lợi nhuận gộp Triệu đồng
5 Lợi nhuận thuần Triệu đồng
6 LN hợp đồng tài chính Triệu đồng
7 Tổng thu nhập trớc thuế Triệu 52 62 255 3015 đồng 5 0 6
9 Số nộp nhân sách Triệu đồng
10 Số lao động Triệu đồng
11 Thu nhập bình quân Triệu đồng
Có đợc những thành tựu trên là do sự cố gắng, nỗ lực của tập thể ban lãnh đạo, các phòng ban cùng toàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty. Công ty đã kịp thời đổi mới về mọi mặt, không chỉ cải tiến, trang bị máy móc hiện đại đáp ứng nhu cầu sản xuất mà còn không ngừng cải thiện điều kiện sản xuất làm việc cho cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện nâng cao sức lao động và tăng cờng hiệu quả kinh doanh.
Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh
1.2.1 Loại hình doanh nghiệp và lĩnh vực kinh doanh
Công ty là doanh nhiệp nhà nớc hoạt động độc lập nên đợc thực hiện chế độ hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính,có t cách pháp nhân, đợc mở tài khoản giao dịch tại các ngân hàng và đợc sử dụng con dấu riêng theo thể thức quy định của Nhà nớc Công ty chịu trách nhiệm kinh tế và dân sự về các hoạt động theo pháp luật Nhà nớc nói chung, Luật doanh nghiệp và Luật thơng mại nói riêng Với nhiệm vụ kinh doanh là:
Sửa chữa phục hồi cải tạo các loại ôtô xe máy trong và ngoài ngành công an.
Sản xuất các loại biển phản quang, biển số xe máy, các loại biển báo giao thông…
1.2.2Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh
Hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực sửa chữa, sản xuất, nhng chủ yếu kinh doanh các loại biển phản quang và sửa chữa ôtô xe máy Quá trình luân chuyển hàng hoá này bao gồm hai giai đoạn là mua hàng và bán hàng.
Trải qua hơn 40 năm phấn đấu và phát triển, công ty cơ khí Ôtô xe máyThanh Xuân đă dần dần khẳng định vị trí của mình ở trong nớc cũng nh trong khu vực Cùng với quá trình công nghiệp hoá- hiện đại hoá đất nớc, Công ty ngày càng mở rộng quy mô và phạm vi hoạt động: không chỉ bó hẹp trong sửa chữa ôtô công ty còn mở rộng ra sản xuất biển phản quang Mỗi lĩnh vực của công ty bao gồm nhiều bớc khác nhau.
Công ty tổ chức sản xuất thành 3 phân xởng chính, mỗi phân xởng có một chức năng nhiệm vụ khác nhau nhng phân xởng I và phân xởng II có mối quan hệ hữu cơ với nhau trong quá trình sửa chữa các loại ôtô xe máy, những phân xởng đó là:
+ Phân xởng I: chuyên sửa chữa phục hồi và cải tạo về các phần máy, gầm và phần điện của xe Phân xởng này đợc chia ra các tổ riêng là tổ máy, tổ gầm và tổ điện ôtô.
+ Phân xởng II: chuyên sửa chữa phục hồi và cải tạo các phần về thân xe. Phân xởng này đợc chia ra các tổ riêng là: Tổ gò hàn, tổ sơn và tổ đệm, tổ méc.
+ Phân xởng III: chuyên sản xuất các loại biển số ôtô xe máy, các loại biển báo giao thông phản quang và các sản phẩm phản quang khác phục vụ cho công tác an toàn giao thông.
Do đặc thù lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty nên hình thành 2 quy trình công nghệ:
PX sửa chữa máy, gầm, điện
PX sửa chữa th©n xeKiểm tra chất lợng sản phẩm
Sơ đồ 1: Quy trình công nghệ sửa chữa ôtô xe máy.
Sơn phản quang và xử lý kỹ thuật
KiÓm tra chÊt lợng sản phẩm
Sơ đồ 2: Quy trình sản xuất biển phản quang.
Đặc điểm bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh
1.3.1 Mô hình quản lý theo kiểu chức năng
Công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, bộ máy quản lý đợc tổ chức thành các phòng ban, phân xởng thực hiện các chức năng quản lý nhất định Hiện nay công ty có số lợng công nhân viên gần 220 ngời, có trình độ chuyên môn kỹ thuật Các phân xởng sản xuất và sửa chữa đều có những cán bộ có tay nghề cao có kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất Để phù hợp với xu thế, và đặc điểm sản xuất kinh doanh công ty đã có nhiều sự sắp xếp thay đổi, cải tiến bộ máy tổ chức quản lý của mình theo hớng chia thành các phòng ban Mỗi phòng ban đợc giao những nhiệm vụ cụ thể và chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ đợc giao đó dới sự chỉ đạo của ban lãnh đạo và gắn kết với các phòng ban khác để cùng thực hiện mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp Các phòng ban đó bao gồm:
1 Ban giám đốc: Gồm 3 ngời
2 Phòng hành chính tổng hợp
3 Phòng kế hoạch kỹ thuật-KCS
5 Phòng tài chính kế toán
6 Các phân xởng sản xuất
Sơ đồ 3-Bộ máy tổ chức quản lí
1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Ban giám đốc bao gồm:
+ Giám đốc: Là ngời đứng đầu công ty, có vị trí và thẩm quyền cao nhất công ty Giám đốc chịu trách nhiệm trớc pháp luật về mọi hoạt động của công ty và trực tiếp lãnh đạo công ty hoạt động.
+ Phó giám đốc phụ trách về kỹ thuật sữa chữa ôtô xe máy.
+ Phó giám đốc phụ trách về sản xuất biển phản quang.
Phòng hành chính- tổng hợp: có nhiệm vụ tham mu cho giám đốc các mặt về nhân sự, chế độ chính sách, bảo vệ an ninh, chính trị, đối nội, đối ngoại.
Phòng kế hoạch kỹ thuật- KCS: Có nhiệm vụ chỉ đạo và thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất đã đợc thông qua, ngiên cứu chế thử mặt hàng mới, cải tiến và áp dụng các phơng pháp công nghệ mới vào sản xuất kiểm tra và đánh giá chất lợng sản phẩm trong quá trình sản xuất, lập kế hoạch kiểm tra, bảo dỡng sửa chữa máy móc thiết bị.
Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ thực hiện triển khai tổ chức hoạt động kinh doanh trong nớc và xuất khẩu, tổ chức hoạt động lu trữ cho bán
P.GĐ phụ trách sủa chữa ôtô xe máy P.GĐ Phụ trách sản xuất biển phản quang
Phân xởng sửa chữa máy, gầm, điện
Phân xởng sản xuất biển phản quang hàng Mặt khác phòng kinh doanh còn căn cứ kế hoạch sản xuất kinh doanh để triển khai cung ứng vật t kịp thời cho sản xuất đợc liên tục và ổn định. Chuẩn bị các văn kiện để ký hợp đồng.
Phòng tài chính kế toán: Có chức năng nhiệm vụ quan trọng trong công ty Tiến hành theo dõi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các hoạt động của công ty một cách chính xác, kịp thời, theo đúng chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán hiện hành vào sổ sách kế toán Qua đó theo dõi lãi, lỗ thông qua các số liệu, chứng từ kế toán từ các phòng ban đa lên; theo dõi tình hình thanh toán với Nhà nớc, nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên.
Từ đó, đề xuất các ý kiến báo cáo lên ban lãnh đạo để giúp cho ban giám đốc đa ra các quyết định kinh doanh chính xác, kịp thời nhằm đạt đợc mục đích tối u.
Các phân xởng sản xuất: Có chức năng thực hiện các chỉ tiêu màCông ty đề ra, sản xuất và chế tạo sản phẩm.
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
2.1.Bộ máy kế toán tập trung Để quản lí hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh, ngoài các công cụ quản lí khác thì kế toán là một công cụ hữu hiệu Do vậy việc tổ chức bộ máy kế toán đợc công ty đặc biệt quan tâm Tổ chức công tác kế toán thực chất là cách thức tổ chức thực hiện ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung bằng phơng pháp khoa học riêng có của kế toán, phù hợp với quy mô, đặc điểm và tình hình cụ thể của mỗi doanh nghiệp, nhằm phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lí vĩ mô và vi mô nền kinh tế.
Việc tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ hạch toán kế toán trong một đơn vị hạch toán cơ sở do bộ máy kế toán đảm nhiệm Do vậy, bộ máy kế toán tại công ty đợc tổ chức trên cơ sở khối lợng công tác kế toán cũng nh chất lợng về hệ thống thông tin kế toán.
Bộ máy kế toán bao gồm tập hợp các cán bộ nhân viên kế toán đảm bảo thực hiện khối lợng công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị Các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy Mỗi nhân viên đều đợc qui định rõ chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc,chế ớc lẫn nhau Việc phân công lao động kế toán ở đây tôn trọng các nguyên tắc: bất kiêm nhiệm, hiệu quả và tiết kiệm, chuyên môn hoá và hợp tác hoá.
Các kế toán phần hành vừa có thể chuyên môn hoá theo từng phần hành, vừa kiêm nhiệm một phần hành theo nguyên tắc chung của tổ chức khoa học lao động kế toán Kế toán phần hành có trách nhiệm quản lí trực tiếp, phản ánh thông tin kế toán, thực hiện sự kiểm tra qua ghi chép phản ánh tổng hợp đối tợng kế toán phần hành đợc đảm nhiệm từ: Giai đoạn hạch toán ban đầu( trực tiếp ghi nhận chứng từ, kiểm tra) tới các giai đoạn: ghi sổ kế toán phần hành, đối chiếu kiểm tra số liệu trên sổ với thực tế tài sản, tiền vốn và hoạt động lập báo cáo phần hành đợc giao Các kế toán phần hành liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành ghi sổ tổng hợp và lập báo cáo định kì chung.
Quan hệ giữa các loại lao động trong bộ máy kế toán đợc thể hiện theo kiểu trực tuyến: Bộ máy kế toán hoạt động theo phơng thức trực tiếp, nghĩa là kế toán trởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không qua khâu trung gian nhận lệnh Với cách tổ chức bộ máy kế toán trực tuyến, mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản, thực hiện trong một cấp kế toán tập trung.
Sơ đồ 4-Bộ máy kế toán tập trung
Bộ máy kế toán bao gồm có 8 nhân viên trong đó:
Kế toán tổng hợp: 1 ngời
Kế toán xuất nhập: 1 ngời
Kế toán thủ quỹ: 1 ngời
KÕ toán vèn bằng tiÒn
KÕ toán thuÕ kiêm TSC§
Kế toán thanh toán : 1 ngời
Kế toán thuế kiêm tài sản cố định: 1ngời
Kế toán vốn bằng tiền: 1ngời Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trởng: Là ngời có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế toán ở đơn vị mình phụ trách Với chức năng này, kế toán trởng là ngời giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính cho giám đốc điều hành Kế toán trởng là ngời chịu sự lãnh đạo trực tiếp về mặt hành chính của giám đốc doanh nghiệp Nhiệm vụ của kế toán trởng là:
Tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lợng công tác kế toán nhằm thực hiện hai chức năng cơ bản của kế toán là thông tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh để điều hành và kiểm soát hoạt động của bộ máy kế toán; chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của đơn vị thay mặt Nhà nớc kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ quy định của Nhà nớc về lĩnh vực kế toán cũng nh lĩnh vực tài chính.
Kế toán phần hành vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ là hàng ngày phản ánh tình hình thu, chi, tồn quĩ tiền mặt, thờng xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách kế toán, phát hiện và xử lí kịp thời các sai sót trong việc quản lí và sử dụng tiền mặt; phản ánh tăng, giảm, và số d tiền gửi ngân hàng
Kế toán phần hành thanh toán: Có nhiệm vụ cơ bản là kiểm tra tính lơng cho cán bộ công nhân viên của công ty, thanh toán các khoản lơng, phụ cấp, tạm ứng; Tính và theo dõi các khoản thanh toán với nhà cung cấp, khách hàng, với Nhà nớc; Lập sổ, báo cáo liên quan.
Kế toán thuế kiêm TSCĐ: Hoàn thành báo cáo thuế nộp lên cơ quan chủ quản dựa trên những tài liệu từ kế toán khác cung cấp Kết hợp với các nhân viên kế toán phần hành khác để lập báo cáo kịp thời; ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lợng, giá trị TSCĐ hiện có của toàn doanh nghiệp, cũng nh của từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin kiểm tra, giám sát thờng xuyên việc giữ gìn, bảo quản, bảo dỡng TSCĐ; tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chí phí quản lí theo mức độ hao mòn của TSCĐ và chế độ tài chính quy định.
Kế toán tổng hợp: Là kế toán có chức năng nhiệm vụ cơ bản là tổng hợp số liệu từ các chứng từ ghi sổ đã đợc duyệt để ghi vào các sổ tổng hợp; giám sát kiểm tra công tác hạch toán của các nhân viên kế toán khác; thực hiện công tác kế toán cuối kì, ghi sổ cái tổng hợp, lập báo cáo nội bộ và cho bên ngoài theo định kì báo cáo
Kế toán kho: Theo dõi tình hình nhập xuất, tồn hàng hoá trên thẻ kho hàng kì; tính giá vốn hàng hoá xuất kho trong kì và lên báo cáo hàng hoá tồn kho.
Kế toán thủ quĩ: Theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt và ghi sổ quỹ tiền mặt hàng ngày; cuối mỗi ngày làm việc tiến hành kiểm kê tiền mặt để làm căn cứ đối chiếu với sổ quỹ, cung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp để lập báo cáo.
Kế toán xuất nhập: Theo dõi hàng hoá nhập; tập hợp chi phí phát sinh liên quan đến các loại hàng hoá nhập để tính giá thực tế hàng nhập; lập sổ chi tiết, sổ tổng hợp và các báo cáo có liên quan.
Mỗi kế toán có chức năng và nhiệm vụ riêng song đều thực hiện nhiệm vụ chung của bộ máy kế toán đó là:
- Phản ánh, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung và thời gian một cách chính xác và kịp thời, theo đúng chế độ hiện hành.
- Thu thập, phân loại và xử lí thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty.
- Tổng hợp số liệu, lập hệ thống báo cáo tài chính cung cấp cho đối t ợng quan t©m.
- Thực hiện kiểm tra, giám sát việc chấp hành chế độ quản lí nói chung và chế độ kế toán nói riêng.
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
3.1 Thông tin chung về tổ chức công tác kế toán
Là một doanh nghiệp nhà nớc lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là sửa chữa các loại ôtô xe máy và sản xuất các sản phẩm phản quang.Sản xuất theo hợp đồng của khách hàng là phòng cảnh sát giao thông của các tỉnh, thành phố trên cả nớc Niên độ kế toán là năm dơng lịch từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 cùng năm Công ty áp dụng phơng pháp kế toán hàng tồn kho là phơng pháp kê khai thờng xuyên Với phơng pháp này, kế toán theo dõi, phản ánh thờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình xuất, nhập, tồn kho hàng hoá hàng ngày trên sổ sách kế toán Vì vậy, bất cứ lúc nào kế toán cũng có thể xác định đợc giá trị của hàng hoá trong kho.
Phơng pháp tính giá hàng xuất kho: là phơng pháp bình quân gia quyền. Căn cứ vào giá thực tế hàng hoá tồn kho đầu tháng, giá thực tế hàng nhập kho trong tháng, cuối tháng tính đợc giá xuất kho mỗi đơn vị hàng hoá bán ra Với phơng pháp này số lợng công việc cần làm đợc giảm bớt Song nó có nhợc điểm là tất cả công việc vào cuối kì nên nhiều khi làm giảm tiến độ của phần hành kế toán khác Đồng thời phơng pháp này cũng cần tính giá xuất của mỗi loại hàng hoá.
Phơng pháp tính khấu hao tài sản cố định: Là phơng pháp khấu hao theo đờng thẳng.
Phơng pháp tính thuế: theo phơng pháp khấu trừ thuế.
Tỉ giá quy đổi ngoại tệ là tỉ giá thực tế.
Hình thức sổ kế toán áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ.
3.2 Hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán vừa là phơng tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vừa là phơng tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó Mỗi bản chứng từ chứa đựng tất cả các yếu tố đặc trng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm xảy ra nghiệp vụ kinh tế cũng nh ngời chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và ngời lập bản chứng từ.
Là doanh nghiệp thơng mại có nhiều đặc điểm, yêu cầu khác nhau song đều nằm trong hệ thống thống nhất của trao đổi hàng hoá Vì vậy, để đảm bảo yêu cầu quản lí, nhất là trong quan hệ về ngoại thơng, quan hệ thanh toán với ngân hàng, ngân sách, các nghiệp vụ về trao đổi hàng hoá…công ty sử dụng hệ thống chứng từ rất đa dạng Bên cạnh các chứng từ đợc áp dụng phổ biến trong cả nớc theo quy định của Nhà nớc, công ty còn căn cứ vào đó ban hành các chứng từ chuyên dùng cho hoạt động kinh doanh của mình Hai loại chứng từ đó là hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hớng dÉn.
Nhóm 1: Lao động tiền lơng
1.Bảng chấm công: Mẫu số 01- LĐTL
2.Bảng thanh toán tiền lơng: Mẫu số 02- LĐTL
3.Giấy chứng nhận nghỉ việc: Mẫu số 03- LĐTL
4.Bảng thanh toán tiền thởng: Mẫu số 05- LĐTL
Trong đó, bốn chứng từ này đều là chứng từ hớng dẫn.
1.PhiÕu nhËp kho: mÉu sè 01- VT
2.PhiÕu xuÊt kho: mÉu sè 02- VT
3 Biên bản kiểm nghiệm: mẫu số 05- VT
4.Thẻ kho: mẫu số 06- VT
5.Phiếu báo hàng hoá còn lại cuối kì: mẫu số 07- VT
6.Biên bản kiểm kê hàng hoá: mẫu số 08- VT
Trong đó, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, biên bản kiểm kê hàng hoá là các chứng từ bắt buộc, còn phiếu báo hàng hoá còn lại cuối kì và biên bản kiểm nghiệm là các chứng từ hớng dẫn.
1.Hoá đơn giá trị gia tăng: mẫu số 01- GTKT-3LL
2 Hoá đơn bán hàng: mẫu số 02- GTTT-3LL
3.Hoá đơn thu mua hàng: mẫu số 06- TMH-3LL
4.Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: mẫu số 03 PXK-3LL
5 Hoá đơn bán lẻ: mẫu số 07-MTT
6.Tê khai thuÕ GTGT: mÉu sè 07A-GTGT
Trong đó, hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua hàng, hoá đơn bán lẻ, tờ khai thuế giá trị gia tăng là các chứng từ bắt buộc, còn lại là chứng từ hớng dẫn
1 PhiÕu thu: mÉu sè 01-TT
2 PhiÕu chi: mÉu sè 02- TT
3 Giấy đề nghị tạm ứng: mẫu số 03 –TT
4 Bảng kiểm kê quỹ: mẫu số 7a-TT
5 Biên lai thu tiền: mẫu số 05-TT
6 Giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, giấy uỷ nhiệm chi…
Với nhóm này thì phiếu thu, phiếu chi, bảng kiểm kê qũy là chứng từ bắt buộc còn lại là chứng từ hớng dẫn.
Nhóm 5: Tài sản cố định
1.Biên bản giao nhận tài sản cố định: mẫu số 01-TSCĐ
2.Biên bản thanh lí tài sản cố định: mẫu số 03-TSCĐ
3 Thẻ tài sản cố định: mẫu số 02- TSCĐ Đây là các chứng từ bắt buộc
Các chứng từ này đợc luân chuyển theo một trình tự nh sau: Các chứng từ bên ngoài đợc tập hợp từ các phòng ban sau khi đợc giám đốc công ty kiểm tra và
Nhân viên phòng ban Tập hợp chứng từ bên ngoài
Giám đốc Kí duyệt chứng từ
Kế toán phần hành Kiểm tra, phân loại chứng từ
Kế toán tr ởng Kí duyệt chứng từ
Kế toán phần hành Lập chứng từ đặc tr ng mỗi phần hành
Kế toán tr ởng Kí duyệt chứng từ
Kế toán phần hành Lập chứng từ ghi sổ
Kế toán tổng hợp Tập hợp chứng từ, vào sổ tổng hợp
Kế toán phần hành Vào sổ kế toán chi tiết
Bảo quản, l u trữ kí duyệt sẽ đợc chuyển lên cho các kế toán phần hành kiểm tra và xin chữ kí của kế toán trởng rồi từ đó lập các chứng từ đặc trng cho từng phần hành kế toán của mình Và từ đó làm căn cứ để ghi vào chứng từ ghi sổ và các sổ sách tổng hợp liên quan Có thể khái quát quy trình luân chuyển chung của công ty theo sơ đồ sau đây:
Sơ đồ 5- Quy trình luân chuyển chứng từ chung
3.3.Hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán dùng để theo dõi và phản ánh tình hình và sự biến động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, từng khoản nợ phải thu, phải trả Để cung cấp đầy đủ thông tin quản lí, công ty dùng nhiều tài khoản khác nhau để phản ánh các chỉ tiêu cần thiết Căn cứ vào điều kiện kinh doanh, quy mô, vào loại hình hoạt động và sở hữu của mình, trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất ban hành theo quyết định 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày
01/11/1995 của Bộ trởng Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp, doanh nghiệp lựa chọn các tài khoản thích hợp để vận dụng vào công tác kế toán Một số tài khoản chi tiết đợc mở theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp nh tài khoản công nợ đợc mở chi tiết theo từng đối tợng công nợ. Những tài khoản đợc lựa chọn để vận dụng này tạo thành hệ thống tài khoản kế toán của doanh nghiệp Hệ thống tài khoản kế toán tại doanh nghiệp nh phụ lôc 1.
3.4.Hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán là phơng tiện để ghi chép có hệ thống thông tin kế toán trên cơ sở chứng từ gốc, chứng từ kế toán khác hợp lí, hợp pháp Quá trình ghi sổ kế toán cung cấp các thông tin cần quản lí về một đối tợng nh thu chi tiền mặt, nhập xuất hàng hoá, tăng giảm tài sản cố định, doanh thu bán hàng, chi phí cho hoạt động quản lí và bán hàng mà bản thân chứng từ kế toán không cung cấp đợc Cuối kì dựa trên các thông tin này lập báo cáo kế toán cung cấp cho việc ra quyết định nội bộ cũng nh chủ thể bên ngoài Việc hoàn thành bộ sổ kế toán với số lợng, kết cấu cũng nh phơng pháp ghi chép của bộ sổ kế toán đó là một việc rất quan trọng và cần thiết giúp cho việc hạch toán đợc hoàn thành. Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của công ty, hệ thống sổ kế toán tại công ty bao gồm:
1 Sổ chi tiết hàng hoá
2 Sổ chi tiết chi phí
3 Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua, ngời bán
4 Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng
5 Sổ chi tiết bán hàng
8 Sổ tài sản cố định
9 Sổ cái, chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chi tiết, sổ đăng kí chứng từ ghi sổ
Các loại sổ này đợc thiết kế, ghi chép, vận dụng một cách linh hoạt cho phù hợp với yêu cầu, trình độ kế toán, trình độ quản lí của công ty.
Số lợng sổ và loại sổ kế toán này đợc liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán tạo thành một hệ thống sổ kế toán Hình thức tổ chức ghi sổ đó là hình thức chứng từ ghi sổ.
Chứng từ kế toán Chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiÕt
Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ
Sơ đồ 6- Quy trình ghi sổ của hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi cuèi k× §èi chiÕu, kiÓm tra
Công ty không quy định cụ thể bao nhiêu ngày lập chứng từ một lần Mà căn cứ vào việc tập hợp các chứng từ có cùng nội dung kinh tế phát sinh để lập vào chứng từ ghi sổ, tập hợp khoảng 10-15 chứng từ gốc thì ghi vào chứng từ ghi sổ một lần Hiện nay, công ty vẫn cha áp dụng phần mềm kế toán một cách hoàn chỉnh, mà mới dùng máy tính để cập nhật số liệu vào máy tính để bảo quản và lu trữ, quản lí hàng hoá, quản lí thu chi tiền mặt, quản lí công nợ, tính giá vốn hàng xuất kho, in ra phiếu thu, chi tiền mặt, phiếu xuất kho, nhập kho Còn việc kết chuyển các khoản doanh thu, chi phí, thu nhập khác để xác định kết quả và in ra các báo cáo tổng hợp thì kế toán các phần hành tự hạch toán theo phơng pháp thủ công…Máy tính mới chỉ đóng vai trò là một công cụ trợ giúp tính toán và quản lí để giúp kế toán viên giảm bớt công việc tính toán và ghi chép…
3.5.Hệ thống báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, nguồn vốn…tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Là phơng tiện trình bày khả năng sinh lời và thực trạng tài chính của doanh nghiệp cho những ngời quan tâm Căn cứ vào báo cáo tài chính có thể tính ra đợc các chỉ tiêu kinh tế nhằm đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, hiệu quả của quá trình hoạt động kinh doanh.Vì vậy, báo cáo tài chính có ý nghĩa hết sức quan trọng không chỉ đối với ban lãnh đạo công ty mà còn hết sức quan trọng đối với cơ quan chủ quản và các nhà đầu t, ngân hàng, khách hàng và các đối thủ cạnh tranh. Để đáp ứng các yêu cầu đó, hệ thống báo cáo tài chính của công ty đợc lập theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ trởng Bộ tài chính Việc lập các báo cáo này thuộc trách nhiệm của kế toán tổng hợp, kế toán trởng có trách nhiệm kiểm tra và báo cáo lên cấp trên.
Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân
Nguyên vật liệu và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân
ôtô xe máy Thanh Xuân.
2.1.1.Đặc điểm và phân loại NVL
Hoà chung với sự đi lên và với sự phát triển của đất nớc Công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân đã và đang trở thành một đơn vị vững mạnh Với hơn
40 năm hình thành và phát triển công ty đã không ngừng đổi mới dây chuyền công nghệ hiện đại, mở rộng quy mô sản xuất, nâng cao số lợng và chất lợng của sản phẩm, phát triển thị trờng tiêu thụ, sửa chữa và bảo dỡng đợc nhiều loại về xe máy, ôtô Qua đó phát triển về mọi mặt, không những đáp ứng đợc yêu cầu của nhà nớc cũng nh khách hàng mà còn nâng cao đời sông và tay nghề cho cán bộ công nhân viên.
Do đó, nguyên vật liệu, một yếu tố đầu vào quan trọng của công ty cũng ngày càng đa dạng hơn cả về số lợng và chất lợng, quy cách và chủng loại Để quá trình sản xuất và sữa chữa diễn ra liên tục và có hiệu quả thì việc đảm bảo các tiêu chuẩn về nguyên vật liệu, đáp ứng nhu cầu thực tế về yếu tố đầu vào là mối quan tâm hàng đầu của lãnh đạo công ty.Với sự phát triểncủa công ty và yêu cầu của sản phẩm thì nguyên vật liệu không chỉ trong nớc mà còn phải nhập khẩu từ nớc ngoài Những vật liệu mua trong nớc chủ yếu là vật liệu dùng để sửa chữa, còn các vật liệu mua ở nớc ngoài là các vật liệu trong nớc khan hiếm hoặc đòi hỏi phải có các linh kiện của nớc ngoài nh: phôi nhôm, sơn phản quang, các phụ kiện riêng…
Nguyên vật liệu đòi hỏi phải đợc cung cấp, dự trữ và sử dụng hợp lý đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất Phòng đảm bảo vật t của công ty ngay từ khâu tiếp nhận đã thực hiện rất tốt, vừa nhanh chóng lại vừa chính xác cả về số lợng, chất lợng và chủng loại theo đúng tiêu chuẩn quy định, tạo điều kiện kiện cho việc hoàn thành kế hoạch nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, làm giảm chi phí hạ giá thành sản phẩm.
Nguyên vật liệu ở công ty đợc sử dụng gồm hơn 1000 loại khác nhau về quy cách, đặc điểm chủng loại.Để thuận tiện cho công tác quản lý và theo dõi nguyên vật liệu cả về hiện vật và giá trị, công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của chúng trong sản xuất và sửa ch÷a.
+ Vật liệu chính: là đối tợng lao động chủ yếu, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm, bao gồm phôi nhôm, sơn ngoại biển số, giấy phản quang…( dùng cho sản xuất biển số), bi, thép các loại, quạt, phụ tùng thay thế…( dùng cho sửa chữa ôtô xe máy ).
+ Vật liệu phụ: góp phần nâng cao chất lợng, mẫu mã sản phẩm, bao gồm: dung môi, nớc rửa, keo dán, dầu pha sơn, dây may so, giẻ lau…
+ Nhiên liệu: Xăng, dầu, than….
+ Phế liệu thu hồi: nhôm cắt hỏng, bao bì…
Tuy nhiên việc phân loại ở đây chỉ mang tính tơng đối Có nghĩa là chỉ căn cứ vào công dụng của từng loại vật t đối với từng loại sản phẩm riêng biệt Vật t có thể thay đổi tác dụng, vai trò đối với từng loại sản phẩm khác nhau Do vậy, khi hạch toán yêu cầu kế toán phải có sự hiểu biết nhất định về từng loại sản phẩm để tránh sự nhầm lẫn.
Bảng 1 : Danh mục nhóm nguyên vật liệu (Trích)
STT nhóm Mã nhóm Tên nhóm Bậc nhóm
1.1 DAYTHEP1 Dây thép xoắn 7c x 1.2mm 2
1.2 DAYTHEP2 Dây thép xoắn 7c x 1.6mm 2
4 BOT Bột và hóa chất nhựa 1
5 VLCT Vật liệu chống thấm 1
7 SATTHEP Sắt thép các loại 1
8 NILON Ni lông làm biển số 1
12 THUHOI Vật liệu thu hồi 1
13 DAU Các loại dầu máy 1
17 CUAGO Phụ kiện cửa gỗ 1
2.1.2 Tổ chức quản lí NVL
Trớc hết Công ty đã xây dựng hệ thống danh điểm và đánh số danh ®iÓm cho NVL.
Công ty quản lí chặt chẽ NVL tại tất cả các khâu:
Việc thu mua vật liệu đợc thực hiện trên kế hoạch sản xuất thông qua các chỉ tiêu quy định của Công ty mà lập kế hoạch thu mua vật liệu cho từng tháng, quý, năm sao cho vừa tiết kiệm đợc các chi phí vừa đem lại hiệu quả cao Vật liệu mua phải đảm bảo đầy đủ về số lợng, chủng loại và chất lợng, có nguồn cung cấp tơng đối ổn định, có đội ngũ chuyên làm nhiệm vụ thu mua. Việc giao nhận vật liệu mua đợc theo dõi từ khi vận chuyển từ nơi mua về kho, có bộ phận kiểm tra chất lợng (KCS) làm nhiệm vụ kiểm tra phẩm chất, quy cách của vật liệu.
- Khâu bảo quản: Công ty đã xây dựng hệ thống kho vật t rộng rãi, chắc chắn với các trang thiết bị bảo quản vật t khá tốt Hiện nay vật liệu của Công ty đợc bảo quản ở những kho sau:
+ Kho lu trữ các phụ ting thay thế, dụng cụ bảo hộ lao động
+ Kho kim khí: sắt, thép, nhôm, kẽm, đồng…
+ Kho tạp phẩm: các loại vật liệu nhựa, vật liệu phục vụ cho quản lý( văn phòng phẩm, băng keo…)
+ Kho bán thành phẩm: chứa các loại vật liệu là bán thành phẩm và các bán sản phẩm đã qua chế tạo nhng cha thành sản phẩm.
- Khâu sử dụng: NVL đợc xuất sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau: Xuất cho sản xuất kinh doanh, xuất để gia công chế biến Việc xuất kho vật t đòi hỏi có đầy đủ hoá đơn, chứng từ cần thiết, có sự kí duyệt của ban lãnh đạo, các phòng ban liên quan, đợc tiến hành theo đúng thủ tục, và đợc ghi chép đầy đủ, chính xác.
- Khâu dự trữ: Để quá trình sản xuất kinh doanh liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm, Công ty đã xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm NVL, những loại vật liệu sẵn có trên thị trờng và chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng giá trị sản xuất thì Công ty không dự trữ, khi có nhu cầu sử dụng mới tiến hành thu mua.
Đánh giá nguyên vật liệu
2.2.1 Thủ tục Nhập kho NVL
- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu về NVL, phòng kế hoạch - thị trờng đợc sự đồng ý của Ban lãnh đạo sẽ mua NVL và chuyển về kho Bộ phận kiểm tra chất lợng sản phẩm (KCS) tiến hành kiểm tra quy cách, mẫu mã, phẩm chất từng loại NVL Nếu đạt, thủ kho lập Biên bản giao nhận giao nhận hàng và cho nhập kho toàn bộ số NVL đó
- Kế toán dựa trên hoá đơn bán hàng hay hoá đơn (GTGT) của đơn vị bán giao cho, cùng các chứng từ khác (Hóa đơn cớc vận chuyển, phiếu xác nhận công việc hoàn thành) để lập bảng tính giá thực tế NVL nhập kho Sau đó căn cứ vào Bảng này để lập phiếu nhập kho.
(Mẫu: Hoá đơn GTGT, Hoá đơn cớc vận chuyển, Phiếu xác nhận công việc hoàn thành, Bảng tính giá thực tế NVL nhập kho)
- Phơng pháp lập phiếu nhập kho, mẫu phiếu nhập kho.
- Tr×nh tù lu©n chuyÓn phiÕu nhËp kho.
- Trờng hợp nhập khẩu: Để lập đợc phiếu nhập kho phải căn cứ vào nhiều loại hóa đơn, chứng từ: Hợp đồng thơng mại, Hóa đơn thơng mại (vận đơn), Tờ khai hải quan, giấy thông báo thuế từ đó kế toán lập Bảng tính giá thực tế NVL nhập kho, nhng phải quy đổi về tiền Việt Nam Sau đó lập phiếu nhËp kho. Đánh giá NVL nhập kho ở công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân NVL đợc nhập kho theo các nguồn sau:
* Nhập kho NVL do mua ngoài
- Vật liệu mua theo Hoá đơn GTGT thì giá mua đợc ghi là giá cha có thuế GTGT cộng (+) các chi phí vận chuyển nếu có.
Nếu bên cung cấp bao thầu vận chuyển thì trong giá mua đã bao gồm chi phí vận chuyển Khi đó giá mua thực tế của vật t nhập kho chính bằng giá ghi trên hoá đơn GTGT (cha bao gồm thuế GTGT).
Theo Hoá đơn GTGT số 0026944 ngày 27/04/2005 (biểu số 1)
Trị giá thực tế của thép ống (144,3 x 3,0 ly): 143 x 26.667 = 3.813.381
Số lợng: 143 Kg Đơn giá thực tế 26.667đ/kg
- Vật liệu mua theo Hoá đơn thông thờng thì giá mua đợc ghi là giá thanh toán cộng (+) các chi phí vận chuyển nếu có.
Theo Hoá đơn thông thờng số 0002689 ngày 25/04/2005 (biểu số 2)
Trị giá thực tế của Dây hàn CO2 là: 20 x 19.000 = 380.000
Số lợng: 20 Kg Đơn giá: 19.000 đ/kg
* Nhập kho NVL từ nguồn gia công chế biến
Trị giá NVL nhập kho tự gia công chế biến = Trị giá thực tế vật liệu xuất kho gia công + Chi phí gia công
Theo phiếu xuất kho số NK12068 ngày 20/04/2005, xuất cho phân xởng III
150 kg phôi nhôm để làm biển số, đơn giá hạch toán 28.000 đ/kg.
Trị giá hạch toán NVL xuất kho cho gia công: 150 x 28.000 = 4.200.000
Trị giá thực tế NVL xuất kho cho gia công: 4.200.000 x 0,992 = 4.166.400 Theo phiếu chi 120, chi phí gia công: 400.000 đ
Trị giá thực tế số phôi nhôm nhập kho:
4.166.400 + 400.000 = 4.566.400 Đơn giá thực tế mỗi phôi nhôm đã gia công nhập kho: 4636đ/phôi (nhập kho
* Nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến
Trị giá NVL nhập kho do thuê ngoài gia công
Trị giá thực tế NVL xuất kho thuê ngoài gia công
Chi phÝ thuê ngoài gia công
Theo phiếu xuất kho số 30 ngày 15/04/2006 Xuất kho cho HTX Độc lập 400 kg nhôm để gia công Đơn giá hạch toán 29.000 đ/kg Chi phí thuê ngoài gia công là 1.000.000 đ Chi phí vận chuyển trên Phiếu chi số 86 là 150.000 đ. Trị giá hạch toán NVL xuất kho thuê ngoài gia công:
Trị giá thực tế NVL xuất kho thuê ngoài gia công:
Trị giá thực tế NVL nhập kho do thuê ngoài gia công:
Công ty chủ yếu xuất NVL cho sản xuất kinh doanh và sửa chữa.
- Xuất cho sản xuất kinh doanh: Đơn vị sản xuất lên kế hoạch sản xuất, gửi lên phòng kinh tế - kỹ thuật, phòng này ra hạn mức vật t sao cho phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh, sau đó trình thủ trởng đơn vị ký duyệt Kế toán căn cứ vào Hạn mức vật t để lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và giao phiếu này cho thủ kho để làm thủ tục xuất kho.
+ Phơng pháp lập, ví dụ Hạn mức vật t.
+ Phơng pháp lập, ví dụ, trình tự luân chuyển Phiếu xuất kho kiêm vận chuyÓn néi bé.
- Xuất vật liệu dùng cho sử a chữa: Công ty phải căn cứ vào yêu cầu của khách hàng từ đó gửi cho các phòng liên quan Sau dó trình lên cho thủ trởng ký duyệt Căn cứ vào biên bản đó kế toán lập Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (Hóa đơn GTGT) Đánh giá NVL xuất kho
Công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân đánh giá NVL xuất kho theo giá hạch toán
Theo phiếu xuất kho số 1 ngày 04/04/2005 xuất kho sơn Sealak H100 cho tổ sơn Số lợng xuất kho 50 kg Đơn giá hạch toán: 36.364 đ/kg
Trị giá hạch toán của sơn Sealak H100 xuất kho: 50 x 36.364 = 1.818.200
Trị giá thực tế của sơn Sealak H100 xuất kho: 1.818.200 x 1,007 1.830.927
Nh vậy, công tác kế toán NVL ở công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân sử dụng hai loại giá là giá thực tế và giá hạch toán Trong đó, giá hạch toán đ- ợc sử dụng để phản ánh hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL, còn giá thực tế dùng để phản ánh trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp.
Việc sử dung giá hạch toán và giá thực tế đã giúp công ty có điều kiện thờng xuyên theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu một cách thờng xuyên, đảm bảo bớt đợc khối lợng tính toán khi xác định giá thực tếNVL xuÊt kho.
Giá trị gia tăng Ngày 27 tháng 04 năm 2005
0026944 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TM&KT LIÊN MINH Địa chỉ: Trần Khát Chân – Hà Nội Điện thoại: Mã số: 0100987083
Họ tên ngời mua hàng:
Tên đơn vị: Xí ngiệp X25 Bộ công an Địa chỉ: Nguyễn Tuân- Thanh Xuân- Hà Nội
Hình thức thanh toán: TM Mã số: 0100110648-001
T Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
Thép không gỉ èng 144,3 x 3,0 ly144,3 x 3,0 ly èng 60,5 x 2,8 ly144,3 x 3,0 ly
Cộng tiền hàng: 5.733.405 ThuÕ suÊt GTGT: 5% TiÒn thuÕ GTGT: 286.670 Tổng cộng tiền thanh toán: 6.020.075
Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu, không trăm hai mơi nghìn, không trăm bảy mơi đồng.
(ký, ghi rõ họ tên)
Ngời bán hàng (ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)
Hóa đơn bán hàng thông thờng
MÉu sè: 02 GTTT-3LL BL/2005B
0002689 Đơn vị bán hàng: Phạm Thị Kim Lan Địa chỉ: 181 Minh Khai – Hà Nội
Số tài khoản: 0101130816 Điện thoại: Mã số:
Họ tên ngời mua hàng:
Tên đơn vị: Xí nghiệp X25- Bộ công an Địa chỉ: Nguyễn Tuân- Thanh Xuân- Hà Nội
Hình thức thanh toán: TM Mã số: 0100110648-001
Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng hoá, dịch vụ 380.000
Số tiền viết bằng chữ: ba trăm tám mời ngàn đồng chẵn.
(ký, ghi rõ họ tên)
Ngời bán hàng (ký, ghi rõ họ tên) Phạm Thị Kim Lan
Thủ trởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
(Cần kiểm tra đối chiếu khi lập, giao nhận hoá đơn)
Quy trình luân chuyển chứng từ về NVL thực tế tại công ty
- Trờng hợp nhập kho do mua ngoài: Khi vật đợc giao đến, căn cứ vào Hoá đơn GTGT (biểu số 1), Hoá đơn bán hàng thông thờng (biểu số 2) hoặc Giấy đề nghị duyệt mua (trong trờng hợp cha có hoá đơn), cán bộ ở phòng KCS sẽ tiến hành kiểm tra về số lợng, chất lợng, quy cách của từng thứ vật t rồi viết phiếu kiểm tra KCS Nếu giá trị vật t mua về lớn hơn 5.000.000đ (theo giá mua không có hợp đồng) thì cán bộ KCS sẽ phải lập biên bản kiểm nghiệm vật t (biểu số 3) đa cho cán bộ cung tiêu.
Khi đại diện Trung tâm thơng mại (ngời vận chuyển) đem hàng đến kho, thủ kho tiến hành kiểm tra chất lợng, số lợng hàng hóa vật t, rồi lập Biên bản giao nhận (biểu số 4), ghi nhận số lợng hàng thực nhận
Biên bản giao nhận đợc dùng để theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng, thủ kho ghi thẻ kho, kế toán vật t lập Phiếu nhập kho Trờng hợp vật t không đúng quy cách hay số lợng thì Biên bản giao nhận đợc dùng để làm thủ tục khiếu nại gửi cho đơn vị bán Đối với NVL đảm bảo đúng số lợng và chất lợng nh hợp đồng, thủ kho cho nhập kho.
Hệ thống quản lý chất lợng Theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:
2000 Công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xu©n
BiÓu mÉu BM-43-01 Lần ban hành: 02 Ngày: 16/09/2002
Biên bản kiểm tra vật t
(Dùng cho vật t, nhiên liệu phục vụ sản xuất) Ngày kiểm tra: 24/04/2005 Địa điểm kiểm tra: Công ty Cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân
Số hợp đồng (nếu có): Số hoá đơn:
P.KCS P.KHVT P.Tvụ Thủ kho
Ngời đi mua Thành phần khác
Phơng thức kiểm tra: Đo kích cỡ, cân thực tế
Nguồ n gèc Đơn vị tÝnh
Kiểm tra bên ngoài Thông số kỹ thuật Ghi chó BÒ mặt
Theo yêu cầu Thực tế
Kg 143 Đạt yêu cÇu Kết luận kiểm tra: Nhập kho công ty.
P.KHVT Phòng KCS Phòng Tài vụ Thủ kho Ngời đi mua Ngời cung cấp hàng
XN-X25 Bộ công an Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hôm nay ngày 15/04/2005 tại Nhà máy VLVT1. Đại diện bên giao: Trung tâm thơng mại Ông: Hoàng Đình Tỵ Chức vụ: Chuyên viên Đại diện bên nhận:
Bà: Nguyễn Thị Thu Dung Chức vụ: Thủ kho nhà máy
Tiến hành kiểm tra chất lợng, số lợng hàng hóa vật t của Hóa đơn 12824 ngày 10/04/2005 giữa Công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân và CT TNHH TM &
XD Duy Anh thống nhất số lợng hàng hóa bàn giao cho nhà máy cụ thể nh sau:
STT Tên hàng hóa Đơn vị tính Số lợng theo hóa đơn
2 Dây bện nhóm nâu kg 46 46
Biên bản đợc thông qua và lập thành ba bản có giá trị pháp lý nh nhau Trung tâm thơng mại giữ 1 bản, xí nghiệp X25 giữ 1 bản và 1 bản giao cho phòng kế toán Công ty.
Trung tâm thơng mại Xí nghiệp X25
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Sau đó cán bộ cung tiêu làm thủ tục nhập kho và viết Phiếu nhập vật t (Biểu số 7) căn cứ vào số lợng vật liệu thực nhập (trên phiếu KCS) Trên phiếu nhập vật t phải thể hiện số lợng vật liệu thực nhập, số lợng vật liệu theo chứng từ (Hoá đơn GTGT, Giấy đề nghị duyệt mua ), đơn giá hạch toán của từng thứ NVL Ngoài ra, trên phiếu nhập vật t phải có chữ ký của thủ kho, đại diện phòng kế hoạch vật t và bên giao hàng Phiếu nhập vật t đợc lập thành 3 liên, có đầy đủ các chữ ký trên, trong đó:
+ Liên 1: Lu tại phòng kế hoạch vật t
+ Liên 2: Thủ kho giữ để lu vào thẻ kho, cuối tháng chuyển cho kế toán vật t. + Liên 3: Giao cho kế toán kèm theo hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật t hàng hoá (nếu có) và các chứng từ có liên quan trong trờng hợp mua vật t thanh toán ngay.
Trờng hợp nhập kho nhng thanh toán chậm thì Phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan chuyển cho kế toán vật t, sau khi thanh toán thì kế toán vật t chuyển cho kế toán thanh toán Phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan này.
- Trờng hợp nhập kho vật liệu từ nguồn tự gia công chế biến: Khi vật liệu đợc giao đến, cán bộ KCS căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để kiểm tra về số lợng, chất lợng, và quy cách vật liệu rổi viết phiếu KCS Sau đó cán bộ cung tiêu làm thủ tục nhập kho và viết phiếu nhập kho căn cứ vào số l- ợng thực nhập (trên KCS).
- Trờng hợp nhập kho vật liệu từ nguồn thuê ngoài gia công chế biến: Khi vật liệu đợc giao đến, căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Hoá đơn GTGT do bên gia công viết, cán bộ KCS kiểm tra về số lợng, chất lợng, quy cách vật liệu rồi viết Phiếu kiểm tra KCS Sau đó, cán bộ cung tiêu làm thủ tục nhập kho và viết phiếu nhập vật t căn cứ vào số lợng vật liệu thực nhập (trên phiếu KCS).
- Thủ tục nhập kho NVL nhập khẩu cũng đợc thực hiện tơng tự nh mua trong nớc Để lập đợc phiếu nhập kho, kế toán phải căn cứ vào nhiều loại hóa đơn,chứng từ: Hợp đồng thơng mại, hóa đơn thơng mại, tờ khai hàng hoá nhập khẩu( biểu số 5), giấy thông báo thuế, biên bản giao nhận từ đó kế toán lậpBảng tính giá hàng nhập khẩu, nhng phải quy đổi về tiền Việt Nam Sau đó lập phiÕu nhËp kho.
Tờ khai hàng hóa nhập khẩu
Tê khai sè 1036/NK/KD/KV1 Ngày đăng kí 04/04/2005
STT Tên hàng Mã số Xuất xứ Lợng Đơn vị tính Đơn giá nguyên tệ
ThuÕ nhËp khÈu ThuÕ GTGT
Phòng vật t sau khi nhận đợc hàng cùng các hóa đơn có liên quan do bên cung cấp giao cho sẽ cho chuyển hàng hóa về kho Sau khi kiểm tra chất lợng và số lợng hàng hóa vật t, thủ kho lập Biên bản giao nhận hàng (Biểu số
4) và cho nhập kho số vật t đó.
Kế toán vật t dựa vào các hóa đơn, chứng từ trên để lập Bảng tính giá NVL nhập khẩu (Biểu số 6) Sau đó vào chơng trình kế toán máy, phần hành
“Kế toán vật t” để lập Phiếu nhập kho
Chi phÝ khoán tạm tính
Tổng cộng Đơn giá nhËp
1 Phôi nhôm làm biÓn sè
Giá CIF: 22880 USD x 15873 VNĐ/USD = 363 174 240 đ.
Thuế suất thuế nhập khẩu là 0%.
Chi phí khoán cho Trung tâm thơng mại là 1% theo giá CIF = 3 631 742 đ Thuế GTGT (10%) là 36 317 424đ theo Tờ khai hàng hóa nhập khẩu số 1036 HQ/2002 NK ngày 05/04/2005.
(Ký, họ tên) Địa chỉ: Ngày 25 tháng 1 năm 2006 Nợ: 1521
Q§ sè: 1141-TC/Q§/C§KT ngày 1 tháng 11 năm1995 của Bộ Tài chính
Họ tên ngời giao hàng: Công ty Tiến Đạt
Theo số ngày tháng năm 2006 của
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật t (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo
Cộng thành tiền (bằng chữ): ……
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho theo định mức kỹ thuật Phòng kinh tế - kỹ thuật đã xây dựng định mức tiêu hao vật t cho từng loại sản phẩm Các phân xởng lên kế hoạch sản xuất, sửa chữa, sau đó dựa vào định mức vật t kỹ thuật của sản phẩm đó để xác định nhu cầu NVL trong kỳ Ban lãnh đạo nhà máy gửi Giấy đề nghị xin cấp vật t (Biểu số 8) lên ban lãnh đạo Công ty
Xí nghiệp X25 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Phân xởng III Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 21 tháng 04 năm 2005
Giấy đề nghị xin cấp vật t
Kính gửi: Ban giám đốc công ty.
Phân xởng III kính đề nghị BGĐ Công ty xét duyệt cấp NVL thực hiện nhiệm vụ kế hoạch sản xuất quý 4 năm 2005 Với dự kiến sản xuất 5 ngày 1 tuần quy ra là: Sản xuất 5000 biển phản quang, cụ thể nh sau:
STT Chủng loại NVL Số lợng yêu cầu
Xin trân trọng cảm ơn.
Phân xởng III Công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân
Xỏng trởng (Ký, họ tên) Sau đó, hàng tháng, căn cứ vào giấy đề nghị cấp vật t của nhà máy và tình hình thực tế sản xuất, ban lãnh đạo Công ty ký duyệt phiếu cấp vật t (Biểu số
9) trong tháng cho Phân xởng
Xí nghiệp X25- Bộ công an
Ngày 22/04/2005 Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của Công ty
Theo đề nghị của Phân xởngIII
Nay quyết định cấp vật t để sản xuất biển phản quang
STT Tên vật t ĐVT Số lợng Ghi chú
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty
2.4.1.Các loại chứng từ đợc sử dụng cho kế toán nguyên vật liệu tại công ty
- Các chứng từ bắt buộc gồm:
+ Phiếu xuất kho kiêm vật chuyển nội bộ
+ Biên bản kiểm kê vật t
+ Hoá đơn cớc vận chuyển
- Các chứng từ hớng dẫn
+ Phiếu xuất vật t theo hạn mức
+ Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ
+ Giấy đề nghị duyệt mua
2.4.2.Phơng pháp hạch toán chi tiết
Hiện tại, Công ty áp dụng phơng pháp ghi sổ số d Điều này là hoàn toàn phù hợp với tình hình cụ thể của công ty: có chủng loại vật t nhiều, tình hình nhập xuất diễn ra thờng xuyên, công ty đã xây dựng đợc hệ thống giá hạch toán, trình độ chuyên môn của các cán bộ kế toán vững vàng. ở kho:
+ Hằng ngày,căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, thủ kho ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho (biểu số 11) Thẻ kho đợc mở cho từng danh điểm vật t, mỗi chứng từ đợc ghi vào thẻ một dòng Đến cuối ngày thủ kho tính số tồn của từng vật t.
+ Cuối tháng căn cứ vào số tồn trên thẻ kho của từng vật t ghi vào sổ số d.
Kế toán vật t căn cứ vào các chứng từ nhập kho (Hóa đơn GTGT, Bảng tính giá NVL nhập kho, biên bản giao nhận hàng), chứng từ xuất kho (Phiếu cấp vật t, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ), và sử dụng chơng trình kế toán máy để nhập số liệu vào các phiếu nhập, xuất kho Từ đó, chơng trình kế toán máy cho phép tự động tập hợp số liệu vào Sổ chi tiết vật t (Biểu số
Xí nghiệp X25 Mẫu số 06 - VT
Kho: Kim khí Ban hành theo QĐ số 1141 ngày 01-11-1995 của Bộ tài chính
Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn
Số CT Diễn giải TK ĐƯ Số l
15/12 PN1 Nhập vật t sản xuất biển cho Phân xởngIII theo
21/12 PN2 Nhập vật t sản xuất biển cho Phân xởng III theo HĐ 05166 ngày 18/04/2005 (CTCP Đầu t và sản xuất Việt Hàn)
28/12 PNK Nhập vật t sản xuất biển theo PL hợp đồng 03/
31/12 PXK Xuất vật t sản xuất biển theo phiếu duyệt của lãnh đạo ngày 30/04/2005
Sổ chi tiết vật t theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại NVL.
Mỗi chứng từ nhập, xuất kho đợc ghi trên dòng, bao gồm cả chỉ tiêu số lợng, giá trị và tài khoản đối ứng Để xem xét, kiểm tra Sổ chi tiết vật t, kế toán vào
“Kế toán vật t”, chọn “Sổ chi tiết vật t”, rồi khai báo mã kho, mã vật t cần xem, máy sẽ tự chạy chơng trình và cho hiển thị lên màn hình, để in thì kế toán thực hiện lệnh “In ra” Ví dụ Sổ chi tiết của “Phôi nhôm” tại kho. Để theo dõi việc xuất dùng NVL, công ty sử dụng bảng phân bổ NVL ( biểu sè 13)
T các TK Ghi nợ các TK
HT TT HT TT HT TT HT TT HT TT
Ngời lập Kế toán trởng
Cuối tháng, máy tính tập hợp số liệu từ Sổ chi tiết của từng danh điểm NVL vào Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nhằm mục đích theo dõi tình hình biến động vật t của kho cả về số lợng và giá trị, làm căn cứ để kiểm tra, đối chiếu với Thẻ kho của thủ kho Đồng thời, bảng tổng hợp này còn đợc sử dụng trong đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết (Biểu số 14)
Xí nghiệp X25- Bộ công an
T Đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
SL TiÒn SL TiÒn SL TiÒn SL TiÒn
Bảng luü kÕ nhËp xuÊt tồn của Bộ Tài chính
Tổ kiểm kê: Nguyễn Đức D Chức vụ: Trởng phòng KHVT Đã kiểm kê tại kho: Vật t
Tên nhãn hiệu,quy cách VT, HH
Mã số ĐVT Đơn giá
(thẻ kho) Thực tế kiểm tra Chênh lệch Phẩm chất
Số lợng Thành tiền Số lợng Thành tiền
Số lợng Thành chất tiền Số lợng Thành tiÒn
2.5.1 Hạch toán tổng hợp nhập NVL
Tài khoản sử dụng, chứng từ, sổ sách kế toán
- TK 152 và các TK liên quan đến phơng thức thanh toán: TK 111, TK
- Hiện nay, công tác hạch toán tổng hợp NVL tại Công ty đợc thực hiện theo phơng pháp kê khai thờng xuyên Theo phơng pháp này, kế toán tổng hợp NVL sử dụng các tài khoản (TK) sau để hạch toán các nghiệp vụ liên quan:
- TK 152 - “Nguyên liệu, vật liệu”:
- Các nghiệp vụ nhập vật t sử dụng các TK có liên quan:
+ TK 133 (1331) : Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ.
+ TK 111, 112, 331, 141: Phản ánh phơng thức thanh toán với nhà cung cấp. + TK 627 (6272): Phản ánh phần chi phí khoán tạm tính
- Các nghiệp vụ xuất vật t sử dụng các TK sau:
+ TK 621 : Chi phÝ NVL trùc tiÕp
Các chứng từ, sổ sách sử dụng:
+ Bảng kê chứng từ nhập, xuất NVL
+ Chứng từ ghi sổ (CTGS )
+ Giấy đề nghị tạm ứng
Công ty áp dụng kế toán máy trong công tác hạch toán, nên khi phát sinh nghiệp vụ nhập, xuất kho NVL nào đó, trớc hết kế toán phải khai báo NVL đó trong danh mục hàng hóa, vật t, khai báo mã vật t, mã kho để máy tính nhập, kết chuyển, tổng hợp số liệu, vào các chứng từ, sổ sách liên quan đến NVL đó Trình tự hạch toán
Từ các phiếu nhập kho, vào chơng trình “Nhập vật t” trong phân hệ “Kế toán vật t”, nhập các dữ liệu cần thiết Từ đó máy sẽ tự động sắp xếp các chứng từ cùng loại và cho vào “Bảng kê nhập tài khoản 152”
(Phơng pháp lập, ví dụ Bảng kê nhập TK 152).
Ngày Số CT Diễn giải TK Nợ TK Có Phát sinh
05/05 C-PN09 Nhập nhôm theo HĐ 3H-0192-06E ngày 3/05/2005 152 331 399 491 664 05/05 C-PN09 Chi phí khoán cho Trung tâm thơng mại 1% giá CIF 152 6272 3 631 742 13/05 T-PN83 Nhập chất phụ gia cho Phân xơngII theo HĐ số 04 ngày
14/25 T-PN87 Nhập bột đá CaC03 theo HĐ số 82/ĐĐ/HĐ ngày
23/04/2005 (CT đất đèn và hóa chất Tràng Kênh) 152 331 100 000 000 15/05 T-PN88 Nhập vật t sản xuất biển số cho Phân xởng III theo HĐ
12824 ngày 10/05/2005 (CT TNHH TM &XD Duy Anh)
21/05 T-PN100 Nhập vật t sản xuất biển phản quang theo HĐ số 05166 ngày 18/05/2005 152 331 1 337 250
22/05 L-PNK01 Nhập sơn sản xuất biển theo HĐ số 3H-0950-05E ngày
22/05 L-PNK01 Nhập giấy sản xuất biển theo HĐ số 3H-0950-05E ngày
Lập biểu Kế toán tổng hợp Kế toán trởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) nội dung, tính chất để lập Chứng từ ghi sổ (CTGS) Ví dụ với các nghiệp vụ nhập kho các vật t sản xuất biển phản quang (Phôi nhôm, sơn phản quang,nilon ) đợc tập hợp vào CTGS dới đây:
Tài khoản đối ứng Số tiền
Nợ TK ghi Có Nợ Có
Hạch toán nhập vật t sản xuất biển phản quang tháng
Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc
Chi phí sản xuất chung 627 5 269 642
Kèm theo: chứng từ gốc Ngày tháng năm
Ngời lập Kế toán trởng
Ví dụ: Nhập NVL mua ngoài thanh toán chậm
Theo hoá đơn GTGT số 0056895 ngày 31/05/2005, mua thép lá cán nóng và cán nguội của công ty TNHH TM&VT công nghiệp
Cộng tiền hàng là 149.859.999, thuế suất GTGT là 5% bằng 7.492.999
Tổng cộng số tiền thanh toán là 157.352.998.
Công ty không phải trả tiền vận chuyển.
Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho số 54 ngày 31/05/2005 và biên bản kiểm tra vật t, kế toán tiến hành nhập số liệu vào phần mềm theo định khoản
Có TK 331 (chi tiết công ty TNHH TM&VT CN): 157.352.998 nh sau:
Từ “chứng từ” vào “chứng từ kế toán” ở ô “loại chứng từ” chọn “Phiếu khác”, nhấn vào “Thêm” Ô “Số chứng từ” ghi: 54 Ô“Ngày chứng từ” ghi: 31/05/2005 Ô “Diễn giải” ghi: Mua thép lá cán nóng + nguội của công ty TNHH TM &
VT CN Ô “TK nợ” ghi: 1521, ô “số tiền” ghi: 149.859.999. Ô “Chi tiết” bên cạnh cột “TK nợ” ghi: 1 Ô “Chi tiết” bên cạnh cột “TK có”, kế toán ghi mã chi tiết của đơn vị bán hàng.
Cuối cùng nhấn “Chấp nhận”
Phần mềm sẽ cho phép in ra các bảng biểu có liên quan.
Nếu doanh nghiệp phải chi tiền mặt cho chi phí vận chuyển thì ở cột
“TK nợ” ghi 152 vào hai dòng, một dòng ứng với trị giá NVL nhập kho đợc ghi trên Hoá đơn ở cột “Số tiền”, một dòng ứng với số tiền doanh nghiệp đã chi ra đợc ghi trên Phiếu chi ở cột “Số tiền”.
(2) NVL mua ngoài thanh toán ngay bằng tiền mặt
Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT số 0025434 ngày 12/05/2005 mua vật t của Công ty TNHH An Hoà, căn cứ vào Biên bản kiểm kê vật t, Phiếu nhập kho số 26 ngày 12/05/2006, kế toán ghi:
Cã TK 111: 42.525.000 Các bớc nhập liệu: Hoàn toàn tơng tự nh trờng hợp trên, ngoại trừ tại ô “TK cã” ghi: 1111.
(3) NVL mua ngoài thanh toán ngay bằng tiền gửi ngân hàng
Quá trình nhập liệu hoàn toàn tơng tự nh trên, ngoại trừ tại ô “TK có” ghi: 1121.
(4) NVL mua ngoài bằng tiền tạm ứng.
Khi có nhu cầu tạm ứng, cán bộ phòng kế hoạch vật t sẽ viết giấy đề nghị tạm ứng Căn cứ vào giấy tạm ứng đã đợc duyệt và phiếu chi kế toán ghi:
Nợ TK 141: Số tiền đợc duyệt tạm ứng
Có TK 111: Số tiền đợc duyệt tạm ứng Quá trình nhập liệu hoàn toàn tơng tự nh trên.
Những nhận xét chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân
Sau thời gian thực tập tại công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân, qua nghiên cứu tình hình thực tế, đối chiếu với lí luận đã đợc học, tôi nhận thấy tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu tại công ty có những u điểm và hạn chế nh sau:
Trong thời kì mở cửa, là một doanh nghiệp Nhà nớc trong lực lợng vũ trang công ty đã gặp một số khó khăn về các mặt nhất định nhng công ty vẫn thực hiện tốt công việc sản xuất kinh doanh Việc tổ chức công tác kế toán một cách khoa học của công ty đã đóng góp một phần không nhỏ trong thành tựu đó Công ty áp dụng chế độ kế toán đúng theo quy định của Bộ Tài chính Công tác kế toán của công ty đợc coi trọng, khâu tổ chức kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô sản xuất quản lý của công ty Đội ngũ kế toán của công ty giàu kinh nghiệm, có trình độ nghiệp vụ, chuyên môn sâu, đợc bố trí hợp lý, phù hợp với khả năng của mỗi ngời, góp phần không nhỏ vào công tác quản lý của công ty.
Hiện nay, tại công ty khâu tổ chức luân chuyển chứng từ, tổ chức ghi chép ban đầu đợc thực hiện một cách kịp thời, trung thực các chi phí phát sinh, do đó thông tin đợc cung cấp kịp thời cho nhà lãnh đạo đã mang lại hiệu quả kinh tế cao, giúp lãnh đạo có hớng chỉ đạo đúng đắn, chính xác và kịp thời cho sự phát triển của công ty.
Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ rất phù hợp với quy mô hoạt động của công ty, cùng với việc áp dụng phần mềm kế toán đã làm cho công việc kế toán đợc giảm bớt, bộ máy kế toán đợc gọn nhẹ, số liệu kế toán cung cấp đợc đầy đủ, kịp thời và chính xác.
Việc công ty tổ chức kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên là hoàn toàn phù hợp với tình hình thực tế của công ty. Đảm bảo cho việc quản lý NVL đợc thờng xuyên, liên tục, có hệ thống, tránh đợc hiện tợng lãng phí NVL trong công tác quản lý.
Công ty với số lợng, chủng loại NVL nhiều, nhng đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch thu mua NVL, nên luôn luôn cung cấp đầy đủ cho nhu cầu, không làm gián đoạn quy trình sản xuất Đó là sự nỗ lực, cố gắng và tinh thần trách nhiệm cao của các cán bộ phòng kế hoạch vật t. ty.
1.1.2 Một số mặt còn tồn tại
Bên cạnh những u điểm trên, công tác kế toán NVL ở công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân vẫn còn một số tồn tại sau:
Về việc áp dụng phần mềm kế toán tại công ty: Hiện nay công ty đã đa phần mềm kế toán vào áp dụng nhng riêng phần kế toán NVL còn một số công việc thủ công làm mất nhiều thời gian nh: việc tính trị giá NVL xuất kho, ghi thẻ kho Hiện tại, để tính trị giá NVL xuất kho kế toán ở công ty sử dụng phơng pháp giá hạch toán Chỉ đến cuối tháng kế toán mới xác định đợc các hệ số giá, rồi mới tính đợc trị giá vốn thực tế NVL xuất kho Trong khi đó, thực tế phần mềm kế toán hoàn toàn có thề tự động tính đợc trị giá thực tế của NVL xuất kho.
Về hệ thống danh điểm: Việc xây dựng sổ danh điểm vật liệu ở công ty cha thống nhất và cha chi tiết, có thể nói rằng công ty cha có sổ danh điểm chính thức sử dụng Điều này đặc biệt quan trọng ảnh hởng tới việc quản lý NVL nhất là với một công ty có số lợng và chủng loại NVL nhiều nh công ty khoá Minh Khai Ngoài ra điều này còn làm cho sự đối chiếu giữa kho và phòng kế toán đôi khi thiếu chính xác.
Về công tác tổ chức kế toán chi tiết NVL: hiện nay công ty áp dụng phơng pháp ghi sổ số d, mỗi tháng cán bộ kế toán mới xuống kho để lấy các phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho để ghi sổ kế toán một lần Vì vậy, kế toán chỉ biết đợc số lợng và trị giá NVL vào cuối tháng mà không thể theo dõi hàng ngày Điều này sẽ làm hạn chế đến công tác quản lý cũng nh cập nhật thông tin kế toán.
Công ty hiện nay cha xây dựng đợc định mức tiêu hao NVL cho từng đơn vị sản phẩm chi tiết Trên thực tế việc xuất kho vật t đa vào sử dụng vẫn dựa vào yêu cầu sản xuất Điều này có thể dẫn đến tình trạng thừa vật t gây lãng phí.
Về tổ chức công tác kế toán tổng hợp:
Kế toán tổng hợp nhập NVL chỉ đợc kế toán ghi vào cuối tháng nên không đảm bảo thời gian nộp bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào để khấu trừ thuế GTGT hàng tháng Vì vậy kế toán đã phải lập bảng kê này thủ công trong khi trong phần mềm đã có sẵn.
Kế toán tổng hợp xuất NVL của công ty chỉ đợc ghi chép vào cuối tháng khi đã xác định đợc hệ số giá và tính đợc trị giá thực tế của NVL xuất kho Ngoài ra, việc hạch toán kế toán tổng hợp này chỉ đợc thực hiện
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty
Thứ nhất: Về hệ thống danh điểm vật liệu Công ty cần thiết phải xây dựng hệ thống danh điểm NVL thống nhất, hoàn chỉnh Điều này sẽ làm nâng cao hiệu quả của việc sử dụng phần mềm kế toán và sự phối hợp giữa các phòng.
- Nguyên vật liệu chính (1521): VLC
Trong đó: Dùng cho sản xuất biển phản quang.
+ PhôI nhôm làm biển: VLC 001
Việc xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng quản lý để đảm bảo tính khoa học, hợp lý, phục vụ yêu cầu của công ty. Để xây dựng đợc hệ thống danh điểm vật liệu thì trớc tiên phải phân loại NVL không chỉ thành các loại mà còn phải chi tiết hơn trong từng loại đó.
Vật liệu chính đợc tiếp tục phân thành: sắt, thép, đồng, gang, nhôm,
Thép lại tiếp tục đợc phân thành các nhóm: thép lá, thép góc, thép Inox, Thép lá chia ra thành các thứ: Thép lá 0.6 ly, thép lá 0.7 ly,
Cùng với việc sử dụng phần mềm kế toán nh hiện nay tại công ty thì việc xây dựng hệ thống danh điểm NVL là rất thuận lợi Vì trong phần mềm đã có riêng phần danh mục danh mục khách hàng, và danh mục NVL hoàn toàn có thể xây dựng đợc trên phần mềm kế toán đó.
Quay trở lại, việc xây dựng đợc hệ thống NVL thống nhất sẽ là cơ sở để hoàn thiện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán NVL.
Thứ hai: Về việc tính giá vốn NVL xuất kho:
Công ty nên tính giá vốn thực tế của NVL xuất kho theo phơng pháp bình quân liên hoàn Bởi vì phơng pháp này có nhiều u điểm, mặt khác lại rất phù hợp với doanh nghiệp đã áp dụng kế toán máy vào công tác quản lý NVL.
Với việc áp dụng theo phơng pháp này, kế toán chỉ cần nhập dữ liệu cho các chứng từ theo số lợng và đơn giá thực tế hoặc trị giá thực tế của NVL nhập kho Phần mềm kế toán sẽ tự tính ra trị giá thực tế NVL xuất kho gọi là giá vốn tự động theo phơng pháp bình quân Đối với các chứng từ xuất, kế toán chỉ cần nhập số lợng của NVL xuất kho, phần mềm kế toán sẽ tự tính ra trị giá thực tế NVL xuất kho theo giá vốn tự động.
Ví dụ: Theo Hoá đơn GTGT số 0026944 ngày 27/04/2005, phiếu nhập kho số
89, kế toán chỉ cần nhập số liệu vào máy:
Số lợng: 143 Kg Đơn giá thực tế 26.667đ/kg xác định đợc trị giá vốn thực tế của NVL hàng ngày, điều này sẽ giúp công việc cung cấp thông tin kế toán đợc chính xác, kịp thời, đồng thời đỡ mất thời gian cũng nh tốn sức lao động.
Thứ ba: Về trang bị máy tính:
Hiện tại phòng kế toán công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân có 8 ngời nhng chỉ đợc trang bị 4 máy vi tính Để thuận tiện cho công tác cũng nh đáp ứng đợc yêu cầu công việc đòi hỏi cần thiết phải trang bị mỗi ngời một máy Mặc dù ban đầu chi phí khá cao những sẽ nâng cao đợc hiệu suất, hiệu quả cũng nh tính nhất quán của công việc.
Cùng với việc nâng cao về máy móc công nghệ, đòi hỏi phải đồng thời nâng cao trình độ sử dụng các máy móc đó của các cán bộ kế toán. Thứ t : Hoàn thiện về công tác kế toán chi tiết NVL
Hiện tại công ty đang áp dụng phơng pháp kế toán chi tiết NVL là phơng pháp ghi sổ số d Công ty nên chuyển sang sử dụng phơng pháp ghi thẻ song song sẽ phù hợp hơn, đặc biệt trong điều kiện công ty đã áp dụng kế toán máy và đã xây dựng đợc hệ thống danh điểm NVL thống nhất, tính trị giá NVL xuất kho theo phơng pháp bình quân.
Việc hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp ghi thẻ song song sẽ giúp công ty giảm bớt đợc khối lợng công việc (vì không phải tính trị giá hạch toán của NVL xuất kho, hệ số giá, cũng nh trị giá thực tế NVL xuất kho theo phơng pháp thủ công) mà lại theo dõi đợc tình hình tồn kho của từng thứ NVL tại mọi thời điểm cả về mặt số lợng cũng nh giá trị một cách chính xác.
Một số biện pháp quản lý nguyên vật liệu tiết kiệm hiệu quả
Thứ nhất: Phòng kế toán nên phối hợp với phòng kế hoạch vật t để tiến hành phân tích chi phí NVL trong giá thành sản phẩm Đây là việc làm cần thiết vì chi phí NVL chiếm một tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm của công ty Từ đó xác định đợc sự biến động tăng, giảm, nguyên nhân của sự biến động đó Từ đó để có thể đa ra các giải pháp làm giảm tối đa chi phí NVL mà không ảnh hởng đến chất lợng của sản phẩm nh: thực hiện kiểm tra lại khâu mua NVL về chất lợng, quy cách, phẩm chất có phù hợp hay không; đa ra các biện pháp tận thu phế liệu, tìm kiếm NVL thay thế cho những NVL có nguồn cung cấp không ổn định hoặc giá cả tăng cao.
Ngoài ra, phòng kế toán cần phối hợp hơn nữa với phòng kỹ thuật công nghệ và phòng KCS để thờng xuyên kiểm tra chất lợng vật liệu, nhất là vật liệu dễ ở công ty hiện nay khâu thu mua thực hiện tơng đối tốt, song khâu vận chuyển NVL vẫn cha thực sự hợp lý Công ty đã có đội ngũ chuyên chở nhng việc vận chuyển vẫn phải thuê ngoài dẫn đến một số trờng hợp không chủ động hoặc chi phí khá cao Vì vậy công ty phải chú trọng hơn nữa đến việc tổ chức một đội ngũ chuyên chở cho hợp lý Cần phải giảm thiểu đến mức có thể, hợp lý chi phí vận chuyển nhng vẫn đảm bảo số lợng đầy đủ, kịp thời, chất lợng tốt, và vận chuyển an toàn.
Bên cạnh đó, công ty cần chú ý xây dựng thêm kho bảo quản, dự trữ NVL Số lợng NVL ở công ty lớn nhng hiện tại công ty chỉ có 4 kho để NVL, còn nhiều NVL còn phải để ngoài trời dẫn đến dễ hỏng, han gỉ, ảnh hởng không tốt đến chất lợng sản phẩm sản xuất ra.
Thứ ba: Công ty cần chú ý xây dựng định mức NVL cho từng loại sản phẩm để có thể dễ dàng hơn trong việc kiểm soát NVL Trớc tiên cần xây dựng định mức đối với các sản phẩm sản xuất với khối lợng nhiều, rồi đến các sản phẩm còn lại máy Thanh Xuân, có thể đi đến một số kết luận sau:
1 Công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu có vai trò hết sức quan trọng tại các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất.
2 NVL là một trong những yếu tố đầu vào không thể thiếu đợc của bất cứ một doanh nghiệp sản xuát nào.
3 Công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân đã đợc tổ chức một cách linh hoạt, khoa học nhng hiện nay vẫn còn một số nhợc điểm cần khắc phục.
Từ cơ sở lý luận và kết quả nghiên cứu, đối chiếu với yêu cầu nhiệm vụ, đề tài đề xuất các ý kiến nhằm củng cố, nâng cao chất lợng hoạt động công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty:
Một là: Về hệ thống danh điểm vật liệu
Hai là: Về việc tính giá vốn NVL xuất kho
Ba là: Về trang bị máy tính
Bốn là: Về công tác kế toán chi tiết NVL
Năm là: Về hình thức kế toán áp dụng tại công ty
Và một số ý kiến để quản lý nguyên vật liệu tiết kiệm hiệu quả
Trong phạm vi là một chuyên đề của sinh viên, những kết quả ở trên đây mới chỉ là bớc đầu và còn phải đợc giải quyết tiếp ở nhiều góc độ, khía cạnh khác. Đề tài chắc chắn còn nhiều thiếu sót, chủ yếu do hạn chế về trình độ chuyên môn do vậy, em mong đợc sự thông cảm và trao đổi của tất cả mọi ngời quan tâm đến lĩnh vực này để tiếp tục hoàn thiện đề tài.
Em xin chân thành cám ơn cô kế toán trởng, các cán bộ phòng kế toán công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân, Cô giáo TS Nguyễn Thanh Quý và các thầy cô giáo trong bộ môn đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành đề tài này.
Danh mục tài liệu tham khảo
1 Giáo trình kế toán tài chính trong các doanh nghiệp: Trờng DH kinh tế quốc dân: chủ biên: PGS TS Đặng Thị Loan
2 Giáo trình kế toán quản trị: Trờng DH Kinh Tế Quốc Dân ôtô xe máy Thanh Xuân 3
I Khái quát chung về công ty 3
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 3
1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 5
1.2.1 Loại hình doanh nghiệp và lĩnh vực kinh doanh 5
1.2.2Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 5
1.3.Đặc điểm bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh 7
1.3.1 Mô hình quản lý theo kiểu chức năng 7
1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 8
2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 10
2.1.Bộ máy kế toán tập trung 10
2.2.Mối quan hệ giữa bộ máy kế toán và các phòng ban khác 13
3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 14
3.1 Thông tin chung về tổ chức công tác kế toán 14
3.2 Hệ thống chứng từ kế toán 15
3.3.Hệ thống tài khoản kế toán 18
3.4.Hệ thống sổ kế toán 18
3.5.Hệ thống báo cáo tài chính 20
3.6 Các chính sách chủ yếu 21
3.7.Giới thiệu về phần mềm kế toán AcPro (Accounting For Professional) 21
II Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân 23
2.1.Nguyên vật liệu và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân 23
2.1.1.Đặc điểm và phân loại NVL 23
2.1.2 Tổ chức quản lí NVL 26
2.2.Đánh giá nguyên vật liệu 27
2.2.1 Thủ tục Nhập kho NVL 27
2.3 Quy trình luân chuyển chứng từ về NVL thực tế tại công ty 33
2.4 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty 43
2.4.1.Các loại chứng từ đợc sử dụng cho kế toán nguyên vật liệu tại công ty 43
2.4.2.Phơng pháp hạch toán chi tiết 43
2.5 Hạch toán tổng hợp NVL 50