Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cơ khí ôtô xe máy thanh xuân

1 Phần mở đầu Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu Hạch toán kế toán công cụ quản lý kinh tế tài quan trọng Kế toán không cung cấp thông tin số liệu mà phân tích, đề xuất giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị định kinh tế tài đơn vị Mặt khác, xu hội nhập vào thị trờng giới khu vực vào thời điểm toàn cầu hoá nh doanh nghiệp Việt Nam phải chịu cạnh tranh gay gắt với nh với tập đoàn, tổ chức kinh tế lớn đà có thơng hiệu đợc biết đến rộng rÃi, có tiềm lực tài chính, kinh tế lớn, có kinh nghiệm thơng trờng Muốn tồn phát triển môi trờng kinh tế đầy biến động tiềm ẩn nhiều nguy doanh nghiệp phải động, sáng tạo, tổ chức sản xuất kinh doanh cách khoa học hiệu Chất lợng giá đà trở thành lợi cạnh tranh lớn thị trờng Do mục tiêu quản lý hàng đầu doanh nghiệp quản lý khâu trính sản xuất, khâu quan trọng không nói tới doanh nghiệp sản xuất: quản lý nguyên vật liƯu , nh»m mơc ®Ých tiÕt kiƯm tèi ®a chi phí nhng đảm bảo chất lợng sản phẩm Bên cạnh đó, vật liệu phận quan trọng hàng tồn kho, phần vốn lu động Vì vậy, việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu yêu cầu khách quan quản lý Việc hạch toán nguyên vật liệu cách hợp lý điều kiện để xác định chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm cách xác, từ cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản trị Với tầm quan trọng nh trên, công tác kế toán công ty khí ôtô xe máy Thanh Xuân, doanh nghiệp khÝ cã tû träng lín vỊ chi phÝ nguyªn vËt liệu (chiếm từ 70-75%), đà đợc tổ chức hợp lý đạt đợc nhiều kết Tuy nhiên, công tác kế toán nguyên vật liệu tồn nhỏ cần khắc phục Từ tình hình thực tiễn trên, đòi hỏi phải nghiên cứu cách có hệ thống đặc điểm, thực trạng máy kế toán công ty nói chung đặc biệt kế toán nguyên vật liệu, từ đề xuất ý kiến góp phần nâng cao hiệu hoạt động máy kế toán Đây lý để em tiến hành nghiên cứu đề tài Mục đích nghiên cứu Góp phần phát triển, bổ sung lí luận công tác kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động kế toán nguyên vật liệu công ty Nhiệm vụ đề tài Tổng hợp, phân tích, làm rõ vấn đề lí luận liên quan đến kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất Làm rõ thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu công ty khí ôtô xe máy Thanh Xuân từ đa ý kiến đề xuất để góp phần nâng cao hiệu hoạt động kế toán nguyên vật liệu công ty Đối tợng phạm vị nghiên cứu Đối tợng nghiên cứu: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Phạm vi nghiên cứu: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu công ty khí ôtô xe máy Thanh Xuân Phơng pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phơng pháp luận vật biện chứng phơng pháp nghiên cứu khác bao gồm: Phơng pháp phân tích, phơng pháp thống kê, phơng pháp tổng hợp, phơng pháp so sánh tài liệu lí luận có liên quan đến đề tài Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận, đề tài gồm chơng: Chơng I: Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu công ty khí ôtô xe máy Thanh Xuân Chơng II: Những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu công ty khí ôtô xe máy Thanh Xuân Phần I: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu công ty khí ôtô xe máy Thanh Xuân I Khái quát chung công ty 1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty Công ty khí Ôtô xe máy Thanh Xuân doanh nghiệp Nhà nớc lực lợng vũ trang Tiền thân công ty xởng sửa chữa Ôtô xe máy Bộ nội vụ Bộ công an, đời năm1963, đến năm 1968 đợc đổi tên thành Xí nghiệp sửa chữa Ôtô xe máy( nội vụ bao cấp) Năm 1988 đợc đổi tên Nhà máy đại tu Ôtô xe máy số 1- Bộ nội vụ Để phù hợp với tình hình chế thị trờng, nhà máy đại tu Ôtô xe máy số đợc trở thành doanh nghiệp nhà nớc hoạt động độc lập theo nghị định 338 Chính phủ Quyết định số 300/BNV ngày 9/7/1993 Năm 1999 tính chất đặc biệt nhà máy đà đợc chuyển thành Công ty khí Ôtô xe máy Thanh Xuân- Bộ công an Từ thành lập, nhà máy nhiều năm liền hoàn thành kế hoạch, đợc Nhà nớc Bộ công an tặng huân huy chơng vµ b»ng khen Lµ mét doanh nghiƯp nhµ níc lực lợng vũ trang nên hoạt động sản xuất Công ty tập trung sửa chữa, phục hồi cải tạo loại Ôtô xe máy ngành Công an Đồng thời Công ty sản xuất loại biển số xe Ôtô, xe máy, loại biển báo giao thông phản quang sản phẩm phản quang khác phục vụ cho công tác quản lý va an toàn giao thông Đây mét lÜnh vùc míi rÊt quan träng cđa xÝ nghiƯp nhằm đáp ứng yêu cầu ngành Công an nh nhu cầu thị trờng Để đáp ứng yêu cầu ngành vừa phải đảm bảo sản xuất kinh doanh có lÃi, Công ty đà có nhiều cố gắng việc nâng cao uy tín chất lợng Sửa chữa Ôtô xe máy không phục vụ ngành mà thu hút khách hàng bên đến sửa chữa Công ty mạnh dạn đầu t công nghệ tiên tiến, thiết bị đại vào sản xuất sản phẩm phản quang có chất lợng cao để phục vụ cho yêu cầu ngành mà để cạnh tranh thị trờng Sản phẩm Công ty đợc số nớc khối ASEAN biết tới Đặc biệt công ty đà đa dây chuyền sản xuất biển phản quang cử chuyên gia sang nớc CHDCND Lào để sản xuất biển phản quang cho nớc bạn theo yêu cầu nội vụ Lào Nh vậy, trải qua 40 năm hình thành phát triển uy tín chất lợng sản phẩm, công ty đà dần khẳng định đợc vị thị trờng Công ty đà bớc khẳng định để tồn ngày phát triển với tôc độ tăng trởng nhanh vững Một vài số tăng trởng Công ty khí Ôtô xe máy Thanh Xuân- Bô công an ST ChØ tiªu T Tỉng doanh thu Doanh thu Giá vốn hàng bán Lợi nhuận gộp Lợi nhuận LN hợp đồng tài Tổng thu nhập trớc thuế Đơn vị Triệu ®ång TriÖu ®ång TriÖu ®ång TriÖu ®ång TriÖu ®ång TriÖu ®ång TriÖu 2000 2001 2003 2004 1086 1086 875 211 53 1169 1169 919 250 63 2266 2266 1809 4569 25798 266 3051 3.5 255 3015 25798 19179 6619 52 62 Vốn kinh doanh Vốn cố định - đồng Triệu đồng 505 302 Vèn lu ®éng 598 2031 394 Số nộp nhân sách 10 Số lao động 11 Thu nhập bình quân Triệu ®ång TriÖu ®ång TriÖu ®ång 204 221 17 2757 19 198 118 1200 72 310 18 69 253 256 427 8215 6326 1889 9 681 Có đợc thành tựu cố gắng, nỗ lực tập thể ban lÃnh đạo, phòng ban toàn thể cán công nhân viên Công ty Công ty đà kịp thời đổi mặt, không cải tiến, trang bị máy móc đại đáp ứng nhu cầu sản xuất mà không ngừng cải thiện điều kiện sản xuất làm việc cho cán công nhân viên, tạo điều kiện nâng cao sức lao động tăng cờng hiệu kinh doanh 1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 1.2.1 Loại hình doanh nghiệp lĩnh vực kinh doanh Công ty doanh nhiệp nhà nớc hoạt động độc lập nên đợc thực chế độ hạch toán độc lập, tự chủ tài chính,có t cách pháp nhân, đợc mở tài khoản giao dịch ngân hàng đợc sử dụng dấu riêng theo thể thức quy định Nhà nớc Công ty chịu trách nhiệm kinh tế dân hoạt động theo pháp luật Nhà nớc nói chung, Luật doanh nghiệp Luật thơng mại nói riêng Với nhiệm vụ kinh doanh là: Sửa chữa phục hồi cải tạo loại ôtô xe máy ngành công an Sản xuất loại biển phản quang, biển số xe máy, loại biển báo giao thông 1.2.2Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Hoạt động chủ yếu lĩnh vực sửa chữa, sản xuất, nhng chủ yếu kinh doanh loại biển phản quang sửa chữa ôtô xe máy Quá trình luân chuyển hàng hoá bao gồm hai giai đoạn mua hàng bán hàng Trải qua 40 năm phấn đấu phát triển, công ty khí Ôtô xe máy Thanh Xuân đă khẳng định vị trí nớc nh khu vực Cùng với trình công nghiệp hoá- đại hoá đất nớc, Công ty ngày mở rộng quy mô phạm vi hoạt động: không bó hẹp sửa chữa ôtô công ty mở rộng sản xuất biển phản quang Mỗi lĩnh vực công ty bao gồm nhiều bớc khác Công ty tổ chức sản xuất thành phân xởng chính, phân xởng có chức nhiệm vụ khác nhng phân xởng I phân xởng II có mối quan hệ hữu với trình sửa chữa loại ôtô xe máy, phân xởng là: + Phân xởng I: chuyên sửa chữa phục hồi cải tạo phần máy, gầm phần điện xe Phân xởng đợc chia tổ riêng tổ máy, tổ gầm tổ điện ôtô + Phân xởng II: chuyên sửa chữa phục hồi cải tạo phần thân xe Phân xởng đợc chia tổ riêng là: Tổ gò hàn, tổ sơn tổ đệm, tổ mộc + Phân xởng III: chuyên sản xuất loại biển số ôtô xe máy, loại biển báo giao thông phản quang sản phẩm phản quang khác phục vụ cho công tác an toàn giao thông Do đặc thù lĩnh vực sản xuất kinh doanh công ty nên hình thành quy trình công nghệ: Xe cần sửa Kiểm tra kỹ thuật PX sửa chữa thân xe PX sửa chữa máy, gầm, điện Kiểm tra chất lợng sản phẩm Xuất xởng Sơ đồ 1: Quy trình công nghệ sửa chữa ôtô xe máy Nguyên vật liệu PX III Dập khuôn Sơn phản quang xử lý kỹ thuật Kiểm tra chất lợng sản phẩm Xuất xởng Sơ đồ 2: Quy trình sản xuất biển phản quang 1.3.Đặc điểm máy quản lý hoạt động kinh doanh 1.3.1 Mô hình quản lý theo kiểu chức Công ty khí ôtô xe máy Thanh Xuân đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, máy quản lý đợc tổ chức thành phòng ban, phân xởng thực chức quản lý định Hiện công ty có số lợng công nhân viên gần 220 ngời, có trình độ chuyên môn kỹ thuật Các phân xởng sản xuất sửa chữa có cán có tay nghề cao có kinh nghiệm lĩnh vực sản xuất Để phù hợp với xu thế, đặc điểm sản xuất kinh doanh công ty đà có nhiều xếp thay đổi, cải tiến máy tổ chức quản lý theo hớng chia thành phòng ban Mỗi phòng ban đợc giao nhiệm vụ cụ thể chịu trách nhiệm nhiệm vụ đợc giao dới đạo ban lÃnh đạo gắn kết với phòng ban khác để thực mục tiêu chung toàn doanh nghiệp Các phòng ban bao gồm: Ban giám đốc: Gồm ngời Phòng hành tổng hợp Phòng kế hoạch kỹ thuật-KCS Phòng kinh doanh Phòng tài kế toán Các phân xởng sản xuất Sơ đồ 3-Bộ máy tổ chức quản lí Giám đốc P.GĐ phụ trách sủa chữa ôtô xe máy P Hành tổng hợp Phân xởng sửa Chữa thân xe P.Kế hoạch kỹ thuật P.GĐ Phụ trách sản xuất biển phản quang P.Tài kế toán Phân xởng sửa chữa máy, gầm, điện Phòng kinh doanh Phân xởng sản xuất biển phản quang 1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ phòng ban Ban giám đốc bao gồm: + Giám đốc: Là ngời đứng đầu công ty, có vị trí thẩm quyền cao công ty Giám đốc chịu trách nhiệm trớc pháp luật hoạt động công ty trực tiếp lÃnh đạo công ty hoạt động + Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật sữa chữa ôtô xe máy + Phó giám đốc phụ trách sản xuất biển phản quang Phòng hành chính- tổng hợp: có nhiệm vụ tham mu cho giám đốc mặt nhân sự, chế độ sách, bảo vệ an ninh, trị, đối nội, đối ngoại Phòng kế hoạch kỹ thuật- KCS: Có nhiệm vụ đạo thực tiêu kế hoạch sản xuất đà đợc thông qua, ngiên cứu chế thử mặt hàng mới, cải tiến áp dụng phơng pháp công nghệ vào sản xuất kiểm tra đánh giá chất lợng sản phẩm trình sản xuất, lập kế hoạch kiểm tra, bảo dỡng sửa chữa máy móc thiết bị Phßng kinh doanh: cã nhiƯm vơ thùc hiƯn triĨn khai tổ chức hoạt động kinh doanh nớc xuất khẩu, tổ chức hoạt động lu trữ cho bán hàng Mặt khác phòng kinh doanh kế hoạch sản xuất kinh doanh để triển khai cung ứng vật t kịp thời cho sản xuất đợc liên tục ổn định Chuẩn bị văn kiện để ký hợp đồng Phòng tài kế toán: Có chức nhiệm vụ quan trọng công ty Tiến hành theo dâi ghi chÐp c¸c nghiƯp vơ kinh tÕ ph¸t sinh liên quan đến hoạt động công ty cách xác, kịp thời, theo chế độ kế toán chuẩn mực kế toán hành vào sổ sách kế toán Qua theo dõi lÃi, lỗ thông qua số liệu, chứng từ kế toán từ phòng ban đa lên; theo dõi tình hình toán với Nhà nớc, nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên Từ đó, đề xuất ý kiến báo cáo lên ban lÃnh đạo để giúp cho ban giám đốc đa định kinh doanh xác, kịp thời nhằm đạt đợc mục đích tối u Các phân xởng sản xuất: Có chức thực tiêu mà Công ty đề ra, sản xuất chế tạo sản phẩm Đặc điểm tổ chức máy kế toán công ty 2.1.Bộ máy kế toán tập trung Để quản lí hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh, công cụ quản lí khác kế toán công cụ hữu hiệu Do việc tổ chức máy kế toán đợc công ty đặc biệt quan tâm Tổ chức công tác kế toán thực chất cách thức tổ chức thực ghi chép, phân loại, tổng hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung phơng pháp khoa học riêng có kế toán, phù hợp với quy mô, đặc điểm tình hình cụ thể doanh nghiệp, nhằm phát huy chức năng, vai trò quan trọng kế toán công tác quản lí vĩ mô vi mô kinh tế Việc tổ chức thực chức năng, nhiệm vụ hạch toán kế toán đơn vị hạch toán sở máy kế toán đảm nhiệm Do vậy, máy kế toán công ty đợc tổ chức sở khối lợng công tác kế toán nh chất lợng hệ thống thông tin kế toán Bộ máy kế toán bao gồm tập hợp cán nhân viên kế toán đảm bảo thực khối lợng công tác kế toán phần hành với đầy đủ chức thông tin kiểm tra hoạt động đơn vị Các nhân viên kế toán máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ phân công lao động phần hành máy Mỗi nhân viên đợc qui định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, để từ tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc, chế ớc lẫn Việc phân công lao động kế toán tôn trọng nguyên tắc: bất kiêm nhiệm, hiệu tiết kiệm, chuyên môn hoá hợp tác hoá Các kế toán phần hành vừa chuyên môn hoá theo phần hành, vừa kiêm nhiệm phần hành theo nguyên tắc chung tổ chức khoa học lao động kế toán Kế toán phần hành có trách nhiệm quản lí trực tiếp, phản ánh thông tin kế toán, thực kiểm tra qua ghi chép phản ánh tổng hợp đối tợng kế toán phần hành đợc đảm nhiệm từ: Giai đoạn hạch toán ban đầu( trực tiếp ghi nhận chứng từ, kiểm tra) tới giai đoạn: ghi sổ kế toán phần hành, đối chiếu kiểm tra số liệu sổ với thực tế tài sản, tiền vốn hoạt động lập báo cáo phần hành đợc giao Các kế toán phần hành liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành ghi sổ tổng hợp lập báo cáo định kì chung Quan hệ loại lao động máy kế toán đợc thể theo kiểu trực tuyến: Bộ máy kế toán hoạt động theo phơng thức trực tiếp, nghĩa kế toán trởng trực tiếp điều hành nhân viên kế toán phần hành không qua khâu trung gian nhận lệnh Với cách tổ chøc bé m¸y kÕ to¸n trùc tun, mèi quan hƯ phụ thuộc máy kế toán trở nên đơn giản, thực cấp kế toán tập trung Kế toán trởng Kế toán tổng hợp Kế toán vốn b»ng tiỊn KÕ to¸n thđ q KÕ to¸n xt nhËp Kế toán toán Sơ đồ 4-Bộ máy kế toán tËp trung Bé m¸y kÕ to¸n bao gåm cã nhân viên đó: Kế toán trởng: ngời Kế toán kho: ngời Kế toán tổng hợp: ngời KÕ to¸n xt nhËp: ngêi KÕ to¸n thđ q: ngời Kế toán thuế kiêm TSCĐ Kế toán kho KÕ to¸n to¸n : ngêi KÕ toán thuế kiêm tài sản cố định: 1ngời Kế toán vốn tiền: 1ngời Đứng đầu máy kế toán kế toán trởng: Là ngời có chức tổ chức, kiểm tra công tác kế toán đơn vị phụ trách Với chức này, kế toán trởng ngời giúp việc lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài cho giám đốc điều hành Kế toán trởng ngời chịu lÃnh đạo trực tiếp mặt hành giám đốc doanh nghiệp Nhiệm vụ kế toán trởng là: Tổ chức máy kế toán sở xác định khối lợng công tác kế toán nhằm thực hai chức kế toán thông tin kiểm tra hoạt động kinh doanh để điều hành kiểm soát hoạt động máy kế toán; chịu trách nhiệm nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài đơn vị thay mặt Nhà nớc kiểm tra việc thực chế độ, thể lệ quy định Nhà nớc lĩnh vực kế toán nh lĩnh vực tài Kế toán phần hành vốn tiền: Có nhiệm vụ hàng ngày phản ánh tình hình thu, chi, tồn quĩ tiền mặt, thờng xuyên đối chiếu tiền mặt tån q thùc tÕ víi sỉ s¸ch kÕ to¸n, ph¸t xử lí kịp thời sai sót việc quản lí sử dụng tiền mặt; phản ánh tăng, giảm, số d tiền gửi ngân hàng Kế toán phần hành toán: Có nhiệm vụ kiểm tra tính lơng cho cán công nhân viên công ty, toán khoản lơng, phụ cấp, tạm ứng; Tính theo dõi khoản toán với nhà cung cấp, khách hàng, với Nhà nớc; Lập sổ, báo cáo liên quan Kế toán thuế kiêm TSCĐ: Hoàn thành báo cáo thuế nộp lên quan chủ quản dựa tài liệu từ kế toán khác cung cấp Kết hợp với nhân viên kế toán phần hành khác để lập báo cáo kịp thời; ghi chép, phản ánh tổng hợp xác, kịp thời số lợng, giá trị TSCĐ có toàn doanh nghiƯp, cịng nh cđa tõng bé phËn sư dơng TSC§, tạo điều kiện cung cấp thông tin kiểm tra, giám sát thờng xuyên việc giữ gìn, bảo quản, bảo dỡng TSCĐ; tính toán phân bổ xác mức khấu hao TSCĐ vào chí phí quản lí theo mức độ hao mòn TSCĐ chế độ tài quy định Kế toán tổng hợp: Là kế toán có chức nhiệm vụ tổng hợp số liệu từ chứng từ ghi sổ đà đợc duyệt để ghi vào sổ tổng hợp; giám sát kiểm tra công tác hạch toán nhân viên kế toán khác; thực công tác kế toán cuối kì, ghi sổ tổng hợp, lập báo cáo nội cho bên theo định kì báo cáo Kế toán kho: Theo dõi tình hình nhập xuất, tồn hàng hoá thẻ kho hàng kì; tính giá vốn hàng hoá xuất kho kì lên báo cáo hàng hoá tån kho