Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cơ khí ôtô xe máy thanh Xuân
Khái quát chung về công ty
1.1Quá trình hình thành và phát triển của công ty.
Công ty cơ khí Ôtô xe máy Thanh Xuân là một doanh nghiệp Nhà nớc trong lực lợng vũ trang Tiền thân của công ty là một xởng sửa chữa Ôtô xe máy của Bộ nội vụ nay là Bộ công an, ra đời năm1963, đến năm 1968 đợc đổi tên thành Xí nghiệp sửa chữa Ôtô xe máy( do bộ nội vụ bao cấp) Năm 1988 đợc đổi tên là Nhà máy đại tu Ôtô xe máy số 1- Bộ nội vụ Để phù hợp với tình hình mới trong cơ chế thị trờng, nhà máy đại tu Ôtô xe máy số 1 đợc trở thành một doanh nghiệp nhà nớc hoạt động độc lập theo nghị định 338 của Chính phủ và Quyết định số 300/BNV ngày 9/7/1993 Năm
1999 do tính chất đặc biệt nhà máy đã đợc chuyển thành Công ty cơ khí Ôtô xe máy Thanh Xuân- Bộ công an.
Từ khi thành lập, nhà máy nhiều năm liền hoàn thành kế hoạch, đợc Nhà nớc và Bộ công an tặng huân huy chơng và bằng khen.
Là một doanh nghiệp nhà nớc trong lực lợng vũ trang nên hoạt động sản xuất chính của Công ty là tập trung sửa chữa, phục hồi và cải tạo các loại Ôtô xe máy trong và cả ngoài ngành Công an Đồng thời Công ty còn sản xuất các loại biển số xe Ôtô, xe máy, các loại biển báo giao thông phản quang và các sản phẩm phản quang khác phục vụ cho công tác quản lý va an toàn giao thông Đây cũng là một lĩnh vực mới rất quan trọng của xí nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu của ngành Công an cũng nh nhu cầu của thị trờng. Để đáp ứng các yêu cầu của ngành và vừa phải đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi, Công ty đã có nhiều cố gắng trong việc nâng cao uy tín chất l- ợng Sửa chữa Ôtô xe máy không chỉ phục vụ trong ngành mà còn thu hút khách hàng bên ngoài đến sửa chữa Công ty còn mạnh dạn đầu t công nghệ tiên tiến, thiết bị hiện đại vào sản xuất các sản phẩm phản quang có chất lợng cao để phục vụ cho yêu cầu của ngành mà còn để cạnh tranh trên thị trờng. Sản phẩm của Công ty đợc một số nớc trong khối ASEAN biết tới Đặc biệt công ty đã đa một dây chuyền sản xuất biển phản quang của mình và cử chuyên gia sang nớc CHDCND Lào để sản xuất biển phản quang cho nớc bạn theo yêu cầu của bộ nội vụ Lào.
Nh vậy, trải qua hơn 40 năm hình thành và phát triển bằng uy tín và chất lợng sản phẩm, công ty đã dần khẳng định đợc vị thế của mình trên thị tr- ờng Công ty đã từng bớc khẳng định mình để tồn tại và ngày càng phát triển với tôc độ tăng trởng nhanh và vững chắc.
Một vài con số về sự tăng trởng của Công ty cơ khí Ôtô xe máy Thanh Xuân- Bô công an.
1 Tổng doanh thu Triệu đồng
2 Doanh thu thuần Triệu đồng
3 Giá vốn hàng bán Triệu đồng
4 Lợi nhuận gộp Triệu đồng
5 Lợi nhuận thuần Triệu đồng
6 LN hợp đồng tài chính Triệu đồng
7 Tổng thu nhập trớc thuế Triệu đồng
9 Số nộp nhân sách Triệu đồng
10 Số lao động Triệu đồng
11 Thu nhập bình quân Triệu đồng
Có đợc những thành tựu trên là do sự cố gắng, nỗ lực của tập thể ban lãnh đạo, các phòng ban cùng toàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty. Công ty đã kịp thời đổi mới về mọi mặt, không chỉ cải tiến, trang bị máy móc hiện đại đáp ứng nhu cầu sản xuất mà còn không ngừng cải thiện điều kiện sản xuất làm việc cho cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện nâng cao sức lao động và tăng cờng hiệu quả kinh doanh.
1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh.
1.2.1 Loại hình doanh nghiệp và lĩnh vực kinh doanh
Công ty là doanh nhiệp nhà nớc hoạt động độc lập nên đợc thực hiện chế độ hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính,có t cách pháp nhân, đợc mở tài khoản giao dịch tại các ngân hàng và đợc sử dụng con dấu riêng theo thể thức quy định của Nhà nớc Công ty chịu trách nhiệm kinh tế và dân sự về các hoạt động theo pháp luật Nhà nớc nói chung, Luật doanh nghiệp và Luật thơng mại nói riêng Với nhiệm vụ kinh doanh là:
Sửa chữa phục hồi cải tạo các loại ôtô xe máy trong và ngoài ngành công an.
Sản xuất các loại biển phản quang, biển số xe máy, các loại biển báo giao thông…
1.2.2Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh
Hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực sửa chữa, sản xuất, nhng chủ yếu kinh doanh các loại biển phản quang và sửa chữa ôtô xe máy Quá trình luân chuyển hàng hoá này bao gồm hai giai đoạn là mua hàng và bán hàng.
Trải qua hơn 40 năm phấn đấu và phát triển, công ty cơ khí Ôtô xe máy Thanh Xuân đã dần dần khẳng định vị trí của mình ở trong nớc cũng nh trong khu vực Cùng với quá trình công nghiệp hoá- hiện đại hoá đất nớc, Công ty ngày càng mở rộng quy mô và phạm vi hoạt động: không chỉ bó hẹp trong sửa chữa ôtô công ty còn mở rộng ra sản xuất biển phản quang Mỗi lĩnh vực của công ty bao gồm nhiều bớc khác nhau.
Công ty tổ chức sản xuất thành 3 phân xởng chính, mỗi phân xởng có một chức năng nhiệm vụ khác nhau nhng phân xởng I và phân xởng II có mối quan hệ hữu cơ với nhau trong quá trình sửa chữa các loại ôtô xe máy, những phân xởng đó là:
+ Phân xởng I: Chuyên sửa chữa phục hồi và cải tạo về các phần máy, gầm và phần điện của xe Phân xởng này đợc chia ra các tổ riêng là tổ máy, tổ gầm và tổ điện ôtô.
+ Phân xởng II: Chuyên sửa chữa phục hồi và cải tạo các phần về thân xe. Phân xởng này đợc chia ra các tổ riêng là: Tổ gò hàn, tổ sơn và tổ đệm, tổ méc.
+ Phân xởng III: Chuyên sản xuất các loại biển số ôtô xe máy, các loại biển báo giao thông phản quang và các sản phẩm phản quang khác phục vụ cho công tác an toàn giao thông.
Do đặc thù lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty nên hình thành 2 quy trình công nghệ:
PX sửa chữa máy, gầm, điện
Sơ đồ 1: Quy trình công nghệ sửa chữa ôtô xe máy.
PX sửa chữa th©n xe
Kiểm tra chất lợng sản phẩm
Sơn phản quang và xử lý kỹ thuật
KiÓm tra chÊt lợng sản phẩm
Sơ đồ 2: Quy trình sản xuất biển phản quang.
1.3.Đặc điểm bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh.
Công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, bộ máy quản lý đợc tổ chức thành các phòng ban, phân xởng thực hiện các chức năng quản lý nhất định Hiện nay công ty có số lợng công nhân viên gần 220 ngời, có trình độ chuyên môn kỹ thuật Các phân xởng sản xuất và sửa chữa đều có những cán bộ có tay nghề cao có kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất Để phù hợp với xu thế, và đặc điểm sản xuất kinh doanh công ty đã có nhiều sự sắp xếp thay đổi, cải tiến bộ máy tổ chức quản lý của mình theo hớng chia thành các phòng ban Mỗi phòng ban đợc giao những nhiệm vụ cụ thể và chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ đợc giao đó dới sự chỉ đạo của ban lãnh đạo và gắn kết với các phòng ban khác để cùng thực hiện mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp Các phòng ban đó bao gồm:
1 Ban giám đốc: Gồm 3 ngời
2 Phòng hành chính tổng hợp
3 Phòng kế hoạch kỹ thuật-KCS
5 Phòng tài chính kế toán
6 Các phân xởng sản xuất
Sơ đồ 3-Bộ máy tổ chức quản lí
1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty. Để quản lí hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh, ngoài các công cụ quản lí khác thì kế toán là một công cụ hữu hiệu Do vậy việc tổ chức bộ máy kế toán đợc công ty đặc biệt quan tâm Tổ chức công tác kế toán thực chất là cách thức tổ chức thực hiện ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung bằng phơng pháp khoa học riêng có của kế toán, phù hợp với quy mô, đặc điểm và tình hình cụ thể của mỗi doanh nghiệp, nhằm phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lí vĩ mô và vi mô nền kinh tế.
Việc tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ hạch toán kế toán trong một đơn vị hạch toán cơ sở do bộ máy kế toán đảm nhiệm Do vậy, bộ máy kế toán tại công ty đợc tổ chức trên cơ sở khối lợng công tác kế toán cũng nh chất lợng về hệ thống thông tin kế toán.
Bộ máy kế toán bao gồm tập hợp các cán bộ nhân viên kế toán đảm bảo thực hiện khối lợng công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị Các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy Mỗi nhân viên đều đợc qui định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc, chế ớc lẫn nhau Việc phân công lao động kế toán ở đây tôn trọng các nguyên tắc: bất kiêm nhiệm, hiệu quả và tiết kiệm, chuyên môn hoá và hợp tác hoá.
P.GĐ phụ trách sủa chữa ôtô xe máy P.GĐ Phụ trách sản xuất biển phản quang
Phân xởng sửa chữa máy, gầm, điện
Phân xởng sản xuất biển phản quang
Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân
2.1.Nguyên vật liệu và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân.
2.1.1.Đặc điểm và phân loại NVL
Hoà chung với sự đi lên và với sự phát triển của đất nớc Công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân đã và đang trở thành một đơn vị vững mạnh Với hơn
40 năm hình thành và phát triển công ty đã không ngừng đổi mới dây chuyền công nghệ hiện đại, mở rộng quy mô sản xuất, nâng cao số lợng và chất lợng của sản phẩm, phát triển thị trờng tiêu thụ, sửa chữa và bảo dỡng đợc nhiều loại về xe máy, ôtô Qua đó phát triển về mọi mặt, không những đáp ứng đ ợc yêu cầu của nhà nớc cũng nh khách hàng mà còn nâng cao đời sông và tay nghề cho cán bộ công nhân viên.
Do đó, nguyên vật liệu, một yếu tố đầu vào quan trọng của công ty cũng ngày càng đa dạng hơn cả về số lợng và chất lợng, quy cách và chủng loại Để quá trình sản xuất và sữa chữa diễn ra liên tục và có hiệu quả thì việc đảm bảo các tiêu chuẩn về nguyên vật liệu, đáp ứng nhu cầu thực tế về yếu tố đầu vào là mối quan tâm hàng đầu của lãnh đạo công ty.Với sự phát triểncủa công ty và yêu cầu của sản phẩm thì nguyên vật liệu không chỉ trong nớc mà còn phải nhập khẩu từ nớc ngoài Những vật liệu mua trong nớc chủ yếu là vật liệu dùng để sửa chữa, còn các vật liệu mua ở nớc ngoài là các vật liệu trong nớc khan hiếm hoặc đòi hỏi phải có các linh kiện của nớc ngoài nh: phôi nhôm, sơn phản quang, các phụ kiện riêng…
Nguyên vật liệu đòi hỏi phải đợc cung cấp, dự trữ và sử dụng hợp lý đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất Phòng đảm bảo vật t của công ty ngay từ khâu tiếp nhận đã thực hiện rất tốt, vừa nhanh chóng lại vừa chính xác cả về số lợng, chất lợng và chủng loại theo đúng tiêu chuẩn quy định, tạo điều kiện kiện cho việc hoàn thành kế hoạch nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, làm giảm chi phí hạ giá thành sản phẩm.
Nguyên vật liệu ở công ty đợc sử dụng gồm hơn 1000 loại khác nhau về quy cách, đặc điểm chủng loại.Để thuận tiện cho công tác quản lý và theo dõi nguyên vật liệu cả về hiện vật và giá trị, công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của chúng trong sản xuất và sửa ch÷a.
+ Vật liệu chính: là đối tợng lao động chủ yếu, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm, bao gồm phôi nhôm, sơn ngoại biển số, giấy phản quang…( dùng cho sản xuất biển số), bi, thép các loại, quạt, phụ tùng thay thế…( dùng cho sửa chữa ôtô xe máy ).
+ Vật liệu phụ: góp phần nâng cao chất lợng, mẫu mã sản phẩm, bao gồm: dung môi, nớc rửa, keo dán, dầu pha sơn, dây may so, giẻ lau…
+ Nhiên liệu: Xăng, dầu, than….
+ Phế liệu thu hồi: nhôm cắt hỏng, bao bì…
Tuy nhiên việc phân loại ở đây chỉ mang tính tơng đối Có nghĩa là chỉ căn cứ vào công dụng của từng loại vật t đối với từng loại sản phẩm riêng biệt Vật t có thể thay đổi tác dụng, vai trò đối với từng loại sản phẩm khác nhau Do vậy, khi hạch toán yêu cầu kế toán phải có sự hiểu biết nhất định về từng loại sản phẩm để tránh sự nhầm lẫn.
Bảng 1 : Danh mục nhóm nguyên vật liệu (Trích)
STT nhóm Mã nhóm Tên nhóm Bậc nhóm
1.1 DAYTHEP1 Dây thép xoắn 7c x 1.2mm 2
1.2 DAYTHEP2 Dây thép xoắn 7c x 1.6mm 2
4 BOT Bột và hóa chất nhựa 1
5 VLCT Vật liệu chống thấm 1
7 SATTHEP Sắt thép các loại 1
8 NILON Ni lông làm biển số 1
12 THUHOI Vật liệu thu hồi 1
13 DAU Các loại dầu máy 1
17 CUAGO Phụ kiện cửa gỗ 1
2.1.2 Tổ chức quản lí NVL
Trớc hết Công ty đã xây dựng hệ thống danh điểm và đánh số danh ®iÓm cho NVL.
Công ty quản lí chặt chẽ NVL tại tất cả các khâu:
Việc thu mua vật liệu đợc thực hiện trên kế hoạch sản xuất thông qua các chỉ tiêu quy định của Công ty mà lập kế hoạch thu mua vật liệu cho từng tháng, quý, năm sao cho vừa tiết kiệm đợc các chi phí vừa đem lại hiệu quả cao Vật liệu mua phải đảm bảo đầy đủ về số lợng, chủng loại và chất lợng, có nguồn cung cấp tơng đối ổn định, có đội ngũ chuyên làm nhiệm vụ thu mua. Việc giao nhận vật liệu mua đợc theo dõi từ khi vận chuyển từ nơi mua về kho, có bộ phận kiểm tra chất lợng (KCS) làm nhiệm vụ kiểm tra phẩm chất, quy cách của vật liệu.
- Khâu bảo quản: Công ty đã xây dựng hệ thống kho vật t rộng rãi, chắc chắn với các trang thiết bị bảo quản vật t khá tốt Hiện nay vật liệu của Công ty đợc bảo quản ở những kho sau:
+ Kho lu trữ các phụ tùng thay thế, dụng cụ bảo hộ lao động
+ Kho kim khí: sắt, thép, nhôm, kẽm, đồng…
+ Kho tạp phẩm: các loại vật liệu nhựa, vật liệu phục vụ cho quản lý( văn phòng phẩm, băng keo…)
+ Kho bán thành phẩm: chứa các loại vật liệu là bán thành phẩm và các bán sản phẩm đã qua chế tạo nhng cha thành sản phẩm.
- Khâu sử dụng: NVL đợc xuất sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau: Xuất cho sản xuất kinh doanh, xuất để gia công chế biến Việc xuất kho vật t đòi hỏi có đầy đủ hoá đơn, chứng từ cần thiết, có sự kí duyệt của ban lãnh đạo, các phòng ban liên quan, đợc tiến hành theo đúng thủ tục, và đợc ghi chép đầy đủ, chính xác.
- Khâu dự trữ: Để quá trình sản xuất kinh doanh liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm, Công ty đã xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm NVL, những loại vật liệu sẵn có trên thị trờng và chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng giá trị sản xuất thì Công ty không dự trữ, khi có nhu cầu sử dụng mới tiến hành thu mua.
2.2.Đánh giá nguyên vật liệu
2.2.1 Thủ tục Nhập kho NVL
- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu về NVL, phòng kế hoạch - thị trờng đợc sự đồng ý của Ban lãnh đạo sẽ mua NVL và chuyển về kho Bộ phận kiểm tra chất lợng sản phẩm (KCS) tiến hành kiểm tra quy cách, mẫu mã, phẩm chất từng loại NVL Nếu đạt, thủ kho lập Biên bản giao nhận giao nhận hàng và cho nhập kho toàn bộ số NVL đó
- Kế toán dựa trên hoá đơn bán hàng hay hoá đơn (GTGT) của đơn vị bán giao cho, cùng các chứng từ khác (Hóa đơn cớc vận chuyển, phiếu xác nhận công việc hoàn thành) để lập bảng tính giá thực tế NVL nhập kho Sau đó căn cứ vào Bảng này để lập phiếu nhập kho.
(Mẫu: Hoá đơn GTGT, Hoá đơn cớc vận chuyển, Phiếu xác nhận công việc hoàn thành, Bảng tính giá thực tế NVL nhập kho)
- Phơng pháp lập phiếu nhập kho, mẫu phiếu nhập kho.
- Tr×nh tù lu©n chuyÓn phiÕu nhËp kho.
- Trờng hợp nhập khẩu: Để lập đợc phiếu nhập kho phải căn cứ vào nhiều loại hóa đơn, chứng từ: Hợp đồng thơng mại, Hóa đơn thơng mại (vận đơn), Tờ khai hải quan, giấy thông báo thuế từ đó kế toán lập Bảng tính giá thực tế NVL nhập kho, nhng phải quy đổi về tiền Việt Nam Sau đó lập phiếu nhËp kho. Đánh giá NVL nhập kho ở công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân NVL đợc nhập kho theo các nguồn sau:
* Nhập kho NVL do mua ngoài
- Vật liệu mua theo Hoá đơn GTGT thì giá mua đợc ghi là giá cha có thuế GTGT cộng (+) các chi phí vận chuyển nếu có.
Nếu bên cung cấp bao thầu vận chuyển thì trong giá mua đã bao gồm chi phí vận chuyển Khi đó giá mua thực tế của vật t nhập kho chính bằng giá ghi trên hoá đơn GTGT (cha bao gồm thuế GTGT).
Theo Hoá đơn GTGT số 0026944 ngày 27/01/2006 (biểu số 1)
Trị giá thực tế của thép ống (144,3 x 3,0 ly): 143 x 26.667 = 3.813.381
Số lợng: 143 Kg Đơn giá thực tế 26.667đ/kg
- Vật liệu mua theo Hoá đơn thông thờng thì giá mua đợc ghi là giá thanh toán cộng (+) các chi phí vận chuyển nếu có.
Theo Hoá đơn thông thờng số 0002689 ngày 25/01/2006 (biểu số 2)
Trị giá thực tế của Dây hàn CO2 là: 20 x 19.000 = 380.000
Số lợng: 20 Kg Đơn giá: 19.000 đ/kg
* Nhập kho NVL từ nguồn gia công chế biến
Trị giá NVL nhập kho tự gia công chế biến = Trị giá thực tế vật liệu xuất kho gia công + Chi phí gia công
Theo phiếu xuất kho số NK12068 ngày 20/01/2006, xuất cho phân xởng III
150 kg phôi nhôm để làm biển số, đơn giá hạch toán 28.000 đ/kg.
Trị giá hạch toán NVL xuất kho cho gia công: 150 x 28.000 = 4.200.000
Trị giá thực tế NVL xuất kho cho gia công: 4.200.000 x 0,992 = 4.166.400 Theo phiếu chi 120, chi phí gia công: 400.000 đ
Trị giá thực tế số phôi nhôm nhập kho:
4.166.400 + 400.000 = 4.566.400 Đơn giá thực tế mỗi phôi nhôm đã gia công nhập kho: 4636đ/phôi (nhập kho
* Nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến
Trị giá NVL nhập kho do thuê ngoài gia công
Trị giá thực tế NVL xuất kho thuê ngoài gia công
Chi phÝ thuê ngoài gia công
Theo phiếu xuất kho số 30 ngày 15/01/2006 Xuất kho cho HTX Độc lập