Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý ở công ty cổ phần vật tư ngành nước vinaconex

GVHD: PGS-TS Phan Kim ChiÕn PHẦN MỞ ĐẦU Quản lý trình phức tạp đa dạng, địi hỏi nhà quản lý phải có trình độ định Muốn cho máy hoạt động cách trơn chu có hiệu địi hỏi nhà quản lý phải xây dựng, phân cơng bố trí tổ chức cách hợp lý, gọn nhẹ, phù hợp với mục tiêu, phù hợp với tình hình hoạt động Đó lý mà em chọn đề tài “Một số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty cổ phần vật tư ngành nứơc Vinaconex” Với mục đích tìm hiểu, nghiên cứu, bổ xung kiến thức chuyên ngành mà em học Mặt khác vấn đề thực tập, thử nghiệm cho em am hiểu vấn đề quản lý thực tiễn, hành trang kiến thức cho em bước vào thực tế Đối với doanh nghiệp mục tiêu lớn lợi nhuận Để đạt điều ta phải hồn thiện cấu tổ chức quản lý, ln vấn đề đặt với nhà quản lý Xuất phát từ thực trạng công ty vật tư ngành nước Vinaconex chuyên đề em muốn sâu nghiên cứu tìm giải pháp để hoàn thiện cấu tổ chức quản lý nhằm nâng cao hiệu hoạt động công ty Một doanh nghiệp muốn đứng vững phát triển kinh tế thị trường việc hồn thiện cấu tổ chức máy cịn phải hoàn thiện tất mặt như: hoàn thiện sản phẩm, hồn thiện phân phối… Vì với khả năng, kiên thức có hạn nên chuyên đề em sâu nghiên cứu vấn đề công ty hồn thiện cấu tổ chức quản lý Hoàn thiện tổ chức máy quản lý doanh nghiệp nhăm hồn thiện q trình sản xuất kinh doanh với chất lượng cao, tiết kiệm tối đa thời gian lao động Một máy quản lý hoạt động có hiệu góp phần vào hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp đem lai li ớch cho doanh nghip SVTH: Phạm Văn Quang Lớp:QLKT44A-Khoa:KHQL GVHD: PGS-TS Phan Kim ChiÕn cho người lao động Muốn máy quản lý hoạt động có hiệu địi hỏi doanh nghiệp phải có biện pháp khắc phục tồn tại, hạn chế mà doanh nghiệp gặp phải Một biện pháp hồn thiện máy quản lý Hoàn thiện máy quản lý khơng phải việc đơn giản, mà địi hỏi phải có nghiên cứu khoa học Hồn thiện tổ chức lao động, phân phối sử dụng lao động cách hợp lý có hiệu vấn đề lớn, có ý nghĩa quan trọng đến tồn phát triển doanh nghiệp Qua thời gian thực tập công ty cổ phần vật tư ngành nước Vinaconex em chọn đề tài “Một số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức quản lý công ty cổ phần vật tư ngành nước Vinaconex” Trên sở tình hình thực tế máy quản lý công ty cổ phần vật tư ngành nước Vinaconex, kết hợp với phương pháp nghiên cứu, khảo sát, thu thập phân tích số liệu… viết em nghiên cứu vào vấn đề tồn máy quản lý góp phần làm cho máy hoạt động cách có hiệu SVTH: Ph¹m Văn Quang Lớp:QLKT44A-Khoa:KHQL GVHD: PGS-TS Phan Kim Chiến CHNG I TỔNG QUAN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NGÀNH NƯỚC I.CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Khái niệm cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức thể mối quan hệ thức phi thức người tổ chức Sự phân biệt hai loại mối quan hệ làm xuất hai dạng cấu tổ chức cấu thức cấu phi thức Cơ cấu tổ chức ( thức) tổng hợp phận (đơn vị cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chun mơn hóa, có nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm định, bố trí theo cấp, khâu khác nhằm thực hoạt động tổ chức tiến tớI mục tiêu xác định Cơ cấu tổ chức thể cách thức hoạt động tổ chức phân công phân hệ, phận cá nhân xác định rõ mối tương quan hoạt động cụ thể; nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm gắn liền với cá nhân, phận, phân hệ tổ chức; mối quan hệ quyền lực bên tổ chức Khái niệm cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp hình thức phân cơng nhiệm vụ lĩnh vực quản lý Có tác động đến q trình hoạt động doanh nghiệp quản lý, mặt phản ánh cấu trách nhiệm hệ thống, mặt khác có tác động tích cực trở lại vic phỏt trin doanh nghip SVTH: Phạm Văn Quang Lớp:QLKT44A-Khoa:KHQL GVHD: PGS-TS Phan Kim ChiÕn Cơ cấu tổ chức quản lý trước hết thân cấu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Giữa cấu tổ chức quản lý với cấu sản xuất doanh nghiệp có mối liên hệ chặt chẽ hữu với Đây mối liên hệ chủ thể quản lý với đối tượng quản lý Cơ cấu tổ chức quản lý hình thành phận quản lý cấp quản lý Bộ phận quản lý đơn vị riêng biệt có chức quản lý định cấp doanh nghiệp, cấp phân xưởng…số phận quản lý phản ánh phân chia chức quản lý theo chiều ngang, số cấp quản lý thể phân chia theo chiều dọc Sự phân chia chức theo chiều ngang biểu trình độ chun mơn hóa phân cơng lao động quản lý, phân chia chức theo chiều dọc tùy thuộc vào mức độ tập trung hóa quản lý Các yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng cấu tổ chức quản lý Không yếu tố riêng lẻ định cấu tổ chức Ngược lại, cấu tổ chức chịu ảnh hưởng nhiều yếu tố thuộc môi trường bên bên tổ chức, với mức độ tác động thay đổi theo trường hợp Có yếu tố là: (1) chiến lược tổ chức, (2) quy mô mức độ phức tạp hoạt động tổ chức, (3) công nghệ, (4) thái độ ban lãnh đạo cấp cao lực đội ngũ nhân viên, (5) môi trường 3.1 Chiến lựơc Chiến lược cấu tổ chức hai mặt khơng thể tách rời sở phân tích: (1) hội đe dọa môi trường, (2) điểm mạnh điểm yếu tổ chức có cấu tồn Ngược lại, công cụ để thực mục tiêu chiến lược, cấu tổ chức phải thay đổi có thay đổi chiến lược Động lực khiến tổ chức phải thay đổi cấu hiệu thuộc tính cũ việc thực chiến lựơc Các nghiên cứu cho thấy trình phát triển tổ chức để đảm bảo tương thích với chiến lược thường trải qua cỏc bc sau: SVTH: Phạm Văn Quang Lớp:QLKT44A-Khoa:KHQL GVHD: PGS-TS Phan Kim ChiÕn Xây dựng chiến lược đổi mới; Phát sinh vấn đề quản lý; Cơ cấu tổ chức mới, thích hợp đề xuất triển khai; Đạt thành tích mong đợi Tuy thay đổi chiến lược bắt buộc phải có thay đổi cấu tổ chức (như số doanh nghiệp tăng giá bán để bù đắp hiệu quả), nghiên cứu nói chung ủng hộ ý tưởng cấu tổ chức phải theo chiến lược Có nhiều cách nhìn nhận khác phụ thuộc cấu tổ chức vào chiến lựơc Các nghiên cứu năm gần trường kinh doanh Harvard 500 công ty hàng đầu nước Mỹ khẳng định quan điểm Jay R Galbraith cho có mối liên hệ loai hình đa dạng hóa hoạt động với cấu tổ chức sau: Chiến lược - Kinh doanh đơn ngành nghề - Đa dạng hoạt động dọc theo dây Cơ cấu tổ chức Chức Chức với trung tâm lợi chuyền sản xuất - Đa dạng hóa ngành nghề có ích-chi phí Đơn vị mối quan hệ chặt chẽ - Đa dạng hóa ngành nghề có Cơ cấu hỗn hợp mối quan hệ không chặt chẽ - Đa dạng hóa hoạt động độc Cơng ty mẹ nắm giữ cổ phần lập (Holding Company) Một doanh nghiệp hoạt động ngành nghề kinh doanh, thường có cấu tổ chức theo chức tập trung hóa Dạng chiến lược thứ hai đa dạng hóa hoạt động với hội nhập theo dây chuyền sản xuất (có thể hội nhập ngược dịng hay xi dịng) khẳng định ngành trọng tâm Những ngành khác dây chuyền sản xuất tạo sản phẩm đóng vai trị phụ trợ cho sản phẩm trọng tâm Các tổ chức theo đuổi chiến lược có cấu theo chc nng vi SVTH: Phạm Văn Quang Lớp:QLKT44A-Khoa:KHQL GVHD: PGS-TS Phan Kim ChiÕn mức độ tập trung tương đối cao, với phận phụ trợ vận hành đơn vị lợi ích- chi phí Các trung tâm lợi ích- chi phí khơng độc lập hoạt động Các ngành nghề có mối quan hệ chặt chẽ phát triển sơ giá trị trung tâm hoạt động marketing, công nghệ sản xuất hay hoạt động R&D v.v Ví dụ cơng ty Procter & Gamble (P&G), với thành công ban đầu từ sản phẩm xà phòng tận dụng sử tiếng nhãn hiệu để mở rộng hoạt động sang ngành giấy, thực phẩm, đồ uống, dược phẩm, cà phê v.v Tất ngành tạo sản phẩm tiêu dùng đưa thị trường với nhãn hiệu Công ty 3M Mỹ sử dụng chiến lược đa dạng hóa ngành nghề dựa cơng nghệ sơn kết dính để tạo 40.000 sản phẩm khác nhau, sản xuất bảy đơn vị khác Các doanh nghiệp theo đuổi chiến lược thường có cấu tổ chức bao gồm đơn vị kinh doanh chiến lược Tuy nhiên, đơn vị khơng hồn tồn phân quyền Trong doanh nghiệp tồn lực lương tham mưu mạnh phận marketing, sản xuất R&D tập trung Có doanh nghiệp hoạt động ngành nghề khác nhau, ngành nghề phát triển dưa giá tri trung tâm khác ngành nghề tồn số mối quan hệ định Ví dụ, Union Camp vào buổi ban đầu doanh nghiệp cung cấp giấy công nghiệp Để đảm bảo nguồn nguyên liệu, công ty tiến hành hoạt động trồng rừng Trên sở trồng rừng, công ty mở rộng bước sang lĩnh vực cung cấp đồ gỗ Những doanh nghiệp tiến hành đa dạng hóa ngành nghề có mối quan hệ khơng chặt chẽ thường sử dụng mơ hình tổ chức hỗn hợp với kết hợp nhiều phương thức tổ chức khác áp dụng cụ thể cho phận Ngược lại với doanh nghiệp thực đa dạng hóa ngành nghề có mối quan hệ chặt chẽ doanh nghiệp số ngành độc lập Những doanh nghiệp thường tổ chức theo hình thức cơng ty SVTH: Phạm Văn Quang Lớp:QLKT44A-Khoa:KHQL GVHD: PGS-TS Phan Kim ChiÕn mẹ nắm giữ cổ phần vớI máy quản lý trung tâm gọn nhẹ, chủ yếu giữ vai trị trợ giúp cơng ty Tất hoạt động marketing, R&D sản xuất thực phi tập trung 3.2 Quy mô tổ chức mức độ phức tạp hoạt động tổ chức Các nghiên cứu cho thấy quy mô mức độ phức tạp hoạt động tổ chức có ảnh hưởng lớn tới cấu tổ chức Tổ chức có quy mơ lớn, thực hoạt động phức tạp thường có mức độ chun mơn hóa, tiêu chuẩn hóa, hình thức hóa cao hơn, nhung lại tập trung tổ chức nhỏ, thực hoạt động không phức tạp 3.3 Cơng nghệ Tính chất mức độ phức tạp cơng nghệ mà tổ chức sử dụng ảnh hưởng đến cấu tổ chức Ví dụ, tổ chức trọng đến cơng nghệ cao thường có tầm quản lý thấp Cơ cấu phải bố chí cho tăng cường khả thích nghi tổ chức trước thay đổi nhanh chóng cơng nghệ Đáng tiếc cấu tổ chức thường sau nhu cầu công nghệ, gây chậm trễ việc khai thác đầy đủ công nghệ Các tổ chức khai thác cơng nghệ thường có xu hướng sử dụng: (1) cán quản lý cao cấp có học vấn kinh nghiệm kỹ thuật, (2) cán quản lý có chủ trương đầu tư cho dự án hướng vào việc hậu thuẫn trì vị trí dẫn đầu tổ chức mặt công nghệ, (3) cấu tổ chức phù hợp với hệ thống công nghệ đảm bảo điều phối cách chặt chẽ việc định liên quan đến hoạt động t chc v cụng ngh SVTH: Phạm Văn Quang Lớp:QLKT44A-Khoa:KHQL GVHD: PGS-TS Phan Kim ChiÕn 3.4 Thái độ lãnh đạo cấp cao lực đội ngũ nhân lực Thái độ lãnh đạo cấp cao tác động đến cấu tổ chức Các cán quản lý theo phương thức truyền thống thường thích sử dụng hình thức tổ chức điển tổ chức theo chức với hệ thống thứ bậc Họ it vận dụng hình thức tổ chức theo ma trận hay mạng lưới Hướng tới kiểm sốt tập trung, họ khơng muốn sử dụng mơ hình tổ chức mang tính phân tán với đơn vị chiến lược Khi lựa chọn mơ hình tổ chức cần xem xét đến đội ngũ công nhân viên Nhân lực có trình độ, kỹ cao thường hướng tới mơ hình quản lý mở Các nhân viên cấp thấp cơng nhân kỹ thuật có tay nghề cao thường thích mơ hình tổ chức có nhiều tổ đội, phận chun mơn hóa tổ chức theo chức năng, mơ có phân định nhiệm vụ rõ ràng tạo hội để liên kết đối tượng có chun mơn tương đồng 3.5 Mơi trường Những tính chất mơi trường tính tích cực, tính phức tạp mức độ thay đổi có ảnh hưởng đến cấu tổ chức Trong điều kiện môi trường phong phú nguồn lực, đồng nhất, tập trung ổn định, tổ chức thường có cấu học, việc định mang tính tập trung với thị, nguyên tắc, thể lệ cứng rắn mang lại hiệu cao Ngược lại, tổ chức muốn thành công điều kiện môi trường khan nguồn lực, đa dạng, phân tán thay đổi nhanh chóng thường phải xây dựng cấu tổ chức với mối liên hệ hữu cơ, việc định mang tính chất phi tập trung với thể lệ mềm mỏng, phận liên kết chặt chẽ với tổ đội đa chức nng SVTH: Phạm Văn Quang Lớp:QLKT44A-Khoa:KHQL GVHD: PGS-TS Phan Kim ChiÕn II CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC Cơ cấu tổ chức trực tuyến Là cấu tổ chức đơn giản xây dựng theo đường thẳng, có chủ thể cấp chủ thể cấp thực tồn cơng việc toàn đơn vị Cơ cấu vận hành theo sơ đồ sau Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo tuyến A1 A2 Lãnh đạo tuyến m …… A3 …… B1 B2 B3 Cơ cấu có đặc điểm sau: - Người lãnh đạo tổ chức tuyến đơn vị thực tất chức quản lý - Mối quan hệ cấu chủ yếu mối quan hệ trực tuyến (chiều dọc) không qua trung gian - Người thực nhận mệnh lệnh cấp trực tiếp mà thi hành mệnh lệnh người mà Cơ cấu tạo điều kiện thực chế độ thủ trưởng quản lý Tuy nhiên cấu thích hợp với doanh nghiệp nhỏ Sản phẩm tính chất khơng phức tạp Trường hợp ngược lại lực điều kiện lãnh đạo khó đáp ứng, địi hỏi lãnh đạo phải có trình độ, lực kiến thức tồn diện Phải có phương pháp kế hoch SVTH: Phạm Văn Quang Lớp:QLKT44A-Khoa:KHQL GVHD: PGS-TS Phan Kim ChiÕn công tác khoa học Nếu không dẫn đến tình trạng bận rộn, khơng đủ sức bao qt dễ xót việc cơng việc khơng sâu Cơ cấu chức Là cấu đựơc tổ chức dựa chun mơn hóa theo chức cơng việc Những nhiệm vụ quản lý doanh nghiệp phân chia cho đơn vị riêng biệt từ hình thành cán lãnh đạo đảm nhận chức định Cơ cấu vận hành theo sơ đồ sau Người lãnh đạo hệ thống Người lãnh đạo chức B Người lãnh đạo chức A …… Các cấp n Trong cấu tổ chức ta thấy, người thừa nhận nhiệm vụ cấp thừa nhận mệnh lện trực tiếp từ phận lãnh đạo doanh nghiệp Bởi vậy, vai trò người lãnh đạo doanh nghiệp phối hợp ăn khớp người lãnh đạo chức năng, đảm bảo thống đạo, tránh tình trạng mâu thuẫn trái ngược Cơ cấu khai thác tốt đội ngũ, chuyên gia giúp cho người lãnh đạo chung o nhng lnh vc chuyờn mụn tt SVTH: Phạm Văn Quang Líp:QLKT44A-Khoa:KHQL