Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án của công ty hàng hải ven biển vinashin

Bỏo cỏo Tng hp Li Gii Thiu Trong năm qua, ngành công nghiệp đờng thuỷ nớc ta đà hÕt søc ph¸t triĨn Hiện cơng nghệ đóng tàu nước chế tạo loại tàu có chất lượng đạt tiêu chuẩn Quốc tế tàu chở hàng 6.500 tấn, tàu hàng 12,500 tấn, tàu chở dầu 13,500 tấn, tàu chở Contaner 1,016TEU đến 1,700TEU loại tàu cao tốc 30hl/ h, tàu dịch vụ nghề cá Thời gian qua Tổng cơng ty đóng xuất số sản phẩm tàu biển cho chủ tàu nước tàu hút bùn, tàu cơng tác, tàu cứu thương, tàu dịch vụ dầu khí cho Trung đông, tàu hàng 6,500DWT cho Nhật bản, đặc biệt đầu năm 2004 Tổng công ty ký với Chủ tàu Vương quốc Anh đóng series tàu chở hàng vỏ đôi 53,000DWT Hiện Tổng công ty đàm phán tích cực với Chủ tàu Thuỷ điển để đóng loại tàu chở dầu sản phẩm từ 13,500tấn đến 30,000tấn, loại tàu chở Container đa chức cho Chủ tàu Đức Đan mạch, loại tàu chở hàng cỡ 6,500DWT đến 30,000DWT cho chủ tàu Nhật Có thể nói cơng nghiệp đóng tàu Việt nam bước khẳng định vị thị trường nước quốc tế Các công ty vận tải đờng thuỷ bớc nâng cao tính cạnh tranh thị trờng Công ty Hàng hải ven biển Vinashin công ty non trẻ ngành đờng thuỷ Việt Nam Chính vậy, để bớc tạo nên së vËt chÊt kü tht ®ång thêi cã thĨ gióp công ty dễ dàng cạnh tranh thị trờng, công ty bớc gấp rút hoàn thiện trình đầu t Sau thời gian thực tập công ty, đựợc nghiên cứu xem xét hoạt động làm việc đặc biệt công tác quản lý dự án, đà rút đợc nhiều học bổ ích để chuẩn bị cho hành trang Chính vậy, viết báo cáo để tổng hợp hiểu biết tìm tòi nghiên cứu viết công ty Cuối cùng, xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS Nguyễn Hồng Minh toàn thể anh chị công ty Hàng hải ven biển Vinashin đà tạo điều kiện giúp ®ì t«i thêi gian thùc tËp Phần I: Sơ lược chung quan thực tập Báo cáo Tổng hợp Cơ quan thực tập: Công ty hàng hải ven biển Vinashin Trụ sở: 34A Trần Phú – Hà Nội Công ty đơn vị trực thuộc Tổng công ty công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam Vinashin, TCT có bề dày truyền thống kinh nghiệm việc phát triển ngành đường thuỷ Việt Nam I Sự đời công ty hàng hải ven biển Vinashin 1.1 Sự hình thành công ty Công ty Hàng hải ven biển Vinashin đợc thành lập theo định số 458 QĐ/TCCB-LĐ ký ngày 19/5/2003 Chủ tịch HĐQT Tổng công ty công nghiệp tàu thuỷ Việt nam Ngoài chức nhiệm vụ đà đợc Chủ tịch HĐQT Tổng Công ty phê duyệt theo định thành lập Điều lệ hoạt động, Công ty thực chức quản lý, thực dự án đầu t đội tàu LASH (Dự án đóng mẫu Hệ thống tàu LASH); Dự án đầu t xây dựng Cụm CNTT Bắc Sông Gianh Quảng Bình giai đoạn 1; Dự án đầu t đội tàu hút bùn 1500m3/h; Dự án đầu t, tiếp nhận tàu chở hàng khô 4000DWT; Dự án đầu t cụm CNTT Thịnh Long - Hải Thịnh - Nam Định; Dự án đầu t tàu container 1113TEU - tàu Phú Xuân; Dự án đầu t đội tàu chở hàng rời phục vụ nhà máy xi măng Cẩm Phả Là đơn vị hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Công nghiệp tàu thuỷ Việt nam: - Tên giao dịch quốc tế : VINASHIN COASTAL LINES COMPANY - Tên viết tắt : VINASHINSHIP - Trụ sở : 34A Trn Phỳ - Ba Đình - Hà nội 1.2 Lý dẫn đến hỡnh thành công ty hàng hải ven biển Vinashin Việc phát triển phơng tiện đa để hoạt động hỗ hợp sông biển cha đáp ứng đợc nhu cầu kinh tế Các tàu pha sông biển có trọng tải nhỏ, mớn nớc nông vào sâu nơi có cảng sông nhng hoạt động mùa gió bÃo tiếp cận địa điểm cha có điều kiện xây dựng bến bÃi Hiện phơng tiện vận tải nội địa thiếu số lợng lẫn chất lợng Một phơng tiện vận tải nội địa tiên tiến kết hợp với mô hình quản lý đại vấn đề đặt cho phát triển vận tải cđa níc ta Qua nghiªn cøu thùc tiƠn lÜnh vực đóng phơng tiện vận tải thuỷ, nghiên cứu nhu cầu thị trờng vận tải kinh nghiƯm ph¸t triĨn ë c¸c níc, Báo cáo Tổng hp Tổng công ty Công nghiệp tàu thuỷ Việt nam đà định đa vào đóng khai thác phơng tiện đặc biệt đội tàu LASH, phơng thức vận chuyển khối lợng lớn, khắc phục đợc nhợc điểm phơng thức vận tải sông ven biển hành Đây sản phẩm đợc đa vào danh mục sản phẩm khí trọng điểm đợc Chính phủ phê duyệt Những u điểm phơng thức vận tải LASH: Tiết kiệm thêi gian chun t¶i; HƯ thèng chun t¶i nãi chung cho phép tăng lực vận tải tàu mẹ; Tiết kiệm đợc thời gian dừng tàu cảng nhỏ vận hành từ cảng đến cảng khác, kể thời gian phải chờ cẩu; Sử dụng phơng thức cho phép mở rộng phạm vi cung cấp cho khu vực (hộ tiêu thụ); Tăng chất lợng tuyến vận tải, đảm bảo tuân thủ lịch trình tàu mẹ; Chủ động việc gom giải phóng hàng, không cần có kho ®Çu bÕn (trung gian), võa tiÕt kiƯm chi phÝ võa giảm xác suất phá vỡ hành trình tàu mẹ; Giảm chi phí thất thoát, hao hụt hàng hoá Khi sử dụng phơng thức vận chuyển sà lan LASH u điểm phơng thức tăng lên việc sử dụng tuyến vận tải thuỷ vào sâu đất liền điều kiện tối u hoá hệ thống đa hàng hoá vào vùng đó, phụ thuộc sà lan vào điều kiện cảng việc sử dụng số lợng lớn sà lan Chính vậy, TCT đà định đầu t hệ thống tàu LASH nhằm nâng cao khả vận tải đờng thuỷ quốc gia TCT đà thành lập Ban quản lý hàng hải ven biển Vinashin từ năm 2002 để quản lý khai thác dự án trọng điểm Đến năm 2003, nhằm đẩy mạnh phát triển nữa, TCT đà định thành lập Công ty hàng hải ven biển Vinashin sở Ban quản lý dự án vi nhiệm vụ ban đầu quản lý trực tiếp thực dự án Lash kt hp quản lý mét sè dù ¸n kh¸c mà TCT TCT phân cấp Công ty trực tiếp khai thác vận hành dự án kết thúc giai đoạn thực đầu t II Sự phát triển chung ngành đờng thuỷ công ty hàng hải ven biển Vinashin 2.1 Vài nét Tổng công ty Công nghiệp tµu thủ ViƯt Nam Tổng Cơng ty Cơng nghiệp tàu thuỷ Việt nam 17 Tổng công ty lớn nhà nước thành lập theo Quyết định số 69/TTg ngày 31 - 01 - 1996 Thủ tướng Chính phủ sở tổ chức lại ngành công nghiệp tàu thuỷ Việt nam - Một ngành có truyền thống lâu đời Việt nam Với 50 đơn vị thành viên, VINASHIN hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ nghiên cứu Báo cáo Tổng hợp chuyển giao công nghệ lĩnh vực đóng sửa chữa tàu thuỷ ngành nghề khác liên quan… Hiện Nhà máy đóng sửa chữa tàu thuỷ Việt nam, chủ yếu phân bố Tổng công ty công nghiệp tàu thuỷ Việt nam Nhà máy thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ thuỷ sản, Nhà máy nhỏ địa phương Tổng công ty công nghiệp tàu thuỷ Việt nam đơn vị quản lý chủ yếu Nhà máy đóng tàu Việt nam với 21 Nhà máy đóng sửa chữa; Liên doanh với số cán công nhân viên làm việc khoảng 17.000 người có trình độ đại học trở lên khoảng 2.500 người, cơng nhân có tay nghề bậc 5-7 có 6.675 người, thợ hàn đạt tiêu chuẩn Quốc tế có 1127 người Hiện nay, VINASHIN đầu tư, mở rộng 20 nhà máy đóng tàu Hiện cơng nghệ đóng tàu nước chế tạo loại tàu có chất lượng đạt tiêu chuẩn Quốc tế tàu chở hàng 6.500 tấn, tàu hàng 12,500 tấn, tàu chở dầu 13,500 tấn, tàu chở Contaner 1,016TEU đến 1,700TEU loại tàu cao tốc 30hl/h, tàu dịch vụ nghề cá Thời gian qua Tổng công ty đóng xuất số sản phẩm tàu biển cho chủ tàu nước tàu hút bùn, tàu công tác, tàu cứu thương, tàu dịch vụ dầu khí cho Trung đơng, tàu hàng 6,500DWT cho Nhật bản, đặc biệt đầu năm 2004 Tổng công ty ký với Chủ tàu Vương quốc Anh đóng series tàu chở hàng vỏ đôi 53,000DWT Hiện Tổng công ty đàm phán tích cực với Chủ tàu Thuỷ điển để đóng loại tàu chở dầu sản phẩm từ 13,500tấn đến 30,000tấn, loại tàu chở Container đa chức cho Chủ tàu Đức Đan mạch, loại tàu chở hàng cỡ 6,500DWT đến 30,000DWT cho chủ tàu Nhật Có thể nói cơng nghiệp đóng tàu Việt nam bước khẳng định vị thị trường nước quc t 2.2 Sơ lợc trình phát triển công ty hàng hải ven biển Vinashin Kể từ thành lập đến nay, công ty xác định nhiệm vụ quản lý triển khai thực dự án chính, nhiệm vụ SXKD giai đoạn đợc xác định bớc đệm để khai thác tiếp cận thị trờng vận tải phơng thức vận tải - phơng thức vận tải LASH đa công nghệ tiên tiến (tàu hút xén thổi 1500m3/h) vào khai thác Việt Nam, song song víi nã lµ triĨn khai mét sè dịch vụ vận tải khác.Vì vậy, kết quả.Vì vậy, kết Bỏo cỏo Tng hp hoạt động SXKD năm vừa qua không cao cha đáp ứng đợc mong muốn Công ty Tổng công ty nh kế hoạch đà đề Đến giai đoạn Công ty đà phần ổn định đợc công tác tổ chức, đà hình thành định biên đợc phòng ban, nhiên số phòng ban lÃnh đạo công ty phải kiêm nhiệm nh: Phòng Nhân chính, Phòng kế hoạch khai thác Công ty đà kiến nghị đà đợc Tổng công ty phê duyệt sơ đồ máy tổ chức đến 2005 năm để làm sở cho việc kiện toàn máy tổ chức công ty Trong năm qua Công ty đà cử số cán theo học lớp tập huấn nâng cao nghiệp vụ nh: Tài kế toán, quản lý đầu t, văn th lu trữ.Vì vậy, kết quảđể dần đảm đơng đợc công việc đợc giao Tổ công đoàn Công ty Hàng hải ven biển Vinashin đà bình bầu đề nghị Tổ công đoàn xuất sắc vững mạnh cấp Công đoàn quan; 06 đồng chí đoàn viên công đoàn xuất sắc cấp quan 03 đồng chí đoàn viên công đoàn xuất sắc cấp Tổng công ty Toàn thể cán viên chức Công ty Hàng hải ven biển Vinashin đà họp bàn thống ®Ị nghÞ Héi ®ång thi ®ua khen thëng TCT xÐt dut nh÷ng danh hiƯu: - TËp thĨ: B»ng khen cđa Tổng công ty - Cá nhân: 01 đồng chí đạt danh hiƯu ChiÕn sü thi ®ua cÊp TCT ; 03 đồng chí đợc nhận khen HĐQT; 08 đồng chí đạt danh hiệu lao động giỏi Tuy đơn vị thành lập với số lợng CBCNV mỏng nhng Công ty đà tham gia đầy đủ công tác khác Tổng công ty nh: Các phong trào văn hoá thể thao, giao lu truyền thống phong trào ủng hộ quỹ ngời nghèo, chống bÃo lụt, tai nạn lao động, việc hiếu hỷ.Vì vậy, kết Phần II: Chức nhiệm vụ công ty hàng hải ven biển Vinashin I Cỏc ngành nghề kinh doanh công ty Theo định số 458/QĐ-TCCB-LĐ ngày 19/5/2003 Quyết định số 459/ QĐTCCB-LĐ ngày 19/5/2003 HĐQT Tổng công ty Công nghiệp tàu thuỷ Việt nam; vào giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh số 317180 Sở Kế hoạch Đầu t Hµ néi cÊp ngµy 27/5/2003; chóng ta cã thĨ thấy chức nhiệm vụ công ty Cơng ty hàng hải ven biển Vinashin có số chức sau - Tỉ chøc, khai th¸c thực nghiệm lực phơng tiện vận tải thuỷ sản xuất vận tải biển - Kinh doanh, vận tải dầu thô, sản phẩm dầu khí - Dịch vụ hoa tiêu hàng hoá Bỏo cỏo Tng hp - Kinh doanh dịch vụ hàng hải bao gồm: cung ứng, lai dắt, sửa chữa, vệ sinh tàu biển môi giới hàng hải, bốc dỡ hàng hoá - Kinh doanh tổng thầu đóng sửa chữa tàu thuỷ, thiết bị phơng tiện mới, chế tạo kết cấu thép dàn khoan, phá dỡ tàu cũ - Đầu t kinh doanh nhà, xây dựng dân dụng, khu đô thị nhà - Xuất nhập vật t thiết bị khí, phụ tùng, phụ kiện tàu thuỷ loại hàng hoá liên quan đến công nghiệp tàu thuỷ - Lập dự án, chế thử, sản xuất tiêu thụ sản phẩm, lắp đặt trang thiết bị nội thất tàu thuỷ - Lắp ráp, phục hồi, sửa chữa, xuất nhập kinh doanh vật t vật t, thiết bị giao thông vận tải - T vấn đầu t, chuyển giao công nghệ, hợp tác liên doanh với tổ chức nớc phát triển thị trờng cho ngành công nghiệp tàu thuỷ - Đào tạo lao động ngành công nghiệp tàu thuỷ - Dịch vụ du lịch khách sạn, cung ứng hàng hải II Nhiệm vụ Công ty Hàng hải ven biển Vinashin giai ®o¹n hiƯn Tuy nhiên, giai đoạn thành lập, cơng ty cịn q trình đầu tư Vì nhiệm vụ chủ yếu công ty giai đoạn công tác quản lý dự án đặc biệt dự án đội tàu Lash, dự án trọng điểm TCT Nhiệm vụ chủ yếu công ty giai đoạn l: - Đầu t phát triển dự án xây dựng đội tàu vận tải hàng hoá ven biển khu vực (Đông Nam Trung Quốc) Cụ thể nh dự án đầu t đội tàu LASH, dự án đầu t mua tàu Phú Xuân, dự án đầu t đội tàu hút bùn, dự án đầu t tàu 4000T, dự án đầu t đội tàu Vinaconex - Đầu t xây dựng cụm công nghiệp tàu thuỷ, Nhà máy sửa chữa đóng sửa chữa tàu, xởng sửa chữa quy mô vừa nhỏ phục vụ tàu thuyền nh: Cụm công nghiệp tàu thuỷ Bắc sông Gianh - Quảng Bình, Nam Định, Tp Hồ Chí Minh - Đầu t vào quản lý, khai thác cảng biển, công trình bến cảng nh Nam Định, Thanh Hoá trải dài từ Bắc đến Nam - Đầu t nhân lực phát triển hệ thống dịch vụ vận tải hàng hoá đa phơng thức, kinh doanh sản phẩm thép, thép phế liệu hàng hoá liên quan Bỏo cỏo Tng hp III Chức nhiệm vụ phòng trực tiếp thực tập: phòng Kế hoạch Dự án 3.1 Chức Tham mu cho lónh o cụng ty xây dựng kế hoạch SXKD Công ty; kế hoạch khai thác kinh doanh dịch vụ hàng khô; hàng rời , Lash; lĩnh vực xâ dựng quản lý dự án đầu tư công ty 3.2 Nhiệm vụ chủ yếu - Xây dựng kế hoạch SXKD tồn cơng ty đơn vị trực thuộc, phối hợp phòng chức nghiệp vụ khác có liên quan giúp Lãnh đạo Cơng ty thực chức ké hoạch thống kê ết SXKD Công ty - Thay mặt Giám đốc Công ty hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc đơn vị trực thuộc công ty, tàu đội tàu, sà lan việc triể khai thự nhiệm vụ kế hoạch SXKD công ty - Thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin đề xuất phương án SXKD đầu tư phát triển (nâg cao lực SX, phương tiện thiết bị công ty) - Xây dựng chiến lược phát triển hệ thống khách hàng, xây dựng dịch vụ khách hàng, tổ chức họi nghị khách hàng - Khai thác tìm hiểu thị trường vận tải đặc biệt lĩnh vực vận tải theo phương thức Láh, hàng khô, hàng rời để tham mu cho Giám đốc sản xuất kinh doanh có hiệu - Xây dựng, dự thảo HĐKT với khách hàng; với đối tác có liên quan lĩnh vực phụ trách; tổ chức triể khai, theo dõi tổ chức thực HĐKT ký kết - Khai thác xúc tiến thương mại dịch vụ, xây dựng ký kết HĐKT dịch vụ - Xây dựng quản lý dự án đầu tư theo quy định Nhà nước định hướng Tổng Công ty - Tham mưư cho Giám đốc công ty việc lựa chọn nhà thầu thiết kế, lập dự án, thi công, cung cấp vật tư thiết bị cho dự án, giải công việ liên quan đến dự án Báo cáo Tổng hợp - Phối hợp với phòng, phận liên quan xây dựng định mức chi phí quản lý dự án, vật tư thiế bị dự án đảm bảo hợp lý, tiết kiệm đạt hiệ cao - Thực công tác điều động tàu, quản lý công tác thông tin liê lạc Công ty đội tàu, giải cơng việc có liên quan phối hợp với phận có liên quan - Triển khai nghiệp vụ có liên quan dến hoạt động Luật hàng hải (đăng ký tàu biển, kháng nghị hàng hải, tranh chấp hàng hải) - Tổ chức thực nghiệp vụ hàng hải: môi giới dịch vụ hàng hải, đại lý giao nhận vận tải đường thuỷ, bộ, hàng không - Quản lý phân công nhân cho dự án theo yêu cầu nhiệm vụ lãnh đạo công ty - Tư vấn cho lãnh đạo công tác quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO - Theo dõi lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn đến Phòng - Ứng dụng tin học vào chuyên mụn nghip v Phần III: Cơ cấu tổ chức c«ng ty I Cơ cấu tổ chức cơng ty TCT Vinashin Viện KHCN tàu thuỷ Công ty hàng hải ven biển VinashinCông ty tài CácCNTT nhà máy đóng tàu Giám đốc Phó giám đốc Phũng ti Phòng Kế hoạch dự án Phòng Kỹ thuật vật Phòng t Tài kế toán Phòng Nhân Hỡnh 1: C cấu tổ chức vị trí cơng ty TCT Vinashin Báo cáo Tổng hợp Công ty hàng hải ven biển Vinashin quan trực thuộc TCT Vinashin, chịu ảnh hưởng định hướng công ty đặc biệt lĩnh vực đầu tư Vinashin TCT lớn gồm nhiều thành viên, gồm hệ thống nhà máy đóng tàu, Viện Khoa học Công nghiệp tàu thuỷ, Công ty Tài CNTT, Các nhà máy đóng tàu nhà thầu việc đóng phương tiện giai đoạn thực đầu tư cho chủ đầu tư công ty hàng hải ven biển Vinashin Công ty Tài CNTT thường đơn vị định thầu việc lập báo cáo nghiên cứu khả thi dự án công ty, phối hợp với công ty việc lập dự án Viện KHCN TT quan có chức đại diện cho TCT thẩm định báo cáo khả thi công ty Trên hình thấy rõ điều Cơng ty có phịng ban Đứng đầu giám đốc, người có quyền trách nhiệm cao việc điều hành hoạt động công ty đồng thời chịu trách nhiệm trước TCT hoạt động cơng ty tình hình thực quản lý dự án Giúp việc cho giám đốc phó giám đốc Năm phịng cơng ty Phịng Kế hoạch Dự án, phịng Tài Chính, phịng Nhân Chính, phịng Kỹ Thuật Vật tư, phịng vận tải Do công ty thành lập sở Ban quản lý dự án giai đoạn nay, cơng ty q trình đầu tư nên phịng ban có nhiệm vụ chủ yếu xoay quanh việc quản lý dự án Trong công tác quản lý dự án hoạt động đầu tư, phịng có nhiệm vụ chủ yếu sau a) Phòng Kế hoạch Dự án - Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh cơng ty, qua đề kế hoạch đầu tư tiêu việc thực dự án công ty - Thay mặt giám đốc hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc thực tốt nhiệm vụ mà kế hoạch đầu tư - Thu thập, xử lý đề xuất phương án đầu tư phát triển - Tổ chức triển khai, theo dõi tổ chức thực HDDKT ký kết - Xây dựng quản lý dự án đầu tư Công ty theo quy định Nhà nước định hướng TCT Báo cáo Tổng hợp - Tham mưu cho Giám đốc công tác đấu thầu lựa chọn nhà thầ thiết kế, lập dự án, thi công, cung cấp vật tư thiết bị cho dự án, giải công việc liên quan đến dự án - Phối hợp với phòng, phận liên quan xây dựng định mức chi phí quản lý dự án, vật tư thiết bị dự án đảm bảo hợp lý, tiết kiệm đạt hiệu cao - Quản lý phân công nhân cho dự án theo yêu cầu nhiệm vụ lãnh đạo công ty - Tư vấn cho lãnh đạo công tác quản lý chất lượng dự án theo tiu chuẩn ISO b) Phịng Nhân Chính - Nghiên cứu, đạo thực cải tiến, hoàn thành kiện toản cấu tổ chức tồn cơng ty cho phù hợp với công tác quản lý dự án - Quản lý tốt công tác tiền lương cho cán nhân viên quản lý dự án c) Phịng Tài Kế tốn - Xây dựng kế hoạc tài chính, chủ động tìm nguồn vốn cho hoạt động đầu tư công ty - Quản lý tài sản, nguồn vốn chi phí khác dự án - Thực cấp vốn cho dự án đầu tư Cơng ty ngồi nứơc d) Phịng Kỹ thuật Vật tư - Triển khai việc theo dõi, giám sát dự án đầ tư đóng sửa chữa phương tiện, thiết bị công ty - Cùng phận liên quan lậ dự toán, tốn trình Giám đốc cơng ty xem xét cơng tác kỹ thuật đầu tư đóng mới, mua sắm vật tư cho dự án - Xây dựng quản lý định mức vật tư cho dự án đầu tư - Chủ trì việc quản lý chất lượng dự án II Công tác tổ chức cán cơng ty TÝnh ®Õn thêi ®iĨm hiƯn nay, Tỉng sè CBCNV Công ty là: Bảng 1: Cơ cấu cán công ty Chỉ tiêu Tổng số Khối gián tiÕp Khèitrùc tiÕp