Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 234

Lời mở đầu Xu hớng toàn cầu hoá kinh tế diễn ngày gay gắt Nếu đàm phán thành công Việt Nam trở thành thành viên thức tổ chức thơng mại lín nhÊt thÕ giíi - WTO Nã më cho doanh nghiệp Việt Nam hội lớn nhiều mặt song đặt doanh nghiệp vào môi trờng cạnh tranh vô gay gắt khốc liệt Do vậy,để đứng vững đợc sau Việt Nam gia nhập WTO đòi hỏi doanh nghiệp phải tự nâng cao khả cạnh trạnh doanh nghiệp, đặc biệt với doanh nghiệp nhà nớc vốn từ lâu đà quen với bảo hộ, nâng đỡ Nhà nớc phải tự điều khiển guồng máy hoạt động cho tồn phát triển Để làm đợc điều đó, đòi hỏi doanh nghiệp Việt nam nói chung doanh nghiệp ngành giao thông vận tải nói riêng phải bớc hoàn thiện đặc biệt cấu tổ chức máy quản lý cho gọn nhẹ,năng động sáng tạo để đạt hiệu cao hoạt động sản xuất kinh doanh Lí lựa chọn đề tài: Trong thời gian thực tập Công ty Quản lý Sửa chữa đờng 234, em đà tìm hiểu cấu tổ chức máy quản lý nhận thấy cấu tổ chức công ty có điểm hạn chế định Hơn nữa, năm học chuyên ngành, em đà đợc nghiên cứu mặt lí luận cấu tổ chức thực tập trình gắn lí luận với thực tiễn,với phơng châm học đôi với hành Do vậy, em đà lựa chọn đề tài: Một số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức Công ty Quản lý Sửa chữa ®êng bé 234”  Mơc tiªu nghiªn cøu: Víi mơc tiêu tìm hiểu nguyên nhân đa số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức góp phần nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Quản lý Sửa chữa đờng 234 Phạm vi nghiên cứu: Trong chuyên đề này, em nghiên cứu vấn đề tổ chức máy quản lý nêu số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức công ty Phơng pháp nghiên cứu: Chuyên đề đợc nghiên cứu dựa phơng pháp thu thập tài liệu, thống kê số liệu từ phân tích đề xuất ý kiến hoàn thiện công tác cấu tổ chức công ty Nội dung nghiên cứu: Ngoài phần mở đầu kết luận,đề tài bao gồm: Ch¬ng I: C¬ së lÝ ln vỊ c¬ cÊu tỉ chức doanh nghiệp Chơng II: Thực trạng cấu tổ chức Công ty Quản lý Sửa chữa đờng 234 Chơng III: Một số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức Công ty Quản lý Sửa chữa đờng 234 Đề tài đề cập đến lí luận cấu tổ chức, phản ánh thực trạng cấu tổ chức Công ty từ đa số giải pháp nhằm hoàn thiện Tuy nhiên, trình độ thời gian có hạn nên viết em chắn nhiều thiếu sót Em xin chân thành cảm ơn TS Nguyễn Thị Hồng Thủy với cán công nhân viên phòng Tổ chức-Lao động Công ty Quản lý Sửa chữa đờng 234 ®· gióp ®ì em hoµn thµnh ®Ị tµi nµy Ch¬ng I C¬ së lÝ ln vỊ c¬ cÊu tỉ chức doanh nghiệp Quá trình quản lý gồm chức tổ chức chức thứ hai trình Trên thực tế chiến lợc đà đợc xác định tạo khuôn khổ ổn định mặt cấu nhân thực cần thiết để thực chiến lợc Và công việc công tác tổ chức Công tác tổ chức công việc bản, mang tính ổn định tơng đối cao Muốn tổ chức tốt phải nắm thành phần nhân mà phải biết phối hợp tốt chức chuyên môn khác tổ chức I Tổ chức cấu tổ chức Tổ chức Tổ chức thuật ngữ đa nghĩa Tríc hÕt, tỉ chøc lµ mét hƯ thèng gåm nhiỊu ngời hoạt động mục đích chung Thứ hai, tổ chức trình triển khai kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa rộng) Ví dụ nh tỉ chøc thùc hiƯn kÕ ho¹ch, tỉ chøc thùc thi chÝnh s¸ch, tỉ chøc triĨn khai dù ¸n  Thứ ba, tổ chức chức trình quản lý bao gồm việc phân bổ, xếp nguồn lực ngời gắn liền với ngời nguồn lực khác nhằm thực thành công công tác kế hoạch tổ chức Nh vậy, tổ chức hoạt động quản lý nhằm thiết lập hệ thống vị trí cho cá nhân, phận cho cá nhân phận phối hợp với cách tốt để thực mục tiêu chiến lợc tổ chức Về chất, tổ chức việc thực phân công lao động cách khoa học, sở để tạo suất lao động cao cho tổ chức Những yêu cầu công tác tổ chức phân công khoa học, phân cấp rõ ràng, rõ nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm cấp tạo phối hợp nhịp nhàng phận đạt đợc mục tiêu tổ chức TS Đoàn Thị Thu Hà- TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền- Giáo trình Khoa học quản lý tập - Nhà xuất Khoa học vµ Kü thuËt - Hµ néi - 2002, trang 5-6 Với chức tạo khuôn khổ cấu nhân lực quản lý cho trình triển khai kế hoạch, công tác tổ chức có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, định phần lớn thành bại tổ chức Một doanh nghiệp làm tốt công tác tổ chức hoạt động có hiệu tình phức tạp Cơ cấu tổ chức 2.1 Khái niệm Cơ cấu tổ chức tổng hợp phận (đơn vị cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá, có nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm định, đợc bố trí theo cấp, khâu khác nhằm thực hoạt động tổ chức hớng tới mục tiêu đà định. Cơ cấu tổ chức cách thức hoạt động tổ chức đợc phân công phận, phân hệ cá nhân Nó xác định rõ mối tơng quan hoạt động cụ thể; quyền hạn trách nhiệm gắn liền với phận, phân hệ, cá nhân mối quan hệ quyền lực bên tổ chức 2.2.Các thuộc tính cấu tổ chức 2.2.1.Có mối quan hệ CMH THH chức năng, nhiệm vụ công việc Đặc điểm: Chuyên môn hoá việc phân chia nhiệm vụ phức tạp thành hoạt động đơn giản, mang tính độc lập tơng đối để giao cho ngời Ưu ®iĨm:  Con ngêi cã thĨ nhanh chãng hiĨu ®ỵc hoạt động TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Thu Huyền - Giáo trình Khoa học quản lý - Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật - Hà nội - 2002- trang Phần đợc tổng hợp từ Giáo trình Khoa học quản lý -Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật Hà Nội 2002, trang 7- 48 Giáo trình Quản trị học Chủ biên PGS.TS.Nguyễn Thị Liên Diệp - Nhà xuất Thống kê Hà nội - 2003 trang 224-228 -> dễ tiến hành nắm đợc công việc, tăng đợc kĩ lao động -> suất lao động tăng lên cách nhanh chóng, làm tăng hiệu hoạt động Chuyên môn hoá tạo nhiều việc tạo thuận lợi cho ngời lao động chọn cho đợc công việc phù hợp với khả sở thích.Dễ dàng cho trình đào tạo Nhợc điểm: Chuyên môn hoá cao tạo nhàm chán công việc Khả thích nghi với môi trờng môi trờng thay đổi thấp Khả sáng tạo bị cản trở Thách thức trình lập kế hoạch, công tác quản lý Tổng hợp hoá phân hệ, ngời làm nhiều công việc Ưu điểm tổng hợp hoá: Làm cho đời sống tinh thần phong phú hơn.Dễ thích nghi với môi trờng môi trờng thay đổi Phát triển nguồn nhân lực > Tạo điều kiện thuận lợi cho ngời lao động thực chức nhiệm vụ khác Tạo điều kiện cho ngời lao động đợc thăng tiến Các nhà quản lý cấp cao khả tổng hợp hoá họ cao tầm nhìn rộng Nhợc điểm: Chi phí cho đào tạo lớn, nhiên lại gắn liền với lợi ích Nguy có đợc nguồn nhân lực hiểu biết đợc nhiều nhng lại không giỏi công việc cả.Tuy nhiên, xu hớng tăng cờng tổng hợp đến mức cao 2.2.2.Cấp quản lý tầm quản lý Cơ cấu tổ chức thờng có nhiều cấp quản lý Vì quy mô tổ chức có xu hớng tăng lên tầm quản lý tầm kiểm soát cán quản lý hạn chế Tầm quản lý khả cán quản lý quản lý kiểm soát cách hữu hiệu số lợng định ngời hay phận Có nhiều nghiên cứu tầm quản lý có nghiên cứu phổ biến nhà quản lý cấp cao quản lý cách hữu hiƯu tõ 4-6 ngêi, cÊp trung tõ 6-12 vµ cÊp sở từ 12-22 ngời Có thể chia cán quản lý tổ chức thành cấp 4: Cấp 1: bao gồm ngời quản lý hàng đầu, phụ trách công tác đạo đờng lối chiến lợc, hành tổng quát tổ chức Cấp 2: gồm ngời quản lý trung gian, đứng đầu ngành chuyên môn tổ chức Cấp 3: gồm ngời quản lý đạo thực công việc cụ thể chuyên môn khác 2.2.3.Các mối quan hệ quyền hạn tổ chức Trong tỉ chøc, thêng tån t¹i ba lo¹i qun h¹n: Quyền hạn trực tuyến quyền đợc định Trong tổ chức có ngời lÃnh đạo cao có quyền hạn trực tuyến.(Chế độ thủ trởng) Quyền hạn tham mu thuộc cá nhân nhóm tổ chức, ngời đợc đa lời khuyên, chuyên gia, t vấn, cố vấn Quyền hạn tham mu đợc khẳng định theo quy chế hoạt động.Trong thực tế, mối quan hệ ngời có quyền hạn trực tuyến tham mu mối quan hệ phức t¹p nhÊt, mÉu thn nhÊt tỉ chøc  Qun hạn chức Là quyền đợc kiểm soát hoạt động, lĩnh vực hoạt động theo chế độ uỷ quyền Quyền cho lời khuyên Đợc định tổ chức thực định định theo chế độ uỷ quyền.Ra số định liên quan đến nguồn lực Các định uỷ quyền thờng không gắn liền với việc định đoạt nguồn lực cụ thể, thờng sách, khuôn khổ hoạt động cho lĩnh vực hoạt động định tổ chức PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp- Nhà xuất Thống kê Hà Nội 2003- trang 235 Quyền hạn chức giúp phát huy tính sáng tạo nhà quản lý cấp trung cấp sở đồng thời giảm gánh nặng cho nhà quản lý cấp cao Nhng quyền hạn có số nhợc điểm nh vi phạm chế độ thủ trởng, không nên lạm dụng nên thận trọng sử dụng quyền hạn 2.2.4 Kết hợp tập trung phi tập trung quản lý (Phân cấp quản lý)5 Tập trung xảy ngời lÃnh đạo cao tổ chức nắm tay quyền phần lớn tất định Còn phi tập trung quản lý tổ chức có nghĩa ngời qu¶n lý cÊp cao cđa tỉ chøc chÊp nhËn trao cho nhà quản lý cấp thấp quyền đợc định định Mức độ phi tập trung cao số định mà ngời quản lý cấp trung đợc định nhiều hơn, có tác động lớn có liên quan đến nguồn lực lớn tổ chức nh tài chính, nguồn nhân lực, công nghệ thị trờng Xu hớng chung xà hội dân chủ tăng mức độ phi tập trung quản lý tổ chức Tuy nhiên, phi tập trung tổ chức đợc thực theo chế độ uỷ quyền 2.2.5.Nhu cầu phối hợp Phối hợp trình xây dựng, củng cố phát triển mối quan hệ thông tin, ngời(mối quan hệ truyền thông) nhằm đảm bảo thực mục tiêu chung Bản chất phối hợp xây dựng, củng cố phát triển mối quan hệ thông tin truyền thông Mức độ phối hợp tuỳ thuộc vào trờng hợp mối quan hệ thông tin mà đa dạng, mối quan hệ ngời chặt chẽ dẫn đến can thiệp sâu vào hoạt động tổ chức.Phối hợp bên phối hợp bên cho thông tin môi trờng từ có phản ứng thích hợp với thay đổi môi trờng Các công cụ đợc sử dụng công tác phối hợp : Phần đợc tổng hợp từ Giáo trình Khoa học Quản lý Tập Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật 2002 Hà nội trang 40-41 Các công cụ thức: Các kế hoạch bao gồm: chiến lợc, sách, chơng trình, dự án, ngân sách, thủ tục, quy chế, hoạt động phận ngời ăn khớp với nhờ tính thống mục tiêu phơng thức hành động Sử dụng hình thái cấu tạo sở tăng cờng phối hợp Thực giám sát định nhà quản lý.Sử dụng hệ thống thông tin truyền thông Các công cụ phi thức: Các nhà quản lý sử dụng văn hóa tổ chức để tiến hành phối hợp nh quan điểm, t tởng, hệ giá trị, lối sống đợc thừa nhận tất ngời tổ chức tự nguyện tuân thủ Xây dựng, củng cố phát triển mối quan hệ truyền thông phi thức dựa mối quan hệ cá nhân Tuy nhiên, cần thận trọng dễ làm xuất nhóm, êkíp Qui trình thiết kế cấu tổ chức 3.1 Các loại cấu tổ chức 3.1.1.Cơ cấu chức năng6 Cơ sở để xây dựng phận phân hệ: Các hoạt động có chung tính chất đợc hợp nhóm vào phận, phân hệ Đặc điểm:Xuất phận, phân hệ, thực hoạt động hay lĩnh vực hoạt động tổ chức Ưu điểm: Phát huy đợc u điểm chuyên môn hoá TS.Nguyễn Thị Hồng Thuỷ TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền Lý thuyết Quản trị Kinh doanh Nhà xuất Thống kê Hà nội 1997 - trang 242  C¬ cÊu cung cÊp đào tạo tốt cho nhà phụ trách chuyển dịch từ họ học vào hành động tổ chức Nhợc điểm: dẫn đến khó khăn trình phối hợp để thực chức chung tổ chức.Dẫn tới tách rời hoạt động tổ chức với mục tiêu hoạt động cụ thể tổ chức Giám đốc Phó gđ nh©n sù P.G Đ mar P.G Đ sx N.cøu tt Lập kh sx Lập kh mar vật t quảng cáo px ql bán hàng px bán hàng px Bảng 1: Mô hình cấu tổ chức theo chức 3.1.2.Cơ cấu theo sản phẩm, khách hàng, địa d TS.Đoàn Thị Thu Hà -TS.Nguyễn Thị Thu Huyền - Giáo trình Khoa học quản lý- Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật - Hà nội 2002 - trang10 Cơ sở: Tất hoạt động tham gia vào trình sản xuất phục vụ một loại khách hàng, một nhóm địa bàn gần gũi đợc hợp nhóm vào phận, phân hệ Đặc điểm:Xuất phận, phân hệ độc lập tơng đối để phục vụ khách hàng hay địa bàn định.Tạo dịch vụ, sản phẩm phục vụ nhu cầu cụ thể Ưu điểm: Quan trọng hớng tới hoạt động cuối để phục vụ môi trờng Tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu, vào sản phẩm mà ta quan tâm Tạo sở cho phân cấp quản lý hình thành phận phân hệ mang tính độc lập tơng đối để phục vụ môi trờng Nếu phân hệ mang tính độc lập đợc quyền hoạt động nh tổ chức độc lập làm hình thành loại cấu mới, cấu theo đơn vị chiến lợc Nhợc điểm: Tình trạng cát phận, phân hệ Mất quyền kiểm soát phân hệ Có thể xa rời mục đích chung tổ chức Tranh giành nguồn lực, phát triển cân đối lĩnh vực, ngành