Chương I Cơ sở lý luận về cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý doanh nghiệp Chuyên đề thực tập tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU iện là một loại năng lượng quan trọng của mỗi quốc gia, nó được coi là “bánh mì” của ngành[.]
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU iện Đ loại lượng quan trọng quốc gia, coi “bánh mì” ngành cơng nghiệp Hay nói theo cách khác khơng có điện ngành cơng nghiệp khơng thể tồn phát triền dẫn đến kinh tế phát triển Chính lẽ điện Chính Phủ nước dành cho quan tâm đặc biệt Nhà nước ta ngoại lệ, thị trường điện từ trước Nhà nước kiểm soát chặt chẽ giữ độc quyền Tuy nhiên, năm gần nhu cầu điện cao nên Nhà nước độc quyền khơng có đủ nguồn lực để làm tăng cung điện thực trạng khách quan địi hỏi Nhà nước phải thị truờng hố thị trường điện Điều làm cho môi trường kinh doanh công ty kinh doanh điện thay đổi lớn Qua thời gian thực tập quan Công ty Điện lực I - cơng ty có chức kinh doanh điện phạm vi toàn miền Bắc, em muốn tìm hiểu xem mơi trường thay đổi tác động đến máy cấu Công ty Điện lực I phải làm để xây dựng cấu hoàn thiện đáp ứng thay đổi môi trường Do vậy, em chọn đề tài “ Một số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức máy quan Cơng ty Điện lực I ” qua đưa vài giải pháp mà cho hợp lý nhằm góp phần tạo lên máy cấu phù hợp Phương pháp nghiên cứu đề tài chủ yếu phương pháp phân tích tài liệu ngồi sử dụng phương pháp như: phương pháp quan sát, vấn Đối tượng nghiên cứu cấu tổ chức máy Công ty Điện lực I gồm sơ đồ cấu chung Công ty, sơ đồ cấu phòng ban, chức năng, nhiệm vụ phòng ban, chức danh chủ chốt Nguyễn Thị Thu Trang Lớp QLKT44B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Bố cục chuyên đề thực tập gồm: Lời mở đầu Gồm nội dung sau: nêu lý chọn đề tài, phương pháp nghiên cứu, đối tượng nghiên cứu, bố cục đề tài Nội dung chính: Gồm chương: Chương I: Cơ sở lý luận cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Nội dung chương phân tích sở lý luận cấu tổ chức máy chung cuả doanh nghiệp Chương II: Thực trạng cấu tổ chức máy quản lý Công ty Điện lực I Nội dung nêu lên thực trạng cấu tổ chức máy cảu Cơng ty Điện lực I từ phân tích ưu điểm, nhược điểm cấu tổ chức máy Công ty Điện lực I Chương III: Một số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý cuả Công ty Điện lực I Nội dung chương giải pháp nhằm khắc phục hạn chế nêu phần thực trạng số kiến nghị với Ban giám đốc Kết luận Danh sách tài liệu tham khảo Em xin chân thành cảm ơn thầy PGS.TS Phan Kim Chiến người trực tiếp hướng dẫn em viết đề tài em xin cảm ơn cô chú, anh chị quan Công ty Điện lực I giúp đỡ em hoàn thành đề tài CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP I CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN Nguyễn Thị Thu Trang Lớp QLKT44B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Tổ chức “ Hãy cho tổ chức người cách mạng, đảo lộn nước Nga.” Đây câu nói bất hủ nhà lãnh tụ vĩ đại V.I.Lênin nói trước cách mạng tháng 10 Nga.Qua câu nói Người phần hình dung tổ chức tầm quan trọng tổ chức Tổ chức biến ước mơ, kế hoạch vĩ đại thành thực xây dựng hoàn thiện Để hiểu thêm rõ tổ chức tầm quan trọng tổ chức tìm hiểu phần sau Tổ chức chức thứ chuỗi bốn chức trình quản lý Tổ chức tốt định kết tốt cho kế hoạch tốt.Công tác tổ chức nhiếu sai xót phá hỏng kế hoạch cho tối ưu Chính tổ chức vấn đề không dễ không q khó Khơng dễ phải nắm thành phần nhân phải biết phối hợp chức chun mơn khác tổ chức Khơng q khó cơng việc mang tính ổn định cao Tổ chức thuật ngữ hiểu theo hai nghĩa: nghĩa danh từ nghĩa động từ Theo nghĩa danh từ, tổ chức hiểu hệ thống gồm nhiều người hoạt động mục đích chung Cụ thể “ tổ chức danh từ tập hợp nhiều người có mối quan hệ ràng buộc lẫn theo quy tắc định để hoạt động nhằm đạt tới mục tiêu chung đó.” Lênin tồn tập ( tháng 9–1903 đến tháng 7-1904)- VI Lê nin-Matxcơva : Tiến bộtập -1975 NXB Khoa học kĩ thuật – Giáo trình Khoa học quản lý tập 2- PGS.TS Đồn Thị Thu Hà, PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền –Hà Nội -2004 Nguyễn Thị Thu Trang Lớp QLKT44B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Ví dụ : Một lớp học tổ chức, doanh nghiệp tổ chức, đất nước tổ chức Theo nghĩa động từ, nghĩa rộng tổ chức trình triển khai kế hoạch Ví dụ ta thường nói tổ chức thực kế hoạch, tổ chức thực thi sách hay tổ chức triển khai dự án Khi tổ chức bao gồm ba chức trình quản lý: xây dựng hình thức cấu làm khuôn khổ cho việc triển khai kế hoạch, đạo thực kế hoạch kiểm tra kế hoạch Theo nghĩa hẹp, “ tổ chức hoạt động quản lý nhằm thiết lập hệ thống vị trí cho cá nhân phận cho cá nhân phận phối hợp với cách tốt để thực mục tiêu chiến lược tổ chức.” Công tác tổ chức việc phân tích mục tiêu chiến lược tổ chức, sau xác định phân loại hoạt động cần thiết để thực mục tiêu Phân chia tổ chức thành phận để thực hoạt động, xác đinh vị trí phận, đảm bảo nguồn lực cho hoạt động tổ chức.Về chất, tổ chức việc thực phân công lao động cách khoa học sở tạo suất lao động cao cho doanh nghiệp Ví dụ : tổ chức chơi cho nhóm người q trình phân cơng nhóm trưởng Sau nhóm trưởng phân cơng cơng việc cho thành viên định người phụ trách thuê xe, ngưịi chuẩn bị đồ ăn cho nhóm, người mang máy ảnh… Cơ cấu tổ chức NXB Khoa học kĩ thuật – Giáo trình Khoa học quản lý tập 2- PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền –Hà Nội -2004 Nguyễn Thị Thu Trang Lớp QLKT44B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trong tổ chức luôn tồn hai cấu khác biệt cấu thức cấu phi thức Hai loại cấu có ảnh hưởng lớn đến hoạt động tổ chức, tác động chiều tác động ngược chiều lên tổ chức Do vậy, người lãnh đạo giỏi cần quan tâm đến hai hoạt động phải điều khiển chúng nhằm phục vụ tốt mục đích Để hiểu rõ hai loại cấu sau tìm hiểu khái niệm chúng 2.1 Cơ cấu phi thức 2.1.1 Khái niệm “ Cơ cấu phi thức cấu xây dựng dựa mối quan hệ cá nhân tự nguyện không tự nguyện thành viên chung lợi ích, cá tính … tạo lên nhóm phi thức.” 2.1.2 Đặc điểm - Mối quan hệ cá nhân phận không rõ ràng - Mối quan hệ người với người xây dựng trì để hướng tới mục đích cá nhân - Tồn nhiều tiêu chí làm hình thành cấu phi thức có quan điểm: người có quan điểm học để trau dồi kiền thức tạo thành nhóm, có lợi ích, đơn giản thấy hợp với tính cách sở thích hình thành nhóm cấu phi thức - Người đứng đầu cấu phi thức gọi thủ lĩnh Họ chịu trách nhiệm hồn tồn hoạt động nhóm khơng Chính quan điểm làm cho cấu phi thức linh hoạt hệ thống động Một người tổ chức thức thành viên nhiều cấu phi thức NXB Khoa học kĩ thuật – Giáo trìnhTâm lý học – GS.TS Đỗ Hồng Tồn Nguyễn Thị Thu Trang Lớp QLKT44B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 2.2 Cơ cấu thức 2.2.1 Khái niệm “ Cơ cấu tổ chức thức tổng hợp phận đơn vị cá nhân có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chuyên môn hố, có nhiệm vụ quyền hạn trách nhiệm định bố trí theo cấp khâu khác nhằm thực hoạt động tổ chức tiến tới mục đích xác định ”.5 2.2.2 Đặc điểm Cơ cấu thức có độ ổn định cao Nó xác định mối quan hệ rõ ràng hoạt động cụ thể, nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm gắn liền với cá nhân, phận phân hệ tổ chức mối quan hệ quyền lực bên tổ chức Cơ cấu thức thường mơ tả rõ ràng qua sơ đồ cấu tổ chức, quy định quyền hạn trách nhiệm người theo vị trí Người đứng đầu cấu thức hưởng chịu trách nhiệm phạm vi quyền lực giao phân công công việc cho cấp theo quyền hạn trách nhiện họ quy định quy chế tổ chức Do vậy, nghiên cứu tính tổ chức doanh nghiệp người ta thường ưu tiên nghiên cứu cụ thể cấu thức Thuộc tính cấu tổ chức 3.1 Chun mơn hố cơng việc NXB Khoa học kĩ thuật – Giáo trình Khoa học quản lý tập 2- PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền –Hà Nội -2004 Nguyễn Thị Thu Trang Lớp QLKT44B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Sau cách mạng khoa học kĩ thuật Anh, số lượng sản phấm công nghiệp giới tăng lên nhiều lần nguyên nhân làm lên điều kì diệu phương pháp chun mơn hố áp dụng rơng rãi sản xuất Một ví dụ tiếng chun mơn hố lao động AdamSmith sử dụng lời mở đầu sách “Của cải dân tộc” miêu tả công việc xí nghiệp sau: “ người kéo sắt thành sợi, người làm thẳng sợi sắt, người thứ ba cắt kim, người thứ tư tạo lỗ xâu kim, người thứ năm mài dũa để tạo kim.” Mười người ngày làm 4800 kim Cịn làm việc hồn tồn độc lập, người ngày làm 20 kim Lợi chun mơn hố lao động chỗ thông qua việc phân chia nhiệm vụ phức tạp thành đơn giản, mang tính độc lập tương đối để giao cho người, tổng suất lao động nhóm tăng lên gấp bội Sở dĩ chun mơn hố làm điều khơng người phương diện tâm lý thực tất hoạt động nhiệm vụ phức tạp, người hội tụ đầy đủ kĩ cần thiết.Chun mơn hố cơng việc tạo đơn giản, chuyên sâu vào hoạt động cụ thể, dễ đào tạo nhờ suất lao động đẩy mạnh Bên cạnh đó, chun mơn hố chia nhỏ công việc lớn thành nhiều việc nhỏ khác người lựa chọn cơng việc vị trí phù hợp với tài tạo thêm nhiều việc làm cho xã hội Tuy nhiên, chun mơn hố có hạn chế Người lao động dễ cảm thấy nhàm chán với công việc lặp lặp lại, họ trở lên xa lạ, bàng quan với người có cơng việc riêng mình, văn Nguyễn Thị Thu Trang Lớp QLKT44B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp hoá tổ chức rời rạc, lạnh lẽo Điều nguyên nhân sâu xa dần gây giảm suất lao động 3.2 Phân chia tổ chức thành phận mơ hình tổ chức phận Một tổ chức có cấu tổ chức định Cơ cấu tổ chức thể phân chia tổ chức thành phận chun mơn hố hợp nhóm chức quản lý theo chiều ngang Nếu phân chia tổ chức thành phận hạn chế cấp bậc quản lý phân công bất hợp lý phá vỡ mục đích cuả tổ chức làm cho hiệu Vậy người ta dựa vào tiêu chí để phân chia hình thành phận tổ chức cho phù hợp Trong thực tế, phận hình thành theo tiêu chí khác nhau, làm xuất mơ hình tổ chức phận khác cụ thể là: (1)mơ hình tổ chức đơn giản, (2)mơ hình tổ chức theo chức năng, (3) mơ hình tổ chức theo sản phẩm, (4)mơ hình tổ chức theo khách hàng, (5)mơ hình tổ chức theo địa dư, (6)mơ hình tổ chức theo đơn vị chiến lược, (7)mơ hình tổ chức theo q trình, (8)mơ hình tổ chức theo dịch vụ hỗ trợ, (9) mơ hình tổ chức ma trận Mỗi loại mơ hình kiểu phân chia phận khác tổ chức Tuỳ thuộc vào điều kiện tổ chức mà lựa chọn kết hợp loại mơ hình khác nhằm hạn chế tối đa nhược điểm phát huy ưu điểm mơ hình Cơ cấu mơ hình phân tích cụ thể phần lý luận số mơ hình tổ chức máy quản lý phần sau 3.3 Mối quan hệ quyền hạn tổ chức mơ hình cấu xét theo mối quan hệ quyền hạn Nguyễn Thị Thu Trang Lớp QLKT44B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 3.3.1 Khái niệm “ Quyền hạn quyền tự chủ trình định quyền đòi hỏi tuân thủ định gắn liền với vị trí (hay chức vụ) quản lý định cấu tổ chức.” Từ khái niệm ta thấy quyền hạn gắn liền với vị trí.Vị trí mang lại quyền hạn cho người nắm giữ nó, người quyền hạn rời vị trí quyền hạn lại chuyển lại cho người thay Gắn liền với quyền hạn trách nhiệm Nếu trách nhiệm khơng gắn với quyền hạn dẫn đến lạm quyền Vậy trách nhiệm gì? “Trách nhiệm bổn phận phải hoàn thành hoạt động phân cơng.” Quyền hạn giúp cho trách nhiệm hồn thành dễ dàng trách nhiệm làm cho quyền hạn không bị lạm dụng 3.3.2 Các loại quyền hạn cấu tổ chức Trong cấu tổ chức có loại quyền hạn:Quyền hạn trực tuyến, Quyền hạn tham mưu, Quyền hạn chức - Quyền hạn trực tuyến: Quyền hạn trực truyến quyền hạn cho phép người quản lý định giám sát trực tuyến cấp Người đứng đầu phận trực tuyến gọi nhà quản lý trực tuyến quản lý tác nghiệp Trong mối quan hệ trực tuyến quền hạn trải từ cấp xuống cấp theo cấp bậc Mỗi nhà quản lý trực tuyến có quyền lệnh trực tiếp cho cấp nhận báo cáo từ họ NXB Khoa học kĩ thuật – Giáo trình Khoa học quản lý tập 2- PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền –Hà Nội -2004 NXB Khoa học kĩ thuật – Giáo trình Khoa học quản lý tập 2- PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền –Hà Nội -2004 Nguyễn Thị Thu Trang Lớp QLKT44B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Quyền hạn tham mưu:.Chức cuả tham mưu điều tra khảo sát, nghiên cứu, phân tích đưa ý kiến tư vấn cho người quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ Ví dụ: Trong sơ đồ (1) trợ lý tổng Giám đốc, quản lý nhân sự,vật tư nhà tham mưu Tổng giám đốc Trợ lý tổng giám đốc PTGĐ Marketing Quản lý nhân Quản đốc A PTGĐ sản xuất Quản lý sản xuất Quản đốc B PTGĐ Tài Quản lý vật tư Quản đốc C Luồng quyền hạn trực tuyến Quan hệ tham mưu Sơ đồ 1: Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến tham mưu NXB Khoa học kĩ thuật – Giáo trình Khoa học quản lý tập 2- PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền –Hà Nội -2004 Nguyễn Thị Thu Trang Lớp QLKT44B