MỘT SÓ BIẾN PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CÁU TỎ CHỨC CỦA CÔNG TYWEC SAIGON

ỦY BAN NHÂN THÀNH TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁN CÔNG TÔN ĐỨC THẮNG KHOA : KINH TẾ NGÀNH : QUẢN TRỊ KINH DOANH Đề Tài: MỘT SỐ BIỆN PHÁP HỒN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠNG TY WEC SAIGON GVHD SVTH MSSV LỚP KHÓA : : : : : THS TRẦN BÌNH HỒNG TRẦN NHẬT HUY 310039Q 04Q1N TP.HCM THÁNG 06 NĂM 2004 Lời Cảm Ơn E m xin trân trọng tỏ lòng biết ơn Quý thầy, cô trường Đại Học Bán Công Tôn Đức Thắng tận tình giảng dạy truyền kiến thức quý báu cho em hết khóa học Đặc biệt, thầy Trần Bình Hồng thầy, khoa Kinh tế hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành đề tài Em xin cảm ơn Ban Giám Đốc Công ty Nam Việt, anh Quốc, Chị thảo, chị Phòng anh chị phòng Tổ chức Hành chánh, phòng Kế tốn tài vụ tận tình bảo em kinh nghiệm làm việc thực tế tạo điều kiện tốt cho em hồn thành khóa luận văn tốt nghiệp Cuối em Kính chúc Quý thầy, cô, Ban Giám đốc anh chị Công ty dồi sức khỏe thành đạt công tác Tp Hồ Chí Minh, ngày 28 tháng 06 năm 2004 - Sinh viên - Trần Nhật Huy - Sinh viên thực tập - Quách Ngọc Trân NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Tp Hồ Chí Minh, ngày ………… tháng …………….năm 2004 NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Tp Hồ Chí Minh, ngày ………… tháng …………….năm 2004 Lời Mở Đầu Ngày xu hướng toàn cầu hóa hội nhập kinh tế mang đến quốc gia nhiều hội để phát triển chứa đựng biến động mạnh mẽ môi trường kinh doanh, tính khóc liệt cạnh tranh kinh tế thị trường, Nhà quản trị không quan tâm đến cấu tổ chức Doanh nghiệp Đặc biệt việc xây dựng cấu tổ chức hợp lý việc làm quan trọng bậc Quản trị viên để thực thi nhiệm vụ quản trị có hiệu góp phần quan trọng thực mục tiêu Doanh nghiệp Việt Nam phải đối mặt với khó khăn tổ chức máy quản lý Công ty Wec Saigon khơng khơng tránh khỏi khó khăn chung mà cịn gặp nhiều khó khăn Cơng ty có thay đổi cấu tổ chức sách quản lý Do đó, việc xây dựng lại máy tổ chức hợp lý hiệu Ban Lãnh đạo Công ty đặc biệt quan tâm Trong thời gian thực tập Công ty, em nhận thấy vấn đề đặt Công ty lâu dài phải hồn thiện lại cấu tổ chức Cơng ty Vì thế, em định chọn đề tài : “Một số biện pháp hoàn thiện cấu tổ chức Cơng ty Wec Saigon” với hy vọng giúp Công ty xây dựng thành công cấu tổ chức Là sinh viên thực tập Công ty Wec Saigon thời gian 02 tháng, nơi thực tập thường xuyên Xưởng May nên em giới hạn đề tài phạm vi nghiên cứu xưởng May Công ty Wec Saigon - Sinh viên - Trần Nhật Huy Một số biện pháp hồn thiện cấu tổ chức Cơng ty WEC Saigon CHƯƠNG : CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Khái niệm, tầm quan trọng công tác tổ chức : 1.1.1 Khái niệm : Tổ chức máy thành lập đơn vị cần thiết theo yêu cầu công tác xác lập mối quan hệ nghiệp vụ quyền hành cá nhân đơn vị doanh nghiệp nhằm thiết lập mơi trường thuận lợi cho hoạt động đạt đến mục tiêu chung 1.1.2 Tầm quan trọng công tác tổ chức a) Thiết cấu tổ chức hợp lý gây nhiều vấn đề khó khăn phức cho cơng tác quản trị, giới có thẩm quyền lĩnh vực quản trị có nhận định chung sau : Một : Khoảng từ 75% - 80% vấn đề khó khăn phức tạp gây công tác quản trị phải giải bắt nguồn từ nhược điểm công tác tổ chức Hai : Những phí phạm đáng lo ngại làm cho người ta phải lo ngại phí phạm tinh thần làm việc lực nhân viên tổ chức cỏi mà ra, phần lớn khuyết điểm mắc phải tổ chức người ta coi thường qui luật tổ chức b) Xây dựng cấu tổ chức hợp lý việc làm quan trọng bậc quản trị viên để thực thi nhiệm vụ quản trị có hiệu góp phần quan trọng thực mục tiêu c) Công tác tổ chức hiệu giúp sử dụng triệu để việc áp dụng khoa học – kỹ thuật vào hoạit động quản trị, giúp cho việc khuyến khích sử dụng người với tính chất người phát triển toàn diện, tạo điều kiện thuận lợi cho mở rộng đa dạng hoá tổ chức nâng cao tính độc lập sáng tạo nhà quản trị Vì chức tổ chức cốt lõi qui trình quản trị Thực chất tổ chức máy tiến hành phân công lao động cách hợp lý để khai thác tối đa lực lượng sản xuất quan hệ sản xuất nhằm đạt suất lao động hiệu quản trị cao Sự phân công lao động đặt qua hai cách, trước hết phương diện tuý tác nghiệp nghĩa xem xét cấu trúc Sau mặt quản trị xem xét vấn đề phân quyền uỷ thác Kế tiếp phân chia thực theo tiêu chuẩn đơn giản nhu cầu chuyên mơn hố, nhu cầu phối hợp nhu cầu động thúc đẩy 1.2 Một số sở khoa học công tác tổ chức 1.2.1 Phân công lao động sở khoa học để tổ chức máy 1.2.2 Tầm hạn quản trị (Span of Management) Trang Một số biện pháp hoàn thiện cấu tổ chức Công ty WEC Saigon Đây vấn đề thường xuyên phải quan tâm đến Phạm vi quản lý số lượng cấp mà nhà quản lý cấp quản lý cách trực tiếp Số lượng cấp thông thường đến 10 hợp lý Tầm hạn quản lý có hậu trực tiếp đến việc xây dựng máy tổ chức đặc biệt tầng nấc tổ chức  Trong thực tiễn xét tầng nấc, có loại mơ hình :  Mơ hình cao (Tall organization)  Mơ hình bẹt (Flat organization) Bộ máy tổ chức cao thơng thường tốn hiệu (qua nhiều cấp chi phí tốn kém, kéo dài đường thông đạt tổ chức)  Sáu yếu tố để xác định tàm hạn quản trị : a) Năng lực nhà quản trị : Thể chỗ đôn đốc, phối hợp với cấp để đạt hiệu quả, lực giỏi có khả phối hợp với nhiều cấp Ngược lại, phải tổ chức máy cho phù hợp với lực quản lý nhà trị b) Trình độ cấp : Nếu người quản trị cấp quản lý Điều định tầm hạn quản lý tổ chức : trình độ cấp cao, tầm hạn quản trị tổ chức rộng c) Mức độ uỷ quyền cấp cho cấp : - Nếu có uỷ quyền lớn tầm hạn quản trị rộng d) Tính chất kế hoạch công việc : Nếu công việc giao phó cấp mang tính kế hoạch cao tầm hạn quản trị rộng (công việc tiêu chuẩn hố) e) Sự thay đổi cơng việc : Nếu cơng việc tổ chức thường xun ổn định áp dụng tầm hạn quản trị rộng f) Kỹ thuật phương tiện thông đạt : Trong tổ chức đầy đủ quản trị với tầm hạn rộng Ví dụ : Cơng ty Lockhoed Mỹ đưa yếu tố để xác định tầm hạn quản trị - Sự tương đồng nhiệm vụ : cấp làm nhiệm vụ tầm hạn rộng Nếu công việc cấp khác tầm hạn hẹp  Sự gần gũi không gian  Tính phức tạp hay đơn giản cơng việc  Phương tiện để điều khiển kiểm soát  Yêu cầu phối hợp hoá hoạt động cao, nhu cầu hướng dẫn ít, tầm hạn quản trị rộng Trang Một số biện pháp hoàn thiện cấu tổ chức Công ty WEC Saigon 1.2.3 Phân chia cấu tạo đơn vị nhỏ Sự tồn đơn vị nhỏ tổ chức tất yếu phân chia đơn vị phải đặt số tiêu chuẩn khoa học : a) Tiêu chuẩn số lượng : Chia đơn vị theo tiêu chuẩn số lượng, ngày khơng cịn phân chia theo lối này, ngày khơng cịn quan tâm đơn sức người b) Tiêu chuẩn phân chia nhiệm vụ : Phân chia đơn vị để thực nhiệm vụ tổ chức Sự phân chia theo trình độ nghiệp vụ người phù hợp với nhiệm vụ cần giải c) Các dơn vị hình thành theo sản phẩm, tương tự việc chia theo nhiệm vụ, yếu tố để hình thành đơn vị sản phẩm cuối mà đơn vị phải thực d) Các đơn vị hình thành theo lãnh thổ, sử dụng thôgn dụng kinh doanh lẫn tổ chức khác (ngoại giao, trị,…)  Lý việc kinh doanh với đơn vị hình thành theo lãnh thổ :  Muốn nắm vững đặc điểm địa bàn kinh doanh, chống lại nhược điểm vắng mặt  Đào tạo nhà quản trị nhà quản trị địa phương xa phải tự điều khiển đơn vị, giải toàn việc xảy  Vấn đề hiệu kinh tế, chủ yếu liên quan đến sản xuất, thường đặt đơn vị sản xuất gần nơi có nguyên liệu có nguyên liệu có nhiều nhân cơng chỗ, thuận lợi y tế, di chuyển hàng hoá e) Các đơn vị hình thành theo đối tượng phục vụ, sử dụng đối tượng phục vụ, có ảnh hưởng đến định đến hiệu kinh doanh Đặc biệt kinh doanh lớn, tiêu chuẩn thường sử dụng g) Các đơn vị hình thành theo trang bị sử dụng Nếu trang thiết bị đòi hỏi trình độ sử dụng đặc biệt, bảo trì riêng hình thành đơn vị Thí dụ, tổ máy vi tính tập trung tổ chức cho tồn Cơng ty Tóm lại : Dựa tiêu chuẩn này, tổ chức thành lập đơn vị máy kinh doanh đại, ngoại trừ tiêu chuẩn số lượng sử dụng, đặc biệt cấp cao Phần nhiều cấp 1, tổ chức hình thành đơn vị theo chức năng: sản xuất, tiếp thị, kinh doanh, tài Và cấp cuối cùng, cơng ty thơng thường hình thành đơn vị theo tiêu chuẩn trang thiết bị Cịn cấp giữa, cơng ty sử dụng hỗn hợp tiêu chuẩn khách hàng, lãnh thổ, sản phẩm để thành lập đơn vị nhỏ 1.3 Các nguyên tắc công tác tổ chức : Trang Một số biện pháp hoàn thiện cấu tổ chức Công ty WEC Saigon 1.3.1 Nguyên tắc gắn với mục tiêu : Bao máy doanh nghiệp phải phù hợp với mục tiêu Mục tiêu cấu phải phù hợp Tuỳ mục tiêu mà đặt cấu :  Cơ cấu thành phần máy  Cơ cấu cách vận hành, cách hành động  Con người thực thi quản lý 1.3.2 Nguyên tắc hiệu : Bộ máy tổ chức phải xây dựng nguyên tắc giảm chi phí 1.3.3 Nguyên tắc cân đối : Cân đối quyền hành trách nhiệm, cân đối công việc đơn vị với Sự cân đối tạo ổn định doanh nghiệp phải có cân đối mơ hình tổ chức doanh nghiệp nói chung 1.3.4 Ngun tắc linh hoạt (linh động) : Các nhà quản trị phải linh hoạt hoạt động tổ chức Bộ máy tổ chức linh hoạt để đối phó kịp với thay đổi tình hình 1.4 Cơ cấu sơ đồ máy quản trị đơn giản Các đơn vị tổ chức kinh doanh tuỳ theo nhiệm vụ mối tương quan với mục tiêu cơng ty mơ hình trực tuyến (line) mơ hình chức (functional) hay mơ hình tham mưu (staff) Theo Koontz Donnell, quan hệ quyền hành phân biệt đơn vị trực tuyến hay chức Căn theo tồn quan hệ đơn vị sở mà ta có mơ hình tổ chức khác 1.4.1 Cơ cấu trực tuyến Có đặc điểm cơng việc quyền hành giao cho đơn vị quan hệ quyền hành phân đinh rõ ràng với trực tiếp Hình 1: Cơ cấu trực tuyến GIÁM ĐỐC PGĐ SẢN XUẤT PX1 PGĐ TIÊU THỤ PX2 CH1 Trang 4CH2 Một số biện pháp hoàn thiện cấu tổ chức Công ty WEC Saigon  Cơ cấu có ưu điểm :  Phân rõ quyền hành trách nhiệm  Để trì kỷ luật dễ kiểm tra  Hành động nhanh chóng  Tuy nhiên, có nhược điểm :  Khơng chun mơn hố : Mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác tài vụ, kế tốn, tổ chức  Tình trạng q tải cấp quản trị  Dựa vào nhiều nhà quản trị , dễ gặp khủng hoảng người quản trị làm việc  Đây mơ hình phù hợp sở sản xuất kinh doanh nhỏ sở phát triển rộng lớn hơn, mơ hình khơng cịn thích hợp mà cần phải hình thành, đơn vị chức Tuỳ theo mối quan hệ đơn vị với đơn vị trực tuyến, ta có mơ hình sau : 1.4.2 Cơ cấu chức : Có xuất đơn vị chức để hoạt động lĩnh vực, có đơn vị chức có quyền đạo đơn vị trực tuyến ta có mơ hình cấu chức (functional structure oraginization) Hình : Cơ cấu chức GIÁM ĐỐC PGĐ SẢN XUẤT PX1 PGĐ TIÊU THỤ PX1 CH1 CH2 (*) Các đơn vị chức Ví dụ : Phịng khoa học, Phịng TV Phòng TC, Phòng HCQT Trang Một số biện pháp hồn thiện cấu tổ chức Cơng ty WEC Saigon Cung cấp dịch vụ thư ký toàn diện cho Giám Đốc cách tổ chức xếp phần công việc thường lệ Giám Đốc Các nhiệm vụ Sau nhận thư phân loại theo thứ tự ưu tiên, đính kèm thư từ trao đổi từ trước có đánh máy thư từ thông thường để ký Ghi lại lời đọc Giám Đốc đồng thời xử lý thư từ khẩn cho Giám Đốc Sắp xếp việc công tác cho phịng chuẩn bị hành trình cơng tác Duy trì ghi chép thời gian đơn giản liên quan đến tiến trình dự án thực nghiệm Đảm bảo đồ thị tiến trình thực công việc luôn cập nhật Giữ vai trò trợ lý Giám Đốc cách xử lý khía cạnh cơng việc thơng thường Giám Đốc Sàng lọc điện thoại Các nhiệm vụ phụ Chuẩn bị tóm tắt tiêu phòng ban khoản thời gian định theo yêu cầu Kế toán phân bổ chúng theo dự án Thu thập báo cáo tóm tắt cho Giám đốc chuẩn bị cho dự án họ, đánh máy dự thảo báo cáo cho Giám đốc Chuyển hồ sơ cũ xuống tầng hầm tạo hồ sơ cho sáu tháng tới Đánh máy báo cáo kế tốn khoản thu nhập khoản chi phí dự án thuộc năm trước Bảng 10 : Ví dụ bảng tiêu chuẩn cơng việc Trình độ học vấn TÊN CƠNG VIỆC : Thư ký cho Giám Đốc TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN (Đánh dấu vào ô) BÁO CÁO CHO : Giám Đốc CÁC BẰNG TỐT CÁC BẰNG TỐT TỐT NGHIỆP PHỔ NGHỆP TRÊN ĐẠI NGHIỆP ĐẠI HỌC : THÔNG : HỌC : NGÀNH HỌC : CÁC KHÓA ĐÀO TẠO KHÁC : Yêu cầu kinh nghiệm làm việc Công việc thư ký tổng hợp Hổ trợ dự án Yêu cầu kiến thức kỹ Đánh máy văn Sử dụng máy vi tính Trang 37 Một số biện pháp hồn thiện cấu tổ chức Cơng ty WEC Saigon Khả ghi lại lời đọc người khác Tốc ký Quản lý hồ sơ Hiểu biết thực hành kế toán Các yêu cầu thể chất/điều kiện làm việc Khơng có u cầu đặc biệt Tiêu chuẩn kết công việc CÁC HOẠT ĐỘNG SẢN PHẨM CHẤT LƯỢNG SỐ LƯỢNG THỜI GIAN THỰC HIỆN Các hoạt động liên quan đến nhiệm vụ phụ Thư từ cơng văn Khơng có lỗi Theo u cầu Hằng ngày Hành trình cơng tác Khơng có lỗi chi phí thấp Ghi chép thời gian Báo cáo tiến độ công việc Mới cập nhật khơng có lỗi Khơng có lỗi Trong vịng hai ngày kể từ có yêu cầu Cập nhật vào cuối tuần Hàng tuần Tương tự Công ty cần tổ chức công việc khác để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá trả lương cho nhân viên 4.1.3 Cần bổ sung trắc nghiệm quy trình tuyển dụng : Cơng tác tuyển dụng Cơng ty cịn đơn giản, có nhu cầu nhân lực Cơng ty thông báo với trường dạy nghề qua trung tâm giới thiệu việc làm Sau tiếp nhận hồ sơ ký kết hợp đồng Việc tuyển dụng theo trình tự quy trình xây dựng, nhiên quy trình khơng có bước trắc nghiệm, cần bổ sung trắc nghiệm quy trình tuyển dụng Công ty cần tiến hành kiểm tra, trắc nghiệm ứng viên Bên cạnh việc trắc nghiệm để nhận dạng thông minh khôn khéo, người quản lý đơn vị vấn ứng viên làm việc sau cơng việc chun mơn Từ chọn ứng viên xuất sắc Công ty cần xây dựng trắc nghiệm trí thơng minh, kiến thức, tâm lý cá tính để đưa nhân viên vào vị trí thích hợp 4.1.4 Cần đào tạo cán tuyển dụng : Công ty cần chọn cán tuyển dụng có lực, hiểu biết rộng, nhanh nhạy việc nắm bắt vấn đề nhân Cần đào tạo chuyên gia vấn : Nhằm nắm bắt hình thức vấn qua tùy trường hợp mà áp dụng cách linh hoạt việc vấn Trang 38 Một số biện pháp hoàn thiện cấu tổ chức Công ty WEC Saigon Cần đào tạo chuyên gia trắc nghiệm : Nhằm đánh giá ứng viên kiến thức chung, khả làm việc lao động trí óc, khả tiếp thu, khéo léo, đặc tính cá nhân sở thích Qua tùy trường hợp mà áp dụng việc tuyển chọn ứng viên thích hợp Trong tương lai quy mơ Công ty lớn cần đào tạo chuyên gia tâm lý xã hội để cơng tác tuyển dụng hồn thiện 4.1.5 Cần hợp tác chặt chẽ với trung tâm giới thiệu việc làm : Việc tuyển dụng qua trung tâm dịch vụ việc làm bên cạnh mặt tích cực cịn nhiều hạn chế Vì vậy, Cơng ty nên hợp tác chặt chẽ với trung tâm dịch vụ việc làm để có phối hợp tuyển chọn Nhờ họ đứng làm môi giới Công ty người lao động, trả thêm tiền hoa hồng cho trung tâm chọn ứng viên xuất sắc, nhờ họ thực sơ khởi điều tra lý lịch vấn sơ 4.2 Hồn thiện cơng tác đào tạo phát triển : 4.2.1 Cần xác định nhu cầu đào tạo : - Công ty cần xác định nhu cầu đào tạo cách thực nghiên cứu :  Phân tích doanh nghiệp : Cần đánh giá số hiệu mặt tổ chức, kế hoạch chuẩn bị đội ngũ kế cận, nhân viên mơi trường tổ chức Phân tích tiêu thức suất, chất lượng thực công việc, chi phí lao động, vắng mặt, tỷ lệ thuyên chuyên, kỷ luật lao động, tai nạn giúp cho nhà quản trị xác định vấn đề Công ty xác định cần thiết áp dụng hình thức đào tạo Cơng ty cần xác định chức vụ trống cách thức chuẩn bị ứng viên cho chức vụ trống thông qua việc lập hồ sơ thuyên chuyển nhân viên, kế hoạch đội ngũ cán kế cận Cơng ty cần có dự kiến chương trình đào tạo để giúp nhân viên có kỹ theo u cầu cơng việc hình thức đề bạt nội Cơng ty cần nghiên cứu kỹ thị trường lao động biện pháp để tuyển nhân viên với phẩm chất mong đợi sách tuyển từ bên ngồi Cơng ty cần đánh giá đầy đủ quan điểm, tình cảm, niềm tin nhân viên Công ty tác động vấn đề đào tạo không đầy đủ đến điểm không tốt môi trường tổ chức Trang 39 Một số biện pháp hồn thiện cấu tổ chức Cơng ty WEC Saigon  Phân tích tác nghiệp : Cơng ty xác định loại kỹ hành vi cần thiết cho nhân viên để thực tốt công việc Từ việc xác định đào tạo kỹ cho phịng ban, Cơng ty chọn nhân viên trực thuộc phịng ban để đào tạo bước phân tích  Phân tích nhân viên Chú trọng lên lực đặc tính cá nhân nhân viên Xác định người cần thiết đào tạo kỹ năng, kiến thức cần trọng trình đào tạo, phát triển 4.2.2 Cần có chiến lược đào tạo hướng nghiệp cho nhân viên : Ngoài việc đào tạo cho công nhân cách kèm cặp, hướng dẫn chỗ nhằm hướng dẫn công việc cho lao động Cơng ty nên có biện pháp thu hút người trẻ tuổi, trường có kết học tập tốt Sau đào tạo hướng nghiệp hướng theo nhu cầu Công ty chế độ ưu đãi xứng đáng để họ yên tâm gắn bó với Cơng ty phát triển khả Dựa vào khả cá nhân thể thông qua kết hợp khiếu bẩm sinh khả nghề nghiệp nhân viên mà Công ty đưa chiến lược đào tạo hướng nghiệp cho phù hợp với nhân viên 4.2.3 Cần lựa chọn hình thức đào tạo thích hợp : Đối với lao động gián tiếp nên thực chương trình đào tạo có trọng điểm, áp dụng hình thức đào tạo bên lẫn bên Các nhân viên cần đào tạo theo chủ đề Nhân viên phòng ban đào tạo kiến thức cần thiết phịng ban Tránh tình trạng nhân viên nhiều phịng ban có nhiệm vụ liên quan đào tạo chương trình lớp quản lý với nội dung Đối với lao động trực tiếp nên thực đào tạo kèm cặp, hướng dẫn chỗ Ở hình thức Cơng ty cần có khóa đàol tạo cho cán hướng dẫn trực tiếp, qua hạn chế phần nhược điểm người hướng dẫn Bên cạnh Cơng ty cần tổ chức nhiều phong trào thi đua lớp bồi dưỡng chuyên môn nhằm nâng cao tay nghề cho công nhân Công ty nên luân phiên thay đổi công việc để tạo điều kiện cho cơng nhân có khả tồn diện, để nhang chóng hốn đổi vị trí vắng mặt đột xuất hay thuyên chuyển Trang 40 Một số biện pháp hồn thiện cấu tổ chức Cơng ty WEC Saigon 4.2.4 Cần đánh giá hiệu sau khóa đào tạo : Hoạt động đào tạo địi hỏi nhiều chi phí, Cơng ty cần quan tâm đến hiệu chương trình Trình tự chương trình cần có bước đánh giá hiệu Việc đánh giá xác hiệu đào tạo qua buổi học giúp Công ty rút khiếm khuyết mà Cơng ty mắc phải Qua đó, rút kinh nghiệm cho lần tổ chức Sự không quan tâm hiệu đào tạo dễ gây tư tưởng chủ quan cho nhân viên lẫn cho nhà quản lý Cơng ty cần có biện pháp cụ thể học viên tham gia chương trình học Sau đào tạo, công nhân sản xuất Cơng ty đánh giá qua kiểm tra cuối khóa Xây dựng xác thang điểm cho kiểm tra nhân viên đào tạo bên ngồi, Cơng ty liên hệ với trung tâm đào tạo để đánh giá phản ứng nhân viên khóa học Cần có hoạt động khen thưởng, trừng phạt nghiêm minh rõ ràng học viên đạt kết cao thấp sau q trình đào tạo Qua việc đào tạo đem lại kết khả quan thu hút nhiều nhân viên tham gia trình đào tạo Bởi họ nhận thức ảnh hưởng việc đào tạo tiến triển việc thân ảnh hưởng đến lợi ích Công ty 4.3 KIẾN NGHỊ : 4.3.1 Một số kiến nghị với Doanh nghiệp Thứ : Công ty nên quan tâm công tác hoạch định nguồn tài nguyên nhân : Một điểm yếu Doanh nghiệp Dệt May Việt Nam so với đối thủ cạnh tranh nước khu vực suất lao động cơng nhân cịn thấp Để khắc phục điều này, theo Doanh nghiệp nói chung cơng nhân Cơng ty Nam Việt nói riêng, cần phải quan tâm đến cơng tác hoạch định nguồn tài nguyên nhân Từ trước đến nay, Công ty Nam Việt quan t6m đến cơng tác hoạch định nguồn lao động gián tiếp, cịn lao động trực tiếp, Công ty không hoạch định mà tuyển dụng thiếu người làm Với cách làm nay, Cơng ty khó có đội ngũ cơng nhân chất lượng cao, hồn thành mục tiêu Cơng ty đề Do đó, để xác định nhu cầu nhân trước mắt lâu dài, Công ty cần tiến hành hoạch định nguồn tài nguyên nhân theo bước sau :  Lập kế hoạch kinh doanh sở hoạch định nguồn tài nguyên nhân Trang 41 Một số biện pháp hồn thiện cấu tổ chức Cơng ty WEC Saigon  Đánh giá lại nguồn tài nguyên nhân cần có tương lai  Xây dựng chương trình kết hợp, dự báo nhu cầu nhân tương lai  Thứ hai : Công ty nên nhanh chóng thiết lập sách đào tạo cơng nhân Với phương châm “ Có đội ngũ lao động trình độ cao”, Cơng ty chưa có sách đào tạo nhân viên Do đó, tơi xin có kiến nghị Cơng ty nên nhanh chóng ban hành thực sách đào tạo nhân viên Trong hồn cảnh Cơng ty khơng cịn Doanh nghiệp quốc doanh việc đào tạo đội ngũ điều hành trình độ lành nghề người lao động điều cần thiết cấp bách Đó Cơng ty biết đánh giá hội đầu tư, thiết lập dự án phối hợp yếu tố sản xuất để tổ chức điều hành Doanh nghiệp, đồng thời đối tác có kinh nghiệm lực để hợp tác, liên doanh, thương thảo với Doanh nhân nước Giải pháp để bước đổi củng cố nhân nên theo hướng sau :  Đào tạo lại đội ngũ cán bộ, nhân viên điều hành sản xuất, kinh doanh cách : + Kết hợp với trường Đại học Bách Khoa, Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật tổ chức lớp tập huấn nhằm nâng cao tay nghề, điều chuyển quản lý nhân cho quản đốc, trưởng chuyền … + Hợp tác với tổ chức ZDH (Cộng Hòa Liên Bang Đức) mở lớp học : Lớp Quản Đốc, lớp KCS, lớp trưởng chuyền, lớp kỹ thuật nhảy rập, thiết kế … + Định kỳ cho tập tình (đề dựa thu thập ý kiến công nhân biến động ngành …) để Quản Đốc, trưởng khâu, trưởng chuyền làm quen, rút kinh nghiệm nhạy bén việc điều hành sản xuất lĩnh vực kinh doanh + Tổ chức cho Quản Đốc, trưởng chuyền tham quan số Doanh nghiệp đạt thành tích công tác điều hành để họ học hỏi cách quản lý hiệu thiết thực + Giảm biên chế điều hành yếu lực, nhiệt tình, sức khỏe yếu cống hiến cho Cơng ty  Đào tạo công nhân: + Xem xét công nhân xuất sắc, có khả quản lý đào tạo để trưởng chuyền, học cao Theo thống kê từ kết điều tra 4/2003, số cơng nhân có nguyện vọng thăng tiến chiếm 37% (xem cụ thể phần phụ lục), điều mà Cơng ty nên lưu ý Cơng ty tạo điều kiện thuận lợi cho họ Trang 42 Một số biện pháp hoàn thiện cấu tổ chức Công ty WEC Saigon cách : ưu tiên không buộc họ làm thêm giờ, hỗ trợ thêm kinh phí học tập, mức hỗ trợ phụ thuộc vào kết học tập họ lĩnh vực họ học áp dụng giúp ích cho Cơng ty khơng … Đồng thời, để mang lại lợi ích cho hai bên, Công ty nên ký hợp đồng ràng buộc công nhân Công ty tạo điều kiện đạt vị trí làm việc cao + Đối với cơng nhân có nguyện vọng đào tạo nâng cao tay nghề để làm công đoạn khác, Cơng ty nên kết hợp với tổ chức có liên quan tổ chức thi tay nghề, đào tạo để họ có điều kiện lên bậc thợ Điều khơng giúp cho Công ty nắm rõ thực lực đội ngũ lao động mà lợi ích người lao động tăng thêm số sách : Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, hưu trí …  Đào tạo đội ngũ quản trị viên cấp cao : Lý để Công ty phải đào tạo đội ngũ quản trị viên cấp cao :  Lãnh đạo Cơng ty cịn xoay quanh cơng tác vụ, chưa có tầm nhìn chiến lược, chưa có mối quan hệ giao tiếp mở rộng, chưa có nhiều thơng tin ngành nghề sản xuất Công ty đối thủ cạnh tranh trực tiếp gián tiếp  Đội ngũ lãnh đạo thiếu nhạy bén việc tìm tịi lĩnh vực kinh doanh tìm kiếm đối tác  Khi Doanh nghiệp nước ngòai tới Việt Nam, họ thích tiếp xúc với người “biết việc, biết làm ăn”, nghĩa Doanh nghiệp, quản trị viên có chun mơn Khi họ e ngại chưa muốn đầu tư 100%, họ muốn kiếm Doanh nghiệp nước để hợp tác kinh doanh  Các cách mà Công ty áp dụng để đào tạo đội ngũ quản trị viên : - Công ty nên tăng cường liên hệ hợp tác với Công ty Consulmarche – Consulting, Công ty thành lập từ năm 1976 từ nhóm chuyên gia với mục tiêu tư vấn, giúp đỡ Doanh nghiệp vừa nhỏ lĩnh vực quản lý chiến lược để kích thích đổi tổ chức quản lý áp dụng thành tựu khoa học tiên tiến Trong tình hình Cơng ty phải cấu lại máy quản lý việc hợp tác với Cơng ty có nhiều hữu ích việc quản lý xây dựng chiến lược - Là tổng thư ký hội DMTĐ Thành phố Hồ Chí Minh Giám đốc có hội để học hỏi kinh nghiệm, rèn luyện khả phân tích thị trường Hội liên kết với trường Đại học George Town (Hoa Kỳ) nghiên cứu tình hình sản xuất ngành Dệt May Việt Nam nói chung, Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng để giúp đỡ hoạt động Hội sau Trang 43 Một số biện pháp hoàn thiện cấu tổ chức Công ty WEC Saigon - Ban Giám Đốc nên tăng cường công tác đối ngoại để :  Tranh thủ tiếp nhận tài trợ chương trình PSD (của Chính Phủ Đan Mạch) việc trang bị thiết bị văn phòng, máy CAD, tổ chức hội thảo, đào tạo, lập trang WED  Tranh thủ tiếp nhận chuyên gia kỹ thuật nước từ tổ chức JETRO (Nhật) để hướng dẫn kỹ thuật cho Doanh nghiệp thiết kế, size cở, làm rập …  Hợp tác với tổ chức Sippo (Thụy Sỹ), hỗ trợ Doanh nghiệp mở rộng thị trường sang Thụy Sỹ EU  Hợp tác với tổ chức MPDE để hỗ trợ Doanh nghiệp tham gia xúc tiến thương mại Canada  Tranh thủ gặp gỡ với Doanh nghiệp Mỹ thuộc Hội Dệt May Da Giày Mỹ (AAFA) để tìm hội kinh doanh 4.3.2 Một số kiến nghị Nhà nước : 4.3.2.1 Kiến nghị chế độ quản lý người lao động : Lao động ngành May dễ biến động phần công tác quản lý không chặt chẽ, người lao động nghỉ mà khơng sợ ràng buộc đền bù cho chi phí thiệt hại việc nghỉ gây Có tình trạng Nhà nước cho áp dụng loại hợp đồng “Không xác định thời hạn” Loại hợp đồng lại thường ký kết người lao động có tay nghề (làm Doanh nghiệp năm) Vì không xác định thời hạn nên người lao động nghĩ mà bồi thường phải thông báo trước 30-60 ngày) Chính điều gây nhiều tổn thất cho Doanh nghiệp Nhất có ngày nhiều Doanh nghiệp nước thu hút nguồn lao động giỏi từ Doanh nghiệp nước Do đó, tơi xin kiến nghị Nhà nước nên xóa bỏ loại hợp đồng “Không xác định thời hạn” quy định mức bồi thường thiệt hại trường hợp người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động 4.3.2.2 Kiến nghị sách đào tạo Hiện nay, trường dạy nghề có dấu hiệu phát triển quy mô lẫn chất lượng Doanh nghiệp phải đào tạo cơng nhân riêng cho Ngồi ra, bậc thợ để hưởng BHXH bậc mà người lao động đạt thời gian thử tay nghề Và sau đó, dù Doanh nghiệp có tổ chức thi tay nghề để xếp loại đào tạo bậc thợ sau khơng Cơng ty BHXH chấp nhận Cịn để công nhận, Doanh nghiệp phải thuê mướn hội đồng chấm thi trường tổ chức đào tạo nghề Trang 44 Một số biện pháp hoàn thiện cấu tổ chức Công ty WEC Saigon nên Doanh nghiệp phải tốn nhiều khoảng chi phí Vì mà hầu hết Cơng ty ngại tổ chức thi nâng bậc nghề cho công nhân người phải chịu thiệt thịi Do đó, tơi xin kiến nghị Nhà nước nên hỗ trợ kinh phí đào tạo, thi tay nghề cho Doanh nghiệp theo tinh thần điều 17 mục IV “Bộ Luật Lao Động” Chính phủ có sách biện pháp tổ chức dạy nghề, đào tạo lại … Trang 45 Kết Luận Qua tìm hiểu phân tích cấu tổ chức Công ty Wec Saigon em nhận thấy : Công ty đơn vị sản xuất kinh doanh đa dạng với nhiều ngành nghề : May, Thêu, Dép ; Bên cạnh : Các xưởng sản xuất trực thuộc lại nằm nhiều địa bàn khác Cho nên việc quản lý Công ty gặp nhiều khó khăn Mặc dù năm qua Cơng ty ổn định tình hình sản xuất kinh doanh, có lợi nhuận làm nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước tốt Tuy nhiên Cơng ty cịn hạn chế công tác tổ chức qua việc nghiên cứu đề tài em mong muốn góp phần nhỏ bổ sung vào việc quản lý Cơng ty cho hồn thiện Với thời gian thực tập ngắn hiểu biết hạn chế đề tài “Một số biện pháp hoàn thiện cấu tổ chức Công ty Wec Saigon” chắn khơng tránh khỏi thiếu sót, em mong Q Cơng ty thầy, hướng dẫn, góp ý thêm cho đề tài hoàn thiện Em nghĩ : Đây đề tài rộng hấp dẫn sau hồn tất chương trình học, em tiếp tục nghiên cứu, tìm hiểu sâu Do em mong ước thầy, cô hướng dẫn thêm Một lần em xin cảm ơn Quý Công ty, Quý thầy cô trường Đại học bán công Tơn Đức Thắng mà đặc biệt thầy Trần Đình Hồng thầy khoa Kinh tế tận tình hướng dẫn, góp ý cho em thực đề tài Trân trọng kính chào - Sinh viên - Trần Nhật Huy MỤC LỤC  CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN 01 1.1 Khái niệm tầm quan trọng công tác tổ chức 01 1.1.1 Khái niệm 01 1.1.2 Tầm quan trọng công tác tổ chức 01 1.2 Một số sở khoa học công tác tổ chức 02 1.2.1 Phân công lao động sở khoa học để tổ chức máy 02 1.2.2 Tầm hạn quản trị 02 1.2.3 Phân chia cấu tạo đơn vị nhỏ 03 1.3 Các nguyên tắc công tác tổ chức 04 1.3.1 Nguyên tắc gắn với mục tiêu 04 1.3.2 Nguyên tắc hậu 04 1.3.3 Nguyên tắc cân đối 04 1.3.4 Nguyên tắc linh hoạt 04 1.4 Cơ cấu sơ đồ máy quản trị đơn giản 05 1.4.1 Cơ cấu trực tuyến 05 1.4.2 Cơ cấu chức 06 1.4.3 Cơ cấu hỗn hợp trực tuyến chức tồn 07 1.4.4 Cơ cấu theo cơng trình 08 1.5 Công tác cải tiến tổ chức lại máy 09  CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY WEC SAIGON 10 2.1.Giới thiệu sơ lược 10 2.1.1 Giới thiệu Công ty cổ phần May thêu giày dép Wec Saigon 10 2.1.2 Giới thiệu Công ty TNHH XNK Nam Việt 10 2.2 Quá trình hình thành phát triển Công ty 12 2.3 Cơ cấu tổ chức 14 2.3.1 Sơ đồ tổ chức Công ty đơn vị trực thuộc 14 2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ phòng, ban 17 2.4 Tình hình nhân Xưởng May 20 2.5 Kỹ thuật cơng nghệ, quy trình sản xuất Xưởng May 21 2.5.1 Kỹ thuật công nghệ 21 2.5.2 Quy trình sản xuất 22 2.6 Cơ sở vật chất quy mô hoạt động 23 2.6.1 Trang bị kỹ thuật 23 2.6.2 Trang bị kỹ thuật cho nhân viên trực tiếp sản xuất 23 2.7 Chức năng, nhiệm vụ mục tiêu Công ty 23 2.7.1 Công ty Wec Saigon 23 2.7.2 Công ty TNHH Nam Việt 24 2.8 Kết hoạt động SXKD 25 2.8.1 Tình hình doanh thu năm 25 2.8.2 Tình hình lợi nhuận năm 26 2.8.3 Phân tích tỷ suất lợi nhuận doanh thu 27 2.8.4 Tình hình kim ngạch xuất 28 2.9 Thuận lợi khó khăn 28 2.10 Một số giải pháp tổng quát 29  CHƯƠNG PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY WEC SAIGON 30 3.1 Phân tích cấu tổ chức Công ty Nam Việt 31 3.2 Phân tích cấu tổ chức xưởng may 32 3.3 Phân tích tình hình tuyển dụng nhân viên 34 3.3.1 Xác định nhu cầu tuyển dụng 34 3.3.2 Nguồn tuyển dụng 34 3.3.3 Quy trình tuyển dụng 35 3.4 Phân tích tình hình đào tạo phát triển 38 3.4.1 Xác định nhu cầu đào tạo 38 3.4.2 Thực trình đào tạo 39 3.5 Những hạn chế cần khắc phục 40  CHƯƠNG : CÁC BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY WEC SAIGON 42 4.1 Hồn thiện cơng tác tuyển dụng nhân viên 42 4.1.1 Hoạch định nguồn nhân lực 42 4.1.2 Cần tổ chức phân tích cơng việc 43 4.1.3 Cần bổ sung trắc nghiệm quy trình tuyển dụng 46 4.1.4 Cần đào tạo cán tuyển dụng 46 4.1.5 Cần hợp tác chặt chẽ với trung tâm giới thiệu việc làm 46 4.2 Hồn thiện cơng tác đào tạo phát triển 47 4.2.1 Cần xác định nhu cầu đào tạo 47 4.2.2 Cần có chiến lược đào tạo hướng nghiệp cho nhân viên 48 4.2.3 Cần lựa chọn hình thức đào tạo thích hợp 48 4.2.4 Cần đánh giá hiệu sau khóa học đào tạo 49 4.3 Kiến nghị 50 Một số biện pháp hoàn thiện cấu tổ chức Cơng ty WEC Saigon HÌNH SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY NAM VIỆT BAN GIÁM ĐỐC PHỊNG KẾ TỐN TÀI VỤ PHỊNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH BAN CRO BAN KỸ THUẬT ĐÀO TẠO BAN CHẤT LƯỢNG XƯỞNG MAY BAN R&D XƯỞNG DÉP TỔ VẬT TƯ KHO TỔ GIAO NHẬN XƯỞNG EVA Ghi Nằm Phạm vi chứng nhận HTQLCL Đối với khối văn phòng, phạm vi chứng nhận giới hạn mặt hàng May Nằm Phạm vi chứng nhận Trang Một số biện pháp hoàn thiện cấu tổ chức Cơng ty WEC Saigon HÌNH SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CƠNG TY NAM VIỆT BAN GIÁM ĐỐC PHỊNG KẾ TỐN TÀI VỤ PHỊNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH BAN CRO BAN KỸ THUẬT ĐÀO TẠO BAN CHẤT LƯỢNG XƯỞNG MAY BAN R&D XƯỞNG DÉP TỔ VẬT TƯ KHO TỔ GIAO NHẬN XƯỞNG EVA Ghi Nằm Phạm vi chứng nhận HTQLCL Đối với khối văn phòng, phạm vi chứng nhận giới hạn mặt hàng May Nằm Phạm vi chứng nhận Trang Tài Liệu Tham Khảo QUẢN TRỊ HỌC,  Tác giả : Đào Duy Huân – Nhà xuất Thống kê, 1997 TÂM LÝ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ  Tác giả : Nguyễn Phúc Ân – Nhà xuất Trẻ, 2002 HƯỚNG DẪN HÌNH THÀNH QUẢN TRỊ  Tác giả : Trần Ngọc Nam – Trần Huy Khang – Nhà xuất Thống kê, 2002 TÌNH HUỐNG VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC  Tác giả : Trần Kim Dung – Nhà xuất Đại học Quốc gia TP.HCM QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC  Tác giả : George T Milkovich, John W Boudreau – Nhà xuất Trẻ, 2000