Công ty xây dựng công nghiệp – hà nội

Báo cáo thực tập Sv: Đàm Thu Hằng Mục Lục Lời mở đầu Chơng I: Kh Xây Dựng Công Nghiệp- Hà Nội1 I Tổ chức đơn vị I.1/ Quá trình đời công ty XDCN I.2/ Chức nhiệm vụ công ty I.3/ C¬ cÊu tổ chức máy hoạt động công ty II Hoạt động công ty .9 II.1/ Lĩnh vực hoạt động II.2/ KÕt qu¶ hoạt động 10 II.3/ Phơng hớng hoạt động năm tới cụ thể năm 2003 11 Chơng II: Những hoạt động văn phòng công ty XDCN- Hµ Néi 13 I Hoạt động văn phòng 13 II C¬ cÊu tổ chức phòng Tổ chức hành 14 II.1/ Sơ đồ máy 15 II.2/ Tổ chức nhân văn phßng 22 II.3/ Tình hình hoạt động văn phòng 22 III Đánh giá hoạt ®éng cđa c«ng ty 23 III.1/ NhËn xÐt chung .23 III.2/ Đánh giá tổ chức hoạt động văn phòng 24 KÕt LuËn .26 Báo cáo thực tập Sv: Đàm Thu Hằng Lời mở đầu Môn học quản trị văn phòng bốn môn học chuyên ngành chơng trình đào tạo ngành quản trị văn phòng Khoa Quản Trị Kinh Doanh - Trờng Đại học Dân lập Phơng Đông.Tuy thành lập đợc năm với tuổi đời trẻ so với trờng Đại học nớc Nhng trờng đà mạnh dạn đào tạo ngành quản trị văn phòng ngành đợc coi số trờng Đại học nớc ta Do yêu cầu khoá học nh mong muốn đợc tìm hiểu hoạt động văn phòng quan, đơn vị thực tế vận hành hoạt động có giống với kiến thức đà đợc học hay không, chúng em sinh viên năm thứ t Khoa quản trị văn phòng, khoá đà đợc nhà trờng tổ chức cho thực tập để tìm hiểu sâu hoạt động, chức năng, nhiệm vụ văn phòng quản trị văn phòng để nâng cao chất lợng học tập, để tiếp xúc làm quen với công việc văn phòng thực tế công ty thĨ Víi mơc ®Ých gióp chóng em mang lý luận đà học để nghiên cứu thực tế, mang phong phú thực tiễn văn phòng nơi thực tập để bổ sung hoàn thiện kiến thức đà học Từ hiểu đợc công tác văn phòng giữ lý thuyết thực tế khác nh Bên cạnh việc thực tế cịng gióp cho sinh viªn sau trêng cã nhận thức công việc mình, có nhìn khách quan để sau trờng không bỡ ngỡ Đáp ứng yêu cầu đợc giúp đỡ thầy giáoTS.Nguyễn Hữu Hải, em đà đến thực tập Công Ty Xây Dựng Công Nghiệp Hà Nội tìm hiểu hoạt động văn phòng Công Ty Xây Dựng Công Nghiệp chơng I khái quát chung tình hình hoạt động phát triển Công Ty Xây Dựng Công Nghiệp Hà NộiHà Nội I Tổ chức đơn vị: I.1/ Quá trình đời Công Ty Xây Dựng Công Nghiệp Hà Nội: Báo cáo thực tập Sv: Đàm Thu Hằng Công Ty Xây Dựng Công Nghiệp Hà Nội thành lập ngày 5/1/1960 trực thuộc quản lý Sở Xây Dựng Thành Phố Hà Nội tuổi 42- nh đời ngời, công ty đà tích luỹ đợc nhiều kinh nghiệm để tạo dựng nghiệp phát triển nhanh Trụ sở Công Ty dặt 166- Phố Hồng Mai- Quận Hai Bà Trng- Hà Nội Nhìn lại ngày đầu thành lập nhiều khó khăn thấy đợc để có thành hôm toàn thể cán bộ, công nhân viên Công ty đà nỗ lực phấn đấu không ngừng Công ty công trờng nhỏ bé với sở vật chất nghèo nàn Song lòng tâm xây dựng đơn vị, xây dựng thủ đô, với lực lợng 300 cán công nhân viên công trờng 105 Công trờng thân công ty đà bớc lên năm tháng Đợc quan tâm lÃnh đạo Cục Xây Dựng Hà Nội với phát triển từ công trờng 105 đà chuyển thành công ty 105 Sau lại đợc sát nhập với công trờng 108 phận công trờng thuộc Công Ty Xây Dựng 104 lấy tên Công ty Xây Lắp Công Nghiệp Cho đến tháng 10/1972 để làm tốt công tác chuyên môn hoá nghành xây dựng, Công ty Xây Lắp Công Nghiệp đà đợc tách phận lắp máy, điện nớc công ty để thành lập Công ty điện nớc, lắp máy đổi tên Công Ty Xây Dựng Công Nghiệp I.2/ Chức nhiệm vụ Công Ty Xây Dựng Công Nghiệp HN: Công Ty Xây Dựng Công Nghiệp Hà Nội đợc thành lập với nhiệm vụ chủ yếu xây dựng công trình công cộng đáp ứng nhu cầu xà hội, nâng cao đời sống nhân dân, khu nhà cao tầng khép kín, nhà máy đại, trờng học khang trang Bớc sang kỷ thời kỳ cạnh tranh chế thị trờng doanh nghiệp nhà nớc có Công Ty Xây Dựng Công Nghiệp đà có thay đổi cách nghĩ, cách làm Từ chỗ trông chờ tiêu công việc giao xuống lo tổ chức thực đến nay, đơn vị dà phải tự lo mặt từ nguồn vốn đến việc làm , tự cân đối xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh sở lực Công ty đà bộc lộ nhợc điểm đơn vị có bề dày hoạt động thời bao cấp nh Báo cáo thực tập Sv: Đàm Thu Hằng vốn, lực lợng công nhân không lành nghề, máy quản lý cồng kềnh (4 cấp) Nhng khó khăn qua nhờ giúp đỡ cấp khả chèo lái vững Ban lÃnh đạo Công ty cố gắng nỗ lực toàn thể cán công nhân viên Công Ty Xây Dựng Công Nghiệp Với nhiệm vụ trên, Công Ty Xây Dựng Công Nghiệp ngày đà không ngừng mở rộng hoàn thiện phạm vi hoạt động kinh doanh da công ty xứng đáng với danh hiệu Doanh nghiệp loại I ngành Xây Dựng Hà Nội, góp phần vào công xây dựng đất nớc I.3/ Cơ cấu tổ chức hoạt động công ty xây dựng công nghiệp HN: Tổ chức máy quản lý công ty xây dựng công nghiệp: Công ty xây dựng công nghiệp bao gồm 450 cán công nhân viên có: Báo cáo thực tập Sv: Đàm Thu Hằng Sơ đồ tổ chức chung Công ty Giám đốc Công ty PGĐ PGĐ phụ trách kinh PGĐ doanhphụ trách sản xuất đại diện lÃnhphụ đạotrách công tác LD với nớc Phòng KHTH Phòng Kỹ thuật Phòng Phòng Phát triển đầu t dự án XN XD1 XN XD2 XN XD3 TCHC Phòng Tài vụ XN XD4 XN XD5 XN XD6 Đội xe máyĐội Điện nớc Xởng mộc XN XD7 Ghi chú: - Đờng liền: Sơ đồ tổ chức công ty - Đờng đứt: Sơ đồ tổ chức quản lý chất lợng Trong bao gồm: Giám đốc công ty: Phụ trách chung toàn trình hoạt động sản xuất kinh doanh công tyvà công tác đảng Giám đốc công ty ngời đề chủ chơng sách công ty Trực tiếp phụ trách phòng tài vụvà liên doanh Nội Bài Báo cáo thực tập Sv: Đàm Thu Hằng Phó giám đốc kinh doanh: Phó giám đốc chịu trách nhiệm công tác kinh doanh Phó giám đốc thờng trực thay mặt giám đốc vắng mặt, thủ trởng quan văn phòng công ty Phó giám đốc kinh doanh ngời trực tiếp đạo công việc có liên quan đến lĩnh vực mà quản lý Bên cạnh ngời trực tiếp phụ trách khối văn phòng công ty: phòng tổ chức hành chính, phòng vật t, phòng kế hoạch tổng hợp, phòng dự án,và đơn vị: xí nghiệp xây dựng2,4,5,7, đội điện nớc Phó giám đốc phụ trách sản xuất: Là ngời chịu trách nhiệm công tác sản xuất công ty đại diện lÃnh đạo chất lợng công ty Trực tiếp đạo thực công tác có liên quan phụ trách phòng kỹ thuật,phòng dự án đơn vị xí nghiệp xây dựng 1,3,5,6, xởng mộc đội xe máy Phó giám đốc phụ trách sản xuất giám đốc công ty diều hành hoạt động ban điều hành chất lợng ISO9000 Báo cáo việc thực hệ thống chất lợng đến ban lÃnh đạo công ty xem xét làm sở cải tiến hệ thống chất lợng Phó giám đốc phụ trách công tác liên doanh với nớc ngoài: Là ngời chịu trách nhiệm công tác liên doanh với nớc Là thành viên hội đồng quản trị phó giám đốccông ty TNHH Nội Bài Thực công tác liên quan đến lĩnh vực liên doanh với nớc Phòng kế hoạch tổng hợp: Tham mu cho lÃnh đạo tổ chức triển khai, đạo chịu trách nhiệmvề công tác tiếp thị, đấu thầu, giao kết hợp đồng kinh tế Phòng chịu đạo trực phân công giám đốc công ty Phòng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng, quí, năm công ty đơn vị trình giám đốc công ty duyệt Soạn lu trữ hợp đồng kinh tế văn pháp qui Chủ trì phối hợp với phòng ban, đơn vị trực thuộc để xây dựng kế hoạch đầu t, đổi trang thiết bị Thờng xuyên nắm bắt dự án đầu t để có kế hoạch đấu thầu Chuẩn bị tài liệu để quảng cáo với khách hàng, thu thập giá cảvà thông tin nhu cầu thị trờngvề xây dựng để nhận thầu công trình Đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ cho đơn vị trực thuộc Báo cáo thực tập Sv: Đàm Thu Hằng Tính toán quản lý khối lợng công trình Công tác hạch toán,quản lý,thu mua sử dụng vật t Phòng tài vụ: Tham mu cho giám đốc lập kế hoạch triển khai thực pháp lệnh kế toán thống kê Kiểm soát hoạt động tài công ty Chịu đạo giám đốc đôn đốc cá nhân thực công táckế toán hạch toán phục vụ sản xuất kinh doanh Về công tác tài chính, phòng có nhiệm vụ tham mu,đề xuất ý kiến cho lÃnh đạo, thực công tác liên quan đến tài công ty Trích nộp ngân sách khoản nộp cấp khoản phải thu, phải trả Về công tác kế toán thống kê, hạch toán Nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát Phòng dự án: Phòng chịu trách nhiệm việc lập dự án điều hành dự án sản xuất kinh doanh, tìm hiểu đối tác để nhận thầu công trình thực hợp đồng xây dựng Theo dõi quản lý hoạt động hiệu liên doanh đối tác nớc Thu thập thông tin thị trờng để lập dự án để quảng cáo với khách hàng, xây dựng mối quan hệ với khách hàng tiềm Nghiên cứu văn pháp luật lĩnh vực lập dự án, hợp tác đầu t Công tác quản lý kinh doanh nhà Rèn luyện cán phòng qua thực tế để nâng cao trình độ, đáp ứng nhiệm vụ đòi hỏi Phòng kỹ thuật: Tham mu cho giám đốc tổ chức, triển khai chịu trách nhiệm công tác kỹ thuật, áp dụng tiến khoa học kỹ thuật Đôn đốc, kiểm tra đơn vị đảm bảo chất lợng an toàn lao động theo qui trình kỹ thuật nhà nớc Giám sát chất lợng, an toàn tiến độ thi công công trình Kiểm tra, đôn dốc xí nghiệp lập hồ sơ kết thúc công trình Tham gia nghiên cứu, thiết lập hồ sơ công trình đấu thầu, nhận thầu Khảo sát, thiết kế, nâng cấp công trình, hệ thống điện nớc Báo cáo thực tập Sv: Đàm Thu Hằng Thực công tác khác có liên quan Phòng tổ chức hành chính: Tham mu cho ban giám đốc quản lý sử dụng lao dộng, công tác định mức, trả luơng theo sản phẩm cho ngời lao động Công tác tổ chức sản xuất đào tạo, quản lý, sử dụng đội ngũ cán công nhân viên Thực chế độ sách cho ngời lao động Công tác định mức lao động tiền lơng Công tác tra giải đơn th khiếu tố Công tác thi đua khen thởng Các nhiệm vụ bảo vệ quân ,công tác thông tin,dịch vụ y tế Các xí nghiệp xây dựng : Chịu trách nhiệm hoạt động sản xuất kinh doanh ,hoạt đông kinh tế xà hội,an ninh quốc phòngtheo quy định pháp luật Xây dựng cải tạo ,làm nội ngoai thất công trình dân dụng công nghiệp Thi công công trình đào lắp nền, giao thông thuỷ lợi nhỏ phức tạp Thi công lắp đắt điện nớc,công trình Gia công sản phẩm bê tông ,sắt thép phục vụ công trình xây dựng Đội điện nứơc: Chịu trách nhiệm công việc có liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh ,an ninh quốc phong theo quy định pháp luật Lắp đặt hệ thống điện nớc cho công trình xây dựng Các công tác sản xuất hoạt động sở chế độ chình sách thông qua hệ thống quản lý công ty Đội xe máy: Thực công tác xe máy thi công xây dựng vận chuyển nội công ty thông qua hợp đồng ký két với đơn vị Cân đối kế hoạch xe máy công ty ,có thể vân chuyển công ty Cải tạo làm nội ngoại thất công trình xây dựng Gia công sản phẩm bê tông phục vụ cho công trình xây dựng Xởng mộc: Sản xuất bán thành phẩm ,thành phẩm phục vụ xây dựng lĩnh vực mộc Báo cáo thực tập Sv: Đàm Thu Hằng Toàn công tác sản xuất điều hành hoạt động sở chế độ sách ,luật lệ thông qua hệ thống quản lý công ty Báo cáo thực tập Sv: Đàm Thu Hằng II Hoạt động công ty xây dựng công nghiệp : II.1/ Lĩnh vực hoạt động Công ty xây dựng công nghiệp Hà Nội doanh nghiệp nhà nớc chịu quản lý sở xây dựng thành phố Hà Nội Công ty đà phát triển ngày lớn mạnh số lợng chất lợng đà ghi lại dấu ấn đậm nét qua thời kỳ hàng trăm hạng mục công trình mà công ty đà xây dựng Khi thành lập công trình thấp tầng đáp ứng nhanh chóng nhu cầu phát triển kinh tế ,văn hoá đời sống nhân dân.Nhng sau nhng công trình cao tầng ,nhng nhà máy đại ,nhng trại chăn nuôi có quy mô lớn ,những trờng học khanh trang khu nhà khép kínĐúng với tên đà mang công ty xây dựng công nghiệp ,lĩnh vực hoạt động công ty : Xây dựng công trình công nghiệp Xây dựng công trình nhà Xây dựng công trình công cộng Xây dựng công trình khác Sản xuất cấu kiện bê tông Kinh doanh nhà cửa Xây dựng lắp đặt công trình :Giao thông ,lâm nghiệp ,thuỷ lợi thơng nghiệp,thể dục thể thao vui chơi giải trí T vấn cho chủ đầu t nớc lĩnh vực :lập dự án quản lý tổ chức TH dự án Kinh doanh kho bÃi,đại lý kinh doanh vật liệu xây dựng Công ty xây dựng công nghiệp ddax góp phần tạo nên công trình lớn thủ đô nh:gạch Văn Điệp ,dệt 8-3,giầy vải Thợng Đình,dệt 19-5Đó niềm tự hào đáng công ty đợc cấp gửi trọn niềm tin từ ngày đầu thành lập để xây dựng nên công trình dân dụng làm đẹp lòng ngời Bên cạnh công ty lực lợng chủ yếu để xây dựng nên nhà máy nớc hoạt động cuả thủ đô nh:Mai Dịch ,Ngọc Hà ,Yên Phụ ,Thợng Đình yếu tố việc xây dựng sở hạ tầng để phát triển đô thị Trong việc xây dựng công trình nhà máy ,công ty số đơn vị sớm đợc tiếp xúc làm việc với chuyên gia Đông Âu lẫn Tây Âu.Điều góp phần thuận Báo cáo thực tập Sv: Đàm Thu Hằng lợi để công ty tiếp thu đợc công nghệ phơng pháp quản lý nớc II.2/ Kết hoạt động : Trong trình hoạt động ,công ty nhận đợc giúp đỡ,chỉ đạo tận tình Sở xây dựng ,của đồng chí lÃnh đạo thành phố Bộ xây dựng Để ghi nhận thành tích mà công ty đà đạt đợc ,nhà nớc đà khen thởng công ty năm huân chơng lao động hạng huân chơng cho công tác bảo vệ an ninh Tổ Quốc 10 năm.Những huân chơng mà công ty đà đợc nhà nơc tặng thởng kể là: Huân chơng lao động hạng ba(1968,1975,1987) Huân chơng lao động hạng nhì(1985) Huân chơng chiến công hạng ba(1996) Huân chơng lao động hạng nhất(2000) Ngoài công trình tiêu biểu đà đợc tặng thởng huy chơng vàng cho công trình đạt chất lợng cao :Công trình nớc Ngọc Hà,Mai Dịch,biệt thự Ngoại Giao Đoàn,chợ Hôm,chợ Đồng Xuân ,Uỷ ban nhân dân thành phố Hà NộiĐây phần thởng vô giá ,khẳng định đoạn đờng công ty đạt đợc Đó niềm vinh dự nhng trách nhiêm nặng nề cho cán công nhân viên hệ cán công nhân viên hôm Dới số liệu kết hoạt động công ty từ năm 1998-2000 Chỉ tiêu/năm 1998 1999 2000 Đơn vị Doanh thu 20 22 25 Tỷ đồng Lợi nhuận 1216 2060 2150 Triệu đồng Nộp ngân sách nhà n- 2150 ớc Tiền lơng bình quân 564000 2155 2500 Triệu đồng 600000 650000 VNĐ/ng Chất lợng sản phẩm HCV ISO 9000 HCV Qua bảng phân tích kết hoạt động kinh doanh công ty từ năm 1998-2000 ta thấy nhịp độ sản xuất kinh doanh ổn định có đà tăng trởng bình quân hàng năm từ 15%-20% Đặc biệt năm 2000 ,công ty đà đợc nhà nớc trao tặng huân chơng lao động hạng nhất.Bớc sang năm 2002 công ty đà đạt đợc số thành tich đáng kể nh :công ty đợc Sở giao kế 1 Báo cáo thực tập Sv: Đàm Thu Hằng hoạch giá trị sản lợng 50 tỷ đồng công ty đà đạt đợc 53 tỷ đồng = 106%.So với năm 2001 đà có tăng trởng Thu nhập bình quân đầu ngời đà tăng: Năm 2002 858.000/ ng = 105% so với năm 2001.Tuy đà tăng nhng so với đơn vị khác sở xây dựng công ty đạt đợc mức trung bình Trong năm 2002 công ty đà nộp NSNN 2046 triệu đồng/2000 tăng so với năm 2001.Năm 2002 LN đạt 1950 triệu Bên cạnh để tăng cờng công tác quản lý kĩ thuật chất lợng, an toàn, từ đầu năm 2002,công ty xây dựng công nghiệp đà triển khai áp dụng mô hình quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.Và đến cuối năm 2002 ,công ty đà đợc cấp giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào dịp kỉ niệm thành lập công ty vào ngày mùng 5-1.Đây cố gắng to lớn toàn thể cán công nhân viên công ty xây dựng công nghiệp Qua năm lao động ,công ty đà đợc hội thi đua sở xây dựng khen thởng xếp loại A II.3/ Phơng hớng năm tới cụ thể năm 2003: Về giá trị sản lợng việc làm : Công ty đà áp dụng nhiều hình thức đấu thầu ,liên kết với đơn vị bạn để đa dạng hoá ngành nghề củng cố vị trí công ty phạm vi rộng Phấn đấu đạt giá trị sản lợng năm 2003 80 tỷ đồng với mức tăng trởng 150% Về thu nhập đời sống phấn đấu đạt mức thu nhập bình quân 900.000/ ngời/tháng Khen thởng công chức sáng tạo công việc để thu hút cán giỏi Về hoạch toán kinh tế ,trích nộp ngân sách lợi nhuận:đảm bảo nộp ngân sách nhà nớc đủ kịp thời Đảm bảo tối thiểu mức lÃi kế hoạch bàn giao công trình hợp đồng kinh tế ký kết Duy trì đảm bảo có đủ vốn phục vụ sản xuất kinh doanh Về công tác kỹ thuạt đầu t chiều sâu:Tiếp tục đầu t vào trang thiết bị ,máy móc phục vụ cho hoạt đông đơn vị Bên cạnh đào tạo huấn luyện đội ngũ cán để họ đáp ứng đợc với công nghệ Phấn đấu đơn vị mạnh thi công nhà cao tầng ngành xây dựng Về tổ chức xếp máy : Từng bớc áp dụng cho đơng vị trực thuộc công ty chuyển từ hoạch toán phần sang hoạch toán đa phần song hoạch toán phụ thuộc công ty Báo cáo thực tập Sv: Đàm Thu Hằng Thành lập Trung tâm t vấn đầu t phát triển Thành lập Ban quản lý dự án liên doanh Nam Trần Duy Hng Thành lập xí nghiệp lắp máy điện nớc sở đội điên nớc bổ xung chức nhiệm vụ Tổ chức xếp lao động theo nghị định 41/2002/NĐ-CP ngày 11/4/2002 công tác khác : Phấn đấu 60% cán đạt danh hiệu lao đông giỏi ,45% tổ đạt lao động giỏi Giữ vững danh hiệu đơn vị an ninh thắng Các tổ chức Đảng ,đoàn thể đạt danh hiệu vững mạnh Chơng II Những hoạt động văn phòng công ty xây dựng công nghiệp Hà NộiHà Nội I.Hoạt động văn phòng: Văn phòng có chức năng: Chức tổng hợp: chức phân tích tổng hợp thông tin từ nguồn thông tin đầu vào đầu ra, thông tin nội bộgiúp cho thủ trởng đa ranhững định kịp thời, chinh xác Chức tham mu: chức nghiên cứu,đề xuất.Tham mu cho lÃnh đạo đề định đạo, điều hành công việc có hiệu Trong quan, thủ trởng ngời đạo công việc đơn vị thủ trởng nắm bắt đợc hết tất hoạt động đơn vị Vì đòi hái ph¶i cã mét bé phËn tham mu cho thđ trởng điều hành định quản lý Chức hậu cần:là chức tổ chức, xắp xếp bảo đảm điều kiện vật chất, phơng tiện cho quan nh văn phòng phẩm, xe cộ, bố trí nơi làm việc quan, tổ chức họp, tiếp kháchcó thể nói chức quan trọng trình hoạt động quan, đơn vị Tóm lại chức quan trọng chúng nhằm trì phát triển hoạt động quan nói chung hoạt động văn phòng nói riêng Trong chức tổng hợp quan trọng nhấtvì hoạt động quan cần đến thông tin văn phòng tổng hợp ngời lÃnh đạo dựa vào để định Báo cáo thực tập Sv: Đàm Thu Hằng Nhiệm vụ văn phòng: Là công việc cụ thể thực hiên chức văn phòng Để thực chức tổng hợp, văn phòng phải thực nhiệm vụ khai thác thông tin, phân tích, đánh giá xử lý thông tin để thủ trởng định quản lý Tổ chức công tác văn th, quản lý văn quan bên chuyển tới, giúp thủ trởng theo dõi giải văn theo pháp luật, tổ chức công tác hồ sơ, tài liệu quan giúp thủ trởng kiểm tra mặt pháp chế văn quan soạn thảo ban hành Với nhiệm vụ văn phòng phải thiết lập trạm thu thông tin đầu vào qua kênh thu phi thức Quản lý thông tin đầu cách chặt chẽ Đây thông tin đà đợc xử lý sử dụng để tham mu cho cấp định quản lý Để thực chức tham mu: Văn phòng phải xây dựng lịch công tác hàng năm , hàng tháng, hàng quý xếp lịch làm việc hàng tuần cho quan đơn vị Hoạt động quan có tốt hay không hoạt động văn phòng lập Văn phòng tham gia điều phối hoạt động quan, thờng xuyên theo dõi, đôn đốc đơn vị thực theo kế hoạch đề ra, giải vấn đề đột xuất, đảm bảo chế độ thông tin báo cáo lên cấp kịp thời Để thực chức hậu cần: Văn phòng phải đảm bảo cung cấp dịch vụ văn phòng bố trí phơng tiện lại cho lÃnh đạo công ty, cho cán công nhân viên, quản lý tài sản công ty Tổ chức giao tiếp đối nội đối ngoại quan, giữ vị trí cầu nối liên hệ với cấp , cấp ngang cấp dới Văn phòng tổ chức hội nghị tiếp khách chuẩn bị chuyến công tác xa cho lÃnh đạo II Cơ cấu tổ chức phòng tổ chức hành công ty xây dựng công nghiệp Hà Nội: Báo cáo thực tập Sv: Đàm Thu Hằng II.1/ Sơ đồ máy: Trởng phòng Phó phòng NV1 NV2 Cs Đảng y tế văn th bảo vệ lái xe tạpvụ Cán công nhân viên tong phòng tổ chức hành gồm 14 ngời, có: Trởng phòng tổ chức hành chính: 1nguời Phó phòng tổ chức hành :1 ngời Nhân viên tổ chức lao động tiền lơng: 1ngời Nhân viên tổ chức bảo hiểm : 1ngời Cán đảng :1 ngời Nhân viên y tế :1 ngời Nhân viên văn th lu trữ : ngời Nhân viên bảo vệ : ngêi Tỉ l¸i xe : ngêi 10.Tạp vụ :1 ngời Trong quan, đơn vị tuỳ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ mà xắp xếp máy văn phòng với qui mô lớn nhỏ khác cho phù hợp với đơn vị Đối với công ty xây dựng công nghiệp, hoạt động văn phòng đợc bố trí gọn nhẹ nằm phòng tổ chức hành Chức phận đợc hình thành sở chức chung phòng Chức nhiệm vụ phòng TCHC nhân viên phòng *Chức : Phòng TCHC phong chuyên môn tham mu cho Ban giám đốc công ty công tác tổ chức sản xuất quản lý sử dụng lao động ,thực chếđộ ngời lao động ,công tác định mức trả lơng sản phẩm ,công tác hành ,y tế ,thanh tra quân ,bảo vệ ,dịch vụ thi đua khen thởng Phòng đầu mối chủ trì việc biên soạn ,thông qua/bổ sung ,theo doic ,đôn đốc việc thực quy chế dân chủ công ty cho có hiệu *Nhiệm vụ : Từ chức chung ,ngời ta phân chức cụ thể chức lại qui định nhiệm vụ ứng với Từ chức nêu ta xác định nhiệm vụ mà phòng TCHC phải làm nh sau : Báo cáo thực tập Sv: Đàm Thu Hằng Phòng TCHC phải thực nhiệm vụ lĩnh vực : *Công tác tổ chức lao động bao gồm: Công tác tổ chức sản xuất Công tác tổ chức đào tạo ,quản lý sử dung đội ngũ cán công nhân viên Thực chế độ sách ngời lao động Công tác định mức lao động công tác TL Công tác tra giải đơn th khiếu tố Công tác thi đua khen thởng *Công tác hành chính- quân bảo vệ gồm: Công tác hành quản trị Công tác bảo vệ quân Công tác thông tin; Công tác dịch vụ *Công tác y tế đời sống: Tổ chức khám sức khoẻ cho cán côngnhân viên theo định kì Phối hợp với phòng chức để lập hồ sơ đa cán công nhân viên khám định sức khỏe ,tai nạn lao động Có kế hoạch mua vµ sư dơng tđ thc cÊp cøu vµ sư lý kịp thòi co bệnh nhân cấp cứu quan Lập kế hoạch danh sách mua bảo hiểm y tế cho cán công nhân viên Chức nhiệm vụ cán công nhân viên phòng tổ chức hành chính: Trởng phòng kiêm phó giám đốc kinh doanh: Quản lý chung điều hành công việc phòng để hoàn thành chức nhiệm vụ phòng Tham mu với lÃnh đạo công ty lĩnh vực tổ chức hành Nhiệm vụ: Tổ chức điều hành công việc phòng để hoàn thành nhiệm vụ đợc giao Căn vào tình hình sản xuất kinh doanh công ty để điều chỉnh cho phù hợp với nhiệm vụ sản xuất thời kỳ dự án đảm bảo sản xuất đạt hiệu cao Báo cáo thực tập Sv: Đàm Thu Hằng Chịu trách nhiệm đề xuất tổ chức TH phơng án xếp tổ chức đợc giám đốc thông qua Thiết lập hồ sơ khen thởng kỷ luật với đơn vị cá nhân công ty Căn vào pháp luật chế độ sách nhà nớc đà ban hành tình hình thực tế công ty để tham mu cho giám đốc soạn thảo văn ban hành, giám sát việc thực đơn vị, với cán công nhân viên công ty Nắm vững tình hình hoạt động đơn vị, có kế hoạch đào tạo, huấn luyện tay nghề cho ngời lao động để trình giám đốc thông qua đôn đốc viẹc thực Tham mu cụ thể cho giám đốc hoạt động lao động có thắc mắc trình giám đoóc giải Thực đôn đốc việc thực quy chế, chế độ sách tiền lơng, bảo hiểm xà hội, vệ sinh công nghiệp, an toàn lao động, khám sức khoẻ ngời lao động Kiểm nghiệm công việc đợc giám đốc phân công thực quy định công ty Phụ trách công tác tổ chức lao động tiền lơng, y tế Phó phòng: Phụ trách mảng hành , bảo vệ, lái xe, quân Nhiệm vụ: Quản lý phận hành chính: Có kế hoạch định kỳ, đột xuất sửa chữa trang thiết bị , bổ sung sở vật chất cho công ty Tổ chức phục vụ hội nghị, sinh hoạt t tởng công ty Quản lý lực lợng bảo vệ, lái xe, đáp ứng nhu cầu công tác an toàn tài sản Quản lý lực lợng quân dự bị, tự vệ toàn công ty Quản lý khu vực công ty cho thuê, quản lý thuế đất khu ttcủa công ty Kiểm nghiệm công việc khác đợc giám đốc giao thực nội quy quan Nhân viên tổ chức lao động tiền lơng: Báo cáo thực tập Sv: Đàm Thu Hằng Là nhân viên theo dõi công tác tổ chức, lao động tiền lơng, chế độ sách Nhiệm vụ: Thực công tác tổ chức Thực công tác lao động tiền lơng Thực công tác đào tạo, nâng bậc cho cán công nhân viên Thực công tác chế độ, sách Nhân viên tổ chức 2: Là nhân viên theo dõi đôn đốc việc thực bảo hiểm xà hội, bảo hiểm y tế bảo hiểm khác cán công nhân viên công ty Nhiệm vơ: Thùc hiƯn ký kÕt H§L§ Theo dâi viƯc thùc bảo hiểm xà hội hàng tháng cán công nhân viên công ty Theo dõi việc đóng bảo hiểm y tế, mua bảo hiểm y tế hàng quý tháng cho cán công nhân viên Làm thủ tục giải chế độ hu, trợ cấp bảo hiểm xà hội lần chuyển công tác Lu trữ hồ sơ cán công nhân viên chức toàn công ty Soạn thảo văn hớng dẫn dơn vị thực Kiểm nghiệm công ty khác đợc giao Cán Đảng: Là cán chuyên trách công tác đảng, đoàn thể Nhiệm vụ: Hai mảng công việc Công tác Đảng : Thực công tác có liên quan từ việc theo dõi tình hình chất lợng chi bộ, Đảng viên việc kết nap Đảng viên mới, hớng dẫn thực tốt nghị Đảng uỷ kỷ luật Đảng viên vi phạm Công tác công Đoàn: Cán đảng có nhiệm vụ viết văn hớng dẫn đơn vị thực nghị ban huy công đoàn đôn đốc việc thực Theo dõi tình hình thu nộp đoàn phí đóng góp ủng hộ nơi Nhân viên y tế: Là nhân viên phụ trách công tác y tế công ty NhiƯm vơ: B¸o c¸o thùc tËp Sv: Đàm Thu Hằng Lập kế hoạch đôn đốc việc thực hiện, quản lý chăm sóc sức khoẻ cho cán công nhân viên, thực tốt tiêu chuẩn vệ sinh môi trờng, kế hoạch hoá gia đình Lập hồ sơ quản lý sức khoẻ cho cán công nhân viên, khám sức khoẻ theo định kỳ Hn lun vµ híng dÉn nghiƯp vơ cÊp cøu Phèi hợp với phòng chức việc lập hồ sơ đa cán giám định sức khoẻ tai nạn lao động Có kế hoạch mua quản lý tủ thuốc Có phơng án phòng bệnh xử lý bệnh xảy địa bàn công ty Nhân viên văn th lu trữ: Là nhân viên làm công tác văn th hành Nhiệm vụ : Tổ chức thống việc tiếp nhận công văn đến,chuyển công văn đi, lu trữ sử lý theo quy định Nhà nớc Quy định phân cấp việc giữ gìn , bảo quản công văn công ty Quản lý sử dụng dấu theo quy định Nhà nớc Về công tác văn th đánh máy ,điện thoại - Thực hiên theo trình tự thủ tục quản lý văn công văn công văn đến quan ,các loại giấy giới thiệu - Đánh máy văn phòng yêu cầu - Photo văn đợc trởng phòng tổ chức hành duyệt - Trực điện thoại ,fax - Thực công tác bảo mật theo chế độ quy định - Lu trữ hồ sơ,đảm bảo thuận tiện sử dụng lên kế hoạch mua sắm cấp phát văn phòng phẩm,theo dõi ca xe cấp phát xăng dầu Nhân viên bảo vệ: Bảo vệ toàn tài sản cuả công ty giữ gìn an ninh trật tự khu vực văn phòng công ty theo nội quy đợc thông qua Nhiệm vụ : + Duy trì nghiêm túc trật tự quan Nếu có sô sát phải can thiệp liên hệ với quan công an hỗ trợ Báo cáo thực tập Sv: Đàm Thu Hằng + Phòng ngừa ngăn chặn hành vi trộm cắp tài sản công ty quản lý nhà để xe hớng dẫn khách vào quan theo quy định + Nghiêm cấm hành vi tụ tập đánh tệ nạn xà hội khác công ty Nhân viên lái xe: Đa đón cán công tác Nhiệm vụ : +Kiểm tra chuẩn bị chu đáo nguyên vật liệu đảm bảo kỹ thuật ,an toàn xe trớc đa cán công tác ,đảm bảo +Có trách nhiệm bảo quản giữ gìn xe Có chế độ bảo dỡng ,khám xe định kì để bảo đảm xe hoạt động đặn +Thực chế độ toán xăng dầu để tiết kiêm xăng dầu cho công ty Nhân viên tạp vụ : Thực vệ sinh phòng làm việc Nhiệm vụ : +Quản lý tài sản đợc giao ,khi mát phải báo cáo kip thêi +TriĨn khai kÕ ho¹ch ,thùc hiƯn tèt nhiƯm vụ công tác thu dọn vệ sinh quan ,đảm bảo khu vực quan trật tự an toàn vệ sinh +Chăm sóc sân vờn cảnh + Phục vụ nhu cầu làm việc ban lÃnh đạo công ty hội nghị +Tự giác thực nhắc nhở ngời giữ gìn vệ sinh chung