CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG
Nội dung, phương pháp kế toán khoản mục nợ phải thu khách hàng
Khoản nợ phải thu là số tiền có thể thu hồi từ khách hàng hoặc các đối tượng khác Trong doanh nghiệp, khoản nợ phải thu bao gồm nợ phải thu khách hàng, ứng trước cho người bán, phải thu nội bộ và các khoản phải thu khác Trong đó, nợ phải thu khách hàng chiếm tỉ trọng lớn nhất và là bộ phận quan trọng nhất trong tổng thể khoản nợ phải thu.
Nợ phải thu khách hàng là số tiền mà doanh nghiệp có khả năng thu hồi từ khách hàng, phát sinh từ việc bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản, tài sản cố định, hoặc cung cấp dịch vụ Theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, khoản nợ này bao gồm các khoản phải thu khi khách hàng chưa thanh toán cho các dịch vụ hoặc sản phẩm đã được cung cấp Nói cách khác, đây là số tiền mà khách hàng đang chiếm dụng của doanh nghiệp và cần được thu hồi trong tương lai.
Phân loại theo thời hạn thanh toán, nợ phải thu khách hàng bao gồm:
Phải thu khách hàng ngắn hạn là các khoản nợ phải thu từ khách hàng có thời gian thu hồi không quá một năm hoặc trong một chu kỳ kinh doanh.
- Phải thu khách hàng dài hạn: là những khoản nợ phải thu khách hàng có thời gian thu hồi trên một năm hoặc trên một chu kì kinh doanh
Nợ phải thu khách hàng được xem là tài sản của doanh nghiệp theo Chuẩn mực kế toán số 01, vì nó đáp ứng các tiêu chí ghi nhận tài sản Đầu tiên, nợ phải thu khách hàng là nguồn lực mà doanh nghiệp kiểm soát, và thứ hai, nó đại diện cho số tiền mà doanh nghiệp có khả năng thu hồi trong tương lai.
Theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC về “Chế độ kế toán doanh nghiệp” có đưa ra một số nguyên tắc ghi nhận nợ phải thu khách hàng như sau:
Hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu và nội dung thu là rất quan trọng Cần theo dõi chi tiết các khoản phải thu ngắn hạn và dài hạn, đồng thời ghi chép theo từng lần thanh toán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
SVTH: Trần Thị Lan Anh KTE_K12
Khi bán sản phẩm, hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ và thu tiền ngay bằng séc, tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng, giao dịch này sẽ không được ghi nhận vào tài khoản phải thu khách hàng.
Định kỳ, việc kiểm tra và đối chiếu các khoản nợ phát sinh, đã thu hồi và số nợ còn lại là rất cần thiết, đặc biệt với những khách hàng lớn, thường xuyên giao dịch hoặc có số dư nợ lớn Đối với những khách hàng này, doanh nghiệp có thể yêu cầu xác nhận nợ bằng văn bản để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Để quản lý hiệu quả các khoản nợ phải thu từ khách hàng, doanh nghiệp cần phân loại chúng thành các nhóm: nợ phải thu trả đúng hạn, nợ quá hạn, nợ khó đòi và nợ không có khả năng thu hồi Việc phân loại này giúp doanh nghiệp xác định chính xác số trích lập dự phòng cần thiết và đưa ra biện pháp xử lý phù hợp đối với các khoản nợ không đòi được.
Trong quan hệ mua bán sản phẩm và cung cấp dịch vụ, nếu khách hàng phát hiện doanh nghiệp vi phạm hợp đồng, họ có quyền yêu cầu giảm giá hoặc trả lại hàng hóa đã mua.
Doanh nghiệp cần theo dõi các khoản nợ phải thu khách hàng bằng ngoại tệ và quy đổi sang Việt Nam Đồng (VNĐ) theo tỉ giá phù hợp Cuối năm tài chính, các khoản nợ này phải được đánh giá lại dựa trên tỉ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố.
Khoản nợ phải thu từ phí chờ quyết toán của từng công trình xây dựng cần được theo dõi chi tiết Phí này là cơ sở để tính toán số trích trước cho chi phí bảo hành công trình và chi phí bán hàng.
1.1.3.1 Chứng từ, sổ sách sử dụng
Trong quá trình giao dịch và quản lý hàng hóa, các chứng từ quan trọng bao gồm Đơn đặt hàng, Lệnh duyệt án chịu, Hợp đồng kinh tế, Phiếu xuất kho, Hóa đơn vận chuyển, Hóa đơn án hàng, Phiếu giao nhận hàng, Biên bản thanh lý hợp đồng, Biên bản nghiệm thu (đối với các doanh nghiệp xây lắp), Phiếu nhập kho (nếu hàng bị trả lại), Phiếu thu tiền, và Giấy báo có của ngân hàng Những chứng từ này đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong các hoạt động kinh doanh.
Trong quản lý tài chính, việc duy trì sổ sách là rất quan trọng, bao gồm sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản như 131, 139, 111, 112 Cần thiết lập nhật ký án hàng, nhật ký thu tiền, và sổ quỹ tiền mặt để theo dõi dòng tiền Ngoài ra, bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn chi tiết về vật liệu, dụng cụ, sản phẩm và hàng hóa cùng với bảng phân tích tuổi nợ và lập dự phòng cũng không thể thiếu để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Sơ đồ hạch toán chi tiết Tài khoản 131 ở phụ lục 1
SVTH: Trần Thị Lan Anh KTE_K12
Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng
- Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hoá, Bất động sản đầu tư,
Tài sản cố định đã giao, dịch vụ đã cung cấp và được xác định là đã án trong kỳ;
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng
- Số tiền khách hàng đã trả nợ;
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng;
- Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại;
- Doanh thu của số hàng đã án bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT);
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua
Dư nợ cuối kỳ: Số tiền còn phải thu của khách hàng
Dư có cuối kỳ : Số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng
1.1.4 Nguyên tắc trích lập dự phòng
1.1.4.1 Nguyên tắc lập dự phòng
Theo Thông tư 13/2006/TT-BTC, dự phòng nợ phải thu khó đòi được định nghĩa là khoản dự phòng cho giá trị bị tổn thất của các khoản nợ quá hạn hoặc nợ chưa quá hạn nhưng có khả năng không thu hồi do khách nợ không đủ khả năng thanh toán.
Theo nguyên tắc thận trọng, kế toán cần trích lập dự phòng khi có bằng chứng rõ ràng về các khoản nợ phải thu khó đòi Việc này được thực hiện vào cuối niên độ kế toán hoặc trong quá trình lập các báo cáo tài chính giữa niên độ.
Các thủ tục kiểm soát cần thiết đối với khoản nợ phải thu khách hàng
1.2.1 Xử lý đơn đặt hàng
Khi nhận đơn đặt hàng, các bộ phận liên quan cần xử lý thông tin về số lượng, chủng loại và chất lượng hàng hóa để xác định khả năng cung ứng đúng hạn Nếu đủ điều kiện, doanh nghiệp sẽ lập lệnh bán hàng hoặc phiếu xuất kho có số thứ tự liên tục Đối với đơn hàng qua điện thoại, email, fax, doanh nghiệp nên hồi báo cho khách hàng về việc chấp nhận đơn hàng nhằm tránh tranh chấp trong tương lai.
Doanh nghiệp cần xây dựng chính sách bán chịu rõ ràng và lập danh sách khách hàng kèm theo thông tin tài chính và lịch sử chi trả Dựa vào thông tin thu thập từ nội bộ và bên ngoài, bộ phận bán chịu phải đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng để quyết định có nên bán chịu hay không Đối với những khách hàng có nợ lớn và môi trường kinh doanh rủi ro, doanh nghiệp nên yêu cầu ký cược, ký quỹ hoặc thế chấp tài sản.
Phiếu xuất kho và phiếu giao hàng phải được lập dựa trên lệnh bán hàng và được đánh số liên tục Bộ phận kho có trách nhiệm kiểm tra số lượng, chất lượng và các điều kiện khác của hàng hóa trước khi gửi đi Doanh nghiệp cần tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa bộ phận giao hàng và các bộ phận khác để giảm thiểu gian lận và sai sót trong quy trình xuất kho và giao hàng.
SVTH: Trần Thị Lan Anh KTE_K12
Bộ phận lập hóa đơn của doanh nghiệp cần phải hoạt động độc lập với bộ phận kế toán và bộ phận bán hàng để đảm bảo tính chính xác và đúng hạn trong việc lập hóa đơn Họ phải kiểm tra số hiệu của chứng từ chuyển hàng và so sánh thông tin giữa đơn đặt hàng và lệnh bán hàng Trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng, thông tin và số tiền trên hóa đơn cần được kiểm tra lại bởi một người không liên quan đến việc lập hóa đơn nhằm ngăn ngừa sai sót và gian lận.
Kế toán cần theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải thu bằng cách phân loại theo nhóm tuổi và phân công nhiệm vụ thu hồi nợ Việc gửi thông báo nợ định kỳ cho khách hàng và đôn đốc họ trả nợ đúng hạn giúp doanh nghiệp nhanh chóng thu hồi nợ Đồng thời, quy trình này cũng giúp xác minh và điều chỉnh kịp thời chênh lệch số liệu giữa hai bên Doanh nghiệp nên thực hiện thủ tục này thường xuyên trong năm và qua nhiều hình thức như email, thư qua bưu điện, fax, hoặc cử nhân viên trực tiếp đối chiếu với khách hàng.
1.2.6 Xét duyệt các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại
Theo quy định, khách hàng có quyền yêu cầu giảm giá hoặc trả lại hàng hóa nếu không hài lòng về chất lượng hoặc quy cách sản phẩm Do đó, doanh nghiệp cần thành lập một bộ phận độc lập để tiếp nhận và xử lý các yêu cầu này, bao gồm việc xét duyệt và khấu trừ các khoản liên quan Để đảm bảo tính minh bạch, doanh nghiệp nên thiết kế một chứng từ riêng nhằm ghi nhận sự xét duyệt đối với hàng hóa bị trả lại hoặc giảm giá, từ đó làm căn cứ cho việc ghi sổ nghiệp vụ.
1.2.7 Trích l ập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Doanh nghiệp cần thiết lập quy định rõ ràng về việc ghi nhận nợ phải thu khó đòi và nguyên tắc trích lập dự phòng dựa trên các văn bản hướng dẫn mới nhất của Nhà nước Việc thực hiện quy trình phê duyệt chặt chẽ trước khi bán chịu là cần thiết nhằm giảm thiểu tối đa các khoản nợ khó đòi và nợ xấu Hơn nữa, bộ phận kế toán nên thường xuyên theo dõi công nợ phải thu khó đòi và mở sổ phụ để thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu.
1.2.8 Xử lý các khoản nợ phải thu khách hàng không thu hồi đƣợc
Hội đồng xử lý các khoản nợ phải thu từ khách hàng không có khả năng thu hồi cần được thành lập để đảm bảo quản lý hiệu quả tài chính Trách nhiệm chính của Hội đồng là kiểm tra và đánh giá tình hình tài chính hiện tại nhằm đưa ra các biện pháp xử lý phù hợp.
SVTH: Trần Thị Lan Anh KTE_K12 cần gửi thông báo đối chiếu số dư nợ để xác định xem khoản nợ phải thu có còn khả năng thu hồi hay không Mục tiêu là ngăn chặn việc nhân viên chiếm dụng tiền đã trả của khách hàng bằng cách xóa sổ khoản phải thu Khi có đủ chứng cứ cho thấy khoản nợ không thể thu hồi, Hội đồng sẽ đề xuất Giám đốc doanh nghiệp cho phép xóa sổ khoản nợ này Sau khi Giám đốc ra quyết định, bộ phận kế toán sẽ thực hiện ghi chép vào sổ sách.
Nội dung, phương pháp kiểm toán khoản mục nợ phải thu khách hàng
1.3.1 Đặc điểm nợ phải thu khách hàng ảnh hưởng đến quy trình kiểm toán
Tính trọng yếu của khoản mục nợ phải thu khách hàng phụ thuộc vào phương thức kinh doanh của doanh nghiệp Doanh nghiệp bán hàng thu tiền ngay sẽ có số nghiệp vụ nợ phải thu ít hơn, dẫn đến số dư cuối kỳ của tài khoản 131 nhỏ hơn Ngược lại, doanh nghiệp thường xuyên bán chịu sẽ có số lượng và giá trị nợ phải thu lớn hơn, khiến khoản mục này trở nên trọng yếu hơn.
Trong bối cảnh kinh tế thị trường hiện nay, tín dụng thương mại giữa các doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến, dẫn đến việc các khoản phải thu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản, thường từ 15% - 20% Trong số đó, nợ phải thu khách hàng là phần quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và kết quả hoạt động kinh doanh Do đó, những sai sót liên quan đến khoản nợ phải thu khách hàng có thể tác động nghiêm trọng đến báo cáo tài chính Vì vậy, việc kiểm toán khoản mục nợ phải thu khách hàng trở nên ngày càng quan trọng và cấp thiết.
1.3.1.2 Rủi ro tiềm tàng a Tính nhạy cảm của khoản mục
Nợ phải thu khách hàng ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Để cải thiện báo cáo tài chính và thu hút nhà đầu tư, nhiều doanh nghiệp sử dụng thủ thuật gian lận nhằm tăng nợ phải thu, từ đó làm tăng doanh thu và lợi nhuận ảo Một trong những chiêu thức phổ biến vào cuối năm là cung cấp thêm tín dụng cho khách hàng Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể xuất trước hóa đơn để ghi nhận doanh thu sớm.
SVTH: Trần Thị Lan Anh KTE_K12 thường xuyên thực hiện các hợp đồng “hàng án có thể trả lại”, cho phép khách hàng nhận hàng vào cuối năm và trả lại vào đầu năm sau với lý do hợp lý.
Các khoản nợ phải thu khách hàng có mối liên hệ chặt chẽ với tiền mặt, là tài sản dễ bị gian lận Nhiều thủ thuật như gối đầu hay xóa sổ nợ phải thu có thể dẫn đến việc chiếm đoạt tài sản doanh nghiệp Trong kiểm toán nợ phải thu, KTV cần chú ý đến việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, vì đây là khoản ước tính không có cơ sở chắc chắn, dễ bị xử lý chủ quan để có lợi cho đơn vị Do đó, KTV cần phân tích tình hình thực tế của doanh nghiệp và không chỉ dựa vào quy định hiện hành, mà còn phải áp dụng xét đoán nghề nghiệp dựa trên trình độ, kinh nghiệm và đạo đức của mình.
Môi trường cạnh tranh ngày càng khắc nghiệt, buộc doanh nghiệp phải xây dựng mô hình kinh doanh linh hoạt để giữ chân khách hàng Một trong những chiến lược hiệu quả là áp dụng chính sách tín dụng thương mại, cho phép khách hàng thanh toán chậm Ví dụ, một công ty có chính sách bán hàng trả chậm 15 ngày đã điều chỉnh thành 30 ngày để hoàn thành chỉ tiêu doanh thu cuối năm, nhờ đó doanh thu tăng vọt khi khách hàng nhập hàng với số lượng lớn Tuy nhiên, việc này cũng làm tăng số dư nợ phải thu, tiềm ẩn rủi ro nợ khó đòi, điều này cần được chú ý đặc biệt trong quá trình kiểm toán phải thu khách hàng.
SVTH: Trần Thị Lan Anh KTE_K12
1.3.1.3 Một số sai phạm thường gặp đối với khoản mục nợ phải thu khách hàng
- Không bù trừ cùng đối tượng hoặc bù trừ công nợ không cùng đối tượng
- Chưa có quy chế tài chính về thu hồi công nợ
- Chưa có sổ chi tiết theo dõi chi tiết từng đối tượng phải thu
- Quy trình phê duyệt bán chịu không đầy đủ, chặt chẽ: chưa có quy định về số tiền nợ tối đa, thời hạn thanh toán…
Hạch toán sai nội dung, số tiền và tính chất tài khoản phải thu có thể dẫn đến sai lệch trong báo cáo tài chính Việc ghi nhận các khoản phải thu không mang tính chất thương mại vào Tài khoản 131 sẽ gây ra những hiểu lầm về tình hình tài chính của doanh nghiệp Để đảm bảo tính chính xác trong hạch toán, cần phân loại đúng các khoản phải thu và tuân thủ các quy định kế toán hiện hành.
- Hạch toán giảm công nợ phải thu hàng bán trả lại, giảm giá hàng án nhưng không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ
- Ghi nhận các khoản trả trước cho người bán không có chứng từ hợp lệ
Ghi nhận tăng nợ phải thu không tương xứng với sự gia tăng doanh thu Việc luân chuyển chứng từ từ bộ phận kho lên phòng kế toán diễn ra chậm, dẫn đến tình trạng hạch toán phải thu khi bán hàng không có đầy đủ chứng từ kho như phiếu xuất hàng.
Các khoản công nợ thu hồi bằng tiền mặt với số tiền lớn thường không có quy định thời hạn nộp lại, dẫn đến việc nhân viên có thể chiếm dụng vốn hoặc biển thủ.
- Nhiều khoản công nợ phải thu quá hạn thanh toán, không rõ đối tượng, tồn đọng từ nhiều năm nhưng chưa xử lý
- Cuối kỳ chưa đánh giá lại các khoản phải thu có gốc ngoại tệ
- Không phân loại tuổi nợ, không có chính sách thu hồi, quản lý nợ hiệu quả
- Các khoản xóa nợ chưa tập hợp được đầy đủ hồ sơ theo quy định Không theo dõi nợ khó đòi đã xử lý
- Không hạch toán lãi thanh toán nợ quá hạn
- Chưa tiến hành phân loại các khoản phải thu theo quy định mới: phân loại dài hạn và ngắn hạn
- Chưa lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc lập dự phòng nhưng trích thiếu hoặc trích thừa, vượt quá tỉ lệ cho phép
- Tổng mức lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi lớn hơn 20% tổng dư nợ phải thu cuối kì
- Hồ sơ lập dự phòng chưa đầy đủ theo quy định
- Không thành lập hội đồng xử lý công nợ khó đòi và thu thập đầy đủ hồ sơ các khoản nợ đã xóa nợ cho người mua
- Cuối kì chưa tiến hành đánh giá lại để hoàn nhập dự phòng hay trích thêm…
SVTH: Trần Thị Lan Anh KTE_K12
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 200, mục tiêu của kiểm toán báo cáo tài chính là xác nhận rằng báo cáo tài chính được lập đúng theo chuẩn mực kế toán hiện hành, tuân thủ pháp luật và phản ánh trung thực các khía cạnh trọng yếu Ngoài ra, kiểm toán cũng giúp đơn vị được kiểm toán nhận diện các tồn tại và sai sót để cải thiện chất lượng thông tin tài chính Đối với khoản mục nợ phải thu khách hàng, mục tiêu này càng trở nên quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin tài chính.
KTV còn phải thu thập các ằng chứng kiểm toán nhằm thỏa mãn một số mục tiêu cụ thể như sau:
- Hiện hữu: Các khoản nợ phải thu khách hàng đã ghi chép là có thực tại thời điểm lập BCTC
- Quyền và nghĩa vụ: Các khoản nợ phải thu khách hàng vào ngày lập BCTC là thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp
- Đầy đủ: Tất cả các khoản nợ phải thu khách hàng có thực, thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp đều được ghi chép đầy đủ
- Chính xác: Các khoản nợ phải thu khách hàng được tính toán, tổng hợp số liệu chính xác, phù hợp giữa sổ chi tiết với sổ cái
Đánh giá dự phòng nợ phải thu khó đòi cần được thực hiện một cách hợp lý, đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành.
- Trình bày và công bố: Các khoản nợ phải thu khách hàng được trình ày và công ố đầy đủ, đúng đắn trên BCTC
1.3.3 Căn cứ, tài liệu sử dụng
- Các tài khoản kế toán liên quan đến chu trình án hàng - thu tiền: Tài khoản
511, Tài khoản 131, Tài khoản 111, Tài khoản 112,…
- Chứng từ, tài liệu liên quan đến kiểm toán chu trình án hàng - thu tiền:
Tài liệu liên quan đến bộ phận án hàng bao gồm các biểu giá án, biểu tỷ lệ chiết khấu, đơn đặt hàng, hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng, nhật ký án hàng, báo cáo bán hàng và phiếu xuất kho.
Tài liệu kế toán bao gồm sổ kế toán tổng hợp và chi tiết, hóa đơn bán hàng, văn bản phê duyệt các khoản chi, bảng đối chiếu, chứng từ phê duyệt và xóa nợ phải thu không thu hồi được, cùng với bảng kê trích lập và hoàn nhập dự phòng.
SVTH: Trần Thị Lan Anh KTE_K12 phòng nợ phải thu khó đòi; Báo cáo hàng tháng các nghiệp vụ án hàng, phải thu và thu tiền…
+ Tài liệu ở các ộ phận khác có liên quan: Thẻ kho, Nhật ký ảo vệ, Các iên ản giao nhận hàng hóa
1.3.4 Quy trình kiểm toán khoản mục nợ phải thu khách hàng
Hiệp hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam (VACPA) đã phát triển một quy trình kiểm toán mẫu tiên tiến, nhận được phản hồi tích cực từ các ban ngành và công ty kiểm toán lớn Mô hình kiểm toán lý luận được trình bày dưới đây được xây dựng dựa trên quy trình mẫu của VACPA.
1.3.4.1 Lập kế hoạch kiểm toán Để có thể thực hiện một cuộc kiểm toán có hiệu quả, theo đúng thời gian dự kiến đồng thời giúp cho việc phân công công việc một cách hợp lý cho các KTV, công ty kiểm toán phải xây dựng một chiến lược tổng thể và một phương pháp tiếp cận với khách hàng trong một khuôn khổ nội dung, thời gian quy định
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG DO CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƢ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN (AASC)THỰC HIỆN
Quy trình kiểm toán khoản mục nợ phải thu khách hàng do công ty AASC thực hiện
2.2.1 Quy định về quy trình kiểm toán nợ phải thu khách hàng của AASC
Mỗi cuộc kiểm toán tại AASC đều tuân theo quy trình đã được xây dựng từ những ngày đầu thành lập, và quy trình này vẫn được duy trì, điều chỉnh để phù hợp với thực tế hiện tại.
Sơ đồ 2: Các giai đoạn chính của một cuộc kiểm toán tại AASC
Lập kế hoạch kiểm toán tổng thể
Để đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ pháp lý của khách hàng, cần thu thập thông tin đầy đủ và chính xác Tiến hành phân tích sơ bộ báo cáo tài chính (BCTC) giúp xác định các vấn đề tiềm ẩn Đồng thời, việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết để phát hiện các điểm yếu Cuối cùng, đánh giá tính trọng yếu và rủi ro kiểm toán sẽ hỗ trợ trong việc lập kế hoạch và thực hiện kiểm toán hiệu quả.
Thu thập thông tin cơ sở về khách hàng
Lập kế hoạch kiểm toán chiến lƣợc (khi cần thiết)
Phát hành báo cáo kiểm toán, thƣ quản lý
(nếu có) Họp đánh giá
Thiết kế chương trình kiểm toán
Thu thập bằng chứng kiểm toán có hiệu lực
Xem xét và xử lý những phát hiện trong kiểm toán Giai đoạn trước kiểm toán Khảo sát và đánh giá khách hàng
Ký kết hợp đồng kiểm toán
SVTH: Trần Thị Lan Anh KTE_K12
2.2.1.1 Giai đoạn trước kiểm toán a Khảo sát và đánh giá khách hàng
Khách hàng là yếu tố quan trọng trong mọi cuộc kiểm toán, đặc biệt trong bối cảnh kinh tế khó khăn hiện nay, khi các công ty kiểm toán đang cạnh tranh quyết liệt để thu hút khách hàng Để nổi bật giữa hàng trăm công ty trên thị trường, AASC chủ động tiếp cận bằng cách gửi thư chào hàng giới thiệu dịch vụ Nếu khách hàng hài lòng, họ sẽ mời AASC thực hiện kiểm toán AASC sẽ xem xét các điều kiện trước khi chấp nhận và sau đó gặp gỡ đại diện khách hàng để ký hợp đồng, chính thức bắt đầu quá trình kiểm toán.
Mỗi năm, công ty kiểm toán AASC sẽ tiến hành đánh giá và quyết định về việc ký hợp đồng với khách hàng mới, duy trì hoặc kết thúc hợp đồng với khách hàng cũ Yếu tố quan trọng trong quyết định này là đánh giá rủi ro hợp đồng kiểm toán, đảm bảo rằng việc ký kết không ảnh hưởng đến uy tín và chất lượng dịch vụ Để đạt được điều này, các kiểm toán viên (KTV) cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, nhằm có cái nhìn toàn diện và đa chiều về khách hàng.
Đối với khách hàng mới, KTV cần nắm bắt thông tin quan trọng như nhu cầu dịch vụ khách hàng, thông tin sơ bộ về loại hình doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức, giám đốc, tình hình sản xuất kinh doanh và ngành kinh tế mà khách hàng tham gia Ngoài ra, cần tìm hiểu các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty và trình độ chuyên môn của bộ phận kế toán Đặc biệt, lý do khách hàng chuyển đổi từ công ty kiểm toán cũ sang AASC cũng cần được làm rõ, cùng với việc liên hệ với các KTV tiền nhiệm để thu thập thông tin đa chiều về khách hàng.
Đối với khách hàng cũ, KTV cần phải cập nhật và đánh giá lại thông tin đã thu thập trước đây, đặc biệt là các dữ liệu trong hồ sơ kiểm toán của những năm trước.
KTV cần chú ý đến các vấn đề tồn tại đã được phát hiện trong năm trước cũng như những thay đổi mới của khách hàng trong năm nay Việc này giúp đánh giá mức độ rủi ro cho cuộc kiểm toán và xác định xem có cần thiết phải ngừng cung cấp dịch vụ hay không.
SVTH: Trần Thị Lan Anh KTE_K12, kiểm toán có cần thiết không? Bên cạnh đó, kiểm toán viên cần chú ý đến mục đích mà khách hàng yêu cầu báo cáo tài chính (BCTC) được kiểm toán, cũng như các bên liên quan sử dụng BCTC đó.
Sau khi khảo sát khách hàng và đánh giá mức độ phức tạp của cuộc kiểm toán, công ty sẽ lựa chọn và phân công nhiệm vụ cho nhóm kiểm toán phù hợp Đối với cuộc kiểm toán này, các kiểm toán viên được chọn cần phải độc lập với khách hàng, có chuyên môn vững vàng và kinh nghiệm phong phú, thường xuyên đảm nhiệm kiểm toán các khoản nợ phải thu của khách hàng Bước tiếp theo là ký hợp đồng cung cấp dịch vụ.
Sau khi tiếp nhận khách hàng, công ty sẽ ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ kiểm toán Theo VSA số 210, hợp đồng kiểm toán là thỏa thuận bằng văn bản giữa công ty kiểm toán và khách hàng, quy định các điều khoản và điều kiện thực hiện kiểm toán, bao gồm mục tiêu, phạm vi, quyền và trách nhiệm của mỗi bên, hình thức báo cáo, thời gian thực hiện và các điều khoản về phí cũng như xử lý tranh chấp Hợp đồng kiểm toán là bước quan trọng trong giai đoạn chuẩn bị và là cơ sở pháp lý cần thiết để kiểm toán viên bắt đầu quá trình kiểm toán.
2.2.1.2 Lập kế hoạch kiểm toán chiến lược
Theo quy định tại VSA số 300 của AASC, các KTV chỉ lập kế hoạch kiểm toán chiến lược cho khách hàng lớn, có địa bàn rộng, kiểm toán phức tạp hoặc BCTC nhiều năm Đối với các khách hàng khác, KTV sẽ tiến hành lập kế hoạch kiểm toán tổng thể ngay lập tức.
2.2.1.3 Lập kế hoạch kiểm toán tổng thể a Thu thập thông tin cơ sở về khách hàng
Thông tin cơ sở về khách hàng là dữ liệu tổng quát cần thiết để kiểm toán viên (KTV) đánh giá rủi ro sai sót trọng yếu Đối với khoản nợ phải thu từ khách hàng, KTV có thể thu thập các thông tin cơ bản như tên khách hàng, địa chỉ, lịch sử giao dịch và tình hình tài chính của họ.
Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp có những đặc điểm, tiềm năng và rủi ro riêng, ảnh hưởng đến chính sách quản lý khoản phải thu khách hàng Ví dụ, doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo thường xuyên bán chịu, dẫn đến khoản nợ phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản Do đó, kiểm toán viên cần thu thập và phân tích thông tin liên quan để đánh giá tình hình tài chính và rủi ro của doanh nghiệp.
SVTH: Trần Thị Lan Anh KTE_K12 các thu thập các bằng chứng để đảm bảo mục tiêu đầy đủ, hiện hữu của khoản nợ phải thu khách hàng
Để tối ưu hóa chiến lược kinh doanh, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về các đối tượng khách hàng, xác định những khách hàng lớn và thường xuyên giao dịch, cũng như nhận diện các khách hàng mới Việc này giúp doanh nghiệp nắm bắt nhu cầu và thói quen tiêu dùng của từng nhóm khách hàng, từ đó cải thiện dịch vụ và tăng cường mối quan hệ với khách hàng.
- Các vấn đề về hệ thống KSNB, chính sách kế toán, chính sách bán hàng của doanh nghiệp có ảnh hưởng đến khoản nợ phải thu khách hàng
Để đánh giá mức độ sai phạm đối với các khoản mục trong các năm trước, cần xem xét hồ sơ kiểm toán của năm trước đối với khách hàng cũ, liên hệ với các kiểm toán viên tiền nhiệm, hoặc thu thập báo cáo kiểm toán của năm trước nếu là khách hàng mới.
MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN
Nhận xét về quy trình kiểm toán khoản mục nợ phải thu khách hàng do Công ty AASC thực hiện
Công ty AASC thực hiện
3.1.1 Những ƣu điểm trong công tác tổ chức quản lý kiểm toán của AASC
Về cách thức tổ chức quản lý công việc
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức gọn nhẹ, tránh chồng chéo trong quản lý Mỗi phòng ban có chức năng và quyền hạn rõ ràng, tạo sự chuyên môn hóa cao và gắn kết trong hoạt động Nhờ đó, thông tin được truyền tải nhanh chóng và chính xác, giúp giải quyết công việc kịp thời.
Lãnh đạo các phòng thực hiện việc bố trí và sắp xếp KTV cho từng cuộc kiểm toán một cách linh hoạt Trưởng phòng thường xuyên cập nhật lịch kiểm toán hàng tuần, giúp KTV nắm bắt công việc và luôn sẵn sàng Dù khối lượng công việc lớn, chất lượng kiểm toán vẫn được duy trì ở mức cao nhất.
Về đội ngũ nhân viên và chương trình đào tạo nhân viên
Nhà kinh tế học James L Hages nhấn mạnh rằng phát triển tài nguyên nhân sự không chỉ là mong muốn mà là một yếu tố sống còn Việc này trở thành một yêu cầu thiết yếu cho sự tồn tại và phát triển bền vững của tổ chức.
Con người là yếu tố quyết định trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, và chất lượng nguồn nhân lực ảnh hưởng lớn đến sự thành công của công ty AASC, một trong những công ty kiểm toán hàng đầu tại Việt Nam, tự hào có đội ngũ nhân viên đạo đức, nhiệt huyết và có năng lực cao Nhân viên được lựa chọn kỹ lưỡng thông qua các kỳ thi tuyển hàng năm Công ty cũng có phòng ban chuyên trách đào tạo nhân viên mới và cập nhật chính sách tài chính, kế toán, kiểm toán từ Nhà nước, giúp nhân viên nắm vững các văn bản pháp lý và quyết định quan trọng Việc đào tạo liên tục là cần thiết trong bối cảnh các định chế tài chính thường xuyên thay đổi.
Chương trình đào tạo kế toán và kiểm toán của AASC đã được Bộ Tài chính đánh giá cao về tính bài bản, hệ thống và chất lượng Điều này phản ánh sự phù hợp với các quy định mới trong lĩnh vực kế toán và kiểm toán mà Trần Thị Lan Anh KTE_K12 đã đề cập.
Hàng năm, AASC tổ chức tuyển dụng trong 3 tháng cho các sinh viên giỏi từ các trường đại học lớn, nhằm tạo điều kiện cho họ tiếp xúc với môi trường kiểm toán chuyên nghiệp Mục tiêu của chương trình là đào tạo đội ngũ trợ lý kiểm toán chất lượng cao cho công ty.
Về quy trình kiểm toán
Chu trình kiểm toán mẫu do VACPA xây dựng và phát hành chính thức vào năm 2009 đã nhận được nhiều phản hồi tích cực từ Bộ Tài chính, các công ty kiểm toán lớn và các chuyên gia trong ngành Một trong những đánh giá đáng chú ý đến từ Công ty TNHH Ernst & Young trong văn thư ngày 15/09/2010.
Chương trình kiểm toán mẫu tại Việt Nam có cấu trúc hợp lý, bao gồm các thủ tục kiểm toán cơ bản theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam Các mẫu biểu trong chương trình dễ hiểu, thuận tiện cho việc bổ sung và sửa đổi khi cần thiết cho từng cuộc kiểm toán cụ thể.
Quy trình kiểm toán của AASC được thiết kế dựa trên mô hình hoạt động và đặc điểm kiểm toán của công ty, tương đối hoàn chỉnh so với mẫu của VACPA AASC chia quy trình kiểm toán thành các giai đoạn chính: giai đoạn trước kiểm toán, lập kế hoạch, thực hiện và kết thúc kiểm toán Giai đoạn trước kiểm toán bao gồm việc gửi thư chào hàng, khảo sát, chấp nhận khách hàng và đánh giá rủi ro, trước khi ký hợp đồng cung cấp dịch vụ Mỗi công việc trong các giai đoạn đều tuân thủ quy định về chế độ kế toán kiểm toán của Việt Nam và các thông lệ quốc tế tiên tiến, phù hợp với khung pháp lý và tình hình kinh doanh tại Việt Nam.
Về hệ thống hồ sơ kiểm toán
Tại AASC, hệ thống hồ sơ kiểm toán được tổ chức một cách khoa học và hợp lý, tạo thành tài sản quý giá của Công ty, bao gồm cả hồ sơ kiểm toán thường.
Hồ sơ kiểm toán bao gồm hai loại chính: hồ sơ kiểm toán tổng hợp (SVTH) chứa thông tin về khách hàng liên quan đến nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính, và hồ sơ kiểm toán năm chỉ liên quan đến một cuộc kiểm toán trong một năm tài chính cụ thể Quá trình soát xét các hồ sơ này diễn ra chặt chẽ và nghiêm ngặt Từ khi gia nhập công ty, các kiểm toán viên (KTV) đã được đào tạo và hướng dẫn về cách lưu trữ và sắp xếp hồ sơ kiểm toán Mỗi bộ hồ sơ phải được phân loại và trình bày theo quy định của công ty, sử dụng hệ thống đánh chỉ mục từ tổng hợp đến chi tiết, nhằm tạo sự thuận tiện trong việc xem xét và kiểm tra, đồng thời cung cấp tài liệu tham khảo hữu ích cho các công việc sau này.
KTV sẽ thực hiện kiểm toán khách hàng trong những năm tới, cho phép các đối tượng không tham gia cũng có thể theo dõi tiến độ và quy trình công việc thông qua hệ thống hồ sơ.
Về quy trình kiểm soát chất lượng kiểm toán
Quy trình kiểm soát chất lượng tại AASC, diễn ra ở mọi cấp và giai đoạn, đã đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng kiểm toán, hỗ trợ hiệu quả cho công tác kiểm toán.
Kiểm soát trong giai đoạn trước kiểm toán
Trước khi tiến hành kiểm toán, việc chuẩn bị cho cuộc kiểm toán được thực hiện một cách chặt chẽ, bắt đầu từ việc lập danh sách nhóm kiểm toán do trưởng phòng sắp xếp và phê duyệt bởi lãnh đạo Thành viên trong nhóm cần đáp ứng đầy đủ yêu cầu về chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp và tính độc lập với khách hàng; những ai không đáp ứng sẽ bị loại Sau khi nhóm kiểm toán được phê duyệt, từng cá nhân sẽ tìm hiểu thông tin về khách hàng, từ thông tin chung đến chi tiết từ các cuộc kiểm toán trước, bao gồm hệ thống kế toán, kiểm soát nội bộ và loại hình hoạt động kinh doanh của khách hàng.
Để đảm bảo hiệu quả trong cuộc kiểm toán, Công ty yêu cầu lập kế hoạch và chương trình kiểm toán trước khi tiến hành, nhằm được cấp trên xem xét và phê duyệt Kế hoạch kiểm toán bao gồm kế hoạch chiến lược và kế hoạch tổng thể Sau đó, giấy tờ làm việc của Kiểm toán viên sẽ được nhóm trưởng kiểm tra và soát xét để đảm bảo các kỹ thuật thu thập thông tin được thực hiện chính xác.