Phân tích quy trình và thiết kế dữ liệu quản lý kho ở doanh nghiệp nhỏ và vừa,

Mục đích của đề tài

- Tìm hiểu về cách thức hoạt động của việc quản lý kho trong doanhh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay

- Tìm hiểu về quản trị quy trình nghiệp (BPM) và mô hình hóa quy trình nghiệp vụ (BPMN)

- Xây dựng quy trình chung về quản lý kho ở doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Kết cấu của đề tài

Đề tài nghiên cứu được chia thành 4 phần, bắt đầu từ thực trạng hiện nay và kết thúc với các giải pháp đề xuất cho doanh nghiệp nhỏ và vừa Nội dung của đề tài gồm 4 phần chính.

- Chương 1: Tổng quan về doanh nghiệp nhỏ và vừa

- Chương 2: Khảo sát quy trình quản lý kho tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa

- Chương 3: Đề xuất quy trình quản lý chung tại doanh nghiệp nhỏ và vừa

- Chương 4: Phân tích, thiết kế quy trình quản lý kho

TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA

Đặc điểm doanh nghiệp nhỏ và vừa

Theo điều 3, Nghị định số 56/2009/NĐ-CP của Chính phủ về trợ giúp phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa:

Doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) là những cơ sở kinh doanh đã đăng ký theo quy định pháp luật, được phân loại thành ba cấp độ: siêu nhỏ, nhỏ và vừa, dựa trên tổng nguồn vốn hoặc số lao động bình quân hàng năm Trong đó, tổng nguồn vốn, tương đương tổng tài sản trong bảng cân đối kế toán, là tiêu chí ưu tiên để xác định quy mô doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nhỏ Doanh nghiệp vừa

Khu vực Số lao động

Tổng nguồn vốn Số lao động

I Nông, lâm nghiệp và thủy sản

20 tỷ đồng trở xuống từ trên 10 người đến

200 người từ trên 20 tỷ đồng đến

100 tỷ đồng từ trên 200 người đến

II Công nghiệp và xây dựng

200 người từ trên 20 tỷ đồng đến

100 tỷ đồng từ trên 200 người đến

III Thương mại và dịch vụ

50 người từ trên 10 tỷ đồng đến 50 tỷ đồng từ trên 50 người đến

Bảng 1 Bảng phân loại các loại hình thức doanh nghiệp vừa và nhỏ

- Tính chất hoạt động kinh doanh: thường tập trung ở nhiều khu vực chế biến và dịch vụ, tức là gần với người tiêu dùng hơn

- Về nguồn lực vật chất: nhìn chung các doanh nghiệp nhỏ và vừa bị hạn chế bởi nguồn vốn, tài nguyên, đất đai và công nghệ

Các quản trị gia doanh nghiệp nhỏ và vừa thường có khả năng quản lý điều hành toàn diện, bắt nguồn từ nguồn gốc hình thành, tính chất và quy mô của doanh nghiệp Họ nắm bắt và bao quát hầu hết các khía cạnh của hoạt động kinh doanh, từ đó đảm bảo sự phát triển bền vững và hiệu quả cho doanh nghiệp.

Tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp nhỏ và vừa cần gọn nhẹ để tiết kiệm chi phí, đồng thời đảm bảo chất lượng và hiệu quả công việc Với quy mô trung bình và nhỏ, hoạt động sản xuất kinh doanh thường tập trung, không phân tán trên diện rộng với nhiều bộ phận Do đó, mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp là mô hình tổ chức tập trung.

Doanh nghiệp nhỏ và vừa đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế, chiếm tới 93% tổng số doanh nghiệp, bao gồm doanh nghiệp nhà nước, tư nhân, công ty cổ phần và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

- Doanh nghiệp nhỏ và vừa là nơi tạo ra việc làm chủ yếu ở Việt Nam

Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa được quy định tại quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006, áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp nhỏ và vừa trong mọi lĩnh vực và thành phần kinh tế, bao gồm công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân và hợp tác xã Chế độ này bao gồm 5 phần chính.

Phần thứ nhất - Quy định chung;

Phần thứ hai - Hệ thống tài khoản kế toán;

Phần thứ ba - Hệ thống báo cáo tài chính;

Phần thứ tƣ - Chế độ chứng từ kế toán;

Phần thứ năm - Chế độ sổ kế toán

Doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp theo TT200/2014/TT-BTC, nhưng cần thông báo cho cơ quan thuế quản lý và duy trì việc áp dụng này ít nhất trong 2 năm tài chính.

Quy định hiện hành về quản lý kho tại doanh nghiệp nhỏ và vừa

1.2.1 Các quy định về kho hàng hóa

Hàng tồn kho là tài sản lưu động quan trọng của doanh nghiệp, cần duy trì ở mức hợp lý để tối ưu hóa chi phí lưu kho Việc kiểm soát luân chuyển hàng tồn kho và xác định hàng tồn kho lâu ngày là cần thiết để thực hiện chính sách xả hàng kịp thời, giúp giảm thiểu lỗ Quản lý hàng tồn kho hiệu quả không chỉ tiết kiệm chi phí và nguồn lực mà còn nâng cao doanh thu, góp phần vào sự thành công bền vững của doanh nghiệp.

Kho là nơi tập trung tài sản lớn của Nhà nước, cần bảo vệ hàng hóa an toàn Một số kho còn thực hiện chỉnh lý, chế biến, phân loại và đóng gói hàng hóa Tổ chức bảo quản, xuất nhập hàng hóa ở kho là khâu quan trọng trong quá trình lưu chuyển hàng hóa, đảm bảo an toàn cho tài sản.

Theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC mới ban hành và đƣợc áp dụng từ tháng 1/2015 thì nguyên tắc kế toán Hàng tồn kho có những đặc điểm đáng chú ý sau:

- Hàng tồn kho của doanh nghiệp là những tài sản đƣợc mua vào để sản xuất hoặc để bán trong k sản xuất, kinh doanh bình thường, gồm:

 Hàng mua đang đi trên đường;

 Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ;

 Thành phẩm, hàng hoá; hàng gửi bán;

 Hàng hoá được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp

Kế toán hàng tồn kho cần tuân thủ Chuẩn mực kế toán Hàng tồn kho để xác định giá gốc, phương pháp tính giá trị, và giá trị thuần có thể thực hiện được Ngoài ra, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và ghi nhận chi phí cũng phải được thực hiện đúng quy định.

Nguyên tắc xác định giá gốc hàng tồn kho được quy định cụ thể cho từng loại vật tư, hàng hóa, dựa trên nguồn hình thành và thời điểm tính giá.

- Khi xác định giá trị hàng tồn kho cuối k , doanh nghiệp áp dụng theo một trong các phương pháp sau:

Phương pháp tính theo giá đích danh được áp dụng dựa trên giá trị thực tế của từng hàng hóa mua vào và từng sản phẩm được sản xuất Phương pháp này phù hợp cho doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc các mặt hàng ổn định và dễ nhận diện.

Phương pháp bình quân gia quyền là cách tính giá trị hàng tồn kho dựa trên giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ Giá trị trung bình có thể được xác định theo từng kỳ hoặc sau mỗi lô hàng nhập về, tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp.

Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) là quy tắc quản lý hàng tồn kho, trong đó hàng hóa được mua hoặc sản xuất trước sẽ được xuất ra trước Điều này có nghĩa là giá trị của hàng tồn kho còn lại vào cuối kỳ sẽ phản ánh giá trị của những hàng hóa được mua hoặc sản xuất gần thời điểm đó.

 Nguyên tắc khi bảo quản hàng hóa trong kho:

Thủ kho hoặc người bảo quản cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc và quy định về nghiệp vụ bảo quản hàng hóa do các Bộ hoặc cơ quan chủ quản quy định, phù hợp với đặc điểm của từng ngành.

- Phải kiểm nhận số lượng và chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho

- Hàng hóa chƣa kiểm nghiệm hoặc chƣa hóa nghiệm, hàng hóa nhận vận chuyển hộ, nhận bán hộ và giữ hộ phải bảo quản riêng

Mỗi kho cần được trang bị khóa an toàn và đầy đủ dụng cụ cần thiết Cần có các phương tiện bảo quản như tủ, giá, và bục kê hàng để đảm bảo hàng hóa được lưu trữ hợp lý Bên cạnh đó, việc trang bị phương tiện phòng cháy và dụng cụ đo lường cũng rất quan trọng để bảo vệ kho hàng.

Trong kho, việc sắp xếp hàng hóa theo từng loại và vị trí cụ thể trên bản đồ kho là rất quan trọng để dễ dàng bảo quản, tìm kiếm, kiểm tra và phân phối hàng hóa nhanh chóng Cần tuân thủ nguyên tắc hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau Mỗi khu vực lưu trữ hàng hóa cần treo bảng tên ghi rõ tên, số hiệu, nhãn hiệu, quy cách và đơn vị tính của từng loại hàng.

Để bảo quản hàng hóa dễ bị ẩm ướt, hư hỏng, hoen rỉ, cũng như các vật tư kỹ thuật, hóa chất và hàng hóa quý giá, cần áp dụng phương pháp bảo quản phù hợp cho từng loại hàng hóa.

Hàng hóa dễ cháy và chất nổ cần được bảo quản trong các kho riêng biệt, có ghi rõ các quy định an toàn cần thiết Đảm bảo rằng kho chứa được trang bị đầy đủ phương tiện cứu hỏa để bảo vệ an toàn cho hàng hóa.

Khi xử lý hàng hóa cần chọn lọc và đóng gói tại kho, cần phải tách biệt hàng hóa đã và chưa qua quy trình này để tránh lẫn lộn Trong quá trình xuất và nhập hàng, các thủ tục cân, đong, đo, đếm phải được thực hiện đầy đủ Hàng hóa đã được chọn lọc và đóng gói cần phải đồng nhất về số lượng và trọng lượng để đảm bảo việc kiểm kê diễn ra nhanh chóng và chính xác Bao bì sản phẩm phải đi kèm với phiếu ghi rõ tên người đóng gói, trọng lượng cả bì, trọng lượng thực tế và thông tin chi tiết về hàng hóa.

- Phải có kế hoạch đề phòng hoả hoạn, ẩm ƣớt, mối xông, hƣ hỏng mất mát hàng hoá

- Kiểm tra và giữ gìn đầy đủ dụng cụ đo lường, nhằm bảo đảm đo lường, nhập, xuất hàng hoá đƣợc chính xác

 Nguyên tắc khi nhập hàng hóa:

Tất cả hàng hóa nhập kho cần phải có phiếu nhập kho hợp lệ Tùy thuộc vào nguồn nhập hàng khác nhau, ngoài phiếu nhập kho, cần bổ sung các giấy tờ cần thiết như hóa đơn, hợp đồng, phiếu giao hàng và biên bản kiểm kê.

Trước khi hàng hóa được nhập kho, cần thực hiện thủ tục kiểm nhận Công việc này do một ban kiểm nghiệm được thủ trưởng đơn vị chỉ định phụ trách, bao gồm đại diện từ các bộ phận nghiệp vụ, kỹ thuật, kho vận (hoặc vận chuyển phân phối) và thủ kho.

- Khi nhập hàng hóa vào kho, thủ kho làm các thủ tục nhƣ sau:

Một số ứng dụng quản lý kho hiện nay

Ngày nay, nhiều phần mềm kế toán đã được phát triển để giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí cơ hội Việc quản lý bằng sổ sách truyền thống tốn kém thời gian, tiền bạc và nguồn nhân lực Dưới đây là một số ứng dụng quản lý kế toán phổ biến hiện nay.

1.3.1 Quản lý kho bằng excel

 Không mất nhiều chi phí

 Mang lại độ chính xác cao hơn so với quản lý trên hệ thống sổ sách thông thường

Việc nhập liệu trên file Excel khi xuất và nhập hàng hóa có thể dễ dàng dẫn đến sai sót, đặc biệt khi số lượng hàng hóa lớn hoặc người nhập không tập trung Chỉ cần một con số sai lệch cũng có thể gây nhầm lẫn dữ liệu giữa các khâu, ảnh hưởng nghiêm trọng đến bộ phận kho và bộ phận bán hàng.

Dữ liệu không được bảo mật an toàn khi lưu trữ trên file Excel và máy tính, dẫn đến nguy cơ thông tin bị rò rỉ Việc cập nhật thông tin trên các nền tảng này thường gặp khó khăn trong việc đảm bảo an toàn cho dữ liệu.

Quản lý xuất nhập kho cần phải chủ động và liên tục cập nhật dữ liệu để đảm bảo tính đồng nhất Để có kết quả chính xác, nhân viên bán hàng phải thông báo ngay cho nhân viên kiểm kho khi bán hàng, giúp cập nhật thông tin tồn kho kịp thời.

1.3.2 Quản lý kho bằng phần mềm miễn phí như: Perfect

- Người dùng không phải trả bất k loại chi phí nào

- Các chủ cửa hàng, siêu thị chỉ cần tải nó về máy và dùng, rất đơn giản

- Không khôi phục đƣợc dữ liệu với phần mềm miễn phí

Phần mềm miễn phí thường có độ bảo mật kém, dễ bị tấn công và tiềm ẩn nguy cơ nhiễm virus, dẫn đến việc máy tính hoạt động chậm chạp Hơn nữa, việc sử dụng phần mềm này có thể khiến dữ liệu quan trọng của công ty bị mất do các cuộc tấn công hack.

Doanh nghiệp không nhận được hỗ trợ kỹ thuật hoặc giải đáp thắc mắc trong quá trình sử dụng, dẫn đến khó khăn khi gặp sự cố Điều này khiến họ không biết cách khôi phục dữ liệu đã lưu trong thời gian sử dụng.

Các phần mềm miễn phí thường có giới hạn về chức năng và dung lượng lưu trữ, điều này có thể trở thành rào cản khi doanh nghiệp phát triển Khi nhu cầu về các tính năng nâng cao và dung lượng lớn hơn gia tăng, những hạn chế này có thể ảnh hưởng đến hiệu suất và khả năng mở rộng của doanh nghiệp.

1.3.3 Quản lý kho bằng các phần mềm có phí như: Misa, Fast,

Xử lý giao dịch nhanh chóng và đơn giản là ưu điểm nổi bật của các phần mềm có phí, giúp người dùng truy xuất dữ liệu một cách nhanh nhạy và chính xác, từ đó đáp ứng kịp thời nhu cầu quản lý và ra quyết định.

 Đƣợc hỗ trợ về kỹ thuật, giải đáp những thắc mắc cũng nhƣ đƣợc bảo trì bởi nhà cung cấp phần mềm

Dữ liệu được bảo vệ an toàn với độ bảo mật cao nhờ vào mối quan hệ chặt chẽ giữa các tổ chức khoa học Phần mềm sử dụng các công cụ quản lý cơ sở dữ liệu như backup, restore và bảo mật hệ quản trị cơ sở dữ liệu, đảm bảo rằng không thể xóa dữ liệu nếu không có quyền truy cập.

 Giao diện thân thiện với người sử dụng

 Cho phép lưu trữ một khối lượng dữ liệu lớn, đáp ứng những nhu cầu về chức năng cơ bản cũng nhƣ chuyên sâu

 Có thể phân quyền người dung để quản lý tốt hơn

 Doanh nghiệp sẽ tốn chi phí khá lớn để mua các phần mềm

 Yêu cầu cấu hình máy tương đối cao

 Biểu mẫu, chứng từ đôi khi chƣa sát với thực tế theo luật quy định

 Nếu dữ liệu quá lớn thì khi mở dữ liệu sẽ lâu

 Người sử dụng phải cập nhật thường xuyên các phiên bản của phần mềm, tốn kém chi phí bảo trì, nâng cấp

Kết luận: Qua khảo sát ban đầu, chúng ta nhận thấy rằng các phần mềm quản lý kho hiện nay rất đa dạng và phong phú, với các chức năng ngày càng được hoàn thiện để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dùng.

Với sự phát triển nhanh chóng và hội nhập quốc tế, đặc biệt là khi hiệp định Đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP) có hiệu lực, cạnh tranh giữa các nhà cung cấp ngày càng trở nên khốc liệt Do đó, các doanh nghiệp đang có xu hướng liên kết để tăng cường sức cạnh tranh Người dùng hiện nay mong muốn một công cụ quản lý linh hoạt, cho phép truy cập dữ liệu từ xa mà không bị giới hạn bởi thiết bị hay yêu cầu có mặt tại doanh nghiệp, đồng thời hỗ trợ truy cập từ các thiết bị di động.

Trong quá trình thực tập tại công ty cổ phần Lộc Việt, tôi đã xây dựng một quy trình quản lý kho tổng quát nhằm tạo ra một chuẩn chung cho doanh nghiệp Quy trình này sử dụng công nghệ điện toán đám mây, cho phép toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trực tuyến, giúp người dùng dễ dàng truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi Chỉ cần một chiếc iPad hoặc điện thoại di động có kết nối mạng, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và kiểm soát mọi hoạt động của doanh nghiệp từ bất kỳ đâu.

KHẢO SÁT QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO TẠI CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA

Khảo sát

Để nắm bắt quy trình quản lý kho tại các doanh nghiệp hiện nay, tôi đã thực hiện khảo sát tại 7 doanh nghiệp nhỏ và vừa Kết quả khảo sát sẽ giúp làm rõ cách thức hoạt động của quản lý kho trong các doanh nghiệp này.

Kết quả khảo sát ở công ty VISIONTECH VINA:

STT Câu hỏi Công ty VISION TECH VINA

1 Công ty là công ty thương mại hay sản xuất? Thành lập đƣợc bao nhiêu năm?

Công ty là công ty sản xuất thiết bị dây tai nghe điện thoại

2 Công việc quản lý kho thì do ai phụ trách?

Do kế toán kho và thủ kho quản lý dưới sự quản lý của phòng kế toán và giám đốc

Chức năng chính của kế toán kho của công ty?

- Kế toán kho chịu trách nhiệm quản lý số lƣợng xuất, nhập, tồn hàng

- Báo cáo theo ngày, theo tháng

- Lên kế hoạch hàng hóa

4 Chức năng chính của thủ kho của công ty?

-Thủ kho chịu trách nhiệm kiểm tra và ghi nhận số lƣợng hàng nhập và xuất hàng tại kho

5 Công ty có sử dụng phần mềm kế toán kho nào không?

Khi tiến hành nhập hàng hóa (nguyên vật liệu) bên ngoài thì sẽ tiến hành nhƣ thế nào?

Yêu cầu nhập kho của người mua hàng Kế toán kho lập phiếu nhập kho Thủ kho sẽ kiểm tra số lƣợng và nhập hàng hóa vào kho

Khi mua hàng ai sẽ kiểm tra chất lƣợng? Hàng lỗi, hàng thiếu thì sao?

- Mua bộ phận nào bộ phận đấy sẽ cắt người kiểm tra

- Hàng lỗi thì trả lại

STT Câu hỏi Công ty VISION TECH VINA

- Thiếu thì kế toán làm việc với bên bán

Khi tiến hành xuất hàng hóa (nguyên vật liệu) để bán (sản xuất) thì sẽ tiến hành nhƣ thế nào?

- Các bộ phận yêu cầu xuất kho

- Kế toán lập phiếu xuất kho

- Thủ kho xuất nguyên vật liệu cho bộ phận

- Kế toán, thủ kho ghi số lƣợng xuất vào sổ sách

Hàng kì công ty có kiểm kê hàng ở trong kho không?

- Cuối tháng sẽ kiểm kê số liệu giữa thủ kho và kế toán kho Kết quả kiểm tra phải đƣợc ghi lại trong biên bản kiểm kho

- Làm báo cáo về tình hình trong kho cho giám đốc

Số liệu khi kiểm kê không trùng khớp thì xử lý nhƣ thế nào?

- Đối chiếu số liệu của kê toán kho và thủ kho xem lỗi ở đâu để chỉnh sửa và ai là người chịu trách nhiệm với giám đốc

+ Nếu do thủ kho làm mất thì sẽ chịu trách nhiệm

+ Nếu do kế toán thì chỉnh sửa số liệu ở sổ

12 Các báo cáo nào sẽ đƣợc lập ở bộ phận kho?

- Báo cáo nhập, xuất, tồn trong tháng

Bảng 2.1 Bảng kết quả khảo sát ở công ty VISIONTECH VINA

Kết quả khảo sát ở công ty TNHH Quang Minh:

STT Câu hỏi CÔNG TY TNHH QUANG MINH

1 Công ty là công ty thương mại hay sản xuất? Thành lập đƣợc bao nhiêu năm?

Do kế toán kho kiêm thủ kho quản lý

3 Chức năng chính của kế toán kho của công ty?

- Quản lý xuất, nhập, tồn kho

- Nhận hàng, kiểm tra, ghi nhận số lƣợng hàng trong kho

Khi tiến hành nhập hàng hóa( nguyên vật liệu) bên ngoài thì sẽ tiến hành nhƣ thế nào?

Nhà cung cấp giao hàng sẽ tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa Kế toán sẽ lập phiếu nhập kho và thực hiện việc nhập hàng vào kho Dựa trên phiếu nhập kho, kế toán ghi sổ và thực hiện thanh toán tiền cho nhà cung cấp.

Khi mua ai sẽ kiểm tra chất lƣợng? Hàng lỗi, hàng thiếu thì sao?

- Kế toán sẽ kiểm tra chất lƣợng và số lƣợng

- Hàng lỗi giả lại, thiếu thì đề nghị nhà cung cấp

Khi tiến hành xuất hàng hóa (nguyên vật liệu) để bán (sản xuất) thì sẽ tiến hành nhƣ thế nào?

- Khi có yêu cầu xuất kho, kế toán kho lập phiếu xuất kho và xuất hàng giao cho bộ phận bán hàng Ghi sổ kho

- Cuối tháng, kế toán và người được ủy quyền của giám đốc về việc kiểm kê Làm báo cáo trình giám đốc có chữ kí người kiểm kê cùng

Để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính, kế toán cần đối chiếu số liệu kế toán với số liệu thực tế Nếu phát hiện sự thiếu hụt do nhầm lẫn trong ghi chép sổ sách, kế toán sẽ tiến hành sửa đổi Trong trường hợp không tìm ra nguyên nhân, kế toán phải chịu trách nhiệm về sự sai lệch này.

- BC nhập, xuất, tồn trong tháng

Bảng 2.2 Bảng kết quả khảo sát ở công ty TNHH Quang Minh

Kết quả khảo sát ở công ty TNHH Hanshin:

STT Câu hỏi Công ty TNHH Hanshin

1 Công ty là công ty thương mại hay sản xuất? Thành lập đƣợc bao lâu?

- Hạch toán việc nhập xuất hàng, phiếu xuất, phiếu nhập

- Quản lý các vấn đề về hàng tồn kho

- Theo dõi hàng hóa trong kho, việc nhập xuất hàng

- Thực hiện thủ tục đặt hàng

Khi tiến hành nhập hàng hóa (nguyên vật liệu) bên ngoài thì sẽ tiến hành những bước nào?

- Thủ kho và kế toán kho sẽ kiểm tra lƣợng hàng tồn trong kho để đề xuất với giám đốc việc nhập nguyên vật liệu

Khi hàng hóa được nhập về, thủ kho sẽ tiến hành kiểm đếm và lập phiếu nhập kho Sau khi hoàn tất việc nhập, số lượng hàng sẽ được ghi vào thẻ kho và phiếu nhập kho sẽ được chuyển cho kế toán để ghi sổ.

STT Câu hỏi Công ty TNHH Hanshin

- Thủ kho sẽ kiểm tra, hàng lỗi thiếu sẽ trả lại cho nhà cung cấp

Khi tiến hành xuất hàng hóa (nguyên vật liệu) để bán (sản xuất) thì sẽ tiến hành theo những bước nào?

- Phòng kinh doanh sẽ gửi đơn hàng bán đến, dựa vào đó để lập phiếu xuất

Sự phối hợp giữa kế toán kho, nhân viên kho và thủ quỹ là rất quan trọng để kiểm tra hàng hóa và số liệu, xác định sai sót và tìm ra phương án khắc phục hiệu quả.

Các báo cáo nào sẽ đƣợc lập ở bộ phận kho?

Báo cáo lƣợng hàng tồn trong kho

Báo cáo lƣợng hàng bị trả lại

Báo cáo lƣợng hàng đã xuất nhập

Bảng 2.3 Bảng kết quả khảo sát ở công ty TNHH Hanshin:

Kết quả khảo sát tại Công ty TNHH Toyota Hiroshima Vĩnh Phúc

STT Câu hỏi Toyota Hiroshima Vĩnh Phúc

Kiểm kê định k Lập báo cáo nhập xuất tồn kho cuối k

Trực tiếp quản lý về lƣợng nhập xuất kho

Lên báo cáo tồn kho

STT Câu hỏi Toyota Hiroshima Vĩnh Phúc

Xây dựng kế hoạch cung cầu vật liệu

Có Phần mềm mankichi kết hợp TMSS

7 Khi tiến hành nhập hàng hóa( nguyên vật liệu) bên ngoài thì sẽ tiến hành những bước nào?

Yêu cầu nhập hàng hóa được thực hiện, sau đó thủ kho tiến hành kiểm đếm số lượng hàng Thủ kho sẽ lập giấy nhập kho và ghi chép vào sổ sách để theo dõi Đồng thời, một liên phiếu xuất cũng được chuyển cho kế toán để làm căn cứ ghi vào sổ sách kế toán.

Bộ phận kho liên lạc với nhà cung cấp yêu cầu xử lý

Yêu cầu bán, xét duyệt, xuất kho

Có Kế toán kho và thủ kho sẽ tiến hành kiểm kê

Tìm nguyên nhân và xử lý

Báo nhập kho, xuất kho, tồn kho

Bảng 2.4 Bảng kết quả khảo sát tại Công ty TNHH Toyota Hiroshima Vĩnh

Kết quả khảo sát tại Công ty cổ phần Viglacera Bá Hiến

STT Câu hỏi Công ty cổ phần Viglacera Bá Hiến

Thủ kho và kế toán kho phụ trách

Theo dõi, vào phiếu nhập xuất hàng ngày Điều chỉnh, theo dõi hàng tồn kho hàng ngày, hàng tháng

Chức năng chính của thủ kho của công ty?

Nhận phiếu xuất hàng, hóa đơn xuất hàng, xuất hàng đúng và đủ lƣợng trên hóa đơn

Theo dõi số lƣợng hàng nhập – xuất – tồn hàng ngày, hàng tháng, hàng năm

Có sử dụng phần mềm kế toán là Misa

Lập dự trù chi tiết hàng hóa mua: số lƣợng cụ thế, tổng tiền, giá bao gồm cả thuế

Trình giám đốc ký duyệt

Người mua liên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng Khi hàng được giao, kế toán lập phiếu nhập kho và chuyển cho thủ kho Thủ kho kiểm tra số lượng hàng hóa so với hóa đơn và tiến hành nhập kho Sau đó, thủ kho ký vào phiếu nhập kho và ghi số lượng vào sổ sách Cuối cùng, kế toán ghi nhận số lượng vào sổ sách và thực hiện thanh toán.

Người mua kiểm tra chất lượng, cam kết với người bán hàng lỗi cho đổi mới

Khi nhận hàng kiểm tra chính xác số lƣợng hàng nhận tránh tình trạng thiếu hàng

STT Câu hỏi Công ty cổ phần Viglacera Bá Hiến

Kế toán bán hàng viết phiếu xuất hàng, có hóa đơn bán hàng đi kèm

Thủ kho xuất đúng và đủ số lƣợng hàng trên hóa đơn

Người mua thanh toán đủ tiền theo hóa đơn

Công ty có kiểm kê hàng k

Tìm nguyên nhân do kế toán hay thủ kho và xử lý

Báo nhập kho, xuất kho, tồn kho

Bảng 2.5 Bảng kết quả khảo sát tại Công ty cổ phần Viglacera Bá Hiến

Kết quả khảo sát tại Công ty cổ phần tinh dầu và chất thơm

STT Câu hỏi Tên công ty cổ phần tinh dầu và chất thơm

Công ty vừa thương mại vừa sản xuất

2 Công việc quản lý kho thì do ai phụ trách? Do thủ kho phụ trách và quản lý

Chức năng chính của kế toán kho của công ty?

Quản lý nhập và xuất hàng hóa là yếu tố quan trọng để đảm bảo không có tổn thất hay mất mát, chỉ cho phép hao hụt trong mức độ cho phép Việc ghi chép sổ kho và theo dõi tình trạng hàng hóa trong kho giúp duy trì sự ổn định và hiệu quả trong quản lý kho.

Quản lý tình trạng nhập xuất tồn hàng trong kho

STT Câu hỏi Tên công ty cổ phần tinh dầu và chất thơm

Có sử dụng phần mềm kế toán sas innova và phần mềm excel

Khi nhập hàng hóa từ bên ngoài, quy trình bao gồm việc đặt hàng, sau đó hàng sẽ được chuyển đến bộ phận kỹ thuật để kiểm tra chất lượng Tiếp theo, thủ kho sẽ kiểm tra số lượng và lập phiếu nhập kho Sau khi nhập hàng vào kho, số liệu sẽ được ghi vào sổ Cuối cùng, phiếu nhập kho sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để ghi chép vào sổ sách.

Kỹ thuật sẽ đảm nhận vai trò kiểm tra chất lượng sản phẩm, đảm bảo rằng hàng hóa không bị lỗi và đầy đủ theo hợp đồng đã ký Trong trường hợp phát hiện hàng lỗi hoặc thiếu, có thể tiến hành đàm phán để trả lại hoặc yêu cầu chiết khấu.

Khi xuất hàng hóa hoặc nguyên vật liệu để bán hoặc sản xuất, quy trình bao gồm các bước sau: nhận đơn đặt hàng, giám đốc duyệt đơn, chuyển tiền hoặc thanh toán đơn hàng tại phòng kế toán, sau đó đưa giấy tờ xuống kho để xuất hàng, và cuối cùng, thủ kho lập phiếu xuất kho.

Việc bảo quản hàng hóa trong kho đƣợc làm nhƣ thế nào?

Tùy theo từng mặt hàng để bảo quản, có hàng cần lạnh, có hàng cần tránh ánh nắng, tùy hàng mình để ở kho sao cho phù hợp

Kiểm kê hàng hóa trong công ty đƣợc thực hiện từng bước như thế nào?

Kiểm kê hàng trong kho thường diễn ra vào đầu năm kế toán, khi chuyển giao công việc, hoặc theo lệnh cấp trên Đội kiểm kê cần bao gồm kế toán, quản đốc, thủ kho và các cá nhân liên quan Quá trình này bao gồm việc kiểm tra thực tế hàng hóa tại kho và đối chiếu với sổ sách tại thời điểm kiểm kê, với yêu cầu sổ phải được chốt và nộp trước để tránh việc chỉnh sửa Sau khi kiểm kê, cần so sánh và xác định sự chênh lệch, và thủ kho sẽ phải giải trình về những khác biệt này.

Báo cáo tình hình sản xuất trong tháng, báo cáo bảng nhập xuất tồn kho hàng hóa vật tƣ

Bảng 2.6 Bảng kết quả khảo sát tại Công ty cổ phần tinh dầu và chất thơm

Kết quả khảo sát tại công ty Wonpoong C&S

STT Câu hỏi Tên công ty Wonpoong C&S

Công ty xây dựng, thành lập năm 2009

Quản lý kho, theo dõi vật tƣ

Phối hợp với kế toán kho để quản lý, theo dõi vật tƣ

B2: Kỹ sƣ kiểm tra chất lƣợng vật tƣ

B3: Thủ kho kiểm tra số lƣợng hàng hóa

B4: Thủ kho lập phiếu nhập kho

B5: Thủ kho ghi sổ sách khối lƣợng vật tƣ nhập

B6: Kế toán nhận phiếu nhập kho do thủ kho gửi lên

B7:Kế toán ghi số lƣợng vào sổ sách

Kỹ sƣ phụ trách kiểm tra chất lƣợng vật tƣ và thủ kho kiểm tra số lƣợng hàng hóa

Khi tiến hành xuất hàng hóa (nguyên vật liệu) để bán (sản xuất) thì sẽ tiến hành theo những bước

B1: Căn cứ đề xuất sử dụng vật liệu tại dự án B2: Quản lý công trường phê duyệt

B3: Kế toán kho kiểm tra các chữ ký đƣa thủ

STT Câu hỏi Tên công ty Wonpoong C&S nào? B4: Thủ kho xuất vật liệu

B5: Thủ kho ghi sổ sách

B6: Kế toán ghi sổ sách

Việc bảo quản hàng hóa trong kho đƣợc làm nhƣ thế nào? Đƣợc sắp xếp gọn gàng trong kho, đảm bảo đúng điều kiện bảo quản

Kiểm kê hàng hóa trong công ty đƣợc thực hiện từng bước như thế nào?

B1 Kế toán và thủ kho kiểm tra các loại vật liệu số lƣợng trong kho

B2 Lập báo cáo gửi quản lý công trường và giám đốc

- Báo cáo nhập xuất tồn kho hàng tuần

- Báo cáo hàng lỗi, hàng hỏng

Bảng 2.7 Bảng kết quả khảo sát tại công ty Wonpoong C&S

Các quy trình hiện tại tại các doanh nghiệp

 Tóm tắt quy trình tại công ty VISIONTECH VINA:

Quy trình nhập nguyên vật liệu (hàng hóa) Quy trình xuất nguyên vật liệu (hàng hóa) Quy trình kiểm kê

B1: Yêu cầu nhập kho của người mua hàng

B2: Kế toán lập phiếu nhập kho

B3: Bộ phận kiểm tra chất lƣợng

B4: Thủ kho kiểm tra số lƣợng

B5: Nhập hàng hóa vào kho

B6: Thủ kho nhập số lƣợng hàng vào sổ sách

B7: Kế toán ghi số lƣợng vào sổ sách

B2: Phê duyệt của giám đốc

B3: Kế toán làm phiếu xuất kho

B4: Thủ kho xuất nguyên vật liệu cho bộ phận

B5: Thủ kho và kế toán kho ghi số lƣợng vào sổ sách

B1: Nhận quyết định kiểm kê hàng tháng

B2: So sánh số liệu giữa kế toán kho và thủ kho Nếu có chênh lệch thì tìm nguyên nhân, xử lý

B3: Lập báo cáo kết quả kiểm kê

Bảng 2.8 Quy trình tại công ty VISIONTECH VINA

 Tóm tắt quy trình tại công ty TNHH Quang Minh:

Quy trình nhập nguyên vật liệu (hàng hóa)

Quy trình xuất nguyên vật liệu (hàng hóa)

B1: Nhà cung cấp giao hàng

B2: Kế toán kho kiểm tra số lƣợng và chất lƣợng

B3: Kế toán viết phiếu nhập kho

B5: Ghi số lƣợng vào sổ sách

B2: Kế toán lập phiếu xuất kho

B3: Kế toán xuất hàng giao cho bộ phận bán hàng

B4: Ghi số liệu vào sổ kho

B1: Nhận quyết định kiểm kê

B2: Kế toán và người đƣợc ủy quyền của giám đốc tiến hành kiểm kê Nếu có chênh lệch thì tìm nguyên nhân, xử lý

Bảng 2.9 Quy trình tại công ty TNHH Quang Minh

 Tóm tắt quy trình tại công ty TNHH Hanshin:

B2: Thủ kho kho kiểm tra chất lƣợng và số lƣợng hàng trong kho

B3: Thủ kho lập phiếu nhập kho và nhập kho hàng

B4: Thủ kho ghi số lƣợng vào sổ

B5: Kế toán nhận phiếu nhập kho thủ kho chuyển lên và viết số lƣợng vào sổ kế toán

B1: Phòng kinh doanh gửi đơn hàng bán

B4: Thủ kho ghi số lƣợng xuất vào sổ sách

B5: Kế toán kho ghi số lƣợng xuất vào sổ sách

B2: So sánh số liệu giữa kế toán kho và thủ kho, thủ quỹ Nếu có chênh lệch thì tìm nguyên nhân, xử lý

Bảng 2.10 Quy trình tại công ty TNHH Hanshin

 Tóm tắt quy trình tại Công ty TNHH Toyota Hiroshima Vĩnh Phúc

B1: Nhận yêu cầu nhập hàng

B2: Thủ kho kiểm tra chất lƣợng và số lƣợng

B5: Ghi số lƣợng vào thẻ kho

B6: Chuyển phiếu nhập kho cho kế toán

B7: Kế toán ghi số liệu vào sổ

B3: Giám đốc đồng ý thì kế toán lập phiếu xuất kho

B4: Xuất hàng hóa cho khách hàng

B5: Thủ kho ghi số lƣợng xuất vào sổ sách

B6: Kế toán kho ghi số lƣợng xuất vào sổ sách

Bảng 2.11 Quy trình tại Công ty TNHH Toyota Hiroshima Vĩnh Phúc

 Tóm tắt quy trình tại Công ty cổ phần Viglacera Bá Hiến

B2: Người mua kiểm tra chất lƣợng

B3: Nhận hàng, kế toán lập phiếu nhập kho

B5: Thủ kho ghi số lƣợng vào sổ (thẻ kho)

B6: Kế toán ghi số lƣợng vào sổ kế toán

B1: Kế toán bán hàng viết phiếu xuất hàng kèm hóa đơn bán hàng

B2:Thủ kho xuất đúng và đủ theo hóa đơn

B4: Kế toán và thủ kho cập nhật số lƣợng vào sổ sách theo dõi

Bảng 2.12 Quy trình tại Công ty cổ phần Viglacera Bá Hiến

 Tóm tắt quy trình tại công ty cổ phần tinh dầu và chất thơm

B2: Bộ phận kỹ thuật kiểm tra chất lƣợng

B4: Thủ kho lập phiếu nhập kho và nhập hàng hóa vào kho

B5: Thủ kho ghi số lƣợng vào thẻ kho

B6: Chuyển phiếu nhập kho lên cho kế toán

B7: Kế toán ghi số lƣợng nhập vào sổ sách

B1: Nhận đơn hàng, giám đốc phê duyệt

B2: Chuyển tiền đơn hàng cho phòng kế toán

B3: Kế toán lập phiếu xuất kho

B4: Thủ kho lập phiếu xuất kho

B2: Thành lập đội kiểm kê gồm: kế toán, quản đốc, thủ kho, người có liên quan

B3: So sánh hàng tại kho và sổ sách Nếu có chênh lệch thì tìm nguyên nhân và xử lý

B4: Báo cáo kết quả kiểm kê

Bảng 2.13 Quy trình tại Công ty cổ phần tinh dầu và chất thơm

 Tóm tắt quy trình tại công ty Wonpoong C&S

B1: Kiểm tra hóa đơn có đúng của công ty

B2: Kỹ sƣ kiểm tra chất lƣợng vật tƣ

B3: Thủ kho kiểm tra số lƣợng hàng hóa

B5: Thủ kho ghi sổ sách khối lƣợng vật tƣ nhập

B6: Kế toán nhận phiếu nhập kho do thủ kho gửi lên

B7:Kế toán ghi số lƣợng vào sổ sách

B1: Căn cứ đề xuất sử dụng vật liệu tại dự án

B2: Quản lý công trường phê duyệt

Kế toán kho thực hiện việc kiểm tra các chữ ký và lập phiếu xuất để thủ kho có thể xuất kho vật liệu Thủ kho chịu trách nhiệm xuất vật liệu và ghi chép sổ sách một cách chính xác Đồng thời, kế toán cũng ghi sổ sách để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý kho.

B1 Kế toán và thủ kho kiểm tra các loại vật liệu số lƣợng trong kho B2 Lập báo cáo gửi Quản lý công trường và giám đốc

Bảng thống kê quy trình nhập nguyên vật liệu (hàng hóa) :

STT Nội dung Công ty 1

1 Yêu cầu nhập hàng vào kho x x x x x x

Tác nhân Bộ phận mua hàng

Tác nhân Kế toán kho

Tác nhân Bộ phận kiểm soát chất lƣợng

Bộ phận kiểm tra chất lƣợng

6 Nhập hàng hóa vào kho x x x x x

7 Nhập số lƣợng hàng vào sổ sách x x x x x x

8 Chuyển phiếu nhập kho cho kế toán x x x x

9 Kế toán ghi số lƣợng nhập vào sổ sách

Bảng 2.15 Thống kê quy trình nhập nguyên vật liệu (hàng hóa)

Trong quy trình nhập hàng, các đơn vị có thể có những điểm khác nhau về hình thức thực hiện Tuy nhiên, bản chất của quy trình vẫn giữ nguyên, đó là nhiệm vụ được giao cho những người phụ trách khác nhau.

+ Chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vào chung với bước kế toán ghi số lƣợng nhập vào sổ sách

+ Bước yêu cầu nhập hàng vào kho có thể bao gồm nhà cung cấp giao hàng, nhân viên mua hàng yêu cầu nhập kho

Trong các công ty, thủ kho thường là người chịu trách nhiệm lập phiếu nhập kho, trừ khi kế toán kho đảm nhận cả công việc của thủ kho.

- Khi thủ kho là người lập phiếu nhập kho thì chịu trách nhiệm luôn việc kiểm

Chất lượng hàng hóa phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm thủ kho, người mua hàng, kế toán và các kỹ sư kiểm tra trong quá trình nhập vật liệu xây dựng Tất cả các thành phần này được gọi chung là bộ phận kiểm tra chất lượng.

Khi mua hàng, có thể bỏ qua bước kiểm tra hóa đơn vì nhà cung cấp thường giao đúng sản phẩm, và việc mua bán đã được thỏa thuận rõ ràng giữa nhà cung cấp và người mua hàng của công ty.

Bảng thống kê quy trình xuất nguyên vật liệu (hàng hóa) :

STT Nội dung Công ty

Tác nhân Bộ phận sản xuất

2 Phê duyệt của giám đốc x x x x

Tác nhân Giám đốc Giám đốc Giám đốc Quản lý công trường

Kế toán Kế toán kho

4 Xuất nguyên vật liệu (hàng hóa) cho bộ phận yêu cầu x x x x x x x

5 Cập nhật số lƣợng vào sổ sách (thẻ kho) x x x x x x

STT Nội dung Công ty

6 Cập nhật số lƣợng vào sổ sách kế toán x x x x x x x

7 Chuyển tiền đơn hàng cho phòng kế toán x

Bảng 2.16 Thống kê quy trình xuất nguyên vật liệu (hàng hóa)

Trong các doanh nghiệp sản xuất, bộ phận sản xuất gửi yêu cầu xuất nguyên vật liệu nhằm đảm bảo tiến độ sản xuất Ngược lại, trong doanh nghiệp thương mại, bộ phận bán hàng và phòng kinh doanh sẽ yêu cầu xuất kho để phục vụ cho hoạt động bán hàng.

Có thể coi chung là yêu cầu xuất kho

Việc xuất nguyên vật liệu và hàng hóa thường do thủ kho đảm nhiệm, trừ khi doanh nghiệp tổ chức bộ máy quản lý có sự kiêm nhiệm giữa kế toán và thủ kho.

Trong doanh nghiệp sản xuất, giám đốc hoặc người có thẩm quyền là người phê duyệt việc xuất nguyên vật liệu Ngược lại, trong doanh nghiệp thương mại, khi xuất hàng, thường kèm theo hóa đơn bán hàng từ bộ phận bán hàng Kế toán kho sẽ lập phiếu xuất và tiến hành giao hàng hóa cho khách hàng.

- Lập phiếu xuất kho ở tất cả các doanh nghiệp là do kế toán kho lập

Bảng thống kê quy trình kiểm kê nguyên vật liệu (hàng hóa):

1 Nhận quyết định kiểm kê x x x x x x x

Tác nhân Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Quản lý và giám đốc

2 So sánh số liệu giữa sổ sách và tại kho x x x x x x x

Tác nhân Kế toán và thủ kho

Kế toán và người đƣợc ủy quyền

Kế toán và thủ kho

3 Tìm nguyên nhân chênh lệch (nếu có) x x x x x x x

5 Lập báo cáo kiểm kê x x x x x x x

Tác nhân Kế Kế Kế Kế Kế Kế Kế

Công ty 7 toán toán toán toán toán toán toán

Bảng 2.17 Thống kê quy trình kiểm kê nguyên vật liệu (hàng hóa)

Quy trình kiểm kê tại các doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định của luật quản lý hàng tồn kho được Bộ Tài chính công bố.

- Việc tiến hành đều đảm bảo tính khách quan và tránh tình trạng gian lận

Quản lý kho ở các công ty thường có nhiều điểm tương đồng, với vai trò chính của kế toán kho và thủ kho trong việc kiểm soát và quản lý hàng hóa Việc kiểm kê hàng hóa được thực hiện định kỳ để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý kho.

Công việc hàng ngày của kế toán và thủ kho tại các công ty thường tương đồng, với sự khác biệt chủ yếu nằm ở việc phân công trách nhiệm giữa hai vị trí này Thỉnh thoảng, một số nhiệm vụ có thể được chuyển giao từ kế toán sang thủ kho và ngược lại, tạo nên sự linh hoạt trong quản lý tài chính và hàng hóa.

Các doanh nghiệp thực hiện các công việc theo đúng quy định của pháp luật, đặc biệt là tuân thủ thông tư 529 - TC – CĐKT về chế độ kho hàng hóa Gần đây, những điểm mới trong thông tư 200 cũng đã được áp dụng để cải thiện quy trình quản lý kho.

Cuối kỳ, các báo cáo thường được lập để thể hiện lượng nhập, xuất và tồn kho hàng hóa Một số công ty còn cung cấp các báo cáo chi tiết hơn, chẳng hạn như báo cáo về hàng bán bị trả lại.

Sự khác nhau giữa các doanh nghiệp chủ yếu nằm ở vai trò của kế toán và thủ kho Một số doanh nghiệp có sự phân tách rõ ràng giữa kế toán kho và thủ kho, điều này giúp đảm bảo tính khách quan trong công việc Ngược lại, ở những doanh nghiệp khác, kế toán kiêm nhiệm luôn cả vai trò của thủ kho, thực hiện các nhiệm vụ kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho.

Sự kiêm nhiệm không hiệu quả giữa kế toán và thủ kho có thể gây ra gian lận và thông tin không chính xác Để ngăn chặn sai sót và gian lận, các công ty nên thực hiện quy tắc bất kiêm nhiệm trong lĩnh vực kế toán.

 Phân biệt kế toán kho và thủ kho

- Kiểm tra tính hợp lệ của các hóa đơn, chứng từ mua, bán hàng

ĐỀ XUẤT QUY TRÌNH CHUNG QUẢN LÝ KHO TẠI CÁC

Tổng quan về mô hình hóa quy trình nghiệp vụ

BPM là một phương pháp hệ thống tích hợp các khái niệm, phương pháp và kỹ thuật, nhằm hỗ trợ thiết kế, quản lý, cấu hình, thực thi và phân tích quy trình kinh doanh hiệu quả.

BPM sẽ tự động luân chuyển và xử lý theo quy trình, hỗ trợ tích hợp, liên kết dữ liệu từ các hệ thống khác nhau

- Giảm đến 80% thao tác thủ công

- Gia tăng tính minh bạch của hệ thống quản lý

- Dễ dàng theo dõi, giám sát, kiếm soát công việc theo thời gian thực

- Nâng cao hiệu quả, hiệu lực và chất lƣợng hệ thống quản lý

 Những kí pháp trong BPMN

Sự kiện là những hiện tượng xảy ra trong quá trình thực hiện các tiến trình, được biểu thị bằng một vòng tròn chứa sự kiện bên trong Những sự kiện này diễn ra khi quy trình được thực hiện và có ảnh hưởng trực tiếp đến luồng quy trình Có ba loại sự kiện chính cần lưu ý.

 Sự kiện bắt đầu (Start event): Là sự kiện bắt đầu của một quy trình

 Sự kiện kết thúc (End event): Là sự kiện kết thúc của một quy trình

 Sự kiện trung gian (Intermediate Event): Là sự kiện xảy ra trong quy trình, ở giữa khoảng thời gian bắt đầu và kết thúc

- Công việc ( Activity): Một hoạt động đƣợc thể hiện với một hình chữ nhật tròn góc và mô tả các loại công việc đó phải đƣợc thực hiện

 Nhiệm vụ ( Task): Một nhiệm vụ đại diện cho một đơn vị công việc mà đơn vị đó không thể chia nhỏ hơn nữa

Quy trình con (Sub Process) là phần bổ sung chi tiết cho các đối tượng trong sơ đồ Tiểu trình được biểu thị bằng một dấu cộng ở dưới cùng của hình chữ nhật; khi mở rộng, các hình chữ nhật tròn sẽ hiện ra để hiển thị tất cả các trình tự và các đối tượng liên quan.

Giao dịch là một dạng quy trình con, cho phép mô tả các công việc sẽ được thực hiện khi toàn bộ hoạt động bị hủy bỏ hoặc gián đoạn do lỗi Các giao dịch được phân biệt với quy trình phụ mở rộng, được bao quanh bởi một đường viền đôi.

- Gọi công việc ( call activity): Xác định một điểm trong quy trình mà tại đó các quy trình chung và tác vụ chung đƣợc phép sử dụng

Cổng (Gateway) là một yếu tố quan trọng trong quy trình làm việc, được biểu diễn bằng hình thoi, giúp điều hướng và phân nhánh các công việc Nó đóng vai trò như một đối tượng điều khiển, cho phép trộn hoặc phân chia các luồng thực thi một cách hiệu quả.

Kết nối (Connections) là yếu tố quan trọng dùng để liên kết các đối tượng trong cùng một luồng sơ đồ hoặc giữa các đối tượng với nhau và với những luồng thông tin khác Có ba loại kết nối chính.

 Sequence flow: dùng để chỉ thứ tự hoạt động trong một quy trình

 Message flow: dùng để kết truyền các thông điệp giữa hai thực thể và nhận các thong điệp

 Association: dung để kết nối các luồng dữ liệu, thông tin với luồng các đối tƣợng

- Lớp (Swimlanes): để tổ chức và phân loại các hoạt động Có 2 loại swimlanes:

 Pool: đại diện cho 1 đối tƣợng tham gia vào quy trình nghiệp vụ Các Pool lien kết với nhau bằng các thông điệp

 Lane: dùng để thể hiện các chủ thể (con người hoặc tổ chức) tham gia vào quy trình

- Chú thích (Artifacts): mục đích hiển thị thêm thông tin mô tả tiến trình

 Liên kết (Association): Đƣợc sử dụng để kết nối các thông tin và chú thích với các đối tƣợng trong mô hình

 Nhóm (Group): sử dụng trong việc bổ sung thêm thông tin hoặc phân tích các đối tƣợng có đặc điểm chung

 Chú thích văn bản (Text Annotations): đƣợc sử dụng để viết các chú thích

- Đề xuất quy trình quản lý kho cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

Sau khi phân tích quy trình nghiệp vụ và các bộ luật quản lý kho hiện nay, tôi đề xuất một quy trình chung cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa Quy trình này nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý hiệu quả, nhanh chóng, tiện lợi và tiết kiệm chi phí.

Để tối ưu hóa quy trình quản lý kho, doanh nghiệp cần thống nhất các bước thực hiện nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí Việc này không chỉ giúp ngăn chặn kịp thời các sai sót mà còn đảm bảo tính độc lập và khách quan trong toàn bộ quy trình.

3 2 Phạm vi và đối tượng

Bài toán áp dụng ở tất cả các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở mọi lĩnh vực Bao gồm:

- Quản lý việc xuất nguyên vật liệu, hàng hóa;

- Nhập nguyên vật liệu hàng hóa

- Kiểm kê hàng tồn kho trong doanh nghiệp

- Báo cáo cuối tháng về tình hình nhập, xuất, tồn trong kho

 Quản lý việc xuất nguyên vật liệu, hàng hóa gồm các bước chính:

- Phê duyệt của người quản lý hoặc giám đốc

- Kế toán lập phiếu xuất kho

- Thủ kho cập nhật số lƣợng vào thẻ kho

- Thủ kho thông báo xuất kho cho kế toán

- Kế toán cập nhật số lƣợng xuất vào sổ sách

 Quản lý việc nhập nguyên vật liệu, hàng hóa gồm các bước chính:

- Kiểm tra xác xuất chất lƣợng sản phẩm

- Thông báo NCC, kế toán kho và thủ kho: nếu hàng kiểm tra không đúng chất lƣợng yêu cầu

- Kiểm tra số lƣợng: thủ kho tiến hành kiểm tra

- Lập phiếu nhập kho: thủ kho lập phiếu nhập kho

- Thông báo và nhập kho số lƣợng thực tế

- Ghi số liệu vào sổ sách thủ kho

- Ghi số liệu vào sổ sách kế toán kho

 Kiểm kê hàng hóa gồm các bước chính:

- Biên bản kiểm kê kho

- Kế toán kho liệt kê tất cả các hàng hóa tồn kho

- Kiểm tra số liệu thực tế tồn kho

- So sánh số liệu sổ sách và thực tế

- Nếu có chênh lệch tìm nguyên nhân và xử lý

- Lập báo cáo kiểm kê

- Kế toán trưởng kiểm tra và phê duyệt

- Giám đốc kiểm tra và phê duyệt

- Biểu đồ hoạt động và giao diện

3 1 Quy trình xuất nguyên vật liệu và hàng hóa

Hình 1: Quy trình xuất nguyên vật liệu, hàng hóa

STT Bộ phận Mô tả

1 Bộ phận sản xuất, kinh doanh

Yêu cầu về hàng hóa, nguyên vật liệu cần dùng cho kế toán kho và nhận hàng hóa từ thủ kho

2 Giám đốc Xem xét có hoặc không chấp nhận yêu cầu xuất kho của bộ phận sản xuất, kinh doanh

3 Kế toán kho Lập phiếu xuất kho để xuất hàng hóa cho bộ phận sản xuất kinh doanh

Căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi số lƣợng theo dõi vào sổ sách

4 Thủ kho Nhận phiếu xuất kho của kế toán xuất hàng hóa, nguyên vật liệu cho bộ phận sản xuất kinh doanh

Căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi số lƣợng xuất vào sổ sách

Bảng 3.1 Tác nhân, vai trò quy trình xuất nguyên vật liệu, hàng hóa

Bộ phận sản xuất, kinh doanh lập phiếu xuất kho và gửi cho giám đốc phê duyệt Sau khi giám đốc đồng ý, phiếu sẽ được chuyển cho kế toán kho để viết giấy xuất kho Thủ kho sẽ xuất hàng hóa và nguyên vật liệu cho bộ phận sản xuất, đồng thời ghi nhận số lượng xuất vào sổ sách để theo dõi Kế toán sẽ ghi nhận số lượng xuất dựa trên phiếu xuất kho đã được phê duyệt.

- Bộ phận sản xuất kinh doanh

- Thủ kho Đầu vào Giấy phê duyệt xuất nguyên vật liệu của giám đốc

Output Nguyên vật liệu ở kho đƣợc xuất cho bộ phận sản xuất kinh doanh

Bảng 3.2 Mô tả hoạt động của trò quy trình xuất nguyên vật liệu, hàng hóa

3 1.4 Giao diện người sử dụng

Bộ phận sản xuất và kinh doanh cần gửi yêu cầu xuất kho đến ban giám đốc, trong đó người đề nghị phải điền đầy đủ thông tin và nêu rõ lý do cho yêu cầu Sau khi hoàn tất, yêu cầu sẽ được chuyển cho giám đốc xem xét.

 Phê duyệt của ban giám đốc:

+ Khi ban giám đốc đăng nhập vào hệ thống thì sẽ hiện lên một danh sách các công việc cần xử lý

Khi giám đốc chọn yêu cầu xuất kho, hệ thống sẽ hiển thị giấy đề nghị để xác nhận Nếu giám đốc không đồng ý, lý do sẽ được ghi rõ và kết quả sẽ được chuyển cho bộ phận sản xuất và kế toán.

- Hoạt động: Kế toán đăng nhập vào hệ thống sẽ hiện ra danh sách các công việc cần xử lý

Khi ấn chọn vào yêu cầu xuất kho thì kế toán có thể xem nội dung giám đốc đã phê duyệt nhƣng không thể sửa đổi

Khi nhấn vào chức năng Lập phiếu xuất kho, kế toán sẽ tạo phiếu xuất kho bằng cách lấy thông tin từ yêu cầu xuất kho, bao gồm họ tên, địa chỉ và lý do xuất Số chứng từ sẽ được cập nhật tự động, trong khi ngày tháng sẽ được lấy từ hệ thống.

- Hoạt động: Thủ kho sẽ đăng nhập vào hệ thống và hiện lên danh sách công việc cần làm

Khi thủ kho ấn vào yêu cầu xuất kho, nội dung của phiếu xuất kho sẽ được mở ra Thủ kho chỉ có quyền xem thông tin này mà không thể thực hiện bất kỳ sửa đổi nào.

Khi thủ kho ấn vào thông báo xuất kho, họ sẽ nhập các thông tin chi tiết liên quan đến việc xuất kho giao hàng và sau đó gửi thông tin này đến bộ phận sản xuất và kinh doanh.

 Ghi số lượng vào thẻ kho:

Thủ kho dựa vào phiếu nhận hàng và phiếu xuất kho do kế toán cung cấp để ghi chép số lượng vào sổ sách (thẻ kho) Thông tin trên thẻ kho được lấy từ phiếu xuất kho, và số hiệu thẻ kho sẽ được cập nhật tự động.

 Thông báo đã xuất kho:

Biểu đồ hoạt động và giao diện

QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO

Dựa trên khảo sát hoạt động của các doanh nghiệp và các quy trình quản lý kho đã được trình bày trước đó, bài viết này sẽ xây dựng các chức năng cho quy trình quản lý kho phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Biểu đồ 1: Phân rã chức năng

Mô tả chi tiết chức năng lá

(1.1) Kiểm tra vật tƣ nhập kho: khi vật tƣ nhập kho

- Dữ liệu vào : hóa đơn giao hàng của nhà cung cấp

Bộ phận kiểm tra chất lượng vật tư và thủ kho sẽ tiến hành xử lý dựa trên hóa đơn giao hàng và kết quả kiểm tra các vật tư nhập về, bao gồm số lượng, quy cách, mẫu mã và chất lượng, phù hợp với các tiêu chí của công ty.

- Dữ liệu ra : kết quả kiểm tra

PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO

Thiết kế chức năng

Dựa trên khảo sát hoạt động của các doanh nghiệp và quy trình quản lý kho đã được trình bày trước đó, bài viết này sẽ đề xuất các chức năng cần thiết cho quy trình quản lý kho áp dụng trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Biểu đồ 1: Phân rã chức năng

Mô tả chi tiết chức năng lá

(1.1) Kiểm tra vật tƣ nhập kho: khi vật tƣ nhập kho

- Dữ liệu vào : hóa đơn giao hàng của nhà cung cấp

Bộ phận kiểm tra chất lượng vật tư và thủ kho sẽ tiến hành xử lý dựa trên hóa đơn giao hàng cùng với kết quả kiểm tra vật tư nhập về, bao gồm các yếu tố như số lượng, quy cách, mẫu mã và chất lượng, theo các tiêu chí đã được quy định của công ty.

- Dữ liệu ra : kết quả kiểm tra

- Dữ liệu vào: kết quả kiểm tra vật tƣ khi vật tƣ về nhập kho, hóa đơn giao hàng

- Xử lý: viết phiếu nhập kho theo số lƣợng thực nhập và giá

- Dữ liệu ra: phiếu nhập kho

- Dữ liệu vào: phiếu nhập kho

- Xử lý: dựa trên số lƣợng thực tế nhập kho

- Dữ liệu ra: thẻ kho

- Dữ liệu vào : phiếu nhập kho, hóa đơn nhà cung cấp

- Xử lý : dựa trên số lƣợng thực tế nhập kho

- Dữ liệu ra : hàng hóa đƣợc cập nhật trên hệ thống kế toán

- Dữ liệu vào: yêu cầu xuất của bộ phận xuất

- Xử lý: phê duyệt yêu cầu

- Dữ liệu ra: kết quả phê duyệt

- Dữ liệu vào: kết quả phê duyệt

Kế toán kho sẽ lập phiếu xuất kho dựa trên số lượng vật tư tồn kho thực tế và số lượng vật tư được yêu cầu.

- Dữ liệu ra: phiếu xuất kho

- Dữ liệu vào: số lƣợng vật tƣ cần xuất

- Xử lý: bộ phận quản lý vật tƣ sẽ ghi vào thẻ kho dựa trên số lƣợng thực xuất

- Dữ liệu ra: thẻ kho

- Dữ liệu vào : phiếu nhập kho, hóa đơn nhà cung cấp

- Xử lý : dựa trên số lƣợng thực tế nhập kho

- Dữ liệu ra : hàng hóa đƣợc cập nhật trên hệ thống kế toán

(3.1) So sánh số liệu thực tế

- Dữ liệu vào: quyết định kiểm kê

- Xử lý: So sánh số liệu của kế toán kho và thủ kho xem có sự chênh lệch không

- Dữ liệu ra: kết quả so sánh

- Dữ liệu vào: kết quả so sánh

- Xử lý: nếu có chênh lệch thì điều chỉnh

- Dữ liệu ra: báo cáo kết quả kiểm kê

(4.1) Báo cáo Nhập – Xuất – Tồn vật tƣ

- Dữ liệu vào: Sổ chi tiết vật tƣ, Sổ kế toán vật tƣ

- Xử lý: Dựa vào bảng kê nhập – xuất – tồn để lập báo cáo theo chỉ tiêu số lƣợng

- Dữ liệu ra: Báo cáo Nhập – Xuất – Tồn, báo cáo sử dụng vật tƣ, báo cáo tổng hợp.

Tiêu đề	Phân Tích Quy Trình Và Thiết Kế Dữ Liệu Quản Lý Kho Ở Doanh Nghiệp Nhỏ Và Vừa
Tác giả	Phạm Thị Hoa
Người hướng dẫn	ThS. Bùi Thị Hồng Nhung
Trường học	Học Viện Ngân Hàng
Chuyên ngành	Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
Thể loại	khóa luận tốt nghiệp
Năm xuất bản	2016
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	80
Dung lượng	2,09 MB