Thực trạng và giải pháp phát triển hệ thống erp tại công ty tnhh kona,

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG ERP TẠI CÔNG TY TNHH KONA VŨ THỊ THỦY HÀ NỘI, NĂM 2017 HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG ERP TẠI CÔNG TY TNHH KONA Giáo viên hƣớng dẫn: GIANG THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực hiện: VŨ THỊ THỦY Mã sinh viên: 16A4040181 Lớp: K16HTTTA Khóa: K16 Hệ: ĐẠI HỌC CHÍNH QUY Hà Nội, tháng / 2017 LỜI CẢM ƠN Qua năm học tập rèn luyện trƣờng Học viện Ngân Hàng, đƣợc bảo giảng dạy nhiệt tình q thầy cơ, đặc biệt q thầy cô khoa Hệ thống thông tin quản lý truyền đạt cho em kiến thức lý thuyết thực hành suốt thời gian học trƣờng Và thời gian thực tập Công ty cổ phần phát triển phần mềm ASIA em có hội áp dụng kiến thức học trƣờng vào thực tế công ty, đồng thời học hỏi đƣợc nhiều kinh nghiệm thực tế công ty Cùng với nổ lực thân, em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp Từ kết đạt đƣợc này, em xin chân thành cám ơn: Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô Giang Thị Thu Huyền - Giảng viên Khoa Hệ thống thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng Cô ln tạo điều kiện tận tình hướng dẫn em khơng thời gian làm khóa luận tốt nghiệp mà kỳ học qua Em xin chân thành cảm ơn anh, chị công ty CP phát triển phần mềm ASIA nhiệt tình dạy cho em kiến thức mẻ thực tế Đặc biệt cảm ơn anh Vũ Đức Chính – trưởng phịng Triển khai tạo điều kiện làm việc tốt cho em, cảm ơn chị Nguyễn Thị Kim Liên – phòng Phát triển sản phẩm động viên, bảo em từ ngày em làm việc công ty em cảm ơn anh Nguyễn Tiến Đạt – phòng Triển khai - bảo cho em kinh nghiệm làm việc thực tế với hệ thống ERP Em xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể Giảng viên Học viện Ngân hàng, đặc biệt thầy cô giáo Khoa Hệ thống thông tin Quản lý giảng dạy truyền đạt cho em kiến thức bổ ích năm học tập trường Em cố gắng hồn thiện khóa luận với tất nỗ lực thân Tuy nhiên, thiếu kinh nghiệm, chắn khóa luận khơng tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, em mong nhận quan tâm, ý kiến đóng góp thầy bạn để khóa luận hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực Vũ Thị Thủy LỜI CAM KẾT Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng đƣợc hƣớng dẫn khoa học Ths Giang Thị Thu Huyền Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chƣa cơng bố dƣới hình thức trƣớc Những số liệu bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá đƣợc tác giả thu thập từ nguồn khác có ghi rõ phần tài liệu tham khảo Nếu không nhƣ trên, tơi hồn tồn chịu trách nhiệm đề tài Hà Nội, ngày 27 tháng năm 2017 Ngƣời cam kết Vũ Thị Thủy NHẬN XÉT (Của quan thực tập) Về mặt: Ý thức chấp hành nội quy, thái độ làm việc sinh viên nơi thực tập; Tiến độ, kết thực cơng việc đƣợc giao; Tính thực tiễn ứng dụng đề tài… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Hà Nội, ngày tháng năm 2017 Ngƣời nhận xét (Ký tên, đóng dấu) NHẬN XÉT (Của giáo viên hƣớng dẫn) Về mặt: Mục đích đề tài; Tính thời ứng dụng đề tài; Bố cục hình thức trình bầy đề tài; Kết thực đề tài; Ý thức, thái độ sinh viên trình thực đề tài ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Kết luận : ………… ………………………………………………………………… Hà Nội, ngày tháng năm 2017 Giáo viên hƣớng dẫn (Ký tên) MỤC LỤC MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Giới thiệu đơn vị thực tập .2 1.1.1 Sự hình thành phát triển 1.1.2 Bộ máy tổ chức 1.1.3 Các hoạt động nghiệp vụ tình hình ứng dụng tin học đơn vị thực tập 1.1.4 Những thuận lợi khó khăn đơn vị thực tập 1.2 Giới thiệu toán 1.2.1 Lý chọn đề tài 1.2.2 Mô tả toán 1.2.3 Ý nghĩa thực tiễn toán .5 1.3 Những vấn đề hệ thống ERP - Hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp 1.3.1 Khái niệm hệ thống ERP (Enterprise Resources Planning) .5 1.3.2 Cấu trúc hệ thống ERP 1.3.3 Lợi ích doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP 1.4 Hiện trạng ứng dựng ERP Việt Nam 10 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH KONA 12 2.1 Giới thiệu công ty TNHH KONA 12 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty TNHH KONA 12 2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh công ty TNHH KONA .12 2.2 Thực trạng quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty TNHH KONA 14 2.2.1 Quản lý tài - kế tốn cơng ty TNHH KONA 14 2.2.2 Quản lý sản xuất công ty TNHH KONA .16 2.2.3 Quản lý nhân sự, tính lƣơng cơng ty TNHH KONA 19 2.2.4 Quản lý kho hàng .22 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP TẠI CÔNG TY TNHH KONA 36 3.1 Mơ hình triển khai tổng qt 36 3.2 Quy trình triển khai 37 3.3 Giải pháp cụ thể cho phân hệ .38 3.3.1 Phân hệ tài - kế toán 38 3.3.2 Phân hệ hàng tồn kho 42 3.3.3 Phân hệ quản lý sản xuất .46 3.3.4 Phân hệ giá thành .52 3.3.5 Phân hệ tài sản cố định 52 3.4 Đánh giá hiệu giải pháp ERP doanh nghiệp 53 3.4.1.Đối với thân doanh nghiệp 54 3.4.2 Đối với nhà quản lý .54 3.4.3 Đối với nhân viên 54 KẾT LUẬN 55 TÀI LIỆU THAM KHẢO 56 NHẬT KÝ THỰC TẬP .57 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Ý nghĩa Ký hiệu BOM Cấu trúc sản phẩm (Bill Of Material) BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế CCDC Công cụ dụng cụ CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở liệu CRM Quản trị quan hệ khách hàng( Customer Relationship Management) ERP Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (Enterprise Resource Management) FIFO Nhập trƣớc xuất trƣớc (First In First Out) HRM Quản trị nguồn nhân lực (Human Resource Management) LIFO Nhập sau xuất trƣớc (Last In First Out) NVL Nguyên vật liệu TNHH Trách nhiệm hữu hạn TNCN Thu nhập cá nhân TSCĐ Tài sản cố định DANH MỤC BẢNG BIỂU HÌNH VẼ Hình 1.1: Sơ đồ máy tổ chức cơng ty CP phát triển phần mềm ASIA Hình 1.2: Cấu trúc hệ thống ERP Hình 2.1: Bộ máy tổ chức kế tốn cơng ty TNHH Kona 14 Hình 2.2: Bộ máy quản lý sản xuất công ty TNHH Kona 16 Hình 2.3: Quy trình quản lý sản xuất công ty TNHH Kona .18 Hình 2.4: Quy trình quản lý nhân .19 Hình 2.5: Hồ sơ nhân 19 Hình 2.6: Quy trình quản lý chấm cơng 21 Hình 2.7: Sơ đồ hệ thống quản lý kho công ty TNHH Kona 22 Hình 2.8: Quy trình quản lý vật tƣ 24 Hình 2.9: Quy trình nhập kho mua hàng .25 Hình 2.10: Quy trình nhập kho thành phẩm 27 Hình 2.11: Quy trình nhập kho sản xuất 29 Hình 2.12: Quy trình xuất kho bán hàng .31 Hình 2.13: Quy trình xuất điều chuyển kho 33 Hình 3.1: Mơ hình triển khai tổng qt cơng ty TNHH Kona 36 Hình 3.2: Quy trình quản lý tiền mặt, ngân hàng 38 Hình 3.3: Quy trình quản lý bán hàng 39 Hình 3.4: Quy trình quản lý mua hàng 40 Hình 3.5: Quy trình quản lý kho hàn .42 Hình 3.6: Kết nối thiết bị đọc mã vạch 44 Hình 3.7: Kiểm kho mã vạch 45 Hình 3.8: Mơ hình tích hợp quản lý sản xuất cơng ty TNHH Kona 46 Hình 3.9: Quy trình quản lý sản xuất công ty TNHH Kona 49 Hình 3.10: Quy trình tính giá thành .52 Hình 3.11: Quy trình quản lý tài sản cố định 53 Khóa luận tốt nghiệp - - Thực trạng giải pháp phát triển hệ thống ERP công ty TNHH Kona Cảnh báo lƣợng tồn kho tối thiểu, tồn kho tối đa, thông báo ngƣời dùng lập đơn đặt hàng số lƣợng hàng tồn kho xuống đến ngƣỡng ngƣời dùng quy định Đánh giá hàng tồn kho theo nhiều phƣơng pháp: đích danh, bình qn tháng, bình qn di động, nhập trƣớc xuất trƣớc Khai báo phƣơng pháp tính giá hàng tồn kho phục vụ cho việc hạch tốn, tính giá thành sau Việc tính giá đƣợc thực hoàn toàn tự động vào thời điểm tùy theo phƣơng pháp tính giá In chứng từ máy Quản lý nhập-xuất-tồn kho Quản lý nhập – xuất hàng hóa, vật tƣ: nhập mua, nhập từ sản xuất – từ gia công, nhập khác; xuất bán, xuất sản xuất – gia công, xuất điều chuyển kho, xuất khác Việc lên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho hoàn tồn cắt giảm đƣợc bƣớc quy trình nhập, xuất mà thể đầy đủ, xác thơng tin Chứng từ ghi lại tồn quy trình nhập, xuất kho, tổng hợp lên sổ cái, sổ nhật ký chung qua bút toán hạch toán tự động Phân hệ hàng tồn kho tích hợp với phân hệ bán hàng, mua hàng, quản lý sản xuất tránh trùng lặp liệu, thống thông tin nhƣ: mã khách hàng, mã nhà cung cấp, mã vật tƣ, lệnh sản xuất… Tính tốn loại giá trị tồn kho, giá chi phí nhập kho Tại thời điểm hệ thống đƣa đƣợc giá trị tồn kho vật tƣ kho tồn cơng ty Hệ thống kiểm sốt xác xuất nhập tồn số lƣợng giá trị vật tƣ, hỗ trợ đƣa chi phí cho vật tƣ đồng thời hỗ trợ tính giá xuất vật tƣ theo ba phƣơng pháp chính: + Nhập trƣớc xuất trƣớc + Bình qn tháng + Bình qn di động Sau tính giá xuất, hệ thống tự động cập nhật giá xuất cho vật tƣ Đây ƣu điểm lớn phần mềm công tác quản trị kho Việc tự động tính tốn giảm bớt khối lƣợng cơng việc kế tốn kho, đảm bảo quán xác Hơn nữa, hệ thống tự cập nhật liệu tồn hệ thống mà khơng phải qua bƣớc chuyển đổi, ssao lƣu liệu Tính tốn nhu cầu mua hàng, lƣợng đặt hàng kinh tế Ngồi kiểm sốt đƣợc xuất nhập tồn theo kho, tùng lô, đơn vị, công ty số lƣợng giá trị hệ thống cịn kiểm sốt đƣợc chi phí nhập kho, chi phí lƣu kho để từ làm đầu vào cho toán tối ƣu dự trữ nguyên vật liệu phục vụ sản xuất Hệ thống sử dụng số mơ hình tối ƣu dự trữ mức quản trị kho, tối ƣu giá trị lƣu trữ cách phù hợp Mỗi vật tƣ có khoảng số lƣợng giá trị lƣu trữ đảm bảo an toàn sản xuất tối thiểu hóa chi phí Ngồi ra, hệ thống đảm bảo tối ƣu Vũ Thị Thủy – K16HTTTTA 43 Khóa luận tốt nghiệp Thực trạng giải pháp phát triển hệ thống ERP công ty TNHH Kona đƣợc tính tốn nhu cầu mua hàng theo thời điểm, đơn hàng theo số lƣợng đặt hàng tối ƣu Chuyển bút toán hàng tồn kho sang sổ Hệ thống tính tốn giá trị hàng tồn kho cuối kỳ chuyển bút toán sang sỏ kế toán tổng hợp để xử lý.Các bút toán xuất, nhập đƣợc tự động điều chuyển vào sổ cái, sổ nhật ký chung báo cáo chi tiết, báo cáo quản trị - - - Hệ thống báo cáo quản trị Hệ thống báo cáo hàng nhập: Chi tiết theo mặt hàng tất mặt hàng; chi tiết theo kho tất kho; chi tiết theo nhà cung cấp tất nhà cung cấp… Hệ thống báo cáo hàng xuất: Chi tiết theo mặt hàng tất mặt hàng; chi tiết theo kho tất kho; chi tiết theo nhà cung cấp tất nhà cung cấp… Hệ thống báo cáo hàng tồn: Chi tiết theo mặt hàng tất mặt hàng; chi tiết theo kho tất kho; chi tiết theo nhà cung cấp tất nhà cung cấp… Kết nối với thiết bị đọc mã vạch: Hình 3.6: Kết nối thiết bị đọc mã vạch - Hệ thống phần mềm cho phép kết nối với thiết bị đọc mã vạch để quản lý nhập kho, xuất bán kiểm hàng thiết bị đọc mã vạch Hệ thống danh mục vật tƣ, hàng hóa, thành phẩm phần mềm cho phép khai báo mã để nhập xuất phím mã vạch Có thể nhập, xuất phím mã vạch đƣợc Cấu hình kết nối phần mềm với thiết bị đọc mã vạch để nhập xuất mã vạch Vũ Thị Thủy – K16HTTTTA 44 Khóa luận tốt nghiệp Thực trạng giải pháp phát triển hệ thống ERP cơng ty TNHH Kona Kiểm kho mã vạch: Hình 3.7: Kiểm kho mã vạch - Định kỳ dùng thiết bị kiểm kho để kiểm kê thành phẩm thực tế kho Nếu máy kiểm kho có kết nối wifi liên kết trực tiếp với database phần mềm (dịng máy kiểm kho có hệ điều hành windows mobile) Hoặc liệu kiểm kê từ thiết bị kết xuất file excel Hệ thống phần mềm cung cấp công cụ import liệu từ thiết bị kiểm kho để xử lý so sánh với thực tế tồn phần mềm Phần mềm cung cấp công cụ điều chỉnh kiểm kê (xử lý chênh lệch có) Báo cáo kiểm kho Hệ thống quản lý kho hàng đáp ứng giải đƣợc khó khăn việc quản lý hàng tồn kho cơng ty từ quy trình quản lý vật tƣ, quản lý xuất, nhập tồn nhƣ hệ thống báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất Hệ thống tự động trên máy tính, đơn giản hóa quy trình nghiệp vụ, tiết kiệm thời gian, khối lƣợng cơng việc, chi phí phát sinh mà đảm bảo đƣợc hiệu việc quản lý tồn kho Sự tích hợp phân hệ hàng tồn kho, phân hệ bán hàng, mua hàng, quản lý sản xuất, phân hệ kế toán… giảm bớt trùng lặp, dƣ thừa liệu, thơng tin truyền phịng ban đảm bảo xác, an tồn Mặc dù mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhƣng trình triển khai gặp khơng khó khăn Số lƣợng hàng hóa, vật tƣ đa dạng nhiều chủng loại q trình nhập liệu khơng tránh khỏi sai sót Đội ngũ nhân viên quản lý kho gặp nhiều khó khăn việc sử dụng hệ thống mới, đặc biệt nghiệp vụ hạch tốn, tính giá trung bình vật tƣ, hàng hóa Vũ Thị Thủy – K16HTTTTA 45 Khóa luận tốt nghiệp Thực trạng giải pháp phát triển hệ thống ERP công ty TNHH Kona 3.3.3 Phân hệ quản lý sản xuất Phân hệ quản lý phân hệ thiếu doanh nghiệp sản xuất Tuy nhiên, lại phân hệ khó áp dụng triển khai đặc biệt công ty TNHH Kona – nguồn nguyên vật liệu đầu vào đa dạng, nhiều công đoạn sản xuất Nghiên cứu dựa mơ hình quản lý sản xuất hệ thống ERP chuẩn, xây dựng mơ hình tích hợp quản lý sản xuất đơn giản, với chức phù hợp với doanh nghiệp: Hình 3.8: Mơ hình tích hợp quản lý sản xuất công ty TNHH Kona Một giải pháp quản lý hồn thiện cho cơng ty TNHH Kona cần đảm bảo giải pháp chi tiết sau: Nhận đơn đặt hàng: Khi phịng kế hoạch nhận đƣợc đơn hàng hệ thống ERP tạo đơn hàng hay gọi đơn hàng sản xuất Tất phận liên quan đến quy trình sản xuất đơn hàng đó: phận kế hoạch sản xuất, tổ sản xuất, phận kho… nhận đƣợc thông tin ban đầu đơn hàng yêu cầu chi tiết đơn hàng theo yêu cầu đối tác cung cấp Chuẩn hóa liệu tài nguyên doanh nghiệp Đây sở thƣớc đo chuẩn mực cho việc tính tốn kế hoạch cách khoa học xác Trên sở giúp cho phận hoạch định đƣợc cơng việc theo lực có doanh nghiệp Hệ thống ERP phát triển cho công ty TNHH Kona cần xây dựng chuẩn mực liệu tài nguyên doanh nghiệp sau để phục vụ quy trình quản lý cách hiệu nhất: Vũ Thị Thủy – K16HTTTTA 46 Khóa luận tốt nghiệp - Thực trạng giải pháp phát triển hệ thống ERP công ty TNHH Kona Chuẩn hóa hệ thống định mức nguyên vật liệu, nhân cơng, thời gian tiêu hao Chuẩn hóa quy trình may, quy trình sản xuất Chuẩn hóa số lƣợng lực máy móc thiết bị Chuẩn hóa số liệu, cơng cụ sản xuất Các liệu phịng kỹ thuật phòng kế hoạch xây dựng cho sản phẩm theo đơn hàng riêng biệt Tính tốn kế hoạch sản xuất tổng thể Dựa kết đàm phán cuối phòng kinh doanh với khách hàng đơn hàng: Số lƣợng, kích cỡ, mẫu mã, nguyên vật liệu, thời gian giao hàng,… liệu chuẩn hóa doanh nghiệp, phịng kế hoạch tính tốn kế hoạch sản xuất tổng thể bao gồm: - Thời gian sản xuất tổng thể cho đơn hàng Tính tốn tổng nhu cầu ngun vật liệu cho doanh nghiệp Tính tốn nhu cầu suất Thời gian sản xuất tổng thể cho đơn hàng Dựa số lƣợng yêu cầu kỹ thuật đơn hàng, liệu chuẩn hóa doanh nghiệp, cộng với lực tài nguyên nguồn lực doanh nghiệp máy móc, nhân cơng, ngun vật liệu phịng kỹ thuật dựa vào hệ thống ERP đƣa đƣợc thời gian sản xuất tổng thể đơn hàng Các xƣởng sản xuất dựa biểu sản xuất để tiến hành sản xuất, phòng sửa chữa bảo dƣỡng thiết bị có tiến trình kế hoạch bảo dƣỡng sửa chữa đảm bảo tồn hệ thống máy móc chạy an tồn cho đơn hàng Phịng vật tƣ tiến hành cung cấp nguyên vật liệu, xƣởng sản xuất bố trí nhân công theo chuyền…Tất hoạt động sản xuất đảm bảo nhịp nhàng theo tiến độ Tính tốn tổng nhu cầu nguyên vật liệu Dựa vào đơn hàng thiết kế kỹ thuật phòng kỹ thuật, hệ thống đƣa đƣợc tổng nhu cầu nguyên vật liệu từ cân khối lƣợng tồn kho đơn hàng khác để phòng thu mua vật tƣ chủ động đặt hàng nguyên vật liệu cách chủ động kịp thời giảm thiểu chi phí lƣu kho - Tính tốn nhu cầu tăng suất Dựa vào biểu đồ sản xuất lực máy, suất nhân cơng để tính tốn nhu cầu tăng suất đơn hàng Tính tốn lệnh sản xuất Các phận chức dựa đơn hàng kế hoạch thiết kế tính tốn lệnh sản xuất với nội dung sau: Danh sách nguyên phụ liệu cần thiết để sản xuất ứng với lệnh phát hành Danh sách công việc (thao tác) cần tiến hành Vũ Thị Thủy – K16HTTTTA 47 Khóa luận tốt nghiệp - - - Thực trạng giải pháp phát triển hệ thống ERP công ty TNHH Kona Các vật liệu phụ cần cho lệnh sản xuất Các linh kiện liên quan Chuyển lệnh sản xuất đến cấp duyệt Phát lệnh sản xuất duyệt cho tổ sản xuất Theo dõi điều độ sản xuất Trong trình sản xuất liệu trình sản xuất cần phải đƣợc theo dõi chi tiết phận chức theo dõi Các nôi dung cần theo dõi bao gồm: Kiểm soát NVL xuất cho lệnh sản xuất Kiểm sốt cơng việc hồn thành Kiểm soát sản phẩm nhập kho Kiểm soát phân tích thừa thiếu ngun vật liệu Kiểm sốt phân tích lực máy móc thiết bị Theo dõi lịch trình sản xuất Việc theo dõi điều điều độ sản xuất đảm bảo thời điểm nhà quản trị kiểm sốt đƣợc hoạt động sản xuất có điều chỉnh cần thiết đảm bảo tiến độ sản xuất Hệ thống báo cáo: Các báo cáo kế hoạch sản xuất tổng thể: Các báo cáo tính tốn lệnh sản xuất Các báo cáo theo dõi tình hình sản xuất Vũ Thị Thủy – K16HTTTTA 48 Khóa luận tốt nghiệp Thực trạng giải pháp phát triển hệ thống ERP công ty TNHH Kona Xuất phát từ thực trạng doanh nghiệp giải pháp ERP cho phân hệ sản xuất, dựa vào quy trình sản xuất doanh nghiệp, nghiên cứu đề xuất xây dựng quy trình quản lý sản xuất nhƣ sau: Hình 3.9: Quy trình quản lý sản xuất công ty TNHH Kona Mô tả chi tiết: Mã kiện Tên kiện Ngƣời thực Chức báo cáo sử dụng Nội dung Cập nhật đơn hàng Bộ phận kế hoạch sản xuất Tổng hợp đơn hàng sản xuất Bộ phận kế hoạch Đơn hàng sản xuất Bộ phận kế hoạch tổng hợp đơn hàng sản xuất từ đơn hàng sản xuất đƣợc tạo Thiết lập định mức NVL Bộ phận kế hoạch Danh mục định mức NVL, cấu trúc sản phẩm (BOM) Dựa nhu cầu NVL, máy móc, nhân cơng, xây dựng định mức cho sản phẩm tổng hợp nguồn NVL cần thiết phục vụ sản xuất Cân đối Bộ phận Vũ Thị Thủy – K16HTTTTA Bộ phận kế hoạch sản xuất cập nhật đơn đặt hàng từ phận bán hàng để tạo đơn hàng sản xuất Cân đối nguồn NVL, nhân cơng, 49 Khóa luận tốt nghiệp nguồn lực Thực trạng giải pháp phát triển hệ thống ERP công ty TNHH Kona kế hoạch máy móc Nếu thiếu thơng báo cho phận kế hoạch vật tƣ bổ sung Nếu đủ nguồn lực chuyển sang bƣớc Kế hoạch sản xuất bao gồm : + Thời gian sản xuất tổng thể Lập kế hoạch sản xuất Bộ phận kế hoạch sản xuất + Nguyên vật liệu sản xuất + Năng suất máy móc, nhân cơng Kế hoạch sản xuất lập theo ngày theo đơn hàng sản xuất Dựa vào kế hoạch sản xuất phận kế hoạch lập ra, giám đốc phê duyệt: Phê duyệt kế hoạch Giám đốc Kế hoạch sản xuất + Nếu giám đốc phê duyệt chuyển sang bƣớc + Nếu không phê duyệt quay lại bƣớc Lập lệnh sản xuất Yêu cầu xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 10 Bộ phận kế hoạch Các tổ sản xuất Đơn hàng sản xuất Lập lệnh sản xuất theo đơn hàng chuyển xuống cho tổ sản xuất Sau tiếp nhận lệnh sản xuất, tổ sản xuất yêu cầu phận Lệnh sản xuất kho xuất NVL, CCDC để sản xuất Xuất kho sản xuất Thủ kho Phiếu xuất kho sản xuất Sản xuất Tổ sản xuất Lệnh sản xuất Các tổ sản xuất tiến hành sản xuất theo lệnh sản xuất Vũ Thị Thủy – K16HTTTTA Thủ kho xuất kho theo yêu cầu tổ sản xuất Kế toán kho lập phiếu xuất kho sản xuất 50 Khóa luận tốt nghiệp 11 Thực trạng giải pháp phát triển hệ thống ERP công ty TNHH Kona Theo dõi tiến độ sản xuất Tổ trƣởng Kế hoạch sản xuất, đơn hàng sản xuất Tổ trƣởng theo dõi tiến độ sản xuất đơn hàng sản xuất theo công đoạn sản xuất sản phẩm Sau cập nhật thơng tin cho phận kế hoạch sản xuất Kiểm tra chất lƣợng công đoạn Đội kiểm tra chất lƣợng Sau công đoạn sản xuất, đội kiểm tra chất lƣợng kiểm tra chất lƣợng hồn thành cơng đoạn + Nếu đạt tiêu chuẩn chuyển sang bƣớc 13 12 + Nếu khơng đạt thơng báo cho phận sản xuất có kế hoạch sản xuất lại 13 Chuyển công đoạn sản xuất Các tổ sản xuất Phiếu điều chuyển công đoạn sản xuất Chuyển sang công đoạn sản xuất khác hoàn thành sản phẩm Thủ kho 14 Nhập kho thành phẩm Phiếu nhập kho thành phẩm Thủ kho nhập kho thành phẩm đạt chất lƣợng Kế toán kho lập phiếu nhập kho thành phẩm Cập nhật tình trạng đơn hàng Tổ sản xuất, phận kế hoạch sản xuất 15 Cập nhật tình trạng đơn hàng hồn thành Thông báo cho phận kế hoạch sản xuất kết thúc quy trình Quy trình quản lý phần giải đƣợc khó khăn cịn tồn đọng doanh nghiệp: - - Hệ thống quản lý chặt chẽ nghiệp vụ thiết lập định mức NVL, nghiệp vụ sản xuất theo công đoạn Xây dựng kế hoạch sản xuất tổng thể, lệnh sản xuất cụ thể theo đơn hàng, nhờ tất phận quy trình sản xuất theo dõi trực tiếp tiến độ sản xuất, trạng thái đơn hàng, ngƣời chịu trách nhiệm sản xuất… Kiểm tra chất lƣợng sau công đoạn sản xuất, có phiếu điều chuyển cơng đoạn sản xuất Lãnh đạo xem báo cáo tức thời Vũ Thị Thủy – K16HTTTTA 51 Khóa luận tốt nghiệp Thực trạng giải pháp phát triển hệ thống ERP công ty TNHH Kona 3.3.4 Phân hệ giá thành Phân hệ đƣợc thiết kế để thực tập hợp chi phí theo đối tƣợng, phân bổ chi phí chung, đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ tính giá thành sản phẩm Quản lý khoản chi phí trả trƣớc phân bổ dần vào chi phí sản xuất Phân hệ chủ yếu lấy liệu phát sinh từ nghiệp vụ phân hệ khác nhƣ phiếu chi, phiếu toán, phiếu xuất vật tƣ, phiếu nhập kho thành phẩm Hình 3.10: Quy trình tính giá thành - - Chức Khai báo, theo dõi quy trình sản xuất, định mức tiêu hao vật tƣ cho sản phẩm Quản lý khai báo đối tƣợng thành phẩm cần tính giá thành Tự động đồng với danh mục thành phẩm tồn kho Khai báo định mức tiêu hao, định mức lƣơng, công đoạn sản xuất, thời gian sản xuất cho thành phẩm Hỗ trợ nhiều phƣơng pháp đánh giá dở dang cuối kỳ tự động Căn vào định mức tiêu hao lƣợng nguyên liệu thực tế xuất sản xuất, chƣơng trình hỗ trợ ngƣời dùng tính số lƣợng thành phẩm thực sản xuất Kết chuyển chi phí trực tiếp phân bổ chi phí chung vào cuối kỳ Chƣơng trình hỗ trợ nhiều cơng thức tính hệ số để phân bổ chi phí chung cuối kỳ 3.3.5 Phân hệ tài sản cố định Phân hệ đƣợc thiết kế để quản lý tài sản cố định/công cụ dụng cụ, tính khấu hao, quy trình bảo quản ln chuyển tài sản, thay đổi nguyên giá, tăng giảm tài sản, công cụ kèm tài sản… Phân hệ tài sản cố định hoạt động độc lập với hệ thống, liệu dùng chung liên quan đến kế tốn tổng hợp, khai báo tài khoản sổ chuyển liệu khấu hao hàng tháng vào sổ Vũ Thị Thủy – K16HTTTTA 52 Khóa luận tốt nghiệp Thực trạng giải pháp phát triển hệ thống ERP cơng ty TNHH Kona Hình 3.11: Quy trình quản lý tài sản cố định  Tài sản  Theo dõi tài sản cố định nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị lại, nguồn vốn, phận sử dụng, mục đích sử dụng, nƣớc sản xuất, ngày đƣa vào sử dụng  Theo dõi tăng giảm lý tăng giảm tài sản cố định  Theo dõi trình thay đổi nguyên giá điều chuyển phận sử dụng, công trình, phí hay thay đổi chất tài khoản tài sản, tài khoản khấu hao, tài khoản chi phí  Tính khấu hao, lên bảng phân bổ khấu hao tạo bút toán phân bổ khấu hao sang sổ  Công cụ  Cập nhật phiếu xuất công cụ dụng cụ phân bổ nhiều lần  Tự động tính phân bổ giá trị vào chi phí  Theo dõi số kỳ phân bổ, thời gian sử dụng  Theo dõi theo phận sử dụng, báo hỏng công cụ dụng cụ 3.4 Đánh giá hiệu giải pháp ERP doanh nghiệp Giải pháp ERP đề giải pháp tích hợp ứng dụng CNTT nhằm giúp cho công ty TNHH Kona quản lý nguồn lực cách hiệu quả, cung cấp thơng tin cách xác, kịp thời cho việc quản lý điều hành doanh nghiệp ERP cung cấp giải pháp từ phân hệ tài – kế tốn, quản lý tồn kho đến quản lý sản xuất, kinh doanh toàn doanh nghiệp Vũ Thị Thủy – K16HTTTTA 53 Khóa luận tốt nghiệp Thực trạng giải pháp phát triển hệ thống ERP công ty TNHH Kona Ứng dụng giải pháp ERP có ý nghĩa to lớn doanh nghiệp nhiều lĩnh vực, nhiều đối tƣợng khác 3.4.1.Đối với thân doanh nghiệp - - - Giải khó khăn tồn đọng hệ thống quản lý cũ, nâng cao lực quản lý Chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp, áp dụng CNTT quản lý giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, đƣa quy trình vào sản xuất-kinh doanh Nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh, giảm giá thành Tăng khả cạnh tranh doanh nghiệp, song song với yếu tố nêu việc cung cấp sử dụng thơng tin kịp thời, xác yếu tố quan trọng kinh tế đầy cạnh tranh Nâng cao hình ảnh doanh nghiệp đối tác, nhà đầu tƣ nƣớc Việc ứng dụng CNTT, giải pháp ERP theo chuẩn giới, cung cấp thông tin tài rõ ràng ln tạo niềm tin cho đối tác nƣớc việc hợp tác làm ăn 3.4.2 Đối với nhà quản lý - Tăng cƣờng khả quản lý, giám sát, điều hành doanh nghiệp, cơng việc cách nhanh chóng, thuận tiện dễ dàng Sử dụng tối ƣu nguồn lực bao gồm: nhân lực, vật lực, tài lực sản xuất kinh doanh Giải vấn đề tăng hiệu doanh nghiệp với chi phí khối lƣợng cơng việc thực 3.4.3 Đối với nhân viên - Phân tích, đánh giá thơng tin xác, kịp thời thông qua giải pháp lƣu trữ thông tin, hỗ trợ thông tin, định,… Thực tác nghiệp theo quy trình thống chuẩn hóa Giảm thiểu khối lƣợng cơng việc giấy tờ, tăng suất lao động Nâng cao tính kỷ luật, tạo thói quen làm việc theo quy trình, chuẩn tắc công việc Tăng cƣờng khả làm việc nhóm, cá nhân quy trình làm việc, theo phân công phối hợp nhịp nhàng cá nhân công việc cần thiết Vũ Thị Thủy – K16HTTTTA 54 Khóa luận tốt nghiệp Thực trạng giải pháp phát triển hệ thống ERP cơng ty TNHH Kona KẾT LUẬN Khóa luận trình bày tổng quan hệ thống ERP nhƣ việc triển khai phát triển hệ thống công ty TNHH Kona Trong q trình thực khóa luận, tác giả đạt số kết sau: - Làm quen với môi trƣờng doanh nghiệp hệ thống ERP thực tế - Hiểu quy trình quản lý hàng tồn kho quản lý sản xuất công ty, đơn vị thực tập - Ứng dụng kiến thức học trường vào dự án thực tế, vào đề tài cụ thể Vì hệ thống ERP đề tài rộng, có kiến trúc phức tạp nên hướng ngiên cứu khóa luận là: - Nghiên cứu sâu việc tích hợp phân hệ cịn lại hệ thống ERP - Nghiên cứu phát triển thêm chức phần mềm cho phù hợp với doanh nghiệp Mặc dù cố gắng, song khóa luận khơng tránh khỏi nhiều sai sót, tác giả mong nhận góp ý thầy bạn để khóa luận hồn thiện Vũ Thị Thủy – K16HTTTTA 55 Khóa luận tốt nghiệp Thực trạng giải pháp phát triển hệ thống ERP công ty TNHH Kona TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tiếng việt: [1] Phí Anh Tuấn, “ERP học triển khai”, tr 30-32, tạp chí Tin học đời sống số tháng 04 [2] Tài liệu triển khai công ty CP phát triển phần mềm Asia Tài liệu tiếng anh: [3] “Concepts in ERP”, Ellen Monk & Brett Wagner, 2013 [4] Anderegg Travis, “ERP: A-Z Implementer’s guide for success”, Resource Publishing [5] Brandy, Monk, Wagner, “Enterprise Resource Planning” – South Western Tham khảo website: [6] www.cio.com/enterprise/erp [7] www.erpvn.net [8] www.webketoan.com [9] www.tailieu.vn [10] http://kona.com.vn Vũ Thị Thủy – K16HTTTTA 56 Khóa luận tốt nghiệp Thực trạng giải pháp phát triển hệ thống ERP công ty TNHH Kona NHẬT KÝ THỰC TẬP Vũ Thị Thủy – K16HTTTTA 57