LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Khái quát hoạt động bán hàng và xác định kết quả bán hàng
1.1.1 Khái niệm hoạt động bán hàng và xác định kết quả bán hàng a) Khái niệm về bán hàng
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại, đánh dấu quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa từ doanh nghiệp sang người mua Qua đó, doanh nghiệp thu tiền hoặc có quyền thu tiền từ giao dịch này.
Bán hàng là quá trình chuyển đổi hàng hóa của doanh nghiệp từ hình thái vật chất sang hình thái tiền tệ, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh tế.
Quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng có những đặc điểm chính sau đây:
Có sự trao đổi thoả thuận giữa người mua và người bán, nguời bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua, họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền
Quyền sở hữu hàng hóa thay đổi khi người bán mất quyền và người mua có quyền sở hữu sản phẩm đã giao dịch Trong quá trình tiêu thụ, doanh nghiệp cung cấp hàng hóa cho khách hàng và thu lại doanh thu bán hàng, từ đó xác định kết quả kinh doanh của mình.
Xác định kết quả bán hàng là quá trình so sánh chi phí kinh doanh với thu nhập trong một kỳ, giúp đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh Nếu thu nhập vượt chi phí, doanh nghiệp đạt lãi; ngược lại, nếu thu nhập thấp hơn chi phí, doanh nghiệp sẽ ghi nhận lỗ Việc này thường được thực hiện vào cuối kỳ kinh doanh, như cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm, tùy thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp Mối quan hệ giữa bán hàng và xác định kết quả bán hàng là rất quan trọng, ảnh hưởng đến quyết định quản lý và chiến lược kinh doanh.
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong quy trình kinh doanh, đóng vai trò quyết định trong việc xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Mối quan hệ giữa bán hàng và kết quả kinh doanh là rất chặt chẽ; trong đó, kết quả bán hàng không chỉ là mục tiêu cuối cùng mà còn là phương tiện trực tiếp giúp doanh nghiệp đạt được mục đích kinh doanh của mình.
1.1.2 Đặc điểm của hoạt động kinh doanh thương mại
Thương mại đóng vai trò trung gian quan trọng giữa sản xuất và tiêu dùng, bao gồm phân phối và lưu thông hàng hóa Doanh nghiệp thương mại không trực tiếp sản xuất sản phẩm mà chỉ là cầu nối giữa người sản xuất và người tiêu dùng, trong khi doanh nghiệp sản xuất tạo ra của cải vật chất phục vụ nhu cầu xã hội Chi phí của doanh nghiệp thương mại chủ yếu bao gồm giá mua từ người bán và các khoản phí liên quan để tối ưu hóa quá trình bán hàng.
Doanh nghiệp thương mại chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực lưu chuyển hàng hoá, tức là đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng Quá trình này diễn ra thông qua việc mua bán và trao đổi hàng hoá, nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng.
Quá trình lưu chuyển hàng hóa diễn ra qua hai phương thức chính: bán buôn và bán lẻ Bán buôn là hình thức bán hàng cho các đơn vị thương mại và doanh nghiệp sản xuất để họ tiếp tục phân phối hoặc chế biến Hàng hóa trong giai đoạn bán buôn vẫn đang trong lưu thông và chưa được tiêu dùng, vì vậy giá trị và giá trị sử dụng của chúng chưa được thực hiện Ngược lại, bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp đến tay người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế với mục đích tiêu dùng nội bộ.
Tổ chức kinh doanh thương mại có nhiều mô hình khác nhau như bán buôn, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp và công ty môi giới Ngoài nhiệm vụ chính là mua và bán hàng hóa, các doanh nghiệp thương mại còn tham gia vào sản xuất, gia công chế biến để tạo thêm nguồn hàng và thực hiện các hoạt động kinh doanh đa dạng.
Sự vận động hàng hoá trong kinh doanh thương mại có những đặc điểm riêng biệt, tùy thuộc vào nguồn hàng và ngành hàng khác nhau Điều này dẫn đến sự khác biệt trong chi phí thu mua và thời gian lưu chuyển hàng hoá giữa các loại sản phẩm.
1.1.3 Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán trong hoạt động kinh doanh thương mại a) Các phương thức bán hàng
Trong các doanh nghiệp thương mại nội địa, hoạt động bán hàng diễn ra chủ yếu qua hai phương thức chính: bán buôn và bán lẻ Các phương thức này được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, bao gồm bán hàng trực tiếp và chuyển hàng.
Bán buôn hàng hoá là hình thức cung cấp sản phẩm cho các đơn vị thương mại và doanh nghiệp sản xuất, với đặc điểm là hàng hoá vẫn ở trong lĩnh vực lưu thông và chưa được tiêu dùng, do đó giá trị và giá trị sử dụng chưa được thực hiện Hàng hoá bán buôn thường được giao dịch theo lô hoặc số lượng lớn, với giá bán biến động tùy thuộc vào số lượng và phương thức thanh toán Trong bán buôn, có hai phương thức chủ yếu được áp dụng.
Phương thức bán buôn hàng hoá qua kho
Bán buôn hàng hoá qua kho là hình thức kinh doanh mà hàng hoá được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp Phương thức này có thể được thực hiện theo hai hình thức khác nhau.
Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp
Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại để nhận hàng Doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hóa trực tiếp cho đại diện bên mua Khi đại diện bên mua nhận đủ hàng và thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận nợ, hàng hóa được xác định là đã tiêu thụ.
Theo hình thức này, doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá theo hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, sử dụng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài để chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc địa điểm khác theo quy định Hàng hoá vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi bên mua kiểm nhận và thanh toán Chi phí vận chuyển được xác định theo thỏa thuận giữa hai bên; nếu doanh nghiệp thương mại chịu chi phí, nó sẽ được ghi vào chi phí bán hàng, còn nếu bên mua chịu, sẽ ghi vào giá trị hàng mua.
Phương thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng
Các vấn đề cơ bản về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
1.2.1 Vai trò, nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại a) Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Đối với một doanh nghiệp nói chung và một doanh nghiệp thương mại nói riêng, tổ chức công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng có vai trò quan trong từng bước hạn chế được sự thất thoát hàng hoá, phát hiện được những hàng hoá chậm luân chuyển để có biện pháp xử lý thích hợp nhằm thúc đẩy quá trình tuần hoàn vốn.Các số liệu mà kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cung cấp cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp nắm bắt được mức độ hoàn chỉnh về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng từ đó tìm những biện pháp thiếu sót mất cân đối giữa khâu mua- khâu dự trữ và khâu bán để có biện pháp khắc phục kịp thời
Dựa trên số liệu từ báo cáo tài chính do kế toán bán hàng cung cấp, Nhà nước có thể đánh giá tình hình kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp Điều này giúp Nhà nước thực hiện chức năng quản lý và kiểm soát vĩ mô nền kinh tế, đồng thời kiểm tra việc tuân thủ các quy định về kinh tế tài chính và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Nhà nước.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cung cấp số liệu quan trọng giúp các bạn hàng đánh giá khả năng mua, dự trữ và bán hàng hóa của doanh nghiệp Thông qua đó, họ có thể đưa ra quyết định đầu tư, cho vay vốn hoặc thiết lập mối quan hệ làm ăn với doanh nghiệp.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trực tiếp là quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin quan trọng về hoạt động bán hàng của doanh nghiệp Nhiệm vụ chính của kế toán bán hàng bao gồm theo dõi doanh thu, chi phí và lợi nhuận từ các giao dịch bán hàng, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả kinh doanh và đưa ra quyết định chiến lược.
Ghi chép chính xác và kịp thời về khối lượng thành phẩm và hàng hóa bán ra là rất quan trọng Việc theo dõi tiêu thụ nội bộ cũng cần được thực hiện để đảm bảo tính toán đúng giá trị vốn hàng đã bán và chi phí bán hàng.
Cung cấp thông tin kịp thời về tình hình bán hàng phục vụ cho lãnh đạo điều hành hoạt động kinh doanh thương mại
Kiểm tra và giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng và lợi nhuận là rất quan trọng để xác định kết quả bán hàng, từ đó phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp hiệu quả.
Sau khi nhận được kết quả bán hàng, kế toán sẽ tiến hành phân tích và đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm từng sản phẩm và bộ phận cụ thể Họ sẽ xác định và tính toán mức độ ảnh hưởng của từng yếu tố đến kết quả bán hàng Dựa trên những phân tích này, kế toán sẽ đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả bán hàng cho kỳ tiếp theo.
Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh Hiểu rõ tầm quan trọng của kế toán bán hàng sẽ giúp kế toán viên và nhà quản trị xây dựng chiến lược làm việc hiệu quả hơn.
1.2.2 Yêu cầu quản lý đối với kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Bán hàng và xác định kết quả bán hàng là yếu tố sống còn đối với doanh nghiệp Kế toán, với vai trò là công cụ quản lý kinh tế, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản trong doanh nghiệp, giúp kiểm tra và giám sát hoạt động kinh tế, tài chính Điều này rất quan trọng trong việc quản lý bán hàng và xác định kết quả bán hàng Quản lý bán hàng bao gồm việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch tiêu thụ theo từng thời kỳ, khách hàng và hợp đồng kinh tế.
Kế toán bán hàng cần giám sát chặt chẽ hàng hoá tiêu thụ về số lượng và chất lượng để tránh mất mát, hư hỏng, tham ô và lãng phí Việc kiểm tra tính hợp lý của các khoản chi phí và phân bổ chính xác cho hàng bán là cần thiết để xác định kết quả kinh doanh Đồng thời, quản lý tình hình thanh toán của khách hàng cũng rất quan trọng, yêu cầu thanh toán đúng hình thức và thời gian nhằm tránh mất mát và ứ đọng vốn.
1.2.3 Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu a) Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Theo chuẩn mực kế toán số 14, doanh thu và thu nhập khác được quy định bởi quyết định số 49/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư 200/2014/TT-BTC Chuẩn mực này hướng dẫn cách ghi nhận và trình bày doanh thu, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính Việc tuân thủ các quy định này giúp các doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn thu và cung cấp thông tin tài chính rõ ràng cho các bên liên quan.
Doanh thu là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất và kinh doanh thông thường, góp phần vào việc tăng vốn chủ sở hữu.
Doanh thu = Số lượng sản phẩm, hàng hóa tiêu thụ trong kỳ * đơn giá
Doanh thu chỉ bao gồm tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được Các khoản thu hộ từ bên thứ ba không được xem là nguồn lợi ích kinh tế và không làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp, do đó không được coi là doanh thu Ngoài ra, các khoản góp vốn từ cổ đông hoặc chủ sở hữu mặc dù làm tăng vốn chủ sở hữu nhưng cũng không được tính là doanh thu.
Điều kiện ghi nhận doanh thu:
Doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu bán hàng khi thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa cho người mua
Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hoặc quyền kiểm soát hàng hóa
Doanh thu chỉ được ghi nhận khi các điều kiện cho phép người mua trả lại sản phẩm không còn hiệu lực Nếu hợp đồng quy định quyền trả lại hàng hóa, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng người mua không còn quyền này trước khi ghi nhận doanh thu Trường hợp khách hàng có quyền đổi hàng hóa lấy sản phẩm hoặc dịch vụ khác thì vẫn được xem xét.
Doanh nghiệp đã hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hang
Xác định được các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
Nội dung cơ bản của các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm:
Chiết khấu thương mại: Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn
Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu
Giá trị hàng bán bị trả lại là tổng giá trị của các sản phẩm đã được tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán.
Sổ sách và hình thức tổ chức kế toán
1.3.1 Hình thức kế toán nhật ký chung a) Nguyên tắc, đặc trƣng cơ bản Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh b) Các loại sổ chủ yếu
Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết là những thành phần quan trọng trong hệ thống kế toán Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung giúp tổ chức và quản lý thông tin tài chính một cách hiệu quả, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc ghi chép các giao dịch kinh tế.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung và sau đó chuyển số liệu sang Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu có sổ, thẻ kế toán chi tiết, đồng thời ghi sổ Nhật ký chung và các nghiệp vụ phát sinh vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan Trong trường hợp mở các sổ Nhật ký đặc biệt, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt hàng ngày Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các sổ Nhật ký đặc biệt để ghi vào Sổ Cái, loại trừ số trùng lặp nếu một nghiệp vụ được ghi vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh
Sau khi xác nhận và đối chiếu chính xác, số liệu trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết, được xây dựng từ các Sổ và thẻ kế toán chi tiết, sẽ được sử dụng để lập các Báo cáo tài chính.
Theo nguyên tắc kế toán, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối kế toán phải tương đương với tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung, bao gồm cả sổ Nhật ký đặc biệt, sau khi đã loại trừ các số liệu trùng lặp trong cùng kỳ.
Sơ đồ 1.8: Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thƣc Nhật ký chung
1.3.2 Hình thức kế toán nhật ký – sổ cái a) Nguyên tắc, đặc trƣng cơ bản Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (Theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ nhật ký – sổ cái, Các sổ, thẻ kế toán chi tiết c) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
Hàng ngày, kế toán sử dụng các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp các chứng từ đã được kiểm tra để ghi sổ Đầu tiên, kế toán xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có, sau đó ghi vào Sổ Nhật ký và Sổ Cái Mỗi chứng từ được ghi trên một dòng ở cả hai phần này Bảng tổng hợp được lập cho các chứng từ cùng loại như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập, thường phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ từ 1 đến 3 ngày.
Các chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, sau khi được ghi vào Sổ Nhật ký và Sổ Cái, sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ và Thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp toàn bộ chứng từ phát sinh vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái và các sổ chi tiết, tiến hành cộng số liệu từ cột phát sinh trong Nhật ký và các cột Nợ, Có của từng tài khoản trong Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Dựa vào số phát sinh của các tháng trước và tháng này, kế toán tính toán số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng Từ số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng, kế toán xác định số dư cuối tháng (cuối quý) cho từng tài khoản trên Nhật ký – Sổ Cái.
Sơ đồ 1.9: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – sổ cái
1.3.3 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ a) Nguyên tắc, đặc trƣng cơ bản Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
Ghi chép nội dung kinh tế trên Sổ Cái là quy trình quan trọng, trong đó chứng từ ghi sổ được lập bởi kế toán dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp cùng loại Các chứng từ này cần được đánh số hiệu liên tục trong tháng hoặc năm, theo thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, và phải có chứng từ kế toán kèm theo Trước khi thực hiện ghi sổ, chứng từ ghi sổ cần được kế toán trưởng duyệt Các loại sổ chủ yếu cũng là một phần không thể thiếu trong quy trình này.
Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết c) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Hàng ngày, kế toán dựa vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ này sẽ được ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, từ đó tiếp tục ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ cũng được sử dụng để ghi vào Sổ và Thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cần thực hiện việc khoá sổ để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh trong tháng Việc này bao gồm việc ghi chép trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính toán tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có, và xác định số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái.
Sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết được sử dụng để lập Báo cáo tài chính Việc kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng Cân đối số phát sinh bằng nhau và khớp với Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Đồng thời, Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản cũng cần phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải tương ứng với số dư trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Sơ đồ 1.10: Sơ đồ trình tự kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
1.4.4 Hình thức kế toán Nhật ký – chứng từ a) Nguyên tắc, đặc trƣng cơ bản Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký-Chứng từ là tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ, kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản), kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép, sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính b) Các loại sổ chủ yếu
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH PLG VIỆT NAM
Giới thiệu về công ty TNHH PLG Việt Nam
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH PLG Việt Nam được sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy phép đăng ký kinh doanh số 0106778706 vào ngày 27 tháng 02 năm 2015
Tên Công ty viết bằng tiếng việt: CÔNG TY TNHH PLG VIỆT NAM
Tên giao dịch: PLG VIET NAM COMPANY LIMITED
Địa chỉ: Số 5/5 tổ Bình Minh, thị trấn Trâu Quỳ, huyện Gia Lâm, thành phố Hà Nội
Loại hình công ty: Công ty TNHH 1 thành viên ngoài quốc doanh
Ngành nghề kinh doanh chính: Buôn bán chuyên doanh khác chưa phân loại vào đâu
Người đại diện pháp luật: Phan Văn Đạt
2.1.2 Các mặt hàng kinh doanh chính
Công ty TNHH PLG Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực thương mại nội địa, chuyên cung cấp dịch vụ lưu chuyển hàng hóa từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng Các sản phẩm kinh doanh của công ty bao gồm ốc vít, hàng mạ kẽm, kim loại, bột kim loại, hóa chất mạ kim loại, hóa chất phủ và tráng kim loại.
2.1.3 Thị trường hoạt động chính của công ty
Công ty chủ yếu hoạt động tại các tỉnh miền Bắc và các công trình xây dựng trung tâm thương mại tại Hà Nội Khi mới thành lập, công ty tập trung vào hàng hóa phục vụ sản xuất máy móc và xây dựng Tuy nhiên, sau khi đi vào hoạt động, công ty đã mở rộng kinh doanh sang các máy móc, thiết bị và vật tư phục vụ cho cả ngành công nghiệp và nông nghiệp.
Công ty có các nguồn mua hàng chính là trong nước từ các đầu mối ở Bắc
Trước sự hồi phục của nền kinh tế, các khu công nghiệp chế xuất đang mở rộng quy mô hoạt động, dẫn đến nhu cầu tăng cao về kim loại, quặng kim loại và hóa chất sản xuất Để đáp ứng nhu cầu này, Công ty TNHH PLG Việt Nam đã xây dựng một mạng lưới kinh doanh rộng khắp, linh hoạt và hiệu quả tại các tỉnh như Bắc Ninh (Công ty TNHH LEGE…), Hưng Yên (Công ty THT…) và Bắc Giang (Công ty Asiabolt…).
2.1.4 Phương thức bán hàng và thanh toán của công ty TNHH PLG Việt Nam
Công ty áp dụng nhiều phương thức bán hàng linh hoạt Đối với hình thức bán buôn, khách hàng có thể thanh toán ngay hoặc thanh toán sau một thời gian nhất định, tùy thuộc vào hợp đồng và mối quan hệ với công ty Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi trong thanh toán mà không gây thiệt hại kinh tế cho mình, đồng thời quy định rõ thời hạn thanh toán trong hợp đồng để quản lý khoản phải thu hiệu quả Nếu quá hạn, công ty sẽ tính lãi suất theo lãi suất ngân hàng Việc bán chịu chỉ áp dụng cho khách hàng có quan hệ lâu dài Đối với bán lẻ, khách hàng thanh toán trực tiếp tại quầy hoặc cho nhân viên giao hàng, và có thể thanh toán qua ngân hàng hoặc thẻ tín dụng, mặc dù thanh toán bằng thẻ có thể gặp trễ do thông tin cần xác thực.
Các phương thức thanh toán của công ty
Khi bán hàng công ty thường có 2 phương thức thanh toán chính, phổ biến nhất là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán bằng chuyển khoản:
Thanh toán bằng tiền mặt:
Công ty thường sử dụng hình thức thanh toán bằng tiền mặt cho các giao dịch bán lẻ bulong, ốc vít hoặc dịch vụ gia công mạ, đặc biệt đối với khách hàng vãng lai mua số lượng ít Khách hàng thường trực tiếp đến cửa hàng để thực hiện giao dịch và thanh toán ngay tại chỗ.
Thanh toán bằng chuyển khoản:
Việc thanh toán bằng chuyển khoản thường được áp dụng cho các công ty, cửa hàng, đại lý tại phía Bắc với hợp đồng mua bán đã ký kết Theo hợp đồng, khách hàng thường phải thanh toán trước một khoản tiền hàng, sau đó công ty sẽ chuyển hàng và khách hàng thanh toán nốt trong vòng một tháng Công ty TNHH PLG Việt Nam đang tìm hiểu thêm nhiều hình thức thanh toán an toàn và tiện ích hơn để phục vụ khách hàng tốt hơn.
2.1.5 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động bán hàng của công ty
Kể từ khi thành lập, Công ty TNHH PLG Việt Nam đã xây dựng một mô hình kinh doanh chặt chẽ và hiệu quả, được thể hiện qua sơ đồ dưới đây.
Sơ đồ 1.3: Cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của công ty
Nhóm nghiên cứu phát triển thị trường
Các phòng ban trong công ty được tổ chức hợp lý theo đặc điểm ngành nghề, nhằm đảm bảo quản lý kinh doanh hiệu quả Bộ phận kinh doanh, marketing, dự án và phát triển thị trường có vai trò quan trọng và nhiệm vụ riêng, nhưng luôn duy trì mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ lẫn nhau để đạt được kết quả tối ưu.
Ban Giám đốc công ty có trách nhiệm xem xét, phê chuẩn và kiểm tra việc thực hiện các chiến lược kinh doanh nhằm thúc đẩy doanh số bán hàng do phòng kinh doanh đề xuất Đồng thời, ban giám đốc cũng cần đánh giá các chiến lược marketing và quảng cáo cho sản phẩm của công ty Việc theo dõi và kiểm tra thường xuyên tình hình tiêu thụ hàng hóa dựa trên các báo cáo bán hàng và doanh thu từ bộ phận kế toán là một phần quan trọng trong công tác quản lý.
Phòng Kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu thị trường và phát triển các chiến lược kinh doanh mới nhằm tăng cường hoạt động bán hàng Đội ngũ này không chỉ tìm kiếm khách hàng mới và ký kết hợp đồng mà còn phân tích nhu cầu thị trường để đưa ra các chính sách linh hoạt, đáp ứng kịp thời và hiệu quả Bên cạnh đó, việc nghiên cứu sức mua của thị trường theo từng thời kỳ cũng giúp điều chỉnh doanh số bán hàng cho các bộ phận bán lẻ và bán buôn, từ đó gia tăng doanh thu cho công ty.
Phòng Kỹ thuật chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng sản phẩm khi mới nhập kho để đảm bảo hàng hóa đạt tiêu chuẩn Đồng thời, bộ phận này tìm hiểu công dụng và cách sử dụng của sản phẩm, sau đó bàn giao thông tin cho bộ phận bán hàng để hỗ trợ tư vấn khách hàng Ngoài ra, phòng cũng thực hiện công tác bảo hành sản phẩm khi có yêu cầu.
Bộ phận Bán hàng đóng vai trò quan trọng nhất trong quy trình bán hàng, thực hiện việc tiếp xúc trực tiếp với khách hàng để tư vấn về công dụng, cách sử dụng và nguồn gốc sản phẩm Họ cũng thực hiện thu tiền và lập bảng kê bán hàng cho khách lẻ vào cuối ngày, sau đó gửi lên phòng kế toán Ngoài ra, bộ phận này còn có trách nhiệm chuyển hàng đến tận nơi cho khách hàng và tiếp nhận phản hồi từ khách hàng về sản phẩm để báo cáo lại với cấp trên.
Phòng Kế toán chịu trách nhiệm ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng, bao gồm doanh thu, chi phí, hàng bán bị trả lại, giảm giá và chiết khấu thương mại cũng như thanh toán Ngoài ra, phòng cũng theo dõi công nợ của từng khách hàng, đôn đốc và thu hồi nợ từ những khách hàng quá hạn Cuối cùng, phòng lập các báo cáo liên quan đến hoạt động bán hàng để gửi lên ban Giám đốc kiểm tra và xem xét.
Phòng Marketing đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu thị trường để phát triển các chiến lược quảng cáo hiệu quả nhằm thúc đẩy doanh số bán hàng Họ tiến hành kiểm tra tác động của các chiến lược quảng cáo đến mức tiêu thụ sản phẩm, từ đó điều chỉnh và tối ưu hóa các chiến lược để đạt được kết quả tốt nhất.
Công ty cung cấp nhiều phương thức thanh toán linh hoạt, bao gồm tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng, séc chuyển khoản, séc bảo chi, ủy nhiệm chi và ủy nhiệm thu, nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
2.1.6 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán và chính sách kế toán a) Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Nhiệm vụ của từng bộ phận trong phòng kế toán :
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp
Thức trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH PLG Việt Nam
2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu tại công ty TNHH PLG Việt Nam a) Kế toán doanh thu
Doanh thu chính của công ty hiện tại chủ yếu đến từ việc bán buôn hàng hóa đã được nhập kho Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế GTGT, do đó, doanh thu bán hàng được ghi nhận là giá bán chưa bao gồm thuế GTGT.
Chứng từ kế toán và tài khoản sử dụng trong kế toán doanh thu bán hàng
Chứng từ kế toán sử dụng
Các loại hóa đơn và chứng từ công ty đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu Những tài liệu này bao gồm hóa đơn GTGT, bảng kê hóa đơn bán hàng, phiếu thu, giấy báo có, sổ phụ ngân hàng, hợp đồng kinh tế, biên bản trả lại hàng và các chứng từ liên quan khác.
Tài khoản sử dụng Để phản ánh doanh thu bán hàng kế toán sử dụng:
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK 131 – Phải thu khách hàng: dùng để theo dõi công nợ của khách hàng khi mở các tài khoản chi tiết tới từng đối tượng khách hàng
TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra: dùng để phản ánh số thuế GTGT đối với số thuế GTGT đối với số hàng tiêu thụ mà công ty đã bán được
Ngoài ra còn sử dụng một số các tài khoản khác như TK 111, TK 112 b) Khái quát quy trình bán hàng thu tiền của công ty TNHH PLG Việt Nam
Khi khách hàng gửi đơn đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ liên hệ trực tiếp để xác nhận đơn hàng và phương thức thanh toán, bao gồm thanh toán bằng tiền mặt gửi ngân hàng, thanh toán sau khi nhận hàng, và mua hàng chịu có thời hạn Sau khi đàm phán và được ban lãnh đạo phê duyệt, nhân viên kinh doanh sẽ ký kết hợp đồng nguyên tắc với khách hàng Vào ngày giao hàng theo hợp đồng, bộ phận kinh doanh sẽ lập lệnh bán hàng gửi đến phòng kế toán và kho.
Kế toán bán hàng thực hiện theo lệnh từ phòng kinh doanh, sau khi kiểm tra thông tin khách hàng và hàng tồn kho Họ sẽ sử dụng phân hệ “bán hàng” để nhập liệu và in hóa đơn GTGT với ba liên.
Sau khi hoàn thành hóa đơn, kế toán bán hàng cần thu thập chữ ký của những người liên quan theo quy định Sau đó, chuyển giao liên 2 cho kế toán kho, người này sẽ lập phiếu xuất kho dựa trên số lượng ghi trên hóa đơn Phiếu xuất kho sẽ được lập thành.
Tại kho công ty, thủ kho thực hiện kiểm tra và đối chiếu số lượng hàng hóa dựa trên lệnh bán hàng, hóa đơn và phiếu xuất kho Sau khi xác nhận, thủ kho xuất hàng và lập biên bản giao nhận cho nhân viên giao hàng, đảm bảo hàng hóa được chuyển đến khách hàng một cách chính xác.
Công ty TNHH PLG Việt Nam cung cấp hàng hóa kèm theo Phiếu xuất kho và Hóa đơn GTGT (Liên 2) cho đối tác Khi nhận hàng, khách hàng sẽ tiến hành cân và kiểm tra chất lượng để xác nhận số lượng và chất lượng hàng hóa Sau khi kiểm tra, khách hàng sẽ ký nhận vào biên bản bàn giao, và biên bản này sẽ được gửi cho bộ phận kế toán để ghi nhận doanh thu.
Sau khi nhân viên giao hàng hoàn tất, họ sẽ thông báo cho bộ phận kế toán Kế toán sẽ dựa vào Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT và biên bản bàn giao để nhập thông tin vào phần mềm Quá trình này sẽ tự động cập nhật vào sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết và Sổ Cái TK 511.
Khi khách hàng mua lẻ tại công ty, nhân viên bán hàng sẽ kiểm tra với bộ phận kế toán về tình trạng hàng tồn kho Nếu hàng còn đủ, kế toán sẽ nhập liệu vào phần mềm để in phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT ba liên.
- Liên 2: Giao cho khách hàng
Khi nhận được phiếu xuất kho, thủ kho sẽ lập biên bản bàn giao Sau khi khách hàng nhận hàng tại kho công ty, khách sẽ được yêu cầu ký vào biên bản bàn giao Công ty sẽ giao hàng kèm theo hóa đơn cho khách.
Bộ phận bán hàng sẽ tiến hành lập phiếu thu 3 liên và thu tiền Phiếu thu
- Liên 2: Giao cho khách hàng
- Liên 3: Chuyển bộ phận kế toán
Sau khi tiếp nhận phiếu thu và biên bản bàn giao, bộ phận kế toán sẽ tiến hành ghi nhận doanh thu bán hàng Quá trình này sẽ được máy tính tự động cập nhật vào sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết và Sổ Cái.
Hằng ngày, khi có các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến doanh thu, kế toán sử dụng chứng từ gốc như phiếu thu và biên bản bàn giao để nhập dữ liệu vào hệ thống bán hàng trong phần mềm kế toán MISA Theo quy trình ghi sổ đã thiết lập, số liệu sẽ tự động cập nhật vào các bảng kê hàng hóa dịch vụ bán ra, sổ nhật ký chung, và các sổ chi tiết như TK 511, TK 131, TK 112, và TK 111 Cuối kỳ, kế toán thực hiện kết chuyển từ TK 511 sang TK 911 để xác định kết quả bán hàng.
Trích nghiệp vụ bán buôn ngày 12/02/2018
Vào ngày 12/02/2018, Công ty TNHH PLG Việt Nam đã tiến hành bán buôn một lô hàng cho Công ty TNHH sản xuất và thương mại Thanh Luân theo hợp đồng số 010/TL-PLG/HĐNT/2018 Lô hàng bao gồm 250 kg Finidip 124 và 175 kg Eco Zy.
529 , đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT 10% của Finidip là 90.000 (đồng /kg), Eco
Zy là 141.000.000 (đồng/kg) Công ty TNHH sản xuất và thương mại Thanh Luân chưa thanh toán tiền hàng
Sau khi nhận đơn đặt hàng, phòng kinh doanh đã liên hệ với Công ty TNHH sản xuất và thương mại Thanh Luân để xác nhận đơn hàng và thỏa thuận phương thức thanh toán qua chuyển khoản Tiếp theo, hai bên sẽ ký kết hợp đồng nguyên tắc số 010/TL-PLG/HĐNT/2018.
Biểu số 2.1: Đơn đặt hàng số TL/PLG 08-01
CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI THANH LUÂN Địa chỉ: 930C1 đường C, khu công nghiệp Cát Lái, Phường Thạnh Mỹ Lợi, Quận 2, Thành phố Hồ Chí Minh
Mã số thuế:0301765280 Điện thoại028)37421392 Email: thanhluan999@gmail.com Website: www.thanhluanco.com ĐƠN ĐẶT HÀNG
Số TL/PLG 08-01 Nhà cung cấp: CÔNG TY TNHH PLG VIỆT NAM Địa chỉ : số 5, ngách 55, đường Bình Minh, thị trấn Trâu Quỳ, Gia Lâm, Hà Nội Điện thoại: 04 3864 2586
STT Tên mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Thời gian giao hàng: Ngày 12 tháng 02 năm 2018
2 Chất lượng sản phẩm: Đạt tiêu chuẩn sản xuất
3 Quy cách đóng gói: theo quy cách chuẩn của nhà sản xuất
4 Phương tiện vận tải: xe tải
5 Nơi nhận hàng: Công ty TNHH sản xuất và thương mại Thanh Luân
930C1 đường C, khu công nghiệp Cát Lái, Phường Thạnh Mỹ Lợi, Quận 2, Thành phố Hồ Chí Minh
6 Phương thức thanh toán: Chuyển khoản
TP Hồ Chí Minh, ngày 08 tháng 01 năm 2018
Giám đốc công ty (Đã ký)
( Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH PLG Việt Nam)
Hợp đồng nguyên tắc số 0100/TL-PLG/HĐNT/2018
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc HỢP ĐỒNG NGUYÊN TẮC
- Căn cứ vào bộ luật thương mại năm 2005
- Căn cứ vào bộ luật dân sự năm 2005
- Căn cứ vào nhu cầu của haibên
Hôm nay, ngày 20 Tháng 01 năm 2018
Tại địa điểm: số 5, ngách 55, đường Bình Minh, thị trấn Trâu Quỳ, Gia Lâm, Hà Nội
Bên bán: CÔNG TY TNHH PLG VIỆT NAM
- Địa chỉ trụ sở chính: số 5, ngách 55, đường Bình Minh, thị trấn Trâu Quỳ, Gia Lâm, Hà Nội
- Mở tại ngân hàng: Vietcombank- CN Chương Dương
- Đại diện là: Ông Phan Văn Đạt
CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI THANH LUÂN có trụ sở chính tại 930C1 đường C, khu công nghiệp Cát Lái, Phường Thạnh Mỹ Lợi, Quận 2, Thành phố Hồ Chí Minh.
- Đại diện là: ông Trần Tiến Tuấn
- Chức vụ: Giám đốc Điều 1: Nội dung công việc giao dịch
STT Tên sản phẩm SL Đơn giá Thành tiền Thành tiền
Đánh giá chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh
doanh tại công ty TNHH PLG Việt Nam
Kế toán bán hàng tại Công ty TNHH PLG Việt Nam được tiến hành tương đối hoàn chỉnh
Thứ nhất: về chứng từ kế toán và ghi nhận thông tin ban đầu
Công ty tuân thủ chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành bằng cách sử dụng hệ thống chứng từ hợp pháp và phù hợp với yêu cầu quản lý Các thông tin kế toán được ghi nhận đầy đủ và chính xác, giúp thuận tiện cho việc hạch toán, tìm kiếm, kiểm tra và đối chiếu khi cần thiết.
Quá trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ được thực hiện một cách khoa học và được giám sát chặt chẽ Kế toán phụ trách từng phần hành sẽ lưu trữ các chứng từ liên quan, đảm bảo không có sự chồng chéo và phân công nhiệm vụ rõ ràng.
Thứ hai: Về trình tự hạch toán kế toán
Trình tự hạch toán kế toán tại Công ty, đặc biệt là kế toán bán hàng, hoàn toàn tuân thủ theo chế độ kế toán do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Các bút toán được lập một cách chính xác, phản ánh đúng nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động bán hàng.
Thứ ba: Tổ chức hạch toán ban đầu:
Hiện tại, Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, mang lại nhiều thuận lợi cho công tác hạch toán và quản lý Hình thức kế toán này có ưu điểm nổi bật như đơn giản, dễ hiểu, dễ áp dụng và thuận tiện cho việc phân công công việc trong phòng kế toán Hạch toán được thực hiện dựa trên các chứng từ hợp pháp, đã được sắp xếp khoa học, đảm bảo rằng số liệu trên sổ kế toán hoàn toàn trùng khớp với số liệu trên chứng từ.
Thứ tƣ: Hệ thống sổ sách sử dụng:
Các báo cáo phân tích tình hình bán hàng và kết quả tài chính được lập một cách chính xác, kịp thời và đúng mẫu, giúp cung cấp thông tin tài chính trung thực về tình hình bán hàng Điều này đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp cũng như các cơ quan chủ quản và tài chính liên quan.
Hệ thống sổ sách và báo cáo tài chính được thiết lập trên máy tính, in ấn và đóng thành từng tập, quyển rõ ràng, giúp lưu trữ và bảo quản an toàn Việc này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, xem và kiểm tra thông tin Các mẫu sổ được sử dụng đều đầy đủ và phù hợp với các thông tin cần thiết, nhờ vào tính năng tự động trong phần mềm kế toán.
Thứ năm: Về công tác hạch toán kế toán
Công ty đã tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về tài chính và kế toán do Bộ Tài Chính ban hành Để phù hợp với tình hình và đặc điểm riêng của mình, bộ phận kế toán đã thực hiện việc mở rộng các quy trình và phương pháp kế toán.
TK cấp 2 và cấp 3 cung cấp cái nhìn chi tiết về sự biến động của các loại tài sản trong Công ty, giúp kế toán ghi chép một cách đơn giản và rõ ràng Điều này không chỉ giảm bớt khối lượng công việc mà còn tránh sự chồng chéo trong quá trình ghi chép kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công việc.
Cụ thể những ưu điểm trong công tác hạch toán:
Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty TNHH PLG Việt Nam được tổ chức theo mô hình tập trung, phù hợp với điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp mới thành lập Việc hạch toán độc lập giúp thu thập và xử lý thông tin dễ dàng, đồng thời giám sát hoạt động kinh doanh hiệu quả Kế toán bán hàng được chú trọng với đội ngũ kế toán có trình độ, năng lực và nhiệt tình trong công việc, được phân công nhiệm vụ rõ ràng theo từng phần hành Nhờ đó, công tác kế toán tại Công ty TNHH PLG Việt Nam đạt hiệu quả cao và giảm thiểu sai sót.
Hình thức kế toán, sổ kế toán, chứng từ kế toán
Công ty áp dụng hình thức “Nhật ký chung”, một phương pháp ghi chép kế toán đơn giản và phù hợp với trình độ của đội ngũ kế toán cũng như đặc điểm kinh doanh của công ty Hình thức này cho phép ghi chép dễ dàng nhờ vào cấu trúc sổ đơn giản, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xử lý công tác kế toán bằng máy vi tính.
Hệ thống sổ sách kế toán và chứng từ của công ty tuân thủ đầy đủ các quy định hiện hành Hoạt động ghi chép, bảo quản và lưu trữ thông tin được thực hiện một cách quy củ và chặt chẽ, đảm bảo hiệu quả cao trong công tác kế toán.
Công ty áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết theo thẻ song song, một phương pháp đơn giản và dễ thực hiện Phương pháp này không chỉ đảm bảo tính khoa học và chặt chẽ mà còn dễ kiểm tra, phù hợp với quy mô hoạt động của Công ty.
Kế toán hàng tồn kho
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng tồn kho, phù hợp với tình hình kinh doanh hiện tại Phương pháp này cung cấp thông tin kịp thời về quá trình nhập, xuất và tồn kho, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình cung cấp và tiêu thụ hàng hóa, từ đó đưa ra các phương án kinh doanh hiệu quả.
Kế toán doanh thu bán hàng
Công ty áp dụng linh hoạt các phương thức bán hàng và thanh toán để phù hợp với từng loại khách hàng, đồng thời sử dụng sổ kế toán đầy đủ nhưng cần hoàn thiện các sổ chi tiết để nâng cao độ chính xác trong hạch toán Hoạt động bán hàng được chú trọng, với kế toán và nhân viên bán hàng hoạt động độc lập, giúp kiểm tra và kiểm soát chứng từ hiệu quả Cuối mỗi ngày, các chứng từ được tổng hợp, đối chiếu và gửi lên phòng kế toán, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ và giảm áp lực công việc cho phòng kế toán.
Cuối mỗi ngày, kế toán bán hàng cần chốt sổ và lập báo cáo bán hàng để gửi cho Giám đốc Báo cáo này ghi rõ loại xe đã bán và thông tin khách hàng nợ tiền Giám đốc sẽ dựa vào báo cáo bán hàng của kế toán và số tiền thủ quỹ nộp vào cuối ngày để kiểm tra tính chính xác.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY
Phương hướng phát triển và yêu cầu hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
3.1.1 Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
Trong thời gian tới, công ty hướng tới mục tiêu trở thành nhà cung cấp hàng đầu trong ngành hóa chất tại miền Bắc, đồng thời mở rộng thị trường tiêu thụ tại miền Trung và miền Nam Để đạt được mục tiêu này, công ty sẽ triển khai chiến lược quảng cáo tổng hợp qua các sự kiện và hội nghị khách hàng Ngoài ra, công ty cũng chú trọng duy trì mối quan hệ với khách hàng truyền thống và tích cực tìm kiếm khách hàng mới để tối ưu hóa cơ hội kinh doanh.
Nâng cao trình độ chuyên môn và năng lực làm việc cho đội ngũ công nhân viên và cán bộ quản lý là điều cần thiết Tạo điều kiện thuận lợi giúp nhân viên phát huy tối đa khả năng của mình sẽ thúc đẩy công ty hoạt động hiệu quả hơn.
3.1.2 Sự cần thiết hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty
Trong cơ chế thị trường hiện nay, sự bình đẳng giữa các thành phần kinh tế đi kèm với cạnh tranh khốc liệt, yêu cầu doanh nghiệp phải độc lập và tự chủ Để tồn tại và phát triển trong môi trường khó khăn, doanh nghiệp cần tổ chức hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và nắm vững các quy luật kinh tế như cung cầu và giá trị Việc này không chỉ giúp đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng mà còn thúc đẩy sản xuất phát triển, với mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận Do đó, các nhà quản lý cần sử dụng linh hoạt nhiều công cụ quản lý khác nhau để đạt được hiệu quả cao nhất.
Kế toán không chỉ là công việc ghi chép và tính toán về vốn trong quá trình kinh doanh, mà còn là công cụ quản lý tài chính thiết yếu, giúp nhà quản lý phân tích và đưa ra quyết định kịp thời, hiệu quả Tiêu thụ sản phẩm đóng vai trò quan trọng, với việc tiêu thụ nhanh giúp thu hồi vốn nhanh chóng, tạo điều kiện cho tái sản xuất Kế toán bán hàng là phần không thể thiếu trong hệ thống quản lý kinh tế của doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực thương mại, cung cấp thông tin về hoạt động bán hàng và kết quả tiêu thụ, từ đó giúp nhà quản lý đánh giá điểm mạnh trong kinh doanh Do đó, việc hoàn thiện công tác kế toán, đặc biệt là kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động bán hàng, là rất cần thiết cho mọi doanh nghiệp.
Yếu tố thị trường và cơ chế quản lý có ảnh hưởng lớn đến công tác kế toán trong doanh nghiệp Để hoàn thiện công tác kế toán và đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý, cần hiểu rõ các yếu tố bên trong và bên ngoài tác động đến doanh nghiệp Việc cải thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng không chỉ nâng cao hiệu quả của kế toán bán hàng mà còn góp phần nâng cao hiệu quả chung của toàn bộ công tác kế toán trong công ty.
3.1.3 Yêu cầu hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Để đạt hiệu quả cao trong việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, công ty cần đảm bảo các yêu cầu:
Phải tuân thủ theo đúng chế độ tài chính và chế độ kế toán hiện hành
Trong nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp phải tuân thủ quản lý và kiểm soát của Nhà nước thông qua pháp luật và các biện pháp hành chính Do đó, việc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán cần dựa vào chế độ quản lý tài chính và kế toán hiện hành Sự tuân thủ chế độ kế toán thể hiện qua việc sử dụng các tài khoản, chuẩn mực, phương pháp và trình tự kế toán, cũng như việc lập báo cáo và quản lý sổ sách kế toán một cách chính xác.
Phù hợp với đặc điểm kinh doanh, hệ thống quản lý của công ty
Mỗi doanh nghiệp có đặc thù riêng về quản lý và tổ chức kinh tế, do đó cần áp dụng chế độ kế toán phù hợp với quy định hiện hành và đặc điểm của mình Các chính sách của Nhà nước chỉ là hướng dẫn chung, và doanh nghiệp cần điều chỉnh theo tổ chức quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh, cũng như trình độ của đội ngũ kế toán Việc áp dụng phải bảo đảm thống nhất trong phương pháp đánh giá, sử dụng chứng từ, tài khoản, và hệ thống sổ sách kế toán, báo cáo.
Đáp ứng việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác
Công tác kế toán thực tế đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin kinh tế cho các nhà lãnh đạo, giúp họ đưa ra quyết định cho sự phát triển của doanh nghiệp Thông tin kế toán cần phải hợp lý, rõ ràng và dễ hiểu, đồng thời đảm bảo sự liên kết giữa các phần hành để thuận tiện cho việc kiểm tra Yêu cầu về độ chính xác cao, tính cập nhật và khả năng phục vụ kịp thời cho công tác quản lý là rất cần thiết, đặc biệt trong bối cảnh kinh tế hiện nay với sự bùng nổ thông tin và cạnh tranh khốc liệt.
Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm hiệu quả
Tối đa hóa giá trị vốn chủ sở hữu là mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp, nhằm đạt hiệu quả cao nhất từ nguồn vốn đầu tư Để thực hiện điều này, các doanh nghiệp cần sử dụng vốn một cách tiết kiệm và hiệu quả, đồng thời cải thiện quy trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng Việc hoàn thiện này phải cung cấp thông tin hữu ích, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời giảm thiểu các công việc phức tạp không cần thiết, từ đó hỗ trợ công tác hạch toán hiệu quả hơn.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần đánh giá chính xác tình hình thực tế của doanh nghiệp Việc phát huy những điểm mạnh và khắc phục các yếu kém là rất quan trọng Đồng thời, cần đảm bảo tính khoa học, chính xác và kịp thời trong công tác kế toán, từ đó góp phần tích cực vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
3.1.4 Một số giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH PLG Việt Nam
Để nâng cao hiệu quả trong quy trình luân chuyển chứng từ, công ty cần thiết lập các quy định hợp lý về thời gian luân chuyển giữa các bộ phận Điều này sẽ giúp tránh tình trạng chậm trễ, đảm bảo việc hạch toán diễn ra nhanh chóng, kịp thời và chính xác.
Công ty cần thiết lập phiếu giao nhận chứng từ để đảm bảo việc luân chuyển tài liệu giữa các phòng ban được thuận lợi Điều này không chỉ nâng cao ý thức của nhân viên trong việc bảo quản chứng từ mà còn giúp dễ dàng tìm kiếm và giải quyết khi chứng từ bị mất hoặc thất lạc.
Về phân công lao động tại phòng kế toán
Sự phân công lao động tại phòng kế toán khiến mỗi kế toán viên chỉ tập trung vào phần hành riêng, dẫn đến thiếu sự thống nhất và ảnh hưởng đến tiến độ công việc Để khắc phục, kế toán tổng hợp cần tổng hợp số liệu và lập báo cáo tài chính, giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán trưởng, đồng thời tìm hiểu các phần hành kế toán khác Công ty cũng nên tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về các phần hành kế toán để các kế toán viên không chỉ hiểu rõ phần việc của mình mà còn có kiến thức về các phần hành khác Điều này sẽ hỗ trợ công việc chung của phòng kế toán, đặc biệt khi có nhân viên nghỉ đột xuất, giúp đảm bảo công việc không bị gián đoạn.
Hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Công ty cần phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng để xác định chính xác kết quả tiêu thụ của từng sản phẩm.
Chi phí bán hàng và chi phí QLDN ở công ty sau khi được tập hợp, cần phân bổ theo tỷ lệ phần trăm doanh thu từng hoạt động:
Một số kiến nghị để hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
3.2.1 Về phía Bộ Tài chính
Bộ Tài chính cần hoàn thiện chế độ kế toán và chế độ bán hàng, xác định KQKD, từ hệ thống chứng từ, sổ sách đến báo cáo tài chính Điều này nhằm phù hợp với điều kiện kinh tế Việt Nam và gần gũi với thông lệ quốc tế, giúp doanh nghiệp dễ dàng hội nhập và giao dịch quốc tế.
Mỗi chế độ và chuẩn mực kế toán mới cần có Thông tư hướng dẫn cụ thể để đảm bảo tính nhất quán và đồng bộ trong việc áp dụng Hiện tại, các quy định chỉ mang tính chất chung, dẫn đến việc các doanh nghiệp hiểu và áp dụng khác nhau.
Bộ Tài chính cần tăng cường vai trò chủ đạo trong thị trường, hoàn thiện quy định giao dịch với đối tác nước ngoài để hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng thị trường kinh doanh và tham gia vào các thị trường quốc tế.
Kết hợp với Ngân hàng Nhà nước nhằm điều chỉnh lãi suất cho vay thông qua chính sách tiền tệ, giúp doanh nghiệp tiếp cận các khoản vay dễ dàng hơn.
3.2.2 Về phía công ty TNHH PLG Việt Nam
Công ty cần thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả nhằm quản lý hoạt động một cách tối ưu, ngăn chặn lãng phí, gian lận và biển thủ công quỹ Đối với những vi phạm xảy ra, cần áp dụng các biện pháp xử phạt nghiêm khắc để đảm bảo tính kỷ luật và trách nhiệm trong công việc.
Công ty cần phát triển tinh thần làm việc và sự gắn bó của nhân viên bằng cách triển khai các chính sách góp ý và cải tiến hiệu quả Đồng thời, việc áp dụng chế độ khen thưởng và phúc lợi kịp thời sẽ tạo động lực, khích lệ và ghi nhận những nỗ lực của nhân viên.
Công ty cần tiến hành nghiên cứu thị trường để nhanh chóng hiểu rõ nhu cầu của khách hàng và thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh Điều này sẽ giúp đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác và đạt hiệu quả cao.