Tổ chức kiểm toán nội bộ tại ngân hàng thương mại cổ phần xăng dầu petrolimex,luận văn thạc sỹ kinh tế

NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HỌC VIỆN NGÂN HÀNG - NGUYỄN THỊ HỒI VÂN TỔ CHỨC KIỂM TỐN NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẦN XĂNG DẦU PETROLIMEX LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Hà Nội - năm 2017 NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HỌC VIỆN NGÂN HÀNG - NGUYỄN THỊ HOÀI VÂN TỔ CHỨC KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẦN XĂNG DẦU PETROLIMEX Chuyên ngành: KẾ TOÁN Mã số: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Lê Quang Bính Hà Nội - năm 2017 i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu khoa học độc lập riêng Các số liệu, tài liệu đƣợc thu thập, sử dụng trung thực, đáng tin cậy có nguồn gốc rõ ràng Luận văn khơng trùng lặp với cơng trình nghiên cứu đƣợc công bố Hà Nội, ngày tháng 09 năm 2017 Học viên Nguyễn Thị Hoài Vân ii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Mục đích nghiên cứu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu Kết cấu luận văn CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA TỔ CHỨC KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI 1.1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG CÁC NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI Ở VIỆT NAM 1.1.1 Khái quát Ngân hàng thƣơng mại Việt Nam 1.1.2 Khái niệm, chức nhiệm vụ kiểm toán nội 1.1.3 Kiểm toán nội Ngân hàng thƣơng mại Việt Nam 13 1.2 TỔ CHỨC KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI CÁC NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI VIỆT NAM 20 1.2.1 Cơ chế tổ chức máy kiểm toán nội Ngân hàng thƣơng mại Việt Nam 21 1.2.2 Tổ chức hoạt động kiểm toán nội Ngân hàng thƣơng mại Việt Nam 25 1.3 KINH NGHIỆM VỀ TỔ CHỨC KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI CÁC NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỦA MỘT SỐ NƢỚC TRÊN THẾ GIỚI 33 1.3.1 Kinh nghiệm quốc tế tổ chức kiểm toán nội Ngân hàng thƣơng mại 33 1.3.2 Bài học kinh nghiệm quốc tế rút cho Ngân hàng thƣơng mại cổ phần Xăng dầu Petrolimex 38 KẾT LUẬN CHƢƠNG 40 iii CHƢƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẦN XĂNG DẦU PETROLIMEX 41 2.1 TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG TMCP XĂNG DẦU PETROLIMEX 41 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Ngân hàng TMCP Xăng dầu Petrolimex 41 2.1.2 Một số kết hoạt động Ngân hàng TMCP Xăng dầu Petrolimex giai đoạn từ năm 2014, 2015, 2016 44 2.1.3 Hệ thống kiểm soát nội Ngân hàng TMCP Xăng dầu Petrolimex 47 2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG TMCP XĂNG DẦU PETROLIMEX 52 2.2.1 Thực trạng tổ chức máy kiểm toán nội Ngân hàng TMCP Xăng dầu Petrolimex 53 2.2.2 Thực trạng tổ chức hoạt động kiểm toán nội Ngân hàng TMCP Xăng dầu Petrolimex 59 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG TMCP XĂNG DẦU PETROLIMEX 73 2.3.1 Những kết đạt đƣợc tổ chức kiểm toán nội Ngân hàng TMCP Xăng dầu Petrolimex 73 2.3.2 Những hạn chế tổ chức kiểm toán nội Ngân hàng TMCP Xăng dầu Petrolimex 74 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế tổ chức kiểm toán nội Ngân hàng TMCP Xăng dầu Petrolimex 78 KẾT LUẬN CHƢƠNG 81 CHƢƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG TMCP XĂNG DẦU PETROLIMEX 82 3.1 SỰ CẦN THIẾT VÀ PHẢI HỒN THIỆN TỔ CHỨC KIỂM TỐN NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG TMCP XĂNG DẦU PETROLIMEX 82 iv 3.2 NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG TMCP XĂNG DẦU PETROLIMEX 83 3.3 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC KIỂM TỐN NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG TMCP XĂNG DẦU PETROLIMEX 84 3.3.1 Hồn thiện việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào kiểm tốn với việc thực kiểm tốn cơng nghệ thơng tin 86 3.3.2 Phát triển nguồn nhân lực kiểm toán nội 91 3.3.3 Hồn thiện chế kiểm sốt chất lƣợng kiểm toán nội 92 3.3.4 Hồn thiện quy chế, quy trình kiểm tốn nội 93 3.4 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ THỰC HIỆN GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG TMCP XĂNG DẦU PETROLIMEX 96 KẾT LUẬN CHƢƠNG 98 KẾT LUẬN 99 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC v DANH MỤC VIẾT TẮT BKS Ban kiểm sốt CNTT Cơng nghệ thơng tin KTNB Kiểm toán nội KSNB Kiểm soát nội KTV Kiểm toán viên KTVNB Kiểm toán viên nội NHTM Ngân hàng thƣơng mại NHNN Ngân hàng Nhà nƣớc TGĐ Tổng giám đốc TMCP Thƣơng mại cổ phần TT Thông tƣ VAMC Công ty mua bán nợ HĐQT Hội đồng quản trị vi DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Một số tiêu tài PGBank giai đoạn 2014-2016 45 Bảng 2.2 Quy trình lập kế hoạch kiểm toán nội 62 Bảng 2.3 Quy trình kiểm tốn nội theo đợt 64 Bảng 3.1 Quy trình kiểm tốn trực tuyến 87 Bảng 3.2 Bảng mô tả ƣu điểm chƣơng trình kiểm tốn trực tuyến 89 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức máy kiểm toán nội PGBank 54 Sơ đồ 2.2 Quy trình kiểm tốn nội 61 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Kiểm toán nội đƣợc biết đến nhƣ tảng quan trọng quản trị doanh nghiệp với chức đánh giá độc lập, khách quan bên doanh nghiệp Một doanh nghiệp có tổ chức kiểm tốn nội mạnh giúp giảm thiểu nguy rủi ro tiềm ẩn hoạt động kinh doanh nhƣ đảm bảo tính xác việc định Đối với doanh nghiệp có quy mơ lớn, phƣơng thức kinh doanh phức tạp hoạt động kiểm sốt trở lên quan trọng cần thiết Điều đòi hỏi nhà quản trị doanh nghiệp phải có máy hỗ trợ giúp tăng cƣờng hiệu hoạt động quản lý việc hình thành tổ chức kiểm tốn nội Tổ chức kiểm toán nội đƣợc thành lập nhiều doanh nghiệp Việt Nam có quy mơ lớn, có Ngân hàng thƣơng mại Ngân hàng thƣơng mại loại hình doanh nghiệp quan trọng kinh tế với chức tạo tiền, trung gian tín dụng tốn Đây lĩnh vực kinh doanh đặc biệt với khối lƣợng giao dịch phức tạp, lớn số lƣợng giá trị nên tiềm ẩn nhiểu rủi ro hoạt động Vì việc thành lập tổ chức kiểm tốn nội Ngân hàng thƣơng mại trở thành yêu cầu tất yếu cần thiết Tuy nhiên, năm gần xảy nhiều đại án liên quan đến ngành Ngân hàng gây thất thoát hàng ngàn tỷ đồng Một nguyên nhân dẫn đến tình trạng hệ thống kiểm sốt nội Ngân hàng hoạt động chƣa hiệu nói kiểm tốn nội nhân tố quan trọng hệ thống kiểm tra kiểm soát nội chƣa thực đƣợc trọng triển khai vận hành hữu hiệu ngân hàng Tổ chức máy, tổ chức hoạt động kiểm toán nội chƣa đầy đủ nên chƣa đáp ứng đƣợc kỳ vọng nhà quản trị Ngân hàng Xuất phát từ thực tế trên, nhận thức đƣợc tầm quan trọng tổ chức kiểm toán nội qua thời gian làm việc nhƣ tìm hiểu tổ chức kiểm toán nội Ngân hàng thƣơng mại cổ phần Xăng dầu Petrolimex, chọn đề tài “Tổ chức kiểm toán nội Ngân hàng thƣơng mại cổ phần Xăng dầu Petrolimex” cho luận văn thạc sĩ Mục đích nghiên cứu Thứ nhất, hệ thống hóa lý luận tổ chức kiểm toán nội Ngân hàng thƣơng mại Thứ hai, tìm hiểu thực trạng tổ chức kiểm toán nội Ngân hàng Thƣơng mại cổ phần Xăng dầu Petrolimex Thứ ba, đề xuất giải pháp kiến nghị để hồn thiện tổ chức kiểm tốn nội Ngân hàng thƣơng mại cổ phần Xăng dầu Petrolimex Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu luận văn tổ chức kiểm toán nội Ngân hàng TMCP Xăng dầu Petrolimex, tổ chức kiểm tốn nội đƣợc hiểu hai khía cạnh tổ chức hoạt động kiểm toán nội tổ chức máy kiểm toán nội Phạm vi nghiên cứu luận văn tổ chức kiểm toán nội Ngân hàng TMCP Xăng dầu Petrolimex ba năm 2014, 2015, 2016 Phƣơng pháp nghiên cứu Luận văn chủ yếu sử dụng phƣơng pháp vật biện chứng, sử dụng kết hợp với phƣơng pháp nghiên cứu định tính định lƣợng Các phƣơng pháp kỹ thuật chủ yếu đƣợc sử dụng luận văn phân tích tổng hợp phân tích thống kê, phƣơng pháp so sánh Kết cấu luận văn Kết cấu luận văn phần mở đầu, phần kết luận danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm ba chƣơng: Chƣơng Cơ sở lý luận tổ chức kiểm toán nội Ngân hàng Thƣơng mại cổ phần Chƣơng Thực trạng tổ chức kiểm toán nội Ngân hàng TMCP Xăng dầu Petrolimex Chƣơng Một số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức kiểm toán nội Ngân hàng TMCP Xăng dầu Petrolimex B Kiếm toán hoạt động kinh doanh Đánh giá chung hoạt động chi nhánh thời hiệu kiểm toán - Về cấu tổ chức: + Ban lãnh đạo: 01 Giám đốc phụ trách toàn hoạt động kinh doanh chung 01 Phó giám đốc phụ trách khách hàng cá nhân + Phòng Quản lý tín dụng, phịng dịch vụ ngân hàng bán lẻ, phịng khách hàng doanh nghiệp, Phịng kế tốn giao dịch kho quỹ, + Chi nhánh có phịng giao dịch dịch trực thuộc - Về nhân sự: + Nhân cấp quản lý chi nhánh ổn định thời hiệu kiểm tốn + Ngồi 01 nhân viên lái xe, 01 nhân viên quản lý tín dụng 02 chun viên tƣ vấn tài cá nhân, cịn lại cán có dƣới năm kinh nghiệm vị trí tƣơng ứng Tuy nhiên, chi nhánh bị thiếu hụt số lƣợng chuyên viên tƣ vấn tài cá nhân nhân viên đƣợc tuyển thƣờng nghỉ việc sau khoảng thời gian thử việc Đây khó khăn ảnh hƣởng đến việc phát triển kinh doanh chi nhánh - Về kết hoạt động kinh doanh + Tính đến cuối năm 2015, Chi nhánh có lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh tỷ đồng Tính đến 31/12/2016, tình hình hoạt động kinh doanh chi nhánh tiếp tục có tăng trƣởng tích cực mảng huy động vốn tín dụng Tuy nhiên, chi nhánh phải trích lập dự phịng rủi ro khoản vay bán nợ VAMC ảnh hƣởng đáng kể đến lợi nhuận kinh doanh chi nhánh + Nhìn chung, dƣ nợ tín dụng chi nhánh có tăng trƣởng qua năm Tốc đột tăng trƣởng tín dụng năm 2015 chi nhánh đạt 17,45%, tính đến 28/02/2017 13,33% Trong thời hiệu kiểm toán, tỷ lệ nợ hạn chi nhánh giảm từ 36,41% xuống 5.79% Việc giảm nhanh nợ hạn chi nhánh chủ yếu chi nhánh thực bán nợ cho VAMC khoản nợ hạn có dƣ nợ lớn Vì vậy, việc tỷ lệ nợ hạn giảm mạnh khơng đồng nghĩa với chất lƣợng tín dụng chi nhánh đƣợc nâng cao + Hoạt động cấp tín dụng chi nhánh nhóm khách hàng cá nhân thời hiệu kiểm tốn có tăng trƣởng qua năm Tuy nhiên, chất lƣợng tín dụng chƣa thực tốt thể qua nợ hạn chi nhánh 6,03 tỷ chiếm 3,8% tổng dƣ nợ khách hàng cá nhân nợ xấu 4,38 tỷ chiếm 2,76% tổng dƣ nợ khách hàng cá nhân (Theo báo cáo kết hoạt động kinh doanh ngày 28/02/2017) + Hoạt động cấp tín dụng chi nhánh nhóm khách hàng doanh nghiệp thời hiệu kiểm tốn tăng chậm Tính từ ngày 01/01/2015 đến 28/02/2017, khách hàng doanh nghiệp chi nhánh tăng 70 khách hàng tƣơng ứng với dƣ nợ tăng thêm 94,3 tỷ Tuy dƣ nợ hạn nợ xấu doanh nghiệp giảm mạnh khoảng 113,78 tỷ thời gian chi nhánh hoàn tất thủ tục bán nợ VAMC khách hàng với tổng dƣ nợ khoảng 133 tỷ đồng Nhƣ vậy, nợ xấu nợ hạn chi nhánh mức cao có biến động thời hiệu kiểm toán Kiểm toán hoạt động nghiệp vụ 2.1 Kiểm tốn hoạt động tín dụng - Qua số phân tích diễn biến dƣ nợ, nhóm nợ thời hiệu kiểm tốn, dƣ nợ đƣợc đồn KTNB chọn mẫu tập trung vào kiểm toán hồ sơ vay vốn đối tƣợng khách hàng cá nhân có dƣ nợ lớn, tài sản bảo đảm tiềm ẩn rủi ro, khách hàng phát sinh hạn ngày kỳ toán gốc lãi, số tiêu chí đồn KTNB đánh giá có rủi ro hoạt động cấp tín dụng để từ có đánh giá chung hoạt động cho vay bán lẻ tồn hàng nói chung chi nhánh nói riêng - Các công việc thực bao gồm: + Kiểm tra hồ sơ lƣu chi nhánh + Kiểm tra việc hạch toán số liệu core + Kiểm tra hồ sơ TSBĐ gốc nhập kho + Phỏng vấn chuyên viên phụ trách khách hàng vay, cán quản lý tín dụng + Kiểm tra thực tế tình hình kinh doanh, mục đích sử dụng vốn, TSBĐ khách hàng 2.2 Kiểm toán hoạt động kế toán giao dịch, kế tốn tài chính, kho quỹ, thẻ ATM - Đồn kiểm toán nội thu thập báo cáo chọn mẫu kiểm toán chứng từ kế toán sở ngày phát sinh giao dịch chi phí, huy động vốn giao dịch mà đoàn xác định rủi ro cần kiểm tra - Các công việc thực bao gồm: + Kiểm tra chi tiết chứng từ + Kiểm tra số liệu trực tiếp phần mềm hệ thống Flexcube + Phỏng vấn cán có liên quan đến hoạt động huy động vốn, kế toán giao dịch, kế toán nội bộ, ATM + Quan sát kiểm tra hoạt động an tồn kho quỹ, ATM V NHÂN SỰ ĐỒN KIỂM TỐN Trên sở khối lƣợng công việc, quy mô chi nhánh, đoàn dự kiến số lƣợng nhân cho đoàn kiểm toán nhƣ sau: Bà Hạ Hồng Mai – Trƣởng phịng KTNB – Trƣởng đồn kiểm tốn Bà Nguyễn Thị Hƣơng Giang – Chuyên viên KTNB – Thành viên Bà Nguyễn Thị Hƣơng – Chuyên viên KTNB – Thành viên Ông Nguyễn Thanh Tùng – Chuyên viên KTNB – Thành viên Bà Ngô Thùy Dƣơng – Chuyên viên KTNB – Thành viên PHÊ DUYỆT CỦA BAN KIỂM SỐT PHỊNG KTNB TRƢỞNG BAN KIỂM SỐT TRƢỞNG PHỊNG (Đã ký) (Đã ký) Phụ lục 2.4 Thơng báo kiểm toán PGBank chi nhánh QN NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẦN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM XĂNG DẦU PETROLIMEX BAN KIỂM SOÁT Độc lập – Tự – Hạnh Phúc Số:………/TB/KTNB- PGB V/v kiểm toán nội PGBank QN Kính gửi: Hà Nội, ngày17 tháng năm 2017 Tổng Giám đốc PGBank Giám đốc PGBank Chi nhánh QN Căn vào Quyết định số 337/QĐ-HĐQT ngày tháng năm 2013 Hội đồng Quản trị Ngân hàng TMCP Xăng dầu Petrolimex việc ban hành Quy chế kiểm toán nội bộ; Căn vào kế hoạch kiểm tốn năm 2016 Phịng kiểm tốn nội PGBank đƣợc Hội đồng quản trị Ban kiểm soát PGBank phê duyệt; Căn vào kế hoạch kiểm tốn số 01/KHKT/KTNB- PGB ngày 08/02/2017 Phịng Kiểm toán nội PGBank đƣợc Ban kiểm soát PGBank phê duyệt; Ban kiểm sốt thơng báo kế hoạch kiểm toán nội PGBank chi nhánh QN nhƣ sau: I Thành viên đồn kiểm tốn Bà Hạ Hồng Mai – Trƣởng phịng KTNB – Trƣởng đồn kiểm tốn Bà Nguyễn Thị Hƣơng Giang – Chuyên viên KTNB – Thành viên Bà Nguyễn Thị Hƣơng – Chuyên viên KTNB – Thành viên Bà Ngô Thùy Dƣơng – Chuyên viên KTNB – Thành viên Ông Nguyễn Thanh Tùng – Chuyên viên KTNB – Thành viên I Phạm vi, thời hiệu thời gian kiểm toán Phạm vi kiểm tốn + Hoạt động cấp tín dụng khách hàng cá nhân + Kế toán tài (thu nhập, chi phí, tạm ứng) + An tồn kho quỹ, kiểm tra hoạt động phòng nghiệp vụ có quỹ, quản lý ấn quan trọng, thẻ & ATM, phòng chống rửa tiền Thời hiệu kiểm toán + Từ ngày 01/01/2015 đến 28/02/2017 hoạt động cấp tín dụng thời điểm trƣớc, sau có liên quan + Từ ngày 01/01/2015 đến thời điểm 31/12/2016 hoạt động lại thời điểm trƣớc, sau có liên quan Thời gian kiểm toán + Từ ngày 25/03/2017 đến hết ngày 01/04/2017 Thời gian kết thúc kiểm tốn thay đổi theo đề nghị Trƣờng đồn Kiểm tốn nội Trân trọng! Nơi nhận: - Nhƣ kính gửi; - Sao gửi: HĐQT, BKS; - Lƣu: KTNB TM BAN KIỂM SOÁT TRƢỞNG BAN KIỂM SOÁT (đã ký) Phụ lục số 2.5: Báo cáo kết kiểm toán PGBank chi nhánh QN NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẦN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM XĂNG DẦU PETROLIMEX PHÒNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ Độc lập – Tự – Hạnh Phúc Số:………/BC/KTNB- PGB V/v Báo cáo kết kiểm toán nội PGBank QN Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2017 Kính gửi: Ơng Chủ tích hội đồng quản trị PGBank Ơng Trƣởng ban kiểm sốt PGBank Ơng Tổng Giám đốc PGBank Bà Giám đốc PGBank – chi nhánh QN Căn vào kế hoạch kiểm toán số 01/KHKT/KTNB- PGB ngày 08/02/2017 Phịng Kiểm tốn nội PGBank đƣợc Ban kiểm soát PGBank phê duyệt; Trên sở kết kiểm toán nội PGBank chi nhánh QN, Đồn kiểm tốn nội xin báo cáo kết kiểm toán nhƣ sau: I Phẩn tổng quan Phạm vi kiểm toán + Hoạt động cấp tín dụng khách hàng cá nhân + Cơng tác kho quỹ + Cơng tác kế tốn giao dịch, + Cơng tác phịng chống rửa tiền + Cơng tác kế tốn nội + Các hoạt động khác: quản lý kho chứng từ, dấu, công văn đi/đến Thời hiệu kiểm toán + Từ ngày 01/01/2015 đến 28/02/2017 hoạt động cấp tín dụng thời điểm trƣớc, sau có liên quan + Từ ngày 01/01/2015 đến thời điểm 31/12/2016 hoạt động cịn lại thời điểm trƣớc, sau có liên quan 3.Thời gian thực kiểm toán + Từ ngày 25/03/2017 đến hết ngày 01/04/2017 Thành phần đồn thực kiểm tốn Bà Hạ Hồng Mai – Trƣởng phịng KTNB – Trƣởng đồn kiểm tốn Bà Nguyễn Thị Hƣơng Giang – Chuyên viên KTNB – Thành viên Bà Nguyễn Thị Hƣơng – Chuyên viên KTNB – Thành viên Bà Ngô Thùy Dƣơng – Chuyên viên KTNB – Thành viên Ông Nguyễn Thanh Tùng – Chuyên viên KTNB – Thành viên II Phần kết thực Về hoạt động cấp tín dụng 1.1 Những đánh giá chung tồn hoạt động cấp tín dụng bán lẻ + Công tác thẩm định cho vay sơ sài, đặc biệt việc đánh giá nhu cầu vay vốn xác định mức cho vay phù hợp với nhu cầu khách hàng Đối với khoản vay bổ sung vốn kinh doanh, chi nhánh khơng thực tính tốn nhu cầu vốn cần thiết kỳ kinh doanh để xác định số tiền cho vay mà thƣờng cho vay toàn số tiền khách hàng đề xuất Chính việc khơng xác định đƣợc nhu cầu vay vốn khách hàng dẫn đến nhiều trƣờng hợp chi nhánh tài trợ khơng xác khơng kiểm sốt đƣợc mục đích sử dụng vay vốn khách hàng Tuy nhiên, thực tế chi nhánh chƣa có cứ, quy định, hƣớng dẫn từ Khối bán lẻ để tính tốn nhu cầu vốn vay sản phẩm cho vay bổ sung vốn lƣu động thời gian trung hạn + Đối với khoản vay mua bán tài sản (nhà đất) mà tài sản bảo đảm khơng phải tài sản hình thành từ vốn vay, chi nhánh cần trọng công tác thẩm định đánh giá giá trị phƣơng án vay vốn mà khách hàng cung cấp Một số trƣờng hợp khách hàng nâng giá trị giao dịch mua bán phƣơng án nhằm mục đích vay đƣợc số tiền nhiều + Một số trƣờng hợp khách hàng có quy mô hoạt động kinh doanh tƣơng đối nhỏ lẻ nhƣng đƣợc chi nhánh cấp tín dụng số tiền lớn, vƣợt xa quy mô vay vốn khách hàng - Nội dung phê duyệt cấp tín dụng chi nhánh chƣa có điều kiện để kiểm sốt mục đích sử dụng vốn khách hàng Đối với phƣơng án vay vốn để đầu tƣ mua tài sản, phê duyệt cấp tín dụng chi nhánh khơng u cầu khách hàng phải bổ sung chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn Việc khơng u cầu điều kiện kiểm sốt mục đích sử đụng vốn sau giải ngân phê duyệt cấp tín dụng dẫn đến tình trạng phịng quản lý tín dụng khơng có cơng cụ để nhắc nhở cán PFC bổ sung chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn nhƣ khó kiểm sốt đƣợc mục đích sử dụng vốn thực tế khách hàng - Thẩm định nguồn thu nhập thiếu thận trọng, nhiểu trƣờng hợp đánh giá cao doanh thu, lợi nhuận khách hàng từ hoạt động kinh doanh - Cảnh báo tình trạng hồ sơ chứng minh mục đích sử dụng vốn khoản vay mua tơ cũ chƣa đƣợc đối chiếu bán dẫn đến tình trạng cịn tồn hợp đồng mua bán công chứng hợp đồng cắt dán để hợp thức hóa việc xe qua chuyển nhƣợng qua nhiều chủ sở hữu khác - Công tác kiểm tra sau cho vay chƣa đƣợc thực nghiêm túc dẫn đến việc khách hàng sử dụng vốn sai mục đích nhƣng khơng đƣợc phát hiện, xử lý kịp thời 1.2 Khuyến cáo Chi nhánh Khối, phòng Hội sở * Đối với chi nhánh QN - Đối với khoản cho vay để mua ô tô, mua nhà đất mà tài sản bảo đảm không hình thành từ vốn vay: + Đề nghị chi nhánh rà sốt, đánh giá lại mục đích sử dụng vốn toàn khoản cho vay + Đối với khoản vay này, đề nghị chi nhánh bổ sung nội dung phê duyệt cấp tín dụng yêu cầu khách hàng phải bổ sung hợp đồng mua bán qua công chứng trƣớc giải ngân Thực sang tên giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản chậm sau tháng kể từ ngày giải ngân - Đối với khoản cho vay mua ô tô cũ + Đề nghị chi nhánh yêu cầu khách hàng cung cấp hợp đồng mua bán viết tay để xác định chủ sở hữu xe trƣớc chuyển nhƣợng cho khách hàng - Đoàn KTNB đề nghị chi nhánh tăng cƣờng công tác thẩm định cho vay, xác định xác nhu cầu vay vốn cần thiết khách hàng nhằm tránh tình trạng tài trợ vƣợt nhu cầu - Chi nhánh cần xác minh thông tin khách hàng qua trang Web tra cứu miễn phí Tổng cục Thuế, Bộ Kế hoạch đầu tƣ, khắc phục tồn việc lƣu trữ, bảo quản hồ sơ tài sản bảo đảm * Đối với Phòng Định giá – Khối quản lý rủi ro - Hiện nay, chi nhánh QN thực cấp tín dụng cho vay mua ô tô qua sử dụng thƣờng xuyên Trên sở quy trình việc định giá nhận tài sản bảo đảm, qua đánh giá đồn kiểm tốn cán quản lý tín dụng PGBank chi nhánh QN khơng có đủ chun mơn, kiến thức chun sâu xe tơ để xác định giá trị cịn lại Việc đánh giá hồn tồn dựa yếu tố kinh nghiệm cảm tính nên tồn nguy rủi ro cho PGBank việc nhận tài sản bảo đảm Phòng KTNB đề nghị Phòng Định giá – Khối quản lý rủi ro có văn hƣớng dẫn chi nhánh việc xác định chất lƣợng lại ô tô qua sử dụng thay đổi quy định để hài hòa hoạt động kinh doanh, tăng trƣởng với kiểm soát rủi ro Về Cơng tác kho quỹ, kế tốn giao dịch, kế tốn nội bộ, cơng tác phịng chống rửa tiền hoạt động khác 2.1 Những đánh giá chung - Cơng tác an tồn kho quỹ Chi nhánh tồn sai sót: + Khơng ký đầy đủ sổ vào kho quỹ, có thay đổi thành viên ban quản lý kho quỹ lập biên kiểm kê bàn giao tài sản kho + Quy trình kiểm quỹ buổi trƣa chƣa đảm bảo tính tuân thủ; + Việc bảo mật quản lý mã cửa Kho tiền thành viên Ban quản lý (BQL) kho chƣa chặt chẽ; + Việc quản lý ấn quan trọng giấy tờ có giá cịn thiếu chặt chẽ; + Công tác bàn giao kho quỹ ủy quyền hết thời hạn ủy quyền thiếu sót; + Khơng mở đầy đủ loại sổ sách kho quỹ: Sổ theo dõi tiền giả, tiền nghi giả; sổ theo dõi tiền thừa, sổ quản lý sử dụng chìa đổi mã khóa két - Chi nhánh tồn phổ biến tình trạng thực giao dịch nộp rút tiền từ tài khoản khách hàng nhƣng giao dịch tiền mặt thực tế - Vận chuyển tiền vƣợt hạn mức đƣợc bảo hiểm - Việc thực ủy quyền phòng giao dịch (PGD) chƣa đúng: (i) Theo QĐ số 34/2015/QĐ-TGĐ ngày 05/03/2015 việc ủy quyền ký hợp đồng, giao dịch Trƣởng phòng giao dịch (TPGD): TPGD đƣợc ủy quyền lại cho KSV thực ký thẻ (sổ) tiết kiệm theo quy định, quy trình nhận tiền gửi tiết kiệm PG Bank ngƣời KSV không đƣợc ký xác nhận phong tỏa hồ sơ cầm cố tiền gửi, tiền gửi tiết kiệm giấy tờ có giá khác PG Bank phát hành Tuy nhiên, số PGD, KSV ký giấy xác nhận phong tỏa sổ tiết kiệm; (ii) Một số TPGD chƣa lập đầy đủ văn ủy quyền cho KSV theo - Hoạt động kế toán giao dịch, huy động vốn Chi nhánh vi phạm quy định: + Việc thực giao dịch sai quy định: (i) Chi nhánh chƣa thực đối chiếu cuối ngày giao dịch Western Union; (ii) Hồ sơ chuyển tiền nƣớc mua bán ngoại tệ chƣa đầy đủ; (iii) Giao dịch qua fax/email sử dụng mẫu hợp đồng từ năm 2012 khơng cịn phù hợp với tình hình tại, khơng đảm bảo ngăn ngừa đƣợc rủi ro phát sinh; (iv) Hồ sơ mở CIF, tài khoản, Ebanking khách hàng thiếu hồ sơ, sử dụng chƣa mẫu, điền không đầy đủ thông tin, thiếu thông tin theo quy định Fatca; + Chƣa tuân thủ chặt chẽ quy định Phòng chống rửa tiền nhận biết khách hàng thực giao dịch; + Hoạt động quản lý thẻ Chi nhánh PGD cịn tồn nhiều sai sót, lỏng lẻo tiềm ẩn nhiều rủi ro: (i) Một số phịng giao dịch có lƣợng thẻ phát hành chƣa giao cho khách hàng lớn từ năm 2009 nhƣng không đƣợc xử lý, chƣa thực niêm phong bảo quản két sắt; (ii)Phát hành thẻ ảo, không dựa nhu cầu sử dụng thực tế khách hàng; (iii) Thẻ hỏng hủy khơng đƣợc cắt góc đục lỗ làm biên tiêu hủy, không đƣợc bảo quản nơi quy định; (iv) PGD lập thiếu báo cáo quản lý việc phát hành bàn giao thẻ; (v) Một số PGD khơng có định phân công nhân quản lý vật tƣ thẻ; (vi) Việc quản lý thẻ đại lý mã Pin thẻ đại lý cịn thiếu sót,; (vii) PGD Lê Chân khơng phân công nhân phụ trách quản lý thẻ mã PIN thẻ VISA độc lập, thẻ mã pin để phong bì riêng nhƣng đƣợc bảo quản vị trí két sắt khơng đƣợc niêm phong - Quy trình quản lý vận hành ATM chƣa tuân thủ quy trình Pgbank: không thực bàn giao đổi mã két thay đổi thành viên phụ trách quỹ, bảo quản mã két ATM sai nơi quy định, không sử dụng mẫu tiếp quỹ theo quy định QĐ 48/2013/QD-TGD - Các vấn đề hạch toán hoạt động kế toán nội Chi nhánh nhƣ sau: + Hạch toán chi phí q tặng cho nhân viên nhƣng khơng xuất hóa đơn đầu + Hạch tốn thừa chi phí khấu hao cho máy ATM hỏng, bàn giao - Đối với hoạt động khác Chi nhánh ghi nhận số vấn đề nhƣ sau: + KSV PGD không thực nhiệm vụ kiểm soát liệu Camera quầy giao dịch + Các phòng giao dịch chƣa mở sổ theo dõi sử dụng bàn giao dấu + Việc quản lý kho chứng từ chƣa chặt chẽ 2.2 Khuyến cáo Chi nhánh Khối, phòng Hội sở * Đối với chi nhánh - Hoạt động kho quỹ + BQL kho quỹ tuân thủ chặt chẽ quy định thành viên BQL Kho quỹ đƣợc quy định Nghị Quyết số 18/2014/HĐQT/PGB, mở quản lý đầy đủ loại sổ kho quỹ theo quy định + Chi nhánh lƣu ý hạn mức vận chuyển tiền tối đa cho chuyến đảm bảo hạn mức đƣợc bảo hiểm, tránh thiệt hại không đƣợc hƣởng quyền lợi bảo hiểm cho PGBank có rủi ro phát sinh + Tại PGD, PTGD thực việc phân công công việc văn cho Giao dịch viên (GDV) quỹ (QC) đảm bảo GDV quỹ khơng thực nhiệm vụ khơng 30 ngày Đối với PGD có GDV đề nghị chi nhánh bổ sung nhân + KSV PGD tuân thủ việc thực bƣớc kiểm quỹ vào cuối giao dịch buổi sáng theo quy định Mục 2, Chƣơng IV, QĐ244/ 2014 + Các PGD thực tuân thủ việc bảo quản tiền vào nghỉ trƣa theo quy định Mục 2, Khoản 31, Chƣơng IV, QĐ244/ 2014 + Đề nghị chi nhánh nghiêm túc tuân thủ quy trình quản lý ACQT theo QD265/2013 + Việc quản lý két sắt PGD phải đƣợc thực phân công văn bản, thành viên quản lý két sắt vắng mặt phải thực bàn giao ký vào sổ xác nhận bàn giao mã khóa + Chi nhánh tuân thủ quy định việc luân chuyển công việc quản lý cho ngƣời đƣợc ủy quyền thời gian tối thiếu ngày + Kiểm soát viên PGD thực theo cơng việc đƣợc Trƣởng phịng ủy quyền theo QĐ số 34/2015/QĐ-TGĐ + Các PGD thực lập đầy đủ Văn ủy quyền theo quy định + Các PGD thực lập đầy đủ Biên bàn giao công việc khi ủy quyền, hết thời hạn ủy quyền nghỉ phép theo quy định Khoản 6, Điều 30, Nghị 18 - Hoạt động kế toán giao dịch + Yêu cầu Chi nhánh chấm dứt việc nộp rút tiền ảo từ tài khoản khách hàng, tuân thủ chặt chẽ quy định giao dịch tiền mặt + Đề nghị Chi nhánh, đặc biệt PGD Hà Tu thực việc lập lƣu chứng từ theo quy định + Đề nghị chuyên viên giao dịch chi nhánh tuân thủ quy định phòng chống rửa tiền, tiếp nhận hồ sơ khách hàng phải thực việc đánh giá phân loại khách hàng theo mức độ rủi ro theo mẫu 04, 05 ban quy định QĐ300/2014/QĐTGĐ + Thƣờng xuyên cập nhật theo dõi thông tin khách hàng để có báo cáo phân loại có dấu hiệu rửa tiền nhóm khách hàng có rủi ro cao + Chi nhánh rút kinh nghiệm lƣu ý kiểm soát thu thập đầy đủ chứng từ cần thiết với chứng từ chuyển tiền nƣớc ngoài, chứng từ nhƣ: tờ khai hải quan, hóa đơn thƣơng mại theo quy định QĐ số 105/2015/QĐ-TGĐ – Quy định danh mục hồ sơ mua bán chuyển tiền ngoại tệ + Theo quy định pháp luật hành, chứng từ giao dịch liên quan đến tài khoản (nhƣ ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi) Ngân hàng với Khách hàng doanh nghiệp (đối với doanh nghiệp phải bố trí kế tốn trƣởng theo quy định pháp luật) bắt buộc phải có đủ chữ ký chủ tài khoản, kế toán trƣởng ngƣời đƣợc uỷ quyền ký thay Lệnh chuyển tiền chất nhƣ 01 ủy nhiệm chi, đó, cần bổ sung chữ ký kế toán trƣởng ngƣời đƣợc uỷ quyền ký thay Tuy nhiên, mẫu Lệnh chuyển tiền nƣớc ngồi chƣa có phần cho Kế tốn trƣởng ký nên Chi nhánh không hƣớng dẫn khách hàng ký đƣợc, đề nghị Phịng Thanh tốn sửa mẫu hƣớng dẫn chi nhánh bổ sung chữ ký kế toán trƣởng + Chi nhánh tuân thủ bƣớc chấm kiểm soát chứng từ chi trả kiểu hối đƣợc ban hành chi tiết định số 802/2008/QĐ-TGĐ để đảm bảo giao dịch đƣợc kiểm soát kịp thời + Đề nghị Khối Vận Hành nhắc nhở chung toàn hệ thống việc tuân thủ đối chiếu giao dịch WU cuối ngày có phát sinh + Đối với nhóm khách hàng cán bộ, cơng nhân viên thuộc tập đoàn Petrolimex mở tài khoản sau ngày QĐ197/2014 có hiệu lực phải đƣợc rà sốt cập nhật thơng tin loại khách hàng đầy đủ, xác theo quy định + Đề nghị chi nhánh rà soát để ký lại hợp đồng giao dịch qua fax/email, lập văn cập nhật thơng tin người có thẩm quyền phê duyệt người thực giao dịch qua fax khách hàng có phát sinh giao dịch Đối với khách hàng khơng cịn nhu cầu giao dịch làm đề nghị lý thỏa thuận + PGD niêm phong thẻ phát hành két sắt theo quy định liên hệ với khách hàng đến nhận thẻ Đối với trƣờng hợp thẻ bị khóa thời gian phát hành lâu mà khơng có ngƣời sử dụng, PGD kiểm tra thực hủy thẻ theo quy định + Đối với thẻ phát hành từ lâu chƣa giao cho khách hàng, yêu cầu CN chuyển toàn số thẻ Phòng dịch vụ khách hàng Hội sở tiến hành liên hệ với khách hàng để kiểm tra chi tiết thơng tin Nếu khách hàng khơng có nhu cầu dùng thẻ phát hành thẻ ảo hủy thẻ tùy trƣờng hợp yêu cầu xử lý + Phòng kế toán giao dịch PGD lập sổ theo dõi thẻ phát hành theo mẫu 09-VT/NVTHE/2013, Sổ theo dõi giao nhận vật tƣ thẻ mẫu 08-VT + Các PGD thực quản lý thẻ phát hành theo quy định Khoản 2, Chƣơng III, IV, QĐ 211 - Cơng tác kế tốn nội + KTTC Chi nhánh lƣu ý việc trích khấu hao tài sản khơng cịn thuộc sở hữu Chi nhánh theo thời gian bàn giao + Đề nghị Chi nhánh liên hệ với KTTC Hội sở lƣu ý việc xuất hóa đơn với chi phí tƣơng lai (nếu phát sinh) chi phí q tặng cho nhân viên khơng đƣợc xuất hóa đơn nói bị loại trừ tính thuế thu nhập doanh nghiệp + Đề nghị KTTC phối hợp BP.KTGD để hạch toán kịp thời giao dịch phát sinh để chốt số dƣ hàng tháng khớp theo sổ phụ Ngân hàng Nhà Nƣớc, đặc biệt vào thời điểm cuối năm - Các hoạt động khác + Đề nghị nhân viên hành thực việc quản lý Kho chứng từ theo quy định QĐ 128 Nhân phòng muốn Xuất- Nhập kho phải thơng qua phịng hành thực + Yêu cầu KSV phòng giao dịch nơi đặt kho chứng từ bàn giao lại chìa khóa Kho chứng từ cho phịng hành quản lý + Chi nhánh thực lắp đặt hệ thống PCCC cho Kho chứng từ + Kho chứng từ PGD phải đƣợc bố trí riêng, có cửa khóa, trang bị thiết bị đầy đủ + Khuyến nghị Phòng hành bổ sung quy định việc trang bị PCCC cho kho quản lý chứng từ + Đề nghị Giám đốc Chi nhánh chấn chỉnh hoạt động lƣu trữ chứng từ theo quy định QĐ 128 + Các PGD thực phân công ngƣời quản lý dấu theo quy định QĐ 275/2013 + Các PGD thực lập Biên bàn giao dấu ngƣời giữ dấu nghỉ phép theo QĐ 275/ 2013 * Đối với Khối/Phịng hội sở + Đề nghị Khối Bán Lẻ xem xét lại tiêu phát hành thẻ tính thẻ đƣợc giao cho khách hàng thay cần phát hành thẻ đƣợc tính tiêu cho Chi nhánh/PGD, dẫn đến việc PGD mở tràn lan mà không dựa khách hàng thực có nhu cầu sử dụng thẻ Ngân hàng + Khuyến nghị KTTC Hội sợ cần có hƣớng dẫn cụ thể cho Chi nhánh việc xử lý phát sinh chi phí mua q tặng Đồn kiểm tốn nội chƣa phát vấn đề đáng quan ngại hồ sơ, nghiệp vụ, chứng từ kiểm tốn cịn lại báo cáo Trân trọng báo cáo! Nơi nhận: - Nhƣ kính gửi; - Lƣu: Phịng KTNB TM ĐỒN KIỂM TỐN NỘI BỘ TRƢỞNG ĐỒN (Đã ký)