NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP TRƯỜNG HẢI (THACO INDUSTRIES)
TY TNHH TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP TRƯỜNG HẢI (THACO
1.1 Một số khái niệm; công tác tổ chức văn phòng:
1.1.1 Khái niệm về văn phòng: Ở bất cứ một cơ quan nào dù lớn hay nhỏ cũng đều có bộ phận tiếp khách, quản lý và giải quyết văn bản đi – đến, lưu hồ sơ tài liệu, tổ chức sắp xếp hội họp… đó chính là văn phòng (phòng hành chính quản trị) Để giúp mọi người làm việc với nhau một cách có hiệu quả, hoàn thành các mục tiêu thì cần phải xây dựng và duy trì một cơ cấu quy định những vai trò, chức năng, nhiệm vụ và chức vụ công tác Đó là việc tổ chức bộ máy hành chánh văn phòng Để có ý nghĩa, vai trò và chức năng nhiệm vụ phải được gắn với mục tiêu rõ ràng với sự nhận thức rõ ràng đầy đủ bổn phận hoặc hành động liên quan với nhau Quyền hạn phải được giao một cách rõ ràng kèm theo các công cụ, tài nguyên và thông tin cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ đó. Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: Tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý, cơ quan, đơn vị Bộ phận chuyên đảm trách các hoạt động nói trên được gọi là văn phòng.
Văn phòng có thể được hiểu theo nhiều giác độ khác nhau như sau:
Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty,…) còn cở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp.
Nghĩa hẹp: văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm
Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhưng đều có điểm chung đó là:
+ Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan, ơ các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy vãn phòng sẽ gồm nhiều bộ phận với số lượng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động; còn các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giản thì văn phòna có thể gọn nhẹ ở mức độ tối thiểu.
+ Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định. Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của công tác văn phòng.
Như vậy chúng ta có nhể nhận diện văn phòng từ những góc nhìn khác nhau, do đó cũng có những cách diễn đạt khác nhau về khái niệm này Trong đó có một khái niệm với tầm khái quát cao, được nhiều nhà nghiên cứu về quản trị văn phòng cũng như những người làm công tác văn phòng thừa nhận: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của một cơ quan, doanh nghiệp; là nơi giao tiếp thu nhận và xử lý thông tin nhằm phục vụ cho lãnh đạo, quản lý; là nơi đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, tổ chức”.
Từ những khái niệm văn phòng được nêu ở trên, trong đề tài này tôi tiếp cận theo hướng là văn phòng doanh nghiệp Văn phòng doanh nghiệp là bộ phận trực thuộc cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành của nhà quản lý, giúp nhà quản lý điều hành công việc đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn doanh nghiệp đó
1.1.2 Khái niệm về công tác văn phòng:
Theo quan điểm hệ thống ta thấy: Đầu vào của công tác văn phòng bao gồm: Các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức quản lý sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội, hành chính, môi trường,… theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, đơn vị Ở đầu ra, công tác văn phòng là những hoạt động phận phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo
Do đó: Công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức và xây dựng quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị; xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan đơn vị; thu thập, xử lý, quản lý sử dụng thông tin; trợ giúp về văn bản; bảo đảm các yếu tố tài chính, vật chất cho hoạt động của cơ quan; thực hiện công tác văn thư lưu trữ hồ sơ tài liệu; củng cố tổ chức bộ máy văn phòng và cuối cùng là duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng.
1.1.3 Khái niệm về tổ chức văn phòng:
“Tổ chức” là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến Nguyên nghĩa của “tổ chức” “organon” theo tiếng Hy lạp là để chỉ một cơ quan nào đó của cơ thể người, có chức năng nhất định, là kết cấu tự nhiên trong chỉnh thể người.
Theo sự tiến bộ của xã hội, khái niệm tổ chức được mở rộng và được đưa vào trong đời sống xã hội Tổ chức được ghép vào lĩnh vực xã hội, coi “tổ chức là một tổ hợp xã hội, một tập thể gồm những con người hợp lại với nhau để thực hiện một mục tiêu nào đó”.
Từ điển Bách khoa Việt Nam định nghĩa: tổ chức là “hình thức tập hợp, liên kết các thành viên trong xã hội (cá nhân, tập thể) nhằm đáp ứng yêu cầu, nguyện vọng, lợi ích của các thành viên, cùng nhau hành động vì mục tiêu chung”.
Tuy nhiên, cần phải nhìn nhận rõ đặc trưng mang tính phổ biến của "tổ chức" là việc tập hợp, kết hợp, liên kết lại bao giờ cũng theo hình thức cơ cấu và quy luật vận động đã định hình Qua đó giúp cho “một hệ thống gồm nhiều phân hệ, có những mối quan hệ hữu cơ hợp lý, rõ ràng, hợp tác và phối hợp chặt chẽ, tác động lẫn nhau trong một tổng thể, phát sinh một lực tổng hợp tác động cùng chiều lên một đối tượng nhằm đạt những mục tiêu chung đã định”.
Do vậy, chúng ta có thể đi đến một cách hiểu thống nhất về tổ chức như sau: Tổ chức là sự tập hợp những sự vật, con người thành nhóm theo những cơ cấu và quy luật vận động nhất định vì tính chỉnh thể, tính hướng đích trong bản thân nhóm đó cũng như trong quan hệ của nhóm với những nhóm khác, chỉnh thế khác Từ các phân tích, trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp.
1.2 Nội dung công tác tổ chức văn phòng:
1.2.1 Tổ chức bộ máy văn phòng:
Tổ chức bộ máy văn phòng là việc phân chia hệ thống quản lý thành các bộ phận và xác định các mối quan hệ giữa chúng với nhau tức là chúng ta xác định chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy văn phòng và lựa chọn, bố trí cán bộ vào các cương vị phụ trách các bộ phận đó Bộ máy văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phòng bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng Các bước xây dựng bộ máy văn phòng cụ thể như sau:
Bước 1: Xác định chức năng nhiệm vụ
Chức năng có thể được hiểu là những khả năng, năng lực của một chức vụ, vị trí hay bộ phận được tạo ra để thực thi một mục đích nào đó của tổ chức Thông thường, một tổ chức có hai loại chức năng: chức năng nghiệp vụ và chức năng quản trị Chức năng quản trị là chức năng hoạch định, tham mưu và giám sát nhằm quản trị công việc của tổ chức Để xác định nhiệm vụ, người ta sẽ đặt câu hỏi: chức năng đó cụ thể là làm những nhiệm vụ gì? Thí dụ một trong những chức năng của bộ phận nhân sự là tuyển dụng nhân viên đáp ứng nhu cầu lao động cho doanh nghiệp Chức năng này được cụ thể hóa bằng các nhiệm vụ: thống kê tình hình sử dụng và biến động nhân sự; đánh giá năng lực nhân sự; xây dựng kế hoạch tuyển dụng; tuyển dụng; đánh giá nhân sự sau tuyển dụng.
Bước 2: Xác lập các quy trình thực hiện các nghiệp vụ văn phòng
