NÂNG CAO CÔNG tác tổ CHỨC văn PHÒNG tại NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM – CHI NHÁNH tây hà nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG KHOA KINH TẾ BÀI TIỂU LUẬN ĐỀ TÀI: NÂNG CAO CƠNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG TẠI NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM – CHI NHÁNH TÂY HÀ NỘI Năm học 2020-2021 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG KHOA KINH TẾ BÀI TIỂU LUẬN ĐỀ TÀI: NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG TẠI NGÂN HÀNG TMCP CƠNG THƯƠNG VIỆT NAM – CHI NHÁNH TÂY HÀ NỘI Năm học 2020-2021 LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CƠNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Văn phòng 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Vị trí văn phịng 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 1.1.4 Tầm quan trọng văn phòng doanh nghiệp 1.2 Nội dung cơng tác tổ chức văn phịng doanh nghiệp 1.2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng 1.2.3 Trang thiết bị văn phịng 13 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CỦA VIETINBANK TÂY HÀ NỘI 15 2.1 Mô tả tổng quan ngân hàng VietinBank Tây Hà Nội 15 2.1.1 Giới thiệu khái quát 15 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ theo giấy phép kinh doanh 15 2.2 Thực trạng cơng tác tổ chức văn phịng ngân hàng VietinBank Tây Hà Nội 15 2.2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng 15 2.2.2 Tổ chức nơi làm việc văn phòng 17 2.2.3 Trang thiết bị văn phòng 18 2.3 Đánh giá chung công tác tổ chức văn phòng ngân hàng VietinBank Tây Hà Nội 20 2.3.1 Những ưu điểm 20 2.3.2 Tồn tại21 2.3.3 Nguyên nhân 22 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHÒNG TẠI NGÂN HÀNG VIETINBANK TÂY HÀ NỘI 23 3.1 Một số giải pháp nâng cao công tác tổ chức văn phòng ngân hàng VietinBank Tây Hà Nội 23 3.1.1 Xây dựng chương trình làm việc hiệu 23 3.1.2 Bộ máy tổ chức phân công công việc 23 3.1.3 Bồi dưỡng cán 24 3.1.4 Trang thiết bị văn phòng 24 3.1.5 Tạo động lực vật chất tinh thần để nâng cao suất làm việc 24 KẾT LUẬN 26 LỜI MỞ ĐẦU Trong trình học tập nghiên cứu trường, hướng dẫn thầy cô giáo, chúng em cung cấp đầy đủ lý luận, phương pháp nghiên cứu cơng tác văn phịng Nhưng để vận dụng tồn kiến thức học khơng thể thiếu kiến thức thực tế Vì em chọn Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam - chi nhánh Tây Hà Nội (tên gọi khác: VietinBank Tây Hà Nội) làm ví dụ để giúp em củng cố thêm nhận thức lí luận tiếp cận với thực tiễn hoạt động cơng tác văn phịng doanh nghiệp đồng thời rèn luyện kĩ xử lí, giải vấn đề nghiệp vụ, giao tiếp với khách hàng, đồng nghiệp, kĩ làm việc độc lập nhóm Đề tài mà em chọn “Nâng cao cơng tác tổ chức văn phịng ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam-chi nhánh Tây Hà Nội” Em xin hoàn thành tiểu luận tổng quan gồm phần chính: Chương 1: Cơ sở lí luận cơng tác tổ chức văn phòng doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng cơng tác tổ chức văn phịng Ngân hàng VietinBank Tây Hà Nội Chương 3: Giải pháp hoàn thiện cơng tác tổ chức văn phịng Ngân hàng VietinBank Tây Hà Nội Tuy nhiên kiến thức nhiều hạn chế nên tiểu luận không tránh khỏi nhận định chủ quan, sai sót Em mong nhận ý kiến đóng góp từ th ầy để kiến thức hoàn thiện CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CƠNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Văn phòng 1.1.1 Khái niệm 1.1.1.1 Sự tồn tất yếu khách quan văn phòng Bất quan, tổ chức doanh nghiệp nào, muốn trì hoạt động phải thành lập văn phòng phận để thực chức văn phòng Văn phòng hiểu phận phụ trách cơng việc hành chính, giấy tờ quan, bao gồm nhiều công việc cụ thể như: tổ chức văn thư, đảm bảo thông tin liên lạc, đảm bảo sở vật chất phương tiện làm việc cho máy lãnh đạo quản lý… Đối với quan nhỏ, hoạt động văn phịng mang tính nhất, đơn giản phận văn phòng tổ chức gọn nhẹ cán văn phịng phải kiêm nhiệm nhiều cơng việc Ở quan lớn thành lập văn phịng, quan nhỏ có phịng hành ghép phịng hành với phịng tổ chức phịng tổ chức sản xuất kinh doanh Ở cần đến hai người đảm đương tất công việc văn phòng Từ điều cho thấy văn phòng thành lập xuất phát từ nhu cầu khách quan công việc tổ chức quy định Nhưng tùy theo tính chất, quy mơ, trình độ, chế hoạt động tổ chức mà văn phòng thành lập theo hình thức khác cho phù hợp 1.1.1.2 Khái niệm văn phòng Một cách chung nhất, hiểu: Văn phịng nơi làm việc giấy tờ, nơi có tổ chức làm việc có nơi giao dịch giấy tờ văn phịng Hay nói cách khác: Văn phịng thực thể tồn khách quan tổ chức, máy điều hành tổng hợp quan, nơi thu thập xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý nhà lãnh đạo, nơi chăm lo vấn đề hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan thông suốt hiệu 1.1.2 Vị trí văn phịng Văn phịng cửa ngõ quan, tổ chức văn phịng ln ln có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn đi, văn đến, văn nội Đồng thời hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần liên quan trực tiếp đến phận, phòng ban, đơn vị khác tổ chức Chính với vị trí hoạt động đa dạng mà văn phịng gọi “phòng văn”, “phòng vệ”, “phòng ở” cho nhà lãnh đạo Văn phòng phận gần gũi ln có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo hoạt động tổ chức Văn phòng thể trung gian thực việc ghép nối mối quan hệ quản lý, điều hành theo yêu cầu người đứng đầu tổ chức Do văn phịng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại quan Khác với phận khác tổ chức, văn phòng thực nhiệm vụ mang tính chất thường xun liên tục Văn phịng phải có phận nhân làm việc liên tục ngày lẫn đêm, lúc quan ngừng hoạt động, ngày nghỉ, lễ tết, thứ bảy, chủ nhật nhằm đảm bảo trật tự an ninh thông tin thông suốt cho quan 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 1.1.3.1 Chức Chức tham mưu tổng hợp - Tham mưu hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến đối tượng đơn vị kết nối hoạt động họ cách nhịp nhàng, khoa học Muốn đòi hỏi người quản lý phải tinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt lúc, nơi, phải định xác kịp thời vấn đề…Điều vượt q khả thực nhà quản lý Do đó, địi hỏi phải có lực lượng trợ giúp nhà quản lý trước hết công tác tham mưu tổng hợp Tham mưu nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trương có sở để lựa chọn định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động cùa quan, tổ chức - Chủ thể làm công tác tham mưu quan đơn vị cá nhân hay tập thể tồn độc lập tương chủ thể quản lý Để có ý kiến tham mưu, văn phịng phải tổng hợp thơng tin bên bên ngồi, phân tích, quản lý sử dụng thơng tin theo nguyên tắc trình tự định - Văn phòng giúp thủ trưởng việc tổng hợp ý kiến chun mơn đó, phân tích, chọn lọc dể đưa kết luận chung nhằm cung cấp cho thủ trưởng thông tin, phương án định kịp thời đắn Như vậy, tham mưu tổng hợp mặt gắn kết hữu với chức nãng tỏ hữu hiệu mang tính tham vấn, khách quan, khơng bị gị bó, ràng buộc Chức giúp việc điều hành Văn phòng đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý ban lãnh đạo quan đơn vị thông qua công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác quý, tháng, tuần, ngày tổ chức triển khai thực kế hoạch Văn phịng nơi thực hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, chuyến công tác, tư vấn cho lãnh đạo công tác soạn thảo văn bản… Chức hậu cần Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phòng phận cung cấp, bố trí, quản lý phương tiện thiết bị dụng cụ để bảo đảm sử dụng có hiệu Đó chức hậu cần văn phòng 1.1.3.2 - Nhiệm vụ Xây dựng chương trình cơng tác quan đơn đốc thực chương trình đó, bố trí xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, tháng, năm quan: - Mỗi quan, đơn vị, dự án có nhiều kế hoạch phận khác xây dựng Song muốn đạt mục tiêu chung kế hoạch phái kết nối thành hệ thống kế hoạch hồn chính, ăn khớp hỏ trợ cho Vãn phòng đon vị tổng hợp ké hoạch tổng thể quan, đơn vị đôn đốc phận khác thực - Mặt khác, văn phịng có nhiệm vụ trực tiếp xây dựng chương trình, kế hoạch công tác quý, tháng, tuần… ban lành dạo Giúp lãnh dạo triện khai, thực kế hoạch - Thu thập, xử lí, quản lý tổ chức sử dụng thơng tin để từ tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động đơn vị quan; đề xuất kiến nghị biện pháp thực phục vụ đạo điều hành thủ trưởng Các thông tin, công văn, giấy tờ đến văn phòng thu thập, xử lý, phân loại theo kênh thích hợp để sau chuyến phát hay lưu trữ - Thực nhiệm vụ tư vấn văn cho thủ trưởng chịu trách nhiệm tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn quan ban hành: Văn phương tiện ghi tin, lưu trữ truyền đạt định quản lý Văn phòng trợ giúp cho thủ trướng công tác soạn thảo văn để đảm bảo cho văn có đầy đủ nội dung, hình thức theo yêu cầu; thẩm quyền trình tự, thủ tục theo quy định - Thực công tác văn thư, lưu trữ, giải văn thư, tờ trình đơn vị cá nhân theo quy chế quan, tổ chức theo dõi việc giải văn thư tờ trình đó: Văn phịng phải tn theo quy định nghiêm ngặt văn thư, lưu trữ thu nhận, xử lý, bảo quản chuyển phát thông tin Thông tin thu thập đầy đủ, kịp thời, xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý sở để thủ trưởng, lãnh đạo lựa chọn định quản lý - Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp đối nội đối ngoại Văn phòng chịu trách nhiệm cơng tác lễ tân đón, tiếp khách, bố trí nơi ăn, chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức họp, lễ nghi, khánh tiết quan, đơn vị Văn phòng tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giữ vai trò cầu nối liên hệ với quan cấp trên, ngang cấp, cấp với nhân dân - Lập kế hoạch tài chính, dự tốn kinh phí hàng năm, hàng quý, kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế tốn, cân đối hàng q, hàng năm, chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ nhà nước định thủ trưởng - Mua sắm trang thiết bị, xây dựng bản, sửa chữa quản lý sở vật chất kỹ thuật, phương tiện làm việc quan, bảo đảm yêu cầu hậu cần cho hoạt động cơng tác quan Nếu khơng có phận chuyên trách, văn phòng phận bảo đảm yếu tố vật chất cho hoạt động quan, đơn vị thông qua công việc lập kế hoạch nhu cấu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ chi phí văn phịng - Thực nhiệm vụ biên tập, phát hành quản lý chịu trách nhiệm tính quản lý văn Có thể nói văn phương tiện ghi tin hữu hiệu xác Thơng tin văn bao gồm: thơng tin kinh tế, trị, xã hội, pháp lý quản lý,… Mọi doanh nghiệp sử dụng văn phương tiện hữu hiệu để thực 13 Trong tổ chức đặc biệt cơng tác văn phịng việc phân cơng cơng việc phải dựa vào sở sau: - Phân công theo vị trí pháp lý thẩm quyền (hai yếu tố pháp luật quy định) Mỗi quan đơn vị có vị trí pháp lý thẩm quyền khác xã hội Vì đặc điểm hoạt động, nhiệm vụ giao quan, tổ chức hồn tồn khác nhau, từ việc phân công lao động quan, đơn vị khác - Phân cơng theo khối lượng công việc quan: việc phân công công việc phải dựa sở sau: Dựa vào kế hoạch cơng tác phê duyệt: theo tính chất loại công việc, theo yêu cầu công việc thực tế 1.2.3 Trang thiết bị văn phòng 1.2.3.1 Thiết bị văn phòng Là đồ dùng cần thiết sử dụng hoạt động văn phòng Tùy theo mức độ phát triển kinh tế nhu cầu thực tiễn cơng tác văn phịng mà người ta trang bị máy mó, đồ dùng cần thiết khác Các thiết bị sử dùng cho công tác thu thập xử lí thơng tin ngày phong phú đại - Máy vi tính: Là vật dụng khơng thể thiếu văn phịng Nó giúp soạn thảo văn bản, thống kê, tính tốn… lưu trữ, quản lí thơng tin tiện dụng khoa học Là phương tiện hữu hiệu việc trao đổi, cập nhật tìm kiếm thơng tin cần thiết với tốc độ cao, gửi nhận văn bản, tài liệu vừa nhanh chóng, khơng sợ thất lạc, mát, lại tốn - Máy ghi âm văn phịng: dùng để ghi lại lời nói Hiện máy ghi âm văn phòng sử dụng rộng rãi nhiều quan xí nghiệp nhằm mục đích sau đây: + Ghi lại âm theo tiến trình buổi họp, hội nghị, lời phát biểu,báo cáo,những định thông qua khơng cần phải ghi tốc kí + Khi sử dụng máy ghi âm, suất người sử dụng nhanh chóng hồn thành cơng việc soạn thảo văn bản… - Điện thoại: Dùng để liên hệ trực tiếp với người nghe Có nhiều loại điện thoại khác nhau: điện thoại để bàn, điện thoại cầm tay… Thiết bị dùng phổ biến công sở, văn phịng Vì địi hỏi người làm cơng việc văn phịng nói chung phải rèn luyện kĩ giao tiếp qua điện thoại - Máy fax: thiết bị có khả nhận diện kí tự theo màu trắng đen, màu đen 14 màu có kí tự, màu trắng khơng có kí tự (hay khoảng trống) vẽ lại y gốc Ngoài cách gửi văn bản, tài liệu từ máy fax sang máy fax, fax từ máy tính sang máy fax - Máy in laser: thiết bị khơng thể thiếu để kết nối máy tính Đây thiết bị cần thiết để đưa liệu máy tính giấy để làm hồ sơ, chứng từ, văn giao dịch, quản lí - Máy photocopy: loại máy giúp có nhanh chóng xác theo gốc Giúp thay tài liệu cồng kềnh hồ sơ thu nhỏ để việc lưu trữ trở nên dễ dàng - Máy hủy hồ sơ: dùng để tiêu hủy hồ sơ, tài liệu khơng cịn sử dụng khơng phép để lọt tài liệu 1.2.3.2 Các đồ dùng văn phòng Các đồ dùng văn phòng gồm loại thông dụng sau: - Bàn ghế: có nhiều loại bàn ghế dùng cho giám đốc, thư kí, cho nhân viên khác văn phịng, cho tiếp khách Tùy theo công việc người mà sử dụng loại bàn ghế thích hợp - Tủ đựng hồ sơ: loại tủ để chứa hồ sơ, tài liệu Tùy theo số lượng đặc tính loại hồ sơ mà người ta sử dụng loại tủ khác - Giá đựng tài liệu: văn phòng sử dụng nhiều loại tài liệu, sách tham khảo cần phải trang bị giá để trưng bày, lưu trữ tài liệu - Các đồ dùng văn phịng phẩm dùng cho cơng việc hàng ngày nhân viên văn phòng: cặp, kẹp, ghim, bút,… 15 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG CỦA VIETINBANK TÂY HÀ NỘI 2.1 Mô tả tổng quan ngân hàng VietinBank Tây Hà Nội 2.1.1 Giới thiệu khái quát Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam- chi nhánh Tây Hà Nội tên giao dịch VietinBank thành lập theo định số 063/QĐ-HĐQT_NHCT1 ngày 29/03/2006 Ngân hàng Cơng thương Việt Nam thức vào hoạt động ngày 02/5/2006, doanh nghiệp vừa nằm số 8, đường Hồ Tùng Mậu, phường Mai Dịch, quận Cầu Giấy, Hà Nội Giấy phé kinh doanh: 0100111948096 Trụ sở văn phòng tại: Số Hồ Tùng Mậu, phường Mai Dịch, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Số điện thoại: 04.3763.0492 Website: www.vietinbank.vn Giấp phép kinh doanh: 0100111948 Kể từ ngày thành lâp đến nay, hoạt động VietinBank chi nhánh Tây Hà Nội không ngừng phát triển theo định hướng ổn định, an toàn hiệu phát triển quy mô tốc độ tăng trưởng., địa bàn hoạt động cấu mạng lưới, tổ chức máy 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ theo giấy phép kinh doanh Ngành nghề kinh doanh: Hoạt động Ngân hàng TMCP Cơng Thương Việt Nam thực giao dịch ngân hàng bao gồm huy động nhận tiền gửi ngắn hạn, trung hạn dài hạn từ tổ chức cá nhân; cho vay ngắn hạn, trung hạn dài hạn tổ chức cá nhân sở tính chất khả nguồn vốn Ngân hàng; toán tổ chức cá nhân; thực giao dịch ngoại tệ, dịch vụ tài trợ thương mại quốc tế, chiết khấu thương phiếu, trái phiếu, giấy tờ có giá khác dịch vụ ngân hàng khác ngân hàng Nông Nghiệp Việt Nam cho phép 2.2 Thực trạng công tác tổ chức văn phòng ngân hàng VietinBank Tây Hà Nội 2.2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng 16 Hình 2.2.1 Cơ cấu tổ chức phịng tổ chức hành Gồm trưởng phịng cán nhân viên Chức năng, nhiệm vụ trưởng phòng + Lãnh đạo phịng đạo điều hành cơng tác phịng + Trực tiếp quản lí, đạo thực nhiệm vụ như: Công tác tổ chức cán bộ, công tác văn thư, lưu trữ công tác khác + Xây dựng kế hoạch, tổ chức buổi họp theo yêu cầu ban lãnh đạo cấp thị + Phụ trách công tác cải cách hành chính, cơng tác ISO quản lsi hành chi nhánh, công tác tiếp khách + Điều hành chung, phân công, kiểm tra thực chức năng, nhiệm vụ cán bộ, cơng chức văn phịng Ngồi ra, Giám đốc ủy quyền cho Trưởng phòng ký sao, giấy đường, ký giấy giới thiệu (trong số lĩnh vực thông thường), thông báo… Tham mưu cho Giám đốc hội đồng thi đua khen thưởng công tác thi đua khen thưởng, công tác tuyên truyền để cán cơng nhân viên phấn đấu hồn thành tồn diện vượt mức cơng việc, tiêu đề ra, đồng thời làm thủ tục trình cấp khen thưởng niên hạn, khen thưởng thời kỳ khen thưởng đột xuất Chức năng, nhiệm vụ cán nhân viên: + Nhân viên văn thư - lưu trữ: Thực cơng tác văn thư-lưu trữ, quản lí sử dụng dấu, tiếp nhận, xử lí thơng tin, thu thập, chỉnh lí, phân loại hệ thống hóa 17 hồ sơ, tài liệu lưu trữ Phát hành văn hành ngồi quan, xử lý cơng văn theo phân cơng Trưởng phịng lưu trữ quy định loại văn theo quy trình lưu trữ quan + Nhân viên bảo hiểm - phúc lợi: Thực công tác thi đua, khen thưởng kỉ luật quan Thực quy định Nhà nước Ngân hàng Cơng thương Việt Nam có liên quan đến sách cán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế… + Nhân viên tổng hợp - báo cáo: Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng tiến độ, chất lượng đáp ứng yêu cầu công việc phân công, soạn thảo văn chứng từ máy vi tính +Nhân viên kế hoạch đối nội - đối ngoại: Thực quản lý lao động, tuyển dụng lao động, điều động, xếp cán phù hợp với lực, trình độ yêu cầu nhiệm vụ kinh doanh theo thẩm quyền chi nhánh + Nhân viên kế toán: Xây dựng kế hoạch, dự trừ kinh phí mua sắm vật tư, văn phịng phẩm, thực công tác lễ tân, bảo đảm điều kiện, phương tiện phục vụ công tác lãnh đạo 2.2.2 Tổ chức nơi làm việc văn phòng 2.2.2.1 Nguyên tắc bố trí văn phịng Văn phịng bố trí theo nguyên tắc tiết kiệm cử động - Giúp người lao động tiết kiệm động tác, loại bớt thao tác dư thừa, rút ngắn thời gian thực thao tác, làm việc có suất cao Ngồi ra, nhân viên vận động nhiều thiết kế nội thất văn phịng đặt có tính đến yếu tố di chuyển Ví dụ: chỗ để máy photo máy in xa chút bàn làm việc nhân viên, giúp cho họ có điều kiện đứng lên ngồi xuống, di chuyển từ chỗ sáng chỗ khác, dù ngắn ngủi đủ để thay đổi tư làm việc 2.2.2.2 Tổ chức nơi làm việc - Văn phịng bố trí theo khơng gian mở: loại bỏ tường không gian làm việc, ngăn cách ô để nhân viên làm việc không ảnh hưởng tới người khác Không gian mở giúp nâng cao tiến độ công việc, người dễ dàng trao đổi cơng việc Có phịng làm việc riêng lãnh đạo (trưởng phịng), bên ngồi bàn làm việc nhân viên bàn uống nước 18 - Tạo môi trường giao tiếp, hợp tác cán bộ, nhân viên với nhau, giúp tăng tốc độ cơng việc - Ngồi ra, văn phịng rộng có bàn ghế uống nước văn phòng, thận tiện cho tiếp khách Đây nơi họp thành viên, trưởng phòng phổ biến cơng việc cho thành viên Xung qung có nhiều cảnh hoa, tạo không gian tươi mát, khơng gị bó: kim tiền, hoa lan, cọ cảnh… - Bố trí xếp chỗ làm việc: + Bố trí bàn làm việc theo luồng cơng việc: nhằm tối thiểu hóa việc di chuyển chuyển giao tài liệu trao đổi cơng việc Vì văn phịng rộng nên bàn làm việc nhân viên xếp theo hàng đối diện phòng làm việc trưởng phòng - Các đồ dùng văn phòng, bàn ghế, tủ hồ sơ, lọai sổ sách, giấy bút… bố trí xếp phù hợp với động tác làm việc, ngăn nắp tạo khơng khí thoải mái làm việc - Phòng làm việc bảo đảm phát huy hết tác dụng tích cực yếu tố tác động đến suất lao động thoáng mát, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng, màu sắc… có cửa sổ, đủ ánh nắng gió Tiết kiệm chi phí điện cách tối đa Căn vào trình độ tập trung hóa cơng tác văn phịng Văn phịng bố trí theo kiểu tập trung: dịch vụ bố trí cho phận chuyên trách phận văn thư lưu trữ, đánh máy, photo tài liệu… Ưu điểm kiểu bố trí nâng cao hệ số sử dụng thiết bị, sử dụng tối đa lực nhân viên giảm chi phí văn phịng Hạn chế cơng việc bị q tải nhân viên, xử lí khơng kịp thời khiến cơng việc đình trệ, tốn thời gian 2.2.3 Trang thiết bị văn phịng Yếu tố đại hóa văn phịng trang thiết bị phục vụ công việc Đây nhân tố hỗ trợ cho cơng việc hồn thành hiệu Máy móc thiết bị trang bị đầy đủ, đại, phù hợp với nhu cầu công tác thực tế giúp suất lao động tăng lên Các trang thiết bị phòng trang bị đầy đủ bao gồm loại sau: Các trang thiết bị phục vụ công tác thu thập, xử lý, lưu trữ truyền đạt thông tin xử lý như: máy photo copy, máy in, máy fax, điện thoại… Các phương tiện làm việc như: bàn ghế làm việc, giá đựng tài liệu, loại file đựng hồ sơ… Các trang thiết bị đảm bảo cho công việc văn phịng đƣợc diễn bình thƣờng, an tồn 19 hiệu như: thiết bị chống nóng, chống ồn, thơng gió, thiết bị chiếu sáng… vật dụng văn phòng phẩm… 2.2.3.1 Văn phòng phẩm Văn phòng phẩm tập hợp nhiều đồ dùng, vật dụng sử dụng cho cơng việc hàng ngày văn phịng như: Các loại giấy in Giấy văn phòng phẩm khơng thể thiếu văn phịng gần tất cơng việc văn phịng cần sử dụng tới giấy Giấy A4 loại giấy sử dụng nhiều thiết yếu mơi trường văn phịng Khổ giấy A4 sử dụng cho mục đích: in, photo Ngài cịn có bìa màu, giấy than, giấy nhớ, giấy in hóa đơn,…Và giấy nhớ (note) sử dụng phổ biến Công ty phát giấy note cho nhân viên Các loại bút Trong văn phịng có nhiều loại bút phục vụ công việc người Bút bi, bút chì, bút phủ, bút màu…Tùy nhu cầu phịng ban loại hình kinh doanh doanh nghiệp có loại bút phù hợp Các loại sổ sách văn phịng Cơng việc hoạt động văn phịng, cơng ty cần đến loại sổ sách kế toán loại sổ văn phịng Trong đó, sổ sách kế toán bao gồm: loại phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, hóa đơn sổ lương, Và sổ văn phòng thường loại sổ nhỏ, nhân viên sử dụng để ghi chép, lưu ý trình làm việc Bìa kẹp tài liệu Folder/ Bìa kẹp tài liệu thiết bị văn phòng phẩm giúp quản lý hiệu quả, xếp, lưu trữ loại hồ sơ, giấy tờ tài liệu Vật dụng quan trọng hữu ích cho nhân viên lưu trữ tài liệu phục vụ cho trình làm việc, buổi gặp mặt, làm việc khách hàng hay ký kết hợp đồng 2.2.3.2 Các đồ dùng văn phịng Bàn ghế: Có nhiều loại bàn ghế dành cho người có chức vụ khác phục vụ tính chất mục đích cơng việc khác Có bàn ghế dùng cho Trưởng phòng, bàn ghế tiếp khách để thành viên họp bàn ghế cho nhân viên khác văn phịng Mỗi loại lại có nhiều kiểu dáng chất liệu khác để lựa chọn 20 - Tủ đựng hồ sơ: Là loại tủ để chứa hồ sơ tài liệu Có tất tủ đụng hồ sơ lớn tủ đựng hồ sơ nhỏ cho nhân viên - Giá đựng tài liệu: Văn phòng sử dụng nhiều loại tài liệu, sách báo tham khảo Có giá lớn đựng tài liệu trưng bày, lưu trữ tài liệu Ngồi cịn có gía nhỏ để đựng bìa báo, tạp chí doanh nhân sách doanh nghiệp - Tủ mắc áo: Có tủ nhỏ dùng để đựng, treo áo, mũ nhân viên khách đến làm việc 2.2.3.3 Trang thiết bị - Máy tính: vật dụng khơng thể thiếu Tổng số lượng máy tính phịng làm việc máy Trong máy tính phịng trưởng phịng, máy cán nhân viên Nó giúp soạn thảo văn bản, thống kê, tính tốn… lưu trữ, quản lí thơng tin tiện dụng khoa học Ngồi ra, máy tính cịn giúp nhân viên trao đổi, cập nhật tìm kiếm thơng tin cần thiết với tốc độ cao, gửi nhận văn bản, tài liệu nhanh chóng, xác hiệu - Máy photocopy: máy đặt bên phải phòng làm việc Đây loại máy giúp có nhanh chóng xác theo gốc Mọi nhân viên từ phịng ban sử dụng máy photocopy - Máy fax: có tất máy fax Nó giúp gửi văn bản, tài liệu từ máy fax sang máy fax, fax từ máy tính sang máy fax - Điện thoại: Trong văn phịng có tổng điện thoại bàn phòng trưởng phòng nhân viên Ngồi văn phịng cịn có máy điều hòa, hệ thống đèn điện quan phòng phục vụ ánh sáng tốt cho nhân viên 2.3 Đánh giá chung cơng tác tổ chức văn phịng ngân hàng VietinBank Tây Hà Nội 2.3.1 Những ưu điểm - Văn phòng thể nơi thu thập, xử lý, tổng hợp cung cấp thông tin hữu ích theo yêu cầu lãnh đạo công ty giới hạn chức nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ, công tác tổ chức hội nghị, tổ chức đón tiếp khách, quản lý trang thiết bị văn phòng… Những kết đạt được: - Về máy tổ chức phân công công việc: 21 + Tham mưu cho Giám đốc thông báo quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, đưa cơng tác soạn thảo, ban hành quản lý văn hành vào nề nếp, phù hợp với quy định nhà nước thống tồn cơng ty + Thực nghiêm túc việc kiểm tra, đơn đốc phịng ban, đơn vị thực chương trình đề + Việc tổ chức lao động hợp lý với cấu nhân tinh giảm tối đa, tạo cán nhân viên linh hoạt xử lý công việc, tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên phát huy hết lực thân - Về tổ chức nơi làm việc: + Tạo môi trường làm việc thân thiện Đồng thời xây dựng môi trường tự giác nghiêm túc, khơng nói chuyện Dễ dàng tương tác trao đổi thông tin giúp gia tăng tiến độ cơng việc Đồng nghiệp trực tiếp trao đổi thơng tin, tư vấn, góp ý trực tiếp + Tiết kiệm khơng gian văn phịng, dễ thiết kế, người có khơng gian tươi mát, chun tâm làm việc, khơng khí văn phịng vui vẻ, khơng gị bó + Tiết kiệm cho phí nhờ loại bỏ tường ngăn cách, chi phí thiết bị nội thất liên quan (máy lạnh, điện, văn hòng phẩm, vật dụng trang trí khác…) - Về trang thiết bị văn phòng: + Tham mưu cho Giám đốc việc quản lý tài sản cố định công ty việc cấp phát máy móc thiết bị, văn phòng phẩm cho phòng ban, phận cách chi tiết rõ ràng 2.3.2 Tồn Bên cạnh mặt đạt được, tác động yếu tố khách quan chủ quan nên số mặt hạn chế sau: - Việc xây dựng chương trình làm việc cơng ty chưa quan tâm trọng mức, chương trình làm việc đơi chưa bám sát với thực tế dẫn đến việc thực khó khăn khơng đạt hiệu cao - Hiện văn phịng cơng ty giới hạn tham mưu lĩnh vực hành quản trị văn phòng như: nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, tổ chức họp, hội nghị, quản lý trang thiết bị tài sản công ty, soạn thảo văn - Phân công công việc: + Các nhân viên tinh giảm tối đa làm cho việc bố trí nhân lực thường có 22 chồng chéo chức năng, nhiệm vụ + Việc phân công công việc cho nhân viên văn phịng khơng cụ thể, rõ ràng dẫn đến tình trạng nhân viên thường ỷ lại làm cho công việc không hoàn thành kịp thời - Các trang thiết bị văn phòng chưa đầu tư mức, thiếu trang thiết bị phục vụ công tác in ấn: máy photo, máy in, tủ hồ sơ cá nhân… 2.3.3 Nguyên nhân Nguyên nhân thuận lợi: Cùng quan tâm lãnh đạo, giúp đỡ tổ chức đoàn thể, cán nhân viên phịng hành tổ chức nỗ lực khắc phục khó khăn, phát huy mạnh, khơng ngừng xây dựng hồn thiện cấu quản lí, tổ chức văn phịng cách tốt Lãnh đạo công ty trọng đến máy văn phòng đáp ứng đầy đủ tính tinh gọn, tính hiệu lực tính linh hoạt xây dựng máy văn phòng cơng ty, ưu điểm có tính định đến hiệu hoạt động phịng hành tổ chức Ngun nhân tồn Văn phịng khơng thể làm công tác tham mưu tất lĩnh vực hoạt động cơng ty mà tham mưu cơng tác hành quản trị văn phịng - Chưa có phối kết hợp thực nghiêm túc chặt chẽ văn phòng phòng ban, đơn vị công ty Các đơn vị, phận không chủ động đề xuất cho công ty việc cần làm, biện pháp tháo gỡ khó khăn, cịn bị động chờ cấp giao nhiệm vụ triển khai, đề xuất - Nhân viên chưa có ý thức tự giác cao công việc, nhân viên chồng chéo cơng việc văn phịng q người mà việc lại nhiều, tình trạng người nhiều việc gây áp lực trì trệ cơng việc, thời điểm cuối năm 23 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CƠNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG TẠI NGÂN HÀNG VIETINBANK TÂY HÀ NỘI 3.1 Một số giải pháp nâng cao cơng tác tổ chức văn phịng ngân hàng VietinBank Tây Hà Nội 3.1.1 Xây dựng chương trình làm việc hiệu Chương trình làm việc kế hoạch tác chiến giúp cho đạo, điều hành cơng ty tồn diện, đảm bảo thực thi nhiệm vụ trước mắt lâu dài cơng ty Văn phịng cơng ty xây dựng chương trình làm việc thể rõ mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp tiến độ cụ thể công việc mà công ty, đơn vị phòng ban cần thực Thực xây dựng chương trình làm việc theo nguyên tắc, giải nhiều công việc theo chức năng, nhiệm vụ giao, nhanh chóng khơng đùn đẩy cơng việc cho người khác Văn phịng cơng ty phối hợp với ban lãnh đạo công ty việc quản lý xây dựng, thực chương trình làm việc tháng, q, năm cơng ty Các chương trình làm việc cần bám sát trọng tâm, thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh công ty, giúp cho hoạt động công ty thơng suốt hiệu - Chương trình làm việc tháng: Hàng tháng phịng ban, đơn vị cơng ty vào dự kiến chương trình làm việc quý, vấn đề tồn đọng phát sinh để điều chỉnh chương trình làm việc theo tháng sau… Văn phịng cơng ty thường xun phối hợp với Trưởng phịng kỹ thuật, kinh doanh…để xây dựng chương trình làm việc văn phịng nói riêng tồn cơng ty nói chung - Chương trình làm việc q: Trong tháng cuối quý phận, phòng ban cơng ty đánh giá tình hình thực hiện, chương trình làm việc q đó, kết đạt được, thiếu sót, khó khăn, thuận lợi đồng thời nghiên cứu xem xét chương trình làm việc quý ghi chương trình kế hoạch năm xem xét vấn đề phát sinh để đề nghị ban Giám đốc điều chỉnh chương trình làm việc quý sau … - Chương trình làm việc năm: Cuối năm văn phịng cơng ty gửi báo cáo thống kê năm cũ xây dựng chương trình làm việc cho năm lên Giám đốc phịng ban đơn vị cơng ty, để đơn vị vào thực 24 3.1.2 Bộ máy tổ chức phân công cơng việc Mỗi nhân viên văn phịng ngồi nhiệm vụ chung họ có cơng việc khác Vì vây, cần phải phân chia cơng việc rõ ràng, cụ thể phận văn phòng, từ cán chun sâu vào cơng việc đề xuất tham mưu cho lãnh đạo việc có liên quan đến nghiệp vụ tốt Thơng tin cập nhật hàng ngày nên cán nhân viên phải thường xuyên bổ sung thông tin nhiệm vụ, tình hình từ phía ban lãnh đạo công ty cách sớm 3.1.3 Bồi dưỡng cán Trình độ chun mơn nhân viên văn phịng chưa đồng Vì cần có phải có biện pháp bỗi dưỡng cán nhân viên kịp thời Ngoài với cán bộ, nhân viên có thành tính làm việc tốt, ý thức trách nhiệm cao công việc cần đưa đào tạo phát triển Với nhân viên chưa tốt, công việc hoàn thành chưa cao cần đưa đến lớp học đào tạo, bồi dưỡng them 3.1.4 Trang thiết bị văn phòng Trang thiết bị văn phòng cần bổ sung thêm phục vụ công việc hiệu nhân viên văn phòng Số lượng máy in, tủ hồ sơ cá nhân Mỗi người cần có máy in kết nối với máy tính người, tủ hồ sơ cá nhân người có tủ nhỏ để đựng đồ cá nhân, tài liệu người Bởi tài liệu cá nhân tự bảo quản, để tủ hồ sơ chung lẫn lộn giấy tờ, có tình trạng dễ xảy 3.1.5 Tạo động lực vật chất tinh thần để nâng cao suất làm việc Trong tổ chức, người yếu tố chủ đạo quản lí kinh tế Vấn đề cần làm để khuyến khích người làm việc cách tụ giác hết mình, phát huy hết khả Người lao động ln ln muốn làm việc để nâng cao mức sống thân Vấn đề liên quan đến động lực thúc đẩy sách đãi ngộ Để có phương hướng tác động quản lí xác người cần phải nghiên cứu để nắm vững động lực chi phối hành vi hoạt động người Ta thấy có động lực thúc đẩy người là: - Tạo động lực vật chất Trong công ty nay, hầu hết nhân viên cho thu nhập thấp khó 25 khăn cơng việc thu nhập ảnh hưởng tới tinh thần, thái độ họ Do nâng cao thu nhập cho nhân viên biện pháp tạo động lực chủ yếu Ngồi ra, có chế độ lương thưởng theo thành tích, thâm niên cách hợp lí giúp nhân viên vừa hưởng lương xứng đáng, vừa khiến họ hăng say với công việc - Tạo động lực tinh thần Công ty cần tạo việc làm đầy đủ cho nhân viên thông qua việc ngày mở rộng quy mô để họ yên tâm với công việc Hơn cịn làm cho cơng việc trở nên phong phú làm giảm thời gian nhàn rỗi Hằng năm tăng cường hình thức khuyến khích tinh thần, khen thưởng công ty đạt suất cao cách cho nhân viên nghỉ mát, thưởng tiền Thông qua cơng tác thi đua tồn cơng ty như: khuyến khích thi đua sáng kiến cơng việc, phong trào thi đua lao động giỏi,…nhằm tạo điều kiện cho nhân viên có hội bộc lộ tài kiến thức họ 26 KẾT LUẬN Hơn 10 năm thành lập, lên phát triển, Vietinbank Tây Hà Nội trải qua bao khó khăn, thăng trầm để có thành cơng ngày hơm hay Ngân hàng nhận hỗ trợ giúp đỡ tồn diện Ban lãnh đạo Ngân hàng TMCP Cơng thương Việt Nam, phòng, ban trụ sở chính, đạo liệt, sát Ban lãnh đạo Chi nhánh với đồng lịng, đồn kết tập thể cán bộ, nhân viên chi nhánh Văn phòng thể nơi thu thập, xử lý, tổng hợp cung cấp thông tin hữu ích theo yêu cầu lãnh đạo công ty giới hạn chức nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ, công tác tổ chức hội nghị, tổ chức đón tiếp khách, quản lý trang thiết bị văn phịng… Cơng tác tổ chức văn phịng cịn có số hạn chế song không ngừng cải thiện nâng cao, mong muốn mang lại kết tốt nhân viên toàn ngân hàng 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam, Điều lệ tổ chức hoạt động ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam, 2014 [2] www.vietinbank.vn [3] 123.doc.org, Báo cáo thực tập ngân hàng TMCP VietinBank [4] Vinabiz.org, Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam-chi nhánh Tây Hà Nội, 2018 [5] EBook, Luận văn Hoàn thiện bước tổ chức máy văn phòng ngân hàng VietinBank, 2017 ... TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG CỦA VIETINBANK TÂY HÀ NỘI 2.1 Mơ tả tổng quan ngân hàng VietinBank Tây Hà Nội 2.1.1 Giới thiệu khái quát Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam- chi nhánh Tây Hà Nội. .. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CƠNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG TẠI NGÂN HÀNG VIETINBANK TÂY HÀ NỘI 23 3.1 Một số giải pháp nâng cao công tác tổ chức văn phòng ngân hàng VietinBank Tây Hà Nội 23 3.1.1 Xây... TÀI: NÂNG CAO CƠNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG TẠI NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM – CHI NHÁNH TÂY HÀ NỘI Năm học 2020-2021 LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CƠNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG TẠI DOANH