Hoàn thiện công tác tổ chức văn phòng tại công ty tnhh tập đoàn công nghiệp trường hải (thaco industries) – chi nhánh chu lai

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH NGÀNH QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG ­ ­ ­ ­­ ­ CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: “HOÀN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP TRƯỜNG HẢI (THACO INDUSTRIES) – CHI NHÁNH CHU LAI” Giảng viên hướng dẫn Sinh viên thực Lớp MSSV : Th.s Mai Xuân Bình : Nguyễn Thị Bích Diễm : K25 - QHV1 : 25203003943 Đà Nẵng, năm 2023 Chuyên đề tốt nghiệp Bình GVHD: Th.S Mai Xuân LỜI CẢM ƠN Được phân công quý thầy cô khoa Quản trị kinh doanh, Trường Đại Học Duy Tân, sau tuần thực tập em hồn thành Khóa luận tốt nghiệp “Hồn thiện cơng tác tổ chức văn phịng Cơng ty TNHH Tập Đồn Công Nghiệp Trường Hải (Thaco Industries) - Chi Nhánh Chu Lai” Để hoàn thành nhiệm vụ giao, nổ lực học hỏi thân cịn có hướng dẫn tận tình thầy hướng dẫn, chú, anh chị doanh nghiệp Em chân thành cảm ơn thầy – Th.s Mai Xuân Bình, người hướng dẫn cho em suốt thời gian thực tập Thầy dẫn em định hướng cho em, để em hoàn thành tốt nhiệm vụ Một lần em chân thành cảm ơn thầy chúc thầy dồi sức khỏe Xin cảm ơn Cơng ty TNHH Tập đồn Cơng nghiệp Trường Hải - Thaco Industries, anh, chị, nhân viên văn phòng tạo điều kiện cho em thực tập, học hỏi công việc cung cấp thông tin, tài liệu thực tế bổ ích Tuy nhiên kiến thức chun mơn cịn hạn chế thân thiếu nhiều kinh nghiệm thực tiễn nên nội dung báo cáo khơng tránh khỏi thiếu xót, em mong nhận góp ý, bảo thêm q thầy để khóa luận hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Đà Nẵng, ngày 06 tháng năm 2023 Sinh viên Nguyễn Thị Bích Diễm SVTH NGUYỄN THỊ BÍCH DIỄM i Chun đề tốt nghiệp Bình GVHD: Th.S Mai Xuân LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài: “Hồn thiện cơng tác tổ chức văn phịng Cơng ty TNHH Tập Đồn Công Nghiệp Trường Hải (Thaco Industries) - Chi Nhánh Chu Lai” qua năm 2020 – 2022” nghiên cứu độc lập không chép người khác Đề tài sản phẩm mà em nỗ lực nghiên cứu trình học tập trường thực tập Cơng ty TNHH Tập đồn Cơng nghiệp Trường Hải (Thaco Industries) - Chi nhánh Chu Lai hướng dẫn thầy Mai Xuân Bình Trong q trình viết có tham khảo số tài liệu số liệu em đưa báo cáo hoàn toàn trung thực Đà nẵng, ngày 06 tháng năm 2023 Sinh viên thực Nguyễn Thị Bích Diễm SVTH NGUYỄN THỊ BÍCH DIỄM ii Chun đề tốt nghiệp Bình GVHD: Th.S Mai Xuân Mục lục Phần I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1.1 Tính cấp thiết đề tài 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.3 Đối tượng nghiên cứu 1.4 Phạm vi nghiên cứu 1.5 Phương pháp nghiên cứu 1.6 Kết cấu khóa luận .2 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHỊNG CƠNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP TRƯỜNG HẢI – THACO INDUSTRIES 1.1 Một số khái niệm; cơng tác tổ chức văn phịng: 1.1.1 Khái niệm văn phòng: 1.1.2 Khái niệm quản lý văn phòng: 1.1.3 Khái niệm tổ chức văn phòng: 1.2 Nội dung công tác tổ chức văn phòng: 1.2.1 Tổ chức máy phân công công việc: 1.2.2 Điều hành cơng việc văn phịng: 1.2.3 Tổ chức mua sắm trang thiết bị ứng dụng CNTT: .9 1.2.3.1 Tổ chức mua sắm trang thiết bị: 1.2.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng: 10 1.2.4 Tổ chức thực nghiệp vụ văn phòng: .11 1.2.4.1 Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quan tổ chức .12 1.2.4.2 Tổ chức họp, hội nghị .13 1.2.4.3 Tổ chức chuyến công tác .15 1.2.4.4 Tổ chức quản lý văn bản: 17 1.2.4.5 Công tác lễ tân .23 1.2.4.6 Công tác hậu cần: 24 SVTH NGUYỄN THỊ BÍCH DIỄM iii Chun đề tốt nghiệp Bình GVHD: Th.S Mai Xuân 1.2.4.7 Công tác quản lý nguồn nhân lực: 26 1.2.5 Một số nguyên tắc hoạt động văn phòng: .27 1.2.5.1 Nguyên tắc pháp chế: 27 1.2.5.2 Nguyên tắc tập trung dân chủ: .27 1.2.5.3 Nguyên tắc liên tục: .27 1.2.5.4 Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm: 28 1.2.5.5 Nguyên tắc nhà quản trị văn phịng địi hỏi phải có trình độ chun mơn nghiệp vụ hành chính: 28 1.2.6 Vị trí ý nghĩa cơng tác văn phịng: 28 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1: 30 Chương : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP TRƯỜNG HẢI – THACO INDUSTRIES 31 2.1 Khái quát chung văn phịng Cơng ty TNHH Tập đồn Cơng nghiệp Trường Hải – Thaco Industries 31 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 31 2.1.2 Lĩnh vực hoạt động .36 2.1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh giá trị cốt lõi .37 2.1.4 Cơ cấu tổ chức máy công ty 38 2.1.4.1 Sơ đồ cấu tổ chức .38 2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ phòng ban 38 2.1.5 Chức năng, nhiệm vụ công ty 42 2.1.6 Ngành nghề lĩnh vực kinh doanh công ty .43 2.1.7 Năng lực nhân công ty 44 2.1.8 Các sản phẩm mặt hàng công ty thực 45 2.1.9 Thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh công ty giai đoạn 2020-2022 47 2.1.9.1 Đặc điểm kinh doanh công ty 47 2.1.9.2 Tình hình tài sản nguồn vốn 48 2.1.9.3 Kết hoạt động kinh doanh công ty 51 SVTH NGUYỄN THỊ BÍCH DIỄM iv Chun đề tốt nghiệp Bình GVHD: Th.S Mai Xuân 2.1.10 Những thuận lợi khó khăn cơng ty q trình hoạt động 53 2.1.10.1 Thuận lợi .53 2.1.10.2 Khó khăn .54 2.2 Thực trạng cơng tác tổ chức văn phịng cơng ty Cổ phần Tập đồn Cơng nghiệp Trường Hải - Thaco Industries .54 2.2.1 Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức Hành – Nhân 54 2.2.2 Điều kiện làm việc văn phòng 56 2.2.2.1 Trang thiết bị văn phòng 56 2.2.2.2 Môi trường làm việc văn phòng 57 2.2.2.3 Tổ chức máy văn phòng 58 2.2.2.4 Tổ chức nhân văn phòng 59 2.2.2.5 Tổ chức mua sắm trang thiết bị ứng dụng CNTT .62 2.2.2.6 Tổ chức thực nghiệp vụ văn phòng 64 2.2.2.7 Ưu điểm 68 2.2.2.8 Nhược điểm 69 2.2.3 Nguyên nhân 70 KẾT LUẬN CHƯƠNG .71 Chương : GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP TRƯỜNG HẢI – THACO INDUSTRIES 72 3.1 Định hướng phát triển tương lai văn phịng Cơng ty TNHH Tập đồn Cơng nghiệp Trường Hải - Thaco Industries 72 3.2 Một số giải pháp 73 3.2.1 Giải pháp đào tạo nguồn nhân lực sử dụng công nghệ thông tin .73 3.2.2 Giải pháp tổ chức lao động khoa học văn phòng .74 3.2.3 Giải pháp tin học hóa cơng tác văn phịng 74 3.2.4 Giải pháp việc tổ chức bố trí nhân 75 3.2.5 Giải pháp công tác văn thư, lưu trữ 76 SVTH NGUYỄN THỊ BÍCH DIỄM v Chuyên đề tốt nghiệp Bình GVHD: Th.S Mai Xuân 3.2.6 Giải pháp công tác tổ chức họp, hội nghị 78 3.3 Nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ thái độ phục vụ đội ngũ cán công nhân viên văn phòng 78 3.4 Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả sáng tạo đội ngũ nhân viên 81 3.5 Xây dựng mối quan hệ phát huy kết hợp phòng ban, phận 81 KẾT LUẬN CHƯƠNG .83 KẾT LUẬN 84 TÀI LIỆU THAM KHẢO 85 SVTH NGUYỄN THỊ BÍCH DIỄM vi Chuyên đề tốt nghiệp Bình GVHD: Th.S Mai Xuân DANH MỤC VIẾT TẮT TNHH MTV HCVP QTKD QTNL PCCN ATLĐ GĐNS CNTT LN SVTH NGUYỄN THỊ BÍCH DIỄM : Trách nhiệm hữu hạn thành viên : Hành văn phịng : Quản trị kinh doanh : Quản trị nhân lực : Phòng cháy chống nổ : An tồn lao động : Giám đốc nhân : Cơng nghệ thông tin : Lợi nhuận vii Chuyên đề tốt nghiệp Bình GVHD: Th.S Mai Xuân DANH MỤC BIỂU MẪU Mẫu 1: Bìa sổ đăng ký văn đến .20 Mẫu 2: Nội dung sổ đăng ký văn đến .20 Mẫu 3: Dấu đến 21 Mẫu 4: Bìa sổ đăng ký văn 23 Mẫu 5: Nội dung sổ đăng ký văn .23 Mẫu 6: Phiếu đề nghị mua sắm văn phòng phẩm 25 Mẫu 7: Sổ giao nhận văn phòng phẩm 25 Mẫu 8: Kế hoạch mua sắm văn phòng phẩm 26 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cấu tổ chức .38 Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức phịng Hành – Nhân .54 DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1: Ngành nghề kinh doanh công ty 44 Bảng 2.2: Năng lực chuyên môn cán chủ chốt công ty 45 Bảng 2.3: Tài sản nguồn vốn công ty 2020 – 2022 48 Bảng 2.4: Kết hoạt động kinh doanh công ty năm 2020 – 2022 51 Bảng 2.5: Bảng thống kê dụng cụ, trang thiết bị văn phịng hành 57 Bảng 2.6: Bảng thống kê nhân văn phòng Thaco Industries .60 DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1: Tài sản nguồn vốn công ty 2020 – 2022 49 Biểu đồ 2.2: Tài sản nguồn vốn công ty 2020 – 2022 50 Biểu đồ 2.3: Kết hoạt động kinh doanh công ty năm 2020 – 2022 52 SVTH NGUYỄN THỊ BÍCH DIỄM viii Chuyên đề tốt nghiệp Bình GVHD: Th.S Mai Xuân Phần I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1.1 Tính cấp thiết đề tài Bước sang kỉ 21, đất nước ta có nhiều bước tiến đáng kể kinh tế Đặc biệt từ sau nước ta nhập tổ chức thương mại giới WTO, hội thách thức doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Hơn kinh tế thị trường với cạnh tranh gay gắt doanh nghiệp muốn đứng vững phát triển sản xuất phải nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận Để quản lý trình sản xuất kinh doanh có hiệu doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt công cụ khác Một công cụ quan trọng thiếu doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ công tác văn phòng Văn phòng cửa ngõ quan, tổ chức văn phịng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn đi, văn đến Đồng thời tổ chức hội nghị, chuyến công tác, hậu cần liên quan trực tiếp đến đơn vị phịng ban tổ chức với vị trí hoạt động đa dạng văn phịng gọi phịng văn, phòng vệ, phòng nhà quản trị Vì với tư cách cơng cụ quản lý quan trọng cần thiết phận văn phòng khai thác tối đa sức mạnh linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý nhà quản trị Cơng ty Hình thành Tổ hợp Cơ khí Cơng nghiệp hỗ trợ cơng ty thành lập (năm 2003) đến năm 2021 đổi tên thành Công ty TNHH Tập đồn Cơng nghiệp Trường Hải viết tắt ( THACO INDUSTRIES) thành viên cơng ty có nhiều năm hoạt động lĩnh vực sản xuất linh kiện tơ, tàu thủy, xe máy, khí Trải qua 20 năm hình thành phát triển đến công ty tạo lập vị vững chắc, hình ảnh tin tưởng mắt đối tác Mục tiêu công ty đưa Cơng ty TNHH Tập đồn Cơng nghiệp Trường Hải trở thành thương hiệu hàng đầu lĩnh vực sản xuất thiết bị khí phục vụ cho ngành tô, xe đầu kéo, tàu thủy Để thực mục tiêu giải pháp khơng thể thiếu nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Trong q trình thực tập em nhận thấy cơng tác văn phịng cơng ty bên cạnh kết đạt cịn bộc lộ mặt hạn chế cần phải khắc phục dẫn đến hiệu cơng tác văn phịng chưa cao Do để nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Chu Lai, em định chọn đề tài “Hồn thiện cơng tác tổ chức văn phịng Cơng ty TNHH Tập đồn Cơng nghiệp Trường Hải (Thaco Industries – Chi nhánh Chu Lai)” với mục đích áp dụng lý thuyết vào thực tiễn để nâng cao nhận thức đồng thời mong muốn góp phần nhỏ bé để hoàn thiện phát huy hiệu hoạt động văn phịng cơng ty tốt SVTH NGUYỄN THỊ BÍCH DIỄM