Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của phòng tổ chức lao động xã hội huyện gia bình tỉnh bắc ninh

Mở Tiền thân tỉnh Hà Bắc, tỉnh Bắc Ninh đợc tái lập vào hoạt động theo đơn vị hành kể từ ngày 01/01/1997 Ngay từ năm đầu tái lập, tỉnh uỷ, HĐND, UBND tỉnh Bắc Ninh đà tập trung lÃnh đạo cấp, nghành, địa phơng nhanh chóng ổn định mặt, đồng thời xác định mục tiêu, nhiệm vụ cần phấn đấu Do yêu cầu quản lý hành địa bàn tỉnh, đơn vị hành địa bàn tỉnh có thay đổi Theo đó, huyện Gia Bình đợc thành lập sở tách huyện Gia Lơng thành huyện Lơng Tài huyện Gia Bình Phòng tổ chức lao động-xà hội huyện Gia Bình đợc đời để thực chức nhiệm vụ mà UBND tỉnh đà đề Tuy nhiên, đơn vị thành lập nên kết hoạt động Phòng nhiều hạn chế, nguyên nhân dẫn đến điều cấu tổ chức cha đợc hợp lý Theo thời gian với phát triển huyện, đà có nhiều ý kiến đợc đa nhằm hoàn cấu tổ chức Phòng Xuất phát từ thực tế đà nêu với xác định rõ tầm quan trọng cấu tổ chức cac phòng ban huyện, định chọn đề tài: Hoàn thiện cấu tổ chức Phòng tổ chức lao động-xà hộiHoàn thiện cấu tổ chức Phòng tổ chức lao động-xà hội huyện Gia Bình, tỉnh Bắc Ninh với hy vọng nhỏ nhoi nhằm góp phấn vào cải cấu tổ chức Phòng Chuyên đề đợc chia làm ba phần chính: Phần I: Cơ sở lý luận cấu tổ chức Phần II: Phân tích thực trạng cấu tổ chức Phòng tổ chức lao động-xà hội huyện Gia Bình, tỉnh Bắc Ninh Phần III: Giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện cấu tổ chức Phòng tổ chức lao động-xà hội huyện Gia Bình, tỉnh Bắc Ninh Do hiểu biết hạn chế, chuyên đề chắn nhiều thiếu sót Rất mong đợc giúp đỡ thầy giáo, TS Trần Xuân Cầu viết đợc hoàn chỉnh Gia Bình, ngày 02/05/2003 Sinh viên thực Phạm Quang Hiếu Phần I sở lý luận cấu tổ chức I Các khái niệm cấu tổ chức 1.Cơ cấu: phân chia tỉng thĨ nh÷ng bé phËn nhá theo nh÷ng tiêu thực chất lợng khác Những phân thực chức riêng biệt nhng có quan hệ chặt chẽ với nhằm thcj mục tiêu chung 2.Tổ chức Trong công tác nh sống hàng ngày ngời thờng hay nói đến từ Hoàn thiện cấu tổ chức Phòng tổ chức –lao ®éng-x· héi Tỉ chøc ” nh Tỉ chøc bé máy, Tổ chức hành chính, Tổ chức hành chính, Tổ chức Nhà nớc, Tổ chức Đảng, Tổ chức cán bộ, ban Tổ chức, cán Tổ chức, công tác Tổ chức Tổ chức thi công tuyết đờng Các nhà Y học, sinh vật học coi thể sống lµ mét Tỉ chøc hµnh vi thèng nhÊt gåm nhiỊu phận tạo thành nh hẹe thần kinh, hệ tuần hoàn, hệ tiêu hoá Nh nhà vật lý coinguyên tử Tổ chức gồm: Hạt nhân electron quay quanh hạt nhân theo quỹ đạo Nhà thiên văn học coi vũ trụ, hệ thống mặt tròi máy khổng lồ, hành tinh tác dụng tơng hỗ theo quy luật định Cứ nh vậy, ai, lĩnh vực từ ngời thờng dân đến nhà bác học đề cập đến vấn đề, khái niệm Tổ chức Nhng đặt câu hỏi: Tổ chức gì? Thế Tổ chức? Tại phải có Tỉ chøc? Tỉ chøc cã quy lt kh«ng ? NÕu có quy luật gì? Chắc chắn ngời có suy nghĩ riêng có câu trả lời khác Trong ngôn ngữ tiếng Việt từ Hoàn thiện cấu tổ chức Phòng tổ chức lao động-xà hội Tổ chức có dạng: Tổ chức danh từ để mọt thực thể thiên nhiên, xà hội Tổ chức động từ dĨ chØ c¸c thao t¸c, c¸c bíc thùc hiƯn mét công việc Tổ chức tính từ tính chất ( công tác Tổ chức) Tổ chức trạng từ Trong tài liệu trao đổi khái niệm Hoàn thiện cấu tổ chức Phòng tổ chức lao động-xà hội Tổ chức thực thể xà hội Để định nghĩa Tổ chức theo cách này, hÃy quan s¸t kiÕn tha mét miÕng måi to tổ kiến Mỗi đứng mộ góc chóng dïng hÕt søc kÐo miÕng måi vỊ phÝa m×nh Khi xảy ? Một miếng mồi đứng yên Sức lực chúng triệt tiêu Cả ba chán nản bỏ chỗ khác Hoặc miếng mồi đợc đa tổ với công sức Ta nói kiến làm việc không cã tỉ chøc Víi ngêi lµm viƯc hoµn toµn khác hẳn Có ngời vận chuyển miếng gỗ nặng 300 kg từ bờ sông nhà Rõ ràng ngời làm đợc Một tổ chức đời Mục tiêu đà có, họ xem xét chọn lối thận lợi nhất, tiếp đến chọn phơng pháp vận chuyển: Kéo đẩy vừa kéo vừa đẩy cử ngời điểu khiển chung để thống hành động trình lao động Kết gỗ đợc đa vị trí mà ngời riêng rẽ không làm đợc Đó Tổ chức đơn giản Xà hội phát triển, Tổ chức phát triển đa dạng hoá, có tổ chøc mang tÝnh qc gia, xuyªn qc gia gåm nhiỊu cấp bậc Đa dạng hình thức: Có Tổ chức theo l·nh thỉ, cã Tỉ chøc theo nhiƯm vơ, Tỉ chøc chÝnh thèng, Tæ chøc phi chÝnh thèng, Tæ chøc Nhà nớc, Tổ chức t nhân Vậy Tổ chức gì? Có thể nói: Hoàn thiện cấu tổ chức Phòng tổ chức lao động-xà hội Tổ chức liên kết số đông ngời ( từ trở lên) mà ngời có vị trí định, hoạt động theo quy tắc định để đạt đợc mục tiêu đà đề cách có hiệu Một Tổ chức có mộ máy, không, có t cách pháp nhân không Chủ thể tổ chức ngời, có ngời huy, ngời bị huy Đối tợng tác động ngời vật Phami vi tác động rộng hay hẹp tuỳ theo tổ chức cụ thể Mỗi Tổ chức có quy chế hoạt động riêng Một điểm nên nhớ: Tổ chức, mục tiêu tổ chức, nguyên tắc hoạt động ngời đặt Con ngời hoạt động tổ chức, đến lợt tổ chức lại điều chỉnh lại hành vi ngời thực mục tiêu Đó mối quan hệ ràng buộc không thứ bậc Sức mạnh ngời nằm tổ chức phép cộng mà phép nhân luỹ thừa Một tổ chức thông thờng gồm: +Con ngêi vµ trÝ t ngêi tỉ chøc +Bộ máy tổ chức +Cơ sở vật chất +Môi trờng hoạt động Tổ chức tác động vào môi trờng, môi trờng ảnh hởng lại tổ chức 3.Cơ cấu Tổ chức Cơ cấu tổ chức máy đơn vị ( Tổ chức ) tổng hợp phận kh¸c nhau, cã mèi quan hƯ phơ thc lÉn nhau, đợc chuyên môn hoá có trách nhiệm quyền hạn định, đợc bố trí theo cấp, khâu khác nhằm bảo đảm thực chức quản lý phục vụ mục đích chung đà xác định đơn vị Cơ cấu Tổ chức theo chiỊu däc, nhiỊu cÊp ( h¶i quan, th ) chiều ngang gồm nhiều đơn vị cấp ( hệ thống trờng học, phổ thông, bệnh viện ) cấu vừa dọc vừa ngang ( Hệ thống hành từ trung ơng đến địa phơng ) Cơ cấu Tổ chức thờng đợc thể sơ đồ tổ chức Sơ đồ tổ chức phải thể đợc: +Vị trí cấp khác nhau, số lợng đơn vị cấp +Ai ngời thẩm quyền với +Mối quan hệ đơn vị cấu thành Sơ đồ tổ chức máy quản lý Bộ máy quản lý Chủ thể quản lý Đối tợng quản lý Mục tiêu quản lý Thông tin phản hồi Cơ cấu tổ chức quản lý hình thức thể phân công lao động lĩnh vực quản lý Bản thân quản lý đà trở thành chức xà hội Mỗi phận nằm cấu tổ chức quản lý đợc chuyên môn hoá phần công việc định hoạt động quản lý Tiên đề khách quan hình thành phát triển cấu tổ chức quản lý phân công lao động xà hội lĩnh vực quản lý ta thấy cấu tổ chức quản lý cấu cấu sản xuất có quan hệ hữu cơ, mật thiết với Chính cấu sản xuất định cấu tổ chức quản lý Cơ cấu tổ chức quản lý phải xuất phát từ cấu tổ chức sản xuất Quy mô, tính chất, đặc điểm cấu sản xuất định cấu tổ chøc qu¶n lý Sù thèng nhÊt giøa hai lÜnh vùc điều kiện phát triển hệ thống kinh tế xà hội Xà hội văn minh, kinh tế quản lý phát triển tạo điều kiện yêu cầu cần thiết tối u hoá cấu tổ chức quản lý tất cấp quản lý kinh tế quốc dân Hoàn thiện cấu tổ chức quản lý phơng tiện để nâng cao hiệu kinh tế xà hội II Cơ sở khoa học việc hình thành cấu tổ chức quản lý Những nội dung xác định cấu tổ chức máy Cơ cấu tổ chức quản lý hình thức thể phân công lao động lĩnh vực quản lý.Bản thân quản lý đà trở thành chức xà hội, phận nằm cấu tổ chức quản lý đợc chuyên môn hoá phần việc định hoạt động quản lý Nh tiền đề khách quan hình thành phát triển cấu tổ chức quản lý phân công lao động xà hội lĩnh vực quản lý ta thấy cấu tổ chức quản lý cấu tổ chức sản xuất có quan hệ hữu mật thiết với Chính cấu tổ chức sản xuất định cấu tổ chức quản lý, cấu tổ chức quản lý phải xuất phát từ cấu tổ chức sản xuất Quy mô tổ chức đặc điểm cấu sản xuất định cấu tổ chức quản lý, thống hai lĩnh vực điều kiƯn ph¸t triĨn cđa hƯ thèng kinh tÕ x· héi Stephen P Robbis nêu yếu tố hình thành nên cấu tổ chức, chuyên môn hoá công việc, phận hoá, hƯ thèng mƯnh lƯnh, ph¹m vi qun lùc, tËp trung quyền lực thức hoá Từ ta thấy thành phần cấu tổ chức máy là: a) Chuyên môn hoá Là trình nhận diện ngững công việc cụ thể phân công công việc cá nhân hay nhóm làm việc đà đọc đào tạo đảm nhiệm chúng Do cá nhân tổ chức hay nhóm làm việc thể chuyên sâu vào công việc hay công đoạn công việc b) Tiêu chuẩn hoá Là trình phân tích thủ tục tổ chức mà theo nhân viên hoàn thành công việc họ theo cách thống thích hợp c) Sự phối hợp Là thủ tục thức phi thức để liên kết hoạt động cho nhóm riêng rẽ tổ chức đảm nhiệm d) Quyền lực Là quyền định điều khiển hoạt động ngời khác Mỗi tổ chức có trách nhiệm phân bổ quyền lực khác Khi đánh giá cấu tổ chức cần xem xét đến yếu tố sau Quy mô-phạm vi kiểm soát: Số lợng nhân viên mà cán quản lý kiểm soát trực tiếp cách tốt Đó phạm vi kiểm soát Vấn đề cán quản lý giám sát nhân viên có hiệu nhất? Nhiều nhà ký thuyết tổ chức theo trờng phái Hợny Fayol số nên từ đến Từ hình thành số lợng đơn vị thành viên Ví dụ: Quân đội thờng đợc tổ chức từ nhóm tam tam, đến tam tam thành tiểu đội, đến tiểu đội thành trung đội, đến trung đội thành đại đội Tuỳ theo số quân mà hình thành số s đoàn, tập đoàn quân Tính tập trung quyền lực: Tuỳ theo đặc tính tổ chức mà mức độ tập trung quyền lực khác Cơ quan hành xã xu híng tËp trung cao qun lùc Mäi qut định tập trung vào ngời đứng đầu Tập trung quyền lực đảm bảo tính thống nhất, xuyên suốt tổ chức song dễ tạo thói quan liêu, triệt tiêu tính sáng tạo cấp dới Các tổ chức dịch cụ có nhiều hoạt động mang tính chuyên môn cao có nhiều mối quan hệ đột xuất nên có xu hớng phân quyền nhiều Tính thể thức ( khuôn mẫu): Thể thức nhân tố quan trọng tổ chức tổ chức lớn, cấp cao thống cấi trúc đợc xây dựng cách chi tiết nh: Quy định rõ ràng mối quan hệ phận, thủ tục, quy tắc loại nhân viên cần làm đợc làm điều kiện định Những quy định nhằm đảm bảo phối hợp hoạt động nỗ lực đơn vị, cá nhân, tổ chức Tiêu chuẩn hoá: Nghĩa trình tự, kỹ thuật giải đà đợc quy định sẵn cho loại công việc định, tình định Ví dụ: Thủ tục tuyển chọn nhân ciên đà đợc tiêu chuẩn hoá gồm việc phân tích sơ yếu lý lịch, kiểm tra sức khoẻ vấn bớc lại đợc quy định rõ yêu cầu trình tự thực Nhân viên tổ chức hiểu áp dụng ngày thục Hiệu công việc cao Chuyên môn hoá: Một đặc tính khác chuyên môn hoá nghĩa nhân viên chịu trách nhiệm phạm vi hẹp để có điều kiện sâu vào chuyên môn, nghiệp vụ Tuy nhiên, với ngời làm quản lý cấp cao không cần chuyên môn hoá mà hiểu biết họ phải đợc trải rộng để có tầm nhìn vào quát định vấn đề quản lý Sự hình thành đơn vị tổ chức a) Cơ cấu tổ chức dựa chức Các công việc có kỹ năng, kiến thức, định hớng xếp vào đơn vị : +Tạo hiểu biết chuyên môn cao cho nhân viên +Các nhân viên nhóm có mối quan hệ chặt chẽ lợi ích, luờng suy nghĩ chung Tuy nhiên lại dễ tạo hàng rào ngăn cách đơn vị chức khác + Tránh đợc chồng chéo nhiệm vụ trùng lặp trang thiết bị Cơ cấu theo chức nhân viên cấp kiểm tra, kiểm soát đợc mặt đơmn vị cấp dới cần có phối hợp nhiều phận mà điều làm đợc b) Cơ cấu theo lÃnh thổ sở phân tích tình hình trị, xà hội, kinh tế khối lợng công việc phải đợc giải tổ chức Ví dụ: Phòng quy hoạch Đồng Bắc bộ, Bắc trung bộ, Đồng sông Cửu long ( viện quy hoạch thuỷ lợi ) Vụ Bắc Âu, vụ Mỹ La tinh ( ngoại giao) c) Cơ cấu theo sản phẩm , dịch vụ: Cơ cấu kiểu cho phép so sánh, đánh giá đơn vị tốt Việc điều chuyển nhân viên, thiết bị, nhiệm vụ tổ chức tơng đối dễ dàng Hình thức cấu thờng gặp xí nghiệp SXKD, tổ chức dịch vụ Ngoài ra, cấu theo khách hàng, cấu theo số lợng nhân viên, cấu theo thời gian làm việc III.Những yêu cầu cấu tổ chức quản lý Xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức quản lý cần đảm bảo yêu cầu sau: Số lợng cấp bậc quản lý tốt để đảm bảo tình hình linh hoạt thông suốt cấu tăng hiệu lực sản xuất kinh doanh Xác định rõ mối quan hệ dọc, ngang, đảm bảo phối hợp chặt chẽ nhiệm vụ phận Phân công hợp lý nhiệm vụ, chức quyền hạn phận, không chồng chéo, xoá bỏ khâu trung gian không cần thiết, tăng mối quan hệ trực tiếp Bảo đảm tình hình thiết thực, hiệu soa cho chi phí quản lý mà có hiệu cao IV.Những yếu tố ảnh hởng đến cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức thay đổi dới tác động yếu tố khách quan chủ quan Những yếu tố khách quan chủ yếu tác động đến cấu tổ chức là: -Những qui định nhà nớc hệ thống tổ chức phân cấp - Khối lợng nhiệm vụ, kế hoạch đợc giao -Trình độ công nghệ kỹ thuật mức độ trang bị lao động - Số lợng ngời trình độ thích ứng họ với nhiệm vụ đợc giao - Môi trờng phạm vi hoạt động tổ chức Yếu tố chủ quan ảnh hởng đến cấu tổ chức gồm: - Trình độ lực, ý chí ngời lÃnh đạo - ảnh hởng cáu tổ chức cũ - Trình độ lực cđa c¸n bé ë bé phËn tham mu tỉ chøc - Quan hệ bên tổ chức - Mức đảm nhận nhân viên tổ chức Khi phân tích yếu tố ảnh hởng đến cấu tổ chức không nghiên cứu yếu tố ảnh hởng chung đến cấu tổ chức nh đà nêu mà cần sâu nghiên cứu yếu tố ảnh hởng đến phận tổ chức trớc hết yếu tố ảnh hởng đến cấu tổ chức máy quản lý yếu tố ảnh hởng đến cấu tổ chức sản xuất Mỗi phận tỉ chøc lµ mét tỉ chøc gièng nh hƯ thèng hƯ thèng lín BÊt cø mét phận tổ chức đời nguyên tắc phải phục vụ mục tiêu chiến lợc tổ chức tồn tổ chức đòi hỏi tồn ý nghĩa tổ chức Nh vậy, việc phân tích cấu tổ chức đòi hỏi ngời phân tích phải: - Nghiên cứu nắm thực trạng hoạt động tổ chức mục tiêu chiến lợc tổ chức - Xem xét cấu tổ chức kịp thời dới góc độ: phận hợp thành, chức phận đó, mối quan hệ chúng, số lợng chất lợng cán phận - Có phơng pháp luận phơng pháp phân tích thích hợp - Phát yếu tố tác động tới cấu tổ chức, phân biệt yếu tố tác động tích cực tiêu cực, xác định mức độ ảnh hởng yếu tố