Hoàn thiện công tác văn phòng tại Công ty TNHH Tập đoàn Công nghiệp Trường Hải - Chu Lai

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHềNG CễNG TÁC TỔ

• Tổ chức mua sắm trang thiết bị và ứng dụng CNTT
• Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phòng

Do đó: Công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức và xây dựng quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị; xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan đơn vị; thu thập, xử lý, quản lý sử dụng thông tin; trợ giúp về văn bản; bảo đảm các yếu tố tài chính, vật chất cho hoạt động của cơ quan; thực hiện công tác văn thư lưu trữ hồ sơ tài liệu; củng cố tổ chức bộ máy văn phòng và cuối cùng là duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng. Từ khái niệm khác nhau chúng ta có thể đưa ra một khái niệm ngắn gọn và đầy đủ về quản trị nhân sự như sau: “Quản trị nhân sự được hiểu là một quá trình tổ chức và sử dụng nguồn lao động trong doanh nghiệp nói chung và đối với văn phòng nói riêng một cách có khoa học, nhằm khai thác có hiệu quả nguồn lực nhân sự thông qua phân tích công việc, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự, đãi ngộ nhân sự và đánh giá kết quả công việc”.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN

• Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
• Thực
• Những thuận lợi và khó khăn của công ty trong quá trình hoạt động Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty gặp nhiều thuận lợi
• Điều kiện làm việc của văn phòng 1. Trang thiết bị của văn phòng

Dựa trên nguồn lực và kinh nghiệm đã tích lũy của Khối Cơ khí và Công nghiệp hỗ trợ, cùng với xu hướng dịch chuyển đầu tư chuỗi cung ứng toàn cầu trong bối cảnh hội nhập, THACO đã tái cấu trúc và thành lập Tổng công ty Cơ khí và Công nghiệp hỗ trợ - THACO Industries gồm tổ hợp 19 nhà máy sản xuất cơ khí và linh kiện phụ tùng, Trung tâm R&D và Trung tâm Thử nghiệm tại Chu Lai cung cấp các sản phẩm và dịch vụ, đáp ứng nhu cầu riêng biệt của khách hàng trong và ngoài nước. Chịu sự quản lý chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty, kiểm tra bản thiết kế các sản phẩm, hướng dẫn thực hiện sản xuất sản phẩm đúng theo thiết kế đảm bảo chất lượng và tiến độ sản xuất, an toàn lao động, xử lý thay đổi thiết kế trong điều kiện cho phép, lập biện pháp kiểm tra kỹ thuật an toàn cho máy móc thiết bị. Hoạch định, tổ chức, điều hành kiểm soát toàn bộ hoạt động sản xuất của Nhà máy; xây dựng lưu đồ tác nghiệp sản xuất, quy định, quy trình phục vụ cho công tác kế hoạch tại Nhà máy, kiểm tra công tác tiếp nhận đơn hàng, kiểm tra công tác lập, triển khai kế hoạch sản xuất, đặt hàng vật tư tại Nhà máy, kiểm soát kết quả thực hiện và điều độ hoạt động sản xuất của Nhà máy, tham gia xây dựng chiến lược, kế hoạch tại Nhà máy, chủ động phối hợp/ tác nghiệp hỗ trợ nghiệp vụ kế hoạch sản xuất cho các bộ phận trong Nhà máy, đào tạo – huấn luyện để phát triển nguồn nhân lực tại phòng.

Tổ chức, triển khai và kiểm soát hoạt động kinh doanh, đảm bảo các chỉ tiêu được giao bao gồm: doanh thu, phát triển khách hàng, thị trường, mua hàng, kiểm soát sự tuân thủ hệ thống quản trị, thực hiện đúng quy định, tham mưu cho Ban lãnh đạo Nhà máy về chiến lược kinh doanh, mục tiêu kinh doanh, chiến lược phát triển khách hàng, tham gia xây dựng chiến lược, kế hoạch tại Nhà máy, đào tạo – huấn luyện để phát triển nguồn nhân lực. Triển khai và kiểm soát công tác lập kế hoạch tài chính và phân tích tài chính, quản lý và đánh giá kết hiệu quả sử dụng tài sản – nguồn vốn; đảm bảo nguồn vốn cùng các loại tài sản của doanh nghiệp được kiểm soát, sử dụng hợp lý và sinh lợi, phối hợp với phòng tài chính Sản xuất Ô tô để tham gia huy động, thực hiện cân đối nguồn vốn, dòng tiền, quản lý hạn mức tín dụng để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Mức khoán phụ thuộc vào từng sản phẩm cụ thể, các Quản đốc phân xưởng nhận khoán có trách nhiệm lập kế hoạch và tổ chức sản xuất, công ty sẽ cung ứng vật tư, máy móc thiết bị và nhân công đồng thời phải tổ chức công tác ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ tốt nhằm phản ánh đầy đủ, khách quan, kịp thời, chính xác để phục vụ cho công việc quản lý của công ty.

Tiếp nhận thư, cuộc gọi đến và chuyển đến phòng ban phù hợp; soạn thảo văn bản, quy chế, hợp đồng theo phân công nhiệm vụ; tổ chức các buổi tiếp khách, họp giao ban, kiểm soát văn phòng phẩm, vật tư cho các phòng ban; quản lý thông tin, dữ liệu tổng hợp; lên kế hoạch du lịch thường niên; quản lý chi phí hành chính; điều phối không gian làm việc, quản lý file hồ sơ, công văn và các chứng từ hợp đồng cung cấp. Trên cơ sở các quy định của nhà nước và lĩnh vực hoạt động, Văn phòng đã xây dựng bộ máy văn phòng gồm: xác định mục tiêu hoạt động của văn phòng, xây dựng hệ thống chức năng nhiệm vụ nhằm đảm bảo mục tiêu hoạt động, phân cấp trách nhiệm quyền hạn cho từng cấp quản lý, xác lập mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận, vị trí công việc; xác định nhu cầu về nhân sự và thông tin đảm bảo cho hoạt động quản lý điều hành. Văn phòng Thaco Industries triển khai ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ quản lý, chỉ đạo, điều hành tới các bộ phận nghiệp vụ, văn phòng qua mạng thông tin diện rộng giúp cho việc trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản (trừ văn bản có nội dung tối mật, tuyệt mật) thông qua hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp trên môi trường internet.

Ban lãnh đạo chú trọng quan tâm đến đời sống vật chất và tinh thần của cán bộ nhân viên văn phòng, cũng như toàn bộ lao động trong công ty bằng các hình thức như tăng thu nhập, chế độ lương, phụ cấp, phúc lợi cho lao động đầy đủ theo quy định Luật lao động hiện hành, thường xuyên tổ chức tham quan du lịch trong và ngoài nước từ 3 đến 4 lần một năm.

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ

Để thực hiện mô hình này cần có hệ thống các phương tiện công nghệ thông tin như dùng các Videoconferencing (hội nghị truyền hình) ở các đầu kết nối các thành viên tham gia, thông tin được truyền tải trực tuyến có đầy đủ các hình ảnh, âm thanh với tốc độ cao, số thành viên kết nối nhiều và kinh phí không quá tốn kém. Hiện tại phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự của công ty chỉ có một nhân viên kiêm cả hai nhiệm vụ là văn thư và lưu trữ, mà khối lượng công việc của bộ phận này lại rất lớn nên một người không thể làm hết mọi việc được, do đó ở bộ phận này còn bộc lộ rất nhiều hạn chế như việc soạn thảo văn bản, xử lý văn bản đi, đến còn chậm,. Do vậy để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác của văn phòng nói chung và nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nói riêng tại Công ty TNHH Tập đoàn Công Nghiệp Trường Hải – Thaco Industries nói chung phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự cần xin ý kiến Giám đốc công ty tuyển thêm một nhân viên văn thư lưu trữ nữa, sau đó sẽ phân ra một người làm công tác văn thư, một người làm về nghiệp vụ lưu trữ.

Mục tiêu thời gian tới của những người làm công tác văn phòng là nâng cao chất lượng hiệu quả tham mưu, đề xuất mở rộng phạm vi và đổi mới phương thức lấy ý kiến, huy động sự tham gia đóng góp ý kiến của các chuyên gia, các nhà quản lý, cán bộ khoa học, cơ quan nghiên cứu để các đề án được trình có tính khoa học và thực tiễn cao hơn. Thứ ba, công ty cần nâng cao ý thức của cán bộ công nhân viên trong việc tự học, tự bồi dưỡng trình độ chuyên môn thông qua hoạt động thực tế, qua sách báo, tài liệu đặc biệt là những tài liệu chuyên ngành, thường xuyên củng cố kiến thức thì nhân viên văn phòng mới có thể đáp ứng được nhiệm vụ trước mắt cũng như những nhiệm vụ trong tương lai. Công ty cũng cần có kế hoạch kiểm tra trình độ ngoại ngữ định kỳ với cán bộ công nhân viên, nhất là tại các phòng ban chuyên môn thường có mối quan hệ làm việc trực tiếp với các đối tác nước ngoài như phòng xuất, nhập khẩu, trình độ ngoại ngữ tốt cán bộ công nhân viên có thể tiếp xúc được với những tri thức mới, kỹ thuật mới để ứng dụng vào sản xuất, vào công việc hàng ngày vào giao tiếp đặc biệt là về đối ngoại.