Tính cấp thiết của đề tài
Nền kinh tế Việt Nam vẫn đang chịu ảnh hưởng từ dịch COVID-19, nhưng từ năm 2022, quá trình phục hồi đã bắt đầu, đặc biệt trong lĩnh vực xây dựng Các doanh nghiệp cần đánh giá toàn diện về điểm mạnh và điểm yếu của mình trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gia tăng Tình hình tài chính kế toán là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Hoạt động kinh doanh hàng ngày phát sinh các khoản phải thu và phải trả, do đó, kế toán công nợ trở thành yếu tố quan trọng trong việc cân đối thu chi và duy trì mối quan hệ thanh toán với người lao động, khách hàng, nhà cung cấp và các nghĩa vụ với Nhà nước Giải quyết hiệu quả vấn đề này sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trên thị trường.
Trong quá trình thực tập, tôi nhận thấy tầm quan trọng của kế toán công nợ và mong muốn nghiên cứu sâu hơn về lĩnh vực này Do đó, tôi đã chọn đề tài “Kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả tại công ty Cổ phần Kỹ thuật” để tìm hiểu và phân tích cụ thể.
Xây dựng Long Giang ” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
Tổng quan nghiên cứu
Kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả là một yếu tố quan trọng trong kế toán doanh nghiệp, ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp Mặc dù có nhiều nghiên cứu về vấn đề này, tại Học viện Ngân hàng, đây vẫn là một đề tài mới mẻ với ít công trình nghiên cứu Một ví dụ điển hình là khóa luận tốt nghiệp của Hoàng Thu Ngân, “Hoàn thiện công tác kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả tại Công ty Cổ phần Techno Việt Nam Corporation” (2019), đã chỉ ra sự cần thiết và tầm quan trọng của việc hoàn thiện kế toán trong lĩnh vực này.
Nông Thị Như Quỳnh tại Học Viện Ngân Hàng đã nghiên cứu về việc hoàn thiện công tác kế toán khoản phải thu và nợ phải trả trong doanh nghiệp thương mại Đề tài "Kế toán công nợ và đánh giá khả năng thanh toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Xuất nhập khẩu Công nghệ 2A" của Nguyễn Thị Phương Nhung đã hệ thống hóa lý luận liên quan đến nợ phải thu và nợ phải trả, nêu rõ ưu điểm và hạn chế trong công tác kế toán công nợ, đồng thời phân tích khả năng thanh toán của công ty xuất nhập khẩu Ngoài ra, đề tài "Thực trạng công tác kế toán khoản phải thu khách hàng và khoản phải trả người bán tại Công ty cổ phần Đầu tư và Xây lắp CONSTREXIM SỐ 8" của Nguyễn Thị Thu Hương đã phân tích khoản phải thu khách hàng và nợ phải trả người bán trong lĩnh vực xây dựng, xây lắp.
Trong các nghiên cứu đã được thực hiện, các tác giả nhấn mạnh tầm quan trọng của công tác kế toán công nợ tại các doanh nghiệp khác nhau Mặc dù đã khái quát về lý luận liên quan đến công nợ phải thu và nợ phải trả, nhưng các nghiên cứu này chưa đi sâu vào các khoản phải thu khách hàng và khoản phải trả người bán Qua tìm hiểu cá nhân, tôi nhận thấy rằng còn thiếu các nghiên cứu chi tiết về vấn đề này trong doanh nghiệp Vì vậy, trong khóa luận tốt nghiệp, tôi sẽ tập trung vào việc nghiên cứu và phân tích thực trạng các khoản phải thu, nợ phải trả, từ đó rút ra những ưu điểm, hạn chế và đề xuất giải pháp hoàn thiện kế toán cho các khoản này tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Xây dựng Long Giang.
Mục tiêu nghiên cứu
- Về mặt lý luận: hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả trong doanh nghiệp
Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Xây dựng Long Giang đang thực hiện công tác kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả một cách hiệu quả Việc theo dõi và quản lý các khoản phải thu giúp công ty tối ưu hóa dòng tiền, trong khi đó, kiểm soát nợ phải trả đảm bảo tính thanh khoản và khả năng tài chính Nghiên cứu thực trạng kế toán tại công ty sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về quy trình và phương pháp hiện tại, từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện nhằm nâng cao hiệu suất tài chính.
Nông Thị Như Quỳnh 11 Học Viện Ngân Hàng
- Tìm hiểu chung về Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Xây dựng Long Giang
- Tìm hiểu thực trạng công tác kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả tại
Cổ phần Kỹ thuật và Xây dựng Long Giang
Bài viết này phân tích và đánh giá những ưu nhược điểm trong công tác kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả tại Cổ phần Kỹ thuật và Xây dựng Long Giang Từ đó, đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kế toán, nâng cao tính chính xác và hiệu quả trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp Các giải pháp này sẽ giúp cải thiện tình hình tài chính, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa quy trình thu hồi nợ.
Phương pháp nghiên cứu
Thời gian thực tập tại đơn vị đã cho em cơ hội quan sát trực tiếp các quy trình làm việc giữa các bộ phận kế toán, từ đó giúp em hình thành cái nhìn tổng quan về mô hình tổ chức kế toán tại công ty.
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp là một cách hiệu quả để tìm hiểu về nghiệp vụ và quy trình làm việc của các chuyên gia Qua việc đặt câu hỏi cụ thể, bạn có thể thu thập thông tin chi tiết và sâu sắc, giúp nâng cao hiểu biết về lĩnh vực mình quan tâm.
Nông Thị Như Quỳnh, sinh viên năm 12 Học Viện Ngân Hàng, đã nghiên cứu về công tác tổ chức kế toán để nhận diện các ưu nhược điểm trong đơn vị Từ những phân tích này, cô đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm cải thiện hiệu quả công việc kế toán (Chi tiết phỏng vấn xem tại Phụ lục 01)
Phương pháp nghiên cứu tài liệu được thực hiện bằng cách kết hợp kiến thức từ giảng viên tại Học viện Ngân hàng với việc tham khảo giáo trình, sách tại thư viện và các khóa luận tốt nghiệp trước đó Phương pháp này không chỉ hỗ trợ trong việc xây dựng cơ sở lý thuyết cho đề tài nghiên cứu mà còn được áp dụng trong quá trình khảo sát thực tế tại công ty Việc chọn lọc và xem xét tài liệu, chứng từ phù hợp là rất cần thiết để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả cho nghiên cứu.
Ngoài phần mở đầu, kết uận, danh mục tài liệu tham khảo và các phụ lục liên quan, khóa luận được kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả tại công ty Cổ phần
Kỹ thuật và Xây dựng Long Giang
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả tại công ty Cổ phần Kỹ thuật và Xây dựng Long Giang
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI
Lý luận chung về kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả
1.1.1 Khái quát về các khoản phải thu
1.1.1.1 Khái niệm và phân loại
Nông Thị Như Quỳnh 13 Học Viện Ngân Hàng
Khoản phải thu là quyền lợi của doanh nghiệp đối với một khoản tiền, hàng hóa hoặc dịch vụ mà họ dự kiến thu hồi trong tương lai Đây được xem là tài sản của doanh nghiệp, hiện đang bị chiếm dụng bởi các tổ chức kinh tế hoặc cá nhân khác, và doanh nghiệp có nghĩa vụ thu hồi những khoản nợ này.
Các khoản phải thu trong doanh nghiệp bao gồm:
- Các khoản phải thu của khách hàng
- Các khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
- Các khoản phải thu nội bộ
- Các khoản tạm ứng của công nhân viên
- Các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ
- Các khoản phải thu khác
❖ Phân loại nợ phải thu theo thời hạn thu hồi nợ:
Nợ ngắn hạn là khoản nợ có thời gian thu hồi không vượt quá một năm hoặc trong một chu kỳ kinh doanh bình thường, nếu chu kỳ kinh doanh đó dài hơn 12 tháng.
Nợ dài hạn là khoản nợ có thời gian thu hồi kéo dài hơn một năm, hoặc vượt quá một chu kỳ kinh doanh thông thường nếu chu kỳ này lớn hơn 12 tháng.
❖ Phân loại theo tính chất:
+ Phải thu thương mại: xuất phát từ việc cung cấp hàng hoá - dịch vụ của công ty cho khách hàng trong kỳ kinh doanh bình thường
Phải thu phi thương mại bao gồm các giao dịch không thuộc các loại giao dịch thương mại thông thường, như phiếu nhận nợ từ bên mua Ví dụ điển hình cho các khoản phải thu này là tạm ứng cho nhân viên, hoàn lại thuế, tiền bồi thường bảo hiểm, tiền đặt cọc, cùng với các khoản phải thu tài chính như lãi suất và cổ tức.
Theo điều 17 của thông tư 200/2014/TT-BTC, hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, nguyên tắc kế toán đối với các khoản nợ phải thu được quy định rõ ràng.
Nông Thị Như Quỳnh 14 Học Viện Ngân Hàng
Các khoản phải thu cần được theo dõi chi tiết dựa trên kỳ hạn, đối tượng và loại nguyên tệ, cùng với các yếu tố khác để đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Thứ hai, việc phân loại các khoản phải thu là phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác được thực hiện theo nguyên tắc:
Phải thu của khách hàng bao gồm các khoản phải thu thương mại phát sinh từ giao dịch mua bán, như phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, và nhượng bán tài sản (TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính) Khoản phải thu này liên quan đến giao dịch giữa doanh nghiệp và người mua, bao gồm cả các khoản phải thu giữa công ty mẹ và công ty con, liên doanh, liên kết Ngoài ra, nó cũng bao gồm các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác thông qua bên nhận ủy thác.
Phải thu nội bộ bao gồm các khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới không có tư cách pháp nhân, được hạch toán phụ thuộc.
- Phải thu khác gồm các khoản phải thu không có tính thương mại, không liên quan đến giao dịch mua - bán, như:
Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán phân loại các khoản phải thu thành dài hạn hoặc ngắn hạn dựa trên kỳ hạn còn lại Các chỉ tiêu phải thu trong Bảng cân đối kế toán có thể bao gồm các khoản từ tài khoản khác như khoản cho vay (TK 1283), khoản ký quỹ (TK 244) và khoản tạm ứng (TK 141) Việc xác định các khoản cần lập dự phòng cho phải thu khó đòi dựa vào phân loại các khoản phải thu ngắn hạn và dài hạn trong Bảng cân đối kế toán.
Kế toán cần xác định các khoản phải thu đáp ứng định nghĩa của các khoản mục tiền tệ gốc ngoại tệ, theo hướng dẫn tại tài khoản 413 về chênh lệch tỷ giá hối đoái, để thực hiện việc đánh giá lại vào cuối kỳ khi lập Báo cáo tài chính.
1.1.1.3 Vai trò, vị trí, nhiệm vụ của kế toán các khoản phải thu
Nông Thị Như Quỳnh 15 Học Viện Ngân Hàng
Thứ nhất, ghi chép phản ánh kịp thời chặt chẽ các khoản nợ phải thu khách hàng theo từng đối tượng, thời hạn thanh toán, chiết khấu
Kế toán phải thu khách hàng cần nắm vững tình hình phải thu, chính sách bán chịu và quy trình thanh toán quốc tế Định kỳ, kế toán phải lập báo cáo về tình hình phải thu của khách hàng Đối với những khách hàng thường xuyên, vào cuối kỳ, cần thực hiện đối chiếu công nợ để đảm bảo tính chính xác.
Kế toán cần xác minh tại chỗ hoặc yêu cầu xác minh bằng văn bản đối với các khoản nợ tồn đọng lâu ngày, đặc biệt là những khoản khó thu hồi, để làm cơ sở lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi.
Vào cuối kỳ kế toán, các khoản phải thu thường có số dư bên nợ, tuy nhiên, trong mối quan hệ với từng đối tượng phải thu, có thể xuất hiện số dư bên có Khi lập báo cáo tài chính, cần tính toán các chỉ tiêu phải thu và phải trả, cho phép sử dụng số dư chi tiết các khoản nợ phải thu để phản ánh trên hai chỉ tiêu bên "Tài Sản" và "Nguồn vốn" trong bảng cân đối kế toán.
1.1.2 Khái quát về các khoản phải trả
1.1.2.1 Khái niệm và phân loại
Nợ phải trả là một phần của nguồn vốn doanh nghiệp, thể hiện nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp và các đối tượng khác về vật tư, hàng hóa, sản phẩm đã nhận trong một khoảng thời gian nhất định Khoản phải trả bao gồm những khoản tiền mà doanh nghiệp tạm thời chiếm dụng từ các cá nhân và tổ chức khác, cả trong và ngoài doanh nghiệp.
Nợ dài hạn là những khoản nợ và nghĩa vụ tài chính mà doanh nghiệp phải thanh toán sau thời gian từ một năm trở lên kể từ ngày lập bảng cân đối kế toán.
Nội dung công tác kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả
1.2.1 Kế toán các khoản phải thu trong doanh nghiệp
Kế toán các khoản phải thu là một lĩnh vực đa dạng, bao gồm nhiều loại khoản phải thu khác nhau Trong bài khóa luận tốt nghiệp này, tôi sẽ tập trung nghiên cứu các khoản phải thu quan trọng tại công ty Cổ phần.
Kỹ thuật và Xây dựng Long Giang, đó là khoản phải thu khách hàng, thuế GTGT được khấu trừ và các khoản phải thu khác
1.2.1.1 Kế toán các khoản phải thu khách hàng
Quan hệ phải thu khách hàng xuất hiện khi công ty cung cấp dịch vụ hoặc thanh lý tài sản theo hình thức bán chịu hoặc trả trước Để giảm thiểu rủi ro và mất mát do khách hàng không thanh toán hoặc giảm khả năng chi trả, việc quản lý quan hệ phải thu là rất quan trọng.
Nông Thị Như Quỳnh, sinh viên năm 18 của Học Viện Ngân Hàng, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tổ chức công tác kế toán thanh toán một cách hiệu quả với từng đối tượng khách hàng, đặc biệt là những khách hàng có số tiền phải thu lớn.
Các chứng từ sử dụng bao gồm hóa đơn bán hàng, biên bản giao nhận hàng, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, biên bản xác nhận công nợ, biên bản nghiệm thu bán hàng và thanh lý hợp đồng.
*Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 131
Tài khoản 131 “Phải thu khách hàng”
- Số tiền phải thu KH về sản phẩm,
BĐS đầu tư, TSCĐ đã giao dịch vụ đã cung cấp được xác định đã bán trong kỳ
- Trị giá hàng giao theo số tiền đã ứng của KH
- Số tiền thừa trả lại KH
- Số tiền KH đã trả nợ
- Số tiền của KH đã trả trước
- Khoản giảm giá hàng bán, hàng mua trả lại, số tiền chiết khẩu thanh toán, chiết khẩu thương mại cho người mua
Số dư tài khoản phản ánh số tiền còn phải thu từ khách hàng, trong khi số dư bên Có biểu thị số tiền khách hàng đã thanh toán trước Tài khoản này là tài khoản lưỡng tính, cho phép có cả số dư bên Có và bên Nợ.
Nợ và số dư bên Có thể phản ánh số tiền đã nhận trước hoặc số tiền thu vượt quá số phải thu từ khách hàng Khi lập Bảng Cân đối kế toán, cần ghi nhận số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để thể hiện đầy đủ ở cả hai chỉ tiêu "Tài sản" và "Nguồn vốn".
Nông Thị Như Quỳnh 19 Học Viện Ngân Hàng
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ hạch toán Phải thu khách hàng
Nông Thị Như Quỳnh 20 Học Viện Ngân Hàng
1.2.1.2 Kế toán thuế GTGT được khấu trừ
Thuế GTGT được khấu trừ là phần thuế giá trị gia tăng trong sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ mua vào phục vụ cho sản xuất và kinh doanh, được khấu trừ theo quy định của pháp luật về thuế.
* Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, mua hàng dịch vụ, Phiếu thu, phiếu chi, Giấy báo nợ, Giấy báo có
* Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”
Tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”
- Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ - Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ
- Kết chuyển sốthuế GTGT đầu vào không được khấu trừ
- Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa mua vào nhưng đã trả lại, được giảm giá
- Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại
Số dư: Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ
- Số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng ngân sách nhà nước chưa hoàn trả
Nông Thị Như Quỳnh 21 Học Viện Ngân Hàng
Sơ đồ 1.2 Sơ đồ hạch toán Thuế GTGT đầu vào
1.2.1.3 Kế toán các khoản phải thu khác
* Khái niệm: Kế toán các khoản phải thu khác phản ánh các khoản thu không đề cập trong nội dung thu ở TK 131 “Phải thu khách hàng” hay TK 133 “Thuế
* Chứng từ sử dụng: Phiếu thu, biên bản xác nhận tài sản thiếu, giấy báo Nợ, giấy tòe liên quan,…
* Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 138 “Phải thu khác”
Tài khoản 138 “Phải thu khác”
- Phải thu của các cá nhân, tập thể đối với các tài sản thiếu, các khoản bồi thường vật chất khác
- Các khoản phải thu về cổ phần hóa phát sinh
- Các khoản nợ và tiền lãi phải thu khác
- Các khoản phải thu khác đã thu
Số dư: Các khoản phải thu khác cuối kỳ
Nông Thị Như Quỳnh 22 Học Viện Ngân Hàng
Sơ đồ 1.3 Sơ đồ hạch toán Phải thu khác
Nông Thị Như Quỳnh 23 Học Viện Ngân Hàng
1.2.2 Kế toán các khoản nợ phải trả trong doanh nghiệp
Các khoản phải trả trong doanh nghiệp rất đa dạng, nhưng khóa luận tốt nghiệp của em chỉ tập trung vào những khoản nợ quan trọng tại đơn vị thực tập Những khoản này bao gồm khoản phải trả nhà cung cấp, thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước, các khoản vay và nợ thuê tài chính, cũng như các khoản phải trả cho người lao động và các khoản phải trả, phải nộp khác.
1.2.2.1 Kế toán phải trả cho nhà cung cấp
Phải trả cho người bán là khoản nợ phát sinh trong quan hệ mua bán vật tư, công cụ, hàng hóa, tài sản cố định và dịch vụ, mà doanh nghiệp cần thanh toán cho nhà cung cấp hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính.
* Chứng từ sử dụng: Hoá đơn GTGT, Hợp đồng mua bán, Phiếu chi,…
* Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 331 “Phải trả người bán”
Tài khoản 331 “Phải trả người bán”
Số tiền đã trả người bán
- Số tiền ứng trước cho người bán
- Số nợ giảm do: giảm giá, chiết khấu, hàng mua trả lại
- Số tiền ứng trước cho người bán
- Số nợ giảm do: giảm giá, chiết khấu, hàng mua trả lại
- Số tiền phải trả cho người bán
- Điều chỉnh chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức
Số dư: Số tiền còn phải trả cho người bán
Tài khoản này có thể ghi nhận số dư bên Nợ, phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã thanh toán vượt quá số nợ phải trả cho từng đối tượng cụ thể.
Nông Thị Như Quỳnh 24 Học Viện Ngân Hàng
Sơ đồ 1.4 Sơ đồ hạch toán Phải trả người bán
1.2.2.2 Kế toán thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
Tài khoản này phản ánh mối quan hệ giữa doanh nghiệp và Nhà nước liên quan đến các khoản thuế, phí và lệ phí Nó ghi nhận các khoản đã nộp, đang phải nộp và dự kiến nộp vào kho bạc Nhà nước trong kỳ kế toán năm, đặc biệt là các khoản thuế phải nộp.
Nông Thị Như Quỳnh 25 Học Viện Ngân Hàng cho biết rằng các khoản thanh toán định kỳ cho Nhà nước là một phần quan trọng, chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số nghĩa vụ tài chính mà doanh nghiệp phải thực hiện.
* Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, mua hàng dịch vụ, Phiếu thu, phiếu chi, Giấy báo nợ, giấy nộp tiền vào NSNN,…
* TK sử dụng: Kế toán sử dụng TK 333 - “Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước”
TK 333“Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước”
- Số thuế GTGT đã được khấu trừ trong kỳ
- Số thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp đã nộp vào ngân sách Nhà nước
- Số thuế được giảm trừ vào số thuế phải nộp
- Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, bị giảm giá
- Số thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp vào ngân sách Nhà nước
- Số thuế GTGT đầu ra và số thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp
Số dư: Số thuế, phí, lệ phí và các khoản khác còn phải nộp vào ngân sách Nhà nước
Trong một số trường hợp đặc biệt, tài khoản 333 có thể xuất hiện số dư bên Nợ Số dư Nợ này phản ánh tình trạng số thuế và các khoản đã nộp vượt quá số thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước, hoặc có thể là số thuế đã nộp được xét miễn hoặc giảm cho thoái thu nhưng chưa thực hiện việc thoái thu.
Nông Thị Như Quỳnh 26 Học Viện Ngân Hàng
Sơ đồ 1.5 Sơ đồ hạch toán Thuế và các khoản phải nộp NN
1.2.2.3 Kế toán các khoản phải trả về vay, nợ thuê tài chính
Tài khoản này phản ánh tình hình vay nợ và thanh toán các khoản tiền vay, nợ thuê tài chính của doanh nghiệp Tuy nhiên, nó không bao gồm các khoản vay thông qua phát hành trái phiếu hoặc cổ phiếu ưu đãi có điều khoản mua lại bắt buộc trong tương lai.
Nông Thị Như Quỳnh 27 Học Viện Ngân Hàng
* Chứng từ sử dụng: Biên bản, hợp đồng vay tiền, các chứng từ tiền tệ liên quan đến khoản vay nợ, giấy báo có, phiếu thu,…
* TK sử dụng: Tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính
Tài khoản 341 “Vay và nợ thuê tài chính”
- Số tiền đã trả nợ của các khoản vay, nợ thuê tài chính
- Số tiền vay, nợ được giảm do được bên cho vay, chủ nợ chấp thuận
Chênh lệch tỷ giá hối đoái xảy ra khi đánh giá lại số dư vay và nợ thuê tài chính bằng ngoại tệ vào cuối kỳ, đặc biệt là trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam.
- Số tiền vay, nợ thuê tài chính phát sinh trong kỳ
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU VÀ NỢ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT VÀ XÂY DỰNG
Tổng quan về công ty CP Kỹ thuật & Xây dựng Long Giang
2.1.1 Giới thiệu về công ty CP Kỹ thuật & Xây dựng Long Giang
2.1.1.1 Giới thiệu khái quát về công ty
- Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT VÀ XÂY
- Tên tiếng Anh : Long Giang Engineering & Contruc-tion Joint stock
- Tên viết tắt : Long Giang E&C
- Trụ sở chính : Văn phòng 1 , tầng 24A tòa nhà 173 , Xuân Thủy,
P.Dịch Vọng Hậu, Q.Cầu Giấy, TP Hà Nội
- Email : lgec@longgiangec.com.vn
- Vốn điều lệ : 100 tỷ đồng
(Bằng chữ: Một trăm tỷ đồng chẵn)
Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Xây dựng Long Giang (Long Giang E&C) là một thành viên quan trọng trong nhóm công ty Long Giang, bao gồm nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau Nhóm này tập trung vào bốn công ty chủ chốt, thể hiện sự đa dạng và tiềm năng phát triển của Long Giang Group.
* Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Đô Thị Long Giang – Long Giang Land: Hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực phát triển các dự án BĐS
* Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Xây dựng Long Giang – Long Giang E&C: Hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực tổng thầu thi công xây lắp
Nông Thị Như Quỳnh 33 Học Viện Ngân Hàng
* Công ty Cổ phần Đầu tư Rivera – Rivera Invest: Hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực đầu tư và khai thác BĐS thương mại
* Công ty Cổ phần Quản lý và Khai thác BĐS Rivera Homes – Rivera Homes: Hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực Quản lý BĐS
❖ Các cột mốc đánh giá quá trình hình thành và phát triển của công ty
Năm 2005, Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Phương Đông được thành lập với mã số 0101689202, chuyên hoạt động trong lĩnh vực thi công xây lắp, do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp giấy phép vào ngày 15/06/2005.
Từ năm 2006 đến 2010, chúng tôi đã tham gia thi công và hoàn thành dự án tòa nhà Xuân Thủy Tower tại quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội Dự án có quy mô 25 tầng nổi và 2 tầng hầm, đánh dấu một bước tiến quan trọng trong lĩnh vực xây dựng tại khu vực này.
Vào năm 2011, Công ty Cổ phần Long Giang Hà Nội đã tham gia thi công xây dựng dự án Meco Complex tại 102 Trường Chinh, Hà Nội, bao gồm hạng mục phần móng và hai tầng hầm.
- Năm 2013 tham gia thi công dự án Golden West – số 2 Lê Văn Thiêm, quận Thanh Xuân, Hà Nội quy mô 27 tầng nội và 3 tầng hầm
Dự án chung cư Thành Thái – Rivera Park Sài Gòn được khởi công vào năm 2014, tọa lạc tại số 7/28 đường Thành Thái, Quận 10, TP HCM Dự án gồm 3 block chung cư cao 25 tầng nổi và 2 tầng hầm, đã hoàn thành và bàn giao vào năm 2017.
Vào năm 2015, dự án Rivera Park Hà Nội đã chính thức được khởi công, bao gồm tổ hợp trung tâm thương mại, dịch vụ, văn phòng và nhà ở tại địa chỉ 69 Vũ Trọng Phụng, Quận Thanh Xuân, Hà Nội.
2 block chung cư 22 tầng nổi và 2 tầng hầm Hoàn thành và bàn giao dự án ngày 1/7/2018
- Năm 2016 công ty hoàn thành tăng vốn điều lệ lên 30 tỷ đồng và đến năm 2017 tổng số vốn điều lệ là 60 tỷ đồng
Vào năm 2019, Công ty Cổ phần Kỹ thuật & Xây dựng Long Giang, hay còn gọi là Long Giang E&C, đã chính thức đổi tên và hoàn thành việc tăng vốn điều lệ lên 100 tỷ đồng.
Nông Thị Như Quỳnh 34 Học Viện Ngân Hàng
❖ Lĩnh vực hoạt động chính:
- Tổng thầu xây dựng các công trình dân dụng, giao thông, công nghiệp, thủy lợi và hạ tầng kỹ thuật khu đô thị, khu công nghiệp
- Kinh doanh vật tư, thiết bị xây dựng
- Cho thuê thiết bị xây dựng
- Tạo lập cộng đồng nhân văn
- Xây dựng các công trình mang tính nhân văn, hướng đến con người, vì con người
- Đóng góp một phần , để xây dựng xã hội nhân văn
- Văn hóa doanh nghiệp Long Giang E&C là bản sắc của công ty
- Chất lượng sản phẩm , là niềm tự hào của Long Giang E&C
- Long Giang E&C là ngôi nhà chung của mọi cán bộ nhân viên công ty
- Sự hài lòng của khách hàng là lợi nhuận của Long Giang E&C
- Đóng góp xã hội là trách nhiệm của Long Giang E&C
Trong hơn 17 năm hoạt động, Long Giang E&C đã ghi dấu ấn mạnh mẽ trong ngành xây dựng, khẳng định vị thế là một trong những tổng thầu uy tín hàng đầu tại Việt Nam.
2.1.1.2 Đặc điểm bộ máy quán lý
Nông Thị Như Quỳnh 35 Học Viện Ngân Hàng
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của công ty
(Nguồn: Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Xây dựng Long Giang)
Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy quản lý của công ty:
❖ Đại hội đồng cổ đông:
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất trong công ty, có quyền đưa ra quyết định về các vấn đề theo quy định của Luật pháp và Điều lệ công ty Cơ quan này tổ chức họp hàng năm để thảo luận và thông qua các quyết định quan trọng.
1 lần trong thời hạn 4 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính
Hội đồng quản trị (HĐQT) là cơ quan quản lý công ty, có quyền quyết định thực hiện các quyền và nghĩa vụ không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) HĐQT chịu trách nhiệm giám sát ban giám đốc cùng với những người điều hành và quản lý khác trong công ty.
Phòng hành chính nhân sự
Phòng tài chính kế toán
Phòng đấu thầu và QLHĐ
Phòng cung ứng vật tư và
Xưởng thiết bị thi công 1
Xưởng thiết bị thi công 2
Xưởng thiết bị thi công 3
Chi nhánh công ty Ban kiểm soát
Nông Thị Như Quỳnh, 36 tuổi, tại Học Viện Ngân Hàng, đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ quan trọng trong công việc kinh doanh hàng ngày, bao gồm quyết định quy chế và cơ cấu tổ chức, điều hành nội bộ, phê duyệt quy trình và tài liệu phục vụ cho cuộc họp Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) Cô cũng có trách nhiệm trình bày báo cáo tài chính hàng năm lên ĐHĐCĐ, kiến nghị tỷ lệ cổ tức, quyết định thủ tục và thời hạn chi trả cổ tức hàng năm, cũng như xử lý các khoản lỗ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty.
Đại diện cho các cổ đông, việc giám sát, rà soát và kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ và quản lý rủi ro của công ty là rất quan trọng Điều này giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh và hoạt động quản trị, điều hành một cách khách quan, nhằm bảo vệ lợi ích của cổ đông.
Gồm Tổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc và kế toán trưởng
Stt Họ và tên Chức vụ
1 Nguyễn Phan Tổng Giám đốc
2 Nguyễn Huy Dân Phó Tổng Giám đốc
3 Lưu Thị Thanh Nga Phó Tổng Giám đốc
4 Trần Minh Giang Kế toán trưởng
Ban Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của công ty, quản lý và duy trì tổ chức thực hiện nhiệm vụ kinh doanh, phát triển mạng lưới thương mại Họ chỉ đạo và quản lý các công trình xây dựng, tổ chức lao động và kinh tế, đồng thời đề xuất phương án về cơ cấu tổ chức và quy chế hoạt động quản lý nội bộ Ngoài ra, Ban Giám đốc còn quyết định mức lương và các quyền lợi khác cho người lao động.
Tham mưu và hỗ trợ Ban Giám đốc trong việc quản lý truyền thông và phát triển thương hiệu, bao gồm viết bài báo, xây dựng hình ảnh công ty và cập nhật thông tin lên website.
❖ Phòng hành chính – nhân sự
Nông Thị Như Quỳnh 37 Học Viện Ngân Hàng
Quản lý và tổ chức công tác tổng hợp, hành chính và quản trị là nhiệm vụ chính, bao gồm tuyên truyền, thi đua khen thưởng, hoạt động đối nội và đối ngoại, đảm bảo an ninh và môi trường, cùng với việc quản lý văn thư lưu trữ Ngoài ra, cần chú trọng quản lý tuyển dụng, hoạch định phát triển nguồn nhân lực, xây dựng chế độ lương thưởng và đãi ngộ cho người lao động theo quy chế, quy định và điều lệ của công ty.
❖ Phòng tài chính – kế toán
Thực trạng kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả tại công ty Cổ phần Kỹ thuật và Xây dựng Long Giang
Kỹ thuật và Xây dựng Long Giang
2.2.1 Chính sách quản lý công nợ
2.2.1.1 Các khoản công nợ của công ty
Các khoản công nợ phải thu của đơn vị bao gồm giá trị công trình, hàng hóa, và dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng nhưng chưa thanh toán Ngoài ra, còn có khoản tiền nợ từ đơn vị chủ đầu tư chưa trả, cùng với các khoản cho vay và thu lãi từ các khoản vay này.
Các khoản công nợ phải trả của công ty bao gồm các khoản phải trả cho nguyên vật liệu, chi phí dịch vụ cho nhà cung cấp, khoản vay và lãi suất, tiền lương cho người lao động, thuế nộp cho Nhà nước, cùng với một số khoản phải trả khác.
Nông Thị Như Quỳnh 44 Học Viện Ngân Hàng
2.2.1.2 Chính sách quản lý công nợ
Hiện nay, kế toán công nợ chủ yếu do kế toán tổng hợp phụ trách, với việc xử lý và thanh toán công nợ thường được thực hiện qua hai hình thức: tiền mặt hoặc chuyển khoản Tùy thuộc vào đặc điểm và yêu cầu thanh toán của từng nhà cung cấp và khách hàng, công ty sẽ lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp và có lợi nhất.
Công ty quản lý chặt chẽ các khoản phải thu và phải trả, quy định rõ các thủ tục liên quan như định mức khoản phải thu, chính sách bán chịu, và thủ tục chứng minh nguồn gốc của các khoản nợ Điều này cho thấy Ban lãnh đạo công ty đặc biệt quan tâm đến hệ thống kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải thu và nợ phải trả.
Chứng từ, đặc biệt là chứng từ nợ, cần được lập và sắp xếp một cách khoa học theo trình tự thời gian, và phải được ghi vào sổ với giá trị khớp đúng như trên chứng từ gốc Tất cả các giao dịch kinh tế phát sinh đều được ghi chép đầy đủ và kèm theo chứng từ tương ứng.
Sơ đồ 2.5 Quy trình quản lý các khoản công nợ
(Nguồn: Phòng TC – KT Long Giang E&C)
Nông Thị Như Quỳnh 45 Học Viện Ngân Hàng
Long Giang E&C không có các khoản công nợ hay giao dịch liên quan đến ngoại tệ, vì nguồn cung ứng vật tư, hàng hóa, dịch vụ và công trình thi công chủ yếu đến từ trong nước.
2.2.2 Thực trạng kế toán các khoản phải thu
2.2.2.1 Kế toán khoản phải thu khách hàng
Khoản phải thu khách hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Xây dựng Long Giang được ghi nhận trên tài khoản 131 – Phải thu khách hàng, với hai tài khoản cấp 2 bổ sung là 1311 – Phải thu khách hàng và 1312 – Khách hàng thanh toán trước Mỗi khách hàng sẽ được quản lý bằng một mã số riêng biệt, thường là viết tắt của tên công ty, giúp theo dõi và quản lý hiệu quả hơn.
Mã khách hàng giúp xác định danh tính các công ty, ví dụ mã HHG tương ứng với công ty TNHH HHG Holdings và mã ANHSON với công ty cổ phần Thiết bị và Thương mại Anh Sơn Một công ty có thể có nhiều mã khách hàng khác nhau, như LGL-DACAIKHE và LGL-CAITAOKHOPHUTHI đều liên quan đến công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Đô thị Long Giang Việc này nhằm thuận tiện cho việc quản lý và tính toán các khoản chi phí liên quan đến các dự án như Cái Khế và công trình cải tạo kho Phú Thị.
Mã hóa dưới dạng tên công ty giúp kế toán dễ dàng lựa chọn đúng đối tượng khách hàng, từ đó thực hiện hạch toán các giao dịch kinh tế phát sinh một cách hiệu quả hơn.
* Chứng từ và sổ kế toán sử dụng
Để ghi nhận khoản phải thu từ khách hàng, kế toán cần dựa vào các chứng từ quan trọng như hợp đồng nguyên tắc, phiếu xuất kho và giấy đề nghị xuất hóa đơn.
Khi thu tiền, kế toán cần sử dụng các chứng từ như phiếu thu tiền mặt, giấy báo có của ngân hàng, và biên bản đối trừ công nợ trong trường hợp có giao dịch mua bán song phương với công ty đối tác.
Nông Thị Như Quỳnh 46 Học Viện Ngân Hàng
Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng
Sổ tổng hợp công nợ phải thu khách hàng
Giám đốc sẽ kiểm tra và đồng ý với việc bán hàng, sau đó bộ phận kinh doanh sẽ dựa vào phiếu yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt để xác nhận số lượng và chủng loại hàng hóa có trong kho Tiếp theo, họ sẽ lập bảng báo giá cho khách hàng dựa trên đơn giá đã được phê duyệt từ Ban Giám đốc Cuối cùng, hai bên sẽ ký kết hợp đồng mua bán sau khi báo giá thành công.
Sau khi hợp đồng được ký kết và phê duyệt, phòng kinh doanh sẽ chuyển giao cho phòng kế toán để hạch toán vào phần mềm Kế toán tổng hợp sẽ lập phiếu yêu cầu xuất hóa đơn và trình cho ban lãnh đạo phê duyệt Sau khi nhận được chữ ký xác nhận, kế toán sẽ thực hiện xuất hóa đơn điện tử, gửi qua email cho khách hàng, trong khi bản in sẽ được lưu trữ tại đơn vị và bản số sẽ được lưu trên phần mềm, cho phép in ra bất cứ lúc nào Các bước thực hiện trên phần mềm kế toán sẽ được tiến hành theo quy trình nhất định.
Vào ngày 8/12/2022, công ty CP Đầu tư Xây dựng và Thương Mại Sơn Lâm đã thực hiện giao dịch mua lô vật tư xây dựng với giá trị 2.730.792.750 đồng, chưa bao gồm thuế VAT.
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng và tăng công nợ phải thu, kế toán cần truy cập vào phần mềm AMIS để hạch toán Tại phân hệ Bán hàng, chọn Lập chứng từ bán hàng, sau đó đánh dấu mục Chưa thu tiền nếu khách hàng chưa thanh toán Đồng thời, lập kèm hóa đơn và phiếu xuất kho, và nhập các thông tin chung về khách hàng, chứng từ và hàng hóa bán.
Nông Thị Như Quỳnh 47 Học Viện Ngân Hàng
Hình 2.2 Giao diện ghi nhận khoản phải thu
Đánh giá về kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả tại công ty CP Kỹ thuật và Xây dựng Long Giang
2.3.1.1 Về tổ chức bộ máy kế toán
Công ty CP Kỹ thuật và Xây dựng Long Giang hoạt động đa dạng trong nhiều lĩnh vực như tổng thầu xây dựng, đầu tư kinh doanh và buôn bán vật tư hàng hóa Sự đa dạng này dẫn đến khối lượng công việc và nghiệp vụ phát sinh hàng ngày khá lớn, do đó, việc thiết lập một bộ máy kế toán khoa học và hợp lý là cần thiết để quản lý hiệu quả.
Long Giang E&C đã phát triển một mô hình quản lý hiệu quả với sự phối hợp hài hòa giữa các phòng ban, dưới sự chỉ đạo của Ban Giám đốc điều hành Mô hình này đáp ứng tốt các yêu cầu của nền kinh tế thị trường hiện nay, từ các nghiệp vụ kế toán ban đầu cho đến quy trình giám sát và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ.
Nông Thị Như Quỳnh 78 Học Viện Ngân Hàng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xử lý chứng từ một cách cẩn thận Điều này đảm bảo rằng mọi số liệu ghi sổ đều dựa trên căn cứ pháp lý rõ ràng, từ đó hạn chế tối đa những sai sót có thể xảy ra.
Công ty CP Kỹ thuật và Xây dựng Long Giang áp dụng mô hình tổ chức kế toán tập trung, giúp ban lãnh đạo nắm bắt nhanh chóng thông tin và tình hình hoạt động kinh doanh Bộ máy kế toán được tổ chức khoa học, với cán bộ có năng lực phù hợp với vị trí công việc Các thành viên trong phòng tài chính kế toán luôn hỗ trợ và chia sẻ lẫn nhau, đảm bảo sự nhất quán trong phương pháp ghi sổ và hạch toán, từ đó công việc được hoàn thành đầy đủ dưới sự phân công của cấp trên.
2.3.1.2 Về hệ thống sổ sách, chứng từ và tài khoản sử dụng
* Về chứng từ sử dụng
Việc lập và luân chuyển tài liệu, chứng từ tuân thủ quy định của luật kế toán với trách nhiệm rõ ràng Hệ thống quản lý chứng từ nội bộ được thiết kế khoa học, giúp dễ dàng so sánh, đối chiếu và kiểm tra, giám sát chặt chẽ nhằm giảm thiểu sai sót Điều này đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho các đối tượng quan tâm như Tổng Giám đốc và Phó Tổng Giám đốc Công ty cũng đã soạn thảo các bảng báo cáo và mẫu chứng từ cần thiết để đáp ứng yêu cầu của các bộ phận khác.
* Về hệ thống tài khoản sử dụng
Công ty tuân thủ theo thông tư 200/2014/TT-BTC và đã mở thêm các tài khoản cấp cao hơn để nâng cao hiệu quả quản lý Việc này giúp chi tiết hóa quy trình tính toán chi phí xây dựng, nguyên vật liệu tiêu thụ và tồn kho, từ đó nâng cao hiệu quả trong công tác thực hiện nghiệp vụ.
Trong công tác Kế toán nợ phải thu và nợ phải trả, công ty tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Nhà nước về “Chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp” Quy trình ghi sổ trên phần mềm AMIS được thực hiện theo đúng quy định pháp luật Hình thức Nhật ký chung mang lại nhiều ưu điểm trong quản lý kế toán.
Nông Thị Như Quỳnh 79 Học Viện Ngân Hàng cung cấp phương pháp kế toán đơn giản và dễ thực hiện, giúp phản ánh rõ ràng các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và chi tiết từng định khoản Nhờ đó, kế toán viên có thể quản lý và lập các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị một cách nhanh chóng, chính xác và thuận tiện.
2.3.1.3 Về phần mềm kế toán sử dụng
Long Giang E&C sử dụng hệ thống máy tính hiện đại và phần mềm kế toán AMIS, giúp quản lý kế toán một cách nhanh chóng và hiệu quả Việc cập nhật sổ sách kế toán được thực hiện đơn giản và gọn nhẹ, cho phép kế toán dễ dàng in ấn chứng từ khi cần thiết để đối chiếu Ứng dụng kế toán máy không chỉ đảm bảo an toàn cho dữ liệu mà còn giảm thiểu khối lượng công việc ghi chép thủ công Hệ thống mạng nội bộ kết nối các phòng ban trong công ty, giúp kế toán nắm bắt thông tin cần thiết kịp thời.
2.3.1.4 Về công tác kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả
Kế toán viên thực hiện công tác thanh toán một cách kịp thời, cam kết đầy đủ các chứng từ và nghiêm túc trong việc thu chi hàng ngày Họ lưu trữ và bảo quản sổ sách một cách cẩn thận Đối với các khoản nợ thanh toán cho người lao động, kế toán tính toán chính xác tiền lương theo thỏa thuận, đảm bảo quyền lợi cho cán bộ viên chức trong công ty Đồng thời, công ty cũng thiết lập quy chế về lương thưởng và phụ cấp hỗ trợ nhằm khuyến khích và nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý kịp thời các khoản vay ngân hàng đến hạn, giúp xây dựng lịch sử tín dụng an toàn Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc huy động vốn khi cần thiết, đặc biệt trong bối cảnh kinh tế hiện nay Ngoài vốn tự có, khả năng huy động vốn là yếu tố quyết định sự tồn tại, phát triển và mở rộng của công ty.
Các khoản phải thu và phải trả khác cần có cơ sở rõ ràng và minh bạch để kế toán có thể xem xét và tính toán một cách kỹ lưỡng cho từng nghiệp vụ phát sinh Việc này phải được thực hiện kết hợp với chứng từ và sổ sách, đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật.
Nông Thị Như Quỳnh 80 Học Viện Ngân Hàng
2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân
2.3.2.1 Lỗ hổng trong việc quản lý, lưu trữ và tập hợp chứng từ
Công ty hiện có phòng lưu trữ chứng từ riêng giúp dễ dàng tìm kiếm, nhưng vẫn tồn tại một số vấn đề trong quản lý hóa đơn chứng từ Các bộ phận thường cần tài liệu gốc từ các file đã sắp xếp, nhưng sau khi sử dụng, chúng không được trả về vị trí cũ hoặc bị lẫn lộn với các tệp khác Điều này dẫn đến tình trạng rách, hỏng, và thất lạc chứng từ, gây khó khăn trong công việc và làm mất thời gian trong quá trình tìm kiếm.
Nguyên nhân chính dẫn đến vấn đề này là do công tác quản lý hồ sơ và chứng từ chưa hiệu quả, thiếu sự phân công rõ ràng về trách nhiệm của từng cá nhân trong việc quản lý hóa đơn chứng từ Thêm vào đó, ý thức kỷ luật và tính cẩn thận của nhân viên trong việc sử dụng chứng từ cũng chưa đạt yêu cầu.
Việc cập nhật chứng từ, sổ sách còn chậm trễ do, vẫn có tình trạng công việc bị dồn dập vào cuối tháng, cuối quý và cuối năm
Sự chậm trễ trong việc tập hợp chứng từ chủ yếu xuất phát từ việc kế toán không xử lý và cập nhật số liệu ngay khi phát sinh nghiệp vụ Thay vì tổng hợp hóa đơn và sổ sách kịp thời, họ thường để đến cuối tháng hoặc sang tháng sau mới thực hiện, dẫn đến công việc bị trì trệ và ứ đọng, gây khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh.
2.3.2.2 Về trích lập khoản dự phòng phải thu khó đòi
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU VÀ NỢ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT VÀ XÂY DỰNG LONG GIANG
Định hướng phát triển trong tương lai
3.1.1 Xây dựng thương hiệu uy tín
Suốt 17 năm hoạt động và phát triển hướng đến mục tiêu là trở thành công ty tổng thầu xây dựng công trình, đầu tư kinh doanh, cung cấp hàng hóa dịch vụ tiện ích đến tay khách hàng, Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Xây dựng Long Giang đã và đang nghiên cứu đổi mới cơ cấu quản lý để tạo dựng nên một thương hiệu chuyên nghiệp, uy tín, chiếm được lòng tin của các đối tác kinh doanh, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao cho khách hàng Là công ty hoạt động song song trong nhiều lĩnh vực, tuy nhiên hoạt động kinh doanh chính chiếm phần lớn doanh thu của công ty là nhà thầu xây dựng các công trình chung cư, nhà ở, trung tâm thương mại,… và kinh doanh vật tư thiết bị Ban Giám đốc và các bộ phận lãnh đạo luôn cố gắng đưa Long Giang E&C ngày càng phát triển bền vững nhằm hướng tới mục tiêu trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực đầu tư xây dựng, đồng thời trở thành nhà phân phối vật liệu xây dựng có uy tín nhất Việt Nam
3.1.2 Mở rộng địa bàn kinh doanh
Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Xây dựng Long Giang đang mở rộng hoạt động kinh doanh không chỉ tại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh mà còn trên toàn quốc, với kế hoạch triển khai dự án tại các thành phố như Hạ Long, Thừa Thiên Huế, Đà Nẵng, Đà Lạt, Nhà Trang, Cần Thơ và Phú Quốc Sự mở rộng này nhằm tiếp cận đa dạng khách hàng và phát triển thêm các mảng kinh doanh khác, từ đó tạo ra nguồn doanh thu lớn Công ty đã nhận được sự tin tưởng và hợp tác từ nhiều khách hàng và đối tác nhờ vào chất lượng sản phẩm và thời gian giao hàng hợp lý.
3.1.3 Mở rộng ngành nghề kinh doanh
Long Giang E&C sở hữu lợi thế ban đầu vững chắc trong lĩnh vực thi công xây dựng Dựa trên những thế mạnh này, công ty dự kiến sẽ triển khai các chiến lược mở rộng hoạt động kinh doanh, nhằm thâm nhập vào thị trường phát triển dự án bất động sản trong thời gian tới.
Nông Thị Như Quỳnh 85 Học Viện Ngân Hàng động sản Đây được kỳ vọng là lĩnh vực sẽ mang lại lợi ích kinh tế cao cho toàn doanh nghiệp
Trong bối cảnh hiện tại, Long Giang E&C đang đối mặt với nhiều cơ hội cũng như thách thức do thiếu kinh nghiệm, tài chính và nguồn nhân lực Tuy nhiên, công ty vẫn nỗ lực phát huy những lợi thế từ nền tảng thi công xây lắp và kinh doanh vật liệu xây dựng, đồng thời mở rộng sang nhiều lĩnh vực khác trong thị trường mới Với chiến lược kinh doanh đúng đắn và sự hội nhập mạnh mẽ, Long Giang E&C có khả năng đạt được thành công trong tương lai.
Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Xây dựng Long Giang
3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán công nợ tại công ty
Trong bối cảnh đổi mới và toàn cầu hóa hiện nay, cùng với sự bùng nổ của cách mạng công nghiệp 4.0 và ảnh hưởng nặng nề của dịch Covid-19, Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Xây dựng Long Giang cần tập trung vào việc hoàn thiện và đổi mới sáng tạo trong tổ chức bộ máy quản lý, tài chính doanh nghiệp và chất lượng lao động Điều này không chỉ giúp củng cố hiệu quả kinh tế mà còn nâng cao chất lượng tài chính quốc gia và quản lý doanh nghiệp Đặc biệt, tổ chức kế toán cũng cần được chú trọng và hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu quản lý ngày càng cao trong thời đại hiện nay.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ổn định tài chính của doanh nghiệp, đặc biệt tại công ty Cổ phần Kỹ thuật và Xây dựng Long Giang, nơi các giao dịch kinh tế liên quan đến khoản phải thu và phải trả rất lớn Việc xử lý hiệu quả các khoản nợ là biện pháp thiết yếu để công ty kinh doanh thuận lợi và tối ưu hóa việc sử dụng vốn Theo dõi chi tiết các khoản phải thu, phải trả giúp ban giám đốc nắm bắt rõ tình hình tài chính, khả năng thanh toán, cũng như tình hình huy động và sử dụng vốn, từ đó đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác.
Nông Thị Như Quỳnh 86 Học Viện Ngân Hàng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý công nợ để tránh tình trạng chiếm dụng vốn lâu dài, từ đó giảm thiểu khó khăn trong thu hồi nợ và nâng cao khả năng thanh toán Việc này không chỉ bảo vệ uy tín và hình ảnh công ty mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Nghiên cứu lý luận và thực tiễn cho thấy rằng công tác kế toán công nợ cần được cải tiến liên tục để thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ hơn cho công ty.
3.2.2 Yêu cầu hoàn thiện kế toán công nợ
Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về Luật kế toán do Bộ Tài chính ban hành giúp đảm bảo sự thống nhất và hợp lý trong thông tin kế toán Điều này không chỉ nâng cao chất lượng thông tin mà còn tăng cường khả năng quản lý và sử dụng thông tin hiệu quả Hơn nữa, việc này góp phần giảm bớt khó khăn cho Nhà nước trong công tác giám sát hoạt động của doanh nghiệp.
Thông tin kế toán cần được cung cấp đầy đủ cả trong nội bộ và bên ngoài công ty Đối với ban lãnh đạo, thông tin về hoạt động và tình hình tài chính phải được cập nhật kịp thời để họ có thể quản lý công việc hiệu quả, đặc biệt khi gặp các vấn đề bất ngờ Đối với các bên ngoài như nhà đầu tư, tổ chức tín dụng và cơ quan quản lý thuế, việc cung cấp thông tin tài chính kịp thời sẽ nâng cao uy tín của công ty và cải thiện khả năng huy động vốn trên thị trường.
Yêu cầu hoàn thiện kế toán công nợ của công ty cần thỏa mãn được các tiêu chí như sau:
Thông tin kế toán cần phải chính xác, với tất cả số liệu và dữ liệu được ghi chép rõ ràng, đầy đủ dựa trên các chứng từ gốc Điều này giúp phản ánh trung thực và hợp lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Các giải pháp đề xuất cần đảm bảo tính hiệu quả và tiết kiệm, chỉ nên thực hiện khi lợi ích thu được cao hơn chi phí đầu tư.
Các giải pháp đề ra cần phù hợp với đặc điểm tổ chức và hoạt động của công ty Chúng phải được áp dụng linh hoạt theo quy mô, cấu trúc và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp, vì mỗi công ty đều có những điểm riêng biệt không thể áp dụng một cách máy móc.
Nông Thị Như Quỳnh tại Học Viện Ngân Hàng cho rằng việc áp dụng giải pháp kế toán từ doanh nghiệp này sang doanh nghiệp khác là cần thiết Chỉ khi thực hiện điều này, công tác kế toán mới có thể đạt hiệu quả cao.
Đề xuất giải pháp hoàn thiện kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Xây dựng Long Giang
Sau khi nghiên cứu công tác kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Xây
3.3.1 Hoàn thiện bộ máy kế toán tại công ty
Hiện nay, sự đổi mới của nền kinh tế và yêu cầu cao về quản lý đòi hỏi doanh nghiệp không chỉ dựa vào kế toán tài chính Để xây dựng một hệ thống kế toán hoàn chỉnh, doanh nghiệp cần bổ sung bộ phận kế toán quản trị và tuyển dụng cán bộ có trình độ phù hợp Kế toán quản trị mang tính linh hoạt cao, không cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định kế toán và không yêu cầu độ chính xác tuyệt đối của số liệu.
Mô hình kế toán quản trị phù hợp cung cấp thông tin hữu ích cho ban giám đốc và người điều hành trong việc quản lý, lập kế hoạch và ra quyết định kinh doanh hiệu quả Kế toán quản trị giúp tính toán các chỉ tiêu như tỷ suất lợi nhuận trên vốn đầu tư và tỷ suất quay vòng các khoản nợ, từ đó nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh và xác định định hướng phát triển cho công ty Việc bổ sung kế toán quản trị nâng cao chất lượng hoạt động kế toán và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng cần kết hợp hài hòa với hệ thống kế toán tài chính để đảm bảo tổ chức công tác kế toán không bị cản trở.
Nông Thị Như Quỳnh 88 Học Viện Ngân Hàng
3.3.2 Hoàn thiện công tác quản lý, lưu trữ chứng từ Để quản lý tốt chứng từ, sổ sách kế toán trong doanh nghiệp thì không đơn thuần là chỉ làm tốt công việc về chuyên môn mà còn phải có cơ chế quản lý khoa học, sự dung hợp hài hòa giữa nhiều biện pháp khác nhau
Cần phân công trách nhiệm cho một cá nhân cụ thể trong việc quản lý, bàn giao và nhận lại chứng từ gốc Việc theo dõi lượt sử dụng chứng từ và sổ sách, cũng như xác định đã trả hay chưa trả, là rất quan trọng để tránh thất thoát và giảm khó khăn trong việc tìm kiếm chứng từ gốc sau này.
Nâng cao tinh thần trách nhiệm và kỷ luật trong công việc là điều cần thiết cho mọi nhân viên Mỗi cá nhân khi sử dụng chứng từ và sổ sách kế toán cần có ý thức hoàn trả đầy đủ tài liệu đúng hạn, bao gồm cả quản lý và thành viên ban giám đốc.
Việc sắp xếp tài liệu là rất quan trọng; các chứng từ, hồ sơ và sổ sách cần được phân loại và lưu trữ theo từng tệp riêng Mỗi tệp nên có bìa sơ mi cứng ghi rõ số thứ tự, loại tài liệu và năm để thuận tiện cho việc tìm kiếm Đồng thời, cần loại bỏ những chứng từ và hồ sơ in thiếu, sai hoặc không hợp lệ để tránh nhầm lẫn trong quá trình sử dụng.
Khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế, kế toán cần cập nhật và hạch toán ngay trên phần mềm và sổ sách, tránh dồn lại đến cuối tháng hoặc sang tháng sau để đảm bảo công việc hoàn thành đúng hạn Việc thống nhất thời gian ghi nhận chứng từ cũng giúp giảm thiểu thiếu sót và sai phạm có thể xảy ra.
3.3.3 Hoàn thiện công tác trích lập dự phòng phải thu khó đòi Để có một báo cáo tài chính thu hút nhà đầu tư, ngoài phương án không trích lập dự phòng phải thu khó đòi thì công ty có thể đưa ra các hướng xử lý khác để tăng lợi nhuận bằng cách tăng doanh thu hoặc tối ưu hóa chi phí, một trong những giải pháp có thể áp dụng tại công ty là thực hiện chính sách chiết khấu thương mại cho khách hàng Các phòng ban liên quan như phòng kinh doanh, ban giám đốc, phòng kế toán kết hợp kế toán quản trị cần phối hợp nhau để đánh giá đối tượng, tỉ lệ cần chiết khấu sao cho phù hợp Điều này góp phần cho việc nâng cao hiệu quả kinh
Nông Thị Như Quỳnh 89 Học Viện Ngân Hàng khuyến nghị doanh nghiệp tăng cường doanh số bán hàng và giảm chi phí nhân công bằng cách sử dụng phần mềm quản lý nguồn nhân lực Doanh nghiệp cần trích lập dự phòng phải thu khó đòi để bù đắp vốn thiếu hụt khi khách hàng nợ quá hạn hoặc không trả nợ Định kỳ, kế toán cần lập bảng theo dõi tuổi nợ của từng khách hàng và căn cứ vào Thông tư 228/2009/TT-BTC để xác định mức trích lập dự phòng phù hợp Các khoản dự phòng này sẽ được tính vào chi phí hợp lý khi tính thu nhập chịu thuế, giúp giảm thuế TNDN phải nộp.
3.3.4 Hoàn thiện những vấn đề về phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán là công cụ hỗ trợ hiệu quả cho kế toán, giúp giảm khối lượng công việc, nhưng vẫn còn một số hạn chế Các công ty cần xem xét các yếu tố như mức độ dễ sử dụng, chi phí nâng cấp, tính thích ứng với nhu cầu doanh nghiệp, tính năng và độ bảo mật thông tin khi chọn phần mềm kế toán Để bảo vệ dữ liệu kế toán và khắc phục những hạn chế, công ty nên nâng cấp lên các gói chuyên nghiệp với nhiều tiện ích hơn và thường xuyên cập nhật phiên bản mới nhất, phù hợp với các nghị định đổi mới của chính phủ, tránh sử dụng phiên bản cũ lạc hậu.
Liên hệ với bộ phận chăm sóc khách hàng của công ty cung cấp phần mềm kế toán máy để phản ánh những bất tiện mà doanh nghiệp gặp phải và đóng góp ý kiến nhằm giúp họ cải tiến sản phẩm, phù hợp với nhu cầu sử dụng của công ty.
3.3.5 Hoàn thiện công tác thu hồi và thanh toán các khoản nợ Đối với những đơn hàng có giá trị cao, công ty có thể đưa ra các phương án, chính sách hỗ trợ cho khách hàng trả nợ “dần dần”, tức là khoản nợ đó được chia thành nhiều đợt và khách hàng có thể trả góp thay vì phải trả cùng lúc một số tiền lớn ngay tại một thời điểm nhất định, mức độ và thời hạn trả nợ của từng lần tùy thuộc
Nông Thị Như Quỳnh 90 Học Viện Ngân Hàng nhấn mạnh rằng việc tuân thủ quy định của công ty và thỏa thuận giữa hai bên là rất quan trọng Chính sách này không chỉ giúp khách hàng giảm bớt gánh nặng kinh tế và thanh toán đúng hạn các khoản nợ, mà còn giúp công ty hạn chế rủi ro trong việc thu hồi nợ Ngoài ra, việc kiến nghị với công ty đối tác cho phép trả góp các khoản phải trả như tiền mua hàng hoặc khoản vay cũng là một giải pháp hợp lý.
Công ty nên chấp thuận các thương lượng kéo dài thời hạn thanh toán để duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và có chiết khấu cho những khách hàng trả nợ trước hạn, đặc biệt là với các đối tác thường xuyên Tuy nhiên, cần áp dụng biện pháp cứng rắn hơn để đảm bảo thu hồi nợ, như gửi định kỳ biên bản đối chiếu công nợ và thông báo qua email khi đến hạn thanh toán Đối với các khoản phải thu khó đòi, công ty có thể xem xét sử dụng dịch vụ thu hồi nợ từ các công ty Luật hoặc áp dụng các biện pháp pháp lý để xử lý.