CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU VÀ NỢ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT VÀ XÂY DỰNG
2.3 Đánh giá về kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả tại công ty CP Kỹ thuật và Xây dựng Long Giang
2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân
2.3.2.1 Lỗ hổng trong việc quản lý, lưu trữ và tập hợp chứng từ
Hiện tại, công ty có phòng lưu trữ chứng từ riêng, dễ dàng tìm kiếm, nhưng vẫn còn một số lỗ hổng trong công tác quản lý hóa đơn chứng từ lưu trữ như các bộ phận phòng ban khác cần chứng từ sổ sách bản gốc, lấy tại các file tài liệu đã sắp xếp nhưng đến khi sử dụng xong lại không xếp trả vào chỗ cũ hoặc để lẫn lộn trong các tệp file khác gây rách, hỏng, thất lạc làm ảnh hưởng đến công việc khi có các phát sinh cần sử dụng chứng từ gốc, gây khó khăn trong quá trình quản lý và mất nhiều thời gian để tìm kiếm.
→ Nguyên nhân: Do công tác quản lý hồ sơ, chứng từ chưa thực sự tốt, chưa phân công chỉ định rõ ai sẽ là người phụ trách và chịu chịu trách nhiệm về quản lý hóa đơn chứng từ, do ý thức kỉ luật và tính cẩn thận của các nhân viên sử dụng chứng từ chưa tốt.
Việc cập nhật chứng từ, sổ sách còn chậm trễ do, vẫn có tình trạng công việc bị dồn dập vào cuối tháng, cuối quý và cuối năm.
→ Nguyên nhân do sự chậm trễ trong quá trình tập hợp chứng từ. Kế toán không xử lý, cập nhật số liệu ngay khi phát sinh nghiệp vụ mà để đến cuối tháng hoặc sang tháng sau mới tổng hợp hóa đơn chứng từ, sổ sách dẫn đến công việc bị trì trệ, ứ đọng nhiều và không được giải quyết kịp thời.
2.3.2.2 Về trích lập khoản dự phòng phải thu khó đòi
Phần mềm kế toán AMIS hỗ trợ theo dõi công nợ chi tiết theo thời hạn thanh toán thông qua bảng “Báo cáo chi tiết trích lập dự phòng phải thu khó đòi” và “Phân tích công nợ phải thu theo tuổi nợ”. Hàng năm tuy có các khoản nợ được xếp vào nhóm nợ phải thu khó đòi theo từng cấp độ nhưng công ty lại không tiến hành trích lập dự phòng. Đây là một vấn đề không chỉ tồn tại ở công ty cổ phần Kỹ thuật và Xây dựng Long Giang mà còn xuất hiện rất nhiều ở các doanh nghiệp hiện nay.
→ Nguyên nhân: Do tác động của dịch Covid 19 qua 2 năm 2020-2021 đã gây ảnh hưởng đến KQKD của công ty, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp xây dựng. Thêm vào đó, Long Giang E&C cũng dự kiến các phương án huy động vốn để
Nông Thị Như Quỳnh 81 Học Viện Ngân Hàng phục vụ cho thi công xây dựng và đầu tư vào các hạng mục trọng điểm. Và việc không trích lập dự phòng sẽ làm giảm bớt chi phí và tăng lợi nhuận trên BCTC, thu hút được các nhà đầu tư.
Một nguyên nhân khác có thể kể đến là do công ty thực hiện tăng thời hạn nợ cho các công ty đối tác nên một phần các khoản phải thu từ 6 tháng đến 1 năm không phải trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Ngoài ra một số khoản nợ từ 1-2 năm là của các đối tác thân thiết, thường xuyên có các hoạt động mua bán qua lại, giúp đỡ nhau trong kinh doanh, có hợp đồng ràng buộc rõ ràng và các biện pháp xử lý để tránh rủi ro về mặt tài chính.
2.3.2.3 Hạn chế của phần mềm kế toán máy
Phần mềm AMIS là công cụ đắc lực hỗ trợ làm giảm bớt công việc cho kế toán, tuy nhiên phiên bản hiện tại vẫn còn một số hạn chế như:
- Cỡ chữ trên hệ thống rất nhỏ gây khó khăn và mỏi mắt trong quá trình làm việc của kế toán
- Chưa có phân hệ về Tiền lương nên các bút toán tính lương và các khoản trích theo lương kế toán vẫn phải hạch toán thủ công từng bút toán theo bảng tính lương excel đã lập, vì số lượng nhân viên rất đông nên dễ gây hạch toán sai, nhầm lẫn và mất thời gian.
- Chưa có mẫu tờ khai thuế TNCN và không nộp được cùng lúc các BCTC, tờ khai thuế nên công ty vẫn phải kê khai các loại thuế thông qua phần mềm HTKK.
- Phần mềm vẫn có hiện tượng lỗi, đơ, không thực hiện được thao tác và phải nhờ đến sự trợ giúp của nhân viên CSKH.
→ Nguyên nhân: Do hệ thống kế toán AMIS chưa thực sự là lựa chọn tối ưu, phiên bản đang sử dụng chưa phải là phiên bản mới nhất, do công ty tiết kiệm chi phí không nâng cấp lên các gói cao hơn, có đầy đủ tiện ích.
2.3.2.4 Những bất cập trong công tác thu hồi và thanh toán nợ
Nông Thị Như Quỳnh 82 Học Viện Ngân Hàng Trước hết, hiệu quả của hoạt động của các khoản phả thu không chỉ là trách nhiệm của phòng tài chính kế toán mà còn cần sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận khác như bộ phận bán hàng, phòng kinh doanh, phòng cung ứng,… thậm chí cả Ban giám đốc, tuy nhiên hiện tại công ty chưa có sự thống nhất và quyết định về các chính sách chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán cho khách hàng nhằm giảm thiểu khả năng bị chiếm dụng vốn và rủi ro trong quá trình thu hồi nợ, đồng thời gia tăng khả năng thu hồi nợ phải thu, cũng như kích cầu, đẩy mạnh doanh số sản phẩm bán ra.
Công ty có theo dõi và phân tích dựa trên thời hạn của các khoản phải thu nhưng tình trạng một số khoản nợ đã quá hạn từ 1-2 năm vẫn chưa thu được tiền.
→ Nguyên nhân: Do công tác thu hồi nợ vẫn chưa thực sự được chú trọng, chủ quan tin tưởng khách hàng và chưa có các biện pháp mạnh để xử lý triệt để. Một nguyên nhân chủ quan khác có thể là do tình tình tài chính của đối tượng khách hàng đang gặp khó khăn và chưa khắc phục được.
Mặc dù đã tuân thủ thực hiện tốt các nghĩa vụ thanh toán nợ đúng hạn đối với các ngân hàng nhưng việc thanh toán các khoản nợ với một số đối tượng khác lại chưa thực sự tốt, có thể kể đến là tình trạng nợ lương, chậm lương nhân viên, nhiều khi chậm nộp thuế làm phát sinh thêm khoản phí phạt nộp chậm
→ Nguyên nhân: Do các chính sách hợp tác qua lại giữa công ty và các đối tượng nhà cung cấp làm tăng thời hạn nợ hoặc cũng có thể do việc sử dụng và xoay chuyển nguồn vốn không hợp lý làm ảnh hưởng đến khả năng thanh toán nợ đúng hạn của công ty.
2.3.2.5 Sai sót trong phương pháp hạch toán nghiệp vụ
Thứ nhất, về sai sót trong việc hạch toán tiền lương, chi phí nhân công. Công ty không phân rõ đâu là chi phí nhân công trực tiếp, đâu là chi phí chung. Tất cả đều hạch toán vào TK 154.05 – Chi phí nhân công, không thông qua tài khoản chi hí đầu 6 (TK 622,627,…) và cuối kỳ kết chuyển vào tài khoản Giá vốn. Điều này cũng làm sai lệch quy định, phương pháp hạch toán của Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Nông Thị Như Quỳnh 83 Học Viện Ngân Hàng Thứ hai, về sai sót trong việc hạch toán kinh phí công đoàn và các khoản trích theo lương tính vào chi phí của doanh nghiệp. Mặc dù ban nhân sự và kế toán tiền lương đã tính chi tiết theo từng khoản một, nhưng khi hạch toán vào phần mềm, các khoản trích theo lương tính vào chi phí của doanh nghiệp được gộp chung với kinh phí công đoàn (đều hạch toán vào tài khoản 3382). Mặc dù vấn đề này không gây ảnh hưởng trọng yếu lên báo cáo tài chính tuy nhiên cũng làm sai lệch bản chất kế toán, phản ánh không đúng giá trị chi tiết của tài khoản.