CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU VÀ NỢ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT VÀ XÂY DỰNG LONG GIANG
3.3. Đề xuất giải pháp hoàn thiện kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Xây dựng Long Giang
Sau khi nghiên cứu công tác kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Xây dựng Long Giang, dưới đây em xin đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục các hạn chế đối với cơ cấu bộ máy kế toán công ty nói chung cũng như công tác kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả nói riêng như sau:
3.3.1 Hoàn thiện bộ máy kế toán tại công ty
Hiện nay, do sự đổi mới của nền kinh tế cộng với những đòi hỏi cao hơn về công tác quản lý, để xây dựng một hệ thống kế toán hoàn chỉnh và đáp ứng nhu cầu của nhà điều hành doanh nghiệp thì chỉ riêng kế toán tài chính là chưa đủ, doanh nghiệp nên có những định hướng bổ sung thêm bộ phận kế toán quản trị và tuyển dụng những cán bộ có trình độ và năng lực phù hợp để đảm nhiệm bộ phận này, do kế toán quản trị có tính linh hoạt cao và không đòi hỏi phải tuân thủ theo luật kế toán và cũng không đòi hỏi tính chính xác tuyệt đố của số liệu.
Mô hình kế toán quản trị phù hợp sẽ cung cấp những thông tin hữu ích, cần thiết phục vụ cho ban giám đốc và những người điều hành trong doanh nghiệp trong quá trình quản lý, xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện và ra các quyết định kinh doanh hiệu quả. Chẳng hạn như kế toán quản trị có thể tính toán các chỉ tiêu như tỷ suất lợi nhuận trên vốn đầu tư, tỷ suất quay vòng các khoản nợ,… Dựa vào đó, nhà quản lý sẽ đưa ra những ý kiến đánh giá tính hiệu quả trong hoạt động kinh doanh, kết quả đạt được có tốt hay không, từ đó xây dựng định hướng phát triển cho công ty trong tương lai. Có thể thấy, việc bổ sung phần hành kế toán quản trị là thiết thực nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của tổ chức kế toán và mang lại lợi ích cho công ty. Tuy nhiên cần chú ý kết hợp với hệ thống kế toán tài chính một cách hài hòa để không gây trở ngại trong việc tổ chức công tác kế toán chung.
Nông Thị Như Quỳnh 88 Học Viện Ngân Hàng 3.3.2 Hoàn thiện công tác quản lý, lưu trữ chứng từ
Để quản lý tốt chứng từ, sổ sách kế toán trong doanh nghiệp thì không đơn thuần là chỉ làm tốt công việc về chuyên môn mà còn phải có cơ chế quản lý khoa học, sự dung hợp hài hòa giữa nhiều biện pháp khác nhau.
Thứ nhất, cần có sự phân công trách nhiệm cho cá nhân nào đó thực hiện việc quản lý, bàn giao và nhận lại chứng từ gốc, theo dõi những lượt sử dụng chứng từ, sổ sách, đã trả hay chưa trả để tránh thất thoát và khó khăn trong khâu tìm kiếm chứng từ gốc sau này.
Thứ hai, nâng cao tinh thần trách nhiệm, tính kỷ luật trong công việc của nhân viên. Mỗi cá nhân khi đã sử dụng chứng từ, sổ sách kế toán thì cần có ý thức trao trả lại toàn bộ tài liệu đầy đủ và đúng thời hạn, kể cả những người quản lý, thành viên ban giám đốc.
Thứ ba, việc sắp xếp tài liệu cũng rất quan trọng, các chứng từ, hồ sơ và sổ sách liên quan cần được phân loại là lưu trữ theo từng tệp riêng, trên mỗi tệp đều phải có bìa sơ mi cứng và ghi rõ số thứ tự, loại tài liệu, năm, … để thuận tiện cho việc tìm kiếm và sử dụng văn bản. Đồng thời loại bỏ những chứng từ, hồ sơ in thiếu, in sai, không hợp lệ để tránh nhầm lẫn khi tập hợp và sử dụng chứng từ.
Thứ tư, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, kế toán phải cập nhật, hạch toán luôn trên phần mềm, sổ sách, không để dồn đến cuối tháng hoặc sang các tháng sau nhằm đảm bảo công việc luôn được hoàn thành đúng hạn. Thêm vào đó, thống nhất thời gian ghi nhận chứng từ sẽ góp phần làm giảm bớt những thiếu sót hoặc sai phạm có thể xảy ra.
3.3.3 Hoàn thiện công tác trích lập dự phòng phải thu khó đòi
Để có một báo cáo tài chính thu hút nhà đầu tư, ngoài phương án không trích lập dự phòng phải thu khó đòi thì công ty có thể đưa ra các hướng xử lý khác để tăng lợi nhuận bằng cách tăng doanh thu hoặc tối ưu hóa chi phí, một trong những giải pháp có thể áp dụng tại công ty là thực hiện chính sách chiết khấu thương mại cho khách hàng. Các phòng ban liên quan như phòng kinh doanh, ban giám đốc, phòng kế toán kết hợp kế toán quản trị cần phối hợp nhau để đánh giá đối tượng, tỉ lệ cần chiết khấu sao cho phù hợp. Điều này góp phần cho việc nâng cao hiệu quả kinh
Nông Thị Như Quỳnh 89 Học Viện Ngân Hàng doanh, gia tăng doanh số bán hàng hoặc đầu tư sử dụng các phần mềm quản lý nguồn nhân lực để giảm bớt chi phí nhân công nhưng vẫn đảm bảo chất lượng và dịch vụ.
Doanh nghiệp nên trích lập một khoản dự phòng phải thu khó đòi để có thể bù đắp phần vốn thiếu hụt nếu rủi ro khách hàng nợ quá hạn hoặc không trả được nợ xảy ra. Định kỳ, nếu có căn chứng minh công nợ không có khả năng thu hồi, kế toán phải lập bảng theo dõi tuổi nợ của từng khách hàng và căn cứ vào quy định của Thông tư 228/2009/TT-BTC về trích lập dự phòng phải thu khó đòi nhằm xác định mức trích lập dự phòng phù hợp. Thêm vào đó, các khoản dự phòng này sẽ được tính vào chi phí hợp lý cho doanh nghiệp khi tính thu nhập chịu thuế, làm giảm bớt một khoản thuế TNDN phải nộp.
3.3.4 Hoàn thiện những vấn đề về phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán là công cụ hỗ trợ đắc lực cho kế toán giúp làm giảm bớt khối lượng công việc, tuy nhiên vẫn còn tồn đọng một số hạn chế nhất định như đã nêu. Thông thường công ty nên cân nhắc đến các yếu tố cơ bản khi sử dụng phần mềm kế toán như: mức độ dễ sử dụng, chi phí đầu tư nâng cấp phần mềm, tính thích ứng với nhu cầu doanh nghiệp, tính năng sử dụng và độ bảo mật thông tin.
Để tránh không bị mất dữ liệu từ các kỳ kế toán trước và khắc phục những hạn chế còn tồn đọng, công ty có thể đăng ký nâng cấp lên những gói chuyên nghiệp hơn, đầy đủ các tiện ích hơn, thường xuyên cập nhật phiên bản mới nhất của phần mềm đã được cải thiện, sửa đổi phù hợp với các nghị định đổi mới của chính phủ áp dụng vào kế toán, tránh sử dụng phiên bản cũ lạc hậu.
Liên hệ với bộ phận chăm sóc khách hàng của công ty cung cấp sản phẩm phần mềm kế toán máy để phản ánh những tình trạng bất tiện mà công ty đang gặp phải, cũng như đóng góp ý kiến để họ tiếp thu và sửa đổi sao cho phù hợp với mục đích và nhu cầu sử dụng của công ty.
3.3.5 Hoàn thiện công tác thu hồi và thanh toán các khoản nợ
Đối với những đơn hàng có giá trị cao, công ty có thể đưa ra các phương án, chính sách hỗ trợ cho khách hàng trả nợ “dần dần”, tức là khoản nợ đó được chia thành nhiều đợt và khách hàng có thể trả góp thay vì phải trả cùng lúc một số tiền lớn ngay tại một thời điểm nhất định, mức độ và thời hạn trả nợ của từng lần tùy thuộc
Nông Thị Như Quỳnh 90 Học Viện Ngân Hàng vào quy định của công ty hoặc thỏa thuận giữa hai bên. Chính sách này vừa giúp khách hàng giảm bớt gánh nặng kinh tế và thanh toán đầy đủ các khoản nợ đúng hạn, đồng thời vừa giúp công ty hạn chế được rủi ro không thu hồi được nợ. Tương tự như vậy, kiến nghị với công ty đối tác cho phép trả góp các khoản phải trả người bán, khoản vay,…
Công ty vẫn nên chấp thuận các thương lượng để kéo dài thời hạn thanh toán nhằm duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, có chiết khấu thanh toán cho những khách hàng trả nợ trước hạn, nhất là với những đối tác thường xuyên mua bán qua lại. Tuy nhiên, cùng với đó cũng cần có các biện pháp cứng rắn hơn trong việc đảm bảo thu hồi nợ như định kỳ gửi cho khách hàng biên bản đối chiếu công nợ, gửi email thông báo cho khách hàng khi đến hạn thanh toán,… Trong trường hợp các khoản phải thu khó đòi do đối tượng nợ không phối hợp và chấp hành thanh toán thì có thể cân nhắc đến việc sử dụng dịch vụ thu hồi nợ từ các công ty Luật hoặc đưa ra pháp luật để xử lý.
Ban lãnh đạo cần có các biện pháp nâng cao, tăng cường hiệu quả đầu tư, sử dụng vốn một cách an toàn, cân bằng tình hình tài chính của doanh nghiệp để đảm bảo khả năng thanh toán đúng hạn, góp phần tích cực làm giảm bớt phần nào tình trạng chậm lương, nợ lương nhân viên và thực hiện các nghĩa vụ về thuế kịp thời bảo đảm, tránh tình trạng nợ thuế, nộp chậm làm phát sinh những khoản phí phạt không đáng có.
3.3.6 Hoàn thiện phương pháp hạch toán
Kế toán cần có sự tìm hiểu, nghiên cứu kĩ lại phương pháp hạch toán và những quy định của chế độ kế toán theo thông tư 200 mà công ty đang áp dụng. Đối với các khoản phải trả cho người lao động hạch toán như sau:
Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp Có TK 334: Phải trả người lao động
Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp khi tính các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm.
Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp
Nông Thị Như Quỳnh 91 Học Viện Ngân Hàng Có các TK 3382, 3383, 3384, 3386, 3388: Phải trả, phải nộp khác.
Đến cuối kỳ mới tiến hành kết chuyển từ TK 622 sang tài khoản 154.
Đối với kinh phí công đoàn và các khoản trích theo lương tính vào chi phí của doanh nghiệp, cần có sự phân tách rõ ràng theo đúng tài khoản. Bút toán hạch toán Nợ TK 6421
Có TK 3382: (Tiền lương tham gia BH x 2%) (Nếu có) Có TK 3383: (Tiền lương tham gia BH x 17,5%) Có TK 3384: (Tiền lương tham gia BH x 3%) Có TK 3386: (Tiền lương tham gia BH x 1%)
Nông Thị Như Quỳnh 92 Học Viện Ngân Hàng