CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU VÀ NỢ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT VÀ XÂY DỰNG
2.2 Thực trạng kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả tại công ty Cổ phần Kỹ thuật và Xây dựng Long Giang
2.2.2 Thực trạng kế toán các khoản phải thu
2.2.2.1 Kế toán khoản phải thu khách hàng
Khoản phải thu khách hàng ở công ty Cổ phần Kỹ thuật và Xây dựng Long Giang được phản ánh trên tài khoản 131 – Phải thu khách hàng và được, mở thêm 2 tài khoản cấp 2 là tài khoản 1311 – Phải thu khách hàng và 1312 – Khách hàng thanh toán trước và chi tiết cho từng đối tượng KH. Mỗi đối tượng KH sẽ được quản lý dưới một mã số khách hàng khác nhau, và hầu hết được đặt theo tên viết tắt của các công ty.
Ví dụ: Mã khách hàng là HHG sẽ tương ứng với tên khách hàng là công ty TNHH HHG Holdings, mã ANHSON tương ứng với tên khách hàng là công ty cổ phần Thiết bị và Thương mại Anh Sơn, … tuy nhiên một công ty cũng có thể tương ứng với nhiều mã khách hàng khác nhau ví dụ mã khách hàng LGL-DACAIKHE và LGL-CAITAOKHOPHUTHI đều ứng với công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Đô thị Long Giang, mục đích để thuận lợi cho việc tính toán các khoản phải liên quan đến các dự án Cái Khế hay công trình cải tạo kho Phú Thị,…
Việc mã hóa dưới dạng tên công ty sẽ giúp Kế toán dễ dàng hơn trong việc lựa chọn đúng đối tượng KH, khi thực hiện hạch toán các giao dịch kinh tế phát sinh.
* Chứng từ và sổ kế toán sử dụng - Chứng từ sử dụng:
Để ghi nhận một khoản phải thu khách hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ sau:
Hợp đồng nguyên tắc, Phiếu Xuất kho, Giấy đề nghị xuất hóa đơn.
Khi thu tiền, kế toán sử dụng một trong số các chứng từ sau: Phiếu thu tiền mặt, giấy báo có của ngân hàng, biên bản đối trừ công nợ (trường hợp có giao dịch mua bán song phương giữa công ty đối tác đó)
Nông Thị Như Quỳnh 46 Học Viện Ngân Hàng - Sổ kế toán:
Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng Sổ tổng hợp công nợ phải thu khách hàng Sổ cái tài khoản 131
Sổ nhật ký chung
* Quy trình thực hiện:
Giám đốc sẽ kiểm tra thông qua đồng ý bán, sau đó bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ vào phiếu yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt để kiểm tra về số lượng và chủng loại hàng hóa trong kho, sau đó lập bảng báo giá cho khách hàng trên cơ sở đơn giá sau khi nộp cho Ban Giám đốc kiểm duyệt. Hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng mua, bán sau khi lên báo giá thành công
Bước tiếp theo phòng kinh doanh sẽ chuyển hợp đồng đã ký kết và phê duyệt sang cho phòng kế toán, kế toán tổng hợp hạch toán vào phần mềm và lập phiếu yêu cầu xuất hóa đơn trình cho ban lãnh đạo. Sau khi đã được ký xác nhận, kế toán thực hiện xuất hóa đơn điện tử và gửi cho khách hàng thông qua email, bản in sẽ được lưu trữ tại đơn vị và bản số được lưu trên phần mềm và có thể in ra bất cứ lúc nào.
Các bước thực hiện trên phần mềm kế toán như sau:
Ví dụ 1: Bán lô vật tư xây dựng cho công ty CP Đầu tư Xây dựng và Thương Mại Sơn Lâm ngày 8/12/2022 với giá trị chưa bao gồm thuế VAT là 2.730.792.750 đồng.
Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, và tăng công nợ phải thu, kế toán truy cập vào phần mềm AMIS, hạch toán vào phân hệ Bán hàng → Chọn Lập chứng từ bán hàng, sau đó tích chọn mục Chưa thu tiền (Trong trường hợp khách hàng chưa thanh toán) Lập kèm hóa đơn và Kiêm phiếu xuất kho. Nhập chọn các thông tin chung về đối tượng khách hàng, chứng từ và hàng hóa bán.
Hạch toán:
Nợ TK 1311: 3.003.872.025
Nông Thị Như Quỳnh 47 Học Viện Ngân Hàng Nợ Tk 33311: 273.079.275
Có TK 5111: 2.730.792.750
Hình 2.2 Giao diện ghi nhận khoản phải thu
(Nguồn: Phòng TC – KT Long Giang E&C) Đồng thời kê khai thuế GTGT đầu ra phải nộp. Chuyển sang tab Thuế, phần mềm cũng sẽ mặc định hạch toán thuế GTGT phải nộp theo phần trăm thuế suất tương ứng là 10%.
Nếu thuế suất khác 10%, kế toán chỉnh sửa tại cột % thuế GTGT.
Nông Thị Như Quỳnh 48 Học Viện Ngân Hàng Hình 2.3 Giao diện thuế GTGT phải nộp ứng với khoản phải thu
(Nguồn: Phòng TC – KT Long Giang E&C) Kế toán lưu lại chứng từ và chọn Phát hành HĐ điện tử, kết nối với phần mềm chữ ký số và thực hiện xuất hóa đơn. Trước khi xuất hóa đơn thì kế toán phải kiểm tra thật kỹ các thông tin trên hóa đơn vì một khi đã xuất thì sẽ không sửa lại được và nếu có sai sót phải trình báo lại với cơ quan thuế khá phức tạp.
Nông Thị Như Quỳnh 49 Học Viện Ngân Hàng Hình 2.4 Hóa đơn, GTGT đầu ra số 00000143
(Nguồn: Phòng TC – KT Long Giang E&C)
Nông Thị Như Quỳnh 50 Học Viện Ngân Hàng Đến ngày 9/12/2022 CP Đầu tư Xây dựng, và Thương Mại Sơn Lâm thanh toán lần 1 tiền mua hàng giá trị 1.776.000.000 đồng bằng chuyển khoản, theo giấy báo có của ngân hàng BIDV.
Hình 2.5 Giấy báo Có của Ngân hàng BIDV
(Nguồn: Phòng TC – KT Long Giang E&C) Kế toán truy cập vào mục Ngân hàng → Thu tiền để ghi sổ, tiền gửi ngân hàng, bút toán hạch toán như sau:
Nợ TK 1121: 1.776.000.000 Có TK 1311: 1.776.000.000
Mọi nghiệp vụ liên quan đến tài khoản 131 đều được phần mềm tự động thêm vào các sổ liên quan như Nhật ký chung, sổ cái TK 131, sổ chi tiết tài khoản 131,…
Nông Thị Như Quỳnh 51 Học Viện Ngân Hàng Biểu 2.1 Trích sổ cái TK 131
CÔNG TY CỔ PHẦN, KỸ THUẬT VÀ XÂY DỰNG LONG GIANG Mẫu số: S03b-DN VP1, tầng 24A, tòa nhà 173 Xuân Thủy, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP Hà
Nội, Việt Nam (Ban hành theo Thông tư số
200/2014/TT-BTC) Ngày 22,/12/2014 của Bộ Tài
chính)
SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung) Năm 2022
Chi nhánh: CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT, VÀ XÂY DỰNG LONG GIANG Tài khoản: 131- Phải thu, của khách hàng
182.417.219.827
- Số phát sinh trong kỳ
………
08/12 08/12 DT122206
Bán hàng Công Ty CP Đầu Tư Xây Dựng & Thương Mại Sơn
Lâm theo hóa đơn 00000143 33311 273.079.275
08/12 08/12 DT122206
Bán hàng Công Ty CP Đầu Tư Xây Dựng & Thương Mại Sơn
Lâm theo hóa đơn 00000143 5111 2.730.792.750
………
09/12 09/12 BIDV12213
Công ty CP Đầu tư Xây dựng
& Thương mại Sơn Lâm thanh toán tiền cho công ty Long Giang EC
1121 1.776.000.000
………
- Cộng số phát sinh 199.917.030.391 274.293.577.361
- Số dư cuối kỳ 108.040.672.857
199.917.030.391 274.293.577.361
- Sổ này có 09 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang 09 - Ngày mở sổ: ...
Ngày ... tháng ... năm ...
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
(Nguồn: Phòng TC – KT Long Giang E&C)
Nông Thị Như Quỳnh 52 Học Viện Ngân Hàng Biểu 2.2 Trích sổ Nhật ký chung
CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT VÀ XÂY DỰNG LONG GIANG
VP1, tầng 24A, tòa nhà 173 Xuân Thủy, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP Hà Nội, Việt Nam
Mẫu số: S03a-DN (Ban hành theo Thông tư số
200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài
chính)
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Chi nhánh: CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT VÀ XÂY DỰNG LONG GIANG ; Năm 2022
Số lũy kế kỳ trước chuyển sang 1.734.853.708.659 1.734.853.708.659
……….
08/12 08/12 XK122201
Xuất kho bán hàng Công Ty CP Đầu Tư Xây Dựng & Thương Mại Sơn Lâm theo hóa đơn 00000143
632 1561 2.734.863.590
08/12 08/12 XK122201
Xuất kho bán hàng Công Ty CP Đầu Tư Xây Dựng & Thương Mại Sơn Lâm theo hóa đơn 00000143
1561 632 2.734.863.590
08/12 08/12 DT122206
Bán hàng Công Ty CP Đầu Tư Xây Dựng, & Thương Mại Sơn
Lâm theo hóa đơn 00000143 1311 5111 2.730.792.750 08/12 08/12 DT122206
Bán hàng Công Ty CP Đầu Tư Xây Dựng, & Thương Mại Sơn
Lâm theo hóa đơn 00000143 5111 1311 2.730.792.750
08/12 08/12 DT122206
Bán hàng Công Ty CP Đầu Tư Xây Dựng & Thương Mại Sơn
Lâm theo hóa đơn 00000143 1311 33311 273.079.275 08/12 08/12 DT122206
Bán hàng Công Ty CP Đầu Tư Xây Dựng & Thương Mại Sơn
Lâm theo hóa đơn 00000143 33311 1311 273.079.275
……….
09/12 09/12 BIDV12213
Công ty, CP Đầu tư xây dựng &
Thương mại Sơn Lâm thanh toán tiền cho công ty Long Giang ec
1121 3311 1.776.000.000
09/12 09/12 BIDV12213
Công ty CP Đầu tư xây dựng &
Thương mại Sơn Lâm thanh toán tiền cho công ty Long Giang ec
3311 1121
1.776.000.000
……….
Tổng cộng lũy kế 2.038.648.327.143 2.038.648.327.143 - Sổ này có 35 trang, đánh số từ trang, số 01 đến trang 35
- Ngày mở sổ: ...
Ngày ... tháng ... năm ...
Người lập báo cáo Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
(Nguồn: Phòng TC – KT Long Giang E&C)
(Nguồn: Phòng TC – KT Long Giang E&C)