Bảng tính các khoản trích bảo hiểm theo lương tháng 12 năm 2021 của
Lý do lựa chọn đề tài
Tiền lương là nguồn thu nhập chính của người lao động, phản ánh thời gian, khối lượng và chất lượng lao động trong công việc theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp và nhân viên Đối với doanh nghiệp, tiền lương không chỉ là chi phí mà còn cần được hạch toán một cách hợp lý và chính xác để đảm bảo hiệu quả tài chính.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm tái sản xuất sức lao động cho xã hội, vì nó không chỉ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng cá nhân của người lao động mà còn hỗ trợ gia đình họ Một chính sách tiền lương hợp lý sẽ góp phần ổn định xã hội và thúc đẩy sự phát triển kinh tế.
Trong doanh nghiệp, chi phí nhân công đóng vai trò quan trọng trong tổng chi phí sản xuất Tiền lương không chỉ là công cụ khuyến khích người lao động phát huy sáng tạo và trách nhiệm, mà còn là yếu tố quyết định năng suất lao động Trong bối cảnh thị trường hiện nay, khi lao động thường được tuyển dụng qua hợp đồng, người lao động có quyền lựa chọn nơi làm việc tốt nhất Do đó, việc áp dụng chính sách tiền lương hợp lý là cần thiết để thu hút nhân lực chất lượng cao và nâng cao năng suất lao động.
Bên cạnh tiền lương cơ bản, người lao động còn được hưởng các khoản phụ cấp, tiền thưởng và các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, quỹ phúc lợi công đoàn Những chính sách này thể hiện sự quan tâm của xã hội và doanh nghiệp đối với người lao động Việc xây dựng và quản lý tiền lương, thưởng, phụ cấp không chỉ đảm bảo quyền lợi và công bằng cho người lao động mà còn giúp giảm chi phí nhân công, do đó đây là vấn đề cấp thiết Đồng thời, cần cập nhật quy định về trích các khoản theo lương để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Nhà nước.
Nhận thức rõ vai trò quan trọng của tiền lương và các khoản trích theo lương, trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Tài nguyên và Môi trường Việt Nam, tôi đã quyết định chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển Tài nguyên và Môi trường Việt Nam” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
Tổng quan nghiên cứu
Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một chủ đề phổ biến mà nhiều sinh viên lựa chọn để nghiên cứu cho khóa luận và chuyên đề của mình trong các doanh nghiệp.
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Đoàn Thị Thảo năm 2018 tập trung vào việc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Chi nhánh Công ty TNHH Kiểm toán và Thẩm định giá Việt Nam tại Hà Nội Nghiên cứu này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và đảm bảo tính chính xác trong việc ghi chép và báo cáo tiền lương, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.
Chuyên đề tốt nghiệp của sinh viên Tạ Thị Thanh năm 2021, mang tên “Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần sản xuất điện tử Thành Long”, đã nêu rõ cơ sở lý luận chung và thực trạng kế toán tiền lương cùng các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp một cách chi tiết và đầy đủ Bài viết được trình bày khoa học, đồng thời đưa ra các giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
Bài viết chỉ ra rằng một số vấn đề quan trọng chưa được hai tác giả đề cập và làm rõ, đặc biệt là tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Để góp phần hoàn thiện hệ thống kế toán tiền lương và các khoản trích tại công ty, tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển Tài nguyên và Môi trường Việt Nam” làm nghiên cứu của mình.
Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là rất cần thiết để hiểu rõ hơn về hệ thống này Bài viết sẽ phân tích thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Tài nguyên và Môi trường Việt Nam (IDTECH) Qua đó, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại IDTECH, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài chính của công ty.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu này tập trung vào kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Tài nguyên và Môi trường Việt Nam Mục tiêu là phân tích và đánh giá quy trình kế toán liên quan đến tiền lương, từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện hiệu quả quản lý tài chính trong doanh nghiệp.
+ Không gian: Nghiên cứu được thực hiện tại Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Tài nguyên và Môi trường Việt Nam
+ Thời gian: trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Tài nguyên và Môi trường Việt Nam từ ngày 01/12/2021 đến ngày 09/05/2022.
Số liệu sử dụng
Dữ liệu trong bài viết này được thu thập từ phòng Hành chính - Nhân sự và phòng Kế toán - Tài chính của Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Tài nguyên và Môi trường Việt Nam.
Thời gian số liệu: sử dụng số liệu năm 2019, 2020, 2021 (chủ yếu tháng 12 năm
Thời gian thực hiện: từ ngày 01 tháng 03 năm 2022 đến ngày 15 tháng 05 năm 2022.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu trong nghiên cứu bao gồm phỏng vấn trực tiếp và xem xét các sổ sách, báo cáo kế toán liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương từ phòng Hành chính - Nhân sự và phòng Kế toán - Tài chính.
Phương pháp phân tích – tổng hợp dựa trên hệ thống số liệu thu thập được, xử lý dữ liệu kết hợp với các quy định pháp luật liên quan để phân tích thực trạng hoạt động của đơn vị Qua đó, tổng hợp số liệu và chứng từ để nghiên cứu các ưu, nhược điểm trong công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, đồng thời đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị.
Phương pháp liệt kê: Dùng để nêu dẫn chứng thực tế để thực hiện đề tài và các tài liệu tham khảo.
Kết cấu của khóa luận
Ngoài lời mở đầu, danh mục, kết luận cuối mỗi chương, tài liệu tham khảo và phụ lục thì kết cấu của khóa luận gồm 3 phần chính:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Chương 2: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Tài nguyên và Môi trường Việt Nam
Chương 3: Giải pháp Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Tài nguyên và Môi trường Việt Nam.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Theo khoản 1, 2, 3, Điều 90, chương 4 Bộ luật lao động 10/2012/QH13 ngày 18/06/2012:
Tiền lương là khoản thanh toán mà người sử dụng lao động dành cho người lao động để thực hiện công việc theo thỏa thuận Nó bao gồm mức lương cơ bản theo công việc hoặc chức danh, cùng với các phụ cấp và khoản bổ sung khác.
Mức lương của người lao động phải không thấp hơn mức lương tối thiểu do Chính phủ quy định, và được xác định dựa trên năng suất lao động cũng như chất lượng công việc Người sử dụng lao động có trách nhiệm đảm bảo trả lương bình đẳng cho tất cả lao động, không phân biệt giới tính, đối với những công việc có giá trị tương đương.
Tiền lương của người lao động được xác định chủ yếu dựa trên số lượng và chất lượng lao động, đồng thời phản ánh kết quả cá nhân, tập thể và xã hội Mối quan hệ này cho thấy tiền lương không chỉ liên quan đến lợi ích cá nhân mà còn là công cụ quan trọng trong quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tiền lương không chỉ là nguồn thu nhập chính của người lao động mà còn là yếu tố quan trọng trong việc cấu thành giá trị sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp Do đó, việc sử dụng hiệu quả sức lao động giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, gia tăng tích lũy và nâng cao thu nhập cho người lao động.
1.1.1.2 Về các khoản trích theo lương
Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 và Nghị định 58/2020/NĐ-
CP về tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm theo lương, mức tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN,KPCĐ, hình thức đóng cụ thể như sau:
Loại bảo hiểm Người lao động
Doanh nghiệp đóng (tính vào chi phí SXKD)
Bảng 1.1 Bảng tỷ lệ các khoản trích theo lương Đối với doanh nghiệp, tiền lương do đơn vị quyết định
BHXH bắt buộc = mức lương + phụ cấp lương + các khoản bổ sung khác
Mức lương được xác định dựa trên thời gian làm việc hoặc chức danh theo thang lương, bảng lương do người sử dụng lao động xây dựng theo quy định của pháp luật lao động và thỏa thuận giữa hai bên Đối với người lao động nhận lương theo sản phẩm hoặc lương khoán, mức lương tính theo thời gian sẽ được ghi để xác định đơn giá sản phẩm và lương khoán.
Phụ cấp lương là các khoản tiền hỗ trợ nhằm bù đắp cho điều kiện lao động, tính chất công việc phức tạp, và mức sống của người lao động mà mức lương trong hợp đồng chưa phản ánh đầy đủ Những khoản phụ cấp này liên quan trực tiếp đến quá trình làm việc và kết quả công việc của nhân viên.
Các khoản bổ sung khác là những khoản tiền cụ thể được xác định theo hợp đồng lao động và được trả thường xuyên trong mỗi kỳ lương Ngoài ra, còn có các khoản bổ sung không xác định được mức tiền cụ thể, có thể được trả thường xuyên hoặc không, tùy thuộc vào quá trình làm việc và kết quả thực hiện công việc.
Theo Điều 6 của Quyết định 595/QĐ-BHXH, các khoản phụ cấp cần được tính vào tham gia bảo hiểm bắt buộc bao gồm: phụ cấp chức vụ, chức danh; phụ cấp trách nhiệm; phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; phụ cấp thâm niên; phụ cấp khu vực; phụ cấp lưu động; phụ cấp thu hút và các phụ cấp tương tự.
Các khoản không phải đóng bảo hiểm bắt buộc bao gồm tiền lương tháng đóng BHXH, không tính các chế độ và phúc lợi khác như thưởng theo Điều 103 Bộ luật lao động, tiền thưởng sáng kiến, tiền ăn giữa ca, hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, nhà ở, giữ trẻ, nuôi con nhỏ, cũng như các hỗ trợ khi có thân nhân chết, kết hôn, sinh nhật, và trợ cấp cho người lao động gặp khó khăn do tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp.
Theo Nghị định 90/2019/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/01/2020, mức lương đóng BHXH bắt buộc hàng tháng không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng Điều này áp dụng cho người lao động thực hiện công việc hoặc chức danh giản đơn nhất trong điều kiện hoạt động bình thường Quỹ Bảo hiểm xã hội (BHXH) đảm bảo quyền lợi cho người lao động theo quy định này.
Quỹ BHXH được hình thành để chi trả trợ cấp cho công nhân viên đã tham gia đóng góp, trong trường hợp họ mất khả năng lao động.
- Trợ cấp công nhân viên ốm đau, thai sản
- Trợ cấp công nhân viên khi bị tai nạn lao động hay bệnh nghề nghiệp
- Trợ cấp công nhân viên khi về hưu, mất sức lao động
- Chi công tác quản lý quỹ BHXH
Công ty hàng tháng chi trả bảo hiểm xã hội (BHXH) cho nhân viên mất khả năng lao động và thực hiện trích nộp bảo hiểm cho toàn bộ nhân viên Dựa trên các chứng từ hợp lệ, công ty sẽ quyết toán với cơ quan BHXH vào cuối tháng và nộp toàn bộ quỹ BHXH sau khi đã trích lập Theo quy định hiện hành, công ty trích quỹ BHXH năm 2021 với tỷ lệ 25% tổng quỹ lương của nhân viên, trong đó 17% được tính vào chi phí và 8% khấu trừ từ lương của nhân viên.
Quỹ Bảo hiểm y tế (BHYT) là nguồn tài chính được hình thành để bảo vệ và chăm sóc sức khỏe cho người lao động Cơ quan Bảo hiểm sẽ chi trả các chi phí khám chữa bệnh như tiền khám, viện phí và thuốc theo tỷ lệ quy định của nhà nước cho những người tham gia đóng bảo hiểm.
Quỹ Bảo hiểm y tế (BHYT) được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền lương của công nhân viên trong kỳ Doanh nghiệp hiện nay trích quỹ BHYT với tỷ lệ 4,5% trên tổng tiền lương thực tế phải trả, trong đó 3% là chi phí của doanh nghiệp và 1,5% khấu trừ từ lương người lao động Toàn bộ quỹ BHYT sẽ được nộp cho cơ quan chuyên môn để quản lý và trợ cấp cho người lao động qua mạng lưới y tế.
Quỹ BHTN là khoản bồi thường cho công nhân viên khi họ mất thu nhập đột ngột, nhằm hỗ trợ người lao động học nghề và sớm trở lại làm việc Quỹ BHTN bao gồm các chế độ như trợ cấp thất nghiệp, hỗ trợ học nghề và tìm việc làm Quỹ này được hình thành từ 2% tổng quỹ, trong đó 1% do người lao động trừ vào lương và 1% do doanh nghiệp đóng góp vào chi phí.
Vai trò, ý nghĩa và nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 12 1 Vai trò
Hình thức này sẽ thúc đẩy năng suất lao động, giúp người lao động trở nên chủ động và có trách nhiệm hơn trong công việc, hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian ngắn nhất Tuy nhiên, việc nghiệm thu sản phẩm cần được thực hiện một cách chặt chẽ để hạn chế tình trạng làm ẩu và thiếu trách nhiệm, đồng thời tránh việc có người làm ít nhưng nhận nhiều.
1.2 Vai trò, ý nghĩa và nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Tiền lương không chỉ là nguồn thu nhập chính ảnh hưởng đến đời sống người lao động, mà còn là một khoản chi phí lớn của doanh nghiệp để duy trì và phát triển nguồn nhân lực Việc cân bằng giữa chi phí lương và thu nhập là rất quan trọng để đảm bảo hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp Do đó, nhân viên kế toán tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và tính toán các vấn đề liên quan đến lương và các khoản trích theo lương, dựa trên dữ liệu từ bảng chấm công và các tài liệu thu nhập, nhằm đảm bảo độ chính xác cao trong việc lập bảng thanh toán lương và các chế độ bảo hiểm cho người lao động.
Kế toán tiền lương đóng vai trò quan trọng trong bộ máy nhân sự của doanh nghiệp, giúp tổ chức và hạch toán tiền lương một cách hiệu quả Vị trí này hỗ trợ doanh nghiệp quản lý quỹ lương, đảm bảo việc chi trả lương và trợ cấp bảo hiểm xã hội đúng quy định, từ đó khuyến khích người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Trong công tác kế toán tiền lương, kế toán cần ghi chép và phản ánh kịp thời tình hình lao động, tính toán chính xác các khoản lương, thưởng và trợ cấp cho người lao động Việc xây dựng thang bảng lương và nộp cho cơ quan bảo hiểm là rất quan trọng Kế toán cũng phải kiểm tra việc chấp hành các chính sách về lao động, tiền lương và bảo hiểm xã hội Đồng thời, cần kiểm tra quỹ lương và quỹ bảo hiểm, cập nhật chính sách mới liên quan đến tiền lương Cuối kỳ, kế toán phải phân bổ chính xác các khoản tiền lương vào chi phí sản xuất, lập báo cáo về lao động và bảo hiểm, và phân tích tình hình sử dụng lao động để cung cấp thông tin cho nhà quản trị.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
1.3.1.1 Chứng từ kế toán và quy trình luân chuyển
Tổ chức chứng từ kế toán là quá trình xây dựng và lựa chọn các tài liệu phản ánh kết quả lao động về sản phẩm, thời gian và giá trị, đồng thời ghi nhận chi tiết và tổng hợp các khoản thanh toán cho người lao động Một số loại chứng từ kế toán liên quan đến tiền lương bao gồm bảng lương, phiếu chi tiền lương và hợp đồng lao động.
Hợp đồng lao động là thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động, quy định về mức lương, quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên Đây là căn cứ quan trọng để xác định mối quan hệ lao động trong doanh nghiệp, đồng thời là cơ sở để tính toán tiền công và các khoản liên quan.
Bảng chấm công là tài liệu quan trọng dùng để xác định mức lương dựa trên thời gian làm việc thực tế của nhân viên Mỗi tháng, bảng chấm công được lập cho từng bộ phận và phòng ban trong công ty.
Bảng chấm công làm thêm giờ: cơ sở chứng từ theo dõi thời gian làm thêm giờ của lao động, làm căn cứ để tính lương
Bảng thanh toán tiền lương là tài liệu quan trọng dùng để xác định và kiểm soát việc chi trả lương, phụ cấp và các khoản thu nhập bổ sung cho người lao động Nó không chỉ giúp quản lý quy trình thanh toán lương mà còn là cơ sở để thống kê thông tin liên quan đến tiền lương trong đơn vị.
Bảng thanh toán tiền thưởng là chứng từ quan trọng để thanh toán tiền thưởng hàng tháng cho người lao động, đồng thời cũng là cơ sở để theo dõi chi phí lương trong doanh nghiệp.
Giấy đi đường là tài liệu quan trọng giúp cán bộ và người lao động thực hiện các thủ tục cần thiết khi đến nơi công tác, đồng thời là căn cứ để thanh toán công tác phí, chi phí tàu xe sau khi trở về doanh nghiệp.
Hợp đồng giao khoán là văn bản pháp lý giữa bên giao khoán và bên nhận khoán, nhằm xác định rõ ràng khối lượng và nội dung công việc, thời gian thực hiện, cũng như trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên Hợp đồng này cũng là cơ sở để thanh toán chi phí cho bên nhận khoán.
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành là tài liệu quan trọng xác nhận số lượng sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành bởi cá nhân hoặc đơn vị Tài liệu này đóng vai trò làm cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động.
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ: Chứng từ xác định thanh toán tiền làm thêm giờ người lao động được hưởng
Bảng thanh toán tiền thuê ngoài là chứng từ kế toán quan trọng, xác nhận số tiền đã thanh toán cho người được thuê thực hiện công việc mà không lập hợp đồng, như thuê lao động vận chuyển, bốc vác, và các dịch vụ tương tự.
Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán là tài liệu quan trọng, xác nhận số lượng và chất lượng công việc đã thực hiện, cũng như giá trị hợp đồng Tài liệu này là cơ sở để hai bên tiến hành thanh toán và chính thức chấm dứt hợp đồng.
Bảng kế trích nộp các khoản theo lương: Bảng kê dùng để xác định số tiền
Trong tháng, đơn vị và người lao động cần nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cho cơ quan bảo hiểm và công đoàn Chứng từ này là cơ sở kế toán cho các khoản trích nộp dựa trên lương.
Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (BHXH) là công cụ quan trọng để phân chia tiền công và tiền lương thực tế phải trả cho người lao động, bao gồm lương, tiền công và các khoản phụ cấp Đồng thời, bảng này cũng ghi nhận các khoản BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) mà người lao động cần phải trích nộp.
Ngoài ra, kế toán tiền lương còn sử dụng các chứng từ thanh toán cho người lao động như: phiếu Chi, Giấy báo Nợ
1.3.1.2 Sổ sách và báo cáo kế toán
Tùy vào hình thức doanh nghiệp áp dụng mà kế toán mở các loại sổ kế toán thích hợp
Khi doanh nghiệp áp dụng hình thức "Nhật ký chung", các nghiệp vụ kế toán liên quan đến chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương được ghi nhận qua các chứng từ gốc Kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ này để định khoản và ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết, sổ nhật ký chung và các sổ nhật ký đặc biệt Từ sổ nhật ký chung, kế toán chuyển vào sổ cái các tài khoản, đồng thời mở sổ chi tiết để theo dõi chi phí nhân công theo từng bộ phận, phân xưởng Định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán sẽ ghi vào sổ cái các tài khoản dựa trên số liệu từ sổ nhật ký đặc biệt Cuối kỳ, các số liệu trên sổ cái được tổng hợp để lập báo cáo tài chính.
Khi doanh nghiệp áp dụng hình thức “chứng từ ghi sổ”, các nghiệp vụ kế toán liên quan đến chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương sẽ được phản ánh qua chứng từ gốc Kế toán sẽ lập “chứng từ ghi sổ” và số liệu từ các chứng từ này sẽ được ghi vào sổ cái tài khoản Sau khi hoàn tất, các dữ liệu sẽ được đăng ký vào “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”.
Tài khoản 334 – Phải trả người lao động được sử dụng để ghi nhận các khoản nợ và tình hình thanh toán liên quan đến tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản thu nhập khác của người lao động trong doanh nghiệp.
Sơ đồ 1.1 Kết cấu tài khoản phải trả người lao động
TK 3341 – Phải trả công nhân viên
TK 3342 – Phải trả người lao động
Sơ đồ 1.2 Sơ đồ hạch toán chi tiết tiền lương
1.3.2 Kế toán các khoản trích theo lương
Các chứng từ được sử dụng để hạch toán các khoản trích theo lương
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
- Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội
Các hình thức kế toán
Có 5 hình thức kế toán cơ bản hiện nay, mỗi hình thức sẽ có những đặc điểm riêng Tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp mà lựa chọn hình thức kế toán phù hợp
1.4.1 Hình thức nhật ký – sổ cái
Đối với các đơn vị quy mô nhỏ với khối lượng công việc ít, không phát sinh thường xuyên và sử dụng ít tài khoản, giải pháp này rất phù hợp Nó cũng thích hợp cho các đơn vị có quản lý tập trung ở một cấp hoặc nơi mà nhân viên kế toán có trình độ thấp và số lượng nhân viên kế toán ít.
1.4.2 Hình thức nhật ký chung Áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất, xây dựng, dịch vụ, thương mại có quy mô vừa và nhỏ
Tất cả các nghiệp vụ phát sinh được ghi nhận vào sổ nhật ký chung dựa trên các chứng từ kế toán như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi và giấy tờ liên quan Sau đó, dữ liệu từ sổ nhật ký chung sẽ được chuyển vào sổ cái cho từng đối tượng kế toán theo trình tự thời gian.
1.4.3 Hình thức chứng từ ghi sổ
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần được phân loại và tổng hợp từ chứng từ gốc Sau đó, lập chứng từ ghi sổ để ghi chép vào sổ cái các tài khoản liên quan.
Hình thức chứng từ ghi sổ là phương pháp áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, yêu cầu việc ghi sổ phải tuân thủ các quy định liên quan đến sổ cái và phải được thực hiện theo trình tự thời gian trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
1.4.4 Hình thức nhật ký – chứng từ
Nhật ký - chứng từ là sổ kế toán tổng hợp, phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh theo từng tài khoản Việc ghi chép trong Nhật ký - chứng từ dựa vào chứng từ gốc, số liệu từ sổ kế toán chi tiết, bảng kê và bảng phân bổ.
1.4.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính
Hình thức kế toán trên máy vi tính sử dụng phần mềm kế toán để thực hiện các công việc kế toán trong doanh nghiệp Mặc dù quy trình ghi sổ diễn ra trên máy vi tính, nhưng các sổ kế toán và báo cáo tài chính vẫn cần được in đầy đủ theo quy định.
Chương 1 của khóa luận tập trung trình bày cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương thông qua việc đưa ra một số khái niệm về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương; các hình thưc trả lương thường gặp như trả lương dựa theo thời gian, sản phẩm và lương khoán; định khoản những nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến lương và các khoản trích theo lương; các chứng từ, sổ sách liên quan và đưa ra một số hình thức ghi sổ kế toán
Dựa trên lý luận đã trình bày ở Chương 1, Chương 2 của khóa luận, em sẽ tiến hành phân tích và tìm hiểu thực trạng kế toán tiền lương cùng các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Tài nguyên và Môi trường Việt Nam.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG VIỆT NAM
Khái quát về Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Tài nguyên và Môi trường Việt Nam
và Môi trường Việt Nam
2.1.1 Quá trình hình thành phát triển
Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Tài nguyên và Môi trường Việt Nam (IDTECH) được thành lập nhằm đối phó với những hậu quả nghiêm trọng của ô nhiễm môi trường, ảnh hưởng đến đời sống sản xuất của người dân và sự ổn định xã hội.
IDTECH được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0107669379 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp vào ngày 16 tháng 12 năm 2016 Công ty được sáng lập và lãnh đạo bởi các thành viên có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng hạ tầng, xử lý ô nhiễm, tư vấn, quan trắc và ứng dụng công nghệ hiện đại trong quản lý tài nguyên môi trường IDTECH cam kết tận dụng tối đa sự phát triển của khoa học công nghệ kết hợp với kinh nghiệm để hỗ trợ bảo vệ tài nguyên môi trường, góp phần đảm bảo sự phát triển bền vững cho nhà nước và doanh nghiệp Tầm nhìn của công ty là hướng tới một Việt Nam xanh (Green for Vietnam).
Công ty sở hữu đội ngũ nhân viên được đào tạo từ các cơ sở uy tín như Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Xây Dựng, và Đại học Thủy lợi, với kinh nghiệm phong phú từ nhiều dự án chuyên môn Đặc biệt, công ty còn hợp tác chặt chẽ với các giáo sư, tiến sĩ hàng đầu và các cơ sở khoa học công nghệ, đảm bảo chất lượng cho từng công trình và dịch vụ Những nguồn lực này giúp công ty tối ưu hóa công nghệ, tiết kiệm chi phí và hài hòa lợi ích cho các đối tác.
Thông tin chung của Công ty
Tên tiếng việt: Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Tài nguyên và Môi trường Việt Nam
Tên tiếng anh: Viet Nam Resources and Environment Technology Investment
Tên viết tắt: IDTECH,.JSC Địa chỉ: Số 19C, Ngõ 84 phố Yên Hòa, Phường Yên Hòa, Quận Cầu Giấy, thành phố
Giám đốc: Phạm Hoa Cương Điện thoại: (+84) 02466 512 336
Email: idtechvn.info@gmail.com
Vốn điều lệ của Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Tài nguyên và Môi trường Việt Nam là: 9.000.000.000 đồng (Chín tỷ đồng chẵn)
2.1.2 Chức năng nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh chính của IDTECH
Lĩnh vực hoạt động chính:
- Tư vấn và thi công xây dựng công trình xử lý ô nhiễm môi trường
Khảo sát và thiết kế các giải pháp xử lý nước sạch, nước thải, khí thải, chất thải rắn và chất thải nguy hại Nghiên cứu ứng dụng công nghệ tiên tiến trong lĩnh vực vệ sinh môi trường và chuyển giao công nghệ hiệu quả nhằm bảo vệ sức khỏe cộng đồng.
Tư vấn và thi công lắp đặt hệ thống quan trắc môi trường tự động (nước mặt, nước thải, không khí xung quanh, khí thải);
Triển khai các biện pháp phòng, chống, khắc phục suy thoái môi trường, ô nhiễm môi trường, sự cố môi trường và biến đổi khí hậu;
Thi công xây dựng các công trình xử lý ô nhiễm môi trường, xử lý các sự cố môi trường
- Thiết kế, thi công xây dựng hạ tầng công trình
Thiết kế các công trình dân dụng – công nghiệp;
Xây dựng nhà các loại; xây dựng công trình công nghiệp; công trình công ích; hạ tầng giao thông, thủy lợi…
Phá dỡ, lắp đặt các hệ thống xây dựng khác: hệ thống cấp, thoát nước, hệ thống điện,…
Hoàn thiện các công trình xây dựng, thanh quyết toán công trình
- Lập quy hoạch về tài nguyên và môi trường
Quy hoạch bảo vệ môi trường; kế hoạch sử dụng đất; kế hoạch liên quan đến sử dụng tài nguyên nước và thu gom xử lý nước thải
- Tư vấn lập hồ sơ quản lý và bảo vệ môi trường, quan trắc chất lượng môi trường
Lập báo cáo đánh giá tác động môi trường là bước quan trọng trong quy trình xin giấy phép môi trường cho các cơ sở sản xuất, kinh doanh và du lịch Việc đăng ký môi trường đảm bảo rằng các hoạt động này tuân thủ các quy định pháp luật về bảo vệ môi trường, góp phần vào sự phát triển bền vững.
Lập hồ sơ cấp phép khai thác, sử dụng tài nguyên nước, xả nước thải vào nguồn nước; hoàn thành công trình bảo vệ môi trường;
Thực hiện tư vấn các hoạt động quan trắc, giám sát môi trường nước, không khí, đất
- Điều tra, đánh giá tài nguyên thiên nhiên và ô nhiễm môi trường
- Xây dựng cơ sở dữ liệu hệ thống thông tin địa lý, hệ thống thông tin tài nguyên và môi trường
- Điều tra đánh giá tai biến thiên nhiên và biến đổi khí hậu
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của IDTECH
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của IDTECH
Công ty sở hữu đội ngũ 42 cán bộ công nhân viên làm việc toàn thời gian, có nhiều kinh nghiệm trong nghiên cứu khoa học, triển khai các đề tài và dự án, cùng với việc tư vấn môi trường, quan trắc và phân tích các thành phần môi trường.
TT Chuyên môn chính Số lượng Vị trí
1 PGS Chuyên ngành 02 Cố vấn Khoa học
2 TS chuyên ngành Môi trường 01 Cố vấn Khoa học
3 Ths Chuyên ngành 02 Cố vấn Khoa học
4 Ths Môi trường 03 Quản lý, chuyên môn
5 Kỹ sư Môi trường 08 Chuyên môn
6 Cử nhân khoa học môi trường 08 Chuyên môn
7 Kỹ sư công nghệ hóa học 03 Chuyên môn
8 Kỹ sư công nghệ sinh học 02 Chuyên môn
9 Kỹ sư trắc địa bản đồ 04 Chuyên môn
10 Kỹ sư Công nghệ thông tin 03 Chuyên môn
11 Kỹ sư Nông nghiệp 01 Chuyên môn
12 Kỹ sư cấp thoát nước 02 Chuyên môn
13 Cử nhân kinh tế 03 Kế toán
Bảng 2.1 Nhân sự của IDTECH
2.1.4 Một số chỉ tiêu hoạt động tại IDTECH
Bảng 2.2 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty IDTECH giai đoạn
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2 Các khoản giảm trừ doanh thu
3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
6 Doanh thu hoạt động tài chính 43.148.649 97.630.008 39.153.423
9 Chi phí quản lý donh nghiệp
10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
14 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế
15 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành
17 Lợi nhuận sau thuế TNDN
Bảng 2.2 Danh sách một số dự án IDTECH đã thực hiện
Từ bảng số liệu trên, có thể rút ra nhận xét:
Trong giai đoạn 2019 – 2021, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty liên tục giảm, với mức giảm 10.196.705.380 đồng (33,03%) trong năm 2020 so với năm 2019 Đến năm 2021, doanh thu giảm thêm 15.080.740.520 đồng (48,85%) so với năm 2019 và giảm 4.884.035.140 đồng (23,62%) so với năm 2020.
Trong giai đoạn 2020-2021, giá vốn của Công ty giảm đáng kể, cụ thể năm 2020 giảm 38,28% so với năm 2019 và năm 2021 giảm 25,98% so với năm 2020 Tốc độ giảm doanh thu nhỏ hơn tốc độ giảm giá vốn, cho thấy Công ty quản lý hiệu quả khoản mục chi phí giá vốn.
Lợi nhuận kế toán trước thuế trong năm 2020 đã tăng lên nhờ vào việc giảm chi phí khác Tuy nhiên, vào năm 2021, lợi nhuận kế toán trước thuế đã ghi nhận sự giảm sút.
Tóm lại, có thể thấy đại dịch covid đã ảnh hưởng xấu đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty
2.1.4.1 Một số dự án công ty đã, đang và sẽ thực hiện
Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Tài nguyên và Môi trường Việt Nam đã triển khai nhiều dự án môi trường quan trọng và thực hiện các hồ sơ, thủ tục pháp lý liên quan đến lĩnh vực này.
STT Tên công trình Chủ đầu tư
Dự án điều tra và đánh giá khả năng tiếp nhận nước thải của các sông, suối chính tại tỉnh Sơn La nhằm lập bản đồ phân vùng tiếp nhận nước thải Mục tiêu là xác định khả năng xử lý nước thải của nguồn nước trên địa bàn, từ đó đảm bảo chất lượng môi trường và phát triển bền vững.
2 Lập báo cáo quan trắc định kỳ chất lượng môi trường các
TBA 110Kv thuộc quản lý của Công ty điện lực Lào Cai
Công ty Điện lực Lào Cai
STT Tên công trình Chủ đầu tư Năm thực hiện
3 Lập báo cáo quan trắc môi trường định kỳ các TBA 110 Kv thuộc quản lý của Công ty điện lực Lào Cai
Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công
4 Đánh giá chất lượng nước thải sinh hoạt Thủy điện Suối
5 Đánh giá chất lượng nước mặt, nước thải, nước ngầm, nước biển trên địa bàn tỉnh Móng Cái – Quảng Ninh
Bảng 2.3 Danh sách một số dự án IDTECH đã thực hiện
2.2 Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Tài nguyên và Môi trường Việt Nam
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán của IDTECH
Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của IDTECH
Bộ máy tổ chức kế toán của Công ty được xây dựng dựa trên đặc điểm riêng và tuân thủ chế độ kế toán tài chính của Nhà nước Phòng kế toán tài chính hiện có 4 nhân viên, mỗi người đảm nhiệm các chức năng quan trọng khác nhau.
Kế toán trưởng: là người lãnh đạo, phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước
Công ty chuyên về hoạt động kế toán tài chính, phân tích và đánh giá tình hình sử dụng cũng như quản lý tài chính của các dự án và công trình trước khi báo cáo lên Ban Giám Đốc Đội ngũ kế toán sẽ tư vấn cho ban lãnh đạo về các chiến lược tài chính phù hợp Dựa trên đặc điểm riêng của công ty, chúng tôi thực hiện phân công và tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của Nhà nước.
Phân tích các khoản chi phí là bước quan trọng để đề xuất biện pháp cắt giảm chi phí hiệu quả Đồng thời, cần cân đối các khoản thuế và bảo hiểm phải nộp một cách hợp lý, đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định của Nhà nước.
Tư vấn viên tài chính có nhiệm vụ quan sát và theo dõi tình hình tài chính, kinh tế của công ty, tính toán chi phí và rủi ro, đồng thời tham mưu cho kế toán trưởng Họ cũng thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết, đảm bảo rằng mọi hoạt động tài chính của công ty đều tuân thủ đúng quy định của cơ quan chức năng và các cấp có thẩm quyền.
Kế toán tiền lương và kế toán tiền là quá trình cập nhật tình hình dòng tiền, bao gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Dựa trên bảng chấm công từ bộ phận nhân sự, kế toán tính toán chính xác tiền lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương cho người lao động, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và quy chế công ty Việc thanh toán tiền lương cho người lao động cần được thực hiện kịp thời, đồng thời theo dõi tình hình sử dụng quỹ lương và lập kế hoạch cho kỳ tới Cuối cùng, cần hoàn thiện chứng từ và hồ sơ liên quan để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong quản lý tài chính.
Kế toán thuế đóng vai trò quan trọng trong việc hạch toán các nghiệp vụ kế toán như hóa đơn đầu ra và đầu vào, giúp theo dõi lượng hàng hóa nhập, xuất và tồn kho Đồng thời, kế toán thuế cũng theo dõi, thanh toán và thu hồi nợ từ nhà cung cấp và khách hàng, đảm bảo nộp kịp thời các khoản thuế phát sinh Việc sử dụng sổ phụ hoặc sao kê ngân hàng để theo dõi các khoản tiền chuyển đi và về là cần thiết Ngoài ra, cần kiểm tra và điều chỉnh hóa đơn GTGT khi có sai lệch, tổ chức sắp xếp và lưu trữ các chứng từ, hóa đơn liên quan Cuối mỗi quý, doanh nghiệp cần lập tờ khai thuế GTGT, thuế TNCN và báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn Cuối cùng, lập bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính và thực hiện quyết toán thuế là những bước quan trọng trong quy trình kế toán thuế.
2.2.2 Vận dụng chế độ, chính sách kế toán tại IDTECH
Công ty hiện đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, được ban hành vào ngày 22 tháng 12 năm 2014.
Niên độ kế toán áp dụng tại Công ty: Niên độ kế toán theo năm dương lịch bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 cùng năm
Kỳ kế toán: hạch toán theo quý
Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Hàng tồn kho được kiểm đếm theo phương pháp kê khai thường xuyên Đơn vị tiền tệ sử dụng của Công ty: Việt Nam Đồng (VNĐ)
2.2.3 Phần mềm kế toán áp dụng tại IDTECH
Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting 11, phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ với hình thức ghi sổ Nhật ký chung Phần mềm này giúp ghi chép và hạch toán nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian thiết kế sổ sách Nó đảm bảo nghiệp vụ đầy đủ, báo cáo sổ sách đúng chế độ kế toán và thuế, đồng thời quản lý thu - chi, thanh toán và công trình một cách chặt chẽ và chi tiết Quy trình hạch toán trên phần mềm Fast Accounting tại Công ty được thực hiện một cách hiệu quả.
Hàng tháng, kế toán nhập dữ liệu trực tiếp vào phần mềm Fast dựa trên chứng từ từ các bộ phận cung cấp và các chứng từ đã qua kiểm tra Nếu có nhiều nghiệp vụ phát sinh, kế toán có thể tổng hợp các chứng từ cùng loại theo mẫu bảng từ phần mềm, xác định đúng thông tin và nhập vào bảng dữ liệu Phần mềm sẽ tự động cập nhật số liệu vào sổ kế toán và các sổ chi tiết liên quan.
Cuối mỗi quý, kế toán thực hiện khóa sổ và lập báo cáo kế toán, đảm bảo tính trung thực và chính xác của số liệu Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và chi tiết được thực hiện tự động, với thông tin được cập nhật đầy đủ Kế toán có thể dễ dàng kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo thông qua hệ thống máy tính hoặc in ra giấy.
Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Tài nguyên và Môi trường Việt Nam
cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Tài nguyên và Môi trường Việt Nam 2.3.1 Đặc điểm tiền lương và các khoản trích theo lương tại IDTECH
2.3.1.1 Đặc điểm lao động của IDTECH
Phương pháp phân loại lao động
IDTECH là công ty chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn, quan trắc và thực hiện các dự án xây dựng cơ sở hạ tầng, xử lý ô nhiễm và quản lý tài nguyên môi trường cho cơ quan nhà nước và doanh nghiệp Công ty sở hữu đội ngũ nhân lực trẻ, nhiệt huyết với trình độ chuyên môn cao, được đào tạo từ các cơ sở uy tín, đáp ứng tốt yêu cầu công việc.
Phòng Hành chính - Nhân sự, dưới sự đồng ý của Ban giám đốc, thực hiện điều chỉnh nhân sự, bao gồm cắt giảm hoặc tuyển thêm lao động cho các phòng ban của Công ty Mỗi phòng ban được quản lý bởi trưởng phòng, người có trách nhiệm quản lý thời gian và thái độ làm việc của cán bộ, nhân viên Trưởng phòng cũng giao việc cho từng cá nhân, và các cá nhân báo cáo tiến độ công việc hàng ngày, từ đó đánh giá năng lực và hiệu quả làm việc để đưa ra biện pháp điều chỉnh phù hợp.
IDTECH hiện có 29 lao động, bao gồm 27 lao động chính thức và 2 lao động thời vụ Dưới đây là bảng chi tiết về số lượng lao động theo từng bộ phận trong công ty.
Lao động – Phòng ban Phòng tổng hợp
(Phòng Kế toán - Tài chính, Hành chính - Nhân sự)
Phòng quản lý kỹ thuật
Hội đồng chuyên gia và cộng tác viên
Cộng tác viên, thực tập sinh
Bảng 2.4 Bảng phân loại lao động của IDTECH
Cơ cấu lao động trong IDTECH cho thấy phòng Tổng hợp (Kế toán – Tài chính, Hành chính – Nhân sự) chiếm 21,4%, trong khi phòng Quản lý kỹ thuật có tỷ trọng lớn nhất với 71,4%, là nơi có lao động trực tiếp tham gia vào các dự án và quá trình kinh doanh Cuối cùng, Hội đồng chuyên gia và cộng tác viên chiếm tỷ lệ thấp nhất với 7,2% Nhờ vào sự phối hợp của các phòng ban, Công ty có khả năng nắm bắt cơ hội và phản ứng kịp thời, từ đó nâng cao hiệu quả trong quá trình kinh doanh.
Quỹ tiền lương của Công ty được Giám đốc ban hành theo quyền hạn và quy định của Bộ luật Lao động cùng Luật Bảo hiểm xã hội Quỹ lương bao gồm toàn bộ tiền lương trả cho mọi loại lao động mà Công ty quản lý, như tiền lương trong thời gian làm việc thực tế, nghỉ phép, đi học, cùng với các khoản tiền thưởng và phụ cấp thường xuyên như tiền ăn, đồng phục, xăng xe, điện thoại, phụ cấp làm đêm và thêm giờ.
Quỹ lương được phân bổ theo nguyên tắc chi đúng mục đích, đảm bảo đơn giá tiền lương hợp lý đã được các cấp, ban ngành có thẩm quyền phê duyệt và thực hiện một cách công bằng.
Quỹ lương của Công ty chủ yếu được hình thành từ hoạt động kinh doanh và cung cấp dịch vụ Đối tượng hưởng quỹ lương bao gồm cán bộ, công nhân viên, cộng tác viên và nhân viên thử việc.
Quỹ lương được chuyển trực tiếp bằng tiền mặt tới người lao động
2.3.1.3 Các hình thức trả lương và các khoản trích theo lương cho người lao động tại Công ty
Hàng tháng, kế toán tiền lương lập bảng thanh toán lương, thưởng và các khoản trích theo lương dựa trên bảng chấm công đã được phòng Hành chính - Nhân sự xác nhận Bảng thanh toán này sau đó được trình kế toán trưởng kiểm tra và BGĐ xét duyệt Nếu được phê duyệt, kế toán tiền lương sẽ tiến hành hạch toán trên phần mềm kế toán của Công ty và thực hiện trả lương cùng các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên bằng tiền mặt Ngược lại, nếu không được BGĐ phê duyệt, kế toán lương sẽ điều chỉnh lại bảng thanh toán.
Công ty chi trả tiền lương vào cuối tháng bằng tiền mặt Nhân viên thử việc nhận 85% lương cơ bản, và sau thời gian thử việc, lương sẽ được thỏa thuận giữa nhân viên và Công ty Mức lương cơ bản sẽ khác nhau tùy thuộc vào chức danh và bộ phận.
2.3.2.1 Chứng từ kế toán và quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương trong IDTECH
Công ty sử dụng chứng từ kế toán để thống kê, hạch toán và tính lương cho nhân viên, từ đó tạo ra báo cáo kế toán giúp đánh giá tỷ trọng chi phí hoạt động và hiệu quả làm việc của lao động Các chứng từ này cũng là bằng chứng cho các cơ quan Nhà nước trong việc xác minh độ chính xác của thông tin và cách tính lương, nhằm bảo vệ quyền lợi cho người lao động và đảm bảo tuân thủ pháp luật Do đó, việc lập chứng từ kế toán cần phải rõ ràng, trung thực và phù hợp với yêu cầu quản lý cũng như luật kế toán.
Các chứng từ cần thiết bao gồm bảng chấm công hàng ngày do phòng Hành chính - Nhân sự cung cấp, bảng thanh toán tiền lương do kế toán tiền lương lập, và giấy đề nghị thanh toán làm cơ sở yêu cầu phê duyệt thanh toán lương cùng các khoản trích theo lương cho lao động.
Sơ đồ 2.3 Quy trình luân chuyển chứng từ tiền lương của IDTECH
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính của IDTECH)
Nhân viên bộ phận Hành chính – Nhân sự sử dụng camera do Công ty lắp đặt để chấm công hàng ngày trên bảng Excel Mỗi tháng, bộ phận này gửi bảng Excel cùng các chứng từ liên quan cho kế toán tiền lương.
Kế toán tiền lương được thực hiện dựa trên bảng lương và phụ cấp đã thỏa thuận giữa Công ty và người lao động, cùng với bảng chấm công excel Quá trình này bao gồm việc tính toán và lập bảng thanh toán lương, trong đó có lương theo thời gian hợp đồng, lương theo doanh thu, các khoản phụ cấp như tiền ăn trưa, tiền đồng phục, tiền điện thoại, cũng như tiền BHXH, BHYT, BHTN và thuế TNCN Cuối cùng, số lương thực lĩnh sẽ được trình lên kế toán trưởng để kiểm tra.
Sau khi được kế toán trưởng phê duyệt, bảng lương sẽ được trình lên Giám đốc để xét duyệt và ký vào bảng thanh toán lương Bảng thanh toán lương sau đó được chuyển cho kế toán tiền lương để hạch toán trên phần mềm kế toán của Công ty Vào cuối tháng, Công ty sẽ xuất quỹ để trả lương và các khoản phụ cấp cho nhân viên bằng tiền mặt, do số lượng nhân viên không quá lớn Nhân viên sẽ nhận phiếu lương và ký nhận.
Ví dụ về chứng từ tính lương của Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Tài nguyên và Môi trường Việt Nam cho tháng 12 năm 2021 bao gồm bảng chấm công và bảng thanh toán lương.
Biểu 2.1 Bảng chấm công Tháng 12/2021 của IDTECH
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính của IDTECH)
Biểu 2.2 Bảng thanh toán lương và các khoản trích theo lương Tháng 12/2021 của IDTECH
2.3.2.2 Phương pháp tính lương Tại Công ty
Đánh giá thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Tài nguyên và Môi trường Việt Nam
IDTECH đã khai thác hiệu quả sự tiến bộ của khoa học công nghệ nhờ vào đội ngũ lao động trẻ, chuyên môn cao và năng động Công ty đã đạt được nhiều thành công trong việc bảo vệ tài nguyên môi trường, phục vụ cho lợi ích của nhà nước và doanh nghiệp, đồng thời góp phần vào sự phát triển bền vững.
Trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Tài nguyên và Môi trường Việt Nam, em đã tích lũy được nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tế, giúp em hiểu rõ hơn về quản lý và hạch toán của Công ty Qua đó, em nhận thấy vai trò quan trọng của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, điều này đóng góp tích cực vào việc hoàn thiện kế hoạch kinh doanh của Công ty Dựa trên quá trình nghiên cứu và tìm hiểu, em xin đưa ra một số nhận xét về thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty.
Về tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung và gọn nhẹ, đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn trong việc cung cấp thông tin tài chính một cách trung thực và kịp thời Đội ngũ nhân viên kế toán có kinh nghiệm, linh hoạt trong xử lý vấn đề và luôn chủ động học hỏi để nâng cao chuyên môn.
Về tổ chức kế toán tiền lương
Quy trình kế toán tiền lương được tổ chức khoa học, đảm bảo thông tin nhân viên được lưu trữ và bảo mật tại công ty Việc trả lương đúng hạn hàng tháng không chỉ tạo niềm tin giữa nhân viên và công ty mà còn phản ánh sự phát triển tích cực của hoạt động kinh doanh.
Về tổ chức chứng từ sổ sách và tài khoản sử dụng
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung, phù hợp với quy mô hoạt động Các chứng từ và hệ thống tài khoản tuân thủ theo Thông tư 200/2014/TT – BTC, đảm bảo đúng quy định pháp luật Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện nghiêm ngặt, với các chứng từ như bảng chấm công, bảng thanh toán lương, phiếu chi và các khoản trích theo lương được lập đầy đủ, chính xác, không có tẩy xóa Số liệu hạch toán tiền lương được ghi chép trung thực, minh bạch và công bằng Định kỳ, chứng từ và sổ sách được in, đóng quyển và lưu trữ một cách khoa học tại phòng quản lý.
Kế toán - Tài chính, thuận lợi cho quá trình đối chiếu, soát xét
Về phần mềm kế toán sử dụng
Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting 11 để thực hiện công tác kế toán và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày Phần mềm này giúp ghi chép và hạch toán nhanh chóng, tiết kiệm thời gian trong việc thiết kế các loại sổ sách Nó đảm bảo các nghiệp vụ được thực hiện đầy đủ, báo cáo sổ sách chính xác theo quy định kế toán và thuế, đồng thời quản lý thu-chi, thanh toán và công trình một cách chặt chẽ và chi tiết.
Về cách xây dựng thang bảng lương tại Công ty
Thang bảng lương được xây dựng theo quy định của Giám đốc, bao gồm mức lương theo thời gian, các phụ cấp như tiền ăn trưa, tiền điện thoại, tiền đồng phục và tỷ lệ lương theo doanh thu Điều này giúp hạn chế sai sót trong việc tính toán và xác định mức lương thực nhận của nhân viên Nhờ đó, việc lập kế hoạch và dự toán quỹ lương của Công ty trở nên dễ dàng và sát thực tế hơn Các quy định về lương và thưởng cũng tạo động lực cho nhân viên, giúp họ gắn bó lâu dài với Công ty.
Về phương pháp tính lương và các khoản trích theo lương
Công ty sử dụng phương pháp tính lương theo thời gian, dễ hiểu và đơn giản, đồng thời áp dụng phương pháp tính lương theo doanh thu để khuyến khích nhân viên làm việc tích cực hơn, từ đó tăng lợi nhuận Quá trình tính lương được thực hiện một cách chính xác và thống nhất.
Các khoản trích theo lương và thuế TNCN được tính toán chính xác theo tỷ lệ và quy định của Nhà nước, phân bổ hợp lý cho từng đối tượng chi phí, và nộp đầy đủ cho cơ quan Nhà nước đúng thời hạn.
Về phương thức thanh toán tiền lương
Công ty quyết định áp dụng phương thức thanh toán lương bằng tiền mặt do số lượng nhân viên ít, giúp giảm thiểu căng thẳng và rắc rối trong việc ghi sổ kế toán Việc trả lương qua tài khoản ngân hàng có thể phát sinh thêm phí giao dịch như mở tài khoản, chuyển tiền và tăng chi phí quản lý Ngoài ra, người lao động có thể gặp khó khăn khi rút tiền tại cây ATM, như phải chờ đợi, mất thời gian hoặc gặp sự cố với dịch vụ ngân hàng.
2.4.2 Hạn chế và nguyên nhân
Về tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán
Trong bộ máy kế toán của Công ty, đội ngũ kế toán viên còn hạn chế dẫn đến việc kiêm nhiệm nhiều công việc như tính lương, kế toán tiền, thuế và ngân hàng Việc tổ chức này vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc chính và dễ gây ra sai sót Sự phân tâm khi xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc làm giảm tính minh bạch và tạo cơ hội cho những cá nhân không có ý tốt lợi dụng, gây tác động xấu đến hoạt động kinh doanh của Công ty.
Về tổ chức chứng từ sổ sách
Việc các chứng từ kế toán không được chuyển đến phòng kế toán kịp thời dẫn đến tình trạng ứ đọng, gây khó khăn trong việc tập hợp và nhập liệu vào phần mềm kế toán Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình kinh doanh của Công ty.
Các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cần được tính riêng trong bảng lương, trong khi các khoản thanh toán chỉ thể hiện chung với tỷ lệ 10,5% trừ vào lương và 23% tính vào chi phí doanh nghiệp Điều này gây khó khăn cho quản lý trong việc kiểm tra và soát xét.
Việc in và lưu trữ các chứng từ kế toán thủ công với số lượng lớn gây tốn thời gian và công sức, đồng thời gặp khó khăn trong việc bảo quản và tra cứu các giấy tờ từ những năm trước Sự khối lượng lớn này cũng dẫn đến tình trạng thiếu chữ ký của các đối tượng liên quan trên một số chứng từ.
Về việc xây dựng thang bảng lương tại Công ty
Mặc dù có nhiều ưu điểm, nhưng vẫn tồn tại một số nhược điểm như cách trả lương và các khoản phụ cấp theo chức vụ chưa đủ sức hút để thúc đẩy nhân sự, cùng với đó là khó khăn trong việc tuyển dụng nhân viên.
Về phương pháp tính lương và các khoản trích theo lương
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG VIỆT NAM
Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Tài nguyên và Môi trường Việt Nam
Để đảm bảo tính minh bạch và hạn chế sai sót trong công tác kế toán, công ty cần cơ cấu lại bộ máy kế toán một cách hợp lý Việc này nhằm ngăn chặn các hành vi vi phạm đạo đức nghề nghiệp như trả lương sai cho nhân viên hay thanh toán cho nhân viên ảo vì mục đích tư lợi cá nhân Công ty nên tăng cường phân công nhiệm vụ để mỗi kế toán viên chỉ đảm nhận một phần hành nhất định, từ đó giúp họ tập trung hơn vào công việc và nâng cao hiệu quả làm việc.
Để đảm bảo tổ chức và luân chuyển chứng từ kế toán hiệu quả, cần thu thập đầy đủ chữ ký và đóng dấu của các đối tượng liên quan trước khi chuyển chứng từ cho phòng kế toán Đối với chứng từ lương, bảng chấm công cần có chữ ký của người chấm công và người phụ trách bộ phận, trong khi bảng thanh toán lương yêu cầu chữ ký của kế toán lương cùng chữ ký và dấu của Giám đốc.
Kế toán cần chú ý hơn trong quy trình thanh toán, kiên quyết từ chối các yêu cầu thanh toán từ các bộ phận khi không có đủ chứng từ hợp lệ Việc này nhằm đảm bảo tính đầy đủ và thống nhất của hệ thống chứng từ.
Để tránh mất mát và thất lạc chứng từ, các phòng ban cần tập hợp và chuyển giao chứng từ cho bộ phận kế toán định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng Bộ phận kế toán sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu, ghi sổ và nhập liệu vào phần mềm Việc này giúp phát hiện và chỉnh sửa kịp thời các sai sót nếu có.
Về sổ sách kế toán
Kế toán cần duy trì sổ sách và chứng từ một cách gọn gàng, đảm bảo thông tin đầy đủ và đúng quy định Khi phát hiện sai sót trong ghi chép, cần áp dụng phương pháp sửa chữa hợp lý, tránh tẩy xóa hoặc làm mờ thông tin Việc kiểm tra kỹ lưỡng các bút toán là cần thiết, và mọi lỗi sai phải được điều chỉnh ngay trước khi chốt sổ.
Sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting 11 mang lại sự thuận tiện trong hạch toán, nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro như mất điện đột ngột hoặc sự cố máy tính, có thể dẫn đến mất dữ liệu Vì vậy, bên cạnh việc nhập liệu vào phần mềm, người dùng nên ghi chép dữ liệu vào sổ tay để bảo đảm an toàn thông tin.
Về phương pháp tính lương và các khoản trích theo lương
Hiện nay, Công ty đang áp dụng phương pháp tính lương theo thời gian làm việc, nhưng phương pháp này cũng có một số điểm tiêu cực Để nâng cao hiệu quả lao động, Công ty cần triển khai các chính sách theo dõi và quản lý thời gian làm việc của nhân viên Ngoài việc sử dụng bảng chấm công, Công ty nên đầu tư vào hệ thống chấm công bằng vân tay hoặc thẻ từ để giảm thiểu sức người, đảm bảo số liệu chính xác và công bằng, tiết kiệm thời gian, đồng thời khuyến khích cán bộ nâng cao hiệu suất làm việc.
Công ty cần xem xét mức độ đóng góp, trình độ và thâm niên của nhân viên để thiết lập chế độ tăng lương hợp lý, nhằm giữ chân người lao động Bên cạnh đó, việc xây dựng chế độ thưởng cho những cá nhân xuất sắc và có thành tích kinh doanh nổi bật cũng là một phương pháp khuyến khích hiệu quả, tạo động lực vật chất cho nhân viên.
Để đảm bảo thanh toán lương cho cán bộ nhân viên trong những tình huống khó khăn, công ty nên trích lập quỹ dự phòng lương với tỷ lệ không quá 17% quỹ lương thực hiện.
Về phương thức thanh toán tiền lương
Công ty có thể xem xét việc thanh toán lương cho người lao động hai lần một tháng thay vì một lần vào cuối tháng Điều này không chỉ giúp nhân viên nhận được thành quả lao động sớm hơn mà còn kích thích tinh thần làm việc và giảm áp lực tài chính cho họ.
Công ty nên chuyển từ thanh toán lương bằng tiền mặt sang thanh toán qua thẻ ngân hàng để nâng cao tính minh bạch và hỗ trợ trong việc quyết toán thuế Việc sử dụng thẻ không chỉ tiết kiệm thời gian và công sức mà còn đảm bảo an toàn cá nhân, cho phép nhân viên thanh toán tự động cho các dịch vụ như điện, nước, điện thoại và mua sắm trực tuyến Để giảm chi phí giao dịch khi thanh toán lương qua chuyển khoản, công ty có thể hợp tác với một ngân hàng để đồng bộ hóa thẻ ngân hàng cho nhân viên, thực hiện thanh toán lương qua thẻ đó, chẳng hạn như liên kết với Ngân hàng Thương mại Cổ phần.
Kỹ Thương Việt Nam (Techcombank), đây là ngân hàng đầu tiên với giao dịch chuyển tiền liên ngân hàng không mất phí.