ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TÀI TÂM
Đặc điểm vốn bằng tiền của Công ty TNHH Tài Tâm
1.1.1 Cơ cấu vốn bằng tiền của công ty
Công ty chuyên về quảng cáo, bao gồm thiết kế website, in ấn và tổ chức sự kiện, do đó các nghiệp vụ kế toán chủ yếu liên quan đến tiền Quản lý và sử dụng hiệu quả vốn tiền đồng nghĩa với việc công ty hoạt động hiệu quả Đặc điểm kinh doanh yêu cầu đầu tư lớn vào phương tiện vận tải, trong khi vốn tự có hạn chế, nên công ty chủ yếu huy động vốn vay trung và dài hạn với lãi suất ưu đãi Tài sản công ty chủ yếu dưới dạng vốn tiền và các khoản đầu tư ngắn, dài hạn Để duy trì hoạt động, công ty cần vốn cố định và vốn lưu động, trong đó vốn tiền rất quan trọng để chi trả cho mua sắm, lương nhân viên và các chi phí khác.
Việc tổ chức hạch toán kế toán vốn bằng tiền nhằm cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác về thực trạng và cơ cấu vốn bằng tiền, cũng như các nguồn thu và chi tiêu trong quá trình kinh doanh Điều này giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin kinh tế cần thiết, từ đó đưa ra những quyết định tối ưu về đầu tư và chi tiêu trong tương lai.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Xem xét cơ cấu vốn lưu động của Công ty giúp chúng ta nhận diện sự biến động tăng giảm của vốn lưu động và cơ cấu phân bổ tổng vốn lưu động Điều này cho phép xác định ảnh hưởng của vốn đến tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Từ đó, có thể đề xuất các biện pháp duy trì và quản lý vốn lưu động hiệu quả, cùng với một cơ cấu hợp lý nhằm thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Bảng 1.1: Cơ cấu vốn lưu động của Công ty từ 2012 – 2015 Đơn vị: vnđ
Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
1 Tiền và các khoản tương đương tiền
Tổng vốn lưu động của công ty trong năm 2013 đạt hơn 219,28 tỷ đồng, giảm gần 15 tỷ so với năm 2012 Đến năm 2014, nguồn vốn này tăng lên mức cao nhất trong 4 năm, đạt hơn 234,23 tỷ đồng Tuy nhiên, vào năm 2015, vốn lưu động lại giảm xuống chỉ còn khoảng 195,5 tỷ đồng, cho thấy công ty đã mở rộng quy mô một cách mạnh mẽ.
Năm 2015, hoạt động sản xuất kinh doanh đã được điều chỉnh để phù hợp hơn với quy mô, dẫn đến việc thu hẹp quy mô sản xuất Để hiểu rõ hơn về sự biến động của vốn ngắn hạn, cần xem xét các khoản cấu thành đã tạo nên nó.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Trong ba năm 2012 và 2013, vốn bằng tiền của Công ty chiếm tỷ trọng thấp, từ 3,4% đến 3,6% tổng nguồn vốn Tuy nhiên, vào năm 2014, tỷ trọng này tăng mạnh lên 12,9%, nhưng đến cuối năm 2015 lại giảm xuống còn 9,6%, tương đương hơn 6,6 tỷ đồng Đây là loại vốn linh động, giúp Công ty đáp ứng nhanh chóng các giao dịch Công ty duy trì lượng vốn bằng tiền vừa đủ để đáp ứng nhu cầu chi tiêu, do đó tỷ trọng này thường chỉ chiếm phần nhỏ trong tổng vốn lưu động.
Trong năm 2013, các khoản phải thu chiếm 36,9% tổng vốn lưu động, giảm hơn 14 tỷ so với năm 2012 Tuy nhiên, trong hai năm tiếp theo, tỷ trọng này tăng lên 50,1% vào năm 2014 và 60,0% vào năm 2015 Sự gia tăng này cho thấy một lượng vốn lớn của Công ty đã bị khách hàng chiếm dụng, ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Về hàng tồn kho, tỷ trọng hàng tồn kho năm 2013 tăng 4,8% so với năm
Từ năm 2012, tỷ trọng hàng tồn kho của công ty đạt 57,9%, nhưng trong hai năm tiếp theo, tỷ lệ này giảm xuống chỉ còn 35,7% vào năm 2014 và 35,3% vào năm 2015 Sự giảm đáng kể của hàng tồn kho cho thấy việc tiêu thụ sản phẩm của công ty đã cải thiện, với sản phẩm được khách hàng sử dụng nhiều hơn.
Mặc dù tỷ trọng tài sản ngắn hạn (TSNH) trong vốn lưu động đã giảm từ 2,1% xuống còn 1,2%, nhưng điều này vẫn ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động Do đó, Công ty cần chú ý đến chỉ tiêu này để cải thiện hiệu quả tài chính.
1.1.2 Phân loại vốn bằng tiền của công ty
Vốn bằng tiền hiện có của công ty bao gồm: Tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng
Tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp chủ yếu là tiền Việt Nam đồng, do đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp tập trung vào việc sử dụng đồng nội tệ.
Chuyên đề thực tập cuối khóa hiện đang được lưu trữ tại doanh nghiệp nhằm phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Tiền gửi ngân hàng: Bao gồm tiền Việt Nam đồng đang được gửi tại tài khoản của doanh nghiệp tại ngân hàng.
Các luồng thu vào, chi ra của Công ty TNHH Tài Tâm bao gồm:
Các luồng tiền thu vào của công ty
+ Từ hoạt động kinh doanh bao gồm: Thu từ việc cung cấp các dịch vụ.
+ Từ hoạt động tài chính: tiền thu hồi từ các khoản thanh lý nhượng bán các tài sản và lãi tiền gửi ngân hàng.
Các luồng tiền chi ra của công ty
Hoạt động kinh doanh bao gồm các khoản chi trả cho người cung cấp dịch vụ và hàng hóa, tiền lương cho cán bộ công nhân viên, tạm ứng cho nhân viên, tiền lãi vay, cùng với việc thực hiện nghĩa vụ tài chính đối với nhà nước.
+ Từ hoạt động đầu tư: Tiền chi để mua sắm, xây dựng TSCĐ và các tài sản dài hạn khác, tiền chi cho vay.
+ Từ hoạt động tài chính: Tiền chi trả nợ gốc vay.
Trong quá trình kinh doanh, vốn bằng tiền không chỉ được sử dụng để thanh toán nợ và mua sắm hàng hóa, mà còn là kết quả của việc giao dịch và thu hồi nợ Do đó, quy mô vốn bằng tiền cần được quản lý chặt chẽ vì tính luân chuyển cao, dễ bị gian lận và mất cắp Việc hạch toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các thủ tục bảo vệ khỏi lạm dụng và mất mát, đồng thời phải tuân theo nguyên tắc quản lý tiền tệ của Nhà nước Ví dụ, tiền mặt tại quỹ doanh nghiệp dùng cho chi tiêu hàng ngày không được vượt quá mức tồn quỹ đã thỏa thuận với ngân hàng.
Chuyên đề thực tập cuối khóa thuận theo hợp đồng thương mại, khi có tiền thu cung cấp dịch vụ phải nộp ngay cho Ngân hàng.
Tổ chức quản lý vốn bằng tiền của Công ty TNHH Tài Tâm
1.2.1 Tổ chức quản lý đối với tiền mặt
Kế toán trưởng có trách nhiệm tổng hợp và đối chiếu các chứng từ thu chi, phiếu ghi chuyển khoản, sổ sách và báo cáo kế toán để đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong việc quản lý tài chính của công ty Họ cần phê duyệt các giấy tạm ứng và phiếu chi, phiếu thu hợp lý, đồng thời theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm và số dư hiện có của từng loại vốn bằng tiền Kế toán trưởng cũng hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép, đối chiếu số liệu của kế toán tiền mặt, tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt và phản ánh kết quả kịp thời Khi phát hành các chứng từ tài khoản ngân hàng, công ty chỉ được phép phát hành trong phạm vi số dư tiền gửi hiện có; việc phát hành vượt quá số dư sẽ vi phạm quy định thanh toán và bị phạt theo chế độ Do đó, kế toán trưởng cần thường xuyên cập nhật và phản ánh số dư tài khoản phát hành các chứng từ thanh toán.
Tất cả các khoản thu chi tiền mặt cần có chứng từ hợp lệ, được ký bởi giám đốc tài chính và kế toán trưởng Sau khi kiểm tra chứng từ, kế toán vốn bằng tiền thực hiện thu chi và lưu giữ chứng từ đã có chữ ký của người nhận Cuối mỗi ngày, kế toán ghi phiếu chuyển khoản dựa trên chứng từ thu chi, và cuối tháng, phiếu chuyển khoản được sử dụng để ghi sổ chi tiết và sổ cái tiền mặt, tiền gửi Kế toán vốn bằng tiền chịu trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc tại quỹ Hàng ngày, kế toán cần kiểm kê số tiền thực tế và đối chiếu với số liệu trên phiếu chuyển khoản và sổ quỹ Nếu có chênh lệch, kế toán phải tự kiểm tra để xác định nguyên nhân.
Trong chuyên đề thực tập cuối khóa, cần thực hiện đầy đủ các thủ tục liên quan đến vàng bạc, đá quý nhận ký cược và ký quỹ trước khi nhập quỹ Các bước bao gồm cân, đo, đếm số lượng, trọng lượng, giám định chất lượng và hạch toán như các tài sản bằng tiền của công ty Cuối cùng, cần tiến hành niêm phong và xác nhận của người ký cược, ký quỹ trên dấu niêm phong để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Khi nhập và xuất quỹ, cần có phiếu thu, chi hoặc chứng từ liên quan đến vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, cùng với chữ ký của các bên liên quan Để hạch toán chính xác tiền mặt, công ty phải tập trung tiền mặt tại quỹ Tất cả các giao dịch liên quan đến thu, chi tiền mặt đều phải được kế toán ghi nhận và quản lý cẩn thận Theo quy định, kế toán vốn bằng tiền không được sử dụng để mua, bán hàng hóa hoặc vật tư, và không được kiêm nhiệm công việc tiếp liệu.
1.2.2 Tổ chức quản lý đối với tiền gửi ngân hàng
Kế toán vốn bằng tiền có trách nhiệm mở sổ và quản lý các loại sổ chi tiết, sổ cái, ghi chép các khoản thu, chi tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý và đá quý, đồng thời tính toán số tiền tồn quỹ tại mọi thời điểm Đối với vàng, bạc, kim khí quý và đá quý nhận ký cược, cần theo dõi riêng trên một sổ hoặc một phần sổ Người phụ trách phải giữ gìn, bảo quản và thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý và đá quý tại quỹ Nếu có chênh lệch kế toán, thủ quỹ cần tự kiểm tra để xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý dựa trên báo cáo thừa hoặc thiếu hụt.
Khi nhận chứng từ từ ngân hàng, kế toán cần kiểm tra và đối chiếu với các chứng từ gốc Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của công ty, số liệu ở chứng từ gốc và số liệu trên chứng từ của ngân hàng, công ty phải thông báo cho ngân hàng để tiến hành đối chiếu và xác minh.
Chuyên đề thực tập cuối khóa yêu cầu xử lý kịp thời các chênh lệch tài khoản Nếu chưa xác định rõ nguyên nhân chênh lệch đến cuối kỳ, kế toán sẽ ghi sổ theo giấy báo và bảng kê của ngân hàng, với số chênh lệch được ghi vào các tài khoản chờ xử lý như TK 138.3 (tài sản thiếu chờ xử lý) và TK 338.1 (tài sản thừa chờ xử lý) Sang kỳ sau, cần tiếp tục kiểm tra, đối chiếu để tìm nguyên nhân chênh lệch, điều chỉnh số liệu đã ghi sổ, đồng thời thường xuyên kiểm tra và đối chiếu trên tài khoản tiền gửi nhằm đảm bảo sự thống nhất giữa số tiền phát sinh và số dư hiện có giữa sổ sách của ngân hàng và sổ sách của nhân viên kế toán trong công ty.
Khi nhận được giấy báo từ ngân hàng về các nghiệp vụ phát sinh trên tài khoản thanh toán của công ty, kế toán sẽ đối chiếu các chứng từ và sổ sách của mình với sổ sách của ngân hàng để kiểm tra số phát sinh và số dư tài khoản Cả hai bên cùng quản lý dữ liệu trên một tài khoản duy nhất nhưng thông qua hệ thống sổ sách khác nhau, vì vậy họ luôn nỗ lực để tránh tình trạng chênh lệch Tại công ty, tình trạng này vẫn chưa xảy ra.
Dù việc hạch toán và ghi sổ được thực hiện cẩn thận với hệ thống kiểm soát hiệu quả tại ngân hàng và đơn vị mở tài khoản, tình trạng nhầm lẫn vẫn có thể xảy ra khi khối lượng công việc và nghiệp vụ tăng cao Khi phát sinh sự chênh lệch, cần thiết phải có sự đối chiếu và kiểm tra sổ sách giữa hai bên để thống nhất về số phát sinh và số dư thực tế của công ty, từ đó điều chỉnh kịp thời sổ sách của mỗi bên Nếu không tìm ra nguyên nhân chênh lệch trước kỳ quyết toán, nhân viên kế toán phải tạm thời căn cứ theo số liệu của ngân hàng để phản ánh vào tài khoản.
Thực tế vận dụng chế độ kế toán tại công ty
- Niên độ kế toán năm của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam (VND)
Công ty thực hiện chế độ kế toán doanh nghiệp lớn theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, được ban hành bởi Bộ trưởng Bộ Tài chính vào ngày 22/12/2014 Chế độ này bao gồm các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính quy định, cùng với các văn bản sửa đổi, bổ sung và hướng dẫn thực hiện liên quan.
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký Chung, chủ yếu được xử lý trên máy tính Hệ thống phần mềm kế toán được sử dụng là Apro (Accounting Professional) của Công ty CP phần mềm Thăng Long (TLSoft).
- Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế GTGT.
+ Số thuế GTGT đầu ra bằng tổng số thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.
Số thuế GTGT đầu vào được xác định bằng tổng số thuế GTGT ghi trên hóa đơn GTGT của hàng hóa và dịch vụ, bao gồm cả tài sản cố định, được sử dụng cho hoạt động kinh doanh hàng hóa và dịch vụ chịu thuế GTGT.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho.
Phương pháp khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) được thực hiện theo phương pháp đường thẳng, với thời gian khấu hao ước tính phù hợp với khung khấu hao quy định tại Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25/4/2013 của Bộ Tài chính Thông tư này quy định chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc quản lý tài sản.
Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái yêu cầu rằng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải được quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
Doanh thu cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:
Chuyên đề thực tập cuối khóa
+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắc;
+ Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó;
+ Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng cân đối kế toán;
+ Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó.
+ Phần công việc cung cấp dịch vụ đã hoàn thành được xác định theo phương pháp đánh giá công việc hoàn thành.Chuyên đề thực tập cuối khóa
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG
Kế toán tiền mặt tại Công ty TNHH Tài Tâm
2.1.1 Thủ tục chứng từ thu – chi tiền mặt
Chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ hiện tại của công ty tuân thủ các mẫu chứng từ theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 22/12/2014.
Chứng từ mệnh lệnh :
- Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03 – TT)
- Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số 05 - TT)
- Hợp đồng cung cấp sản phẩm dịch vụ.
- Các chứng từ khác có liên quan.
Chứng từ thực hiện :
- Phiếu thu (Mẫu số 01 - TT)
- Phiếu chi (Mẫu số 02 - TT)
- Bảng kiểm kê quỹ ( Mẫu số 08a - TT dùng cho tiền VN), (Mẫu số 08b- TT dùng cho ngoại tệ và VBĐQ).
Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán
Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán thu chi tiền mặt tại quỹ tại công ty được khái quát bằng các sơ đồ sau:
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt
Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền mặt
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Khi thực hiện các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, kế toán cần dựa vào các chứng từ như hóa đơn bán hàng, giấy thanh toán tạm ứng để lập phiếu thu tiền mặt Đồng thời, các giấy tờ như hóa đơn mua hàng, giấy đề nghị tạm ứng, bảng thanh toán lương và các hợp đồng kinh tế cũng được sử dụng để lập phiếu chi tiền mặt.
Sau khi hoàn thiện các yếu tố trên phiếu thu (phiếu chi), phiếu này sẽ được kèm theo các chứng từ liên quan như giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn GTGT và tờ trình Kế toán trưởng sẽ tiến hành kiểm tra, ký duyệt trước khi chuyển cho thủ quỹ để thực hiện xuất, nhập quỹ Các phiếu thu cần được đánh số thứ tự liên tục và đầy đủ.
Hàng ngày, thủ quỹ của Công ty tiếp nhận chứng từ thu chi tiền mặt, kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý của chứng từ, yêu cầu người nộp hoặc nhận tiền ký tên vào phiếu Sau khi thu chi xong, thủ quỹ đóng dấu “đã thu” hoặc “đã chi” lên chứng từ Cuối ngày, thủ quỹ tiến hành kiểm kê tồn quỹ thực tế và đối chiếu số liệu trên sổ quỹ với sổ kế toán tiền mặt Nếu phát hiện chênh lệch, thủ quỹ sẽ kiểm tra, xác định nguyên nhân và kiến nghị lên kế toán trưởng để tìm biện pháp xử lý.
Phiếu chi do kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của Công ty được lập thành 2 liên: một liên lưu giữ tại nơi lập phiếu và liên còn lại được thủ quỹ sử dụng để ghi sổ quỹ Liên này sau đó sẽ được chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán.
Phiếu thu do kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của Công ty được lập thành ba liên Thủ quỹ giữ một liên để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán Một liên được giao cho người nộp tiền, và liên còn lại sẽ được lưu tại nơi lập phiếu.
Mọi khoản thu, chi tại quỹ đều cần có lệnh thu và lệnh chi Đối với lệnh thu, lệnh chi có số tiền trên 20.000.000 VNĐ, bắt buộc phải có chữ ký của tổng giám đốc hoặc phó tổng giám đốc cùng với kế toán trưởng Trong trường hợp số tiền nhỏ hơn 20.000.000 VNĐ, chỉ cần chữ ký của kế toán trưởng là đủ.
Chuyên đề thực tập cuối khóa về tiền mặt và tiền gửi ngân hàng yêu cầu lập phiếu thu, phiếu chi theo mẫu quy định Thủ quỹ thực hiện thu, chi tiền dựa trên các phiếu hợp lệ đã được ký Mỗi lần thu, chi, thủ quỹ cần đóng dấu “đã thu tiền” hoặc “đã chi tiền” lên các phiếu tương ứng Trong ngày, thủ quỹ kiểm kê số tiền thực tồn và đối chiếu với sổ quỹ, sổ kế toán hai lần vào đầu và cuối ngày Cuối ngày, thủ quỹ chuyển báo cáo quỹ kèm chứng từ gốc cho kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng để ghi sổ Kế toán sẽ kiểm tra chứng từ và ghi chép vào phần mềm kế toán theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi Khi cần thiết, kế toán tiền mặt kiểm tra số dư trên tài khoản 1111 và đối chiếu với sổ quỹ Nếu có chênh lệch, thủ quỹ và kế toán sẽ kiểm tra lại chứng từ và sổ sách để tìm nguyên nhân Cuối tháng, kế toán trưởng, thủ quỹ và kế toán tổng hợp sẽ kiểm quỹ và lập biên bản kiểm kê quỹ.
Minh họa chứng từ
Trong tháng 8 năm 2016, công ty đã phát sinh nhiều khoản thu, chi bằng tiền mặt Bài viết này sẽ trình bày một số nghiệp vụ cụ thể cùng với các chứng từ kế toán, cách hạch toán và số liệu trong sổ kế toán tiền mặt mà tôi đã thu thập được trong quá trình thực tập tại công ty.
Ví dụ 1: Phiếu chi số 25 ngày 03/8/2016: Trần Thị Bảo Trang – Trưởng phòng Kinh doanh, tạm ứng tiền công tác phí, số tiền 4.000.000 VNĐ.
Chuyên đề thực tập cuối khóa Đối với các khoản tạm ứng tiền mặt công ty còn đề ra các quy chế quy định riêng, cụ thể như sau:
- Cán bộ, nhân viên trong công ty chỉ được tạm ứng tiền phục vụ cho các hoạt đông kinh doanh và quản lý công ty bao gồm:
+ Mua vật tư, nguyên liệu, phụ tùng thay thế phục vụ sản xuất, kinh doanh theo kế hoạch được Ban Giám đốc phê duyệt.
+ Mua tài sản theo kế hoạch được Ban Giám đốc phê duyệt.
+ Ứng trước tiền lương, tiền công trong những trường hợp cần thiết được Ban Giám đốc đồng ý.
+ Chi giao dịch được Ban Giám đốc duyệt.
+ Tạm ứng công tác phí.
Các trường hợp khác theo quy định của công ty.
- Thủ tục xin tạm ứng quy định như sau:
+ Người được giao nhiệm vụ lập Giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu quy định.
+ Trưởng đơn vị quản lý trực tiếp nhân viên xin tạm ứng ký các nhận và chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về khoản tạm ứng.
Trình Ban Giám đốc ký duyệt tạm ứng cho các khoản tiền lớn hơn 5.000.000 VNĐ, trong khi các khoản tạm ứng nhỏ hơn chỉ cần sự phê duyệt của kế toán trưởng.
+ Điều kiện được tạm ứng tiền mặt: cán bộ công nhân viên chỉ được tạm ứng tiền mặt trong các trường hợp sau đây:
- Thực hiện đúng mục đích và thủ tục như quy định tại các khoản trên.
+ Chỉ được tạm ứng nếu đã thanh toán hết tạm ứng lần trước đối với việc tạm ứng mua sắm tài sản, văn phòng phẩm, công tác phí.
Số dư tạm ứng cho việc mua vật tư, nguyên liệu và phụ tùng thay thế phục vụ sản xuất không được vượt quá giới hạn quy định của Ban Giám đốc công ty trong từng thời kỳ Trong trường hợp đặc biệt, nếu cần vượt số dư này, phải có sự cho phép rõ ràng.
Chuyên đề thực tập cuối khóa cần có sự đồng ý của Ban Giám đốc công ty và chỉ được phép tạm ứng một lần Sau khi tạm ứng, cần phải thanh toán để đảm bảo số dư theo quy định hiện hành.
Kế toán tổng hợp có trách nhiệm lập sổ theo dõi tạm ứng của từng người qua phần mềm kế toán, đồng thời thông báo nợ tạm ứng quá thời hạn và vượt mức số dư cho người nợ Nếu sau ba lần nhắc nhở, mà trong vòng 5 ngày người nợ vẫn không thanh toán, phòng Kế toán có quyền ngừng giải quyết tạm ứng tiếp theo và trừ vào lương để thu hồi tạm ứng cũ.
Chị Trần Thị Bảo Trang cần viết “giấy đề nghị tạm ứng” và gửi lên phòng Kế toán công ty Sau khi nhận được sự đồng ý tạm ứng từ Kế toán trưởng (không cần chữ ký của giám đốc nếu số tiền dưới 5.000.000 VNĐ), kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng sẽ lập phiếu chi Phiếu chi được lập thành 2 liên: một liên lưu lại nơi lập phiếu và liên còn lại chuyển cho thủ quỹ Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi để chi tiền cho người đề nghị tạm ứng, sau đó ghi vào sổ quỹ tiền mặt và chuyển cho kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng để cập nhật vào sổ chi tiết TK 1111 thông qua phần mềm.
Nợ TK 1411 - TRANGTTB là 4.000.000 đồng, trong khi có TK 1111 cũng là 4.000.000 đồng Tài khoản 1411 được phân bổ chi tiết cho từng nhân viên trong công ty, trong đó tài khoản 1411 - TRANGTTB được ghi nhận cho Trần Thị Bảo Trang, Trưởng phòng Kinh doanh.
Trong trường hợp này kế toán điền đầy đủ thông tin của nhân viên vào phần mềm :
- Tên nhân viên: Trần Thị Bảo Trang
Chuyên đề thực tập cuối khóa
- Phòng ban: Trưởng phòng Kinh doanh
- Địa chỉ: Số 72 phố Xuân Diệu, phường Tứ Liên, quận Tây Hồ, Hà Nội
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TÀI TÂM
Ưu điểm
Công ty TNHH Tài Tâm hiện đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất với hình thức tổ chức sổ kế toán "Nhật ký chung" Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức gọn nhẹ, với công việc được phân công rõ ràng cho từng kế toán viên Nhân viên thường xuyên được đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, giúp nâng cao trình độ và khả năng vận dụng lý thuyết vào thực tế Công ty áp dụng các phương pháp hạch toán phù hợp, giảm khối lượng công việc ghi chép thừa, từ đó nâng cao hiệu quả công việc Tất cả nhân viên kế toán đều thành thạo trong việc sử dụng máy tính, đảm bảo công việc kế toán được thực hiện nhanh chóng và chính xác.
Sổ sách kế toán được lập và ghi chép rõ ràng, giúp lưu trữ thông tin hiệu quả Việc sử dụng máy vi tính để quản lý sổ sách không chỉ tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp mà còn giảm thiểu số lượng chứng từ và sổ lưu trữ cần thiết.
Hệ thống tài khoản được thiết lập nhằm theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền hoàn toàn tuân thủ quy định, với sự chi tiết tối đa cho từng loại tiền Sự chi tiết này giúp ban lãnh đạo nắm bắt được các số liệu cụ thể và chi tiết về vốn bằng tiền, từ đó đưa ra các quyết định chính xác.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Tổ chức bộ máy kế toán hợp lý và lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp giúp nâng cao năng suất và hiệu quả công tác kế toán, đồng thời cải thiện quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty.
Việc bảo quản tiền mặt trong két đảm bảo an toàn cao và thông tin kinh tế được cập nhật hàng ngày, mang tính liên tục và chính xác Công tác kế toán tổng hợp được đơn giản hóa tối đa, giúp ghi chép kịp thời các hiện tượng kinh tế liên quan đến biến động của vốn bằng tiền.
Công ty áp dụng phương pháp ghi sổ nhật ký chung, mang lại nhiều lợi ích như đảm bảo tính chuyên môn hóa cao và khả năng đối chiếu, kiểm tra hiệu quả Các sổ kế toán được ghi chép một cách đồng bộ, dễ dàng theo dõi và kiểm tra, đồng thời cho phép theo dõi lượng tiền Việt Nam đồng thu chi trong tháng một cách hiệu quả.
Công ty đã mở tài khoản tại nhiều ngân hàng khác nhau và thiết lập sổ theo dõi chi tiết số tiền gửi và rút ra để quản lý lượng tiền luân chuyển Hàng ngày, kế toán tiền gửi ngân hàng có trách nhiệm đến ngân hàng để lấy chứng từ và cập nhật ngay báo cáo thu chi tiền gửi, nhằm nắm bắt chính xác lượng tiền gửi ngân hàng.
Do số lượng nhân viên kế toán ít, việc tập hợp số liệu chứng từ từ sổ sách diễn ra chậm chạp Điều này dẫn đến việc lập báo cáo kế toán định kỳ thường không đúng thời hạn, gây chậm trễ trong quá trình ra quyết định của nhà quản lý.
Do quy mô hoạt động rộng lớn, công ty gặp khó khăn trong việc tập hợp dữ liệu chứng từ sổ sách, dẫn đến báo cáo kế toán định kỳ thường không đúng thời hạn Tình trạng này gây chậm trễ trong quyết định của nhà quản lý Vì vậy, công ty cần khắc phục vấn đề này trong tương lai.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Việc hạch toán kế toán của công ty được thực hiện trên máy tính thông qua phần mềm kế toán của bên thứ ba Điều này gây ra khó khăn khi cần sửa đổi hoặc bổ sung hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán, vì yêu cầu phải điều chỉnh lại các chương trình đã được lập.
Trong quản lý tiền mặt chưa kiểm tra quỹ đột xuất nên chưa phản ánh chính xác chất lượng của công tác kế toán quỹ.
Một số giải pháp hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Tài Tâm
3.2.1 Hoàn thiện công tác quản lý vốn bằng tiền
Công ty cần tuyển thêm nhân sự cho bộ phận kế toán nhằm giảm tải công việc cho nhân viên hiện tại, đồng thời nâng cao độ chính xác và kịp thời trong việc cung cấp thông tin quản lý.
Để cải thiện tình trạng không ổn định của quỹ tiền mặt, Công ty cần xây dựng một định mức tiền mặt tồn quỹ cụ thể cho từng kỳ hạch toán, dựa vào kế hoạch thu chi tiền mặt Định mức này có thể điều chỉnh trong kỳ nhưng không được tăng quá cao hoặc quá thấp để tránh gây bất ổn Đồng thời, Công ty cần lập kế hoạch thu hồi và thanh toán công nợ sao cho số tiền phải trả và số tiền thu hồi cân đối, đảm bảo đáp ứng nhu cầu chi tiêu tiền mặt cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Công ty cần đầu tư vào việc trang bị máy vi tính cho phòng kế toán và tổ chức các khóa đào tạo nhằm nâng cao trình độ cho nhân viên kế toán về phần mềm kế toán.
Chuyên đề thực tập cuối khóa tập trung vào việc quản lý chính xác các con số Công ty cần xây dựng một chương trình kế toán thống nhất trên máy tính để tự động hóa công tác hạch toán, đặc biệt là trong lĩnh vực hạch toán vốn bằng tiền.
Việc đào tạo và cập nhật phần mềm kế toán chuyên biệt là cần thiết để nâng cao hiệu quả làm việc của bộ phận kế toán, giúp họ thực hiện công việc một cách nhanh chóng và chính xác.
3.2.2 Hoàn thiện tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán
Công ty đã thiết lập tài khoản chi tiết cho tiền mặt và tiền gửi ngoại tệ (TK 1112 và TK 1122), nhưng trong quá trình kinh doanh, chưa có phát sinh nào liên quan đến giao dịch thu chi ngoại tệ Do đó, có thể không cần thiết phải tách chi tiết tài khoản theo ngoại tệ.
Tài khoản kế toán tiền đang chuyển (TK113) thường ít được sử dụng trong thực tế kế toán, do đó có thể xem xét việc loại bỏ tài khoản này khỏi hệ thống để giảm bớt sự phức tạp trong quá trình hạch toán.
3.2.3 Hoàn thiện chứng từ và luân chuyển chứng từ
Một số chứng từ thiếu thông tin cần thiết cho việc quản lý và hạch toán.
Việc kiểm soát chặt chẽ các chứng từ thu chi là rất quan trọng Thủ quỹ có thể đảm nhận nhiệm vụ kiểm tra và chịu trách nhiệm về các chứng từ này.
Việc luân chuyển chứng từ thu chi diễn ra chậm gây đình trệ công việc Để khắc phục tình trạng này, quản lý nên áp dụng ủy quyền với giới hạn số tiền chi.
3.2.4 Hoàn thiện sổ kế toán chi tiết
Công ty nên mở thêm sổ chi tiết để theo dõi lượng tiền thu vào và chi ra, giúp kế toán vốn bằng tiền có thể tổng hợp chính xác hơn lượng tiền hiện có.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Công ty, đặc biệt là phòng Kế toán, cần tăng cường ứng dụng tin học hóa trong hoạt động kế toán để nâng cao độ chính xác của số liệu Việc này không chỉ giúp giảm thiểu chi phí sổ sách mà còn giảm các chi phí khác liên quan đến quá trình hạch toán kế toán.
3.2.5 Hoàn thiện sổ kế toán tổng hợp
Công ty TNHH Tài Tâm hiện đang áp dụng hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung mà không sử dụng các sổ Nhật ký đặc biệt Với đặc thù của doanh nghiệp thương mại, các nghiệp vụ mua hàng và bán hàng diễn ra thường xuyên, công ty nên sử dụng Nhật ký đặc biệt như Nhật ký bán hàng và Nhật ký thu tiền để giảm bớt số lượng nghiệp vụ ghi chép vào sổ Nhật ký chung, từ đó giảm thiểu độ dày và khó theo dõi của sổ này Ngoài ra, các đối tượng quan tâm có thể dễ dàng theo dõi doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong ngày thông qua sổ Nhật ký bán hàng.
Để theo dõi tình hình công nợ của khách hàng một cách chi tiết và chính xác, Công ty TNHH Tài Tâm nên sử dụng Nhật ký thu tiền, kết hợp với sổ chi tiết và sổ Tổng hợp chi tiết công nợ Các tài liệu này cần có mục phản ánh thời hạn thanh toán của các khoản phải thu và phải trả theo từng khách hàng và nhà cung cấp, giúp kế toán tính toán và theo dõi thời hạn thanh toán hiệu quả hơn.
Sau đây là mẫu sổ Nhật ký bán hàng, mẫu sổ Nhật ký thu tiền:
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Biểu 3.1: Sổ nhật ký bán hàng
Công ty TNHH Tài Tâm
Phải thu từ người mua (Ghi Nợ)
Ghi Có TK doanh thu
Số trang trước chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau Ngày tháng năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Biểu 3.2: Sổ Nhật ký thu tiền
Công ty TNHH Tài Tâm
Chứng từ Diễn giải Ghi
Số trang trước chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Điều kiện thực hiện giải pháp
3.3.1 Về phía Nhà nước và các cơ quan chức năng
Nhà nước cần thiết lập hệ thống chỉ tiêu trung bình cho từng ngành hàng, giúp các công ty có cơ sở chính xác để đánh giá vị thế của mình Qua đó, các doanh nghiệp có thể nhận diện được những điểm mạnh và điểm yếu, từ đó đưa ra các biện pháp cải thiện phù hợp.
Nhà nước cần tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh bằng cách giảm thiểu các thủ tục rườm rà trong việc xin giấy phép đầu tư, nhằm mở rộng hoạt động sản xuất và kinh doanh.
Bộ Tài chính cần thiết lập chính sách hoàn thuế kịp thời và đảm bảo việc trả vốn kinh doanh cho các khoản phải thu của doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty cổ phần kinh doanh vật tư và xây dựng.
Thứ tư, thuế giá trị gia tăng khấu trừ, mặc dù chiếm tỷ trọng không lớn trong các khoản phải thu của công ty, nhưng nếu không được hoàn thuế kịp thời sẽ dẫn đến lãng phí Điều này khiến công ty phải vay vốn từ bên ngoài với lãi suất cao, tạo áp lực tài chính không cần thiết.
Chính phủ cần thúc đẩy sự phát triển của thị trường tài chính, đặc biệt là thị trường tiền tệ, nhằm giúp doanh nghiệp đa dạng hóa đầu tư và lựa chọn phương pháp huy động vốn hiệu quả Một thị trường tiền tệ phát triển sẽ cho phép các công ty đầu tư nguồn vốn tạm thời nhàn rỗi một cách hiệu quả và dễ dàng huy động vốn khi cần thiết.
Ban lãnh đạo công ty nhận thức rõ tầm quan trọng của kế toán vốn bằng tiền, từ đó sẵn sàng đáp ứng đầy đủ nhu cầu và nguyện vọng chính đáng của cán bộ công nhân viên Điều này nhằm đảm bảo công việc kế toán vốn bằng tiền được thực hiện hiệu quả, góp phần vào lợi ích chung của công ty.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Công ty cần tạo điều kiện về thời gian và tài chính để nhân viên tham gia các lớp học, nhằm nâng cao trình độ và cập nhật đầy đủ các thông tin chuẩn mực mới từ nhà nước và địa phương.
Công ty cần đầu tư vào việc trang bị đầy đủ thiết bị máy móc và nâng cao trình độ, kỹ thuật của nhân lực để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu công việc.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH
2.1 Kế toán tiền mặt tại Công ty TNHH Tài Tâm
2.1.1 Thủ tục chứng từ thu – chi tiền mặt
Chứng từ kế toán
Công ty hiện đang áp dụng hệ thống chứng từ theo mẫu quy định trong Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, ban hành ngày 22/12/2014.
Chứng từ mệnh lệnh :
- Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03 – TT)
- Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số 05 - TT)
- Hợp đồng cung cấp sản phẩm dịch vụ.
- Các chứng từ khác có liên quan.
Chứng từ thực hiện :
- Phiếu thu (Mẫu số 01 - TT)
- Phiếu chi (Mẫu số 02 - TT)
- Bảng kiểm kê quỹ ( Mẫu số 08a - TT dùng cho tiền VN), (Mẫu số 08b- TT dùng cho ngoại tệ và VBĐQ).
Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán
Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán thu chi tiền mặt tại quỹ tại công ty được khái quát bằng các sơ đồ sau:
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt
Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền mặt
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Khi thực hiện các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, kế toán cần dựa vào các chứng từ như hóa đơn bán hàng, giấy thanh toán tạm ứng để lập phiếu thu tiền mặt Đồng thời, các tài liệu như hóa đơn mua hàng, giấy đề nghị tạm ứng, bảng thanh toán lương và hợp đồng kinh tế cũng được sử dụng để lập phiếu chi tiền mặt.
Sau khi hoàn tất việc ghi chép các yếu tố cần thiết trên phiếu thu (phiếu chi), phiếu này sẽ được kèm theo các chứng từ liên quan như giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn GTGT, và tờ trình Kế toán trưởng sẽ tiến hành xem xét và ký duyệt trước khi chuyển cho thủ quỹ để làm căn cứ xuất, nhập quỹ Đặc biệt, các phiếu thu cần được đánh số thứ tự liên tục và đầy đủ.
Hàng ngày, thủ quỹ của Công ty kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý của chứng từ thu chi tiền mặt, yêu cầu người nộp hoặc nhận tiền ký tên vào phiếu Sau khi thu và chi tiền, thủ quỹ đóng dấu “đã thu” và “đã chi” lên chứng từ Cuối ngày, thủ quỹ tiến hành kiểm kê tồn quỹ thực tế và đối chiếu số liệu trên sổ quỹ với sổ kế toán tiền mặt Nếu phát hiện có chênh lệch, thủ quỹ sẽ kiểm tra, xác định nguyên nhân và kiến nghị lên kế toán trưởng để tìm biện pháp xử lý.
Phiếu chi được lập bởi kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của Công ty bao gồm 2 liên: một liên lưu giữ tại nơi lập phiếu và liên còn lại được thủ quỹ sử dụng để ghi sổ quỹ Liên này cũng được chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để ghi vào sổ kế toán.
Phiếu thu được lập bởi kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của Công ty bao gồm ba liên Thủ quỹ giữ một liên làm căn cứ ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để ghi vào sổ kế toán Một liên sẽ được giao cho người nộp tiền, trong khi liên còn lại sẽ được lưu tại nơi lập phiếu.
Tất cả các khoản thu chi tại quỹ đều phải có lệnh thu và lệnh chi Đối với lệnh thu, lệnh chi có số tiền trên 20.000.000 VNĐ, cần có chữ ký của tổng giám đốc hoặc phó tổng giám đốc và kế toán trưởng Trong khi đó, đối với số tiền nhỏ hơn 20.000.000 VNĐ, chỉ cần chữ ký của kế toán trưởng là đủ.