ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH AUTOTECH VIỆT NAM
Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Autotech Việt Nam
1.1.1 Danh mục hàng bán của Công ty TNHH Autotech Việt Nam
Công ty TNHH Autotech Việt Nam đã và đang không ngừng phát triển, là một trong những công ty có uy tín lớn trong lĩnh vực kinh doanh buôn bán những sản phẩm công nghệ như máy in, máy fax, máy tính, máy ảnh, điện thoại và các phụ kiện đi kèm Công ty luôn vươn tới sự hoàn thiện chính mình về chất lượng sản phẩm lẫn dịch vụ sau bán hàng Công ty luôn mong muốn thoả mãn sự hài lòng của tất cả các khách hàng bằng cách phục vụ khách hàng những sản phẩm có công nghệ mới nhất và chất lượng cao nhất
Với đặc điểm của doanh nghiệp thương mại, hàng hóa bán ra của doanh nghiệp cũng là do doanh nghiệp đi mua ngoài về nhập kho sau khi bộ phận kĩ thuật kiểm tra và thẩm định Tất cả những sản phẩm của Công ty TNHH Autotech Việt Nam được nhập về từ các hãng nổi tiếng trên thế giới như Acer, Toshiba, HP, Dell, Lenovo, Samsung, Asus, Canon, Nikon, Vì vậy, tất cả các sản phẩm của Công ty TNHH Autotech Việt Nam đều là những sản phẩm có chất lượng Sau đây là danh mục hàng bán hiện tại của Công ty:
Bảng 1.1: Danh mục hàng bán tại Công ty
STT TÊN SẢN PHẨM ĐVT THÔNG SỐ
II Nhóm hàng máy fax
III Nhóm hàng máy tính
IV Nhóm hàng điện thoại
(Nguồn: Trung tâm kinh doanh)
1.1.2 Thị trường của Công ty TNHH Autotech Việt Nam
Là công ty chuyên cung cấp những sản phẩm công nghệ thông tin cho cuộc sống cho mọi nhà nên thị trường của công ty bao phủ khắp nơi trên đất nước từ hệ thống bán lẻ đến hệ thống bán buôn để đảm bảo rằng ở đâu cũng có sản phẩm của công ty Với mục tiêu: Hàng tốt giá cả phải chăng nên sản phẩm của công ty được người tiêu dùng chọn lựa khá là nhiều Hiện công ty đang bắt tay với 1 số bạn hàng khá là thân thiết và đầy tiềm năng như: Công ty cổ phần thương mại Tuấn Mai, Chuỗi siêu thị Hapro, các chợ lớn cùng với các đại lý lớn nhỏ Mục tiêu phát triển sắp tới mà công ty muốn hướng tới mở rông thị trường tiêu thụ hơn như : Big C, Metro và các chuỗi hệ thống siêu thị khác ở các tỉnh.
1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty TNHH Autotech Việt Nam
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, việc lựa chọn áp dụng các phương thức bán hàng và các chính sách khuyến khích tiêu thụ góp phần quan trọng vào việc thực hiện kế hoạch tiêu thụ hàng hóa, đồng thời giúp cho doanh nghiệp có cơ sở mở rộng, chiếm lĩnh thị trường Phương thức bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng các tài khoản kế toán phản ánh tình hình xuất kho hàng hóa Đồng thời nó có tính quyết định đối với việc xác định thời điểm bán hàng, hình thành doanh thu bán hàng và tiết kiệm chi phí bán hàng để tăng lợi nhuận.Hiện nay hàng hóa của Công ty được tiêu thụ theo 2 phương thức là bán buôn và trực tiếp Do đặc điểm hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thương mại dịch vụ nên sản phẩm của Công ty hiện tại được tiêu thụ theo phương thức bán lẻ là chủ yếu.
Là phương thức bán hàng cho các Doanh nghiệp thương mại hoặc doanh nghiệp sản xuất Theo phương thức này, Công ty ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, khách hàng có thể nhận hàng tại kho của Công ty hoặc giao hàng tại địa điểm quy định trong hợp đồng Có hai phương thức bán buôn là:
- Bán buôn vận chuyển thẳng: Khách hàng ký hợp đồng với Công ty Khi có đơn đặt hàng của khách hàng, phòng kinh doanh lập phương án kinh doanh, rồi trình ban lãnh đạo Công ty ký duyệt, sau đó báo lại cho khách hàng một số điều kiện như giá hàng hóa, địa điểm giao nhận hàng, hình thức thanh toán, thời hạn thanh toán, nếu khách hàng chấp nhận thì hai bên tiến hành ký kết hợp đồng, khi hàng về sẽ được xuất giao thẳng cho khách hàng Căn cứ vào nhu cầu nhận hàng của khách hàng ở từng thời điểm mà Công ty lập kế hoạch bán hàng và chuyển hàng cho khách hàng ngay mà không nhập kho lô hàng đó Sau khi khách hàng nhận được hàng, ký nhận đủ hàng, bên mua chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán ngay thì hàng hoá được xác định là tiêu thụ
- Bán buôn qua kho: là hình thức bán buôn hàng hoá mà công ty xuất hàng từ kho của Công ty Công ty giao hàng trực tiếp cho bên mua, đại diện của bên mua có thể trực tiếp đến kho của Công ty để nhận hàng hoặc Công ty vận chuyển hàng đến một địa điểm nào đó trong hợp đồng kinh tế đã ký kết Chỉ khi nào bên mua nhận đủ hàng hoá, chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán thì hàng hoá mới xác định là tiêu thụ
Là phương thức bán hàng trực tiếp cho các cửa hàng nhỏ để bán lại cho người tiêu dùng, các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế, hoặc các cá nhân.
Để đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp, công ty thường xuyên bán hàng dựa trên hợp đồng và đơn đặt hàng Điều này đem lại nền tảng pháp lý vững chắc cho các hoạt động mua bán Công ty cũng chủ động trong việc lập kế hoạch mua bán, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kinh doanh Ngoài ra, công ty đa dạng nguồn cung hàng hóa thông qua sự hợp tác với nhiều nhà sản xuất và nhà nhập khẩu Hàng hóa được mua về có thể bán trực tiếp hoặc nhập kho để bán dần thông qua nhiều hình thức bán hàng khác nhau.
Trong nền kinh tế thị trường thanh toán nhanh gọn là nhân tố thúc đẩy nhanh quá trình tiêu thụ hàng hóa là sự thắng lợi của doanh nghiệp Do đặc thù công ty tiêu thụ hàng dưới 2 hình thức là bán buôn và bán lẻ nên hình thức thanh toán của Công ty là thanh toán trực tiếp hoặc thanh toán qua ngân hàng.
- Phương thức thanh toán trực tiếp: Đối với các khách lẻ và khách hàng ít thường xuyên, các hợp đồng có giá trị nhỏ thì áp dụng hình thức thanh toán trực tiếp Đây là phương thức thanh toán thường xuyên của Công ty.
- Phương thức chuyển khoản qua ngân hàng: Đối với các hợp đồng có giá trị lớn và các đối tác, khách hàng có sự ngăn cản vế địa lý với hệ thống cửa hàng và gian hàng của Công ty như các khách hàng hiện ở miền Trung hay tỉnh lẻ thì áp dụng phương thức thanh toán này.
Ngoài ra với các khách hàng truyền thống, các khách hàng thường xuyên, các đối tác có quan hệ tốt thì công ty có chính sách thanh toán linh hoạt hơn như bán chịu, thanh toán chậm hay chỉ cần ứng trước một phần giá trị phải thanh toán của hàng hóa.
Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Autotech Việt Nam
Để có thể quản lý thật tốt hoạt động bán hàng đặt ra yêu cầu mỗi phòng ban, mỗi nhân viên phải có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc mà mình được giao Phòng kinh doanh có trách nhiệm đưa ra các chương trình quảng bá thật sự hấp dẫn đến người tiêu dùng mua lẻ còn với bên mua buôn sẽ vừa có chương trình khuyến mại mà vẫn có thể chiết khấu thêm 3-5% tùy mặt hàng rồi sẽ chuyển xuống các bộ phận có liên quan để thực hiện Hàng ngày kế toán bán hàng phải cập nhật các chương trình khuyến mại cho bộ phận dưới kho để đóng gói, xuất xưởng giao cho bên mua Nhờ chính sách tiếp thị như thế mà công ty ngày 1 mở rộng và phát triển hơn.
Tiếp đó là phòng Marketing quản lý bán hàng: Chịu trách nhiệm quản lý nhân viên bán hàng, đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm bằng cách đưa ra các chính sách khuyến mại chiết khấu thật hơp lí để đem lại lợi nhuận cao nâng cao doanh số bán hàng, đồng thời tham mưu cho Giám đốc công ty giao chỉ tiêu kinh doanh bán hàng cho các đơn vị trực thuộc Công ty Theo dõi, thúc đẩy tiến độ thực hiện kế hoạch kinh doanh bán hàng tại các gian hàng của Công ty Thu thập, phân tích, tổng hợp thông tin thị trường; xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch tiếp thị, quảng cáo của Công ty. Đối với phụ trách quản lý ngành hàng: Có trách nhiệm theo dõi việc nhập xuẩt hàng hóa, theo dõi số lượng tiêu thụ, số lượng tồn tại các gian hàng, lập kế hoạch đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm, đồng thời quản lý nhân sự tại các gian hàng.
Bộ phận kế toán là những người tiếp nhận các đơn đặt hàng từ bộ phận nhân viên bán hàng đưa về rồi viết hóa đơn chuyển xuông bộ phận kho để bên khô tiếp nhận và xuất đủ lượng hàng hóa giao trên đơn đặt hàng
Giám sát bán hàng: Là người quản lý nhân viên bán hàng, theo dõi việc thực hiện nội quy quy chế của Công ty
Nhân viên bán hàng: Là người tìm kiếm ra nguồn khách hàng mới đồng thời là người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng Họ là người trực tiếp ký kết hợp đồng bán hàng, sẽ trao đổi với bán bên mua hàng về chính sách bán hàng , chiết khấu dành cho mỗi sản phấm là ra sao Sau khi giao hàng xong có thể bên mua sẽ thanh toán luôn hoặc sẽ thanh toán sau 3 ngày kể từ ngày giao hàng.Nhân viên bán hàng sẽ được thưởng theo doanh số hàng bán ra, chính sách này kích thích nhân viên làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn.
Bộ phận giao hàng của công ty bao gồm 50 người , hàng ngày đến công ty nhận đơn giao hàng từ bên kho bốc xếp hàng lên xe 9h bắt đầu xuất phát đi giao hàng theo như đơn đặt hàng được giao.Trong quá trình vận chuyển phải đảm bảo hàng giao đúng nơi, đúng số lượng không bị hư hỏng nếu như bị hư hỏng sẽ bị đền theeo quy định của công ty đã đặt ra.
Hơn thế nữa hàng hóa của Công ty rất đa dạng về mẫu mã, màu sắc, chất liệu, kích thước và xuất xứ, điều này đặt ra yêu cầu cho công tác quản lý hàng hóa trong khâu mã hóa phục vụ cho quá trình hạch toán và theo dõi Hàng hóa được phân loại theo nguồn gốc, nhãn hiệu, chủng loại làm cơ sở cho công tác quản lý hàng hóa được dễ dàng hơn Các mặt hàng mới nhập chưa có trong cơ sở dữ liệu sẽ được nhân viên kế toán thuế kiêm phụ trách kế toán bán hàng thiết kế mã hóa mới và nhập vào cơ sở dữ liệu để theo dõi quản lý và hạch toán Đồng thời hàng hóa tại các kho hàng thường xuyên được kiểm tra để bảo chất lượng đồng thời được kiểm kê đối chiếu với số liệu kế toán đảm bảo nhân viên bán hàng đã thực hiện nghiêm túc nhiệm vụ và công việc của mình Với số lượng thiếu theo kết quả kiểm kê nhân viên bán hàng phải chịu trách nhiệm bồi thường theo giá vốn của hàng hóa đông thời bị phạt thưởng của doanh số bán trong tháng Chính sách này tạo áp lực cho nhân viên bán hàng làm việc cẩn trọng và có trách nhiệm.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH
Kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Autotech Việt Nam
2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Chứng từ kế toán sử dụng:
Tùy theo phương thức, hình thức bán hàng mà kế toán nghiệp vụ bán hàng sử dụng các chứng từ sau:
- Hóa đơn bán hàng thông thường
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (02-VT)
- Bảng kê bán lẻ hàng hóa
- Hóa đơn cước phí vận chuyển
- Hóa đơn thuê kho, thuê bãi, thuê bốc dỡ hàng hóa.
- Hợp đồng kinh tế với khách hàng
- Các chứng từ phản ánh tình hình thanh toán
- Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nơ, báo có của ngân hàng
Khi có hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai bên, phiếu xuất kho của thủ kho thì kế toán sẽ tiến hành lập hóa đơn bán hàng gồm 3 liên, liên thứ nhất được dùng để hạch toán vào sổ chi tiết và lưu, liên thứ 2 giao cho khách hàng, liên thứ 3 lưu nội bộ.
Kế toán chi tiết hàng hoá được thực hiện tại kho, cho từng loại hàng hoá và ở phòng kế toán trên cả hai mặt giá trị và hiện vật Tại Công ty hiện đang áp dụng hình thức ghi sổ theo phương pháp ghi sổ song song.
2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu bán hàng
Hàng ngày khi có phát sinh hoạt các nghiệp vụ bán hàng, đặt hàng phòng kinh doanh và kế toán của công ty sẽ tiến hành các thủ tục cần thiết để đảm bảo việc xuất hóa đơn và bán hàng cho khách hàng được thuận tiện và nhanh nhất có thể.
Sơ đồ 2.1: Kế toán chi tiết doanh thu bán hàng
Trích dẫn tài liệu bán hàng của Công ty TNHH Autotech Việt Nam:
Ví dụ 1: Tháng 8 năm 2016 tại công ty có tình hình bán hàng như sau: Ngày
02 tháng 8 năm 2016 công ty xuất bán 25.020 sản phẩm Thiết bị Cisco Systems giá chưa thuế là 8.200 đồng/sản phẩm cho Thuế suất thuế GTGT của Thiết bị Cisco Systems là 10% Khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản.
Mẫu số 01: Phiếu Xuất kho 325 Đơn vị: Công ty TNHH Autotech Việt Nam Địa chỉ: Số nhà 271 phố Hoàng Văn Thái,
Q.Thanh Xuân, TP.Hà Nội
Mẫu số: 02 – VT (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
(hợp đồng mua bán, phiếu xuất kho, chứng nhận giảm trừ doanh thu,…)
Hóa đơn giảm trừ doanh thu
Sổ chi tiết bán hàng
Bảng tổng hợp chi tiết bán hàng
Phiếu thu, giấy báo có, …
Họ tên người nhận hàng: Ngô Thị Thúy Đơn vị: Công ty cổ phần đầu tư thương mại Long Biên Địa chỉ (bộ phận): Gia Lâm-Hà Nội
Lý do xuất kho: Xuất để bán
STT Tên vật tư hàng hóa
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng thành tiền bằng chữ: Một trăm hai mươi ba triệu, không trăm chín mươi tám nghìn, bốn trăm đồng./
(ký, họ tên, đóng dấu)
Trên cơ sở phiếu xuất kho, kế toán hàng lập hóa đơn thuế GTGT
Mẫu số 02: Hóa đơn GTGT số 0077648
Ngày 02 tháng 08 năm 2016 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Autotech Việt Nam Địa chỉ: Số nhà 271 phố Hoàng Văn Thái, Q.Thanh Xuân, TP.Hà Nội
Số tài khoản: 0031101689002 tại ngân hàng TMCP Quân đội Việt Nam – CN Thanh Xuân
Họ tên người mua hàng: Ngô Thị Thúy
Tên đơn vị: Công ty cổ phần đầu tư thương mại Long Biên Địa chỉ: Số 2 Ngô Xuân Quảng- Gia Lâm - Hà Nội
Hình thức thanh toán: CK Mã số thuế: 0100883490
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Thiết bị Cisco Systems Chiếc 25.020 8.200 205.164.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 20.516.400
Tổng cộng tiền thanh toán: 225.680.400
Số viết bằng chữ: ( Hai trăm hai năm triệu sáu trăm tám mươi nghìn bốn trăm đồng chẵn).
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
Sau khi thực hiện đầy đủ các thủ tục, kế toán bán hàng yêu cầu ký tên vào những chứng từ cần thiết, sau đó giao hàng cho khách và nhận tiền hàng.Căn cứ vào hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho hai bên sẽ tiến hành thanh toán tiền hàng Đối với số tiền thành toán mà trên hai mươi triệu đồng thì theo thỏa thuận hai bên sẽ thanh toán bằng hình thức chuyển khoản sau khi giao hàng cho bộ phận vận chuyển, công ty chờ khách hàng thông báo đã chuyển khoản Sau khi giao hàng cho bộ phận vận chuyển, công ty chờ khách hàng thông báo đã chuyển tiền vào tài khoản và giấy báo có của Ngân hàng, sau đó kiểm tra lại tài khoản, kế toán tiến hành vào sổ cái tài khoản 112.
Mẫu số 03: Giấy báo có số 45
Số (Seq.No.) BTTLR74/45 Ngày (Date) 05/08/2016 Giờ (Time) 04:29:54 PM
Chi nhánh (Branch name ): Ngân hàng TMCP Quân đội Việt Nam – CN Thanh
Mã số thuế (Branch VAT code)
Mã số khách hàng: 00199523 Công ty TNHH Autotech Việt Nam
Số TK/ Tên TK: 102010000768261 tại Ngân hàng TMCP Quân đội Việt Nam –
Nội dung: Công ty cổ phần Đầu tư Thương mại Long Biên trả tiền hàng ngày
Số tiền (Credit amount in figures & ccy code): 225.680.400,00 VND
Số tiền bằng chữ: hai trăm hai năm triệu sáu trăm tám mươi nghìn bốn trăm đồng chẵn
GIAO DỊCH VIÊN/ NV NGHIỆP VỤ
( Nguồn phòng tài chính- kế toán)Hàng ngày, kế toán tập hợp chứng từ là hóa đơn GTGT để vào sổ chi tiết doanh thu bán hàng.
Ví dụ 2: Ngày 05/08/2016 Công ty TNHH Autotech Việt Nam xuất bán 27.600 sản phẩm Thiết bị Acatel, giá xuất 26.523 đồng, giá bán hóa đơn chưa thuế là 27.373 đồng/chiếc cho Công ty cổ phần thương mại Tuấn Mai Thuế suất thuế GTGT của loại thiết bị này là 10% Khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản.
Công ty TNHH Autotech Việt Nam thực hiện bán sản phẩm theo trình tự như sau:
+ Ngày 05/08/2016, công ty lập hợp đồng bán hàng với công ty về giá bán và thời gian giao hàng.
+ Khi đã có hợp đồng, kế toán của công ty tiến hành xuất kho sản phẩm theo hợp đồng ký kết, lập phiếu xuất kho, viết các hóa đơn liên quan đến xuất bán hàng hóa.
Mẫu số 04: Hợp đồng kinh tế
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập Tự do Hạnh phúc
Căn cứ pháp lệnh HĐKT ngày 25/9/2000 HĐ nhà nước
Căn cứ nghị định số 17/HĐBT ngày 10/1/2000 của HĐBT quy định chi tiết thi hành pháp lệnh HĐKT.
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và khả năng hàng hoá của hai bên
Hôm nay ngày 02/08/2016 hai bên gồm:
Bên A: Công ty TNHH Autotech Việt Nam Địa chỉ: Số nhà 271 phố Hoàng Văn Thái, Q.Thanh Xuân, TP.Hà Nội. ĐT: 0435577282 Fax: 0435577281
TK số: 102010000768261 tại ngân hàng Công thương Việt Nam- CN Cầu Giấy Hà Nội
Do bà: Ngô Bích Hạnh Chức vụ: Giám đốc công ty làm đại diện
Bên B: Công ty cổ phần thương mại Tuấn Mai Địa chỉ: Số 8 Đường Hùng Vương, TP Bắc Giang ĐT: 0240.3810636
TK số: 421101.000252 tại ngân hàng Đầu tư và PT Bắc Giang
Do ông: Nguyễn Văn Tuấn Chức vụ: Giám đốc công ty làm đại diện MST: 0100968644
Hai bên nhất trí mua bán hàng hoá với những điều khoản sau: Điều I: Bên A bán cho bên B
STT Tên hàng ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
Cộng 805.238.280 Điều II: Quy cách sản phẩm, bao bì đóng gói: bên A bán cho bên B Thiết bị Acatel được sản xuất đạt tiêu chuẩn đăng ký Điều III: Phương thức giao nhận và thanh toán: bên B thanh toán cho bên A toàn bộ giá trị lô hàng trước khi nhận hàng Điều IV: Địa điểm, thời gian giao nhận, vận chuyển và bốc dỡ hàng:
- Thời gian giao hàng: ngày 05/08/2016
- Địa điểm giao hàng: Tại kho bên A Điều khoản chung
Hai bên cam kết thực hiện đầy đủ các điều khoản ghi trong hợp đồng này Trường hợp bên nào cần thay đổi thì báo cho bên kia thoả thuận bàn bạc lại Nếu vi phạm hợp đồng gây thiệt hại cho bên kia thì phải chịu trách nhiệm bồi thường vật chất theo quy định của pháp luật hợp đồng kinh tế Hợp đồng này được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản
Sau 30 ngày kể từ khi hợp đồng hết hiệu lực, nếu hai bên không còn vướng mắc hoặc tranh chấp, hợp đồng đương nhiên được thanh lý. Đại diện bên A
(Ký tên, đóng dấu) Đại diện bên B
Mẫu số 05: Phiếu xuất kho số 326 Đơn vị: Công ty TNHH Autotech Việt
Nam Địa chỉ: Số nhà 271 phố Hoàng Văn
Thái, Q.Thanh Xuân, TP.Hà Nội
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
Ngày 05 tháng 08 năm 2016 Số: 326 Nợ: 632
Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Hồng Sơn - công ty cổ phần thương mại Tuấn Mai, số 8 Hùng Vương, TP Bắc Giang
Lý do xuất kho: Xuất để bán
Xuất tại kho: Kho HDKTUO
STT Tên vật tư hàng hóa
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất
( Nguồn phòng tài chính- kế toán
Trên cơ sở phiếu xuất kho, kế toán bán hàng lập hóa đơn thuế GTGT cho sản phẩm.
Mẫu số 06: Hóa đơn GTGT số 0077649
Ngày 05 tháng 08 năm 2016 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Autotech Việt Nam Địa chỉ: Số nhà 271 phố Hoàng Văn Thái, Q.Thanh Xuân, TP.Hà Nội.
Số tài khoản: 102010000768261 tại Ngân hàng TMCP Quân đội Việt Nam – CN Thanh Xuân
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Hồng Sơn
Tên đơn vị: Công ty cổ phần thương mại Tuấn Mai Địa chỉ: Số 8 Hùng vương, TP Bắc Giang
Hình thức thanh toán: CK Mã số thuế: 0200101876
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 73.203.480
Tổng cộng tiền thanh toán: 805.238.280
Số viết bằng chữ: ( Tám trăm linh năm triệu hai trăm ba mươi tám nghìn hai trăm tám mươi đồng chẵn)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
( Nguồn phòng tài chính- kế toán)
Mẫu số 07: Giấy báo có số 46
Số ( Seq.No.) BTTLR 74/46 Ngày (Date) 08/08/2016 Giờ (Time) 03:19:54 PM
Chi nhánh (Branch name ): Ngân hàng TMCP Quân đội Việt Nam – CN Thanh Xuân.
Mã số thuế (Branch VAT code)
Mã số khách hàng: 00199523 Công ty TNHH Autotech Việt Nam.
Số TK/ Tên TK: 102010000768261 tại Ngân hàng TMCP Quân đội Việt Nam – CN
Nội dung: Công ty cổ phần thương mại Tuấn Mai thanh toán tiền hàng.
Số tiền (Credit amount in figures & ccy code): 805.238.280,00 VND
Số tiền bằng ch ữ Tám trăm linh năm triệu hai trăm ba mươi tám nghìn hai trăm tám mươi đồng chẵn
GIAO DỊCH VIÊN/ NV NGHIỆP VỤ
Mẫu số 08: Sổ chi tiết bán hàng – Thiết bị Cisco Systems Đơn vị: Công ty TNHH Autotech Việt Nam Địa chỉ: Số nhà 271 phố Hoàng Văn Thái, Q.Thanh Xuân, TP.Hà Nội
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Tên sản phẩm: Thiết bị Cisco Systems Tháng 8 năm 2016 (Trích) Đơn vị tính: Đồng
Diễn giải TK Đối ứng
Doanh thu Các khoản tính trừ
Số hiệu Ngày, tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế Khác
02/8 77648 02/8 Bán hàng cho Cty Long Biên
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) Giám đốc
Mẫu số 09: Sổ chi tiết bán hàng – Thiết bị Acatel Đơn vị: Công ty TNHH Autotech Việt Nam Địa chỉ: Số nhà 271 phố Hoàng Văn Thái, Q.Thanh Xuân, TP.Hà Nội
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Tên sản phẩm: Thiết bị Acatel Tháng 8 năm 2016 (Trích) Đơn vị tính: Đồng
Diễn giải TK Đối ứng
Doanh thu Các khoản tính trừ
Số hiệu Ngày, tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế Khác
05/8 77649 05/8 Bán hàng cho Cty Tuấn Mai
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) Giám đốc
Mấu số 10: Sổ tổng hợp chi tiết bán hàng Đơn vị: Công ty TNHH Autotech Việt Nam Địa chỉ: Số nhà 271 phố Hoàng Văn Thái, Q.Thanh Xuân, TP.Hà Nội Mẫu số S35b-DN
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁN HÀNG
Tháng 8 năm 2016 (Trích) Đơn vị tính: Đồng
Doanh thu Các khoản tính trừ
Số hiệu Ngày, tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế Khác
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) Giám đốc
2.1.3 Kế toán tổng hợp doanh thu
Tài khoản sử dụng Để hạch toán doanh thu bán hàng, kế toán của công ty đã sử dụng tài khoản sau:
TK511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu và thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp được nộp dựa trên doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ Điều này có nghĩa là doanh nghiệp phải căn cứ vào số tiền hàng hóa, dịch vụ đã bán ra trong kỳ để xác định số thuế phải nộp Các loại thuế này không được tính dựa trên các khoản doanh thu chưa được thực hiện hoặc các khoản doanh thu dự kiến.
+ Các khoản ghi giảm doanh thu bán hàng (giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại).
+ Kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thuần, doanh thu bất động sản đâu tư sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
+ Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ, doanh thu bất động sản đầu tư của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ.
TK 511 không có số dư cuối kỳ.
Quy trình ghi sổ kế toán
Tại Công ty TNHH Autotech Việt Nam sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung, được thực hiện trên phần mềm kế toán Vì vậy, để hạch toán tổng hợp doanh thu bán hàng kế toán sử dụng sổ tổng hợp là sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 511 Khi phát sinh các chứng từ liên quan hoạt động bán hàng, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào sổ Nhật ký chung, rồi tiến hành lọc số liệu trên sổNhật ký chung để lấy ra sổ cái TK511.
Kế toán giá vốn hàng bán tại Công ty TNHH Autotech Việt Nam
2.2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Phiếu xuất kho ( Mẫu số 01 và Mẫu số 05 )
Khi xuất bán hàng hoá, phòng kinh doanh căn cứ vào hợp đồng mua bán xác nhận đơn hàng của đơn vị cần mua hàng Trong hợp đồng phải có đủ các chỉ tiêu chủng loại hàng hoá, số lượng cần mua, phương thức, thời hạn thanh toán Phòng kinh doanh duyệt giá bán cho đơn vị, trình giám đốc Công ty duyệt Khi có sự phê duyệt của giám đốc, phòng kinh doanh sẽ viết lệnh xuất kho chuyển cho nhân viên phòng vật tư có trách nhiệm xuất hàng
Sau khi nhận được lênh xuất hàng, bộ phận vật tư sẽ viết phiếu xuất kho và được lập thành 3 liên:
- Liên 2: giao cho phòng kinh doanh để giao cho khách hàng (sau khi lấy hàng sẽ chuyển về phòng kế toán viết HĐ GTGT)
- Liên 3: chuyên tới thủ kho để làm chứng từ xuất hàng
Sau khi viết phiếu xuất kho và nhận được số lượng xuất kho thực tế, kế toán lập hoá đơn GTGT giao cho khách hàng.
Tại kho, thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho sẽ tiến hành hạch toán chi tiết việc xuất kho hàng hoá trên Thẻ kho và ghi số lượng thực xuất vào chứng từ xuất Thẻ kho được mở riêng cho từng loại hàng hoá, thủ kho thực hiện việc ghi chép tình hình biến động của hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng (Bao gồm các chỉ tiêu Nhập - Xuất - Tồn ) Vào cuối ngày, thủ kho lập Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn gửi lên phòng kinh doanh để theo dõi tình hình hiện có của hàng hoá từ đó đưa ra các kế hoạch tiêu thụ phù hợp và chủ động ký kết hợp đồng với khách hàng Sau đó thủ kho chuyển các chứng từ này lên phòng kế toán để đối chiếu vào cuối tháng số lượng thực tế trong kho và số liệu ghi trên sổ sách.
Phương pháp xác định giá vốn hàng bán:
Giá vốn hàng bán = Giá xuất kho (bao gồm giá sản xuất hàng hóa( Giá mua hàng hóa) + chi phí vận chuyển)
Hàng tồn kho của Cửa hàng là các hàng hóa được nhập kho trước và xuất trước, hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là các hàng hóa được mua gần thời điểm cuối kỳ nên giá trị hàng xuất kho được tính theo giá trị của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.
Do vậy, giá vốn hàng bán là giá xuất kho hàng hóa của Công ty theo phương pháp Nhập trước- xuất trước.
2.2.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán
Sau khi hàng hóa đã được xác nhận là tiêu thụ, kế toán tiến hành thực hiện kế toán chi tiết giá vốn hàng bán
Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết giá vốn hàng bán
- Các chứng từ khác có liên quan
Sổ tổng hợp chi tiết GVHB
Mẫu số 13: Thẻ kho - Thiết bị Cisco Systems Đơn vị: Công ty TNHH Autotech Việt Nam Địa chỉ: Số nhà 271 phố Hoàng Văn Thái,
Q.Thanh Xuân, TP.Hà Nội
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
Tên, nhãn hiệu, quy cách hàng hóa: Thiết bị Cisco Systems
Mã vật tư, hàng hóa: BCZ Đơn vị tính: Chiếc
Số hiệu chứng từ Diễn giải
Số lượng Xác nhận của kế
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn toán
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Mẫu số 14: Thẻ kho - Thiết bị Acatel Đơn vị: Công ty TNHH Autotech Việt Nam Địa chỉ: Số nhà 271 phố Hoàng Văn Thái,
Q.Thanh Xuân, TP.Hà Nội
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
Tên, nhãn hiệu, quy cách hàng hóa: Thiết bị Acatel
Mã vật tư, hàng hóa: KBA Đơn vị tính: Chiếc
Số hiệu chứng từ Diễn giải
Số lượng Xác nhận của kế
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn toán
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Mẫu số 15: Sổ chi phí sản xuất kinh doanh - Thiết bị Cisco Systems Đơn vị: Công ty TNHH Autotech Việt Nam Địa chỉ: Số nhà 271 phố Hoàng Văn Thái,
Q.Thanh Xuân, TP.Hà Nội
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH
Tên TK 632: Giá vốn hàng bán Tên sản phẩm: Thiết bị Cisco Systems
Ghi Nợ tài khoản TK632
Ngày, tháng Tổng số tiền TK156
Xuất bán hàng cho Cty Long Biên 156 123.098.400 123.098.400
Mẫu số 16: Sổ chi phí sản xuất kinh doanh - Thiết bị Acatel Đơn vị: Công ty TNHH Autotech Việt Nam Địa chỉ: Số nhà 271 phố Hoàng Văn Thái,
Q.Thanh Xuân, TP.Hà Nội
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH
Tên TK 632: Giá vốn hàng bán Tên sản phẩm: Thiết bị Acatel Tháng 8 năm 2016 ĐVT: Đồng
Ghi Nợ tài khoản TK632
Ngày, tháng Tổng số tiền TK156
Xuất bán hàng cho Cty Tuấn
Mẫu số 17 : Sổ tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh Đơn vị: Công ty TNHH Autotech Việt Nam Địa chỉ: Số nhà 271 phố Hoàng Văn Thái,
Q.Thanh Xuân, TP.Hà Nội
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
SỔ TỔNG HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH
Tên TK 632: Giá vốn hàng bán
Tháng 8 năm 2016 (Trích) ĐVT: Đồng
Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
2.2.3 Kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán
Tại Công ty TNHH Autotech Việt Nam, kế toán sử dụng TK632 - Giá vốn hàng bán Tài khoản này được dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ.
+ Trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ trong kì.
+ Giá vốn hàng bán bị trả lại trong kỳ.
+ Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh trong kì.
Tài khoản giá vốn hàng bán này không có số dư cuối kỳ.
Quy trình ghi sổ kế toán
Tại Công ty sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung, được thực hiện trên phần mềm kế toán Vì vậy, để hạch toán tổng hợp giá vốn hàng bán kế toán sử dụng sổ tổng hợp là sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 632 Khi phát sinh các chứng từ liên quan hoạt động bán hàng, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào sổ Nhật ký chung, rồi tiến hành lọc số liệu trên sổ Nhật ký chung để lấy ra sổ cái TK 632.
Mẫu số 18: Sổ cái TK632 Đơn vị: Công ty TNHH Autotech Việt Nam Địa chỉ: Số nhà 271 phố Hoàng Văn Thái, Q.Thanh Xuân, TP.Hà Nội Mẫu số S03b-DN
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán
Số hiệu: 632 Tháng 8/2016 (Trích) ĐVT:VNĐ
02/8 325 02/8 Giá vốn hàng bán cho cty Long Biên 156 123.098.400
05/8 326 05/8 Giá vốn hàng bán cho cty Tuấn Mai 156 439.220.880
31/08 31/08 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 27.207.111.440
Người ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng
( Ký, họ tên ) Giám đốc
( Ký, họ tên, đóng dấu )
Kế toán chi phí bán hàng tại Công ty TNHH Autotech Việt Nam
2.3.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Căn cứ vào các chứng từ kế toán bao gồm:
+ Bảng thanh toán tiền lương;
+ Bảng phân bổ tiền lương và BHXH;
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ;
Chi phí bán hàng phát sinh trong hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Autotech Việt Nam là toàn bộ các khoản mục chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng hóa, bán sản phẩm bao gồm: Chi phí tiền lương nhân viên; chi phí công cụ dụng cụ; chi phí khấu hao TSCĐ; chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác
2.3.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng
Căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra và dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán bán hàng định khoản và nhập dữ liệu vào máy tính, máy tính kế toán sẽ tự động vào sổ chi tiết chi phí bán hàng.
Tính lương cho bộ phận bán hàng trong tháng 8 năm 2016 như sau:Cuối tháng, trưởng bộ phận bán hàng của Công ty ở hai ca hoàn thiện bảng chấm công và kèm theo các chứng từ liên quan như giấy xin nghỉ phép,giấy nghỉ ốm,…để tiến hành tính tiền lương cho nhân viên bán hàng trong bộ phận bán hàng.
Tính lương tháng 8 năm 2016, cho bà Đặng Thị Thương, chức vụ là trưởng bộ phận bán hàng ca sáng có các số liệu cụ thể như sau:
Trong tháng, bà Đặng Thị Thương đi làm thêm vào 04 ngày Chủ nhật trong tháng cho nên có phiếu báo làm thêm giờ.
Ngày công quy định: 26 ngày/1tháng
Thời gian làm việc thực tế: 26 ngày/1tháng
Phụ cấp trách nhiệm: 500.000đ/tháng
Trích 8% BHXH theo lương cơ bản:
Trích 1.5% BHYT theo lương cơ bản:
Trích 1% BHTN theo lương cơ bản:
Số tiền lương còn lại:
Vậy, cuối tháng 8 năm 2016 số tiền lương thực lĩnh của bà Đặng Thị Thương là 6.513.462đ.
Tương tự, cách tính lương và các khoản trích theo lương như trên đối với nhân viên bán hàng còn lại.
Mẫu số 19 trong bài viết là "Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội" của Công ty TNHH Autotech Việt Nam, có địa chỉ tại số 271 phố Hoàng Văn Thái, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội Đây là bảng phân bổ số tiền của công ty được chia thành tiền lương và tiền đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên.
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH
Ghi có TK Đối tượng sử dụng
TK334 – Phải trả công nhân viên TK338 – Phải trả, phải nộp khác
Người lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Mẫu số 20 : Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Đơn vị: Công ty TNHH Autotech Việt Nam Địa chỉ: Số nhà 271 phố Hoàng Văn Thái, Q.Thanh Xuân, TP.Hà Nội Mẫu số 07 - VT
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ
TK1521 TK1522 TK1523 TK1528 Cộng TK152
TK 641 – Chi phí bán hàng 3.951.600
Người lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Mấu số 21: Phiếu chi số 100 Đơn vị: Công ty TNHH Autotech Việt
Nam Địa chỉ: Số nhà 271 phố Hoàng Văn Thái,
Q.Thanh Xuân, TP.Hà Nội
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
Họ và tên người nhận tiền: Vũ Thị Dung Đơn vị: Công ty Viễn thông Quân đội Địa chỉ: Số 1 Trần Hữu Dực, Mỹ Đình 2, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam Nội dung chi: Thanh toán tiền điện thoại tháng 8 năm 2016
(Viết bằng chữ: Hai trăm tám mươi chín nghìn, năm trăm bảy mươi lăm đồng./.)
Kèm theo: 1 chứng từ gốc: hóa đơn GTGT số 0012
(Đã nhận đủ số tiền): Hai trăm tám mươi chín nghìn, năm trăm bảy mươi lăm đồng./
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Sổ chi phí sản xuất kinh doanh (mẫu số 22) là một loại sổ kế toán được sử dụng để ghi chép chi tiết các khoản chi phí liên quan đến sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp Theo quy định của pháp luật Việt Nam, các công ty có hoạt động sản xuất kinh doanh phải sử dụng sổ này để ghi chép đầy đủ, chính xác và kịp thời các chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh Sổ chi phí sản xuất kinh doanh có vai trò quan trọng trong việc quản lý và kiểm soát chi phí, đồng thời là cơ sở để xác định thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp.
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH
Tên TK 641: Chi phí bán hàng Tháng 8 năm 2016 ĐVT: Đồng
Ghi Nợ tài khoản TK641
Số hiệu Ngày, tháng Tổng số tiền TK111 TK153 TK334 TK338
30/8 PC100 30/8 Thanh toán tiền điện thoại T8/2016 263.250 263.250
31/8 BPB 31/8 Mua đồng phục cho NVBH 153 3.951.600 3.951.600
31/8 BPB 31/8 Tiền lương phải trả cho NVBH 334 163.255.390 163.255.390
31/8 BPB 31/8 Các khoản trích theo lương 338 36.113.540 36.113.540
Người lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc
2.3.3 Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng
Tài khoản sử dụng: Để hạch toán chi phí bán hàng, kế toán của công ty đã sử dụng khoản sau:
TK641 – Chi phí bán hàng.
+ Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ.
+ Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng.
+ Kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
TK 641 không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 641 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau:
+ TK 6411: Chi phí tiền lương cho công nhân viên;
+ TK 6413: Chi phí công cụ dụng cụ, đồ dùng văn phòng;
+ TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ;
+ TK 6415: Thuế, phí và lệ phí;
+ TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài;
+ TK 6418: Chi phí bằng tiền khác.
Quy trình ghỉ sổ tổng hợp chi phí bán hàng:
Tại Công ty TNHH Autotech Việt Nam sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung, được thực hiện trên máy tính Vì vậy, để hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng kế toán sử dụng sổ tổng hợp là sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 641.Khi phát sinh các chứng từ liên quan hoạt động bán hàng, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào sổ Nhật ký chung, rồi tiến hành lọc số liệu trên sổ Nhật ký chung để lấy ra sổ cái TK 641.
Mẫu số 23: Sổ cái TK641 Đơn vị: Công ty TNHH Autotech Việt Nam Địa chỉ: Số nhà 271 phố Hoàng Văn Thái, Q.Thanh Xuân, TP.Hà Nội Mẫu số S03b-DN
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
Tên tài khoản: Chi phí bán hàng
Số hiệu: 641 Tháng 8/2016 (Trích) ĐVT:VNĐ
30/08 PC100 30/08 Thanh toán tiền điện thoại T8/2016 111 263.250
31/08 BPB 31/08 Mua đồng phục cho NVBH 153 3.951.600
31/08 BPB 31/08 Tiền lương phải trả cho NVBH 334 163.255.390
31/08 BPB 31/08 Các khoản trích theo lương 338 36.113.540
31/08 KC 31/08 Kết chuyển chi phí bán hàng 911 203.583.780
Người lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH
Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty và phương hướng hoàn thiện
Trong bối cảnh kinh tế phát triển, Autotech Việt Nam đã đầu tư hệ thống máy móc hiện đại, nâng cao trình độ quản lý và công nghệ để nâng cao chất lượng sản phẩm và lợi nhuận Nhận thức được tầm quan trọng của hạch toán kế toán, ban lãnh đạo công ty chú trọng đến vai trò của hoạt động này trong quản lý và đặc biệt là trong công tác kế toán bán hàng.
Trong quá trình tìm hiểu thực tiễn công tác kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Autotech Việt Nam tôi đưa ra một vài nhận xét sau:
Mô hình kế toán tập trung của công ty được thiết lập khoa học, phù hợp với đặc thù kinh doanh Phòng kế toán gồm 7 thành viên, được phân công nhiệm vụ rõ ràng theo chuyên môn và trình độ Hệ thống phần mềm kế toán được triển khai hiệu quả giúp việc hạch toán nhanh chóng, chính xác Sự quan tâm của lãnh đạo công ty tạo động lực cho bộ phận kế toán hoạt động hiệu quả, đảm bảo ghi chép và tổng hợp đầy đủ, chính xác các khoản thu chi, phục vụ công tác quản lý của doanh nghiệp.
- Hình thức kế toán mà công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung, đây là hình thức kế toán đơn giản dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian rất thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra và đối chiếu.
- Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho là hợp lý, vì là công ty kinh doanh nhiều loại hàng hóa khác nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan nhiều đến hàng hóa Mặt khác hàng tháng công ty đều tiến hành kiểm kê vào ngày cuối tháng từ đó phát hiện những thiếu sót trong công tác quản lý, bảo quản, sử dụng hàng hóa.
- Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán giúp cho việc cập nhật thông tin vào sổ sách kế toán được đơn giản gọn nhẹ đảm bảo các thông tin được cung cấp một cách đầy đủ chính xác và kịp thời Đồng thời cũng giảm bớt được thời gian cũng như áp lực về công việc cho nhân viên phòng kế toán.
Công ty luôn tuân thủ đầy đủ các chính sách, chế độ của Nhà nước, đặc biệt là trong công tác kế toán, tuân thủ chặt chẽ chuẩn mực kế toán Hạch toán kê khai thuế GTGT được thực hiện nghiêm ngặt, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ, đáp ứng nghĩa vụ nộp thuế đúng hạn vào ngân sách Việc sử dụng các biểu mẫu theo quy định của Nhà nước giúp tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan thuế trong kiểm tra, giám sát và cho giám đốc công ty trong việc theo dõi, kiểm soát hoạt động kê khai thuế GTGT.
- Sổ sách kế toán được các nhân viên kế toán ghi chép cẩn thận sạch sẽ rồi vào phần mềm để dễ kiểm tra mỗi khi ban quản trị cần kế toán trưởng trình báo cáo doanh thu của công ty.
Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác hạch toán kế toán bán hàng tại công ty cũng tồn tại những nhược điểm sau:
- Trong công tác quản lý hàng hóa, kế toán chưa mở sổ chi tiết theo dõi cho từng mặt hàng nên gây khó khăn cho việc theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn.
- Công ty chưa thực hiện việc lập dự phòng phải thu khó đòi có thể là mạo hiểm đối với công ty vì “ thương thường như chiến trường” con người không thể lường trước được mọi điều xảy đến với mình
Nhìn chung Công ty TNHH Autotech Việt Nam nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng đã phần nào phản ánh được kịp thời tình hình biến động cũng như cung cấp các thông tin phục vụ quản lý Giữa lý thuyết đã học và thực tế diễn ra tại công ty cũng có sự phù hợp, ở công ty cũng đã có một số cải biến phù hợp với tình hình của công ty.
3.1.3 Phương hướng hoàn thiện Đề xuất giải pháp:
- Đối với việc công tác quản lý hàng hóa, công ty nên tiến hành mở số tiết cho từng mặt hàng để tiện cho việc theo dõi và quản lý.
- Hoàn thiện khâu nhập số liệu: khi sử dụng phần mềm kế toán thì việc nhập số liệu ban đầu là rất quan trọng, nó quyết định đến toàn bộ kết quả cuối cùng.
Để hoàn thiện công tác kế toán bán hàng, doanh nghiệp cần chú trọng vào việc nhập và kiểm tra số liệu chặt chẽ Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, doanh nghiệp nên tuyển dụng nhân viên có chuyên môn kế toán và đào tạo nâng cao trình độ nhân viên thường xuyên nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của hoạt động kế toán bán hàng.
- Công ty nên lập TK trích lập dự phòng phải thu khó đòi để đảm bảo an toàn về mặt tài chính
Công ty nên lập dự phòng theo công thức:
Dự phòng phải thu khó đòi = Tổng dư nọ phải thu * Tỷ lệ % mất nợ
+ 30% với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm
+ 50% với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm
+ 70% với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm
Nâng cao trình độ chuyên môn của kế toán viên đảm bảo sử dụng phần mềm kế toán một cách thành thạo, có hiệu quả, tránh tình trạng sai sót Cần có kế hoạch luân chuyển công việc cho nhân viên.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Autotech Việt Nam
Để hoàn thiện công tác kế toán bán hàng cũng như công tác kế toán chung của toàn đơn vị cần phải:
Tiến hành hoàn thiện cơ sở tôn trọng các quy định, các chế độ kế toán của Nhà nước Việc vận dụng cải tiến không nhất thiết phải máy móc nhưng trong một khuôn khổ nhất định của chế độ kế toán.
Việc hoàn thiện công tác kế toán phải tiến hành sao cho phù hợp với đặc điểm , tình hình kinh doanh của Công ty nhằm mang lại hiệu quả tối ưu nhất.
Việc hoàn thiện phải được tiến hành với mục đích tiết kiệm chi phí và lợi nhuận được tăng lên.
Hoàn thiện công tác kế toán giúp cho việc cung cấp thông tin tài chính cho các cấp quản lý luôn được kịp thời và chính xác.
Công tác quản lý bán hàng
Việc thắt chặt công tác quản lý bán hàng giúp cho công việc theo dõi,phản ánh tình hàng hóa được chính xác, để xảy ra hiện tượng mất mát thiếu hụt vì những sản phẩm hàng hóa của Công ty thường có giá trị lớn Muốn đạt được điều đó cần thực hiện một số giải pháp sau: lý kho nhanh chóng, chính xác và thuận tiện.
Hàng tuần, hàng tháng, kế toán phải đối chiếu số lượng nhập xuất hàng hóa trên các chứng từ và sổ sách có liên quan để đảm bảo lượng hàng cung ứng luôn kịp thời, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Khâu vận chuyển hàng hóa cũng rất quan trọng vì vậy đòi hỏi phải đảm bảo hàng hóa luôn đến tay người tiêu dùng đúng thời hạn, chất lượng, mẫu mã không bị ảnh hưởng trong quá trình vận chuyển.
- Công ty nên có những chính sách ưu đãi chiết khấu hợp lý đối với những khách hàng thân quen, những khách hàng thanh toán nhanh trước thời hạn, có chế độ chăm sóc tốt đối với những khách hàng tiềm năng.
Để nâng cao hiệu quả kinh doanh bán hàng, doanh nghiệp cần tập trung đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên kinh doanh, bán hàng Đây chính là "linh hồn" quyết định trực tiếp đến kết quả bán hàng Ngoài ra, việc thiết lập chính sách lương thưởng hợp lý sẽ góp phần khuyến khích tinh thần làm việc và thúc đẩy hiệu suất của lực lượng này.
Công ty luôn triển khai các chính sách giảm giá và khuyến mại hấp dẫn để thu hút ngày càng nhiều khách hàng Điều này giúp công ty củng cố và nâng cao vị thế của mình trên thị trường, tạo dựng được sự tin tưởng và lòng trung thành của khách hàng, đồng thời gia tăng doanh thu và lợi nhuận.
Có những chính sách đối với việc khách hàng cũ giới thiệu, môi giới thêm khách hàng mới cho Công ty.
Nên mở tài khoản theo dõi chi tiết đối với từng hàng hóa cụ thể.
Với việc theo dõi chi tiết đối với từng sản phẩm hàng hóa có thể theo dõi được mặt hàng nào là thế mạnh, được tiêu thụ nhiều và ngược lại giúp cho việc hoạch định chiến lược kinh doanh đối với từng sản phẩm của các nhà quản lý được chính xác và hiệu quả hơn.
Chứng từ và luân chuyển chứng từ các chứng từ hướng dẫn để thuận lợi trong công tác hạch toán, thống kê của toàn Công ty Mặt khác, việc luân chuyển chứng từ Công ty cần quy định rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân cho mỗi loại chứng từ khác nhau để quy trách nhiệm cho mỗi cá nhân khi xảy ra hiện tượng mất mát.
Việc đối chiếu kiểm tra giữa các chứng từ cần được tiến hành trước khi giao bán hàng hóa là công việc cần thiết để tránh dẫn đến việc nhầm lẫn, sai sót trong công tác hạch toán kế toán.
Phương pháp tính giá, phương pháp kế toán
Hiện nay công ty sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước nhưng có nhược điểm là kế toán chi tiết tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức Vì vậy, theo ý kiến cá nhân, công ty nên áp dụng phương pháp bình quân gia quyền Theo phương pháp này, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền tính theo tháng Đến cuối kỳ kế toán mới tính giá vốn hàng xuất cho hàng hóa xuất trong kỳ.
Báo cáo kế toán liên quan đến bán hàng Để phục vụ cho mục đích kế toán quản trị, Công ty cần có một đội ngũ nhân viên hiểu biết về quản trị kế toán và đội ngũ phân tích các thông tin kế toán Công ty có thể cho các kế toán viên có khả năng tham gia các khóa đào tạo về kế toán quản trị và phân tích tài chính, các khóa bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên sâu, các lớp phổ biến kiến thức pháp luật để có thể nâng cao nghiệp vụ chuyên môn và vận dụng linh hoạt chế độ vào thực tế tại đơn vị Qua đó, thường xuyên nắm vững tình hình kinh doanh của Doanh nghiệp, biết được nguồn đem lại lợi nhuận cao, thị trường cần khai thác…
Ngoài ra, việc xây dựng một hệ thống báo cáo kế toán quản trị cũng là một yếu tố quan trọng Hiện tại hầu hết các báo cáo về hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa trong Công ty đều được lập vào cuối quý, cuối năm Các báo cáo cũng được kế toán lập theo tháng khi có yêu cầu Tuy nhiên, nội dung báo cáo chưa phản ánh một cách cụ thể nhất tình hình tiêu thụ hàng hóa tại Công ty để phục vụ mục đích quản trị Vì thế, Công ty có thể lập báo cáo kho hàng hóa, vật tư định kỳ theo tháng, theo quý để có thể cung cấp kịp thời thông tin cho Ban Giám đốc, từ đó phân tích, đưa ra những chiến lược ngắn hạn và dài hạn.
Các nhà quản trị luôn cần những thông tin một cách chi tiết, cụ thể về chi phí – doanh thu của từng loại hàng hóa để đáp ứng yêu cầu quản lý, để có được quyết định đúng đắn cho sự phát triển của Công ty không chỉ trong thời gian hiện tại mà cả về tương lai lâu dài Việc kế toán chi tiết chi phí – doanh thu sẽ giúp cho các chủ Doanh nghiệp quyết định lựa chọn, thúc đẩy tiêu thụ mặt hàng nào, tiêu thụ như thế nào Hiện nay, bộ phận kế toán của Công ty chỉ mới xác định kết quả tiêu thụ chung cho tất cả các mặt hàng trong tháng chứ chưa xác định kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng nên Ban Giám đốc lãi cũng như xu hướng nhu cầu của thị trường để có những chiến lược phát triển kinh doanh kịp thời, tập trung vào những mặt hàng trọng tâm nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất Do đó, để cung cấp đầy đủ thông tin cho các nhà quản lý trong việc nắm bắt tình hình kinh doanh từng mặt hàng, Công ty có thể lập các báo cáo tổng hợp về chi phí – doanh thu của từng loại mặt hàng theo mẫu sau:
Mẫu số 3.1: Bảng tổng hợp Doanh thu – Chi phí từng mặt hàng
Cộng xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx
