QUẢN LÝ PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN và KẾ TOÁN MUA BÁN HÀNG, CÔNG NỢ PHẢI TRẢ - PHẢI THU
Quản lý phát hành hóa đơn
1 1 Quy trình thủ tục hành chính để một doanh nghiệp áp dụng hình thức hóa đơn tự in
Theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC, các doanh nghiệp có quyền tự in hóa đơn và quản lý việc sử dụng hóa đơn của mình Để áp dụng hình thức hóa đơn tự in, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục hành chính sau đây.
Để áp dụng hóa đơn tự in gửi cho cơ quan quản lý thuế, bước đầu tiên là đưa ra quyết định về việc sử dụng hình thức hóa đơn này.
• Bước 2: Khởi tạo mẫu hóa đơn sẽ sử dụng cho mục đích bán hàng và cung cấp dịch vụ theo đặc thù của doanh nghiệp
Bước 3: Bạn cần lập thông báo phát hành hóa đơn và gửi cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp, kèm theo hóa đơn mẫu trước khi bắt đầu sử dụng các mẫu hóa đơn.
Bước 4: Doanh nghiệp tiến hành lập và in hóa đơn sau khi hoàn tất các thủ tục Quyết định áp dụng hóa đơn tự in, khởi tạo hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp Hóa đơn cần được lập và in theo đúng mẫu đã được thông báo phát hành.
1 2 Mô hình hóa hoạt động quản lý phát hành hóa đơn
1 3 Thực hành trên phần mềm kế toán
1.3.1 Khởi tạo mẫu hóa đơn
Trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, doanh nghiệp cần tạo và đăng ký mẫu hóa đơn riêng với cơ quan thuế Chức năng này giúp người sử dụng tạo ra các mẫu hóa đơn phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp.
VD: Khởi tạo mẫu hóa đơn có các nội dung sau:
- Tên mẫu hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng 3 liên
- Loại hóa đơn: Giá trị gia tăng
- Mẫu số hóa đơn: 01GTKT3/001
- Ký hiệu hóa đơn: AB/15T
Để khởi tạo mẫu hóa đơn, bạn vào phân hệ Quản lý hóa đơn, chọn chức năng Khởi tạo mẫu hóa đơn hoặc vào tab Mẫu hóa đơn và chọn chức năng Thêm Tiếp theo, bạn cần nhập đầy đủ các thông tin chi tiết cần thiết.
- Nhập Tên mẫu hóa đơn và chọn Loại hóa đơn, Hình thức hoá đơn
- Nhập Số liên, Số thứ tự mẫu và Ký hiệu hoá đơn
Chọn tạo mẫu hoá đơn bằng cách sử dụng tùy chọn “Dựa trên mẫu”, cho phép bạn sử dụng mẫu có sẵn từ phần mềm hoặc tùy chỉnh theo nhu cầu riêng của doanh nghiệp.
Nếu sử dụng theo mẫu do phần mềm cung cấp, NSD chỉ cần chọn mẫu từ danh sách
Để sử dụng mẫu đặc thù của doanh nghiệp, người sử dụng cần tích chọn vào thông tin "Sử dụng mẫu đặc thù của doanh nghiệp" và sau đó nhấn vào chức năng "Chọn mẫu" để đính kèm mẫu vào phần mềm.
Để chỉnh sửa mẫu hóa đơn, người sử dụng chỉ cần nhấn vào và chọn chức năng trên thanh công cụ Sau khi hoàn tất việc chỉnh sửa, người sử dụng có thể lưu lại mẫu hóa đơn và in ra để đăng ký với cơ quan thuế.
- Sau khi khai báo xong mẫu hoá đơn, nhấn
1.3.2 Lập thông báo phát hành hóa đơn
Trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, doanh nghiệp cần gửi Thông báo phát hành đến cơ quan thuế quản lý, bao gồm mẫu hóa đơn và số hóa đơn dự kiến sẽ phát hành trong kỳ Chức năng này cho phép người sử dụng lập và in thông báo phát hành hóa đơn theo quy định hiện hành.
VD: Thông báo phát hành mẫu hóa đơn sau:
- Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng 3 liên
- Mẫu số hóa đơn: 01GTKT3/001, Ký hiệu: AB/15T
- Thời gian bắt đầu sử dụng: 02/01/2019
Để thực hiện việc thông báo phát hành hóa đơn, bạn cần truy cập vào phân hệ Quản lý hóa đơn và chọn chức năng Thông báo phát hành hóa đơn Bạn cũng có thể thực hiện thao tác này thông qua tab Thông báo phát hành hóa đơn.
Thêm), sau đó nhập các thông tin chi tiết:
- Nhập ngày lập thông báo, tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo
Để thông báo phát hành mẫu hóa đơn, người sử dụng cần chọn mẫu hóa đơn cần phát hành và nhập các thông tin liên quan như số lượng mẫu phát hành và ngày bắt đầu sử dụng mẫu (ngày này phải cách ngày lập thông báo ít nhất 5 ngày) Nếu sử dụng hóa đơn đặt in, cần bổ sung thông tin về doanh nghiệp in và hợp đồng đặt in.
- Nhấn để lưu thông báo phát hành vừa khai báo, sau đó nhấn để in thông báo phát hành hoá đơn
1.3.3 Lập và in hóa đơn trên phần mềm
Nội dung: Kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn doanh nghiệp có thể lập và in hóa đơn theo mẫu đã thông báo phát hành
VD: Ngày 16/01/2019 bán hàng cho công ty Công ty Hòa Anh: 3 tủ lạnh
Tủ lạnh TOSHIBA 110 lít có giá 5.000.000 VND (chưa bao gồm thuế), trong khi tủ lạnh TOSHIBA 150 lít có giá 6.500.000 VND (chưa bao gồm thuế) Cả hai sản phẩm đều áp dụng thuế GTGT 10% theo hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKT3/001, mẫu số AB/15T, số 0000001.
Chọn mục Bán hàng chưa thu tiền trong phân hệ Bán hàng, sau đó tiến hành thêm mới chứng từ Bán hàng chưa thu tiền Hãy nhập chứng từ theo hướng dẫn chi tiết tại Nghiệp vụ 1 thuộc chương Kế toán bán hàng và công nợ phải thu.
- Thực hiện in hóa đơn trên phần mềm: NSD nhấn trên thanh công cụ, chọn in mẫu Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu tự in-3 liên):
Kế toán mua hàng và công nợ phải trả
Giá gốc của hàng hóa mua vào được xác định dựa trên nguồn nhập, và cần phải được theo dõi một cách riêng biệt, bao gồm cả trị giá mua và chi phí thu mua hàng hóa.
Chi phí thu mua hàng hóa trong kỳ bao gồm cả hàng hóa đã tiêu thụ và hàng tồn kho cuối kỳ Việc phân bổ chi phí này cần được thực hiện dựa trên tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp, nhưng phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
• Kế toán chi tiết hàng hóa phải được thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm hàng hóa
2 2 Mô hình hóa hoạt động mua hàng và công nợ phải trả
Xem lại bảng quy ước về các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ
2 3 Thực hành trên phần mềm kế toán
2.3.1 Quy trình xử lý trên phần mềm
2.3.2 Sơ đồ hạch toán kế toán mua hàng và công nợ phải trả
Sơ đồ hạch toán kế toán mua hàng
Sơ đồ hạch toán kế toán mua hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ
2.3.3 Sơ đồ hạch toán kế toán công nợ phải trả
2.3.4 Hướng dẫn nhập các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
2.3.4.1 Các chứng từ đầu vào liên quan
Các chứng từ dùng cho việc hạch toán mua hàng bao gồm:
- Hóa đơn GTGT do nhà cung cấp lập
- Bảng kê mua hàng do nhân viên lập
- Các chứng từ phản ánh thanh toán công nợ Một số mẫu chứng từ điển hình: Bảng kê mua hàng
Hóa đơn GTGT do nhà cung cấp lập
2.3.4.2 Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán
Khi có nhu cầu mua hàng, doanh nghiệp có thể thực hiện việc đặt hàng từ nhà cung cấp bằng cách lập Đơn mua hàng và gửi đến họ Đơn mua hàng này có thể được tạo và in trực tiếp từ phần mềm kế toán MISA.
SME.NET 2020 Đồng thời, NSD cũng dễ dàng quản lý được danh sách các Đơn mua hàng đã lập
Khi có nhu cầu mua hàng, đơn vị có thể lập Đơn mua hàng để đặt hàng từ nhà cung cấp và gửi đến họ.
VD: Ngày 05/01/2019, đặt hàng công ty Hà Thành: 10 điện thoại NOKIA N7 với đơn giá chưa thuế là 4.200.000 VNDvà 15 điện thoại SAMSUNG D9 giá chưa thuế 4.000.000 VND, thuế GTGT 10%
NSD tiến hành nhập liệu như sau => Tại phân hệ Mua hàng, chọn chức năng Đơn mua hàng (hoặc trên tab Đơn mua hàngchọn chức năng
Thêm), sau đó khai báo các thông tin chi tiết:
- Nhà cung cấp: Chọn mã nhà cung cấp tương ứng với công ty Hà Thành, phần mềm sẽ tự động hiển thị các thông tin liên quan
- Diễn giải: Đặt mua hàng
Chọn mã hàng cho điện thoại NOKIA N7 và SAMSUNG D9, phần mềm sẽ tự động hiển thị thông tin tương ứng NSD cần nhập số lượng và đơn giá để hoàn tất quy trình.
- Nhấn