Bài 1: QUẢN LÝ PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN và KẾ TOÁN MUA BÁN HÀNG, CÔNG NỢ PHẢI TRẢ - PHẢI THU
3. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
3.2. Sơ đồ hạch toán kế toán bán hàng và công nợ phải thu
3.3.3. Hướng dẫn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Các chứng từ dùng cho việc hạch toán bán hàng bao gồm:
- Đơn đặt hàng, Phiếu giao hàng.
- Hóa đơn bán hàng.
- Phiếu nhập hàng bán trả lại.
- Phiếu xuất kho.
- Các chứng từ phản ánh thu hồi công nợ.
- ...
Một số mẫu chứng từ điển hình:
Hóa đơn GTGT lập cho người mua
Phiếu giao hàng
3.3.3.2. Nhậpchứngtừ vào phần mềmkế toán
Để thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý công tác bán hàng công nợ phải thu khách hàng, phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020 cho phép NSD thực hiện tuần tự các bước từ Lập báo giá, lập đơn đặt hàng, lập hóa đơn bán hàng, tính lại nợ và thông báo công nợ cho khách hàng….
a. Kế toán bán hàng Lập Báo giá
Phần mềm MISA SME.NET 2020 cho phép NSD lập và in báo giá gửi cho khách hàng. Đồng thời, phần mềm cho phép chuyển các thông tin trên báo giá đã lập lên đơn đặt hàng hoặc hóa đơn bán hàng nhằm giảm bớt các thao tác nhập số liệu.
VD: Ngày 09/01/2011 gửi báo giá cho công ty Hòa Anh: 3 điện thoại NOKIA N7 với đơn giá chưa thuế là 5.000.000 VND và 4 điện thoại SAMSUNG D9 giá chưa thuế 4.500.000 VND, VAT 10%.
NSD tiến hành nhập liệu như sau:
- Trên giao diện phân hệ Bán hàng, chọn Báo giá
- Đối tượng: chọn mã đối tượng tương ứng với công ty Hòa Anh, phần mềm sẽ hiển thị các thông tin liên quan phù hợp
- Diễn giải: Báo giá sản phẩm gửi công ty Hòa Anh - Ngày báo giá: 09/01/2011
Chọn mã hàng tương ứng với điện thoại NOKIA N7 và điện thoại
Lập Đơn đặt hàng
Căn cứ vào Báo giá doanh nghiệp gửi cho khách hàng, khách hàng sẽ lập Đơn đặt hàng gửi lại cho doanh nghiệp yêu cầu mua với các thông tin: mặt hàng, số lượng, mức giá... Kế toán nhập các thông tin trên vào phần mềm nhằm theo dõi chi tiết từng đơn đặt hàng cụ thể của mỗi khách hàng.
VD: Ngày 12/01/2011 Công ty Hòa Anh gửi đơn đặt hàng gồm: 3 điện thoại NOKIA N7 với đơn giá chưa thuế là 5.000.000 VND và 4 điện thoại SAMSUNG D9 giá chưa thuế 4.500.000 VND, VAT 10%.
NSD tiến hành nhập liệu như sau:
- Trên giao diện của phân hệ Bán hàng, chọn Đơn đặt hàng. - Chọn mã đối tượng tương ứng với công ty Phú Thái.
- Ngày đơn hàng: 12/01/2011
- Diễn giải: Công ty Hòa Anh đặt hàng.
- TH1: Nếu đã lập báo giá gửi đến khách hàng:
+ Ở mục Báo giá, chọn Báo giá tương ứng với đơn đặt hàng.
+ NSD chọn mặt hàng phù hợp theo yêu cầu của khách hàng để xuất ra đơn đặt hàng
+ Kích <<Đồng ý>>, các thông tin sẽ hiển thị lên đơn đặt hàng.
+ Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập.
- TH2: Nếu chưa có lập báo giá:
+ Chọn mã hàng tương ứng với điện thoại NOKIA N7 và điện thoại SAMSUNG D9 + Nhập đơn giá và số lượng tương ứng.
+ Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập NV (1):
Doanh thu hàng bán.
Khi xác định được doanh thu, kế toán lập hóa đơn bán hàng căn cứ vào thông tin trên đơn đặt hàng (nếu có) hoặc có thể lập trực tiếp hóa đơn bán hàng căn cứ vào thực tế phát sinh của hoạt động bán hàng. Để thuận tiện trong việc theo dõi công nợ, phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020 chia ra hai loại bán hàng chưa thu tiền và bán hàng thu tiền ngay
• Bán hàng chưa thu tiền:
NSD tiến hành nhập liệu như sau:
- Chọn mục Bán hàng chưa thu tiền tại phân hệ Bán hàng.
- Chọn mã đối tượng tương ứng với công ty Hòa Anh - Ngày chứng từ: 16/01/2011
- Diễn giải: Bán hàng cho công ty Hòa Anh chưa thu tiền
- Phần mềm tự động hiển thị các thông tin về hóa đơn GTGT theo thông báo phát hành ban đầu hoặc NSD nhập các thông tin như: mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn.
- Nếu đã có báo giá hoặc đơn đặt hàng, chọn mã báo giá, đơn đặt hàng phù hợp. Phần mềm sẽ hiển thị các thông tin tương ứng
- Nếu chưa có báo giá hoặc đơn đặt hàng, chọn mã hàng tương ứng với điện thoại NOKIA N7 và SAMSUNG D9, phần mềm tự động hiển thị các thông tin phù hợp.
- Nhập số lượng tương ứng với mỗi loại hàng
- Đối với nghiệp vụ bán hàng kiêm phiếu xuất kho, ở mục Phiếu Xuất: NSD nhập các thông tin về người nhận hàng, lý do xuất, TK giá vốn, TK kho hệ thống đã tự ngầm định, NSD sửa lại cho phù hợp, Đơn giá vốn sẽ được chương trình tự hiển thị khi NSD thực hiện tính giá xuất kho.
- Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập
• Bán hàng thu tiền ngay
VD: Ngày 17/01/2011 bán hàng cho công ty Tiến Đạt, đã thu bằng chuyển khoản vào ngân hàng BIDV: 3 điện thoại NOKIA N7, đơn giá chưa thuế 5.000.000 VND/cái.
Thuế GTGT 10% theo hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKT3/001, mẫu số AB/11T, số 0000002. Chiết khấu thương mại 2% NSD tiến hành nhập liệu như sau:
- Chọn mục Bán hàng thu tiền ngay tại phân hệ Bán hàng - Chọn phương thức thanh toán: chuyển khoản
- Ở mục giấy báo có, nhập tài khoản ngân hàng tương ứng mà khách hàng nộp tiền vào. Ví dụ: Ngân hàng BIDV
- Các thông tin còn lại nhập liệu tương tự với bán hàng chưa thu tiền
- Chiết khấu thương mại: 2%, chương trình tự tính ra số tiền chiết khấu được hưởng
- Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập.
NV (2): Xác định thuế XK và thuế TTĐB phải nộp:
VD: Ngày 31/01/2011 doanh nghiệp tiêu thụ hàng hóa chịu thuế XK và thuế TTĐB, cuối tháng doanh nghiệp xác định số thuế phải nộp như sau: Thuế XK: 2.000.000 VND, thuế TTĐB: 5.000.000 VND NSD tiến hành nhập liệu như sau:
- Chọn mục Chứng từ nghiệp vụ khác tại phân hệ Tổng hợp. - Diễn giải: Thuế TTĐB và thuế XK phải nộp
- Ngày tháng: 31/01/2011
- Diễn giải: Thuế TTĐB phải nộp
- Nợ TK 5111/Có TK 3332 là 5.000.000 VND - Thêm dòng, diễn giải: thuế XK phải nộp - Nợ TK 5111/Có TK 3333 là 2.000.000 VND - Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập.
NV (3): CKTM, DT hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán phát sinh:
Trong quá trình bán hàng, sản phẩm, hàng hóa có thể bị khách hàng trả lại hoặc giảm giá cho khách hàng do vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng hay hàng bị kém, kém phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách theo quy định trong hợp đồng.
Khi đó, doanh nghiệp phải hạch toán các bút toán giảm giá, hoặc trả lại hàng dựa vào hóa đơn GTGT mà khách hàng xuất trả lại.
VD: Ngày 20/01/2011 Công ty Tiến Đạt trả lại hàng theo hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKT3/001, ký hiệu AC/11P, số 0000217 ngày 20/01/2011: 1 điện thoại NOKIA N7 đơn giá chưa thuế 5.000.000 VND/cái, thuế GTGT 10%. Công ty chưa thanh toán cho khách hàng.
NSD tiến hành nhập liệu như sau:
- Kích chuột phải tại mục Hàng trả lại, giảm giá tại phân hệ Bán hàng, chọn Hàng bán trả lại.
- Chọn mã đối tượng tương ứng với công ty Tiến Đạt.
- Chọn giá nhập kho phù hợp, giả sử doanh nghiệp lấy từ Giá xuất bán - Nhập ngày chứng từ: 20/01/2011
- Chọn chứng từ tương ứng với lô hàng bị trả lại bằng cách nhấn chuột vào Chọn chứng từ
- Phần mềm tự động hiển thị danh sách các hóa đơn đã bán cho công ty Tiến Đạt:
- Chọn chứng từ tương ứng sau đó chọn điện thoại Nokia N7 rồi kích vào biểu tượng mũi tên sang phải trên màn hình
- Nhấn <<Đồng ý>>, các thông tin về hàng bán bị trả lại sẽ tự động được hiển thị:
- Nhập các thông tin về hóa đơn GTGT: mẫu số 01GTKT3/001, ký hiệu AC/11P, số 0000217
- Nhập số lượng: 1
- Phần mềm sẽ tự động hiển thị các thông tin về thuế và giá vốn - Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập
NV (4): Kết chuyển kinh doanh cuối kỳ: Xem phần Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính
NV (5): Kết chuyển CKTM, DT hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán:
b. Kế toán công nợ phải thu
NV (1): Doanh thu chưa thu tiền: Xem hướng dẫn chi tiết tại mục Bán hàng chưa thu tiền
NV (2): Phải thu từ thanh lý nhượng bán TSCĐ:
NV (3): Các khoản chi hộ cho khách hàng, đơn vị ủy thác nhập khẩu:
VD: Ngày 17/01/2011 Bán hàng cho công ty Tiến Đạt, giao hàng tận kho cho khách hàng. Chi phí vận chuyển công ty đã chi hộ bằng tiền mặt cho công ty
Tiến Đạt là 2.000.000 VND NSD tiến hành nhập liệu như sau:
- Chọn mục Phiếu chi tại phân hệ Quỹ
- Chọn mã đối tượng tương ứng với công ty Tiến Đạt - Nhập diễn giải: Chi hộ phí vận chuyển công ty Tiến Đạt - Ngày chứng từ: 17/01/2011
- TK Nợ 131/Có 1111 số tiền là 2.000.000 VND
- Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập
NV (4): Các khoản trả thêm do trao đổi TSCĐ: nhập liệu tương tự NV (3) NV (5a), (5b):
NV (6): Thu tiền khách hàng:
Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020 cho phép kế toán theo dõi số tiền phải thu của từng khách hàng chi tiết theo từng Hóa đơn bán hàng (thu tiền bán hàng của Hóa đơn nào và với giá trị bằng bao nhiêu).
Căn cứ vào phương thức thanh toán mà NSD lựa chọn (Tiền mặt hoặc Chuyển khoản), phần mềm sẽ sinh Phiếu thu hoặc Chứng từ thu tiền gửi ngay sau khi kế toán thực hiện Thu tiền khách hàng
VD 1: Ngày 20/01/2011 Công ty Tiến Đạt thanh toán tiền hàng còn nợ của hóa đơn ngày 17/01/2011 bằng chuyển khoản vào tài khoản tại ngân hàng BIDV, được hưởng chiết khấu thanh toán 2%. NSD tiến hành nhập liệu như sau:
- Vào mục Thu tiền khách hàng tại phân hệ Bán hàng - Phương thức thanh toán: chuyển khoản
- Nộp vào TK: Chọn TK tại ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam - Diễn giải: Công ty Tiến Đạt thanh toán tiền
- Ngày chứng từ: 20/01/2011
- Phần mềm sẽ hiển thị các hóa đơn mà công ty chưa thanh toán. NSD tích chọn hóa đơn phù hợp
- Tỷ lệ chiết khấu: 2%
- Nhấn <<Thực hiện>> phần mềm sẽ tự động lập chứng từ thu tiền gửi từ khách hàng
VD 2: Ngày 18/01/2011, Công ty Huệ Hoa đặt trước tiền hàng bằng tiền mặt: 5.000 USD. Tỷ giá ghi nhận là 20.5000 VND/USD NSD tiến hành nhập liệu như sau:
- Chọn Phiếu thu tại phân hệ Quỹ
- Chọn mã đối tượng là công ty Huệ Hoa
- Lý do nộp: Công ty Huệ Hoa đặt trước tiền hàng - Ngày chứng từ: 18/01/2011
- Chọn loại tiền là USD, tỷ giá: 20.500
- Nợ TK 1112/Có Tk 131 số tiền 5.000 USD, chương trình tự tính ra số tiền quy đổi
- Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập - Đồng thời NSD cần hạch toán ghi Nợ TK 007
- Để chương trình tự động sinh chứng từ ghi Nợ TK 007, NSD vào menu Hệ thống\Tùy chọn\Tùy chọn chung
- Tích chọn Sinh chứng từ ghi đồng thời tài khoản 007 - - Nhấn <<Đồng ý>> để lưu thông tin vừa nhập.
NV(7): Chiết khấu thanh toán cho khách hàng (Xem NV (6), VD 1)
NV (8): Chiết khấu thương mại, hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán phát sinh:
Xem NV (5) Phần kế toán bán hàng ở trên
NV (9): Nợ phải thu khó đòi không thu được, phải xóa sổ.
VD: Ngày 31/01/2011 xác định khoản phải thu 60.510.000VND của công ty Tân Hòa là không đòi được (chưa được lập dự phòng phải thu khó đòi). Kế toán tiến hành xóa sổ và hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
NSD tiến hành nhập liệu như sau:
- Chọn Chứng từ nghiệp vụ khác tại phân hệ Tổng hợp. - Diễn giải: Xóa sổ khoản nợ công ty Tân Hòa
- Ngày chứng từ: ngày 31/01/2011
- Nợ TK6426/Có TK131 số tiền là 60.510.000VND
- Thêm dòng, ghi Nợ TK 004 số tiền là 60.510.000VND
- Tại mục Thống kê, chọn đối tượng Có là công ty Tân Hòa - Nhấn <<Cất>>
để lưu chứng từ vừa nhập.
3.3.3. Chứcnăngbổ sung khác Đối trừ chứng từ
Chức năng này cho phép kế toán thực hiện bù trừ công nợ giữa các khoản phải thu của 3khách hàng với các khoản khách hàng đã trả. Ví dụ: bù trừ giữa hóa đơn bán hàng với phiếu thu của khách hàng hoặc giữa hóa đơn bán hàng với chứng từ hàng bán trả lại, giảm giá.
Thiết lập Chính sách giá bán
Việc thiết lập các chính sách giá cho các nhóm khách hàng giúp cho doanh nghiệp theo dõi và quản lý được các chính sách giá áp dụng cho từng nhóm đối tượng khác nhau như khách hàng bán buôn, khách hàng bán lẻ, khách hàng đại lý…
Việc thiết lập chính sách giá được thực hiện tuần tự theo 4 bước: Chọn vật tư hàng hóa, Thiết lập nhóm giá bán, Lập bảng giá, Chọn khách hàng cho các nhóm.
Đầu tiên NSD cần phải tiến hành khai báo danh mục Nhóm giá bán để cập nhật khách hàng theo từng nhóm giá bán:
- NSD vào menu Danh mục\Khác\Nhóm giá bán
- Nhập các thông tin về nhóm giá bán: Mã, tên, diễn giải.
Sau khi khai báo danh mục Nhóm giá bán, NSD tiến hành các bước thiết lập chính sách giá như sau:
- NSD vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng\Thiết lập chính sách giá
- Chọn Thêm để tiến hành thiết lập chính sách giá mới cho doanh nghiệp, màn hình hiện ra cửa sổ:
- Nhập tên chính sách cần lập và Nhấn <<Tiếp theo>> để tiếp tục thực hiện - Chọn vật tư hàng hóa muốn lập chính sách giá rồi nhấn <<Tiếp theo>>
- Thiết lập Nhóm giá bán
+ Chọn Nhóm giá bán tương ứng với giá bán đại lý. Tương ứng với các nhóm giá bán, thiết lập giá bán dựa trên giá bán trong danh mục hay giá nhập gần
nhất, chọn phương pháp tính tăng hay giảm %, tăng hay giảm số tiền so với giá dựa trên, nhập % hoặc số tiền tăng giảm.
+ Nhấn <<Tiếp theo>>
- Lập Bảng giá: Phần mềm sẽ tự động tính ra giá bán của từng mặt hàng cho các nhóm giá bán theo cách tính đã được thiết lập ở bước trước. Phần mềm tự động lấy lên giá bán gần nhất để NSD dễ so sánh với nhóm giá bán vừa thiết lập, NSD có thể sửa lại mức giá của các mặt hàng và nhấn <<Tiếp theo>>.
- Chọn khách hàng cho các nhóm: NSD chọn nhóm giá bán và chọn các khách hàng được sẽ hưởng nhóm giá vừa chọn bằng cách kích vào mũi tên sang phải.
Thực hiện tương tự với các nhóm giá bán khác.
- Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập.
3.3.4. Xem và in báo cáo liên quan đến bán hàng
Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến bán hàng, phần mềm sẽ tự động xử lý và đưa ra các báo cáo bán hàng. Khi xem các báo cáo, NSD phải chọn các tham số cần thiết.
Để xem các báo cáo NSD vào Báo cáo\Bán hàng và chọn các báo cáo tương ứng cần xem
Nhật ký bán hàng
- Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian in.
- Xem báo cáo
Sổ chi tiết bán hàng
- Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian in, loại vật tư hàng hóa, mã vật tư hàng hóa.
- Xem báo cáo:
Tổng hợp công nợ phải thu
- Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, đối tượng khách hàng, tài khoản công nợ.
- Xem báo cáo:
Bài tập của học viên
Bài 1 :Công ty A&c là doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phưong pháp 'khấu trừ.
trong tháng 5/20lx có tài liệu như sau:
- Số dư đầu tháng:
+ Tài khoản 331: 240.000.000 (Chi tiết phải trả Công ty X) + Tài khoản 341: 500.000.000
- Tình hình phát sinh trong tháng:
1. Ngày 01, mua vật liệu chưa trả tiền người bán X, số lượng 5.000 kg, đon giá mua:
lO.OOOđ/kg, VAT 10%.
2. Ngày 03, vay ngân hàng để trả hết nợ cho Công ty X và ứng trước tiền dự kiến mua hàng kỳ này 45.000.000. Thời hạn vay sáu tháng, lãi suất 1,8%/tháng. Thanh toán một lần cá nợ gốc và lãi khi đến hạn.
3. Ngày 05, mua vật liệu giá mua chưa thuế GTGT là 110.000.000, bao gồm thuế GTGT 10%. Ngân hàng đã cho vay thanh toán trực tiếp cho người bán, thời hạn vay 3- tháng, lãi suất 1,7%/tháng. Thanh toán một lần cả nợ gốc và lãi khi đến hạn.
4. Ngày 10, vay ngân hàng để mua một xe tải dùng để chở hàng, giá mua chưa có thuế GTGT 500.000.000, thuế GTGT 10%, ngân hàng đồng ý cho doanh nghiệp vay trong thời hạn hai năm (lãi suất 15%/năm, thanh toán lãi hàng tháng) và đã thanh toán trực tiếp cho
bên bán. Doanh nghiệp đã nhận xe và thanh toán lệ phí trước bạ, sang tên bằng tiền mặt 10.000.000. Đồng thời thanh toán lãi tháng đầu tiên cho ngân hàng bằng tiền gởi ngân hàng.
5. Ngày 31, chuyển TGNH trả nợ vay ngân hàng, nợ gốc 210.000.000 và lãi vay 6 tháng với lãi suất 1.2%/tháng. Biết hàng tháng doanh nghiệp đã trích trước tiền lãi vay phải trả (đã trích trước 5 tháng).
Yêu cầu:
(1) Tính toán và định khoản các nghiệp vụ trên.
(2) Phản ánh vào tài khoản phải trả người bán
Bài 2: Tại Công ty TNHH ABC có phát sinh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến hóa đơn như sau:
1. Ngày 01/01/2019 lập Quyết định áp dụng hóa đơn tự in:
➢ Ngày áp dụng tự in: 01/01/2019
➢ Ngày QĐ có hiệu lực: 01/01/2019
➢ Loại hóa đơn: Hóa đơn GTGT
➢ Mẫu số hóa đơn : 01GTKT3/001
➢ Mục đích sử dụng: Bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ 2. Thực hiện khởi tạo các mẫu hóa đơn sau:
➢ Hóa đơn giá trị gia tăng 3 liên
➢ Mẫu số hóa đơn: 01GTKT3/001
➢ Ký hiệu hóa đơn: AB/15T
➢ Dựa trên mẫu: Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu tự in – 3 liên) 3. Ngày 02/01/2019 lập Thông báo phát hành hóa đơn:
➢ Hóa đơn giá trị gia tăng 3 liên: Mẫu số 01GTKT3/001, Ký hiệu: AB/15T.
➢ Từ số 0000001 đến số 0000200.
➢ Ngày bắt đầu sử dụng: 07/01/2019
4. Thực hiện lập một số hóa đơn ở phân hệ bán hàng.
5. Ngày 15/03/2019 lập thông báo mất, cháy, hỏng hóa đơn:
➢ Hóa đơn giá trị gia tăng 3 liên: Mẫu số 01GTKT3/001, Ký hiệu: AB/15T, số 0000005.
➢ Ngày 28/03/2019 lập thông báo kết quả hủy hóa đơn do thay đổi mẫu:
➢ Hóa đơn giá trị gia tăng: Mẫu số 01GTKT3/001, Ký hiệu: AB/15T, Từ số 0000150 đến số 0000200.
6. Ngày 31/03/2019 thực hiện xem và in báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tại doanh nghiệp.
1. Nêu nguyên tắc hạch toán kế toán mua hàng?
2. Nêu quy trình mua hàng của doanh nghiệp từ lúc có nhu cầu cho đến khi hàng nhập kho?
3. Đối với nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu, trong trường hợp doanh nghiệp chưa nộp tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu thì kế toán hạch toán trên phần mềm MISA như