BÀI 4: KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG
2. Mô hình hóa hoạt động tiền lương và các khoản trích theo lương
3.3. Hướng dẫn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
3.3.3. Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương trong phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020, NSD thực hiện chọn đến phân hệ Tiền lương. Sau đây là hướng dẫn nhập liệu một số nghiệp vụ cụ thể:
Chấm công
Cho phép chấm công theo ngày, tuần hoặc tháng cho từng nhân viên làm căn cứ theo dõi quá trình đi làm của nhân viên và căn cứ tính lương.
- NSD chọn Chấm công tại phân hệ Tiền lương, phần mềm sẽ hiển thị giao diện tạo mới bảng chấm công:
- Chọn Phòng ban, tháng cần lập bảng chấm công
- Chọn Tạo mới dựa trên bảng chấm công khác nếu trước đo đã lập bảng chấm công hoặc chọn Tạo mới hoàn toàn nếu trước đó chưa có
- Nhấn <<Đồng ý>> phần mềm sẽ hiển thị bảng chấm công tương ứng:
- Tích chọn các thông tin tương ứng về ngày công làm việc của mỗi nhân viên các ngày trong tháng.
- Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập
Tính lương: phần mềm MISA SME.NET 2020 cho phép NSD lập 3 loại bảng lương: Bảng lương cơ bản cố định, bảng lương thời gian và bảng lương tạm ứng.
- Lập bảng lương tạm ứng: Cho phép lập và quản lý các Bảng lương tạm ứng được lập trong kỳ của doanh nghiệp để phục vụ việc trả lương nhiều lần trong tháng. Bảng
lương tạm ứng là cơ sở để phần mềm lấy lên cột “Tạm ứng kỳ I” trên Bảng lương chính của tháng.
+ Chọn Lập bảng lương tại phân hệ Tiền lương
+ Tại bảng Tạo mới bảng lương, NSD chọn loại bảng lương tạm ứng
+ Chọn các thông tin như: phòng ban, tháng… sau đó nhấn <<Đồng ý>> để tạo mới bảng lương.
+ Nhập số tiền tạm ứng của nhân viên trong kỳ lên bảng lương tạm ứng
+ Ngay từ bảng chấm công, kế toán có thể Nhấn <<Sinh bảng lương>> phần mềm sẽ tự động sinh bảng lương dựa trên bảng chấm công đó.
+ Hoặc từ giao diện phân hệ Tiền lương chọn Lập bảng lương. NSD chọn loại Bảng lương thời gian và các thông tin liên quan rồi nhấn <<Đồng ý>> phần mềm sẽ tự động sinh bảng lương tương ứng.
- Tính lương cơ bản cố định:
+ Tại bảng Tạo mới bảng lương, NSD chọn Loại bảng lương cơ bản cố định và các thông tin liên quan khác rồi nhấn <<Đồng ý>>, phần mềm tự động sinh bảng lương tương ứng.
+ Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập.
NV (1), (4), (11), (12): Tính lương và các khoản trích theo lương:
- Căn cứ vào bảng lương cơ bản cố định hay bảng lương thời gian đã lập, tại giao diện bảng lương NSD nhấn nút <<Hạch toán>>, phần mềm sẽ tự động sinh chứng từ hạch toán chi phí lương tương ứng.
- NSD kiểm tra các bút toán về lương, các khoản trích theo lương và thuế TNCN của nhân viên
- Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập.
NV (2), (3): Trích trước tiền lương nghỉ phép của nhân viên vào chi phí.
VD: Ngày 28/01/2011 tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép của nhân viên sản xuất phân xưởng 2 vào chi phí số tiền là 2.500.000 VND.
NSD tiến hành nhập liệu như sau:
- Chọn Chứng từ nghiệp vụ khác tại phân hệ Tổng hợp
- Diễn giải: Trích trước tiền lương nghỉ phép của NLĐ vào chi phí - Ngày tháng: 28/01/2011
- Nợ TK 622/Có TK 335 số tiền là 2.500.000 VND - Ở mục thống kê, chọn đối tượng tập hợp chi phí là PX2 - Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập.
Ngày 28/02/2011, tính tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả, kế toán tiến hành như sau:
- Chọn Chứng từ nghiệp vụ khác tại phân hệ Tổng hợp - Diễn giải: Tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả
- Ngày chứng từ: 28/02/2011
- Nợ TK 335/Có TK 3341 số tiền là 2.500.000 VND - Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập.
NV (5): Tiền thưởng từ quỹ khen thưởng phải trả cho NLĐ
VD: Ngày 30/01/2011 trích từ quỹ khen thưởng của doanh nghiệp thưởng cho nhân viên Trần Đức Chi 2.000.000 VND vì có thành tích xuất sắc.
NSD tiến hành nhập liệu như sau:
- Chọn Chứng từ nghiệp vụ khác tại phân hệ Tổng hợp - Diễn giải: Trích quỹ khen thưởng thưởng cho nhân viên - Ngày chứng từ: 30/01/2011
- Nợ TK 353/Có TK 3341 - Số tiền: 2.000.000 VND
- Tại trang Thống kê, chọn mã nhân viên tương ứng với Trần Đức Chi.
- Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập NV (6): Hạch toán tương ứng NV (5)
NV (7): Thanh toán thuế, bảo hiểm cho cơ quan quản lý quỹ
VD: Ngày 31/01/2011 kế toán phải nộp các khoản BHXH, BHYT, BHTN cho cơ quan quản lý bằng ủy nhiệm chi qua ngân hàng BIDV NSD tiến hành nhập liệu như sau:
- Chọn Thanh toán thuế, bảo hiểm tại phân hệ Tiền lương - Chọn Nộp bảo hiểm
- Phương thức thanh toán: Ủy nhiệm chi
- Chọn TK ngân hàng thanh toán tiền Thuế, ví dụ TK ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam
- Ngày chứng từ: 31/01/2011
- Phần đối tượng nhận tiền: cơ quan quản lý quỹ
- Phần mềm tự động hiển thị các loại bảo hiểm doanh nghiệp cần phải nộp trong kỳ, NSD tích chọn loại bảo hiểm muốn nộp.
- Nhấn <<Thực hiện>> phần mềm sẽ phát sinh chứng từ nộp bảo hiểm bằng ủy nhiệm chi tương ứng.
NV (8) : Thanh toán lương cho NLĐ
VD: Ngày 31/01/2011 thanh toán tiền lương tháng 01/2011 cho cán bộ công nhân viên. Sau khi tính lương và các khoản trích theo lương, doanh nghiệp thực hiện trả lương cho nhân viên bằng chuyển khoản qua ngân hàng BIDV.
NSD tiến hành nhập liệu như sau:
- Chọn mục Trả lương tại phân hệ Tiền lương - Phương thức thanh toán: Chọn ủy nhiệm chi - Ngày chứng từ: ngày 31/01/2011
- Tích chọn phòng ban cần trả lương, nếu trả lương cho toàn bộ các phòng ban thì không tích chọn phòng ban nào.
- Tích chọn mã các nhân viên cần được trả lương
- Chương trình tự động hiển thị các thông tin: mã, tên nhân viên, số tài khoản, phòng ban, còn phải trả lũy kế, còn phải trả tháng này, số trả. Trong trường hợp doanh nghiệp chỉ trả phần lương, NSD có thể thay đổi số tiền trả cho phù hợp.
- Nhấn <<Trả lương>>, phần mềm sẽ tự động phát sinh chứng từ trả lương cho nhân viên bằng ủy nhiệm chi.
NV (9): Các khoản khấu trừ vào lương.
VD: Ngày 30/01/2011, Lê Mỹ Duyên thanh toán tiền tạm ứng công tác phí 4.000.000 VND, tính vào chi phí QLDN. Số tiền còn lại là 1.000.000 VND, trừ vào tiền lương trong tháng. NSD tiến hành nhập liệu như sau:
- Thêm dòng phản ánh chi phí QLDN phát sinh: Nợ TK 6427/Có TK141 số tiền là 3.000.000 VND
- Ở mục thống kê, chọn đối tượng Nợ và đối tượng Có là Lê Mỹ Duyên để phần mềm có thể theo dõi chi tiết.
- Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập.
NV (10): Trả lương, thưởng cho nhân viên bằng hàng hóa, sản phẩm
VD: Ngày 31/01/2011, xuất 02 điện thoại Samsung D9 thưởng cho nhân viên xuất sắc tháng 1. Đơn giá chưa thuế là 4.000.000 VND/cái, thuế GTGT 10% theo hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKT3/001, ký hiệu AB/11T, số 0000010.
NSD tiến hành như sau:
- Chọn Bán hàng chưa thu tiền tại phân hệ Bán hàng - Diễn giải: Xuất điện thoại thưởng cho nhân viên - Ngày chứng từ: 31/01/2011
- Chọn mã hàng tương ứng với điện thoại Samsung D9 - Nợ TK 3341/Có TK 5121
- Số lượng 2, đơn giá 4.000.000 VND
- Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập
- Ở trang Phiếu xuất, mục Thuế, giá vốn các thông tin được chương trình tự động hiển thị. Đối với đơn giá vốn, chương trình sẽ tự động lấy số liệu lên chứng từ khi NSD thực hiện tính giá xuất kho.
NV (13): Cơ quan BHXH thanh toán số BHXH đã chi trả công nhân viên.
VD: Ngày 05/02/2011 Cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm thanh toán tiền bảo hiểm phải trả cho người lao động bằng tiền mặt: 2.500.000 VND NSD tiến hành nhập
- Ngày chứng từ: 05/02/2011
- Nợ TK 1111/Có TK 3383 số tiền là 2.500.000 VND - Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập