Giáo trình Quản trị học (Nghề Kế toán doanh nghiệp Trình độ Cao đẳng)

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Rất mong nhận đóng góp chân thành để giáo trình hồn thiện Cần Thơ, ngày……tháng……năm 20 Biên soạn Chủ biên: Ths Trần Thị Hồng Châu Th.s Nguyễn Thị Tú Uyên MỤC LỤC CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HỌC Khái niệm chất quản trị Vai trò chức quản trị 2.1 Vai trò quản trị 2.2 Chức quản trị Lý thuyết hệ thống quản trị tổ chức 11 3.1 Trường phái cổ điển 11 Đối tượng phương pháp nghiên cứu quản trị 15 4.1 Đối tượng nghiên cứu quản trị 15 4.2 Phương pháp nghiên cứu quản trị 15 CHƯƠNG 17 THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ 17 1.Hệ thống thông tin quản trị 17 1.1 Một số khái niệm 17 1.2 Hệ thống thông tin với nhà quản trị 17 Quyết định quản trị 18 2.1 Khái niệm, đặc điểm định quản trị 18 2.2 Yêu cầu nguyên tắc định quản trị 18 2.3 Phương pháp định quản trị 18 2.4 Các phong cách định 19 2.5 Những vấn đề cần lưu ý định 19 CHƯƠNG 3: 26 CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH (HOẠCH ĐỊNH) 26 Khái niệm vai trò lập kế hoạch 26 Hệ thống kế hoạch tổ chức 27 2.1 Các kế hoạch tổ chức 27 2.2 Quá trình lập kế hoạch 27 Lập kế hoạch chiến lược 29 3.1 Khái niệm kế hoạch chiến lược 29 3.2 Lập kế hoạch chiến lược cấp 33 Lập kế hoạch tác nghiệp 35 4.1 Khái niệm kế hoạch tác nghiệp 35 4.2 Lập kế hoạch tác nghiệp 35 CHƯƠNG 36 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 36 Chức tổ chức cấu tổ chức 36 1.1 Tổ chức chức tổ chức 36 1.2 Cơ cấu tổ chức thuộc tính 37 1.3 Các kiểu cấu tổ chức 37 Cán quản trị tổ chức 40 2.1 Cán quản trị vai trò cán quản trị 40 2.2 Những yêu cầu cán quản trị .42 2.3 Tổ chức khoa học lao động nhà quản trị .43 Quản trị thay đổi tổ chức 46 3.1 Những yếu tố gây biến động 47 3.2 Những kỹ thuật quản trị thay đổi 47 CHƯƠNG 5: 48 CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO 48 Lãnh đạo để lãnh đạo quản trị 48 Các phương pháp lãnh đạo người 48 2.1 Khái niệm phương pháp lãnh đạo 48 2.2 Nhu cầu động làm việc người 48 2.3 Các phương pháp lãnh đạo người 50 Nhóm lãnh đạo theo nhóm 52 3.1 Nhóm hình thành nhóm .52 3.2 Các đặc điểm thường gặp nhóm 52 3.3 Lãnh đạo theo nhóm .52 Giao tiếp đàm phán lãnh đạo .52 4.1 Tình nguyên tắc xử lý .52 4.2 Giao tiếp đặc điểm giao tiếp 52 4.3 Đàm phán lãnh đạo 53 CHƯƠNG 6: 58 CHỨC NĂNG KIỂM TRA 58 Khái niệm vai trò kiểm tra 59 1.1.Khái niệm chất 59 Nội dung mức độ kiểm tra 60 2.1 Nội dung kiểm tra 60 2.2 Yêu cầu hệ thống kiểm tra 60 2.3 Các chủ thể kiểm tra .60 Quá trình kiểm tra 60 Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn .60 CHƯƠNG TRÌNH MƠN HỌC Tên môn học: QUẢN TRỊ HỌC Mã môn học: MH 09 Thời gian thực môn học: 45 (Lý thuyết: 43 giờ; Thực hành: 00giờ; Kiểm tra: giờ) I Vị trí, tính chất mơn học: -Vị trí: Quản trị học môn học sở cho khối ngành kinh tế, bố trí giảng dạy học kỳ năm học thứ - Tính chất: Quản trị học môn học tự chọn làm sở cho việc học tập học phần chuyên sâu quản trị chuyên ngành -Ý nghĩa vai trò môn học/mô đun: Cung cấp kiến thức tài tính chủ động ý thức học tập II Mục tiêu môn học: - Về kiến thức: Trình bày kiến thức quản trị: khái niệm, chất nội dung chủ yếu hoạt động quản trị -Về kỹ năng: +Vận dụng quy luật, nguyên tắc công tác quản trị tổ chức, đưa định quản trị thực chức quản trị công việc + Xử lý vấn đề hoạt động tài góc độ phương pháp luận thơng qua câu hỏi thảo luận, câu hỏi ơn tập q trình học tập môn học + Phân loại các cấp quản trị hệ thống quản trị doanh nghiệp + Sử dụng kiến thức nghiên cứu làm sở cho việc nhận thức, học tập mơn chun mơn nghề ứng dụng có hiệu vào hoạt động thực tiển -Về lực tự chủ trách nhiệm: + Có ý thức học tập theo phương pháp biết suy luận, kết hợp với lý luận thực tiễn + Có thái độ nghiêm túc, cách tiếp cận khoa học xem xét vấn đề thuộc lĩnh vực tài III Nội dung mơn học: Thời gian (giờ) Số Tên chương, mục Tổng Lý Thực Kiểm TT số thuyết hành tra Chương 1: Tổng quan quản trị học 5 Khái niệm chất quản trị 1.1 Khái niệm 1.2 Bản chất Vai trò chức quản trị Lý thuyết hệ thống quản trị tổ chức Đối tượng phương pháp nghiên cứu quản trị Vận dụng quy luật nguyên tắc quản trị Chương 2: Thông tin định quản 6 trị Hệ thống thông tin quản trị 5 1.1 Một số khái niệm 1.2 Hệ thống thông tin với nhà quản trị 1.3 Xây dựng hệ thống thông tin quản trị Quyết định quản trị 2.1 Khái niệm, đặc điểm định quản trị 2.2 yêu cầu nguyên tắc định quản trị 2.3 Phương pháp định quản trị Chương 3: Chức lập kế hoạch 11 Khái niệm vai trò lập kế hoạch Hệ thống kế hoạch tổ chức 2.1 Các kế hoạch tổ chức 2.2 Quá trình lập kế hoạch Lập kế hoạch chiến lược 3.1 Khái niệm kế hoạch chiến lược 3.2 Lập kế hoạch chiến lược cấp Lập kế hoạch tác nghiệp 4.1 Khái niệm kế hoạch tác nghiệp 4.2 Lập kế hoạch tác nghiệp Kiểm tra Chương 4: Chức tổ chức Chức tổ chức cấu tổ chức 1.1 Tổ chức chức tổ chức 1.2 Cơ cấu tổ chức thuộc tính 1.3 Các kiểu cấu tổ chức Cán quản trị tổ chức 2.1 Cán quản trị vai trò cán quản trị 2.2 Những yêu cầu cán quản trị 2.3 Tổ chức khoa học lao động nhà quản trị Quản trị thay đổi tổ chức Chương 5: Chức lãnh đạo Lãnh đạo để lãnh đạo quản trị Các phương pháp lãnh đạo người 2.1 Khái niệm phương pháp lãnh đạo 2.2 Nhu cầu động làm việc người 2.3 Các phương pháp lãnh đạo người Nhóm lãnh đạo theo nhóm 3.1 Nhóm hình thành nhóm 10 2 2 3.2 Các đặc điểm thường gặp nhóm 3.3 Lãnh đạo theo nhóm Giao tiếp đàm phán lãnh đạo 4.1 Tình nguyên tắc xử lý 4.2 Giao tiếp đặc điểm giao tiếp 4.3 Đàm phán lãnh đạo Chương 6: Chức kiểm tra Khái niệm vai trò kiểm tra 1.1.Khái niệm chất 1.2 Vai trò kiểm tra Nội dung mức độ kiểm tra 2.1 Nội dung kiểm tra 2.2 Yêu cầu hệ thống kiểm tra 2.3 Các chủ thể kiểm tra Quá trình kiểm tra Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn 3.2 Đo lường đánh giá thực 3.3 Các hình thức kỹ thuật kiểm tra Kiểm tra Cộng 1 45 43 CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HỌC Mã chương: MH 09 – 01 Giới thiệu: Từ xưa đến nay, tất tổ chức nói chung, dù hoạt động lĩnh vực nào: kinh tế, trị, xã hội, văn hóa tồn hoạt động quản trị Chẳng hạn, tổ chức phải xác định xem muốn đạt điều trước mắt tương lai, để đạt kết mong muốn cần phải có kế hoạch lập kế hoạch sao, để thực kế hoạch cần phải có máy, người xác định trách nhiệm, quyền hạn người Những hoạt động ta gọi hoạt động quản trị Mục tiêu: - Nhận thức lý luận quản trị học: khái niệm, vai trò, chức quản trị; đối tượng, nội dung phương pháp nghiên cứu quản trị học - Vận dụng quy luật, nguyên tắc quản trị tổ chức - Trung thực, nghiêm túc nghiên cứu Khái niệm chất quản trị Quản trị (Management) từ thường dùng phổ biến nhiều sách giáo khoa nhiều tài liệu khác Nếu xét riêng từ ta tạm giải thích sau: - Quản: đưa đối tượng vào khuôn mẫu qui định sẵn Ví dụ: Cha mẹ bắt đứa bé phải làm theo kế hoạch định ra; sáng phải học, buổi trưa nghỉ ngơi, buổi chiều học bài, trước phải thưa phải chào, … Đó khuôn mẫu chúng phải thực không để đối tượng tự hoạt động cách tùy thích - Trị: dùng quyền lực buộc đối tượng phải làm theo khuôn mẫu định Nếu đối tượng khơng thực áp dụng hình phạt đủ mạnh, đủ sức thuyết phục để buộc đối tượng phải thi hành Nhằm đạt tới trạng thái mong đợi, có cần phải có mà người ta gọi mục tiêu Sau khái niệm Quản trị số tác giả Giáo sư, Tiến sĩ quản trị học nước - Theo GS H.Koontz “ Quản lý hoạt động tất yếu; đảm bảo phối hợp nổ lực cá nhân nhằm đạt mục đích nhóm (tổ chức) Mục tiêu quản lý nhằm mà người đạt mục tiêu nhóm với thời gian, tiền bạc, vật chất bất mãn cá nhân nhất” - Quản trị xem trình thực chức quản trị, Thầy Nguyễn Tiến Phước khái niệm:“ Quản trị trình hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh đạo kiểm sốt cơng việc nổ lực người, đồng thời vận dụng cách có hiệu tài nguyên, để hoàn thành mục tiêu định” - Theo GS Vũ Thế Phú: “quản trị tiến trình làm việc với người thơng qua người để hồn thành mục tiêu tổ chức môi trường luôn thay đổi Trọng tâm tiến trình sử dụng có hiệu nguồn tài nguyên có hạn” Từ khái niệm trên, khái quát: quản trị trình tác động thường xuyên, liên tục có tổ chức chủ thể quản trị (hệ thống quản trị) đến đối tượng quản trị (hệ thống bị quản trị) nhằm phối hợp hoạt động phận, cá nhân, nguồn lực lại với cách nhịp nhàng, ăn khớp để đạt đến mục tiêu tổ chức với hiệu cao Thực vậy, quản trị thực chất q trình tác động mà q trình ngẫu nhiên mà tiến hành cách có tổ chức có chủ đích chủ thể quản trị (hệ thống quản trị) thực cách thường xuyên, liên tục nhằm làm cho hoạt động tập thể (tổ chức) mang lại kết cao với chi phí thấp nhất, thỏa mãn ngày nhiều nhu cầu vật chất tinh thần cộng đồng Để làm điều đó, quản trị có chức năng, vai trị gì? Và cần có kỹ nào? Vai trị chức quản trị 2.1 Vai trò quản trị Hệ thống quản trị thực chức thơng qua giữ nhiều vai trị khác trình quản trị Nếu chức quản trị nhiệm vụ chung (nhiệm vụ tổng quát) vai trị quản trị cơng việc cụ thể, tập hợp hành vi có tổ chức nhằm đạt mục tiêu đề Theo Henry Mitzberg, nhà nghiên cứu Hoa Kỳ cho quản trị có 10 vai trò phổ biến tập hợp thành nhóm: Nhóm 1: Vai trị quan hệ, bao gồm vai trò người đại diện; vai trò người lãnh đạo; vai trò người quan hệ với cá nhân tập thể ngồi tổc chức - Nhóm 2: Vai trị thơng tin, bao gồm vai trị người cung cấp thông tin; phổ biến thông tin; thu thập thẩm định thơng tin - Nhóm 3: Vai trò định, bao gồm vai trò nhà doanh nghiệp; vai trò người giải xung đột; vai trò người phân phối tài nguyên tổ chức 2.2 Chức quản trị Chức hệ thống quản trị tổ chức, gọi tắt chức quản trị nhiệm vụ chung (nhiệm vụ tổng quát) mà hệ thống quản trị phải thực q trình quản trị Có nhiều để phân loại chức quản trị 2.2.1Căn theo lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh: Ta có chức quản trị cụ thể sau: - Quản trị chất lượng - Quản trị Makerting - Quản trị sản xuất - Quản trị tài - Quản trị kế tốn - Quản trị hành chính, văn phịng… Như vậy, tương ứng với lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh chức quản trị Cách phân loại khơng phản ánh khái qt nhiệm vụ chung quản trị, chức cụ thể phân chia cách linh hoạt tùy thuộc vào trình độ phát triển sản xuất xã hội Khi trình độ sản xuất xã hội cịn thấp phân chia chức năng; ngược lại trình độ sản xuất xã hội cao, qui mô sản xuất lớn, phân công lao động sâu phát sinh nhiều chức 2.2.2 Căn theo nội dung trình quản trị - Tác giả lý thuyết quản trị nhiều nước giới đề chức (nhiệm vụ chung) quản trị sau: - Năm 1916, nhà quản trị tiếng người Pháp HENRY FAYOL cho quản trị có chức sau: + Chức hoạch định (Planing) + Chức tổ chức (Organizing) + Chức huy (Directing) + Chức phối hợp (Coordinating) + Chức kiểm tra (Reviewing) Có thể nói, HENRY FAYOL người có cơng đầu việc hình thành lý thuyết quản trị tương đối có hệ thống chặt chẽ lúc Trong đó, ơng chia hoạt động tổ chức thành nhóm cơng việc, đề 14 ngun tắc chức Quản trị Những đề nghị ông đưa vào giảng dạy nhiều trường Đại học nhiều nước giới Tuy nhiên, chức Quản trị ông cịn có ý kiến cho rằng, phối hợp khơng phải chức mà mục đích quản trị Bỡi vì, thực chức hoạch định, tổ chức, huy, kiểm tra khơng có khác nhằm để phối hợp hoạt động, nguồn lực tổ chức để đạt đến mục tiêu mà chủ thể quản trị mong đợi - Sau năm, vào năm 1923 LYTHER GUILICK LYNDAL URWICH chia thành chức năng: + Hoạch định + Tổ chức + Nhân (Staffing) + Thực + Phối hợp + Kiểm tra + Tài (Budgeting) Trong hệ thống chức nhiều ý kiến tranh cãi Chẳng hạn, có người cho chức tổ chức bao gồm có chức nhân sự, khơng thể tách “nhân sự” thành chức riêng; “thực hiện” không chức riêng hệ thống quản trị; hay “tài chính” chức cụ thể chức chung quản trị… -Đến thập niên 60 thể kỷ XX, HAROLD KOONTZ CYRIL O’DONNELL nêu lên chức năng: + Kế hoạch + Tổ chức + Nhân + Lãnh đạo + Kiểm tra -Và, đến thập niên 80 kỷ XX, JAMES STONER STEPHEN P.ROBBINS lại chia thành chức năng: + Hoạch định + Tổ chức + Lãnh đạo + Kiểm tra 10 4/ Quan niệm lãnh đạo theo bàn cờ quản lý 5/ Lí thuyết lãnh đạo uy tín Kiểm tra: CHƯƠNG CHỨC NĂNG KIỂM TRA Mã chương: MH 09 – 06 Giới thiệu 58 Kiểm tra hay cịn gọi kiểm sốt chức công cụ quan trọng nhà quản trị Kiểm soát giúp nhà quản trị có thơng tin phản hồi giúp cho việc khắc phục nhược điểm công tác quản trị, đảm bảo tổ chức đạt mục tiêu xác định Kiểm tra không dừng lại hoạt động diễn kết thúc, cịn q trình kiểm sốt trước việc xảy ra, điều đặc biệt quan trọng công tác quản trị tổ chức ngày nay, giúp cho tổ chức chủ động đối phó với nguy tới nhằm giảm thiểu rủi ro kinh doanh Chính lẽ mà nhà quản trị dù cấp bậc tổ chức phải thực tốt chức kiểm tra Mục tiêu - Xác định vai trò quan trọng chức kiểm tra, yêu cầu nội dung kiểm tra hoạt động quản trị - Tổ chức trình kiểm tra hoạt động quản trị đơn vị sở - Trung thực, nghiêm túc nghiên cứu Nội dung: Khái niệm vai trò kiểm tra 1.1.Khái niệm chất Theo tiếng Anh, Kiểm tra: Inspection hay Check cịn Kiểm sốt: Control Theo từ điển tiếng Việt, Kiểm tra “Xem xét tình hình thực tế để xem xét đánh giá, nhận xét”, ví dụ như: kiểm tra sổ sách, làm kiểm tra, kiểm tra sức khỏe, …; cịn Kiểm sốt “xem xét để phát hiện, ngăn chặn trái với qui định”, kiểm sốt cịn nghĩa khác đặt phạm vi quyền hành quản lý, ví dụ: vùng đối phương kiểm soát, ngân hàng kiểm soát việc sử dụng vốn khách hàng vay, … Như vậy, Kiểm tra Kiểm soát hai từ riêng, nghĩa chúng khơng hồn tồn giống Song chúng có nhiều điểm tương đồng Xem phương diện quản trị, kiểm tra - kiểm soát việc đo lường kết thực tế so sánh với tiêu chuẩn qui định nhằm phát sai lệch để điều chỉnh chủ thể quản trị thấy cần thiết - Đo lường: cân, đong, đo, đếm, nhìn thấy, nghe thấy cảm nhận kết họạt động thực tế, tùy theo đối tượng kiểm tra – kiểm soát mà chọn phương pháp cơng cụ kiểm tra thích hợp, chẳng hạn ta muốn biết số lượng xe gạo cần phải dùng phương pháp cân, muốn biết chiều dài vải cần phải đo, muốn biết ti vi cần phải đếm, muốn biết chất lượng giảng giảng viên phải thơng qua phương pháp nghe, nhìn, cảm nhận hay sai, hay dở, … - Tiêu chuẩn: ấn định trước đó, ví dụ kế hoạch, nhiệm vụ giao, thể lệ, chế độ qui định, … chuẩn để đối chiếu, so sánh… Sai lệch: mà kết thực tế khác với tiêu chuẩn qui định Có thể kết thực tế lớn tiêu chuẩn qui định ngược lại, muốn biết trạng thái tốt cịn phụ thuộc trạng thái mà chủ thể mong đợi, ví dụ doanh thu, lợi nhuận mong muốn thực đạt vượt kế hoạch, cịn chi phí giá thành ngược lại, … 1.2 Vai trị kiểm tra Kiểm soát chức cuối trình quản trị: Hoạch định, tổ chức, điều khiển kiểm tra – kiểm sốt, chúng khơng phải chức thứ 59 yếu mà ngược lại chúng chức quan trọng, có ý nghĩa to lớn q trình quản trị 1- Thơng qua kiểm tra – kiểm soát mà nhà quản trị nắm bắt tiến trình thực kế hoạch, mục tiêu, nhiệm vụ Từ có điều chỉnh kịp thời có sai sót tránh tổn thất lớn 2- Nhờ có kiểm tra – kiểm sốt mà xác định tính đắn khâu hoạch định, tổ chức, điều khiển thân 3- Kiểm soát biện pháp thúc đẩy đối tượng đạt đến mục tiêu tổ chức Nói đến cần thiết kiểm sốt cơng tác lãnh đạo, Lênin dạy “Lãnh đạo mà không kiểm sốt coi khơng lãnh đạo” “Việc kiểm sốt quản lý kinh tế tựa sinh tố Muốn khỏe mạnh bạn phải dùng liều lượng ngày – RICHARD S SLOMA” (trích: “Lời vàng cho nhà kinh doanh” – Nhà xuất trẻ năm 1994) Để nâng cao chất lượng hoạt động kiểm tra, kiểm soát quản trị cần phải thực tiến trình chặt chẽ Nội dung mức độ kiểm tra 2.1 Nội dung kiểm tra 2.2 Yêu cầu hệ thống kiểm tra Bộ máy kiểm tra cần phải thiết kế phù hợp với kế hoạch hoạt động doanh nghiệp, chức vụ, cấp bậc đối tượng kiểm tra, kỹ thuật hệ thống kiểm tra phải phản ánh kế hoạch mà chúng thiết kế để theo dõi Công tác kiểm tra cần phải thiết kế theo cấp bậc cá tính nhà quản trị Việc kiểm tra cần phải vạch rõ chỗ khác biệt điểm thiết yếu tức nhà quản trị phải quan tâm đặc biệt đến yếu tố có ý nghĩa quan trọng hoạt động doanh nghiệp Việc kiểm tra cần phải khách quan tránh định kiến đánh giá sai lầm kết thực cấp điều dẫn đến hậu phản tác dụng Kiểm tra cần phải linh hoạt Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu khơng khí tổ chức Kiểm tra cần phải tiết kiệm Phải dẫn đến tác động điều chỉnh 2.3 Các chủ thể kiểm tra Quá trình kiểm tra Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn Kiểm tra so sánh kết thực tế tiêu chuẩn xác định Tiêu chuẩn tiêu nhiệm vụ cần thực thông qua nhà quản trị thu dấu hiệu cần thiết để theo dõi tiến trình cơng việc Thiết lập hệ thống tiêu chuẩn cho kiểm tra việc khơng đơn giản chút cịn phải cân nhắc nhiều vấn đề Tuy nhiên, hệ thống kiểm tra trở nên hữu hiệu kết nối với mục tiêu mong muốn, hệ thống kiểm tra phải khách quan, đầy đủ, lúc chấp nhận Cụ thể: Kết nối với mục tiêu mong muốn: Tức mục tiêu chiến lược tổ chức Khách quan: Chính cơng khơng bị tác động nhân viên yếu tố nhân Đầy đủ: Bao gồm tất hành vi mục tiêu ước muốn tổ chức Đúng lúc: Kiểm tra cung cấp thông tin cần thiết 60 Chấp nhận được: Hệ thống kiểm tra phải cơng nhận cần thiết thích hợp Tiêu chuẩn sở để đo lường kết đặt dạng khác nhau: Bằng đơn vị số lượng vật chất: công, ngày công, số lượng sản phẩm, phế phẩm Đơn vị tiền tệ chi phí, doanh thu, lợi nhuận Định tính: nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, vui lòng khách hàng, cải tiến uy tín doanh nghiệp… 3.2 Đo lường đánh giá thực Có thể nên hình dung thành trước thực để so chiếu với tiêu chuẩn từ có biện pháp sửa chữa kịp thời Việc đo lường dễ dàng tiêu chuẩn xác định đắn thành nhân viên xác định xác Việc đo lường thành khó khăn số cơng việc Ví dụ đánh giá chất lượng phục vụ phịng hành phịng hành doanh nghiệp, đánh giá uy tín sản phẩm Trong trường hợp đòi hỏi nhà quản trị phải sử dụng hàng loạt tiêu chuẩn gián tiếp nhiệt tình lòng trung thành cấp dưới, khâm phục bạn đồng nghiệp, thái độ báo chí, dư luận cơng chúng 3.3 Các hình thức kỹ thuật kiểm tra Có nhiều tiêu thức phân loại kiểm tra – kiểm soát Sau số tiêu thức chủ yếu Theo cách thức kiểm soát - Kiểm tra – kiểm soát trực tiếp - Kiểm tra – kiểm soát gián tiếp Theo tác dụng kiểm tra – kiểm soát - Kiểm tra – kiểm soát trước - Kiểm tra – kiểm soát sau Theo số lượng đối tượng kiểm sốt - Kiểm tra – kiểm sốt tồn - Kiểm tra – kiểm soát chọn mẫu Theo phạm vi kiểm soát - Kiểm tra – kiểm soát nội - Kiểm tra – kiểm soát từ bên ngồi Theo mức độ liên tục kiểm sốt - Kiểm tra – kiểm soát thường xuyên - Kiểm tra – kiểm soát định kỳ 61 Thực hành/ Bài tập nhóm/ Thảo luận: Bài tập Cho biết hoạt động trung tâm cho thuê băng đĩa sau: Để thuê băng đĩa trung tâm, ban đầu khách hàng phải làm thủ tục để cấp thẻ thuê Bộ phận làm thẻ dựa thông tin khách hàng cấp cấp cho khách thẻ thuê Thông tin việc cấp thẻ cập nhập vào sở liệu nghiệp vụ trung tâm Mỗi lần đến thuê băng đĩa, khách hàng trình thẻ thuê nêu yêu cầu thuê cụ thể Bộ phận cho thuê xử lý đáp ứng yêu cầu thuê khách hàng dựa thông tin tra cứu từ sở liệu nghiệp vụ trung tâm Ngay thuê, khách hàng nhận hoá đơn thuê 62 toán tiền tiền thuê Khi khách hàng đến trả băng đĩa, phận trả xử lý yêu cầu trả khách hàng dựa thông tin tra cứu từ sở liệu nghiệp vụ Dữ liệu liên quan đến hoạt động thuê trả cập nhật vào sở liệu nghệp vụ trung tâm Định kỳ hàng tháng, từ sở liệu nghiệp vụ, báo cáo quản lý lập gửi cho phận quản lý trung tâm Theo sách mở rộng thị trường trung tâm, định kỳ hàng năm trung tâm gửi thư khuyến cho khách hàng, thơng báo thơng tin cho th miễn phí khách hàng đạt mức thuê mức khuyến năm trung tâm quy định Hãy vẽ sơ đồ BFD mô tả chức công việc trung tâm Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả hoạt động trung tâm Hãy vẽ sơ đồ luồng liệu để thực phân rã sơ đồ ngữ cảnh Bài tập Cho biết q trình tính lương tháng công ty thực sau: Cuối tháng, để tính lương cho nhân viên, người ta phải kiểm tra ngày công nhân viên tháng Việc kiểm tra ngày cơng thực nhờ bảng chấm công cập nhật vào tệp Hồ sơ nhân viên Tiếp theo phận kế toán thực việc tính khoản lương cho nhân viên theo quy định công ty Bảng lương quan trình cho Ban giám đốc sau gửi đến cho nhân viên Dữ liệu liên quan tới q trình tính lương cập nhập vào tệp Thu nhập Việc tính thuế thu nhập thực nhờ liệu có tệp Thu nhập tệp Hồ sơ nhân viên Sau tính xong, liệu lại cập nhật vào tệp này; đồng thời bảng kê tiền thuế, tiền thuế gửi lên Kho bạc nhà nước hoá đơn thu thuế gửi cho nhân viên phải chịu thuế thu nhập Hãy vẽ sơ đồ BFD mô tả chức cơng việc hệ thống tính lương Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả hoạt động hệ thống tính lương Hãy vẽ sơ đồ luồng liệu để thực phân rã sơ đồ ngữ cảnh Bài tập Một thư viện trường đại học muốn xây dựng hệ thống thơng tin tin học hố để quản lý thư viện Hệ thống thơng tin quản lý thư viện có nhiều phân hệ khác nhau, có phân hệ quản lý việc mượn trả sách Quy trình quản lý việc mượn trả sách tóm tắt sau: Khi có nhu cầu mượn sách, độc giả tra cứu đầu sách muốn mượn nhờ trợ giúp máy tính để tìm kiếm mã số sách muốn mượn? Khi mượn sách, độc giả phải điền thông tin vào phiếu mượn sách (bao gồm: mã độc giả, ngày mượn, mã số sách cần mượn, thời hạn mượn ) Thủ thư kiểm tra thẻ độc giả tra cứu tệp quản lý độc giả tệp kho sách Sách mượn trao cho độc giả thẻ hợp lệ sách phép cho mượn Các thông tin việc mượn sách cập nhật vào tệp quản lý mượn/trả sách tệp kho sách Ngược lại, độc giả nhận thông báo từ chối Khi trả sách, thủ thư lại kiểm tra thẻ độc giả cập nhật thông tin trả sách vào tệp quản lý mượn/trả sách tệp kho sách Độc giả nhận phiếu xác nhận việc trả sách Trong trường hợp sách mượn hạn, độc giả phải nộp tiền 63 phạt nhận biên lai phạt Sách phiếu mượn trả làm nhiều lần độc giả cho thể đề nghị gia hạn mượn sách có nhu cầu Mọi thơng tin việc gia hạn sách cập nhật vào tệp quản lý mượn/trả sách độc giả nhận phiếu gia hạn Định kì hàng tháng, phận quản lý việc mượn/trả sách tiến hành lập báo cáo thông kê gửi lên ban giám đốc thư viện a Hãy vẽ sơ đồ chức (BFD) phân hệ quản lý mượn/trả sách thư viện b Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh sơ đồ dòng liệu mức phân hệ c Thiết kế tệp sở liệu để quản lý độc giả, cán thư viện, sách quản lý việc mượn/trả sách Cho biết: – Mỗi bạn đọc mượn nhiều sách thời điểm – Mỗi nhân viên phục vụ nhiều lần mượn/trả sách – Mỗi phiếu mượn sách cho phép mượn nhiều đầu sách đầu sách mượn nhiều lần Bài tập Hoạt động hệ thống quản lý việc đăng ký học qua mạng trường học mô tả sau: Khi học viên muốn đăng ký học họ phải gửi phiếu đăng ký điền đầy đủ thông tin họ tên, số chứng minh thư mã số lớp học họ muốn tham gia cho trường Hệ thống kiểm tra lớp học đăng ký có cịn tiếp nhận học viên không cách tra cứu tệp Danh sách lớp Các liệu tệp cho biết lớp học tiếp nhận học viên, lớp học bị huỷ bỏ lớp học đủ học viên Từ hệ thống xác định lựa chọn học viên chấp nhận lựa chọn bị từ chối Những học viên chấp nhận nguyện vọng ghi danh vào vào lớp mà họ đăng ký Tên số chứng minh thư sinh viên cập nhập vào tệp Danh sách lớp sĩ số lớp học tính lại Nếu lớp học đủ học viên mã lớp học đánh dấu khố sổ Các liệu sinh viên liệu bổ sung thay đổi sinh viên cũ trình ghi danh cập nhập vào tệp Hồ sơ sinh viên chung toàn trường Cuối cùng, hệ thống gửi cho học viên đăng kí thơng báo liệt kê danh sách lớp học mà họ đăng kí đánh dấu vào lớp học họ chấp nhận Yêu cầu Hãy vẽ sơ đồ BFD mô tả chức công việc trung tâm Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả hoạt động trung tâm Hãy vẽ sơ đồ luồng liệu để thực phân rã sơ đồ ngữ cảnh Bài tập Hoạt động hệ thống xử lý bán hàng mô tả sau: Khi khách hàng gửi đơn đặt hàng cho phận tiếp nhận đơn hàng, phận nhận đơn đặt hàng trả biên lai cho khách hàng Các liệu liên quan tới trình nhận đơn hàng lưu giữ tệp Giao dịch Vào cuối 64 ngày, người ta tiến hành xử lý giao dịch cách lấy liệu tệp Giao dịch kết hợp với việc tra cứu liệu tệp Kiểm soát bán hàng Sau thực xong trình này, liệu lại cập nhật vào tệp Kiếm soát bán hàng, đồng thời số liệu chọn lọc lưu trữ vào tệp Phân tích bán hàng Dữ liệu tệp phân tích bán hàng lại sử dụng để chuẩn bị cho q trình phân tích bán hàng Kết chọn q trình phân tích bán hàng gửi cho người quản lý có liên quan Yêu cầu: Hãy vẽ sơ đồ BFD mô tả chức công việc hệ thống xử lý bán hàng Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả hoạt động hệ thống Hãy vẽ sơ đồ luồng liệu để thực phân rã sơ đồ ngữ cảnh Bài tập số 6: Khi có yêu cầu lấy mặt hàng kẹo từ đại lý, phận quản lý việc xuất sản phẩm kiểm tra số sản phẩm kho Nếu sản phẩm đủ để đáp ứng yêu cầu phận lập phiếu xuất để xuất sản phẩm yêu cầu cho đại lý Trong phiếu xuất có ghi rõ tên đại lý, địa đại lý, tên người nhận, ngày xuất, thông tin sản phẩm xuất: tên sản phẩm, đơn giá, số lượng xuất, loại sản phẩm, thành tiền, tổng số tiền, chữ ký người viết phiếu, người nhận thủ trưởng đơn vị Ngồi phiếu cịn ghi rõ số hiệu phiếu Một phiếu xuất hệ thống lưu lại Nếu số lượng sản phẩm u cầu khơng đủ thơng báo từ chối xuất Sản phẩm kẹo từ xưởng sản xuất chuyển đến phận nhập sản phẩm Bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm trước nhập kho Nếu chất lượng đảm bảo, phận nhập sản phẩm lập phiếu nhập sản phẩm phiếu có ghi rõ tên xưởng sản xuất, địa chỉ, tên người giao, thông tin sản phẩm nhập Phiếu nhập viết thành bản, giao cho xưởng sản xuất, lưu giữ lại sau sản phẩm chuyển vào kho Hàng tháng phận thống kê lại lượng sản phẩm xuất, thu tiền từ đại lý Bộ phận thống kê số lượng sản phẩm cịn tồn kho sau làm báo cáo gửi cho phận kế hoạch để lập kế hoạch sản xuất cho tháng sau Ngoài hệ thống cần lưu trữ thông tin xưởng sản xuất bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, sản phẩm sản xuất Các thơng tin sản phẩm gồm có tên sản phẩm, loại sản phẩm, hình thức đóng gói, đơn giá bán Trong thông tin lưu trữ đại lý cần có thơng tin lượng hàng lấy, số tiền trả, số tiền nợ để đảm bảo không đại lý nợ số tiền cho phép Yêu cầu: Hãy vẽ sơ đồ BFD mô tả chức công việc hệ thống xử lý bán hàng Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả hoạt động hệ thống Hãy vẽ sơ đồ luồng liệu để thực phân rã sơ đồ ngữ cảnh Bài tập số 65 Khi có yêu cầu xuất loại quạt máy từ đại lý, phận quản lý xuất kiểm tra số lượng quạt máy yêu cầu kho Nếu lượng quạt máy đủ đáp ứng phận lập phiếu xuất để xuất quạt máy cho đại lý Trong phiếu xuất có ghi rõ tên đại lý, địa đại lý, tên người nhận, ngày xuất, thông tin quạt máy xuất: tên quạt, đơn giá, số lượng xuất, loại quạt máy, thành tiền, tổng số tiền, chữ ký người viết phiếu, người nhận thủ trưởng đơn vị Ngồi phiếu cịn ghi rõ phiếu Bộ công nghiệp phát hành, ngày phát hành số hiệu phiếu Một phiếu xuất hệ thống lưu lại Nếu số lượng quạt máy không đủ để đáp ứng 2/3 số lượng yêu cầu thơng báo từ chối xuất Quạt máy từ phân xưởng lắp ráp chuyển đến phận nhập kho Bộ phận kiểm tra chất lượng quạt máy trước nhập kho Nếu chất lượng đảm bảo, phận lập phiếu nhập phiếu có ghi rõ tên số hiệu xưởng lắp ráp, tên người giao, thông tin quạt máy nhập Phiếu nhập viết thành bản, giao cho xưởng lắp ráp, lưu giữ lại sau quạt máy chuyển vào kho Hàng tháng phận thống kê lại lượng quạt máy xuất, thu tiền từ đại lý Bộ phận thống kê số lượng loại quạt máy cịn tồn kho sau làm báo cáo gửi cho phận kế hoạch để lập kế hoạch sản xuất cho tháng sau Ngoài hệ thống cần lưu trữ thông tin xưởng lắp ráp bao gồm số hiệu, số điện thoại, loại quạt lắp ráp Các thơng tin quạt máy gồm có tên sản phẩm, đơn vị tính, đơn giá bán Trong thơng tin lưu trữ đại lý cần có thơng tin lượng hàng lấy, số tiền trả, số tiền cịn nợ để đảm bảo khơng đại lý nợ số tiền cho phép Yêu cầu: Hãy vẽ sơ đồ BFD mô tả chức công việc hệ thống xử lý bán hàng Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả hoạt động hệ thống Hãy vẽ sơ đồ luồng liệu để thực phân rã sơ đồ ngữ cảnh Bài tập số CHO THUÊ XE Ô TÔ - Quản lý danh mục loại xe: nhập thêm loại xe từ hãng sản xuất ô tơ, xố bỏ thơng tin loại xe hãng khơng cịn sản xuất, sửa đổi thơng tin loại xe, tìm kiếm thơng tin loại xe cần Thông tin loại xe bao gồm: mã loại xe, tên loại, hãng sản xuất, năm sản xuất, mô tả khác - Quản lý thông tin xe: nhập thông tin xe có xe mua Khi xe khơng cịn phục vụ xố bỏ thơng tin xe, nhân viên tìm kiếm xe khách muốn th Ngồi sửa đổi thông tin xe cần thiết Thông tin xe bao gồm: biển số xe, mã loại xe, màu sơn, tình trạng mơ tả khác Các thơng tin loại xe xe nhân viên công ty cung cấp - Khách hàng muốn thuê xe cơng ty lần đầu thơng tin họ lưu trữ lại Quản lý khách hàng: thêm thông tin khách gồm: họ tên, giới tính, điện thoại, địa đặc điểm khác để xác nhận như: số chứng minh thư nhân dân số hộ chiếu số tài khoản Mỗi khách hàng gán định danh mã khách hàng Sau xác nhận thông tin 66 khách hàng hệ thống lưu trữ thông tin họ Thơng tin khách hàng thay đổi cập nhật lại, xố bỏ thơng tin khách hàng họ khơng th xe vịng năm - Khi thuê xe công ty khách hàng thuê không Trước thuê họ phải trình chứng minh thư nhân dân hộ chiếu đặt cọc khoản tiền 20 triệu đồng/xe Quản lý cho thuê xe thực sau: sau kiểm tra chứng minh thư hộ chiếu kiểm tra xe mà khách yêu cầu nhận tiền đặt cọc Nếu cơng ty khơng cịn xe mà khách u cầu từ chối cho th Nếu cơng ty có xe đáp ứng yêu cầu khách tiến hành lập phiếu cho thuê gửi đến khách Thông tin phiếu cho thuê gồm: Số phiếu thuê, ngày thuê, mã khách hàng, số chứng minh thư nhân dân hộ chiếu thông tin xe gồm: {biển số xe, loại xe, hãng sản xuất, năm sản xuất, tình trạng, số lượng, số ngày mượn đơn giá mượn Khi khách hàng trả xe nhân viên cửa hàng kiểm tra tình trạng xe trả ghi nhận việc trả xe khách Nếu khách trả muộn so với ngày quy định phiếu cho thuê họ phải chịu khoản tiền phạt 500000/ngày, cịn xe bị hỏng hóc khách phải chịu chi phí sửa chữa thay phụ tùng tiến hành lập phiếu nộp phạt Thông tin phiếu nộp phạt gồm có: số phiếu phạt, ngày phạt, mã khách hàng, họ tên khách hàng, số chứng minh thư nhân dân hộ chiếu danh mục khoản nộp phạt như: { lý nộp phạt, số tiền nộp phạt} tổng số tiền nộp phạt Mỗi phiếu cho thuê xe nhân viên thu tiền Mỗi nhân viên thu tiền nhiều phiếu cho thuê xe - Để theo dõi quản lý nhân viên làm việc, công ty thực thêm vào danh sách có nhân viên tuyển, sửa đổi thơng tin có biến đổi xảy xoá bỏ nhân viên hết hợp đồng bị sa thải Các thông tin nhân viên gồm: mã nhân viên, tên nhân viên, điện thoại liên hệ, mơ tả khác - Ngồi để tiện theo dõi việc kinh doanh công ty, hàng tháng công ty lập báo cáo gửi cho ban giám đốc doanh thu tháng, danh sách xe khơng cịn sử dụng được, báo cáo loại xe mà khách hay thuê để ban giám đốc có biện pháp điều chỉnh Dựa theo mô tả đây, anh (chị) thực yêu cầu sau: Yêu cầu: Hãy vẽ sơ đồ BFD mô tả chức công việc hệ thống xử lý bán hàng Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả hoạt động hệ thống Hãy vẽ sơ đồ luồng liệu để thực phân rã sơ đồ ngữ cảnh Bài tập số Quản lý thuê, trả phòng: Khi khách hàng đến thuê đặt phòng, phận quản lý thuê phòng kiểm tra yêu cầu khách Nếu u cầu khơng đáp ứng đưa thông báo từ chối, đáp ứng lập phiếu th cho khách hàng Thơng tin phiếu thuê gồm có: Mã phiếu thuê, ngày lập, mã khách hàng, tên khách hàng, số CMND, địa khách hàng, số tiền đặt trước, yêu cầu Phiếu thuê lập thành hai bản, giao cho khách, lưu lại Khách hàng thuê nhiều lần có nhu cầu th phịng, lần th có phiếu 67 thuê lập Khi khách hàng trả phịng hố đơn tốn lập cho khách hàng Thơng tin hố đơn gồm: Mã hố đơn, mã phiếu thuê, tên khách hàng, số CMND thơng tin phịng th gồm {số phịng, tình trạng phòng, đơn giá phòng, số ngày ở, thành tiền}, tổng tiền dịch vụ, tổng tiền toán, ghi Hoá đơn lập thành hai bản, giao cho khách, lưu lại Quản lý dịch vụ: Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ, phận quản lý dịch vụ kiểm tra yêu cầu khách Nếu yêu cầu không đáp ứng đưa thơng báo từ chối, đáp ứng cung cấp dịch vụ cho khách Bộ phận phải lưu đầy đủ thông tin theo dõi trình sử dụng dịch vụ khách hàng hố đơn dịch vụ: số hoá đơn dịch vụ, ngày lập, mã khách hàng, tên khách hàng, số CMND, thông tin dịch vụ gồm {mã dịch vụ, tên dịch vụ, ngày sử dụng, thời lượng sử dụng, thành tiền}, tổng tiền, ghi Mỗi phiếu thuê có nhiều hố đơn sử dụng dịch vụ Ngồi phận phải thêm dịch vụ dịch vụ mới, xố dịch vụ dịch vụ khơng dùng sửa chữa thông tin dựa thông tin dịch vụ nhà cung cấp gửi tới từ yêu cầu khách sạn Thông tin gồm: mã dịch vụ, tên dịch vụ, đơn giá, mô tả khác Quản lý khách hàng: thời gian lưu lại khách sạn, phận quản lý khách hàng nhập lưu tồn thơng tin khách hàng Khi cần thiết sửa chữa xố thông tin khách hàng Thông tin khách hàng gồm: mã khách hàng, tên khách hàng, số CMND, địa chỉ, điện thoại, quốc tịch, số hộ chiếu Quản lý phòng: nhập thơng tin phịng, sửa chữa thơng tin phịng, xố bỏ thơng tin phịng Thơng tin phịng ban quản lý cung cấp gồm thông tin: Số phịng, loại phịng, diện tích, tình trạng phịng, đơn giá phòng Quản lý tiện nghi: Việc thêm tiện nghi thực có tiện nghi nhập từ nhà cung cấp Nếu tiện nghi khơng dùng xố thơng tin tiện nghi Thơng tin tiện nghi sửa chữa Thông tin tiện nghi gồm: Mã tiện nghi, tên tiện nghi, tình trạng tiện nghi, số lượng có.Trong phịng có nhiều tiện nghi, tiện nghi có nhiều phịng Bộ phận báo cáo thống kê lấy thông tin từ phận khác có nhiệm vụ thống kê khách hàng thuê, thống kê tình trạng phịng, thống kê tình trạng th phòng, thống kê doanh thu để đưa lên ban quản lý nhận yêu cầu từ ban quản lý Yêu cầu: Hãy vẽ sơ đồ BFD mô tả chức công việc hệ thống xử lý bán hàng Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả hoạt động hệ thống Hãy vẽ sơ đồ luồng liệu để thực phân rã sơ đồ ngữ cảnh Bài tập số 10 Khi có yêu cầu nhập sách từ đại lý phận quản lý việc phát hành kiểm tra lượng sách có Nếu đáp ứng yêu cầu phận lập phiếu xuất để xuất sách cho đại lý Trong phiếu xuất có ghi rõ tên đại lý, địa đại lý, người nhận sách, ngày xuất, thông tin sách Hệ thống lưu lại phiếu xuất ghi nợ cho đại lý Nếu khơng có đủ số lượng khơng có loại sách u cầu thơng báo từ chối xuất 68 Khi có yêu cầu bán sách từ nhà xuất bản, phận quản lý việc nhập sách kiểm tra chất lượng sách Nếu chất lượng sách đảm bảo nhà xuất chuyển sách đến công ty Bộ phận lập phiếu nhập sách Trong phiếu nhập có ghi rõ tên nhà xuất bản, địa nhà xuất bản, điện thoại nhà xuất bản, người giao sách, ngày nhập, thông tin sách nhập, đơn giá, số lượng xuất, lĩnh vực, thành tiền, tổng số tiền, chữ ký người viết phiếu, người giao, thủ trưởng đơn vị Ngoài phiếu cịn ghi rõ phiếu xuất cơng ty phát hành sách phát hành, ngày phát hành, số hiệu phiếu Một phiếu nhập sách giao cho nhà xuất bản, lưu giữ lại sau sách chuyển vào kho Hàng tháng đại lý gửi danh mục sách bán cho phận thống kê Bộ phận thống kê lại lượng sách bán, thu tiền điều chỉnh sách từ đại lý Bộ phận thống kê lượng sách cịn tồn kho sau gửi thơng báo sách tồn tốn tiền sách bán cho nhà xuất Ngoài hệ thống cần lưu giữ thông tin sách gồm tên sách, tên tác giả, lĩnh vực…Các thông tin nhà xuất gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản,…Trong thông tin lưu trữ đại lý cần có thơng tin lượng sách lấy, số tiền trả, số tiền nợ để đảm bảo không đại lý nợ số tiền cho phép Yêu cầu: Hãy vẽ sơ đồ BFD mô tả chức công việc hệ thống xử lý bán hàng Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả hoạt động hệ thống Hãy vẽ sơ đồ luồng liệu để thực phân rã sơ đồ ngữ cảnh Bài tập số 11 - Quản lý thông tin đại lý: đại lý lần liên hệ với công ty để đặt mua sản phẩm thông tin họ lưu trữ lại thao tác thêm mới, sai sót thực thao tác sửa chữa, xố bỏ đại lý khơng cịn giao dịch với công ty Thông tin đại lý bao gồm: số hiệu đại lý, tên đại lý, điện thoại, địa đặc điểm khác - Quản lý thông tin sản phẩm cách thêm sản phẩm nhập vào kho từ xưởng sản xuất, sửa chữa thơng tin cần thiết xố bỏ thơng tin sản phẩm khơng cịn sản xuất Các thông tin sản phẩm bao gồm: Mã sản phẩm, tên sản phẩm, mô tả sản phẩm, thời gian bảo hành, số lượng có - Việc bán sản phẩm công ty thực sau: Khi đại lý muốn mua sản phẩm, họ gửi đến công ty phiếu đặt mua sản phẩm Trên phiếu đặt mua sản phẩm có thơng tin về: sản phẩm mà họ muốn mua thơng tin họ Khi nhận phiếu đặt mua sản phẩm đại lý công ty thực kiểm tra sản phẩm mà đại lý yêu cầu Nếu sản phẩm mà đại lý yêu cầu khơng cịn khơng đủ số lượng đáp ứng đưa thơng báo từ chối bán Nếu yêu cầu đại lý đáp ứng viết hoá đơn gửi cho đại lý để họ toán lưu lại hoá đơn Khi đại lý tốn xong xác nhận toán vào hoá đơn chuyển hoá đơn cho phận xuất sản phẩm Bộ phận xuất theo hoá đơn nhận Nếu đại lý nhận sản phẩm trực tiếp cơng ty sản phẩm giao cho 69 khách Nếu cần phải chuyển đến địa đại lý, phận lập phiếu chuyển sản phẩm gửi cho nhân viên chuyển Nhân viên chuyển sản phẩm thực vận chuyển sản phẩm cho đại lý theo phiếu chuyển sản phẩm nhận Khi chuyển xong báo lại cho cơng ty biết chuyển thành công Phiếu chuyển sản phẩm lưu trữ lại Các thơng tin hố đơn gồm: Số hoá đơn, ngày lập hoá đơn, số hiệu đại lý, tên đại lý, điện thoại, địa chỉ, người lập hoá đơn, tổng số tiền cần toán, tốn hay chưa, ghi thơng tin sản phẩm gồm: {Mã sản phẩm, tên sản phẩm, mô tả sản phẩm, số lượng đơn giá} Các thông tin phiếu chuyển sản phẩm gồm: Số phiếu chuyển, số hiệu người chuyển, ngày chuyển, chuyển thành công - Để theo dõi quản lý nhân viên vận chuyển cơng ty có danh sách nhân viên chuyển sản phẩm Việc quản lý thực cách thêm vào danh sách có nhân viên tuyển, sửa đổi thơng tin có biến đổi xảy xoá bỏ nhân viên hết hợp đồng bị sa thải Các thông tin nhân viên gồm: Số hiệu người chuyển, họ tên, địa chỉ, điện thoại liên hệ, mơ tả khác - Ngồi để tiện theo dõi việc kinh doanh công ty, hàng tháng công ty lập báo cáo gửi cho ban giám đốc doanh thu tháng, danh sách sản phẩm bán, báo cáo sản phẩm tồn kho để ban giám đốc có biện pháp điều chỉnh Yêu cầu: Hãy vẽ sơ đồ BFD mô tả chức công việc hệ thống xử lý bán hàng Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả hoạt động hệ thống Hãy vẽ sơ đồ luồng liệu để thực phân rã sơ đồ ngữ cảnh Bài tập số 12 Sài Gòn Video công ty chuyên kinh doanh cho thuê băng đĩa có cửa hàng giao dịch đặt trung tâm thành phố Hàng ngày mở từ 8h đến 21h để giao dịch với khách - Quản lý băng đĩa thực sau: thường xuyên nhập thêm băng đĩa dựa vào việc chọn lựa băng đĩa từ danh mục mà nhà cung cấp gửi tới Khi băng đĩa hỏng xố bỏ thơng tin Ngồi sửa đổi thơng tin băng đĩa cần thiết Thông tin băng đĩa bao gồm: mã băng đĩa, tên băng đĩa, thể loại, tình trạng, hãng sản xuất ghi - Khách hàng muốn thuê băng đĩa cửa hàng lần đầu phải đăng ký trở thành thành viên hệ thống Việc quản lý thành viện thực sau: tạo thành viên gồm thông tin: Họ tên, giới tính, điện thoại, địa đặc điểm khác để xác nhận như: Số chứng minh thư nhân dân hay số hộ chiếu hay số tài khoản Mỗi khách hàng có định danh mã thành viên Sau xác nhận thông tin thành viên hệ thống tạo thẻ thành viên gửi cho khách Trên thẻ ghi rõ: mã thẻ, tên thành viên, địa chỉ, ngày tạo, ngày hết hạn Các thông tin thành viên thẻ lưu trữ lại Mỗi khách hàng thời điểm có thẻ thành viên Nếu khách hàng bị hay hết hạn phải xin cấp lại thẻ cũ bị huỷ 70 - Khi thuê băng đĩa cơng ty khách th số lượng Nhưng trước mượn họ phải trình thẻ thành viên khơng có băng đĩa th q hạn Hoạt động thuê băng đĩa thực sau: Sau kiểm tra thẻ thành viên kiểm tra băng đĩa hạn thành viên đăng ký khơng có băng đĩa q hạn băng đĩa mà khách yêu cầu kiểm tra lập phiếu cho thuê gửi đến khách Thông tin phiếu cho thuê gồm: Số phiếu, ngày thuê, mã thẻ thành viên thông tin băng đĩa gồm: {Mã băng đĩa, tên băng đĩa, thể loại, tình trạng, số lượng, số ngày mượn đơn giá Khi khách hàng trả băng đĩa nhân viên cửa hàng kiểm tra tình trạng băng đĩa trả ghi nhận việc trả băng đĩa khách Yêu cầu: Hãy vẽ sơ đồ BFD mô tả chức công việc hệ thống xử lý bán hàng Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh để mô tả hoạt động hệ thống Hãy vẽ sơ đồ luồng liệu để thực phân rã sơ đồ ngữ cảnh 71 Tài liệu tham khảo: [1] Đoàn Thị Thu Hà Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2002), Quản trị học, NXB Tài [2] Trần Anh Tài (2017), Quản trị học, NXB Đại học quốc gia Hà Nội [3] Trần Đăng Khoa (2020), Quản trị học, NXB Tài Chính [4] Trần Dục Thức (2021), Giáo trình Quản trị học, NXB Tài 72