Giáo trình Tin học kế toán (Nghề Kế toán doanh nghiệp Trình độ Cao đẳng)

1 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN: Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Trong trình biên soạn giáo trình, chúng tơi tham khảo số giáo trình tài liệu đồng nghiệp Xin chân thành cảm ơn mong lượng thứ trích dẫn chưa phép Giáo trình xuất đáp ứng kịp thời nhu cầu người học; Tuy nhiên, khó tránh khỏi khiếm khuyết Nhóm biên soạn mong nhận góp ý từ người đọc để hồn thiện Cần Thơ, ngày tháng năm 2018 Tham gia biên soạn: Chủ biên: Nguyễn Hoàng Vũ Ths Trần Thị Hồng Châu MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Chƣơng 1: MỞ ĐẦU Giới thiệu Excel: 1.1 Khởi động chƣơng trình 1.2/ Các thành phần cửa sổ Excel: 1.3/ Thoát khỏi Excel: Một số khái niệm Excel 2.1 Khái niệm tập trang tính 2.2 Khái niệm trang tính 2.3 Các loại địa ô 2.4 Các loại liệu 2.5 Cách nhập liệu 2.6 Toán tử toán học CHƢƠNG 2: CƠ SỞ DỮ LIỆU 27 5.1 Hiệu chỉnh trang in 29 5.2 Xem trước trang in 29 5.2.1 Thiết lập thông số cho trang in .29 5.2.2 Khổ giấy (Size) 30 5.2.3 Canh lề giấy (Margins) 30 5.2.4 Chọn vùng in (Set Print Area) 30 5.2.5 Thêm hình (Background) 30 5.2.6 Điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ trang in 30 5.2.7 In đường lưới ô 31 5.2.8 Thêm thông tin vào đầu chân trang (Header Footer) 31 5.3 In 32 CHƢƠGN 3: ỨNG DỤNG KẾ TOÁN TRÊN PHẦM MỀM KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP 33 1.1 Khái niệm phần mềm kế toán 33 1.2 Mơ hình hoạt động phần mềm kế toán 33 1.3 Tính ƣu việt phần mềm kế tốn so với kế tốn thủ cơng 34 1.4 Lợi ích việc ứng dụng phần mềm kế toán 35 1.5 Các tiêu chuẩn điều kiện phần mềm kế toán 35 1.5.1 Tiêu chuẩn phần mềm kế toán 35 1.5.2 Điều kiện phần mềm kế toán 35 1.5.3 Điều kiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán .36 1.6 Quy định Bộ Tài hình thức kế tốn máy 36 1.6.1 Đặc trưng hình thức kế toán máy 36 1.6.2 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy 37 2.1 Cài đặt phần mềm MISA SME.NET 2015 37 2.2 Các bƣớc tiến hành mở sổ kế toán .39 2.3 Phân công công việc quyền hạn phịng kế tốn 40 2.3.1 Vai trò quyền hạn 41 2.3.2 Quản lý người dùng 41 2.4 Thiết lập thông tin ban đầu 42 2.4.1 Danh mục Hệ thống tài khoản 42 2.4.2 Một số tùy chọn chung khác 43 2.5 Nhập số dƣ ban đầu .43 2.5.1 Khai báo danh mục 43 2.5.2 Danh mục Nhóm hách hàng, nhà cung cấp 44 2.5.3 Danh mục hách hàng, Nhà cung cấp 44 2.5.4 Danh mục Nhóm vật tư hàng hó dịch vụ Danh mục Vật tư hàng hó dịch vụ 45 2.5.5 Danh mục Đối tượng tập hợp chi phí 46 2.5.6 Danh mục loại Tài sản cố định 46 2.5.7 Danh mục Cơ cấu tôt chức 47 2.5.8 Danh mục Nhân viên 49 2.5.9 Danh mục Ngân hàng tài khoản ngân hàng 49 2.6 Nhập số dƣ ban đầu .49 2.7 Một số chức khác 53 2.7.1 Lưu trữ, bảo quản sổ kế toán 53 2.7.2 Cập nhật phần mềm theo thông báo nhà cung cấp 54 2.7.3 Phục hồi liệu kế toán 55 2.7.4 Mơ hình cơng ty đa chi nhánh 56 2.7.5 Quản lý hệ thống Sổ quản trị Sổ tài chính: 57 2.7.6 Xuất nhập liệu 58 3.1 Nguyên tắc hạch toán 63 3.2 Mơ hình hóa hoạt động thu chi tiền mặt .64 3.2.1 Thu tiền mặt 64 3.2.2 Chi tiền mặt 64 3.3 Mơ hình hóa hoạt động thu chi tiền gửi .64 3.3.1 Thu tiền gửi 64 3.3.2 Chi tiền gửi 64 3.4 Thực hành phần mềm kế toán 65 3.4.1 Quy trình xử lý phần mềm 65 3.4.2 Kế toán tiền mặt quỹ 65 3.4.3 Kế toán tiền gửi 68 3.4.4 Xem in báo cáo 69 4.1 Quy trình thủ tục hành để doanh nghiệp áp dụng hình thức hóa đơn tự in 73 4.2 Mơ hình hóa hoạt động quản lý phát hành hóa đơn 73 4.3 Thực hành phần mềm kế toán 74 4.3.1 Khởi tạo mẫu hóa đơn 74 4.3.2 Lập thơng báo phát hành hóa đơn 75 4.3.3 Lập in hóa đơn phần mềm 75 5.1 Nguyên tắc hạch toán 77 5.2 Mơ hình hóa hoạt động mua hàng công nợ phải trả 77 5.3 Thực hành phần mềm kế toán 78 5.3.1 Quy trình xử lý phần mềm 78 5.3.2 Sơ đồ hạch tốn kế tốn mua hàng cơng nợ phải trả 78 5.3.3 Sơ đồ hạch tốn kế tốn cơng nợ phải trả .79 5.3.4 Hướng dẫn nhập nghiệp vụ kinh tế phát sinh 79 5.4 Xem in báo cáo liên quan đến mua hàng công nợ phải trả 82 PHƢƠNG PHÁP VÀ NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ Ошибка! Закладка не определена TÀI LIỆU THAM KHẢO 85 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mơ đun: TIN HỌC KẾ TỐN Mã mơ đun: MĐ 24 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơ đun - Vị trí: Là mơn mơ đun tự chọn bố trí học kỳ - Tính chất: Là mơ đun tự chọn, chọn chuyên đề nêu - Ý nghĩa vai trị: mơ đun giúp sinh viên Quản trị chun sâu hệ thống mạng; cài đặt, triển khai cấu hình đảm bảo an tồn cho hệ thống mạng Mục tiêu mô đun - Về kiến thức: - Cài đặt phần mềm kế toán máy vi tính - Thiết lập sở liệu - Lựa chọn hệ thống tài khoản sổ sách kế tốn phù hợp với loại hình doanh nghiệp - Khai báo thông tin ban đầu - Nhập số dư ban đầu - Nhập liệu từ chứng từ vào phầm mềm kế toán theo phân hệ nghiệp vụ - Thực hiên bút toán tổng hợp cuối kỳ - Kiểm tra đối chiếu chứng từ sổ kế toán in báo biểu kế tốn - Về kỹ năng: + Trình bày khái niệm hàm Excel + Phân biệt hàm Excel + Sử dụng số phần mềm kế toán + Sử dụng thành thạo phần mềm Excel máy tính + Ứng dụng phần mềm kế tốn vào cơng tác kế toán - Về lực tự chủ trách nhiệm: + Nghiêm túc, tỉ mỉ trình tiếp cận với công cụ + Chủ động sáng tạo tìm kiếm ứng dụng quản trị mạng cho cơng ty + Bố trí làm việc khoa học đảm bảo an toàn cho người phương tiện học tập + Thực thao tác an toàn với máy tính Nội dung mơ đun: Số TT Tên mô đun Mở đầu Cơ sở liệu Ứng dụng kế toán phần mềm kế toán doanh nghiệp Cộng Thời gian (giờ) Tổng Lý Thực Kiểm số thuyết hành tra 21 11 4 30 30 60 13 45 Chƣơng 1: MỞ ĐẦU Mã chƣơng: MH 24 -01 Giới thiệu: Trình bày số khái niệm Exel Xử lý liệu trang tính Mục tiêu: - Xác định hàm thông dụng Exel - Thao tác thành thạo máy tính - Ứng dụng vào cơng tác kế tốn - Nghiêm túc, cẩn thận nghiên cứu A LẬP TRANG TÍNH ĐƠN GIẢN I NHỮNG KHÁI NIỆM CHUNG Giới thiệu Excel: Excel chương trình ứng dụng Microsoft Office hãng Microsoft Mỹ viết chạy Windows Excel cài đặt cách độc lập, thông thường cài đặt qua MSOFFICE Chức Excel dùng để tính tốn, phân tích, tổng hợp số liệu, tạo biểu đồ, chia liệu với ứng dụng khác, 1.1 Khởi động chương trình Cách 1: Double click vào biểu tượng hình Desktop Cách 2: chọn menu lệnh Start ProgramsMicrosoft Excel StartProgramsMicrosoft OfficeMicrosoft Excel 1.2/ Các thành phần cửa sổ Excel: Hình 1.1: Màn hình giao diện MS Excel Dưới thành phần hình (1): Thanh công cụ nhanh: Chứa lệnh thao tác nhanh (2): Office button: Chứa lệnh thao tác với tệp (3): Thanh cơng cụ Ribbon: Chứa gần tồn lệnh thao tác với chương trình, chúng phân chia thành nhóm khác (4): Name box: Vùng địa vị trí trỏ thời (5): Fomula bar: Thanh cơng thức (6): Màn hình nhập liệu: Là phần lớn hình chương trình, vùng chứa liệu bảng tính (WorkSheet) (7): Tiêu đề cột, hàng WorkSheet: Gồm cột hàng tiêu đề, cột thường đánh dấu theo ký tự bảng chữ cái, hàng dược đánh dấu theo dãy số liên tiếp (trong thực tế thay đổi ký hiệu này) (8): Thanh cuộn: Dùng để di chuyển văn lên xuống, sang trái sang phải (9): Thanh Sheet tab: Liệt kê danh sách bảng tính có tệp Excel (WorkBook), ngồi cịn chứa điều khiển để di chuyển qua lại Sheet (10): Thanh trạng thái: Chứa số thông tin thời văn chế độ hiển thị, phần trăm hiển thị, trang tại,… 1.3/ Thốt khỏi Excel: Ta thoát khỏi Excel cách sau:  Click nút Close góc bên phải hình,  Chọn lệnh FileExit,  Ấn tổ hợp phím tắt Alt+F4  Chú ý: liệu bảng tính chưa ghi Excel nhắc có ghi lại không không ghi tiếp tục làm việc với Excel ghi Hình 1.2: Cửa sổ MS Ecxel Một số khái niệm Excel 2.1 Khái niệm tập trang tính Mỗi tập tin Excel cịn gọi WorkBook có phần mở rộng mặc định XLSx Một Workbook có tối đa 255 Sheets, xem file (tập tin) Workbook so sánh tập tài liệu gồm có nhiều tờ có liên quan với Mỗi tờ gọi worksheet hay sheet (bảng tính) có tên mặc định Sheet1, Sheet2, Mặc định tạo Workbook có sheets Có thể quy định số sheet cách vào Menu Tool/Options…Ở thẻ General quy định số sheet 2.2 Khái niệm trang tính Một trang tính (bảng tính) có tỷ liệu Mỗi trang tính đặt tên Sheet# (# số thứ tự) tên gọi cụ thể, trang tính gồm có: Cột (Column) : Là tập hợp bảng tính theo chiều dọc Có 256 cột bảng tính, đánh thứ tự mẫu tự A,B, ,Z,AA,AB, ,AZ, ,IA,IB, ,IV Dòng (Row): Là tập hợp bảng tính theo chiều ngang Có tổng cộng 65.536 dịng bảng tính, đánh thứ tự từ đến 65536 Ô (Cell): Là giao hàng cột Ô xác định toạ độ (gọi địa chỉ) dựa theo ký hiệu cột số thứ tự dịng Vd: A1, D15, E35, … Con trỏ ơ: thời điểm ln có trỏ Con trỏ có dạng hình chữ nhật Ơ hành: ô chứa trỏ ô 2.3 Các loại địa ô - Địa tương đối: Là địa mà giá trị thay đổi tương ứng Và ký hiệu: Tên cột số dòng Vd: A1; C20; B5 - Địa tuyệt đối: Là địa mà giá trị không thay đổi Và ký hiệu: $cột $dòng Vd: $A$1; $C$20; $B$5 - Địa hỗn hợp: Là địa mà giá trị thay đổi tương ứng tùy vào hỗn hợp Gồm có tương đối cột tuyệt đối dịng tuyệt đối cột tương đối dòng Vd: A$1, $A1 Chú ý: Có thể chọn địa cần tuyệt đối sau nhấn F4 nhiều lần để chọn hình thức thích hợp 2.4 Các loại liệu Các kiểu liệu thường dùng Excel gồm: kiểu ký tự, kiểu số, kiểu ngày tháng Mặc định, nhập liệu Excel, kiểu ký tự tự động gióng hàng trái, kiểu số kiểu ngày gióng hàng phải - Nhập liệu cố định: click chuột/di chuyển chuột phím tab/ key up/ key down đến cell cần nhập  nhập liệu  enter - Nhập ký tự đặc biệt: Insert  Symbol  chọn bảng mã  chọn ký hiệuInsert - Nhập liệu công thức: bắt đầu dấu = +, theo sau địa ô liệu với tốn tử hàm (hàm trình bày phần sau) Kiểu số Kiểu ký tự Kiểu ngày Các lƣu ý: - Nếu nhập số mà khơng cần tính toán, nên định dạng kiểu Text trước nhập: vào Home Number Text  OK - Nhập ngày thời gian: cần định dạng mặc định Control Panel Regional and Language Options trước nhập - Khi nhập thời gian muốn định dạng theo chuẩn 12 thêm A P vào sau thời gian nhập vào, khơng Excel tự hiểu AM Ví dụ 6:30 AM 5:15 PM Để nhập nội dung cho nhiều ô  chọn ô nhập liệu ô đầu tiênnhấn 2.5 Cách nhập liệu - Chọn ô cần nhập liệu, tiến hành nhập liệu - Sau nhập liệu cho ô xong ta phải di chuyển trỏ khỏi ô nhập phím Enter, phím tab click chuột vào ô khác Lưu ý: Để xuống dịng mà cịn ta ấn tổ hợp phím Alt+Enter 2.6 Tốn tử tốn học Các tốn tử (phép toán) dùng để kết hợp toán hạng công thức, biểu thức, hàm 10 Toán tử số học: gồm toán tử sau: + : cộng hai tốn hạng -ví dụ: = 2+3=5 - : trừ hai toán hạng, đổi dấu toán hạng -ví dụ: = 3-2 =1 * : nhân hai tốn hạng -ví dụ: = 2*3=6 / : chia hai tốn hạng -ví dụ: = 6/3 = % : phần trăm tốn hạng -ví dụ: = 2% =0.02 ^ : lũy thừa toán hạng (bên trái) với số mũ (bên phải) ví dụ: = 2^3=8 Tốn tử so sánh: gồm toán tử sau = (bằng) a=b (khác) ab > (lớn hơn) a>b < (nhỏ hơn) a, >=, Tại phân hệ Mua hàng, chọn chức Đơn mua hàng (hoặc tab Đơn mua hàng chọn chức Thêm), sau khai báo thông tin chi tiết: - Nhà cung cấp: Chọn mã nhà cung cấp tương ứng với công ty Hà Thành, phần mềm tự động hiển thị thông tin liên quan - Diễn giải: Đặt mua hàng - Ngày đặt hàng: 05/01/2015 - Chọn mã hàng tương ứng với điện thoại NOKIA N7 SAMSUNG D9, phần mềm tự động hiển thị thông tin tương ứng - NSD nhập số lượng đơn giá tương ứng - Nhấn