CƠ SỞ DỮ LIỆU
Hiệu chỉnh trang in
Có 3 chế độ hiển thị là Nornal View , Page Layout View và Page Break Preview Để truy cập các chế độ xem vào nhóm View ->chọn Workbook Views ->chọn kiểu xem.
Chế độ Normal View là chế độ mặc định của Excel, được sử dụng phổ biến trong quá trình nhập liệu và tính toán trên bảng tính.
Page Layout View: Là chế độ xem trước khi in, trong chế độ này chúng ta vẫn có thể tính toán và nhập liệu
Chế độ Xem trước Ngắt Trang trong Excel cho phép người dùng hiển thị bảng tính với các dấu phân trang rõ ràng Tại đây, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh các trang in bằng cách kéo thả các đường chia cách trang, giúp tối ưu hóa việc in ấn và bố cục tài liệu.
Xem trước trang in
5.2.1 Thiết lập thông số cho trang in
All page setup options are located in the Page Layout group, including Margins for setting page margins, Orientation for choosing between landscape or portrait layout, Size for selecting paper size, Print Area for defining the printing range, and Breaks for managing page breaks.
Trong phần Background, chúng ta có thể chèn hình nền và tùy chọn in tiêu đề lặp lại trên mỗi trang Các thông số này có thể được thiết lập trực tiếp tại đây hoặc thông qua hộp thoại Page Setup Để truy cập hộp thoại Page Setup, hãy vào nhóm Page Layout.
Page Setup ->nhấn vào nút
Hình 9.20 4.2.1 Chiều trang in (Orientation)
Cách 1 Ribbon ->Page Layout ->Page Setup ->Orientation ->chọn Portrait (trang dọc)/ chọn Landscape (trang ngang)
Cách 2 Trong hộp thoại Page Setup ->chọn ngăn Page ->Orientation ->chọn chiều trang in Portrait / Landscape
Cách 1 Ribbon ->Page Layout ->Page Setup ->Size ->chọn khổ giấy
Cách 2 Trong hộp thoại Page Setup ->chọn ngăn Page ->Page size ->chọn giấy
Cách1 Ribbon ->Page Layout ->Page Setup ->Margins ->chọn kiểu chừa lề
To adjust margins in the Page Setup dialog, select the Margins tab and enter values for Top, Bottom, Left, Right, Header, and Footer Additionally, you can choose to center the content Horizontally and Vertically on the page.
5 2.4 Chọn vùng in (Set Print Area)
Quét chọn vùng cần in, vào Ribbon ->Page Layout ->Page Setup ->Print Area ->Set
Chèn ngắt trang ngang: Di chuyển ô hiện hành đến nơi sẽ chèn ngắt trang tại cột A, sau đó vào Ribbon ->Page Layout ->Page Setup- Breaks ->Insert Page
Break (Nếu không để ở cột A sẽ ngắt trang theo chiều ngang và dọc)
Bỏ từng dấu ngắt trang: Di chuyển ô hiện hành đến ô nằm ngay dưới dấu, sau đó vào Ribbon ->Page Layout ->Page Setup -Breaks ->Remove Page Break
Bỏ tất cả đánh dấu ngắt trang: Ribbon ->Page Layout ->Page Setup Breaks -
Vào Ribbon ->Page Layout ->Page Setup -Background ->chọn hình lưu trữ trên máy -
In tiêu đề dòng và cột (Row and column headers)
Vào Ribbon ->Page Layout ->Sheet Options -Headings ->chọn Print
In tiêu đề cột và dòng lặp lại ở các trang
B1 Vào Ribbon ->Page Layout ->Page Setup -Print Title
B2 Tại ô Rows to repeat at top ta quét chọn dòng số 1 vào ->$1:$1
B3 Tại ô Columns to repeat at left ta quét chọn cột A ->$A:$A
5 2.6 Điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ trang in
Để điều chỉnh kích thước nội dung trên một số trang nhất định, bạn có thể sử dụng Ribbon -> Page Layout -> Scale To Fit -> Scale Tính năng này cho phép bạn thu nhỏ tài liệu xuống 10% hoặc phóng to lên tới 400%.
Ngoài ra ta có thể ép Excel in tài liệu ra với số trang ta qui định tại Ribbon -
>Page Layout ->Scale To Fit ->Width và Ribbon ->Page Layout ->Scale To Fit -
5 2.7 In đường lưới của các ô Để in đường lưới kẽ các ô trong bảng tính ta chọn Ribbon ->Page Layout -
5 2.8 Thêm thông tin vào đầu và chân trang (Header và Footer)
Header là phần thông tin xuất hiện ở đầu mỗi trang, trong khi Footer chứa thông tin ở cuối trang Trong các phiên bản trước, chúng ta sử dụng ngăn Header/Footer trong hộp thoại Page Setup để thêm Header và Footer Tuy nhiên, phiên bản này cho phép thực hiện việc này một cách dễ dàng và trực quan hơn, đặc biệt là khả năng chèn hình ảnh vào Header và Footer.
Vào Ribbon ->View ->chuyển sang chế độ xem Page Layout ->Tiến hành thêm
Lưu ý chúng ta phải nhấp chuột vào vùng Header hoặc Footer thì nhóm lệnh Design mới hiện ra
Các nút lệnh trong thanh Design Các mã lệnh và nút lệnh trong Header và Footer lệnhNút Mã lệnh Chức năng
&[Page] Hiển thị số trang tài liệu
&[Pages] Hiển thị tổng số trang được in
&[Date] Hiển thị ngày hiện tại
&[Time] Hiển thị giờ hiện tại
&[Path]&[File] Hiển thị đường dẫn đầy đủ đến nơi lưu tập tin và Tên tập tin
&[File] Hiển thị tên tập tin
&[Tab] Hiển thị tên sheet Không có Chèn hình lựa chọn vào
Để chèn hình ảnh, bạn cần mở hộp thoại "Insert Picture", chọn hình ảnh mong muốn và nhấn nút "Insert" Lưu ý rằng không có thiết lập nào cho các thông số của hình ảnh được chèn vào.
Trong Excel, để bắt đầu mã lệnh, chúng ta sử dụng ký hiệu &, vì vậy khi cần sử dụng ký hiệu này trong đoạn văn bản của Header và Footer, hãy nhập ký hiệu & hai lần.
&& Ví dụ chúng ta muốn nhập “Công thức & Hàm” vào Header thì hãy nhập “Công thức && Hàm” Các lựa chọn khác của Header và Footer:
The "Different First Page" option allows you to customize the header and footer of the first page of your document, distinguishing it from the headers and footers of the subsequent pages.
Different Odd & Even Pages: Nếu chọn, thì chúng ta có thể đặt header/ footer khác nhau cho các trang chẵn và các trang lẻ.
When the "Scale With Document" option is selected, the font size of the header and footer will adjust in accordance with the document's size changes during printing, especially when the scaling feature is used to enlarge or reduce the document.
Align With Page Margins: Nếu chọn, lề trái và lề phải của header/ footer canh đều với lề trái và lề phải của tài liệu.
In
Để mở hộp thoại in, bạn có thể nhấn nút Office và chọn "Print" hoặc sử dụng tổ hợp phím Hộp thoại này cho phép bạn lựa chọn máy in, xác định trang cần in, số lượng bản sao và các tùy chọn khác.
Selection: Chỉ in vùng đang chọn trước nhấn lệnh Office -> Print
Active sheet(s): Chỉ in sheet hiện hành hay các sheet đang chọn
Entire workbook: In toàn bộ workbook
Table: Chỉ có tác dụng khi ô hiện hành đang trong một bảng, nếu chọn thì chỉ in bảng này
Ignore print areas: Khi chọn, Excel sẽ bỏ qua tất cả các thiết lập vùng in đã thực hiện.
ỨNG DỤNG KẾ TOÁN TRÊN PHẦM MỀM KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
Khái niệm phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán là hệ thống chương trình máy tính tự động xử lý thông tin kế toán, bao gồm lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, và xử lý thông tin theo quy định kế toán Nó hỗ trợ in sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác.
Phần mềm kế toán cơ bản là một công cụ hữu ích giúp ghi chép, lưu trữ và tính toán các dữ liệu tài chính, dựa trên các chứng từ gốc.
• Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành
• Độ chính xác của đầu ra báo cáo phụ thuộc vào yếu tố con người như kế toán thủ công.
Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán
Thông thường hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 công đoạn: a Công đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào
Trong giai đoạn này, người sử dụng cần tự phân loại các chứng từ phát sinh từ hoạt động kinh tế và nhập liệu thủ công vào hệ thống, tùy thuộc vào đặc điểm của từng phần mềm cụ thể.
Sau khi các chứng từ được nhập vào phần mềm, chúng sẽ được lưu trữ trên máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu Công đoạn tiếp theo là xử lý thông tin.
Công đoạn này tập trung vào việc lưu trữ và tổ chức thông tin, đồng thời tính toán các dữ liệu tài chính kế toán dựa trên các chứng từ đã được nhập ở công đoạn trước Những thông tin này sẽ được sử dụng làm cơ sở để tạo ra báo cáo, sổ sách và thống kê trong các công đoạn tiếp theo.
Sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ vào nhật ký, phần mềm sẽ trích lọc các thông tin cốt lõi để ghi vào các nhật ký và sổ chi tiết liên quan Đồng thời, phần mềm sẽ thực hiện các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản Công đoạn tiếp theo là kết xuất dữ liệu đầu ra.
Dựa trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán, phần mềm tự động tạo ra các báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết và các báo cáo thống kê, phân tích Người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác.
Người sử dụng có thể điều chỉnh các báo cáo kế toán theo nhu cầu thực tế và khả năng của từng phần mềm, từ đó đáp ứng hiệu quả yêu cầu quản trị của đơn vị.
1.3 Tính ƣu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công a Tính chính xác
Trước đây, khi kế toán viên mắc lỗi trong việc cộng sổ kế toán, toàn bộ báo cáo tài chính và quản trị phải được lập lại từ đầu, gây tốn thời gian từ vài ngày đến một tuần Tuy nhiên, nhờ vào sự hỗ trợ của phần mềm kế toán, người sử dụng giờ đây có thể giảm thiểu thời gian chỉnh sửa dữ liệu và báo cáo từ vài ngày xuống chỉ còn vài phút, mang lại hiệu quả cao trong công việc.
Trong xã hội cạnh tranh hiện nay, thông tin là sức mạnh quyết định thắng lợi Phần mềm kế toán cung cấp thông tin tài chính và quản trị nhanh chóng và đa chiều, giúp chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn.
Sử dụng phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp duy trì hệ thống sổ sách sạch sẽ, đẹp và nhất quán theo các chuẩn mực quy định Điều này không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp với khách hàng và đối tác mà còn tạo ấn tượng tích cực với các nhà tài chính, kiểm toán và đầu tư Tính chuyên nghiệp này là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu cho doanh nghiệp.
Các phần mềm kế toán hiện đại cung cấp đầy đủ các chức năng như mua hàng, bán hàng, quản lý lương và tài sản cố định, cho phép nhiều kế toán viên làm việc cùng nhau trên cùng một dữ liệu Điều này tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa các số liệu, giúp người này sử dụng số liệu đầu ra của người khác làm đầu vào, từ đó xây dựng một môi trường làm việc cộng tác Sự tích hợp này không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn chuyển đổi văn hóa doanh nghiệp theo hướng chuyên nghiệp và tích cực hơn.
1.4 Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán a Đối với doanh nghiệp Đối với kế toán viên
• Không phải thực hiện việc tính toán bằng tay.
Không cần phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết, chỉ cần hiểu rõ quy trình hạch toán là đủ để tạo ra báo cáo chính xác Điều này đặc biệt hữu ích cho các kế toán viên mới ra trường, những người chưa có nhiều kinh nghiệm thực tiễn Đối với kế toán trưởng, việc nắm vững quy trình này cũng giúp nâng cao hiệu quả công việc.
• Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách, báo cáo kế toán
Cung cấp ngay lập tức mọi số liệu kế toán khi giám đốc tài chính yêu cầu, bất kể thời điểm nào.
• Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng
• Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng Đối với giám đốc điều hành
Để hỗ trợ ra quyết định đầu tư và điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, doanh nghiệp cần có đầy đủ thông tin tài chính kế toán khi cần thiết Việc này giúp nâng cao hiệu quả trong quản lý và phát triển hoạt động kinh doanh.
Tiết kiệm nhân lực và chi phí đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp của đội ngũ sẽ gia tăng giá trị thương hiệu trong mắt đối tác, khách hàng và nhà đầu tư Điều này cũng mang lại lợi ích cho cơ quan thuế và kiểm toán.
• Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại các doanh nghiệp
1.5 Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán
Thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính, ký ngày 24 tháng 11 năm 2005, hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện cho phần mềm kế toán Thông tư này cung cấp các quy định cần thiết nhằm đảm bảo phần mềm kế toán đáp ứng yêu cầu về chất lượng và tính chính xác trong việc quản lý tài chính Nội dung chính của thông tư bao gồm các tiêu chí đánh giá phần mềm kế toán, quy trình kiểm tra và phê duyệt, cũng như các hướng dẫn về việc triển khai và sử dụng phần mềm trong các đơn vị kế toán.
1.5.1 Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán
Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán
a Đối với doanh nghiệp Đối với kế toán viên
• Không phải thực hiện việc tính toán bằng tay.
Không cần nắm vững từng chi tiết nghiệp vụ, chỉ cần hiểu quy trình hạch toán là đủ để tạo ra báo cáo chính xác Điều này rất hữu ích cho các kế toán viên mới ra trường, giúp họ nhanh chóng làm quen với công việc Đối với kế toán trưởng, việc nắm rõ quy trình cũng hỗ trợ trong việc quản lý và hướng dẫn đội ngũ kế toán viên hiệu quả hơn.
• Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách, báo cáo kế toán
Cung cấp ngay lập tức mọi số liệu kế toán khi được yêu cầu, giúp giám đốc tài chính quản lý hiệu quả hơn.
• Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng
• Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng Đối với giám đốc điều hành
Để ra quyết định đầu tư và điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, doanh nghiệp cần có đầy đủ thông tin tài chính kế toán Việc này giúp nâng cao hiệu quả trong quản lý và tối ưu hóa quy trình ra quyết định.
Việc tiết kiệm nhân lực và chi phí không chỉ nâng cao tính chuyên nghiệp của đội ngũ mà còn gia tăng giá trị thương hiệu trong mắt đối tác, khách hàng và nhà đầu tư Điều này cũng mang lại lợi ích cho cơ quan thuế và kiểm toán, giúp cải thiện quy trình làm việc và tăng cường sự minh bạch trong hoạt động tài chính.
• Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại các doanh nghiệp
1.5 Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán
Thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính, ký ngày 24 tháng 11 năm 2005, hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện đối với phần mềm kế toán Thông tư này quy định các yêu cầu cần thiết để phần mềm kế toán đảm bảo tính chính xác, bảo mật và khả năng truy xuất thông tin Ngoài ra, nó cũng đề cập đến việc kiểm tra, đánh giá và chứng nhận phần mềm kế toán nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tác kế toán.
1.5.1 Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán cần đảm bảo rằng người sử dụng tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán Việc sử dụng phần mềm không được làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán theo các văn bản pháp luật hiện hành.
Phần mềm kế toán cần có khả năng nâng cấp và linh hoạt trong việc sửa đổi, bổ sung để phù hợp với những thay đổi của chế độ kế toán và chính sách tài chính, đồng thời đảm bảo không làm ảnh hưởng đến dữ liệu đã tồn tại.
• Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán
• Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu
1.5.2 Điều kiện của phần mềm kế toán
Trước khi đưa phần mềm kế toán vào sử dụng, cần phải đặt tên và mô tả rõ ràng về xuất xứ, tính năng kỹ thuật, cũng như mức độ đạt các tiêu chuẩn hướng dẫn theo Thông tư 103/2005/TT-BTC và các quy định hiện hành về kế toán.
Phần mềm kế toán cần đi kèm với tài liệu hướng dẫn chi tiết để người sử dụng có thể vận hành một cách an toàn và hiệu quả, đồng thời có khả năng xử lý các sự cố đơn giản phát sinh trong quá trình sử dụng.
Phần mềm kế toán do tổ chức hoặc cá nhân bên ngoài cung cấp cần được bảo hành theo thỏa thuận giữa hai bên, với thời gian bảo hành tối thiểu là một năm tài chính để đảm bảo hoàn thành công việc kế toán.
1.5.3 Điều kiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán a Đảm bảo điều kiện kỹ thuật
• Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp
Để nâng cao hiệu quả quản lý và công tác kế toán, cần trang bị hệ thống thiết bị tin học phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý của cán bộ, cũng như năng lực tin học của đội ngũ nhân viên kế toán.
Trước khi triển khai chính thức, đơn vị cần thực hiện thử nghiệm phần mềm kế toán mới Nếu phần mềm này đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn và yêu cầu kế toán của đơn vị, thì mới được áp dụng chính thức.
Để xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính, cần chú trọng vào việc quản lý máy chủ (nếu có), quản lý dữ liệu, và kiểm tra, kiểm soát việc nhập thông tin từ bên ngoài vào hệ thống Bên cạnh đó, việc thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ và phân quyền cho các máy nhập liệu cũng là những yếu tố quan trọng cần được thực hiện để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quá trình sử dụng phần mềm kế toán.
Tổ chức cần trang bị và sử dụng thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống, đồng thời bố trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật Ngoài ra, cần đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán để nâng cao hiệu quả hoạt động.
• Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán và tin học
Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các công việc liên quan đến kế toán, bao gồm việc lập chứng từ trên máy tính, kiểm tra nhập số liệu, thực hiện các thao tác theo yêu cầu phần mềm kế toán, và phân tích số liệu trên sổ kế toán cùng báo cáo tài chính Đồng thời, quản trị mạng và thông tin kế toán cũng là những nhiệm vụ quan trọng trong quy trình này.
Quy định của Bộ Tài chính về hình thức kế toán máy
1.6.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán máy Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán theo quy định của Bộ Tài chính hoặc kết hợp các hình thức kế toán đó với nhau Phần mềm kế toán phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định
Các loại sổ trong hình thức kế toán trên máy vi tính được xác định bởi phần mềm kế toán sử dụng Mặc dù các loại sổ này có thể không hoàn toàn giống với mẫu sổ kế toán ghi tay, nhưng chúng vẫn tuân thủ theo hình thức kế toán đã được thiết kế.
1.6.2 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy
2 CÀI ĐẶT PHẦN MỀM VÀ MỞ SỔ KẾ TOÁN CỦA DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN MISA SME.NET 2015
Cài đặt phần mềm MISA SME.NET 2015
Sau khi đã có được bộ cài, NSD tiến hành cài đặt phần mềm MISA SME.NET 2015
- Mở file đã được giải nén và nhấn Setup để tiến hành cài đặt
- Nhấn , xuất hiện hộp thoại về giấy phép sử dụng phần mềm
Carefully review the licensing agreement for MISA SME.NET 2015, and select “I accept the terms of the license agreement” if you agree to the stated terms.
- Để tiếp tục cài đặt, nhấn
- Ghi tên người dùng vào mục User Name và tên công ty vào mục Company Name sau đó nhấn
- Nhấn , để chuyển sang bước lựa chọn phương thức cài đặt
- Tùy theo hình thức sử dụng bạn tích chọn loại hình cài đặt tương ứng
- Nếu máy tính vừa dùng để lưu trữ dữ liệu kế toán đồng thời chạy phần mềm thì chọn Client and Server
- Người sử dụng có thể thay đổi nơi lưu phần mềm sau khi cài đặt xong bằng cách nhấn chọn chức năng Browse…
- Nhấn , để chuyển sang bước tiếp theo
- Nhấn , để thực hiện việc cài đặt phần mềm
- Khi quá trình cài đặt hoàn thành, xuất hiện màn hình thông báo
Sau khi cài đặt thành công, người sử dụng có thể chọn "Chạy MISA SME.NET 2015" để khởi động chương trình ngay lập tức, hoặc chọn "Xem tính năng mới" để tìm hiểu các tính năng mới của phần mềm.
- Nhấn để kết thúc việc cài đặt.
Các bước tiến hành mở sổ kế toán
Đối với doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp đã hoạt động lâu năm nhưng bắt đầu một năm tài chính mới, việc mở sổ kế toán mới là cần thiết Quá trình này, còn được gọi là tạo dữ liệu kế toán, diễn ra ngay khi người sử dụng bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán Để tạo dữ liệu kế toán mới, người sử dụng có thể thực hiện theo một trong hai cách.
- Cách 1: vào menu Start\Programs\MISA SME.NET 2015\MISA SME.NET 2015 Tools\Company Setup
- Cách 2: sau khi khởi động MISA SME.NET 2015, tại hộp thoại Đăng nhập, nhấn
Trên màn hình, bạn có thể thấy các chức năng như Xem dữ liệu kế toán mẫu, Tạo dữ liệu kế toán mới và Mở dữ liệu kế toán Để bắt đầu, hãy nhấn vào Tạo dữ liệu kế toán mới, sau đó một hộp hội thoại sẽ xuất hiện.
Trong quá trình mở sổ, có 7 bước quan trọng để khai báo thông tin cần thiết như tên dữ liệu, nơi lưu trữ, thông tin doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động, và tình trạng chi nhánh Người sử dụng cần cung cấp thông tin dữ liệu như ngày bắt đầu hạch toán, chế độ kế toán áp dụng, loại tiền, phương pháp tính giá xuất kho và phương pháp tính thuế GTGT Để tiếp tục, người dùng chọn các thông tin phù hợp và nhấn "Tiếp theo" Nếu cần chỉnh sửa thông tin ở các bước trước, hãy nhấn "Quay lại" để thực hiện.
- Nhấn Thực hiệnđể thực hiện tạo dữ liệu kế toán.
Phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán
Trong doanh nghiệp, phòng kế toán thường được chia thành nhiều vai trò khác nhau, mỗi vai trò đảm nhận công việc riêng biệt Chẳng hạn, kế toán thuế chủ yếu tập trung vào báo cáo thuế mà không quản lý các chứng từ kế toán khác Do đó, việc phân quyền cho các vai trò là rất quan trọng, giúp đảm bảo rằng mỗi vai trò thực hiện đúng chức năng trong phạm vi quyền hạn của mình, từ đó ngăn chặn sai sót trong quá trình hoạt động.
- Vào Hệ thống Vai trò và quyền hạn:
- Khai báo các vai trò trong doanh nghiệp
- Chọn vai trò cần phân quyền
- Kích chuột phải chọn Phân quyền hoặc kích chuột vào biểu tượng Tuỳ chọn chung.
Thiết lập thông tin ban đầu
Để doanh nghiệp xác định các thông tin ban đầu quan trọng, cần thiết cho toàn bộ hệ thống kế toán, việc thiết lập thông tin này là bước quan trọng Điều này sẽ giúp người sử dụng thực hiện công việc kế toán một cách thuận lợi hơn trong suốt quá trình làm việc.
2.4.1 Danh mục Hệ thống tài khoản
Mục đích của danh mục Hệ thống tài khoản là quản lý các tài khoản, vì thông tin kế toán chủ yếu được phản ánh qua các tài khoản này Các phần mềm kế toán thường có hệ thống tài khoản chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính, nhưng mỗi doanh nghiệp có đặc thù sản xuất kinh doanh riêng, do đó yêu cầu quản lý các tiết khoản cũng khác nhau Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2015 cho phép người sử dụng mở thêm các tiết khoản dựa trên hệ thống tài khoản chuẩn, và hệ thống này sẽ được áp dụng trong các bút toán hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ.
Nếu doanh nghiệp cần tạo mới hoặc bổ sung chi tiết tài khoản để đáp ứng yêu cầu quản lý, người sử dụng cần truy cập vào mục Danh mục > Tài khoản > Hệ thống tài khoản.
Nhập số dƣ ban đầu
2.4.2 Một số các tùy chọn chung khác
MISA SME.NET 2015 cung cấp chức năng tùy chọn hệ thống, cho phép người dùng thiết lập các tùy chọn ngầm định trong quá trình nhập liệu và xem báo cáo kế toán Các tùy chọn này bao gồm: Tùy chọn riêng, Tùy chọn chung, Vật tư hàng hóa, Định dạng số, và chức năng sao lưu, giúp tối ưu hóa trải nghiệm sử dụng phần mềm.
- Để thiết lập các thông tin về hệ thống, NSD vào mục Hệ thống\Tùy chọn
- Tùy thuộc vào đặc thù mỗi doanh nghiệp mà NSD tích chọn các thông tin sao cho phù hợp với doanh nghiệp mình
Sau khi mở sổ kế toán, kế toán cần khai báo một số danh mục liên quan trước khi nhập số dư ban đầu và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên phần mềm kế toán Các danh mục này là điều kiện tiên quyết để đảm bảo quá trình kế toán diễn ra chính xác và hiệu quả.
2.5.2 Danh mục Nhóm hách hàng, nhà cung cấp
NSD thực hiện việc khai báo danh mục Nhóm Khách hàng và Nhà cung cấp nhằm phân loại các đối tượng có tính chất tương đồng, như cùng địa bàn hoạt động hoặc cùng cung cấp một mặt hàng Việc này giúp thuận tiện cho công tác quản lý các đối tượng của đơn vị Phương pháp đặt mã hiệu sẽ được giải thích chi tiết trong phần Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp.
NSD vào menu Danh mục\Nhóm khách hàng nhà cung cấp để tiến hành khai báo các thông tin liên quan
2.5.3 Da nh mục hách hàng, Nhà cung cấp
Danh mục này được người sử dụng (NSD) khai báo để quản lý và thống kê hoạt động mua bán hàng hóa, đồng thời theo dõi công nợ chi tiết cho từng khách hàng và nhà cung cấp Mỗi khách hàng và nhà cung cấp sẽ được nhận diện bằng mã riêng biệt, gọi là mã khách hàng và mã nhà cung cấp.
Mã thường được người sử dụng (NSD) thiết lập để phù hợp với mô hình hoạt động và quản lý của doanh nghiệp Có nhiều phương pháp đặt mã khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu của tổ chức trong việc quản lý đối tượng cũng như tính chất của từng đối tượng cụ thể.
Một số điểm lưu ý khi thiết lập mã khách hàng, nhà cung cấp trong các phần mềm kế toán:
• Mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp phải được đặt một mã khác nhau
Khi khai báo danh mục khách hàng, nhà cung cấp hoặc người sử dụng, cần chú ý không sử dụng mã cho thông tin thuộc về mã khác Ví dụ, mã CTY_NHATQUANG (Công ty Nhật Quang) không nên bị nhầm lẫn với mã CTY_NHAT (Công ty Nhật).
- Vào menu Danh mục\Đối tƣợng\Khách hàng:
- Chọn Thêm trên thanh công cụ để thêm mới khách hàng:
Khai báo các thông tin liên quan về khách hàng sau đó nhấn