Bài tập nhóm môn quản trị điều hành dự án dự án nâng cấp quán cafe

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN BÀI TẬP NHÓM MÔN: QUẢN TRỊ ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN DỰ ÁN: NÂNG CẤP QUÁN CAFE Lớp học phần: 03 Giảng viên: TS Trần Mạnh Linh Nhóm 1: Hồng Diệu Linh - 11192811 Nguyễn Minh Phương - 11194242 Ngô Hồng Diệu - 11191053 Nguyễn Thị Thanh - 11192479 Huyền Dương Tuấn Anh - 11190130 Trần Thị Thương- 11195018 Nguyễn Thị Hà -My 11193505 Hà Nội, 6-2022 MỤC LỤC I Lựa chọn dự án II Bảng tuyên bố phạm vi dự án III Bảng cấu trúc phân tách công việc: IV Phân công nhiệm vụ Sơ đồ cấu tổ chức Ma trận trách nhiệm V Ước lượng gói cơng việc VI Quản trị thời gian 10 10 12 14 17 Ước lượng thời gian dự án khả thực mục tiêu theo thời gian 17 Biểu đồ GANTT 19 Biểu đồ AON 20 VII.Quản trị rủi ro 21 I Lựa chọn dự án Giả định: Một nhóm bạn gồm người góp vốn mở quán cafe, có người đứng trực tiếp điều hành việc kinh doanh Sau khoảng thời gian năm hoạt động, bắt đầu có doanh thu ổn định, lượng khách hàng thân thiết, bên cạnh loạt tiềm khác nằm gần khu vực trường đại học lớn, khu dân cư, mặt tiền đẹp, nhân viên biến động có kinh nghiệm, người bạn muốn thực dự án với kỳ vọng mở rộng hoạt động kinh doanh, phát triển quán Với kinh phí 100tr, thời gian tháng, có ba dự án nhóm đưa Nâng cấp quán lên tầng với mặt có sẵn, thay đổi tồn menu có sẵn thay đổi tồn phong cách quán (cách trí, decor, xếp khơng gian) Sau cân nhắc tính khả thi thơng qua số thơng tin nhóm lựa chọn dự án có tiềm để tiến hành phân tích khả thi Phương Ưu điểm Nhược điểm án + Mặt nhà vệ sinh có sẵn, Nâng cấp sửa chữa, trang trí lại sử quán dụng cho mục đích kinh doanh café + Tận dụng tốt lợi mà + Khối lượng công việc nhiều, phức tạp vất vả quán có + Như “thay máu” cho quán + Rủi ro lớn, menu + Tạo ấn tượng tốt với khách quán đáp ứng nhu Thay đổi hàng, đặc biệt bạn trẻ, từ menu tăng lượt khách quán cầu phận khách ổn định + Thay đổi menu phải đào tạo lại nhân viên pha chế, thay đổi bảng nguyên liệu Thay đổi + Tạo cho quán mặt mới, bắt + Chi phí lớn tồn + Thời gian tháng khó kịp với xu thế, thị hiếu phong + Gia tăng doanh thu nhờ gia tăng lượt cách khách hồn thành tồn cơng việc qn => Lựa chọn dự án nâng cấp quán cafe, có tiềm đáp ứng kỳ vọng nhóm bạn, khả thi dự án khuôn khổ đảm bảo thời gian quy mơ kinh phí có II Bảng tuyên bố phạm vi dự án Mục tiêu dự án Nâng cấp quán cafe thời gian tháng với chi phí 100 triệu đồng Mô tả ● Quy mô quán: - Nâng cấp lên tầng - Diện tích tầng 3: 55 mét vng - Địa điểm: gần trường đại học Kinh tế Quốc dân, gần khu chung cư, có mặt tiền nằm đường Trần Đại Nghĩa - Tầng dự kiến gồm bàn to, bàn bé, 30 ghế, chiếu máy chiếu LCD 140 inchs Sử dụng bàn ghế nhỏ gọn giản dị, mang tính động cao để đáp ứng nhu cầu khách hàng ● Dịch vụ hướng đến: - Hướng đến đa dạng khách hàng đối tượng chủ yếu học sinh, sinh viên Tạo thú vị trải nghiệm không gian, dịch vụ quán đảm bảo riêng tư cần thiết, với bạn học sinh, sinh viên đến để học tập, làm việc; đáp ứng nhu cầu khách hàng lúc nơi, giúp khách hàng cảm thấy thư giãn, thoải mái đến quán - Là địa điểm tổ chức kiện khách có nhu cầu tiệc sinh nhật, buổi họp fan, họp lớp, xem bóng đá… Sản phẩm theo giai đoạn ● Bảng phân tích nâng cấp quán cafe theo mục tiêu đặt ● Bản thiết kế 2D ● Bản thiết kế 3D ● Hoàn thành nâng cấp quán cafe Các mốc thời gian quan trọng ● 01/04/2022: Đánh giá trạng cơng trình Phân tích, nghiên cứu nhu cầu quán khách hàng ● 06/04/2022: Thiết kế: Không gian ● 10/04/2022: Thực thi cơng ● 21/04/2022: Hồn thiện ● 28/04/2022: Đưa vào sử dụng thức Yêu cầu ● Decor đẹp, hài hòa với tầng quán, nhiên có điểm nhấn để tạo riêng biệt ● Khơng gian rộng, thống mát, nhiều ánh sáng ● Thiết kế mang nét riêng biệt thể tính độc đáo, để lại ấn tượng sâu sắc khách hàng Khách hàng phải ngạc nhiên nhớ không gian lạ Giới hạn ● Chi phí nâng cấp hồn thiện 100 triệu đồng ● Thời gian tháng ● Giới hạn nhân lực Mơ hình bên liên quan Các bên Nhu cầu kỳ vọng liên quan Khách hàng ● Nhu cầu: + Học tập, làm việc, tổ chức kiện quán + Thưởng thức đồ uống Ưu tiên Nhu cầu: cầu học tập, làm việc, tổ chức kiện Kỳ vọng: không gian phù hợp sẽ, thoáng mát, riêng tư, nhẹ nhàng … + Gặp gỡ, trò chuyện với bạn bè ● Kỳ vọng + Muốn có khơng gian phù hợp: sẽ, thống mát, riêng tư, thiết kế nhẹ nhàng + Đồ uống hợp vị, trang trí đẹp mắt + Giá thành hợp lý + Nhân viên quán nhiệt tình, chuyên nghiệp, ứng xử tốt ● Nhu cầu: + Mở rộng quy mơ kinh doanh + Tận dụng diện tích mặt chưa sử dụng Chủ sở hữu quán ● Nhu cầu: + Mở rộng quy mô kinh doanh ● Kỳ vọng: + Xây dựng hình ảnh quán với khách hàng + Doanh thu tăng ● Kỳ vọng: + Thu hút khách hàng + Doanh thu tăng + Thu hút thêm nhiều lượt khách tới quán + Phát huy tốt lợi có để phát triển quán Các đơn vị cung cấp dịch vụ, hàng hóa, ● Nhu cầu: + Bán hàng hóa, dịch vụ + Doanh thu nguyên vật + Tìm kiếm mở rộng khách hàng liệu, nhân cơng Nhu cầu: Bán hàng hóa dịch vụ/ tìm kiếm việc làm Kỳ vọng: Doanh thu tốt/ tiền lương cao + Với nhân cơng: nhu cầu tìm kiếm việc làm Document continues be Discover more from: Innovations Management Đại học Kinh tế Quốc dân 52 documents Go to course Premium Vinfast Stakeholder Relationships, Social Responsibility, and Corporate Governanc Innovations Management 100% C2 - Business Ethics 20 Innovations Management 100% Premium2022 Đề cương ôn tập Innovation management Innovations Management Brief Assignment Group 26 Premium Innovations Management Final project brief Ford 11 100% Innovations Management 100% Premium 100% Final project brief Innovations Management 100% ● Kỳ vọng + Doanh thu tốt/ tiền lương cao + Bán nhiều hàng hóa + Khách hàng tin tưởng tiếp tục sử dụng hàng hóa, dịch vụ ● Nhu cầu: + Quản lý hoạt động kinh doanh địa Nhu cầu: quản lý hoạt động kinh doanh địa bàn bàn Kỳ vọng: + Thu loại thuế, phí + Kiểm soát tốt hoạt động ● Kỳ vọng: kinh doanh, khơng để kinh doanh hàng hóa/ dịch vụ ● + Thúc đẩy hoạt động kinh doanh phát cấm + Thúc đẩy hoạt động quyền địa triển, tạo mặt cho địa phương kinh doanh phát triển phương góp phần phát triển kinh tế Chính ● + Kiểm sốt tốt hoạt động kinh doanh, không để kinh doanh hàng hóa/ dịch vụ cấm … ● + Thu nhiều thuế, phí để đóng góp vào NSNN Một dự án có nhiều bên liên quan, nhiên nhóm xác định bên liên quan chủ yếu suốt dự án Có thể thấy bên liên quan có nhiều nhu cầu, kỳ vọng khác dự án Đứng góc độ vừa người thực dự án, vừa bên liên quan, dự án nhóm ưu tiên đáp ứng nhu cầu, kỳ vọng khách hàng chủ sở hữu, sau quyền địa phương đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ, thực tế, với quyền địa phương, quán cafe đã, đáp ứng đầy đủ nghĩa vụ thuế, kinh doanh hợp pháp, chấp hành tốt quy định, đăng ký kinh doanh đầy đủ; với nhà cung cấp, nhóm lựa chọn bên cung cấp đảm bảo chất lượng, thân họ có nhiều lựa chọn thay III Bảng cấu trúc phân tách công việc: Đánh giá thực trạng tầng 3: Nhìn chung tầng qn có số ưu điểm tận dụng cho việc sửa chữa Cụ thể: - Diện tích: 55m2 - Có sẵn cửa sổ, nhà vệ sinh, ban cơng phía mặt tiền - Có thể tận dụng trần nhà cửa sổ cho không gian quán - Cần sửa chữa lại nền, tường, làm hệ thống điện nước Phân tích nhu cầu quán khách hàng: 2.1 Nhu cầu quán: - Bắt kịp xu hướng nhu cầu sở thích giới trẻ, cụ thể khách hàng có - Tận dụng khơng gian cịn lại tịa nhà để sử dụng cho mục đích kinh doanh thói quen học tập, làm việc quán cafe (như đề cập phần mô tả dự án) 2.2 Nhu cầu khách hàng: - Muốn có không gian “đặc thù” cho việc học làm việc Khơng gian phải vừa rộng vừa thống đảm bảo riêng tư, đáp ứng yêu cầu ánh sáng, âm thanh, cách bày trí, - Có địa điểm rộng rãi, phù hợp để tổ chức kiện Thiết kế: ● Mơ hình thiết kế: Mơ hình qn cafe sinh viên phong cách Hàn Quốc ● Phác thảo thiết kế: - Màu sắc chủ đạo: xám, be, nâu, trắng - Sử dụng chất liệu gỗ thiết kế bàn ghế, kiểu dáng đơn giản theo phong cách vintage để tạo không gian ấm áp, tối giản sáng tạo, ý đặt bàn ghế vị trí hướng khơng gian bên ngồi cửa sổ/ ban cơng - Chi tiết decor: sử dụng đèn rọi ray, đèn thả trần, tranh vintage, chậu mini để bàn - Ánh sáng: tận dụng triệt để ánh nắng tự nhiên ● Thiết kế vẽ 2D: gồm vẽ kiến trúc, vẽ kết cấu, vẽ nội thất, vẽ ME – điện, nước, phòng cháy chữa cháy ● Thiết kế vẽ phối cảnh 3D Tiến hành dự án: - Tháo dỡ, làm mặt - Lắp đặt hệ thống điện, nước, internet - Sửa chữa + lát - Sơn sửa tường - Lắp đặt thiết bị đèn, điều hòa - Lắp đặt, xếp thiết bị nội thất đồ trang trí Đánh giá, hoàn thiện: Sau hoàn thiện cần đánh giá khách quan thay đổi quán thơng qua phản hồi khách hàng Từ đưa điều chỉnh để phù hợp với thị hiếu chung Một số công việc trọng tâm: ● Thu thập thông tin feedback khách hàng sử dụng tầng thời gian đưa vào sử dụng thử (5 ngày) ● Tập hợp feedback điều chỉnh lại ● Kiểm tra lại toàn hệ thống điện nước, internet thiết bị nội thất - Rà soát lại toàn thiết bị điện nước, phát lỗi xảy thi - Kiểm tra lại thiết bị nội thất, phát lỗi xảy thiếu bàn ghế, công ổ cắm không vào điện, không bắt wifi, xếp đồ trang trí khơng phù hợp, ● Sửa chữa lỗi phát sinh Đưa vào sử dụng thức Sơ đồ WBS phân tách cơng việc - Nhóm quản lý dự án (2 người): bao quát toàn hoạt động dự án, đưa định chính, kiểm duyệt cơng việc dự án + người gồm Phương Linh: Phương Linh quản lý quán cafe, cử nhân QTKD nên có chun mơn quản lý kinh doanh, quán cafe vào kinh doanh từ lâu nên người có kinh nghiệm, hiểu biết xu hướng thị trường tâm lý khách hàng đặc biệt xu hướng giới trẻ - Thiết kế (1 người): Phụ trách mảng thiết kế, đưa ý tưởng thiết kế, tìm đơn vị thiết kế phù hợp, duyệt, chỉnh sửa thiết kế Huyền: kiến trúc sư, có hiểu biết định kiến trúc, thiết kế, tham gia thiết kế cho nhiều dự án nhà hàng, quán đồ uống lớn Còn trẻ, động hiểu phong cách giới trẻ - Thi công (2 người): Phụ trách công việc liên quan đến thi cơng, trang trí, hồn thiện Tuấn Anh Thương người có kinh nghiệm ngành cấu kiện xây dựng, có khả điều hành, thi cơng dự án, cơng trình xây dựng Ngồi ra, Thương cịn có mắt nhìn thẩm mỹ cao nên giúp đỡ cơng việc liên quan đến trang trí, thiết kế - Chăm sóc khách hàng (1 người): chăm sóc khách hàng (giải vấn đề liên quan đến khách hàng: khúc mắc giá, sản phẩm, thu thập nhu cầu, tổng hợp feedback khách), giúp đỡ nhóm khác cơng việc khơng địi hỏi chun mơn dự án Diệu nhân viên chăm sóc khách hàng, phục vụ quán cafe, thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, có kinh nghiệm giải yêu cầu khách hàng - Tài (1 người): chịu trách nhiệm dự tốn chi phí cho dự án, giám sát tài dự án, vấn đề giải ngân, lý hợp đồng My kế toán quán cafe trước đó, có kinh nghiệm, kiến thức chuyên ngành Các nhóm khác phụ trách cho đầu việc khác nhau, người hỗ trợ (với cơng việc khơng địi hỏi chun mơn cao bê vác, dọn dẹp ) nhằm hồn thành dự án hiệu 11 Ma trận trách nhiệm R=Responsible, A=Approve, I=Inform, S=Support/Assist Mảng công việc Nội dung cụ thể Nhân Đánh giá Đánh giá trạng chung Xác định sở vật chất có trạng tầng thể tận dụng Xác định phần cần sửa chữa Phân tích nhu cầu Thiết Nhóm thi kế Huyề công T Thươn n Anh g S R S S R S Nhóm quản Tài lý Diệu Phương Linh My I R quán Thu thập ý kiến khách Phân tích CSKH hàng qua feedback trực S R R S R S S nhu cầu tiếp quán quán Thu thập ý kiến, nhu cầu khách khách hàng qua kênh hàng online Tổng hợp thông tin Xác định ý tưởng lựa chọn ý tưởng phù hợp Chọn liên hệ nhà thiết kế phù hợp Nhận, duyệt, hoàn chỉnh vẽ 2D (bản vẽ kiến Thiết kế trúc, kết cấu, nội thất, vẽ ME) Nhận, duyệt, hoàn chỉnh vẽ 3D Nghiên cứu, tham khảo chọn mua mẫu nội thất Thi cơng Tìm liên hệ bên thi R S I S S R R S S R S R S R I S R S 12 công Kiểm tra việc tháo dỡ, làm mặt Kiểm tra việc lắp đặt hệ thống điện nước, Internet Kiểm tra việc sửa chữa lát Kiểm tra việc sơn sửa trang trí tường Lắp đặt thiết bị điện nội thất Rà soát sửa chữa chỗ sai sót Làm vệ sinh Thanh lý, kết thúc hợp S R S S R R S S R R S S S R S đồng với bên liên quan Đưa vào sử dụng thử Hoàn thu thập feedback thành khách hàng Kiểm tra lại toàn tầng Sửa chữa lỗi phát S S sinh thay đổi (nếu cần) R S S I R S R R R S V Ước lượng gói cơng việc ● Ước lượng từ xuống Loại chi phí Chi phí đánh giá trạng tầng Chi phí phân tích nghiên cứu nhu cầu qn + khách hàng Chi phí thiết kế mơ hình tầng qn Chi phí thực thi cơng Chi phí đánh giá + hồn thiện Chi phí khác Chi phí đưa vào sử dụng thức Chi phí đơn vị (triệu Tỷ lệ chi phí đồng) 1,5 tr (%) 1,5% 2,7 tr 2,7% 8.8 tr 72 tr 6tr 3tr 8.8% 72% 6% 3% 0% 13 Chi phí dự phịng 6tr 6% Với chi phí xác định trước tối đa 100 tr, dựa vào thông tin thu thập từ thực tế thị trường, dự án thực có điều chỉnh theo quy mơ, thời gian địa điểm, nhóm xây dựng bảng dự tốn chi phí theo đầu mục chi phí lớn Có thể thấy kết phân bổ chi phí dự tốn hồn tồn hợp lý với vịng đời dự án: chi phí giai đoạn đầu đánh giá, phân tích, lên ý tưởng chiếm tỷ lệ nhỏ; sau tăng dần từ bước thiết kế dự án, giai đoạn thực dự án (thực thi cơng) chiếm nhiều chi phí với tỷ lệ 70% Bảng dự tốn có thêm chi phí khác thiết lập tỷ lệ chi phí 5% để dự rủi ro trình bày phần sau Dưới bảng dự toán chi tiết Đánh giá trạng tầng Phân tích nghiên cứu nhu cầu quán khách hàng Công việc Đánh giá trạng chung Xác định sở vật chất tận Chi phí (triệu VND) dụng Xác định phần cần sửa chữa 1,5 triệu thay Phân tích nhu cầu quán Thu thập ý kiến, nhu cầu của 0.5 triệu khách hàng thông qua feedback trực 0.5 triệu tiếp quán Thu thập ý kiến, nhu cầu khách hàng thông qua kênh onl Tổng hợp thông tin Xác định ý tưởng lựa chọn ý tưởng phù hợp Thiết kế vẽ 2D quán (gồm Thiết kế mơ hình tầng Thực thi cơng 0.8 triệu 0.5 triệu 0.4 triệu vẽ kiến trúc, vẽ kết cấu, vẽ nội thất, vẽ ME – điện, nước, 160k/m2 => 55m2 = 8.8 triệu phòng cháy chữa cháy) Thiết kế vẽ phối cảnh 3D Tháo dỡ, làm mặt Lắp đặt hệ thống điện, nước, Nhân công 400k/ người => thuê internet thợ thực ngày = 14 0.8 triệu Vật tư (dây điện, ống nhựa, ổ Sửa chữa lát điện) = triệu + Đục phần gạch cũ: nhân công 400k/ người/ ngày => thuê người thực ngày = 0.8 triệu + Lát mới: nhân công 500k/ngày/người => thuê người thực ngày = triệu + Vật tư (gạch, công cụ thi công) = triệu Sơn sửa tường (bóc lớp sơn cũ, sơn triệu bả lại) Lắp đặt thiết bị đèn, điều hòa Đèn triệu + điều hòa triệu Lắp đặt, xếp thiết bị nội thất bàn to: 4.5 triệu đồ trang trí bàn bé: * 700k = 4.9 triệu 30 ghế: 30 * 400k = 12 triệu Máy chiếu + chiếu: triệu Đồ Décor triệu Rà soát lại sửa chữa chỗ sai sót Làm vệ sinh Thu thập thơng tin feedback Đánh giá + hoàn thiện khách hàng sử dụng tầng thời gian đưa vào sử dụng thử, tập hợp lại Thay đổi, sửa chữa, hoàn thiện thêm triệu triệu triệu triệu Đưa vào sử dụng thức Chi phí khác Chi phí điện, nước phát sinh triệu 15 q trình thực dự án Chi phí vận chuyển trang thiết bị, hàng hóa, vật dụng Chi phí lại thành viên Chi phí dự phịng rủi ro VI triệu Quản trị thời gian Các cơng việc dự án bao gồm: A: Đánh giá trạng cơng trình B: Phân tích nghiên cứu nhu cầu quán khách hàng C: Lên ý tưởng, thiết kế vẽ 2D D: Thiết kế, hoàn thiện vẽ phối cảnh 3D E: Nghiên cứu, tham khảo chọn mẫu nội thất F: Tháo dỡ, làm mặt G: Lắp đặt hệ thống điện nước, internet H: Sửa chữa I: Sơn, trang trí tường J: Lắp đặt thiết bị điện, nội thất K: Rà sốt sửa chữa chỗ cịn sai sót L: Dọn dẹp, tổng vệ sinh M: Đưa vào sử dụng thử thu thập feedback khách N: Sửa chữa hoàn thiện (nếu cần) O: Đưa vào sử dụng thức Ước lượng thời gian dự án khả thực mục tiêu theo thời gian - Bảng ước lượng thời gian dự án 16 Ta có sơ đồ mối quan hệ cơng việc sau: Dựa theo bảng sơ đồ ta tìm đường găng dự án B => C => D => F => H => I => J => K => L => M => N (đường có thời gian hồn thành ngắn nhất) Từ đó, ta tính thời gian mong đợi dự án 28.5 ngày, Phương sai 1.75 Nếu cho thời gian thực dự án 30 ngày, ta có Z-score=1.13 Suy ra, xác suất hoàn thành dự án thời hạn 30 ngày 87.8% ● Dựa công việc xác định, nhóm đánh giá đưa thời gian dự kiến trình tự thời gian công việc thể bảng sau: Đánh giá trạng cơng trình Cơng tác Cơng tác trước Ngày bắt đầu Độ dài A - 01/04/2022 17 Phân tích nghiên cứu nhu cầu quán khách hàng B - 3.1 Lên ý tưởng, thiết kế vẽ 2D C A, B 06/04/2022 3.2 Thiết kế, hoàn thiện vẽ phối cảnh 3D D C 08/04/2022 3.3 Nghiên cứu, tham khảo chọn mẫu nội thất E D 10/04/2022 4.1 Tháo dỡ, làm mặt F D 10/04/2022 4.2 Lắp đặt hệ thống điện nước, internet G F 11/04/2022 4.3 Sửa chữa H F 11/04/2022 4.4 Sơn, trang trí tường I G, H 14/04/2022 4.5 Lắp đặt thiết bị điện, nội thất J E, I 16/04/2022 4.6 Rà soát sửa chữa chỗ cịn sai sót K J 18/04/2022 4.7 Dọn dẹp, tổng vệ sinh L K 20/04/2022 5.1 Đưa vào sử dụng thử thu thập feedback khách M L 21/04/2022 5.2 Sửa chữa hoàn thiện (nếu cần) N M 26/04/2022 O N 28/04/2022 0 01/04/2022 Thiết kế Thực thi cơng Hồn thiện Đưa vào sử dụng thức Biểu đồ GANTT ● Biểu đồ GANTT giúp cho người quản lý có nhìn tổng thể dự án, dễ nhận biết nội dung công tác giai đoạn, hạn chế sai sót khơng đáng có ● Từ mối quan hệ ràng buộc công tác ta xây dựng biểu đồ sau: 18 Biểu đồ cho thấy dự án kết thúc vào ngày 27/04, ô màu nâu biểu đồ cho thấy độ dài công việc, thời điểm bắt đầu kết thúc công việc từ ngày tới ngày Trong trình thực dự án cơng việc thực để tiết kiệm thời gian như: kiểm tra trạng cơng trình phân tích, nghiên cứu nhu cầu quán khách hàng hay nghiên cứu, tham khảo chọn mẫu nội thất thực lúc với tháo dỡ làm mặt bằng, lắp đặt hệ thống điện nước, sửa chữa Tuy nhiên khoảng thời gian từ ngày 10 đến 12 có nhiều cơng việc chồng chéo nên khơng hồn thành thời gian mong đợi Biểu đồ AON Sơ đồ GANTT nhìn tổng thể dự án chưa cho thấy đủ mối quan hệ cơng việc (ví dụ sau thực công việc kiểm tra trạng cơng trình (A) ta khơng thể xác định xác công việc thực tiếp theo) Do đó, để có nhìn chi tiết cụ thể mối quan hệ công việc ta có sơ đồ nút mạng AON: - Chiều mũi tên chiều thực cơng việc Từ đó, ta thấy cơng việc - Ở đây, ta có đường găng là: diễn trước, công việc diễn sau B => C => D => F => H => I => J => K => L => M => N + Các công việc găng (công việc phải hoàn thành thời hạn để đảm bảo hoàn thành tiến độ dự án) bao gồm: B, C, D, F, H, I, J, K, L, M, N 20 + Các công việc không găng là: A, E G Trong đó, A có thời gian trễ cho phép ngày, E có thời gian trễ cho phép ngày, G có thời gian trễ cho phép + Như sơ đồ GANTT (phần 2) thể ta thấy từ ngày 10 đến 12 có cơng việc chồng chéo Do đó, ta sử dụng số ngày dự trữ công việc E để lùi E sang ngày 13/4 giúp giảm chồng chéo, đảm bảo cho công việc hồn thành hiệu - Tổng thời gian thực dự án mong đợi 27 ngày Tuy nhiên có số cơng việc khơng chắn xảy ví dụ cơng tác sửa chữa, hồn thiện (vì khơng có sai sót hay thay đổi gì) ta rút ngắn thời gian hồn thành cơng việc xuống 27 ngày VII Quản trị rủi ro Với kỳ vọng thực thành cơng dự án khoảng 87.8%, ngồi việc ước lượng thời gian chi phí, xây dựng bảng dự tốn, việc quản trị rủi ro phát sinh quan trọng, thông qua việc nhận dạng, xác định rủi ro, đánh giá mức độ tác động tới dự án, từ lên kế hoạch phịng ngừa giảm thiểu Bước 1: Nhận dạng rủi ro Ở đây, rủi ro nhóm định nghĩa sai lệch so với ước lượng ban đầu, rủi ro không bao gồm tác động xấu mà có tác động tốt Trong phần này, nhóm thực phân tích quản trị với rủi ro mang tính tác động xấu lên dự án, rủi ro phổ biến hơn, có tác động xấu nên cần phịng ngừa Rủi ro có nhiều loại đa dạng, khó gần lường trước hết rủi ro xảy ra, nhiên vào kinh nghiệm thực dự án khác, thực tế thị trường, xác định rủi ro lớn sau: ● Rủi ro liên quan đến chi phí: chi phí giá nguyên vật liệu, nhân cơng, chi phí vận chuyển … biến động làm tăng/ giảm chi phí 21 ● Rủi ro liên quan đến thời gian thực hiện: thời gian thực công việc sai khác so với ước lượng ban đầu, làm tăng/ giảm thời gian thực dự án ● Rủi ro liên quan đến nhân lực: thành viên cửa dự án gặp cố bất khả kháng, tiếp tục tham gia, rủi ro liên quan đến nhân công không thực cam kết thi công ● Rủi ro khơng kiểm sốt chất lượng dự án (chất lượng sửa chữa, thi công, chất lượng vật tư, tài sản mua sắm để thực dự án) Bước 2: Đánh giá rủi ro Sử dụng tang đo đánh giá mức độ, dùng để lượng hóa tiêu chí đánh giá rủi ro mức độ rủi ro loại rủi ro: ● – khả xảy cao/ việc phát rủi ro phức tạp tốn (thời gian, công sức, tiền bạc)/ mức độ tác động lớn/ mức độ rủi ro cao ● - khả xảy cao/ việc phát rủi ro phức tạp tốn (thời gian, công sức, tiền bạc)/ mức độ tác động lớn/ mức độ rủi ro cao ● - khả xảy trung bình/ việc phát rủi ro trung bình (thời gian, cơng sức, tiền bạc)/ mức độ tác động trung bình/ mức độ rủi ro trung bình ● - khả xảy thấp/ việc phát rủi ro dễ dàng (mất thời gian, cơng sức, tiền bạc)/ mức độ tác động ít/ mức độ rủi ro thấp ● - khả xảy thấp/ việc phát rủi ro dễ dàng (mất thời gian, cơng sức, tiền bạc)/ mức độ tác động ít/ mức độ rủi ro thấp Tên rủi Khả xảy Mức độ phức tạp Mức độ tác động Thời gian Mức ro/ Tỷ rủi ro việc phát (35%) xảy độ rủi trọng (25%) (việc tác động (đây tiêu chí (40%) ảnh đánh giá khách (Liên quan đến hưởng trực tiếp mức độ quan, phụ hiệu quản đến kết cuối rủi ro thuộc nhiều lý, theo dõi, dự án) vào ngoại giám sát ro 22 cảnh) thành viên dự án) Xảy Rủi ro liên quan đến chi suốt 4 phí liên quan suốt trình gian thực thực hiện dự án Xảy Rủi ro liên quan đến nhân 2.55 suốt trình 2.3 thực lực dự án Xảy Rủi ro không kiểm soát 3.2 dự án Xảy Rủi ro đến thời trình thực suốt chất trình 3.85 thực lượng dự án Như vậy, thấy rủi ro liên quan đến việc khơng đảm bảo chất lượng thực có mức độ rủi ro cao nhất, khả xảy không nhiều, nhiên xảy khó phát hiện, nhiều thời gian để xác định, nhiều chi phí để khắc phục Đồng thời, rủi ro làm ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuối dự án Bước 3: Lên kế hoạch phản ứng với rủi ro Các rủi ro xác định trên, có mức độ rủi ro khác nhau, nhiên chúng có điểm chung xảy thời điểm trình thực hiện, 23 cần có kế hoạch phản ứng phù hợp với loại rủi ro đó, cho rủi ro xảy ra, có biện pháp xử lý Rủi ro liên quan đến chi phí - Tránh rủi ro: tồn chi phí cho dự án, thiết lập tỷ lệ chi phí dự phịng - Làm giảm rủi ro: thực khảo sát, thu thập thông tin từ thị trường để lên bảng dự định để ứng phó kịp thời có biến động chi phí tốn sát với thực tế; thực thương lượng, thỏa thuận ký hợp đồng với bên cung cấp nguyên vật liệu, nhân công để xác định trước chi phí; thực dự án theo tiến độ ước lượng Rủi ro liên quan đến thời gian - Tránh rủi ro: thực ước lượng thời gian thực bước công việc - Làm giảm rủi ro: trình thực dự án cần tập trung, nghiêm túc, kịp thời gian thực toàn dự án để đảm bảo tỷ lệ thành công kỳ vọng thời khắc phục cố đôn đốc thành viên, cho đảm bảo thực theo tiến độ đề Rủi ro liên quan đến nhân - Tránh rủi ro: nhân công, cần chọn nơi cung cấp nhân cơng uy tín liên hệ với thợ có kinh nghiệm, tay nghề, thơng báo rõ ràng cho họ công việc cần thực thời gian cần hồn thành, u cầu nhân cơng có cam kết không hủy ngang hủy ngang phải thông báo trước ngày Về nhân thực hiện, cần chủ động xếp thời gian, công việc cho phù hợp - Làm giảm rủi ro: có phương án thuê người thay kịp thời rủi ro xảy phía nhân cơng Nếu rủi ro xảy nhân sự, cần có kế hoạch san sẻ cơng việc, phân cơng lại cơng việc nhanh sau rủi ro xảy ra, thuê người hỗ trợ Rủi ro liên quan đến khơng kiểm sốt chất lượng - Tránh rủi ro: lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu, trang thiết bị uy tín, có chất lượng, có sách đổi trả, hồn tiền, bảo hành, sửa chữa rõ ràng Về phía 24 nhân cơng, cần th thợ lành nghề, có kinh nghiệm, có trách nhiệm với cơng việc - Làm giảm rủi ro: thường xuyên giám sát tiến độ, kiểm tra chất lượng trình thực dự án, trước đưa dự án vào hoạt động thức cần thực chạy thử thiết bị, hệ thống cho phát sớm hỏng hóc kịp thời xử lý 25