Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng tại công ty tnhh tm sx thiết bị y tế nhật anh

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM VÀ SX TBYT NHẬT ANH

Đặc điểm khách hàng tại công ty TNHH TM và SX thiết bị Y tế Nhật Anh

1.1.1 Danh mục khách hàng Đối với bất kỳ một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh nào thì việc tồn tại và phát triển lâu dài trên thị trường đều là điều quan trọng Để thực hiện được điều đó thì doanh nghiệp phải không ngừng giữ vững khách hàng và thu hút được thêm những khách hàng mới theo bảng 1.1 như sau:

Chuyên đề thực tập cuối khóa

Bảng 1.1: Danh mục một số khách hàng tiêu biểu của công ty

STT Tên Công ty MST Địa chỉ Điện thoại

8 Công ty TNHH TM và Sản

0104786229 Khu Công Nghiệp Phùng, thị trấn

Phùng, Đan Phượng, Hà Nội

9 Công ty TNHH Cơ Khí

0103271717 Kho nội Thương, Tổ 37, TT Đông

Anh, h Đông Anh, TP Hà Nội

0104611500 Lo A2, CN4, đường CN9, cụm CN Từ

Liêm, P Phương Canh, Q Nam Từ Liêm TP Hà Nội

11 Công ty CP Cơ Khí Chính

0106160557 Tổ dân phố Phú Hà, p Tây Mỗ, Q.

Nam Từ Liêm TP Hà Nội

12 Công ty TNHH Cơ Khí Việt Á

0101990145 KCN An Khánh, Hoài Đức, Hà Nội 0916 311 101

Khách hàng là những đối tác quan trọng, có mối quan hệ mật thiết và uy tín với công ty, bao gồm cả khách hàng hiện tại và tiềm năng trong tương lai.

+ Là nguồn thu nhập chủ đạo và đảm bảo trong tương lai gần.

Dựa trên lịch sử giao dịch, doanh nghiệp có thể dự đoán trước ngày khách đến và đi, đặc biệt là với những khách hàng lớn và quan trọng, đóng vai trò quyết định trong sự phát triển của công ty Công ty Nhật Anh luôn nỗ lực phục vụ nhóm khách hàng này nhằm mục tiêu "giữ chân" họ Khách hàng thân thiết sẽ nhận được nhiều ưu đãi hơn so với những khách hàng khác về giá cả, thời gian thanh toán và thậm chí cả chất lượng dịch vụ.

- Giá Sơn tĩnh điện dành cho các khách hàng than thiết là : 3.540đồng/ kg sản phẩm, còn lại là :4.300đồng/ kg sản phẩm

- Thời gian thanh toán: công ty có thể cho nhóm khách hàng thanh toán chậm hoặc quá hạn trong một khoảng thời gian nhất định.

- Chất lượng luôn được đảm bảo bằng các khâu sản xuất tỉ mỉ, đúng kỹ thuật và bằng các loại bột sơn mới, sạch, tốt…

Ngoài ra, công ty còn hỗ trợ vận chuyển trong những trường hợp khách hàng xảy ra sự cố về vận chuyển và khó khắc phục……

Bảng 1.2: Khách hàng thân thiết của công ty Nhật Anh

STT Tên Công ty MST Địa chỉ Điện thoại

1 Công ty TNHH Thiết bị y tế Phúc Linh

0103755877 Km32, KCN Lai Xá, Kim Chung, Hoài Đức, Hà Nội

0103271717 Kho nội Thương, Tổ 37, TT Đông

Anh, h Đông Anh, TP Hà Nội

0104611500 Lo A2, CN4, đường CN9, cụm CN Từ

Liêm, P Phương Canh, Q Nam Từ Liêm TP Hà Nội

4 Công ty CP Cơ Khí Chính

0106160557 Tổ dân phố Phú Hà, p Tây Mỗ, Q.

Nam Từ Liêm TP Hà Nội

0101990145 KCN An Khánh, Hoài Đức, Hà Nội 0916 311 101

6 Công Ty TNHH Cơ Điện

0104220306 Cụm 10, Xã Tân Lập, h Đan Phượng,

Khách hàng vãng lai ( khách lẻ):

Nhóm khách hàng này bao gồm những người mua số lượng ít, không có lịch hẹn trước và thường không thể dự đoán Dù không tạo ra nguồn thu nhập chính cho công ty, họ vẫn đóng góp vào các khoản thu nhập hàng ngày Hàng hóa được sản xuất xen kẽ với các sản phẩm chủ đạo, giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc của máy móc và công nhân.

Khách hàng vãng lai luôn luôn phải thanh toán ngay sau khi nhận hàng ( hay trước khi mang hàng ra khỏi khu vực của công ty)

Dù khách hàng vãng lai không nhận được nhiều ưu đãi từ công ty, lợi nhuận từ họ thường không cao do khối lượng hàng nhỏ lẻ và số lượng ít Tuy nhiên, quy trình sản xuất gia công vẫn phải được thực hiện đầy đủ Hàng hóa của khách hàng vãng lai thường được ghép chung với các đơn hàng khác để đủ một lô sản xuất Nhiều khách hàng vãng lai sau một thời gian đã trở thành khách hàng thân thiết của công ty Nhật Anh.

Nhóm khách hàng thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm những khách hàng được phép thanh toán chậm theo thời hạn quy định trong hợp đồng kinh tế và được sự phê duyệt của ban giám đốc Đây là nhóm khách hàng chủ yếu của công ty, đóng góp vào nguồn thu nhập chính và xây dựng mối quan hệ mật thiết, đồng thời tạo dựng uy tín cho doanh nghiệp.

Nhóm khách hàng này có nguồn hàng lớn, ổn định và là những đơn hàng chủ đạo trong sản xuất

- Nhóm khách hàng thanh toán bằng tiền mặt:

Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thường là những người thanh toán ngay sau khi nhận hàng Nhóm này chủ yếu bao gồm khách hàng không thường xuyên, khách vãng lai, các công ty nhỏ và hộ kinh doanh cá nhân với số lượng hàng hóa ít.

1.1.4 Mã hóa khách hàng của công ty

Công ty áp dụng phương pháp mã hóa cho từng nhà cung cấp, với mỗi nhà cung cấp được gán một mã số cụ thể Quá trình này được thực hiện trên phần mềm Excel và tại phòng kinh doanh Hệ thống mã được sử dụng đồng nhất trên toàn bộ các phòng ban trong công ty Mọi sự thay đổi hoặc tạo mã mới sẽ được thông báo kịp thời đến tất cả nhân viên liên quan.

Cách mã hóa tên khách hàng của công ty:

Dùng tên ngắn gọn của khách hàng viết hoa không dấu làm mã khách hàng

Bảng 1.3: Bảng mã hóa các khách hàng của công ty

Tên công ty Cách mã hóa công ty

Công Ty TNHH Cơ Khí Việt Á VIETA

Công ty TNHH cơ khí An Khánh ANKHANH

Công ty TNHH MTV LIN LIN

Công ty CP Nội Thất và Dịch Vụ phòng thí nghiệm Phương Đông

Công ty TNHH Thiết Bị Y Tế Phúc Linh PHUCLINH

Công ty TNHH Cơ Khí Phương Mai PHUONG MAI

Công ty TNHH Đa Ngành Hải Đăng HAIDANG

Công Ty Cơ Khí Hào An HAOAN

Đặc điểm thanh toán với khách hàng của công ty TNHH TM và SX thiết bị Y tế Nhật Anh

thiết bị Y tế Nhật Anh

Công ty sử dụng hai phương thức thanh toán đó là: Thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt.

 Phương thức thanh toán bằng tiền mặt:

Thăng toán bẳng tiền mặt bao gồm nhiều hình thức thanh toán khác nhau, như tiền Việt Nam, trái phiếu ngân hàng, các loại ngoại tệ, cùng với các giấy tờ có giá trị tương đương tiền.

Khi nhận được vật tư ,hàng hóa, dịch vụ thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ trả trực tiếp cho người bán

Hình thức thanh toán này chỉ thích hợp cho các giao dịch nhỏ và đơn giản, vì khi giá trị mua lớn, việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn Thông thường, phương thức này được áp dụng trong các giao dịch với khách hàng lẻ.

Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt là hình thức thanh toán thông qua việc chuyển khoản tài khoản hoặc thanh toán bù trừ thông qua các ngân hàng trung gian Các hình thức cụ thể của phương thức này bao gồm:

Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập theo mẫu ngân hàng, yêu cầu ngân hàng trừ tiền từ tài khoản để thanh toán cho đơn vị được ghi trên Séc Chủ tài khoản hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng Séc, và Séc chỉ được phát hành khi tài khoản có đủ số dư.

Séc thanh toán bao gồm: Séc chuyển khoản, Séc bảo chi, Séc tiền mặt và Séc định mức.

Séc chuyển khoản được sử dụng để thanh toán và mua bán hàng hóa giữa các đơn vị trong cùng một địa phương Séc này có tác dụng chuyển khoản, không có giá trị để lĩnh tiền mặt Đồng thời, séc chỉ có giá trị trong thời gian quy định.

Séc định mức là loại Séc chuyển khoản mà ngân hàng chỉ đảm bảo chi một tổng số tiền nhất định trong cả quyển Séc Loại Séc này có thể được thanh toán cả trong cùng địa phương và khác địa phương Khi phát hành, đơn vị chỉ được phát hành trong phạm vi ngân hàng đảm bảo chi, và mỗi lần phát hành cần ghi rõ hạn mức còn lại vào mặt sau của tờ Séc Đơn vị bán cần kiểm tra hạn mức còn lại của quyển Séc khi nhận Séc.

Séc bảo chi là loại séc được ngân hàng bảo đảm số tiền ghi trên từng tờ séc Khi phát hành séc, đơn vị phát hành cần đưa đến ngân hàng để được đóng dấu bảo chi, đảm bảo tính xác thực và an toàn cho giao dịch.

Ngành dịch vụ gia công sơn tĩnh điện chủ yếu phục vụ các doanh nghiệp địa phương và các tỉnh, thành phố lân cận, với hàng hóa chủ yếu là các sản phẩm kim khí nặng và cồng kềnh.

Công ty TNHH TM và Sản Xuất LIN ( Hà Nội)

Công ty TNHH Vico Steel… ( Vĩnh Phúc)

Thời hạn thanh toán là khoảng thời gian từ khi diễn ra giao dịch bán hàng cho đến khi khách hàng thực hiện thanh toán Đối với các hợp đồng nhỏ hoặc hợp tác không thường xuyên, công ty thường thu tiền ngay Tuy nhiên, với các hợp đồng lớn từ những đối tác uy tín và có mối quan hệ lâu dài, công ty cho phép khách hàng trả chậm các khoản thanh toán.

Chuyên đề thực tập cuối khóa thanh toán Thời hạn của những khoản nợ của khách hàng này tuỳ thuộc vào quy định trong từng hợp đồng.

1.3 Tổ chức quản lý thanh toán với khách hàng của công ty TNHH TM và SX thiết bị Y tế Nhật Anh

Phòng kế toán chịu trách nhiệm tổ chức quản lý thanh toán với khách hàng dưới sự chỉ đạo của giám đốc và kế toán trưởng Các kế toán viên thực hiện trực tiếp các công việc liên quan đến thanh toán này.

Sô đồ Tổ chức quản lý thanh toán với khách hàng:

Giám đốc Kể toán trưởng Thủ quỹ

Ghi chú chỉ đạo trực tiếp

Quản lý thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp chủ yếu do phòng tài chính kế toán đảm nhiệm Kế toán trưởng và các kế toán viên theo dõi sổ chi tiết của khách hàng, kiểm tra hóa đơn bán hàng về số liệu, thời hạn thanh toán và thời gian nợ quá hạn Điều này giúp phát hiện kịp thời các vấn đề phát sinh và đưa ra phương án xử lý hiệu quả.

Thủ quỹ đảm nhiệm việc quản lý và thực hiện giao dịch quỹ tiền mặt, bao gồm VNĐ và ngoại tệ, để thanh toán cho khách hàng và nhà cung cấp Hàng ngày, thủ quỹ cần kiểm tra thường xuyên số tiền tồn quỹ thực tế và đối chiếu với số liệu đã ghi nhận.

Chuyên đề thực tập cuối khóa sổ quỹ yêu cầu kiểm tra sự chênh lệch giữa thủ quỹ và kế toán Nếu phát hiện có sự không khớp, cần tiến hành rà soát để xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp giải quyết thích hợp.

Ban giám đốc quản lý hoạt động thanh toán của Công ty bằng cách yêu cầu phòng tài chính kế toán lập bảng kê thanh toán định kỳ, nợ quá hạn và nợ khó đòi từ khách hàng và nhà cung cấp Dựa trên thông tin này, ban giám đốc đưa ra quyết định cuối cùng để xử lý các khoản nợ quá hạn và nợ khó đòi.

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH TM VÀ SX THIẾT BỊ Y TẾ NHẬT ANH

Kế toán chi tiết thanh toán với khách hàng tại công ty TNHH TM và SX thiết bị Y tế Nhật Anh

SX thiết bị Y tế Nhật Anh

Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và khách hàng chủ yếu diễn ra trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ mà khách hàng đã nhận nhưng chưa thanh toán Tại công ty Nhật Anh, doanh thu từ bán hàng và dịch vụ được ghi vào sổ TK 131 để theo dõi chi tiết từng khách hàng Đối với những khách hàng thanh toán ngay sau khi nhận hàng, kế toán sẽ ghi vào sổ chi tiết TK 131 và sau đó chuyển vào sổ chi tiết TK 111.

Công ty mở sổ chi tiết theo từng đối tượng phải thu, theo từng khoản nợ và từng làn thanh toán.

Tài khoản sử dụng: TK 131 – Phải thu của khách hàng

- Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm đã giao, dịch vụ, lao vụ đã hoàn thành được xác định là tiêu thụ.

- Số tiền thừa trả lại cho khách

- Số tiền khách hàng đã trả nợ.

- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng.

Số dư bên nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng

Số dư bên có: Số tiền nhận trước, số đã thu nhiều hơn số phải thu

Ngoài ra, một số TK khác liên quan như:

- TK 112 : Tiền gửi ngân hàng

- TK3331: Thuế GTGT phải nội

Sơ đồ 2.2: Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết thanh toán với khách

- Giấy báo có của ngân hàng

Lên các sổ kế toán chi tiết:

(Nguồn Công ty TNHH TM và SX Thiết bị y tế Nhật Anh)

Trình tự hạch toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng được thể hiện qua sơ đồ hạch toán sau

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng

Bán hàng hóa chấận chiết khấu thanh toán

Thu nhập khi thanh lý, thuế GTGT đầu ra của hàng nhượng bán bán trả lại

Thuế GTGT đầu ra chấp nhận cho khách hàng trả lại

Giao hàng theo số tiền ứng khách hàng trả nợ hoặc ứng trước trước

Nợ phải thu được ghi chép chi tiết theo từng đối tượng và nội dung, đồng thời phân loại theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thu chủ yếu là các khách hàng có mối quan hệ thanh toán với doanh nghiệp liên quan đến sản phẩm và dịch vụ gia công hàng sơn tính điện.

Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu

1)Doanh thu của sản phẩm hoàn thành đã bàn giao được xác định là đã tiêu thụ, kế toán phản anh số tiền phải thu nhưng chưa thu ghi:

Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán

Có TK 511: Doanh thu chưa có thuế

Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

2) Số tiền nhượng bán TSCĐ chưa thu được ghi:

Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán

Có TK 711: Giá chưa có thuế GTGT

Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

3) Khi nhận được số tiền khách hàng trả liên quan đến sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ ghi:

4) Nhận tiền ứng trước, trả trước của khách hàng ghi:

Nợ TK 111,112: Số tiền ứng trước

Có TK 131: Phải thu khách hàng

1)Ngày 13/5/2016: Công ty xuất kho lô hàng đã nhận gia công với tổng giá trị chưa có thuế là 277,890,000 đồng cho Công ty TNHH MTV LIN, thuế GTGT 10%

2) Cũng trong ngày 13/5/2016 Xuất kho lô hàng đã nhận gia công của công ty Hào An, giá trị xuất kho chưa thuế là : 8.600.000đồng, thuế 10%, thanh toán ngay bằng tiền mặt

3) Ngày 14/5/2016 nhận được phiếu báo có của ngân hàng, công ty LIN thanh toán 200.000.000 đồng qua chuyển khoản Định khoản kế toán như sau:

Có TK 3331: 860.000 đồng b.ghi nhận đã thanh toán:

3) Nhận phiếu báo có của ngân hàng, kế toán ghi giảm công nợ :

Có TK 131: 200.000.000 đồng ( cty LIN)

Căn cứ vào các chứng từ liên quan và định khoản, kế toán tiến hành ghi sổ:

Bảng 2.1: Sổ kế toán chi tiết

Kế toán vảo sổ cái TK 131

Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Thiết Bị Y Tế Nhật Anh Đ/c: Yên Bệ - Kim Chung - Hoài Đức - Hà Nội

Sổ Chi Tiết Phải Thu Khách Hàng

NT Diễn giải Số phiếu Chiếc Số lượng Đơn giá Thành tiền Tổng tiền

13/5/2016 Cty Hào An lấy hàng 4590 340 8.600.000 844.158.320

Cty Hào An thanh toán ngay PT 1378 9.460.000 853.618.320

14/5/2016 CTy LIN Thanh toán bằng CK BC2356 200.000.000 644.158.320

Và vào Đối chiếu công nợ khách hàng chi tiết từng khách hàng

BẢNG ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ

TK: 131 Tháng 5 năm 2016 Khách hàng: Công ty TNHH MTV LIN Địa chỉ: Kim Chung, Yên Bệ, Hoài Đức, Hà Nội

NT Diễn giải Số phiếu

Sổ Quỹ Tiền Mặt TK: 111 Tháng 5 năm 2016 ĐVT : Đồng

NT Phiếu thu Phiếu Chi Diễn giải Thu Chi Còn tồn

12/5/2016 4593 Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ 500,000,000 1,028,925,700

13/5/2016 4594 Thu tiền hàng công ty Hào An 9,460,000 1,038,385,700

13/5/2016 5577 Chi trả tiền sơn Joturn 400,000,000 638,385,700

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

Bảng 2.2: Bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng

SỔ TỔNG HỢP THANH TOÁN KHÁCH HÀNG - TK 131

Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số phát sinh trong kỳ

Nợ Có Nợ Có Nợ Có

LIN Công ty TNHH MTV LIN 0 0 724,330,000

VA Công ty TNHH Cơ Khí Việt Á 459,189,000

AK Công ty Cơ Khí An Khánh 147,277,0

Công ty TNHH Cơ Khí Phương

2.3 Kế toán tổng hợp thanh toán với khách hàng tại công ty TNHH

TM và SX thiết bị Y tế Nhật Anh

2.3.1 Tài khoản sử dụng Để theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng về số tiền bán hàng hóa Công ty sử dụng tài khoản 131- Phải thu khách hàng, tài khoản này được theo dõi chi tiết cho từng khách hàng và tương tự như đối với tài khoản 331- Phải trả nhà cung cấp Công ty cũng không theo dõi khỏan phải thu ngắn hạn và dài hạn.

Từ hai nghiệp vụ lấy ở phần trên ta có số liệu được đưa vào các sổ Nhật ký chung và sổ cái như sau.

Bảng 2.3 : Sổ Nhật ký chung

( Nguồn Công ty TNHH TM và SX TBYT Nhật Anh) Đơn vị: Công ty TNHH Sản Xuất và Thương

Mại Nhật Anh Mẫu số S03a-DN Địa chỉ: Yên Bệ - Kim Chung - Hoài Đức -

(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ

Năm: 2015 Đơn vị tính: đồng

Diễn giải Đã ghi sổ cái

Số hiệu TK đối ứng

Số trang trước chuyển sang

Xuất trả hàng công ty

Cộng chuyển sang trang sau

- Sổ này có 23… trang, đánh số từ trang số 01 đến trang 23

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc

Bảng 2.4: SỔ CÁI TK 131 – Phải thu khách hàng

SỔ CÁI TK 131 – Phải thu khách hàng Khách hàng: Công ty TNHH MTV LIN

Chiế c Số lượng Đơn giá Thành tiền Tổng tiền

(Nguồn Công ty TNHH TM và SX TBYT Nhật Anh)

Các khoản phải thu bằng ngoại tệ là những khoản mà doanh nghiệp cần quản lý một cách hiệu quả Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và tính chất thường xuyên của các nghiệp vụ liên quan, doanh nghiệp có thể sử dụng tỷ giá thực tế hoặc hạch toán để phản ánh chính xác các khoản phải thu này.

Doanh nghiệp có ít giao dịch ngoại tệ sẽ ghi sổ tất cả các nghiệp vụ liên quan theo tỷ giá thực tế Phương pháp hạch toán được áp dụng trong trường hợp này sẽ đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc quản lý tài chính.

Khi phát sinh các khoản công nợ phải thu với khách hàng:Chuyên đề thực tập cuối khóa

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG CÔNG TY CÔNG TY TNHH TM VÀ SX THIẾT BỊ Y TẾ NHẬT ANH

Đánh giá chung về thực trạng kế toán thanh toán với khách hàng tại công ty và phương hướng hoàn thiện

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức khoa học, với mô hình nửa tập trung và nửa phân tán, phù hợp với quy mô tổ chức Đội ngũ nhân viên, đặc biệt là nhân viên kế toán, có trình độ cao, đáp ứng đủ số lượng và chất lượng Tất cả cán bộ kế toán đều có bằng đại học chính quy hoặc tại chức, với trình độ và kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu công việc Việc phân công công việc dựa trên độ phức tạp, tính chất thường xuyên của nghiệp vụ, cùng với năng lực và kinh nghiệm của từng cá nhân.

Hệ thống chứng từ và sổ sách của công ty được thực hiện đầy đủ và đúng chế độ, với mọi căn cứ ghi sổ từ các chứng từ hợp lệ Quy trình luân chuyển chứng từ tuân thủ nguyên tắc chặt chẽ, giúp tổ chức sổ sách một cách khoa học và hợp lý Điều này đảm bảo thuận tiện cho việc lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ Nhờ vào việc áp dụng phần mềm kế toán, hệ thống sổ sách trở nên gọn nhẹ và định kỳ, công ty thường xuyên in các sổ chi tiết và tổng hợp tài khoản để ký duyệt và lưu trữ.

Hệ thống tài khoản được thiết lập theo quy định của chế độ, đồng thời các tài khoản sử dụng thường xuyên cũng được mô tả chi tiết.

Chuyên đề thực tập cuối khóa được thiết kế hợp lý nhằm đảm bảo việc theo dõi chặt chẽ các đối tượng, đồng thời tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của chế độ kế toán hiện hành.

Hệ thống báo cáo tài chính được xây dựng đầy đủ và tuân thủ các yêu cầu của cơ quan quản lý, đảm bảo việc lập và nộp báo cáo luôn đúng hạn.

Một trong những ưu điểm nổi bật của công tác kế toán tại công ty là việc áp dụng chương trình kế toán máy, điều này trở nên cần thiết trong bối cảnh thông tin bùng nổ và Việt Nam gia nhập WTO Sự cạnh tranh từ các đối thủ mạnh mẽ, đặc biệt là về công nghệ, đòi hỏi công ty phải đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác Việc sử dụng kế toán máy đã giúp các kế toán viên giảm bớt khối lượng tính toán, đồng thời nâng cao độ chính xác của các con số Hệ thống kế toán máy cung cấp thông tin với độ chính xác cao và đảm bảo tính kịp thời, hỗ trợ hiệu quả cho công tác hạch toán kế toán.

Bên cạnh các ưu điểm chung về công tác kế toán tại công ty TNHH TM và SX TBYT Nhật Anh, vẫn còn tồn tại những hạn chế sau:

Là sinh viên thực tập tại công ty TNHH TM & SX Thiết Bị Y Tế Nhật Anh, với kiến thức hạn chế từ quá trình học tập, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện công tác kế toán tại công ty.

Để nâng cao hiệu quả công việc của từng nhân viên kế toán, cần cải thiện nghiệp vụ kế toán nhằm đảm bảo họ có thể thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, đặc biệt khi công ty chưa thể thiết lập một bộ máy kế toán hoàn chỉnh.

Chuyên đề thực tập cuối khóa vì nhiều lý do một phần là do chi phí Một kế toán phải đảm đương rất nhiều công việc cùng lúc.

Hàng hóa xuất ra chỉ được kiểm tra về số lượng, mà không được kiểm tra chất lượng như màu sơn, độ sần hay độ bóng, dẫn đến tình trạng hàng hóa bị trả về để sơn lại.

Công ty hàng tháng thực hiện việc đối chiếu công nợ phải thu với khách hàng để làm cơ sở cho việc thu hồi nợ trong tháng tiếp theo Mặc dù quy trình thu nợ chưa được tối ưu, dẫn đến tình trạng nợ đọng và khách hàng thanh toán muộn, nhưng công nợ phải thu của công ty vẫn được duy trì ổn định, với số lượng trường hợp trả chậm chỉ chiếm một tỷ lệ nhỏ.

Việc ghi chép giữa kho và kế toán hiện đang gặp phải tình trạng trùng lặp, dẫn đến việc kiểm tra đối chiếu chỉ được thực hiện vào cuối tháng Điều này không đáp ứng được yêu cầu kịp thời của công tác kế toán.

Các giải pháp hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng tại công ty TNHH TM và SX thiết bị Y tế Nhật Anh

- Về hệ thống chứng từ sử dụng trong công ty:

Mặc dù Công ty sử dụng mẫu chứng từ theo quy định của TT200, nhưng hóa đơn của Công ty vẫn giữ mẫu cũ do được cập nhật từ phần mềm máy tính, chưa tuân theo mẫu mới của TT200.

- Về hệ thống tài khoản được áp dụng tại công ty:

Theo TT200 thì tài khoản 3353 mang ý nghĩa là “quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm” nhưng công ty lại sử dụng tài khoản số hiệu 351 để phản ánh

Chuyên đề thực tập cuối khóa quỹ dự phòng này Điều này chắc chắn sẽ gây khó khăn, hiểu lầm cho phía các nhà quản lý Nhà nước.

- Về hệ thống sổ sách:

Công ty TNHH TM và SX TBYT Nhật Anh đã áp dụng phần mềm kế toán MISA, giúp cải thiện độ chính xác và tính khoa học của số liệu trong hệ thống sổ sách Hệ thống sổ chi tiết và tổng hợp được tổ chức đầy đủ theo hình thức kế toán nhật ký chung và tuân thủ chế độ hiện hành Tuy nhiên, hệ thống sổ sách hiện tại có quá nhiều bảng biểu mà không cung cấp thông tin chính xác, thiếu sự sáng tạo và không có sự đối chiếu logic giữa các báo biểu, với các chỉ tiêu chung và cổ điển như doanh thu và chi phí vẫn được sử dụng.

… mà không có các chỉ tiêu cụ thể, do đó không có ý nghĩa trong quản trị, tra soát số liệu, khó phát hiện được các sai sót.

- Về bộ máy kế toán ở công ty:

Bộ phận kế toán của công ty hiện nay vừa thiếu vừa thừa Thiếu là do thiếu những kế toán có trình độ cao, có khả năng kiểm tra và soát xét số liệu, cũng như tư vấn cho lãnh đạo những quyết định chính xác và kịp thời Ngược lại, sự thừa đến từ việc công ty đã áp dụng phần mềm kế toán, giúp giảm đáng kể khối lượng công việc, khi mà kế toán chủ yếu chỉ cần cập nhật số liệu, trong khi các bước phân bổ và lập sổ đã được thực hiện tự động bởi máy tính.

Các giải pháp hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng tại công ty Nhật

Về công tác quản lý thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp

Cán bộ phòng kinh doanh cần hợp tác chặt chẽ với phòng kế toán tài chính để quản lý hiệu quả các khoản thanh toán đối với khách hàng và nhà cung cấp, nhằm đảm bảo quy trình tài chính diễn ra suôn sẻ và minh bạch.

Chuyên đề thực tập cuối khóa cấp kịp thời các thông tin về tình hình hoạt động của các đối tượng thanh toán trên thị trường.

Công ty cần áp dụng các biện pháp khuyến khích khách hàng thanh toán đúng hạn và sớm hơn thời hạn bằng cách tăng tỷ lệ chiết khấu thanh toán Điều này không chỉ giúp đảm bảo nhu cầu về vốn mà còn nâng cao uy tín của công ty trong mắt khách hàng Tuy nhiên, việc điều chỉnh tỷ lệ chiết khấu cần được tính toán cẩn thận để đảm bảo lợi nhuận cho công ty.

Dưới đây là một vài kiến nghị cụ thể của em về công tác quản lý thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp:

Thiết lập hồ sơ khách hàng

Trong giao dịch kinh doanh, ngoài những trường hợp thanh toán ngay khi giao hàng hoặc thanh toán trước, thường khách hàng sẽ mua hàng theo hình thức nợ và thanh toán sau trong một khoảng thời gian nhất định.

Việc thiết lập hồ sơ khách hàng là rất quan trọng nhằm thực hiện quản lý tốt khoản phải thu khách hàng.

Hồ sơ khách hàng tối thiểu phải có những tài liệu sau đây:

(2) Mẫu đăng ký chữ ký giao dịch;

Để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh, doanh nghiệp cần phân tích và xác định nhóm khách hàng thường xuyên giao dịch với mức dư nợ lớn, vì nhóm này thường chiếm 60-80% tổng khoản phải thu Việc lập hồ sơ khách hàng là cần thiết để quản lý tốt hơn Đối với các khách hàng nhỏ lẻ, không cần thiết lập hồ sơ, mà nên hạn chế việc bán nợ cho họ.

Chuyên đề thực tập cuối khóa về đối chiếu công nợ tập trung vào việc cung cấp thông tin chi tiết về khoản phải thu, giúp khách hàng xác nhận số tiền còn nợ công ty tại thời điểm xác định Việc này không chỉ là cơ sở để công ty thu nợ mà còn giúp khách hàng thực hiện nghĩa vụ thanh toán Nếu quy trình đối chiếu công nợ không được thực hiện hiệu quả, sẽ dẫn đến quản lý công nợ kém, ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động bán hàng và gây rủi ro tài chính lớn cho công ty.

Một số lưu ý trong việc đối chiếu công nợ khách hàng.

Hàng tháng, chúng tôi thực hiện việc đối chiếu với nhóm khách hàng có dư nợ chiếm 70%-80% tổng dư nợ của công ty, tập trung vào những khách hàng có mức dư nợ lớn.

Một nhóm khách hàng cần đối chiếu hàng tháng là những khách hàng có công nợ báo động đỏ, được xếp vào danh sách công nợ khó đòi Đối với nhóm khách hàng có dư nợ thấp, thường chiếm khoảng 20% khoản phải thu của công ty, việc đối chiếu nên thực hiện một lần mỗi quý Để cải thiện hiệu quả các khoản phải thu, doanh nghiệp cần thiết lập các chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động này, với ba chỉ tiêu cơ bản thường được sử dụng hiện nay.

Số ngày bình quân khoản phải thu là chỉ số quan trọng để đo lường thời gian trung bình mà doanh thu tồn tại dưới dạng khoản phải thu Nhiều công ty xác định số ngày cụ thể để đánh giá chất lượng của khoản phải thu; ví dụ, khoản phải thu dưới 30 ngày thường được coi là dễ kiểm soát và là dấu hiệu của quản lý tài chính hiệu quả.

Tỷ lệ các khoản phải thu trên doanh thu là chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả quản lý các khoản phải thu của công ty Khi tỷ lệ này cao, điều đó cho thấy công ty đang gặp khó khăn trong việc thu hồi nợ, ảnh hưởng đến dòng tiền và khả năng tài chính Việc theo dõi xu hướng của tỷ lệ này giúp doanh nghiệp nhận diện sớm các vấn đề tiềm ẩn và điều chỉnh chiến lược kinh doanh kịp thời.

Chuyên đề thực tập cuối khóa thường chiếm dụng vốn lớn Khi tỷ lệ chiếm dụng vốn vượt quá mức quy định của công ty, Ban Giám đốc cần thiết lập các quy định nghiêm ngặt nhằm ngăn chặn tình trạng thiếu hụt vốn lưu động.

Phân tích tuổi nợ giúp công ty nhận diện sớm các khoản phải thu có rủi ro, từ đó thực hiện các biện pháp thích hợp để bảo vệ doanh thu hiệu quả.

3.3.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán

Công ty cần mở chi tiết tài khoản 131 - Phải thu khách hàng và TK 331 - Phải trả nhà cung cấp thành các tài khoản cấp 2 để theo dõi thanh toán ngắn hạn và dài hạn Sau đó, mở chi tiết thành các tài khoản cấp 3 nhằm theo dõi từng đối tượng khách hàng và nhà cung cấp.

Ví dụ: TK 1311_Công ty TNHH MTV LIN: theo dõi khoản phải thu ngắn hạn của khách hàng Công ty LIN.

Việc sử dụng tài khoản 139 – Dự phòng phải thu khó đòi là cần thiết để hạch toán các khoản nợ khó đòi trước khi đưa vào chi phí Dự phòng nợ phải thu khó đòi phản ánh giá trị bị tổn thất của các khoản nợ quá hạn hoặc nợ chưa quá hạn nhưng có khả năng không thu hồi Công ty cần dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra và tuổi nợ quá hạn để lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi Mức trích lập dự phòng đối với nợ phải thu quá hạn cần được xác định rõ ràng.

Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn, tỷ lệ giá trị được xác định như sau: 30% giá trị đối với khoản nợ quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm, 50% giá trị đối với khoản nợ quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm, và 70% giá trị đối với khoản nợ quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm Ngoài ra, đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng khách hàng gặp khó khăn tài chính như phá sản hoặc đang trong quá trình giải thể, cần có biện pháp xử lý phù hợp.

Chuyên đề thực tập cuối khóa nghiệp phải dự kiến được mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.

Khi có bằng chứng rõ ràng về khoản nợ phải thu có khả năng không thu hồi, Công ty sẽ tiến hành tính toán số dự phòng phải thu cần thiết Việc này có thể thực hiện theo nhiều phương pháp khác nhau nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính.

Cách 1: ước tính nợ khó đòi dựa vào khoản doanh thu bán chịu trong kỳ

Số dự phòng phải lập = doanh thu bán chịu x tỷ lệ nợ khó đòi

Tiêu đề	Hoàn Thiện Kế Toán Thanh Toán Với Khách Hàng Tại Công Ty TNHH TM Và SX Thiết Bị Y Tế Nhật Anh
Tác giả	Đoàn Văn Nội
Người hướng dẫn	TS. Trần Trung Tuấn
Trường học	trường đại học
Chuyên ngành	kế toán
Thể loại	chuyên đề tốt nghiệp
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	63
Dung lượng	389,42 KB