Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty tnhh quảng cáo m t

Đặc điểm khách hàng tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T

Công ty TNHH quảng cáo M & T chuyên cung cấp dịch vụ in ấn và quảng cáo, tập trung vào việc in ấn các sản phẩm trên chất liệu giấy Khách hàng chủ yếu của công ty là các doanh nghiệp cần in sổ sách, sổ tay và catalog.

Công ty đã thiết lập mối quan hệ hợp tác mạnh mẽ với khách hàng chủ yếu ở miền Bắc, nhưng các hợp đồng in ấn lại được ký kết trên toàn quốc Điều này không chỉ giúp công ty mở rộng mạng lưới khách hàng mà còn thu hút nhiều sự quan tâm và hợp tác từ các đối tác khác nhau.

Hiện nay Công ty đang mở rộng tìm kiếm, hợp tác với các khách hàng trong nước và cả khách hàng nước ngoài.

Công ty phân nhóm khách hàng thương xuyên và khách hàng không thường xuyên.

* Nhóm khách hàng thường xuyên, khách hàng chính của Công ty:

SV: Vương Thị Thảo Lớp: KTTH 22.23 2

Khóa luận tốt nghiệp Kinh tế

Bảng 1.1: Danh mục những khách hàng chính của Công ty TNHH quảng cáo M & T

Tên đơn vị Ký hiệu Địa chỉ Loại vật tư, hàng hóa

Nhà nước 1 thành viên công trình

In ấn sổ hàng năm cho nhân viên và tặng khách hàng…

2 Tổng công ty giao thông vận tải

Thắng – Đống Đa – Hà Nội

In sách và catolo giới thiệu về các công trình giao thông

Tin học viễn thông hàng không

Khương Trung, Thanh Xuân, Hà Nội

In sổ tay dùng để tặng khách hàng

4 Tổng công ty hàng không

Số 200, Nguyễn Sơn, Long Biên,

Làm các quyển FORM dùng trên máy bay

Tông, Hai Bà Trưng, Hà Nội

In sổ tay giả da cao cấp và procher

218, Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội

(Nguồn: Công ty TNHH quảng cáo M & T)

* Nhóm khách hàng không thường xuyên của Công ty:

+ Công ty quảng cáo và truyền thông MV CORP (MV CORP)

+ Công ty TNHH TM – DV quảng cáo Niềm Tin Việt ( VIFAT)

+ Công ty CP truyền thông đa phương tiện VINACO (VINACO)

+ Công ty CP in Long Việt ( LONG VIET)

+ Công ty Điện lực Thái Bình (ĐLTB)

+ Công ty Cổ phần Quốc tế Sen Việt (SENVIET)

Đặc điểm nhà cung cấp tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T

Công ty hoạt động trong lĩnh vực in ấn và sản xuất sổ sách theo yêu cầu, do đó có mối quan hệ chặt chẽ với các đối tác cung cấp nguyên liệu và thiết bị cần thiết cho quy trình in ấn.

Công ty đã tìm kiếm các nhà cung cấp tốt nhất dựa trên khoảng cách, giá cả và chất lượng để xây dựng mối quan hệ thân thiết trong hoạt động mua bán Khi thiết lập được sự hợp tác tin tưởng, Công ty có khả năng mua chịu nguyên liệu và thiết bị khi chưa đủ vốn, hoặc có thể sử dụng một khoản nợ làm vốn đầu tư cho sản xuất trong thời gian cho phép.

Mỗi loại nguyên liệu, thiết bị Công ty lại tìm một nhà cung cấp chuyên về loại nguyên liệu, thiết bị đó Cụ thể như sau:

Bảng 1.2: Danh mục những nhà cung cấp chính của Công TNHH

STT Tên đơn vị Ký hiệu Địa chỉ Loại vật tư, hàng hóa

1 Công ty TNHH TM và DV Việt Hồng

PDA Quốc Oai, Hà Nội Giấy in

HLI Tây Kết, Hai Bà

Công ty 5P 5P Hoàng Cầu , Hà

Cung cấp các loại giấy

Tân quận Cầu Giấy, Hà Nội

Cung cấp giấy off trắng các loại

Xí nghiệp Nhựa XN 181 Lạc Long

Quân, Tây Hồ, Hà Nội

(Nguồn: Công ty TNHH Quảng cáo M & T)

Đặc điểm thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T

Đặc điểm thanh toán với khách hàng tại Công ty TNHH Quảng cáo

* Phương thức thanh toán với khách hàng tại Công ty:

Khách hàng thực hiện thanh toán theo hai giai đoạn: lần đầu, thanh toán tạm ứng từ 30% đến 50% tổng giá trị hợp đồng; lần hai, sau khi bên mua nhận hàng đầy đủ về số lượng và đảm bảo chất lượng sản phẩm, sẽ thanh toán phần còn lại theo thời gian quy định trong hợp đồng.

- Đa phần những khoản thanh toán đều có giá trị hợp đồng trên 20 triệu đồng nên đều được thanh toán theo hình thức chuyển khoản qua ngân hàng.

* Chính sách bán hàng tại Công ty:

Sau khi thu thập đầy đủ thông tin chính xác về khách hàng và các dự án, công ty sẽ tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng in ấn.

Sau khi hoàn tất công tác nghiệm thu sản phẩm, Công ty sẽ cung cấp cho khách hàng Hóa đơn GTGT hợp lệ theo quy định của nhà nước cùng với các chứng từ liên quan cần thiết.

Công ty có trách nhiệm bảo hành sản phẩm cho khách hàng trong vòng 1 tháng sau khi bàn giao, điều này đặc biệt hợp lý đối với sản phẩm in ấn.

* Chính sách tín dụng tại Công ty:

Công ty áp dụng chính sách tín dụng thương mại, cho phép khách hàng có thể trả sau hoặc nhận nợ, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao dịch và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng Chính sách này không chỉ hỗ trợ khách hàng trong việc quản lý tài chính mà còn thúc đẩy doanh số bán hàng của công ty.

Công ty sử dụng các hình thức khuyến mại để thu hút sự chú ý của khách hàng, từ đó cải thiện mối quan hệ và tạo ấn tượng tích cực với họ.

Đặc điểm thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T

* Phương thức thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty:

Sau khi ký hợp đồng mua bán nguyên liệu và hàng hóa, Công ty sẽ thực hiện việc tạm ứng một phần hoặc thanh toán toàn bộ số tiền hàng cho nhà cung cấp, hình thức thanh toán có thể là tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng.

- Với những hóa đơn mua hàng nhỏ lẻ (dưới 20.000.000 đồng) thì Công ty sẽ thanh toán ngay bằng tiền mặt.

- Với những nhà cung cấp có quan hệ thân thiết thì Công ty có thể hợp đồng trả chậm , thanh toán qua chuyển khoản Ngân hàng.

* Chính sách tín dụng tại Công ty:

Công ty có quan hệ thân thiết với các nhà cung cấp nên thường được hưởng chính sách tín dụng thương mại dưới hình thức mua chịu nguyên liệu.

Công ty sẽ sử dụng hình thức mua chịu như một nguồn tài trợ ngắn hạn, giúp tối ưu hóa dòng vốn Việc thanh toán sớm có thể mang lại lợi ích từ khoản chiết khấu, trong khi vẫn có thể chiếm dụng vốn trong thời gian cho phép với chi phí hợp lý.

Tổ chức quản lý thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp tại Công ty

Chứng từ, thủ tục luân chuyển chứng từ

* Chứng từ sử dụng bao gồm:

- Hợp đồng mua bán nguyên liệu.

- Hóa đơn GTGT do nhà cung cấp lập và giao cho Công ty làm căn cứ để thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp.

- Giấy đề nghị thanh toán

- Bản sao kê báo nợ của Ngân hàng

- Biên bản đối chiếu công nợ

- Biên bản kiểm nghiệm nguyên liệu hàng hóa

- Biên bản giao nhận nguyên liệu hàng hóa

- Phiếu đề nghị mua nguyên liệu hàng hóa…

* Thủ tục luân chuyển chứng từ:

- Với phương thức thanh toán trả trước bằng chuyển khoản qua Ngân hàng:

Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ với phương thức thanh toán trả trước bằng chuyển khoản

Lập Kiểm tra, ký duyệt

Khi Phòng Kinh doanh ký hợp đồng in ấn với khách hàng, Phòng Thiết kế cần lập tức soạn thảo hợp đồng mua bán nguyên liệu với nhà cung cấp Nhân viên thu mua nguyên liệu sẽ viết phiếu đề nghị mua nguyên liệu phục vụ cho hợp đồng, sau đó trình Giám đốc ký duyệt.

+ Sau khi hợp đồng mua bán nguyên liệu, phiếu đề nghị mua nguyên liệu được ký duyệt thì nhân viên thu mua sẽ viết giấy đề nghị thanh toán.

SV: Vương Thị Thảo Lớp: KTTH 22.23

Phòng Thiết kế Đề nghị chi ( Hợp đồng mua bán, Phiếu đề nghị mua nguyên liệu, Giấy đề nghị thanh toán…)

Giấy đề nghị thanh toán

Phiếu đề nghị mua nguyên liệu

Nhân viên thu mua Kế toán ngân hàng Giám đốc

Biên nghiệm thu sản phẩm, biên bản bàn giao…

Kế toán ngân hàng tiếp nhận đề nghị chi kèm theo các chứng từ như Giấy đề nghị thanh toán, Hợp đồng mua bán và Phiếu đề nghị mua nguyên liệu Họ sẽ tiến hành đối chiếu các chứng từ này để đảm bảo tính hợp lý và hợp lệ trước khi chuyển cho Kế toán trưởng xem xét.

+ Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào giấy đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan sau đó trình lên Giám đốc phê duyệt.

+ Khi đề nghị chi được phê duyệt thì Kế toán ngân hàng lập “Ủy nhiệm chi” chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt.

Sau khi được Kế toán trưởng phê duyệt, Kế toán ngân hàng sẽ tiến hành nộp “Ủy nhiệm chi” cho Ngân hàng Đồng thời, Kế toán ngân hàng ghi chép nghiệp vụ chi tiền vào Sổ chi tiết tiền gửi Ngân hàng và Nhật ký chi tiền Kế toán công nợ cũng sẽ ghi nhận nghiệp vụ ứng trước tiền hàng vào Sổ chi tiết thanh toán với người bán.

+ Sau khi xác nhận tiền đã chuyển vào tài khoản, nhà cung cấp sẽ giao hàng kèm hóa đơn chứng từ (Hóa đơn GTGT )

+ Sau khi kiểm nghiệm nguyên liệu, đại diện hai bên ký “Biên bản bàn giao nguyên vật liệu” Nguyên vật liệu sau đó sẽ được nhập kho kèm theo

Phiếu nhập kho sẽ được chuyển trực tiếp đến khu sản xuất để bắt đầu quá trình sản xuất, cùng với "Biên bản bàn giao nguyên liệu sử dụng trong in ấn" Kế toán công nợ sẽ ghi nhận giao nhận hàng với người bán vào Sổ chi tiết thanh toán với người bán.

- Với phương thức thanh toán trả ngay bằng tiền mặt (áp dụng với các hóa đơn mua hàng nhỏ lẻ, dưới 20.000.000 đồng):

Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ với phương thức thanh toán ngay bằng tiền mặt

Khi nhận đề nghị chi, Kế toán tiền mặt sẽ đối chiếu các chứng từ và đề nghị chi, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng để xem xét Kế toán trưởng tiến hành kiểm tra và ký vào “Đề nghị thanh toán” cùng các chứng từ liên quan, rồi trình lên cấp trên.

Khi đề nghị chi được phê duyệt, Kế toán tiền mặt sẽ lập và in "Phiếu chi" Sau đó, Phiếu chi này được chuyển cho Kế toán trưởng để ký duyệt, trước khi được chuyển tiếp cho Thủ quỹ.

Kiểm tra số tiền và nội dung trên "Phiếu chi" để đảm bảo tính chính xác với chứng từ gốc, đồng thời xác nhận ngày tháng lập "Phiếu chi" và chữ ký của người có thẩm quyền Đảm bảo rằng số tiền chi ra là chính xác để thực hiện việc xuất quỹ tiền mặt.

Người nhận tiền ký vào "Phiếu chi", trong khi Thủ quỹ cũng ký vào đó và trao cho người nhận một liên Sau đó, Thủ quỹ sử dụng "Phiếu chi" để ghi vào Sổ quỹ tiền mặt và chuyển hai liên còn lại cho Kế toán tiền mặt Kế toán tiền mặt tiếp tục ghi nhận nghiệp vụ chi tiền vào Sổ chi tiết tiền mặt và Nhật ký chi tiền.

Kế toán tiền mặt Kế toán trưởng Đề nghị chi

- Với phương thức thanh toán chậm, chuyển khoản qua Ngân hàng:

Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ với phương thức thanh toán chậm bằng chuyển khoản

Khi nhận được chứng từ mua hàng như hợp đồng mua bán hoặc hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp, kế toán công nợ sẽ ghi nhận nghiệp vụ mua hàng chưa thanh toán vào sổ chi tiết thanh toán với người bán.

+ Sau khi tiếp nhận đề nghị chi với những chứng từ kèm theo như:

Giấy đề nghị thanh toán, hợp đồng mua bán và hóa đơn GTGT do nhà cung cấp cung cấp là các tài liệu quan trọng Kế toán ngân hàng sẽ đối chiếu các chứng từ này và đề nghị chi, sau đó chuyển cho kế toán trưởng để xem xét Kế toán trưởng sẽ thực hiện kiểm tra lại và ký duyệt.

“Đề nghị thanh toán” và các chứng từ liên quan, sau đó trình lên Giám đốc phê duyệt.

Khi đề nghị chi được phê duyệt, Kế toán ngân hàng sẽ lập "Ủy nhiệm chi" và chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt Sau đó, "Ủy nhiệm chi" sẽ được nộp cho Ngân hàng để thực hiện thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp.

Kế toán ngân hàng Kế toán trưởng Giám đốc Đề nghị chi

+ Kế toán ngân hàng ghi nghiệp vụ chi tiền vào Sổ chi tiết tiền gửi

Ngân hàng và Nhật ký chi tiền; Kế toán công nợ ghi nghiệp vụ thanh toán với người bán vào Sổ chi tiết thanh toán với người bán.

Kế toán chi tiết thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T

* Nguyên tắc tổ chức hạch toán chi tiết:

- Mở Sổ chi tiết thanh toán với người bán để theo dõi chi tiết theo từng người bán.

- Đối với những người bán có quan hệ thường xuyên thì theo dõi riêng trên một tờ Sổ chi tiết.

- Đối với những người bán ít có quan hệ thì theo dõi chung trên một tờ

* Các Sổ kế toán chi tiết sử dụng:

- Sổ chi tiết thanh toán với người bán

- Bảng tổng hợp thanh toán với người bán.

* Quy trình ghi Sổ kế toán chi tiết:

Sơ đồ 2.4: Quy trình ghi Sổ kế toán chi tiết thanh toán với nhà cung cấp

Ghi hằng ngày Ghi cuối kỳ

Từ những chứng từ kế toán như Hóa đơn, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi,

Giấy báo Nợ, Kế toán thanh toán sẽ lập Sổ chi tiết thanh toán Cuối kỳ, từ các

Sổ chi tiết lập Bảng tổng hợp thanh toán với người bán.

Sổ chi tiết thanh toán với người bán

Bảng tổng hợp thanh toán với người bán

* Ví dụ minh họa hạch toán một số nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty:

Ví dụ 1: Công ty mua hàng trả chậm qua chuyển khoản:

+ Ngày 25/11/2011 mua mực in của Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Việt Hồng theo Hóa đơn GTGT số 052693 Giá mua chưa thuế

31.500.000 đồng, thuế suất thuế GTGT 10% (Biểu mẫu 2.1) Mực in được nhập kho theo Phiếu nhập kho số 00673 (Biểu mẫu 2.2).

+ Ngày 1/12/2011 chuyển khoản thanh toán Hóa đơn số 052693 cho

Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Việt Hồng (Biểu mẫu 2.3 và 2.7)

Khi thực hiện giao dịch mua hàng, nhà cung cấp sẽ cung cấp cho Công ty Hóa đơn GTGT liên 2 để làm căn cứ thanh toán Nguyên liệu sau khi giao nhận sẽ được chuyển trực tiếp đến khu sản xuất, kèm theo Biên bản bàn giao nguyên liệu hoặc được nhập kho với “Phiếu nhập kho”.

Biểu mẫu 2.1: Hóa đơn GTGT của nhà cung cấp

(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty)

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VIỆT HỒNG Địa chỉ: Số 10/651 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Mã số thuế: 0101255283 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho người mua Mẫu số:01GTKT3/001

Họ tên người mua hàng:………

Tên đơn vị: Công ty TNHH Quảng cáo M & T

Mã số thuế: Địa chỉ: Số 23/235 Nguyễn Ngọc Nại, Khương Mai, Q Thanh Xuân, HN

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Số tài khoản : 12482000070980

STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Cộng tiền hàng: 31.500.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3.150.000

Tổng cộng tiền thanh toán: 34.650.000

Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi tư triệu sáu trăm năm mươi nghìn đồng

Người mua hàng Người bán hàng

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

Biểu mẫu 2.2: Phiếu nhập kho

(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty) Đơn vị: …… Địa chỉ:………

(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU NHẬP KHO Ngày 25 tháng 11 năm 2011 Nợ: TK 152

Họ và tên người giao: Trần Văn Mạnh

Theo HĐ GTGT số 052693 ngày 25 tháng 11 năm 2011 của Công ty TNHH

Thương Mại và dịch vụ Việt Hồng

Nhập tại kho: Nguyên liệu Địa điểm: Công ty TNHH Quảng cáo M & T

Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Ba mươi mốt triệu, năm trăm nghìn đồng

Số chứng từ gốc kèm theo:………

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Khi nhận được đề nghị thanh toán từ Phòng Kinh doanh hoặc Phòng Thi công, kèm theo các chứng từ như Giấy đề nghị thanh toán, Hợp đồng mua bán và Hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, Kế toán Ngân hàng sẽ lập Ủy nhiệm chi.

Biểu mẫu 2.3: Ủy nhiệm chi

BIDV ỦY NHIỆM CHI Số:…………

Số tiền bằng số: 34.650.000 VNĐ

Số tiền bằng chữ: Ba mươi tư triệu sáu trăm năm mươi nghìn đồng.

Nội dung: Thanh toán Hóa đơn GTGT số 052693 ngày 25 tháng 11 năm 2011 cho Công ty TNHH TM và DV

Phí Ngân hàng Đơn vị/Người yêu cầu: Công ty

Tại Ngân hàng: BIDV chi nhánh

Thanh Xuân Đơn vị/Người hưởng: Công ty

TNHH TM và DV Việt Hồng

Số Tài khoản: 15110000090870 Tại Ngân hàng: BIDV chi nhánh

Kế toán trưởng Chủ tài khoản

(ký, họ tên) (ký, đóng dấu)

Giao dịch viên Kiểm soát

Giấy báo nợ từ Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam (BIDV) được gửi tới Công ty sau khi thực hiện chuyển khoản.

Khóa luận tốt nghiệp Kinh tế tập trung vào quy trình thanh toán với nhà cung cấp thông qua Ủy nhiệm chi của Công ty Để quản lý và kiểm tra hiệu quả tài chính, Công ty sử dụng các chứng từ như Ủy nhiệm chi, Giấy báo nợ, Sổ phụ ngân hàng, và Bản sao kê của Ngân hàng nhằm theo dõi lượng tiền gửi và tình hình thanh toán.

Biểu mẫu 2.4: Giấy báo nợ

Tài khoản nợ: Công ty TNHH Quảng cáo M & T

Tài khoản có: Công ty TNHH TM và DV Việt Hồng

Số tiền bằng số: 34.65.000 đồng

Số tiền bằng chữ: Ba mươi tư triệu, sáu trăm năm mươi nghìn đồng.

Trích yếu: Thanh toán Hóa đơn GTGT số 052693.

Người lập phiếu Kiểm soát Kế toán trưởng Giám đốc

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Ví dụ 2: Thanh toán ngay bằng tiền mặt:

Ngày 14/12/2011 mua keo dán giấy của Công ty TNHH Thương mại

Hải Linh đã thanh toán 8.800.000 đồng theo Hóa đơn GTGT số 01673 (thuế suất 10%) bằng tiền mặt, và xăng dầu được chuyển thẳng đến xưởng sản xuất để phục vụ quá trình sản xuất Kế toán đã thực hiện định khoản cho giao dịch này.

Anh Nguyễn Hải Nam, nhân viên Phòng Thiết kế - sản xuất, đã gửi giấy đề nghị thanh toán với yêu cầu chi tiền mặt 8.800.000 đồng để mua keo dán sách cho xưởng sản xuất Sau khi đề nghị chi được phê duyệt, Kế toán tiền mặt sẽ tiến hành lập thủ tục thanh toán.

Biểu mẫu 2.5: Giấy đề nghị thanh toán

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Kính gửi: Phòng Kế toán đồng kính gửi Giám đốc Công ty TNHH Quảng cáo

Họ và tên người đề nghị thanh toán: Nguyễn Hải Nam

Bộ phận (hoặc địa chỉ): Phòng Thiết kế - sản xuất

Nội dung thanh toán: Mua keo dán sách chuyển tới xưởng sản xuất.

(Viết bằng chữ: Tám triệu tám trăm nghìn đồng).

Kèm theo…….chứng từ gốc.

Giám đốc Kế toán trưởng Người đề nghị thanh toán

(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Phiếu chi được lập thành ba liên với đầy đủ chữ ký của Kế toán trưởng,

Thủ quỹ thực hiện việc ghi chép vào Sổ quỹ tiền mặt dựa trên Phiếu chi, đồng thời phát hành một liên cho người nhận tiền Hai liên còn lại sẽ được giao cho Kế toán tiền mặt để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.

(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty) Đơn vị:……… Địa chỉ:………

Mẫu số: S13 – DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)

Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Hải Nam Địa chỉ: Phòng Thiết kế - sản xuất

Lý do chi: Mua keo dán sách chuyển tới xưởng sản xuất.

(Viết bằng chữ: Tám triệu tám trăm nghìn đồng).

Kèm theo…….chứng từ gốc.

Giám đốc Thủ quỹ Kế toán trưởng Người nhận tiền Người lập phiếu

Đã nhận đủ số tiền là tám triệu tám trăm nghìn đồng (8.800.000 đồng) (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên).

Sau khi nhận được các chứng từ kế toán, Kế toán thanh toán sẽ ghi sổ kế toán chi tiết thanh toán với từng người bán Mỗi người bán sẽ được ghi vào một tờ sổ riêng, trong khi những người bán ít có quan hệ sẽ được ghi chung vào một tờ sổ Cuối kỳ, kế toán sẽ tổng hợp thông tin từ các sổ chi tiết để lập Bảng tổng hợp thanh toán với người bán.

Biểu mẫu 2.7: Sổ chi tiết thanh toán với người bán

SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN

TK: 331 Loại tiền: VNĐ Đối tượng: Công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ Việt Hồng

Số phát sinh Số dư

Ngày tháng Nợ Có N ợ Có

Biễu mẫu 2.8: Bảng tổng hợp thanh toán với người bán

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN

STT Tên nhà cung cấp

Dư đầu quý Số phát sinh Dư cuối quý

Nợ Có Nợ Có Nợ Có

2 Công ty CP giấy Thuận

Kế toán tổng hợp thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T

Công ty sử dụng tài khoản 331 - "Phải trả cho người bán" để ghi nhận các khoản nợ phải trả và theo dõi tình hình thanh toán nợ với các nhà cung cấp vật tư, hàng hóa và dịch vụ.

TK 331 được chi tiết cho từng nhà cung cấp như sau:

+ TK 331 VHO: Phải trả Công ty TNHH TM và DV Việt Hồng

+ TK 331 HLI: Phải trả Công ty TNHH Thương mại Hải Linh

+ TK 331 TT: Phải trả Công ty Cổ phần giấy Thuận Thành

+ TK 331 PĐA: Phải trả Công ty TNHH giấy Phúc Đạt

+ TK 331 5P: Phải trả Công ty Cổ phần 5P

+ TK 331 NC: Phải trả Công ty TNHH Ngọc Châu

+ TK 331 XN: Phải trả Xí nghiệp Nhựa

* Các Sổ kế toán tổng hợp Công ty sử dụng: Công ty áp dụng hình thức

Nhật ký chung, sử dụng các Sổ kế toán sau:

- Sổ Nhật ký đặc biệt (Nhật ký mua hàng, Nhật ký chi tiền)

- Sổ Cái các TK liên quan (TK 111,112,331…)

* Quy trình ghi Sổ kế toán tổng hợp:

Sơ đồ 2.5: Quy trình ghi Sổ kế toán tổng hợp thanh toán với nhà cung cấp

Bảng cân đối số phát sinh

Từ những chứng từ kế toán như Hóa đơn, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi,

Giấy báo Nợ là tài liệu quan trọng để ghi sổ kế toán Kế toán sẽ ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Sổ Nhật ký chung hoặc các Sổ Nhật ký đặc biệt như Nhật ký mua hàng và Nhật ký chi tiền Số liệu trên Sổ Nhật ký chung sẽ được điều chỉnh để loại trừ các số trùng lặp từ các Sổ Nhật ký đặc biệt, sau đó sẽ được ghi vào Sổ kế toán chính thức.

Cuối kỳ, cần tổng hợp số liệu từ từng Sổ Nhật ký đặc biệt để ghi vào Sổ Cái của các tài khoản kế toán liên quan.

Cuối kỳ, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh và các

Công ty sử dụng Nhật ký đặc biệt để ghi lại các giao dịch mua hàng hàng ngày Cuối kỳ, các nghiệp vụ trùng lặp trong Nhật ký mua hàng sẽ được loại trừ để đảm bảo tính chính xác.

Nhật ký chung thì số liệu được tổng hợp để ghi vào Sổ Cái TK 331.

Biểu mẫu 2.9: Nhật ký mua hàng

Mẫu số: S03a3 – DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)

SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG

Phải trả người bán (ghi Có)

07/10 00036 07/10 Thanh toán tiền mua da 22.000.000 2.200.000 24.200.000

Mua mực in chuyển thẳng tới xưởng sản xuất

4 30/11 Mua giấy in màu các loại 35.000.000 3.500.000 38.500.000

7 28/12 Mua mực in các loại 20.500.000 2.050.000 22.550.000

Biểu mẫu 2.10: Sổ Cái TK 331

Mẫu số: S03b – DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)

Quý 4 năm 2011 Tên TK: Phải trả người bán Số hiệu: TK 331

Mua thiết bị kỹ thuật đưa thẳng tới xưởng sản xuất

Mua mực in chuyển thẳng tới xưởng sản xuất

25/11 052693 25/11 Mua mực in nhập kho

Mua giấy in màu các loại nhập kho

28/12 052697 28/12 Mua mực in các loại

Công ty quản lý các khoản nợ với nhà cung cấp một cách chặt chẽ, thường xuyên theo dõi công nợ và định kỳ gửi thư xác nhận công nợ vào cuối quý và cuối năm Dưới đây là mẫu thư xác nhận công nợ của Công ty với Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Việt Hồng.

Biểu mẫu 2.11: Thư xác nhận công nợ

THƯ XÁC NHẬN CÔNG NỢ Kính gửi: Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Việt Hồng

Theo yêu cầu quản lý tài chính, Công ty TNHH Quảng cáo M & T đề nghị Quý Công ty xem xét số dư công nợ trong sổ kế toán.

Quý Công ty tại thời điểm ngày 31/12/2011 và xác nhận số dư hoặc có ý kiến khác vào mẫu dưới đây.

Chúng tôi xin thông báo rằng Thư xác nhận này được sử dụng để quản lý công nợ Các khoản nợ và thanh toán phát sinh sau ngày ghi trong thư sẽ không được tính vào số dư xác nhận.

Thư xác nhận xin gửi trực tiếp cho chúng tôi theo địa chỉ dưới đây: Địa chỉ: Phòng Kế toán – Công ty TNHH Quảng cáo M & T – Số 23/235

Nguyễn Ngọc Nại, Phường Khương Mai – Thanh Xuân – Hà Nội. Điện thoại: 043.5654 766.

Chúng tôi xác nhận số dư công nợ trên sổ kế toán tại thời điểm ngày

1 Công ty TNHH Quảng cáo M & T còn phải trả Quý Công ty:

Bằng chữ: Bảy mươi ba triệu không trăm chín mươi mốt ngàn tám trăm bảy mươi đồng.

Nếu đồng ý với số liệu nói trên, đề nghị ký xác nhận dưới đây:

Tôi/ Chúng tôi xác nhận số dư trên sổ của chúng tôi là đúng với số liệu nói trên

Nếu không đồng ý với số liệu nói trên, đề nghị cung cấp các thông tin dưới đây:

Chúng tôi không đồng ý với số liệu nói trên Lý do của khoản chênh lệch được chi tiết dưới đây:………

Ký xác nhận và đóng dấu

Thực trạng kế toán thanh toán với khách hàng tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T

Chứng từ, thủ tục luân chuyển chứng từ

* Chứng từ sử dụng bao gồm:

Hợp đồng kinh tế giữa Công ty và khách hàng quy định rõ ràng quyền và trách nhiệm của cả hai bên Nội dung hợp đồng bao gồm sản phẩm, thời gian và tiến độ thực hiện, giá trị hợp đồng, điều kiện nghiệm thu và bảo hành sản phẩm, cũng như hình thức thanh toán.

Hóa đơn GTGT do Công ty phát hành bao gồm ba liên: liên 1 để lưu trữ, liên 2 giao cho khách hàng, và liên 3 lưu chuyển nội bộ cho Phòng Kế toán ghi sổ Trên hóa đơn, cần ghi rõ tên hàng hóa và dịch vụ, giá bán chưa bao gồm thuế, thuế suất thuế GTGT, cùng với tổng số tiền thanh toán.

- Bản sao kê báo có của Ngân hàng

- Biên bản đối chiếu công nợ

- Biên bản nghiệm thu sản phẩm

Khách hàng thanh toán theo hình thức chuyển khoản qua Ngân hàng, Công ty không lập Ủy nhiệm thu.

* Thủ tục luân chuyển chứng từ:

Sơ đồ 2.6: Quy trình luân chuyển chứng từ

Khách hàng sẽ tiến hành thanh toán cho Công ty sau khi nhận và nghiệm thu sản phẩm hoàn thành, cùng với đầy đủ các chứng từ liên quan Thời gian thanh toán thường từ 15 đến 45 ngày, tùy thuộc vào giá trị hợp đồng.

Biên bản nghiệm thu sản phẩm,

Phòng sản xuất Phòng Kinh doanh

Khóa luận tốt nghiệp Kinh tế đồng) Khi tiền đã được chuyển từ tài khoản của khách hàng qua tài khoản của

Công ty tại Ngân hàng thì Ngân hàng sẽ gửi “Giấy báo có” cho Công ty

Khi nhận được chứng từ liên quan đến các khoản phải thu từ giá trị hợp đồng với khách hàng, kế toán công nợ cần ghi chép vào Sổ chi tiết phải thu khách hàng để theo dõi và quản lý hiệu quả.

Khi Ngân hàng thông báo rằng khách hàng đã thực hiện thanh toán, Kế toán ngân hàng sẽ ghi chép vào Sổ chi tiết tiền gửi Ngân hàng và Nhật ký thu tiền Đồng thời, Kế toán công nợ cũng sẽ cập nhật thông tin vào Sổ chi tiết phải thu khách hàng.

Kế toán chi tiết thanh toán với khách hàng tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T

* Nguyên tắc tổ chức hạch toán chi tiết:

- Mở Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng để theo dõi chi tiết theo từng khách hàng.

- Đối với những khách hàng có quan hệ thường xuyên thì theo dõi riêng trên một tờ Sổ chi tiết.

- Đối với những khách hàng ít có quan hệ thì theo dõi chung trên một tờ Sổ chi tiết.

Đối với công nợ bằng ngoại tệ, cần thiết lập Sổ chi tiết riêng để theo dõi nợ theo đơn vị nguyên tệ và áp dụng tỷ giá hối đoái phù hợp để quy đổi sang VNĐ.

* Các Sổ kế toán chi tiết sử dụng:

- Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng.

- Bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng.

* Quy trình ghi Sổ kế toán chi tiết:

Sơ đồ 2.7: Quy trình ghi Sổ kế toán chi tiết thanh toán với khách hàng

Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng

Bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng

Từ những chứng từ kế toán như Hóa đơn, Giấy báo Có, Bảng sao kê của

Ngân hàng sẽ thực hiện việc lập Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng thông qua Kế toán thanh toán Vào cuối kỳ, các Sổ chi tiết này sẽ được tổng hợp để tạo ra Bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng.

* Ví dụ minh họa hạch toán một số nghiệp vụ thanh toán với khách hàng tại

+ Ngày 02/12/2011 Hợp đồng 0302/2011/HĐKT, Công ty Cổ phần quốc tế

Sen Việt đã đồng ý thanh toán 40% giá trị hợp đồng theo thỏa thuận đã ký kết, bao gồm việc tạm ứng 40% tổng giá trị hợp đồng sau khi hai bên hoàn tất ký kết hợp đồng kinh tế Công ty sẽ xuất hóa đơn để ghi nhận giao dịch này.

GTGT số 000102 theo tổng giá thanh toán 40.986.000 đồng (Biểu mẫu 2.12).

+ Ngày 11/12/2011 Giấy báo có số 97 của Ngân hàng thông báo Công ty Cổ phần quốc tế Sen Việt chuyển tiền qua tài khoản ngân hàng thanh toán Hóa đơn

Sau khi ký biên bản nghiệm thu sản phẩm, khách hàng sẽ thực hiện thanh toán Phòng Kinh doanh sẽ lập Hóa đơn GTGT gồm 3 liên, trong đó liên 2 được giao cho khách hàng để làm căn cứ thanh toán Liên 1 sẽ được lưu lại tại cuống, trong khi liên 3 sẽ được lưu chuyển nội bộ để Phòng Kế toán có cơ sở ghi sổ.

Biểu mẫu 2.12: Hóa đơn GTGT của Công ty

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 1: Lưu Mẫu số:01GTKT3/001

Ngày 02 tháng 12 năm 2011 Số: 000102 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO M & T

Mã số thuế: 0102030864 Địa chỉ: Số 23/235 Nguyễn Ngọc Nại, phường Khương Mai, Q Thanh Xuân, HN

Họ tên người mua hàng:………

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần quốc tế Sen Việt

Mã số thuế: 0102399859 Địa chỉ: 104 Hoàng Văn Thái, Thanh Xuân, Hà Nội

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Số tài khoản: 0302826473-001

STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

01 Thanh toán 40% tổng giá trị hợp đồng số

0302/2011/HĐKT về việc “in sách giới thiệu về sản phẩm mới – sổ tay năm 2012 của

Cộng tiền hàng: 37.260.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3.726.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 40.986.000

Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi triệu, chín trăm tám sáu nghìn đồng /

Người mua hàng Người bán hàng

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

Giấy báo có là thông báo từ Ngân hàng gửi đến Công ty khi khách hàng thực hiện chuyển khoản thanh toán nợ Do Công ty không lập Ủy nhiệm thu, Kế toán tại Ngân hàng Thương mại sẽ tiến hành ghi nhận giao dịch này.

Khóa luận tốt nghiệp Kinh tế khoản của Công ty để kiểm tra, đồng thời đối chiếu với sổ phụ ngân hàng và bản sao kê của ngân hàng.

Biểu mẫu 2.13: Giấy báo có

Tài khoản nợ: Công ty cổ phần Quốc tế Sen Việt

Tài khoản có: Công ty TNHH Quảng cáo M & T

Số tiền bằng số: 40.986.000 đồng

Số tiền bằng chữ: Bốn mươi triệu, chín trăm tám sáu nghìn đồng.

Trích yếu: Thu tiền 40% giá trị Hợp đồng 0302/2011.

Người lập phiếu Kiểm soát Kế toán trưởng Giám đốc

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

* Sau khi có các chứng từ kế toán trên thì Kế toán thanh toán sẽ tiến hành ghi

Sổ kế toán chi tiết thanh toán với khách hàng giúp theo dõi từng khách hàng trên một tờ sổ riêng Đối với những khách hàng không thường xuyên, thông tin sẽ được ghi chép chung trên một tờ sổ chi tiết Cuối kỳ, kế toán sử dụng các sổ chi tiết này để lập Bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng.

Biểu mẫu 2.14: Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng

SỔ THEO DÕI CHI TIẾT PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG

TK: 131 Loại tiền: VNĐ Đối tượng: Công ty Cổ phần Quốc tế Sen Việt

Số phát sinh Số dư Số hiệu

Ngày tháng Nợ Có Nợ Có

Phải thu 30% giá trị hợp đồng 0301/2010

Phải thu 40% giá trị hợp đồng 0302/2010

Biễu mẫu 2.15: Bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG

Dư đầu quý Số phát sinh Dư cuối quý

Nợ Có Nợ Có Nợ Có

Tổng công ty giao thông vận tải TEDI

Nhà nước một thành viên Công trình Viettel

Tin học viễn thông hàng không AITS

Tổng công ty hàng không

Kế toán tổng hợp thanh toán với khách hàng tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T

Công ty sử dụng tài khoản 131 - “Phải thu của khách hàng” để ghi nhận các khoản nợ phải thu và theo dõi tình hình thanh toán từ khách hàng liên quan đến dịch vụ cung cấp và số lượng sổ sách in ấn đã hoàn thành.

TK 131 được chi tiết cho từng khách hàng như sau:

+ TK 131 VIETTEL: Phải thu Công ty TNHH Nhà nước một thành viên

+ TK 131 TEDI: Phải thu Tổng công ty giao thông vận tải TEDI

+ TK 131 AITS: Phải thu Công ty Cổ phần Tin học viễn thông hàng không

+ TK 131 Vietnam AIRLINE: Phải thu Tổng công ty hàng không Vietnam

+ TK 131 CMF: Phải thu Công ty tài chính Than – Khoáng sản.

+ TK 131: Phải thu Văn phòng chính phủ

* Các Sổ kế toán tổng hợp Công ty sử dụng: Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung, sử dụng các Sổ kế toán sau:

- Sổ Nhật ký đặc biệt (Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền)

- Sổ Cái các TK liên quan (TK 111,112,131…)

* Quy trình ghi Sổ kế toán tổng hợp:

Sơ đồ 2.8: Quy trình ghi Sổ kế toán tổng hợp thanh toán với khách hàng

Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ

Kế toán sử dụng các chứng từ như Hóa đơn, Giấy báo Có và Bảng sao kê ngân hàng làm căn cứ để ghi sổ Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được ghi vào Sổ Nhật ký chung hoặc Sổ Nhật ký đặc biệt tương ứng, như Nhật ký bán hàng.

Số liệu trong Sổ Nhật ký chung, sau khi đã loại trừ các số liệu trùng lặp từ các Sổ Nhật ký đặc biệt, sẽ được ghi nhận thường xuyên vào Sổ Cái theo từng tài khoản.

Bảng cân đối số phát sinh

Khóa luận tốt nghiệp Kinh tế kế toán phù hợp Cuối kỳ, tổng hợp từng Sổ Nhật ký đặc biệt lấy số liệu ghi vào Sổ

Cái các tài khoản liên quan.

Cuối kỳ, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh và các Báo cáo tài chính.

Công ty sử dụng Nhật ký đặc biệt để ghi chép các nghiệp vụ xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng, liên quan đến giá trị công trình hoàn thành hoặc toàn bộ giá trị công trình Cuối kỳ, sau khi loại trừ các nghiệp vụ trùng lặp giữa Nhật ký bán hàng và Nhật ký chung, số liệu sẽ được tổng hợp và ghi vào Sổ Cái TK 131.

Biểu mẫu 2.16: Nhật ký bán hàng

Mẫu số: S03a4 – DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)

SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG

Phải thu khách hàng (Ghi Nợ

Số hiệu Ngày tháng TK 511 TK 3331

01/10 000097 01/10 Phải thu 40% giá trị hợp đồng 0302/2010 45.039.500 40.945.000 4.094.500

28/10 000099 28/10 Thanh lý 30% giá trị hợp đồng 64 31.405.000 28.550.000 2.855.000

30/12 000105 30/12 Thanh lý 80% giá trị hợp đồng 84 60.917.600 55.379.636 5.537.964

Biểu mẫu 2.17: Sổ Cái TK 131

Mẫu số: S03b – DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)

Quý 4 năm 2011 Tên TK: Phải thu của khách hàng Số hiệu: TK 1 31

Số phát sinh Số hiệu

7 01/10 Phải thu 40% giá trị hợp đồng 0302/2011

7 01/10 Thuế GTGT được khấu trừ 3331 4.094.500

20/10 000099 20/10 Thanh lý 30% giá trị hợp đồng 64 511 28.550.000

3 30/12 Thanh lý 80% giá trị hợp đồng 84

Công ty quản lý các khoản nợ với khách hàng một cách chặt chẽ, bao gồm việc theo dõi công nợ thường xuyên và định kỳ đối chiếu công nợ vào cuối quý và cuối năm Dưới đây là biên bản đối chiếu công nợ giữa Công ty và Công ty Cổ phần In Long Việt.

Biểu mẫu 2.18: Biên bản đối chiếu công nợ

CÔNG TY TNHH QC M&T CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Số: ……… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

V/v: “Đối chiếu công nợ đến 31/12/2011” Hà Nội, ngày 30 tháng 12 năm 2011

BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ

GIỮA CÔNG TY CP IN LONG VIỆT VÀ CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO M&T

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số 03/2009 ngày 12/08/2010 giữa Công ty CP in Long Việt với công ty TNHH quảng cáo M&T về in ấn sổ sách và catolo

Căn cứ vào số liệu sổ sách công nợ đến ngày 31/12/2011 của Công ty CP In

Hai bên cùng nhau đối chiếu xác nhận công nợ công trình như sau:

I/ ĐẠI DIỆN CÔNG TY CP IN LONG VIỆT BIỂN (BÊN A)

+ Ông: Nguyễn Minh Văn - Kế toán trưởng

+ Bà: Nguyễn Thị Kim Ánh - Kế toán công nợ

II/ ĐẠI DIỆN CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO M & T(BÊN B)

+ Bà: Trần Thanh Hà - Kế toán trưởng

+ Bà: Nguyễn Thị Minh - Kế toán công nợ

1, Phần Công ty TNHH quảng cáo M&T được hưởng: 82.234.808 đồng

+ Khối lượng thanh toán giai đoạn trước thuế: 55.379.636 đồng.

+ Thuế GTGT đã viết là: 5.537.964 đồng.

2, Phần Công ty CP In Long Việt đã thanh toán cho bên B: 22.986000 đồng

Tính đến ngày 31/12/2011 Công ty CP In Long Việt còn nợ Công ty TNHH

Quảng cáo M&T là 59.248.808 đồng (Năm mươi chín triệu, hai trăm bốn mươi tám ngàn, tám trăm linh tám đồng)

Công ty TNHH Quảng cáo M&T Công ty CP in Long Việt

Kế toán Kế toán trưởng Kế toán Kế toán trưởng

(ký, họ tên) (ký, họ tên, dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên, dấu

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO M & T 46 3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán thanh toán với khách hàng và nhà

Ưu điểm

Bộ phận Kế toán của Công ty bao gồm những nhân viên giàu kinh nghiệm và kiến thức, chuyên trách các lĩnh vực kế toán khác nhau như kế toán thanh toán, kế toán tiền mặt và kế toán ngân hàng Sự phối hợp giữa các mảng này giúp đảm bảo quá trình giao dịch, theo dõi, kiểm tra và kiểm soát với khách hàng và nhà cung cấp diễn ra một cách thuận lợi, an toàn và đúng quy trình.

Công ty thực hiện công tác kế toán theo quy định hiện hành, tuân thủ Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 14/9/2006, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung, đảm bảo hệ thống chứng từ và sổ sách tuân thủ đúng chuẩn mực kế toán hiện hành của Nhà nước Việc lưu trữ và bảo quản sổ sách, chứng từ kế toán được thực hiện một cách nghiêm ngặt và cẩn thận, phù hợp với quy định của Nhà nước.

Các tài khoản được sử dụng cần phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh và phương pháp hạch toán kế toán của Công ty Việc tổ chức theo dõi công nợ trên các tài khoản chi tiết là rất quan trọng; các khoản phải thu và phải trả được theo dõi một cách khoa học và dễ hiểu, phù hợp với các đối tượng thanh toán của Công ty.

Phương thức thanh toán giữa khách hàng và nhà cung cấp chủ yếu được thực hiện qua chuyển khoản ngân hàng, giúp kiểm soát quá trình thanh toán một cách dễ dàng và chặt chẽ hơn.

Nhược điểm

Công ty chuyên in ấn và sản xuất sổ sách nhưng vẫn duy trì hình thức kế toán truyền thống bằng giấy tờ và ghi sổ thủ công, không sử dụng phần mềm kế toán hiện đại.

Công ty không áp dụng phần mềm kế toán, dẫn đến việc không thể mã hóa thông tin khách hàng và nhà cung cấp, mà chỉ sử dụng các ký hiệu viết tắt trên tài liệu và sổ sách Chẳng hạn, Công ty CP Quốc tế Sen Việt được ký hiệu là SENVIET.

- Khách hàng thanh toán tiền theo hình thức chuyển khoản qua Ngân hàng nhưng Công ty lại không sử dụng Ủy nhiệm chi.

- Công ty không lập dự phòng bảo hành sản phẩm; Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Công ty cần lập Dự phòng phải thu khó đòi để bảo vệ tài chính trước các khoản phải thu từ khách hàng, đặc biệt là những hợp đồng nhỏ lẻ và lớn chưa thanh toán Nếu các khoản này quá hạn mà khách hàng không thanh toán hoặc không có khả năng thanh toán, Công ty sẽ chịu tổn thất nghiêm trọng Việc lập Dự phòng sẽ giúp Công ty giảm thiểu rủi ro tài chính và đảm bảo sự ổn định trong hoạt động kinh doanh.

- Khách hàng thanh toán tiền theo hình thức chuyển khoản qua Ngân hàng nhưng Công ty lại không sử dụng Ủy nhiệm chi.

Công ty cần lập Dự phòng phải thu khó đòi để bảo vệ tài chính trước những khoản phải thu từ khách hàng trong các Hợp đồng xây lắp, thường có giá trị từ vài trăm triệu đến vài tỷ đồng Nếu khách hàng không thanh toán đúng hạn hoặc không có khả năng thanh toán, công ty sẽ phải chịu tổn thất lớn Việc dự phòng này giúp giảm thiểu rủi ro tài chính và đảm bảo sự ổn định cho công ty.

Công ty đang chiếm dụng vốn với số nợ 156.782.870 đồng đối với nhà cung cấp, trong khi nợ của khách hàng là 120.820.688 đồng Việc này có thể mang lại lợi ích khi công ty sử dụng khoản vốn từ nhà cung cấp cho đầu tư và sản xuất Tuy nhiên, nếu không quản lý tài chính hiệu quả để thanh toán nợ đúng hạn, công ty có thể đối mặt với hình phạt nợ quá hạn và mất uy tín với nhà cung cấp.

Phương hướng hoàn thiện

Công ty cần phát huy những ưu điểm và khắc phục nhược điểm trong công tác kế toán, đặc biệt là kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Việc cải thiện này sẽ giúp công ty hoàn thiện hơn trong quản lý tài chính và tạo dựng mối quan hệ tốt hơn với đối tác.

Khóa luận tốt nghiệp Kinh tế giải pháp để giúp hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty.

Các giải pháp hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà

cung cấp tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T.

3.2.1 Về công tác quản lý thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp

Công ty thực hiện công tác quản lý thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp một cách chặt chẽ và đúng trình tự Quá trình này bao gồm việc giao dịch, kiểm tra và kiểm soát từ khâu lập kế hoạch cho đến chứng từ và sổ sách quản lý Sự phối hợp giữa nhân viên thu mua, các phòng ban liên quan và nhân viên kế toán là rất quan trọng, với kế toán trưởng chịu trách nhiệm chung và sự xét duyệt cần thiết.

Giám đốc Công ty Định kỳ, xác nhận công nợ với khách hàng và nhà cung cấp.

Công ty cần tăng cường và phát triển đội ngũ kế toán, đặc biệt là bộ phận kế toán liên quan đến nghiệp vụ thanh toán Để giảm tình trạng chiếm dụng vốn và cải thiện tình hình thanh toán công nợ, công ty nên áp dụng các biện pháp thu hồi công nợ hiệu quả Đồng thời, việc thanh toán kịp thời các khoản nợ đến hạn là rất quan trọng để duy trì uy tín với nhà cung cấp và tránh rủi ro bị quá hạn.

3.2.2 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ

Công ty đã thiết lập hệ thống chứng từ theo quy định và chuẩn mực kế toán hiện hành, đảm bảo quy trình luân chuyển chứng từ diễn ra chặt chẽ với đầy đủ chữ ký và phê duyệt của Kế toán trưởng và Giám đốc Tuy nhiên, để nâng cao tính chính xác trong ghi chép sổ sách, công ty cần kiểm tra kỹ lưỡng hơn đối với các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc mua nguyên vật liệu chuyển thẳng tới xưởng sản xuất mà không qua nhập kho.

Khóa luận tốt nghiệp Kinh tế thiếu và chênh lệch Cần phải có thêm những chứng từ về nguyên vật liệu mua chuyển thẳng, sử dụng ở xưởng sản xuất.

Công ty nên thiết lập Ủy nhiệm thu tại Ngân hàng nơi mở tài khoản để yêu cầu thu tiền từ khách hàng Ủy nhiệm thu là chứng từ kế toán và tài liệu pháp lý được pháp luật công nhận Mẫu Ủy nhiệm thu được lập tương tự như mẫu Ủy nhiệm chi với cấu trúc cụ thể.

Biểu mẫu 2.19: Ủy nhiệm thu

BIDV ỦY NHIỆM THU Số:…………

Phí Ngân hàng Đơn vị/Người yêu cầu: ………

Tại Ngân hàng: ……… Đơn vị/Người trả: ………

Kế toán trưởng Chủ tài khoản

(ký, họ tên) (ký, đóng dấu)

Giao dịch viên Kiểm soát

3.2.3 Về sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp

Công ty áp dụng phương pháp ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung, sử dụng mẫu sổ kế toán chi tiết và tổng hợp theo quy định của Bộ Tài chính Để nâng cao hiệu quả quản lý thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp, Sổ kế toán chi tiết thanh toán cần bổ sung cột thời gian thanh toán Việc này sẽ giúp theo dõi công nợ đến hạn và quá hạn một cách thuận tiện, từ đó có biện pháp thu hồi hoặc trả nợ kịp thời.

3.2.4 Về báo cáo kế toán liên quan đến thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp

Công ty cần lập báo cáo công nợ để quản lý tình hình thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp một cách hiệu quả Hiện tại, công tác theo dõi chỉ dừng lại ở mức độ theo dõi mà chưa có báo cáo cụ thể Kế toán công nợ sẽ chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu từ sổ sách và chứng từ định kỳ, nêu rõ số nợ đã thanh toán và chưa thanh toán với nhà cung cấp, cũng như số nợ đã thu hồi và còn tồn đọng từ khách hàng Sau khi hoàn thành, báo cáo sẽ được Kế toán trưởng kiểm tra và gửi cho Giám đốc cùng Hội đồng quản trị để thực hiện các biện pháp quản lý công nợ kịp thời và chính xác.

Biểu mẫu 2.20: Biên bản đối chiếu công nợ

CÔNG TY TNHH QC M&T CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Số: ……… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

V/v: “Đối chiếu công nợ đến 31/12/2011” Hà Nội, ngày 30 tháng 12 năm 2011

BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ

GIỮA CÔNG TY CP QUỐC TẾ SEN VIỆT VÀ CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO M&T

Căn cứ vào số liệu sổ sách công nợ đến ngày 31/12/2011 của Công ty CP

Hai bên cùng nhau đối chiếu xác nhận công nợ công trình như sau:

SỔ THEO DÕI CHI TIẾT PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG

TK: 131 Loại tiền: VNĐ Quý IV năm 2011

Số phát sinh Số dư

1/10 Phải thu 30% giá trị hợp đồng 0301/2010 511 40.945.000 40.945.000

02/12 Phải thu 40% giá trị hợp đồng 0302/2010 511 37.260.000 37.260.000

Tính đến ngày 31/12/2011 Công ty CP Quốc tế Sen Việt còn nợ Công ty

TNHH Quảng cáo M&T là 0 đồng (Không đồng)

Công ty TNHH Quảng cáo M&T Công ty CP Quốc tế Sen Việt

Kế toán Kế toán trưởng Kế toán Kế toán trưởng

(ký, họ tên) (ký, họ tên, dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên, dấu

Công ty nên tích cực áp dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực kế toán, chẳng hạn như sử dụng phần mềm kế toán, nhằm giảm thiểu khối lượng chứng từ, sổ sách và giấy tờ Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả công việc kế toán.

Khi ghi sổ kế toán cho cùng một nghiệp vụ kinh tế, kế toán thủ công cần ghi chép vào nhiều loại sổ khác nhau Ngược lại, với phần mềm kế toán, chỉ cần nhập dữ liệu một lần duy nhất và thực hiện một vài thao tác vào cuối kỳ để hoàn thiện toàn bộ số liệu kế toán.

Quá trình thực tập tại Công ty TNHH Quảng cáo M&T đã mang lại cho tôi nhiều kiến thức và kinh nghiệm quý báu về kế toán, đặc biệt là trong lĩnh vực hạch toán kế toán thanh toán.

Qua việc chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng tại

Tại Công ty TNHH Quảng cáo M&T, em đã có cơ hội hiểu rõ hơn về thực tế công tác kế toán thanh toán, khác với những gì đã học lý thuyết ở trường Tuy nhiên, những đánh giá và phân tích về giải pháp hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng mà em trình bày trong chuyên đề này chỉ phản ánh kiến thức hạn chế của một sinh viên, do đó không thể tránh khỏi những thiếu sót.

Chính nhờ sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị trong Phòng

Kế toán tại Công ty TNHH Quảng cáo M&T đã được hoàn thành với sự hỗ trợ và hướng dẫn tận tình từ giáo viên hướng dẫn, TS Lê Kim Ngọc Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu này!

Hà Nội, ngày … tháng 09 năm 2012

1 Giáo trình Kế toán doanh nghiệp của trường ĐH KTQD

2 Giáo trình Tổ chức công tác kế toán của trường ĐH KTQD

3 Hồ sơ Công ty TNHH Quảng cáo M & T

4 Các tài liệu, chứng từ, sổ sách, Báo cáo tài chính của Công ty TNHH

6 Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày

7 Thông tư số 34/2011/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày

Hà Nội, ngày… tháng… năm…….

Tiêu đề	Hoàn Thiện Kế Toán Thanh Toán Với Khách Hàng Và Nhà Cung Cấp Tại Công Ty TNHH Quảng Cáo M & T
Tác giả	Vương Thị Thảo
Người hướng dẫn	TS. Lê Kim Ngọc
Trường học	Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Chuyên ngành	Kế Toán
Thể loại	Thực Tập Chuyên Ngành
Năm xuất bản	2012
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	68
Dung lượng	415,12 KB