CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI
QUAN HỆ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN
Hoạt động kinh doanh thương mại là hoạt động lưu thông phân phối hàng hóa trên thị trường buôn bán của từng quốc gia riêng biệt hoặc giữa các quốc gia với nhau Hoạt động đặc trưng cơ bản của một doanh nghiệp thương mại là quá trình lưu chuyển hàng hóa gồm: mua, bán và dự trữ hàng hóa mà không làm thay đối hình thái vật chất của hàng Đối tượng kinh doanh thương mại được chia theo ngành hàng bao gồm: hàng vật tư, thiết bị; hàng công nghệ phẩm tiêu dùng; hàng lương thực, thực phẩm chế biến Sự khác biệt trong hoạt động của doanh nghiệp thương mại so với doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ đã làm cho kế toán trong doanh nghiệp thương mại có những điểm riêng biệt để có thể phản ánh một cách đúng nhất tình hình hoạt động của doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm, vị trí của thanh toán với người mua và người bán trong các quan hệ thanh toán
Quan hệ thanh toán được hiểu là quan hệ kinh tế xảy ra khi doanh nghiệp có quan hệ phải thu, phải trả với các con nợ, chủ nợ của mình về một khoản vay nợ tiền vốn trong sản xuất kinh doanh Một chu kì sản xuât kinh doanh có liên tục hay không, cung cầu về vốn trong kinh doanh có cân đối hay không phụ thuộc rất nhiều vào quan hệ thanh toán của doanh nghiệp. Phân theo đối tượng thanh toán có các quan hệ thanh toán chủ yếu sau:
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng
- Quan hệ thanh toán với nhà cung cấp
- Quan hệ thanh toán vói Ngân sách nhà nước
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các bên đối tác liên doanh
- Quan hệ thanh toán nội bộ
- Các quan hệ thanh toán khác: như quan hệ thanh toán với Ngân hàng, các tổ chức tài chính về các khoản tiền vay, quan hệ thế chấp, ký quỹ, ký cược.
Sở dĩ có quan hệ thanh toán là do sự chiếm dụng vốn lẫn nhau giữa doanh nghiệp với các tổ chức, cá nhân Khi doanh nghiệp tiến hành sản xuất kinh doanh sẽ phát sinh hàng loạt các chi phí như chi phí mua hàng, chi phí trả lương công nhân viên, các khoản phải nộp ngân sách nhà nước…Việc chi trả các khoản này đòi hỏi một lượng vốn rất lớn vượt xa lượng vốn mà doanh nghiệp huy động được từ các chủ sở hữu của mình nên việc chi trả ngay lập tức tất cả các khoản chi phí đó bằng tiền mặt là không thể thực hiện được dẫn đến việc doanh nghiệp phải chiếm dụng vốn của các tổ chức, cá nhân để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh của mình
Các khoản phải thanh toán trong doanh nghiệp bao gồm khoản phải thu và khoản phải trả Trong đó các khoản phải thu là phần vốn doanh nghiệp bị các tổ chức khác chiếm dụng và có trách nhiệm thu hồi Các khoản phải trả là các khoản doanh nghiệp đi vay hoặc chiếm dụng vốn của các tổ chức cá nhân khác và doanh nghiệp có nghĩa vụ chi trả
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thì doanh nghiệp có quan hệ thanh toán với rất nhiều tổ chức cá nhân khác nhau nhưng quan hệ thanh toán với người mua và người bán có vai trò rất quan trọng Nghiệp vụ thanh toán với người bán phát sinh trong quá trình cung ứng các yếu tố đầu vào cho quá trình kinh doanh Khi sự vận động của vật tư và tiền tệ không cùng một thời điển thì sẽ xuất hiện khoản phải thu, phải trả người bán
Nghiệp vụ thanh toán với người mua là nghiệp vụ phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ khi thời điểm bán hàng và thu tiền không cùng một thời điểm
Quan hệ thanh toán với người bán và người mua nảy sinh trong quá trình doanh nghiệp thực hiện giai đoạn mua hàng và bán hàng - hai giai đoạn cơ bản đối với bất cứ một doanh nghiệp kinh doanh thương mại nào Do vậy đối với các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp kinh doanh thương mại nói riền thì nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán phát sinh thường xuyên nhất, nhiều nhất trong doanh nghiệp và quy mô của các nghiệp vụ thanh toán này luôn chiếm tỷ trọng rất lớn trong các quan hệ thanh toán phát sinh trong doanh nghiệp
1.1.2 Vai trò của thanh toán với người mua, người bán trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Doanh nghiệp không thể chi trả tất cả các chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh với lượng vốn chủ sở hữu có hạn dẫn đến việc phải chiếm dụng vốn của tổ chức khác làm phát sinh quan hệ thanh toán Trong tất cả các khoản phải thu thì phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng lón nhất Luồng tiền thu được từ khách hàng là nguồn chính để doanh nghiệp chi trả các khoản nợ và tiếp tục chu kì kinh doanh của mình Việc quản lý và thu hồi nợ tốt sẽ nâng cao khả năng thanh toán của doanh nghiệp đảm bảo cho doanh nghiệp có tình hình tài chính vững mạnh để vượt qua những khó khăn có thể gặp phải trong suốt quá trình hoạt động của mình và quyết định sự liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh
Quan hệ thanh toán là yếu tố của hoạt động tài chính và là cơ sở cho công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp Việc bảo đảm cho quan hệ thanh toán tiến hành một cách hợp lý và hiệu quả sẽ góp phần nâng cao khả năng thanh toán và hiệu quả hoạt động tài chính của doanh nghiệp
Việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán chi tiết theo đối tượng, thời gian và tình hình thanh toán sẽ cung cấp cho nhà quản lý các thông tin cần thiết cho quản lý tài chính Thông qua các thông tin này các nhà quản trị sẽ nắm được tình hình thanh toán của doanh nghiệp để từ đó đưa ra các chính sách thu hồi nợ, thanh toán nợ và cân đối tài chính doanh nghiệp giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng sao cho hợp lý
Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán phát sinh đều được biểu hiện qua các chứng từ, sổ sách kế toán nên việc quản lý các khoản nợ và thu hồi nợ phải được tiến hành thông qua kế toán Từ sự quản lý thường xuyên và chi tiết của kế toán mà ban giám đốc sẽ có những quyết định đúng đắn, biện pháp kịp thời trong việc thu hồi nợ phải thu sớm nhất có thể từ phía khách hàng nhưng vẫn phải đảm bảo duy trì mối quan hệ tốt với bạn hàng, đồng thời chi trả đúng hạn cho người bán nhằm nâng cao uy tín cho công ty
Nhìn chung quan hệ thanh toán với người mua và người bán có ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính của doanh nghiệp Quản lý tốt quan hệ thanh toán này sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tình hình tài chính của doanh nghiệp luôn ổn định và lành mạnh.
1.1.3 Đặc điểm nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán trong các doanh nghiệp thương mại và nhiệm vụ kế toán
1.1.3.1 Đặc điểm nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán
Khi một nghiệp vụ mua, bán hàng hóa phát sinh thì cùng với những điều kiện về đặc tính sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ hai bên cũng sẽ thỏa thuận những điều khoản liên quan đến thanh toán để tránh xảy ra tranh chấp trong tương lai Các điều kiện về thanh toán thường gồm: điều kiện về tiền tệ, phương thức thanh toán, địa điểm, thời hạn thanh toán, chiết khấu thanh toán.
Về điều kiện tiền tệ, với các hoạt động thanh toán trong một nước thì đồng tiền được lựa chọn trong thanh toán là đồng tiền thống nhất của quốc gia.Chẳng hạn, hoạt động giao dịch mua bán hàng hóa diễn ra tại Việt Nam thì đồng tiền sử dụng chủ yếu và Việt Nam đồng, ngoài ra còn sử dụng một số đồng ngoại tệ mạnh như USD, EURO trong thanh toán Với quan hệ thanh toán quốc tế thì tiền tệ được sử dụng trong thanh toán thường là các ngoại tệ mạnh như: USD, EURO, JPY, GBP trong đó USD và EURO là được sử dụng nhiều nhất.
CÁC PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN ÁP DỤNG PHỔ BIẾN
Phương thức thanh toán là yếu tố rất quan trọng trong hoạt động thương mại, thông thường khi có giao dịch phát sinh thì hai bên đồng thời thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó Các phương thức thanh toán mà doanh nghiệp thương mại thường sử dụng có thể chia thành thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt Xu hướng của các doanh nghiệp là tiến tới thanh toán không dùng tiền mặt, hạn chế việc sử dụng tiền mặt trong lưu thông như vật sẽ an toàn, tiết kiệm chi phí và doanh nghiệp có thể quản lý việc thanh toán dễ dàng hơn.
1.2.1 Phương thức thanh toán bằng tiền mặt
Phương thức thanh toán bằng tiền mặt hiện nay không được các doanh nghiệp sử dụng nhiều Thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu áp dụng cho những giao dịch phát sinh số tiền nhỏ, nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên hẹp hoặc thanh toán cho công nhân viên Nhìn chung việc sử dụng phương thức thanh toán bằng tiền mặt ngày càng thu hẹp, các doanh nghiệp đang chuyển dần sang thanh toán không dùng tiền mặt Phương thức thanh toán bằng tiền mặt có thể chia thành:
- Thanh toán bằng Việt Nam đồng
- Thanh toán bằng ngoại tệ
- Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng
- Thanh toán bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hoặc giấy tờ có giá trị như tiền.
1.2.2 Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt
Phương thức thanh toán này được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi trong hoạt động kinh doanh thương mại Các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt rất đa dạng, tùy theo tính chất của hoạt động thanh toán mà các doanh nghiệp sẽ lựa chọn những phương thức thanh toán phù hợp nhất Có thể kể ra đây một số loại phương thức thanh toán không dùng tiền mặt chủ yếu sau:
1.2.2.1 Phương thức thanh toán bằng ủy nhiệm thu (chi)
Theo phương thức này thì chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu (chi) hộ với một đối tượng nào đó do doanh nghiệp chỉ định có tài khoản ở cùng ngân hàng hoặc khác ngân hàng. Đặc điểm của phương thức này là chỉ luân chuyển tiền trong phạm vi một quốc gia hay là giữa ngân hàng với khách hàng trực tiếp, thủ tục đơn giản tiện lợi Tuy nhiên mỗi quốc gia, khu vực có đặc điểm riêng về kinh tế và chế độ chính sách do vậy để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia thanh toán thì cần có nhiều điều kiện ràng buộc hơn, nhiều thủ tục hơn sao cho quá trình thanh toán an toàn không gây phương hại đến các bên tham gia. Chính vì những đặc điểm này mà phương thức này hầu như không được sử dụng trong thanh toán quốc tế Phương thức thanh toán bằng ủy nhiệm thu (chi) thường được các doanh nghiệp sử dụng đối với các đối tượng có quan hệ mua bán với doanh nghiệp lâu năm và trong cùng một Quốc gia như vậy sẽ đảm bảo an toàn cho cả hai bên trong thanh toán.
Chứng từ thanh toán xuất hiện trong phương thức này gồm có: Ủy nhiệm thu (chi), Giấy báo Có (Nợ).
Phương thức chuyển tiền là phương thức thanh toán trong đó người trả tiền yêu cầu ngân hàng của mình chuyển số tiền nhất định cho người hưởng lợi ở một địa điểm nhất định bằng phương tiện chuyển tiền (điện hoặc thư). Trong thực tế sử dụng thì chuyển tiền có thể theo một trong hai hình thức là chuyển tiền trả sau và chuyển tiển trả trước
Chuyển tiền trả sau là hình thức chuyển tiền trả cho người nhập khẩu sau khi nhận hàng Theo phương thức này thì người nhập khẩu sau khi nhận được hàng hóa và chứng từ hàng hóa do người xuất khẩu giao sẽ lập lệnh chuyển tiền yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển tiền cho người thụ hưởng Khi
Hàng hóa, chứng từ hàng hóa
Nhà nhập khẩu Nhà xuất khẩu
Ngân hàng đại lý Báo Có Chuyển tiền nhận được lệnh này ngân hàng phục vụ người nhập khẩu sẽ chuyển tiền cho người nhận thông qua ngân hàng đại lý Nội dụng quy trình thực hiện phương thức thanh toán chuyển tiền trả sau được mô tả qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: Quy trình thực hiện phương thức thanh toán chuyển tiền trả sau
Trong quy trình chuyển tiền trả sau nếu người nhập khẩu gặp khó khăn về tài chính hoặc thiếu thiện chí trong thanh toán thì có thể dẫn đến việc chậm thanh toán tiền cho người xuất khẩu Khi đó người xuất khẩu bị thiệt hại do việc thanh toán chậm, trong khi ngân hàng không có nhiệm vụ và cách thức gì để đôn đốc người nhập khẩu nhanh chóng trả tiền mà chỉ đóng vai trò trung gian thanh toán Để khắc phục tình trạng này người xuất khẩu có thể yêu cầu người nhập khẩu sử dụng chuyển tiền theo hình thức trả trước.
Chuyển tiền theo hình thức trả trước tương tự như trả sau chỉ khác ở chỗ người nhập khẩu nhập lệnh chuyển tiền và người xuất khẩu nhận được tiền trước khi giao hàng Với hình thức chuyển tiền này thì người xuất khẩu đã nhận được tiền nên không sợ thiệt hại do trả chậm hay bị người nhập khẩu chiếm dụng hàng hóa Tuy nhiên hình thức này lại đem lại rủi ro cho người nhập khẩu ở chỗ người nhập khẩu đã thanh toán cho người xuất khẩu hàng rồi nhưng chưa nhận được hàng và phải chờ đợi người xuất khẩu giao hàng mà không có biện pháp nào để thúc ép họ giao hàng đúng hạn Để khắc phục tình trạng này thì người nhập khẩu lại muốn sử dụng hình thức chuyển tiền sau và hai bên có thể dẫn đến mâu thuẫn trong thỏa thuận phương thức thanh toán. Nếu điều này xảy ra cách tốt nhất là hai bên nên sử dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ
Qua nội dung quy trình chuyển tiền cả trả trước và trả sau ta có thể thấy trong hình thức này thì ngân hàng chỉ đóng vai trò trung gian thực hiện chuyển tiền và nhận hoa hồng chứ không có trách nhiệm ràng buộc nào cả. Việc giao hàng và thanh toán tiền hàng hoàn toàn phụ thuộc vào thiện chí của bên nhập khẩu và bên xuất khẩu vì vậy khó đảm bảo quyển lợi cho cả hai bên. Tuy nhiên phương thức này có ưu điểm là thủ tục thanh toán đơn giản, thời gian thanh toán nhanh chóng do vậy các nhà xuất nhập khẩu vẫn sử dụng phương thức thanh toán này trong thương mại quốc tế nhưng chỉ áp dụng trong trường hợp hai bên mua bán có quan hệ lâu đời và tín dụng tín nhiệm lẫn nhau hay khi giá trị hợp đồng không lớn lắm.
Bộ chứng từ thanh toán trong phương thức này gồm có: Hợp đồng thương mại, Hóa đơn, Tờ khai hàng hóa nhập khẩu.
1.2.2.3 Phương thức thanh toán nhờ thu
Phương thức nhờ thu là phương thức mà người xuất khẩu sau khi giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ thì ủy thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ tiền từ người nhập khẩu dựa trên cơ sở hối phiếu và chứng từ do người xuất khẩu lập ra Phương thức nhờ thu có hai loại là nhờ thu hối phiếu trơn và nhờ thu hối phiếu kèm chứng từ.
Phương thức nhờ thu phiếu trơn là phương thức nhờ thu trong đó người xuất khẩu ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người nhập khẩu căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra còn chứng từ hàng hóa thì gửi thẳng cho người nhập khẩu không gửi cho ngân hàng
Ngân hàng nhận ủy thác thu
Nhà xuất khẩu Nhà nhập khẩu
Phương thức nhờ thu liên quan đến hai loại chứng từ là chứng từ thương mại (hóa đơn thương mại, vận đơn và các loại chứng nhận liên quan đến hàng hóa) và chứng từ tài chính (hối phiếu) Có thể nói nhờ thu hối hiếu trơn là hình thức nhờ thu trong đó chứng từ tài chính tách rời chứng từ thương mại Quy trình thực hiện phương thức nhờ thu hối phiếu trơn có thể tóm tắt như sau:
Sơ đồ 2: Quy trình thực hiện phương thức nhờ thu hối phiếu trơn
Bước 1: Nhà xuất khẩu giao hàng hóa và bộ chứng từ cho người nhập khẩu.
Bước 2: Sau khi giao hàng hóa và bộ chứng từ hàng hóa cho người nhập khẩu thì người xuất khẩu lập chỉ thị nhờ thu và hối phiếu nộp vào ngân hàng để ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người nhập khẩu.
Bước 3: Ngân hàng nhận ủy thác sẽ chuyển chỉ thị nhờ thu và hối phiếu cho ngân hàng đại lý thông báo cho người nhập khẩu biết
Bước 4: Ngân hàng đại lý chuyển cho người nhập khẩu để yêu cầu chấp nhận hay thanh toán ngay.
Bước 5: Người nhập khẩu thông báo đồng ý trả tiền hay từ chối thanh toán.
Bước 6: Ngân hàng đại lý trích tiền từ tài khoản của người nhập khẩu chuyển sang cho ngân hàng ủy thác nếu nhà nhập khẩu chấp nhận thanh toán hoặc thông báo cho ngân hàng nhận ủy thác việc nhà nhập khẩu không chấp nhận thanh toán.
KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA
1.3.1 Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau:
Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra đôn đốc việc thu hồi nợ Đối với các khách hàng giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản. Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo VNĐ Các khoản phải thu lúc cho nợ được phản ánh theo tỷ giá hối đoái thực tế tại thời điểm đó, lúc thu nợ phản ánh theo tỷ giá lúc cho nợ còn phần chênh lệch phản ánh vào thu chi hoạt động tài chính Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư khoản phải thu theo tỷ giá thực tế. Đối với các khoản phải thu phát sinh bằng vàng bạc, đá quý cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế.
Cần phải phân loại các khoản phải thu khách hàng theo thời gian thanh toán cũng như theo đối tượng nhất là những đối tượng có vấn đề để có kế hoạch và biện pháp thu hồi nợ.
1.3.2 Tài khoản sử dụng Để theo dõi các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng kế toán sử dụng tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng Tải khoản này được kế toán theo dõi chi tiết theo từng đối tượng phải thu, từng nội dung phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán Tài khoản 131 có kết cấu như sau:
- Số tiền phải thu của khách hàng về hàng đã bán
- Trị giá hàng đã giao trừ vào tiền ứng trước của khách hàng
- Trả lại tiền hàng ứng trước thừa cho khách hàng
- Số tiền đã thu của khách hàng
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng;
- Chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khẩu thương mại trừ vào nợ phải thu của khách hàng
Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng;
Số dư bên Có: Số tiền nhận trước của khách hàng
Tuyệt đối không được bù trừ số dư bên Nợ, Có của tài khoản 131 mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số hiệu ghi trên bảng cân đối kế toán.
1.3.3 Phương pháp kế toán thanh toán với người mua
1.3.3.1 Phương pháp kế toán thanh toán với người mua
Dưới đây là phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến thanh toán với người mua phát sinh trong doanh nghiệp:
Khi doanh nghiệp bán chịu cho khách hàng và được khách hàng chấp nhận thanh toán kế toán sẽ ghi nhận doanh thu và khoản phải thu khách hàng tương ứng:
Nợ TK 131 – Chi tiết theo khách hàng
Có TK 511: Doanh thu bán hàng
Trường hợp hàng hóa đã giao cho khách hàng và được chấp nhận thanh toán nhưng khách hàng phát hiện hàng bị lỗi, hỏng, kém chất lượng thì doanh nghiệp có thể chấp nhận giảm giá hàng bán hoặc đồng ý cho khách hàng trả lại hàng đã mua Ngoài ra, để kích thích mua hàng làm tăng doanh số bán hàng doanh nghiệp còn cho khách hàng mua nhiều hàng hóa hưởng chiết khấu thương mại theo tỷ lệ phần trăm tính trên tổng số hàng hóa mua trong một lần hoặc nhiều lần gộp lại.
Khi chấp nhận giảm giá, chiết khấu cho khách hàng hay chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng kế toán ghi:
Nợ TK 521, 532, 531……: CKTM, GGHB, hàng bán bị trả lại
Có TK 131 – Chi tiết theo khách hàng Khi thu hồi nợ hay nhận tiền ứng trước của khách hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112: Tiền hàng thu được hay được KH ứng trước
Nợ TK 152, 153, 156: Khách hàng thanh toán bằng hàng hóa
Có TK 131 – Chi tiết theo khách hàng
Các nghiệp vụ thanh toán với người mua có thể khái quát theo sơ đồ:
Sơ đồ 4: Trình tự hạch toán thanh toán với người mua
1.3.3.2 Phương pháp kế toán“Dự phòng nợ phải thu khó đòi”
Dự phòng nợ phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản phải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn thanh toán nhưng có thể không đòi được do khách nợ không có khả năng thanh toán Việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi sẽ giúp cho doanh nghiệp chuẩn bị trước một khoản chi phí thực tế chưa phát sinh vào chi phí quản lý để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp cho những thiệt hại do không thu hồi được nợ có thể xảy ra trong niên độ kế toán.
Theo thông tư 13/2006/TT-BTC ban hành ngày 27/02/2006 hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư tài chính, nợ khó đòi và bảo hành sản phẩm hàng hóa, công trình xây lắp tại doanh nghiệp thì việc lập dự phòng phải thu khó đòi được quy định như sau:
Căn cứ xác định nợ phải thu khó đòi: Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền nợ Nợ phải thu đã quá hạn ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc cam kết nợ khác Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn hoặc đang bị truy tố, giam giữ, xét xử, thi hành án hoặc đã chết.
Mức trích lập dự phòng đói với các khoản nợ quá hạn thanh toán: lập dự phòng 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm, 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm, 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm
Dự phòng nợ phải thu khó đòi được lập chi tiết theo từng đối tượng, từng loại nợ Dự phòng và hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi được ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp Đối với những khoản nợ phải thu kéo dài trong vòng nhiều năm mà không thu hồi được thì doanh nghiệp có thể tiến hành xóa sổ những khoản nợ này chuyển sang theo dõi trên tài khoản 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” Nếu khoản nợ sau khi xóa sổ rồi mà doanh nghiệp lại thu hồi được thì sẽ ghi nhận vào TK 711 “Thu nhập khác”, đồng thời ghi vào bên Có của
TK 004 Dưới đây là trình tự hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi:
Sơ đồ 5: Trình tự hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi
KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
1.4.1 Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người bán kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau:
Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải trả nhà cung cấp theo từng đối tượng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra đôn đốc việc thu hồi nợ Đối với các nhà cung cấp giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản. Đối với các khoản phải trả có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo VNĐ Đối với các khoản phải trả nhận nợ được phản ánh theo tỷ giá hối đoái thực tế tại thời điểm đó Đối với công nợ phải trả lúc trả nợ phản ánh theo tỷ giá lúc cho nợ hoặc nhận nợ Phần chênh lệch phản ánh vào thu chi hoạt động tài chính Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư khoản phải trả theo tỷ giá thực tế. Đối với các khoản phải trả phát sinh bằng vàng, bạc, đá quý cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế.
Cần phải phân loại các khoản phải trả khách hàng theo thời gian thanh toán cũng như theo đối tượng để có kế hoạch thanh toán phù hợp.
1.4.2 Tài khoản sử dụng Để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán kế toán sử dụng tài khoản 331 - Phải trả cho người bán. Tài khoản này được kế toán theo dõi chi tiết theo từng đối tượng phải trả Tài khoản 331 có kết cấu như sau:
- Số tiền đã trả cho người bán
- Số tiền ứng trước cho người bán nhưng chưa nhận hàng
- Chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng mua trả lại người bán trừ vào nợ phải trả
- Số tiền phải trả cho người bán
- Giá trị hàng đã nhận trừ vào tiền ứng trước cho người bán hoặc nhận lại tiền ứng trước thừa từ người bán
- Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của hàng đã khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức.
Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán
Số dư bên Nợ: Số tiền ứng trước cho người bán
Tuyệt đối không được bù trừ số dư hai bên Nợ, Có của tài khoản 331 mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi trên bảng cân đối kế toán
1.4.3 Phương pháp kế toán thanh toán với người bán
Dưới đây là phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến thanh toán với người bán phát sinh trong doanh nghiệp:
Khi doanh nghiệp mua chịu hàng hóa của nhà cung cấp sẽ làm phát sinh một khoản phải trả được hạch toán như sau:
Nợ TK 152, 153, 156…: Giá trị hàng hóa vật tư mua chịu
Có TK 331: Phải trả người bán – Chi tiết theo người bán
Trường hợp được người bán cho hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hay chấp nhận cho doanh nghiệp trả lại hàng hóa đã mua kế toán ghi:
Nợ TK 331: Phải trả người bán – Chi tiết theo người bán
Có TK 152, 153, 156…: CKTM, GGHB, hàng bán bị trả lại
Khi thanh toán tiền hàng cho người bán hoặc ứng trước tiền hàng cho người bán kế toán ghi:
Nợ TK 331: Phải trả người bán – Chi tiết theo người bán
Có TK 111, 112…: Khoản trả nợ hay ứng trước cho người bán
Các nghiệp vụ thanh toán với người mua có thể khái quát theo sơ đồ:
Sơ đồ 6: Trình tự hạch toán thanh toán với người bán
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VẬT TƯ
ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG
ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng
Công ty Vật tư Công nghiệp Quốc phòng được thành lập theo Quyết định số 1183/ QĐ- BQP ngày 15 tháng 6 năm 2000, trên cơ sở hợp nhất Công ty Vật tư và dịch vụ xuất nhập khẩu GAET với nhà máy Z114 thuộc Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng Quuết định ghi rõ:
Tên công ty: Công ty Vật tư Công nghiệp Quốc phòng
Tên giao dịch nước ngoài: GAET Company
Tên viết tắt: GAET Địa chỉ trụ sở chính: Số 21 phố Linh Lang, phường Cống Vị, Quận Ba Đình, thành phố Hà Nội
Công ty Vật tư Công nghiệp Quốc phòng là doanh nghiệp nhà nước (kinh tế quốc phòng) có tư cách pháp nhân, thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, vốn điều lệ là 60.555 triệu đồng.
Tính đến năm 2008 thì tên Công ty Vật tư Công nghiệp Quốc phòng mới tồn tại được tám năm nhưng thực chất công ty đã trải qua hơn 45 năm xây dựng và trưởng thành Trong hơn 45 năm qua, trải qua những chặng đường phát triển chung của đất nước Công ty vật tư công nghiệp quốc phòng cũng đã có rất nhiều lần thay đổi cho phù hợp với đặc điểm tình hình trong nước qua các giai đoạn lịch sử khác nhau tuy nhiên về cơ bản thì nhiệm vụ trọng tâm của công ty trong suốt quá trình hình thành và phát triển vẫn là: Đảm bảo mua sắm, tạo nguồn, quản lý, kinh doanh vật tư kỹ thuật phục vụ cho quân đội và nền kinh tế quốc dân.
Với phương châm hoạt động “Uy tín, chất lượng và hiệu quả” trong những năm qua Công ty Vật tư công nghiệp Quốc phòng đã đạt được những thành tích lớn, được Đảng, Nhà nước và Quân đội trao tặng huân chương Lao động hạng Ba tháng 6 năm 2005 Đón nhận cờ thi đua do Bộ Quốc phòng tặng ngày 4 tháng 1năm 2007 Giám đốc công ty, đồng chí Nguyễn Văn Thuận được công nhận là “Doanh nhân tiêu biểu” Bộ Quốc phòng và “Doanh nhân tiêu biểu” khối doanh nghiệp Trung ương Điều đó khẳng định uy tín và vị thế của công ty ngày càng được củng cố trên thị trường trong nước và đang vươn ra thị trường nước ngoài
2.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng
Căn cứ Quyết định của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Công ty Vật tư Công nghiệp Quốc phòng có chức năng nhiệm vụ chủ yếu là đảm bảo cung ứng một số mặt hàng cho ngành kỹ thuật và kinh tế Quân đội Công ty Vật tự công nghiệp quốc phòng đăng kí kinh doanh tại Sở Kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội lần đầu vào ngày 10/7/2000 Sau 7 lần đăng kí thay đổi bổ sung, ngày 28/2/2006, Sở Kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp lại giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh cho Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng Căn cứ vào giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh thì Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng được kinh doanh các ngành nghề sau:
Xuất, nhập khẩu và kinh doanh vật tư, thiết bị, sản phẩm phục vụ sản xuất quốc phòng và kinh tế gồm: o Vật liệu nổ công nghiệp o Vật tư sản xuất quốc phòng và kinh tế, tư liệu tiêu dung o Xe máy o Hàng điện lạnh, dân dụng o Nông, lâm, hải sản (trừ lâm sản nhà nước cấm)
Xuất khẩu các sản phẩm do các nhà máy công nghiệp quốc phòng sản xuất
Công nghiệp sản xuất các sản phẩm bằng kim loại
Kinh doanh vật tư tồn đọng và thanh xử lý
Chế biến đồ gỗ, sản xuất đồ gỗ mỹ nghê, hòm hộp
Chế tạo, sản xuất kinh doanh các thiết bị phụ tùng, sản phẩm cơ khí và lắp đặt thiết bị
Đào tạo nghề và xuất khẩu lao động
Sản xuất giấy, bột giấy, keo Licnhin, bao bì và sản phẩm bằng giấy
Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng
Đại lý bán buôn bán lẻ xăng dầu, than mỏ, chất đốt
Nhập khẩu các mặt hàng trang bị phục vụ trong lĩnh vực quân sự
Xuất, nhập khẩu và kinh doanh thiết bị,dụng cụ y tế.
Tiến hành nổ mìn và sử dụng vật liệu nổ công nghiệp tại các công trình giao thông, thủy lợi, thủy điện, mỏ khoáng sản, phá đá phục vụ sản xuất xi măng, vật liệu xây dựng mà công ty trúng thầu làm dịch vụ nổ mìn công nghiệp.
Được sử dụng vật liệu nổ công nghiệp vào dịch vụ nổ mìn tại các công trình giao thông, thủy lợi, thủy điện, khai thác khoáng sản, khai thác đá đối với các đơn vị được phép sử dụng vật liệu nổ công nghiệp có nhu cầu sử dụng dịch vụ nổ mìn trong phạm vi cả nước.
Công ty Vật tư Công nghiệp quốc phòng không chỉ đảm có nhiệm vụ bảo toàn và phát triển vốn của nhà nước, thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước mà còn đảm nhiệm một nhiệm vụ rất quan trọng đó là cung ứng đầy đủ, kịp thời vật tư thiết bị kỹ thuật cho quốc phòng góp phần đảm bảo an ninh quốc gia.
2.2.2.2 Ngành nghề, quy mô kinh doanh, đặc điểm về sản phẩm và thị trường
Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng kinh doanh đa ngành nghề,không chỉ sản xuất sản phẩm phục vụ công nghiệp và quốc phòng công ty còn kinh doanh thương mại và xuất nhập khẩu, đào tạo nghề và xuất khẩu lao động Nhưng để có được sự phát triển như hiện nay thì đa dạng về ngành nghề thôi chưa đủ mà còn phải kể đến sự có mặt của công ty ở các tỉnh thành từ Bắc vào Nam với một số lượng không nhỏ các đơn vị thành viên Tính đến nay Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng có 8 đơn vị thành viên:
Xí nghiệp kinh doanh vật liệu nổ công nghiệp, có cùng trụ sở với Công ty GAET
Trung tâm đào tạo và nghề - xuất khẩu lao động, trụ sở tại Long Biên
Chi nhánh công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh
Xí nghiệp sản xuất kinh doanh tổng hợp, trụ sở tại Long Biên – Hà Nội
Xí nghiệp T608 trụ sở tại Gia Lâm – Hà Nội
Xí nghiệp T622, trụ sở tại Nghi Lộc – Nghệ An
Xí nghiệp Lam Kinh, trụ sở tại Thọ Xuân – Thanh Hóa
Xí nghiệp 197, trụ sở tại Từ Liêm – Hà Nội
Các đơn vị thành viên của công ty sản xuất và kinh doanh nhiều mặt hang khác nhau, mỗi đơn vị đảm nhận một ngành nghề nhất định hầu như không có sự trùng khớp về mặt hang kinh doanh Điều này góp phần tạo sự ổn định trong hoạt động của công ty, nếu một mặt hang nào đó có biến động thì nó cũng không gây ảnh hưởng quá lớn đối với công ty Hoạt động sản xuất kinh doanh tại các đơn vị thành viên chính là nguồn tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho công ty, trong đó Xí nghiệp kinh doanh vật liệu nổ công nghiệp đóng góp nhiều nhất.
Vật liệu nổ công nghiệp là mặt hàng rất đặc biệt, kinh doanh có điều kiện, do Nhà nước quản lý với những quy định chặt chẽ Không phải khách hàng nào có nhu cầu sử dụng cũng được cung cấp mà chỉ những khách hàng được Nhà nước cho phép sử dụng (Hiện trên toàn quốc có khoảng 1500 đơn vị, tổ chức được phép sử dụng mặt hàng này) Đến nay, cả nước có 6 doanh nghiệp được phép sản xuất vật liệu nổ: Công ty cơ điện hóa chất 15 – Z115, Công ty cơ khí hóa chất 13 – Z113, Công ty cơ khí hóa chất 21 – Z121, Công ty cơ điện và vật liệu nổ 31 – Z131, Công ty vật liệu nổ công nghiệp- Tổng công ty than Việt Nam – IEMCO, Viện thuốc phóng và thuốc nổ Bộ quốc phòng
Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng không được phép sản xuất vật liệu nổ công nghiệp mà chỉ kinh doanh vật liệu nổ công nghiệp thông qua việc đặt hàng tại các đơn vị sản xuất vật liệu nổ trong nước hoặc nhập khẩu vật liệu nổ từ các nước như Tây Ban Nha, Australia, Ấn Độ, Trung Quốc Hiện nay trên cả nước có 2 doanh nghiệp được cung ứng vật liệu nổ công nghiệp là Công ty Công nghiệp hóa chất mỏ (VIMICO) thuộc Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam và Công ty Vật tư Công nghiệp Quốc phòng (GAET) thuộc Tổng cục Công nghiệp quốc phòng Những đặc điểm này của vật liệu nổ công nghiệp vừa là khó khăn đồng thời cũng là những thuận lợi đối với doanh nghiệp đưa vật liệu nổ trở thành mặt hàng đem lại nguồn doanh thu lớn nhất cho doanh nghiệp Doanh thu trong kinh doanh vật liệu nổ công nghiệp chiếm gần 50% tổng doanh thu của công ty Trước những đòi hỏi của thị trường gần đây Công ty Vật tư Công nghiệp quốc phòng đã mở thêm loại dịch vụ nổ mìn Tính chuyên môn hóa trong dịch vụ này đã góp phần giảm thiểu rủi ro cho khách hàng sử dụng vật liệu nổ góp phần đem lại doanh thu và nâng cao uy tín của đơn vị
Lĩnh vực mang lại doanh thu lớn sau vật liệu nổ chính là xuất nhập khẩu Thị trường xuất khẩu của công ty rất rộng có thể kể ra đó là Anh,Canada, Philipin, Malaysia là thị trường xuất khẩu hàng hóa công nghiệp do quốc phòng sản xuất, xuất khẩu thuốc nổ sang Lào, nông sản sang TrungQuốc, xuất khẩu lao động sang Liby, Đài Loan, Malaysia, Hàn Quốc… Kinh doanh xuất nhập khẩu đang là loại hình được đơn vị phát triển trong những năm gần đây, trước bối cảnh Việt Nam đã gia nhập WTO thì lĩnh vực xuất nhập khẩu càng ngày càng mang lại doanh thu lớn hơn, lĩnh vực này đang được ban lãnh đạo công ty quan tâm, phát triển nhiều hơn.
Bên cạnh vật liệu nổ công nghiệp và xuất nhập khẩu thì công ty còn kinh doanh trong nhiều lĩnh vực khác như: vận tải hàng hoá, thiết bị y tế, phụ tùng cơ khí… Mặc dù các mặt hàng này không đóng góp nhiều vào doanh thu và lợi nhuận của công ty nhưng trước sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trong cơ chế thị trường thì việc đa dạng hoá ngành nghề kinh doanh là rất cần thiết để giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh cho doanh nghiệp Sự năng động trong kinh doanh của công ty trong việc mở rộng thị trường, liên doanh liên kết, cải tiến kĩ thuật sản xuất đã giúp công ty vượt qua những khó khăn thử thách và ngày càng khẳng định được vị thế của mình trên thị trường trong nước và cả thị trường quốc tế.
ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC VẬN DỤNG CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG
Công ty GAET có quy mô lớn nhiều đơn vị trực thuộc ở nhiều nơi khác nhau nên công tác tổ chức hạch toán kế toán không thể tập trung ở công ty được Để dễ công tác quản lý Tài chính - Kế toán có hiệu quả công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức kế toán hỗn hợp nghĩa là vừa tập trung vừa phân tán.
Các đơn vị phụ thuộc sẽ được tổ chức kế toán riêng tự hạch toán các nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị mình, định kỳ lập báo cáo gửi về phòng kế toán công ty Đây là bộ phận hạch toán phân tán. Đối với những đơn vị phụ thuộc quy mô nhỏ và ở gần văn phòng công ty sẽ không tổ chức hạch toán riêng, chỉ bố trí một số nhân viên làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập xử lý, kiểm tra chứng từ sau đó gửi về phòng kế toán công ty Đây là bộ phận hạch toán tập trung
Phòng kế toán doanh nghiệp có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh tại văn phòng doanh nghiệp, các nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị phụ thuộc không tổ chức hạch toán riêng, tổng hợp các báo cáo của các đơn vị phụ thuộc có tổ chức hạch toán riêng, lập báo cáo kế toán toàn doanh nghiệp.
Phòng kế toán công ty gồm 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp và 10 kế toán viên đảm nhận các phần hành kế toán khác nhau Cụ thể như sau:
Kế toán trưởng (Trưởng phòng) : là người chịu trách nhiệm chung, có trách nhiệm phân công công việc cho tất cả các nhân viên trong phòng và là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về việc thực hiện Chế độ kế toán tại công ty.
Kế toán tổng hợp (Phó phòng): là người chịu trách nhiệm thể chế hoá các qui định chung của Kế toán trưởng trực tiếo giải quyết những thắc mắc, có trách nhiệm giải trình, giải quyết nợ nần, khiếu nại và đệ trình lên Kế toán trưởng duyệt Cuối kỳ và cuối niên độ kế toán Kế toán tổng hợp tiến hành tổng hợp số liệu, theo dõi giám sát việc tổng hợp số liệu và các báo cáo tài chính của các đơn vị thành viên để lập các báo cáo tài chính chung Kế toán tổng hợp đồng thời kiêm luôn kế toán Tài sản cố định
Kế toán kinh doanh vật liệu nổ: có 2 người chuyên làm công tác theo dõi tình hình kinh doanh mặt hàng vật liệu nổ một cách chi tiết, từ đó xác định doanh thu từ hoạt động kinh doanh vật liệu nổ.
Kế toán tiền lương và bảo hiểm: có nhiệm vụ thường xuyên nghiên cứu các văn bản chế độ qui định về lao động tiền lương, phụ cấp, BHXH, BHYT và thực hiện thanh toán các khoản lương và trích theo lương với cán bộ công nhân viên trong công ty
Kế toán tiền mặt: có nhiệm vụ quản lý, ghi chép theo dõi toàn bộ các nghiệp vụ thanh toán, thu chi tiền mặt phục vụ cho nhiệm vụ cho nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng chế độ.
Kế toán công nợ: có nhiệm vụ ghi chép phản ánh các nghiệp vụ thanh toán theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán và thời hạn thanh toán
Kế toán thuế: có trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ thuế theo quy định và thực hiện các giao dịch với cơ quan thuế
Kế toán ngân hàng: có trách nhiệm theo dõi số hiện có và tình hình biến động của các tài khoản tiền gửi, tiền vay ngân hàng, thực hiện các nghiệp vụ giao dịch với ngân hàng.
Kế toán thanh toán nội bộ: có nhiệm vụ ghi chép, theo dõi, kiểm tra tình hình thanh toán nội bộ giữa công ty và các đơn vị thành viên.
Kế toán bán hàng xuất nhập khẩu: theo dõi tình hình xuất nhập khẩu một cách chi tiết cụ thể để từ đó xác định chính xác doanh thu xuất khẩu.
Kế toán dự án đầu tư kiêm kế toán kho: theo dõi các dự án mà doanh nghiệp đầu tư để xác định được hiệu quả của việc đầu tư cho các dự án Đồng thời theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn hàng hoá.
Thủ quỹ: chịu trách nhiệm mở và giữ sổ quỹ, ghi chép quá trính phát sinh các phiếu thu, phiếu chi, thực hiện nhập xuất quỹ tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ đối chiếu giữa sổ quỹ và thực tế tồn quỹ, xác định số tồn quỹ tại mọi thời điểm.
Ban tài chính kế toán là bộ máy kế toán riêng của đơn vị trực thuộc, có nhiệm vụ thực hiện công tác hạch toán kế toán tại đơn vị mình dưới sự lãnh đạo và giám sát trực tiếp của giám đốc đơn vị thành viên và phòng tài chính công ty Bộ phận kế toán ở các đơn vị thành viên tiến hành hách toán trên cơ sở nguồn vốn tự có và vốn huy động, hạch toán quá trình kinh doanh của đơn vị mình xác định doanh thu, chi phí, lợi nhuận…Định kì ban tài chính của các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm lập báo cáo tài chính gửi lên Phòng Tài chính công ty.
VAI TRÒ CỦA QUAN HỆ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG
2.3.1 Đặc điểm quan hệ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng
Nghiệp vụ thanh toán là mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp về các khoản phải thu, phải trả phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Là doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động trên nhiều lĩnh vực khác nhau nên nghiệp vụ thanh toán của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng rất đa dạng về cả đối tượng lẫn quy mô Nếu phân theo đối tượng thanh toán thì công ty có một số loại quan hệ thanh toán như:
Quan hệ thanh toán nội bộ công ty
Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người mua
Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán
Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các bên đối tác kinh doanh Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với Ngân sách Nhà nước
Các quan hệ thanh toán khác: Ngoài các quan hệ thanh toán trên thì trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh công ty còn có quan hệ thanh toán với Ngân hàng, các tổ chức tài chính về các khoản vay, quan hệ thế chấp, ký quỹ
Trong tất cả các quan hệ thanh toán kể trên thì quan hệ thanh toán với người mua, người bán có vai trò hết sức quan trọng và diễn ra thường xuyên nhất đồng thời cũng chiếm tỷ trọng cao nhất Tình hình thanh toán của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp và khách hàng thường được ban lãnh đạo công ty rất chú ý, báo cáo quản trị chi tiết về tình hình công nợ chính là báo cáo quan trọng và không thể thiếu được trong hệ thống báo cáo của công ty Vì vậy duy trì và củng cố các mối quan hệ với người mua, người bán chính là phần rất quan trọng trong chiến lược kinh doanh của bất cứ công ty nào không nói riêng Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng
Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng là vật liệu nổ công nghiệp Tính đến nay thì trong cả nước chỉ có 6 doanh nghiệp được phép sản xuất vật liệu nổ công nghiệp mà chủ yếu là các doanh nghiệp thuộc Bộ quốc phòng, tất cả đều là các nhà cung cấp về vật liệu nổ cho công ty:
Công ty cơ điện hóa chất 15 – Z115
Công ty cơ khí hóa chất 13 – Z113
Công ty cơ khí hóa chất 21 – Z121
Công ty cơ điện và vật liệu nổ 31 – Z131
Công ty vật liệu nổ công nghiệp – Tổng công ty than Việt Nam – IEMCO
Viện thuốc phóng và thuốc nổ Bộ quốc phòng
Ngoài các nhà cung cấp trong nước, để đáp ứng nhu cầu của thị trường về vật liệu nổ công ty còn nhập khẩu vật liệu nổ từ khách hàng ở Trung Quốc, Ấn Độ và Australia và Tây Ban Nha… Do đặc thù của mặt hàng vật liệu nổ nên việc tìm thêm các nhà cung cấp mới mở rộng mối quan hệ với nhà cung cấp là gần như không có, nếu có thì cũng chủ yếu là các nhà cung cấp nước ngoài trên cơ sở sự cho phép của Bộ quốc phòng Nhìn chung các nhà cung cấp vật liệu nổ cho công ty đều là những bạn hàng truyền thống có quan hệ với công ty ngay từ ngày đầu thành lập.
Các khách hàng sử dụng vật liệu nổ của công ty chủ yếu là các doanh nghiệp khai thác khoáng sản, các công ty xây dựng công trình giao thông… và chính các công ty cung cấp vật liệu nổ cho công ty Để có thể trở thành khách hàng của công ty thì điều kiên tiên quyết là phải có giấy chứng nhận được quyền sử dụng vật liệu nổ của nhà nước Trước kia do yêu cầu đảm bảo an ninh quốc gia nên việc sử dụng vật liệu nổ là rất hạn chế nhưng với yêu cầu của việc phát triển kinh tế thì vật liệu nổ công nghiệp được sử dụng ngày một rộng rãi hơn và cũng thông thoáng hơn trước đây là điều kiện thuận lợi của công ty trong việc mở rộng thị trường tiêu thụ mặt hàng này không chỉ trong nước mà bước đầu công ty còn tiền hành xuất khẩu thuốc nổ sang nước ngoài như sang Lào. Đối với nghiệp vụ nhập khẩu: chủ yếu công ty nhập khẩu các thiết bị phục vụ nhu cầu an ninh quốc phòng trên cơ sở các hợp đồng uỷ thác kí kết với các đơn vị của Bộ quốc phòng như Bộ tư lệnh Công binh, Bộ tư lệnh Đặc công,
Bộ tư lệnh Hoá học, Quân chủng Phòng không – Không quân… ngoài ra công ty cũng đứng ra nhận uỷ thác nhập khẩu với các công ty ngoài bộ tư lệnh như Công ty Điện tử Sao Mai Các nhà cung cấp hàng nhập khẩu của công ty chủ yếu ở các nước như Nga, Trung Quốc… Bên cạnh việc nhận các hợp đồng nhập khẩu uỷ thác thì công ty cũng tiến hành nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty mà thị trường chính ở đây là các nước như Nhật Bản, Trung Quốc… Đối với nghiệp vụ xuất khẩu: nhà cung cấp các mặt hàng xuất khẩu của công ty chính là các doanh nghiệp sản xuất hàng hoá quốc phòng, sản xuất đồ mỹ nghệ, nông sản… trong nước Thị trường xuất khẩu của công ty là các nước như Anh, Canada, Philipin, Malaysia… bên cạnh đó công ty còn xuất khẩu lao động sang các thị trường như Hàn Quốc, Đài Loan, Liby…
Quan hệ thanh toán với người bán, người mua của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng có đặc điểm nổi bật là các nhà cung cấp và các khách hàng có nguồn gốc thuộc Bộ quốc phòng là chiếm đa số Trong những năm gần cùng với sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế nước nhà ban lãnh đạo công ty đang đẩy mạnh việc đa dạng hoá các mối quan hệ kinh doanh, bên cạnh việc giữ vững các mối quan hệ với các bạn hàng truyền thống công ty đã chủ động tìm kiếm bạn hàng mới cả trong nước và nước ngoài Danh sách các bạn hàng của công ty được bổ sung thường xuyên chứng tỏ sự năng động của cán bộ công nhân viên trong công ty và là nhân tố góp phần tạo ra sự phát triển lớn mạnh của công ty.
2.3.2 Các phương thức thanh toán hiện đang áp dụng tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng
Các phương thức thanh toán là yếu tố quan trọng trong quan hệ thanh toán của doanh nghiệp với tất cả các đối tượng và được thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng kinh tế Các phương thức thanh toán hiện nay rất đa dạng và phong phú nhưng về cơ bản có thể chia thành thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt Trong hai loại thanh toán trên thì thanh toán dùng tiền mặt đang ngày càng thu hẹp nhường chỗ cho thanh toán không dùng tiền mặt bới những tiện ích mà nó mang lại Thanh toán không dùng tiền mặt tiết kiệm thời gian, an toàn đồng thời giảm lượng tiền mặt trong lưu thông giúp nhà nước kiểm soát lạm phát do thừa tiền
Là doanh nghiệp kinh doanh thương mại nên việc áp dụng phương thức thanh toán cho phù hợp, sao cho thời gian quay vòng vốn nhanh nhất và hiệu quả là rất quan trọng đối với Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng Các phương thức thanh toán mà công ty áp dụng có sự khác biệt giữa khách hàng trong nước và khách hàng quốc tế:
2.3.2.1 Đối với bạn hàng trong nước
Thanh toán trong nước thì hình thức áp dụng chủ yếu là thanh toán bằng chuyển khoản, việc thanh toán bằng tiền mặt chỉ áp dụng đối với các nghiệp vụ số tiền phát sinh nhỏ (nhỏ hơn 50 triệu VNĐ), đơn giản và hai bên đối tác nằm trong địa bàn nhỏ hẹp để đảm bảo an toàn Phương thức thanh toán bằng tiền mặt áp dụng cả với tiền VNĐ và ngoại tệ
Thanh toán bằng chuyển khoản gồm chủ yếu là thanh toán bằng ủy nhiệm thu và ủy nhiệm chi, những giao dịch mà việc thanh toán bằng tiền mặt là không an toàn thì sẽ sử dụng phương pháp thanh toán này Trong hình thức này thì Ngân hàng sẽ đống vai trò là trung gian thực hiện việc thanh toán giữa công ty với người bán và người mua và thu phí chuyển khoản Nhìn chung hầu hết các hoạt động thanh toán đều được công ty thực hiện bằng chuyển khoản, hạn chế đến mức thấp nhất việc thanh toán bằng tiền mặt
2.3.2.2 Đối với bạn hàng quốc tế Đối với các khách hàng quốc tế thì hình thức thanh toán doanh nghiệp áp dụng chính là thanh toán L/C và chuyển tiền bằng điện Ngoài hai hình thức này công ty có áp dụng thêm hình thức thanh toán nhờ thu, thanh toán bằng hối phiếu Hình thức thanh toán bằng điện chỉ áp dụng đối với những bạn hàng truyền thống của công ty do trong hình thức này nếu việc chuyển tiền thực hiện sau khi giao hàng thì người bán sẽ gặp phải rủi ro do không được người mua thanh toán tiền hàng, ngược lại nếu chuyển tiền trả trước thì rủi ro sẽ đến với người mua nếu người bán nhận tiền mà không giao hàng
Phương thức thanh toán bằng L/C là phương thức thanh toán đang được áp dụng nhiều nhất tại công ty Trong phương thức này ngân hàng sẽ nhận một khoản tiền mở L/C của khách hàng để thanh toán tiền hàng cho người thụ hưởng khi người đó xuất trình đầy đủ bộ chứng từ thanh toán nêu ra trong thư tín dụng Hình thức này sẽ đảm bảo quyền lợi cho cả bên mua và bên bán Việc mở L/C ở ngân hàng như một cam kết trả tiền hàng của người mua đối với người bán, đảm bảo cho người mua nhận hàng hoá trước khi trả tiền còn về phía người bán thì chỉ khi nào họ xuất trình được đầy đủ các chứng từ chứng minh người mua đã nhận hàng như L/C yêu cầu thì mới được nhận tiền Với những đặc điểm ưu việt này thì L/C đang là hình thức được áp dụng phổ biến trong quan hệ thanh toán quốc tế ở nước ta và cả trên thế giới
2.3.3 Vai trò của quan hệ thanh toán với người mua, người bán trong kinh doanh của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng Đối với tất cả các doanh nghiệp mà nhất là các doanh nghiệp kinh doanh thương mại như Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng thì quan hệ thanh toán với người mua, người bán luôn giữ một vị trí hết sức quan trọng. Nghiệp vụ thanh toán với người bán, người mua của công ty diễn ra thường xuyên và có quy mô lớn Nghiệp vụ thanh toán phát sinh ngay từ giai đoạn đầu của quá trình kinh doanh khi doanh nghiệp mua hàng hoá đầu vào của nhà cung cấp đến khi doanh nghiệp bán hàng hoá cho khách hàng và kết thúc một chu trình kinh doanh Thông tin về hoạt động thanh toán với người mua, người bán không chỉ được thể hiện trên các báo cáo tài chính mà còn cả trên các báo cáo kế toán quản trị và là mối quan tâm của các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp
KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG
2.4.1 Bộ chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán với người bán
Nhà cung cấp của doanh nghiệp bao gồm các nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài Các chứng từ thanh toán thanh toán với nhà cung cấp trong nước thường ít hơn và quy trình luân chuyển đơn giản hơn so với nhà cung cấp nước ngoài.
2.4.1.1 Đối với nhà cung cấp trong nước
Các chứng từ được sử dụng: Hợp đồng kinh tế về cung cấp hàng hoá,
Hoá đơn GTGT của nhà cung cấp giao cho công ty, Hoá đơn vận tải, Phiếu nhập kho, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Ủy nhiệm chi
Sơ đồ 10: Quy trình lưu chuyển chứng từ đối với người bán trong nước
Bước 1: Quá trình mua hàng
Phòng Kế toán Ủy nhiệm chi Ngân hàng
Chuyển khoản Nhà cung cấp
Giấy báo Nợ Phòng Kế toán
Phiếu chi Bước 2: Quá trình thanh toán với người bán
Ngày 27/2/2008 Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng mua hàng của Công ty Công nghiệp Hoá chất mỏ Bạch Thái Bưởi 80 tấn thuốc nổ ANFO đơn giá 2 238 000 VNĐ/ tấn (thuế suất thuế GTGT 5%), thanh toán 40% bằng chuyển khoản, số còn lại thanh toán sau 30 ngày Kế toán đã tạm ứng cho nhân viên thu mua 10 triệu đồng.
Các chứng từ xuất hiện trong nghiệp vụ trên : Hóa đơn GTGT, Vận đơn, Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ.
Quy trình luân chuyển chứng từ
Sau khi được duyệt phương án mua hàng, người được giao mua hàng hóa sẽ viết Giấy đề nghị tạm ứng, kế toán tiền mặt lập Phiếu chi và giao tiền cho người mua hàng
Khi mua hàng người mua sẽ nhận được Hóa đơn GTGT do Công ty CNHCM Bạch Thái Bưởi phát hành và Vận đơn do nhà vận chuyển giao Người mua hàng mang Hoá đơn GTGT cùng với vận đơn và các hoá đơn về tiền công tác phí (như vé tàu xe, hoá đơn ăn nghỉ…) đến Phòng Tài chính để chứng minh tính có thật của nghiệp vụ mua hàng, thanh toán tiền tạm ứng với kế toán tiến mặt
Ngày 27/ 2/ 2008 sau khi nhận được đầy đủ các chứng từ trên kế toán ngân hàng tiến hành lập Ủy nhiệm chi lấy ký duyệt của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị rồi mang đến ngân hàng Ngân hàng sẽ căn cứ vào Ủy nhiệm chi chuyển tiền vào tài khoản cho nhà cung cấp Sau khi chuyển khoản thành công Ngân hàng sẽ gửi lại cho công ty 1 liên của Ủy nhiệm chi cùng với Giấy báo Nợ.
Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam
Người trả tiền: Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng
Số tài khoản: 6985231047 Địa chỉ: 21 Linh Lang - Cống Vị - Ba Đình – Hà Nội
Người hưởng: Công ty CN HCM Bạch Thái Bưởi
Số tài khoản: 14587514 Tại NH Công thương Quảng Ninh
Viết bằng chữ: Bảy năm triệu một trăm chín sáu nghìn tám trăm đồng chẵn./
Nội dung: Thanh toán tiền mua hàng
Giao dịch viên Phòng nghiệp vụ
21 Linh Lang – Cống Vị - Ba Đình – Hà Nội ỦY NHIỆM CHI
PHẦN DO NH GHI Đơn vị trả tiền: Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng Tài khoản nợ
Tại Ngân hàng: Ngoại thương Việt Nam TP: Hà Nội Đơn vị nhận tiền: Công ty CN HCM Bạch Thái Bưởi Tài khoản có
Tại Ngân hàng: Công thương Việt Nam Tỉnh Quảng Ninh
Số tiền bằng chữ: Bảy năm triệu một trăm chín sáu nghìn tám trăm đồng chẵn./ Sốtiền bằng số
Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền mua hàng Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B
Lập ngày Ghi sổ ngày Ghi sổ ngày
Kế toán Chủ tài khoản Kế toán Trưởng phòng kế toán Kế toán Trưởng phòng kế toán
Phương án KD được duyệt Phòng kinh doanh XNK
Bộ chứng từ mua hàng
Bộ chứng từ mua hàng
Nhà cung cấp nước ngoài
Hợp đồng nhập khẩu Phòng Kế toán Mở L/C
2.4.1.2 Đối với nhà cung cấp nước ngoài
Chứng từ sử dụng: Hóa đơn thương mại (Invoice), Vận đơn (Bill of lading), Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa nhập khẩu, Tờ khai hàng hóa nhập khẩu, Yêu cầu mở thư tín dụng (với hình thức thanh toán bằng L/C), Lệnh chuyển tiền (đối với hình thức thanh toán tiền bằng điện), Phiếu chi, Giấy báo
Sơ đồ 11: Quy trình lưu chuyển chứng từ đối với người bán nước ngoài
Bước 1: Quá trình mua hàng
Bước 2: Thanh toán với nhà cung cấp
Chứng từ mua hàng Ngân hàng
Chứng từ mua hàng,Giấy báo Nợ Chuyển khoản
2b) Thanh toán với nhà cung cấp
Ngày 26/2/2008 công ty ký hợp đồng nhập khẩu với Công ty Mậu Hải Vân – Vân Nam – Trung Quốc 95 tấn NH4NO3 đơn giá 260 USD/ tấn, tỷ giá lien ngân hàng ngày 26/2/2008 là 16.012 đồng/ USD.Phương thức thanh toán bằng L/C thông qua Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.Ngày 29/2/2008 nhận được Giấy báo Nợ của ngân hàng Tỷ giá ngày 29/2/2008 là 15.998 đồng / USD.
Các chứng từ sử dụng trong quá trình mua hàng nhập khẩu: Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại), Packing List (Bảng kê đóng gói bao bì), Certificate of Original (Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa), Tờ khai hàng hóa nhập khẩu…
Chứng từ thanh toán: Yêu cầu mở thư tín dụng, Giấy báo Nợ.
Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán phát sinh trong nghiệp vụ: Sau khi kí hợp đồng nhập khẩu hàng hóa Kế toán ngân hàng lập Yêu cầu mở thư tín dụng gửi cho Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam để mở L/C tại Ngân hàng này.
Theo hợp đồng đã kí Công ty Mậu Hải Vân – Vân Nam – Trung Quốc xuất khẩu hàng và giao hàng cho công ty Bộ chứng từ mua hàng sau khi được hải quan kiểm tra và cho phép nhập cảng sẽ chuyển lại cho Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng để làm căn cứ ghi sổ.
Công ty Mậu Hải Vân – Vân Nam – Trung Quốc mang các chứng từ chứng minh đã hoàn thành hợp đồng cung cấp hàng hóa đến ngân hàng để thanh toán tiền hàng qua L/C
Ngân hàng nhận được bộ chứng từ này tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và xin ý kiến chấp nhận thanh toán của công ty rồi mới tiến hành chuyển tiền cho người bán Sau khi chuyển tiền thành công ngân hàng sẽ gửi cho Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng chứng từ mà nhà cung cấp trình cùng với Giấy báo Nợ.
2.4.2 Kế toán chi tiết thanh toán với người bán tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng
Trên cơ sở các chứng từ về thanh toán với người bán, kế toán công nợ sẽ tiến hành nhập liệu vào phần hệ kế toán mua hàng và thanh toán và phân hệ kế toán tiền mặt trong Phần mềm kế toán Fast Accounting, máy tính sẽ tự động xử lý lên các Sổ chi tiết công nợ và Bảng cân đối công nợ
KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA TẠI CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG
2.5.1 Bộ chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán với người mua
Khách hàng của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng gồm các tổ chức kinh tế trong nước và nước ngoài kinh doanh trong nhiều lĩnh vực khác nhau
2.5.1.1 Đối với khách hàng trong nước
Chứng từ sử dụng: Hợp đồng mua hàng, Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Ủy nhiệm thu, Giấy báo Có
Sơ đồ 12: Quy trình lưu chuyển chứng từ đối với khách hàng trong nước
Quy trình lưu chuyển chứng từ bán hàng
Quy trình lưu chuyển chứng từ thanh toán
Ngày 15/2/2006 Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng bán cho Công ty PT HEMINDO 50 tấn thuốc nổ an toàn AH2 giá 5.282.000 đồng / tấn, VAT 10% Công ty PT HEMINDO thanh toán 20% tiền hàng bằng chuyển khoản Số còn lại thanh toán sau 30 ngày.
Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ này được luân chuyển như sau: Sau khi kí hợp đồng bán hàng và giao hàng cho khách Phòng kinh doanh chuyển hợp đồng cùng với Biên bản giao nhận hàng hóa có xác nhận của khách hàng làm căn cứ cho Kế toán bán hàng lập Hóa đơn GTGT về hàng bán.
Kế toán ngân hàng lập ủy nhiệm thu gửi cho Ngân hàng Ngoại thương kèm theo bộ chứng từ về hàng bán để nhờ thu tiền hàng Ngân hàng khi nhận được Ủy nhiệm thu và chứng từ sẽ kiểm tra và gửi cho Công ty PT HEMINDO yêu cầu thanh toán tiền hàng như cam kết trong hợp đồng.
Sau khi tiền được chuyển vào tài khoản của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng ngân hàng sẽ gửi cho Phòng kế toán Giấy báo Có thông báo về việc thanh toán của khách hàng Các chứng từ về thanh toán tiền hàng của khách hàng được kế toán công nợ tập hợp để ghi sổ và theo dõi tình hình thanh toán.
2.5.1.2 Đối với khách hàng nước ngoài
Chứng từ sử dụng: Hóa đơn thương mại (Invoice), Vận đơn (Bill of lading), Bảng kê đóng gói bao bì (Packing List), Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ hàng xuất khẩu, Hóa đơn thu cước vận chuyển và chứng nhận bảo hiểm, Hóa đơn GTGT, Giấy báo Có của Ngân hàng, Phiếu xuất kho hàng hóa xuất khẩu, Thư yêu cầu thanh toán chứng từ hàng xuất
Chứng từ xuất Yêu cầu thanh toán
Giấy báo Có Ngân hàng trong nước
Thư yêu cầu thanh toán chứng từ xuất Phòng kế toán
Sơ đồ 13: Quy trình lưu chuyển chứng từ thanh toán với khách hàng nước ngoài
Ngày 18/2/2008 Công ty Vật tư Công nghiệp quốc phòng xuất cho Công ty LANE XANG MINERAL S LIMITED của Lào 65 tấn thuốc nổ nhũ tương NT.13 đơn giá 1.250 USD/ tấn, tỷ giá 16.004 đồng/USD Phương thức thanh toán là L/C.Ngày 20/2/2008 nhận được Giấy báo Có của ngân hàng, tỷ giá giao dịch 16.012 đồng/USD.
Quy trình lưu chuyển các chứng từ của nghiệp vụ này như sau:
Phòng kinh doanh XNK trình phương án kinh doanh lên Giám đốc ký duyệt, trên cơ sở phương án được duyệt Phòng kinh doanh XNK triển khai hoạt động ký hợp đồng xuất khẩu hàng hóa với Công ty LANE XANG MINERALS LIMITED của Lào.
Phòng kinh doanh XNK hoàn tất các chứng từ (Giấy chứng nhận nguồn gốc hàng xuất khẩu, mua bảo hiểm hàng hóa, hoàn tất hồ sơ hải quan …) để xuất hàng hóa sang Lào theo hợp đồng đã kí.
Khi hàng hóa được xác định là xuất khẩu, Phòng kinh doanh XNK sẽ tiến hành thu thập chứng từ cần thiết nộp cho Phòng kế toán làm căn cứ lậpHóa đơn GTGT giao cho khách hàng.
Khi nhận được bộ chứng từ xuất khẩu hàng hóa kế toán ngân hàng kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của chứng từ, lập Yêu cầu thanh toán chứng từ hàng xuất đính kèm với bộ chứng từ này gửi đến Ngân hàng Ngoại thương để nhờ thu tiến hàng.
Ngân hàng sẽ gửi bộ chứng từ này sang ngân hàng đại lý ở Lào xem xét thanh toán tiền hàng Khi tiền được chuyển vào tài khoản của Công ty ngân hàng sẽ gửi cho Phòng kế toán Giấy báo Có.
2.5.2 Kế toán chi tiết thanh toán với người mua tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng
Trên cơ sở các chứng từ về thanh toán với người mua, kế toán công nợ sẽ tiến hành nhập liệu vào phần hệ kế toán bán hàng và thanh toán và phân hệ kế toán tiền mặt trong Phần mềm kế toán Fast Accounting, máy tính sẽ tự động xử lý lên các Sổ chi tiết công nợ và Bảng cân đối công nợ
Về nguyên tắc Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ cho từng người mua, từng lần phát sinh nợ và thanh toán nợ và mở đủ sổ chi tiết công nợ để theo dõi được tất cả các khoản công nợ với người mua Đối với các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ kế toán phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo VNĐ Cuối kì phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế.
Tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng sổ chi tiết công nợ được mở theo hướng những khách hàng thường xuyên sẽ được mở riêng một sổ chi tiết công nợ còn những khách hàng không thường xuyên được theo dõi trên cùng một sổ, đối với những khoản thanh toán có gốc ngoại tệ thì kế toán cũng phải mở sổ theo khách hàng với từng loại ngoại tệ
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VẬT TƯ
ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG
3.1 ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG
Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng là doanh nghiệp kinh doanh thương mại trong lĩnh vực vật liệu nổ lâu đời ở Việt Nam Để có thể đứng vững trên thị trường trong nước cũng như quốc tế trong những năm gần đây công ty đã mở rộng lĩnh vực hoạt động sang cả xuất nhập khẩu không chỉ mặt hàng vật liệu nổ công nghiệp mà cả những mặt hàng khác như nông sản, thủ công mỹ nghệ… Việc mở rộng kinh doanh đồng nghĩa với việc số lượng người cung cấp và khách hàng của công ty cũng ngày càng nhiều và đa dạng hơn Bạn hàng ngoài những khách hàng truyền thống còn có thêm nhiều khách hàng mới cùng với lượng giao dịch ngày càng nhiều lên do vậy công tác kế toán công nợ với nhà cung cấp và khách hàng của công ty ngày càng được coi trọng và hoàn thiện hơn trước Quản lý tốt phần hành kế toán thanh toán với người mua và người bán sẽ giúp cho công tác quản lý tài chính của công ty.
Kế toán thanh toán với người mua và người bán của Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng có cả ưu và nhược điểm Nhiệm vụ của kế toán là phải tìm cách phát huy những điểm mạnh và hạn chế và tìm cách khắc phục những điểm yếu để công tác quản lý tài chính ngày càng hiệu quả hơn
Trong những năm vừa qua phòng tài chính của công ty đang không ngừng nâng cao hiệu quả của công tác kế toán nói chung và kế toán thanh toán nói riêng để đảm bảo cung cấp cho lãnh đạo công ty cùng với những đối tượng quan tâm những thông tin trung thực và hợp lý nhất, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.
3.1.1.1 Về tổ chức công tác kế toán
Về tổ chức bộ máy kế toán: Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng có quy mô lớn và nhiều đơn vị thành viên nên mô hình tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán là mô hình tối ưu đối với công ty Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức hợp lý, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho các kế toán phần hành cụ thể Tính chuyên môn hóa cao trong tổ chức công tác kế toán, tạo điều kiện cho công tác đối chiếu kiểm tra được thực hiện dễ dàng, đơn giản Đội ngũ kế toán viên là những người có trình độ nghiệp vụ, kinh nghiệm lâu năm đảm bảo cung cấp thông tin kế toán chính xác và kịp thời
Các chính sách kế toán của công ty được áp dụng phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty và tuân thủ chế độ kế toán hiện hành.
Kỳ kế toán của công ty là theo tháng, mặc dù như vậy sẽ tạo ra áp lực công việc lớn cho đội ngũ kế toán của công ty do hàng tháng phải lên báo cáo, cân đối tuy nhiên lợi ích mà nó mang lại rất lớn: giúp ban lãnh đạo công ty theo dõi sát tình hình tài chính của công ty đến từng tháng do vậy công tác quản lý sẽ kịp thời và hiệu quả cũng sẽ rất cao.
Về chứng từ kế toán, kế toán đã áp dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc do Bộ tài chính ban hành theo Quyết định số 15/2006/ QĐ – BTC Quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý và hiệu quả Công tác lưu giữ chứng từ được các cán bộ phòng kế toán thực hiện cẩn thận và hợp lý
Về hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành theo Quyết định 15/2006/ QĐ – BTC được công ty áp dụng đầy đủ, việc mở các tài khoản chi tiết cũng rất hợp lý và khoa học.
Về hệ thống sổ sách kế toán hiện nay công ty đang áp dụng hình thức
Chứng từ ghi sổ kết hợp với sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting Do công ty quy mô lớn và nhiều đơn vị trực thuộc, lượng chứng từ phát sinh nhiều và thường xuyên đồng thời có nhiều nghiệp vụ tương tự nhau nên áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ là tối ưu nhất trong các hình thức kế toán hiện nay Hơn nữa công ty còn áp dụng phần mềm kế toán không những tiết kiệm thời gian, nhân lực, giảm khối lượng công việc cho các nhân viên kế toán mà còn giúp cung cấp thông tin kế toán chính xác và kịp thời Ngoài ra công ty còn sử dụng mạng Internet giúp ích rất nhiều cho kế toán cập nhật các thông tư quy định mới của Bộ tài chính và tìm hiểu về tỷ giá giao dịch liên ngân hàng một cách nhanh chóng trong việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ.
Về báo cáo kế toán: Các báo cáo tài chính được lập theo đúng mẫu biểu quy định và đảm bảo tính chính xác, kịp thời cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý kinh tế tài chính của cơ quan chủ quản và các cơ quan quản lý tài chính Ngoài các báo cáo tài chính bắt buộc theo quy định đội ngũ kế toán công ty còn lập báo cáo quản trị cung cấp thông tin chi tiết hơn cho người lãnh đạo doanh nghiệp phục vụ quản trị doanh nghiệp
3.1.1.2 Về tổ chức hạch toán thanh toán với người bán, người mua
Hạch toán thanh toán với người bán, người mua được phòng tài chính công ty quan tâm và tổ chức hợp lý Các kế toán được giao nhiệm vụ rõ ràng, phân cách trách nhiệm tuân thủ nghiêm ngặt, trong đội ngũ kế toán của công ty có kế toán công nợ riêng, kế toán thanh toán riêng, kế toán kinh doanh vật liệu nổ và kế toán kinh doanh xuất nhập khẩu riêng đảm bảo việc hạch toán với người bán và người mua trong công ty được thực hiện kịp thời, chặt chẽ. Việc phân rõ nhiệm vụ cho từng kế toán viên giúp cho công việc không bị chồng chéo, không bỏ sót nghiệp vụ đồng thời khi xảy ra sai phạm sẽ quy trách nhiệm và xử lý dễ dàng hơn
Tài khoản kế toán sử dụng trong thanh toán với người bán, người mua được sử dụng phù hợp và đầy đủ theo đúng quy định, đảm bảo theo dõi được tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thanh toán Các tài khoản 331,
TK131 được chi tiết theo phòng kinh doanh và đối tượng khách hàng sẽ giúp cho việc theo dõi công nợ sát sao hơn việc chỉ chi tiết theo khách hàng mà không thực hiện phân nhóm khách hàng.
Phương thức thanh toán áp dụng trong công ty đa dạng (tiền mặt, chuyển khoản, chuyển tiền điện, thanh toán bằng L/C ), tùy theo đối tượng khách hàng và đặc điểm của đơn hàng mà công ty sẽ áp dụng các phương thức thanh toán khách nhau Thời hạn tín dụng cũng rất phong phú có thể là
15, 30, 50 hoặc 80 ngày tùy theo mức độ thân thiết của khách hàng và quy mô của đơn hàng Điều này sẽ giúp cho công ty có thể giữ được quan hệ tốt với khách hàng và nhà cung cấp đồng thời giúp cho công tác quản lý tài chính cũng linh hoạt hơn.
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THNAH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG
3.2.1 Yêu cầu hoàn thiện Để có thể hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người bán và người mua tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng thì các phương hướng và biện pháp đưa ra phải đảm bảo một số yêu cầu sau:
Hoàn thiện công tác kế toán phải được thực hiện dựa trên cơ sở tuân thủ các chính sách kinh tế của Nhà nước nói chung và chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán do Bộ tài chính ban hành Nhà nước quản lý nền kinh tế thông qua các công cụ kinh tế vĩ mô, để có thể tồn tại và phát triển thì doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh phải chấp hành đầy đủ các quy định nhà nước ban hành Doanh nghiệp phải tuân thủ chính sách chế độ kế toán thì thông tin kế toán mới thống nhất, việc kiểm tra kiểm soát của nhà nước mới có thể thực hiện được Các thông tin kế toán được lập nên dựa trên cơ sở tuân thủ các quy định này sẽ giúp cho việc thu thập thông tin kế toán có chất lượng và khoa học, hữu ích cho quá trình phân tích, đánh giá và kiểm tra hoạt động tài chính của công ty.
Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người bán và người mua phải đảm bảo việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời phản ánh các hoạt động tài chính trong công ty, không để xảy ra tình trạng thông tin bị dồn ứ không cung cấp kịp thời cho nhu cầu quản trị trong nội bộ công ty cũng như những đối tượng quan tâm khác Nếu thông tin không được cung cấp kịp thời có thể gây ảnh hưởng đến việc xử lý các tình huống xấu có thể xảy ra trong doanh nghiệp còn đối với các đối tượng quan tâm bên ngoài doanh nghiệp như ngân hàng, nhà đầu tư mà không được cung cấp thông tin kịp thời có thể công ty sẽ mất đi cơ hội đầu tư đồng thời để lại ấn tượng không tốt cho việc kinh doanh sau này.
Việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời là rất quan trọng nhưng cũng không vì thế mà kế toán có thể đưa ra các thông tin thiếu chính xác Các thông tin như vậy sẽ không thực sự có giá trị trong việc ra quyết định Do vậy việc hoàn thiện công tác kế toán không chỉ đảm bảo tính kịp thời mà cả tính chính xác của thông tin kế toán.
Các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán muốn thực hiện được thì phải đảm bảo tính tiết kiệm và hiệu quả Bất cứ một giải pháp hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người bán người mua nào đưa ra cũng phải tính đến những chi phí bỏ ra như chi phí lương nhân viên, chi phí tài chính và những hiệu quả mang lại từ việc áp dụng nó Chỉ khi nào hiệu quả lớn hơn chi phí thì lúc đó phương án mới được thực hiện
Việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và thanh toán với người bán, người mua phải đảm bảo tuân thủ những yêu cầu trên thì mới đạt hiệu quả cao, hỗ trợ cho công tác quản trị doanh nghiệp nói chung và quản lý tài chính nói riêng.
3.2.2 Phương hướng và giải pháp hoàn thiện
Dựa trên những nghiên cứu thực tiễn về tình hình hạch toán thanh toán với người bán, người mua tại Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng và trên cơ sở yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện kế toán em xin đưa ra một số giải pháp hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại đơn vị như sau:
Thứ nhất: Về tính bảo mật trong thông tin kế toán
Kế toán trưởng của công ty nên phân quyền sử dụng cho mỗi kế toán phần hành Theo đó mỗi kế toán viên phụ trách các phần hành sẽ được kế toán trưởng phân quyền theo như phần mềm sẵn có trong đó tên chính là tên nhân viên phụ trách phần hành và password, password này chỉ có kế toán phần hành và kế toán trưởng biết Với việc giao quyền rõ ràng như vậy sẽ giúp cho kế toán trưởng quản lý được thông tin kế toán của doanh nghiệp không để lọt thông tin tài chính ra ngoài mà không có sự cho phép của kế toán trưởng đồng thời có thể dễ dàng quy trách nhiệm nếu có gian lận hay sai sót xảy ra
Thứ hai: Về việc áp dụng chiết khấu thanh toán Để thúc đẩy quá trình thu hồi nợ thì cùng với những biện pháp như lập riêng một bộ phận chuyên biệt có nhiệm vụ thu hồi công nợ phải thu, bán nợ cho các công ty đòi nợ công ty công ty nên áp dụng biện chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng trong việc thanh toán nợ sớm hơn so với thời hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng bán hàng Để phản ánh chiết khấu thanh toán kế toán sử dụng TK 635 – Chi phí tài chính Khi cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 111, 112: Số tiền thực thu
Nợ TK 635: Chiết khấu thanh toán cho khách hàng hưởng
Có TK 131: Tổng số phải thu khách hàng
Cuối kì, kế toán kết chuyển như sau:
Nợ TK 911: Xác định kết quả
Có TK 635: Chiết khấu thanh toán trong kì
Thứ ba: Về việc hạch toán chi tiết thanh toán với người bán, người mua phát sinh bằng ngoại tệ Để đáp ứng nhu cầu theo dỗi thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng cả bằng nguyên tệ và ngoại tệ sao cho hiệu quả và tiết kiệm nhất thì trong sổ chi tiết công nợ theo nguyên tệ ta thêm cột phát sinh bằng nguyên tệ và tỷ giá quy đổi Sổ này được mở chi tiết theo từng loại ngoại tệ Dựa vào sổ chi tiết công nợ này kế toán vừa theo dõi được tình trạng thanh toán của khách hàng đã thanh toán bao nhiêu ngoại tệ, còn bao nhiêu ngoại tệ chưa được thanh toán đồng thời vẫn đảm bảo theo dõi được lượng nguyên tệ quy đổi là bao nhiêu để lên báo cáo Mẫu sổ cụ thể như sau:
SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ
Diễn giải TK đối ứng
SH NT Nợ Có Nợ Có
Thứ tư: Về việc áp dụng tỷ giá hạch toán trong quy đổi ngoại tệ Để đơn giản trong việc hạch toán khi có các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ ngày một nhiều công ty nên sử dụng tỷ giá hạch toán để quy đổi ngoại tệ Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ theo tỷ giá hạch toán như sau: Đối với các khoản doanh thu, thu nhập,chi phí, hàng tồn kho, tài sản cố định… thì sẽ dùng tỷ giá thực tế để quy đổi ngoại tệ ra VNĐ. Đối với các tài khoản vốn bằng tiền, nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ thì sử dụng tỷ giá hạch toán để quy đổi ngoại tệ.
Cuối kỳ, kế toán phải đánh giá lại số dư của các tài khoản vốn bằng tiền, nợ phải thu, nợ phải trả theo tỷ giá thực tế, chênh lệch cho vào TK 515, 635.
Cuối năm tài chính đánh giá lại số dư của các tài khoản này chênh lệch đánh giá lại được phản ánh trên TK 413.
Thứ năm : Về việc hạn chế thanh toán bằng tiền mặt
Công ty nên chuyển dần tất cả các hoạt động thanh toán sang chuyển khoản, không sử dụng tiền mặt để thanh toán với người mua, người bán để hạn chế tối thiểu số tiền mặt tồn két Tiền tồn két chỉ cần đủ phục vụ nhu cầu chi tiêu hàng ngày trong phạm vi doanh nghiệp như vậy tiền sẽ được sử dụng hiệu quả hơn tránh được gian lận mất mát có thể xảy ra.