Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty cổ phần tập đoàn phát triển công nghệ và đầu tư

LỜI MỞ ĐẦU Trong năm vừa qua, tất nước giới theo xu hướng quốc tế hóa, xu khách quan, mang tính chất tồn cầu mà khơng quốc gia nào, doanh nghiệp lại khơng tính đến chiến lược phát triển Xu vừa tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ đồng thời đem lại thách thức to lớn, cạnh tranh trở nên gay gắt Vì để tồn phát triển vững mạnh doanh nghiệp phải đưa kế hoạch kinh doanh hiệu để đảm bảo mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận, hồn thành nhiệm vụ với Ngân sách nhà nước Để góp phần tạo nên kế hoạch khả thi hiệu doanh nghiệp cần chủ nguồn lực đặc biệt vốn Đối với doanh nghiệp thương mại việc quản lý khoản nợ chiếm dụng khoản bị chiếm dụng vô quan trọng, ảnh hưởng đến việc hoạt động liên tục doanh nghiệp Chính lý em mạnh dạn chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán toán với khách hàng nhà cung cấp Cơng ty Cổ phần Tập đồn Phát triển Cơng nghệ Đầu tư” làm đề tài cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trong chuyên đề này, phần mở đầu phần kết luận, em xin trình bày nội dung sau: Chương 1: Đặc điểm tổ chức quản lý toán với khách hàng nhà cung cấp công ty GS – GROUP JSC Chương 2: Thực trạng toán với khách hàng nhà cung cấp Công ty GS – GROUP JSC Chương 3: Hồn thiện kế tốn tốn với khách hàng nhà cung cấp Công ty GS – GROUP JSC Do thời gian nghiên cứu, tìm hiểu tình hình thực tế Cơng ty chưa nhiều nên chuyên đề em nhiều hạn chế, thiếu sót Em mong nhận góp ý dẫn thầy cô giáo chị phịng Tài kế tốn Cơng ty để hồn thiện tốt chun đề thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY GS – GROUP JSC 1.1 Đặc điểm khách hàng nhà cung cấp Công ty 1.1.1 Đặc điểm nhà cung cấp Công ty Với đặc điểm sản phẩm dịch vụ có hàm lượng chất xám cao, đầu vào sản xuất nước cịn hạn chế, từ thành lập Cơng ty hướng tới nhà cung cấp nước có uy tín giới như: Nohma (Nhật), Hochiki (USA)… Ngoài để tận dụng lợi việc sử dụng hàng nước Công ty thực mua hàng hóa nhà Cung cấp lãnh thổ Việt Nam nhiên việc lựa chọn nhà cung cấp cẩn thận, Công ty xây dựng nhiều tiêu chí lựa chọn khác Các nhà cung cấp Công ty hoạt động chủ yếu lĩnh vực cung cấp sản phẩm, dịch vụ liên quan đến hệ thống thơng tin, bảo mật, tích hợp hệ thống… Cơng ty dùng phương pháp mã hóa nhà cung cấp, nhà cung cấp ứng với mã số cụ thể, phương pháp làm phần mềm excel thực phòng kinh doanh Hệ thống mã sử dụng thống tất phòng ban Công ty Việc thay đổi mã, tạo mã thông báo kịp thời tới tất nhân viên sử dụng Ngồi việc mã hóa nhà cung cấp Cơng ty cịn tiến hành mở chi tiết cho đối tượng nhà Cung cấp, nhà Cung cấp nước bắt buộc mở chi tiết nhà cung cấp tiểu khoản Đối với nhà cung cấp Việt Nam Công ty tiến hành mở chi tiết cho đối tượng nhà cung cấp có quan hệ thường xuyên, giá trị hợp đồng lớn nhà cung cấp lẻ giá trị hợp đồng nhỏ (bộ phận chiếm số lượng ít) Cơng ty tiến hành mở chung cho tiểu khoản Công ty tiến hành phân loại nhà cung cấp theo lớp nhà cung cấp theo địa bàn trụ sở nhà cung cấp bao gồm: - Lớp 01: nhà cung cấp nước - Lớp 02:các nhà cung cấp nước ngoài: nhiều nước Nhật Bản, Hàn Quốc, Nga… Các nghiệp vụ mua hàng hóa dịch vụ đầu vào kể toán trả trả chậm hạch toán qua tài khoản 331 – Phải trả nhà cung cấp Là Công ty nhỏ giá trị hợp đồng nhập không lớn Công ty giữ mối quan hệ tốt với nhà cung cấp nước ngoài, ngày tạo uy tín nhận ưu đãi giao dịch, toán nhà cung cấp nước 1.1.2 Đặc điểm khách hàng Công ty Ngược lại với nhà cung cấp, khách hàng Công ty chủ yếu nằm lãnh thổ Việt Nam Đặc điểm bật khách hàng Công ty Doanh nghiệp lớn, sản xuất kinh doanh nhiều lĩnh vực khác có chung nhu cầu bảo mật thơng tin, an tồn hệ thống siêu thị, ngân hàng chương trình Chính phủ… Với phát triển đất nước nhu cầu an toàn sản xuất kinh doanh, bảo mật thông tin ngày tăng cao, số lượng khách hàng Công ty ngày nhiều.Với sách để khuyến khích bán hàng Cơng ty ngày có khách hàng lâu dài trở thành Cơng ty có sức cạnh tranh cao lĩnh vực hệ thống thơng tin, tích hợp hệ thống Tương tự với nhà cung cấp Công ty tiến hành phân loại khách hàng theo địa bàn kinh doanh: - Lớp 01: Khách hàng nước - Lớp 02: Khách hàng nước ngồi Cơng ty thực mã hóa khách hàng tương tự với nhà cung cấp Đối với khách hàng có khối lượng giao dịch nhiều, giá trị hợp đồng lớn Công ty tiến hành mở riêng cho khách hàng tiểu khoản, trường hợp lại Công ty tiến hành theo dõi chung tiểu khoản 131 – Phải thu khách hàng lẻ Đối với nhóm khách hàng nước Cơng ty cịn tiến hành phân loại theo lĩnh vực kinh doanh như: tin học, bảo hiểm, giáo dục, ngân hàng…đây phận cấu thành nên mã số khách hàng Các nghiệp vụ bán hàng hóa dịch vụ đầu trường hợp khách hàng toán trả hay trả chậm hạch toán qua tài khoản 131 – Phải thu khách hàng 1.2 Đặc điểm toán với khách hàng nhà cung cấp Công ty GS – GROUP JSC 1.2.1 Hình thức tốn Cơng ty sử dụng hình thức tốn tốn dùng tiền mặt tốn khơng dùng tiền mặt hình thức tốn khơng dùng tiền mặt sử dụng phổ biến - Phương thức toán dùng tiền mặt: Đây phương thức toán thông qua chi trả trực tiếp tiền mặt Phương thức thích hợp với nghiệp vụ có quy mơ nhỏ Thanh tốn tiền mặt bao gồm: + Thanh toán tiền VNĐ + Thanh toán ngoại tệ - Phương thức tốn khơng dùng tiền mặt: phương pháp tốn thơng qua trung gian ngân hàng tổ chức tài trung gian khác Phương thức khắc phục yếu điểm việc toán dùng tiền mặt Đối với giao dịch nội địa phương thức có nhiều hình thức như: tốn bù trừ, toán ủy nhiệm chi (thu), toán séc…Đối với giao dịch toán với đối tác nước ngồi Cơng ty sử dụng hình thức tốn thư tín dụng 1.2.2 Đặc điểm tốn với nhà cung cấp Đối với nhà cung cấp Cơng ty chủ yếu sử dụng hình thức tốn không dung tiền mặt Đối với nhà cung cấp nước Cơng ty tiến hành tốn ủy nhiệm chi qua ngân hàng Đối với nhà cung cấp nước ngồi Cơng ty tiến hành mở L/C để toán Để thuận lợi cho việc toán cho nhà cung cấp nhanh tróng bảo đảm an tồn vốn Cơng ty tiến hành mở tài khoản đa dạng ngân hàng : Ngân hàng Ngoại thương, ngân hàng Cổ phần Thương Tín, ngân hàng Liên Việt… Tiền gửi ngân hàng dung để tốn Cơng ty bao gồm tiền Việt Nam ngoại tệ loại EUR, USD… số lượng ngoại tệ USD gửi ngân hàng lớn Thời hạn toán với nhà cung cấp quy định cụ thể hợp đồng thường sau 30 ngày 45 ngày từ ngày hóa đơn Vào ngày 15 25 hàng tháng Công ty tiến hành xem xét, cân đối khoản phải thu phải trả sau tiến hành tốn cho nhà cung cấp đến hạn, ngồi hình thức toán trả thường xuyên sử dụng trường hợp giá trị hợp đồng nhỏ, công ty có sẵn khả tốn Cơng ty ln có biện pháp huy động vốn để toán cho nhà cung cấp trước hạn 1.2.3 Đặc điểm toán với khách hàng Đối với khách hàng Cơng ty có sách thu hồi nợ khác tùy thuộc vào đặc điểm khách hàng, điều kiện kinh doanh yêu cầu vốn Đối với khách hàng có mối quan hệ lâu năm Cơng ty thường áp dụng sách trả chậm khoảng thời gian định hai bên thỏa thuận, đối tượng khách lẻ Công ty thường yêu cầu khách hàng chi trả khoản nợ tiền mặt tiền gửi nhằm giảm rủi ro thất vốn Hính thức tốn sử dụng chủ yếu qua ngân hàng Đối với nghiệp vụ có giá trị hai mươi triệu đồng, có thỏa thuận hai bên Cơng ty áp dụng hình thức thu tiền hàng trực tiếp tiền mặt từ khách hàng 1.2.4 Quy định tốn Cơng ty Dưới vài quy định cụ thể toán với khách hàng nhà cung cấp Cơng ty: a Mọi hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20.000.000 đ (Hai mươi triệu đồng) trở lên bắt buộc phải toán qua Ngân hàng b Trường hợp toán tiền mặt đơn vị bán: Khi toán tiền mặt đơn vị bán hàng, người trả tiền phải yêu cầu đơn vị bán hàng viết “Phiếu thu tiền” “Biên nhận nhận tiền” cho số tiền tốn u cầu người bán đóng dấu xác nhận “Đã thu tiền” hóa đơn c Trường hợp tốn tiền mặt Cơng ty: Khi tốn tiền mặt Cơng ty , Công ty chi nhánh, Trung tâm hay phận trực thuộc, người nhận tiền phải có Giấy giới thiệu, Giấy chứng minh nhân dân giấy tờ tùy thân khác để chứng minh nhân thân Khi làm phiếu chi, thủ quỹ cần ghi đầy đủ thông tin người nhận tiền phiếu chi kèm theo giấy giới thiệu photocopy giấy tờ tùy thân người nhận tiền d Trường hợp toán séc chuyển khoản: Người thụ hưởng phải đơn vị phát hành Hóa đơn GTGT Nghiêm cấm việc chuyển tiền cho bên thứ ba mà khơng có quy định hợp đồng định chuyển tiền văn hợp lệ (ký, đóng dấu…) đơn vị bán hàng phát hành e Trường hợp tốn thẻ tín dụng: u cầu chứng từ toán áp dụng giống trường hợp toán tiền mặt Thời hạn tốn áp dụng trường hợp khơng có thay đổi so với trường hợp khác 1.3 Tổ chức quản lý toán với khách hàng nhà cung cấp Công ty Việc quản lý toán với khách hàng nhà cung cấp chủ yếu phịng tài kế tốn thực Kế tốn trưởng nhân viên phịng cụ thể kế toán mua hàng bán hàng thường xuyên theo dõi sổ chi tiết khách hàng nhà cung cấp, kiểm tra hóa đơn mua (bán) hàng hóa số liệu, thời hạn tốn, thời gian nợ hạn….để quản lý phát trường hợp xảy nhằm đưa phương án xử lý kịp thời Kế toán mua hàng, kế tốn bán hàng, Kế tốn trưởng đơn vị có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ Hóa đơn GTGT bán hàng hóa dịch vụ dựa vào thơng tin Hóa đơn, Phiếu thu tiền, Báo giá, Hợp đồng,… kiểm tra tồn doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ Website Tổng Cục Thuế địa http://www.gdt.gov.vn Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý nhập xuất quỹ tiền mặt: VNĐ, ngoại tệ…thanh toán cho khách hàng nhà cung cấp Hàng ngày thủ quỹ phải thường xuyên kiểm tra số tiền tồn quỹ thực tế, đối chiếu với số liệu sổ quỹ Nếu có chênh lệch thủ quỹ kế toán phải tiến hành rà soát để xác định nguyên nhân kiến nghị biện pháp giải Ban giám đốc tiến hành quản lý trung hoạt động tốn Cơng ty Thơng qua việc u cầu phịng tài kế tốn lập bảng kê tốn định kỳ, nợ q hạn, nợ khó địi…của khách hàng nhà cung cấp, ban giám đốc đưa định cuối việc xử lý khoản nợ q hạn, nợ khó địi Ban kiểm soát định kỳ thường theo quý tiến hành kiểm tra nghiệp vụ tốn: kiểm tra tính xác hợp lý hợp lệ thủ tục, chứng từ, tính đắn số liệu hóa đơn sổ liệu sổ sách kế toán Do nghiệp vụ phát sinh nhiều nên ban kiểm soát tiến hành kiểm tra chọn mẫu (thường xác suất) phát sai sót ban kiểm sốt tiến hành tìm hiểu nguyên nhân với kế toán trưởng ban giám đốc đưa biện pháp giải CHƯƠNG THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TỐN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CƠNG TY GS – GROUP JSC 2.1 Thực trạng kế toán tốn với nhà cung cấp Cơng ty GS – GROUP JSC 2.1.1 Thủ tục chứng từ Chứng từ sử dụng: Đối với nghiệp vụ mua hàng toán cho nhà cung cấp nước - Các chứng từ mua hàng: hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT hóa đơn bán hàng thơng thường, vận đơn, biên giao nhận tài sản, biên kiểm nghiệm hàng hóa, phiếu nhập kho - Các chứng từ toán: giấy đề nghị tạm ứng, giấy toán tạm ứng, giấy đề nghị toán, phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi… Hợp đồng kinh tế: hợp đồng bên mua bên bán tiến hành lập ký kết để xác định quyền lợi nghĩa vụ bên quan hệ mua bán hàng hóa cung cấp dịch vụ Trong hợp đồng quy định rõ số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị hợp đồng,thời hạn thực hợp đồng, phương thức giao nhận, bảo hành, bảo lãnh thực hợp đồng, phương thức toán, thời hạn toán, địa điểm tốn vấn đề có liên quan Hóa đơn giá trị gia tăng hóa đơn bán hàng thơng thường: hóa đơn bên bán (bên bán nhà cung cấp Việt Nam) phát hành chứng chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh sở cho kế toán nhập số liệu vào máy vi tính lên bảng kê thuế đầu vào