Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng tại công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ và truyền thông neo

Chuyên đề thực tập chuyên ngành Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD GS TS Nguyễn Văn Công MỤC LỤC 1LỜI MỞ ĐẦU 3CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU T[.]

Đặc điểm hàng hóa

Công ty hiện là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ và truyền thông, với hệ thống danh mục sản phẩm rất đa dạng bao gồm 2 loại chính là: sản phẩm phần mềm và sản phẩm là dịch vụ, ngoài ra để đa dạng hóa sản phẩm cũng như phục vụ tốt hơn nhu cầu của khách hàng, công ty cũng thực hiện cung cấp một số sản phẩm phần cứng, thiết bị công nghệ dùng trong văn phòng. Đặc điểm sản phẩm: sản phẩm mà công ty cung cấp không giống như các sản phẩm sản xuất công nghiệp dùng cho tiêu dùng hay làm tư liệu sản xuất thông thường Hàng hóa của công ty là các sản phẩm công nghệ, phục vụ cho nhu cầu của các tổ chức, doanh nghiệp viễn thông, doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ Sản phẩm của công ty đáp góp phần giúp tăng hiệu quả trong tổ chức sản xuất, quản lý trong các doanh nghiệp hay đơn giản hơn là đáp ứng các nhu cầu về thông tin, công nghệ của cá nhân người sử dụng sản phẩm của Công ty Cụ thể, đặc điểm một số hàng hóa của Công ty:

- Hệ thống tính cước và chăm sóc khách hàng (NEO CCBS) là một hệ thống khép kín, thực hiện đầy đủ các khâu tiếp nhận yêu cầu cung cấp dịch vụ, tính cước và chăm sóc khách hàng cho các nhà khai thác dịch vụ viễn thông. Đối tượng khách hàng của NEO CCBS là các nhà khai thác mạng và dịch vụ viễn thông

- Hệ thống cổng thông tin, tích hợp dịch vụ (NEO Portal) là Cổng thông tin cung cấp thông tin, dịch vụ trên mạng Internet dành cho các nhà khai thác di động, các công ty và các tổ chức hành chính, xã hội với các tính năng như: tin tức thời sự, văn bản, chính sách, lịch làm việc, diễn đàn, báo cáo doanh thu, quản lý nhân sự, kế toán tiền lương, quản lý công văn… Đối tượng khách hàng của NEO Portal là các cơ quan cấp bộ và trung ương cũng như các tập đoàn, tổng công ty nhà nước

- Hệ thống QMS (Queue Management System) là một ứng dụng trên nền tảng máy tính và điện thoại di động được cho phép các tổ chức và người dùng quản lý việc xếp hàng như: đăng ký khám bệnh, đăng ký làm các thủ tục hành chính,… Đối tượng khách hàng của QMS là các tổ chức, giáo dục, y tế, đơn vị hành chính sự nghiệp…

- Hệ thống quản lý kênh phân phối bán hàng (NEO Payall) là hệ thống quản lý kênh phân phối cho các doanh nghiệp cung cấp sản phẩm, có đầy đủ chức năng quản lý: kho, đại lý, cửa hàng của đại lý, số dư của đại lý, báo cáo thống kê…Phân hệ Web sử dụng công nghệ Web 2.0, trên nền tảng máy chủJ2EE và công nghệ NeoSmartUI kết nối đến các hệ thống quản lý khách hàng,cước Vinaphone và quản lý các hoạt động bán hàng của Vinaphone Đối tượng khách hàng hướng đến của NEO Payall là các Tập đoàn, Tổng công ty như xi măng, thép, vật liệu xây dựng, lương thực

- Hệ thống quản lý định vị (NEO GPS Tracking) là hệ thống hệ thống phần cứng và phần mềm cho phép cập nhật thông tin, vị trí, tọa độ xe, báo cáo về tình hình hoạt động, tuyến đường, thiết bị phần cứng kết nối trên phương tiện vận tải.Giải pháp giúp người sử dụng tiết kiệm chi phí mua thiết bị định vị bằng cách sử dụng chiếc điện thoại di động thay thế cho thiết bị định vị. Đối tượng khách hàng: Các doanh nghiệp cần quản lý nhân viên trên hiện trường (đội ngũ bán hàng, giao hàng, thu thập thông tin thị trường,…), doanh nghiệp vận tải, chuyển phát nhanh,…

- Hệ thống CloudSME là bộ phần mềm phục vụ công tác quản lý điều hành cho các tổ chức, doanh nghiệp vừa và nhỏ, triển khai theo mô hình điện toán đám mây công cộng với các gói phần mềm được cung cấp dưới dạng dịch vụ Đối tượng khách hàng: các Doanh nghiệp vừa và nhỏ, các tổ chức, cơ quan nhà nước, trường học…

- Sổ liên lạc điện tử (SchoolLink) là dịch vụ quản lý thông tin học sinh, sinh viên, điểm thi, công cụ liên lạc giữa nhà trường và gia đình qua Internet và điện thoại di động Đối tượng khách hàng: Nhà trường, phụ huynh, sinh viên

- Từ điển MPD (Pro Dictionary for Mobile) là một ứng dụng tra cứu từ điển đa ngôn ngữ (Việt - Việt, Việt - Anh, Anh - Việt, Việt - Pháp, Pháp - Việt,Việt - Đức, Đức - Việt, Việt - Nga, Nga - Việt) trên điện thoại di động Đối tượng khách hàng: Người dùng sử dụng điện thoại di động

- Đáng chú ý, trong những năm gần đây, cùng với sự bùng nổ mạnh mẽ trong lĩnh vực thông tin di động, một sản phẩm mà công ty đang cung cấp và có tiềm năng rất lớn trong tương lai là Dịch vụ giá trị gia tăng trên di động (VAS- Value added service).

Dịch vụ giá trị gia tăng trên di động giúp các nhà cung cấp dịch vụ di động có thể dễ dàng kết hợp với các thuê bao để chống lại những yếu tố tiêu cực khi sử dụng SMS làm ảnh hưởng đến uy tín của nhà cung cấp di động, đưa ra các sự lựa chọn mới, thông minh và dễ dàng sử dụng cho người dùng trong lĩnh vực SMS, tăng thêm lợi nhuận từ SMS cho các nhà cung cấp dịch vụ di động, nâng cao uy tín về chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp dịch vụ di động, giải pháp đề xuất chứa một platform đứng riêng rẽ và không ảnh hưởng gì đến các nền tảng SMSC sử dụng cho các dịch vụ SMS sẵn có của nhà cung cấp… Đối tượng khách hàng của VAS: các doanh nghiệp lớn, nhỏ; cá nhân; các ngân hàng, các công ty trong lĩnh vực viễn thông và công nghệ…

Đặc điểm khách hàng

Thông qua đặc điểm sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp cũng như khách hàng mục tiêu của từng loại sản phẩm đã nêu ở phần 1.1.1 thi có thể thấy: khách hàng của Công ty NEO gồm rất nhiều nhóm, từ các doanh nghiệp lớn của Nhà nước có nhu cầu về các phần mềm quản lý, các doanh nghiệp tư nhân vừa và nhỏ, các ngân hàng, các tập đoàn viễn thông, trường học, cá nhân…Tuy nhiên, có thể phân chia thành 2 nhóm khách hàng chính là: Khách hàng thường xuyên và khách hàng không thường xuyên.

Là các doanh nghiệp lớn, có nhu cầu cao về các phần mềm quản lý, dịch vụ tin nhắn hay các thiết bị số.

Cho đến nay, Công ty NEO đã thiết lập và duy trì được mối quan hệ với một số lượng lớn khách hàng như: Tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam VNPT, Công ty Điện toán và Truyền số liệu (VDC), Công ty Cổ phần Dịch vụ Trợ giúp Thương mại Khang An (KASACO JSC)…và còn rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn lớn của ngành Công nghệ - Viễn thông ở nước ta đang làm những đối tác khách hàng tin cậy của Công ty.

Bên cạnh đó, công ty cũng không ngừng mở rộng quan hệ hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước khác nhằm kịp thời đưa những công nghệ mới nhất, tiên tiến nhất vào sản phẩm và dịch vụ theo các yêu cầu đặc thù của khách hàng. Một số đối tác tiêu biểu có thể kể đến như: IBM, DELL, Hp, Microsoft, Cisco… các ngân hàng như: TechcomBank, BIDV, VietinBank, VietcomBank Ngoài ra công ty còn hợp tác trong việc phân phối một số sản phẩm đặc thù của các hãng phát hành game lớn như: Vinagame, VTC Game…

Công ty cũng rất vinh dự và tự hào là đối tác Vàng- Đối tác cấp cao của Oracle Việt Nam.

Khách hàng không thường xuyên

Khách hàng không thường xuyên (khách hàng vãng lai) thường là các doanh nghiệp nhỏ, nhà hàng, các cá nhân có những nhu cầu khác nhau về sản phẩm phần cứng, phần mềm, dịch vụ GTGT trên di động…nhưng đa phần ít có quan hệ hợp tác lâu dài với Công ty.

Trong số các khách hàng không thường xuyên, Công ty phân ra thành 2 nhóm là: Khách hàng nhỏ và khách hàng tiềm năng.

Khách hàng nhỏ bao gồm các cá nhân hay các tổ chức, doanh nghiệp có quy mô nhỏ, giá trị trong giao dịch thường thấp và không có nhu cầu cao với các sản phẩm, dịch vụ mà Công ty cung cấp.

Khách hàng tiềm năng: là những khách hàng chưa có nhiều giao dịch với công ty, tuy nhiên đó là những Tổ chức, doanh nghiệp có những nhu cầu cao về sản phẩm, dịch vụ mà Công ty cung cấp, có thể phát triển mối quan hệ hợp tác lâu dài trong với Công ty trong tương lai.

Biểu 1.1: Danh mục một số khách hàng thường xuyên của công ty với mã khách hàng:

STT Mã khách hàng Tên khách hàng

1 A.DONG Cty Công nghệ và giải trí Á Đông

2 A.PHU Cty TNHH Thương mại và Dịch vụ An Phú

3 ACB Ngân hàng Thương mại Cổ phần Á Châu

4 BSK Công ty TNHH Boshoku Hà Nội

5 BHA Công ty Cổ phần truyền thông Bắc Hải

6 BIDV Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam BIDV

7 CCL Công ty TNHH Cocacola Việt Nam

8 CISC Công ty TNHH Cisco Việt Nam

9 CP.VG Tập đoàn VinGroup – Công ty CP

10 DEL Công ty DELL Việt Nam

11 DELTA Công ty TNHH Công nghệ Kỹ thuật Delta

12 EVN.T Công ty Viễn thông điện lực EVN Telecom

13 FAS Công ty Cổ phần công nghệ Fast

14 HP.C Công ty HP Việt Nam

15 H.AN Công ty CP Điện tử và Truyền thông Hưng An

16 IBM Công ty IBM Việt Nam

17 MS.V Công ty Thông tin Di động – Trung tâm dịch vụ GTGT

18 MRL.A Công ty Motorola Việt Nam

19 TCB Ngân hàng TM CP Kỹ thương Việt Nam TechcomBank

20 VCB Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam VietcomBank

21 V.TEL Trung tâm dịch vụ GTGT Viettel

22 VINA.F Trung tâm dịch vụ GTGT Vinafone

25 VIETIN.B Ngân hàng Công thương Việt Nam VietinBank

26 VTC Tổng công ty truyền thông đa phương tiện VTC

27 VTV Đài truyền hình Việt Nam VTV

Đặc điểm thanh toán với khách hàng của Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển công nghệ và truyền thông 9 1 Phương thức thanh toán ngay

Phương thức thanh toán chậm

Phương thức thanh toán chậm là phương thức mà người mua có trách nhiệm thanh toán với công ty tại một thời điểm xác định được ghi trong hợp đồng kinh tế hoặc đã được thỏa thuận giữa hai bên Đặc điểm phương thức thanh toán chậm: phương thức thanh toán chậm tiềm ẩn nhiều rủi ro cho công ty như: việc khách hàng chậm thanh toán hay không thanh toán, dẫn đến tình trạng bị chiếm dụng vốn của công ty Tuy nhiên, không thể phủ nhận các lợi ích mà phương thức này mang lại, đó là khách hàng có thể linh hoạt trong công tác thanh toán giúp thúc đẩy nhu cầu, tăng doanh số bán hàng của công ty; thanh toán trả chậm khi kết hợp với các chính sách về chiết khấu thanh toán có thể tác động lên tâm lý khách hàng, giúp họ có động lực trong việc thanh toán đúng hạn, hay tốt hơn là trước hạn để có thể hưởng triết khấu thanh toán Ngoài ra, đối với một số khách hàng, công ty còn áp dụng lãi suất trả chậm nhằm khắc phục thiệt hại do tình trạng bị khách hàng chiếm dụng vốn từ hoạt động thanh toán.

Tuy nhiên, hiện nay phương thức thanh toán chậm đang được áp dụng trong hầu hết các giao dịch hiện nay của Công ty do đặc tính linh hoạt của nó Cụ thể một số đặc điểm của phương thức thanh toán mà Công ty đang áp dụng như sau:

Các khách hàng thường xuyên của công ty như các Ngân hàng, doanh nghiệp viễn thông lớn hoặc các Công ty có uy tín hay các doanh nghiệp có sự đảm bảo của Nhà nước về khả năng thanh toán.

Giá trị giao dịch trong thanh toán chậm thường là lớn, tuy nhiên cũng có một số giao dịch có giá trị nhỏ tùy vào nhu cầu cụ thể của từng khách hàng.

Hình thức thanh toán trong phương thức trả chậm rất đa dạng tạo lên tính linh hoạt trong hoạt động thanh toán, các hình thức mà Công ty đang áp dụng bao gồm:

Thanh toán bằng tiền mặt: Được áp dụng cho các giao dịch có giá trị nhỏ hơn 20 triệu đồng, thời hạn thanh toán trong vòng 15 ngày kể từ ngày thực hiện giao dịch Đồng tiền sử dụng là VND và các ngoại tệ mạnh.

Thanh toán không sử dụng tiền mặt:

Là hình thức được sử dụng nhiều nhất tại Công ty hiện nay bao gồm các hình thức cụ thể là:

Thanh toán bằng chuyển khoản: áp dụng trong phần lớn các giao dịch hiện nay Đây là hình thức mà khách hàng sẽ thực hiện chuyển khoản số tiền theo hợp đồng đã thực hiện vào tài khoản của công ty trong thời hạn nhất định kể từ ngày phát sinh giao dịch (thời hạn này thường được quy định rõ trên hợp đồng).

Thanh toán thông qua các tổ chức tín dụng như: thanh toán bằng ủy nhiệm thu, thanh toán bằng trả séc, Thanh toán nhờ thu (gồm có nhờ thu trơn và nhờ thu kèm chứng từ) Hình thức này cho phép Công ty giao việc thu tiền cho Ngân hàng đại điện (Ngân hàng hiện nay đại diện cho Công ty là ngân hàng VietcomBank).

Thanh toán bằng thư tín dụng (LC: Letter of Credit), Thanh toán chuyển tiền (gồm có thư chuyển tiền-MTR và điện chuyển tiền-TTR) Hình thức này áp dụng trong các giao dịch với các khách hàng nước ngoài.

Thanh toán theo phương thức bù trừ: được áp dụng khi công ty và khách hàng đều có cả vai trò là người mua và người bán, có sự trao đổi qua lại về hàng hóa dịch vụ Thanh toán bù trừ được thực hiện theo thỏa thuận giữa 2 bên, có thể xuất hiện bên thứ 3 là trung gian trong thanh toán Mọi trao đổi thông qua thanh toán bù trừ đều được ghi vào sổ để tiện cho công tác theo dõi.

Tổ chức quản lý thanh toán với khách hàng của Công ty Cổ phần đầu tư phát triển Công nghệ và Truyền thông NEO 13

Với khách hàng trong hạn

Hoạt động thanh toán với khách hàng là một khâu quan trọng trong hoạt động kinh doanh của toàn Công ty, đây là công việc đòi hỏi sự phối hợp tham gia của nhiều bộ phận Tại Công ty NEO, việc quản lý hoạt động thanh toán với khách hàng nói chung và hoạt động thanh toán trong hạn nói riêng là hoạt động có tổ chức rõ ràng của các bộ phận: Bộ phận kinh doanh, phòng kế toán, trung tâm giá trị gia tăng , Phòng quản lý chất lượng và hoạt động của các bộ phận dưới sự chỉ đạo và điều hành của Ban Giám đốc.

Các khoản thanh toán trong hạn là các khoản nợ của khách hàng với công ty nhưng vẫn chưa đến hạn thanh toán.

Bộ phận kinh doanh và Trung tâm giá trị gia tăng thực hiện việc ký kết hợp đồng, quản lý việc giao hàng, thực hiện dịch vụ cho khách hàng Ngoài ra, 2 phòng trên còn có nhiệm vụ quản lý danh sách khách hàng, thường xuyên theo dõi, cập nhật về tình hình thanh toán của các đơn đặt hàng, hợp đồng cung cấp dịch vụ.

Phòng kế toán có trách nhiệm theo dõi các khoản nợ đồng thời đối chiếu với các điều khoản được ghi trong hợp đồng đã ký kết từ phòng kinh doanh và Trung tâm dịch vụ GTGT để từ đó có kế hoạch thu nợ các khoản đó.

Ban Giám đốc sẽ theo dõi thông tin thông qua các báo cáo từ bộ phận kinh doanh và phòng kế toán, từ đó đề xuất chính sách thanh toán, thu hồi nợ đối với khách hàng. Để có thể quản lý tốt các khoản phải thu, Công ty đã có những chính sách hỗ trợ việc thanh toán với khách hàng sao cho thuận lợi nhất đó là:

- Các hóa đơn thanh toán với khách hàng lập ra phải được ghi rõ ràng và đầy đủ về thời hạn thanh toán (ghi một cách dễ hiểu, không gây hiểu lầm) và các điều kiện liên quan đến thanh toán như chiết khấu thanh toán đối với việc thanh toán trước hạn, lãi suất trả chậm khi thanh toán quá hạn…

- Kế toán công nợ cùng với bộ phận chăm sóc khách hàng thường xuyên liên lạc, nhắc nhở các khách hàng có khoản nợ sắp đến hạn thanh toán

- Ghi chép đầy đủ và chính xác các khoản thanh toán của khách hàng, giúp tạo sự tin tưởng của Công ty đối với khách hàng.

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ TRUYỀN THÔNG NEO 16 2.1 Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán tại Công

Theo phương thức thanh toán chậm

Như đã phân tích ở trên, phương thức thanh toán trả chậm là phương thức được áp dụng nhiều nhất trong hoạt động thanh toán với khách hàng tại Công ty NEO.

- Chứng từ bán hàng và cung cấp dịch vụ: Hợp đồng kinh tế, Biên bản đối soát doanh thu, Giấy đề nghị xuất hóa đơn GTGT, hóa đơn GTGT

Cụ thể, chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ trong phương thức thanh toán chậm như sau:

Trong tháng 1năm 2013, công ty cung cấp dịch vụ nội dung trên mạng Mobifone theo hợp đồng kinh tế số 01112012/HĐKT/NEO-TTDD với Trung tâm Dịch vụ Giá trị gia tăng-Công ty Thông tin di động.

Hợp đồng kinh tế là hợp đồng có hiệu lực phát lý về việc thưc hiện trao đổi hàng hóa giữa bên mua và bán trong đó bên mua và bên bán đưa ra những thỏa thuận được ghi đầy đủ và chi tiết trong hợp đồng như: phương thức thanh toán, tỷ giá, đồng tiền chung, điều kiện giao nhận hàng phẩm chất quy cách chủng loại số lượng, thời gian giao và nhận hàng khi có tranh chấp thì đưa ra trọng tài kinh tế xử lý điều này được ghi rõ trong hợp đồng.

Theo hợp đồng, Công ty Thông tin di động sẽ phải thanh toán tiền dịch vụ muộn nhất là 15 ngày kể từ khi nhận được hóa đơn thanh toán tiền dịch vụ từ công ty NEO.

Ngày10 tháng 2 năm 2013, Trung tâm GTGT của Công ty NEO lập và gửi Biên bản xác nhận sản lượng, doanh thu nội dung mà Công ty đã cung cấp trong tháng 1/2013 cho trung tâm GTGT – Công ty Thông tin di động để 2 bên xác nhận số liệu trong tờ biên bản

Biên bản xác nhận sản lượng doanh thu dịch vụ là là bản thống kê tình hình thực hiện cung cấp dịch vụ của công ty với khách hàng Biên bản do công ty lập sẽ được khách hàng đối chiếu và so sánh với số liệu của khách hàng, từ đó là cơ sở để tính ra các khoản phải thu của Công ty với khách hàng đó.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN XÁC NHẬN SẢN LƯỢNG, DOANH THU DỊCH VỤ NỘI DUNG TRÊN MẠNG TTDĐ MOBIFONE

Giữa VMS với Công ty NEO (Tháng 1 năm 2013)

BẢNG 1: BẢNG XÁC NHẬN SỐ LIỆU

Số liệu của VMS Số liệu của CP Chênh lệch

BẢNG 2: BẢNG XÁC NHẬN DOANH THU PHÂN CHIA DỊCH VỤ NỘI DUNG

SỐ LƯỢNG BẢN TIN DOANH THU PHÂN CHIA

Yêu cầu Tính Phản hồi Giới Chênh Chênh VMS thu Cước VMS do DT phân chia DT phân chia

Tỷ lệ khuyến khích CPs được hưởng: 0

Số tiền VMS phải thanh toán là : 62,634,612

Doanh thu trên chưa bao gồm thuế GTGT 10%

Hà nội, ngày…tháng…năm 2013 ĐẠI DIỆN CÔNG TY VMS ĐẠI DIỆN CÔNG TY NEO

PHÓ GIÁM ĐỐC P.ĐỐI SOÁT THỐNG KÊ GIÁM ĐỐC TT.GVGT P.KẾ TOÁN

Sau khi đã có xác nhận của 2 bên về số liệu trên Bảng đối soát, ngày 13 tháng 2 năm 2013, Trung tâm GTGT lập giấy đề nghị xuất hóa đơn chuyển cho phòng kế toán

Biểu 2.4: Giấy đề nghị xuẩt hóa đơn Đơn vị: Trung tâm Dịch vụ Gia tăng

GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT HÓA ĐƠN

Tên khách hàng: Trung tâm dịch vụ giá trị gia tăng- Công ty Thông tin di động Địa chỉ: Lô VP1, Khu đô thị mới Yên Hòa, Cầu giấy, Hà Nội

Nội dung Số tiền trước VAT

Doanh thu Dịch vụ nội dung trên mạng Mobifone 01/2013 62,634,612

Số tiền bằng chữ: Sáu mươi tám triệu, tám trăn chín mươi tám nghìn, không trăm bảy mươi ba đồng./

Hà nội ngày 13 tháng 02 năm 2013

Trưởng đơn vị Người đề nghị

Căn cứ vào giấy đề nghị xuất hóa đơn, kế toán thực hiện việc lập hóa đơn

GTGT Cũng giống như chứng từ trong thanh toán ngay, hóa đơn GTGT này cũng được lập thành 3 liên.

HÓA ĐƠN GTGT Mẫu số: 01GTKT2/001 Liên 2: Giao cho người mua Ký hiệu: AA/12T Ngày 13 tháng 2 năm 2013 Số: 0000143 Đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ TRUYỀN THÔNG Địa chỉ: G3, G4, đường B2, Làng Quốc tế Thăng Long- Cầu giấy - Hà Nội Điện thoại: 0437930395 Mã số thuế: 01001430922

Số tài khoản: 0021001002252 Tại: Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội - chi nhánh Thành Công

Họ và tên người mua hàng:

Tên đơn vị: Trung tâm Dịch vụ Giá trị gia tăng- Công ty Thông tin di động Địa chỉ: Lô VP1, khu đô thị mới Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội

Số tài khoản: 171102093 Tại: Ngân hàng BIDV

Hình thức thanh toán: Mã số thuế: 0100686209087

STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Doanh thu dịch vụ nội dung trên mạng Mobifone T01 năm 2013

Cộng tiền hàng hóa dịch vụ 62.634.612

Thuế suất 10% Tiền thuế GTGT 6.263.461

Tổng cộng tiền thanh toán 68.898.073

Số tiền bằng chữ Sáu mươi tám triệu tám trăm chín mươi nghìn không trăm bảy mươi ba đồng

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Thủ tục khi khách hàng thanh toán: Ở nghiệp vụ này, Công ty sẽ ủy nhiệm việc thu nợ từ khách hàng cho ngân hàng VietcomBank Ngày 15/2/2013 công ty lập ủy nhiệm thu gửi cho ngân hàng kèm theo bản sao Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn GTGT, Biên bản sản lượng doanh thu dịch vụ.

CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƯ, ĐIỆN Lập ngày: 15/2/2013. Đơn vị trả tiền: Công ty Thông tin di động

Tại ngân hàng: BIDV tỉnh, TP: Hà Nội Đơn vị nhận tiền:

Công ty Cổ phần đầu tư phát triển công nghệ truyền thông NEO

Tại ngân hàng: Vietcombank tỉnh, TP: Hà Nội

Số tiền bằng chữ: Sáu mươi tám triệu tám trăm chín mươi nghìn không trăm bảy mươi ba đồng

Nội dung: Thu tiền cung cấp dịch vụ nội dung trên mạng Mobifone. Đơn vị nhờ thu NH, ghi sổ ngày

Kế toán trưởng Chủ tài khoản Kế toán Kế toán trưởng

(Ký tên) (Ký, đóng dấu) (Ký tên) (Ký, đóng dấu)

- Ngày 26/2/2013, Kế toán nhận được giấy báo có về việc công ty Thông tin di động thanh toán tiền phí dịch vụ mà Công ty NEO đã cung cấp theo hóa đơn số

0000134, hình thức thanh toán chuyển khoản

Biểu 2.7: Giấy báo có khách hàng Công ty Thông tin di động thanh toán

NGÂN HÀNG NGOẠI THƯƠNG GIẤY BÁO CÓ

Chi nhánh Thành Công, Ba Đình, Hà Nội Ngày…/…/…

Số chứng từ: Ngày giờ nhận:

Số giao dịch: TK ghi có: 1121.11

Người trả tiền: Công ty Thông tin di động

Số tài khoản: Địa chỉ: Lô VP1, khu đô thị mới Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội.

Người hưởng: Công ty Cổ phần Đầu tư và phát triển Công nghệ và Truyền thông NEO

Số tài khoản: 0021001002252 Địa chỉ: G3, G4, đường B2, Làng Quốc tế Thăng Long - Cầu giấy - Hà Nội

Bằng chữ: Sáu mươi tám triệu tám trăm chín mươi nghìn không trăm bảy mươi ba đồng Nội dung: Thu tiền cung cấp dịch vụ

Giao dịch viên Phòng nghiệp vụ

Kế toán chi tiết thanh toán với khách hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển công nghệ và truyền thông 28 1 Với khách hàng thường xuyên

2.2.1 Với khách hàng thường xuyên

- Quy trình kế toán chi tiết:

Tương tự kế toán chi tiết thanh toán với khách hàng không thường xuyên, hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ thanh toán với khách hàng, kế toán công nợ thực hiện việc nhập số liệu vào phần mềm kế toán để phản ánh nghiệp vụ phát sinh.

Trong việc kế toán chi tiết với khách hàng thường xuyên, kế toán sử dụng sổ chi tiết để theo dõi công nợ với khách hàng Cụ thể, mẫu sổ sử dụng trong kế toán chi tiết thanh toán với khách hàng thường xuyên bao gồm: Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng và Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng (khách hàng thường xuyên)

Nội dung sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng: dùng để phản ánh các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng thường xuyên Để theo dõi tình hình thanh toán, mỗi khách hàng thường xuyên sẽ được lập riêng một sổ chi tiết với mã khách hàng được quy định riêng cho từng khách hàng (lập đủ sổ chi tiết cho tất cả các khách hàng thường xuyên)

Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng dùng để tổng hợp số liệu trên các trang sổ chi tiết công nợ của khách hàng thường xuyên, số liệu trên bảng cùng với Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng không thường xuyên được dùng cho công tác đối chiếu và so sánh với số liệu trên sổ cái tài khoản 131-Phải thu khách hàng.

Cụ thể, quy trình kế toán chi tiết thanh toán với khách hàng thường xuyên như sau

Ngày 13/02/2013 căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000143, hợp đồng kinh tế về phí dịch vụ 8x55 của tháng 1/2013 công ty cung cấp cho Trung tâm dịch vụ GTGT-Công ty Thông tin di động, kế toán ghi sổ chi tiết công nợ khách hàng Công ty Thông tin di động – mã khách hàng MS.V

Biểu 2.8: Trích sổ chi tiết công nợ khách hàng-Công ty Thông tin di động

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ TRUYỀN THÔNG

G3, G4 đường B2 Làng Quốc tế Thăng Long, Cầu Giấy, Hà Nội

SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ

Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng Khách hàng: Trung tâm Dịch vụ GTGT – Công ty Thông tin di động

Chứng từ Diễn giải TK Đ/ư Số phát sinh

Ngày 26/02/2013 Căn cứ vào giấy báo có số 0025 (Biểu số08) về việc khách hàng Công ty Thông tin di động thanh toán tiền theo hóa đơn dịch vụ số

0000143, kế toán ghi sổ chi tiết công nợ:

Biểu 2.9: Trích sổ chi tiết công nợ khách hàng-Công ty Thông tin di động

… 26/02 BC0025 Khách hàng thanh toán tiền dịch vụ theo hóa đơn số 0000143

Sổ chi tiết công nợ khách hàng Công ty thông tin di động trong toàn bộ tháng 2/2013 như sau:

Biểu 2.10: Sổ chi tiết công nợ khách hàng-Công ty Thông tin di động

Số dư Nợ đầu kỳ: 18.689.700

18/02 TM0037 Thu tiền mặt dư nợ tháng 1/2013 1111 18.689.700 20/02 0000148 Phí DV tin nhắn BRANDNAME 5111 56.860.433

26/02 BC0025 Khách hàng thanh toán tiền dịch vụ theo hóa đơn số 0000143

Số dư nợ cuối kỳ: 62.546.476 Ngày 28 tháng 2 năm 2013

Ví dụ Sổ chi tiết một khách hàng thường xuyên khác của Công ty là Ngân hàng TMCP kỹ thương Việt Nam – TechcomBank với mã khách hàng TCB

Biểu 2.11: Sổ chi tiết công nợ khách hàng – Ngân hàng TechcomBank

Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng Khách hàng: Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam (TechcomBank)

Số dư nợ đầu kì: 50.863.000

20/02 BC0020 Thu tiền hóa đơn số 0000140 1121 1.361.681.325 21/02 BC0021 Thu tiền dư nợ tháng 1/2013 1121 50.863.000 26/02 0000157 Phí dịch vụ tin nhắn quảng cáo T2 5111 48.796.830

Tổng phát sinh nợ: 1.415.357.838 Tổng phát sinh có: 1.412.544.325

Số dư nợ cuối kỳ: 53.676.513 Ngày 28 tháng 2 năm 2013

NGƯỜI LẬP BIỂU Đến cuối tháng, kế toán công nợ tập hợp số liệu trên sổ chi tiết của từng khách hàng thường xuyên để lập Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng – khách hàng thường xuyên.

G3, G4 đường B2, Làng Quốc tế Thăng Long, Cầu Giấy, Hà Nội

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG

(Khách hàng thường xuyên) Tháng 02 năm 2013

STT Mã KH Tên khách hàng Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ

Nợ Có Nợ Có Nợ Có

1 A.DONG Cty Công nghệ và giải trí Á Đông 28.980.760 38.978.400 100.000.000 42.040.840

Cty TNHH TM & DV An Phú 28.600.000 78.990.682 50390682

3 ACB Ngân hàng Thương mại Cổ phần Á Châu 78.932.400 238.456.341 300.000.000 17.388.741

4 BSK Công ty TNHH Boshoku Hà Nội 28.910.300 72.413.230 43.502.930

5 BHA Công ty Cổ phần truyền thông

6 BIDV Ngân hàng Đầu tư và Phát triển

7 CCL Công ty TNHH Cocacola Việt

8 CISC Công ty TNHH Cisco Việt Nam 12.980.000 43.129.543 56.109.543

9 CP.VG Tập đoàn VinGroup – Công ty 39.980.079 78.547.891 39.980.079 78.547.891

11 DELTA Công ty TNHH Công nghệ Kỹ thuật Delta 23.654.211

12 EVN.T Công ty Viễn thông điện lực

13 FAS Công ty Cổ phần công nghệ Fast 15.193.502 45.194.990 60.388.492

14 HP.C Công ty HP Việt Nam 79.274.100 99.104.299 19.830.199

15 H.AN Công ty CP Điện tử và Truyền thông Hưng An 67.273.194 67.273.194

16 IBM Công ty IBM Việt Nam 190.174.991 67.194.291 190.174.991 67.194.291

17 MS.V Công ty Thông tin Di động 18.689.700 131.444.549 87.587.773 62.546.476

18 MRL.A Công ty Motorola Việt Nam

19 TCB Ngân hàng TM CP Kỹ thương

20 VCB Ngân hàng Ngoại thương Việt

21 V.TEL Trung tâm GTGT Viettel 231.678.980 567.923.135 762.901.657 36.700.458

22 VINA.F Trung tâm GTGT Vinafone 34.671.901 167.902.387 202.574.288

23 VNPT Tập đoàn viễn thông Việt Nam

25 VT.B Ngân hàng Công thương Việt

26 VTC Tổng công ty truyền thông đa phương tiện VTC 98.091.716 126.295.174 224.386.350

KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP BIỂU

2.2.2 Với khách hàng không thường xuyên

- Quy trình kế toán chi tiết:

Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ bán hàng, cung cấp dịch vụ, chứng từ thanh toán, kế toán công nợ cập nhật dữ liệu vào phần mềm máy tính Phần mềm kế toán sẽ tự động đối chiếu với mã khách hàng rồi chuyển số liệu vào sổ kế toán chi tiết.

Cũng tương tự như với khách hàng thường xuyên, để theo dõi công nợ với khách hàng không thường xuyên kế toán sử dụng Sổ chi tiết công nợ với khách hàng không thường xuyên và Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng không thường xuyên.

Tuy nhiên, sổ chi tiết công nợ thanh toán với khách hàng không thường xuyên chỉ gồm một quyển được theo dõi chung cho tất cả các khách hàng không thường xuyên với mã khách hàng duy nhất là KTX Trong đó, mỗi khách hàng sẽ được theo dõi trên 1 trang sổ và lập đủ số trang cho từng khách hàng.

Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng dùng để tổng hợp số liệu trên các trang sổ chi tiết công nợ của khách hàng không thường xuyên, số liệu trên bảng được dùng cho công tác đối chiếu và so sánh với số liệu trên sổ cái tài khoản 131.

Ví dụ 3: Ngày 14/2/2013 Công ty NEO hoàn thành việc chuyển giao phần mềm cho khách hàng là Công ty dược phẩm Thái Hoa, giá trị thanh toán là

33.500.000đ (chưa bao gồm thuế GTGT 10%), Công ty Thái Hoa thanh toán ngay 50% giá trị thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng

Biểu 2.13: Hóa đơn GTGT xuất cho Công ty dược phẩm Thái Hoa

HÓA ĐƠN GTGT Mẫu số: 01GTKT2/001

Liên 2: Giao cho người mua Ký hiệu: AA/12T

Ngày 14 tháng 2 năm 2013 Số: 0000146 Đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ TRUYỀN THÔNG Địa chỉ: G3, G4, đường B2, Làng Quốc tế Thăng Long- Cầu giấy - Hà Nội Điện thoại: 0437930395 Mã số thuế: 01001430922

Số tài khoản: 0021001002252 Tại: Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội - chi nhánh Thành Công

Họ và tên người mua hàng:

Tên đơn vị: Công ty dược phẩm Thái Hoa Địa chỉ: Số 32, đường Vạn Phúc, Ba Đình, Hà Nội

Số tài khoản: 195112071 Tại: Ngân hàng VietinBank

Hình thức thanh toán: Mã số thuế: 0130689109901

STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

01 Phần mềm quản lý tên thuốc 1 33.500.000 33.500.000

Cộng tiền hàng hóa dịch vụ 33.500.000

Thuế suất 10% Tiền thuế GTGT 3.350.000

Tổng cộng tiền thanh toán 36.850.000

Số tiền bằng chữ Ba mươi sáu triệu tám trăm lăm mươi nghìn đồng

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000146, Kế toán ghi sổ chi tiết công nợ khách hàng Công ty dược phẩm Thái Hoa

Biểu 2.14: Trích sổ chi tiết công nợ khách hàng-Công ty dược phẩm Thái Hoa tháng 2/2013

Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng Khách hàng: Công ty CP dược phẩm Thái Hoa

14/02 0000146 Bán phần mềm quản lý tên thuốc 5111 33.500.000

Ngày 17/02, Kế toán nhận được giấy báo có của ngân hàng VietcomBank về việc Công ty Thái hoa thanh toán tiền phần mềm quản lý tên thuốc, số tiền thanh toán là 18.425.000.

Biểu 2.15: Giấy báo có khách hàng Công ty Thái Hoa thanh toán

Kiểm tra số dư tài khoản ngân hàng, kế toán phản ánh nghiệp vụ thông qua phần mềm máy tính, đồng thời căn cứ vào giấy báo có để ghi sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng Công ty dược phẩm Thái Hoa

NGÂN HÀNG NGOẠI THƯƠNG GIẤY BÁO CÓ

Chi nhánh Thành Công, Ba Đình, Hà Nội Ngày…/…/…

Số chứng từ: Ngày giờ nhận:

Số giao dịch: TK ghi có: 1121.11

Người trả tiền: Công ty dược phẩm Thái Hoa

Số tài khoản: Địa chỉ: Số 32, đường Vạn Phúc, Ba Đình, Hà Nội

Người hưởng: Công ty Cổ phần Đầu tư và phát triển Công nghệ và Truyền thông NEO

Số tài khoản: 0021001002252 Địa chỉ: G3, G4, đường B2, Làng Quốc tế Thăng Long - Cầu giấy - Hà Nội

Bằng chữ: Mười tám triệu bốn trăm hai mươi lăm nghìn đồng

Giao dịch viên Phòng nghiệp vụ

Biểu 2.16: Sổ chi tiết công nợ khách hàng, công ty dược phẩm Thái Hoa tháng 2/2013

Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng Khách hàng: Công ty CP dược phẩm Thái Hoa

14/02 0000146 Bán phần mềm quản lý tên thuốc 5111 33.500.000

17/02 BC0013 Khách hàng thanh toán tiền hóa đơn số 0000146

Tổng phát sinh nợ: 36.850.000 Tổng phát sinh có: 18.425.000

Số dư Nợ cuối kỳ: 18.425.000 Ngày 28 tháng 2 năm 2013

NGƯỜI LẬP BIỂU Ở ví dụ 1, căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0000117 và Phiếu thu tiền mặt số

00020, kế toán ghi sổ chi tiết thanh toán với khách hàng Công ty CP Giải trí và

Biểu 2.17: Sổ chi tiết công nợ khách hàng Công ty Pearl Media

Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng Khách hàng: Công ty CP Giải trí và Truyền thông PEARL (PEARL MEDIA)

08/02 0000117 Xuất kho bán máy tính hiệu Acer 5111 17.000.000

Tổng phát sinh nợ: 18.700.000 Tổng phát sinh có: 18.700.000

Số dư cuối kỳ: 0 Ngày 28 tháng 2 năm 2013

Cuối tháng,kế toán tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết vào Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng (khách hàng vãng lai).

Biểu 2.18: Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng tháng 2/2013(Khách hàng vãng lai)

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG

(Khách hàng vãng lai) Tháng 02 năm 2013

STT Tên khách hàng Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ

Nợ Có Nợ Có Nợ Có

1 Cty CP Giải trí và T.thông PEARL 18.700.000 18.700.000

2 Cty Cổ phần dược phẩm Thái Hoa 36.850.000 18.425.000 18.425.000

3 Cty TNHH TM và kỹ thuật An Nhiên 5.100.235 15.780.000 15.000.000 4.320.235

4 Cty dịch vụ di động Đức Tuấn 15.000.000 33.580.682 10.000.000 8.580.682

5 Cty TNHH phát triển công nghệ Bách

22 Cty phát triển công nghệ Mạnh Hùng 2.575.124 2.575.124

Kế toán trưởng Người lập biểu

Kế toán tổng hợp thanh toán với khách hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư phát triển Công nghệ và Truyền thông NEO 44

tư phát triển Công nghệ và Truyền thông NEO

Tài khoản sử dụng trong công tác theo dõi tình hình thanh toán và công nợ phải thu của khách hàng là tài khoản “131- Phải thu của khách hàng” Tài khoản này được theo dõi chi tiết cho từng khách hàng.

Việc theo dõi chi tiết từng khách hàng dựa vào mã khách hàng bao gồm: Khách hàng không thường xuyên (mã KTX) và khách hàng thường xuyên được quy định mã khách hàng riêng cho từng khách hàng Ví dụ: TK 131-KTX, TK 131- MS.V, 131-TCB…

Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc như: Hóa đơn GTGT, Giấy báo có, Phiếu thu,…kế toán tổng hợp tiến hành việc nhập số liệu vào máy tính, thông qua phần mềm kế toán, số liệu được cập nhật vào sổ Nhật ký chung và Sổ cái các tài khoản. Đến cuối tháng, Kế toán tổng hợp lập Bảng cân đối phát sinh công nợ dựa vào số liệu tổng hợp trên Từ đó thực hiện việc đối chiếu với Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng (Thường xuyên và Không thường xuyên) nhằm kiểm tra tính thống nhất về số liệu thanh toán với khách hàng, nếu xuất hiện chênh lệch số liệu, Kế toán công nợ và Kế toán tổng hợp có trách nhiệm tìm hiểu và xử lý chênh lệch.

Cụ thể, một số nghiệp vụ trong tháng 2 năm 2013 được đưa vào sổ Nhật ký

Biểu 2.19: Sổ Nhật ký chung

Từ ngày 01/02/2013 đến ngày 28/02/2013 Đơn vị: Đồng

Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số phát sinh

Ngày Số hiệu Nợ Có

Bán máy tính hiệu Acer 511 17.000.000

08/02 PT00020 Thu tiền mặt hóa đơn 0000117 1111 18.700.000

Bán phần mềm tên thuốc 511 33.500.000

17/02 BC00013 Thu tiền gửi hóa đơn 0000146 1121 18.425.000

18/02 TM00037 Thu tiền mặt khách hàng 1111 18.689.700

20/02 BC00020 Thu tiền hóa đơn 000140 1121 1.361.681.325

21/02 BC00021 Khách hàng chuyển khoản 1121 50.863.000

26/02 BC00025 Thu tiền hóa đơn 0000143 1121 68.898.073

Doanh thu tin nhắn quảng cáo 511 48.796.830

 Sổ này có … trang, đánh số trang từ trang số 01 đến trang …

NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC

Biểu 2.20: Sổ cái tài khoản 131

Tháng 02 năm 2013 Tên tài khoản: Phải thu khách hàng

Số hiệu: 131 Đơn vị: Đồng

Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TK đối ứng

Số phát sinh Ngày tháng

Số hiệu Trang STT dòng

08/02 0000117 Bán máy tính hiệu Acer 7 511 17.000.000

08/02 PT00020 Thu tiền hóa đơn 0000117 1111 18.700.000

26/02 BC00025 Thu tiền hóa đơn 0000143 35 1121 68.898.073

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH

HÀNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ

TRUYỀN THÔNG NEO 3.1 Đánh giá thực trạng kế toán thanh toán với khách hàng

3.1.1 Về chứng từ và sổ sách sử dụng

Nhìn chung, hệ thống chứng từ và sổ sách công ty sử dụng là khá đầy đủ và đảm bảo tuân thủ theo các chuẩn mực kế toán do Nhà nước ban hành.

Chứng từ của công ty đa số dựa theo mẫu của Bộ tài chính, một số chứng từ lập thêm cũng dựa trên thông tin trên mẫu có sẵn của Bộ ban hành.

Trình tự luân chuyển chứng từ khá rõ ràng nhờ việc quy định cụ thể việc lập, kiểm tra và giám sát chứng từ cho từng cá nhân và bộ phận Việc lưu trữ, bảo quản chứng từ cũng rất khoa học, tất cả chứng từ được lưu tại kho do Bộ phận

Kế toán phụ trách, chứng từ được phân loại theo từng quý rồi sắp xếp riêng theo thứ tự mã số Việc này giúp cho công tác tìm kiếm, đối chiếu khi trở lên dễ dàng hơn.

Hệ thống sổ sách được tổ chức lập và luân chuyển theo hình thức sổ Nhật ký chung rất hợp lý và rõ ràng Các sổ Nhật ký chung, Sổ cái tài khoản 131 hay sổ chi tiết thanh toán với khách hàng…được lập nhờ sự trợ giúp của máy tính và phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING nên đảm bảo được tính chính xác và đầy đủ của thông tin.

Tuy nhiên, hệ thống sổ sách vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu theo dõi các khoản phải thu theo thời hạn thanh toán Các sổ chi tiết được mở riêng cho từng khách hàng thường xuyên và chung cho các khách hàng không thường xuyên vẫn chưa tiện cho công tác theo dõi các khoản thanh toán đến hạn và quá hạn.

3.1.2 Về kế toán chi tiết

Công tác kế toán chi tiết thanh toán với khách hàng được tổ chức khá mạch lạc, khoa học Với việc theo dõi thông qua mở sổ chi tiết cho từng khách hàng thường xuyên và chung cho các khách hàng không thường xuyên rồi tổng hợp số liệu vào Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng giúp đảm bảo tính chính xác trong công tác thanh toán, không xảy ra việc sai sót khi thực hiện bù trừ công nợ vì đã được theo dõi riêng.

Công ty đã thực hiện việc lập sổ chi tiết riêng cho từng khách hàng thường xuyên và một sổ chi tiết cho khách hàng vãng lai giúp giảm lượng sổ sách, hỗ trợ việc quản lý sổ sách tốt hơn.

Tuy nhiên, như đã nói ở phần 3.1.1, kế toán chi tiết thanh toán với khách hàng của công ty NEO còn chưa đáp ứng được việc theo dõi chi tiết theo thời hạn thanh toán của khách hàng gây ảnh hưởng đến việc tổ chức thu hồi nợ đến hạn và quá hạn của Công ty.

3.1.3 Về kế toán tổng hợp

Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC, và công ty đã mở rộng thêm các tài khoản cấp 2 và cấp 3, điều này giúp việc hạch toán tổng hợp trở lên khoa học, gọn nhẹ và phản ánh trung thực tình hình thanh toán với từng khách hàng của Công ty

Việc trích lập các khoản dự phòng: dựa trên kết quả của bảng cân đối kế toán, hàng năm, Công ty có một giá trị khoản phải thu khách hàng là khá lớn tuy nhiên, Công ty không sử dụng tài khoản 139- Dự phòng nợ phải thu khó đòi. Việc trích lập là rất cần thiết trong tình hình kinh tế bất ổn như hiện nay vì đây là khoản bù đắp cho Công ty khi xảy ra tình trạng nợ khó đòi.

Kế toán tổng hợp thanh toán với khách hàng theo hình thức sổ Nhật ký chung là phù hợp với Công ty, với đặc điểm kinh doanh có nhiều nghiệp vụ diễn ra thường xuyên.

Các giải pháp hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng 51 1 Về công tác quản lý thanh toán với khách hàng

Qua quá trình tìm hiểu về kế toán thanh toán với khách hàng tại Công ty Cố phần Đầu tư phát triển Công nghệ và Truyền thông NEO, em có một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty như sau:

3.2.1 Về công tác quản lý thanh toán với khách hàng

Việc quản lý thanh toán với khách hàng nên chú trọng đến công tác ban đầu trong việc phòng tránh các khoản nợ quá hạn, nợ khó đòi Để giải quyết các vấn đề về các khoản thanh toán quá hạn, các khoản nợ khó đòi, Công ty nên đề ra một số nguyên tắc trong việc kinh doanh sản phẩm và dịch vụ như:

- Đối với các hợp đồng có giá trị lớn, phương thức thanh toán trả sau, cần nghiên cứu rõ tình trạng công nợ của khách hàng nếu như là khách hàng lần đầu. Phải đảm bảo khách hàng không có nợ xấu trong vòng 5 năm gần nhất.

- Lập danh sách các khách hàng đã có tình trạng các khoản thanh toán quá hạn phát sinh, không cung cấp sản phẩm dịch vụ cho các khách hàng có trong danh sách trên.

- Thực hiện chính sách chiết khấu thanh toán Hiện nay, Công ty sử dụng hình thức giảm giá trực tiếp đối với hàng hóa khách hàng thanh toán ngay, điều này chưa khuyến khích được khách hàng trong việc thanh toán đúng hạn Việc sử dụng chiết khấu thanh toán giúp tác động tới tâm lý khách hàng, khuyến khích họ thanh toán đúng hạn hoặc tốt hơn là trước hạn để có thể được hưởng khoản chiết khấu thanh toán.

- Nên thực hiện lập dự toán nợ khó đòi

- Cần có các biện pháp thu hồi nợ quá hạn tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn, kế hoạch thu hồi nợ nên có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận như: Bộ phận kinh doanh, Phòng kế toán, Trung tâm GTGT…

3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán

- Về tài khoản sử dụng:

Sử dụng thêm tài khoản “139- Dự phòng phải thu khó đòi” dùng để phản ánh tình hình trích lập, sử dụng và hoàn nhập khoản dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi được vào cuối niên độ kế toán

Kết cấu tài khoản 139 như sau :

Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi

Xoá các khoản nợ phải thu khó đòi.

Số dự phòng phải thu khó đòi được lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

Số dư: Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ.

- Về phương pháp kế toán:

Việc thực hiện hạch toán thông qua tài khoản 131 đối với các giao dịch thanh toán ngay với khách hàng hiện tại là hợp lý, đảm bảo tính chính xác trong việc theo dõi tình hình thanh toán, không nên chỉnh sửa.

Việc trích lập dự phòng nên được quy định cụ thể về giá trị khoản nợ cũng như thời gian khoản nợ quá hạn Đối với các khoản nợ nhỏ có giá trị nhỏ hơn 6.000.000đ, kế toán có thể theo dõi và liên hệ với bộ phận kinh doanh làm công tác nhắc nhở thu hồi nợ Đối với các khoản nợ lớn hơn 6.000.000đ, công ty nên quy định việc trích lập dự phòng dựa trên thời gian mà khoản nợ đã quá hạn thanh toán như sau:

+Nợ quá hạn từ 6 đến 9 tháng: kế toán căn cứ lấy 30% giá trị khoản nợ làm dự phòng nợ phải thu khó đòi

+Nợ quá hạn từ 9 đến 18 tháng: kế toán căn cứ lấy 60% giá trị khoản nợ làm dự phòng nợ phải thu khó đòi

+ Nợ quá hạn từ 18 tháng trở lên: kế toán căn cứ lấy 100% giá trị khoản nợ làm dự phòng nợ phải thu khó đòi

3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ

Chứng từ trong hoạt động thanh toán của công ty cần được tổ chức chặt chẽ công việc trên cần thực hiện tuần tự, đầy đủ các bước để tránh sai sót, gian lận có thể xảy ra (một số nghiệp vụ nhỏ lẻ như thanh toán ngay hay bị bỏ qua khâu xét duyệt)

3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết

Trên sổ chi tiết thanh toán với khách hàng của Công ty nên có thêm mục theo dõi thời hạn thanh toán các khoản nợ của khách hàng Khi có thể theo dõi thời hạn các khoản nợ, kế toán có thể nên kế hoạch cho công tác thu hồi nợ một cách kịp thời. Định kỳ, kế toán công nợ nên thực hiện tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng thường xuyên và khách hàng vãng lai trong cùng một bảng “Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng” để có thể tiện theo dõi và đối chiếu số liệu trong sổ của kế toán tổng hợp.

3.2.5 Về sổ kế toán tổng hợp

Sổ kế toán tổng hợp cần được chú ý phần diễn giải, một số nghiệp vụ diễn giải chưa được cụ thể, ví dụ như trên sổ Nhật ký chung phần diễn giải chỉ nêu

“Phải thu của khách hàng”, thông tin cung cấp là chưa đủ vì vẫn không rõ là phải thu của khách hàng nào, do đó khi đối chiếu có thể gặp nhiều khó khăn Do vậy, kế toán nên chú ý bổ sung thêm phần diễn giải của mỗi nghiệp vụ ghi trên sổ tổng hợp.

3.2.6 Về báo cáo kế toán liên quan đến thanh toán với khách hàng Để phục vụ nhu cầu về thông tin tài chính của nhà quản trị, kế toán cần lập thêm Báo cáo tổng hợp thanh toán với khách hàng vào cuối mỗi tháng, để có thể cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời. Đối với các khách hàng tiềm năng, là các khách hàng mới nhưng có nhu cầu cao và lâu dài đối với sản phẩm dịch vụ của công ty, kế toán cũng cần thường xuyên theo dõi và tổng hợp lại danh sách, từ đó lập báo cáo cho ban lãnh đạo để có chính sách khuyến khích phù hợp với những khách hàng đó, thúc đẩy mối quan hệ với khách hàng.

3.2.7 Điều kiện thực hiện giải pháp Để có thể ngày một hoàn thiện kế toán thanh toán tại Công ty NEO, cần một số điều kiện cần thiết như:

Ban lãnh đạo cần quan tâm hơn nữa đến tình hình thanh toán, mối quan hệ với khách hàng của công ty, từ đó đề ra những chính sách hợp lý trong công tác thanh toán tại công ty

Định dạng
Số trang	66
Dung lượng	614,5 KB