Vai trò của ra quyết định trong quản trị.doc

Vai trò của ra quyết định trong quản trị

Lời mở đầu

Ra quyết định - đó là nhiệm vụ quan trọng nhất của ngời quản trị Thờng thì những quyết định của ngời quản trị có ảnh hởng tới hiệu quả của đơn vị mình quản lý Nếu có thể tổng hợp thành một từ để nói lên phẩm chất của một nhà quản trị giỏi, ta có thể nói rằng đó là “tính quyết định”.

Quyết định là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chơng trình và tính chất hoạt động của tổ chức nhằm để giải quyết vấn đề đã chín muồi Trên cơ sở sự hiểu biết các qui luật vận động khách quan của hệ thống quản trị và việc phân tích các thông tin về hiện tợng của hệ thống đó.

Để ra quyết định nhà quản trị phải hiểu đợc quy luật để đa ra quyết định trên cơ sở khoa học Lý thuyết quyết định thống kê trên lý thuyết là một cơ sở khoa học nhất hiện nay mà các nhà quản trị cha hiểu hết tác dụng và vận dụng nó làm cơ sở tiền đề cho việc ra quyết định áp dụng lý thuyết quyết định này sẽ đa ra việc lựa chọn hành động và cả việc lựa chọn có ý tởng hợp lý về các hậu quả kinh tế, xã hội, chính trị của việc lựa chọn hành động đó.

Đề án của em viết về vấn đề này còn nhiều thiếu xót Em mong thầy xem xét và cho em những lời khuyên xác đáng Em xin chân thành cảm ơn sự hớng dẫn tận tình của thầy Nguyễn Hữu Chí.

Hà Nội, ngày 27 tháng 5 năm 2004

Sinh viên

Mai Văn Hùng

1 Khái niệm, bản chất và vai trò của quyết định trong quản trị

1.1 Khái niệm

Trong mọi tổ chức luôn luôn tồn tại nhu cầu giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản trị Để giải quyết các vấn đề này ngời ta thờng phải xây dựng và lựa chọn các phơng án tối u

Việc này tất yếu đòi hỏi các nhà quản trị cân nhắc, lựa chọn và đi đến quyết định.

1.2 Bản chất

Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chơng trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã chín muồi, trên cơ sở sự hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống bị quản trị và việc phân tích các thông tin về hiện tợng của hệ thống đó.

1.3 Vai trò

Các quyết dịnh về quản trị có vai trò cực kỳ quan trọng trong các hoạt động về quản trị Bởi vì:

- Các quyết định luôn luôn là sản phẩm chủ yếu và là trung tâm của mọi hoạt động về quản trị Không thể nói đến hoạt động về quản trị mà thiếu việc ra các quyết định, cũng nh không thể nói đến việc kinh doanh mà thiếu dịch vụ và hàng hóa.

- Sự thành công hay thất bại trong các tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào các quyết định của các nhà quản trị.

- Xét về mặt tổng thể thì không thể thay thế các quyết định về quản trị bằng tiền bạc, vốn liếng, sự tự phát, sự tự điều chỉnh hoặc bất cứ thứ tự đồng bằng máy móc tinh xảo nào.

- Mỗi quyết định về quản trị là một mắt xích trong toàn bộ hệ thống các quyết định của một tổ chức nên mức độ tơng tác ảnh hởng giữa chúng với nhau là cực kỳ phức tạp và hết sức quan trọng Không thận trọng trong việc ra quết định thờng có thể dẫn tới những hậu quả khôn lờng.

1.4 Chức năng của các quyết định

Quyết định là trái tim của mọi hoạt động về quản trị, nó cần phải thực hiện đợc những chức năng chủ yếu sau:

- Bảo đảm tính thống nhất trong thực hiện - Bảo đảm tính hiệu quả trong kinh doanh - Bảo đảm tính hiệu lực

2 Lý thuyết quyết định là cơ sở khoa học của việc ra quyết định

Từ xa đến nay quản lý xã hội, quản ly nhân sự là một nghề nghiệp và cộng việc quan trọng nhất của những ngời quản lý là ra các quyết định Không phải chỉ có quan chức cấp Chính phủ hay giám đốc một đơn vị sản xuất kinh doanh là râ các quyết định, mà các nhà quản lý ở cấp cơ sở, địa phơng đều phải ra các quyết định Vậy cơ sở của việc ra các quyết định ở những con ngời này là gì? Thực tế từ lâu đã chứng tỏ rằng các quyết định thiếu cơ sở khoa học th-ờng phải gánh chịu những hậu quả nặng nề.

Nghiên cứu những cơ sở của việc ra quyết định một cách khoa học sẽ giúp ta nhận thức đúng đắn những cơ sở khoa học, những quy luật chi phối và lờng trớc đợc những hậu quả tất yếu sẽ xảy ra nếu nh các quyết định đợc chấp nhận

Hầu hết những quyết định quản lý đều phải thực hiện trong những điều kiện bất định vì các nhà quản trị hầu nh không có thông tin hoàn chỉnh về những điều sẽ xảy ra trong tơng lai.

Trong 25 năm gầy đây các nhà quản lý đã sử dụng phơng pháp và kỹ thuật suy luận thống kê để giải quyết nhiều vấn đề mà thông tin nó bị thiếu, bất định, hoặc một số trờng hợp hầu nh thiếu hoàn chỉnh Lĩnh vực thóng kê mới này có tên gọi: Lý thuyết quyết định thống kê hoặc đơn giản là Lý thuyết quyết định.

Lý thuyết này là công cụ khoa học nhất mà các nhà quản lý cần hiểu biết và dùng để ra quyết định Khi đa ra một vấn đề cần phải quyết định, cần phải kiểm định giả thiết các mặt chính của vấn đề, ta phải xem xét vấn đề kiểm định là chấp nhận hay bị bác bỏ Trong lý thuyết quyết định chúng ta phải quyết định lựa chọnv ấn đề trong những điều có thể (đợc gọi là hành động), nhờ vào việc tính toán ảnh hởng của hành động dới dạng tiền đề Một nhà quản lý, ngời phải lựa chọn từ trong số những việc đầu t có giá trị, cần phải xem xét những lợi nhuận hoặc những thiệt hại mà nó có thể là hậu quả của mỗi hành động áp dụng lý thuyết quyết định hợp lý về các hậu quả kinh tế của việc lựa chọn hành đồng đó Bởi vậy, các phơng pháp thờng đợc dùng để tính toán lợ nhuận hoặc thiệt hại của từng hành động.

3 Những vấn đề chung của lý thuyết quyết định

3.1 Môi trờng quyết định

Môi trờng ra quyết định là những lực lợng và yếu tố bên ngoài hệ thống ra quyết định, nhng lại có ảnh hởng sâu sắc tới việc ra quyết định.

Ví dụ: một nhà quản lý trong một tình huống gay cấn khi tình hình tài chính thì eo hẹp của đơn vị mình, không thỏa mãn về điều kiện làm việc, không yên ổn về gia đình, nội bộ thì không đoàn kết thì sẽ không thể nào lại bình tĩnh đa ra đợc các quyết định sáng suốt, chính vì thế việc nhận thực đúng đắn ảnh hởng của môi trờng để cải tạo, thích nghi và để tạo ra những điều kiện thuận lợi cho việc đa ra đợc những quyết định đúng đắn và khoa học là một việc cần quan tâm.

Các yếu tố cấu thành môi trờng ra quyết định là:

Môi trờng bên ngoài ở tầm vi mô: xã hội, thu nhập quốc dân, tự nhiên, Môi trờng bên trong: văn hóa của đơn vị, cơ cấu tổ chức, cơ sở vật chất, quan hệ

- Môi trờng bên ngoài ở tầm vi mô: Đối thủ cạnh tranh, khách hàng, ng-ời trung gian, gia đình ngng-ời ra quyết định.

Để tạo ra đợc môi trờng ra quyết định đợc thuận lợi, thoải mái ngời ta phải biết cách phân tích ảnh hởng của môi trờng tới quá trình ra quyết định

Nội dung của những cuộc phân tích này là nhằm vào việc phân tích cơ chế, quy luật ảnh hởng của từng yếu tố, môi trờng đến các khâu, các mặt của hoạt động ra quyết định Trên cơ sở những kết luận về môi trờng ra quyết định ngời ta sẽ tìm ra giải pháp thích hợp để cải tạo, biến đổi, thích nghi và tồn tại chung với chúng một cách có lợi nhất.

3.2 Những yếu tố chung của lý thuyết quyết định

3.2.1 Mục tiêu của quyết định

Khác với các loài động vật trong tự nhiên mọi hoạt động con ngời (bình thờng chứ không phải là những ngời mất trí) đều cần nhằm vào một hay một số mục tiêu nào đó Các hoạt động về quyết định trong quản trị cũng vậy, muốn không bị lạc đờng, mất phơng hớng đèu cần phải xác định rõ mục tiêu nhằm giải quyết những vấn đề gì? Thông thờng mục tiêu đợc hiểu là cái đích để nhằm vào hay cần đạt tới để hoàn thành nhiệm vụ Nh vậy mục tiêu của các quyết định là cái đích cần đến trong các quyết định về quản trị Trong thực tế chúng ta cũng gặp thuật ngữ “mục đích” của các quyết định Vậy mục đích là gì? Và quan hệ của nó với mục tiêu ra sao? Theo quan điểm của tôi thì chúng ta nên thừa nhận quan điểm “mục đích” là cái đích cuối cùng cần đạt tới, còn mục tiêu là cái đích cụ thể cuối cùng cần đạt tới.

Sự cần thiết khách quan của mục tiêu là ở chỗ không thể ra quyết định quản lý mà không có mục tiêu Vì mục tiêu là lĩnh vực hoạt động tất yếu, là cơ sở, là điểm xuất phát của mọi hoạt động quản trị khác.

Vai trò quan trọng của mục tiêu trong việc ra quyết định quản trị là ở chỗ nó có tính định hớng cho các hoạt động, là cơ sở để đánh giá các phơng án, các quyết định và là căn cứ để đề ra các quyết định về quản trị.

Việc xác định đúng đắn mục tiêu trong việc ra quyết định quản trị là một yêu cầu hết sức quan trọng Nh vậy cần phải giải quyết vấn đề xác định mục tiêu nh thế nào là khoa học nhất Muốn làm đợc việc này phải xuất phát từ cơ sở khoa học của nó Sau đây là những cơ sở khoa học chủ yếu:

- Những vấn đề cốt lõi cần giải quyết khi phải ra quyết định là gì?

- Đòi hỏi của việc sử dụng các quy luật khách quan trong lĩnh vực ra quyết định và thực hiện các quyết định về quản trị.

- Khả năng tổ chức thực hiện các quyết định của những ngời thừa hành Những yêu cầu cơ bản đối với các mục tiêu ở đây thờng là:

- Phải rõ ràng - Có tính khả thi

- Có thể đợc kiểm soát đợc.

- Phải phù hợp với đòi hỏi của các quy luật khách quan - Phải nhằm giải quyết những vấn đề then chốt quan trọng.

Hệ thống mục tiêu: trớc khi ra quyết định cần phải xem xét toàn diện những vấn đề có liên quan để đề ra các mục tiêu có tính hệ thống khoa học là một đòi hỏi khách quan đối với các nhà quản trị khi đa ra các quyết định về quản trị.

Các bớc xác định mục tiêu trong việc ra quyết định đợc mô tả theo sơ đồ sau:

3.2.2 Những chiến lợc

Chiến lợc kinh doanh là phơng thức cụ thể hóa cách thực hiện mục tiêu, là cơ sở quan trọng trong lĩnh vực ra quyết định quan trọng.

- Định hớng chiến lợc cho hoạt động của tổ chức - Bảo đảm thế chủ động khi thực hiện các mục tiêu.

- Huy động, khai thác và tập trung sử dụng mọi nguồn lực trong cơ sở - Đảm bảo tính thích nghi với mọi điều kiện của môi trờng tác động đến quyết định.

- Phòng ngừa chiến lợc rủi ro và nguy cơ nếu nó có khả năng xuất hiện và tận dụng mọi cơ hội, thời vận trong tơng lai.

Nội dung của chiến lợc phụ thuộc vào mục tiêu và nội dung của các quyết định.

2.3.2 Tình huống hậu quả

Những sự kiện xẩy ra ngoài sự kiểm soát của ngời ra quyết định thờng gọi là những hậu quả hay những tình huống tự nhiên và sự tồn tại của chúng tạo nên nhiều khó khăn hơn thuận lợi trong điều kiện bất định.

Để đa ra những quyết định sáng suốt các nhà quản trị cần đa ra những giả thiết về những tình huống có thể xẩy ra đối với những quyết định của mình từ những giả thiết về các tình huống có thể xảy ra, để đa ra các biện háp khắc phục những hậu quả xấu có thể xảy ra và phát triển những mặt tích cực của hậu quả

2.2.4 Xác suất của tình huống hậu quả

Tính bất định gắn với những hậu quả hay tính huống tự nhiên sẽ xuất hiện một cách thực sự.

Những nhà quản trị cần đặt ra những giả thiết về những tình huống bất định có thể xẩy ra Qua việc thu thập các thông tin về các yếu tố của môi tr ờng có tác động đến quyết định, từ những thông tin đó cần xử lý các thông tin bằng các phân tích định tính và định lợng rồi tính xác suất rủi ro của tình huống hậu quả có thể xảy ra.

2.2.5 Những kết quả hay những kết toán

Những quyết định đa ra có khoa học thì quyết định đó phải dựa trên cơ sở của một bản kế hoạch Bản kế hoạch đó phải đặt ra các mục tiêu cần đạt đ-ợc Mục tiêu của các nhà chính trị là xã hội, còn mục iêu của các doanh nhân đặt lên hàng đầu đó là lợi nhuận.

Đo lờng, tính toán lợi nhuận hay giá trị của những hành động khác nhau, ta có đợc những kết quả hay những kết toán Trong tính toán cần phải tính doanh thu sẽ thu đợc so với mức chi phí bỏ ra Chi phí có thể có hiệu quả hoặc không có hiệu quả.

3 Xác định giá trị xác suất lợi nhuận

Dự đoán trong điều kiện bất định và xác định để đa ra những quyết định

3.1 Tính xác suất của hành động (sự kiện) của một quyết định

Trong hoạt động kinh doanh lợi nhuận thờng đi với rủi ro Những ngành có lợi nhuận lớn thì mức rủi ro về thua lỗ lại cao và ngợc lại thì những ngành đem lại lợi nhuận thấp thì rủi ro về thua lỗ thờng lại thấp Điều này dẫn đến nhà quản trị trớc khi ra quyết định cần phải tính toán mức độ xác suất thành công, có đủ dũng cảm để đa ra các quyết định để đạt hiệu quả tối u.

Sau đây là một thí dụ: Ngời bán báo mua một tờ báo là 800 đồng và bán nó với giá 1.000đ Bất cứ tờ bào nào không đợc bán trong ngày đều hoàn toàn không còn giá trị đối với anh ta Vấn đề đặt ra với ngời bán báo là xác định số báo mua tối u trong ngày.

Ngời bán báo đã thực hiện ghi chép tình hình bán hàng của anh ta trong 100 ngày qua bảng 1 nh

Nh vậy, để đạt đợc quyết định tối u anh ta sẽ quyết định mua 500 tờ báo vào ngày mai để bán lại Bởi vì xác suất anh ta bán đợc hết 500 tờ báo là 0,45 là xác suất cao nhất đối với mức báo mà anh ta đặt khác có mức xác suất bánhết hàng là thấp hơn.

3.2 Trong mỗi quyết định đa ra phải đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận thay cho tối thiểu hóa thiệt hại.

3.2.1 Trớc mỗi sự thay đổi của môi trờng cần có những quyết định hợp lý để thích nghi với môi trờng.

Cách đây hơn một năm, khi cuộc chiến tranh Mỹ - Irắc nổ ra Giá của các nguyên liệu đầu vào tăng, một số doanh nghiệp chịu sức ép của thơng tr-ờng.

Giá một số nguyên liệu đầu vào quan trọng nh xăng, dầu, điện, ga, sắt thép, giá các dịch vụ sinh hoạt tăng đã ảnh hởng không nhỏ đến nhà sản xuất.

Khi các Nhà nớc điều chỉnh giá xăng dầu các doanh nghiệp đã phải chuẩn bị tâm lý về việc giá xăng dầu tăng sẽ làm tăng giá thành các sản phẩm, dịch vụ Cụ thể, giá thành vận tải đờng sông tăng 0,7%; đờng biển tăng 1,2%; xi măng tăng từ 0,73 đến 1,1% tùy loại; thép tăng 0,35%; giấy tăng 2,4%; cá

xa bờ tăng 100đồng/kg và lúa đồng bằng sông Cửu Long tăng 3 đ/kg Điều này có nghĩa là khi đó chiến tranh Mỹ - Irắc đang xẩy ra ác liệt Giá dầu thô trên thị trờng thế giới đã tăng lên đến 38 USD/thùng, nếu chiến tranh kéo dài thì giá dầu thô sẽ tăng vọt.

Chịu tác đông của giá dầu, giá nhập khẩu nhiều loại nguyên liệu gốc hóa dầu tăng vọt Giá các loại nhựa nh PEHD, PELD, PP, PVC chủ yếu dùng trong sản xuất nhựa gia dụng, bao bì nhựa công nghiệp đang đồng loạt tăng giá với mức chóng mặt Giá nguyên liệu nhập khẩu PEAB từ 670 USD/tấn đã tăng lên 750 USD/tấn, PELD từ 700 lên 770 USD/tấn, PP từ 800 lên 900 USD/tấn, PVC từ 550 USD/tấn lên 750 USD/tấn Và không chỉ có hạt nhựa, nhiều loại nguyên liệu có gốc hóa dầu khác cũng tăng giá Các loại dung môi chiết xuất từ xăng dầu phục vụ ngành sản xuất sơn cũng đang tăng lên từ 30 đến 40% so với trớc, mà giá dung môi chiếm khoảng 30% giá thành sản phẩm Trớc sép ép phải tăng giá sản phẩm do giá đầu vào sẽ tăng lên do cuộc chiến tranh Mỹ -Irắc có thể kéo dài Nhng theo phân định tình hình thì xác suất cuộc chiến tranh Mỹ - Irắc kéo dài là rất thấp, bởi vì tiềm lực quân lực của Mỹ rất mạnh so với Irắc, cuộc chiến tranh sẽ sớm kết thức, giá dầu mỏ sẽ sớm bình ổn trở lại nh cũ.

Có một số doanh nghiệp đã quyết định tăng giá thành làm giảm năng lực cạnh tranh với hàng hóa từ nớc ngoài Một số doanh nghiệp đã quyết định giảm sản lợng sản xuất xuống để hạn chế mức thiệt hại Một số doanh nghiệp đã hủy bỏ các đơn đặt hàng từ nớc ngoài, khi các đơn đặt hàng này đợc đặt hợp đồng cách đây vài tháng Những doanh nghiệp này đã làm mất dần thị trờng của mình.

Nhng có một số doanh nghiệp quyết định giữ nguyên giá cũ để tăng khả năng cạnh tranh, không hủy bỏ, từ chối các đơn đặt hàng xuất khẩu với giá cách thời điểm đó vài tháng, chấp nhận những thiệt hại trớc mắt Khi cuộc chiến tranh Mỹ - Irắc sớm kết thúc, giá dầu mỏ bình ổn trở lại, giá các nguyên liệu đầu vào giảm trở lại Những doanh nghiệp này vẫn giữ đợc thị trờng trong và ngoài nớc, mở rộng sản xuất để tối đa hóa lợi nhuận Những doanh nghiệp này đã làm cho kim ngạch xuất nhập khẩu của nớc ta ở mức cao Nớc ta vẫn đ-ợc xếp là nớc có tiềm năng tăng trởng cao về kim ngạch trong năm 2003.

3.2.2 Trong hoạt động thơng mại

Quyết ra quyết định phải tính trớc mức tối đa hóa lợi nhuận thay cho sự tối thiểu hóa thiệt hại.

Trong hoạt động thơng mại, những hàng hóa tồn kho đang thờng gây ra thiệt hại Do chi phí bảo quản, lu kho cao, hàng hóa bị h hỏng, số vòng quay của vốn chậm Nhng cái đòi hỏi nhà quản trị phải có quyết định đúng đắn về số lợng hàng hóa để đạt đợc mức lợi nhuận tối đa thay cho tối thiểu hóa thiệt hại nói trên Quyết định đó phải có cơ sở khoa học thì mới đem lại hiệu quả Sau đây là một thí dụ điển hình Ngời bán rau quả mua ra tơi với giá 35.000đ một giỏ và bán lại với giá 50.000đ một giỏ Ta giả định sản phẩm sẽ không còn giá trị nếu không bán đợc vào ngày đầu tiên nếu ngời mua ngày mai yêu cầu số giỏ nho nhiều hơn mức ngời bán dự trữ thì lợi nhuận sẽ bị mất theo mỗi giỏ mà không có bán là 15.000đ (= 50.000 - 35.000) Mặt khác, cũng phải tính chi phí do thiệt hại do dự trữ quả giỏ nho cho một ngày nào đó Nếu ngời bán dự trữ 13 giỏ nhng chỉ bán đợc 10 giỏ thì mức lợi nhuận của anh ta là 150.000đ (= 15.000 x 10 giỏ) Nhng lợi nhuận phải đi là 105.000đ Đó là chi phí của 3 giỏ nho không bán đợc và không còn giá trị.

Quan sát 100 ngày bán hàng cho những thông tin trong bảng sau:

Bảng 11.2: Tình hình bán nho trong 10 ngày

Xác suất dùng để tính lợi nhuận * Lợi nhuận có điều kiện

Bảng 11.3: Bảng lợi nhuận có điều kiện

Trình bày mức lợi nhuận tạo ra do kết hợp giữa cung và cầu Nó có thể dơng hoặc âm Nó có điều kiện ở chỗ một mức lợi nhuận nhất định thu đ ợc là do thực hiện mức dự trữ (10, 11, 12, 13 giỏ).

Bảng lợi nhuận có điều kiện nh vậy không ra cho ngời bán bao nhiêu giỉo nho anh ta cần phải dự trữ mỗi ngày để tối đa mức lợi nhuận thu đ ợc Nó chỉ nhấn mạnh đến kết quả tơng ứng giữa số lợng giỏ dự trữ nhất định (với số lợng giỏ đợc bán nhất định).

* Lîi nhuËn dù ®o¸n

B¶ng 11.4: Lîi nhuËn dù ®o¸n trêng hîp chØ dù tr÷ 10 giá

Bảng 11.6: Lợi nhuận dự đoán trong trờng hợp dữ trữ 12 giỏ

Mức dự trữ tối u là mức sẽ cho lợi nhuận dự đoán lớn nhất Mức lợi nhuận bình quân ngày lớn nhất.

3.2.3 Mức lợi nhuận dự đoán do có thông tin hoàn hảo.

Từ ví dụ trên, trong trờng hợp có thông tin hoàn hảo, ngời ta có thể tính lợi nhuận dự đoán trong điều kiện xác định kết quả trình bày trong bảng 117