Vai trò của ra quyết định trong quản trị.doc

Vai trò của ra quyết định trong quản trị

Trang 1

Lời mở đầu

Ra quyết định - đó là nhiệm vụ quan trọng nhất của ngời quản trị Thờngthì những quyết định của ngời quản trị có ảnh hởng tới hiệu quả của đơn vịmình quản lý Nếu có thể tổng hợp thành một từ để nói lên phẩm chất của mộtnhà quản trị giỏi, ta có thể nói rằng đó là “tính quyết định”

Quyết định là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chơngtrình và tính chất hoạt động của tổ chức nhằm để giải quyết vấn đề đã chínmuồi Trên cơ sở sự hiểu biết các qui luật vận động khách quan của hệ thốngquản trị và việc phân tích các thông tin về hiện tợng của hệ thống đó

Để ra quyết định nhà quản trị phải hiểu đợc quy luật để đa ra quyết địnhtrên cơ sở khoa học Lý thuyết quyết định thống kê trên lý thuyết là một cơ sởkhoa học nhất hiện nay mà các nhà quản trị cha hiểu hết tác dụng và vận dụng

nó làm cơ sở tiền đề cho việc ra quyết định áp dụng lý thuyết quyết định này

sẽ đa ra việc lựa chọn hành động và cả việc lựa chọn có ý tởng hợp lý về cáchậu quả kinh tế, xã hội, chính trị của việc lựa chọn hành động đó

Đề án của em viết về vấn đề này còn nhiều thiếu xót Em mong thầyxem xét và cho em những lời khuyên xác đáng Em xin chân thành cảm ơn sựhớng dẫn tận tình của thầy Nguyễn Hữu Chí

Hà Nội, ngày 27 tháng 5 năm 2004

Sinh viên

Mai Văn Hùng

Trang 2

1 Khái niệm, bản chất và vai trò của quyết định trong quản trị

1.1 Khái niệm

Trong mọi tổ chức luôn luôn tồn tại nhu cầu giải quyết các vấn đề nảysinh trong quá trình quản trị Để giải quyết các vấn đề này ngời ta thờng phảixây dựng và lựa chọn các phơng án tối u

Việc này tất yếu đòi hỏi các nhà quản trị cân nhắc, lựa chọn và đi đếnquyết định

1.2 Bản chất

Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định rachơng trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đãchín muồi, trên cơ sở sự hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệthống bị quản trị và việc phân tích các thông tin về hiện tợng của hệ thống đó

- Mỗi quyết định về quản trị là một mắt xích trong toàn bộ hệ thống cácquyết định của một tổ chức nên mức độ tơng tác ảnh hởng giữa chúng với nhau

là cực kỳ phức tạp và hết sức quan trọng Không thận trọng trong việc ra quết

định thờng có thể dẫn tới những hậu quả khôn lờng

Trang 3

- Bảo đảm tính thống nhất trong thực hiện.

- Bảo đảm tính hiệu quả trong kinh doanh

- Bảo đảm tính hiệu lực

2 Lý thuyết quyết định là cơ sở khoa học của việc ra quyết định

Từ xa đến nay quản lý xã hội, quản ly nhân sự là một nghề nghiệp vàcộng việc quan trọng nhất của những ngời quản lý là ra các quyết định Khôngphải chỉ có quan chức cấp Chính phủ hay giám đốc một đơn vị sản xuất kinhdoanh là râ các quyết định, mà các nhà quản lý ở cấp cơ sở, địa phơng đều phải

ra các quyết định Vậy cơ sở của việc ra các quyết định ở những con ngời này

là gì? Thực tế từ lâu đã chứng tỏ rằng các quyết định thiếu cơ sở khoa học ờng phải gánh chịu những hậu quả nặng nề

th-Nghiên cứu những cơ sở của việc ra quyết định một cách khoa học sẽgiúp ta nhận thức đúng đắn những cơ sở khoa học, những quy luật chi phối vàlờng trớc đợc những hậu quả tất yếu sẽ xảy ra nếu nh các quyết định đợc chấpnhận

Hầu hết những quyết định quản lý đều phải thực hiện trong những điềukiện bất định vì các nhà quản trị hầu nh không có thông tin hoàn chỉnh vềnhững điều sẽ xảy ra trong tơng lai

Trong 25 năm gầy đây các nhà quản lý đã sử dụng phơng pháp và kỹthuật suy luận thống kê để giải quyết nhiều vấn đề mà thông tin nó bị thiếu,bất định, hoặc một số trờng hợp hầu nh thiếu hoàn chỉnh Lĩnh vực thóng kêmới này có tên gọi: Lý thuyết quyết định thống kê hoặc đơn giản là Lý thuyếtquyết định

Lý thuyết này là công cụ khoa học nhất mà các nhà quản lý cần hiểubiết và dùng để ra quyết định Khi đa ra một vấn đề cần phải quyết định, cầnphải kiểm định giả thiết các mặt chính của vấn đề, ta phải xem xét vấn đềkiểm định là chấp nhận hay bị bác bỏ Trong lý thuyết quyết định chúng taphải quyết định lựa chọnv ấn đề trong những điều có thể (đợc gọi là hành

động), nhờ vào việc tính toán ảnh hởng của hành động dới dạng tiền đề Mộtnhà quản lý, ngời phải lựa chọn từ trong số những việc đầu t có giá trị, cầnphải xem xét những lợi nhuận hoặc những thiệt hại mà nó có thể là hậu quảcủa mỗi hành động áp dụng lý thuyết quyết định hợp lý về các hậu quả kinh tếcủa việc lựa chọn hành đồng đó Bởi vậy, các phơng pháp thờng đợc dùng đểtính toán lợ nhuận hoặc thiệt hại của từng hành động

Trang 4

3 Những vấn đề chung của lý thuyết quyết định

3.1 Môi trờng quyết định

Môi trờng ra quyết định là những lực lợng và yếu tố bên ngoài hệ thống

ra quyết định, nhng lại có ảnh hởng sâu sắc tới việc ra quyết định

Ví dụ: một nhà quản lý trong một tình huống gay cấn khi tình hình tàichính thì eo hẹp của đơn vị mình, không thỏa mãn về điều kiện làm việc,không yên ổn về gia đình, nội bộ thì không đoàn kết thì sẽ không thể nào lạibình tĩnh đa ra đợc các quyết định sáng suốt, chính vì thế việc nhận thực đúng

đắn ảnh hởng của môi trờng để cải tạo, thích nghi và để tạo ra những điều kiệnthuận lợi cho việc đa ra đợc những quyết định đúng đắn và khoa học là mộtviệc cần quan tâm

Các yếu tố cấu thành môi trờng ra quyết định là:

Môi trờng bên ngoài ở tầm vi mô: xã hội, thu nhập quốc dân, tự nhiên, Môi trờng bên trong: văn hóa của đơn vị, cơ cấu tổ chức, cơ sở vật chất,quan hệ

- Môi trờng bên ngoài ở tầm vi mô: Đối thủ cạnh tranh, khách hàng,

ng-ời trung gian, gia đình ngng-ời ra quyết định

Để tạo ra đợc môi trờng ra quyết định đợc thuận lợi, thoải mái ngời taphải biết cách phân tích ảnh hởng của môi trờng tới quá trình ra quyết định

Nội dung của những cuộc phân tích này là nhằm vào việc phân tích cơchế, quy luật ảnh hởng của từng yếu tố, môi trờng đến các khâu, các mặt củahoạt động ra quyết định Trên cơ sở những kết luận về môi trờng ra quyết địnhngời ta sẽ tìm ra giải pháp thích hợp để cải tạo, biến đổi, thích nghi và tồn tạichung với chúng một cách có lợi nhất

3.2 Những yếu tố chung của lý thuyết quyết định

3.2.1 Mục tiêu của quyết định

Khác với các loài động vật trong tự nhiên mọi hoạt động con ngời (bìnhthờng chứ không phải là những ngời mất trí) đều cần nhằm vào một hay một sốmục tiêu nào đó Các hoạt động về quyết định trong quản trị cũng vậy, muốnkhông bị lạc đờng, mất phơng hớng đèu cần phải xác định rõ mục tiêu nhằmgiải quyết những vấn đề gì? Thông thờng mục tiêu đợc hiểu là cái đích đểnhằm vào hay cần đạt tới để hoàn thành nhiệm vụ Nh vậy mục tiêu của cácquyết định là cái đích cần đến trong các quyết định về quản trị Trong thực tếchúng ta cũng gặp thuật ngữ “mục đích” của các quyết định Vậy mục đích làgì? Và quan hệ của nó với mục tiêu ra sao? Theo quan điểm của tôi thì chúng

ta nên thừa nhận quan điểm “mục đích” là cái đích cuối cùng cần đạt tới, cònmục tiêu là cái đích cụ thể cuối cùng cần đạt tới

Trang 5

Sự cần thiết khách quan của mục tiêu là ở chỗ không thể ra quyết địnhquản lý mà không có mục tiêu Vì mục tiêu là lĩnh vực hoạt động tất yếu, là cơ

sở, là điểm xuất phát của mọi hoạt động quản trị khác

Vai trò quan trọng của mục tiêu trong việc ra quyết định quản trị là ởchỗ nó có tính định hớng cho các hoạt động, là cơ sở để đánh giá các phơng

án, các quyết định và là căn cứ để đề ra các quyết định về quản trị

Việc xác định đúng đắn mục tiêu trong việc ra quyết định quản trị làmột yêu cầu hết sức quan trọng Nh vậy cần phải giải quyết vấn đề xác địnhmục tiêu nh thế nào là khoa học nhất Muốn làm đợc việc này phải xuất phát từcơ sở khoa học của nó Sau đây là những cơ sở khoa học chủ yếu:

- Những vấn đề cốt lõi cần giải quyết khi phải ra quyết định là gì?

- Đòi hỏi của việc sử dụng các quy luật khách quan trong lĩnh vực raquyết định và thực hiện các quyết định về quản trị

- Khả năng tổ chức thực hiện các quyết định của những ngời thừa hành.Những yêu cầu cơ bản đối với các mục tiêu ở đây thờng là:

- Phải rõ ràng

- Có tính khả thi

- Có thể đợc kiểm soát đợc

- Phải phù hợp với đòi hỏi của các quy luật khách quan

- Phải nhằm giải quyết những vấn đề then chốt quan trọng

Hệ thống mục tiêu: trớc khi ra quyết định cần phải xem xét toàn diệnnhững vấn đề có liên quan để đề ra các mục tiêu có tính hệ thống khoa học làmột đòi hỏi khách quan đối với các nhà quản trị khi đa ra các quyết định vềquản trị

Các bớc xác định mục tiêu trong việc ra quyết định đợc mô tả theo sơ đồsau:

3.2.2 Những chiến lợc

Chiến lợc kinh doanh là phơng thức cụ thể hóa cách thực hiện mục tiêu,

là cơ sở quan trọng trong lĩnh vực ra quyết định quan trọng

Trang 6

- Định hớng chiến lợc cho hoạt động của tổ chức.

- Bảo đảm thế chủ động khi thực hiện các mục tiêu

- Huy động, khai thác và tập trung sử dụng mọi nguồn lực trong cơ sở

- Đảm bảo tính thích nghi với mọi điều kiện của môi trờng tác động đếnquyết định

- Phòng ngừa chiến lợc rủi ro và nguy cơ nếu nó có khả năng xuất hiện

và tận dụng mọi cơ hội, thời vận trong tơng lai

Nội dung của chiến lợc phụ thuộc vào mục tiêu và nội dung của cácquyết định

2.3.2 Tình huống hậu quả

Những sự kiện xẩy ra ngoài sự kiểm soát của ngời ra quyết định thờnggọi là những hậu quả hay những tình huống tự nhiên và sự tồn tại của chúngtạo nên nhiều khó khăn hơn thuận lợi trong điều kiện bất định

Để đa ra những quyết định sáng suốt các nhà quản trị cần đa ra nhữnggiả thiết về những tình huống có thể xẩy ra đối với những quyết định của mình

từ những giả thiết về các tình huống có thể xảy ra, để đa ra các biện háp khắcphục những hậu quả xấu có thể xảy ra và phát triển những mặt tích cực của hậuquả

2.2.4 Xác suất của tình huống hậu quả

Tính bất định gắn với những hậu quả hay tính huống tự nhiên sẽ xuấthiện một cách thực sự

Những nhà quản trị cần đặt ra những giả thiết về những tình huống bất

định có thể xẩy ra Qua việc thu thập các thông tin về các yếu tố của môi tr ờng

có tác động đến quyết định, từ những thông tin đó cần xử lý các thông tin bằngcác phân tích định tính và định lợng rồi tính xác suất rủi ro của tình huống hậuquả có thể xảy ra

2.2.5 Những kết quả hay những kết toán

Những quyết định đa ra có khoa học thì quyết định đó phải dựa trên cơ

sở của một bản kế hoạch Bản kế hoạch đó phải đặt ra các mục tiêu cần đạt

đ-ợc Mục tiêu của các nhà chính trị là xã hội, còn mục iêu của các doanh nhân

đặt lên hàng đầu đó là lợi nhuận

Đo lờng, tính toán lợi nhuận hay giá trị của những hành động khác nhau,

ta có đợc những kết quả hay những kết toán Trong tính toán cần phải tínhdoanh thu sẽ thu đợc so với mức chi phí bỏ ra Chi phí có thể có hiệu quả hoặckhông có hiệu quả

3 Xác định giá trị xác suất lợi nhuận

Dự đoán trong điều kiện bất định và xác định để đa ra những quyết định

Trang 7

3.1 Tính xác suất của hành động (sự kiện) của một quyết định

Trong hoạt động kinh doanh lợi nhuận thờng đi với rủi ro Những ngành

có lợi nhuận lớn thì mức rủi ro về thua lỗ lại cao và ngợc lại thì những ngành

đem lại lợi nhuận thấp thì rủi ro về thua lỗ thờng lại thấp Điều này dẫn đếnnhà quản trị trớc khi ra quyết định cần phải tính toán mức độ xác suất thànhcông, có đủ dũng cảm để đa ra các quyết định để đạt hiệu quả tối u

Sau đây là một thí dụ: Ngời bán báo mua một tờ báo là 800 đồng và bán

nó với giá 1.000đ Bất cứ tờ bào nào không đợc bán trong ngày đều hoàn toànkhông còn giá trị đối với anh ta Vấn đề đặt ra với ngời bán báo là xác định sốbáo mua tối u trong ngày

Ngời bán báo đã thực hiện ghi chép tình hình bán hàng của anh ta trong 100 ngày qua bảng 1 nh sau:

Số lợng báo bán

hàng ngày (tờ)

Số ngày bán báomức tơng ứng

Xác suất bán báo củatừng mức bán (lần)

3.2.1 Trớc mỗi sự thay đổi của môi trờng cần có những quyết định hợp lý

để thích nghi với môi trờng.

Cách đây hơn một năm, khi cuộc chiến tranh Mỹ - Irắc nổ ra Giá củacác nguyên liệu đầu vào tăng, một số doanh nghiệp chịu sức ép của thơng tr-ờng

Giá một số nguyên liệu đầu vào quan trọng nh xăng, dầu, điện, ga, sắtthép, giá các dịch vụ sinh hoạt tăng đã ảnh hởng không nhỏ đến nhà sảnxuất

Khi các Nhà nớc điều chỉnh giá xăng dầu các doanh nghiệp đã phảichuẩn bị tâm lý về việc giá xăng dầu tăng sẽ làm tăng giá thành các sản phẩm,dịch vụ Cụ thể, giá thành vận tải đờng sông tăng 0,7%; đờng biển tăng 1,2%;

xi măng tăng từ 0,73 đến 1,1% tùy loại; thép tăng 0,35%; giấy tăng 2,4%; cá

Trang 8

xa bờ tăng 100đồng/kg và lúa đồng bằng sông Cửu Long tăng 3 đ/kg Điều này

có nghĩa là khi đó chiến tranh Mỹ - Irắc đang xẩy ra ác liệt Giá dầu thô trênthị trờng thế giới đã tăng lên đến 38 USD/thùng, nếu chiến tranh kéo dài thìgiá dầu thô sẽ tăng vọt

Chịu tác đông của giá dầu, giá nhập khẩu nhiều loại nguyên liệu gốchóa dầu tăng vọt Giá các loại nhựa nh PEHD, PELD, PP, PVC chủ yếu dùngtrong sản xuất nhựa gia dụng, bao bì nhựa công nghiệp đang đồng loạt tăng giávới mức chóng mặt Giá nguyên liệu nhập khẩu PEAB từ 670 USD/tấn đã tănglên 750 USD/tấn, PELD từ 700 lên 770 USD/tấn, PP từ 800 lên 900 USD/tấn,PVC từ 550 USD/tấn lên 750 USD/tấn Và không chỉ có hạt nhựa, nhiều loạinguyên liệu có gốc hóa dầu khác cũng tăng giá Các loại dung môi chiết xuất

từ xăng dầu phục vụ ngành sản xuất sơn cũng đang tăng lên từ 30 đến 40% sovới trớc, mà giá dung môi chiếm khoảng 30% giá thành sản phẩm Trớc sép épphải tăng giá sản phẩm do giá đầu vào sẽ tăng lên do cuộc chiến tranh Mỹ -Irắc có thể kéo dài Nhng theo phân định tình hình thì xác suất cuộc chiếntranh Mỹ - Irắc kéo dài là rất thấp, bởi vì tiềm lực quân lực của Mỹ rất mạnh

so với Irắc, cuộc chiến tranh sẽ sớm kết thức, giá dầu mỏ sẽ sớm bình ổn trở lại

nh cũ

Có một số doanh nghiệp đã quyết định tăng giá thành làm giảm năng lựccạnh tranh với hàng hóa từ nớc ngoài Một số doanh nghiệp đã quyết địnhgiảm sản lợng sản xuất xuống để hạn chế mức thiệt hại Một số doanh nghiệp

đã hủy bỏ các đơn đặt hàng từ nớc ngoài, khi các đơn đặt hàng này đợc đặt hợp

đồng cách đây vài tháng Những doanh nghiệp này đã làm mất dần thị trờngcủa mình

Nhng có một số doanh nghiệp quyết định giữ nguyên giá cũ để tăng khảnăng cạnh tranh, không hủy bỏ, từ chối các đơn đặt hàng xuất khẩu với giácách thời điểm đó vài tháng, chấp nhận những thiệt hại trớc mắt Khi cuộcchiến tranh Mỹ - Irắc sớm kết thúc, giá dầu mỏ bình ổn trở lại, giá các nguyênliệu đầu vào giảm trở lại Những doanh nghiệp này vẫn giữ đợc thị trờng trong

và ngoài nớc, mở rộng sản xuất để tối đa hóa lợi nhuận Những doanh nghiệpnày đã làm cho kim ngạch xuất nhập khẩu của nớc ta ở mức cao Nớc ta vẫn đ-

ợc xếp là nớc có tiềm năng tăng trởng cao về kim ngạch trong năm 2003

3.2.2 Trong hoạt động thơng mại

Quyết ra quyết định phải tính trớc mức tối đa hóa lợi nhuận thay cho sựtối thiểu hóa thiệt hại

Trang 9

Trong hoạt động thơng mại, những hàng hóa tồn kho đang thờng gây rathiệt hại Do chi phí bảo quản, lu kho cao, hàng hóa bị h hỏng, số vòng quaycủa vốn chậm Nhng cái đòi hỏi nhà quản trị phải có quyết định đúng đắn về

số lợng hàng hóa để đạt đợc mức lợi nhuận tối đa thay cho tối thiểu hóa thiệthại nói trên Quyết định đó phải có cơ sở khoa học thì mới đem lại hiệu quả.Sau đây là một thí dụ điển hình Ngời bán rau quả mua ra tơi với giá 35.000đmột giỏ và bán lại với giá 50.000đ một giỏ Ta giả định sản phẩm sẽ khôngcòn giá trị nếu không bán đợc vào ngày đầu tiên nếu ngời mua ngày mai yêucầu số giỏ nho nhiều hơn mức ngời bán dự trữ thì lợi nhuận sẽ bị mất theo mỗigiỏ mà không có bán là 15.000đ (= 50.000 - 35.000) Mặt khác, cũng phải tínhchi phí do thiệt hại do dự trữ quả giỏ nho cho một ngày nào đó Nếu ngời bán

dự trữ 13 giỏ nhng chỉ bán đợc 10 giỏ thì mức lợi nhuận của anh ta là150.000đ (= 15.000 x 10 giỏ) Nhng lợi nhuận phải đi là 105.000đ Đó là chiphí của 3 giỏ nho không bán đợc và không còn giá trị

Quan sát 100 ngày bán hàng cho những thông tin trong bảng sau:

Bảng 11.2: Tình hình bán nho trong 10 ngày

Số giỏ bán đợc

trong 1 ngày

Số ngày bán đợchàng mức tơng ứng

Xác suất bán hàng ởmức tơng đơng

Xác suất dùng để tính lợi nhuận

* Lợi nhuận có điều kiện

Bảng 11.3: Bảng lợi nhuận có điều kiện

Trang 10

* Lîi nhuËn dù ®o¸n

B¶ng 11.4: Lîi nhuËn dù ®o¸n trêng hîp chØ dù tr÷ 10 giá