Bài giảng kỹ năng sử dụng bàn phím và thiết bị văn phòng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TP Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2020 LỜI NÓI ĐẦU Kỹ sử dụng Bàn phím Thiết bị văn phịng mơn học nhằm rèn luyện kỹ soạn thảo văn ngón tay soạn thảo văn sử dụng thành thạo Thiết bị văn phòng thường gặp Hiện có nhiều chương trình hướng dẫn soạn thảo văn ngón tay bàn phím, chẳng hạn Typeing Master; Typing Shark Xác định tầm quan trọng hai kỹ này, mơn học hình thành chúng tơi biên soạn tài liệu để phục vụ cho việc giảng dạy học tập hai kỹ Tài liệu biên soạn gồm phần Nội dung phần phân thành học sau: Phần 1: Kỹ sử dụng Bàn phím: Phần có Bài Mở đầu Bài 1: Tập đánh hàng chữ sở ASDFG HJKL; Bài 2: Tập đánh hàng chữ QWERT YUIOP Bài 3: Tập đánh hàng chữ ZXCVB NM,./ Bài 4: Tập đánh chữ đặc biệt dấu tiếng việt Bài 5: Tập đánh hàng phím số 1234567890-= Bài 6: Cách sử dụng phím shift đánh chữ hoa ký tự!@#$%^&*( )_+ Bài 7: Luyện tập đánh tốc độ Phần 2: Kỹ sử dụng Thiết bị Văn phịng Phần có bài: Bài Mở đầu Bài 1: Máy tính Thiết bị kết nối Bài 2: Sử dụng Projector Bài 3: Sư dụng Máy in Bài 4: Sử dụng Máy scan Bài 5: Sử dụng Máy photocopy Phần 1: KỸ NĂNG SỬ DỤNG BÀN PHÍM BÀI MỞ ĐẦU Mục đích ý nghĩa Mục đích Về mặt Kiến thức: Trang bị cho Sinh viên kiến thức phương pháp sử dụng bàn phím để soạn thảo văn văn tiếng anh, tiếng việt sử dụng phím số cách chuyên nghiệp Về mặc kỹ năng: Giúp cho học viên có kỹ sau: ▪ Di chuyển chọn phím bàn phím nhanh ▪ Sử dụng phím xác ▪ Trong soạn thảo văn khơng nhìn vào bàn phím ▪ Sử dụng tất ngón tay soạn thảo văn Ý Nghĩa Người soạn thảo văn sử dụng thành thạo ngón tay bàn phím máy vi tính thời gian nhập liệu vào máy tính nhanh xác Khi soạn thảo khơng phải nhìn vào bàn phím mà làm chủ ký tự cần đánh bàn phím tiết kiệm thời gian Giới thiệu bàn phím máy vi tính Bàn phím máy vi tính bao gồm 101/102 phím Đó bàn phím chữ cái, phím chữ số, phím chức năng… để thực việc soạn thảo văn lệnh nội trú ngoại trú Phần bên phải bàn phím phím số phục vụ cho việc tính tốn Phần luyện tập đánh ngón tay tài liệu đề cập đến bàn phím có chữ phục vụ cho soạn thảo văn Cịn phím chữ số bên tay phải bàn phím khơng đề cập đến Có thể phân chia bàn phím thành vùng: Vùng phím liệu, vùng phím chức (F1-F12), vùng phím điều khiển, vùng phím số (vùng phím bên phải bàn phím chuyên dùng để đánh số) Một số quy ước Soạn thảo văn Tư ngồi soạn thảo văn Ngồi ngắn, thẳng lưng, hai chân đặt nhà (có thể chân co, chân duỗi để giữ cho thể tư thẳng) đầu nghiêng sang bên trái, mắt lúc theo dõi vào tập tài liệu Chú ý tầm nhìn hai mắt ln ln song song với dịng chữ tập Bàn để máy tính Ngăn để bàn phím Ghế ngồi phải bố trí cho có chiều cao khoảng cách hợp lý Vị trí để tài liệu Tài liệu dùng cho soạn thảo để bên trái Bên tay phải sử dụng chuột để bút, thước đồ dùng cá nhân liên quan Các ngón tay phân cơng phụ trách phím chữ Trong luyện tập luôn phải để ngón tay bàn phím phân cơng phụ trách ban đầu gọi phím khởi hành Nhà sản xuất ý làm hai phím kí tự F bên tay trái kí tự J bên tay phải có gờ lên phím làm chuẩn đề từ đặt ngón tay cịn lại sang phím bên cạnh Phần 1: KỸ NĂNG SỬ DỤNG BÀN PHÍM Bài 1: TẬP ĐÁNH HÀNG CHỮ CƠ SỞ ASDDFG HJKL; Vị trí đặt ngón tay: Bên tay trái: Bên tay phải: Ngón trỏ fg Ngón trỏ jh Ngón d Ngón k Ngón áp út s Ngón áp út l Ngón út: a Ngón út: ; khoảng Ngón cái: khoảng trắng Ngón cái: trắng - Trước tập nên tắt chế độ đánh tiếng việt máy tính - Tập đánh hàng kí tự khởi hành tập để đưa ngón tay vào đánh Chú ý quan sát vào phím kí tự F phím kí tự J có gờ lên phím sở bên tay trái bên tay phải bàn phím máy tính Cách đánh phím chữ: Khi tập ngón cần để vào vị trí quy định, ngón phụ trách ký tự khác Riêng ngón trỏ chịu trách nhiệm nhiều Cịn hai ngón có cơng việc chung đánh khoảng trắng (hay cịn gọi phím khoảng cách nhằm làm cho từ cách rời từ kia) Cổ tay phải nâng lên không tỳ xuống mặt bàn, cổ tay ngang với bàn phím (song song với bàn phím) Các ngón tay để thật thoải mái chạm nhẹ lên phím phụ trách khơng tỳ mạnh, bàn phím điện tử nhậy, tỳ mạnh hình máy tính xuất nhiều ký tự lúc Không khuỳnh tay rộng cho ngón tay để phím phụ trách Những lỗi hay mắc tập hàng chữ khởi hành asdfg hjkl; Thường tập hàng phím mỏi lần bắt ngón tay phải đánh vào thế, khơng đánh tự (đánh hay ngón tay), ta đánh ln mạch khơng cho ngón tay dừng Nhiệm vụ phải tập đánh thong thả, dặn ngón tay vào việc đó, đánh xong ngón phím ngón phụ trách đánh sang phím khác Tuyệt đối khơng nhìn vào bàn phím Kinh nghiệm cho biết lúc tập chưa thuộc vị trí ngón tay nên hay nhìn vào bàn phím để tìm chữ Như dễ thành thói quen khơng nhìn khơng đánh được, lúc cần sửa cho khó khăn Khi tập lúc mõi tay thường hay tỳ cổ tay xuống bàn, phải cương tránh thói quen này, ảnh hưởng đến tốc độ gây lỗi soạn thảo Vị trí ngón tay đánh phím ENTER Khi hết đoạn văn bản, muốn xuống dòng dùng ngón út bên tay phải đánh vào phím Enter Khi đánh ngón út, ngón khác bàn tay phải cần nâng lên khỏi bàn phím có ngón út đánh xuống phím enter THỰC HÀNH Hướng dẫn chi tiết ngón tay trái ASDFG Khi tập đánh bên trái asdfg bên tay phải cần giữ ngun vị trí ngón tay phụ trách khơng nâng tay lên Ta đánh ký tự a ngón út bên trái, ngón tay trái cần rời khỏi phím phụ trách, có ngón út đánh xuống phím chữ a sau ngón thu lại phím phụ trách Ta đánh ký tự s ngón áp út bên trái, ngón út, ngón giữa, ngón trỏ rời khỏi bàn phím, có ngón áp út đánh xuống bàn phím chữ s sau ngón thu lại phím mà ngón phụ trách Ta đánh ký tự d ngón bên trái, ngón út, ngón áp út, ngón trỏ rời khỏi bàn phím, có ngón đánh xuống phím ký tự d sau ngón thu phím mà phụ trách Ta đánh ký tự f ngón trỏ bên trái, ngón út, ngón áp út, ngón rời khỏi bàn phím, có ngón trỏ đánh xuống phím ký tự f sau ngón thu phím phụ trách Ta đánh ký tự g ngón trỏ bên trái, ngón út, ngón áp út, ngón rời khỏi bàn phím, có ngón trỏ đánh xuống phím ký tự g sau ngón thu phím phụ trách Đánh xong ký tự g lúc bên tay phải nâng lên có ngón bên tay phải đánh xuống phím cách chữ, lúc bên tay trái lại giữ nguyên không nâng lên theo Bài tập: Đánh lại lần dòng chữ Asdfg asdfg asdfg asdfg asdfg asdfg asdfg asdfg asdfg asdfg Hướng dẫn chi tiết tập ngón tay bên phải ;lkjh Khi ta tập đánh bên phải ;lkjh bên tay trái cần giữ nguyên ngón phụ trách không nâng tay lên Ta đánh ký rự ; ngón út bên phải, ngón tay bên phải cần rời khỏi phím phụ trách, có ngón út đánh xuống phím ký tự ; sau ngón thu lại phím phụ trách Ta đánh ký tự l ngón áp út bên phải,các ngón bên tay phải cần rời khỏi phím phụ trách, có ngón áp út đánh xuống bàn phím chữ l ,sau ngón thu lại phím phụ trách Ta đánh ký tự k ngón bên phải, ngón bên tay phải cần rời khỏi phím phụ trách, có ngón đánh xuống bàn phím ký tự k, sau ngón thu lại phím phụ trách Ta đánh ký tự j ngón trỏ bên phải, ngón bên tay phải cần rời khỏi phím phụ trách, có ngón trỏ đánh xuống bàn phím ký tự j, sau ngón thu lại phím phụ trách Ta đánh ký tự h trỏ bên phải, ngón bên tay phải cần rời khỏi phím phụ trách, có ngón trỏ đánh xuống bàn phím ký tự h, sau ngón thu lại phím phụ trách Đánh xong ký tự h lúc bên tay trái nâng lên có ngón bên tay trái đánh xuống phím khoảng trắng, lúc bên tay phải cần giữ nguyên không nâng lên theo Bài tập: Đánh lần dòng chữ đây: ;lkjh ;lkjh ;lkjh ;lkjh ;lkjh ;lkjh ;lkjh ;lkjh ;lkjh ;lkjh Hướng dẫn chi tiết tập ghép hai tay asdfg ;lkjh Đây tập luyện đánh cho hai tay bên đánh lần, cần tập theo hướng dẫn, không nên đánh lèo vị trí khởi hành mà thiết đánh xong ký tự thu ngón tay hàng phím phụ trách, đánh xong hàng chữ bên trái, ta cách chữ ngón tay bên phải Sau đánh sang hàng chữ bên phải, ta lại cách chữ ngón bên tay trái Bài tập: đánh lại dòng chữ : Asdfg ;lkjh asdfg ;lkjh asdfg ;lkjh asdfg ;lkjh asdfg ;lkjh Hướng dẫn chi tiết tập kết hợp ngón tay hai bàn tay Đây tập luyện ngón tay hai bàn tay, tốp chữ đánh nhiều dòng, đánh cần phải giữ nhịp tốc độ đánh (khơng đánh lúc nhanh lúc chậm, phím nhớ đánh nhanh, phím khơng nhớ đánh chậm, đánh chuyên môn gọi đánh kiểu nhát gừng không tốt) Cần lưu ý tốp chữ tập, kết thúc đánh bên phải, ta cách chữ bên tay trái ngược lại, kết thúc tốp chữ cách đánh bên trái, ta cách chữ bên phải Ví dụ: Đánh tốp chữ a;sld chữ d kết thúc cách đánh bên tay trái, ta cách chữ ngón bên tay phải Đánh tốp chữ fjghl chữ l kết thúc cách đánh bên phải, ta cách chữ ngón bên tay trái Ở tập có 25 dịng tốp chữ, mõi dịng đánh lần Mắt ln nhìn vào tài liệu để tập mục đích tạo phản xạ có điều kiện để mắt đọc tay đánh Bài tập: Đánh lần mõi dòng chữ ;asld ;asld ;asld ;asld ;asld ;asld ;asld ;asld ;asld ;asld ;asld ;asld ;asld Phần 1: KỸ NĂNG SỬ DỤNG BÀN PHÍM BÀI TẬP ĐÁNH HÀNG CHỮ TRÊN QWERT YUIOP LÝ THUYẾT Vị trí ngón tay phụ trách hàng chữ khởi hành QWERT YUIOP Bên tay trái: Bên tay phải: Ngón cái: : Spacebar Ngón cái: : Spacebar Ngón trỏ :rt Ngón trỏ :yu Ngón :e Ngón :i Ngón áp út :w Ngón áp út :o Ngón út :q Ngón út :p Cách đánh phím Khi tập đánh hàng chữ này, để tay hàng chữ khởi hành, đánh xong chữ hàng trên, phải thu hàng chữ khởi hành Khi đánh phím hàng nhấc bàn tay lên, đánh phím chữ ngón phụ trách, ngón đánh xuống, sau thu tay hàng chữ khởi hành hàng này, ngón trỏ chịu trách nhiệm gấp đơi, cịn hai ngón ngón tay có việc chung đánh xuống phím cách chữ Cổ tay nâng ngang với bàn phím, khơng tỳ xuống mặt bàn Các ngón tay để thật thoải mái chạm nhẹ lên phím chữ, đánh căng tay, sau chùn lại cho lực tiếp xúc với bàn phím vừa phải khơng mạnh q không nhẹ Những lỗi hay mắc tập hàng chữ QWERT YUIOP Thường tập hàng phím thường khơng thu tay hàng phím khởi hành mà đánh mạch sai, nhiệm vụ phải tập đánh thong thả, đặn, ngón đánh vào phím chữ ngón phụ trách, lần đánh xong phím chữ phải thu tay hàng phím khởi hành đánh sang phím chữ khác Một điểm hay mắc vừa đánh vừa gật đầu theo nhịp (đây lỗi tự nhiên cần lưu ý để sửa ngay) Tuyệt đối khơng nhìn vào bàn phím Kinh nghiệm cho biết lúc tập chưa thuộc vị trí ngón tay nên hay nhìn vào bàn phím để tìm chữ Bước 2.3 Màn hình hiển thị HỢP ĐỒNG CẤP PHÉP PHẦN MỀM HP, nhấp chọn ô vuông chấp nhận điều khoản hợp đồng lựa chọn Next Bước 2.4: Lựa chọn kết nối quan sát trình cài đặt diễn Nhấp chọn USB Connection nhấn Next, trình cài đặt bắt đầu diễn Bước 2.5: Kết nối dây cáp vào máy tính khởi động thiết bị Nhấp chọn Exit để kết thúc trình cài đặt Bước 2.6: Khởi động lại máy tính Thao tác scan tài liệu Trường hợp 1: Thực scan tài liệu nút bấm máy Bước 1: Để tài liệu khay để giấy Bước 2: Nhấn nút chức Scan Bước 3: Lựa chọn nơi lưu trữ tập tin scan, sử dụng Computer máy scan kết nối trực tiếp đến máy tính cổng USB Bước 4: Nhấn Start để bắt đầu scan tài liệu Bước 5: Nhận kết scan thư mục cài đặt trước đó, mặc định thư mục Documents Trường hợp 2: Thực scan tài liệu cách sử dụng phần mềm tiện ích MF Scan Utility Bước 1: Khởi động ứng dụng MF Scan Utility Bước 2: Đặt giấy khay vào lựa chọn hình thức scan tài liệu Bước 3: Lựa chọn hình thức scan tài liệu quan sát trình scan Bước 4: Lưu trữ tài liệu thực scan Q trình qt tài liệu hồn tất, máy tính hiển thị thư mục chứa file scan Mặc định thư mục Documents Phần 2: KỸ NĂNG SỬ DỤNG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Bài CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG MÁY PHOTOCOPY Máy photocopy thiết bị, máy móc văn phịng quen thuộc Tuy nhiên để sử dụng máy photocopy hiệu biết Đặc biệt với người lần đầu sử dụng máy hầu hết vất vả để tìm hiểu cách sử dụng Vì vậy, chương tìm hiểu thao tác thiết bị photocopy Bảng điều khiển Nhóm (1): Chọn loại gốc, chỉnh đậm lợt chụp khổ giấy gốc Nhóm (2): máy báo READY sẵn sàng cho bạn sử dụng; báo PLEASE WAIT: vui lòng chờ cho máy khởi động xong xuất READY Nhóm (3): Khu vực chọn tỉ lệ phóng to thu nhỏ cài đặt sẵn Nhóm (4): Hiển thị số chụp scan vào nhớ máy photocopy, số chụp người dùng cài đặt, số chụp máy photocopy thực Nhóm (5): Kiển tra tính cài đặt photo Nhóm (6): Các phím tắt hiển thi chức sử dụng thường xuyên: chép hai mặt, dồn hai mặt gốc thành copy hai mặt… Nhóm (7): Hiển thị chức chia máy photocopy gắn Finisher vào, có thêm chức bấm kim hiển thị Nhóm (8): Hiển thị tình trạng máy, danh sách việc máy photo chờ hoạt động… Thao tác thực Photocopy Bước 1: Mở công tắc máy Photocopy Bước 2: Trước tiên, đặt vào vị trí photo Bước 3: Đặt giấy trắng vào khay giấy điều chỉnh khay theo khổ giấy A4 Bước 4: Trên hình bảng điều khiển máy Photocopy, lựa chọn chức Copy Bước 5: Chỉnh độ đậm nhạt mực • Mũi tên sang trái: giảm độ mực • Mũi tên sang phải: tăng độ mực Bước 6: Trên hình có chế độ photo ghép, tách mặt Lựa chọn chức ghép mặt cách nhấn hình bảng điều khiển • Sided -> Sided: Chế độ photo gốc mặt thành mặt • Sided -> Sided: Chế độ photo gốc mặt thành mặt • Sided -> Comb orig: Chế độ photo gốc mặt thành mặt • Sided -> Comb orig: Chế độ photo gốc mặt thành mặt Bước 7: Lựa chọn tính khác photocopy photo có chữ có hình hai, ta lựa chọn tùy chỉnh bên • Text: Chế độ photo có chữ • Text/Photo: Chế độ photo có chữ hình • Pale: chế độ dùng để photo hóa đơn đỏ • Generation Copy: Chế độ photo chung mặc định Bước 8: Lựa chọn chế độ chia • Chia chiều (Sort): Bản chụp từ gốc chia thành chồng xếp lên • Chia khác chiều (Rotate Sort): Bản chụp từ gốc chia thành chéo lên Bước 9: Hiệu chỉnh độ phóng to, thu nhỏ chụp so với ảnh gốc • Full size: Chế độ photo đầy đủ kích thước gốc chọn 100% • Auto Reduce/Enlarge: Reduce chỉnh tăng % chụp Enlarge chỉnh giảm % chụp • %: Chế độ tùy chỉnh % kích thước theo nhu cầu Bước 10: Thực Photo nút Start Bước 1: Khởi động máy Canon MF443DW Bước 2: Đặt văn cần chụp khay Bước 3: Nhấn chọn chức Copy Bước 4: Giao diện Copy thực lựa chọn tính cần thiết Tính “2-Slided” cho phép ghép hay nhiều mặt tờ giấy tài liệu để in chụp Quét nội dung mặt giấy in mặt tờ giấy trắng Quét nội dung mặt giấy in hai mặt tờ giấy trắng Quét nội dung hai mặt giấy in hai mặt tờ giấy trắng Quét nội dung hai mặt giấy in mặt tờ giấy trắng Tính N on giúp người sử dụng ghép nhiều trang giấy tài liệu vào mặt chụp Không ghép nhiều trang vào mặt giấy chụp Ghép trang vào mặt chụp Ghép trang vào mặt chụp Bước 5: Nhấn Start để tiến hành chụp văn gốc TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Kỹ thuật đánh máy – Trường THCN CKN Đông Á Tài liệu Bồi dưỡng – Chuyên đề 15 – Học viện Quản lý Giáo dục https://www.wikihow.vn/Ki%E1%BB%83m-tra-webcam-tr%C3%AAn-PCho%E1%BA%B7c-Mac http://tranglinh.vn/cac-cong-giao-tiep-tren-mainboard-co-ban-ban-nenbiet/a801.html https://support.hp.com/vn-en/product/hp-scanjet-pro-3000-s3-sheet-feedscanner/10430940/manuals https://vn.canon/en/support/0303015801 - Generic Plus UFR II Printer Driver v2.40 User Guide for Windows (pdf)