THỰC TRẠNG VIỆC THIẾT KẾ VÀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 45.4

LỜI MỞ ĐẦU Trong các doanh nghiệp hiện nay việc bố trí người có chuyên môn trình độ phù hợp với công việc của mình là một vấn đề hết sức quan trọng.nó đòi hỏi mỗi người lãnh đạo, người quản lý xắp xếp công việc hợp lý hay phải có cách thức tuyển dụng để mang lại cho tổ chức nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao. Ngoài ra việc trả công hay đánh giá công việc của người lao động như thế nào thì trước hết người ta phải xét công việc, hay nói cách khác là phải phân tích công việc như thế nào để có thể áp dụng các vấn dề trên đối với người thực hiện và đây là vấn đề quan trọng nhất hay nó chính là một phần không thể thiếu được trong bất kỳ tổ chức nào. Phân tích công việc giúp cho các tổ chức có được những hướng giải quyết đúng đắn trong mọi vấn đề liên quan đến quản trị nhân sự như các vấn đề: Kế hoạch hoá nguồn nhân lực, đánh giá thực hiện công việc, trả công lao động... Những công việc trên để thực hiện một cách tốt nhất thì phân tích công việc càng phải làm tốt hơn hay nói cách khác phân tích công việc là chìa khoá của quản trị nhân lực hay một công cụ quan trong nhất của tổ chức . Nếu không có phân tích công việc ở các tổ chức các doanh nghiệp thì người lao động không nắm rõ đươc mình phải làm những công việc gì phải có trách nhiệm và quyền hạn ra sao liệu mình có khả năng đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của công việc và công việc đó có phù hợp với mình hay không. Ngoài ra việc trả lương hay tuyển dụng cũng không nằm ngoài phạm vi của phân tích công việc cho nên phân tích công việc không thể thiếu trong bất kỳ một tổ chức nào. Phân tích công việc trong một tổ chức là hết sức quan trọng trong bất kỳ một vấn đề nào trong quản trị nhân lực nó giúp cho các doanh nghiệp có được hướng giải quyết đúng đắn về nhân sự PHẦN I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC 1. KHÁI NIỆM CÔNG VIỆC: Trong tổ chức, do chuyên môn hóa lao động mà các nghề được chia thành các công việc. Mỗi công việc lại được tạo thành từ nhiều nhiệm vụ cụ thể và được thực hiện bởi một hoặc một số người lao động tại một hoặc một số vị trí làm việc. Nghề, công việc, vị trí làm việc và nhiệm vụ được định nghĩa như sau: Nhiệm vụ là Biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt mà mỗi người lao động phải thực hiện. Ví dụ: Một người làm giáo viên có nhiệm vụ đảm bảo đủ số tiết lên lớp, dạy đúng theo giáo trình, giúp cho học sinh nắm vững hệ thống những kiến thức đã học, phát triển năng lực, hoạt động trí tuệ và hoạt động thực hành, đặc biệt là năng lực tư duy sáng tạo của học sinh. Công việc: là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi người lao động. Ví dụ: Công việc của giáo viên là giảng dạy và hoàn thành các nhiệm vụ nêu trên Vị trí (vị trí làm việc): biểu thị tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi người lao động. Nghề: Là tập hợp những công việc tương tự về nội dung và có liên quan với nhau ở mức độ nhất định, đòi hỏi người lao động có những hiểu biết đồng bộ về chuyên môn nghiệp vụ, có kỷ năng, kỷ xảo và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện. Ví dụ: giáo viên dạy toán, giáo viên dạy văn, giáo viên dạy ngoại ngữ…đều thuộc nghề giáo Việc tạo thành các công việc là kết quả của sự phân công lao động trong nội bộ tổ chức. Công việc có thể xem như một đơn vị mang tính tổ chức nhỏ nhất trong một công ty và nó có những chức năng quan trọng như sau: Thực hiện công việc chính là phương tiện để người lao động có thể đóng góp sức mình vào việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Công việc là cơ sở để bộ phận QLNNL có thể bố trí công việc, đánh giá thực hiện công việc, trả lương, và đào tạo. Ngoài ra, công việc còn có những tác động rất quan trọng đối với cá nhân người lao động như vai trò, cương vị của họ trong tổ chức, tiền lương, sự thỏa mãn và thái độ của họ trong lao động 2. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC 2.1. Khái niệm thiết kế công việc

LỜI MỞ ĐẦU

Trong các doanh nghiệp hiện nay việc bố trí người có chuyên môn trình độphù hợp với công việc của mình là một vấn đề hết sức quan trọng.nó đòi hỏi mỗingười lãnh đạo, người quản lý xắp xếp công việc hợp lý hay phải có cách thứctuyển dụng để mang lại cho tổ chức nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao.Ngoài ra việc trả công hay đánh giá công việc của người lao động như thế nào thìtrước hết người ta phải xét công việc, hay nói cách khác là phải phân tích côngviệc như thế nào để có thể áp dụng các vấn dề trên đối với người thực hiện và đây

là vấn đề quan trọng nhất hay nó chính là một phần không thể thiếu được trongbất kỳ tổ chức nào Phân tích công việc giúp cho các tổ chức có được nhữnghướng giải quyết đúng đắn trong mọi vấn đề liên quan đến quản trị nhân sự nhưcác vấn đề: Kế hoạch hoá nguồn nhân lực, đánh giá thực hiện công việc, trả cônglao động

Những công việc trên để thực hiện một cách tốt nhất thì phân tích côngviệc càng phải làm tốt hơn hay nói cách khác phân tích công việc là chìa khoácủa quản trị nhân lực hay một công cụ quan trong nhất của tổ chức

Nếu không có phân tích công việc ở các tổ chức các doanh nghiệp thìngười lao động không nắm rõ đươc mình phải làm những công việc gì phải cótrách nhiệm và quyền hạn ra sao liệu mình có khả năng đáp ứng được yêu cầu đòihỏi của công việc và công việc đó có phù hợp với mình hay không Ngoài ra việctrả lương hay tuyển dụng cũng không nằm ngoài phạm vi của phân tích công việccho nên phân tích công việc không thể thiếu trong bất kỳ một tổ chức nào

Phân tích công việc trong một tổ chức là hết sức quan trọng trong bất kỳmột vấn đề nào trong quản trị nhân lực nó giúp cho các doanh nghiệp có đượchướng giải quyết đúng đắn về nhân sự

PHẦN I

CƠ SỞ LÝ LUẬN

VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

1 KHÁI NIỆM CÔNG VIỆC:

Trong tổ chức, do chuyên môn hóa lao động mà các nghề được chia thành các công việc Mỗi công việc lại được tạo thành từ nhiều nhiệm vụ cụ thể và

được thực hiện bởi một hoặc một số người lao động tại một hoặc một số vị trílàm việc Nghề, công việc, vị trí làm việc và nhiệm vụ được định nghĩa như sau:

- Nhiệm vụ là Biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt mà mỗi người lao

động phải thực hiện

Ví dụ: Một người làm giáo viên có nhiệm vụ đảm bảo đủ số tiết lên lớp,dạy đúng theo giáo trình, giúp cho học sinh nắm vững hệ thống những kiếnthức đã học, phát triển năng lực, hoạt động trí tuệ và hoạt động thực hành,đặc biệt là năng lực tư duy sáng tạo của học sinh

- Công việc: là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi người lao động

Ví dụ: Công việc của giáo viên là giảng dạy và hoàn thành các nhiệm vụnêu trên

- Vị trí (vị trí làm việc): biểu thị tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởingười lao động

- Nghề: Là tập hợp những công việc tương tự về nội dung và có liên quan

với nhau ở mức độ nhất định, đòi hỏi người lao động có những hiểu biếtđồng bộ về chuyên môn nghiệp vụ, có kỷ năng, kỷ xảo và kinh nghiệm cầnthiết để thực hiện

Ví dụ: giáo viên dạy toán, giáo viên dạy văn, giáo viên dạy ngoại ngữ…đều thuộc nghề giáo

Việc tạo thành các công việc là kết quả của sự phân công lao động trong nội

bộ tổ chức Công việc có thể xem như một đơn vị mang tính tổ chức nhỏ nhấttrong một công ty và nó có những chức năng quan trọng như sau:

- Thực hiện công việc chính là phương tiện để người lao động có thể đónggóp sức mình vào việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức

- Công việc là cơ sở để bộ phận QLNNL có thể bố trí công việc, đánh giáthực hiện công việc, trả lương, và đào tạo

- Ngoài ra, công việc còn có những tác động rất quan trọng đối với cá nhânngười lao động như vai trò, cương vị của họ trong tổ chức, tiền lương, sựthỏa mãn và thái độ của họ trong lao động

2 THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

2.1.Khái niệm thiết kế công việc

Thiết kế công việc là quá trình xác định các nhiệm vụ, các trách nhiệm cụthể được thực hiện bởi từng người lao động trong tổ chức cũng như các điều kiện

cụ thể để thực hiện các nhiệm vụ, trách nhiệm đó

Ví dụ: Thiết kế công việc của nhân viên kiểm soát tín dụng tại một Ngân hàng thương mại, là việc nhà quản trị nhân sự xác định người nhân viên này cần phải thực hiện những công việc gì, những công việc đó được thực hiện như thế nào, thời gian thực hiện trong bao lâu, những yêu cầu trong công việc cần phải có, và họ có những trách nhiệm và quyền hạn gì trong việc xử lý công việc?

Thiết kế công việc có hiệu quả là một quá trình tổng thể cần được xem xét

từ nhiều giác độ Để làm được việc này đòi hỏi phải có :

- Sự kết hợp các công việc với các mục tiêu của tổ chức

- Tạo động lực tối đa cho ngừơi lao động,

- Đạt được các tiêu chuẩn thực hiện công việc, phù hợp giữa các khả năng

và kỹ năng của người lao động với các đòi hỏi của công việc

Nếu bỏ qua một trong những khía cạnh trên, có thể sẽ làm giảm hiệu quả,hiệu suất hoạt động của tổ chức và sự thõa mãn của người lao động

2.2.Các yếu tố cần xác định khi thiết kế công việc

Khi thiết kế công việc cần phải xác định ba yếu tố thuộc về công việc nhưsau:

- Nội dung công việc bao gồm tổng thể các hoạt động, các nghĩa vụ, các

nhiệm vụ và các trách nhiệm thuộc công việc cần phải thực hiện, các máy móc,các trang thiết bị, dụng cụ cần phải sử dụng và các quan hệ cần phải thực hiện

Ví dụ: Nội dung công việc của một nhân viên quản lý tín dụng tại một

ngân hàng là lưu trữ quản lý hồ sơ vay, tạo tài khoản vay, theo dõi các thông tin khách hàng, quản lý việc xuất nhập tài sản thế chấp, đôn đốc, nhắc nợ, quản lý

hồ sơ sau giải ngân, tư vấn các sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng

- Các trách nhiệm đối với tổ chức bao gồm tổng thể các trách nhiệm có

liên quan tới tổ chức nói chung mà mỗi người lao động phải thực hiện

Ví dụ: Một nhân viên kế toán tiền lương tại một công ty, trách nhiệm của

họ là tính đúng, đầy đủ và chính xác số tiền lương, BHYT, BHXH, kinh phí công đoàn, BHTN, … của người lao động, kê khai thuế TNCN đầy đủ và đúng với quy định của pháp luật

- Các điều kiện lao động bao gồm một tập hợp các yếu tố thuộc môi

trường vật chất của công việc

Ví dụ: Người lao động thi công công trình xây dựng, họ cần phải được trang bị các trang thiết bị bảo hộ lao động, họ được làm việc trong môi trường đảm bảo an toàn, đủ điều kiện ánh sáng, …

Trong ba yếu tố thành phần thì nội dung công việc là yếu tố chủ yếu củacông việc và là yếu tố trung tâm của thiết kế công việc Vì thế việc thiết lập nộidung công việc là trung tâm của thiết kế công việc và liên quan đến các quy trìnhkhác trong quản trị nguồn nhân lực

2.3.Nội dung công việc

Nội dung công việc có thể được nhìn nhận trong giới hạn của 5 đặc trưng

cơ bản để tạo nên :

Tập hợp các kỹ năng là mức độ yêu cầu của công việc về một tập hợp các

hoạt động khác nhau cần được thực hiện để hoàn thành công việc, đòi hỏi sử

dụng một loạt các kỹ năng và tài khéo léo của con người

Ví dụ: Các kỹ năng cần phải có của một nhân viên bán hàng là sự nhanh nhẹn, khả năng thuyết phục, am hiểu về mặt hàng, sản phẩm cần bán

Tính xác định của nhiệm vụ là mức độ yêu cầu của công việc về sự hoàn

thành toàn bộ hay một phần xác định các hoạt động lao động để thực hiện côngviệc bắt đầu cho đến kết thúc với một kết quả có thể trông thấy được

Ví dụ: Nhiệm vụ của nhân viên thủ quỹ là đếm tiền, bó tiền, kiểm tra chất lượng tiền một cách chính xác đầy đủ, đảm bảo số lượng thu chi là chính xác, việc làm này không những tạo tính an toàn cho chính người nhân viên này mà còn cho cả uy tín của doanh nghiệp

Tầm quan trọng của nhiệm vụ là mức độ ảnh hưởng của công việc tới

những người khác, tới tổ chức nói chung hay tới toàn xã hội

Ví dụ : Nhân viên pháp lý chứng từ, sau khi thực hiện xong hợp đồng tín dụng và hợp đồng thế chấp khung và các bản cam kết của khách hàng đối với Ngân hàng, nếu có xảy ra sai sót như đánh sai giá trị, tài sản thế chấp… sẽ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của Ngân hàng khi xảy ra kiện tụng…

Mức độ tự quản là mức độ tự do và làm việc độc lập của người lao động

khi thực hiện công việc

Ví dụ: Nhân viên quan hệ khách hàng tại 1 PGD của một ngân hàng, được giao chỉ tiêu huy động tăng ròng là 2 tỷ đồng/ tháng và chỉ tiêu dư nợ tăng ròng : 3 tỷ đồng/ tháng Những người nhân viên này không nhất thiết phải có mặt 100% tại cơ quan, họ được quản lý bằng việc thực hiện các chỉ tiêu được giao,

họ được tự do làm việc nhưng phải đúng theo quy trình, quy chế của Ngân hàng

và quy định của Pháp luật

Sự phản hồi là mức độ mà sự thực hiện các hoạt động lao động được đòi

hỏi bởi công việc cung cấp cho người lao động các thông tin về tính hiệu quả củacác hoạt động của họ

Những đặc trưng này có thể sẽ được kết cấu với những tỷ lệ khác nhau trongnhững công việc khác nhau Sử dụng năm đặc trưng cơ bản của công việc đểphân tích các công việc có thể giúp các tổ chức thiết kế và thiết kế lại các côngviệc nhằm tạo ra những công việc được thiết kế hợp lý

Các công việc được thiết kế hợp lý là các công việc có những đòi hỏi hợp lýngười lao động về cả mặt thể lực và trí lực Việc làm này nhằm tối đa hóa độnglực làm việc, tạo cho người lao động làm việc đạt năng suất cao hơn, sử dụng hợp

lý quỹ thời gian làm việc, tạo sự hăng say, hấp dẫn, thách thức của người laođộng đối với công việc

2.4.Phương pháp thiết kế công việc

Có 5 phương pháp:

1 Phương pháp truyền thống: Là phương pháp xác định các nhiệm vụ

thuộc về công việc dựa trên các yếu tố chung hoặc giống nhau của từng côngviệc Phương pháp này hiện đang được chấp thuận ở nhiều doanh nghiệp

Ví dụ: Các Công ty chuyên về may mặc sẽ có các tổ, các chuyền cóngười lao động làm các công việc như nhau may, cắt, kcs…

2 Phương pháp hao phí thời gian và chuyển động: Là phương pháp phân

tích các chuyển động của bàn tay, cánh tay, chuyển động thân thể của người laođộng trong quá trình làm việc trong mối quan hệ với công cụ làm việc và nguyênvật liệu để xây dựng và chuẩn hóa một chu trình hoạt động hợp lý nhằm tối đahiệu suất của người lao động

Có thể nói rằng phương pháp này đang được áp dụng và đánh giá qua bộchỉ số KPI (Key Performance Indicator)

3 Phương pháp mở rộng công việc: Là phương pháp thiết kế công việc

dựa trên việc mở rộng phạm vi thực hiện công việc của nhân viên bằng cách tăngthêm việc và giảm khối lượng công việc trong mỗi phần việc/ hay chính là việcnhóm những phần việc có quan hệ gần gũi với công việc trước đó mà không đòihỏi phải học thêm

Ví dụ : Sau khi đánh giá thiết kế lại công việc nhận thấy có thể gom côngviệc của cán bộ tính lương và cán bộ làm bảo hiểm xã hội cho một người làm vìnhững công việc này có tính chất gần gũi với nhau

4 Phương pháp luân chuyển công việc : Là phương pháp thiết kế công

việc trong đó người lao động thực hiện một số công việc khác nhau nhưng tương

tự như nhau Phương pháp này có tác dụng chống tính đơn điệu của công việc

Ví dụ : Một cán bộ phụ trách kho nguyên, phụ liệu có thể luân chuyểnsang vị trí làm cán bộ cân đối mặt hàng của Phòng kế hoạch.

5 Phương pháp làm giàu công việc : Là phương pháp làm cho công việc

có ý nghĩa và mang tính thử thách hơn Tạo động lực ở cấp độ trong công việcgồm :

- Tăng trách nhiệm trong công việc

- Sự thừa nhận và những cơ hội thăng tiến

- Cơ hội học hỏi, cơ hội thành đạt

Ví dụ : Trước đây kỹ sư sửa chữa, công việc phải làm của anh ta là sửachữa máy móc Sau khi thiết kế lại công việc phân thêm cho anh ta phụ trách vềcông tác an toàn vệ sinh lao động - phòng chống cháy nổ tại doanh nghiệp

Thiết kế công việc ảnh hưởng tới hầu hết các mặt của công tác quản lýnguồn nhân lực, bộ phận QTNNL luôn giữ vai trò gián tiếp trong việc thiết kế vàthiết kế lại các công việc trong một doanh nghiệp:

- Nghiên cứu phát hiện vấn đề và nhu cầu thiết kế và thiết kế lại các côngviệc tại các bộ phận

- Trợ giúp lãnh đạo trong việc kế hoạch hóa và thực hiện chương trình thiết

kế lại công việc để đảm bảo có chính sách thỏa đáng đối với những người có liênquan

- Sửa và điều chỉnh lại các bản mô tả công việc và bản xác định yêu cầucông việc với người thực hiện, yêu cầu tuyển mộ và kể cả thang bảng lương củadoanh nghiệp nếu cần thiết đối với các công việc đã được thiết kế lại

3 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

3.1.Định nghĩa

Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xácđịnh đều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiệncông việc và các phẩm chất kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiệncông việc một cách tốt nhất

Đó là việc nghiên cứu để làm rõ; ở từng công việc cụ thể; người lao độngphải có những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, họ thực hiện những hoạt động nào, tạisao phải thực hiện và thực hiện như thế nào, những máy móc thiết bị, công cụnào được sử dụng, những mối nào được thực hiện, các điều kiện làm việc cụ thểcũng như các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và các khá năng mà người lao độngcần phải có để thực hiện công việc

Ví dụ: Chẳng hạn phân tích công việc của một chuyên viên quan hệ kháchhàng (CVQHKH) tại ngân hàng TMCP Sacombank để xác định nhiệm vụ củaCVQHKH là CV.QHKH tìm kiếm và tiếp thị khách hàng các sản phẩm và dịch

vụ của ngân hàng, sau khi tiếp thị khách hàng thành công CV.QHKH hướng dẫnkhách hàng hoàn tất hồ sơ thủ tục theo quy định Sau đó, chịu trách nhiệm xácminh và thẩm định hồ sơ của khách hàng, theo dõi quá trình sử dụng vốn và cótrách nhiệm đôn đốc khách hàng trả nợ nếu phát sinh nợ quá hạn Chăm sóckhách hàng trước và sau khi sử dụng các sản phẩm của ngân hàng Tiếp thị kháchhàng mới và quản lý máy ATM Chịu trách nhiệm chính là cầu nối giữa kháchhàng với ngân hàng trong việc cung cấp các sản phẩm dịch vụ của ngân hàng đếnkhách hàng

3.2 Tầm quan trọng của phân tích công việc:

Nhìn chung, phân tích công việc là một phần quan trọng của quản lý nhân

sự Thông tin phân tích công việc là tư liệu cần thiết để phát triển chương trìnhđào tạo và hệ thống đánh giá thành tích Thêm vào đó, những thông tin này có thểtrợ giúp người giám sát và nhân viên xác định rõ vai trò của mình, giảm thiểu cácmâu thuẫn và sự nhập nhằng trong quan hệ Thông tin phân tích công việc có thểđược sử dụng để xác định các công việc tương tự nhau và vì vậy nó làm cơ sở để

bố trí, luân chuyển, đào tạo, đề bạt và thăng chức cho nhân viên với mức chi phíthấp nhất Tương tự, dữ liệu này cũng có thể được sử dụng để xác định các địnhhướng nghề nghiệp cho nhân viên

Cung cấp các thông tin

Cung cấp các thông tin

Sắp xếp, tuyển dụng, bố trí

Sắp xếp, tuyển dụng, bố trí

Đánh giá kết quả thực hiện công việc

Đánh giá kết quả thực hiện công việc

Giảm thiểu chi phí rủi ro

Giảm thiểu chi phí rủi ro

Xd chương trình đào tạo thích hợp

Xd chương trình đào tạo thích hợp

Mô tả công việc

Mô tả công việc

Tiêu chuẩn công việc

Tiêu chuẩn công việc

Ví dụ: Chẳng hạn khi phân tích công việc của trưởng phòng kinh doanhtrong công ty cần có các yêu cầu sau:

- Kiến thức: Tốt nghiệp đại học trở lên các chuyên ngành quản trị kinhdoanh, ngoại thương

- Ngoại ngữ: Thông thạo ít nhất 1 ngoại ngữ là tiếng anh

- Vi tính : có kiến thức về phương tiện truyền thông và sử dung thành thạomáy tính văn phòng

- Kinh nghiệm : 3 năm công tác trong lĩnh vực kinh doanh

- Các kỹ năng : kỹ năng lắng nghe, kỹ năng thuyết trình thông đạt hữuhiệu, kỹ năng ra quyết định, biết cách giao tiếp với mọi người trong và ngoài tổchức

Khi ta có bảng phân tích công việc như trên thì xem xét các thành viêntrong công ty các nhân viên nào có khả năng đáp ứng các tiêu chí trên thì đề bạtlên chức danh trưởng phòng để khích lệ tinh thần cầu tiến của toàn bộ nhân viêntrong công ty

3.3 Các bước phân tích công việc:

Bước 1: Xác định các công việc cần phân tích

Thông thường phân tích công việc được tiến hành trong bốn dịp sau:

- Khi một tổ chức bắt đầu hoạt động và chương trình phân tích côngviệc lần đầu tiên được tiến hành

- Khi xuất hiện các công việc mới

- Khi các công việc có sự thay đổi đáng kể về nội dung do kết quả củacác phương pháp mới, các thủ tục mới hoặc công nghệ mới

- Khi tổ chức tiến hành rà soát lại theo chu kỳ tất cả các công việc

Bước 2 :Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin thích hợp với mục

đích của phân tích công viêc; thiết kế các biểu mẫu ghi chép hoặc các bản câu hỏicần thiết

Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin

Bước 4: Sử dung thông tin thu thập được vào các mục đích của phân tích

công việc, chẳng hạn kế hoạch hóa nguồn nhân lực, xác định nhu cầu đào tạo,viết bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc…

3.4 Bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích vể những nhiệm vụtrách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc

cụ thể

Bản mô tả công việc Bao gồm 3 nội dung sau đây:

 Xác định công việc: tên công việc, mã số của công việc, tên bộ phận…

 Tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc về công việc: là phần tườngthuật viết một cách tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệmthuộc công việc

 Các điều kiện làm việc: đk về môi trường vật chất, thời gian làm việc, đk

vệ sinh an toàn lao động …

3.5 Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện

Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện là bản liệt kê các đòi hỏicủa công việc đối với người thực hiện về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cầnphải có, trình độ giáo dục và đào tạo cân thiết, các đặc trưng về tinh thần và thểlực…

Các yêu cầu của công việc với người thực hiện có thể được viết riêngthành một văn bản cũng có thể viết gộp trong một văn bản cùng với phần mô tảcông việc

Các anh chị và các bạn có thể xem ví dụ trong tài liệu hoặc tham khảo ví

dụ trên trang wed mà nhóm đưa trên slide

Ví dụ:

- Giám đốc Marketing

- Nhân viên Tiền lương

(Tài liệu tham khảo trên wed: cong-viec.html)

http://www.hslaw.vn/-Mau-Van-Ban-164/Mo-ta-3.6 Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu phản ánhcác yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quyđịnh trong bản mô tả công việc.

Ở các doanh nghiệp khác nhau thì bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cũngkhác nhau Có doanh nghiệp xây dựng tiêu chuẩn thực hiện công việc một cách

có hệ thống cho từng công việc, có nơi lại chỉ giao hẹn bằng miệng giữa ngườilãnh đạo và cấp dưới

Ưu điểm các tiêu chuẩn thực hiện công việc diễm đạt viết so với các tiêuchuẩn bằng miệng là giúp cho tổ chức kiểm soát được sự phát triển của mình, làphương tiện thuận lợi cho trao đổi và tái hiện thông tin giữa người lao động vàngười quản lý

Ví dụ: Tiêu chuẩn thực hiện công việc của nhân viên bán hàng (trong 6 tháng):

1.Thực hiện 100 cuộc điện thoại bán hàng

2 Liên hệ với 20 khách hàng mới

3 Bán buôn sản phẩm mới (số hiệu 117) cho 30 người bán buôn

4 Đạt 10.000.000đ doanh thu cho sản phẩm 12

5 Đạt 17.000.000đ doanh thu cho sản phẩm 17

6 Thực hiện 35 cuộc điện thoại phục vụ khách hàng

7 Thực hiệng thắng lợi 4 cuộc đàm phán về bán hàng

8 Thực hiện 12 báo cáo cuối tháng

3.7 Tác dụng chính của các thông tin phân tích công việc gồm các tác dụng sau:

- Lập kế hoạch nguồn nhân lực

- Tuyển mộ các vị trí cân làm mới

- Tuyển chọn các ứng viên

- Định hướng việc phải làm

- Đánh giá thực hiện công việc

- Trả thù lao.

- Đào tạo

- Kỷ luật

- An toàn lao động

- Thiết kế lại công việc nếu cần thay đổi

- Bảo vệ về mặt pháp luật cho người lao động

4 Vai trò của bộ phận nguồn nhân lực và các bước tiến hành phân tích công việc:

4.1 Vai trò của bộ phận nguồn nhân lực trong việc phân tích công việc:

Quá trình nghiên cứ có hệ thống nội dung của các công việc là một quátrình phức tạp, đòi hỏi phải có sự tham gia có trách nhiệm và có tổ chức củangười lao động và người quản lý có liên quan Do đó, trong quá trình tổ chứcthực hiện phân tích công việc, phòng nguồn nhân lực đóng vai trò chính và cónhiệm vụ như sau:

- Xác định mục đích của việc phân tích công việc; lập kế hoạch và điều phốitoàn bộ các hệ thống, các quá trình có liên quan; xác định các bước tiến hànhphân tích công việc

- Xây dựng các văn bản thủ tục, các bản câu hỏi, bản mẫu điều tra để thuthập thông tin

- Tổ chức lực lượng cán bộ vào việc phân tích công việc

Để chỉ huy toàn bộ quá trình phân tích công việc, cần phải lựa chọn một cán

bộ phân tích công việc có am hiểu về các công việc của tổ chức đó Người này cóthể là người của doanh nghiệp cũng có thể là chuyên giathuê từ bên ngoài củadoanh nghiệp Những chuyên gia thuê từ bên ngoài phải được tìm hiểu, làm quen

để nắm được vấn đề đó Đồng thời, cán bộ phân tích công việc phải là người có

kỷ năng viết tốt để trực tiếp hoặc hướng dẫn các cán bộ có liên quan trong việcviết bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc và các bản tiêu chuẩn thựchiện công việc

Cán bộ phân tích công việc thường có thể trực tiếp viết các bản mô tả công việc, các bản yêu cầu của công việc trong sự phối hợp với các cán bộ quản lý

của các bộ phận Tuy nhiên, họ thường không viết các bản tiêu chuẩn thực hiệncông việc cho những công việc ngoài bộ phận phòng NNL Phòng NNL đào tạo

những người quản lý, những người giám sát bộ phận để viết các bản tiêu chuẩn công việc cho các công việc của bộ phận họ quản lý.

4.2 Các bước tiến hành phân tích công việc:

Quá trình phân tích công việc bao gồm nhiều hoạt động, nhìn chung có thểchia thành 4 bước như sau:

Bước 1: Xác định các công việc cân phân tích:

Danh mục các công việc cân phân tích được xác định tùy thuộc vào mụcđích và nhu cầu phân tích công việc của doanh nghiệp Thông thường, phânttích công việc được tiến hành trong bốn dịp sau:

- Khi tổ chức bắt đầu hoạt động

- Khi xuất hiện công việc mới

- Thay đổi công nghệ mới, phương pháp mới dẫn đến các công việc thay đổiđáng kể về nội dung

- Khi tổ chức tiến hành rà soát lại theo chu kỳ tất cả các công việc (thường là

3 năm một lần)

- Khi tổ chức cần cơ cấu lại

Bước 2: Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin thích hợp

- Thiết kế bảng câu hỏi

- Thiết kế bản mẫu điều tra để thu thập thông tin

Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin

Bước 4: Sử dụng thông tin thu thập được làm cơ sở cho việc:

- Kế hoạch hóa nguồn nhân lực

- Xác định nhu cầu đào tạo

- Viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc và các bản tiêu chuẩnthực hiện công việc

Để viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc cần phải làmnhững việc sau:

- Viết bản thảo lần thứ nhất

- Lấy ý kiến đóng góp của người lao động và người quản lý bộ phận có liênquan

- Sửa lại bản thảo trên cơ sở các ý kiến góp ý đó

- Tổ chức hội thảo với giám đốc nguồn nhân lực và những người quản lý cấpcao để tiếp tục hoàn thiện bản thảo (nếu cần thiết) Sửa lại bản thảo theonhững góp ý đó

- Lấy chữ ký phê chuẩn của người lãnh đạo cao nhất trước khi ban hành đểthực hiện

- Đánh máy thành nhiều bản để lưu tại phòng nguồn nhân lực và gửi tới các

bộ phận có liên quan

2 Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc: 6 phương pháp 2.1 Quan sát

Quan sát là trong đó người cán bộ nghiên cứu quan sát một hay một nhómngười lao động thực hiện công việc và ghi chép lại đầy đủ

- Giúp người nghiên cứu thu được các thông tin phong phú và thực tế về

công việc, chỉ ra đầy đủ và chi tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp

của các nhiệm vụ, trách nhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện làm việc, các máy móc dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc và hiệu quả thực hiện công việc.

Ví dụ: Để có thể đánh giá đuợc công việc của 1 công nhân lắp ráp linh kiệnđiện tử trong 1 dây chuyền sản xuất của nhà máy; các nhà quản lý có thể dùngphương pháp quan sát để nghiên cứu phân tích các thao tác trong quá trình thựchiện công việc của người công nhân đó, từ đó có thể đưa ra các cải tiến nhằm loại

bỏ bớt những thao tác thừa giúp rút ngắn thời gian thực hiện và nâng cao đượcnăng suất lao động

- Kết quả giám sát bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của cả người quan sát

và người bị quan sát (khi biết mình đang được quan sát, nhân viên có thể làm

việc với phương pháp, tốc độ, cách thức, kết quả khác với khi thực hiện công việc trong những lúc bình thường) dẫn đến thông tin không chính xác

- Không thể dễ dàng quan sát một số nghề, cũng như các công việc liên quanđến hoạt động trí não, chuyên môn, kỹ thuật có thể không biểu lộ hành vi ra bênngoài

Ví dụ: Công việc của 1 người kế toán rất khó để có thể quan sát được qua biểuhiện bên ngoài mà phải được đánh giá bằng hiệu quả, chất lượng, độ tin cậy vàchính xác trong công việc

dụng:

- Quan sát kết hợp với các phương tiện kỹ thuật như quay phim, video, đènchiếu hoặc đồng hồ bấm giây nhằm ghi lại các hao phí thời gian trong thực hiệncông việc

- Quan sát theo chu kỳ của công việc hoàn chỉnh (lưu ý, chu kỳ của côngviệc là thời gian cần thiết để hoàn thành trọn vẹn một công việc.)

- Nói chuyện trực tiếp với các nhân viên thực hiện công việc để tìm hiểunhững điều chưa rõ hoặc bổ sung những điều bỏ sót trong quá trình quan sát

2.2 Ghi chép các sự kiện quan trọng

Người nghiên cứu ghi chép các hành vi thực hiện công việc của nhữngngười lao động làm việc có hiệu quả và những người lao động làm việc không cóhiệu quả.

 Khái quát và phân loại các đặc trưng chung của công việc cần mô tả và cácđòi hỏi của công việc

- Tính linh động của sự thực hiện công việc ở nhiều người khác nhau

- Thích hợp trong việc mô tả các công việc và xây dựng các tiêu chuẩn thựchiện công việc

- Tốn nhiều thời gian để quan sát, khái quát hoá và phân loại các sự kiện

- Gặp hạn chế trong việc xây dựng các hành vi trung bình để thực hiện côngviệc

2.3 Nhật ký công việc

Nhật ký công việc là phương pháp trong đó người lao động tự ghi chép lạicác hoạt động của mình để thực hiện công việc

- Thu được các thông tin theo sự kiện thực tế

- Áp dụng tốt đối với những công việc khó quan sát được (công việc của kỹ

sư, nhà khoa học, quản lý cấp cao)

- Độ chính xác của thông tin bị hạn chế, do người viết ngại viết trung thực

về các lỗi sai do chủ quan trong quá trình làm việc

- Khó bảo đảm được liên tục và nhất quán

bộ phụ trách nhân viên thực hiện công việc đó

Phương pháp này sử dụng rất hữu hiệu khi mục đích của phân tích côngviệc là xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhânviên, xác định nhu cầu đào tạo và xác định giá trị của công việc Phỏng vấn chophép phát hiện ra nhiều thông tin về các hoạt động và các mqh quan trọng trongphân tích công việc mà các phương pháp khác không thể tìm ra Đồng thời phỏngvấn cũng cho ta cơ hội để giải thích các yêu cầu và chức năng của công việc