THỰC TRẠNG VIỆC THIẾT KẾ VÀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 45.4

LỜI MỞ ĐẦU Trong các doanh nghiệp hiện nay việc bố trí người có chuyên môn trình độ phù hợp với công việc của mình là một vấn đề hết sức quan trọng.nó đòi hỏi mỗi người lãnh đạo, người quản lý xắp xếp công việc hợp lý hay phải có cách thức tuyển dụng để mang lại cho tổ chức nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao. Ngoài ra việc trả công hay đánh giá công việc của người lao động như thế nào thì trước hết người ta phải xét công việc, hay nói cách khác là phải phân tích công việc như thế nào để có thể áp dụng các vấn dề trên đối với người thực hiện và đây là vấn đề quan trọng nhất hay nó chính là một phần không thể thiếu được trong bất kỳ tổ chức nào. Phân tích công việc giúp cho các tổ chức có được những hướng giải quyết đúng đắn trong mọi vấn đề liên quan đến quản trị nhân sự như các vấn đề: Kế hoạch hoá nguồn nhân lực, đánh giá thực hiện công việc, trả công lao động... Những công việc trên để thực hiện một cách tốt nhất thì phân tích công việc càng phải làm tốt hơn hay nói cách khác phân tích công việc là chìa khoá của quản trị nhân lực hay một công cụ quan trong nhất của tổ chức . Nếu không có phân tích công việc ở các tổ chức các doanh nghiệp thì người lao động không nắm rõ đươc mình phải làm những công việc gì phải có trách nhiệm và quyền hạn ra sao liệu mình có khả năng đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của công việc và công việc đó có phù hợp với mình hay không. Ngoài ra việc trả lương hay tuyển dụng cũng không nằm ngoài phạm vi của phân tích công việc cho nên phân tích công việc không thể thiếu trong bất kỳ một tổ chức nào. Phân tích công việc trong một tổ chức là hết sức quan trọng trong bất kỳ một vấn đề nào trong quản trị nhân lực nó giúp cho các doanh nghiệp có được hướng giải quyết đúng đắn về nhân sự PHẦN I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC 1. KHÁI NIỆM CÔNG VIỆC: Trong tổ chức, do chuyên môn hóa lao động mà các nghề được chia thành các công việc. Mỗi công việc lại được tạo thành từ nhiều nhiệm vụ cụ thể và được thực hiện bởi một hoặc một số người lao động tại một hoặc một số vị trí làm việc. Nghề, công việc, vị trí làm việc và nhiệm vụ được định nghĩa như sau: Nhiệm vụ là Biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt mà mỗi người lao động phải thực hiện. Ví dụ: Một người làm giáo viên có nhiệm vụ đảm bảo đủ số tiết lên lớp, dạy đúng theo giáo trình, giúp cho học sinh nắm vững hệ thống những kiến thức đã học, phát triển năng lực, hoạt động trí tuệ và hoạt động thực hành, đặc biệt là năng lực tư duy sáng tạo của học sinh. Công việc: là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi người lao động. Ví dụ: Công việc của giáo viên là giảng dạy và hoàn thành các nhiệm vụ nêu trên Vị trí (vị trí làm việc): biểu thị tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi người lao động. Nghề: Là tập hợp những công việc tương tự về nội dung và có liên quan với nhau ở mức độ nhất định, đòi hỏi người lao động có những hiểu biết đồng bộ về chuyên môn nghiệp vụ, có kỷ năng, kỷ xảo và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện. Ví dụ: giáo viên dạy toán, giáo viên dạy văn, giáo viên dạy ngoại ngữ…đều thuộc nghề giáo Việc tạo thành các công việc là kết quả của sự phân công lao động trong nội bộ tổ chức. Công việc có thể xem như một đơn vị mang tính tổ chức nhỏ nhất trong một công ty và nó có những chức năng quan trọng như sau: Thực hiện công việc chính là phương tiện để người lao động có thể đóng góp sức mình vào việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Công việc là cơ sở để bộ phận QLNNL có thể bố trí công việc, đánh giá thực hiện công việc, trả lương, và đào tạo. Ngoài ra, công việc còn có những tác động rất quan trọng đối với cá nhân người lao động như vai trò, cương vị của họ trong tổ chức, tiền lương, sự thỏa mãn và thái độ của họ trong lao động 2. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC 2.1. Khái niệm thiết kế công việc

LỜI MỞ ĐẦU Trong doanh nghiệp việc bố trí người có chun mơn trình độ phù hợp với cơng việc vấn đề quan trọng.nó địi hỏi người lãnh đạo, người quản lý xắp xếp công việc hợp lý hay phải có cách thức tuyển dụng để mang lại cho tổ chức nguồn nhân lực có trình độ chun mơn cao Ngồi việc trả cơng hay đánh giá cơng việc người lao động trước hết người ta phải xét cơng việc, hay nói cách khác phải phân tích cơng việc để áp dụng vấn dề người thực vấn đề quan trọng hay phần khơng thể thiếu tổ chức Phân tích cơng việc giúp cho tổ chức có hướng giải đắn vấn đề liên quan đến quản trị nhân vấn đề: Kế hoạch hố nguồn nhân lực, đánh giá thực cơng việc, trả công lao động Những công việc để thực cách tốt phân tích cơng việc phải làm tốt hay nói cách khác phân tích cơng việc chìa khố quản trị nhân lực hay công cụ quan tổ chức Nếu khơng có phân tích cơng việc tổ chức doanh nghiệp người lao động khơng nắm rõ đươc phải làm cơng việc phải có trách nhiệm quyền hạn liệu có khả đáp ứng u cầu địi hỏi cơng việc cơng việc có phù hợp với hay khơng Ngồi việc trả lương hay tuyển dụng khơng nằm ngồi phạm vi phân tích cơng việc phân tích cơng việc khơng thể thiếu tổ chức Phân tích cơng việc tổ chức quan trọng vấn đề quản trị nhân lực giúp cho doanh nghiệp có hướng giải đắn nhân PHẦN I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CƠNG VIỆC KHÁI NIỆM CƠNG VIỆC: Trong tổ chức, chun mơn hóa lao động mà nghề chia thành công việc Mỗi công việc lại tạo thành từ nhiều nhiệm vụ cụ thể thực người lao động vị trí làm việc Nghề, cơng việc, vị trí làm việc nhiệm vụ định nghĩa sau: - Nhiệm vụ Biểu thị hoạt động lao động riêng biệt mà người lao động phải thực Ví dụ: Một người làm giáo viên có nhiệm vụ đảm bảo đủ số tiết lên lớp, dạy theo giáo trình, giúp cho học sinh nắm vững hệ thống kiến thức học, phát triển lực, hoạt động trí tuệ hoạt động thực hành, đặc biệt lực tư sáng tạo học sinh - Công việc: tất nhiệm vụ thực người lao động Ví dụ: Cơng việc giáo viên giảng dạy hoàn thành nhiệm vụ nêu - Vị trí (vị trí làm việc): biểu thị tất nhiệm vụ thực người lao động - Nghề: Là tập hợp công việc tương tự nội dung có liên quan với mức độ định, địi hỏi người lao động có hiểu biết đồng chun mơn nghiệp vụ, có kỷ năng, kỷ xảo kinh nghiệm cần thiết để thực Ví dụ: giáo viên dạy toán, giáo viên dạy văn, giáo viên dạy ngoại ngữ… thuộc nghề giáo Việc tạo thành công việc kết phân công lao động nội tổ chức Công việc xem đơn vị mang tính tổ chức nhỏ cơng ty có chức quan trọng sau: - Thực cơng việc phương tiện để người lao động đóng góp sức vào việc thực mục tiêu tổ chức - Công việc sở để phận QLNNL bố trí công việc, đánh giá thực công việc, trả lương, đào tạo - Ngồi ra, cơng việc cịn có tác động quan trọng cá nhân người lao động vai trò, cương vị họ tổ chức, tiền lương, thỏa mãn thái độ họ lao động THIẾT KẾ CÔNG VIỆC 2.1.Khái niệm thiết kế công việc Thiết kế công việc trình xác định nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể thực người lao động tổ chức điều kiện cụ thể để thực nhiệm vụ, trách nhiệm Ví dụ: Thiết kế cơng việc nhân viên kiểm sốt tín dụng Ngân hàng thương mại, việc nhà quản trị nhân xác định người nhân viên cần phải thực công việc gì, cơng việc thực nào, thời gian thực bao lâu, yêu cầu cơng việc cần phải có, họ có trách nhiệm quyền hạn việc xử lý cơng việc? Thiết kế cơng việc có hiệu trình tổng thể cần xem xét từ nhiều giác độ Để làm việc địi hỏi phải có : - Sự kết hợp công việc với mục tiêu tổ chức - Tạo động lực tối đa cho ngừơi lao động, - Đạt tiêu chuẩn thực công việc, phù hợp khả kỹ người lao động với địi hỏi cơng việc Nếu bỏ qua khía cạnh trên, làm giảm hiệu quả, hiệu suất hoạt động tổ chức thõa mãn người lao động 2.2.Các yếu tố cần xác định thiết kế công việc Khi thiết kế công việc cần phải xác định ba yếu tố thuộc công việc sau: - Nội dung công việc bao gồm tổng thể hoạt động, nghĩa vụ, nhiệm vụ trách nhiệm thuộc công việc cần phải thực hiện, máy móc, trang thiết bị, dụng cụ cần phải sử dụng quan hệ cần phải thực Ví dụ: Nội dung công việc nhân viên quản lý tín dụng ngân hàng lưu trữ quản lý hồ sơ vay, tạo tài khoản vay, theo dõi thông tin khách hàng, quản lý việc xuất nhập tài sản chấp, đôn đốc, nhắc nợ, quản lý hồ sơ sau giải ngân, tư vấn sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng - Các trách nhiệm tổ chức bao gồm tổng thể trách nhiệm có liên quan tới tổ chức nói chung mà người lao động phải thực Ví dụ: Một nhân viên kế tốn tiền lương cơng ty, trách nhiệm họ tính đúng, đầy đủ xác số tiền lương, BHYT, BHXH, kinh phí cơng đoàn, BHTN, … người lao động, kê khai thuế TNCN đầy đủ với quy định pháp luật - Các điều kiện lao động bao gồm tập hợp yếu tố thuộc môi trường vật chất cơng việc Ví dụ: Người lao động thi cơng cơng trình xây dựng, họ cần phải trang bị trang thiết bị bảo hộ lao động, họ làm việc mơi trường đảm bảo an tồn, đủ điều kiện ánh sáng, … Trong ba yếu tố thành phần nội dung cơng việc yếu tố chủ yếu công việc yếu tố trung tâm thiết kế cơng việc Vì việc thiết lập nội dung công việc trung tâm thiết kế cơng việc liên quan đến quy trình khác quản trị nguồn nhân lực 2.3.Nội dung công việc Nội dung cơng việc nhìn nhận giới hạn đặc trưng để tạo nên : Tập hợp kỹ mức độ yêu cầu công việc tập hợp hoạt động khác cần thực để hồn thành cơng việc, địi hỏi sử dụng loạt kỹ tài khéo léo người Ví dụ: Các kỹ cần phải có nhân viên bán hàng nhanh nhẹn, khả thuyết phục, am hiểu mặt hàng, sản phẩm cần bán Tính xác định nhiệm vụ mức độ u cầu cơng việc hồn thành tồn hay phần xác định hoạt động lao động để thực công việc bắt đầu kết thúc với kết trơng thấy Ví dụ: Nhiệm vụ nhân viên thủ quỹ đếm tiền, bó tiền, kiểm tra chất lượng tiền cách xác đầy đủ, đảm bảo số lượng thu chi xác, việc làm khơng tạo tính an tồn cho người nhân viên mà cịn cho uy tín doanh nghiệp Tầm quan trọng nhiệm vụ mức độ ảnh hưởng công việc tới người khác, tới tổ chức nói chung hay tới tồn xã hội Ví dụ : Nhân viên pháp lý chứng từ, sau thực xong hợp đồng tín dụng hợp đồng chấp khung cam kết khách hàng Ngân hàng, có xảy sai sót đánh sai giá trị, tài sản chấp… gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích Ngân hàng xảy kiện tụng… Mức độ tự quản mức độ tự làm việc độc lập người lao động thực cơng việc Ví dụ: Nhân viên quan hệ khách hàng PGD ngân hàng, giao tiêu huy động tăng ròng tỷ đồng/ tháng tiêu dư nợ tăng ròng : tỷ đồng/ tháng Những người nhân viên khơng thiết phải có mặt 100% quan, họ quản lý việc thực tiêu giao, họ tự làm việc phải theo quy trình, quy chế Ngân hàng quy định Pháp luật Sự phản hồi mức độ mà thực hoạt động lao động đòi hỏi công việc cung cấp cho người lao động thông tin tính hiệu hoạt động họ Những đặc trưng kết cấu với tỷ lệ khác công việc khác Sử dụng năm đặc trưng cơng việc để phân tích cơng việc giúp tổ chức thiết kế thiết kế lại công việc nhằm tạo công việc thiết kế hợp lý Các công việc thiết kế hợp lý cơng việc có địi hỏi hợp lý người lao động mặt thể lực trí lực Việc làm nhằm tối đa hóa động lực làm việc, tạo cho người lao động làm việc đạt suất cao hơn, sử dụng hợp lý quỹ thời gian làm việc, tạo hăng say, hấp dẫn, thách thức người lao động cơng việc 2.4.Phương pháp thiết kế cơng việc Có phương pháp: Phương pháp truyền thống: Là phương pháp xác định nhiệm vụ thuộc công việc dựa yếu tố chung giống công việc Phương pháp chấp thuận nhiều doanh nghiệp Ví dụ: Các Cơng ty chun may mặc có tổ, chuyền có người lao động làm công việc may, cắt, kcs… Phương pháp hao phí thời gian chuyển động: Là phương pháp phân tích chuyển động bàn tay, cánh tay, chuyển động thân thể người lao động trình làm việc mối quan hệ với công cụ làm việc nguyên vật liệu để xây dựng chuẩn hóa chu trình hoạt động hợp lý nhằm tối đa hiệu suất người lao động Có thể nói phương pháp áp dụng đánh giá qua số KPI (Key Performance Indicator) Phương pháp mở rộng công việc: Là phương pháp thiết kế công việc dựa việc mở rộng phạm vi thực công việc nhân viên cách tăng thêm việc giảm khối lượng cơng việc phần việc/ việc nhóm phần việc có quan hệ gần gũi với cơng việc trước mà khơng địi hỏi phải học thêm Ví dụ : Sau đánh giá thiết kế lại cơng việc nhận thấy gom cơng việc cán tính lương cán làm bảo hiểm xã hội cho người làm cơng việc có tính chất gần gũi với Phương pháp luân chuyển công việc : Là phương pháp thiết kế cơng việc người lao động thực số công việc khác tương tự Phương pháp có tác dụng chống tính đơn điệu cơng việc Ví dụ : Một cán phụ trách kho nguyên, phụ liệu ln chuyển sang vị trí làm cán cân đối mặt hàng Phòng kế hoạch Phương pháp làm giàu công việc : Là phương pháp làm cho cơng việc có ý nghĩa mang tính thử thách Tạo động lực cấp độ công việc gồm : - Tăng trách nhiệm công việc - Sự thừa nhận hội thăng tiến - Cơ hội học hỏi, hội thành đạt Ví dụ : Trước kỹ sư sửa chữa, công việc phải làm sửa chữa máy móc Sau thiết kế lại công việc phân thêm cho phụ trách cơng tác an tồn vệ sinh lao động - phòng chống cháy nổ doanh nghiệp Thiết kế công việc ảnh hưởng tới hầu hết mặt công tác quản lý nguồn nhân lực, phận QTNNL ln giữ vai trị gián tiếp việc thiết kế thiết kế lại công việc doanh nghiệp: - Nghiên cứu phát vấn đề nhu cầu thiết kế thiết kế lại công việc phận - Trợ giúp lãnh đạo việc kế hoạch hóa thực chương trình thiết kế lại cơng việc để đảm bảo có sách thỏa đáng người có liên quan - Sửa điều chỉnh lại mô tả công việc xác định yêu cầu công việc với người thực hiện, yêu cầu tuyển mộ kể thang bảng lương doanh nghiệp cần thiết công việc thiết kế lại PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC 3.1.Định nghĩa Phân tích cơng việc q trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định kiện tiến hành, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn thực công việc phẩm chất kỹ nhân viên cần thiết phải có để thực cơng việc cách tốt Đó việc nghiên cứu để làm rõ; công việc cụ thể; người lao động phải có nhiệm vụ, trách nhiệm gì, họ thực hoạt động nào, phải thực thực nào, máy móc thiết bị, công cụ sử dụng, mối thực hiện, điều kiện làm việc cụ thể yêu cầu kiến thức, kỹ mà người lao động cần phải có để thực cơng việc Ví dụ: Chẳng hạn phân tích cơng việc chun viên quan hệ khách hàng (CVQHKH) ngân hàng TMCP Sacombank để xác định nhiệm vụ CVQHKH CV.QHKH tìm kiếm tiếp thị khách hàng sản phẩm dịch vụ ngân hàng, sau tiếp thị khách hàng thành cơng CV.QHKH hướng dẫn khách hàng hồn tất hồ sơ thủ tục theo quy định Sau đó, chịu trách nhiệm xác minh thẩm định hồ sơ khách hàng, theo dõi q trình sử dụng vốn có trách nhiệm đôn đốc khách hàng trả nợ phát sinh nợ hạn Chăm sóc khách hàng trước sau sử dụng sản phẩm ngân hàng Tiếp thị khách hàng quản lý máy ATM Chịu trách nhiệm cầu nối khách hàng với ngân hàng việc cung cấp sản phẩm dịch vụ ngân hàng đến khách hàng 3.2 Tầm quan trọng phân tích cơng việc: Cung cấp Cung cấp thông tin thông tin Mô tả Mô tả cơng việc cơng việc Phân tích Phân tích cơng việc công việc Sắp xếp, tuyển Sắp xếp, tuyển dụng, bố trí dụng, bố trí Làm sở Đánh giá kết Đánh giá kết thực công việc thực công việc Tiêu chuẩn Tiêu chuẩn công việc công việc Giảm thiểu chi phí Giảm thiểu chi phí rủi ro rủi ro Xd chương trình đào Xd chương trình đào tạo thích hợp tạo thích hợp Nhìn chung, phân tích cơng việc phần quan trọng quản lý nhân Thơng tin phân tích cơng việc tư liệu cần thiết để phát triển chương trình đào tạo hệ thống đánh giá thành tích Thêm vào đó, thơng tin trợ giúp người giám sát nhân viên xác định rõ vai trò mình, giảm thiểu mâu thuẫn nhập nhằng quan hệ Thơng tin phân tích cơng việc sử dụng để xác định cơng việc tương tự làm sở để bố trí, luân chuyển, đào tạo, đề bạt thăng chức cho nhân viên với mức chi phí thấp Tương tự, liệu sử dụng để xác định định hướng nghề nghiệp cho nhân viên Ví dụ: Chẳng hạn phân tích cơng việc trưởng phịng kinh doanh cơng ty cần có u cầu sau: - Kiến thức: Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành quản trị kinh doanh, ngoại thương - Ngoại ngữ: Thông thạo ngoại ngữ tiếng anh - Vi tính : có kiến thức phương tiện truyền thơng sử dung thành thạo máy tính văn phịng - Kinh nghiệm : năm công tác lĩnh vực kinh doanh - Các kỹ : kỹ lắng nghe, kỹ thuyết trình thơng đạt hữu hiệu, kỹ định, biết cách giao tiếp với người ngồi tổ chức Khi ta có bảng phân tích cơng việc xem xét thành viên công ty nhân viên có khả đáp ứng tiêu chí đề bạt lên chức danh trưởng phịng để khích lệ tinh thần cầu tiến toàn nhân viên cơng ty 3.3 Các bước phân tích cơng việc: Bước 1: Xác định cơng việc cần phân tích Thơng thường phân tích cơng việc tiến hành bốn dịp sau: Khi tổ chức bắt đầu hoạt động chương trình phân tích cơng việc lần tiến hành Khi xuất công việc Khi cơng việc có thay đổi đáng kể nội dung kết phương pháp mới, thủ tục công nghệ Khi tổ chức tiến hành rà soát lại theo chu kỳ tất công việc Bước :Lựa chọn phương pháp thu thập thơng tin thích hợp với mục đích phân tích cơng viêc; thiết kế biểu mẫu ghi chép câu hỏi cần thiết Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin Bước 4: Sử dung thông tin thu thập vào mục đích phân tích cơng việc, chẳng hạn kế hoạch hóa nguồn nhân lực, xác định nhu cầu đào tạo, viết mô tả công việc, tiêu chuẩn thực công việc… 3.4 Bản mô tả công việc Bản mô tả công việc văn viết giải thích vể nhiệm vụ trách nhiệm, điều kiện làm việc vấn đề có liên quan đến công việc cụ thể Bản mô tả công việc Bao gồm nội dung sau đây:  Xác định công việc: tên công việc, mã số công việc, tên phận…  Tóm tắt nhiệm vụ trách nhiệm thuộc công việc: phần tường thuật viết cách tóm tắt xác nhiệm vụ trách nhiệm thuộc công việc  Các điều kiện làm việc: đk môi trường vật chất, thời gian làm việc, đk vệ sinh an toàn lao động … 3.5 Bản yêu cầu công việc với người thực Bản yêu cầu công việc với người thực liệt kê đòi hỏi công việc người thực kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có, trình độ giáo dục đào tạo cân thiết, đặc trưng tinh thần thể lực… Các yêu cầu công việc với người thực viết riêng thành văn viết gộp văn với phần mô tả công việc Các anh chị bạn xem ví dụ tài liệu tham khảo ví dụ trang wed mà nhóm đưa slide Ví dụ: - Giám đốc Marketing - Nhân viên Tiền lương (Tài liệu tham khảo wed: http://www.hslaw.vn/-Mau-Van-Ban-164/Mo-tacong-viec.html) 3.6 Bản tiêu chuẩn thực công việc - Cơ cấu thông tin cần thu thập phải hợp lý cho vấn khơng bị bỏ sót thơng tin quan trọng - Kiểm tra lại tính xác thơng tin với người bị vấn 2.5 Sử dụng câu hỏi thiết kế sẵn (phiếu điều tra) Bản câu hỏi đánh giá phương pháp hữu hiệu để thu thập thơng tin phân tích cơng việc Bản câu hỏi liệt kê câu hỏi chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước phân phát cho nhân viên điền câu trả lời Tổng kết câu trả lời nhân viên, cán phân tích có thơng tin bản, đặc trưng công việc thực doanh nghiệp cảm thấy thông tin thu thập qua câu hỏi khơng đầy đủ, cán nên phân tích nên thảo luận lại với nhân viên thực công việc Nhìn chung, câu hỏi cung cấp thơng tin nhanh dễ thực so với hình thức vấn Và phương pháp phân tích cơng việc sử dụng rộng rãi Ví dụ: Các mẫu câu hỏi thường thiết kế nhiều hình thức khác tuỳ thuộc vào yêu cầu cơng ty: câu hỏi phân tích vị trí việc là, câu hỏi đánh giá hiệu cơng việc, hài lịng nhân viên, … • Ưu điểm: - Các thông tin thu thập chất lượng hoá dễ dàng cập nhật - Thích hợp với việc xử lý máy tính phân tích khối lượng lớn thơng tin - Được thực dễ dàng phương pháp khác - Ít tốn phí - Hỏi nhiều người • Nhược điểm: - Việc thiết kế câu hỏi tốn nhiều thời gian - Đối tượng nghiên cứu dễ hiểu lầm câu hỏi - Có thể thu thơng tin khơng xác - Số câu trả lời khơng nhiều • Để nâng cao chất lượng thông tin thu thập qua câu hỏi, cần lưu ý vấn đề sau: - Cấu trúc câu hỏi: ngắn xoay quanh trọng tâm vấn đề cần nghiên cứu Ngoài câu hỏi chức năng, nhiệm vụ chính, câu hỏi cần thiết phải có câu hỏi nhiệm vụ phụ nhân viên phải thực thêm nơi làm việc nhiên câu hỏi cần xoay quanh trọng tâm vấn đề phải nghiên cứu câu hỏi nên ngắn gọn thơng thường, khơng thích phải trả lời câu hỏi dài Một câu hỏi dài người trả lời ý đến nội dung câu hỏi - Cách thức đặc câu hỏi Các câu hỏi cần thiết kế cho đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời trả lời ngắn gọn Ở nơi có thể, nên thiết kế câu hỏi đóng mở Ví dụ: “theo anh/ chị, cường độ làm việc có cao q khơng?” câu hỏi chọn lựa phương án trả lời Ví dụ với câu hỏi: “theo anh/chị, nhân viên cần tối thiểu thời gian để làm quen với cơng việc thực công việc tốt?” - Nơi thực hiện: nên đề nghị thực nơi làm việc 2.6 Hội thảo chuyên gia Hội thảo chuyên gia phương pháp phân tích cơng việc chun gia (gồm công nhân lành nghề, người am hiểu công việc, người lãnh đạo cấp trung gian, phận) mời dự họp để thảo luận cơng việc cần tìm hiểu Các ý kiến trao đổi thành viên làm sáng tỏ bổ sung thêm chi tiết mà người nghiên cứu không thu từ phương pháp trên, trách nhiệm nhiệm vụ người tham gia hội thảo • Ưu điểm: phục vụ nhiều mục đích cơng việc (xây dựng mơ tả cơng việc, quy trình thực cơng việc…) • Nhược điểm: đắt tốn nhiều thời gian Ví dụ: mức độ đơn giản, coi việc họp giao ban hàng tháng đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp tương tự hội thảo chuyên gia để đánh giá tình hình thực nhiệm vụ, kế hoạch tháng đó; đánh giá, phân tích việc thực đưa phương hướng, giải pháp để thực nhiệm vụ tháng Còn mức độ cao hơn, việc hội thảo chuyên gia nhiều lĩnh vực khác nhau: kinh tế, nhân sự, y khoa, … Tập hợp chuyên gia hàng đầu lĩnh vực trao đổi, thảo luận vấn đề cụ thề, từ làm sáng tỏ vấn đề thảo luận PHẦN II THỰC TRẠNG VIỆC THIẾT KẾ VÀ PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 45.4 2.1 Giới thiệu tổng quan công ty Cổ phần LILAMA45.4 Công ty Cổ phần Lilama 45.4 doanh nghiệp hạng I thuộc tổng Công ty lắp máy Việt Nam chuyên nhận thầu xây lắp, gia công chế tạo thiết bị, kết cấu thép cơng trình cơng nghiệp dân dụng ngồi nước Thành lập từ năm 1979, cơng ty tham gia lắp đặt 200 cơng trình lớn nhỏ khắp miền đất nước, đưa vào sử dụng đạt chất lượng cao Hơn 20 năm họat động phát triển Công ty cổ phần Lilama 45.4 ln giữ tín nhiệm nhà đầu tư nước chất lượng, tiến độ thi cơng dịch vụ bảo hành, bảo trì chu đáo Vai trị Cơng ty cổ phần Lilama 45.4 kinh tế quốc dân gắn liền với cơng trình xây dựng có tầm cỡ quốc gia góp phần quan trọng vào nghiệp đổi mới, cơng nghiệp hóa – đại hóa đất nước Với uy tín kinh nghiêm sẵn có, Cơng ty Cổ phần Lilama45.4 có đầy đủ lực thực xây lắp cơng trình từ việc lập dự án nghiên cứu khả thi đến khảo sát, thiết kế công trình, phương án tổ chức thi cơng, chế tạo, xây lắp, vận hành chạy thử bàn giao cơng trình theo phương thức chìa khóa trao tay a Các ngành nghề kinh doanh chính: Khảo sát, tư vấn xây dựng cơng trình dân dụng, cơng nghiệp; Tư vấn, thiết kế công nghệ dây chuyền sản xuất : Vật liệu xây dựng, giấy, chế biến lương thực thực phẩm; Xây lắp cơng trình cơng nghiệp dân dụng; Chế tạo lắp đặt thiết bị công nghệ nhà máy đường, nhiệt điện, thủy điện, hố chất, xi măng…; Gia cơng, chế tạo lắp đặt bồn bể áp suất, bồn gas, bồn dầu …; Xây lắp trạm biến áp đường dây tải điện đến 500kV; Lắp đặt hiệu chỉnh hệ thống điều khiển hệ thống động lực cho nhà máy công nghiệp; Chế tạo loại thiết bị nâng ( cầu trục , cổng trục …) Mua bán, xuất nhập vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị, dây chuyền cơng nghệ; 10 Đại lý mua bán ký gửi hàng hóa b Sơ đồ tổ chức Cơng ty Tổng số cán cơng nhân viên cơng ty tính đến tháng 08 năm 2012: 1600 người Trong : • Cán quản lý : 30 người • Kỹ sư : 100 người • Thợ gia cơng : 250 người • Thợ lắp máy : 400 người • Thợ cẩu chuyển : 110 người • Thợ hàn : 450 người • Thợ điện : 150 người • Thợ lắp ống : 60 người • Các loại thợ khác : 50 người Tổng số cán công nhân viên thay đổi theo thời kỳ cho phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh Công ty c Tình hình tài Năm Doanhthu Sảnlượng 2010 2011 2012 271,047,801 380,486,203 370,017,426 450,000,000 570,000,000 620,000,000 Đơn vị:1000 đồng Thực trạng việc thiết kế phân tích cơng việc công ty Cổ phần 20 22 20 LILAMA45.4 2.2 10 20 10 00 11 12 Trong năm gần công ty không ngừng mở rộng thị trường sản xuất kinh doanh lĩnh vực chế tạo xây dựng cơng trình giao thơng khắp nước ngồi nước Cụ thể năm 2011 cơng ty nhận Dự án xây dựng toàn hệ thống điện đo lường điều khiển Nhà máy Nhiệt điện Vũng Áng I công suất 2x600MW tỉnh Hà Tĩnh với số lượng nguồn nhân lực dự kiến lúc vào thời điểm tiến độ 500 nhân lực, trụ trở công ty tỉnh Đồng Nai với khoảng cách địa lý xa Trước thực cơng trình cơng ty khảo sát thị người nguồn lao động địa phương, khu vực lân cận nơi cơng trình xây dựng vào yêu cầu công việc, công ty thành lập Đội cơng trình đưa sơ đồ tổ chức đội sau: Sơ đồ tổ chức công trường bao gồm huy trưởng cơng trình trực tiếp huy phó huy trưởng phận liên quan phận nhân sự, an toàn, tài chính, vật tư Mỗi phó huy phụ trách phận kỹ thuật tổ nhóm trực tiếp tham gia lao động Để có sở điều động nhân tuyển dụng nhân địa phương, Công ty thiết kế công việc cho chức sau: a Chỉ huy trưởng: Là người đứng đầu tổ chức đội cơng trình quản lý có trách nhiệm trước cơng ty điều hành tồn dự án Địi hỏi người lãnh đạo có thâm niên cơng tác lâu năm ngành - Lập biện pháp thi công, kế hoạch tổ chức kiểm tra, kiểm soát theo quy định - Nắm bắt yêu cầu pháp luật thi công trường giao tiếp tốt - Trực tiếp tổ chức quản lý công tác thi công hàng ngày công trường - Lập tiến độ chi tiết, triển khai tổ chức thi công theo kế hoạch để đảm bảo tiến độ cam kết - Chịu trách nhiệm mặt kỹ thuật, chất lượng, khối lượng, an tồn lao động vệ sinh mơi trường công trường - Làm việc với Chủ đầu tư, Nhà thầu Phụ kỹ thuật, biện pháp chất lượng thi công b P.Chỉ huy trưởng Là người trợ giúp cho huy trưởng phần công việc để quản lý điều hành hiệu cao - Lập Kế hoạch công việc theo đạo Chỉ huy trưởng - Quản lý hoạt động thi công công trường - Quản lý kỹ thuật, lập biện pháp thi công, lập kế hoạch tổ chức kiếm tra, kiếm soát tiến độ, chất lượng theo yêu cầu - Quản lý Tổ, giám sát thi công cơng trình - Kiểm tra xác nhận khối lượng, chất lượng công việc tổ chức nghiệm thu cơng trình c Bộ phận nhân Là khối phận tham mưu cho Chỉ huy trưởng vấn đề liên quan đến nhận lực, lương chế độ đời sống cơng nhân viên Địi hỏi tốt nghiệp chun ngành hành nhân quản lý nguồn nhân lực quản trị kinh doanh ngành tương đương d Bộ phận an tồn Ln trọng u cầu nắm bắt tiêu chuẩn an toàn cho chi tiết máy móc thiết bị, giải vấn đề liên quan đến cố an tồn thi cơng xây dựng Tham mưu huy trưởng cơng tác an tồn, vệ sinh mơi trường, PCCC an ninh hiểu công trường e Bộ phận vật tư Căn vào kế hoạch vật tư nhập tiến hành thủ tục nhập vật tư, thiết bị nhà cung cấp mang đến Tiếp nhận, kiểm đếm, cân đo, ký xác nhận vật tư thiết bị; đối chiếu với phiếu nhập, xuất kho, hóa đơn chủng loại vật tư, hàng hóa nhập công trường Đảm bảo tiêu chuẩn hướng dẫn nhà sản xuất Quản lý kho vật tư, cơng cụ dụng cụ, vật tư thừa q trình thi cơng f Bộ phận tài Bộ phận thực cơng việc thu hồi tốn thu tiền cho cơng ty Địi hỏi người có chun môn lĩnh vực kinh tế Nắm bắt am hiểu thủ tục toán dự bảng phụ lục hợp đồng công việc g Bộ phận kỹ thuật Đây phận nịng cốt đội cơng trình Địi hỏi tốt nghiệp đại học ngành kỹ thuật liên quan Nắm bắt cơng việc có kinh nghiệm làm việc có kiến thức sở Đọc hiểu vẽ thi công biết lập biện pháp thi công hạng mục mà quản lý để đảm bảo tính an tồn thời gian thực hiện, dự trù chuẩn bị dụng cụ thiết bị, máy móc Sử dụng phần mềm công nghệ để phục vụ cho việc thi công dự án Cập nhật ghi chép nhật ký công việc hàng ngày, giám sát theo dõi công việc thực tổ, nhóm h Các tổ, nhóm Là nhóm lực lượng trực tiếp tham gia lao động công trường Các Tổ trưởng người thợ lành nghề lâu năm công tác công việc thực Ngồi cịn số lượng cơng nhân lao động thuê hợp đồng thời vụ để phục vụ đạt tiến độ dự án cam kết Với thiết kế công việc cho chức trên, cơng ty phân cơng, bố trí nhân phù hợp theo yêu cầu công việc để đội công trình hoạt động ổn định, hiệu Sau năm hoạt động, năm 2012, công ty tổ chức phân tích cơng việc để đánh giá lại hiệu việc phân công công việc, để đưa định nhân tuyển dụng, đào tạo, trả lương, đề bạt…một cách hợp lý nguồn lực để cơng ty sử dụng cho cơng trình khác có dự án gần giống sau kết thúc cơng trình Cơng ty tổ chức thu thập thông tin phương pháp nhật ký công việc quan sát ghi lại đầy đủ hoạt động lao động thực hiện, phải thực việc đó, thực để hồn thành cơng việc Sau thu thập thơng tin, công ty xây dựng mô tả công việc, yêu cầu công việc, tiêu chuẩn công việc cho cơng việc đội cơng trình Sau mô tả công việc giám sát cơng trình cơng ty sau: BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC KỸ SƯ GIÁM SÁT CƠNG TRÌNH Phịng/ban: BỘ PHẬN KỸ THUẬT Chức danh: Kỹ sư giám sát Ngạch lương: 1/8 CÁC NHIỆM VỤ: 1.Theo dõi, giám sát thi cơng cơng trình theo phân cơng Chỉ huy trưởng o Trực tiếp kiểm tra, theo dõi, đánh giá q trình thi cơng cơng trình trường Cập nhật thông tin vào sổ nhật ký công tác hàng ngày o Nhắc nhở kỹ thuật thi cơng phát vi phạm quy trình, quy phạm kỹ thuật, chất lượng, an tồn cơng trình theo thiết kế biện pháp duyệt o Làm đầu mối giải vấn đề kỹ thuật phát sinh thực tế thi công công trường o Theo dõi biên nghiệm thu cơng việc, hạng mục cơng trình o Kiểm tra công tác thi công đơn vị vào khối lượng thực tế, phiếu nghiệm thu định kỳ/đột xuất o Phát tồn hồ sơ tổ chức thi công trường, cảnh báo nguy tiềm ẩn (nếu có) 2.Xác nhận khối lượng, hạng mục nghiệm thu đạt tiêu chuẩn chất lượ ng hàng tháng đơn vị phụ trách 3.Tham gia lập, thẩm định/duyệt biện pháp thi công, thiết kế kỹ thuật h ạng mục cơng trình Nghiên cứu đồ án thiết kế công trình giao giám sát theo dõi Phát sai sót, tồn đưa phương án sửa đổi, bổ sung Thực công việc khác: o Tham gia, đóng góp ý kiến xây dựng quy định công tác thi công xây dựng tài liệu, văn khác có liên quan o Hướng dẫn nghiệp vụ cho kỹ thuật thi công đơn vị trực thuộc phân công CÁC ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC : - Thời gian làm việc theo chế độ làm việc nhà nước Có thể thay đổi tùy thuộc vào thời gian thực tiến độ dự án - Có chỗ ăn, miễn phí bữa ăn trưa - Có xe tơ đưa đón đến nơi cơng trường làm việc trang bị trang thiết bị bảo hộ an toàn - Làm việc phòng trang bị đầy đủ máy tính xách tay, máy điều hịa thiết bị văn phịng để phục vụ cơng việc CÁC U CẦU CỦA CƠNG VIỆC Trình độ Đại học tương đương Chuyên ngành Kỹ sư Điện Chứng Tư vấn giám thi công (3 tháng) - Kinh nghiệm ≥ 02 năm làm việc việc thi công giám sát, theo dõi thi cơng cơng trình Kiến thức nắm vững quy định pháp luật luật xây dựng, tiêu chuẩn xây dựng kỹ thành thạo nghiệp vụ thi cơng, thiết kế cơng trình xây dựng - Thành thạo tin học văn phòng phần mềm Autocad, Project - Khả làm việc độc lập, tinh thần trách nhiệm cao - Phát xử lý vấn đề PHẦN III MỘT SỐ ƯU ĐIỂM VÀ HẠN CHẾ TRONG VIỆC THIẾT KẾ VÀ PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN LILAMA45.4 VÀ CÁC KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT 3.1 Ưu điểm : - Vận dụng việc thiết kế công việc cho chức đội cơng trình - Áp dụng phương pháp thiết kế thiết lại công việc theo phương pháp truyền thống phương pháp mở rộng - Thực việc phân tích cơng việc để xây dựng mô tả công việc, yêu cầu công việc 3.2 Hạn chế: Tuy nhiên, việc thiết kế phân tích cơng việc Cơng ty cịn số hạn chế sau: - Bản mơ tả công việc chưa thể đầy đủ, chi tiết trách nhiệm với công việc điều kiện lao động - Bản mô tả công việc chưa nêu rõ kết cần đạt công việc - Chưa xây dựng tiêu chuẩn công việc 3.3 Kiến nghị: Để đưa định nhân tuyển dụng, đào tạo, đánh giá thực công việc, trả lương, đề bạt, kỷ luật…một cách hợp lý hiệu , kiến nghị số nội dung sau: - Quan tâm nhiều công tác phân tích cơng việc - Có thể mời cơng ty tư vấn để thực khảo sát, thu thập thông tin - Xây dựng tiêu chuẩn thực công việc - Xác định rõ nội dung công việc theo lĩnh vực cho phù hợp với trình độ chun mơn nghiệp vụ - Ln ln tìm hiểu nghiên cứu công nghệ để thiết kế công việc cho phù hợp với dự án, cơng trình khác KẾT LUẬN Phân tích cơng việc q trình thực cách khó khăn với nhiệt tình người tham gia người phân tích cơng việc thu kết qủa tương đối tốt đẹp Qua phân tích người ta hiểu vấn đề liên quan tổ chức, côngviệc giúp cho người lao động hiểu rõ chất cơng việc từ đưa yêu câù nhân tuyển dụng, hoạch định nhân q trình phân tích cơng việc Các tài liệu ln ln vấn đề khó khăn địi hỏi tài liệu mang tính chủ quan, không sát thực với thực tế gây cản trở người phân tích cơng việc ngồi việc phân tích cơng việc cán quan khó khăn Khi mà cấp phân tích công việc cho cấp gây ảnh hưởng tới mối quan hệ tổ chức dễ căng thẳng Việc tìm cách thức thu thập thông tin dễ dàng gì, với văn hố người phương đông việc bấm định mức phải quan sát không công khai gây phản ứng người lao động hay có ý định quan sát thơng trực diện số mang lại mang tính chủ quan Tóm lại phân tích cơng việc vấn đề khó tổ chức cơng cụ quản trị nhân lực người tổ chức muốn thực tất công cụ quản trị nhân lực cách tốt đẹp nhất, hiệu làm công việc ... đề thảo luận PHẦN II THỰC TRẠNG VIỆC THIẾT KẾ VÀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 45.4 2.1 Giới thiệu tổng quan công ty Cổ phần LILAMA4 5.4 Công ty Cổ phần Lilama 45.4 doanh nghiệp... TRONG VIỆC THIẾT KẾ VÀ PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN LILAMA4 5.4 VÀ CÁC KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT 3.1 Ưu điểm : - Vận dụng việc thiết kế công việc cho chức đội cơng trình - Áp dụng phương pháp thiết. .. pháp mở rộng công việc: Là phương pháp thiết kế công việc dựa việc mở rộng phạm vi thực công việc nhân viên cách tăng thêm việc giảm khối lượng công việc phần việc/ việc nhóm phần việc có quan