Bài Giảng Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán ( Tài Liệu Đào Tạo Kế Toán Trưởng )

NỘI DUNG TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

TỔ CHỨC

BỘ MÁY KẾ TOÁN

VIỆN KẾ TOÁN VÀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP INSTITUTE OF ACCOUNTING AND BUSINESS MANAGEMENT

NỘI DUNG

1 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

2 CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC BỘ MÁY

KẾ TOÁN

NỘI DUNG

1 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

2 CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC BỘ MÁY

KẾ TOÁN

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra KT,

chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu KT, cung cấp thông tin tài liệu KT và các nhiệm vụ khác của KT

Tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra KT

Tổ chức thực hiện chế độ kiểm kê TS

Tổ chức bảo quản và lưu trữ tài liệu KT

Tổ chức công việc KT trong trường hợp ĐVKT bị chia, tách, hợp nhất, sát nhập…

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Ý nghĩa tổ

chức công

tác kế toán

Cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ

Phản ánh kịp thời tình hình biến động của tài sản, doanh thu, chi phí, kết quả HĐKD

Giảm bớt khối lượng công tác kế toán trùng lắp

Tiết kiệm chi phí

Giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát TS, nguồn vốn, hoạt động kinh tế

Đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế

Xác định lợi ích nhà nước và các chủ thể trong nền kinh tế thị trường

tin v toàn b ho t ng kinh t , tài chính ề toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính ở ộ hoạt động kinh tế, tài chính ở ạt động kinh tế, tài chính ở độ hoạt động kinh tế, tài chính ở ế, tài chính ở ở

DN  cung c p thông tin áng tin c y ấp thông tin đáng tin cậy đ ận và hệ thống hóa thông

ph c v công tác qu n lýùục vụ công tác quản lýù ục vụ công tác quản lýù ảm bảo thu nhận và hệ thống hóa thông

Phù h p v i qui mô và c i m t ch c ợp với qui mô và đặc điểm tổ chức ới qui mô và đặc điểm tổ chức đặc điểm tổ chức đ ểm tổ chức ổ chức ức SXKD, qu n lý c a DNảm bảo thu nhận và hệ thống hóa thông ủa DN

Phù h p v i trình , kh n ng c a i ợp với qui mô và đặc điểm tổ chức ới qui mô và đặc điểm tổ chức độ hoạt động kinh tế, tài chính ở ảm bảo thu nhận và hệ thống hóa thông ăng của đội ủa DN độ hoạt động kinh tế, tài chính ở

ng cán b KT c a DN và kh n ng trang b ũ cán bộ KT của DN và khả năng trang bị ộ hoạt động kinh tế, tài chính ở ủa DN ảm bảo thu nhận và hệ thống hóa thông ăng của đội ị các ph ng ti n k thu t tính toán, ghi chép ương tiện kỹ thuật tính toán, ghi chép ệ thống hóa thông ỹ thuật tính toán, ghi chép ận và hệ thống hóa thông

c a DNủa DN

Phù h p v i CMKT & C KT hi n hành.ợp với qui mô và đặc điểm tổ chức ới qui mô và đặc điểm tổ chức Đ ệ thống hóa thông

Không được viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa

Phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chổ trống phải gạch chéo

Lập đủ số liên qui định  nội dung mỗi liên phải giống nhau

Phải có đủ chữ ký  người lập, ký duyệt phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ KT

Chữ ký phải bằng bút mực  không được ký bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn

Chữ ký của một người phải thống nhất

Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử

Do cơ quan NN có thẩm quyền qui định

 Có thể sửa chữa, bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho phù hợp

Hóa đơn tự in phải có văn bản chấp thuận của BTC/TCT/CT  phải có hợp đồng in

HĐ với tổ chức nhận in

Sử dụng HĐBH theo đúng qui định  không được mua, bán, trao đổi, cho HĐ hoặc sử dụng HĐ của ĐVTC khác

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Chứng từ

kế toán

CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ

Chứa trong các vật mang tin: băng từ, đĩa

từ, các loại thẻ thanh toán, mạng truyền tin

Phải có đầy đủ nội dung qui định của chứng

Giấy thanh toán tiền tạm ứng

Bảng kiểm kê qũy

Bảng kê vàng, bạc, đá quý

Ủy nhiệm chi…

Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộä

Biên bản kiểm nghiệm

Thẻ kho

Biên bản kiểm kê hàng tồn kho

…

Bảng thanh toán tiền lương

Bảng thanh toán tiền thưởng

Phiếu báo làm thêm giờ

Hợp đồng giao khoán…

Xác định rõ người chịu trách nhiệm đến việc ghi nhận thông tin

Ảnh hưởng đến tính trung thực của sổ sách KT

Chất lượng công tác KT

Là căn cứ

ghi sổ KT

KIỂM TRA VÀ XỬ LÝ CHỨNG TỪ KT

Kiểm tra chặt chẽ trước khi ghi sổ KT

Đảm bảo tính trung thực, hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính

ính chính xác của các chỉ tiêu số lượng và giá trị và các yếu tố khác

 Chỉnh sửa các sai sót (nếu có)

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Chứng từ

kế toán

TỔ CHỨC LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KT

Xây dựng qui trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

 Đảm bảo cho các bộ phận quản lý, kế toán có liên quan có thể thực hiện việc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính và ghi chép hạch toán kịp thời

 Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho mục đích quản lý và ra quyết định Giảm bớt những thủ tục, chứng từ KT không cần thiết

và tiết kiệm thời gian

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Chứng từ

kế toán

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Chu trình bán hàng và thu tiền

Khách

bán hàng

Kế toán công nợ Nhà kho

Kế toán bán hàng

hạn mức bán chịu, bán ra Xuất hàng

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Chu trình mua hàng và trả tiền

Nhà cung cấp Nhà kho NVL

Kế toán công nợ Sản xuất

Kế toán hàng tồn kho

Trả

nợ

Theo dõi , đối chiếu Mua hàng Kiểm tra mua

hàng

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Chu trình sản xuất

Xuất kho NVL

Sản xuất

Kế toán hàng tồn kho

Ghi nhận mua hàng

Nhà kho thành phẩm

Kế toán

giá thành

Xuất kho NVL Nhập kho

Đối chiếu

Đối chiếu

LỰA CHỌN ÁP DỤNG HỆ THỐNG TKKT

Tuân thủ các qui định về hệ thống TKKT, kể cả mã số và tên gọi, kết cấu và PP KT của từng TKKT

Dựa vào hệ thống TKKT do BTC ban hành  lựa chọn các TKKT phù hợp

DN được đề nghị bổ sung TK cấp I và II

TK có số dư cuối kỳ dùng để lập BCĐKT

Loại 5 đến loại 9

Phản ánh DT và CP, không có số dư cuối kỳ

không thuộc sở hữu

DN nhưng DN có trách nhiệm theo dõi, quản lý; hoặc những đối tượng KT cần theo dõi chi tiết

MỞ SỔ, GHI SỔ VÀ KHÓA SỔ KT

Phải mở vào đầu kỳ KT năm (khi thành lập đ/v DN mới thành lập)

Ghi kịp thời, rõ ràng và đầy đủ nội dung

Thông tin và số liệu ghi sổ phải trung thực

và chính xác, đúng với nội dung của chứng

từ KT

Thông tin và số liệu ghi trên sổ KT của năm sau phải kế tiếp thông tin và số liệu trên sổ

KT của năm trước liền kề

Phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Sổ kế toán

MỞ SỔ, GHI SỔ VÀ KHÓA SỔ KT

Phải ghi bằng bút mực, không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới, không ghi chồng lên nhau, không ghi cách dòng, gạch chéo phần không ghi hết trang sổ

Phải cộng số liệu của trang nếu hết trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp

Khóa sổ vào cuối kỳ KT trước khi lập BCTC

In sổ KT ra giấy và đóng thành từng quyển riêng cho từng kỳ KT năm

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Sổ kế toán

SỬA CHỮA SỔ KT

Ghi cải chính: gạch 1 đường thẳng vào chổ sai và ghi số hoặc chữ đúng

ở phía trên và ký tên

Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc trong dấu (), sau

đó ghi lại số đúng và ký tên

Ghi bổ sung: lập chứng từ bổ sung cho số chênh lệch

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Sổ kế toán

LỰA CHỌN HÌNH THỨC KT VÀ HỆ THỐNG SỔ KT ÁP DỤNG

Các loại sổ KT chi tiết

Sổ KT tổng hợp

Kết cấu sổ

Mối quan hệ trình tự và PP ghi chép, kiểm tra và đối chiếu giữa các sổ và tổng hợp số liệu để lập BCTC

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Sổ kế toán

sổ để ghi tổng hợp, mà chỉ căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại hàng ngày để lập định khoản KT ghi trực tiếp vào sổ Nhật ký Chung

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Sổ kế toán

Kiểm tra, đối chiếu số liệu

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Sử dụng ở các DN có qui mô lớn và sử dụng nhiều TKKT

Tách rời việc ghi sổ theo trình tự TG với phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh để ghi vào 2 sổ KT tổng hợp riêng biệt là Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái

Căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại lập chứng từ ghi sổ để làm căn cứ ghi sổ KT tổng hợp

Căn cứ vào chứng từ gốc đính kèm theo các chứng từ ghi sổ đã lập để ghi sổ KT chi tiết

Mỗi TKKT cấp 1 được ghi ở 1 tờ sổ riêng  cuối tháng lập Bảng đối chiếu số phát sinh để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ cái

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Sổ kế toán

Bảng tổng hợp chi tiết

NHẬT KÝ SỔ CÁI

Sử dụng ở các DN có nhỏ và sử dụng ít TKKT

Kết hợp ghi sổ KT theo trình tự TG phát sinh với phân loại theo thệ thống các nghiệp vụ phát sinh vào một sổ KT tổng hợp là NKSC

Tách rời việc ghi chép KT ở TK cấp 1 với việc ghi chép KT ở các TK chi tiết và ghi ở 2 loại sổ KT khác nhau là sổ KT tổng hợp và sổ KT chi tiết

Không cần lập bảng cân đối số phát sinh của các

TK cấp 1 vì có thể kiểm tra được tính chính xác của việc ghi chép ở các TKKT cấp 1 ngay ở dòng tổng cộng số phát sinh trong tháng trong sổ

NKSC

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Sổ kế toán

Lấy bên Có của TKKT làm tiêu thức phân loại các nghiệp phát sinh  các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến bên Có của một TK được ghi vào NKCT

mở cho bên Có của TK đó và ghi theo quan hệ đối ứng các TK Số cộng cuối tháng ở NKCT là định khoản KT để ghi vào Sổ cái

Không cần lập bảng cân đối số phát sinh của các

TK cấp 1 vì số cộng ở các NKCT là các định khoản KT ghi Nợ, ghi Có vào các TK phải cân bằng nhau

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Sổ kế toán

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ

Chứng từ gốc và bảng phân bổ

Nhật ký chứng từ

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Sổ chi tiết TSCĐ

Sổ chi tiết hàng tồn kho

Sổ chi tiết các khoản phải thu

Sổ chi tiết các khoản phải trả

Bảng tính giá thành sản phẩm

Sổ chi tiết chi phí sản xuất

Báo cáo hàng tồn kho

Báo cáo doanh thu

SỬ DỤNG MÁY VI TÍNH TRONG CÔNG TÁC KT

Đảm bảo nguyên tắc ghi chép theo một hình thức KT đã lựa chọn

Cuối tháng phải in ra các sổ KT vào BCTC để sử dụng và lưu trữ

Có thể ghi nhận và tổng hợp thông tin riêng biệt theo từng phần hành KT tổng hợp và chi tiết hoặc ghi chép kết hợp trên cùng sổ KT

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Sổ kế toán

Khóa sổ và kết chuyển số dư cuối kỳ sang năm sau

Điều chỉnh sổ

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Sổ kế toán

LỰA CHỌN PHẦN MỀM KT

Các TK doanh thu và chi phí

Đánh giá và chuyển đổi các TK có gốc ngoại tệ

THỰC HIỆN CÁC QUI ĐỊNH PHÁP LUẬT

VỀ BCTC

Lập theo đúng chuẩn mực & chế độ KT

Lập theo đúng mẫu biểu qui định

Người lập, KTT và người đại diện pháp luật

- Lợi ích kinh tế trong tương lai của một TS là tiềm năng

nguồn tiền và các khoản tương đương tiền của DN

hoặc làm giảm bớt các khoản tiền mà DN phải chi ra

- Thể hiện dưới hình thức hữu hình hoặc vô hình

- TS được tạo ra từ chi phí phát sinh, vốn góp, biếu,

tặng

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

CÁC YẾU TỐ CỦA BCTC

 Nợ phải trả:

- Là nghĩa vụ hiện tại của DN phát sinh từ các giao dịch

và sự kiện đã qua mà DN phải thanh toán các nguồn lực của mình (nhận về 1 TS, tham gia 1 cam kết, phát sinh các nghĩa vụ pháp lý)

- Được thanh toán bằng tiền, trả bằng TS khác, thay thế

nghĩa vụ này bằng nghĩa vụ khác, chuyển đổi sang vốn chủ sở hữu

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

CÁC YẾU TỐ CỦA BCTC

 Vốn chủ sở hữu:

- VCSH = Tài sản – Nợ phải trả

- Bao gồm: vốn của các nhà đầu tư, thặng dư vốn cổ phần, lợi

nhuận giữ lại, các qũy, chênh lệch tỷ giá và đánh giá lại TS.

 Lợi nhuận: Là thước đo kết quả KD của DN.

 Doanh thu và thu nhập khác : Là tổng các giá trị lợi ích kinh tế

mà DN thu được trong kỳ KT  tăng vốn CSH.

 Chi phí: Là tổng giá trị làm giảm lợi ích kinh tế của DN trong kỳ

KT  giảm vốn CSH.

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

GHI NHẬN CÁC YẾU TỐ CỦA BCTC

 Tài sản:

- Khi có khả năng chắc chắn thu được lợi ích kinh tế

trong tương lai và giá trị của TS được xác định một

cách đáng tin cậy

- Không được ghi nhận khi chi phí bỏ ra không chắc

chắn mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai  ghi

thẳng vào kết quả HĐKD trong kỳ KT

 Nợ phải trả:

- Ghi nhận khi có đủ điều kiện chắc chắn là DN sẽ phải dùng một lượng tiền để trang trải cho các nghĩa vụ hiện tại mà DN phải thanh toán và được xác định một cách đáng tin cậy

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

GHI NHẬN CÁC YẾU TỐ CỦA BCTC

 Doanh thu và thu nhập khác:

- Ghi nhận khi giá trị được xác định một cách đáng tin cậy

√ Bảng cân đối kế toán

√ Báo cáo kết quả HĐKD

√ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

√ Thuyết minh BCTC

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

YÊU CẦU LẬP VÀ TRÌNH BÀY BCTC

√ BCTC phải trình bày một cách trung thực và hợp lý tình

hình tài chính, kết quả HĐKD và các luồng tiền của DN

√ BCTC được lập và trình bày phù hợp với CM và chế độ

- được nắm giữ cho mục đích thương mại hoặc

ngắn hạn và dự kiến thu hồi hoặc thanh toán

trong 12 tháng kể từ ngày kết thúc niên độ

- Tiền hoặc tương đương tiền mà không gặp sự

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Bảng cân đối kế toán

Tài sản ngắn hạn

Tiền

Đầu tư chứng khoán

Các khoản phải thu

Thuế và các khoản phải nộp NN

Nợ dài hạn

Các khoản vay dài hạn Các khoản nợ dài hạn khác Các khoản dự phòng

Phần sở hữu của cổ đông thiểu số

Vốn chủ sở hữu

Vốn góp Các khoản dự trữ Lợi nhuận chưa phân phối

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Báo cáo kết quả HĐKD

Doanh thu

Các khoản giảm trừ doanh thu

Doanh thu thuần

Lợi nhuận thuần

Phần sở hữu trong lãi hoặc lỗ của công ty liên kết/LD được kế toán

XXX

xxx (xxx)

Lưu chuyển tiền tệ từ HĐ kinh doanh

Lưu chuyển tiền tệ từ HĐ đầu tư

Lưu chuyển tiền tệ từ HĐ tài chính

Trình bày các thông tin theo qui định của CMKT.

Cung cấp thông tin bổ sung cần thiết cho việc trình bày trung thực và hợp lý

Trình bày một cách có hệ thống Mỗi khoản mục trong BCĐKT và BCKQHĐKD cần được đánh dấu dẫn tới các thông tin liên quan trong bảng thuyết minh BCTC

Ví dụ: BCTC của một công ty.

Bởi CQNN có thẩm quyền

Không quá 1 lần kiểm tra cùng 1 ND/năm

Kiểm tra công tác KT, bộ máy KT, QL và HĐ nghề

nghiệp KT, chấp hành các qui định của PL về KT

Lập biên bản sau khi kết thúc kiểm tra KT.

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN

Kiểm tra

KT

Cân, đo, đong, đếm số lượng; xác nhận, đánh giá chất lượng, giá trị của TS, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ KT.

Thực hiện cuối kỳ KT năm trước khi lập BCTC; chia, tách…; chuyển đổi hình thức sở hữu; xảy ra hoả hoạn…, đánh giá lại TS theo qui định NN.

Xác định và giải quyết chênh lệch giữa số liệu kiểm kê và ghi trên sổ sách.

Lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê.

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Kiểm kê

tài sản

Lưu bản gốc Nếu mất hoặc bị hủy hoại, phải có biên bản kèm theo bản sao hoặc xác nhận.

Đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ KT năm

Thời hạn lưu trữ:

√ ÍT nhất 5 năm: Tài liệu KT dùng cho quản lý, điều hành

√ ÍT nhất 10 năm: Chứng từ KT sử dụng trực tiếp để ghi sổ KT và lập BCTC, sổ KT và BCTC năm

√ VĨNH VIỄN: Tài liệu KT có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế,

Khi hết thời hạn lưu trữ theo qui định.

Tài liệu KT lưu trữ của ĐVKT nào thì ĐVKT đó thực hiện tiêu hủy.

Cắt, xé nhỏ bằng máy hoặc thủ công, đốt cháy.

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Bị

chia

Bịtách

Chuyển đổi hình thức sở

hữu

Hợpnhất

Giải thể, phá

sản

Kiểm kê TS, Xác định nợ chưa thanh toán, Lập BCTC

Bàn giao TS, nợ chưa thanh toán, tài liệu, sổ

sách KT cho ĐVKT mới

Lập BCTC hợp nhất (đ/v hợp nhất)

Mỡ sổ và ghi sổ KT nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến

giải thể, phá sản

ĐVKT

mới của ĐVKT giải thể hoặc chấm Bàn giao toàn bộ tài liệu KT

dứt HĐ sau khi xử lý xong cho ĐVKT cấp trên hoặc tổ chức,

cá nhân lưu trữ theo qui định

KẾ TOÁN KHI ĐVKT BỊ CHIA, TÁCH, HỢP NHẤT…

Hình thức

tổ chức

bộ máy

kế toán

Chỉ tổ chức 1 phòng KT trung tâm (ở VP tổng công ty, công ty…) cho toàn DN

Không có tổ chức KT ở các đơn vị phụ thuộc

Phù hợp với những đơn vị có qui

mô vừa và nhỏ, địa bàn hoạt động hẹp

KT ở các đơn vị phụ thuộc

Bộ phận KT

√ Thực hiện toàn bộ công tác KT ở DN

√ Chịu trách nhiệm thu thập, xử lý và hệ thống hóa toàn bộ thông tin KT phục

vụ cho quản lý kinh tế, tài chính

√ Lưu trữ và bảo quản toàn

bộ tài liệu KT

Hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu và định kỳ chuyển chứng từ hoặc lập báo cáo đơn giản gửi cùng chứng từ gốc về phòng KT trung tâm