NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA NGÂN HÀNG BÀI TẬP LỚN MÔN KẾ TOÁN NGÂN HÀNG I NHÓM 15 Chủ đề TÌM HIỂU THỰC TẾ MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA MỘT NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI Giáo viên[.]
NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA NGÂN HÀNG BÀI TẬP LỚN MƠN: KẾ TỐN NGÂN HÀNG I NHĨM 15 Chủ đề: TÌM HIỂU THỰC TẾ MƠ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN CỦA MỘT NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI Giáo viên hướng dẫn: NGUYỄN THỊ QUỲNH HƯƠNG Sinh viên thực hiện: TRẦN VŨ AN LÝ MINH HUY LÊ BÁ ĐẠT HOÀNG LONG THÀNH PHAN VŨ HỒNG ANH MỤC LỤC I BỘ MÁY KẾ TỐN CỦA PHÁP NHÂN TỔ CHỨC TÍN DỤNG VÀ BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÁC CHI NHÁNH NGÂN HÀNG - Các mơ hình tổ chức máy kế tốn pháp nhân tổ chức tín dụng - 1.1 Tổ chức máy kế toán tập trung - 1.2 Tổ chức máy kế toán phân tán - 1.3 Mô hình tổ chức vừa tập trung, vừa phân tán - Mơ hình tổ chức máy kế toán chi nhánh ngân hàng (tại đơn vị kế tốn sở: phịng kế tốn) - 2.1 Mơ hình giao dịch “nhiều cửa” - 2.2 Mơ hình giao dịch “một cửa” - - II MƠ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN BƯU ĐIỆN LIENVIETPOSTBANK- CHI NHÁNH HÀ ĐÔNG - 11 Giới thiệu: - 11 Cơ cấu phịng kế tốn- ngân quỹ - 12 Mơ hình tổ chức máy kế toán Ngân hàng Thương mại Cổ phần Bưu Điện Liên Việt- Chi nhánh Hà Đông - 13 Quy trình giao dịch cửa chi nhánh - 14 4.1 Thực giao dịch teller quầy - 15 4.2 Xử lý giao dịch Teller giao dịch viên thực hiện: - 16 4.3 Phê duyệt giao dịch Teller - 16 4.4 Kiểm quỹ, đối chiếu, báo cáo: - 16 - III ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG GIAO DỊCH MỘT CỬA TẠI CHI NHÁNH - 17 - -1- I Bộ máy kế toán pháp nhân tổ chức tín dụng máy kế toán chi nhánh ngân hàng Các mơ hình tổ chức máy kế tốn pháp nhân tổ chức tín dụng Bộ máy kế tốn pháp nhân tổ chức tín dụng tập hợp người làm kế tốn pháp nhân tổ chức tín dụng với phương tiện trang thiết bị hỗ trợ, nơi diễn hoạt động kiểm soát tài sản tiến hành công việc, nghiệp vụ sản xuất, kinh doanh, dùng để thực việc ghi chép, thu nhận, xử lý, cung cấp thông tin, tổng hợp lập báo cáo cho pháp nhân tổ chức tín dụng Khi tổ chức máy kế tốn cần phải vào qui mô, vào đặc điểm tổ chức sản xuất quản lý vào yêu cầu quản lý pháp nhân tổ chức tín dụng Vì chia làm hình thức tổ chức máy kế toán pháp nhân tổ chức tín dụng tùy qui mơ chức để thực hình thức mơ hình 1.1 Tổ chức máy kế tốn tập trung Theo mơ hình này, tồn đơn vị tổ chức phịng kế tốn trung tâm trụ sở chính, đơn vị phụ thuộc khơng tổ chức máy kế tốn riêng Phịng kế tốn trung tâm thực tồn cơng tác kế toán đơn vị, chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý hệ thống hố tồn thơng tin kế toán phục vụ cho quản trị kinh doanh ngân hàng báo cáo Ngân Hàng Nhà Nước, quan quản lý nhà nước khác Ở đơn vị phụ thuộc (đơn vị hạch tốn báo sổ) có bố trí nhân viên kế tốn làm nhiệm vụ thu nhận, kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ (hàng ngày) chuyển chứng từ phịng kế tốn trung tâm trực tiếp thực số phần hành công việc kế toán cụ thể định kỳ lập báo cáo đơn giản (báo cáo nội bộ) kèm theo chứng từ gốc phịng kế tốn trung tâm - Sơ đồ mơ hình: -2- - Ưu điểm: Số liệu kế toán tập trung, phục vụ kịp thời cho đạo tồn đơn vị, tất cơng việc kế tốn tập trung chủ yếu văn phịng trung tâm nên tránh đựơc tình trạng báo cáo sai lệch tình hình sản xuất, kinh doanh đơn vị - Nhược điểm: Khối lượng cơng tác kế tốn Phịng kế tốn trung tâm nhiều cờng kềnh, Các đơn vị phụ thuộc khơng có thơng tin cho đạo nghiệp vụ đơn vị - Điều kiện vận dụng: Áp dụng cho pháp nhân tổ chức tín dụng có quy mơ nhỏ 1.2 Tổ chức máy kế tốn phân tán Theo mơ hình này, trụ sở lập phịng kế tốn trung tâm, cịn tất đơn vị trực thuộc có tổ chức phịng kế tốn riêng (đơn vị kế tốn phụ thuộc) Lựa chọn mơ hình này, thường ngân hàng phân cấp quản lý hoạt động kinh doanh cho đơn vị trực thuộc mức độ cao, tức phân phối nguồn vốn riêng, xác định lỗ lãi riêng nhằm phát huy tính chủ động sáng tạo đơn vị hoạt động kinh doanh Theo mơ hình kế tốn phân tán, tồn cơng việc kế toán đơn vị pháp nhân ngân hàng phân cơng, phân nhiệm sau: – Phịng kế tốn trung tâm có nhiệm vụ: + Thực phần hành cơng việc kế tốn phát sinh trụ sở cơng tác tài ngân hàng + Hướng dẫn, kiểm tra cơng tác kế tốn đơn vị kế toán phụ thuộc + Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán đơn vị trực thuộc gửi lên với báo cáo kế toán trụ sở để lập báo cáo kế tốn tổng hợp toàn đơn vị pháp nhân ngân hàng – Ở đơn vị kế toán phụ thuộc: Thực tồn cơng tác kế tốn phát sinh đơn vị trực thuộc; tổ chức thu nhận, xử lý, hệ thống hố tồn thơng tin kế tốn đơn vị để lập báo cáo kế tốn định kỳ gửi phịng kế tốn trung tâm; gửi NHNN địa bàn Từng đơn vị trực thuộc phải khối lượng cơng tác kế tốn đơn vị để xây dựng máy kế tốn cho thích hợp -3- - Sơ đồ mơ hình: - Ưu điểm: Gắn với sở sản xuất kinh doanh - nơi phát sinh nghiệp vụ kinh tế Nhờ đó, làm tăng tính xác, kịp thời thơng tin kế toán cho lãnh đạo nghiệp vụ phận kinh doanh đơn vị tạo điều kiện cho hạch toán nội đơn vị - Nhược điểm: Bộ máy kế tốn cờng kềnh, việc tổng hợp số liệu phịng kế tốn trung tâm thường bị chậm trễ, ảnh hưởng đến tính kịp thời thơng tin kế tốn cho lãnh đạo tồn đơn vị - Điều kiện vận dụng: Các pháp nhân tổ chức tín dụng có quy mơ lớn, địa bàn phân tán, đơn vị thành viên phân cấp quản lý 1.3 Mô hình tổ chức vừa tập trung, vừa phân tán Theo mơ hình này, trụ sở lập phịng kế tốn trung tâm, cịn đơn vị trực thuộc tuỳ thuộc vào quy mơ trình độ cán quản lý mà cho tổ chức kế tốn riêng khơng cho tổ chức kế tốn riêng Đơn vị trực thuộc cho tổ chức kế tốn riêng thành lập đơn vị kế tốn phụ thuộc để thực tồn cơng việc kế tốn phát sinh đơn vị mình, định kỳ lập báo cáo kế tốn gửi phịng kế tốn trung tâm; cịn đơn vị khơng cho tổ chức kế tốn riêng bố trí nhân viên kế tốn làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ gửi phịng kế tốn trung tâm -4- - Sơ đồ mơ hình: - Ưu điểm: Khắc phục số nhược điểm mơ hình Khối lượng cơng tác nhiều, không cập nhật thông tin kịp thời Cho nên, thực tế hình thức sử dụng nhiều Cơng tác kế tốn phân cơng hợp lý cho đơn vị trực thuộc - Nhược điểm: Bộ máy kế tốn cờng kềnh - Điều kiện vận dụng: Mơ hình thường áp dụng cho pháp nhân tổ chức tín dụng mà đơn vị trực thuộc có đặc điểm, điều kiện khác Một số đơn vị trực thuộc có quy mơ lớn xa trung tâm, cần thiết phải có thơng tin phục vụ cho quản lý, có hạch tốn kinh doanh sẽ tổ chức máy kế tốn riêng Cịn đơn vị trực thuộc khác điều kiện, đặc điểm, quy mô chưa đến mức phải phân công công tác kế tốn khơng tổ chức hạch tốn riêng Mơ hình tổ chức máy kế tốn chi nhánh ngân hàng (tại đơn vị kế toán sở: phịng kế tốn) Tuỳ theo chức nhiệm vụ, mơ hình hoạt động trình độ cơng nghệ kế tốn, chi nhánh ngân hàng có mơ hình bố trí máy kế tốn khác Thơng thường có hai mơ hình: – Mơ hình bố trí theo mảng nghiệp vụ, khách hàng giao dịch “nhiều cửa” – Mơ hình giao dịch “một cửa” -5- 2.1 Mơ hình giao dịch “nhiều cửa” Là mơ hình tổ chức truyền thống ngân hàng, đặc biệt điều kiện trình độ ứng dụng công nghệ tin học công tác kế tốn cịn thấp Theo mơ hình này, kế tốn làm nhiệm vụ kiểm soát chứng từ hạch toán vào sổ sách kế toán theo quy định, tất giao dịch liên quan đến tiền mặt khách hàng phải nộp (nhận) từ quỹ Ngân hàng Do suất lao động sẽ không cao, khách hàng phải qua nhiều khâu, cửa đề hoàn thành giao dịch Cụ thể, khách hàng giao dịch với ngân hàng phải nộp chứng từ kế tốn cho Thanh tốn viên (TTV) giữ tài khoản mình, thực giao dịch thường khách hàng phải qua nhiều cửa: TTV; thủ quỹ; cán nghiệp vụ có liên quan - Ưu điểm: + Quy trình thực giao dịch phân cấp, phân quyền rõ ràng, thành viên thực giao dịch chịu trách nhiệm phạm vi nhiệm vụ giao Khi phát sinh sai sót điều chỉnh có mặt Khách hàng + Cơ sở vật chất kỹ thuật công nghệ quầy giao dịch khơng địi hỏi q cao, khơng gánh nặng trực tiếp cho Ngân hàng -6- + Hạn chế rủi ro mặt tâm lý nhân viên chịu trách nhiệm phạm vị giao + Tính chun mơn cao - Nhược điểm: + Dữ liệu phân tán, không thống mã số khách hàng khó quản lý thơng tin khách hàng + Kế tốn viên chịu trách nhiệm kiểm toán chứng từ hạch tốn vào sổ kế tốn theo quy định , cịn giao dịch liên quan đến thu chi tiền mặt quỹ thực + Khách hàng đến giao dịch với ngân hàng phải nộp chứng từ cho tốn viên giữ tài khoản mình, thực giao dịch bình thương khách hàng phải qua nhiều cửa : Thanh toán viên, cán nghiệp vụ có liên quan,… + Khách hàng phải lại nhiều lần đến phận quỹ, kế toán gây phiền hà tốn thời gian + Hạn chế mở rộng quy mô nâng cao chất lượng dịch vụ ngân hàng 2.2 Mô hình giao dịch “một cửa” Mơ hình “giao dịch cửa” mơ hình cho phép khách hàng đến giao dịch với ngân hàng giao dịch với cán ngân hàng giải tồn nhu cầu tiền gửi, toán, mua bán ngoại tệ, tiền vay… Cán ngân hàng tiếp khách mơ hình “giao dịch cửa” gọi giao dịch viên vừa làm nhiệm vụ kế toán viên, vừa thủ quỹ thực thu, chi tiền có hạn mức thu, chi tiền, hạn mức xử lý nghiệp vụ (đối với nghiệp vụ cho vay; mua bán ngoại tệ…) phù hợp với trình độ, kinh nghiệm làm việc Đối với giao dịch hạn mức, giao dịch viên kiểm tra chứng từ, thực giao dịch thu/ chi tiền khách hàng Đối với giao dịch hạn mức, giao dịch viên cần phải có kiểm sốt viên phịng nghiệp vụ kiểm tra, đối chiếu phê duyệt hệ thống máy tính chứng từ trước thực thu/chi tiền khách hàng Quy trình giao dịch mơ hình giao dịch “một cửa” -7- Đờng thời với mơ hình “giao dịch cửa”, tổ chức máy kế tốn chi nhánh thay đổi mơ hình thành hai khu vực : Khu vực Front End khu vực Back End Khu vực Front End thực giao dịch trực tiếp với khách hàng, xử lý giao dịch liên quan đến khách hàng để giải phóng khách hàng nhanh Tồn phần cơng việc cịn lại để hồn thiện quy trình xử lý nghiệp vụ sẽ thực phận Back End Khu vực Back End khu vực hỗ trợ xử lý Frond End, xử lý nghiệp vụ, phần hành công việc không liên quan trực tiếp đến tài khoản khách hàng, nhận toàn chứng từ liên quan đến công việc nội thực công việc đối chiếu chi tiết tổng hợp - Ưu điểm: + Thời gian thực giao dịch nhanh gọn, nâng cao chất lượng dịch vụ.Với khách hàng muốn thực giao dịch chọn quầy giao dịch, giao dịch viên sẽ đáp ứng nhu cầu khách hàng thời gian nhanh Về phía ngân hàng sẽ tiết kiệm chi phí giao dịch thời gian trước họ phục vụ khách hàng cách tốt + Việc thực giao dịch cửa giúp cho Ngân hàng tăng cường khả quản lý điều hành công việc phương diện như: Quản lý vay vốn, quản lý cho vay khả tốn Trong mơ hình việc qui định giao hạn mức cho giao dịch viên đảm bảo theo quy định hạn chế tối đa thời gian giao dịch từ tăng -8- tính chun nghiệp, an tồn giao dịch Ngân hàng, nâng cao tính độc lập trình độ, ý thức giao dịch viên, tưởng giao dịch lãnh đạo chi nhánh + Nhiều giao dịch xử lý theo lô nên tránh lợi dụng cán vào chương trình tự động hạch tốn Các giao dịch như: tiền gửi, tín dụng, tài trợ thương mại, chuyển tiền tự động hạch toán vào sổ + Qui trình luân chuyển bảo quản chứng từ kế tốn đơn giản hóa nhiều, giảm bớt cồng kềnh máy, giảm thiểu chi phí hoạt động Ngân hàng + Tiêu chí bảo mật giao dịch cửa khơng cho phép sửa chữa giao dịch bị hạch tốn sai, sau khóa sổ ngày khơng phép vào hệ thống để sửa chữa thực thêm giao dịch Số liệu lưu trữ trung tâm dự phòng liệu, điều đảm bảo độ an tồn cao q trình giao dịch - Nhược điểm: + Để có hệ thống giao dịch Ngân hàng cửa thực chuyên nghiệp tiện ích cần phải có thời gian ng̀n vốn đầu tư lớn nhiều để trang bị đầy đủ sở vật chất, kỹ thuật… Nhất với hệ thống tin học thiếu chuyên nghiệp chưa đảm bảo an toàn tuyệt đối + Khi áp dụng giao dịch cửa, giao dịch viên vừa thủ quỹ vừa kế tốn địi hỏi đơi ngũ cán nhân viên có trình độ cao, sử dụng thành thạo phần mềm tin học để xử lý giao dịch tốt + Do q trình phân cơng quản lý chặt chẽ cho giao dịch viên nên tạo mạng lưới quản lý cồng kềnh, để quản lý hiệu cao địihỏi trình độ cán quản lý phải cao hơn, chuyên nghiệp + Giao dịch tiền mặt Việt Nam lớn, mệnh giá lại nhỏ nên khó tránh khỏi nhầm lẫn trình kiểm đếm Điều kiện thực giao dịch cửa: Các tổ chức tín dụng tổ chức thực giao dịch cửa có đủ điều kiện sau: Về sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật: -9- - Quầy giao dịch phải bố trí đảm bảo an tồn tài sản thuận tiện cho việc giám sát hoạt động thu - chi tiền giao dịch viên Có nội quy thơng báo công khai cho khách hàng - Hệ thống trang thiết bị kết nối hoàn chỉnh thành mạng để cập nhật, xử lý, kiểm tra, kiểm soát, khai thác lưu trữ liệu cách an tồn, xác, nhanh chóng thuận tiện Có hệ thống máy tính trung tâm lưu giữ số liệu dự phịng - Có chương trình giao dịch thích hợp xây dựng nguyên tắc tuân thủ quy định hành loại hình nghiệp vụ tổ chức tín dụng, đờng thời tương thích phù hợp với chương trình phần mềm khác - Có biện pháp bảo mật để đảm bảo an tồn bí mật liệu chương trình, mã khóa truy cập hệ thống chữ ký điện tử Hệ thống kiểm sốt chung hệ thống kiểm sốt thơng qua mạng máy tính phải có đủ khả để kiểm sốt thao tác nghiệp vụ giao dịch cửa, bảo đảm thực quy định, chống lợi dụng tham ô, chiếm đoạt tài sản Điều kiện an ninh: Đơn vị phải đảm bảo điều kiện an ninh: Máy quay (camera), bảo vệ, hệ thống phòng cháy, chữa cháy Điều kiện đội ngũ cán bộ: - Kiểm soát viên, giao dịch viên người quản trị hệ thống tham gia giao dịch cửa phải nắm rõ quy trình nghiệp vụ, vận hành thành thạo chương trình giao dịch, đào tạo xử lý nghiệp vụ phân cơng, có khả giao tiếp tốt với khách hàng xử lý thành thạo quy trình nghiệp vụ hệ thống Và phải có tư cách, phẩm chất đạo đức tốt, có tính độc lập trách nhiệm cao cơng việc - Tuân thủ tuyệt đối quy trình hệ thống, quy trình giao dịch phép giao dịch phạm vi chức năng, quyền hạn cấp giao nhiệm vụ phân công Điều kiện hạ tầng sở vật chất tin học: Đơn vị phải có hệ thống máy tính, hệ thống mạng, đường truyền phải đảm bảo an ninh theo quy định phải phù hợp với thông số kỹ thuật kết nối hoàn chỉnh để cập - 10 - nhật, xử lý, kiểm tra, kiểm soát, khai thác lưu trữ liệu an tồn, xác, nhanh chóng, thuận tiện Điều kiện hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin: - Hệ thống ứng dụng: Được cài đặt hệ thống phần mềm ứng dụng thống Ngân hàng, phù hợp với mơ hình giao dịch cửa, đảm bảo an toàn an ninh hệ thống xử lý giao dịch hàng ngày - Quản lý giao dịch viên quản lý q trình giao dịch II Mơ hình tổ chức máy kế toán Ngân hàng Thương mại Cổ phần Bưu Điện LienVietPostBank- Chi nhánh Hà Đông Giới thiệu: Ngân hàng Thương mại Cổ phần Bưu Điện Liên Việt (LienVietPostBank) tiền thân Ngân hàng Liên Việt (LienVietBank) thành lập theo Giấy phép thành lập hoạt động số 91/GP-NHNN ngày 28/03/2008 Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Với việc Tổng Công ty Bưu Việt Nam góp vốn vào LienVietBank giá trị Công ty Dịch vụ Tiết kiệm Bưu điện (VPSC) tiền mặt Ngân hàng Liên Việt Thủ tướng Chính phủ Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cho phép đổi tên thành Ngân hàng Thương mại Cổ phần Bưu Điện Liên Việt Cùng với việc đổi tên này, Tổng Cơng ty Bưu Việt Nam thức trở thành cổ đơng lớn LienVietPostBank Cổ đông sáng lập LienVietPostBank Công ty Cổ phần Him Lam, Tổng Công ty Thương mại Sài Gịn (SATRA) Cơng ty dịch vụ Hàng khơng sân bay Tân Sơn Nhất (SASCO) Hiện nay, với số vốn điều lệ 6010 tỷ đồng, LienVietPostBank 10 Ngân hàng Thương mại Cổ phần lớn Việt Nam Các cổ đông đối tác chiến lược LienVietPostBank tổ chức Tài – Ngân hàng lớn hoạt động Việt Nam nước ngồi Ngân hàng Nơng nghiệp Phát triển Nông thôn Việt Nam (Agribank), Ngân hàng Wells Fargo (Mỹ), Ngân hàng Credit Suisse (Thụy Sỹ), Công ty Oracle Financial Services Software Limited… Cùng với phát triển kinh tế nói chung lĩnh vực tài ngân hàng nói riêng, LienVietPostBank ngày phát triển để bắt kịp xu thị trường Thời điểm tại, LienVietPostBank có Hội sở chính, Sở giao dịch 60 chi nhánh, phòng giao dịch với danh mục sản phẩm kinh doanh đa dạng gồm dịch vụ ngân hàng doanh nghiệp (tài trợ thương mại quốc tế, ngoại hối, quản lý tiền mặt…), dịch vụ ngân hàng cá nhân (huy động, cho vay tiêu dùng,…) hoạt động đầu tư khác thị trường chứng khoán LienVietPostBank định hướng xây dựng thương hiệu mạnh sở phát huy nội lực, hoạt động minh bạch, gắn xã hội kinh doanh - 11 - Ngân hàng TMCP Bưu Điện Liên Việt – Hà Đông thành lập vào ngày 16/07/2010, đặt tầng Tòa nhà Machinco 1, số 10 Trần Phú, đường lớn phía Tây Nam Thủ đô Hà Nội Đây điểm giao dịch thứ 12 Thủ đô Hà Nội điểm giao dịch thứ 32 toàn quốc LienVietPostBank, đánh dấu q trình mở rộng mạng lưới tồn quốc nói chung Thủ Hà Nội nói riêng Ngân hàng Ngay từ ngày đầu thành lập, NHTMCP Bưu Điện Liên Việt – Hà Đông hoạt động theo mục tiêu mà LienVietPostBank hướng tới “Gắn xã hội kinh doanh” Chi nhánh cố gắng cung ứng cách toàn diện sản phẩm dịch vụ ngân hàng có chất lượng cao, sáng tạo nhằm đáp ứng nhu cầu mong muốn đối tượng khách hàng Do có hướng đắn từ thành lập, đến hoạt động kinh doanh chi nhánh đạt kết khả quan, tốc độ tăng trưởng ổn định vượt xa kế hoạch giao, hoạt động phong trào đoàn thể quan tâm, đời sống vật chất, tinh thần cán nâng cao Cơ cấu phòng kế tốn- ngân quỹ Kế tốn tin học: khơng ngừng tập trung đổi hệ thống công nghệ ngân hàng cơng tác kế tốn nói chung cho tồn NH nói chung nhằm đáp ứng tốt yêu cầu hỗ trợ giao dịch, quản lý sản phẩm, quản trị thơng tin, quản lý người quy trình làm việc Kế toán giao dịch: + Là phận thực giao dịch trực tiếp với KH, tổ chức hạch toán kế toán theo quy định Nhà nước LienVietPostBank + Quản lý hệ thống giao dịch máy, thực nhiệp vụ tư vấn cho KH sử dụng sản phẩm dịch vụ NH + Thực công tác liên quan đến toán điện tử, toán bù trừ liên NH + Lập phân tích báo cáo cuối ngày giao dịch viên chi nhánh, làm báo cáo theo quy định + Kiểm soát, lưu giữ chứng từ, tổng hợp liệt kê giao dịch ngày, đối chiếu lập in báo cáo, đóng nhật kí theo quy định Kế tốn quỹ: + Quản lý tồn tiền mặt, tài sản giấy tờ có giá trị kho quỹ đảm bảo đầy đủ, rõ ràng, xác + Thực giám sát tồn thu chi vượt định mức + Giám sát điều phối giao dịch tiền mặt với chi nhánh khác LienVietPostBank, tổ chức tín dụng khác Ngân hàng Nhà Nước - 12 - + Quản lý việc xuất nhập lưu giữ tồn hờ sơ tài sản đảm bảo, tiền vay giấy tờ có giá khác chi nhánh kho tiền Thang Long University Library + Chịu trách nhiệm kiểm quỹ ngày, kiểm kê tài sản cuối tháng vào lúc phận có chức kiểm sốt u cầu + Thực kiểm đến tiền phân loại tiền phận quỹ Mơ hình tổ chức máy kế toán Ngân hàng Thương mại Cổ phần Bưu Điện Liên Việt- Chi nhánh Hà Đông Sơ đồ: Mơ hình nghiệp vụ giao dịch Teller cửa Diễn giải quy trình: - Hoạt động giao dịch quầy phận tổng thể máy kế toán giao dịch đơn vị, chịu quản lý giám đốc chi nhánh Phó Giám đốc phụ trách kế toán với Sở giao dịch chi nhánh đầu mối - 13 - - Bộ phận giao dịch quầy bao gờm có cán giao dịch làm dịch vụ trực tiếp (teller) cán quỹ - Bộ phận giao dịch(teller) phụ trách hoạt động nghiệp vụ giao dịch quầy Bộ phận quỹ phụ trách việc quản lý tiền mặt đơn vị - Đứng đầu phận giao dịch Trường phận dịch vụ Khách Hàng Tại đơn vị Phịng giao dịch khơng có trưởng phịng kiểm toán viên phụ trách - Giao dịch viên: cán trực tiếp tiếp xúc giải yêu cầu Khách hàng từ khâu đến khau cuối cùng, bao gồm giao dịch tiền mặt khơng dùng tiền mặt Một giao dịch viên phân công chuyên biệt xử lý mảng công việc thuộc nghiệp vụ giao dịch quầy kiêm nhiệm xử lý nhiều loại giao dịch - Kiểm soát viên giao dịch: cán quản lý, phê duyệt giao dịch thông thường phạm vi thẩm quyền phân cơng Tại phịng giao dịch bố trí riêng kiểm sốt viên giao dịch kiểm sốt viên kế toán gộp chung - Thủ quỹ quỹ chính(Vault): cán thuộc phận kho quỹ phụ trách việc thu chi tiền quỹ chính, nằm giao dịch mà giao dịch viên phép xử lý chỗ Các thủ quỹ có quan hệ thu chi tiền trực tiếp với trưởng quỹ giao dịch viên, thực giao dịch liên quan đến việc thu chi tiền phận quỹ Thủ quỹ nhân viên thức Ngân hàng Việc bố trí cán quỹ thành nhiều dây giao dịch cho phù hợp với áp lực giao dịch tiền mặt hàng ngày - Kiểm ngân viên: cán thuộc phận kho quỹ có trách nhiệm kiểm đến, đóng gói tiền Kiểm ngân viên khơng có quan hệ thu chi trực tiếp với giao dịch viên không tham gia hạch toán hay nhập giao dịch Cán kiểm ngân nhân viên Ngân hàng cán mùa vụ ngắn hạn Quy trình giao dịch cửa chi nhánh - 14 - Sơ đồ: quy trình nghiệp vụ giao dịch Teller cửa Diễn giải quy trình: 4.1 Thực giao dịch teller quầy - Khách hàng đến quầy Teller đưa yêu cầu dịch vụ như: mở tài khoản, rút tiền, nộp tiền, chuyển tiền, gửi tiết kiệm… - Khách hàng sử dụng biểu form Ngân hàng Lien Viet PostBank Trường hợp nộp tiền mặt phải kê tiền theo form mẫu Ngân hàng Nếu hệ thống Flexcube tự động in bảng kê tiền Khách hàng đọc số lượng tiền theo mệnh giá nhân viên cập nhật vào máy tính số lượng tiền cho loại mệnh giá in Bảng kê tiền để Khách hàng ký vào bảng tên - khách hàng giải thích nhu cầu mình, u cầu cán Ngân hàng làm rõ đề liên quan đến dịch vụ ngân hàng - 15 - - vướng mắc từ Khách hàng Giao dịch viên giải đáp chưa thỏa đáng sẽ cấp cao giải đáp nhằm đạt đến hiểu biết lẫn khách hàng ngân hàng 4.2 Xử lý giao dịch Teller giao dịch viên thực hiện: - Giao dịch viên tiếp nhận yêu cầu từ phía khách hàng với thái độ niềm nở tận tình - Xử lý nghiệp vụ theo quy trình, quy định sản phẩm dịch vụ liên quan hành như: quy định tiết kiệm, toán,… Kiểm tra yếu tố pháp lý giao dịch theo quy định hành, hợp lệ hợp pháp ký chữ ký kế tốn xác nhận chứng từ, form mẫu sử dụng cho dịch vụ 4.3 Phê duyệt giao dịch Teller - Head Teller kiểm soát viên phê duyệt giao dịch Teller hệ thống Flexcube theo thẩm quyền quy trình sản phẩm hành - Khi phê duyệt phải kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ giao dịch, tính khớp đầy đủ chữ ký hữu quyền, số dư tài khoản, yếu tố khác liên quan đến Khách hàng liên quan đến giao dịch đó, code hạch toán phù hợp với chế dộ kế toán quy định liên quan LienVietPostBank - Khi phê duyệt xong chứng từ trả lại cho Teller chuyển quỹ để chi tiền - Nếu giao dịch hợp pháp hợp lệ phê duyệt hệ thống Flexcube khơng hợp lệ chuyển trả cho Teller xử lý lại - Các vấn đề nảy sinh vướng mắc quầy Teller đệ trình Head Teller để xử lý kịp thời Head Teller chuyển cấp cao xử lý cho vướng mắc khó xử vượt thẩm quyền 4.4 Kiểm quỹ, đối chiếu, báo cáo: - Tổ/ ban quản lý kho quỹ thành lập thep Quyết định định Tổng Giám đốc/ giám đốc chi nhánh - Kiểm quỹ thực vào đầu ngày, cuối ngày bất thường giao dịch tùy theo yêu cầu quản lý - Quy trình thực để Tellet/thủ quỹ kiểm đếm tiền mặt quỹ sau: + Bước 1: Tellet thủ quỹ kiếm đếm tiền thùng cá nhân, sắp xếp theo lại tiền VNĐ/Ngoại tê Từng loại tiền sắp xếp theo mệnh giá tiền để dễ kiểm đếm + Bước 2: Lập bảng kê tiền theo loại tiền kiểm đếm + Bước 3: Cộng số dư tổng tiền theo loại tiền VNĐ, Ngoại tê,… riêng quỹ phải cộng tổng số tiền từ thủ quỹ dây phụ để có số tổng cộng theo loại tiền Trưởng quỹ - 16 - người phân công lập Bảng tổng hợp tồn quỹ thực tế theo loại tiền Chi nhánh để ghi nhận tổng tồn quỹ thực tế thời điểm kiểm kê + Bước 4: Đối chiếu số dư tồn quỹ theo loại tiền với số dư tài khoản tiền mặt quỹ Teller ID tiền mặt quỹ chinh + Bước 5: lập biên ghi nhận kết kiểm quỹ ghi kết kiểm quỹ vào số quỹ tổng hợp Các thành viên ban Kiểm quỹ ký tên sổ kiểm quỹ kết thúc xác định kết kiểm quỹ - Khi kiểm quỹ Teller thủ quỹ quản lý thùng tiền trực tiếp thực kiểm quỹ bước 1-5 theo quy trình kiểm đếm tiền mặt quỹ nêu Các thành viên ban kiểm quỹ giám sát chứng kiến công tác kiểm đếm tiền Teller thủ quỹ - Đối với quỹ chính, Trưởng quỹ yêu cầu Head Teller kiếm soát viên cung cấp Sổ phụ chi tiết tài khoản tiền mặt quỹ để đối chiếu với số tờn quỹ thực tế quỹ - Head Teller kiểm sốt viên có trách nhiệm kiểm sốt báo cáo đầy đủ xác theo quy trình sản phẩm chế độ kế toán hành LienVietPostBank III Đánh giá thực trạng giao dịch cửa Chi nhánh Những kết đạt được thời gian qua: Ngân hàng TMCP Bưu điện Liên Việt – Chi nhánh Hà Đơng áp dụng mơ hình giao dịch cửa từ thành lập Thời gian đầu Chi nhánh gặp nhiều khó khăn Chi nhánh thành lập việc áp dụng giao dịch cửa lại khó nên Chi nhánh gặp nhiều sai sót Tuy nhiên sau thời gian thực mơ hình giao dịch cửa Chi nhánh đạt thành tựu kể: Đối với phát triển kinh tế xã hội: Giúp cho hệ thông Ngân hàng nói riêng hệ thống doanh nghiệp Việt Nam nói chung nâng cao lực để hội nhập với kinh tế giới Đảm bảo sức cạnh tranh kinh tế thị trường, ổn định kinh tế xã hội, hội nhập bền vững với kinh tế giới Đối với thân Chi nhánh: Thị trường cạnh tranh Ngân hàng diễn mạnh mẽ, việc áp dụng mơ hình giao dịch cửa giúp Chi nhánh giữ vững thị phần, doanh số hoạt động tăng nhanh, Chi nhánh có điều kiện khai thác gọi dịch vụ phục vụ KH tốt Do vậy, - 17 - số lượng KH đến giao dịch Chi nhánh có xu hướng tăng lên nhanh số lượng tài khoản tiền gửi cá nhân tổ chức kinh tế địa bàn Ngân hàng thực nghiệp vụ huy động vốn nhiều hình thức như: Tiền gửi tiết kiệm khơng kỳ hạn, có kỳ hạn 12 tháng, 12 tháng, tiết kiệm dự thưởng… Tạo điều kiện tốt cho KH đến gửi tiết kiệm, thu hút ngày nhiều khách hàng đến giao dịch với Ngân hàng Với đội ngũ giao dịch viên trẻ có trình độ, nắm vững nghiệp vụ khéo léo giao tiếp với KH để phục vụ khách cách tốt nhất, nâng cao uy tính Ngân hàng Nên số lượng KH đến gửi tiết kiệm Chi nhánh tăng nhanh Năm 2010, số lượng KH gửi tiết kiệm Chi nhánh 1344 người tương ứng 239,146 triệu VNĐ, đến năm 2011 1968 khác tương ứng với 822,177 triệu VNĐ Mơ hình giao dịch cửa tạo nhiều điều kiện thuận lợi giao dịch, nghiệp vụ chuyển tiền Bộ phận giao dịch với khách hàng phịng kế tốn toán với đội ngũ giao dịch viên chuyên nghiệp KH đến giao dịch với Ngân hàng đến quầy giao dịch giao dịch viên sẽ đạp ứng tốt nhu cầu KH Chuyển tiền nhanh chóng, thuận tiện so với chương trình chuyển tiền điện tử cũ, KH đến chuyển tiền cần vào cửa giao dịch hoàn thiện khâu từ nộp tiền nhập lệnh chuyển tiền Ngay thành lập, Chi nhánh triển khai hệ thống rút tiền tự động Tại trụ sở chi nhánh đặt máy ATM để thuận tiện cho nhân viên lĩnh lương khách hàng sử dụng Chi nhánh tích cực đẩy nhanh dịch vụ thẻ rút tiền tự động Ngoài ra, Chi nhánh thực chương trình phát hành thẻ miễn phí nhằm thu hút KH đến giao dịch với Ngân hàng, tăng số lượng tiền gửi KH Ngân hàng, nâng cao hoạt động tốn khơng dùng tiền mặt Tồn chứng từ kế tốn giao dịch ngày, cuối ngày tập trung phịng kế tốn, phận hậu kiểm có trách nhiệm kiểm tra chứng từ không để ngày để tiến hành bổ sung phát sai sót chứng từ giao dịch Trong năm 2011, Chi nhánh tổ chức tự kiểm tra được: Kiểm tra chứng từ kế tốn kiểm tra là: 27.759 chứng từ, đó, chứng từ cho vay: 3.975 chứng từ, chứng từ khác 23.784 chứng từ Đối với khách hàng: Khi đến Ngân hàng giao dịch, KH nhận thái độ phục vụ tận tình, chu đáo cán Ngân hàng Giao dịch viên quầy đáp ứng tốt nhu cầu KH với phương chân Ngân hàng “Gắn xã hội kinh doanh” Thời gian thực giao dịch nhanh chóng, tránh cho khách hàng ùn tắc lâu gây thời gian Khách hàng cảm thấy hài lòng đến giao dịch với Ngân hàng, thành cơng lớn chi nhánh chuyển đổi mơ hình giao dịch - 18 - Những hạn chế - Cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện lao động như: Địa điểm giao dịch, hệ thống quầy giao dịch, két sắt bố trí chưa hợp lý, chưa đảm bảo an toàn tài sản thuận tiện cho việc giám sát hoạt động thu-chi tiền mặt giao dịch viên Hệ thống máy tính, hệ thống mạng, đường truyền chưa phù hợp với thông số kỹ thuật có tượng mạng chậm, lỗi mạng ảnh hưởng đến giao dịch - Hệ thống an ninh phận giao dịch cịn thiếu khơng đảm bảo Tại phận giao dịch có thiết bị máy quay(camera) , mà bao quát va theo dõi toàn hoạt động giao dịch viên khách hàng - Chi nhánh có máy rút tiền tự động (ATM) hoạt động, với số lượng tài khoản ATM đáp ứng nhu cầu khách hàng - Hầu hết Giao dịch viên chấp hành nghiêm chỉnh qui trình thực mơ hình giao dịch cửa song cịn số sai sót cụ thể sau: + Tại phận quản lý thông tin khách hàng, hờ sơ mở tài khoản tổ chức cịn thiếu định thành lập, giấy phép đăng kí kinh doanh, định bổ nhiệm, đăng ký mẫu chữ ký kế toán trưởng + Hệ thống quản lý phân cấp phân quyền mơ hình phức tạp địi hỏi cán có kinh nghiệm nên áp dụng Chi nhánh chưa thể đáp ứng tốt địi hỏi mơ hình Mặt khác, giao dịch hoàn tất sau chứng từ chuyển tới kiểm sốt viên kiểm sốt viên khơng xử lý sai sốt giao dịch + Về chúng từ giao dịch: Việc sắp xếp chứng từ theo thứ tự liệt kê, không đánh số chứng từ thiếu bảng liệt kê tổng giao dịch theo giao dịch viên dẫn đến khó khăn q trình kiểm sốt, hậu kiểm chứng từ + Khi bắt đầu thực giao dịch chưa quen với giao diện hình giao dịch cửa nên có nhiều bút tốn bị hủy Giao dịch viên hủy bút tốn khơng in chứng từ đề đóng kèm với bảng liệt kê chứng từ Chứng từ thiếu họ tên Khách hàng, số tiền chữ số không khớp nhau, nhiều chứng từ chưa đóng dấu “ thu(chi) tiền” + Khách hàng chi nhánh chủ yếu Khách hàng cá nhân doanh nghiệp vừa nhỏ Số lượt khách hàng hàng ngày đến giao dịch với chi nhánh đông, giá trị khoản giao dịch nhỏ nên khối lượng công việc chứng từ mà giao dịch viên phải xử lý ngày nhiều *) Nguyên nhân hạn chế - 19 - ... CỬA T? ?I CHI NHÁNH - 17 - -1- I Bộ máy kế toán pháp nhân tổ chức tín dụng máy kế tốn chi nhánh ngân hàng Các mơ hình tổ chức máy kế toán pháp nhân tổ chức tín dụng Bộ máy kế tốn pháp nhân tổ chức. .. LỤC I BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA PHÁP NHÂN TỔ CHỨC TÍN DỤNG VÀ BỘ MÁY KẾ TỐN T? ?I CÁC CHI NHÁNH NGÂN HÀNG - Các mơ hình tổ chức máy kế tốn pháp nhân tổ chức tín dụng - 1.1 Tổ chức máy kế. .. lý giao dịch hàng ngày - Quản lý giao dịch viên quản lý q trình giao dịch II Mơ hình tổ chức máy kế toán Ngân hàng Thương m? ?i Cổ phần Bưu ? ?i? ??n LienVietPostBank- Chi nhánh Hà Đông Gi? ?i thiệu: Ngân