Tìm hiểu mô hình tổ chức bộ máy kế toán của một ngân hàng thương mại

Tài liệu tìm hiểu các mô hình tổ chức bộ máy kế toán của pháp nhân tổ chức tín dụng và mô hình tổ chức tổ chức bộ máy kế toán tại chi nhánh ngân hàng; các mô hình tổ chức bộ máy kế toán của pháp nhân tổ chức tín dụng và mô hình tổ chức tổ chức bộ máy kế toán tại chi nhánh ngân hàng.

LỜI MỞ ĐẦU Kế  tốn là một bộ  phận khơng thể  thiếu của bất kỳ loại hình doanh nghiệp  nào. Đây là bộ  phận theo dõi kiểm tra đánh giá tình hình hoạt động đảm bảo sản  tồn tài sản của doanh nghiệp.  Ở tổ chức tài chính hay phi tài chình thì kế  tốn có   những nhiệm vụ khác nhau:   Các tổ  chức tài chính như  ngân hàng thì kế  tốn có nhiệm vụ  thu thập tính   tốn ghi chép phân loại tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế tài chính về hoạt động tiền  tệ, tín dụng và các dịch vụ ngân hàng dưới hình thức là giá trị để phản ánh, kiểm tra  tồn bộ hoạt động kinh doanh của đơn vị ngân hàng Đối với cơng ty phi tài chính như các cơng ty hoạt động sản xuất hay dịch vụ  thì kế tốn có nhiệm vụ thu thập xử lý thơng tin kế tốn, kiểm tra giám các khoản  thu chi tài chính và phân tích thơng tin số liệu kế tốn Nhận thức được sự khác biệt trên, nhóm đã quyết định nghiên cứu về đề tài : “Tìm hiểu mơ hình tổ  chức bộ  máy kế  tốn của một ngân hàng thương  mại” Trong q trình thực hiện, chúng em xin chọn Ngân hàng thương mại cổ phần   Đầu tư và Phát triển Việt Nam – BIDV  Lần đầu tiên nghiên cứu về  đề  tài này, nên trong q trình tìm hiểu, nghiên  cứu nhóm khơng thể tránh khỏi những sai sót, hạn chế. Nhóm rất mong nhận được   sự góp ý chân thành của giảng viên và các bạn để bài nghiên cứu được hồn thiện   Chúng em xin chân thành cảm ơn! Chủ đề: Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn của  Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – BIDV Nhóm trình bày: Nhóm 11 I Các mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn của pháp nhân tổ chức tín dụng   và mơ hình tổ chức tổ chức bộ máy kế tốn tại chi nhánh ngân hàng   Đối tượng của kế tốn ngân hàng  Do đặc điểm hoạt động kinh doanh của Ngân Hàng nên đối tượng của kế tốn  Ngân Hàng có những đặc trưng riêng.  Thứ nhất: đối tượng của kế tốn Ngân Hàng chủ yếu tồn tại dưới hình thức giá   trị (tiền tệ) kể cả nguồn gốc hình thành cũng nh ư vận động. Đặc điểm này quyết  định bởi đặc điểm kinh doanh tiền tệ của Ngân Hàng (T ­ T) nó khác xa với sự vận  động tài sản trong q trình sản xuất (T ­ H ­ SX ­ H ­ T) và lưu chuyển hàng hố (T  ­ H ­ T). Cũng chính vì vậy, kế tốn Ngân Hàng chủ yếu dùng thước đo giá trị  làm   đơn vị ghi sổ kế tốn.  Thứ hai: Đối tợng kế tốn Ngân Hàng có mối quan hệ chặt chẽ thờng xun với   đối tợng kế  tốn các đơn vị, tổ  chức kinh tế, cá nhân trong nền kinh tế  thơng qua   quan hệ  tiền gửi, tiền vay, thanh tốn giữa Ngân Hàng với khách hàng. Từ  đặc   trưng này dẫn đến thơng tin kế tốn Ngân Hàng là thơng tin kinh tế, tài chính tổng  hợp đợc nhiều đối tượng quan tâm sử dụng như khách hàng, các nhà đầu tư, các cơ  quan quản lý chính phủ  Mặt khác, về  phía Ngân Hàng thơng qua mối quan hệ này   bằng các chính sách của mình, Ngân Hàng đã tác động vào tồn bộ  hoạt động của   nền kinh tế, thúc đẩy tăng trưởng kinh tế, tăng cường cơng tác quản lý kinh tế, tài  chính.  Thứ ba: Xét về quy mơ và sự chu chuyển vốn thì đối tượng kế tốn Ngân Hàng  có quy mơ; phạm vi rất lớn và có sự tuần hồn thường xun, liên tục theo u cầu  chu chuyển vốn của nền kinh tế  và theo u cầu quản lý kinh doanh của Ngân   Hàng Từ các đặc điểm trên, đối tượng kế tốn Ngân Hàng thương mại cũng là tài sản  vốn, nhưng nó phản ánh hoạt động kinh doanh với khách hàng và các tổ chức kinh  tế, các doanh nghiệp, các cá nhân trong tồn bộ nền kinh tế  Vai trò của kế tốn ngân hàng  Là bộ  phận cấu thành trong hệ thống kế tốn của nền kinh tế quốc dân, kế  tốn ngân hàng cùng phát huy đầy đủ vai trò kế tốn nói chung ; đồng thời phát huy  vai trò trong việc phục vụ lãnh đạo điều hành hoạt động ngân hàng.  Một  là: Cung cấp thơng tin về  hoạt động tiền tệ  tín dụng, thanh tốn, kết  quả tài chính phục vụ chỉ đạo điều hành quản trị các mặt hoạt đọng nghiệp vụ dạt   hiệu quả cao và phục vụ các bên quan tâm đến hoạt đọng ngân hàng Hai là: Bảo vệ an tồn tài sản các đơn vị. Do tổ chức một cách khoa học, đầy  đủ, chính xác tồn bộ tài sản hiện có cũng nh sự vận động của chúng nên kế tốn đã  giúp cho các chủ ngân hàng quản lý chặt chẽ tài sản của mình nhằm tránh thiếu hụt  về mặt số lượng và nâng cao hiệu trong q trình sử dụng tài sản Ba  là: Quản lý hoạt động tài chính ngân hàng. Cơng tác kế  tốn phản ánh   được đầy đủ, chính xác các khoản thu nhập, chi phí, kết quả  kinh doanh của từng   đơn vị  cũng như tồn hệ  thống ngân hàng, từ  đó giúp quản lý vốn, tăng thu nhập,   tiết kiệm chi phí, kinh doanh có lãi nhằm đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển cho   một ngân hàng Bốn là: đáp  ứng u cầu cơng tác thanh tra, kiểm sốt, phân tích hoạt động  kinh doanh ngan hàng. Với chức năng tổ  chức hạch tốn ban đầu tạo nguồn thơng  tin nền kinh tốn là nói cung cấp thơng tin đầy đủ chính xác nhằm phục vụ cho các  loại hạch tốn khác, cơng tác thanh tra, kiểm sốt, kiểm tốn và phân tích hoạt động   kinh doanh ngân hàng Trong tình hình hiện nay, nền kinh tế  thế  giới phát triển theo quy mơ rộng   lớn đa dạng hố, đa phơng hố các thành phần kinh rế thì kế  tốn ngân hàng ngồi   bơn vai trò trọng yếu của nó; với t cách là kế tốn của tồn bộ nền kinh tế của một   quốc gia kế tốn ngân hàng còn đợc xem nh thớc đo sức khẻo của nền kinh tế 5 bởi  hầu hết các chuyển biến của nền kinh tế  đều thơng qua hoạt động kế  tốn ngân  hàng. Vì thế để chứng tỏ một nền kinh tế khoẻ thì vai trò của hệ thống ngan hàng  nói chung và kế tốn ngân hàng trong tình hình hiện nay là vơ cùng quan trọng  Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn trong tồn thể pháp nhân tổ  chức tín   dụng  Có 4 mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn: tập trung, phân tán, vừa tập trung vừa  phân tán và ứng dụng cơng nghệ cao.  Tập  Phân tán trung Đ ặc  điểm Phòng  Phòng kế tốn  kế tốn trung  trung tâm có nhiệm  tâm thực hiện  vụ:  tồn bộ cơng  tác kế tốn  của đơn vị  ngân hàng (thu  nhận, xử lý và  hệ thống hố  tồn bộ thơng  tin kế tốn)  Các chi  nhánh (đơn vị  hạch tốn báo  sổ) bố trí nhân  viên kế tốn  (hàng ngày)  ghi chép thơng  tin, chuyển  chứng từ về  phòng kế tốn  trung tâm Vừa tập trung  vừa phân tán ­ Phòng kế tốn  trung tâm thực hiện  Ứng dụng cơng  nghệ cao Giữa trụ sở chính  và các đơn vị trực thuộc  các nghiệp vụ kinh tế  đều có thể được nối  + Thực hiện  các phần hành cơng  việc kế tốn ở trụ  sở và chi nhánh + Hướng dẫn, kiểm  tra cơng tác kế tốn  ở các đơn vị kế tốn  phụ thuộc + Thu nhận, kiểm  tra báo cáo kế tốn  của các đơn vị trực  thuộc gửi lên cùng  với báo cáo kế tốn  ở trụ sở chính để  lập báo cáo kế tốn  tổng hợp của tồn  đơn vị pháp nhân  ngân hàng Ở các đơn vị  kế tốn phụ thuộc:  Thực hiện tồn bộ  của hội sở và các bộ  mạng online. Một  phận khác khơng tổ  nghiệp vụ bất kỳ phát  chức kế tốn; thực  sinh tại chi nhánh có  hiện tổng hợp các tài  thể được truyền ngay  liệu kế tốn từ các bộ  về trung tâm, cập nhật  phận khác có tổ chức  số liệu kế tốn chung  kế tốn gửi đến, lập  của tồn đơn vị pháp  báo cáo chung  nhân ngân hàng. Mọi dữ  ­ Các bộ phận  liệu của tồn bộ các chi  kế tốn ở chi nhánh  nhánh của NHTM xuất  thực hiện cơng tác kế  phát từ các nguồn khác  tốn tương đối hồn  nhau đều được truyền  chỉnh các nghiệp vụ  tải về HSC, thực hiện  kế tốn phát sinh ở bộ  xử lý và lưu trữ có hệ  phận đó theo sự phân  thống tại máy chủ của  cơng của phòng kế  HSC. Trên cơ sở dữ  tốn trung tâm. Các  liệu phát sinh tại các chi  nhân viên kế tốn ở  nhánh, HSC hạch tốn  các bộ phận có nhiệm  kế tốn cho tồn bộ hệ  vụ thu thập chứng từ,  thống, các chi nhánh chỉ  kiểm tra và có thể xử  là những cơ sở nhập dữ  lý sơ bộ chứng từ,  liệu đầu vào cho ngân  định kỳ gửi chứng từ  hàng. Sau khi xử lý dữ  cơng tác kế tốn  kế tốn về phòng kế  liệu tại HSC, thơng tin  phát sinh ở đơn vị  tốn trung tâm kết quả sẽ được gửi lại  trực thuộc; thu thập  chi nhánh. Các chi  thơng tin gửi về hội  nhánh truy cập và khai  sở.  thác chung nguồn dữ  liệu thống nhất Hỗ trợ  Ư Phát huy tính  Khắc phục  quản lý dữ  chủ động sáng tạo  được 1 số nhược  luân chuyển nhanh  liệu tập trung  của đơn vị điểm của mơ hình  chóng, kịp thời.  tốt hơn.  u điểm Tạo điều  Thơng tin được  phân tán và tập trung.  Lưu trữ thơng tin  kiện hạch tốn nội  an tồn, dễ dàng kiểm  cấp thơng tin  bộ, tăng tính chính  tra, giám sát.  kế tốn kịp  xác của thơng tin.  Cung  thời.  Cần  trang thiết bị,  N hược  điểm phần mềm hỗ  trợ, tốn kém  Bộ máy kế  Chi phí đầu tư  tốn cồng kềnh.  lớn.  Thơng tin xử  Khó áp dụng đối  lí chậm.  với chi nhánh do sự  chi phí.  khác biệt về địa lý.  Rủi ro về hệ  thống.  Ngân  Đ Ngân hàng  Ngân hàng quy  Ngân hàng quy  hàng quy mô  phân cấp quản lý  mô lớn, nhiều chi  mô lớn, nguồn lực lớn,  kiện áp  nhỏ, trên địa  bàn tập trung dụng hoạt động ở mức  nhánh.  nhân lực am hiểu.  iều  độ cao.   Mơ hình bố  trí bộ  máy kế  tốn tại các chi nhánh của một tổ  chức tín   dụng  Khái  niệm Mơ hình giao dịch “nhiều cửa” Mơ hình giao dịch “một cửa” Là mơ hình giao dịch mà khi đến  Là   mơ   hình   giao   dịch   cho   phép  giao dịch, khách hàng phải làm việc với  khách hàng khi đến giao dịch với ngân  nhiều   người,   thực     giao   dịch     hàng     giao   dịch   với     giao   dịch  giao dịch viên nhưng nhận kết quả giao  viên mà vẫn có thể  giải quyết tồn bộ  dịch từ kế tốn viên những nhu cầu của khách hàng Là   mơ   hình   truyền   thống,   áp  Điều  Là   mơ   hình   tiên   tiến,   áp   dụng  dụng được trong hoàn cảnh  ứng dụng  kiện   áp    điều   kiện     sở   vật   chất   hiện  cơng nghệ  hiện đại trong kế  tốn còn  đại, tính bảo mật cao dụng thấp Thời  Lâu hơn do phải trải qua nhiều  Nhanh hơn do chỉ  phải làm việc  gian giao  cửa và làm việc với nhiều người với một giao dịch viên dịch Chi  Lớn hơn do phải trải qua nhiều  Nhỏ  hơn do khách hàng chỉ  phải  phí giao  khâu giao dịch giao dịch với một giao dịch viên dịch Năng  Cao hơn do một giao dịch viên có  Thấp hơn do phải một giao dịch   suất lao  thể giải quyết được nhiều nhu cầu của  phải trải qua nhiều cửa mới hoàn thành khách hàng động Đầu tư lớn do một giao dịch viên  Cơ sở  cần được trang bị  đầy đủ  và hiện đại   vật chất,  Đầu tư  ít hơn do giao dịch được  để  phục vụ  nhiều nhu cầu của khách  trang thiết  phân chia thành nhiều khâu hàng, ngồi ra tính bảo mật phải được  bị đề cao hơn Cần     giao   dịch   viên   đáp  Trình  Cần những giao dịch viên chun  ứng được cả  chun mơn lẫn đạo đức  độ của giao  nghiệp trong một lĩnh vực nghiệp vụ  do quyền hạn  của  giao dịch viên lớn  mà mình phụ trách dịch viên Việc kiểm sốt rủi ro khó hơn,  Kiểm  sốt rủi ro Do trải qua nhiều khâu nên từng    xảy     sai   sót   khó   có   thể   khắc  khâu có thể  phát hiện ra sai sót nhanh   phục  được  ngay do chứng  từ  và  tiền  chóng hơn và xử lý kịp thời cuối ngày mới được tập hợp và chuyển  II Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và phát   triển Việt Nam (BIDV)  Lịch sử hình thành và phát triển Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển   Việt Nam BIDV Thành lập ngày 26/4/1957, BIDV tự  hào là định chế  tài chính lâu đời nhất  trong lĩnh vực tài chính ngân hàng tại Việt Nam, có uy tín và giá trị  hàng đầu Việt  Nam; một trong 2.000 doanh nghiệp lớn và quyền lực nhất thế giới; 400 ngân hàng   lớn nhất thế  giới (theo xếp hạng của Forbes và Brand Finance 2017). BIDV là sự  lựa chọn, tín nhiệm của các tổ chức kinh tế, các doanh nghiệp và cá nhân trong việc   tiếp cận và sử dụng các dịch vụ tài chính ngân hàng Lịch sử của BIDV là hành trình liên tục của một tổ chức ln đồng hành với  những nhiệm vụ trọng tâm của đất nước. Bản thân tên gọi của ngân hàng qua 4 lần  thay đổi đã nói lên mục tiêu, nhiệm vụ  chiến lược đồng hành xây dựng đất nước   qua các thời kỳ: Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam (1957­1981) Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam (1981­1989) Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam ­ BIDV (1989­2012) Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam ­ BIDV ­ Tên đầy đủ tiếng  Anh là: Bank for Investment and Development of Vietnam JSC (từ 01/05/2012)  Mơ hình tổ  chức bộ  máy kế  toán của BIDV  đ    ối với cấp độ  cả  hệ   thống  Hiện nay, để  phù hợp và thuận tiện cho cơng tác thu thập thơng tin, quản lý  và giám sát, BIDV đã sử dụng mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung, đồng thời  ứng dụng cả khoa học cơng nghệ vào cơng tác kế tốn ngân hàng.  Để có cái nhìn tổng qt về tổ chức bộ máy kế tốn trong tồn bộ  hệ thống   của BIDV, nhóm đã sơ  đồ  hố lại thơng qua hình vẽ  đơn giản bên trên. Tổ  chức   cơng tác kế tốn trên tồn hệ thống của BIDV có những đặc điểm sau:  Thứ nhất, hiện nay tồn bộ hệ thống của BIDV đều đang được áp dụng một  hệ thống dữ liệu thống nhất từ các chi nhánh lên đến hội sở. Trên hội sở sẽ có một   phòng kế  tốn tập trung, còn   các chi nhánh sẽ  chỉ  có người phụ  trách tổng hợp   thơng tin kế tốn rồi gửi lên phòng kế tốn tại hội sở nhằm đảm bảo tính bảo mật   Điều này được thể hiện bằng mũi tên đi từ chi nhánh lên hội sở.  Thứ  hai, trong trường hợp các chi nhánh có nhu cầu sử  dụng thông tin của  nhau, các chi nhánh sẽ  không được quyền tự  liên hệ  với nhau để  trao đổi dữ  liệu   (dấu gạch chéo màu đỏ    các mũi tên thể  hiện mối quan hệ  qua lại giữa các chi   nhánh). Vậy nếu chi nhánh 1 muốn có dữ liệu của chi nhánh 2, vì các chi nhánh đều  nộp thơng tin lên hội sở, nhân viên ở chi nhánh 1 sẽ phải gửi cơng văn ghi rõ cần dữ  liệu gì, rồi hội sở  mới gửi lại cho chi nhánh 1 file dữ  liệu theo cơng văn đó (thể  hiện ở mũi tên có chiều đi xuống từ hội sở về chi nhánh).  Đối với các giao dịch do giao dịch viên thực hiện như: gửi tiền, rút tiền,   chuyển khoản,  thì thơng tin sẽ được phép truy cập dễ dàng để thực hiện bởi ngân  hàng quản lý thơng tin khách hàng dựa trên số  CIF (Customer Information File) tuy  nhiên các thơng tin về ngân quỹ, thu nhập, chi phí, kết quả hoạt động, các thơng tin  về tài sản… sẽ khơng được truy cập dễ dàng mà phải thơng qua sự chấp thuận của  hội sở Một khách hàng A có tài khoản mở tại chi nhánh B, hồn tồn có thể đến chi   nhánh C,D,E,F,  của BIDV để  thực hiện rút tiền, gửi tiền, chuyển tiền,  Ngồi ra  với   hình thành của  Napas  (National Payment Services) là thương hiệu thẻ  do  cơng ty Cổ phần Thanh tốn Quốc gia Việt Nam phát hành , khách hàng của BIDV  có thể thực hiện các hoạt động giao dịch như thanh tốn hóa đơn, rút tiền tài ATM   một cách nhanh chóng tiện lợi thơng qua hơn mạng lưới 18.600 máy ATM, 261.000   máy POS, trên 100 triệu thẻ  của 48 ngân hàng thương mại trong nước và quốc tế  đang hoạt động tại Việt Nam  Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn của BIDV  đ   ối với cấp độ chi nhánh   Hiện nay, tất cả  các chi nhánh của BIDV đều đang áp dụng mơ hình giao   dịch “một cửa”.  Trong mơ hình kế  tốn giao dịch một cửa, quy trình xử  lý   nghiệp vụ của BIDV được xây dựng trên ngun tắc giải phóng nhanh khách   hàng: Hệ thống được tổ chức thành 2 bộ phận FRONT END và BACK END Bộ phận FRONT END.  Đây là bộ  phận quan hệ trực tiếp với khách hàng thơng qua hoạt động  của các giao dịch viên (Teller) tại các quầy. Các Teller này sẽ tự lập phiếu và   tiến hành thu chi các giao dịch tiền mặt trong hạn mức mà ngân hàng đã quy  định phù hợp với đặc điểm kinh doanh của ngân hàng và trình độ  của giao  dịch viên, vượt hạn mức này các Teller sẽ  khơng được quyền xử  lý mà phải  chuyển sang bộ phận quỹ xử lý Đối với các u cầu của khách hàng các Teller có trách nhiệm nhận u   cầu của khách hàng đã được điền đầy đủ trên các mẫu chứng từ thích hợp và   thực hiện xử  lý phần nghiệp vụ  liên quan tới tiền mặt khoặc tài khoản của  khách hàng trong hạn mức giao dịch của mình tiến hành ký nhận, nếu vượt   hạn mức giao dịch sẽ đuợc chuyển cho kiểm sốt viên duyệt và thủ  quỹ  của  phòng quỹ chính sẽ thực hiện thu chi giao dịch.  Sau khi giao dịch viên ký nhận, giao dịch sẽ đuợc tiến hành nhanh chóng  và ngay sau khi kết thúc bước này khách hàng có thể  ra về  và giao dịch viên   chuyển sang tiếp nhận u cầu của khách hàng khác. Tồn bộ  cơng việc   liên quan đến giao dịch nhưng thuộc về xử lý nội bộ của khách hàng sẽ đuợc  Teller chuyển vào bộ phận BACK END để hồn tất Bộ phận BACK END.  Đây là bộ  phận khơng quan hệ trực tiếp với khách hàng. Bộ  phận này   có   nhiệm   vụ   hoàn   tất   nốt     phần   giao   dịch       phận   FRONT   END  chuyển vào hoặc thực hiện các giao dịch nội bộ  của ngân hàng khơng liên  quan đến khách hàng, cụ thể:  Tiến hành tạo điện, bảng kê, tạo file đi nước ngồi, thanh tốn liên  hàng nội bộ, bù trừ và giao dịch với NHNN. Đồng thời hạch tốn điện đến từ  nước ngồi, từ liên hàng nội bộ, từ bù trừ và từ NHNN  Đối chiếu các bảng kê trả  lương tự  động, bảng kê giao dịch tự  động  với các thơng tin đã được giao dịch viên nhập trên máy.  Nhận các thơng tin đầu vào như các báo cáo, bảng biểu do hệ thống tự  động in ra sau khi xử lý và hạch tốn cuối ngày và tồn bộ các chứng từ, bảng   kê của các giao dịch viên chuyển đến. Sau đó, tiến hành phân loại các báo cáo,  phân loại chứng từ, bảng kê để  chấm và đối chiếu tài khoản. Chuyển kết    (bao gồm các sổ  phụ, phiếu tính lãi, báo có) đến bộ  phận quản lý thơng  tin khách hàng để trả cho khách hàng. Đóng và lưu nhật ký chứng từ Trách nhiệm của các thành viên tham gia vào quy trình kế  tốn giao   dịch một cửa tại BIDV Đối với giám đốc giám đốc:  Quyết định mơ hình tổ  chức hạch tốn kế  tốn cho phù hợp với điều kiện   của đơn vị mình. Đồng thời chịu trách nhiệm điều hành thanh tốn đảm bảo an tồn,  10 phục vụ khách hàng nhanh chóng tiện lợi. Trang bị cơ sở vật chất, thiết bị đầy đủ  cho hoạt động thanh tốn đảm bảo an tồn và hiệu quả.  Ra quyết định phân cấp, phân quyền quản lý kiểm sốt phù hợp với điều  kiện của đơn vị. Bố trí nhân sự phù hợp với mơ hình thanh tốn.  Tn thủ  các nội dung kiểm sốt quy định trong quy trình chi tiết của từng  thể thức thanh tốn Đối với trưởng phòng nghiệp vụ:  Chấp hành sự điều hành của các cấp có thẩm quyền trong quy trình chi tiết   của từng thể thức thanh tốn. Tổ chức cơng tác thanh tốn tại đơn vị mình cho phù   hợp. Thực hiện đầy đủ thao tác các bước cơng việc quy định trong quy trình nghiệp  vụ.  Phối hợp với các thành viên liên quan để hồn thành tốt nhiệm vụ. Kiểm sốt  thẩm quyền và việc làm của các thành viên tham gia trước mình trong quy trình Đối với trưởng phòng kế tốn:  Thực hiện các nghiệp vụ  giống trưởng phòng nghiệp vụ. Chịu trách nhiệm   kiểm sốt tồn bộ  hoạt động kế  tốn thanh tốn và duyệt thanh tốn sau cùng đối  với các giao dịch thanh tốn chuyển tiền ra khỏi đơn vị ngân hàng Đối với giao dịch viên:  Chấp hành sự  điều hành của các cấp có thẩm quyền trong quy trình thanh  tốn. Đồng thời thực hiện đầy đủ thao tác các bước quy định trong quy trình cụ thể  đối với từng thể thức thanh tốn, các quy định hiện hành về chế độ hạch tốn, thanh  tốn, chứng từ, an tồn kho quỹ.  Giao dịch viên có tinh thần phục vụ tận tình chu đáo. Phối hợp các thành viên  liên quan để hồn thành tơt nhiệm vụ Đối với thủ quỹ:  Chấp hành sự  điều hành của các cấp có thẩm quyền trong quy trình, thực  hiện đúng quy trình. Thực hiện quy định hiện hành về  an tồn kho quỹ. Tinh thần   11 phục vụ  khách hàng tận tình, chu đáo, trung thực. Phối hợp với các thành viên có  liên quan để hồn thành tốt nhiệm vụ Biện pháp khắc phục những tồn tại trong tổ chức bộ máy kế toạn tại  BIDV Mơ hình “một cửa” kém an tồn hơn so với mơ hình “nhiều cửa”, tuy nhiên  để  tạo sự  thuận tiện, nhanh chóng, cũng như  nâng cao chất lượng phục vụ khách  hàng, khơng chỉ riêng BIDV, mà các ngân hàng khác đều hướng đến mơ hình “một  cửa”. Vậy BIDV đã áp dụng những biện pháp cũng như  các ngun tắc kiểm sốt  nào đã được đưa ra để có thể  hạn chế được rủi ro mà ngân hàng có thể gặp phải?   Nhóm xin được đưa ra những biện pháp thực tế  đang được thực hiện tại các chi  nhánh của BIDV như sau:  Thứ  nhất, để  ghi chép các giao dịch, ngân hàng sử  dụng các phân hệ. Phân  hệ  được hiểu như sau: trên màn hình máy tính, mỗi khi khách hàng đến ngân hàng   giao dịch, tuỳ vào nhu cầu của khách hàng, giao dịch viên sẽ đăng nhập vào phân hệ  đó với tài khoản và mật khẩu của mình (ở đây có thể hiểu 1 phân hệ như  tập hợp   các nhóm nghiệp vụ với nhau, ví dụ có phân hệ tiền gửi, phân hệ tín dụng, phân hệ  thanh tốn, ). Mỗi giao dịch viên sẽ có một tài khoản và mật khẩu riêng của mình  để đăng nhập vào phân hệ của mình. Để  đảm bảo tính bảo mật, tài khoản và mật  khẩu của từng giao dịch viên là bí mật, định kì 6 tháng phải đổi mật khẩu 1 lần, và   mật khẩu sẽ phải gồm chữ, số và kí tự đặc biệt, với tối thiểu là 7 kí tự.  Hiện       ngân   hàng   thường   sử   dụng   hệ   thống   phần   mềm     là  corebanking hoặc T24. Trong phần quản lý khách hàng, ngân hàng sử dụng số CIF   (Customer Information File) . Đối với 1 khách hàng mới, ngân hàng sẽ lấy thơng tin  của khách hàng đó, bao gồm: họ tên, ngày tháng năm sinh, số CMT để nhập và tạo  số CIF trước khi thực hiện giao dịch. Còn với khách hàng cũ, giao dịch viên sẽ nhập  số CMT của khách hàng vào, hệ thống hiện lên thơng tin khách hàng đó.  12 Thứ  hai, đối với mơ hình “một cửa”, do giao dịch viên kiêm nhiệm nhiều   nhiệm vụ, điều này vi phạm ngun tắc bất kiêm nhiệm, nên rất dễ  phát sinh   những rủi ro cho ngân hàng. Vì vậy, ngân hàng sẽ  cần tăng cường các biện pháp   kiểm sốt. Mỗi chi nhánh sẽ cần phải có kiểm sốt viên để  giám sát cũng như  phê  duyệt các hoạt động ghi chép của giao dịch viên thơng qua hệ  thống máy tính nội   bộ, hay còn gọi là cơ chế 4 mắt. Minh hoạ về cơ chế này thơng qua ví dụ dưới đây:  Ví dụ, khi khách hàng đến gửi tiền vào tài khoản của mình, sẽ u cầu trực   tiếp tới giao dịch viên. Giao dịch viên sau đó sẽ  đăng nhập vào phân hệ  tiền gửi.  Tồn bộ q trình xử lý sẽ được theo dõi bởi kiểm sốt viên. Sau khi kiểm tra xong  các thơng tin mà giao dịch viên nhập liệu vào hệ thống dữ liệu, sẽ có 2 trường hợp  xảy ra: trường hợp 1, nếu kiểm sốt viên đồng ý thì sẽ thực hiện kí chữ kí điện tử  (chữ  kí điện tử  sẽ  là một dãy kí tự  gồm số  và chữ). Trường hợp số  2, nếu kiểm   sốt viên khơng đồng ý, sẽ gửi lệnh lại cho giao dịch viên để kiểm tra.  Thứ  ba, trên thực tế, việc giám sát qua hệ thống máy tính nội bộ  khơng thể  loại bỏ  được hết những rủi ro, chính vì vậy BIDV còn áp dụng những ngun tắc  giám sát khác như sau:  Đầu ngày nhận quỹ  bao nhiêu, trong ngày phát sinh những nghiệp vụ  như thế nào thì cuối ngày sẽ có số dư tương ứng.  Áp dụng hạn mức giao dịch tuỳ theo trình độ  của giao dịch viên: đối  với giao dịch viên mới vào thì hạn mức giao dịch là 2 tỷ, còn những   giao dịch viên còn lại tối đa là 5 tỷ 13 III Đánh giá chung về  hoạt động của Ngân hàng TMCP Đầu tư  và phát   triển Việt Nam khi áp dụng mơ hình kế tốn đã chọn   Đánh giá việc tổ chức bộ máy kế tốn tại ngân hàng    Đối với việc tổ  chức hệ thống chi nhánh theo mơ hình tập trung kết hợp sử  dụng cơng nghệ  thơng tin, BIDV đã đảm bảo được nhu cầu giám sát cũng như  an   tồn thơng tin. Nhu cầu giám sát thể  hiện   việc hội sở  có thể  giám sát mọi tình  hình của các chi nhánh, đồng thời các chi nhánh cũng được sử  dụng thơng tin của  nhau. Tuy nhiên, việc các chi nhánh sử dụng thơng tin của nhau chỉ  ở mức độ  hạn   chế. Quay lại trường hợp về thơng tin tập trung ở hội sở, thay vì các chi nhánh phải   gửi cơng văn lên để xin thơng tin, thì ngân hàng hồn tồn có thể áp dụng hình thức   cung cấp tài khoản và mật khẩu để chi nhánh tự mình truy cập vào kho dữ  liệu đó   khi cần. Điều này giúp cho ngân hàng đơn giản hố trong thủ tục, tuy nhiên nó lại  khơng an tồn về bảo mật thơng tin, bởi lẽ việc cấp quyền truy cập một cách tuỳ  tiện như vậy rất dễ dẫn đến việc mất an tồn thơng tin của ngân hàng.  Đối với việc tổ chức bộ máy kế tốn ở cấp độ chi nhánh, nhóm thấy có một  số vấn đề như sau: Thứ nhất, do vi phạm ngun tắc bất kiêm nhiệm đối với giao dịch viên, nên  cần có kiểm sốt viên để giám sát và phê duyệt mọi hoạt động của giao dịch viên   Nhưng rủi ro vẫn có thể  xảy ra trong trường hợp mà kiểm sốt viên và giao dịch   viên thơng đồng với nhau (giao dịch viên làm sai còn kiểm sốt viên cố  ý cho qua),   hay như  kiểm sốt viên cho giao dịch viên mượn ln tài khoản của mình để  tự  hạch tốn. Vậy thì lúc này ngân hàng phòng tránh cái rủi ro này như  thế  nào? Lúc  này, ngân hàng có thể bổ sung thêm ngun tắc kiểm quỹ định kì và bất chợt, ngồi  ngun tắc kiểm quỹ đầu ngày và cuối ngày.  Thứ  hai, trong các ngun tắc phòng ngừa rủi ro, cần có thêm ngun tắc  ln chuyển cán bộ. Đặc biệt, cần chú ý tới những nhân viên mà 2 – 3 năm khơng  lên một bậc chun viên, hay những cán bộ mà cả năm khơng nghỉ ngày nào, bởi vì  có thể cán bộ đó đang có sai phạm, và sợ nếu người khác làm thay thì sẽ phát hiện   ra sai phạm đó.  14  Liên hệ với ngân hàng khác  Đối với mặt cơng tác tổ  chức bộ  máy kế  tốn tồn hệ  thống, nhóm nhận  thấy rằng các hầu hết các ngân hàng đều đang áp dụng mơ hình tập trung có  ứng   dụng cơng nghệ  hiện tại. Tuy nhiên, vẫn còn có ngân hàng sử  dụng mơ hình phân  tán, ví dụ như ngân hàng SHB.  Đối với việc tổ chức cơng tác kế tốn tại từng chi nhánh, các ngân hàng hiện  nay đều hướng tới mơ hình “một cửa”, chỉ  khác nhau   những quy định về  mặt  kiểm sốt nhằm hạn chế rủi ro xảy đến đối với ngân hàng đó. Nhóm xin được chọn   ngân hàng TMCP Cơng thương Việt Nam (Vietinbank) để so sánh các ngun tắc an  tồn với BIDV. Sau khi tìm hiểu, nhóm xin đưa ra những điểm khác biệt giữa 2   ngân hàng như sau:  Thứ  nhất, đối với ngun tắc kiểm sốt viên,   Vietinbank kiểm sốt viên  khơng theo dõi thơng qua máy tính và sử  dụng chữ  kí điện tử. Khi giao dịch viên  thao tác nghiệp vụ  xong, sẽ  cầm chứng từ lên kiểm sốt viên trực tiếp đối chiếu   với máy, kí trên chứng từ.  Thứ hai, hạn mức giao dịch của giao dịch viên là 3 tỷ đồng, nếu vượt q thì  trưởng phòng có thẩm quyền giải quyết.  Thứ  ba, so với BIDV, ngồi ngun tắc đầu ngày nhận, cuối ngày trả  thì ở  Vietinbank, buổi trưa còn phải kiểm quỹ có sự theo dõi của kiểm sốt viên.  Thứ  tư, đối với tài khoản của giao dịch viên, định kì 3 tháng phải đổi mật  khẩu 1 lần (so với mức 6 tháng ở BIDV)  Ứng dụng cơng nghệ trong cơng tác kế tốn tại BIDV  Hiện nay, đối với cách mạng cơng nghệ 4.0, các ngân hàng đang áp dụng các  cơng nghệ  khác nhau nhằm giảm chi phí cũng như  tăng hiệu quả  làm việc. BIDV   ln nỗ lực hướng tới việc cải tiến quy trình giao dịch để nâng cao khả năng phục  vụ  cho khách hàng, giảm bớt gánh nặng cho các giao dịch viên cũng như  nâng cao   chất lượng dịch vụ Hệ thống quản lý kế toán nội bộ ERP 15 Nghiệm   thu   từ   kỳ     toán   cuối   năm   2015,   hệ   thống   ERP  (Enterprise  Resources Planning) của BIDV có quy mơ lớn nhất trong ngành ngân hàng tại Việt   Nam cho đến thời điểm này Hệ  thống giúp BIDV hiện đại hóa quy trình quản lý kế  tốn nội bộ, hạch   tốn tự  động, tăng độ  chính xác, giảm thiểu rủi ro và tích hợp với hệ  thống thơng   tin, nghiệp vụ  của ngân hàng. Hệ  thống này hiện đã giải quyết hơn 300 báo cáo,   trong đó có 18 biểu mẫu mới thiết kế  riêng cho BIDV, tích hợp với 10 hệ  thống   nguồn và 8 bài tốn tích hợp khác Với hệ thống này, hơn 11 triệu lượt giao dịch của khách hàng trong ngày cuối   cùng của năm 2015 (gấp 2 lần so với ngày thường) của BIDV đã diễn ra sn sẻ   Hệ  thống ngân hàng lõi (Corebanking) và các hệ  thống giao dịch khách hàng khác   của BIDV vẫn hoạt động bình thường, khơng phải tạm dừng để chuyển sang ngày  tiếp theo như  các năm trước. Bên cạnh đó, trong kỳ  quyết tốn cuối năm 2015,  BIDV đã có 25.000 u cầu quyết tốn được giải quyết; 4,5 triệu giao dịch tích hợp   kế tốn tài chính thành cơng; hệ thống thường xun có khoảng gần 1.000 lượt giao   dịch cùng lúc nhưng khơng bị q tải Sau khi triển khai thành cơng hệ  thống ERP, hệ  thống ngân hàng lõi của  BIDV sẽ được giảm tải để  tập trung các hoạt động nghiệp vụ. Việc sở hữu FAH  (Financial Accounting Hub ­ giải pháp tích hợp hạch tốn cho ngân hàng) và hệ  thống ERP cho phép BIDV dễ dàng thay đổi, cập nhật hệ thống ngân hàng lõi theo   tốc độ phát triển CNTT hiện tại. Điểm nổi bật là BIDV đã giảm bớt sự phụ thuộc   vào cơng nghệ của nước ngồi bởi hệ thống ERP do cơng ty hệ thống thơng tin FPT   (FPT IS) triển khai và thực hiện do đó giảm thiểu được chi phí và phù hợp với mơi   trường kinh doanh ở Việt Nam Sản phẩm dịch vụ ứng dụng cơng nghệ của BIDV BIDV tập trung nghiên cứu tìm hiểu, phát triển các cơng trình nghiên cứu  khoa học, qua đó cung cấp cho thị trường những dịch vụ cơng nghệ chất lượng cao,   tiêu biểu như   Ứng dụng Ngân hàng điện tử  thơng minh (BIDV Smartbanking); Hệ  thống Giao dịch Ngân hàng điện tử  cho khách hàng tổ  chức (BIDV iBank); Cổng  16 thanh tốn Kiều hối cho khách hàng cá nhân  Khách hàng khơng cần phải đến ngân   hàng để thực hiện thanh tốn, giao dịch mà chỉ cần sử dụng điện thoại hay máy tính   để thực hiện.  Ngồi ra, các giao dịch viên cũng có thể  được thay thế  bằng robot. Tại thời   điểm hiện tại, BIDV đang  ứng dụng cơng nghệ  RPA (tự  động hóa quy trình bằng   Robot) trong nghiệp vụ thanh tốn theo bảng kê tại BIDV. Ứng dụng này được hình  thành từ  3 cơng nghệ  tiên tiến nhất hiện nay là Robotic, trí tuệ  nhân tạo và nhận  diện ký tự quang học. Việc thay thế nhân viên bằng robot đã giúp BIDV tăng năng  suất lao động, tiết kiệm chi phí tiền lương và đẩy mạnh tự  động hóa quy trình  nghiệp vụ. Có thể nói, việc nghiên cứu và áp dụng cơng nghệ hiện đại là điểm nổi  bật của BIDV trong tổ chức giao dịch với khách hàng 17 Kết luận Cùng với xu thế  phát triển của cơng nghệ  ngân hàng hiện đại, xuất phát từ  u cầu giải phóng khách hàng , nâng cao năng suất lao động, giảm chi phí hoạt   động, việc  ứng dụng mơ hình kế  tốn giao dịch một cửa là một bước tiến quan   trọng giúp các ngân hàng đạt được mục tiêu đó. Tại NHTMCP Đầu tư và Phát triển   Việt Nam BIDV, mơ hình này đã và đang được triển khai rất có hiệu quả  và từng  bước được hồn thiện. Mơ hình kế tốn áp dụng tương đối phù hợp với cơ  sở vật   chất và trình độ cán bộ nhân viên và phát huy được khả năng của từng cán bộ nhân  viên ngân hàng . Ban lãnh đạo ngân hàng đã tạo mọi điều kiện cho việc trang bị cơ  sở vật chất kĩ thuật hiện đại , tao mọi điều kiện cho đội ngũ cán bộ nhân viên được   học tập để nâng cao trình độ, kĩ năng nghiệp vụ để có thể làm chủ cơng nghệ mới   hiện đại. Việc áp dụng mơ hình này giúp cho các giao dịch của khách hàng được  thực hiện nhanh chóng , chính xác, hạn chế được các thủ tục phiền hà rắc rối , đáp  ứng một cách tốt nhất nhu cầu ngày càng cao của khách hàng 18 ...Chủ đề: Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn của Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – BIDV Nhóm trình bày: Nhóm 11 I Các mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn của pháp nhân tổ chức tín dụng   và mơ hình tổ chức tổ chức bộ máy kế tốn tại chi nhánh ngân hàng ... và mơ hình tổ chức tổ chức bộ máy kế tốn tại chi nhánh ngân hàng  Đối tượng của kế tốn ngân hàng Do đặc điểm hoạt động kinh doanh của Ngân Hàng nên đối tượng của kế tốn  Ngân Hàng có những đặc trưng riêng. ... và giám sát, BIDV đã sử dụng mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung, đồng thời  ứng dụng cả khoa học cơng nghệ vào cơng tác kế tốn ngân hàng.   Để có cái nhìn tổng qt về tổ chức bộ máy kế tốn trong tồn bộ  hệ thống   của BIDV, nhóm đã sơ