Tổ chức bộ máy kế toán tại doanh nghiệp dược phẩm khu vực phía Bắc trong thời đại 4.0

Bài viết trình bày về tổ chức lao động kế toán, hình thức tổ chức bộ máy kế toán, những hạn chế và nguyên nhân của bộ máy tổ chức kế toán từ đó đề xuất một số giải pháp hoàn thiện. Mời các bạn cùng tham khảo bài viết để nắm chi tiết nội dung nghiên cứu.

Nghiên cứu trao đổi Tổ chức máy kế toán doanh nghiệp dược phẩm khu vực phía Bắc thời đại 4.0  NCS Nguyễn Thị Phương Dung* Nhận: 11/9/2019 Biên tập: 21/9/2019 Duyệt đăng: 30/9/2019 Bộ máy kế tốn có vai trị vơ quan trọng doanh nghiệp nói chung doanh nghiệp dược phẩm thuộc khu vực phía Bắc nói riêng Một máy kế toán tốt, sổ sách kế toán rõ ràng, thơng tin kế tốn cung cấp hiệu quả, kịp thời giúp cho nhà quản trị doanh nghiệp đề chiến lược định kinh doanh tối ưu thời đại 4.0 Từ khóa: “Tổ chức máy kế toán, doanh nghiệp dược phẩm, cách mạng công nghiệp 4.0” Đặt vấn đề: Cuộc Cách mạng cơng nghiệp 4.0 với trọng tâm là: Trí tuệ nhân tạo (AI), vạn vật kết nối - Internet of Things (IoT), liệu lớn (Big Data) công nghệ BlockChain làm biến đổi sâu sắc hệ thống sản xuất, quản lý quản trị tất lĩnh vực Tự động hóa thay người dẫn đến dư thừa lao động số lĩnh vực Các yêu cầu, tiêu chuẩn đặt người lao động, đặc biệt yêu cầu sử dụng công nghệ cao, kỹ mềm lực sáng tạo… Đối với nghề kế tốn, cơng nghệ thay cơng việc thủ cơng kế tốn thu thập, xử lý liệu để báo cáo kế toán, phân tích báo cáo để đưa định quản lý 50 Trong điều kiện kinh tế hội nhập nay, doanh nghiệp cần đầu tư trang thiết bị đáp ứng cách mạng công nghiệp 4.0 nhằm tạo ưu cạnh tranh, nâng cao hiệu sản xuất - kinh doanh, chiếm lĩnh thị trường cách tính đúng, tính đủ yếu tố đầu vào, tổ chức tốt công tác thu thập, xử lý thơng tin, phân tích cung cấp thơng tin để phục vụ yêu cầu quản lý doanh nghiệp Điều địi hỏi thơng tin kế tốn phải kịp thời, xác có hiệu Khảo sát thực tế doanh nghiệp dược phẩm thuộc khu vực phía Bắc cho thấy, đội ngũ nhân viên kế tốn doanh nghiệp nhiều hạn chế, chưa đáp ứng hiệu nhu cầu sử dụng thông tin cho nhà quản lý Do vậy, việc tổ chức máy kế toán khoa học hợp lý doanh nghiệp dược phẩm địi hỏi thiết thời đại cách mạng cơng nghiệp 4.0 Mẫu nghiên cứu Tác giả gửi phiếu khảo sát đến 58 doanh nghiệp dược phẩm thuộc tỉnh phía Bắc thu thơng tin 48 doanh nghiệp, đạt tỷ lệ 82,75% Trong 48 doanh nghiệp trả lời khảo sát, có 31 cơng ty cổ phần (chiếm 64,7%), 16 công ty TNHH (chiếm 33,3%) công ty liên doanh (chiếm 2%) Xét quy mơ vốn, theo kết thống kê có 12 (22,3%) doanh nghiệp có quy mơ vốn 20 tỷ đồng; 29 (60,4%) doanh nghiệp có quy mơ vốn từ 20 - 100 tỷ đồng; có (17,3%) doanh nghiệp có quy mơ vốn 100 tỷ đồng Xét theo số lượng lao động, có 13 (27%) doanh nghiệp có số lượng lao động 200 lao động; có 24 (50%) doanh nghiệp có từ 200 – 300 lao động; có 11 (23%) doanh nghiệp có 300 lao động Trong số doanh nghiệp khảo sát, có doanh nghiệp sau niêm yết thị trường chứng khoán là: Công ty cổ phần Traphaco (HOSE); Công ty cổ phần Dược phẩm Hà Tây (HNX) Kết nghiên cứu Tổ chức máy kế toán nội dung quan trọng liên quan đến nhiều yếu tố nhân kế tốn, thơng tin kế tốn cung cấp cho nhà quản lý mối quan hệ phận kế toán với phận khác bên doanh nghiệp 3.1 Về tổ chức lao động kế toán Các doanh nghiệp dược phẩm khu vực phía Bắc có số lượng nhân viên kế toán từ - 20 nhân viên Tổng số nhân viên kế toán 48 * Trường Đại học Thương mại Tạp chí Kế tốn & Kiểm tốn số tháng 9/2019 Nghiên cứu trao đổi doanh nghiệp điều tra 524 người có trình độ từ đào tạo lớp ngắn hạn kế toán đến sau đại học Trình độ thực tế người làm kế tốn doanh nghiệp dược phẩm thuộc khu vực phía Bắc thể cụ thể qua Bảng Các nhân viên kế tốn có trình độ đại học chiếm tỷ lệ 75,4%; trình độ cao đẳng chiếm 19,6%; trình độ trung cấp chiếm 2,5%; trình độ sau đại học chiếm 1,5%; trình độ tham gia lớp đào tạo ngắn hạn chiếm 1% Một số doanh nghiệp có 100% nhân viên kế tốn đạt trình độ đại học Công ty TNHH Nam Dược, Công ty cổ phần Dược phẩm Yên Bái Về học tập nâng cao trình độ, 82% số doanh nghiệp khảo sát cho nhân viên kế tốn tham gia khóa đào tạo, bồi dưỡng, cập nhật kiến thức kế toán, thuế Lao động kế tốn doanh nghiệp có kinh nghiệm từ năm trở lên có khả sử dụng thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel), phần mềm kế toán doanh nghiệp sử dụng Các nhân viên máy kế toán phân cơng theo phần hành kế tốn: kế tốn tài sản cố định; kế tốn ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ; kế tốn tiền lương khoản trích theo lương; kế tốn chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm; kế toán tiêu thụ; kế toán toán Việc xác định số lượng nhân viên kế tốn máy kế tốn doanh nghiệp hồn tồn kế tốn trưởng theo kinh nghiệm thân để thực 100% doanh nghiệp dược phẩm thuộc khu vực phía Bắc khơng xây dựng định mức cơng việc kế toán để làm sở xác định quy mơ nhân kế tốn Bên cạnh đó, 11/48 doanh nghiệp (chiếm 23%) doanh nghiệp xây dựng mô tả cơng việc nhân viên kế tốn số phần hành kế toán như: kế toán bán hàng, kế tốn tốn, kế tốn trưởng Vẫn cịn tới 35/48 doanh nghiệp chưa xây dựng mô tả công việc nhân viên kế tốn 3.2 Về hình thức tổ chức máy kế toán Các doanh nghiệp dược phẩm có đặc điểm khác quy mơ doanh nghiệp, đại đa số có địa bàn hoạt động rộng khắp tỉnh thành Kết thực tế khảo sát 48 doanh nghiệp dược phẩm cho thấy, 42 doanh nghiệp (87,5%) có mơ hình tổ chức máy kế toán tập trung doanh nghiệp (12,5%) có mơ hình tổ chức máy kế tốn vừa tập trung vừa phân tán Tại doanh nghiệp có mơ hình tổ chức máy kế tốn tập trung chi nhánh tiêu thụ hay khu vực sản xuất, doanh nghiệp bố trí nhân viên kế toán nhân viên thống kê để tập hợp chứng từ, vào bảng kê chi tiết chuyển chứng từ bảng kê cho phòng kế tốn cơng ty xử lý Những doanh nghiệp tổ chức mơ hình kế tốn vừa tập trung vừa phân tán chủ yếu doanh nghiệp có quy mơ lớn số doanh nghiệp có quy mơ vừa, địa bàn kinh doanh rộng chi nhánh địa bàn có doanh thu chiếm tỷ lệ lớn, đội ngũ cán nhân viên kế tốn có nghiệp vụ vững Công ty cổ phần Traphaco, Công ty cổ phần Dược phẩm Nam Hà, Công ty cổ phần Armephaco Cơng ty cổ phần Traphaco, có 22 chi nhánh tỉnh, thành phố nước, chi nhánh hạch tốn phụ thuộc; có cơng ty mà Traphaco sở hữu 100% vốn Công ty TNHH MTV TraphacoSapa, Công ty TNHH MTV Traphaco Hưng Yên; công ty mà Traphaco sở hữu 50% vốn cổ phần Công ty cổ phần Công nghệ cao Traphaco Công ty cổ phần Dược - vật tư y tế Đăklak.Cả cơng ty hạch tốn độc lập Hạn chế nguyên nhân Sự phát triển mạnh mẽ thành tựu khoa học kỹ thuật làm thay đổi sâu sắc phương thức kinh doanh nhu cầu thông tin doanh nghiệp Hiện nay, công nghệ kỹ thuật số cho phép người làm kế tốn quản lý hoạt động hiệu hơn, linh hoạt thông qua Internet Đồng thời, kế tốn phát thơng tin sai sót, gian lận nhanh hơn, giúp hạn chế rủi ro, đồng thời phân tích xu hướng tài đưa khuyến nghị cho nhà quản lý nhanh chóng, kịp thời Chính thế, việc tổ chức máy kế toán khoa học hợp lý quan trọng Qua tìm hiểu thực trạng máy kế tốn 48 doanh nghiệp dược phẩm thuộc khu vực phía Bắc, tác giả nhận thấy đơn vị này, cơng tác tổ chức máy kế tốn cịn số hạn chế sau: Thứ nhất, trình độ chun mơn cán kế tốn doanh nghiệp dược phẩm thuộc khu vực phía Bắc chưa đồng đều; số công ty chưa tạo điều kiện thường xuyên cho nhân viên tập huấn, Bảng Trình độ nhân viên kế toán doanh nghiệp dược phẩm thuộc khu vực phía Bắc (Nguồn: Tác giả tổng hợp) Tạp chí Kế tốn & Kiểm tốn số tháng 9/2019 51 Nghiên cứu trao đổi học hỏi nâng cao chuyên môn nghiệp vụ, cập nhật với kiến thức kế tốn có thay đổi ảnh hưởng đến việc hiểu vận dụng nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán văn pháp lý liên quan việc ghi chép, xử lý phân tích cung cấp thơng tin nghiệp vụ kiện kinh tế xảy doanh nghiệp Trình độ chun mơn cán kế toán ảnh hưởng đến việc hiểu vận dung nguyên tắc kế toán, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán văn pháp lý liên quan việc ghi chép, xử lý, phân tích cung cấp thông tin nghiệp vụ kiện kinh tế xảy doanh nghiệp Trong thời đại cơng nghệ 4.0, kế tốn viên phải thường xuyên học hỏi công nghệ, phần mềm ứng dụng q trình xử lý cơng việc để nhanh chóng làm chủ thiết bị cung cấp thơng tin hữu ích phục vụ cho nhà quản lý Thứ hai, doanh nghiệp dược phẩm thuộc khu vực phía Bắc chưa thực định mức cơng việc kế toán để xác định số lượng lao động kế toán cách hợp lý Việc xác định định mức công việc vô quan trọng giúp cho người lãnh đạo cơng ty nắm bắt phần việc nhân viên để xác định số lượng lao động kế toán hợp lý máy kế tốn, từ làm sở cắt giảm bổ sung lao động cho máy kế toán doanh nghiệp Thứ ba,các doanh nghiệp chưa đồng việc xây dựng mô tả công việc cho nhân viên kế toán Việc dẫn đến nhân viên kế tốn khơng nắm vững nhiệm vụ, cơng việc mình; nhà quản lý khơng kiểm sốt khối lượng cơng việc đánh giá khả hồn thành cơng việc nhân viên cách xác 52 Một số giải pháp hồn thiện Hiệu hoạt động doanh nghiệp phần phụ thuộc vào công tác tổ chức máy Đối với cơng tác kế tốn vậy, tổ chức máy kế toán hợp lý cung cấp đầy đủ thông tin để nhà lãnh đạo cấp định kịp thời Hoàn thiện tổ chức máy kế tốn tức đưa mơ hình với phân cơng cơng việc mơ hình cách hợp lý phù hợp với thực tế đơn vị Thứ nhất, hồn thiện chun mơn lao động kế toán Nhân viên kế toán doanh nghiệp dược phẩm phải luôn học hỏi, tự trau dồi kiến thức chun mơn, nâng cao trình độ, kỹ nghề nghiệp Trong bối cảnh cách mạng công nghệ 4.0, vai trị nhân viên kế tốn khơng nhân viên ghi chép sổ kế tốn Thay vào đó, kế tốn viên phải người có trình độ chun mơn cao, có khả làm việc độc lập, có lĩnh nghề nghiệp vững vàng,một mặt có khả đáp ứng tốt nhu cầu quản trị doanh nghiệp, mặt khác họ phải chủ động đề xuất giải pháp nhằm giúp doanh nghiệp hồn thiện cơng tác kế tốn theo hướng hiệu quả, chuyên nghiệp Các kế toán phải có khả xử lý sáng tạo tình phát sinh phức tạp doanh nghiệp, đảm bảo tính chất tuân thủ pháp luật chuẩn mực nghề nghiệp chặt chẽ Thứ hai, hoàn thiện xây dựng định mức lao động kế toán Định mức lao động kế toán sở tổ chức lao động kế tốn Xây dựng định mức giúp phân cơng lao động hợp lý Định mức lao động kế toán nhằm mục đích xác định số lượng lao động công việc; xác định số lượng người cần thiết Để định mức lao động kế toán cần thực hiện: - Xác định khối lượng thành phần công việc kế tốn theo loại Tạp chí Kế tốn & Kiểm tốn số tháng 9/2019 - Tính tốn thời gian để thực loại công việc Để xác định khối lượng công việc,doanh nghiệp lập bảng kê ghi chép tồn cơng việc phải thực Trong bảng kê ghi rõ tên công việc, khối lượng công việc thời gian để thực Bên cạnh đó, khối lượng công việc phải chia thành hai giai đoạn: giai đoạn thực công việc hàng ngày giai đoạn thực cơng việc kế tốn định kỳ cuối kỳ lập báo cáo Thứ ba, hoàn thiện tổ chức xây dựng mơ tả cơng việc kế tốn Theo kết khảo sát thực tế có 37/48 (77%) doanh nghiệp dược phẩm thuộc khu vực phía Bắc chưa xây dựng mô tả công việc nhân viên kế tốn Bản mơ tả cơng việc nhân viên kế toán vừa sở để thân nhân viên kế tốn nắm vững cơng việc, nhiệm vụ sở để kiểm tra, đánh giá mức độ hồn thành cơng việc nhân viên Bản mô tả công việc nhân viên kế tốn cần bao gồm nội dung: mục tiêu cơng việc, công việc phải thực hiện, thời hạn thực công việc; quan hệ công việc với phận chức đơn vị đơn vị; quyền hạn; tiêu chuẩn mặt nhân (yêu cầu lực, yêu cầu khác). Tài liệu tham khảo https://ketoandongnama.vn /tintuc/to-chuc-bo-may-ke-toan/ Lưu Đức Tuyên, Ngô Thị Thu Hồng (đồng chủ biên) (2011), Giáo trình tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp, NXB Tài chính, Hà Nội Ngô Thúy Hà (chủ biên) (2016), Tổ chức công tác kế tốn, NXB Chính trị quốc gia – Sự thật  ... nghiệp dược phẩm thuộc khu vực phía Bắc, tác giả nhận thấy đơn vị này, công tác tổ chức máy kế tốn cịn số hạn chế sau: Thứ nhất, trình độ chun mơn cán kế toán doanh nghiệp dược phẩm thuộc khu vực phía. .. khắp tỉnh thành Kết thực tế khảo sát 48 doanh nghiệp dược phẩm cho thấy, 42 doanh nghiệp (87,5%) có mơ hình tổ chức máy kế tốn tập trung doanh nghiệp (12,5%) có mơ hình tổ chức máy kế tốn vừa tập... nhân viên kế toán máy kế tốn doanh nghiệp hồn tồn kế toán trưởng theo kinh nghiệm thân để thực 100% doanh nghiệp dược phẩm thuộc khu vực phía Bắc khơng xây dựng định mức cơng việc kế tốn để làm