Nội dung này tập trung nghiên cứu thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhằm chỉ ra sự khác biệt trong việc tổ chức công tác kế toán khi ứng dụng CNTT ở các mức độ khác nhau.
INTERNATIONAL CONFERENCE: DEVELOPMENT OF SMALL AND MEDIUM ENTERPRISES IN VIETNAM IN THE CONTEXT OF INDUSTRIAL REVOLUTION 4.0 NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ VIỆT NAM TRONG ĐIỀU KIỆN HỘI NHẬP HIỆN NAY Trần Thanh Tâm, Trường Đại học Tài kế tốn Tóm tắt: Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin (CNTT) cơng tác quản lý nói chung c ng cơng tác kế tốn nói riêng doanh nghiệp vừa nhỏ ngày phổ biến Tuy nhiên, tùy theo điều kiện hoạt động doanh nghiệp mà mức độ ứng dụng CNTT công tác kế toán c ng khác Nội dung tập trung nghiên cứu thực trạng ứng dụng CNTT công tác kế toán doanh nghiệp vừa nhỏ nhằm ch khác biệt việc tổ chức cơng tác kế tốn ứng dụng CNTT mức độ khác Đồng thời đưa giải pháp hoàn thiện, nâng cao hiệu việc triển khai ứng dụng CNTT vào tổ chức cơng tác kế tốn hệ thống quản trị hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Việt Nam điều kiện hội nhập Từ khóa: kế tốn; ứng dụng cơng nghệ thơng tin; mức độ; vừa nhỏ; thực trạng IMPROVING THE EFFICIENCY OF APPLICATIONS INFORMATION TECHNOLOGY IN ACCOUNTING TASK IN SMALL AND MEDIUM ENTERPRISES OF VIETNAM IN INTEGRATION CONDITIONS Abstract - The application of information technology in general management and accounting task, in particular, in small and medium businesses is increasingly popular However, the level of application of information technology in the accounting task is definitely different, it depens on the conditions of production and business of each enterprise This research focuses on the situation and application of information technology in accounting work in small and medium enterprises to point out the differences in the organization of accounting work while adapting information technology in different levels Moreover, giving complete solution to improve the efficiency of technology information application in accounting and operation management system of Vietnam businesses in integration condition Key words: acounting; application of information technology; level; small and medium; situation 490 HỘI THẢO QUỐC TẾ: PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA CỦA VIỆT NAM TRONG BỐI CẢNH CUỘC CÁCH MẠNG CƠNG NGHIỆP 4.0 Sự cần thiết ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác kế tốn Hiện nay, Việt Nam số lượng doanh nghiệp vừa nhỏ chiếm tỷ trọng lớn Cụ thể, theo số liệu thống kê Tổng cục thống kê: tháng đầu năm 2019 có gần 54.000 doanh nghiệp đăng kí thành lập mới, số lượng doanh nghiệp đăng ký cao năm qua doanh nghiệp vừa nhỏ hoạt động chiếm tỷ trọng 98,1% tổng số lượng doanh nghiệp hoạt động Vì vậy, hoạt động kinh doanh hiệu doanh nghiệp góp phần lớn việc tăng nguồn thu giải việc làm cho người lao động Trong điều kiện kinh tế thị trường ngày phát triển, mối quan hệ kinh tế ngày mở rộng, tính chất hoạt động đa dạng phong phú, yêu cầu hợp tác quốc tế hội nhập ngày cao việc thu nhận, xử lý cung cấp thơng tin ngày khó khăn phức tạp Tổ chức hệ thống kế tốn theo kiểu chu trình doanh nghiệp không giải vấn đề xử lý nghiệp vụ mà quan trọng dễ dàng tổ chức đánh giá hoạt động kiểm soát nội bộ; doanh nghiệp thu thập, xử lý cung cấp hệ thống thơng tin kế tốn tài chính, kế tốn quản trị thành phân hệ tảng kế tốn thủ cơng mà khơng có trợ giúp chương trình kế tốn lập trình Ngoài ra, xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh ngày mở rộng doanh nghiệp Việt Nam thời gian qua việc ứng dụng CNTT vào cơng tác tác kế tốn tất yếu khách quan Tuy nhiên, doanh nghiệp phát huy hiệu việc ứng dụng CNTT cơng tác kế tốn Vì vậy, việc nghiên cứu thực trạng ứng dụng CNTT công tác kế toán doanh nghiệp vừa nhỏ nhằm tìm giải pháp nâng cao hiệu việc ứng dụng cần thiết Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp vừa nhỏ 2.1 Thực trạng ứng dụng phần mềm kế tốn tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp vừa nhỏ Thực tế doanh nghiệp quan tâm đến việc ứng dụng CNTT công tác kế toán Khi ứng dụng phần mềm kế tốn, đơn vị có tổ chức xếp lại cơng tác kế tốn phù hợp với điều kiện Tuy nhiên đơn vị, có khác mơ hình tổ chức ứng dụng phần mềm kế tốn vào cơng tác kế tốn, hiệu cao, thấp khác Cụ thể sau: Kết hợp phần mềm hỗ trợ kế toán với kế tốn thủ cơng Qua tổng hợp, phân tích thơng tin thu phiếu khảo sát, mơ hình kết hợp phần mềm hỗ trợ kế toán với kế tốn thủ cơng áp dụng số doanh nghiệp vừa nhỏ Với mơ hình này, cơng tác kế toán thực chủ yếu thủ cơng Kế tốn sử dụng phần mềm hỗ trợ phần mềm văn phịng, ví dụ Microsoft Excel, để xử lý liệu dạng bảng tính Cụ thể: Hệ thống chứng từ tiếp nhận, lập thủ công -Về kế tốn tiền lương, khoản trích theo lương thực phần phần mềm Excel Các chứng từ ban đầu liên quan đến tiền lương bảng chấm cơng, tiền lương sản phẩm, bảng tốn tiền lương… xử lý bảng tính Excel 491 INTERNATIONAL CONFERENCE: DEVELOPMENT OF SMALL AND MEDIUM ENTERPRISES IN VIETNAM IN THE CONTEXT OF INDUSTRIAL REVOLUTION 4.0 - Về kế toán tài sản cố định, kế toán thực lập bảng tính phân bổ khấu hao phần mềm Excel - Hệ thống báo cáo kế toán, báo cáo thuế thực phần mềm Excel phần mềm hỗ trợ kê khai Tổng cục Thuế Mơ hình có ưu điểm linh hoạt, chi phí thấp, nhiên, để vận dụng ổn định hiệu quả, địi hỏi nhân viên kế tốn phải có trình độ tin học văn phòng tương đối cao, đặc biệt kỹ sử dụng phần mềm xử lý bảng tính (Microsoft Excel) Ứng dụng phần mềm kế toán máy trạm Theo mơ hình ứng dụng phần mềm kế toán máy trạm, việc tổ chức hạch toán kế tốn có đặc điểm như: Chứng từ kế tốn tiếp nhận thủ cơng, số chứng từ lập thủ công, số chứng từ lập in giấy thơng qua phần mềm kế tốn; Phần lớn cơng tác kế tốn thực phần mềm kế tốn; Việc phân cơng kế tốn phần mềm thông qua chức phân quyền cho người dùng phần mềm kế toán; Việc lập, in, nộp báo cáo tài chính, báo cáo thuế thực phần mềm kế tốn Mơ hình có ưu điểm có mức độ tin học hóa cao hơn, chi phí đầu tư mua sắm thiết bị tin học phần mềm kế tốn khơng khơng nhiều Tuy nhiên, phần mềm chạy máy tính nên thời điểm có người sử dụng tác nghiệp phần mềm kế toán Đây nhược điểm lớn làm giảm suất, hiệu làm việc máy kế toán Ứng dụng phần mềm kế tốn hệ thống mạng nội Mơ hình áp dụng phần mềm kế tốn hệ thống mạng nội ứng dụng phổ biến Theo đó, phần mềm kế tốn cài máy tính chủ Máy chủ chứa tồn sở liệu kế tốn doanh nghiệp Ngồi ra, phần mềm kế tốn cịn cài máy tính khác (máy trạm) Các máy tính nối mạng nội với để làm việc sở liệu chung Kế toán trưởng, nhiệm vụ phân công nhân viên kế toán, cấp tài khoản sử dụng quyền truy cập tương ứng cho nhân viên thông qua chức quản trị người dùng phần mềm kế toán Khi làm việc, nhân viên kế toán sử dụng phần mềm kế tốn cài đặt máy tính trạm bàn làm việc người để truy cập, xử lý sở liệu kế tốn máy chủ Mơ hình có ưu điểm khả chia sẻ, sử dụng chung hệ thống sở liệu kế tốn thống nhất, giúp cho việc phân cơng lao động kế toán thuận tiện Tuy nhiên, hệ thống cần sở hạ tầng thông tin tương đối phức tạp; cần áp dụng giải pháp an toàn bảo mật thơng tin kế tốn, nhiều doanh nghiệp vừa nhỏ có tổ chức mạng nội chưa phân chia rõ phần hành 2.2 Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin doanh nghiệp vừa nhỏ Về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Vận dụng mẫu ch ng từ kế toán Thực tế doanh nghiệp vừa nhỏ hầu hết sử dụng mẫu chứng từ thiết kế cố định phần mềm kế tốn, số doanh nghiệp gặp khó khăn việc phát sinh số nội dung cần theo dõi chứng từ có sẵn lại khơng hiển thị nội dung 492 HỘI THẢO QUỐC TẾ: PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA CỦA VIỆT NAM TRONG BỐI CẢNH CUỘC CÁCH MẠNG CƠNG NGHIỆP 4.0 đó, có khoảng 33,3% số doanh nghiệp tự tổ chức in chứng từ đồng thời có thay đổi thuộc tính chứng từ Ngồi ra, chưa có doanh nghiệp thực tiến trình xác định tính hợp lệ chứng từ in từ máy tính thời điểm chưa ký (khơng hợp lệ) ký (hợp lệ) ứng dụng phần mềm kế toán, doanh nghiệp thiết kế chứng từ hướng dẫn theo kiểu, khơng đảm báo tính linh hoạt việc bổ sung, thêm bớt yếu tố cho nhiệm vụ cụ thể Lập, xử lý luân chuyển ch ng từ kế toán Trong việc lập chứng từ kế toán, hầu hết doanh nghiệp tuân thủ theo quy định chế độ kế toán phù hợp với yêu cầu nhà quản lý đối tượng bên Trong bước xử lý, luân chuyển chứng từ; hầu hết doanh nghiệp vừa nhỏ khảo sát không xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ Do đó, chứng từ sau lập luân chuyển đến phịng ban tùy thuộc vào thói quen kế toán, dẫn đến nhiều chứng từ luân chuyển tùy tiện, làm ảnh hưởng đến việc xử lý thông tin thực nghiệp vụ phận có liên quan Bên cạnh đó, doanh nghiệp lại trọng đến việc lập chứng từ thực (đặc biệt chứng từ bắt buộc) làm để ghi sổ kế toán mà bỏ qua vai trò quan trọng cứng từ mệnh lệnh chứng từ tự lập cần thiết khác để thực kiểm sốt nghiệp vụ Do đó, việc kiểm tra, kiểm soát trách nhiệm phận chưa rõ ràng, chồng chéo lẫn nhau, làm giảm vai trò cơng tác kế tốn quản lý Những liệu từ ch ng từ kế tốn vào máy tính Độ xác q trình nhập liệu phụ thuộc nhiều vào chủ quan nhân viên kế toán, sai sót q trình nhập liệu khơng thể tránh khỏi, nhiên có đến 69% doanh nghiệp khơng tổ chức đối chiếu chứng từ gốc chứng từ máy Bên cạnh vấn đề khử trùng bút toán doanh nghiệp khác chưa có phương pháp đảm bảo khoa học có tính hệ thống, chủ yếu dựa sở loại trừ chứng từ nhập liệu có nội dung theo cách thủ cơng, hạch tốn qua tài khoản trung gian khơng với chất nghiệp vụ kế toán Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Đối với hệ thống tài khoản kế toán, hầu hết doanh nghiệp vừa nhỏ thực theo chế độ, bên cạnh việc sử dụng tài khoản tổng hợp theo quy định tài khoản chi tiết doanh nghiệp tự tạo theo đặc điểm yêu cầu quản lý doanh nghiệp Tuy nhiên, số doanh nghiệp tạo hệ thống tài khoản chi tiết, chí tạo đến tài khoản chi tiết cấp 4, cấp dẫn đến việc quản lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh trở nên phức tạp, chồng chéo lẫn nhau, không linh hoạt việc đối chiếu, xử lý số liệu thực tế Vấn đề quan tâm doanh nghiệp ngành, lĩnh vực cơng tác tổ chức mã hóa đối tượng kế tốn, việc mã hóa đối tượng thường khác nhau, lộn xộn có tính hệ thống cao Về tổ chức lựa chọn hình thức kế tốn sổ kế toán Hiện nay, hầu hết doanh nghiệp vừa nhỏ sử dụng hình thức kế tốn máy dựa việc mơ hình thức sổ kế tốn thủ cơng, nhằm tạo sổ kế tốn theo quy đị hình thức sổ kế tốn chọn 493 INTERNATIONAL CONFERENCE: DEVELOPMENT OF SMALL AND MEDIUM ENTERPRISES IN VIETNAM IN THE CONTEXT OF INDUSTRIAL REVOLUTION 4.0 Theo kết khảo sát sổ kế tốn lựa chọn phổ biến doanh nghiệp vừa nhỏ sổ hình thức sổ Nhật ký chung (khoảng 80%), đồng thời 93,4% số doanh nghiệp xác định hình thức sổ kế tốn Nhật ký chung đáp ứng nhu cầu quản lý doanh nghiệp Cũng có số doanh nghiệp sử dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký - Chứng từ (khoảng 2%), xu hướng chung hình thức lựa chọn việc thiết kế phần mềm phức tạp khó khăn, khơng phù hợp với ngun tắc số ―ít cột, nhiều dịng‖ chương trình kế tốn máy Qua q trình khảo sát, đa số doanh nghiệp vừa nhỏ sử dụng khoảng 25 – 40 mẫu sổ, thẻ bảng biểu kế toán, đó, sổ kế tốn mang tính chất bắt buộc Nhà nước thực quy định; Các sổ kế tốn mang tính hướng dẫn Nhà nước thường không sử dụng triệt để áp dụng ít; Các sổ kế tốn để phục vụ cơng tác kế toán quản trị mở cho số nghiệp vụ kinh tế - tài tiêu biểu, thường gặp, chẳng hạn sổ kế toán quản trị chi phí, kế tốn quản trị bán hàng Đối với công tác tổ chức in lưu trữ tài liệu kế toán: Qua khảo sát, chứng từ lập giấy, sau phân loại nhập vào phần mềm kế tốn khơng lưu trữ, bảo quản cẩn thận Những chứng từ lập máy tính in giấy, thường lập thành liên để giao cho khách hàng, kế toán thực lưu trữ nội dung chứng từ máy tính không lưu trữ chứng từ in ký duyệt theo trình tự Kết khảo sát cho thấy có 32,1% doanh nghiệp thực lưu trữ chứng từ điện tử Có nhiều doanh nghiệp in lưu trữ sổ kế tốn tổng hợp chi tiết, cịn có doanh nghiệp in lưu trữ Sổ tài khoản (Sổ kế tốn tổng hợp) cho chủ yếu quan tâm đến báo cáo tài Việc sửa chữa sổ kế tốn: Khi phát liệu sai hầu hết phát sửa lại chứng từ máy tính mà khơng thể bút toán chữa sổ, việc chỉnh sửa số liệu chứng từ thường sửa chữa trực tiếp khơng lập chứng từ sửa sai Q trình hạch tốn sổ kế toán theo ứng dụng phần mềm thiết kế tự động từ chi tiết đến tổng hợp, điều làm khả đối chiếu chi tiết tổng hợp Về tổ chức báo cáo tài Các báo cáo tài lập tuân thủ theo nguyên mẫu, nội dung chế độ kế toán hành Tuy nhiên, tất báo cáo sử dụng mẫu sẵn có phần mềm, vậy, mẫu ―Thuyết minh báo cáo tài chính‖ chạy tự động phần mềm kế toán, điều dẫn đến có số nội dung nghiệp vụ cần thiết trình bày thuyết minh phần mềm lại khơng phản ánh Bên cạnh đó, ―Báo cáo lưu chuyển tiền tệ‖ tính chất không bắt buộc nên số doanh nghiệp vừa nhỏ không tiến hành lập Xét lý không lập báo cáo doanh nghiệp cho rằng: mặt tính khơng bắt buộc, mặt khác, doanh nghiệp không thấy nghĩa, tác dụng báo cáo lưu chuyển tiền tệ trình quản lý dòng tiền doanh nghiệp Riêng báo cáo quản trị doanh nghiệp chưa xây dựng hệ thống danh mục báo cáo kế toán quản trị liên quan đến tình điển hình để đưa định Hầu 494 HỘI THẢO QUỐC TẾ: PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA CỦA VIỆT NAM TRONG BỐI CẢNH CUỘC CÁCH MẠNG CÔNG NGHIỆP 4.0 doanh nghiệp lập báo cáo tài (chiếm 61,8%), lập báo cáo tài số báo cáo quản trị cần thiết (chiếm 34,1%), số doanh nghiệp lập đầy đủ báo cáo tài báo cáo quản trị chiếm 4,1%, Một phần báo cáo phụ thuộc vào việc thu thập thông tin liên quan đến tương lai gặp nhiều khó khăn, mặt khác việc thiết kế chương trình phần mềm hỗ trợ cho việc lập báo cáo phức tạp, doanh nghiệp vừa nhỏ chưa coi trọng vấn đề quản trị định theo tình cách lập báo cáo quản trị để tư vấn cho nhà quản lý Về nhân máy tổ chức kế tốn điều kiện ứng dụng cơng nghệ thông tin: Các doanh nghiệp vừa nhỏ dần chuyển sang sử dụng phần mềm kế tốn chun dụng, nhiên số doanh nghiệp cịn sử dụng phần mềm ứng dụng tin học văn phòng (MS Office) cao nhân viên nắm vững số kỹ giới hạn Hình 1: Tỉ lệ ứng dụng cơng nghệ theo mục đích năm 2017 6% 12% 32% Office E-mail, chat Web Soft Other 38% 18% Sự lo ngại thể tỷ chi tiêu cân đối cho đào tạo, nghiên cứu doanh nghiệp Trong gần 50% ngân sách dành cho phần cứng có 10% dành cho đào tạo nhân viên để vận hành ứng dụng CNTT phức tạp Thành phần dịch vụ trực tuyến Thành phần sở hạ tầng viễn thông 0.9283 1.0000 0.8356 Thành phần nguồn nhân lực 0.9494 Hà Lan 0.9125 0.9608 0.8342 0.9425 Anh 0.8960 0.9739 0.8135 0.9007 … ……… … … … … 82 Peru 0.5230 0.5163 0.2585 0.7942 83 Việt Nam 0.5217 0.4248 0.3969 0.7434 84 Seychelles 0.5192 0.3333 0.4037 0.8204 TT xếp hạng Quốc Gia Hàn Quốc Giá trị số Bảng Chỉ số điện tử Việt Nam năm 2017 so với nước 495 INTERNATIONAL CONFERENCE: DEVELOPMENT OF SMALL AND MEDIUM ENTERPRISES IN VIETNAM IN THE CONTEXT OF INDUSTRIAL REVOLUTION 4.0 Mặt khác, hầu hết doanh nghiệp vừa nhỏ trình độ cán kế tốn cịn non Theo số liệu khảo sát sinh viên tốt nghiệp trường đai học uy tín, có khoảng 2/3 số sinh viên tốt nghiệp cho biết họ chưa thể nắm bắt cơng việc kế tốn giao mà phải đào tạo, hướng dẫn lại Với kiến thức chủ yếu hàn lâm, đội ngũ nhân lực kế toán tốt nghiệp chưa đáp ứng nhu cầu thực tế doanh nghiệp Giải pháp hoàn thiện ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp vừa nhỏ Về tổ ch c hệ thống ch ng từ kế toán - Các doanh nghiệp cần lựa chọn chứng từ kế toán cần thiết, phù hợp với đặc điểm hoạt động doanh nghiệp việc tổ chức lập chứng từ phải chấp hành đầy đủ yếu tố chứng từ kế toán làm đáng tin cậy để ghi sổ kế toán - Đối với trường hợp sai sót, cho dù làm máy kế toán nên tuân thủ theo quy định pháp luật lập chứng từ sửa đổi, bổ sung Về tổ ch c hệ thống tài khoản kế toán - Trong q trình tổ chức cơng tác kế tốn nói chung, kế tốn máy nói riêng, ngồi việc sử dụng tài khoản cấp 1, cấp theo nội dung, phương pháp ghi chép quy định chế độ kế toán hành, doanh nghiệp vào yêu cầu quản lý để xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cần thiết tinh gọn - Hệ thống tài khoản kế toán phải tổ chức mã hóa bao gồm tài khoản kế tốn tài tài khoản kế tốn quản trị Đây công việc quan trọng nội dung mã hóa đối tượng quản lý – điều kiện thiếu tổ chức kế tốn máy Về việc lựa chọn hình th c kế toán sổ kế toán - Các doanh nghiệp vừa nhỏ cần linh động việc vận dụng hình thức kế tốn, đặc biệt doanh nghiệp sử dụng hình thức Nhật ký – chứng từ thực hành kế tốn máy tính hình thức trở nên rườm rà, phức tạp dẫn đến số liệu kế tốn khơng đáng tin cậy - Về hệ thống sổ kế tốn, để đảm bảo thơng tin doanh nghiệp bảo mật tránh trường hợp bị thông tin, doanh nghiệp nên tạo nên hệ thống bảo mật cho máy tính, kiểm tra hệ thống máy tính định kỳ thực in sổ chi tiết sổ tổng hợp báo cáo để lưu trữ liệu doanh nghiệp Về tổ ch c báo cáo tài - Trong vấn đề lập báo báo tình hình tài chính, điển hình Thuyết minh báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần có kết hợp số liệu tự động từ phần mềm làm thủ công để thông tin thuyết minh rõ ràng, thông tin đáng tin cậy - Các doanh nghiệp cần trọng đến báo cáo quản trị, báo cáo làm sở để nhà quản lý phân tích đưa định hợp lý đắn Về tổ ch c công tác kế tốn - Mã hóa đối tượng kế tốn sở liệu Một cơng việc quan trọng việc ứng dụng CNTT công tác kế toán xác định hệ thống đối tượng kế tốn mã hóa đối tượng cần quản lý Để mã hóa 496 HỘI THẢO QUỐC TẾ: PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA CỦA VIỆT NAM TRONG BỐI CẢNH CUỘC CÁCH MẠNG CÔNG NGHIỆP 4.0 đối tượng cần quản lý, nên dựa vào tính chất đối tượng chia thành mức độ: mức độ đơn giản, mức độ phức tạp (kết hợp) có tính hệ thống sử dụng phương pháp mã hóa logic, có tính bền vững, phát triển Các thiết kế cấu trúc độ dài mã đối tượng cần thỏa mãn yêu cầu: + Đáp ứng u cầu hệ thống tự động hóa xử lý thơng tin; + Cần lựa chọn hệ thống mã hóa thích hợp với doanh nghiệp; độ dài cấu trúc mã để dễ dàng giải tồn tốn phương án hệ thống; + Đảm bảo nguyên tắc khơng trùng lắp nhóm đối tượng đồng nhất; + Khơng đưa vào hệ thống mã hóa dấu hiệu (thuộc tính) mà chúng khơng liên quan đến tất phần tử nhóm mã; + Các thuộc tính xây dựng mã nên phân loại trước cố định; + Khi lựa chọn hệ thống mã hóa, cấu trúc độ dài mã cần tính đến khả mã hóa cho phần tử tệp - Tổ ch c công tác kiểm tra, kiểm soát hệ thống kế toán Trong điều kiện doanh nghiệp ứng dụng CNTT cơng tác kế tốn cách thức, phương pháp kiểm tra kế tốn cần có thay đổi cho phù hợp Với đặc thù ứng dụng, nghiệp vụ kinh tế phát sinh sử dụng chứng từ làm nhập liệu cho đối tượng mã hóa theo nguyên tắc ―nhập liệu chi tiết nhất‖ ―chống trùng‖ Vì vậy, cần thiết phải xác định rủi ro, gian lận sai sót xảy hoạt động Một ứng dụng hệ thống thường thông qua giai đoạn: nhập liệu, xử lý kết xuất Do kiểm sốt nhập liệu từ có nguồn liệu hồn tất có tầm quan trọng bậc cơng tác kiểm tra kế tốn Việc kiểm sốt q trình xử lý thơng tin đầu phải tích hợp với nhu cầu sử dụng thơng tin, đảm bảo an tồn liệu kết xuất thông tin nhạy cảm, số tổng kiểm soát nằm vùng giới hạn tăng cường an toàn hệ thống mạng trường hợp chuyển giao thơng tin hệ thống mạng máy tính Bên cạnh đó, hệ thống kiểm tra cơng tác kế tốn doanh nghiệp kiểm sốt viên sử dụng ứng dụng khác, độc lập với phần mềm kế toán doanh nghiệp, chọn mẫu số nghiệp vụ có tính chất trọng yếu nhằm mơ phỏng, đánh giá lại ứng dụng hệ thống thông qua việc đối chiếu số liệu sau có kết thực Với quy mơ doanh nghiệp, kiểm sốt viên xây dựng hệ thống trung tâm chi phí dự tốn chi phí dựa báo cáo năm trước báo cáo kế toán quản trị, từ dễ dàng phát khả sai sót nghiệp vụ báo cáo đầu quy trình nhập liệu thơng qua cơng cụ xử lý Về công tác quản trị người dùng bảo mật thơng tin - Hồn thiện cơng tác quản trị người dùng Hồn thiện cơng tác quản trị người dùng gồm lĩnh vực: Phân chia trách nhiệm, truy cập sở liệu, xác lập quyền sở hữu liệu Kế toán trưởng quy định chế độ mật quyền truy cập liệu cho kế tốn viên tương thích với chức cá nhân hệ thống Các quyền bao gồm quyền sử dụng chương trình, quyền đọc, thêm, sửa, xóa tệp tin liệu hay vùng tệp tin liệu Để kiểm tra tính tương thích chức năng, 497 INTERNATIONAL CONFERENCE: DEVELOPMENT OF SMALL AND MEDIUM ENTERPRISES IN VIETNAM IN THE CONTEXT OF INDUSTRIAL REVOLUTION 4.0 nhà quản lý công nghệ ứng dụng thường dùng ma trận kiểm soát truy cập để xây dựng chế độ mật Phầm mềm kế toán cần tự động ghi nhận hành vi truy cập hệ thống, chỉnh sửa, thêm, xóa liệu tệp tin riêng, tệp tin phải bảo mật tối đa, khơng xem, xố hay sửa Tệp tin độc lập với hệ thống, kiểm tra kế toán, kế toán trưởng người có quyền cao hệ thống quyền xem in báo cáo từ nội dung liệu tệp tin mà không quyền xóa, sửa Các liệu cần ghi nhận tệp tin bao gồm: Ngày, giờ, phân hệ truy cập, người truy cập, số chứng từ, liệu gốc, liệu sau chỉnh sửa,… - Hồn thiện hệ thống lưu trữ thơng tin liệu kế tốn Ngồi việc kết xuất in ấn tệp theo hình thức báo cáo, sổ sách chứng từ lưu trữ quy định doanh nghiệp nên sử dụng thiết bị lưu trữ song song tránh liệu có cố xảy Các hệ sở liệu cần tiến hành lưu, lọc thông tin cần thiết theo định kỳ quy định trước Thiết lập hệ thống phòng chống virus toàn mạng, cài đặt phần mềm, tường lửa (firewall) đặt chế độ kiểm tra tất tệp (file) gắn email, website hay tất thiết bị máy tính hệ thống sử dụng Các hệ thống sở liệu kế toán cần có chế độ bảo trì kỹ thuật định kỳ trang thiết bị với liệu Cần có phần mềm chống virus mạnh cập nhật thường xuyên số phần mềm ln kiểm sốt định kỳ tồn vẹn liệu, phát thông tin sai hỏng, thông tin giả phát đối tượng từ thâm nhập vào hệ sở liệu để phá hoại liệu - Bảo mật thông tin phần mềm kế toán Ban hành thống quy chế bảo mật liệu doanh nghiệp, quy định rõ tiêu chuẩn yêu cầu bảo mật liệu máy tính Quy định cụ thể chức quyền hạn người sử dụng liệu hệ thống, với chức quyền hạn phép chuyển liệu mạng cục từ hệ thống bên ngoài… Quy chế quản lý liệu trung tâm liệu, quy định rõ kiểm soát chặt chẽ chức quyền hạn cán phép chuyển thông tin từ hệ thống ngồi ngược lại Ngồi ra, áp dụng biện pháp kỹ thuật thiết lập hệ thống bảo mật nhiều tầng, nhiều mức khác trì đồng thời nhiều dạng bảo mật phù hợp với loại thông tin số liệu yêu cầu nghiệp vụ như: Mã hóa liệu, chữ ký điện tử, khóa cơng cộng… Phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin - Xây dựng chế, sách ưu đãi, thu hút nguồn nhân CNTT, đẩy mạnh hợp tác với trường đại học, cao đẳng phát triển nguồn nhân lực CNTT; tạo điều kiện để số chuyên gia CNTT, cán lãnh đạo, quản lý có điều kiện nghiên cứu, học tập, trao đổi kinh nghiệm - Tăng cường đào tạo kỹ ứng dụng CNTT cho cán công chức tỉnh, đặc biệt huyện, xã vùng sâu, vùng xa Đào tạo đội ngũ cán chuyên trách CNTT quan nhà nước cấp để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ 498 HỘI THẢO QUỐC TẾ: PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA CỦA VIỆT NAM TRONG BỐI CẢNH CUỘC CÁCH MẠNG CÔNG NGHIỆP 4.0 - Tuyên truyền, nâng cao nhận thức vị trí, vai trị, tầm quan trọng việc ứng dụng CNTT cho lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức doanh nghiệp Kết luận Xã hội phát triển theo xu hướng đại hóa tốn cầu Ứng dụng CNTT lĩnh vực khiến công việc trở nên dễ dàng Ứng dụng CNTT tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp vừa nhỏ khơng nằm ngồi xu chung Các doanh nghiệp nói chung doanh nghiệp doanh nghiệp vừa nhỏ nói riêng cần có giải pháp cụ thể, thiết thực để phát huy mạnh CNTT kế toán, giảm bớt công việc thủ công gây thời gian nhân lực Có vậy, cơng cải cách thực thành cơng có hiệu TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Đăng Huy (2010), ―Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin‖, Tạp chí kế tốn, (1), tr 24-29 Nguyễn Đăng Huy (2011), ―Tổ chức công tác kế tốn điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập Việt Nam‖ Tạp chí kinh tế phát triển Nguyễn Phước Bảo Ân (2008) Tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện tin học hóa, hệ thống thơng tin kế tốn tập Trường Đại học Kinh tế TP HCM NXB Lao động xã hội, Hà Nội Trần Thị Song Minh, Kế tốn máy, NXB Thống kê, 2010 Nguyễn Mạnh Tồn, Hệ thống thơng tin kế tốn, NXB Tài chính, 2011 Dr Phan Duc Dung, Principle of Accounting in English (Theory and Problem set), Thong ke, 2009 Joseph W.Wilkinson, Michale J.Cerulo, Acoounting Infomation Systems, Arizona State University, 2011 499 ... vậy, việc nghiên cứu thực trạng ứng dụng CNTT công tác kế toán doanh nghiệp vừa nhỏ nhằm tìm giải pháp nâng cao hiệu việc ứng dụng cần thiết Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức công tác. .. tác kế toán tại doanh nghiệp vừa nhỏ 2.1 Thực trạng ứng dụng phần mềm kế tốn tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp vừa nhỏ Thực tế doanh nghiệp quan tâm đến việc ứng dụng CNTT công tác kế toán. .. tác kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin doanh nghiệp vừa nhỏ Về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Vận dụng mẫu ch ng từ kế toán Thực tế doanh nghiệp vừa nhỏ hầu hết sử dụng