Nghiên cứu tình hình tổ chức công tác kế toán của các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn thị xã từ sơn, tỉnh bắc ninh

4.6 Kiểm soát nội bộ ñối với chứng từ trong DN ngoài quốc doanh trên ñịa bàn Thị xã từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh 84 4.7 Tóm tắt hệ thống tài khoản theo hướng dẫn của BTC 89 4.8 Danh mục mẫu sổ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO TRƯỜNG ðẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

HÁN MẠNH CƯỜNG

NGHIÊN CỨU TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ

TRÊN ðỊA BÀN THỊ XÃ TỪ SƠN, TỈNH BẮC NINH

LỜI CAM ðOAN

Tôi xin cam ñoan những nội dung và kết quả nghiên cứu ñược sử dụng trong luận văn này là trung thực và chưa từng ñược công bố, hay sử dụng ñể bảo vệ một học vị nào

Tôi cũng xin cam kết chắc chắn rằng, mọi sự giúp ñỡ cho việc thực hiện luận văn ñã ñược cảm ơn, các thông tin sử dụng trong luận văn ñều ñược chỉ rõ nguồn gốc

Hà Nội, ngày 05 tháng 12 năm 2012

Tác giả

Hán Mạnh Cường

LỜI CẢM ƠN

Trước hết cho tôi ñược gửi lời cảm ơn ñến toàn thể các thầy cô giáo trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội, các thầy cô giáo trong Viện ñào tạo sau ñại học và các thầy cô giáo khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh ñã trang bị cho tôi những kiến thức cơ bản và có ñịnh hướng ñúng ñắn trong học tập ñể hoàn thành luận văn tốt nghiệp

ðặc biệt, cho tôi ñược cảm ơn sâu sắc nhất tới TS Nguyễn Tất Thắng - người ñã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và giúp ñỡ tôi trong suốt thời gian tôi thực hiện luận văn

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc ñến toàn thể các cô chú, anh chị tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên ñịa bàn Thị xã Từ Sơn Các anh chị trong Chi cục Thống kê Từ Sơn; Cục Thống kê tỉnh Bắc Ninh ñã tạo mọi ñiều kiện thuận lợi, giúp ñỡ tôi trong trong việc thu thập các số liệu, tư liệu khách quan giúp tôi hoàn thành luận văn này

Cuối cùng, tôi xin ñược bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới gia ñình, bạn bè,ñồng nghiệp ñã ñộng viên, tạo ñiều kiện giúp ñỡ tôi trong quá trình thực hiện ñề tài nghiên cứu

Một lần nữa tôi xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày 05 tháng 12 năm 2012

Tác giả

Hán Mạnh Cường

2.2.3 Quá trình hình thành và phát triển các qui ñịnh về kế toán

2.2.4 Bài học kinh nghiệm rút ra từ cơ sở lý luận và thực tiễn trong tổ

3.1.1 đặc ựiểm về lịch sử, vị trắ ựịa lý, dân số, kinh tế xã hội và ựịnh

3.1.2 đặc ựiểm của các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên ựịa bàn Thị xã

3.1.3 đặc ựiểm mô hình tổ chức quản lý trong các doanh nghiệp vừa

và nhỏ ngoài quốc doanh trên ựịa bàn Thị xã Từ Sơn, tỉnh Bắc

4.1.8 Tổ chức trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu

4.2 đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán trong các doanh

4.2.3 Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán của các DNVVN trên ñịa

DNNN Doanh nghiệp nhà nước

DNSN Doanh nghiệp siêu nhỏ

DNTN Doanh nghiệp tư nhân

DNVVN Doanh nghiệp vừa và nhỏ

ðT&XNK ðầu tư và xuất nhập khẩu

SXKD Sản xuất kinh doanh

TM&DV Thương mại và dịch vụ

TNDN Thu nhập doanh nghiệp

DANH MỤC BẢNG

2.1 Tiêu chí doanh nghiệp vừa và nhỏ ở một số nước 40 2.2 Tiêu chí doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam 41 2.3 Cơ cấu ñóng góp GDP của các thành phần kinh tế trong giai

2.4 Trình ñộ công nghệ, máy móc thiết bị sử dụng tại Bắc Ninh so

2.5 Những tài khoản bổ sung và sửa ñổi trong hệ thống tài khoản

theo Thông tư 138 ngày 4/10/2011 của Bộ Tài chính 52 3.1 Cơ cấu GDP theo thành phần kinh tế của Từ Sơn qua các năm 56 3.2 Cơ cấu các doanh nghiệp ñịa bàn Thị xã Từ Sơn năm 2011 57 3.3 Vốn kinh doanh của các DNVVN của Từ Sơn năm 2011 58 3.4 Phân loại doanh nghiệp DNVVN trên ñịa bàn Thị xã Từ Sơn năm

3.5 Mẫu ñiều tra theo hình thức, ngành và quy mô DNVVN ngoài

4.1 Tình hình sử dụng chứng từ phần lao ñộng tiền lương trong các

DNVVN ngoài quốc doanh trên ñịa bàn Thị xã từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh 67 4.2 Tình hình sử dụng chứng từ phần hàng tồn kho trong các DNVVN

ngoài quốc doanh trên ñịa bàn Thị xã từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh 74 4.3 Tình hình sử dụng chứng từ phần bán hàng trong các DNVVN

ngoài quốc doanh trên ñịa bàn Thị xã từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh 78 4.4 Tình hình sử dụng chứng từ phần vốn bằng tiền trong các DNVVN

ngoài quốc doanh trên ñịa bàn Thị xã từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh 80 4.5 Tình hình sử dụng chứng từ phần TSCð trong các DNVVN

ngoài quốc doanh trên ñịa bàn Thị xã từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh 82

4.6 Kiểm soát nội bộ ñối với chứng từ trong DN ngoài quốc doanh

trên ñịa bàn Thị xã từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh 84 4.7 Tóm tắt hệ thống tài khoản theo hướng dẫn của BTC 89 4.8 Danh mục mẫu sổ kế toán theo hướng dẫn của BTC 93 4.9 Tình hình sử dụng hình thức kế toán trong các DNVVN ngoài

quốc doanh trên ñịa bàn Thị xã từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh 95 4.10 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị trong các DNVVN

ngoài quốc doanh trên ñịa bàn Thị xã từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh 100 4.11 Việc thực hiện tổ chức bộ máy kế toán trong các DNVVN ngoài

quốc doanh trên ñịa bàn Thị xã từ Sơn, tỉnh bắc Ninh 102 4.12 Tình hình tổ chức nhân sự làm kế toán trong các DNVVN ngoài

quốc doanh trên ñịa bàn Thị xã từ Sơn, tỉnh bắc Ninh 104 4.13 Trình ñộ nhân sự làm kế toán trong các DNVVN ngoài quốc

doanh trên ñịa bàn Thị xã từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh 106 4.14 Tổ chức kiểm tra kế toán (kiểm toán) trong các DNVVN ngoài

quốc doanh trên ñịa bàn Thị xã từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh 109 4.15 Tổ chức phân tích hoạt ñộng kinh tế trong các DNVVN ngoài

quốc doanh trên ñịa bàn Thị xã từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh 113 4.16 Tổ chức trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu

thập, xử lý và cung cấp thông tin trong các DNVVN ngoài quốc doanh trên ñịa bàn Thị xã từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh 115

DANH MỤC SƠ ðỒ

3.1 Mô hình tổ chức quản lý một số DNVVN trên ñịa bàn thị xã Từ

DNVVN trên ñịa bàn Thị xã Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh 151

DANH MỤC HỘP

1 Thay ñổi biểu mẫu chứng từ cho phù hợp với ñặc ñiểm sản xuất 119

2 Do ñặc thù kinh doanh, nên DN không cần dùng ñến một số tài

3 Mở thêm sổ kế toán ngoài hướng dẫn dùng trong nội bộ DN 121

4 Doanh nghiệp chỉ lập báo cáo tài chính theo quy ñịnh chứ không

5 Chấp nhận thuê dịch vụ kế toán, vừa tiết kiệm chi phí 124

6 Việc kiểm tra kế toán chỉ do cơ quan thuế làm, còn doanh nghiệp

7 ðịnh hướng và quyết ñịnh sản xuất kinh doanh theo cảm tính,

8 Không trang bị phần mềm kế toán do sợ lãng phí mà không hiệu quả 127

1 MỞ ðẦU

1.1 Tính cấp thiết của ñề tài nghiên cứu

Trong quá trình chuyển ñổi cơ chế quản lý kinh tế, ðảng và Nhà nước

ta ñã ban hành nhiều chính sách khuyến khích sự phát triển của các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế Trong ñó, phát triển DNVVN là một nhiệm vụ quan trọng trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội ở nước ta Trong những năm qua, các DNVVN ñược thành lập ngày một nhiều và

có vai trò ngày càng quan trọng trong nền kinh tế quốc dân Các doanh nghiệp này ñã có những ñóng góp lớn vào sự phát triển kinh tế và cải thiện ñời sống nhân dân Sự phát triển của các DNVVN không chỉ tạo thêm việc làm và của cải cho xã hội, mà còn góp phần quan trọng vào việc giữ vững ổn ñịnh chính trị - xã hội Càng ngày các DNVVN càng khẳng ñịnh ñược vị thế của mình và trở thành một bộ phận không thể thiếu trong nền kinh tế

Tuy nhiên, việc phát triển các DNVVN ở nước ta hiện nay ñang gặp nhiều hạn chế và những vướng mắc cần giải quyết: thiếu kinh nghiệm trong quản lý, tiềm lực tài chính nhỏ, hiệu quả và khả năng cạnh tranh còn yếu, chất lượng lao ñộng thấp, môi trường kinh doanh còn hạn chế, cơ chế, chính sách còn những ñiểm chưa phù hợp

Trong lĩnh vực kế toán, cho ñến nay Bộ Tài chính ñã ban hành Chế ñộ

kế toán áp dụng trong các DNVVN, tuy nhiên vẫn chưa có tổng kết cũng như chưa có sự nghiên cứu ñầy ñủ về tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp này Thực trạng tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp này vẫn còn nhiều yếu kém, dẫn ñến các khó khăn cho công tác quản lý của bản thân doanh nghiệp, cho các cơ quan quản lý Nhà nước nói riêng và người sử dụng thông tin ngoài doanh nghiệp nói chung

Do ñó việc nghiên cứu, ñánh giá thực trạng và ñưa ra các yêu cầu, các nguyên tắc, các phương hướng và các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công

tác kế toán cho các DNVVN là một nhu cầu cần thiết ñối với doanh nghiệp và Nhà nước trong ñiều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt hiện nay

Trong mọi lĩnh vực kinh doanh, cùng với chính sách phát triển kinh tế ña thành phần, nước ta ñang tiến hành mở cửa, hội nhập ðể các DNVVN Việt Nam nói chung và DNVVN Thị Xã Từ Sơn nói riêng ñứng vững và cạnh tranh thắng lợi trong mọi lĩnh vực thì ñòi hỏi phải ñược chuẩn bị sẵn sàng mọi ñiều kiện cho tiến trình hội nhập Ngoài các ñiều kiện về vốn, nhân lực, công nghệ, thì tổ chức tốt hệ thống thông tin doanh nghiệp, nòng cốt là tổ chức công tác kế toán ñể cung cấp ñầy ñủ, chính xác, kịp thời thông tin phục vụ cho quản lý ñóng vai trò rất quan trọng

Từ những lý do trên, tác giả quyết ñịnh chọn chuyên ñề "Nghiên cứu tình hình tổ chức công tác kế toán của các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên ñịa bàn Thị xã Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh" làm ñề tài nghiên cứu của mình Với

mong muốn ñề tài nghiên cứu sẽ góp phần giải quyết những vấn ñề ñặt ra trong thực tiễn tổ chức công tác kế toán trong các DNVVN Việt Nam nói chung và các DNVVN trên ñịa bàn Thị xã Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh hiện nay

1.2 Mục tiêu nghiên cứu ñề tài

1.2.1 Mục tiêu chung

Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình tổ chức công tác kế toán của các DNVVN trên ñịa bàn Thị xã Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh , luận văn sẽ ñánh giá mặt ñạt ñược, những tồn tại và hạn chế, từ ñó ñề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán của các DNVVN trên ñịa bàn Thị xã Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh

- ðề xuất hệ thống giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán của các DNVVN trên ñịa bàn Thị xã Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh

1.3 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu ñề tài

1.3.1 ðối tượng nghiên cứu

ðề tài nghiên cứu tình hình tổ chức công tác kế toán của các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên ñịa bàn thị xã Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi nội dung: Nghiên cứu tập trung vào tình hình tổ chức công tác kế toán của các doanh nghiệp vừa và nhỏ ngoài quốc doanh trên ñịa bàn thị xã Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh

- Phạm vi không gian: Nghiên cứu thực tế tại ñịa bàn Thị xã Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh

- Phạm vi thời gian: Tình hình tổ chức công tác kế toán của các DNVVN trên ñịa bàn thị xã Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh qua các năm 2009,2010 và

2011

2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA TỔ CHỨC CÔNG

TÁC KẾ TOÁN TRONG DNVVN

2.1 Cơ sở lý luận của tổ chức công tác kế toán trong DNVVN

2.1.1 Sự cần thiết của công tác kế toán

Kế toán ra ñời và phát triển cùng với nền kinh tế hàng hóa, lúc ñầu hình thành từ việc ghi chép giản ñơn, do yêu cầu quản lý của chủ sở hữu nó ngày càng phát triển và hình thành các hình thức kế toán như ngày nay

Ngày nay sự ñổi mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế ñòi hỏi nền tài chính quốc gia phải ñược ñổi mới một cách toàn diện nhằm tạo ra sự ổn ñịnh của môi trường kinh tế, hệ thống pháp luật tài chính kế toán, lành mạnh hóa

quan hệ và các hoạt ñộng tài chính

Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý ñiều hành và kiểm soát các hoạt ñộng kinh tế

Với tư cách là công cụ quản lý kinh tế tài chính, kế toán là một lĩnh vực gắn liền với hoạt ñộng kinh tế tài chính ñảm nhiệm vai trò cung cấp thông tin

có ích cho các quyết ñịnh kinh tế

Vì vậy kế toán có vai trò ñặc biệt quan trọng ñối với hoạt ñộng tài chính nhà nước và rất cần thiết và quan trọng ñối với hoạt ñộng tài chính của

doanh nghiệp (Nguyễn Hữu Hoản, 2008 [10])

2.1.2 Khái niệm về tổ chức công tác kế toán

Tổ chức kế toán trong doanh nghiệp là tập hợp các cán bộ, nhân viên kế toán nhằm ñảm bảo thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán của doanh nghiệp Mỗi nhân viên trong bộ máy kế toán ñều ñược quy ñịnh rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn trong quá trình tiến hành công tác kế toán ñồng thời

có mối quan hệ nghiệp vụ qua lại với nhau trong quá trình thực hiện công

việc (Trần Quốc Dũng, 2007 [8])

Tổ chức công tác kế toán ñược hiểu là một hệ thống các phương pháp cách thức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của

bộ máy kế toán thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán ñó là: Phản ánh, ño lường, giám sát và thông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính xác, kịp thời ñối tượng kế toán trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh vực quản lý khác

Tổ chức công tác kế toán là việc thiết lập mối liên hệ giữa các ñối tượng và phương pháp kế toán ñể thực hiện chế ñộ kế toán trong thực tế ñơn

vị kế toán cơ sở, là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin thông qua việc ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán cho mục ñích quản lý

Tổ chức hạch toán kế toán là tổ chức một khối lượng công tác kế toán

và bộ máy nhân sự của kế toán trên cơ sở vận dụng chế ñộ kế toán trong ñiều

kiện cụ thể của từng ñơn vị (Vũ Tùng Dương và cộng sự, 2007 [13])

2.1.3 Ý nghĩa, yêu cầu của việc tổ chức công tác kế toán

2.1.3.1.Ý nghĩa của việc tổ chức công tác kế toán

ðảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hóa thông tin kinh tế ñầy ñủ, kịp thời ñáng tin cậy, phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính, giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản, tiền vốn ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại ñến tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp.Vì mọi tồn tại và thiếu sót về công tác

tổ chức kế toán ñều có thể dẫn ñến sự trì trệ trong công tác hạch toán kế toán

và cung cấp thông tin kinh tế không ñầy ñủ, không chính xác dẫn ñến tiêu cực, lãng phí

Vì vậy tổ chức một cách khoa học và hợp lý công tác kế toán là vấn ñề

có tầm quan trọng ñặc biệt ñể thực hiện tốt công tác quản lý kinh tế ở doanh

nghiệp (Nghiêm Văn Lợi, 2003 [11])

2.1.3.2 Yêu cầu của việc tổ chức công tác kế toán

ðảm bảo thu nhận và hệ thống hóa thông tin về toàn bộ hoạt ñộng kinh

tế tài chính ở doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kinh tế ñánh tin cậy phục

vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chắnh của nhà nước và quản trị kinh doanh của danh nghiệp

Phù hợp với quy mô và ựặc ựiểm của tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; Phù hợp với trình ựộ khả năng của ựội ngũ cán bộ kinh tế, và trình ựộ trang bị các phương tiện, kỹ thuật tắnh toán, ghi chép của doanh

nghiệp; Phù hợp với chế ựộ kế toán hiện hành (Trần Quốc Dũng, 2007 [8])

2.1.4 đối tượng và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán

2.1.4.1 đối tượng của tổ chức công tác kế toán

* đối tượng kế toán: (theo Luật kế toán năm 2003) tùy theo từng lĩnh

vực, ựối tượng kế toán thuộc hoạt ựộng kinh doanh gồm: Tài sản cố ựịnh, tài sản lưu ựộng, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, các khoản doanh thu, chi phắ kinh doanh, chi phắ khác và thu nhập, thuế và các khoản nộp ngân sách, kết quả hoạt ựộng kinh doanh

* đối tượng nghiên cứu của hạch toán kế toán: đó là các hoạt ựộng

kinh tế tài chắnh, sự biến ựộng về tài sản, nguồn vốn, sự chu chuyển của tiền,

sự tuần hoàn của vốn kinh doanh

* đối tượng của tổ chức công tác kế toán: Xuất phát từ qui mô, ựặc

ựiểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp liên quan ựến khối lượng công tác kế toán mà ựơn vị kế toán phải ựảm nhận, mức ựộ thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin cho người sử dụng phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế tài chắnh của doanh nghiệp đối tượng của tổ chức công tác kế toán

còn là việc sử dụng hình thức kế toán, phương pháp kế toán ựược xác ựịnh, trình ựộ, khả năng của cán bộ kế toán và trang thiết bị kỹ thuật sử dụng

2.1.4.2 Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là trách nhiệm của lãnh ựạo ựơn vị và kế toán trưởng Nhiệm vụ chủ yếu của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là:

Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán ñể thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính trong ñơn vị trên cơ sở phân công rõ ràng trách nhiệm nghiệp vụ và quản lý cho từng bộ phận, từng phần hành và từng kế toán viên trong bộ máy

Tổ chức thực hiện các nguyên tắc, phương pháp kế toán, hình thức kế toán, trang thiết bị phương tiện, kỹ thuật tính toán ghi chép và thực hiện các chế ñộ kế toán tài chính liên quan nhằm ñảo bão khối lượng, chất lượng và hiệu quả thông tin kinh tế

Tổ chức hướng dẫn mọi người quán triệt và tuân thủ các chế ñộ về quản

lý kinh tế tài chính nói chung và chế ñộ kế toán nói riêng

Tổ chức cung cấp thông tin ñúng ñối tượng, ñúng yêu cầu, có chất lượng nhằm phục vụ kịp thời công tác quản lý kế toán tài chính của doanh

nghiệp [1]

Xác ñịnh rõ mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận chức năng khác trong ñơn vị về công việc liên quan ñến công tác kế toán

Tổ chức thực hiện chế ñộ lưu trữ, bảo quản chứng từ và tài liệu kế toán

2.1.5 Những nguyên tắc cơ bản và cơ sở của tổ chức công tác kế toán

2.1.5.1 Những nguyên tắc cơ bản của tổ chức công tác kế toán

Tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ những nguyên tắc kế toán chung ñược thừa nhận, ngoài ra còn phải tuân thủ các nguyên tắc cụ thể ñối với công tác tổ chức kế toán

* Nguyên tắc thống nhất: Cơ cấu tổ chức kế toán phải là một bộ phận

thống nhất về mặt quản lý doanh nghiệp và có mối quan hệ mật thiết với các

bộ phận khác Triển khai các nội dung của tổ chức kế toán phải thống nhất với các chế ñộ kế toán hiện hành Các chỉ tiêu kế toán phải thống nhất với các chỉ tiêu kế hoạch ñể ñảm bảo sự so sánh ñánh giá hoạt ñộng sản xuất kinh doanh Bảo ñảm tính thống nhất về các nghiệp vụ sử dụng trong kế toán (phương pháp kế toán hành tồn kho, phương pháp kế toán tính giá thành, phương pháp

hạch toán ngoại tệ)

* Nguyên tắc phù hợp: Phù hợp với quy mô, ựặc ựiểm tổ chức sản xuất

kinh doanh của ựơn vị Phù hợp với quy ựịnh hiện hành của nhà nước, bộ, ngành Phù hợp với khả năng, trình ựộ của các kế toán viên Phù hợp với

thông lệ quốc tế

* Nguyên tắc hiệu quả: đảm bảo thu nhận, hệ thống hóa thông tin và

cung cấp thông tin hiệu quả về toàn bộ hoạt ựộng kinh tế tài chắnh của doanh nghiệp Tắnh toán sao cho chi phắ ắt nhất vẫn ựảm bảo ựược công việc kế toán

ựạt hiệu quả cao nhất

2.1.5.2 Cơ sở của tổ chức công tác kế toán

* Dựa trên ựặc ựiểm tổ chức sản xuất kinh doanh và phân cấp quản lý của

doanh nghiệp

Qui mô doanh nghiệp càng lớn, ựặc ựiểm sản xuất kinh doanh càng phức tạp, không gian bố trắ các ựơn vị càng phân tán thì ựòi hỏi công tác kế toán càng phải hợp lý và khoa học

Sự phân chia quyền hạn về quản lý tài chắnh và quản lý hoạt ựộng kinh doanh giữa ựơn vị cấp trên và ựơn vị cấp dưới, quyền quyết ựịnh trong quá trình xây dựng và quản lý sản xuất kinh doanh ảnh hưởng ựến việc tổ chức công tác kế toán

Phân cấp quản lý kinh tế tài chắnh là tiền ựề cho hạch toán kinh tế nội

bộ Hạch toán kinh tế nội bộ sẽ làm cho tập thể lao ựộng quan tâm nhiều hơn ựến kết quả SXKD Khi ựã hình thành phân cấp quản lý tài chắnh trong doanh nghiệp thì phải dựa vào phân cấp này kết hợp với trình ựộ kế toán ở các ựơn

vị bộ phận của doanh nghiệp ựể xác ựịnh mô hình tổ chức kế toán phù hợp

* Dựa vào ựặc ựiểm của ựối tượng kế toán và phương pháp kế toán của doanh nghiệp

Dựa trên ựặc ựiểm của ựối tượng kế toán như trình ựộ quản lý, mức ựộ

sử dụng thông tin kế toán ựể làm cơ sở tổ chức công tác kế toán đòi hỏi cung cấp thông tin càng cao thì tổ chức bộ máy càng phải ựủ và khoa học

(Thông tin kế toán là những thông tin ñịnh lượng phản ánh các sự kiện, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chủ yếu mang tính chất tài chính và cần thiết cho việc ra các quyết ñịnh kinh tế phù hợp) [2]

Phương pháp kế toán là cách thức và thủ tục cụ thể ñể thực hiện từng nội dung công việc kế toán Căn cứ vào phương pháp kế toán và chế ñộ kế toán ñể xác ñịnh trình tự hạch toán phù hợp (chứng từ, sổ kế toán, báo cáo kế toán) Căn cứ vào ñặc ñiểm ñó ñể tổ chức công tác kế toán thích hợp

* Dựa vào các chuẩn mực kế toán trong nước và Quốc tế

Chuẩn mực kế toán gồm những nguyên tắc và phương pháp kế toán cơ bản ñể ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với yêu cầu quản lý của nhà nước và các thông lệ quốc tế, nhất là các ñơn vị liên doanh với nước ngoài hoặc có vốn ñầu tư nước ngoài

2.1.6 Nội dung tổ chức công tác kế toán

Nội dung công tác kế toán trong DN bao gồm việc thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản, hoạt ñộng sản xuất kinh doanh, quá trình lưu chuyển vốn… nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt ñộng kinh tế tài chính ở doanh nghiệp, cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý kinh

tế Các nội dung kinh tế ñược chi tiết hóa thành các công việc kế toán cụ thể

và cần ñược thực hiện một cách khoa học

Công việc kế toán trong doanh nghiệp ñược phân theo tiêu thức như:

* Theo yêu cầu và phạm vi sử dụng thông tin kế toán thì công việc kế toán ñược phân chia thành kế toán tài chính và kế toán quản trị

- Kế toán tài chính hệ thống hóa cung cấp thông tin kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổng hợp ñược qui ñịnh trong báo cáo tài chính nhằm phục vụ công tác quản lý kế toán, tài chính vĩ mô và vi mô, phục vụ cho công tác thống kê và thông tin kinh tế Kế toán tài chính có pháp lý cao và chịu sự kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan quản lý kinh tế tài chính của nhà nước -Kế toán quản trị không có tính chất pháp lý cao, thông tin kế toán quản

trị chỉ phục vụ cho quản trị kinh doanh nội bộ trong doanh nghiệp

* Theo mức ñộ chi tiết của chỉ tiêu kinh tế tài chính cần hệ thống hóa thì công tác kế toán ñược chia thành kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết

- Kế toán tổng hợp sử dụng hệ thống tài khoản cấp 1 và sổ kế toán tổng hợp ñể hệ thống hóa thông tin theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp trong bảng cân ñối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và các báo cáo ñịnh

kỳ khác

- Kế toán chi tiết hệ thống hóa thông tin cụ thể hơn, chi tiết hơn, mức

ñộ hệ thống hóa thông tin kế toán chi tiết phụ thuộc vào yêu cầu quản lý kinh

tế, tài chính của doanh nghiệp và những ñiều kiện cụ thể như tính phức tạp, chi phí hạch toán có thể chấp nhận ñược

Nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán gồm: Tổ chức bộ máy

kế toán; Tổ chức chứng từ kế toán; Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán; Tổ chức vận dụng sổ kế toán; Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán ; Tổ chức trang bị, phương tiện, thiết bị tính toán, thông tin, bảo quản số liệu, tài liệu

2.1.6.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và ñã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán

Tổ chức chứng từ là quá trình vận dụng chế ñộ chứng từ vào ñặc thù riêng của doanh nghiệp Quá trình gồm việc xác ñịnh chủng loại, số lượng, nội dung kết cấu và qui chế quản lý sử dụng chứng từ Tiếp theo là việc thiết lập các bước thủ tục cần thiết ñể hình thành bộ chứng từ cho từng loại nghiệp vụ phát sinh gắn với từng ñối tượng kế toán nhằm thiết lập thông tin ban ñầu hợp pháp, hợp lệ phục vụ cho việc quản lý, tác nghiệp hàng ngày và ghi sổ kế toán Việc thu nhập thông tin kế toán thực chất là việc tổ chức chứng từ Việc thu nhập thông tin kế toán phản ánh vào các chứng từ có một ý nghĩa quyết ñịnh ñối với tính trung thực, tính hợp lý và ñáng tin cậy của thông tin kế toán ñồng thời cũng là căn cứ không thể thiếu ñể kiểm toán, kiểm tra hoạt

ñộng kinh tế tài chính ở doanh nghiệp

a Ý nghĩa của tổ chức chứng từ kế toán

- Về mặt quản lý: Ghi chép kịp thời các chứng từ kế toán giúp cho việc

cung cấp thông tin kinh tế trở lên nhanh chóng ñể lãnh ñạo doanh nghiệp ra các quyết ñịnh hợp lý, kịp thời Tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán vừa cung cấp thông tin nhanh chóng cho quản lý, ñồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ tạo ñiều kiện tốt cho hoạt ñộng kinh doanh của doanh nghiệp

- Về kế toán: Chứng từ là cơ sở ñể ghi sổ kế toán, chỉ có các chứng từ

hợp lệ mới có giá trị ghi sổ, tổ chức tốt công tác chứng từ tạo ñiều kiện thuận lợi cho việc mã hóa thông tin và áp dụng tin học trong công tác kế toán

- Về pháp lý: Chứng từ là cơ sở xác minh trách nhiệm pháp lý của

những cá nhân có liên quan ñến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ ñể kiểm tra kế toán, căn cứ ñể trọng tài kinh tế giải quyết tranh chấp trong hoạt ñộng kinh doanh, tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán sẽ nâng cao tính chất pháp

lý và hiệu quả của công tác kiểm tra thông tin kế toán ngay từ giai ñoạn ñầu của công tác kế toán

Tóm lại: Tổ chức tốt chứng từ sẽ ñảm bảo cho hệ thống thông tin ban

ñầu ñược ñầy ñủ Tổ chức tốt chứng từ sẽ giúp cho việc kiểm tra ñối chiếu xác minh các nghiệp vụ ñược ñúng ñắn, làm cơ sở cho việc xử lý, quy trách nhiệm ñược cụ thể, chính xác

b Nội dung tổ chức chứng từ kế toán

chứng từ, nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán không ñược viết tắt, không ñược tẩy xóa, sửa chữa; Phản ánh ñúng nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh có liên quan ñến ñơn vị Chữ ký trên chứng từ phải ñúng chữ ký của người có trách nhiệm liên quan, những chứng từ giao dịch với pháp nhân bên ngoài thì liên gửi ra bên ngoài phải có

dấu của ñơn vị kinh tế (nếu có) Trường hợp không có mẫu chứng từ in sẵn thì

ñược viết tay nhưng chứng từ viết tay phải có ñầy ñủ các nội dung quy ñịnh cho chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán ñược coi là hợp lệ phải là chứng từ hợp pháp và phải ñảm bảo các yêu cầu sau: Các số liệu thông tin phản ánh trên chứng từ phải ñúng với thực tế về không gian, thời gian, ñịa ñiểm và giá cả; Các số liệu ñược tính toán theo ñúng phương pháp và ñúng kết quả Trường hợp ñơn vị

có sử dụng hệ thống ñịnh mức, ñơn giá của Nhà nước thì các chỉ tiêu trên chứng từ phải phù hợp với tiêu chuẩn ñịnh mức ñơn giá trong từng thời kỳ Ngoài ra, với các chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế pháp lý giữa các pháp nhân thì phải có chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng ñơn vị), ñóng dấu ñơn vị ðối với các chứng từ liên quan ñến nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ thì còn phải có thêm một số yếu tố thuế suất và số thuế phải nộp Còn có chứng từ có thể có thêm một số yếu tố

bổ sung nhằm phản ánh các chỉ tiêu mang tính ñặc thù của ngành

* Phân loại chứng từ kế toán

ðể thuận tiện cho việc quản lý, sử dụng và xử lý chứng từ kế toán cần phải phân loại chứng từ kế toán, người ta phân loại chứng từ kế toán theo những tiêu thức khác nhau:

- Phân loại theo nội dung kinh tế mà chứng từ phản ánh:

Chứng từ phản ánh chỉ tiêu lao ñộng tiền lương; Chứng từ phản ánh chỉ tiêu hàng tồn kho; Chứng từ phản ánh chỉ tiêu bán hàng; Chứng từ phản ánh

chỉ tiêu tiền tệ; Chứng từ phản ánh chỉ tiêu tài sản cố ñịnh; Chứng từ phản ánh chỉ tiêu sản xuất kinh doanh

- Phân loại chứng từ theo pháp lệnh kinh tế:

+ Chứng từ bắt buộc: Phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân

hoặc ñối tượng có yêu cầu quản lý chặt chẽ như: Hóa ñơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập xuất ðối với các chứng từ bắt buộc phải ñược lập theo mẫu thống nhất Chứng từ bắt buộc có một số loại ñặc biệt như séc lệnh chuyển tiền, lệnh chi tiền, biên lai thu phí, lệ phí, tín phiếu, công trái…

+ Chứng từ hướng dẫn: Phản ánh các mối quan hệ kinh tế trong nội bộ

doanh nghiệp như: Phiếu xác nhận công việc hoàn thành, phiếu báo làm theo giờ, biên bản kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm… các loại chứng từ này có ñặc thù riêng của từng ngành từng ñơn vị

- Phân loại theo công dụng của chứng từ:

+ Chứng từ mệnh lệnh: Dùng ñể truyền ñạt những mệnh lệnh hay chỉ thị

của người quản lý cho các bộ phận cấp dưới: Lệnh chi tiền, lệnh xuất vật tư…

+ Chứng từ thực hiện: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế ñã hoàn thành,

thể hiện kết quả thực hiện và trách nhiệm vật chất mà các bên có liên quan như: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất vật tư… Thường chứng từ mệnh lệnh và chứng từ thực hiện ñính kèm với nhau mới ñảm bảo ñầy ñủ tính pháp lý

+ Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ kết hợp 2 hoặc 3 công dụng khác

nhau như: Hóa ñơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ…

- Phân loại theo thời ñiểm phát sinh của chứng từ:

+ Chứng từ gốc: Phản ánh một cách trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát

sinh và ñược lập ngay khi phát sinh, chứng từ gốc bao gồm cả chứng từ mệnh lệnh và chứng từ thực hiện nó có ñầy ñủ tính pháp lý trong kế toán và trong quản lý

+ Chứng từ tổng hợp: (Chứng từ thủ tục kế toán) ñược lập trên cơ sở

nhiều chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ phát sinh cùng loại (chứng từ trung gian) nhằm giúp cho việc ghi sổ kế toán ñược gọn nhẹ Chứng từ tổng

hợp lập theo ñịnh kỳ (3 ngày, 5 ngày, 10 ngày hoặc hàng ngày) như: Bảng tổng hợp chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ…

Ngày nay ngoài chứng từ bằng giấy tờ còn có chứng từ ñiện tử, chứng từ ñiện tử là chứng từ kế toán mà nội dung của nó ñược thể hiện dưới dạng ñiện tử

ñã ñược mã hóa không có sự thay ñổi nội dung trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như: băng từ, ñĩa từ, thẻ thanh toán

Theo các cách phân loại trên tổ chức công tác kế toán là phải xác ñịnh số lượng, chủng loại chứng từ, sau ñó tiến hành phân loại, sắp xếp chứng từ ñể xác ñịnh danh mục chứng từ sử dụng ñối với từng loại chứng từ khi ñược lập

* Tổ chức quá trình lập chứng từ

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan ñến hoạt ñộng của ñơn vị kế toán ñều phải lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán chỉ ñược lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính Tổ chức lập chứng từ là xây dựng qui chế lập

và trách nhiệm hình thành của chứng từ ñảm bảo cho chúng hình thành theo ñúng chế ñộ quy ñịnh, theo yêu cầu quản lý và yêu cầu ghi sổ kế toán

Nội dung của một bản chứng từ gồm 2 yếu tố: Yếu tố cơ bản và yếu tố

bổ sung

Yếu tố cơ bản: Là các yếu tố bắt buộc phải có trong tất cả các chứng từ

(tên chứng từ, ngày và số thứ tự của chứng từ, tên ñịa chỉ của cá nhân có liên quan, nội dung kinh tế cụ thể, quy mô của nghiệp vụ về số lượng và giá trị, chữ ký của những người có trách nhiệm)

Yếu tố bổ sung: Là các yếu tố thông tin thêm làm rõ những ñặc ñiểm cá

biệt của chứng từ (quy mô kế hoạch hay ñịnh mức, phương thức thanh toán, thời gian bảo hành…)

Lập chứng từ phải ñảm bảo các yêu cầu sau: Lập ñúng mẫu quy ñịnh (bắt buộc hoặc hướng dẫn); Ghi ñủ các yếu tố của chứng từ; Không tẩy xóa chứng từ, nếu lập sai thì phải hủy và lập lại; ðảm bảo chế ñộ nhân liên theo yêu cầu luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong ñơn vị và các phần hành

kế toán

Xây dựng hệ thống chứng từ ban ñầu theo các mẫu quy ñịnh ñể ghi nhận ñầy ñủ thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính ñã phát sinh Tổ chức luân chuyển chứng từ ban ñầu khoa học, hợp lý ñể các bộ phận

có liên quan thực hiện các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ có thể kiểm tra, ghi chép hạch toán ñược kịp thời

Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh hàng ngày ở tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, liên quan ñến người lao ñộng vì vậy cần phải tổ chức thu nhận thông tin bằng các chứng từ ban ñầu ở tất cả các bộ phận Chứng từ ban ñầu giúp cho việc hạch toán ban ñầu ñược chính xác, ñây là công việc khởi ñầu của quy trình kế toán, tuy nhiên không hoàn toàn do kế toán viên thực hiện mà do nhưng người làm việc ở các bộ khác trong doanh nghiệp ñược phân công thực hiện với sự hướng dẫn, kiểm tra và giám sát của phòng kế toán doanh nghiệp

Các nghiệp vụ nội sinh khi phát sinh cũng phải lập chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ ðại bộ phận các chứng từ kế toán về nghiệp vụ nội sinh do các kế toán viên lập Doanh nghiệp cần xây dựng mẫu chứng kế toán về nghiệp vụ nội sinh do các kế toán viên lập Doanh nghiệp cần xây dựng mẫu chứng từ thống nhất, thích hợp với từng loại nghiệp vụ nội sinh thường phát sinh trong doanh nghiệp (là các nghiệp vụ phân bổ và trích trước chi phí ñể tính giá thành, phân bổ cho các ñối tượng, các nghiệp vụ liên quan ñến việc xác ñịnh kết quả hoạt ñộng kinh doanh - vẫn thường gọi là bút toán ñiều chỉnh bút toán kết chuyển)

* Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ

Chứng từ kế toán vừa là phương tiện chứa ñựng thông tin vừa là phương tiện truyền tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính ñã phát sinh và thực

sự hoàn thành ở doanh nghiệp Tổ chức phân công các kế toán viên chịu trách nhiệm thu nhận chứng từ về từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính thuộc phần hành công việc của mình và bắt buộc phải kiểm tra chặt chẽ chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán (khi tiếp nhận chứng từ kế toán phải kiểm tra)

Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: Kiểm tra việc ghi ñầy ñủ các yếu tố của chứng từ nhằm ñảm bảo tính pháp lý của số liệu kế toán, kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kế toán tài chính trong chứng từ nhằm ñảm bảo việc tuân thủ các chế ñộ về quản lý kế toán tài chính của nhà nước ngăn chặn kịp thời các hiện tượng tham ô lãng phí, kiểm tra tính hợp lý của các

nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ (Tính hợp lý là

nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh phải phù hợp với kế hoạch, với dự toán hay hợp ñồng, phù hợp với các ñịnh mức kinh tế kỹ thuật, phù hợp với kỷ luật thanh toán, tín dụng, phù hợp với giá cả thị trường hiện tại[1]); Kiểm tra tính

chính xác và trung thực của các thông tin trên chứng từ (bao gồm nội dung chỉ tiêu, yếu tố số lượng và chất lượng, hiện vật và giá trị), kiểm tra căn cứ và phương pháp tính các chỉ tiêu giá trị phản ánh trong chứng từ nhằm bảo ñảm tính chính xác của số liệu kế toán, kiểm tra chứng từ kế toán (các thông tin về hoạt ñộng kế toán tài chính) là một chức năng của hạch toán kế toán vì vậy các kế toán viên phải coi trọng việc kiểm chứng từ trước khi ghi sổ kế toán ñể bảo ñảm chất lượng thông tin kế toán

Muốn thực hiện tốt việc kiểm tra chứng từ kế toán ñòi hỏi phải nắm chắc chế ñộ quản lý kế toán tài chính hiện hành, năm chắc kỷ luật thanh toán, tín dụng, các ñịnh mức kinh tế kỹ thuật có liên quan ñến hoạt ñộng sản xuất kinh doanh, nắm chắc giá cả thị trường về các ñối tượng tính giá ở doanh nghiệp

* Tổ chức sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán

Chứng từ là cơ sở ñể ghi sổ kế toán, số liệu ñể ghi sổ kế toán là số liệu của chứng từ gốc hợp pháp và hợp lệ Trước khi ghi sổ kế toán các kế toán viên phải phân loại chứng từ theo các tiêu thức phân loại ñã ñược xác ñịnh Chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng ñể ghi sổ kế toán phải ñược dịch ra tiếng việt

Căn cứ vào phương pháp kế toán của ñơn vị, kế toán sử dụng chứng từ ñể ghi sổ kế toán (sổ tổng hợp và sổ chi tiết) theo các hình thức kế toán lựa chọn

* Tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ

Theo Nghị ñịnh 129/2004/Nð-CP ngày 31 tháng 5 năm 2004 của Chính phủ hướng dẫn thi hành luật kế toán và Quyết ñịnh 48/2006/Qð-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ trưởng bộ tài chính ban hành chế ñộ

chứng từ kế toán thì tài liệu kế toán ñược hiểu là:“Tài liệu kế toán là chứng từ

kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra và các tài liệu khác có liên quan ñến kế toán” [1]

Tài liệu kế toán phải ñược ñơn vị kế toán bảo quản ñầy ñủ, an toàn trong quá

trình sử dụng, người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu của mình trong quá trình sử dụng, và tài liệu kế toán lưu phải là bản chính

ðối với chứng từ kế toán chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở

cá 2 nơi thì một trong hai nơi ñược lưu trữ bản chứng từ sao chụp Chứng từ ñiện

tử trước khi ñưa vào lưu trữ phải in ra giấy ñể lưu trữ theo qui ñịnh lưu trữ tài liệu kế toán (trường hợp chứng từ ñiện tử ñược lưu trữ bản gốc trên thiết bị ñặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị ñọc tin phù hợp ñể sử dụng khi cần thiết)

Tài liệu kế toán ñưa vào lưu trữ ñầy ñủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ

kế toán năm Người ñại diện theo pháp luật của ñơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán về sự an toàn, ñầy ñủ, hợp pháp của tài liệu kế toán

Tài liệu kế toán phải ñược lưu trữ tại kho lưu trữ của ñơn vị Kho lưu trữ tài liệu kế toán phải có ñầy ñủ thiết bị bảo quản và bảo quản an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy ñịnh của pháp luật

Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu là 5 năm, 10 năm, 20 năm, có loại vĩnh viễn (theo ñiều 40 của pháp luật kế toán) Tài liệu kế toán ñưa vào lưu trữ sau 12 tháng tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, hoặc báo cáo quyết toán ñược duyệt Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ ñược phép tiêu hủy, khi tiêu hủy phải có quyết ñịnh của Hội ñồng ñánh giá tài liệu lưu trữ

* Tổ chức luân chuyển chứng từ

ðể phục vụ cho công tác quản lý và công tác hạch toán kế toán, chứng

từ kế toán luôn phải vận ñộng từ bộ phận này sang bộ phận khác theo một trình tự nhất ñịnh phù hợp với từng loại chứng từ và nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo thành một chu trình gọi là sự luân chuyển chứng từ

Các giai ñoạn của quá trình luân chuyển chứng từ gồm: Lập chứng từ hoặc tiếp nhận các chứng từ từ bên ngoài; Kiểm tra chứng từ (tính hợp pháp, hợp lý và các yếu tố cơ bản của chứng từ); Sử dụng ñể ghi sổ, chỉ ñạo nghiệp

vụ (phân loại chứng từ, ñịnh khoản, ghi sổ kế toán); Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán; Lưu trữ chứng từ

Kế toán xây dựng chương trình luân chuyển chứng từ phù hợp với từng nghiệp vụ kinh tế tài chính khác nhau ñể các bộ phận chức năng, các kế toán viên thực hiện ñược việc kiểm tra, ghi chép hạch toán theo chức trách nhiệm

vụ ñược phân công

Lập chương trình luân chuyển chứng từ là quá trình: Xác ñịnh mối quan hệ giữa các bộ phận có liên quan ñến lập chứng từ, kiểm tra, ghi sổ, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán (các phòng nghiệp vụ…; Xác ñịnh trách nhiệm vật chất của từng người tham gia thực hiện và xác minh nghiệp vụ kinh

tế (thủ trưởng, kế toán trưởng, người nhận, thủ kho…); Xác ñịnh trình tự vận ñộng của chứng từ kế toán, hạn chế sự trùng lặp, tăng tính chính xác kịp thời; Qui ñịnh rõ thời hạn lưu giữ chứng từ ở các bộ phận ñể kịp thời chuyển cho các bộ phận kế tiếp và chuyển ñến kế toán ñể hạch toán kịp thời

ðể tổ chức khoa học và hợp lý việc luân chuyển chứng từ ở doanh nghiệp cần quy ñịnh rõ chức trách, nhiệm vụ quản lý của từng bộ phận chức năng, của từng cá nhân có trách nhiệm ñến việc thực hiện nhiệm vụ, giảm bớt các khâu trung gian và giảm thủ tục chứng từ không cần thiết

2.1.6.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán là tổ chức vận dụng phương pháp tài khoản ñể xây dựng hệ thống tài khoản trên góc ñộ ban hành chế ñộ và vận

dụng chế ựộ cho ựơn vị hạch toán Hệ thống tài khoản kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng trong toàn bộ hệ thống kế toán doanh nghiệp Bản chất của phương pháp tài khoản là sự hệ thống hóa thông tin về các nghiệp vụ có liên quan ựến tài sản và nguồn vốn và các quá trình kinh doanh để ựáp ứng yêu cầu quản lý, ựiều hành tập trung thống nhất công tác kế toán cũng như hoạt ựộng sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực, thành phần kinh tế với các hình thức sở hữu khác nhau, Nhà nước ban hành hệ thống tài khoản kế toán thống nhất

Theo Quyết ựịnh 48/2006/Qđ-BTC ngày 14/09/2006, Hệ thống tài khoản áp dụng cho DNVVN có 51 tài khoản cấp 1 trong bảng cân ựối kế toán

và 5 tài khoản ngoài bảng cân ựối kế toán để phù hợp với tình hình hiện nay, ựược áp dụng từ ngày 01/01/2007 Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các DNVVN hiện hành ựã ựáp ứng ựược yêu cầu phản ánh ựược toàn bộ tài sản, nguồn vốn và các hoạt ựộng kinh doanh của doanh nghiệp Hệ thống tài khoản mới này ựã ựáp ứng ựược yêu cầu ựơn giản trong hạch toán, phù hợp với trình ựộ chung của kế toán trong các doanh nghiệp này

Hệ thống tài khoản ựược vận dụng trong việc tổ chức công tác kế toán

ở các doanh nghiệp phải ựáp ứng yêu cầu sau:

Thứ nhất: Cung cấp những thông tin về tài sản, nguồn vốn, quá trình

kinh doanh và các chỉ tiêu kinh tế, tài chắnh cần thiết ựáp ứng yêu cầu quản lý nội bộ doanh nghiệp cũng như yêu cầu thông tin cho người sử dụng ngoài doanh nghiệp

Thứ hai: đơn giản, tiện lợi cho hạch toán hàng ngày và hạch toán cuối

tháng, cuối kỳ

Thứ ba: Nội dung thông tin trên các tài khoản không trùng lắp làm tăng

khối lượng công việc kế toán và làm rối loạn thông tin kế toán

Thứ tư: đáp ứng yêu cầu cơ giới hóa và tự ựộng hóa công tác kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán hiện hành ựược chia thành 9 loại như sau:

* Loại 1: Tài sản ngắn hạn (tài sản lưu ựộng ), có 15 tài khoản

* Loại 2: Tài sản dài hạn (tài sản cố ñịnh), có 8 tài khoản

* Loại 3: Nợ phải trả, có 10 tài khoản

* Loại 4: Nguồn vốn chủ sở hữu, có 6 tài khoản

* Loại 5: Doanh thu, có 3 tài khoản

* Loại 6: Chi phí sản xuất kinh doanh, có 5 tài khoản

* Loại 7: Thu nhập khác, có 1 tài khoản

* Loại 8: Chi phí khác, có 2 tài khoản

* Loại 9: Xác ñịnh kết quả kinh doanh, có 1 tài khoản

Ngoài 9 loại tài khoản kế toán trên có tài khoản loại 0 gọi là tài khoản ngoài bảng , tài khoản ngoài bảng có 5 tài khoản

Với các yêu cầu trên và trên cơ sở hệ thống tài khoản hiện hành trên, các DNVVN có thể ñi sâu nghiên cứu, lựa chọn những tài khoản kế toán thích hợp từ ñó xây dựng hệ thống tài khoản sử dụng cho doanh nghiệp bao gồm những tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2, tài khoản cấp 3 ñể phản ánh ñầy ñủ tài sản, nguồn vốn, các hoạt ñộng kinh tế tài chính phát sinh trong doanh nghiệp phục vụ công tác quản lý của doanh nghiệp và của người sử dụng thông tin ngoài doanh nghiệp

2.1.6.3 Tổ chức vận dụng hình thức sổ kế toán

Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán trong doanh nghiệp là việc xác ñịnh số lượng sổ, kết cấu từng loại sổ; Xác ñịnh mối quan hệ giữa các loại sổ với nội dung; Trình tự ghi sổ ñể ghi chép, phân loại, xử lý thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính từ các chứng từ gốc vào các sổ kế toán; Mối quan

hệ giữa các loại sổ kế toán với nhau và giữa sổ kế toán với báo cáo kế toán Việc thực hiện tổ chức sổ kế toán hợp lý có ý nghĩa quan trọng thể hiện: ðảm bảo thực hiện dễ dàng, tiện lợi cho việc ghi chép, hệ thống hóa số liệu kế toán; Cung cấp thông tin nhanh chóng, ñầy ñủ, kịp thời theo yêu cầu quản lý; Công việc ghi sổ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng khối lượng công tác kế toán doanh nghiệp Vì vậy, vận dụng sổ kế toán hợp lý, khoa học là ñiều kiện

ñể doanh nghiệp tiết kiệm công sức, thời gian lao ñộng của kế toán

Hình thức hạch toán ñược thể hiện qua hệ thống sổ kế toán và mối liên

hệ về số liệu và trình tự ghi chép giữa các sổ trong hệ thống Sổ kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp ñối ứng tài khoản trên thực tế, nó là phương tiện vật chất ñể hệ thống hóa các số liệu kế toán trên cơ sở chứng từ gốc và các tài liệu kế toán khác Do vậy, việc tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán của doanh nghiệp phải ñảm bảo các yêu cầu sau: Cung cấp ñầy ñủ, chi tiết thông tin theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, yêu cầu của người sử dụng thông tin ngoài doanh nghiệp; Tiện lợi trong ghi chép, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán - tài chính, quản trị doanh nghiệp; Hạn chế việc ghi chép trùng lắp; Tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc ghi sổ và xử lý số liệu trên sổ kế toán

Từ các yêu cầu trên, việc tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán trong doanh nghiệp phải dựa vào các căn cứ sau: ðặc ñiểm kinh doanh của doanh nghiệp, tính chất phức tạp của hoạt ñộng kinh tế tài chính, quy mô ñơn vị và khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh; Yêu cầu và trình ñộ quản lý của doanh nghiệp, yêu cầu tổng hợp, cung cấp thông tin lập báo cáo tài chính và quản trị doanh nghiệp; Trình ñộ nghiệp vụ và năng lực của cán bộ kế toán; ðiều kiện trang bị, sử dụng các phương tiện kỹ thuật ghi chép xử lý, tổng hợp thông tin hiện có của doanh nghiệp

Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán trong doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau: ðảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản

kế toán với việc xây dựng hệ thống sổ kế toán; Kết cấu và nội dung ghi chép trên từng loại sổ (sổ nhật ký, sổ cái, sổ chi tiết ) phải phù hợp với năng lực, trình ñộ tổ chức quản lý nói chung và kế toán nói riêng Thực hiện theo nguyên tắc này tạo ñiều kiện thuận lợi cho việc ghi chép, ñối chiếu, kiểm tra tổng hợp số liệu kế toán; Tổ chức hệ thống sổ kế toán phải ñảm bảo tính khoa học, tiết kiệm và tiện lợi cho việc kiểm tra; Mỗi ñơn vị kế toán chỉ ñược mở

một hệ thống sổ kế toán theo một trong các hình thức sổ quy ñịnh Sổ phải ñược ñánh số trang và ñóng dấu giáp lai giữa hai trang liền nhau Sổ phải có chữ ký thủ trưởng và ñóng dấu của ñơn vị; Bắt ñầu niên ñộ kế toán phải mở sổ

kế toán mới Cuối kỳ hoặc cuối niên ñộ kế toán phải tiến hành khóa sổ kế toán Trong các trường hợp khác cần thiết như kiểm kê tài sản, kiểm toán, giải thể, sáp nhập, kế toán cũng phải tiến hành cộng sổ, tính số phát sinh, tính số dư cuối kỳ trên các tài khoản; Việc ghi chép trên sổ kế toán phải ñảm bảo rõ ràng,

dễ ñọc, phải ghi bằng mực tốt không phai, không bị nhòe Số liệu phản ánh trên

sổ phải liên tục, có hệ thống không ñược tẩy xóa, làm nhòe, làm mất số ñã ghi Trường hợp nếu có sai sót thì phải chữa sổ theo phương pháp phù hợp

Các hình thức hạch toán cơ bản

* Tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức sổ Nhật ký chung

- ðặc ñiểm: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ñều phải

ghi vào nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và ñịnh khoản kế toán của nghiệp vụ ñó Sau ñó, căn cứ vào Nhật ký chung, lấy số liệu ñể ghi Sổ cái

(Xem phụ lục 3)

- Ưu ñiểm: Hình thức Nhật ký chung có ưu ñiểm mẫu số ñơn giản, dễ

ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao ñộng kế toán

- Nhược ñiểm: Ghi chép trùng lắp nhiều trên nhiều sổ kế toán (sổ nhật

ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền - Sổ cái tài khoản tiền mặt, sổ Nhật ký mua hàng - Sổ cái tài khoản mua hàng )

- ðiều kiện vận dụng: ðối với ñiều kiện kế toán thủ công, hình thức kế

toán này phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô hoạt ñộng vừa và nhỏ, loại hình hoạt ñộng ñơn giản, thuận tiện cho việc phân công và yêu cầu phân công lao ñộng kế toán Trong ñiều kiện kế toán bằng máy, hình thức Nhật ký chung phù hợp với mọi loại hình quy mô của doanh nghiệp

* Tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức sổ Chứng từ - ghi sổ

- đặc ựiểm: đặc ựiểm của hình thức chứng từ ghi sổ là các hoạt ựộng

kinh tế tài chắnh ựược phản ánh ở chứng từ gốc ựều ựược phân loại, tổng hợp, lập chứng từ ghi sổ, sau ựó sử dụng các chứng từ ghi sổ ựể ghi sổ cái tài khoản Việc ghi sổ theo thứ tự thời gian tách rời việc ghi sổ theo hệ thống trên hai loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau là Sổ ựăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái

các tài khoản (Xem phụ lục 4)

- Ưu ựiểm: Mẫu sổ ựơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho phân công lao

ựộng kế toán

- Nhược ựiểm: Việc ghi chép kế toán trùng lắp, khối lượng ghi chép kế

toán nhiều, việc kiểm tra ựối chiếu dồn vào cuối tháng nên việc cung cấp số liệu báo cáo kế toán thường chậm nhất là trong ựiều kiện kế toán thủ công

- điều kiện vận dụng: Hình thức này thắch hợp với mọi loại hình ựơn

vị Kết cấu sổ sách ựơn giản dễ ghi chép nên phù hợp với cả ựiều kiện lao ựộng thủ công và áp dụng kế toán máy

* Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán máy

Trong thời ựại thông tin bùng nổ hiện nay việc làm kế toán trên máy vi tắnh ựược phổ biến rộng rãi, không còn là vấn ựề mới mẻ, hầu hết các ựơn vị sản xuất kinh doanh hiện nay ựều trang bị máy ựiện toán ựể quản trị kinh doanh nói chung và công tác kế toán nói riêng

- đặc ựiểm: Công tác kế toán ựược thực hiện theo một chương trình

phần mềm kế toán trên máy vi tắnh Phần mềm kế toán ựược thiết kế theo

nguyên tắc của một trong bốn hình thức trên Phần mềm kế toán không hiển

thị ựầy ựủ quy trình ghi sổ nhưng phải in ựược ựầy ựủ sổ kế toán và báo cáo

tài chắnh theo quy ựịnh

- Ưu ựiểm: Làm việc một cách khoa học, truy cập số liệu nhanh chóng

và dễ dàng, tránh ựược nhầm lẫn

- Nhược ựiểm: đòi hỏi việc mã hóa thông tin phải khoa học dễ nhớ, dễ

bổ sung, bảo ñảm tính nhất quán trong việc truy cập số liệu, nếu không sẽ cho

ra các số liệu sai lệch Xây dựng phần mềm kế toán phải có trình ñộ cao, am

hiểu công tác kế toán (Xem phụ lục 5)

2.1.6.4 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

a Bản chất của hệ thống báo cáo kế toán

* Bản chất của báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là một hệ thống thông tin ñược xử lý bởi hệ thống kế toán tài chính nhằm cung cấp những thông tin tài chính có ích cho các ñối tượng sử dụng ñể ñưa ra các quyết ñịnh kinh tế Báo cáo tài chính ñược xác ñịnh là loại báo cáo tổng hợp về tình hình tài sản, nguồn vốn cũng như tình hình và kết quả hoạt ñộng của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất ñịnh, ñược thể hiện thông qua hệ thống các chỉ tiêu có mối quan hệ với nhau do nhà nước quy ñịnh thống nhất và mang tính chất pháp lệnh Nó cung cấp cho người sử dụng thấy ñược bức tranh toàn cảnh về tình hình hoạt ñộng của doanh nghiệp

Như vậy bản chất của báo cáo tài chính là phản ánh sự kết hợp giữa những sự kiện quá khứ với những nguyên tắc kế toán ñã ñược thừa nhận nhằm chủ yếu là cung cấp thông tin tài chính hữu ích cho ñối tượng sử dụng bên ngoài doanh nghiệp (chính phủ, khách hàng, cổ ñông, nhà ñầu tư, chủ nợ

và nhà cung cấp) (Trần ðăng Ninh, (2009)[14])

* Bản chất của kế toán quản trị

Báo cáo kế toán quản trị là những báo cáo phục vụ yêu cầu quản trị và ñiều hành hoạt ñộng sản xuất kinh doanh của nhà quản lý doanh nghiệp Báo cáo kế toán quản trị cung cấp những thông tin mà nhà quản lý cần ñể lập kế hoạch, ñánh giá, kiểm soát hoạt ñộng trong doanh nghiệp, nó tồn tại vì lợi ích của doanh nghiệp Nói một cách tổng quát nó cung cấp những thông tin kế toán phục vụ cho mục tiêu ra quyết ñịnh của nhà quản lý Vì thông tin kế toán quản trị chỉ ñược chuẩn bị và sử dụng riêng cho nhà quản lý nên việc lập báo cáo này không cần thiết phải tuân theo những nguyên tắc kế toán nhất ñịnh

Như vậy bản chất của báo cáo kế toán quản trị là hệ thống thông tin ñược soạn thảo và trình bày theo các yêu cầu quản trị, ñiều hành sản xuất kinh doanh và ra các quyết ñịnh của bản thân từng doanh nghiệp nên nó có tính chất linh hoạt không phụ thuộc vào những nguyên tắc kế toán ðiều cơ bản của báo cáo này là giúp cho nhà quản lý thấy ñược những việc ñã, ñang và sẽ diễn ra trong hoạt ñộng của doanh nghiệp gắn liền với từng bộ phận, từng

chức năng nhất ñịnh (Lê Thị Tuyết, (2008)[15])

b Mục ñích của báo cáo kế toán

* Mục ñích của báo cáo tài chính

Mục ñích của báo cáo tài chính là cung cấp những thông tin về tình hình tài chính, kết quả kinh doanh và những biến ñộng về tình hình tài chính của doanh nghiệp, ñể giúp cho người sử dụng ra các quyết ñịnh kinh tế một cách kịp thời Thông tin về tình hình tài chính chủ yếu ñược cung cấp qua bảng cân ñối kế toán, tình hình tài chính của doanh nghiệp chịu sự ảnh hưởng của các nhân tố: các nguồn lực kinh tế do doanh nghiệp kiểm soát, cơ cấu tài chính và khả năng thanh toán công nợ

* Mục ñích của báo cáo kế toán quản trị

Mục ñích của báo cáo kế toán quản trị phải gắn liền với mục tiêu hoạt ñộng cụ thể của từng doanh nghiệp và các chức năng quản lý nội bộ của nhà quản lý Do mỗi loại hình hoạt ñộng khác nhau sẽ có mục tiêu và cách thức ñể ñạt ñược mục ñích khác nhau và nhằm cung cấp thông tin hữu ích phục vụ cho việc hoạch ñịnh, kiểm soát và ra quyết ñịnh của nhà quản lý ở nhiều cấp ñộ khác nhau trong sự phù hợp với ñặc ñiểm hoạt ñộng của từng doanh nghiệp

c Phân loại báo cáo kế toán

Báo cáo là phương tiện cung cấp thông tin cho các ñối tượng cần sử dụng, báo cáo kế toán ở doanh nghiệp ñược phân loại theo nhiều tiêu thức

* Theo quy ñịnh của chế ñộ kế toán: Báo cáo kế toán chia làm 2 loại:

- Báo cáo kế toán bắt buộc: ðây là báo cáo buộc doanh nghiệp phải lập trong kỳ báo cáo theo mẫu quy ñịnh trong chế ñộ báo cáo kế toán, theo chế ñộ

kế toán hiện hành báo cáo kế toán bắt buộc bao gồm: Bảng cân ñối kế toán; Báo cáo kết quả kinh doanh; Bản thuyết minh báo cáo tài chính; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Báo cáo kế toán không bắt buộc: Là báo cáo kế toán lập theo yêu cầu của các ngành, và của doanh nghiệp Nội dung và kết cấu của báo cáo này do ngành hoặc doanh nghiệp quy ñịnh

* Theo kỳ lập báo cáo: ðược chia thành 2 loại:

- Báo cáo ñịnh kỳ là báo cáo ñược lập sau một kỳ doanh nghiệp (tháng, quý, năm)

- Báo cáo kế toán thường xuyên (còn gọi là báo cáo nhanh) là báo cáo ñược lập theo yêu cầu công tác quản lý hoạt ñộng kinh doanh, hoạt ñộng tài chính của doanh nghiệp Có thể là báo cáo hàng ngày hoặc báo cáo thời gian ngắn do lãnh ñạo quy ñịnh

d Tổ chức hệ thống báo cáo trong doanh nghiệp

* Tổ chức hệ thống báo cáo nội bộ

- Khái niệm: Báo cáo kế toán nội bộ là một hệ thống thông tin ñược sử

dụng xử lý bởi hệ thống kế toán tài chính nhằm cung cấp những thông tin kế toán có ích cho các nhà quản lý doanh nghiệp ñể quyết ñịnh các vấn ñề kinh

tế của doanh nghiệp

- Ý nghĩa: Bảo ñảm sự nhất quán của các chỉ tiêu kinh tế theo yêu cầu

quản lý ñặt ra Nội dung các chỉ tiêu, kết cấu biểu mẫu rất ña dạng, báo cáo kế toán nội bộ cung cấp nhiều chỉ tiêu khác nhau, từng thời ñiểm khác nhau sẽ giúp cho người quản lý luôn hiểu rõ tình hình kinh tế của DN từ ñó quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn Trong cơ chế thị trường các DN ñều hoạt ñộng vì mục ñích lợi nhuận vì vậy mọi thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính vĩ mô ñều phục vụ cho yêu cầu quản trị kinh doanh của DN

- Yêu cầu: Tên gọi của báo cáo phải phản ánh rõ nội dung chỉ tiêu kinh

tế cần báo cáo; Phản ánh ñầy ñủ các chỉ tiêu chi tiết, cụ thể do yêu cầu quản trị kinh doanh ñặt ra Các chỉ tiêu cấu thành báo cáo, các chỉ tiêu có liên quan

phải ựược ghi rõ và cụ thể; Sắp xếp các chỉ tiêu trong mẫu báo cáo phải khoa học và hợp lý ựể bảo ựảm tắnh dễ hiểu, dễ sử dụng thông tin báo cáo; Các chỉ tiêu thực hiện cần có căn cứ ựể so sánh, ựánh giá (kế hoạch, chỉ tiêu kỳ trướcẦ); đáp ứng yêu cầu quản lý nội bộ theo từng thời gian (thời gian ngắn, tháng, quý, năm)

- Các loại báo cáo kế toán nội bộ

Báo cáo kế toán nội bộ ựược chia thành nhiều loại theo các tiêu thức phân loại khác nhau

+ Theo các mặt hoạt ựộng: Báo cáo phản ánh tình hình TSCđ và

nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp; Báo cáo phản ánh tình hình chi phắ

sản xuất và giá thành sản phẩm; Báo cáo phản ánh tình hình kết quả tiêu thụ;

Báo cáo phản ánh các loại quỹ trong doanh nghiệp

+ Theo lĩnh vực hoạt ựộng: Báo cáo tình hình chi phắ, kết quả hoạt ựộng

sản xuất kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp; Báo cáo tình hình chi phắ, kết quả hoạt ựộng sản xuất kinh doanh phụ của doanh nghiệp; Báo cáo chi phắ và thu nhập của hoạt ựộng ựầu tư tài chắnh, góp vốn liên doanh, mua bán chứng khoán; Báo cáo về tình hình hoạt ựộng bất thường trong doanh nghiệp

+ Theo quá trình hoạt ựộng: Báo cáo tình hình dự trữ; Báo cáo nội bộ

trong giai ựoạn sản xuất; Báo cáo ở giai ựoạn tiêu thụ

+ Theo yêu cầu của công tác quản lý: Các báo cáo kế toán nội bộ phục

vụ yêu cầu quản lý tài sản của doanh nghiệp; Báo cáo kế toán nội bộ phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế tài chắnh; Báo cáo kế toán nội bộ phục vụ yêu cầu quản trị kinh doanh:

* Tổ chức hệ thống báo cáo tài chắnh

- Mục ựắch của báo cáo tài chắnh: Báo cáo tài chắnh dùng ựể cung cấp

thông tin về tình hình tài chắnh, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của doanh nghiệp ựáp ứng yêu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp, cơ quan nhà nước và nhu cầu hữu ắch của những người sử dụng trong việc ựưa ra các

quyết ựịnh kinh tế

- ðặc ñiểm của báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính năm ñược áp dụng

cho tất cả các loại hình DNVVN thuộc các ngành và các thành phần kinh tế Việc lập và trình bày báo cáo tài chính phải tuân thủ theo quy ñịnh tại chế ñộ

kế toán do Bộ tài chính ban hành

- Nội dung hệ thống báo cáo tài chính của doanh nghiệp: Báo cáo tài

chính phải cung cấp những thông tin của doanh nghiệp về: Tài sản, vốn chủ

sở hữu, nợ phải trả, doanh thu, thu nhập khác, chi phí khác, kết quả kinh doanh, thuế và các khoản phải nộp nhà nước, các luồng tiền

Ngoài các thông tin này các doanh nghiệp còn phải cung cấp các thông tin khác trong “Bản thuyết minh báo cáo tài chính” nhằm giải thích thêm các chỉ tiêu ñã phản ánh trên báo cáo tài chính tổng hợp

- Hệ thống báo cáo tài chính hiện hành

ðối với các DNVVN, Bộ Tài chính ñã có Quyết ñịnh số BTC ngày 14/09/2006 ban hành chế ñộ báo cáo tài chính có hiệu lực từ ngày 01/01/2007, mẫu báo cáo tài chính bao gồm:

48/2006/Qð-Bảng Cân ñối kế toán: Mẫu số B 01 - DNN Báo cáo Kết quả hoạt ñộng kinh doanh: Mẫu số B 02 - DNN Bản Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B 09 - DNN Báo cáo tài chính gửi cho cơ quan thuế phải lập và gửi thêm phụ biểu sau: Bảng Cân ñối tài khoản: Mẫu số F 01- DNN

Ngoài mẫu báo lưu chuyển tiền tệ là mẫu không bắt buộc mà khuyến khích lập, các mẫu còn lại là mẫu bắt buộc phải lập

2.1.6.5 Tổ chức bộ máy kế toán

Theo luật kế toán 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 của Quốc hội quy ñịnh: ðơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê người làm kế toán