Bài giảng tổ chức và bảo quản vốn tài liệu

LỜI NĨI ĐẦU Nói đến thư viện trung tâm thơng tin – thư viện nói đến tài liệu Tài liệu bao gồm: sách, báo, tạp chí, vật mang tin dẫn thông tin khác Một nhiệm vụ quan trọng quan thông tin, thư viện lưu trữ tổ chức bảo quản lâu dài tài liệu – kho tàng tri thức nhân loại Tổ chức tài liệu khoa học với mục đích: thuận tiện cho việc phục vụ người dùng tin dễ bảo quản Bảo quản tài liệu cách khoa học với mục đích: sử dụng lâu dài, mát, hư hỏng, nhờ tiết kiệm ngân sách, kinh phí bổ sung, lưu giữ vốn tri thức dân tộc nhân loại Bài giảng “Tổ chức bảo quản vốn tài liệu” biên soạn nhằm mục đích cung cấp kiến thức mới, cập nhật, cần đủ dành riêng cho học sinh hệ trung cấp Thư viện thiết bị, sinh viên cao đẳng đẳng ngành Thông tin – Thư viện Bài giảng “Tổ chức bảo quản vốn tài liệu” chia làm chương: Chương 1: Các loại hình tổ chức kho đăng ký tài liệu Chương 2: Các phương pháp xếp tài liệu Chương 3: Tổ chức kho mở Chương 4: Các phương pháp kiểm kê tài liệu Chương 5: Bảo quản vốn tài liệu quan thông tin thư viện Mặc dù cố gắng nhiều, song thân chưa có nhiều kinh nghiệm việc biên soạn giảng, giảng chắn khơng tránh khỏi thiếu sót Bởi vậy, mong nhËn góp ý đồng nghiệp để lần sau biên soạn tốt Xin trân trọng cảm ơn! Người biên soạn CN Trần Dương MỤC LỤC Trang Chương 1: Các loại hình tổ chức kho đăng ký tài liệu 1.1 Khái niệm tổ chức kho tài liệu 1.2 Ý nghĩa việc tổ chức kho tài liệu 1.3 Quá trình tổ chức kho 1.3.1 Xử lý kỹ thuật tài liệu 1.3.2 Xử lý nội dung tài liệu 1.4 Các loại hình tổ chức kho tài liệu 1.4.1 Theo hình thức tài liệu 1.4.2 Theo nội dung tài liệu 1.4.3 Theo ngôn ngữ tài liệu 1.4.4 Theo phương thức phục vụ 1.4.5 Theo chức năng, nhiệm vụ 10 1.4.6 Theo thời gian xuất tài liệu 11 1.5 Đăng ký tài liệu 12 1.5.1 Mục đích, ý nghĩa đăng ký tài liệu 12 1.5.2 Yêu cầu việc đăng ký tài liệu 13 1.5.3 Các hình thức đăng ký tài liệu 13 1.5.4 Đăng ký báo, tạp chí 16 Chương 2: Các phương pháp xếp tài liệu 17 2.1 Mục đích, yêu cầu, nguyên tắc xếp tài liệu 17 2.1.1 Mục đích 17 2.1.2 Yêu cầu 17 2.1.3 Nguyên tắc xếp tài liệu 17 2.2 Các phương pháp xếp tài liệu 17 2.2.1 Xếp tài liệu theo nội dung 17 2.2.2 Xếp tài liệu theo hình thức 19 2.2.3 Ký hiệu xếp giá theo bảng số tác giả (Chỉ số Cutter) 21 26 Chương 3: Tổ chức kho mở 3.1 Khái niệm 26 3.2 Tình hình tổ chức kho mở giới Việt Nam 26 3.1.1 Trên giới 26 3.1.2 Ở Việt Nam 27 3.3.Ưu nhược điểm kho mở 28 3.3.1 Ưu điểm 28 3.3.2 Nhược điểm 29 3.4 Cách thức tổ chức kho mở 29 3.4.1 Dán lẫy từ, mã vạch 30 3.4.2 Định ký hiệu kho mở 31 3.4.3 In dán ký hiệu kho mở 31 3.4.4 Sắp xếp kho mở 32 3.5 Yêu cầu kho mở xu xây dựng thư viện đại 32 3.5.1 Diện tích kho 32 3.5.2 Trang thiết bị 32 3.5.3 Tổ chức kho 33 35 Chương 4: Các phương pháp kiểm kê tài liệu 4.1.Nhiệm vụ kiểm kê tài liệu 35 4.2 Qúa trình kiểm kê tài liệu 35 4.2.1 Các loại kiểm kê 35 4.2.1.1 Kiểm kê định kỳ 35 4.2.1.2 Kiểm kê đột xuất 35 4.2.2 Các phương pháp kiểm kê 36 4.2.2.1 Kiểm kê theo sổ đăng ký cá biệt 36 4.2.2.2 Kiểm kê theo phiếu kiểm kê 36 4.2.2.3 Kiểm kê theo mã vạch 36 4.2.3 Các công việc phải làm sau kiểm kê tài liệu 37 39 Chương 5: Bảo quản vốn tài liệu quan thông tin thư viện 5.1 Khái niệm công tác bảo quản tài liệu 39 5.1.1 Định nghĩa 39 5.2 Ý nghĩa bảo tồn, bảo quản vốn tài liệu 39 5.3 Những nhân tố huỷ hoại tài liệu (Nguyên nhân tài liệu hư hỏng) 40 5.3.1 Nguyên nhân khách quan 40 5.3.1 Con người 40 5.3.2 Môi trường 41 5.3.2 Nguyên nhân chủ quan 43 5.4 Nội dung công tác bảo tồn, bảo quản tài liệu 43 5.4.1 Giáo dục 43 5.4.2 Kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm 44 5.4.3 Xử lí loài gây hại 45 5.4.4 Đảm bảo an ninh 47 5.4.5.Lập kế hoạch bảo quản 49 5.4.6 Các quy định xây dựng thư viện 51 5.4.7 Phục chế tài liệu 52 5.5 Sữa chữa tài liệu 52 5.5.1 Yêu cầu sữa chữa tài liệu 52 5.5.2 Hướng dẫn đóng sách 52 5.5.3 Một số phương pháp làm khô tài liệu bị ngấm nước 53 56 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Bài giảng Chương CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC KHO VÀ ĐĂNG KÝ TÀI LIỆU 1.1 KHÁI NIỆM TỔ CHỨC KHO TÀI LIỆU Tài liệu thư viện trung tâm thông tin sở vật chất quan trọng thiết yếu nhất, khơng có thư viện trung tâm thơng tin lại khơng có tài liệu Nói đến thư viện trung tâm thơng tin nói đến sách báo, tạp chí vật mang tin khác, ta gọi chung tài liệu Thư viện – bắt nguồn từ chữ Hy lạp cổ “biliotheka” hai từ ghép: “bilio” sách “theka” bảo quản, theo nghĩa đen từ xa xưa thư viện nơi bảo quản Các trung tâm thông tin thư viện lớn nước nước ngồi, khơng có nhiệm vụ thu thập, tổ chức sử dụng mà tổ chức bảo quản tài liệu, tri thức nhân loại Muốn tổ chức sử dụng bảo quản tài liệu có hiệu quả, ta phải tổ chức kho tài liệu cho khoa học: cất giữ nhiều, dễ cất, dễ lấy, dễ bảo quản Tổ chức vốn tài liệu nói đến việc đăng ký, xử lý, xếp, kiểm kê bảo quản vốn tài liệu Thư viện nước tư ý nhiều đến khâu tổ chức bảo quản vốn tài liệu Nhiều người cho rằng: thư viện khoa học, nghệ thuật xếp, bảo quản tài liệu Thư viện phải tổ chức vốn tài liệu để bạn đọc sử dụng tối đa tài liệu mà thư viện có Nếu tổ chức vốn tài liệu khơng khoa học, kho sách trở thành “mồ chơn sách” Vì tổ chức vốn tài liệu khoa học tạo điều kiện cho thư viện hoạt động dễ dàng, hiệu bảo quản tốt tài liệu mà thư viện có Vậy, tổ chức kho tài liệu thư viện cách thức tổ chức xếp tài liệu kho cách khoa học có hệ thống nhằm tạo điều kiện lưu trữ, bảo quản tìm kiếm tài liệu dễ dàng, hiệu Có cơng việc quản lý tài liệu dễ dàng thuận lợi Người soạn: Trần Dương Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Bài giảng 1.2 Ý NGHĨA CỦA VIỆC TỔ CHỨC KHO TÀI LIỆU Tổ chức, bảo quản tài liệu có ý nghĩa quan trọng, Crup skaia nói: “Việc bảo quản sách, việc sử dụng tối đa kho tàng sách báo, việc thỏa mãn nhu cầu độc giả mặt trị thư viện phụ thuộc nhiều vào việc tổ chức đắn vốn tài liệu” - Bảo quản tài liệu biện pháp bảo đảm toàn vẹn trạng vật lý bình thường tài liệu có kho - Tổ chức kho đắn tiết kiệm nhân lực phương tiện cho thư viện - Tiết kiệm thời gian công sức cán thư viện, tăng cường chất lượng phục vụ bạn đọc - Giải nhiệm vụ quan trọng bảo quản vốn tài liệu với tư cách tài sản quốc gia làm cho vốn tài liệu nói chung tài liệu nói riêng bảo quản lâu dài - Tiết kiệm ngân sách cho Nhà nước việc phục hồi, phục chế việc mát, hư hỏng - Giải đồng thời hai nhiệm vụ đối lập có quan hệ biện chứng với nhau, việc sử dụng tích cực vốn tài liệu bảo quản tài liệu lâu dài 1.3 Q TRÌNH TỔ CHỨC KHO Q trình tổ chức kho trình xử lý kỹ thuật xử lý nội dung tài liệu 1.3.1 Xử lý kỹ thuật tài liệu Xử lý kỹ thuật tài liệu: Là trình kỹ thuật quan trọng cần thiết, nhằm mục đích xếp tài liệu khoa học, hợp lý, phục vụ tốt cho độc giả tốt, dễ bảo quản bảo quản có hiệu Bất tài liệu nhập vào quan thông tin - thư viện, trước xếp lên giá phải qua xử lý kỹ thuật Quá trình xử lý kỹ thuật tài liệu định cho tài liệu ký Người soạn: Trần Dương Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Bài giảng hiệu cho tài liệu thư viện: - Đóng dấu vào tài liệu - Viết số đăng ký cá biệt (SĐKCB) vào tài liệu - Viết ký hiệu xếp giá, gián nhãn - Làm túi sách, phiếu sách (nếu có) - Quyét mã vạch lên tài liệu - Sửa chữa nhỏ tài liệu (nếu cấn) Các khâu xử lý kỹ thuật phải tiến hành tuần tự, đòi hỏi xác cao cho việc xếp giá, phục vụ bạn đọc bảo quản tài liệu đẽ dàng, tốt Các khâu xử lý kỹ thuật cụ thể sau: a Đóng dấu Khi tất tài liệu nhập vào quan thong tin thư viện phải đóng dấu quan thông tin - thư viện (TT - TV) Đây sở để nhận biết tài liệu thư viện nào, đăng ký quyền tài liệu thuộc thư viện Trên tài liệu, dấu quan TT - TV phải đóng dấu hai nơi bắt buộc, trang tên sách trang 17 Trên trang tài liệu, dấu thường đóng yếu tố thơng tin nhan đề, tài liệu khơng có trang tên sách, ta đóng dấu vào trang bìa Trang 17 tài liệu, ta thường đóng dấu vào nách trang sách, tức lề trái trang (Đối với tài liệu q hiếm, người ta cịn đóng dấu vào vào nách trang 34 trang cuối tài liệu) Nếu tài liệu mỏng khơng có trang 17, ta đóng dấu vào trang cuối văn tài liệu b Ghi số đăng ký cá biệt vào tài liệu Số đăng ký cá biệt tài liệu ghi dấu cạnh dấu thư viện đóng trang tên sách trang 17 tài liệu c Viết ký hiệu xếp giá dán nhãn Nhãn sách dán gáy sách phía sách, cách mép sách khoảng cm sách dày, tài liệu mỏng nhãn sách dán trang bìa sau góc bên trái Người soạn: Trần Dương Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Bài giảng Trên nhãn sách ghi ký hiệu xếp giá, có số thư viện ghi ký hiệu mã hoá tên sách, tên tác giả (Chỉ số cutter), ký hiệu kho… d Làm túi sách phiếu sách Để phục vụ bạn đọc quản lý tài liệu tốt, người ta làm túi sách, túi sách dán góc bên trái bìa sách sau sách (túi sách bìa cứng giấy thường) Để quản lý theo dõi thông tin bạn đọc ngày mượn, ngày trả, số lượt sách mượn người ta làm phiếu sách Phiếu sách đựng túi sách Phiếu sách hình chữ nhật ghi thông tin như: Nhan đề sách, tác giả, SĐKCB, thông tin bắt buộc ghi: thứ tự, tên người mượn, ngày mượn - ngày trả sách Làm túi sách phiếu sách thường áp dụng thư viện phục vụ mượn - trả sách truyền thống e Sửa chữa nhỏ tài liệu Trước đưa tài liệu lên giá phục vụ bạn đọc, nhập tài liệu khơng kiểm tra kỹ, có số sách bị hỏng khâu, long bìa, long phụ bản, hiệu đính tai phải sữa chữa kịp thời f Quyét mã vạch lên tài liệu Mã vạch phương pháp mã hố thơng tin bàng vạch đen, trắng, có độ rộng hẹp, dài ngắn, đậm nhạt khác Hay mã vạch tập hợp đường song song (các vạch) diễn đạt liệu cách sử dụng đặc trưng đậm nhạt khoảng cách giư ã cac vạch Mã vạch quyét lên trang giấy, sau cắt ký hiệu mã vạch đó, dán lên trang bìa tài liệu Số ký tự mã vạch nhiều hay tuỳ thuộc vào tài liệu thư viện Ví dụ: 00001, 00002,… Đễ dễ dàng phân biệt tài liệu thuộc phịng nào, dễ quản lý cán thư viện thêm phần ký chữ vào trước ký hiệu mã vạch với mục đích phân biệt phịng Ví dụ: Đ - Phòng đọc, M - Phòng mượn; Ký hiệu loại hình: T - Phịng tạp chí, GT - Giáo trình… Người soạn: Trần Dương Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Bài giảng Ký hiệu mã vạch thường có hai phần: Phần chữ + phần mã vạch (Số) Nhãn mã vạch tài liệu tích hợp với phần mềm quan thư viện – thơng tin để lưu thơng tài liệu quản lý tài liệu Chúng ta nhận dạng, giải mã thiết bị quyét mã vạch (barcode scanner) tích hợp phần mềm quản lý thư viện Để đọc mã vạch người ta dùng máy quyét Máy quyét nối với máy tính 1.3.2 Xử lý nội dung tài liệu - Mô tả thư mục: Là việc lựa chọn yếu tố thư mục đặ trưng cho tài liệu, giúp người dùng tin nhận diện lựa chộn tài liệu theo dấu hiệu hình thức Mục đích: Cung cấp thơng đặc trưung hình thức tài liệu gốc Phương pháp: Phân tích nội dung tài liệu Cơng cụ: Quy tắc mô tả: ISBD, ACCR2, MARC 21 Sản phẩm: Bản mô tả thư mục Ứng dụng: Để xây dựng mục lục chữ cái, biên soạn thư mục, xây dựng sở liệu thư mục - Phân loại tài liệu: Là trình xử lý nội dung tài liệu, kết thể ký hiệu phân loại dựa bảng phân loại mà thư viện quan thơng tin sử dụng Mục đích: Xác định nội dung (chủ đề chính) thể ký hiệu phân loại, nhằm mục đích tìm tài liệu cách dễ dàng theo mơn loại khoa học Phương pháp: Phân tích nội dung tài liệu Công cụ: Bảng phân loại Sản phẩm: Xây dựng mục lục phân loại, xếp tài liệu ấn phẩm thông tin, tổ chức xếp kho mở - Định chủ đề tài liệu: Định chủ đề trình xử lý nội dung tài liệu (Định chủ đề, phân loại, định từ khố, làm tóm tắt, dẫn giải) Nét đặc trưng định chủ đề sau q trình xử lý rút đề mục, chủ đề Người soạn: Trần Dương Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Bài giảng phản ánh vấn đề góc đọ nghiên cứu vấn đề nội dung tài liệu Mục đích: Xác định chủ đề tài liệu, gắn cho chủ đề đề mục chủ đề nhằm tìm tài liệu theo chủ đề Phương pháp: Phân tích nội dung tài liệu Cơng cụ: Bảng đề mục chủ đề Sản phẩm: Các đề mục chủ đề Ứng dụng: Xây dựngmục lục chủ đề, ô tra chủ đề, lập hộp phiếu chuyên đề - Làm giải: Là việc lựa chọn thông tin đặc trưng cho tài liệu hình thức/ nội dung có liên quan đến nội dung tài liệu trình bày hình thức viết ngắn gọn Phương pháp: Phân tích nội dung tài liệu Công cụ: Các tiêu chuẩn, quy tắc để làm giải Sản phẩm: Bài giải Ứng dụng: Nhằm đưa vào thư mục, sở liệu - Làm tóm tăt: Là trình bày văn cách đầy đủ, xác ngắn gọn nội dung tài liệu gốc mà không kèm theo lời bình luận từ phía người làm tóm tắt Mục đích: Xác định rút thơng tin nội dung tài liệu gốc Phương pháp: Phân tích nội dung tài liệu Cơng cụ: quy tắc, tiêu chuẩn, để làm tóm tắt Sản phẩm: Bài tóm tắt Ứng dụng: Biên soạn tạp chí tóm tắt, đưa vào sở liệu, thư mục - Định từ khoá: Là việc sử dụng đơn vị từ vựng đủ nghĩa ổn định phản ánh vấn đề cho đặc trưng tài liệu chọn nhằm mục đích tìm tài liệu theo u cầu Mục đích: Thể nội dung tài liệubằng thuật ngữ Phương pháp: Phân tích nơị dung tài liệu Người soạn: Trần Dương Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Bài giảng bị mờ, giấy chóng hỏng; nhiệt độ cao làm cho giấy chóng mịn bị nát - Nhiệt độ thấp làm cho kho bị ẩm ướt nấm mốc phát triển nhanh - Nhiệt độ thay đổi liên tục (lúc cao, lúc thấp) làm cho tính đàn hồi giấy làm cho tài liệu nhanh hư Theo tài liệu Unesco công bố yêu cầu nhiệt độ độ ẩm tương đối cho tài liệu sau: Giấy loại tài liệu truyền thống khác Dải nhiệt độ Dải độ ẩm tương đối Giấy 13 – 20 0C 45% - 55% Giấy da 13 – 20 0C 45% - 55% Da loại khác 13 – 20 0C 45% - 55% Vật liệu * Ánh sáng Ánh sáng cao làm giấy bị ố vàng, chữ bị bay nên nhanh mờ Bên cạnh đó, ánh sáng có tia cực tím làm ảnh hưởng tới tuổi thọ tài liệu * Bụi Nếu tờ giấy có nhiều bụi bám vào cọ xát làm rách dần tờ giấy Trong bụi có lẫn nhiều nấm mốc, vi khuẩn làm cho tài liệu nhanh hư hỏng * Vi sinh vật, trùng - Khí hậu nước ta khí hậu nhiệt đới gió mùa, tạo điều kiện thuận lợi cho vi sinh vật, côn trùng phát triển Trong kho sách có nhiều vi sinh vật, trùng tài liệu nhanh bị hư hỏng - Các nhà khoa học thống kê: 95% thiệt hại nhà cửa, sách báo họ hàng nhà mối Mối loại thích ăn chất xenlulo giấy, bìa sách giá sách loại gỗ tạp Mối thường sống theo đàn phá hoại tài liệu chúng thường đào thành rãnh trang sách đồng thời gây ẩm ướt cho khu vực chúng phá hoại Người soạn: Trần Dương 43 Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Bài giảng * Động vật Một số động vật chuột, gián … hay cắn giấy, mà chúng phá hoại tài liệu lớn Mặc dù giấy thức ăn chuột chúng thường cắn sách để làm tổ Chuột cịn có thói quen mài cách cắn tài liệu ln đối tượng phá hoại chúng Nếu kho tài liệu có để thức ăn rơi vãi thức ăn thừa hội tốt dẫn dụ chuột tới phá hoại tài liệu 5.3.2 Nguyên nhân chủ quan Do tài liệu tự lão hoá (theo quy luật thời gian hữu ích lỗi thời tài liệu) - Đối với tài liệu giấy trước sản xuất hồn tồn thủ cơng nên chất lượng tốt, bị hư hại Hiện giấy sãn xuất theo phương pháp hoá học, sãn xuất hàng loạt với nhiều chất liệu khác nhau: gỗ, tre, nứa, rơm rạ, bã mía…nên chất lượng giấy khơng tốt (theo nhà khoa học 50 năm) - Các công đoạn làm giấy: Bào, vò, giã, nghiền, tẩy trắng, hấp keo, ép thẳng Chất kết dính giấy chất hóa học nên đưới tác dụng mơi trường độ bề khơng cao, dễ mục ẩm, dể cháy - Mực in: Hiện làm hóa chất, tùy vào cất trúc mà ta có màu khác nhau, hóa chất nên tác dụng mơi trường dễ bị hư hỏng 5.4 NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC BẢO TỒN, BẢO QUẢN TÀI LIỆU 5.4.1 Giáo dục - Giáo dục cán thư viện: Phải tuân thủ nguyên tắc bảo quản tài liệu kho: Nam không hút thuốc, không chưa xăng dầu, không ăn uống…Giáo dục tinh thần trách nhiệm cho cán thư viện… - Giáo dục bạn đọc: Phổ biến nội quy, quy chế thư viện sử dụng tài liệu, phổ biến cách giữ gìn sách báo tài liệu, nhắc nhở bạn đọc, đồng thời có biện pháp mạnh để xử lý vi phạm Người soạn: Trần Dương 44 Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Bài giảng 5.4.2 Kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm - Lắp đặt đầy đủ vận hành thiết bị điều chỉnh khí hậu để trì tiêu chuẩn bảo quản làm chậm tiến trình hư hỏng tư liệu lưu trữ cách đáng kể Thiết bị điều chỉnh khí hậu xếp theo độ phức tạp: từ máy điều hòa, máy tạo độ ẩm, máy hút ẩm phòng đơn giản đến hệ thống điều hòa trung cho tòa nhà để lọc, làm mát, sưởi ấm, tạo ẩm hút ẩm khơng khí - Cần có thêm biện pháp để điều chỉnh nhiệt độ độ ẩm tương đối Tồn tịa nhà cần bảo dưỡng tốt, cần phải hàn gắn, tu sữa vết rạn nứt xuất Cửa cửa sổ bên ngồi phải bịt khe gió đóng kín để tránh lưu thơng với khơng khí ngồi trời Tại vùng có mùa đơng lạnh, phía cửa sổ phải bịt kín kính loại vải - Các nhà chuyên môn thường bất đồng ý kiến nhiệt độ độ ẩm tương đối tối ưu cho tư liệu lưu trữ Thông thường họ cho nhiệt độ ổn định khơng cao 70 độ F, cịn độ ẩm tương đối ổn định dao động khoảng tối thiểu 30% tối đa 50% - Nên lưu giữ tài liệu sử dụng kho lạnh có sử dụng thiết bị điều chỉnh độ ẩm Tuy nhiên lấy tư liệu khỏi khu vực lưu trữ nhiệt độ lạnh thay đổi nhiệt độ nhanh chóng làm cho tư liệu lưu trữ bị ngưng tụ nước Trong trường hợp vật cần có thay đổi nhiệt độ để dễ thích nghi - Tại nơi không đủ điều kiện kinh tế thiếu hệ thống máy móc để trì điều kiệ tối ưu quanh năm chọn tiêu chuẩn nghiêm ngặt mùa hè mùa đông cho nhiệt độ độ ẩm tương đối thay đổi khoảng cho phép hai mùa Đáng ý tư liệu không chất liệu giấy, địi hỏi nhiệt độ độ ẩm tương đối khác với tư liệu chất liệu giấy - Cần đo ghi lại nhiệt độ độ ẩm tương đối cách có hệ thống Điều Người soạn: Trần Dương 45 Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Bài giảng quan trọng số liệu nêu lên điều kiện mơi trường mà tư liệu lưu trữ, làm sở để yêu cầu lắp đặt hệ thống điều chỉnh môi trường liệu thiết bị sử dụng có hoạt động hiệu tạo môi trường đủ tiêu chuẩn hay không - Theo tài liệu UNESCO cơng bố u cầu nhiệt độ độ ẩm tương đối cho loại tài liệu sau: (xem giáo trình Tổ chức bảo quản tài liệu, tr 120 – 122) 5.4.3 Xử lí lồi gây hại a Nấm mốc * Xử lí mơi trường - Lau chùi sử dụng máy hút để lau hết số nước đọng Đặt chất hút ẩm, song phải đảm bảo lắp đặt hệ thống để thải hóa chất Lắp quạt để ln chuyển khơng khí mở cửa sổ - Giảm độ ẩm tương đối xuống mức 55% hay thấp Nhiệt độ cần giữ mức trung bình, 70 độ F * Phòng ngừa cho người tiếp xúc với đồ bị nấm mốc - Cần có tư vấn chuyên gia nấm mốc để đảm bảo khơng có lồi nấm độc Nếu có nấm độc tuyệt đối khơng nên tự khắc phục cố - Nếu khơng có nấm độc, thực việc cứu chữa tài liệu lưu trữ chỗ, phải đeo găng tay mặc quần áo ny – lông loại sử dụng lần đeo mặt nạ bảo vệ tiếp xúc với vật * Cách ly đồ bị nhiễm nấm mốc - Cách ly đồ bị nhiễm nấm mốc khỏi sưu tập cách tập trung chúng chổ có độ ẩm thấp 45% Khi di chuyển đồ bị nhiễm nấm mốc cần bọc kín túi ni-lơng để ngăn nấm mốc lan sang đồ vật khác trình di chuyển, tới điểm tập trung cần gỡ bỏ túi ni-lông - Trường hợp tượng nấm mốc phát tán diện rộng khu vực Người soạn: Trần Dương 46 Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Bài giảng lưu trữ đồ vật bị nhiễm nấm cách ly cô lập mức tối đa phần lại thư viện * Làm khô đồ vật nhiễm nấm - Đặt tài liệu nhiễm nấm trạng thái ướt để nơi thống mát, khơ có luồng khơng khí ln chuyễn tốt - Có thể làm khô cách phơi nắng, ánh nắng mặt trời tia cực tím có tác dụng đưa số loại nấm mốc vào trạng thái ngưng hoạt động Khi thực theo cách cần ý theo dõi cẩn thận tác dụng phụ * Làm nấm mốc - Hút nấm mốc cách sử dụng máy hút với lộc thật tốt để chứa bào tử nấm mốc - Cũng làm nấm mốc bàn chải mềm Điều thực bên nên chải nấm mốc vào miệng ống hút máy hút bụi * Lau kho vệ sinh kỹ phòng lưu trữ nơi phát sinh tượng nấm mốc Hút bụi giá sàn máy hút bụi hai chiều sử dụng hóa chất lỏng diiẹt nấm, sau lau lần Để chúng kho hết trước đưa đồ vật lưu trữ trở lại b Côn trùng * Biện pháp xử lý hóa chất - Xịt thuốc, thuốc thường xịt vào khe hở kẻ nứt giết côn trùng thông qua tiếp xúc - Dùng bụi: axit boric hay bụi silic chất làm cho côn trùng nước can thiệp thông qua việc quy định lượng nước bên - Phương pháp cô đặc kiểu sương mù - Dùng thuốc trừ rệp - Xơng khí tẩy uế: thuốc khác thường đưọc làm ngưng dạng lỏng xịt để chúng khuếch tán khơng khí Khí tẩy uế tồn khơng khí dễ dàng lan phạm vi rộng ETO (O-xit e thi- len) loại thuốc Người soạn: Trần Dương 47 Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Bài giảng tẩy uế dạng khí thường dùng thư viện kho tư liệu ETO có tác dụng diệt trừ côn trùng giai đoạn trưởng thành, ấu trùng trứng có ảnh hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe người làm việc mơị trường bị tẩy uế, làm thay đổi thành phần lí tính giấy, bìa da * Các biện pháp khơng dùng hóa chất - Phương pháp làm lạnh Phương pháp áp dụng với hầu hết tất loại tư liệu lưu trữ thư viện khơng có dấu hiệu cho thấy gây ảnh hưởng cho tư liệu Các tư liệu xữ lý tủ lạnh gia dụng hay công nghiệp, tủ làm lạnh hay tủ lạnh có điều chỉnh nhiệt độ độ ẩm Cũng cần để đồ bao đóng kín để trùng khơng thể chui - Phương pháp thay đổi thành phần khơng khí 5.4.4 Đảm bảo an ninh a Khảo sát an ninh Trước bắt đầu hay cải tiến chương trình an ninh, nên đánh giá nhu cầu tương lai tổ chức, bao gồm vấn đề sau: - Những nơi sơ hở khu vực xung quanh hay khu vực bên - Chính sách biện pháp thời cho nhân viên khách sử dụng sưu tập - Bảo vệ sưu tập khu vực lưu trữ vận chuyển trưng bày - Các vấn đề mà nhân viên khách hàng phát khứ b Các biện pháp ngăn ngừa Khi hoàn thành khảo sát, cần cải thiện biện pháp an ninh có Các hoạt động ngăn ngừa tổn thất chia thành số nhóm như: an ninh bên bên ngồi tịa nhà, nội quy cho khách nội quy cho nhân viên * An ninh cho tòa nhà Các sưu tập lẫn tòa nhà cần phải đảm bảo an ninh sau Người soạn: Trần Dương 48 Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Bài giảng làm việc Khu vực xung quanh nhà nhiều cách: từ sử dụng loại khóa cửa đến cách tốn lập đội nhân viên an ninh lắp đặt hệ thống an ninh tự động - Các biện pháp tăng cường an ninh cho tòa nhà bao gồm: + Lắp loại khóa, then, lề an toàn, chất lượng cao cửa vào khu vực bên + Lắp lưới, song sắt vào cửa sổ tầng + Yêu cầu khách hàng nhân viên sử dụng cửa vào, cửa giám sát + Tiến hành bước ngăn ngừa trộm cắp chép chìa khóa Các chìa khóa phải trả lại trước về, ổ khóa phải thay định kỳ * Quản lý sưu tập vấn đề an ninh Quản lý sưu tập phần quan trọng việc đảm bảo an ninh Nếu sưu tập không đảm bảo chặt chẽ khó xác định vật bị Các hoạt động quản lý bao gồm: - Thường xuyên kiểm kê sưu tập - Xem xét việc sử dụng dấu hiệu nhận biết cho sưu tập - Sử dụng phiếu, ghi, hệ thống vi tính để thu thập thông tin việc sử dụng sưu tập trình nghiên cứu, cho mượn trưng bày triển lãm - Khơng cho phép khách tiếp cận vơí sưu tập chưa xử lý * Quản lý khách hàng đến nghiên cứu - Mọi người khách đến sử dụng tư liệu cần phải đăng ký - Giải thích quy định sử dụng tài liệu - Phải có hướng dẫn văn cách sử dụng tài liệu hợp lý - Nhắc nhở khách đặt tài liệu chổ - Phịng đọc ln phải có mặt nhân viên thư viện Người soạn: Trần Dương 49 Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Bài giảng - Kiểm tra hộp tra cứu xem tài liệu có đầy đủ hồn chỉnh hay khơng trước sau khách sử dụng * Quản lý nhân viên - Cần có tham gia tất nhân viên nổ lực hoạch định chương trình an ninh để có chương trình hiệu quả, có tính thực thi cao Các nhân viên trực tiếp làm việc với khách nguồn đầu vào quan trọng để xác định xem làm cách để cải tiến quy trình an ninh, phải khuyến khích họ đóng góp ý kiến - Nhân viên phải thực nghiêm chỉnh mọ quy định, luật lệ quy trình, khơng co ngoại lệ - Việc quan trọng cần thiết bảo vệ sưu tập khỏi sụ trộm cắp từ nhân viên tổ chức quan Có số biện pháp phịng bị cần thực hiện: + Cần xem xét kỹ lý lịch nhân viên trước thuê + Hạn chế tiếp xúc nhân viên số khu vực + Quản lý chìa khóa chặt chẽ + Kiểm tra đồ dùng nhân viên trước khỏi tòa nhà lưu trữ… 5.4.5 Lập kế hoạch bảo quản - Lập kế hoạch bảo quản q trình địi hỏi phải xác định yêu cầu chung cụ thể viế quản lý tư liệu thu thập được, đòi hỏi phải xác định trường hợp cần ưu tiên, xác định rõ nguồn vốn để thực thi - Mục đích việc lập kế hoạch xác định quy trình hoạt động cho phép thư viện lập chương trình bảo quản cho tương lai a Xác định nhu cầu - Khảo sát đánh giá nhu cầu có tính then chốt việc lập kế hoạch bảp quản phải thực soạn thảo kế hoạch Những thông tin phải Người soạn: Trần Dương 50 Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Bài giảng đưa báo cáo khảo sát: + Khảo sát phải đánh giá chủ trương, việc thực điều kiện quan có ảnh hưởng đến cơng tác bảo quản tư liệu lưu trữ + Khảo sát phải nêu lên tình trạng chung tồn tư liệu lưu trữ, phải nêu cần làm để cải thiện tình trạng đó, cách để quản lý tư liệu lâu dài + Khảo sát phải xác định yêu cầu bảo quản cụ thể - Khảo sát điều kiện bảo quản - Khảo sát môi trường - Khảo sát hệ thống bảo vệ sử dụng Kết luận: Tất thông tin phải ghi lại báo cáo khảo sát thức cách rõ ràng, dễ hiểu trình bày theo khn mẫu thống đảo bảo thơng tin phải trích dẫn săp xếp cách dễ dàng Báo cáo công cụ để soạn thảo kế hoạch bảo quản phải chứa đựng thơng tin dễ hiển dễ sử dụng b Kế hoạch bảo quản Kết trình lập kế hoạch việc thiết lập kế hoạch bảo quản dài hạn thể văn - Một kế hoạch bảo quản dài hạn phải phác thảo yêu cầu bảo quản quan phải vạch quy trình hoạt động để đáp ứng yêu cầu việc thu thập tư liệu - Kế hoạch đưa khn mẫu để thực mục tiêu đề trường hợp cần ưu tiên theo cách thức hợp lý hiệu quả, công cụ để đạt việc cần trí làm trước giai đoạn định Kế hoạch giúp trì liên tục tính quán qua thời gian chương trình bảo quản - Kế hoạch phải thể vai trò tầm quan trọng việc bảo quản, giúp thấy bảo quản công việc tương đương thu thập xữ lí tài liệu Người soạn: Trần Dương 51 Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Bài giảng - Kế hoạch trợ giúp quan trọng việc đảm bảo nguồn vốn cần thiết để hỗ trợ việc cần làm - Kế hoạch ghi lại hoạt động bảo quản khứ, nổ lực tương lai quan - Kế hoạch bảo đảm cần phải khớp với biệ pháp quản lý trọng yếu khác quan Kế hoạch bảo quản không soạn thảo cách tách biệt mà nên soạn thảo khung tham chiếu áp dụng cho tất kế hoạch chủ trương thu thập tư liệu Mọi chủ trương vấn đề quản lý phải thực phù hợp với chức nhiệm vụ quan - Kế hoạch bảo quản cần phải dẽ hiểu phải bao quát toàn nguồn tư liệu quan Một kế hoạch bảo quản có hiệu kế hoạch thiết thực khả thi - Kế hoạch quan khác Có kế hoạch dài hạn, phức tạp chi tiết, có kế hoạch ngắn hạn đơn giản Tuy nhiên, tất kế hoạch phải dựa kết khảo sát đánh giá nhu cầu quan cụ thể 5.4.6 Các quy định xây dựng thư viện - Chọn địa điểm: không gần đường sắt, đường thuận lợi, không xa khu dân cư - Chọn vật liệu: bền, chắc, kiên cố, chịu lửa + Nếu chất liệu gỗ phải tiến hành xữ lý thuốc diệt mối mọt, côn trùng + Đối với vật liệu kim loại, đặc biệt sắt ta nên quét sơn để chống rĩ + Đối với vật liệu kính ta nên dùng kính màu để giảm ảnh hưởng ánh sáng - Kiến trúc thư viện + Thư viện nên nhiều khu nhiều phòng phù hợp với mức độ yêu cầu bảo quản, chân tường kho tài liệu phải cao, tường trần phải cách Người soạn: Trần Dương 52 Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Bài giảng nhiệt, khơng để phịng bị ngấm nước + Để đủ ánh sáng, bên cạnh thiết bị điện cửa sổ phải bố trí thích hợp + Diện tích phịng tối đa 200m2, đường ống dẫn nước phải để bên - Điều kiện vệ sinh kho: Kho phải luôn sẽ, dùng máy hút bụi, dùng hóa chất… - Điều kiện xếp kho + Sách xếp phải xa xa trần để tránh nhiệt độ ánh sáng + Ngăn giá sách cách nhà 15cm + Sách kho phải xếp vuông gốc với cửa sổ (gáy sách vng góc với cửa sổ), khoảng cách từ giá (trong cùng) đến tường 0,5m, khoảng cách hai giá sách 0,8m 5.4.7 Phục chế tài liệu Nhằm nâng cao tuổi thọ cho tài liệu, cán thư viện tiến hành số cách sau để phục chế chúng Gián bìa sách, trang sách bị rời, bung gáy Những trang sách bị mục nát dùng băng dính trắng dán mặt Khâu lại tay sách bị đứt 5.5 SỬA CHỮA TÀI LIỆU 5.5.1 Yêu cầu sữa chữa tài liệu - Nhanh chóng, kịp thời - Khơng cắt xén tài liệu cách tùy tiện, hành vi làm ảnh hưởng giảm tuổi thọ tài liệu - Không làm thay đổi hình thức tài liệu 5.5.2 Hướng dẫn đóng sách Sách có giá trị khác sử dụng khác nhau, vâỵ cần lưạ chọn cách đóng thích hợp chúng bị rách nát qua phục chế, sữa chữa * Năm 1984, Jan Merill – Oldham xác định đặc tính đóng sách Người soạn: Trần Dương 53 Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Bài giảng sau: - Đóng sách phải thuận lợi cho việc bảo quản, giảm thiểu việc thay đổi trang gốc - Đóng sách khơng làm hư hại tới văn gốc rút ngắn tuổi thọ sách - Tài liệu đóng phải mở dễ dàng khoảng 180 độ để thuận lợi cho việc chụp, tránh làm hỏng tài liệu - Tài liệu đóng phảí giữ trạng thái mở đặt mặt phẳng, vâỵ bạn đọc tự tay để ghi chép dễ dàng * Hướng dẫn : - Người đóng sách khơng xén mép sách trừ sách bị hư hỏng trang chưa cắt Việc bảo quản gờ cần thiết - Cần bảo quản trang dễ rách tập đặc biệt cách khâu lại Tập cần đóng lại bìa Nếu sách quan trọng bị hư hỏng nặng, yêu cầu đóng lại sách cách khâu gáy, sử dụng đường khâu ban đầu Đây cách lựa chọn tốn Một cách làm khác làm hộp đựng sách thay Những sách đóng khâu lại qua gáy cần phải đóng cách dán keo đơi tốt khâu gáy sách - Về việc sữa chữa trang giấy, nên sử dụng loại băng dính có chất keo dính tổng hợp chuyên dùng cho giấy, cần miết nhẹ không gây tổn hại cho giấy không nên dùng loại băng dính gia dụng dành cho nhựa - Trong q trình đóng sách cần phải sử dụng chất liệu bền, ổn định mặt hóa học Vấn đề đáng ý trang bìa phụ, trang giấy dính liền sát trang đầ tiên trang cuối sách Yêu cầu người đóng sách phải trả lại nhãn sách thứ đáng quan tâm kèm theo sách 5.5.3 Một số phương pháp làm khơ tài liệu bị ngấm nước Tài liệu bị ướt môi trường bảo quản không tốt, lũ lụt cứu hỏa Các sưu tập giấy bị ảnh hưởng nghiêm trọng mặt cấu tạo Người soạn: Trần Dương 54 Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Bài giảng bị ướt Các sách phồng lên biến dạng, trang sách nhăn lại, mực bị chảy nhòe trang giấy dính lại với Nếu sau tài liệu bị ướt mà điều kiện môi trường khơng đảm bảo - ngày sau, nấm mốc xuất hiện, trước tiên khe gáy sách, sau lan nhanh sang phận khác sách Một nấm mốc xuất việc kiểm sốt loại bỏ chúng vơ khó khăn, để lại hậu lâu dài cho sưu tập Chính vậy, cần có biện pháp làm khơ tài liệu chúng bị ngấm ẩm Có nhiều phương pháp để làm khơ khơng có phương pháp khơi phục tồn sưu tập, sau số phương pháp a Làm khơ khơng khí * Đây cách cổ phổ biến dùng xữ lý sách tài liệu bị ướt, nhiên phương pháp phù hợp với số lượng nhỏ mà Do chúng không cần phương tiện đặc biệt nên người ta thường cho phương pháp làm khô rẻ tiền Nhưng thực tế lại tốn nhiều lao động, chiếm không gian lớn, thường gây hư hỏng nặng phần bìa sách trang sách bên Sau làm khô phương pháp này, phải đóng lại hầu hết tài liệu, chi phí khơi phục tốn Các trang giấy bị biến dạng cần phải làm phẳng dán lại * Yêu cầu: - Đảm bảo môi trường khô, sạch, nhiệt độ độ ẩm thấp tốt (nhằm hạn chế phát triển nấm mốc) - Giữ cho khơng khí khu vực làm khơ ln lưu thông loại quạt để thúc đẩy nhanh q trình làm khơ hạn chế phát triênr nấm mốc - Các tờ tài liệu rời đặt bàn, sàn nhà hay mặt phẳng khác Có thể dây vải treo tài liệu lên dây để làm khô b Làm giảm độ ẩm - Các máy hút ẩm cỡ lớn đặt không gian với Người soạn: Trần Dương 55 Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Bài giảng sưu tập, thiết bị đồ đạc khác, kiểm soát nhiệt độ độ ẩm theo mức yêu cầu Phương pháp áp dụng với sưu tập bị ảnh hưởng mức độ nhẹ vừa, khơng an tồn với tài liệu có mực chất bắt sáng dễ hào tan nước - Ưu điểm phương pháp để nguyên sưu tập giá thùng chứa, bỏ qua bước tốn chuyển vật vào tủ làm lạnh tủ chân không c Làm lạnh - Có thể làm khơ cách hiệu số lượng sách tài liệu nhỏ bị ẩm ướt nhệ cách đặt chúng tủ lạnh tự giải đông, khoảng thời gian phù hợp - Nhiệt độ tủ lạnh cần trì nhiệt độ -10 độ F Cần phải đặt vật vào tủ lạnh sau chúng bị ướt sớm tốt Các tài liệu đặt vào tủ lạnh thành tệp trãi dài d Làm lạnh chân không - Phương pháp địi hỏi phải có biện pháp tinh vi, đặc biệt phù hợp với sách tài liệu, loại mực dễ hào tan giấy tráng phủ bị ướt với số lượng lớn Các sách tài liệu làm lạnh đặy vào tủ chân không Khi chân không kéo lên, phận sinh nhiệt tỏa nhiệt vào sưu tập trạng thái làm lạnh e Làm khô nhiệt chân không - Sách tài liệu bị ướt chút bên ngồi làm khơ tủ nhiệt chân không Khi chân không kéo lên nhiệt sinh ra, tài liệu làm khô nhiệt độ 30 độ F - Phương pháp thường gây biến dạng lớn cho sách, làm trang giấy dính bết lại thành khối Đối với số lượng lớn sưu tập , làm khô nhiệt chân không đơn giản làm khơ khơng khí, đồng thời ln tiết kiệm chi phí Người soạn: Trần Dương 56 Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Bài giảng TÀI LIỆU THAM KHẢO Cẩm nang hướng dẫn nghiệp vụ công tác thư viện/ Quý Long, Kim Thư H.: Lạo động, 2009 Cẩm nang nghề thư viện/ Lê Văn Viết - H.: Văn hố thơng tin, 2000 Hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ (Ban hành kèm theo Công văn số: 111 ngày 04 tháng năm 1995 Cục Lưu trữ Nhà nước) - http://www.nlv.gov.vn Sổ tay quản lý thông tin thư viện/ Nguyễn Minh Hiệp - TP Hồ Chí Minh: Đại học Quốc gia, 2002 Thư viện học: Giáo trình: phần Kho sách Thư viện/ Phạm Văn Rính - H.: Đại học Tổng hợp, 1997 Về vấn đề tổ chức kho mở thư viện nay/ ThS Nguyễn Thị Đào// Nghiên cứu - Trao đổi.- 2008.- Số Tổ chức bảo quản tài liệu/ Nguyễn Tiến Hiển, Kiều Văn Hốt – H.: Đại học Văn hoá, 2005 Xây dựng phát triển vốn tài liệu: Bài giảng/ Nguễn Thị Ngà - H.: Đại học văn hoá Hà Nội, 2004 Người soạn: Trần Dương 57 ... khô tài liệu bị ngấm nước 53 56 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Bài giảng Chương CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC KHO VÀ ĐĂNG KÝ TÀI LIỆU 1.1 KHÁI NIỆM TỔ CHỨC KHO TÀI... thuật tài liệu định cho tài liệu ký Người soạn: Trần Dương Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Bài giảng hiệu cho tài liệu thư viện: - Đóng dấu vào tài liệu - Viết số đăng ký cá biệt (SĐKCB) vào tài liệu. .. trữ, bảo quản tìm kiếm tài liệu dễ dàng, hiệu Có cơng việc quản lý tài liệu dễ dàng thuận lợi Người soạn: Trần Dương Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Bài giảng 1.2 Ý NGHĨA CỦA VIỆC TỔ CHỨC KHO TÀI LIỆU