Các chuyên gia Lean Six Sigma thường nói về việc chọn “quả ở tầm thấp”, nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu không nhìn thấy được quả ở tầm thấp. Tôi nhận thấy rằng một trong những thách thức lớn nhất mà các chuyên gia cải tiến phải đối mặt là tìm ra cách phát triển các câu chuyện cải tiến từ khối lượng dữ liệu có trong hệ thống kế toán tài chính, hồ sơ y tế điện tử và các nguồn dữ liệu khác. Trong hầu hết các trường hợp, dữ liệu trông giống như Hình 8.1. Chúng hiển thị ngày tháng, bác sĩ, chẩn đoán, tuổi bệnh nhân, thời gian nằm viện (LOS), tác dụng phụ và tình trạng xuất viện. Một số bác sĩ có gặp nhiều biến chứng hơn, chi phí cao hơn hoặc thời gian nằm viện dài hơn không?
CHƯƠNG 8: CÓ DỰ ÁN CẢI TIẾN NÀO TRONG DỮ LIỆU CỦA TÔI KHÔNG? Các chuyên gia Lean Six Sigma thường nói việc chọn “quả tầm thấp”, điều xảy khơng nhìn thấy tầm thấp Tôi nhận thấy thách thức lớn mà chuyên gia cải tiến phải đối mặt tìm cách phát triển câu chuyện cải tiến từ khối lượng liệu có hệ thống kế tốn tài chính, hồ sơ y tế điện tử nguồn liệu khác Trong hầu hết trường hợp, liệu trông giống Hình 8.1 Chúng hiển thị ngày tháng, bác sĩ, chẩn đoán, tuổi bệnh nhân, thời gian nằm viện (LOS), tác dụng phụ tình trạng xuất viện Một số bác sĩ có gặp nhiều biến chứng hơn, chi phí cao thời gian nằm viện dài không? Những loại liệu làm nhớ đến câu chuyện cười xưa người cha tìm thấy gái đào bới đống phân ngựa Khi anh hỏi làm gì, trả lời: "Chắc chắn phải có ngựa ở đây!" Có ngựa cải tiến đống liệu bạn không? Với liệu này, bạn muốn thực số thao tác khai thác liệu Excel để tìm kết ẩn giấu Mọi dự án cải tiến trị giá hàng triệu đô la mà thực loại liệu KHAI THÁC DỮ LIỆU BẰNG EXCEL VÀ QI MACROS PIVOTTABLE WIZARD Hàm PivotTable Excel đếm tính tổng số lần từ cụm từ xuất với giá trị Những tóm tắt đáng ý Hầu hết người khơng biết cách sử dụng Vì vậy, tơi tạo PivotTable Wizard QI Macro để làm cho bảng tổng hợp trở nên đơn giản Chỉ cần chọn tối đa bốn tiêu đề chuột phím Alt (ví dụ: Region, Entity, Admit Date, Denied Charges, sử dụng liệu Hình 8.1) Sau chọn QI Macros “Data Transformation—PivotTable Wizard” để tạo bảng tổng hợp (Hình 8.2) FIGURE 8.1 Denied claims data Khai thác liệu với Excel Bằng cách sử dụng hàm PivotTable Excel, thật dễ dàng phân tích liệu để tìm câu chuyện cải tiến Đây trình: FIGURE 8.2 Pivot table of denied claims Nhấp vào ô liệu (Excel tự động chọn tất hàng cột liệu bạn.) Nhấp vào “Data—PivotTable” Excel (Excel 1997–2003) “Insert PivotTable” (Excel 2007–2010), sau nhấp vào “Finish” để hiển thị mẫu điền vào chỗ trống bảng tổng hợp (Hình 8.3 ) - Bây cần sử dụng chuột để kéo thả mục vào trường bảng tổng hợp Bạn muốn khoản phí tự từ chối theo ngày? Kéo “Date” vào “Drop Row Fields Here” kéo “Total Charge” vào “Drop Data Items Here” Sau sử dụng QI Macro để tạo biểu đồ XmR khoản phí bị từ chối (Hình 8.4) - Bạn muốn tổng chi phí theo bệnh viện? Kéo “Entity” vào “Drop Row Fields Here” kéo “Total Charge” vào “Drop Data Items Here” Sau xếp kết theo thứ tự giảm dần cách nhấp vào “Total Column” “Data-Sort-Descending” Sau sử dụng QI Macro để vẽ biểu đồ Pareto (Hình 8.5) 3 Nếu bạn muốn xem liệu tạo nên ô bảng pivot, cần nhấp đúp chuột vào Nếu bạn nhấp vào “Grand Total for Hosp2”, bạn nhận liệu Hình 8.6 FIGURE 8.3 Excel PivotTable template FIGURE 8.4 Total denied charges by day XmR chart FIGURE 8.5 Denied charges by hospital Pareto chart FIGURE 8.6 Denied charges for hospital Sau đó, chúng tơi sử dụng bảng pivot để phân tích mơ tả, rõ ràng việc từ chối ngày dịch vụ trùng lặp (date of service (DOS)) chiếm tất khoản phí bị từ chối Dự án cải tiến Tơi thường tạo biểu đồ kiểm soát Pareto khai thác liệu Theo quan điểm tôi, hầu hết câu chuyện cải tiến bao gồm việc sử dụng ba cơng cụ theo thứ tự: - Bảng kiểm soát - Biểu đồ Pareto (hai cấp độ chi tiết trở lên) - Sơ đồ Ishikawa hay xương cá (Hình 8.7) Gợi ý: Thu hẹp tập trung bạn Loại bỏ khoản phí bị từ chối trùng lặp ngày dịch vụ tăng lợi nhuận giảm bớt khó chịu bệnh nhân FIGURE 8.7 Ishikawa diagram of denied charges Bạn nắm vấn đề chưa? Bạn chắt lọc hàng đống liệu thành số đếm tổng đơn giản cách sử dụng hàm PivotTable Excel Từ đó, bạn vẽ nhiều biểu đồ Pareto nhấp đúp vào ô bảng pivot hiển thị “nỗi đau” lớn để sâu thực phân tích bổ sung Dữ liệu có sẵn—Bắt đầu tìm hiểu! Để thành công Six Sigma, bạn thường phải phân tích tóm tắt liệu văn Hầu hết cơng ty có nhiều liệu giao dịch từ “tệp phẳng”, chẳng hạn liệu liệt kê bên dưới, liệu bao gồm từ, câu số thô nên họ gặp khó khăn việc tìm phải làm với chúng Bảng pivot - Đếm số lần cụm từ tồn cột liệu (ví dụ: “complication”) - Đếm số lần cụm từ xuất liên quan đến cột khác (ví dụ: “bác sĩ” “tác dụng phụ”) - Đếm, tính tổng số trung bình liên quan đến cột khác (ví dụ: “tuổi trung bình biến chứng” “tổng chi phí cho bác sĩ”) Vì có nhiều liệu dường người biết cách phân tích chúng nên QI Macros bao gồm cơng cụ để đơn giản hóa việc phân tích tệp văn phẳng sau: - Đếm từ cần cắt từ câu bạn chọn, sau sử dụng bảng tổng hợp để đếm số lần xuất xếp chúng theo thứ tự giảm dần (số từ tối đa: 65.536) - PivotTable Wizard lấy cột liệu tạo bảng tổng hợp để tóm tắt liệu theo cách phù hợp mà nghĩ Sau nhiều năm sử dụng bảng pivot, nhận phát triển số quy tắc tinh thần loại liệu cần đưa vào trang, hàng, cột trường liệu để bảng tổng hợp phân tích (số cột tối đa: đến bốn cột lúc Mặc dù bảng tổng hợp xử lý nhiều bốn cột, nhận thấy bốn cột lúc đủ để xử lý hầu hết phân tích Khi bạn tạo bảng pivot có bốn cột, bạn ln sử dụng chức kéo thả bảng pivot để thêm nhiều trường hơn.) With Word Count and the PivotTable Wizard, you can Với Word Count the PivotTable Wizard, bạn - Tìm từ sử dụng thường xuyên cột “MEMO” - Đếm số lần bác sĩ gặp “biến chứng” trình sinh nở - Tính tổng tính trung bình chi phí cho lần sinh bác sĩ - Đếm số lần sinh cho chẩn đoán Và làm điều cách dễ dàng WORD COUNT Mục đích: Đếm tất từ ô chọn để xác định kiểu, xu hướng mẫu Pareto Rất nhiều liệu thú vị che giấu nhận xét đại diện dịch vụ đưa Word count phân tích từ câu đoạn văn, đồng thời sử dụng bảng pivot để đếm số lần xuất từ xếp chúng theo thứ tự giảm dần Để đếm từ lựa chọn bạn: Chọn ô bạn muốn phân tích (trong trường hợp bảng “Word Count” crosstab.xls) Nhấp vào QI Macros “Data Transformation—Word Count” Nhận xét ban đầu trơng giống Hình 8.8 FIGURE 8.8 Service rep comments in Excel FIGURE 8.9 QI Macros word count of key words and phrases Sau đó, Word count phân tích từ ô tóm tắt xếp chúng hàm PivotTable Excel (Hình 8.9) Từ nhận xét này, nguyên nhân khiến khiếu nại bị từ chối xác định ngày cung cấp dịch vụ (DOS) trùng lặp PIVOTTABLE WIZARD Bảng tổng hợp công cụ tuyệt vời giao diện người dùng q khó hầu hết người Tơi nhận thấy người biết cách sử dụng hàm PivotTable Excel để phân tích loại liệu Tơi khơng biết sao, giao diện kéo thả tương đối đơn giản Tôi phải tin giao diện người dùng khơng trực quan Đó lý tơi tạo PivotTable Wizard Đây cách bạn thực bước cách sử dụng PivotTable Wizard tôi: Bước 1: Dữ liệu bạn phải có tiêu đề cột! Như bạn thấy Hình 8.10, cột có tiêu đề PivotTable Wizard khơng chạy có trống tiêu đề Một sai lầm mà người mắc phải chèn cột trống để làm cho tệp dễ đọc sau họ thắc mắc PivotTable Wizard khơng hoạt động Tránh sai sót: Khơng có khoảng trống tiêu đề cột! Bước 2: Chọn liệu Bạn chọn đến bốn cột liệu chuột bạn nhấp vào tối đa bốn tiêu đề cột (ví dụ: Physician, Total Charge, Date, and Adverse Events) trình hướng dẫn tự động mở rộng lựa chọn để bao gồm tất thông tin liệu cột Đầu PivotTable Wizard PivotTable Wizard lấy liệu bạn chọn gọi hàm PivotTable Excel để tóm tắt chúng Dựa nội dung cột, PivotTable Wizard QI Macros PivotTable tìm vị trí đặt lát liệu (trang, hàng, cột trường liệu, minh họa Hình 8.11) FIGURE 8.10 Delivery adverse event data FIGURE 8.11 Pivot table of total charges Dựa kinh nghiệm việc tạo bảng tổng hợp, trình hướng dẫn đặt kiện bất lợi vào trường Page, ngày tháng vào trường Row, bác sĩ vào trường Column tổng chi phí vào trường Data Bước 3: Chọn bố cục tốt cho liệu bạn PivotTable Wizard hoạt động giao diện kéo thả Tôi sử dụng - Các trường Page dành cho tóm tắt cấp cao (ví dụ: tên sở địa điểm) - Các trường Row cho tiêu đề thường xuyên (thường ngày tháng) - Các trường Column cho tiêu đề sử dụng (Excel có sẵn 256 cột) Nếu bạn chọn cột có nhiều từ ô, bảng tổng hợp tràn - Mục liệu nơi bạn kéo thả từ số muốn đếm tóm tắt Bạn thay đổi chế độ xem liệu cách nhấp vào mũi tên kéo xuống bên cạnh trường Page (Hình 8.12) Bây nói tơi muốn phân tích chi phí liên quan đến tác dụng phụ (việc mang thai không diễn kế hoạch) Tôi cần kéo thả “Adverse Events” vào trường Page PivotTable Wizard cho lựa chọn xem tất khoản phí khoản phí có từ khóa “complication,” “outlier,” “readmission,”, v.v Nếu bạn nhấp đúp vào “Sum of Total Charge” đổi thành “Average”, bạn nhận chi phí trung bình cho lần sinh FIGURE 8.12 Pivot table Page field selection Tôi thay đổi lại nhóm tất khoản phí thành phí hàng tháng Cách thực hiện: Chỉ cần nhấp chuột phải vào ngày chọn “Group” (Hình 8.13) Bảng tổng hợp nhóm liệu theo tháng (Hình 8.14) Cảnh báo: Việc nhóm ngày tháng khơng hoạt động chí có trống văn cần có ngày tháng Bây tơi chọn B4:I4 giữ phím Control chọn “B8:I8” chạy biểu đồ Pareto (Hình 8.15) FIGURE 8.13 PivotTable grouping menu FIGURE 8.14 Grouping the pivot table by month FIGURE 8.15 Total charges by physician Pareto chart Thay đổi tiêu điểm Nếu muốn thay đổi bảng để đếm tác dụng phụ bác sĩ sao? Gợi ý: Thật dễ dàng cách kéo thả 1 Chỉ cần nhấp vào ngày kéo khỏi bảng Nhấp vào “Sum of Total Charge” kéo khỏi bảng Kéo “Adverse Events” xuống trường Dữ liệu Sau nhấp vào trường Age kéo vào “Row Fields” (Hình 8.16) Có nhiều phụ nữ trẻ bị biến chứng hay có nhiều phụ nữ trẻ sinh hơn? Có bác sĩ có nhiều biến chứng người khác? Chúng ta chạy biểu đồ Pareto (Hình 8.17) để hiển thị biến chứng bác sĩ (MD6 chiếm 40% tổng số tác dụng phụ, cao gần gấp đôi so với đồng nghiệp anh ta) FIGURE 8.16 Pivot table of adverse events by physician FIGURE 8.17 Adverse events by physician Pareto chart Cịn nữa? Có lẽ tơi muốn đánh giá thời gian lưu trú trung bình (LOS) cho tất lần sinh Chỉ cần kéo biến cố bất lợi khỏi bảng thả LOS vào thay đổi thành mức trung bình (Hình 8.18) Khơng có nhiều chuyện xảy Người trẻ người lớn tuổi có LOS dài chút BẠN NẮM VẤN ĐỀ CHƯA? Có nhiều thơng tin ẩn giấu tập tin với số liệu dày đặc Bắt đầu sử dụng hàm PivotTable Excel để cắt chia nhỏ tệp bạn (dù lớn đến đâu) Sau sử dụng QI Macro để vẽ biểu đồ kết Bạn dễ dàng phát 4% dẫn đến 50% vấn đề bắt đầu thực cải tiến mang tính đột phá Như bạn thấy từ ví dụ này, cách chia nhỏ liệu theo chiều ngang chiều dọc, bạn tìm thấy hai ba lĩnh vực vấn đề hưởng lợi từ việc phân tích ngun nhân gốc rễ Lấy liệu lỗi dòng tạo bảng tổng hợp Nếu liệu xếp theo ngày, vẽ biểu đồ kiểm soát FIGURE 8.18 Pivot table of length of stay by physician Sử dụng tổng số cột hàng bảng tổng hợp để vẽ biểu đồ Pareto QI Macro Sau đó, sử dụng thơng tin để thu hẹp ý bạn vào hàng cột bảng Vẽ biểu đồ Pareto cấp thấp từ liệu Sử dụng “các lớn” từ biểu đồ Pareto cấp thấp để tạo đặt vấn đề cho phần đầu sơ đồ xương cá bạn Bắt đầu sử dụng QI Macros Excel để cắt chia bảng bạn (dù lớn đến đâu) Bạn thấy dễ dàng áp dụng quy tắc 4-50 bắt đầu thực cải tiến mang tính đột phá